Título: Gobierno del Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

(TIC).

Autores: Suanny Báez, Teresa Reyes, Wanda Encarnación, Willy Tejada, Yomayra Matos y
Rosio Rosa.

Resumen
Los sistemas de información (SI) han venido a evolucionar la manera de hacer negocios de
las empresas, ya que a través del uso de los mismo se garantizan importantes mejoras y
facilidades en los distintos procesos que realiza la empresa, haciéndolos más eficientes,
rápidos y seguros. Los SI son una herramienta vital para el éxito organizacional, en la
actualidad y a medida que pasa el tiempo, la relevancia que poseen los mismo aumenta
significativamente. Por tal razón, es necesario que en las empresas el departamento de TIC
adquiera un modelo de gestión que asegure su acoplamiento con el resto de la
organización, facilite de igual forma las herramientas correctas y necesarias para la toma de
decisiones y por supuesto, el seguimiento y control para garantizar el logro de los objetivos
planteados. El departamento de TIC es responsable de mantener motivado a su equipo y de
garantizarle el desarrollo profesional de cada uno de ellos. Este departamento ayuda a los
directivos en el proceso de la toma de decisiones gerenciales y de esta manera impulsa a
que la empresa sea más competitiva en su mercado.

Palabras claves: TIC, Sistemas de Información, Herramientas, Objetivos, Responsables,

Organización, Ventajas Competitivas.

Introducción

A medida que pasa el tiempo las TIC incrementan su importancia, evidenciando la

efectividad de las mismas al incorporarse a las organizaciones de la manera adecuada,
debido a esta relevancia hoy en día se habla de un departamento de TIC quien es el
encargado de velar por el buen funcionamiento de todo lo que tenga que ver con este tema
en las empresas.

Las TCI ayudan a la organización a obtener ventajas competitivas y nos permite mejorar la
productividad de las empresas, la calidad, el control, así como también nos facilita la
comunicación tanto a lo interno como a lo externo.

En este ensayo se abordará la importancia que posee un departamento de TIC en las

empresas, la manera de como el mismo aporta valor, la estructura y los órganos que
conforman dicha unidad. También trataremos tema como los instrumentos necesarios para
la gestión de la unidad, la relevancia que posee el CDM, el plan de carrera, el rol del
responsable del departamento de TIC y las implicaciones para la dirección.

Gobierno del Departamento de las TIC

El aporte de valor del gobierno de las TIC.

Las TIC vienen a agregando valor a las empresas principalmente en las actividades
operacionales y de gestión, aportando un factor competitivo diferencial, es por lo mismo
que de esta manera el departamento de las TIC juega un papel primordial, ya que es el área
encargada de llevar a cabo de manera satisfactoria todas las actividades de tecnologías de
información en las organizaciones.

Como todo en la vida, también las TIC cuenta con un ciclo de vida y es el siguiente:
 Ser Innovación
 Luego ser Servicios
 Fuente de Costes y
 Finalmente ser Generación de Ingresos.

Cada etapa del este ciclo de vida viene a aportar valor a la empresa, pero va a depender del
tipo de empresa y de cómo esta decida aprovechar dichos aportes y de tal manera, el área
de TIC puede convertirse en una unidad de negocio muy productiva para la organización.

El comité de dirección es el responsable de dirigir el área de TIC y los mismos se aseguran

de que:
 Los SI vayan acorde con las metas y objetivos del negocio de la empresa y de sus
estrategias principales.
 Garantizar la eficiencia, la funcionabilidad y el máximo valor que las TIC puedan
aportar a la empresa.
 Gestionar y prever los riesgos relacionados con las TIC.

Las divisiones de gobierno de las TIC.

En general, cada empresa es diferente y opera de manera diferente, aunque tenga esta
alguna similitud con la competencia, siempre será diferente en su estructura. Es de ahí que
podemos destacar que la conformación de las divisiones u órganos del departamento de las
TIC va a depender estrictamente de las actividades de la empresa y de la relevancia que la
misma decida aportarles a las tecnologías de la información como fuente principal de
ventajas competitivas.

En sentido amplio, se citarán los órganos de gobiernos más comunes en una organización
independientemente de cualquier variable, estos son:
 Comité ejecutivo o de dirección.
 Comité de TIC.
 Comité de innovación.

Gobierno del Departamento de las TIC

La estructura organizativa del departamento de TIC va a depender exclusivamente del
tamaño y de la razón de ser de la empresa, este departamento debe de saber diferencial
las actividades y funciones que realicen que aporta valor al negocio y que son más
importantes para las estrategias de la organización en sentido general y a esas dedícale
todas las atenciones, seguimientos y controles. Debe de tener bien definidas sus
responsabilidades y garantizar el cumplimiento de las mismas.

En empresas pequeñas debido a su estructura este departamento es llamado área de

informática y no requiere un responsable de tiempo completo, a diferencia de una empresa
mediana y grande que cuentan con una estructura departamental totalmente definida e
independiente de otra unidad, cuenta con un responsable directo y colaboradores de
tiempo completo.

Instrumentos de gestión del departamento de TIC.

Dentro de las funciones principales de cualquier departamento, está el garantizar el buen

funcionamiento de su unidad y en el caso del departamento de TIC no es la excepción ya
que debido al papel relevante que juegan las tecnologías en el desarrollo de las estrategias
de negocio y en la generación de ventajas competitivas el responsable de gestionar la
unidad de TIC debe tener instrumentos de supervisión, control y seguimiento en sentido
general, para de esta manera garantizar el éxito de las mismas y por consiguiente de la
organización.

