Manuales de Funciones de Administracion 1

PROYECTO INFORMATIVO
ELIZABETH BETANCUR MACÍAS

VÍCTOR ALFONSO MARÍN LONDOÑO
INSTRUCTOR
JAIME LUIS HOROS RIBON
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

FICHA: 1749521
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) ITAGUI

CENTRO DE FORMACIÓN DISEÑO, CONFECCIÓN Y MODA
2019
COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

fotocopiaelpaisa@gmail.com
CONTENIDO
PRESENTACIÓN MANUALES DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. ................................. 3

HISTORIA ............................................................................................................................................. 4
MISIÓN ................................................................................................................................................ 5
VISIÓN ................................................................................................................................................. 5
OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................. 5
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................... 5
POLÍTICAS ............................................................................................................................................ 5
POLÍTICAS INTERNAS ........................................................................................................................... 6
POLÍTICAS EXTERNAS .......................................................................................................................... 6
VALORES CORPORATIVOS ................................................................................................................... 6
POLÍTICAS SOCIALES ............................................................................................................................ 7
POLÍTICAS ECONÓMICAS..................................................................................................................... 7
POLÍTICAS AMBIENTALES .................................................................................................................... 7
NORMATIVIDAD .................................................................................................................................. 8
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ........................................................................ 8
MANUALES DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .......................................................... 14
GERENTE............................................................................................................................................ 14
CONTADOR ........................................................................................................................................ 18
AUXILIAR ADMINISTRATIVO .............................................................................................................. 22
DOMICILIARIO ................................................................................................................................... 26
ASESOR DE VENTAS ........................................................................................................................... 30
ORGANIGRAMA COPYPAISA LTDA .................................................................................................... 34
FLUJOGRAMA .................................................................................................................................... 35
EVIDENCIA ......................................................................................................................................... 36
BITÁCORAS ........................................................................................................................................ 39
CONCLUSIÓN DEL TRABAJO .............................................................................................................. 42
CIBERGRAFÍAS ................................................................................................................................... 43
AGRADECIMIENTOS........................................................................................................................... 44

PRESENTACIÓN MANUALES DE FUNCIONES, PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS.
El siguiente manual de funciones describe de manera clara y concisa los cargos

existentes en la papelería COPYPAISA en Itagüí.
El objetivo de este trabajo es dar orientación a los miembros de la organización para

el buen desempeño de sus labores, cumpliendo efectivamente con las metas y los
objetivos de la misma. En este se encontrará información relevante de los puestos
existentes en cada unidad de trabajo, así mismo se detalla las condiciones del cargo
e instrucciones que se deben tener en cuenta para un uso adecuado del manual.
En procura que el proceso sea exitoso el manual se encuentra actualizado a la

fecha, pero es una herramienta que requiere ser renovada en el momento de
presentarse alguna novedad.

HISTORIA
En el año 1990 el señor Jorge Milton Zapata en búsqueda de seguir con su tradición
familiar en compañía de un socio se creó la fotocopiadora COPYPAISA ubicado en
la dirección CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí.
El negocio no solo se dedicaba al fotocopiado, también tenían servicio de argollado
y laminación, la papelería contaba con 3 trabajadores en este tiempo.
En el año de 1998 se trasladan al local con dirección Carrera 51 NRC. 51 - 46 donde
actualmente continua, para mayor comodidad, amplitud y crecimiento del negocio.
Durante este año también se implementaron las fotocopiadoras más modernas y se
agregó el servicio de papelería. En el año 2005 se comenzó a tener el uso los
computadores.
En la medida de que el negocio fue creciendo se agregaron más trabajadores los
cuales fueron ocupando las diferentes vacantes.
Ya para el año actual 2019 el negocio tiene servicios de alquiler de máquinas de
fotocopias y servicio a domicilio de sus diferentes productos.
Hoy en día es una de las papelerías con más antigüedad en el municipio de Itagüí
y reconocida por su buena atención al cliente y quiere seguir con su legado familiar.

MISIÓN
COPYPAISA es una empresa dedicada a la prestación de servicios de fotocopiado

y distribución de productos de papelería de alta calidad, cumplimiento los
parámetros de la ley para la satisfacción de los clientes, crecimiento personal de los
colaboradores y generación de utilidades para la empresa.
VISIÓN
COPYPAISA, para el año 2022 desea seguir en el mercado y tener crecimiento con
el alquiler de máquinas de fotocopiadoras, logrando mantener su reputación en un
alto estándar tanto para sus clientes internos y externos.
OBJETIVO GENERAL
Prestar servicios de fotocopiado y distribución de productos de papelería de alta

calidad, cumplimiento los parámetros de la ley para la satisfacción de los clientes y
generación de utilidades para la empresa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Entregar un servicio rápido para los pedidos a domicilio y así satisfacer a

nuestros clientes
 Brindar un oportuno y buen servicio en el punto de venta.
 Alquilar las fotocopiadoras y vender los diferentes productos de la
papelería.
POLÍTICAS
En el momento que se incumplan estas políticas se le aplicara un memorando al

empleado según lo estipule el reglamento interno de trabajo.

