Directiva #000-2018-DG-ENSFJMA - Proyecto 21.09.2018

Ministerio de Escuela Nacional
PERÚ Superior de Folklore

Educación
José María Arguedas
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“Decenio de la Igualdad de oportunidades para mujeres y hombres”
“Año de Diálogo y la Reconciliación Nacional”
DIRECTIVA N° 000-2018-DG-ENSFJMA
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUYOS

MONTOS SEAN IGUALES O INFERIORES A OCHO (08) UNIDADES IMPOSITIVAS
TRIBUTARIAS - UIT
RESOLUCIÓN DIRECTORAL N° 000- 2018-/DG-ENSFJMA
I. OBJETO
Establecer los procedimientos que permitan atender de manera oportuna las solicitudes;
llámese para el presente documento de gestión “requerimientos” de bienes y/o servicios que
soliciten las diferentes áreas usuarias de la Escuela Nacional Superior de Folklore José María
Arguedas, cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias,
y que se encuentren fuera del ámbito de aplicación de la Ley N° 30225 Ley de Contrataciones
del Estado de acuerdo al literal a) del artículo 5° Supuestos excluidos del ámbito de aplicación
sujetos a supervisión1 y su modificatoria según D. L. N° 1341
II. FINALIDAD
Coadyuvar al uso eficiente y eficaz de los fondos públicos asignados a la Escuela Nacional
Superior de Folklore José María Arguedas, para la contratación de bienes y servicios, mediante
mecanismos transparente, en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio, calidad
y establecer secuencia de los documentos mínimos que debe tener los expedientes de
contrataciones y adquisiciones de bienes y servicios cuyos montos sean iguales o inferiores a
ocho (08) UIT.
III. ALCANCE
La aplicación de la presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para las áreas usuarias

de la Escuela Nacional Superior de Folklore José María Arguedas, siendo responsable de su
ejecución la Oficina de Administración, a través del área de Abastecimiento o las que hagan
sus veces.
IV. BASE LEGAL
 Ley N° 30225 - Ley de Contrataciones del Estado.

 D. S. N° 350-2015-EF - Aprueban Reglamento de la Ley N° 30225 Ley de Contrataciones
del Estado.
 Ley N° 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y sus modificaciones.
 D.S. N° 304-2012-EF - T.U.O. de la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General
 Resolución Jefatural N° 335-90-INAP-DNA, que aprueba el Manual de Administración de
Almacenes para el Sector Público Nacional.
 Ley N° 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.
Directiva N° 000-2018-DG-ENSFJMA “Normas y Procedimientos para la Contratación de Bienes y Servicios cuyos montos sean Iguales o
Inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias - UIT”.
Educación
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 Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15 - Directiva de Tesorería N°001-2007-EF/77.15
y sus modificatorias.
 Ley N° 30693 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2018.
 D. S. N° 054-2002-ED - Reglamento General de la Escuela Nacional Superior de Folklore
José María Arguedas.
 D.S. N° 380-2017-EF - Aprobación de la U.I.T. para el año 2018.
 Decreto Legislativo N° 1341 - Decreto Legislativo que modifica la Ley N° 30225 Ley de
Contrataciones del Estado.
 Decreto Supremo N° 056-2017-EF - Modifica el Reglamento de la Ley N° 30225 aprobado
con Decreto Supremo N° 350-2015-EF
V. PROCEDIMIENTO GENERAL - IGUAL O INFERIOR A OCHO (08) UIT.
Las contrataciones por montos iguales o inferiores a 8 UIT, son aquellas adquisiciones no
programadas en el Plan Anual de Contrataciones - PAC, que se realizan mediante acciones
directas encontrándose dentro de los supuestos excluidos del ámbito de aplicación sujetos a
supervisión de la Ley.
La adquisición de bienes o contratación de servicios por montos menores a una (01) UIT.,
podrán ejecutarse con una (01) cotización siempre y cuando el proveedor satisfaga los
requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por el área usuaria, debiéndose tener en
cuenta en este caso la oportunidad de atención.
La adquisición de bienes o contratación de servicios por montos iguales o mayores a una (01)
UIT deberá contar como mínimo con tres (03) cotizaciones que satisfagan las especificaciones
técnicas solicitadas por el área usuaria. Las cotizaciones presentadas, deberán ser en formato
original, con el sello y firma del proveedor o representante legal en original, no se aceptarán
copias fotostáticas simples.
Para la cotización en el proceso de contratación de bienes y servicios por montos iguales o

mayores a una (01) UIT, los postores deberán de estar inscritos obligatoriamente en el RNP -
Registro Nacional de Proveedores; y deberán de adjuntar la impresión de la Constancia
Electrónica de Inscripción para ser Participante, Postor y Contratista, según reporte emitida por
el OSCE - Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.
VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS – PASOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL INICIO Y

TÉRMINO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
6.1 REQUERIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS
6.1.1 El área usuaria en coordinación con el área de Abastecimiento deberá verificar

la programación de sus necesidades en el Cuadro de Necesidades del ejercicio
y su articulación con el POI (Plan Operativo Institucional), del mismo modo
deberá realizar las coordinaciones con la Oficina de Planificación y
Presupuesto (OPP) a fin de verificar la disponibilidad presupuestal
correspondiente.
6.1.2 El área usuaria es responsable de la formulación del requerimiento, el mismo

que contiene:
a. Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas, debidamente

numerados en el Sistema de Gestión Documentaria
b. Pedido de Compra o Pedido de Servicio generado a través del SIGA-MEF,
debidamente suscrito por el responsable del área usuaria
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c. Reporte Presupuestal del Sistema de Planeamiento y Presupuesto-SPP.
6.1.3 El requerimiento elaborado y presentado por el área usuaria, a través del

Sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA-MEF, será de acuerdo a
las actividades programadas y presupuestadas, con indicación de la meta y
monto asignado (Referencial) de ser el caso, siendo esta área usuaria, la
encargada de definir con precisión las especificaciones técnicas o términos de
referencia de los bienes y/o servicios a contratar, con indicación expresa de
cantidad, calidad, plazo de entrega o cumplimiento de prestación, penalidad,
entre otros.
6.1.4 El área usuaria deberá presentar su requerimiento a la Oficina de

Administración con una anticipación no menor a quince (15) días hábiles a la
fecha que se requiere el bien, servicio o consultoría a contratar.
6.1.5 Los Términos de Referencia o especificaciones Técnicas deberán contar con

la firma del responsable del área usuaria y con el visto bueno del área técnica
que intervino en su elaboración de acuerdo a su competencia: Centro de
Cómputo, Taller o Departamento de música, entre otros.
6.1.6 En coordinación con el área de Abastecimiento el área usuaria verificará si los

bienes o servicios requeridos se encuentran en el Listado de Bienes y Servicios
Comunes (Fichas técnicas aprobadas bajo la modalidad de Subasta Inversa),
de estarlo formulará el requerimiento teniendo en cuenta el contenido de la
ficha técnica respectiva y determinará las demás condiciones para el
cumplimiento de la prestación.
6.1.7 Los Pedidos de Compra para la adquisición de bienes, muebles, materiales o

suministros deberán consignar el sello y firma del responsable de Control
Patrimonial o de Almacén del área de Abastecimiento, según corresponda, que
indique “NO HAY STOCK”.
Servicio de Capacitación
6.1.8 Sólo se contratarán lo servicios de capacitación para los servidores de la