Algunos instrumentos utilizados en la gestión de dicho departamento están:

 Modelos de asignación de costes.
 Acuerdos de nivel de servicio (SLA).
 Herramienta de gestión y seguimiento de proyectos.
 Instrumentos de participación e información.
 Cuadros de mando.
 Las relaciones con los clientes internos.

El cuadro de mando integral.

El Cuadro de Mando Integral (CMI) o también conocido como Balanced Scored (BSC) es la
herramienta primordial con la que cuenta el líder de TIC, esta herramienta permite medir y
evaluar los resultados ya que es un sistema de indicadores derivados directamente de la
estrategia de la compañía.

CMI permite a los directivos de las organizaciones obtener un diagnóstico oportuno, claro,
sencillo y real sobre la situación de la organización y les permite apoyarse en sus
informaciones para tomar decisiones adecuadas.
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El CMI permite medir cuatros indicadores fundamentales para la organización y son:
1. Indicador financiero.
2. Indicador de clientes.
3. Indicador de procesos internos.
4. Indicador de aprendizaje y crecimiento.

Las funciones de un CMI son las siguientes:

 Identificar las acciones que tienen impacto relevante en las estrategias de la
empresa y en la creación de valor y enfocarse en las mismas.
 Lograr una estandarización de los diferentes recursos con lo que cuenta a
organización con los objetivos del plan estratégico.
 Identificar los procesos claves para la organización y dedicarle la atención necesaria
para asegurar el éxito organizacional.

Plan de carrera del departamento de TIC.

El plan de carrera es una estrategia fundamental para retener al trabajador, mejorar sus
fortalezas y debilidades y conformar las posiciones de sucesión en cargos críticos de la
organización.

También es un factor clave de satisfacción laboral para los empleados, porque encuentran
en la empresa el apoyo necesario para evolucionar en todas las áreas de su vida. Sentirán
mayor compromiso y ganas de retribuir con su trabajo.

El rol del responsable del departamento de TIC.

A medida que el departamento de TIC ha tomado mayor peso en los resultados de la

empresa, las funciones del responsable se han ido ampliando.

El responsable quién es el llamado CIO, por su posición tiene una visión amplia de los
procesos del negocio ayudando así a convertirse en gestores de cambios. El CIO debe ser
un ejecutivo que sepa gestionar uno de los recursos críticos, interactuando con los gestores
de las demás áreas, a las cuales debe brindarles un servicio de calidad.

Asimismo, debe de mantener a su equipo de colaboradores entrenados y motivados

cumpliendo con la gestión del control de los costos. Un buen CIO debe tener entre otras,
las siguientes habilidades: Trayectoria profesional, Experiencia amplia, Liderazgo, pasión
por lo que hace, Motivación, Conocimientos Técnicos, Capacidad de negociación,
Relaciones Humanas, Empatía, etc.

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Implicaciones para la dirección.

Dentro de una empresa la parte más compleja sería ubicar el departamento de TIC en la
estructura organizativa. Esto dependerá del tamaño de la empresa y por ende del papel que
tiene las TIC en las organizaciones.

El directivo de las TIC debe estar consciente que dentro de sus responsabilidades tiene que
aportar el punto de vista tecnológico a las discusiones que se llevan a cabo en el comité
ejecutivo a pesar de que este no forme parte.

Conclusión

Las empresas quieren ser más rápidas, eficientes y colaboradoras con los servicios que
ofrecen, y para ello analizan las mejores opciones de sistemas que se ajusten a las
necesidades de sus clientes y su negocio en particular, es por lo mismo, implementan la
tecnología como punto de partida para la comunicación precisa del objetivo de la
organización y, a su vez, brindar una capacitación adecuada para el personal a cargo de esta
área, con el objetivo de que cada integrante pueda dar asistencia a cualquier área de la
institución con el fin de no afectar la funcionalidad de cada proceso.

Cuando el área de TI no está correctamente alineada con el negocio, las empresas realizan
un esfuerzo desperdiciado de tiempo y dinero, y se alejan de los objetivos. Por el contrario,
cuando el poder de procesamiento de los sistemas está coordinado por profesionales
calificados, todas las áreas mejoran y aportan a los objetivos de las empresas.

En ese mismo orden, una estructura organizativa del departamento de TIC como bien
explicamos, dependerá estrictamente del tamaño y de la razón de ser de la empresa, en
conjunto de recursos, procedimientos y técnicas usadas en el procesamiento,
almacenamiento y transmisión de información, lo cual se lleva de la mano de las TIC, ya que,
en la actualidad no basta con hablar de una computadora cuando se hace referencia al
procesamiento de la información.

Bibliografía

Sieber, S., Valor, J., Porta, V., (2006). Gobierno del departamento de tecnologías de la
información y comunicaciones. Los Sistemas de Información en la Empresa Actual. Madrid,
España, McGraw-Hill/Interamericana de España, S.A.U. 209-231.

http://tutorial.cch.unam.mx/bloque4/lasTIC

https://www.elempleo.com/co/noticias/mundo-empresarial/un-plan-de-carrera-
estructurado-optimiza-el-valor-del-negocio-4618
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