POLÍTICAS INTERNAS
1. Llegar a tiempo al puesto de trabajo

2. No hacer uso inadecuado del celular durante la jornada laboral.
3. No irrespetar a ningún compañero física o verbalmente.
4. Tener una actitud agradable al momento de atender a los clientes.
5. Portal el uniforme limpio y organizado
6. Buena presentación personal
7. Hacer uso de las instalaciones y los implementos de trabajo.
8. El empleado deberá justificar su ausentismo en su horario de trabajo y solo
será aceptada si es una calamidad doméstica o algún problema de salud con
su respectiva constancia de incapacidad.
POLÍTICAS EXTERNAS
1. El empleado no deberá estar involucrado en escándalos de orden público

2. El empleado no deberá hacer uso del uniforme en establecimientos públicos.
3. No llegar en estado de embriagues y en estado de alucinación por uso de
productos psicoactivos.
4. Realizar el trabajo con excelencia.
5. Ser oportuno y ágil con la entrega de los pedidos.
VALORES CORPORATIVOS
 SERVICIO: Buscamos la Excelencia por medio de una constante actitud de

servicio y mejora de nuestros clientes.
 RESPETO: Valoramos a nuestros Clientes, Colaboradores y compañeros de
trabajo, generando relaciones de confianza y respeto mutuo para una sana
convivencia.
 LEALTAD: Tenemos un alto sentido de compromiso con nuestra empresa y
actuamos de manera fiel a los principios éticos, políticos, normas y valores.
 RESPONSABILIDAD: Cumplimos con los compromisos adquiridos con la
empresa, con nuestros clientes y proveedores.

POLÍTICAS SOCIALES
1. Construir programas y procesos de innovación en la prestación de

nuestros servicios con el fin de engrandecer el negocio.
2. Brindar al colaborador oportunidades de crecimiento personal y laboral, e
incentivarlos para que su desempeño sea eficiente por medio de
capacitaciones y remuneración salarial o en tiempo.
3. Verificar que los productos ingresados a la microempresa por parte de los
surtidores o demás entidades cumplan con todos los parámetros legales
y no sean contrabandeados.
POLÍTICAS ECONÓMICAS
1. Utilizar de manera adecuada los materiales y utensilio de aseo, para así no

generen gastos incensarios a la empresa.
2. Manejar de manera adecuada la metería prima y así evitar desperdicios
3. Nos comprometemos a manejar precios justos en nuestros productos y
servicios.
POLÍTICAS AMBIENTALES
1. Dar bolsa acorde al producto vendido, siempre y cuando la necesite.

2. No usar bolsas plásticas.
3. Tener un punto de reciclaje.
4. Producir bolsas de tela para la distribución de los domicilios.
5. Hacer uso adecuado del papel de la impresora.

NORMATIVIDAD
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
GENERALIDADES:
En cumplimiento a la ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales
para la protección de datos personales y al Decreto No. 1377 de 2013 el cual
reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, en la que se señalan algunos
requerimientos que deben establecer todos los responsables y encargados del
tratamiento de datos personales. COPYPAISA LTDA, identificada con el NIT
900.024.793-0, se permite presentar su Política de Tratamiento de Datos
personales. EL objetivo de la POLITICA DE TRATATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES DE: COPYPAISA LTDA. Es de cumplir y garantizar la protección
de datos personales vigente, con el fin de dar un correcto tratamiento a los mismo,
por lo que se procede a establecer los deberes, derechos y responsabilidades de
las partes, así como el procedimiento para realizar la autorización de uso de la
información, consultas y reclamos de los titulares de los datos personales y demás
actividades propias que se pueden desarrollar con ocasión de esta política.
DEFINICIONES:
Para efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones
establecidas en la ley:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación Verbal o escrita generada por el responsable,
dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le
informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que
le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del
tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por
cuenta del responsable del Tratamiento.
Reclamo: Solicitud que puede hacer el Titular en los casos en que consideren que
la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección,

actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en la ley.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento
de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
A QUIENES ES APLICABLE
La presente política es aplicable a todo el público en general, sean personas
naturales o jurídicas que suministren sus datos personales a nuestra compañía y
sean legalmente los titulares de la información y personas que suministren datos
personales a nuestra base de datos por cualquier medio y que por lo tanto deba ser
protegida bajo los términos legales.
Por lo tanto, las disposiciones de la presente política serán aplicables a los datos
personales registrados en cualquiera de nuestras bases de datos que los haga
susceptibles del tratamiento establecido en la ley.
FINALIDAD Y USO DE LA INFORMACION DE DATOS PERSONALES:
COPYPAISA LTDA. En el desarrollo de su objeto social y actividades comerciales
recopila, consulta, utiliza, almacena, archiva, circula y transmite datos personales,
de forma responsable, segura y confidencial, dando protección a la información
suministrada y bajo los parámetros legales, por lo que dará uso de esta información
y datos personales, para los fines requeridos, tales como y sin limitarse a:
Realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y/o tendencias de
mercado. Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los
productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas,
con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar
a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes. Dar cumplimiento
a nuestra oferta de servicio. Informar sobre cambios de nuestros productos o
servicios. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios. Enviar a través de
nuestros medios los productos y servicios requeridos o no por Usted. Informar sobre
nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con nuestra oferta de
servicios. Estas actividades las podremos realizar a través de cualquier medio
análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer.

A continuación, se establece cual es el medio de recolección de la información,
quien sería el titular de información, que tipo de información podría llegar a ser
requerida y cuál es el alcance y finalidad de la misma:
MEDIO DE RECOLECCIÓN
Eventos: Se obtiene información con registros durante el evento que realice la
Empresa
TITULAR
Cliente, Proveedores, y asistentes en general
TIPO DE INFORMACIÓN
Personal, (Nombre, documento de identificación, Email, teléfono, celular) Actividad
Comercial
ALCANCE Y USO
Creación base de datos posibles clientes, estudio de mercadeo
CANALES ALTERNATIVOS
Se puede obtener información a través de Compañías, sitio WEB
FUERZA COMERCIAL
Compuesta por asesores de ventas de las diferentes líneas de productos.
FORMATOS EN GENERAL:
Formatos o formularios (físicos o electrónicos) relacionados con las diferentes
actividades de la Empresa.
DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS TITULARES DE DATOS
PERSONALES.
DERECHOS
Los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos: Conocer,
actualizar, completar y rectificar sus datos personales que se encuentren en
nuestras bases de datos. Recibir información respecto del uso de sus datos
personales. Podrá revocar la autorización y/o solicitar la eliminación de sus datos
en nuestra base de datos. Consultar y Acceder a sus datos personales que sean
objeto de Tratamiento y uso por nuestra Compañía. Consultar, modificar, aclarar,
corregir o solicitar su eliminación, en cualquier momento por los medios señalados
en el presente documento. Las demás que por la normatividad vigente se apliquen
a los datos personales.

OBLIGACIONES
Todo titular de la información deberá suministrar los datos personales e información,
así: De manera clara, completa, exacta, comprobable y comprensible. Dar
respuesta al responsable de la información con el fin de aclarar, completar o eliminar
datos o información que se encuentre parcial, incompleta, fraccionada o que
induzcan a error. Dar la autorización bajo los parámetros de las presentes políticas
y establecidas en la norma, para el uso y tratamiento de la información y datos
personales. Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos
personales.
DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN.
DERECHOS
El responsable de la Información tiene los siguientes derechos: Solicitar al titular la
aclaración, corrección o complemento de la información o datos que se hayan
suministrado de forma errónea, incompleta o fraccionada. No será responsable por
el uso de información errónea, falsa o incompleta que induzca a error. Usar la
información para los fines que fue autorizada. Las demás que por la normatividad
vigente se apliquen a los datos personales.
OBLIGACIONES
El responsable de la Información deberá tratar los datos personales e información,
así: Informar el Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la
finalidad del mismo; Contestar a los titulares bajo los términos y condiciones de esta
política, las consultas, quejas y reclamos. Informar sobre dirección física o
electrónica y teléfono del encargado de atender los temas relacionados en la
presente consulta. Dar un tratamiento y uso a Los Datos Personales durante el
tiempo y en la medida que la finalidad de su Tratamiento lo requieran y según lo
autorizado por su titular.
RECOPILACION Y AUTORIZACIÓN DE USO DE LA INFORMACIÓN DE DATOS
PERSONALES
Para la obtención o recolección de Datos Personales de los Titulares, COPYPAISA
LTDA. Solicitará e Implementará los siguientes procesos para obtener la
Autorización de obtención los datos personales e información.
MEDIO DE RECOLECCIÓN
Eventos: Se obtiene información con registros durante el evento que realice la
empresa
PROCESO CAPTURA DE DATOS
En cada evento la empresa podrá contar con planillas de recolección de
información, formatos de registros que considere pertinente. Los asesores o