ENSFJMA que se encuentren contemplados en el Plan de Desarrollo de
Personas de la ENSFJMA; según los procedimientos establecidos en Ley N°
30225 Ley de Contrataciones del Estado, y su Reglamento aprobado con D.S.
N° 350-2015-EF, su modificatoria y de la presente directiva.
6.1.9 Para ello se deberá tener en consideración los lineamientos establecidos

dentro del marco de la Directiva “Normas para la Gestión del Proceso de
Capacitación en Entidades Públicas”, aprobada con Resolución de Presidencia
Ejecutiva N° 141-2016-SERVIR/PE y del D.S. N° 117-2017-PCM.
6.1.10 De estar completo el requerimiento, la Oficina de Administración en el plazo de

un (01) día hábil lo derivará al área de Abastecimiento para efectuar el trámite
de contratación.
6.1.11 El área de Abastecimiento deberá de revisar que el requerimiento presentado

cumpla con las disposiciones de la presente Directiva, y en caso de tener
observaciones deberán ser comunicadas al área usuaria como máximo a los
dos (02) días hábiles para su respectiva subsanación.
Elaboración del estudio de mercado
Educación
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Sobre la base de las especificaciones técnicas o términos de referencia
definidos por el área usuaria, el área de Abastecimiento deberá evaluar las
posibilidades que ofrece el mercado para determinar el valor de la contratación,
la existencia de pluralidad de marcas y postores, la pertinencia de realizar
ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a contratar, de ser
necesario. Para elaborar el estudio de mercado se deberá tener en cuenta lo
siguiente:
6.2 COTIZACIONES
6.2.1 Previo a la indagación de precios de mercado, el área de Abastecimiento,

verificará que el contenido del requerimiento este acorde a lo solicitado,
debiendo verificar que la descripción de los bienes y/o servicios sea detallada.
En caso de observarse alguna imprecisión en las especificaciones técnicas,
será devuelto al área usuaria para su subsanación.
6.2.2 El área de Abastecimiento realizará el estudio de mercado buscando

potenciales proveedores del rubro a contratar, pudiendo emplear catálogos,
revistas, internet u otro medio que consideren necesario. Una vez determinado
los potenciales proveedores deberán remitir las solicitudes de cotización vía
correo electrónico.
6.2.3 Se otorgará a los potenciales proveedores un plazo prudencial para que

remitan sus cotizaciones, pudiendo este plazo ser ampliado a fin de garantizar
la mayor participación del mercado.
6.2.4 El estudio de mercado deberá evidenciar lo siguiente:
a. En los casos de adquisición de bienes o prestación de servicios o

consultorías realizadas por personas naturales o personas jurídicas, cuyo
monto sea menor a una (01) UIT vigente (S/. 4,150.00 soles) se solicitará
mínimo una cotización, no existiendo un máximo de solicitudes de
cotización.
b. En los casos de adquisición de bienes o prestación de servicios o

consultorías realizadas por personas naturales o personas jurídicas, cuyo
monto sea igual o mayor a una (01) UIT vigente (S/. 4,150.00 soles) se
solicitará mínimo tres (03) cotizaciones, no existiendo un máximo de
solicitudes de cotización.
6.2.5 El área de Abastecimiento obligatoriamente, bajo responsabilidad

administrativa y funcional, deberá verificar que:
a. El proveedor se encuentre en la condición de Contribuyente Activo ante

la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (reporte
aplicativo SUNAT).
b. Verificar que el rubro de la Actividad Económica según el Registro Único
de Contribuyente - RUC del proveedor (reporte aplicativo SUNAT) tenga
directa vinculación con los bienes y servicios a adquirirse y/o contratarse.
c. Para contrataciones mayores a una (01) UIT se hará la verificación de la

inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores (RNP), en el
registro que corresponda, salvo en aquellas contrataciones con montos
iguales o inferiores a una (01) UIT, en concordancia con lo normado en la
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Segunda Disposición Complementaria Final de la Ley N° 30225 Ley de
Contrataciones del Estado y modificatorias.
6.2.6 La cotización presentada deberá de contener obligatoriamente:
a. Las especificaciones técnicas o términos de referencia de los bienes a

adquirirse o del servicio a contratar que será remitida por el área usuaria;
así como la información referida al sistema y/o modalidad de contratación,
el plazo entrega expresado en días calendarios y en función a la
naturaleza, complejidad y envergadura del bien o servicio solicitado,
garantía y cualquier otra información relevante que pueda incidir en el
costo y calidad de los bienes a adquirir o servicio a contratar.
b. Dirección domiciliaria, número de teléfono fijo, celular, dirección de correo
electrónico u otros medios electrónicos.
c. El nombre completo de la persona o representante legal de la empresa,
responsable de la emisión de la cotización. La cotización deberá tener la
firma en original y legible conforme al DNI.
d. Indicación expresa que los precios indicados en las cotizaciones, deberán
incluir los tributos, seguros, gastos de transporte, así como cualquier otro
concepto que sea aplicable y que pueda incidir en el valor del bien o
servicio a adquirir.
e. Cuando se requiera contar con una evaluación técnica que respalde las
cotizaciones u otras fuentes identificadas, se requerirá al área usuaria, la
revisión de las mismas a efectos de contar con opinión sobre las
especificaciones o términos ofertados, en un plazo máximo de dos (02)
días hábiles.
6.2.7 En el caso de los Pedido de Servicio por Enseñanza Docente:
a. El área usuaria deberá presentar a la Oficina de Administración los

siguientes documentos en el siguiente orden:
 Pedido de Servicio, impreso según reporte del Sistema Integrado de

Gestión Administrativa - SIGA-MEF.
 Términos de Referencia (TDR), para contrato por Locación de
Servicios, firmado por el Director del área usuaria.
 Documentos originales que sustentan el requerimiento y/o Pedido de
Servicio, (Resolución Directoral, Oficio, Informe, etc.).
b. El Locador, antes de la firma de Contrato para el Servicio de Enseñanza

Docente, deberá presentar al área usuaria la siguiente documentación en
el siguiente orden:
 Propuesta Económica dirigida a ENSFJMA; original, legible y firmado

conforme al DNI.
 Copia legible del Documento Nacional de Identidad (DNI) con fecha de
caducidad vigente a la presentación del expediente.
 Currículum Vitae (CV) documentado en copia simple, foliado y
firmado en cada uno de sus hojas, incluidos los documentos que lo
sustenta; los mismos que deberán tener relación directa con los
requisitos mínimos solicitados en el perfil del puesto (TDR) Términos
de Referencia; así como en el Pedido de Servicio.
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 Copia simple y legible del Bachiller, Título Profesional y/o grado de
Maestría; registrado en la SUNEDU si el perfil lo requiere.
 De ser Cultor reconocido, deberá presentar documentos que acrediten
el tiempo y la experiencia artística requerida.
 Original de la Carta de autorización para el pago con abono directo
en cuenta bancaria, señalando el Código de Cuenta Interbancaria -
CCI; nombre de la entidad bancaria; y firmado conforme al DNI.3
 Impreso legible de la Constancia de RNP - Registro Nacional de
Proveedores; de Inscripción para ser Participante, Postor y Contratista,
como proveedor de servicios (De corresponderle).
c. La Oficina de Administración en concordancia con el área usuaria, se

encargará de emitir el Contrato de Locación de Servicio, de acuerdo a los
Programas Académicos actuales que brinda la Institución:
 Programa de Preparación Académica (CEPRE ARGUEDAS).

 Programa de Extensión Educativa.
 Programa Académico de Educación PAEA y PAAP.
 Programa Académico de Educación Artística (PAEA-MEIE)
 Programa de Segunda especialidad
 Programa de Bachillerato
 Programa de Licenciatura
 Centro de Idiomas.
d. El área de Abastecimiento realizará los procedimientos administrativos

hasta la emisión de la Orden de Servicio.
e. Al término de Contrato, para el pago del servicio, el área usuaria deberá

adjuntar a la Orden de Servicio los siguientes Documentos en el siguiente
orden:
 Impresión legible del Recibo por Honorarios Electrónico; de

conformidad con lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de
Pagos aprobados por la SUNAT.
 Impresión del Formato N° 1609-SUNAT, de Autorización por la
Suspensión de Impuesto a la Renta de Cuarta Categoría (De
corresponderle).
 Impresión del “Acta de Conformidad de Servicios”, según reporte del
SIGA-MEF, y suscrita por el Director del área usuaria, con firma y sello
legible.
 Informe original firmada del locador sobre el cumplimiento de las
actividades desarrolladas según los Términos de Referencias (TDR) y
el Pedido de Servicio.
6.2.8 Para la atención de Pedidos de Compra y/o Servicio No programados, el área

usuaria deberá coordinar previamente con la Oficina de Planificación y
Presupuesto, con la finalidad de que la Solicitud sea atendido por la Oficina de
Administración.
6.2.9 Es responsabilidad del área usuaria verificar previamente que la contratación