personas de protocolo solicitaran a los titulares de la información el diligenciamiento
de los formatos. Estas planillas y formatos permanecerán en nuestra base de datos
y se actualizan según las políticas de este documento.
CANALES ALTERNATIVOS
Se puede obtener información a través de: Campañas telefónicas, Sitio WEB y
Correo electrónico. Campañas telefónicas: la información, para corroborar, aclarar,
completar, actualizar o suprimir la información de nuestra base de datos o con fines
de investigación de mercados. El personal informa la finalidad para el uso de la
información solicita verbalmente la autorización de uso de estos datos personales,
quedando así la grabación de la conversación y/o podrá solicitar mail de
autorización de dichos datos. El titular o persona interesada diligencia los formatos
respectivos que se encuentran la página WEB o envía su consulta, datos o
información a nuestro correo electrónico, manifestando su Autorización del uso de
sus datos personales mediante el envío de esta información. Fuerza Comercial:
Información suministrada por el titular al Asesor, vendedor o personal de la
compañía, para el diligenciamiento de formatos o ingreso de datos al sistema. El
asesor comercial o de cualquier área que tenga contacto con los Clientes de la
compañía, procederá a solicitar los Datos Personales y si es del caso o necesario
para la relación jurídica o comercial, información adicional, la cual se carga en el
sistema interno, para nuestra base de datos, consulta y fines comerciales
pertinentes. Adicionalmente, el asesor informa al cliente que su información hará
parte de nuestra base de datos, quien podrá manifestar su aceptación verbalmente
o por cualquier actuación inequívoca, tales como: Envío de orden de compra o
servicio, emisión de factura o suministro voluntario de Los datos requeridos por el
asesor.
Formato en General: Formatos o formularios (físicos o electrónicos) relacionados
con las diferentes.
Actividades de la empresa. Los Proveedores, clientes y/o prospectos, diligenciaran
los formatos respectivos que sean suministrados por el asesor o persona
responsable de la empresa.
Manifestando su autorización del uso de sus datos personales mediante el envío de
esta información, por correo electrónico o documento radicado en la sede respectiva
de la Empresa.
EXCEPCIONES PARA LA AUTORIZACIÓN:
El proceso de autorización señalado en este numeral no es necesario en los
siguientes casos:
Información requerida por una entidad pública, administrativa o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública; Casos de urgencia médica o sanitaria; Información que
por ley se requiera para fines históricos, estadísticos o científicos; Datos

relacionados con el Registro Civil de las Personas. Reclamos y consultas el
Representante podrá presentar sus reclamos o consultas de forma escrita mediante
el correo electrónico: fotocopiaelpaisa@gmail.com. Como mediante radicación de
carta en nuestra sede principal ubicada en Carrera 51 NRC. 51 – 46 teléfonos
3729922-3718544 - 3006522816, de Itagüí., solicitud que debe contener:
Nombre e Identificación
Teléfono (Fijo o Celular) en el que se pueda ubicar.
Dirección física y/o correo electrónico.
Descripción precisa, clara y comprensible del reclamo o consulta que se quiere
realizar.
En caso del reclamo los argumentos y soportes respectivos sobre los presuntos
incumplimientos.
En caso de personas jurídicas allegar la información de la persona autorizada para
recibir la respuesta.
En caso de no recibir manifestación expresa de la autorización para el uso de la
información y datos personales según lo establecido en esta política, estos
permanecerán en nuestra base de datos, no obstante, el titular podrá consultar,
modificar, aclarar, corregir o solicitar su eliminación, en cualquier momento por los
medios señalados en este documento.
Los plazos y términos para dar respuesta a los reclamos y consultas, son:
RECLAMOS: El reclamo se formulará por escrito y será revisado por el
responsable, por lo que en caso que el reclamo este incompleto, se requerirá al
titular para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del
reclamo, corrija, subsane y complete el reclamo. En caso que dentro de los dos (2)
meses siguientes a la solicitud de aclaración el solicitante no presenta la aclaración,
se entenderá el desistimiento del reclamo. Se dará respuesta al reclamo dentro de
los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo
(en cumplimiento a los términos de la política y la normatividad). En caso de requerir
un tiempo adicional para dar respuesta, se informará al solicitante y se dará
Respuesta en un tiempo no mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
CONSULTAS: La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de requerir un
tiempo adicional para dar respuesta, se informará al solicitante y se dará respuesta
en un tiempo no mayor a cinco (5) días hábiles al vencimiento del primer término.
VIGENCIA Esta política de Tratamiento de Datos Personales está Vigente a Partir
del 1 de noviembre del 2016.

MANUALES DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
GERENTE
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL CARGO: Gerente

DEPARTAMENTO: Administrativo
UBICACIÓN FISICA: Carrera 51 NRC. 51 – 46
MISIÓN DEL CARGO
Formular las políticas generales y objetivos de la empresa, garantizando que

todos los procesos que se realizan en la organización sean efectivos,
controlando los aspectos legales y bienestar colectivo según la normatividad
vigente.
RESPONSABILIDADES
 Evaluar y mejorar la organización en sus aspectos administrativos,

financieros y operativos, cumpliendo las obligaciones legales y el objeto
social de la empresa.
 Coordinar las estrategias alcanzando los objetivos y metas de la
organización encaminando el esfuerzo de los miembros.
 Dirigir la empresa, dando cumplimiento al reglamento interno del trabajo y
demás normas de la organización.
 Planear y cumplir de forma anticipada las metas la organización según los
estándares de sostenibilidad e innovación del mercado.
 Establecer estrategias para el mantenimiento del recurso humano
acatando los planes de la organización.
 Autorizar los nuevos cargos y perfiles, garantizando el buen
funcionamiento de la empresa.
 Asegurar el uso de máquinas, equipos y/o herramientas contribuyendo al
buen trato de los elementos que permiten el desarrollo diario de la
compañía.
 Controlar los problemas de la empresa a nivel financiero, administrativo,
personal y contable, aportando a las soluciones.

RELACIONES
INTERNAS EXTERNAS
 Todas las áreas de la  Proveedores, clientes, bancos y

microempresa. colaboradores.
DIMENSIONES
MONETARIAS NO MENETARIAS
 Autorización de pago e  Personal y decisiones de la

inversiones. microempresa.
PROBLEMAS
COMPLEJOS DESAFIANTES
 Disminución de ventas,  Ausentismo del personal de

Incumplimiento de los pago de nómina y trabajadores
proveedores. en general, Déficit en los
resultados de las ventas y
Planeación de soportes.
DECISIONES
AUTÓNOMAS RECURRENTES
 Si todas las decisiones de la  No aplica.

microempresa.

LUGAR EN LA ESTRCTURA ORGANIZACIONAL
PERFIL DEL CARGO
 EDAD: 28 a 45 años
 SEXO: indiferente
 NIVEL ACADÉMICO: Administración de empresas.

Además, debe contar con conocimientos y manejo en los programas Word,
Power Point, Excel.
 EXPERIENCIA: 1 año
HABILIDADES
 Orientación al resultado.
 Relaciones interpersonales.
 Liderazgo.
 Pensamiento estratégico.
 Adaptación.
 Desarrollo de los colaboradores y empoderamiento de los mismos.
 Iniciativa.

COMPETENCIAS Y DESTREZAS
 Direccionamiento estratégico.
 Conocimiento financiero.
 Normas y códigos internacionales aplicables al objeto social de la
empresa.
 Conocimiento de los procesos.
 Visión integral del negocio.
 Atención al público.
 Resolución de problemas.
 Innovación y mejora continua: identificar oportunidades de mejora
para cambiar y/o desarrollar los procesos o productos orientados al
servicio del usuario interno y/o externo.
NIVEL DEL RIESGO
RIESGO 1
DESCRIPCIÓN: Trabajos de oficina, actividades comerciales y financieras,

centros educativos, farmacias, restaurantes.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 Determinar los objetivos en los

Planeación cursos de acción que van a
seguir en la empresa.
 La distribución del trabajo a los

colaboradores.
Organización
 Aclarar los requisitos del cargo.
 De los puestos encargados, en

Control el cumplimiento de sus labores.

CONTADOR
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL CARGO: Contador

DEPARTAMENTO: Contable externo
MISIÓN DEL CARGO
Registrar de manera correcta la información contable de acuerdo con los

procedimientos de la empresa, asegurando la transparencia y confiabilidad de los
estados financieros, cumpliendo con las normatividades financieras vigentes.
RESPONSABILIDADES
 Autorizar la nómina de cada trabajador llevando un control de

incapacidades, faltas y todas las novedades generadas.
 Supervisar los documentos contables para el uso y control interno de la
empresa.
 Auditar los gastos originados por compras y servicios que cuenten con la
aprobación de la gerencia.
 Controlar todas las cuentas de cobro con su respectivo trámite llevando,
un orden de toda la documentación.
 Aprobar los módulos de cartera con contabilidad (junto con el personal
involucrado) aclarando las dudas que surjan por los pagos.
 Planear la elaboración de los informes que soliciten las entidades externas
de acuerdo con las instrucciones impartidas en el tiempo estipulado.
 Programar los comprobantes contables de egresos en el sistema que se
maneja en la empresa.
 Tramitar la póliza de responsabilidad civil evitando problemas legales.

RELACIONES
INTERNAS EXTERNAS
 Gerente  No aplica
 Secretaria
DIMENSIONES
 Títulos valores.  No aplica.
PROBLEMAS
 Fallos sistemáticos del software.  Equivocación en la elaboración

 Equivocación en la elaboración de informes.
de informes.  Falta de internet.
 Pérdida de informes.
DECISIONES
 Toma de decisiones basados en  Modificaciones en los procesos.

el análisis de la información
financiera.

PERFIL DEL CARGO
 EDAD: No aplica
 SEXO: indiferente
 NIVEL ACADÉMICO: Tecnólogo como auxiliar contable
 EXPERIENCIA: 3 años
HABILIDADES
 Pensamiento estratégico.
 Adaptación.
 Iniciativa.
 Trabajar con números, realizar cálculos.

 Liderazgo.
 orientación al servicio.
 Integridad.
 Discreción.