directa del bien y/o servicio, no se requiera de manera continua o periódica en
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el ejercicio presupuestal en cuyo caso se comunicará a la Oficina de
Administración - área de Abastecimiento, a efectos que ésta última determine
si el valor total estimado supera las ocho (08) U.I.T; artículo 20º Prohibición de
fraccionamiento de la Ley Nº 30225 Ley de Contrataciones del Estado y
modificatorias.
6.2.10 El área usuaria es responsable de elaborar las descripciones, especificaciones

técnicas o términos de referencia del bien y/o servicio según corresponda,
definiendo con precisión las características, condiciones y cantidad a
contratar, donde no se hará referencia a marcas, nombres comerciales,
patentes, diseños o particularidades a fabricantes determinados, ni descripción
que oriente la contrata de marca, fabricante o tipo de producto específico, salvo
que haya sido previamente aprobado por el titular de la entidad.
6.2.11 No se admitirá requerimientos parciales o enmendados, ni requerimientos para

la regularización de adquisiciones o contrataciones.
6.2.12 En el caso de requerimiento de servicio de impresiones y confección, tales

como banner, volantes, afiches, bordados y otros similares o afines, el área
usuaria deberá adjuntar el archivo del servicio realizado en un CD; así también
el modelo impreso debidamente aprobado y firmado.
6.2.13 Lo referido a las adquisiciones de software, productos informáticos, servicios

de mantenimiento y reparación de impresoras, consumibles, computadoras y
adquisición de accesorios informáticos varios; éste deberá contar con el
requerimiento e informe técnico emitido por el responsable del área de
informática o centro de cómputo.
6.2.14 Lo referido a las adquisiciones de instrumentos musicales y accesorios,

servicio de mantenimiento y reparación; éste deberá contar con el
requerimiento e informe técnico emitido por el responsable del taller o
departamento de música.
6.2.15 Los requerimientos deben estar en relación al cuadro de necesidades que se

ejecuta en el presente año, de no ser el caso debe sustentarse con un informe
y ser considerado para el siguiente ejercicio presupuestal.
6.2.16 No se atenderán Pedidos de Compra y/o Servicio que no estén consideradas

en el Cuadro de Necesidades.
6.2.17 En el caso de servicios de consultoría o asesoría, se solicitará que adjunten los

siguientes documentos:
 Hoja de vida documentado y con firma legible conforme al DNI, que debe
contener:
 Título Profesional y/o Postgrado, inscrito en SUNEDU.
 Si es perito y/o experto, documentos que certifiquen tal condición.
 La propuesta económica a ofertar, según a lo indicado en los términos de

referencia, con firma legible conforme al DNI
 Propuesta Económica a ofertar, según lo indicado en los Términos de
Referencia, legible y firmado conforme al DNI.
 Carta de autorización para pago con abono en cuenta, señalando el Código
de Cuenta Interbancaria - CCI, entidad bancaria; y firmada conforme al
DNI.
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 El proveedor podrá remitir su cotización escaneada vía correo electrónico
o presentarlo en mesa de partes, área de Abastecimiento o a la Oficina de
Administración.
 Declaración Jurada de no haber sido sancionado administrativamente con
inhabilitación temporal permanente o en el ejercicio de sus derechos para
participar en procesos de selección y para contratar con entidades,
conforme a lo establecido en el artículo 11° literal j) de la Ley N° 30225 Ley
de Contrataciones del Estado.
 Adjunto el formato impreso del Registro único de Contribuyente - RUC
(reporte aplicativo de la SUNAT), donde se pueda verificar la profesión u
oficio, y la actividad económica del proveedor, vinculado a la adquisición
de bienes o al servicio a ejecutarse, como requisito indispensable.
 Adjunto el formato impreso de la Constancia Electrónica de Inscripción en
el RNP - Registro Nacional de Proveedores, para ser Participante, Postor
y Contratista (reporte aplicativo del OSCE) - Organismo Supervisor de las
Contrataciones del Estado.
Las cotizaciones de los proveedores:
6.2.18 Las cotizaciones de los potenciales proveedores serán presentadas por correo
electrónico o por escrito, las mismas que deberán adjuntar facultativamente los
formatos de cotización, carta de autorización de depósito en cuenta - CCI y
Declaración Jurada proporcionados por el área de Abastecimiento contenidos
en los anexos adjuntos a la presente directiva.
6.2.19 En caso de no emplear dichos formatos la información deberá estar de manera

expresa en la propuesta del potencial proveedor.
6.2.20 Las cotizaciones no podrán tener una antigüedad mayor a treinta (30) días
calendarios, salvo que el proveedor indique en su oferta un plazo superior. Para
ser consideradas en el cuadro comparativo de precios (Estudio del mercado)
que ofrece el mercado se podrá actualizar el costo total de dicha propuesta
mediante comunicación expresa del proveedor, indicando que su propuesta
sigue vigente o ha sido actualizada manteniendo las características técnicas
de los bienes, servicios o consultorías ofertadas.
6.2.21 En caso existiera imposibilidad de obtener más de una cotización, en el estudio

de mercado deberá sustentarse dicha situación.
Verificación de las cotizaciones de los proveedores:
6.2.22 La verificación de las cotizaciones de los proveedores, se encontrará a cargo

del área de Abastecimiento, para lo cual, se revisará las declaraciones juradas
y/o documentación que acredite el cumplimiento de lo establecido en las
especificaciones técnicas de los bienes o los términos de referencia de los
servicios o consultorías a contratar.
6.2.23 Dependiendo de la complejidad o especialización de la contratación, el área de

abastecimiento podrá solicitar por escrito o mediante correo electrónico al área
usuaria o área técnica que verifique el cumplimiento de las especificaciones
técnicas o términos de referencia, otorgándole un plazo de dos (02) días
hábiles para que emita pronunciamiento.
6.2.24 Cuando las cotizaciones sean obtenidas a través del Sistema de

Oportunidades serán remitidas al área usuaria o área técnica para que verifique
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el cumplimiento de las especificaciones técnicas o términos de referencia,
otorgándole un plazo de dos (02) días hábiles para que emita pronunciamiento.
Determinación del valor de la contratación:
6.2.25 El valor de la contratación de compras será determinado en función a

cotizaciones que pueden provenir de personas naturales o jurídicas que se
dediquen a las actividades materia de la contratación, incluyendo fabricantes.
6.2.26 Para determinar el valor de la contratación se tendrá en consideración lo

siguiente:
a) Pluralidad de proveedores y marcas, en caso de corresponder.

b) Cumplimiento de las especificaciones técnicas o términos de referencia.
c) Cotización de menor valor, en aplicación al principio de economía y
competencia.
La cotización ganadora:
6.2.27 La cotización de menor valor será la ganadora y deberá contener los

documentos que acrediten fehacientemente que cumple con las características
técnicas y/o requerimientos técnicos exigidos en las especificaciones técnicas
o términos de referencia para realizar la prestación correspondiente. Asimismo,
se deberá verificar lo siguiente:
a) Si el proveedor se encuentra ACTIVO y HABIDO en el portal web de

SUNAT, opción consulta de RUC.
b) Si el proveedor cuenta con RNP vigente y habilitado, salvo en las
contrataciones menores a una (01) UIT.
c) Para las contrataciones de servicios desarrolladas por personas naturales,
el proveedor deberá presentar obligatoriamente la Declaración Jurada
según modelo adjunto.
Cuadro comparativo de precios que ofrece el mercado:
6.2.28 La información del estudio de posibilidades que ofrece el mercado se

presentará en un cuadro comparativo de precios que ofrece el mercado que
señale el cumplimiento de las especificaciones técnicas o términos de
referencia, según corresponda.
6.2.29 Dicho cuadro comparativo deberá estar suscrito por el especialista en

adquisiciones y el responsable del área de abastecimiento en señal de
aprobación, caso contrario, no tendrá validez.
6.3 SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL
a) Culminado el estudio de mercado y determinado el valor económico del bien o

servicio a adquirir, se solicitará la Certificación Presupuestal a la Oficina de
Planificación y Presupuesto (OPP), debiendo especificar lo siguiente:
 El objeto de contratación del área usuaria.