NIVEL DEL RIESGO
RIESGO 1

 El Inventario Y Conteo De
Mercancía con base a datos
Controlar estadísticos, revisión de la
calidad.
 Registros de las cuentas por

cobrar.
Verificación
 Realizar el seguimiento de los
ingresos y egresos.
Interpretación  Estados financieros con el fin de

reducir costos.
 Proporcionar opciones de
inversión.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar administrativa

DEPARTAMENTO: administrativo
MISIÓN DEL CARGO
Ejecutar actividades pertinentes al área secretariales asistiendo a su supervisor

inmediato, aplicando técnicas secretariales, logrando un eficaz y eficiente
desempeño acorde con los objetivos de la unidad.
RESPONSABILIDADES
 Diseñar las fichas de identificación de cada proveedor.

 Aprobar la base de datos de empleados, clientes y proveedores.
 Programar y asignar la correspondencia de las diferentes dependencias de
la empresa.
 Coordinar y asegurar el correo empresarial, identificando los diferentes
mensajes, mejorando la comunicación efectiva entre el cliente externo e
interno.
 Proporcionar el respectivo seguimiento y control de pagos de facturación,
garantizando que los productos vendidos sean pagados por el cliente.
 Auditar la información requerida por el Contador, elaborando los informes
financieros y contables en la empresa.
 Administrar y supervisar la caja menor de la empresa, atendiendo los
gastos menores del día a día.
 Controlar las cotizaciones, comparativos y compras de insumos
necesarios.

RELACIONES
INTERNAS EXTERNAS
 Gerente general y mensajero.  Proveedores y Clientes.
DIMENSIONES
 Manejo de la caja menor.  Base de datos y Facturación.
PROBLEMAS
 PQR, el proveedor no tenga  Dar respuesta oportuna a las

sistema para factura y Dar solicitudes derivadas de la
respuesta a las inquietudes de gerencia.
los clientes.  Facilitar la búsqueda de
información emitida y recibida e
inconsistencias en lo facturado
de clientes directos.
DECISIONES
 Compra de insumos para la  Consignación de viáticos.

oficina, crear buen clima laboral
y establecer un canal de
comunicación entre cliente y la
organización.

PERFIL DEL CARGO
 PERFIL DEL CARGO: Auxiliar administrativo
 EDAD: No aplica
 SEXO: Mujer
 NIVEL ACADÉMICO: Técnica o Tecnóloga como auxiliar administrativa
 EXPERIENCIA: 1 año de experiencia en el área secretarial y de oficina.
HABILIDADES
 Tomar decisiones.
 Adaptación.
 Iniciativa.

 Trabajar con números, realizar cálculos.

 Manejo del paquete office (Word y Excel).
 Servicio al cliente.
 Integridad.
 Discreción.
 Redacción y ortografía.
NIVEL DEL RIESGO
RIESGO 1

Control  Organizar los documentos y
archivos en orden alfabético.
 Con la Factura macro que envía

el proveedor, comparar los
Facturación consumos y corroborar la
información.
 Enviar facturación a cada uno
de los clientes de COPYPAISA.

DOMICILIARIO
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL CARGO: Domiciliario

DEPARTAMENTO: Operativo
MISIÓN DEL CARGO
Distribuir oportunamente los productos comprados dentro y fuera de la

organización utilizando el medio de transporte asignado por la papelería.
RESPONSABILIDADES
 Revisar la entrega de los productos internos que emita la empresa a las

diversas direcciones, brindando un buen servicio.
 Verificar la base de datos después de hacer cualquier pago o devolución
de dinero, evitando inconvenientes salariales.
 Facilitar adecuadamente sus elementos de protección a la hora de entregar
un pedido fomentando la salud ocupacional.
 Portar el casco, chaleco reflectivo y demás elementos de protección que
determine la ley para la conducción de la motocicleta o vehículo en que se
movilice.
 Informar y registrar todo los accidentes o incidentes que se presente
dándole así un debido proceso a las novedades de la compañía.
 Consolidar un servicio puerta a puerta, comprobando la efectiva
satisfacción y fidelización de los clientes de la organización.
 Entregar en buen estado los productos repartidos a cada cliente evitando
molestias en ellos y devoluciones.

RELACIONES
INTERNAS EXTERNAS
 Debe tener relación con área  Proveedores y Clientes.

administrativa tipo 1 para el
suministro de la información.
DIMENSIONES
 Es responsable directamente de  No aplica

su base (efectivo).
PROBLEMAS
 Daños en el vehículo  Retraso en la entrega y Pérdida

(motocicleta), Robo de la en la ubicación.
mercancía y Alto flujo vehicular.

DECISIONES
 No aplica  Debe tener la autorización de

cada intervención del jefe
inmediato.
PERFIL DEL CARGO
 PERFIL DEL CARGO: Domiciliario
 EDAD: No aplica
 SEXO: Hombre
NIVEL ACADÉMICO: Bachiller

Además, debe tener la licencia de conducción a la orden del día, manejo de
localización geográfica, razonamiento lógico básico y no debe tener
comparendos.
EXPERIENCIA: 1 año

HABILIDADES
 Tomar decisiones.
 Adaptación.
 Iniciativa.
 Puntualidad.
 Integridad.
 Discreción.
 Atención al detalle.
NIVEL DEL RIESGO
RIESGO 5
DESCRIPCIÓN: Fabricación de maquinaria pesada, productos tóxicos y

cáusticos, construcción, minería, hidrocarburos, bomberos.
 Entregar toda la
correspondencia a los clientes.
Prestación de servicio
 Atendiendo oportunamente,
evitando molestias y pérdida de
tiempo por devoluciones.

ASESOR DE VENTAS
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL CARGO: Asesor de ventas

DEPARTAMENTO: Operativo
MISIÓN DEL CARGO
Desarrollar las actividades propias del proceso de ventas, mercancías y

servicios no técnicos para clientes al detal, mayoristas, comerciantes,
industriales y profesionales, aplicando las normas vigentes y garantizando el
crecimiento de la empresa.
RESPONSABILIDADES
 Asesorar al cliente en los requerimientos sobre productos y servicios no

técnicos.
 Verificar los estantes y vitrinas de la papelería revisando los faltantes
de productos.
 Programar las impresoras, máquinas de plastificación y fotocopiadoras
para el debido funcionamiento.
 Almacenar los diferentes productos que lleguen a la empresa rotulando
para el proceso de inventario.
 Realizar el aseo general de la papelería para la buena presentación de
los productos y servicios ofrecidos.
 Ejecutar el manejo de caja menor para que no haya desfalcos y
perdidas en la papelería.
 Inspeccionar los productos faltantes, solicitando a los proveedores el
cumplimiento de la factura.

RELACIONES
INTERNAS EXTERNAS
 Debe tener relación con área  Clientes.

administrativa.
DIMENSIONES
 Caja menor.  No aplica
PROBLEMAS
 Robo de la mercancía, desfalco  Falla en las impresoras o

de caja menor. fotocopiadoras, Daño en la
mercancía.

DECISIONES
 No aplica.  Debe tener la autorización de

cada intervención del jefe
inmediato.
PERFIL DEL CARGO
 PERFIL DEL CARGO: Asesor de ventas
 EDAD: No aplica
 SEXO: Indiferente
 NIVEL ACADÉMICO: Bachiller

ventas y atención al cliente, manejo de impresoras, fotocopiadora y de
computador
 EXPERIENCIA: 6 meses.

HABILIDADES
 Agilidad.
 Adaptación.
 Iniciativa.
 Puntualidad.
 Integridad.
 Discreción.
 Atención al detalle.
NIVEL DEL RIESGO
RIESGO 1

 Asesorar al cliente con los

productos que desea.
Prestación De Servicio  Atender al cliente en el uso de

los computadores, de la
impresora y fotocopiadoras.

POLITICAS
PLANEACIÓN
GESTIÓN HUMANA INTERNAS Y
ESTRATEGICA
EXTERNA
DISEÑAR Y
IDENTIFICACIÓN DE NORMATIVIDAD
VALIDAR EL PERFIL
LAS VACANTES OBJETIVOS
DE LOS CARGOS
DEFINIR FUENTES Y
PUBLICAR LA RECOLECCIÓN DE
MEDIOS DE
VACANTE LAS HOJAS DE VIDA
RECLUTAMIENTO
PROCESO DE
ENTREVISTA RECLUTAMIENTO
SELECCIÓN
INDUCCIÓN Y
DECISIÓN CONTRATACIÓN
CAPACITACIÓN
BIENESTAR EVALUACIÓN DE
DESVINCULACIÓN
LABORAL DESEMPEÑO

EVIDENCIA
IDENTIFICACIÓN
MISIÓN DEL CARGO
RESPONSABILIDADES
RELACIONES

DIMENSIONES
PROBLEMAS
DECISIONES
PERFIL DEL CARGO
HABILIDADES

NIVEL DEL RIESGO

BITÁCORAS

CONCLUSIÓN DEL TRABAJO
Con este manual aprendimos a realizar los diferentes cargos que existen en las
empresas, y así obtener un mejor desempeño de estos para el buen funcionamiento
de las entidades, ya que como gestores del talento humano debemos saber qué
competencias y aptitudes tiene un trabajador en el cargo que va a realizar con el fin
de que haya una buena productividad tanto interna como externa en la organización.