 La descripción del bien, servicio o consultoría.
 La unidad de medida.
 La cantidad.
 El importe total.
 La meta.
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 La específica del gasto.
 La fuente de financiamiento.
 Indicará si supera el año fiscal.
b) Dicha solicitud deberá adjuntar copia del pedido de compra o de servicio.
c) La solicitud se efectúa dentro del día hábil siguiente de aprobado el estudio de

mercado por el área de abastecimiento.
d) Cuando el área de Abastecimiento verifique que el área usuaria no cuenta con

disponibilidad presupuestal, procederá de forma inmediata (máximo al día hábil
siguiente) a devolver el requerimiento, a fin de que el área usuaria efectúe las
coordinaciones con la Oficina de Planificación y Presupuesto – OPP
e) El área de Abastecimiento registrará la solicitud de Certificación Presupuestal en el

Módulo Administrativo del SIAF y el formato de Certificación SIGA en el módulo
logístico, donde se generará el número del documento en forma automática y
correlativa que sustente la solicitud, la justificación, meta presupuestal, específica
de gasto y el monto.
f) El área de Abastecimiento, remitirá el formato de Certificación SIGA visado por el

Director de Administración, con el expediente completo a la Oficina de Planificación
y Presupuesto para la emisión de la Opinión Presupuestal según corresponda.
6.4 CERTIFICACIÓN DE CRÉDITO PRESUPUESTARIO
a) La certificación presupuestal es el acto administrativo que está destinado

exclusivamente a garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario disponible
y libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto
institucional autorizado, o la que resulte de sus modificaciones presupuestarias.
Cuando se trate de gastos de bienes y servicios, así como de capital, la realización
de la etapa del compromiso, durante la ejecución del gasto público, es precedida
por la emisión del documento que lo autorice.
b) Dicho documento debe acompañar a la certificación emitida por la Oficina de

Planificación y Presupuesto, o la que haga sus veces, sobre la existencia del
crédito presupuestario suficiente, orientado a la atención del gasto en el año fiscal
respectivo, en concordancia a lo establecido en el numeral 77.1 del artículo 77° del
T.U.O. de la Ley General de Sistema Nacional de Presupuesto, cuyo objeto es
garantizar que el acto administrativo cuente con el crédito presupuestario
disponible y libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al
presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo
cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto de materia
del compromiso, artículo 4° Acciones administrativas en la ejecución del gasto
público, inciso 4.2 de la Ley N° 30694 Ley de Presupuesto del Sector Público para
el Año Fiscal 2018.
c) Expedido el certificado de crédito presupuestario, se remite el expediente al área

de Abastecimiento para que procedan a efectuar los trámites respectivos para la
adquisición de las obligaciones correspondientes. Esto implica reservar el crédito
presupuestal emitido mientras se adquiere la obligación; en consecuencia
corresponde a cada unidad orgánica llevar un registro que permita determinar los
saldos disponibles para expedir nuevas disponibilidades.
d) El certificado de crédito presupuestario (CCP), es expedido por la Oficina de

Planificación y Presupuesto (OPP), a solicitud del Área de Abastecimiento - Oficina
Educación
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de Administración, cada vez que se prevea realizar un compromiso de gasto para
la contrata de un bien y/o servicio.
e) La Oficina de Planificación y Presupuesto, aprobará en el SIAF - módulo

presupuestario, las solicitudes de certificaciones de crédito presupuestario para
luego remitir mediante documento de certificación presupuestal aprobado y
firmado.
f) La Certificación de Crédito Presupuestario es susceptible de adicionarse, reducirse

o anularse, o de ser modificada en la descripción de su objeto, siempre y cuando
estén debidamente justificadas dichas modificaciones y se cuente con la
verificación correspondiente de la Oficina de Planificación y Presupuesto - OPP.
g) En el caso de ejecuciones contractuales que superen el año fiscal, las

contrataciones deberán contar con el documento suscrito por la OPP y la Oficina
de Administración, que garanticen la programación de los recursos suficientes para
atender el pago de las obligaciones en los años fiscales subsiguientes.
6.5 EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
El expediente de contratación debe contener los siguientes documentos en original y

debidamente firmados según corresponda:
 Los Términos de Referencia - TDR, con la descripción de las especificaciones

técnicas, con firma y sello del Director del área usuaria.
 Pedido de Compra o Pedido de Servicio, según reporte del SIGA-MEF, adjunto la
solicitud o documento original de requerimiento del área usuaria.
 Solicitud de Certificación de Crédito Presupuestario, solicitado por el responsable
de Abastecimiento a la Oficina de Planificación y Presupuesto.
 Informe y Certificado de Crédito Presupuestario, aprobado por la Oficina de
Presupuesto y Planificación, adjuntado el reporte SIAF.
 La Cotización presentada por el proveedor, según corresponda.
 Verificación de que el proveedor no esté sancionado administrativamente con
inhabilitación temporal o permanente en el ejercicio de sus derechos para participar
en procesos de selección y para contratar con entidades, conforme a lo establecido
en el artículo 11° de la Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del E.
 Formato impreso del Registro único de Contribuyente - RUC (reporte SUNAT).
 Formato impreso de la Constancia Electrónica de Inscripción en el RNP - Registro
Nacional de Proveedores, para ser Participante, Postor y Contratista (reporte
aplicativo del OSCE) - Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.
 Carta de autorización para pago con abono en cuenta, señalando el Código de
Cuenta Interbancaria - CCI de una entidad bancaria; asimismo de corresponderle
la Cuenta de Detracción en el Banco de la Nación, dicho documento deberá estar
firmada por el proveedor conforme al DNI.
 Contrato por Locación de Servicios, cuando corresponda la contratación de
docentes por el servicio de Enseñanza de Educación Superior; por la contratación
de personal administrativo para la sede o servicios prestados cuando corresponda.
 Orden de Compra u Orden de Servicio, según corresponda:
ORDEN DE COMPRA:
 Formato: “Ingreso por Compra” emitida por el SIGA-MEF y deberá estar firmado
por el responsable de almacén y por el jefe del área de abastecimiento.
 Informe Técnico de conformidad por el responsable del Centro de Cómputo,
cuando se trate de adquisición de equipos de cómputo, fotocopiadoras, impresoras,
Educación
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programas informáticos (softwares) y otros equipos de oficina; y del profesor y/o
docente responsable del departamento de música, cuando se trate de adquisición
de instrumentos musicales.
 Formato: “Acta de Conformidad de Bienes” emitida por el SIGA-MEF, deberá de
estar firmado por el responsable de almacén, el proveedor, el jefe del área de
abastecimiento y por el Director y/o representante autorizado del área usuaria.
 Factura original, Impreso legible de la Factura Electrónica, Boleta de Ventas; con
su respectiva Guía de Remisión, debidamente autorizados por la SUNAT.
 Otros documentos que sustenten lo actuado para la contratación de bienes.
ORDEN DE SERVICIOS:
 Informe de culminación o entrega del servicio otorgado por el proveedor.

 Informe Técnico de conformidad por el responsable del Centro de Cómputo,
cuando se trate de servicios relacionados al mantenimiento y reparación de equipos
de cómputos, fotocopiadoras, impresoras y otros equipos de oficina; y del profesor
y/o docente responsable del taller o departamento de música, cuando se trate de
servicios relacionados al mantenimiento y reparación de instrumentos musicales.
 Formato: “Acta de Conformidad de Servicios” emitida por el SIGA-MEF, deberá
de estar firmado por el Director y/o responsable del área usuaria.
 Factura en original, Impreso de la Factura Electrónica, Recibo por Honorarios
Electrónico emitidos del aplicativo SUNAT y impresión del formato N° 1609-
SUNAT, de autorización por la Suspensión de Impuesto a la Renta de Cuarta
categoría (de corresponderle).
 Otros documentos que sustenten lo actuado para la contratación de bienes y
servicios.
6.6 PERFECCIONAMIENTO DE LA ORDEN Y/O CONTRATO
Emisión de la orden de compra o de servicio y/o contrato
 Una vez obtenida la Certificación de Crédito Presupuestario se procederá a la

emisión de la Orden de Compra o Servicio y/ contrato según corresponda, cuyo
sustento es el expediente de contratación.
 La Orden de Compra o Servicio y/o contrato deberá especificar como mínimo la

siguiente información:
 Monto de la contratación, incluido impuestos de Ley.

 Plazo de entrega del bien o plazo de ejecución del servicio o consultoría
 Cronograma de entregas o entregables, en caso de corresponder.
 Lugar de entrega del bien o lugar de prestación del servicio.
 Lugar de presentación de documentos concernientes a la contratación.
 Características y/o especificaciones técnicas del bien, servicio o consultoría.
 Área usuaria.
 Los términos de referencia de los servicios.
 Fuente de financiamiento.
 Meta presupuestal y específica de gasto.
 Consignará obligatoriamente las penalidades, que no deberán exceder el diez
por ciento (10%) del monto total de la contratación.
 Consignará obligatoriamente la Cláusula anticorrupción.
 Nombres y apellidos, firma y sello de los funcionarios directamente
responsables en su elaboración, ordenación y conformidad.
Educación
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 La orden de compra o de servicio será suscrita por el Área de Abastecimiento y
aprobada por el Director de la Oficina de Administración para realizar el
compromiso anual y compromiso mensual a través del SIGA - MEF con interface
con el SIAF-SP.
Notificación de la orden de compra o de servicio y/o contrato
 Una vez comprometida la orden de compra o de servicio y/o contrato, se

comunicará al contratista y al área usuaria mediante correo electrónico, en caso de
no contar con este medio, comunicará por escrito a los interesados.
 El área usuaria es la encargada de la supervisión y/o seguimiento de la ejecución

contractual, de acuerdo a las especificaciones técnicas o términos de referencia,
salvo en los casos que se establezca la participación del área técnica, debiendo
precisar dicha participación en los términos de referencia o especificaciones
técnicas.
 El correo electrónico del área usuaria será del coordinador administrativo

designado, salvo que el área usuaria comunique un correo electrónico distinto para
tales fines.
 Después de emitida la orden de compra o de servicio y/o contrato, los plazos para
el cumplimiento de la prestación del contratista se computan en días calendarios y
se contabilizan desde el día hábil siguiente de su notificación al contratista.
De la fiscalización posterior
 Suscrita la orden de compra o de servicio y/o contrato, el área de Control Previo

verificará la autenticidad de las declaraciones, informaciones, traducciones y
demás documentos proporcionados por el contratista. La fiscalización posterior se
efectuará mediante sistema de muestreo sobre la totalidad de expedientes de
contrataciones, de forma semestral, en un mínimo del diez por ciento (10%) del
total de las órdenes y/o contratos; debiendo informar los resultados de las
fiscalizaciones posteriores a la Dirección de Administración, bajo responsabilidad
funcional.
 Los documentos que sustentan la fiscalización posterior deberán formar parte del
expediente de contratación.
 En caso de comprobarse fraude o falsedad de declaración, información o de la

documentación presentada por el contratista, se procederá a declarar la nulidad
del contrato, asimismo, comunicará a la Dirección General de la ENSFJMA para
las acciones penales pertinentes.
Nulidad de orden y/o contrato
 En caso la Entidad hubiera perfeccionado una contratación en contravención con

lo indicado en el artículo 20° de la Ley, dicha situación trae como consecuencia la
NULIDAD de contrato o proceso, tal y como lo dispone el artículo 44° de la Ley N°
30225 Ley de Contrataciones del Estado y su modificatoria aprobado con Decreto
Legislativo N° 1341. Son causales para declarar la nulidad de la orden y/o contrato:
a) Por haberse perfeccionado en contravención con el artículo 11° de la Ley de

Contrataciones del Estado, no teniendo derecho a retribución alguna.
Educación
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b) Cuando se verifique la trasgresión del principio de presunción de veracidad.
c) Cuando se acredite que el contratista, sus accionistas, socios o empresas
vinculadas, o cualquiera de sus respectivos directores, funcionarios,
empleados, asesores, representantes legales o agentes, ha pagado, recibido,
ofrecido, intentado pagar o recibir u ofrecer en el futuro algún pago, beneficio
indebido, dádiva o comisión en relación con la orden y/o contrato.
 La nulidad de la orden y/o contrato genera responsabilidades de los funcionarios y

servidores de la Entidad contratante conjuntamente con los contratistas que
celebraron dichos contratos irregulares.
 La declaración de nulidad por la causal prevista en el numeral a) será resuelta por

el Titular de la Entidad mediante Resolución Directoral, previo informe técnico del
Área de Abastecimiento e informe legal de Asesoría Jurídica.
 La declaración de nulidad por las causales previstas en los numerales b) y c) será

-efectuada por la Secretaría General, previo informe técnico del Área de
Abastecimiento e informe legal de Asesoría Jurídica.
6.7 MODIFICACIONES A LA ORDEN Y/O CONTRATO
Ampliación de plazo:
 La entrega del bien o prestación del servicio se efectuará dentro del plazo
establecido en la orden y/o contrato, salvo casos fortuitos o de fuerza mayor
debidamente comprobada que impidan al contratista entregar el bien o prestar el
servicio.
 También procede la ampliación de plazo por acusas atribuibles a la Entidad. El

contratista solicitará al área de Abastecimiento ampliación de plazo por atraso y/o
paralizaciones que no le sean imputables dentro de los siete (07) días hábiles
siguientes de finalizado el hecho generador del atraso y/o paralización.
 El área de Abastecimiento, previo pronunciamiento del área usuaria y/o del área
Técnica, según corresponda, notificará su decisión en el plazo de 10 días hábiles,
computados desde el día siguiente de presentada la solicitud del contratista.
Modificaciones convencionales:
 Las partes pueden acordar otras modificaciones al contrato siempre que las
mismas deriven de hechos sobrevinientes al perfeccionamiento del contrato que no
sean imputables a alguna de las partes, permitan alcanzar su finalidad de manera
oportuna y eficiente, y no cambien los elementos determinantes del objeto de la
contratación.
 El área usuaria y/o técnica deberá sustentar técnicamente la necesidad de la

modificación. De ser viable, el área de Abastecimiento formalizará la modificación
mediante una adenda a la orden y/o contrato.
6.8 EN CASO DE INCUMPLIMIENTO POR PARTE DEL PROVEEDOR
 En caso el proveedor incumpla las condiciones de entrega del bien o de prestación

del servicio, se le requerirá mediante carta simple, el cumplimiento de sus
obligaciones, en caso de persistir el incumplimiento, se dispondrá la anulación de
la orden de compra o de servicio, en tal sentido, de corresponder se adjudicará el
proveedor que ocupó el segundo lugar de acuerdo al cuadro comparativo.
Educación
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 El incumplimiento del proveedor por la demora en la entrega del bien y/o prestación
del servicio injustificado se le aplicará una penalidad por cada día calendario de
atraso, hasta por un monto máximo equivalente al 10% del monto total de la orden
emitida, dicha penalidad deberá ser consignada en la Orden de Compra o de
Servicio a emitirse.
 Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, la Escuela Nacional

Superior de Folklore José María Arguedas, resolverá la orden emitida parcial o
totalmente por incumplimiento, mediante la notificación de una carta simple al
proveedor.
6.9 PENALIDADES
De las penalidades por mora en la ejecución de la prestación
 En los Términos de Referencia (TDR) y Solicitudes de Cotización; se detallarán

obligatoriamente las penalidades aplicables al contratista ante el incumplimiento
injustificado de sus obligaciones contractuales, las mismas que deben ser
objetivas, razonables y congruentes con el objeto de la contratación.
 Asimismo, considerando que el contrato se perfecciona con la suscripción del

documento que lo contiene o con la recepción de la Orden de Compra o la Orden
de Servicio, las penalidades serán incluidas obligatoriamente en el Contrato, en la
Orden de Compra y en la Orden de servicio.
 En caso de retraso injustificado del contratista en la ejecución de las prestaciones

objeto del contrato, la Entidad le aplica automáticamente una penalidad por mora
por cada día de atraso, de conformidad con el artículo 133° del Reglamento de la
Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.S. N° 350-2015-
EF.
 La penalidad se aplica automáticamente y se calcula de acuerdo a la siguiente

formula:
Penalidad diaria = 0.10 x monto

F x plazo en días
Donde F tiene los siguientes valores:
a) Para plazos menores o iguales a sesenta (60) días, para bienes y servicios
en general:
F = 0.40
b) Para plazos mayores a sesenta (60) días, para bienes y servicios en

general:
F = 0.25
 Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, al contrato o en caso