CIBERGRAFÍAS
COPYPAISA:
https://www.paginasamarillas.com.co/empresas/copypaisa-ltda/itagui-32474161
https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-111659112-dt-content-rid-
879273145_2/courses/P112005_F1749521_RG5_C9202/MARMOPLAST%20MEDELL%C3%8DN%20
S.A%281%29.pdf
Gerente:
http://papelerianacionaltda2011.blogspot.com/2011/04/manual-de-funciones.html.
https://www.linkedin.com/in/jaime-arturo-alvarez-cata%C3%B1o-a9b9754a.
http://aldf.gob.mx/archivo-ad19fdab877252c86e62478df456e083.pdf.
Contador:
http://www.silvotecnia.com/files/uploads/documents/A_GER_40_PERFIL_CARGO_DE_CONTADOR
_V1_OK.pdf.
https://actualicese.com/actualidad/2018/02/28/areas-de-competencia-de-un-contador-publico-
asi-debe-ser-su-perfil/.
Flujograma:
https://www.lucidchart.com/pages/es/landing/flujograma?utm_source=google&utm_medium=cp
c&utm_campaign=es_colombia_desktop_nb_x_bmm&km_CPC_CampaignId=1501207862&km_CP
C_AdGroupID=59409725753&km_CPC_Keyword=%2Bflujograma&km_CPC_MatchType=b&km_CP
C_ExtensionID=&km_CPC_Network=g&km_CPC_AdPosition=1t1&km_CPC_Creative=28680866015
1&km_CPC_TargetID=kwd-
343027817961&km_CPC_Country=1003659&km_CPC_Device=c&gclid=EAIaIQobChMI_66ixai34QI
VBkGGCh3RAQ-pEAAYASAAEgIPzfD_BwE.
Asesor comercial:
https://www.occ.com.mx/perfiles-laborales/11-asesor-comercial-ventas.
Normatividad:
https://www.arlsura.com/index.php/decretos-leyes-resoluciones-circulares-y-jurisprudencia.

AGRADECIMIENTOS
Queremos agradecer en primer lugar al señor Jorge Milton Zapata,

administrador de la microempresa COPYPAISA, quien nos abrió las puertas
para el desarrollo del proyecto, brindándonos la ayuda y el espacio necesario
para estar con él y su esposa, informándoles a los colaboradores en el
momento de las visitas, quienes estuvieron dispuestos a compartir su
experiencia en la microempresa y como viven su día a día en ella.
Agradecerle al instructor Jaime Hoyos por su asesoría y correcciones en la

redacción de nuestro trabajo, gracias por siempre estar ahí pendiente.


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PROYECTO INFORMATIVO

ELIZABETH BETANCUR MACÍAS

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) ITAGUI

COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

PRESENTACIÓN MANUALES DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. ................................. 3

COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

El siguiente manual de funciones describe de manera clara y concisa los cargos

El objetivo de este trabajo es dar orientación a los miembros de la organización para

En procura que el proceso sea exitoso el manual se encuentra actualizado a la

COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

COPYPAISA es una empresa dedicada a la prestación de servicios de fotocopiado

Prestar servicios de fotocopiado y distribución de productos de papelería de alta

 Entregar un servicio rápido para los pedidos a domicilio y así satisfacer a

En el momento que se incumplan estas políticas se le aplicara un memorando al

COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

1. Llegar a tiempo al puesto de trabajo

1. El empleado no deberá estar involucrado en escándalos de orden público

 SERVICIO: Buscamos la Excelencia por medio de una constante actitud de

COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

1. Construir programas y procesos de innovación en la prestación de

1. Utilizar de manera adecuada los materiales y utensilio de aseo, para así no

1. Dar bolsa acorde al producto vendido, siempre y cuando la necesite.

COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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NOMBRE DEL CARGO: Gerente

MISIÓN DEL CARGO

Formular las políticas generales y objetivos de la empresa, garantizando que

 Evaluar y mejorar la organización en sus aspectos administrativos,

COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

 Todas las áreas de la  Proveedores, clientes, bancos y

 Autorización de pago e  Personal y decisiones de la

 Disminución de ventas,  Ausentismo del personal de

 Si todas las decisiones de la  No aplica.

COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

PERFIL DEL CARGO

 NIVEL ACADÉMICO: Administración de empresas.

COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

NIVEL DEL RIESGO

DESCRIPCIÓN: Trabajos de oficina, actividades comerciales y financieras,

 Determinar los objetivos en los

 La distribución del trabajo a los

 De los puestos encargados, en

COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

NOMBRE DEL CARGO: Contador

MISIÓN DEL CARGO

Registrar de manera correcta la información contable de acuerdo con los

 Autorizar la nómina de cada trabajador llevando un control de

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 Títulos valores.  No aplica.

 Fallos sistemáticos del software.  Equivocación en la elaboración

 Toma de decisiones basados en  Modificaciones en los procesos.

COPYPAISA LTDA | CR 51 # 51-50 local 109 en Itagüí

PERFIL DEL CARGO

 NIVEL ACADÉMICO: Tecnólogo como auxiliar contable

 Trabajar con números, realizar cálculos.