este involucrara obligaciones de ejecución periódica, a la prestación parcial que
fuera materia de retraso.
Otras penalidades
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 La entidad, puede prever otras penalidades. Las penalidades por mora y las otras
penalidades que se establezcan pueden alcanzar cada una un monto máximo
equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente, o de ser el
caso, de la prestación parcial que debió ejecutarse. Estas penalidades se deducen
de los pagos a cuenta o del pago final, según corresponda.
 En caso se establezca otras penalidades distintas a la mencionada anteriormente,

siempre y cuando sean objetivas, razonables, congruentes y proporcionales con el
objeto de la contratación, se describirá los supuestos de aplicación de penalidad,
la forma de cálculo de la penalidad para cada supuesto y el procedimiento mediante
el cual verifica el supuesto a penalizar, calculándose de forma independiente a la
penalidad por mora.
6.10 INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
Las causales para la resolución del contrato, serán aplicadas de conformidad con el
artículo 36° de la Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado y su modificatoria
aprobado con Decreto Legislativo N° 1341; y del artículo 135° del D.S. N° 350-2015-
EF Reglamento de la Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado y su modificatorio
aprobado con Decreto Supremo N° 056-2017-EF.
6.11 ANTICORRUPCIÓN
 El Contratista declara y garantiza no haber, directa o indirectamente, o tratándose

de una persona jurídica a través de sus socios, integrantes de los órganos de
administración, apoderados, representantes legales, funcionarios, asesores o
personas vinculadas a las que se refiere el artículo 248° a). (Reglamento de la Ley
N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado, aprobado con D.S. N° 350-2015-EF y
su modificatoria aprobado con D.S. N° 056-2017-EF), ofrecido, negociado o
efectuado, cualquier pago o, en general, cualquier beneficio o incentivo ilegal en
relación al contrato.
 El Contratista se obliga a conducirse en todo momento, durante la ejecución del

contrato, con honestidad, probidad, veracidad o integridad y de no cometer actos
ilegales o de corrupción, directa o indirectamente o a través de sus socios,
accionistas, participacionistas, integrantes de los órganos de administración,
apoderados, representantes legales, funcionarios, asesores y personas vinculadas
a las que se refiere el artículo 248° a).
 El Contratista se compromete a comunicar a las autoridades competentes, de

manera directa y oportuna, cualquier acto o conducta ilícita o corrupta de la que
tuviera conocimiento; y adoptar medidas técnicas, organizativas y/o de personal
apropiadas para evitar los referidos actos o prácticas.
Supuestos de infracción a la normativa sobre contrataciones del Estado
Son pasibles de sanción administrativa impuesta por el Tribunal de Contrataciones del

Estado, las personas naturales y/o jurídicas que contraten con el Estado por montos
iguales o inferiores a ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias, vigentes al momento
de la transacción, que incurran en las infracciones previstas en los literales c) y j) del
artículo 50° de la Ley de Contrataciones del Estado
6.12 CONFORMIDAD DE LA PRESTACIÓN.
Educación
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a) Bienes: Para dar la conformidad del ingreso de los bienes a almacén, el
proveedor remite con guía de remisión y la factura, los bienes al responsable de
almacén, quien conjuntamente con un representante del área usuaria verifican que
las especificaciones técnicas correspondan a las señaladas en la Orden de
Compra. El responsable de almacén registrará en el aplicativo SIGA-MEF el
ingreso de los bienes según formato: “Ingreso por Compra” y después de verificar
las especificaciones técnicas del producto, con el representante del área usuaria
emitirá reporte del formato denominado: “Acta de Conformidad de Bienes -
Ingresos Por Compras”, la misma que debe ser firmado por el proveedor, el
responsable de almacén y el representante del área usuaria.
En el caso de la adquisición de bienes: Equipos de cómputos, fotocopiadoras,

programas informáticos (softwares) y otros equipos de oficinas; previo al registro
en el SIGA-MEF y a la firma de la conformidad, el responsable de la Oficina de
Informática emitirá un informe técnico sobre el cumplimiento de las
especificaciones descritas en la Orden de Compra.
En el caso de la adquisición de instrumentos musicales; previo al registro en el

SIGA-MEF y a la firma de la conformidad, el área usuaria designará al personal
especialista y/o profesional en la materia, para la verificación y conformidad de las
especificaciones técnicas señaladas en la Orden de Compra.
b) Servicios: El Área de Abastecimiento alcanzará la Orden de Servicio al área

usuaria para gestionar la conformidad en el aplicativo SIGA-MEF. Este formato
denominado: “Acta de Conformidad de Servicios”, deberá ser firmado por el
Director del área usuaria o el jefe del área usuaria.
c) Para dar conformidad al servicio, por la atención de refrigerios, después de

cumplir con todos los procedimientos señalados anteriormente, el área usuaria
responsable deberá remitir un informe detallado de las acciones realizadas,
adjuntando una relación de todas las personas beneficiadas con este servicio,
señalando sus apellidos y nombres completos, fecha, área de trabajo, DNI, firma
legible (conforme al DNI).
d) Para dar conformidad al servicio, por capacitación laboral, el usuario deberá

presentar un informe de culminación satisfactoria del servicio brindado por el
proveedor al personal que fue capacitado, mismo que debió ser autorizado. Deberá
de adjuntar el parte diario de asistencia en original, con la firma de los participante
o beneficiados, las que deben ser proporcionados por el proveedor o los
responsables del área usuaria.
e) La entrega del bien o servicio se realizará dentro del plazo establecido en las
Órdenes de Compra y /o Órdenes de Servicios, según las especificaciones técnicas
señaladas en los términos de referencia (TDR), salvo en el caso de fuerza mayor
o caso fortuito debidamente comprobados, que impidan a los proveedores entregar
en el tiempo establecido el bien o el servicio requerido, lo cual se regirá por las
normas del Código Civil. Se deberá indicar en dichos documentos las penalidades
legales que se aplicarán definitivamente.
f) Otorgada la conformidad del servicio realizado en el SIGA-MEF, el área usuaria

devolverá la Orden de Servicio al área de Abastecimiento para la continuación del
trámite, siendo esta última dependencia la encargada de la recepción del
comprobante de pago del proveedor. En la Orden de Servicio se verifica la
conformidad y el informe del servicio sellado y firmado por el responsable del área
usuaria.
Educación
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g) El área de Almacén, comprende el almacenamiento, distribución y verificación de
los bienes, de propiedad y los que posea la Institución, cuya custodia temporal se
encuentra a cargo; para el presente caso ingresados los bienes y otorgada la
conformidad de la entrega, el área de Almacén devolverá la Orden de Compra
firmada con la Guía de remisión respectiva al área de Abastecimiento para la
continuación del trámite y posteriormente proceder a la entrega de los bienes al
área usuaria previa presentación del pedido de comprobante de salida (PECOSA)
suscrita por el funcionario responsable.
h) El área usuaria en un plazo no mayor de dos (02) días hábiles de recibida la

documentación antes señalada, emitirá la conformidad en el SIGA-MEF de la
prestación con lo cual se acreditará la atención del bien o servicio contratado.
6.13 EL COMPROMISO, DEVENGADO Y PAGO.
a) EL COMPROMISO
 El Registro Administrativo de la Fase de Compromiso en el SIAF, lo realiza el

responsable del área de Abastecimiento; quien está facultado a contratar y
comprometer el presupuesto a nombre de la entidad, luego del cumplimiento
de los trámites legalmente establecidos, de los gastos previamente aprobados,
por un importe determinado; afectando la correspondiente cadena de gastos,
dentro del marco de los créditos presupuestarios aprobados en el presupuesto
institucional del pliego para el año fiscal, con sujeción al monto del PCA
(Programación de Compromisos Anual).
Área de Control Previo
 El expediente de contratación será derivado al especialista encargado del área

de Control Previo para su revisión, verificación y cumplimiento de las normas
legales establecidas; asi como de los reglamentos y directivas aprobadas con
acto resolutivo de la entidad.
 En caso de haberse identificado observaciones al expediente de contratación;

este será devuelto al área de Abastecimiento o al área usuaria involucrada para
su respectiva y oportuna subsanación; no eximiéndose de la responsabilidad
de elaborar un informe detallado al Director General o al Director (a) de la
Oficina de Administración de la entidad.
b) EL DEVENGADO
 El expediente de contratación, con el visto bueno del área de Control Previo;

será derivado al área de Contabilidad para el oportuno registro administrativo
de la fase de Devengado en el SIGA-MEF, luego en el SIAF a través de las
interfases para su oportuno registro administrativo. Seguido de su habilitación
para el reconocimiento de la obligación de pago.
 El reconocimiento de la obligación debe afectarse al presupuesto institucional,

con cargo a la correspondiente cadena de gasto. Esta etapa del gasto se sujeta
a las disposiciones que dicta la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro
Público.
 El área de Contabilidad acorde a lo normado en el artículo 9° de la R.D N° 002-

2007-EF-77.15, remitirá al área de Tesorería el expediente completo del
proceso de contratación de bienes o servicios, sustentado únicamente con los
Educación
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documentos establecidos en el artículo 8° de la R.D N° 002-2007-EF-77.15
Directiva de Tesorería.
 El reconocimiento de la obligación (Devengado) con posterioridad al periodo

de compromiso se regula acorde a lo establecido en el artículo 10° de la R.D
N° 002-2007-EF-77.15 Directiva de Tesorería.
c) PAGO Y GIRO
 El Área de Tesorería procederá al pago de la obligación contraída hasta por el

monto del gasto devengado y registrado en el SIAF-SP, con cargo a la
correspondiente específica de gasto, cualquiera sea la fuente de
financiamiento; no procediendo el pago si no se ha consignado en los
documentos relacionados con la obligación contractual el número de registro
SIAF-SP correspondiente, conforme lo establece el artículo 32° de la Ley N°
28693 Ley General del Sistema de Tesorería; acorde a lo establecido en el
artículo 14° de la R.D N° 002-2007-EF-77.15 Directiva de Tesorería.
 La autorización de giro constituye la aprobación del monto del cheque, la

emisión de la carta orden o la transferencia electrónica, con cargo a la cuenta
bancaria correspondiente.
 Está prohibido efectuar pagos de obligaciones no devengadas. Esta etapa del

gasto se sujeta a las disposiciones que dicta la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público.
 El área de Tesorería es el área encargada de la custodia y es el destino final

del expediente de contratación.
VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
1º. En caso la Entidad lleve a cabo contrataciones cuyos montos sean iguales o inferiores a
ocho (08) IUT, pero superiores a una (1) UIT, la información de dichas contrataciones
realizadas en el mes debe ser registrada y publicada bajo responsabilidad administrativa
y funcional por el área de abastecimiento en el Sistema Electrónico de Contrataciones del
Estado - SEACE, debiendo efectuarse ello dentro del plazo máximo de diez (10) días
hábiles del mes siguiente.
2º. El área de Abastecimiento, bajo responsabilidad administrativa y funcional, deberá de

verificar considerando la naturaleza de las contrataciones reguladas por la normativa de
contrataciones del Estado; los impedimentos para ser participante, postor, contratista
y/o subcontratista, en aplicación del artículo 11° Impedimentos de la Ley N° 30225 y su
modificatoria según Decreto Legislativo N° 1341. El impedimento regulado resulta de
aplicación incluso a las contrataciones cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (8)
Unidades Impositivas Tributarias, vigentes al momento de la transacción.
3º. Se debe tener en consideración, que un empleado público, durante el ejercicio del cargo,
se encuentra impedido de ser participante, postor, contratista y/o subcontratista en
cualquier contratación pública que se realice dentro del territorio nacional; mientras que,
desde el momento en el que deja el cargo y hasta doce (12) meses después de producido
dicho evento, está impedido de participar únicamente en las contrataciones de la Entidad
de la que formó parte siempre que por la función desempeñada hubiera tenido o tenga
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influencia, poder de decisión, o información privilegiada sobre el proceso de contratación,
o cuando su participación le genere un conflicto de intereses.
En conclusión, un empleado público, cualquiera sea el régimen laboral bajo el cual este
contratado, se encuentra impedido de ser participante, postor o contratista en las
contrataciones llevadas a cabo por las entidades en el marco de la normativa de
contrataciones del Estado, siempre que no esté incurso en alguna excepción a dicho
impedimento, contemplada en alguna ley o norma con rango de ley.
VIII. GLOSARIO
Área Usuaria: Es la unidad orgánica de la Escuela Nacional Superior de Folklore “José María
Arguedas”, responsable de elaborar los requerimientos de contratación de bienes y servicios a
través del Sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA y de solicitar la disponibilidad
presupuestal correspondiente para el cumplimiento de sus objetivos y metas operativas, en
concordancia con sus actividades funcionales, programas o proyectos en ejecución.
Adquisiciones de Bienes y Servicios: Proceso por el cual se obtiene un bien o servicio, luego
de identificado la necesidad y el producto que lo satisface.
Área Técnica: Dependencia que por su organización o personal calificado, cuenta con
capacidad de formular, revisar o dar conformidad a especificaciones técnicas y/o términos de
referencia de bienes o servicios a contratar.
CCI: Siglas del Código de Cuenta Interbancario, el que sirve para la realización de las
transferencias electrónicas o depósitos en cuenta a personas naturales o jurídicas la obligación
que esta deba realizar ante un tercero.
Certificación Presupuestal: Acto de administración, cuya finalidad es garantizar que se

cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de afectación, para comprometer un
gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo
cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del
compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el
perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario.
Compromiso: Es la fase administrativa del Sistema Integrado de Administración Financiera -

SIAF, mediante el cual se acuerda, luego del cumplimiento de los trámites legalmente
establecidos, la realización de gastos previamente aprobados, por un importe determinado o
determinable afectando total o parcialmente los créditos presupuestarios, en el marco de los
presupuestos aprobados y las modificaciones presupuestarias realizadas.
Contratación: Es la acción que debe realizar la Escuela Nacional Superior de Folklore José
María Arguedas a través de la Oficina de Administración, para proveerse de bienes o servicios,
asumiendo el pago del precio o de la retribución correspondiente con fondos públicos y demás
obligaciones derivadas de su condición como contratante.
Proveedor o Contratista: Persona natural o jurídica con la que se contrata la adquisición de

bienes o prestación de servicios.
Ejecución del Gasto: Es el proceso a través del cual se atienden las obligaciones de gasto
con el objeto de cumplir las metas del pliego presupuestario conforme a los créditos
presupuestarios autorizados en sus respectivos presupuestos institucionales.
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Especificaciones Técnicas: Es la descripción de las características fundamentales de los
bienes o servicios a ser adquiridos o contratar. Así como de las condiciones de contratación
(Plazo de entrega, garantía comercial, lugar de entrega, forma de entrega, entre otros).
Específica del gasto: Responde al desagregado del objeto del gasto y se determina según el
Clasificador de los gastos Públicos.
Expediente: Constituye la formalización de aquellos asuntos que se documentan por escrito.

Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de fundamento y antecedentes de
una resolución administrativa. Documentación que debe ser adjuntada a la Orden de Compra
o de Servicio o a los informes que solicitan y aprueban los pagos, que se constituyen en
conjunto en un solo cuerpo legal y formal sustentatorio del procedimiento administrativo.
Fuente de Financiamiento: Clasificación presupuestaria de los recursos públicos, orientada a

agrupar los fondos de acuerdo con los elementos comunes a cada tipo de recurso. Su
nomenclatura y definición están definidas en el Clasificador de Fuentes de Financiamiento para
cada año fiscal.
Gasto Devengado: Reconocimiento de una obligación de pago derivado del gasto

comprometido previamente registrado. Se formaliza a través de la conformidad del área usuaria
correspondiente en la entidad pública o Unidad Ejecutora que corresponda respecto de la
recepción satisfactoria de los bienes y la prestación de los servicios solicitados y se registra
sobre la base de la respectiva documentación sustentatoria.
Gasto pagado: Proceso que consiste en la efectivización del cheque emitido, la carta orden y
la transferencia electrónica; se sustenta con el cargo en la correspondiente cuenta bancaria.
Gasto Girado: Proceso que consiste en el registro del giro efectuado sea mediante la emisión
del cheque, la carta orden o la transferencia electrónica con cargo a la correspondiente cuenta
bancaria para el pago parcial o total de un gasto devengado debidamente formalizado y
registrado.
Orden de Compra u Orden de Servicio: Documento que formaliza los acuerdos de manera
explícita, el cumplimiento es de carácter obligatorio; el requerimiento del área usuaria para
adquirir un bien o servicio asume carácter de contrato al ser aceptado por el proveedor, asi
mismo garantiza la contraprestación para el pago del bien o servicio.
Requerimiento de Bienes o Servicios: Es la etapa de la ejecución presupuestaria efectuada

por las áreas usuarias, que consiste en efectuar los requerimientos de bienes o servicios que
se requieran de acuerdo a lo programado en sus respectivos cuadros de necesidades a través
del aplicativo informático SIGA, el que deberá contener las características del bien o servicio
de acuerdo a las especificaciones técnicas.
Servidor Público: Se considera servidor público a todo funcionario, servidor o empleado de

las entidades de la Administración Pública, en cualquiera de los niveles jerárquicos sea éste
nombrado, contratado, designado, de confianza o electo que desempeñe actividades o
funciones en nombre o al servicio del estado. Para tal efecto, no importa el régimen jurídico de
la entidad en la que se preste servicios ni el régimen laboral o de contratación al que esté sujeto
(*) Artículo 4° numeral 4.1, 4.2 de la Ley N° 27815 Ley del Código de Ética de la Función
Pública, modificado por el Artículo Único de la Ley N° 28496
Sistema integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF - SP)

Constituye el medio oficial para el registro, procesamiento y generación de la información
relacionada con la administración financiera del sector público y su operatividad se desarrolla
en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores. Es un sistema de ejecución
ligada a la gestión financiera, en el cual se realizan las operaciones de ingresos y gastos, el
cual, a nivel de unidad ejecutora, está organizado en dos partes: Registro Administrativo (Fases
Educación
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de compromiso, de devengado y de girado) y Registros contables (Contabilización y notas
contables).
Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA): Es un sistema integral de gestión

administrativa que está diseñado para contribuir al ordenamiento y simplificación de los
procesos de la gestión Administrativa.
Una de las mayores ventajas de este sistema informático es que permite interfases entre el
SIAF y SIGA en la carga de Marco Presupuestal Modificado(PIM), Programación de
Compromiso Anual (PCA), Metas aprobadas, Presupuesto Inicial de Apertura(PIA). Así como
interfases entre el SIAF y SIGA de la Certificación de Crédito Presupuestario (CCP),
Compromiso Anual Compromiso Mensual, y Devengado para la Adquisición de Bienes,
Servicios y Viáticos.
Términos de Referencia (TDR): Es la descripción de las características técnicas y de las

condiciones en que se ejecutará la prestación de un servicio o consultoría (Perfil del contratista,
plazo de ejecución, actividades a realizar, entregables, producto final, entre otras
especificaciones).
Órgano encargado de las Contrataciones: Según la organización interna de la Escuela

Nacional Superior de Folklore José María Arguedas, es el área de Abastecimiento quien realiza
las actividades relativas a la contratación.
IX. FORMATOS A UTILIZARSE - (Según los siguientes modelos adjuntos)
 N° 01 Cotización
 N° 02 Carta Autorización para pago con abono en cuenta Interbancaria.
 N° 03 Declaración Jurada
 N° 04 Pedido de Servicio / Pedido de Compra.
 N° 05 Acta de Conformidad de Servicios
 N° 06 Acta de Conformidad de Bienes
 N° 07 Ingreso por Compra.
X. FLUJOGRAMA ADJUNTO
Lima, agosto de 2018
Lic. TANIA M. ANAYA FIGUEROA

Directora General
Escuela Nacional Superior de Folklore
“JOSÉ MARÍA ARGUEDAS”

Directiva #000-2018-DG-ENSFJMA - Proyecto 21.09.2018

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Ministerio de Escuela Nacional

PERÚ Superior de Folklore

“Año de Diálogo y la Reconciliación Nacional”

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUYOS

RESOLUCIÓN DIRECTORAL N° 000- 2018-/DG-ENSFJMA

La aplicación de la presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para las áreas usuarias

IV. BASE LEGAL

 Ley N° 30225 - Ley de Contrataciones del Estado.

V. PROCEDIMIENTO GENERAL - IGUAL O INFERIOR A OCHO (08) UIT.

Para la cotización en el proceso de contratación de bienes y servicios por montos iguales o

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS – PASOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL INICIO Y

6.1 REQUERIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

6.1.1 El área usuaria en coordinación con el área de Abastecimiento deberá verificar

6.1.2 El área usuaria es responsable de la formulación del requerimiento, el mismo

a. Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas, debidamente

6.1.3 El requerimiento elaborado y presentado por el área usuaria, a través del

6.1.4 El área usuaria deberá presentar su requerimiento a la Oficina de

6.1.5 Los Términos de Referencia o especificaciones Técnicas deberán contar con

6.1.6 En coordinación con el área de Abastecimiento el área usuaria verificará si los

6.1.7 Los Pedidos de Compra para la adquisición de bienes, muebles, materiales o

6.1.8 Sólo se contratarán lo servicios de capacitación para los servidores de la

6.1.9 Para ello se deberá tener en consideración los lineamientos establecidos

6.1.10 De estar completo el requerimiento, la Oficina de Administración en el plazo de

6.1.11 El área de Abastecimiento deberá de revisar que el requerimiento presentado

Elaboración del estudio de mercado

6.2.1 Previo a la indagación de precios de mercado, el área de Abastecimiento,

6.2.2 El área de Abastecimiento realizará el estudio de mercado buscando

6.2.3 Se otorgará a los potenciales proveedores un plazo prudencial para que

6.2.4 El estudio de mercado deberá evidenciar lo siguiente:

a. En los casos de adquisición de bienes o prestación de servicios o

b. En los casos de adquisición de bienes o prestación de servicios o

6.2.5 El área de Abastecimiento obligatoriamente, bajo responsabilidad

a. El proveedor se encuentre en la condición de Contribuyente Activo ante

c. Para contrataciones mayores a una (01) UIT se hará la verificación de la

6.2.6 La cotización presentada deberá de contener obligatoriamente:

a. Las especificaciones técnicas o términos de referencia de los bienes a

6.2.7 En el caso de los Pedido de Servicio por Enseñanza Docente:

a. El área usuaria deberá presentar a la Oficina de Administración los

 Pedido de Servicio, impreso según reporte del Sistema Integrado de

b. El Locador, antes de la firma de Contrato para el Servicio de Enseñanza

 Propuesta Económica dirigida a ENSFJMA; original, legible y firmado

c. La Oficina de Administración en concordancia con el área usuaria, se

 Programa de Preparación Académica (CEPRE ARGUEDAS).

d. El área de Abastecimiento realizará los procedimientos administrativos

e. Al término de Contrato, para el pago del servicio, el área usuaria deberá

 Impresión legible del Recibo por Honorarios Electrónico; de

6.2.8 Para la atención de Pedidos de Compra y/o Servicio No programados, el área

6.2.9 Es responsabilidad del área usuaria verificar previamente que la contratación

6.2.10 El área usuaria es responsable de elaborar las descripciones, especificaciones

6.2.11 No se admitirá requerimientos parciales o enmendados, ni requerimientos para

6.2.12 En el caso de requerimiento de servicio de impresiones y confección, tales

6.2.13 Lo referido a las adquisiciones de software, productos informáticos, servicios

6.2.14 Lo referido a las adquisiciones de instrumentos musicales y accesorios,

6.2.15 Los requerimientos deben estar en relación al cuadro de necesidades que se

6.2.16 No se atenderán Pedidos de Compra y/o Servicio que no estén consideradas

6.2.17 En el caso de servicios de consultoría o asesoría, se solicitará que adjunten los

 La propuesta económica a ofertar, según a lo indicado en los términos de

Las cotizaciones de los proveedores:

6.2.19 En caso de no emplear dichos formatos la información deberá estar de manera

6.2.21 En caso existiera imposibilidad de obtener más de una cotización, en el estudio

Verificación de las cotizaciones de los proveedores:

6.2.22 La verificación de las cotizaciones de los proveedores, se encontrará a cargo

6.2.23 Dependiendo de la complejidad o especialización de la contratación, el área de