Casos prácticos

1. Caso 01:

Para modernizar el sistema de información de la empresa dedicada a las ventas de

productos de limpieza “TODO LIMPIO E.I.R.L” utilizando la técnica de los
diagramas de flujo de dato s (DFD). Obtener diagrama de contexto, diagrama de
nivel 1 y diagrama de nivel 2. La actividad principal de la empresa objeto de estudio
consiste en ofertar productos de limpieza. El funcionamiento es el siguiente: A partir
del informe que envía al área de estudio de mercado de la empresa, se contacta
telefónicamente con los posibles clientes y se concierta con ellos una cita en la
empresa para ofertarles algún producto. Al contactar telefónicamente con ellos se
les toman sus datos personales para posteriormente realizar e-mail marketing de
ofertas. También se guardan los datos referentes a la cita. Para todas las citas
concertadas se debe de realizar un control de acceso de las visitas que básicamente
consiste en: solicitar la identificación de cualquier persona que acceda al recinto. No
se permitirá entrar a ninguna persona que no tenga cita previa. A las personas que
tengan cita concertada se les entregará una tarjeta de entrada, la cual deberán
entregar a la salida firmada por el empleado al que han visitado. Semanalmente los
empleados de la empresa generan un informe detallado a partir de los resultados
obtenidos en las visitas realizadas que se envía al departamento de marketing (para
ello, primero se clasifican los resultados de las visitas por perfiles de empresa).
2. Caso 02:

En un Campus Universitario de UAP, la información suministrada por la Centralita

de Teléfonos es procesada actualmente de forma manual. Esto hace imposible la
generación de informes y estudios estadísticos de dicha información. Por este
motivo, se quiere desarrollar un sistema que permita realizar de forma automatizada
la recogida de la información producida por la Centralita como resultado de las
llamadas que realizan las distintas extensiones y a los departamentos del Campus;
el mantenimiento de toda la información relativa a las extensiones y a los
departamentos y, por último; la generación de los listines telefónicos de la
información relativa a las extensiones de la universidad. La infraestructura del
Campus Universitario es la siguiente: La Dirección o Decanato, los Departamentos,
y el Centro de Cálculo encargado de gestionar el Sistema. El sistema emitirá, al
terminar cada mes, los informes de gastos para el Decanato y los Departamentos.
La generación de los informes se realiza a partir de los datos emitidos por la
Centralita como resultado de las llamadas efectuadas por las distintas extensiones
telefónicas.

Además de los informes anteriores, el Decanato y/o los Departamentos podrán

solicitar informes de un período de tiempo determinado. El Decanato notificará al
sistema las modificaciones que se produzcan en los datos de las Extensiones y los
Departamentos. Se desea mantener almacenada la información correspondiente a
las llamadas realizadas.
3. Caso 03:

La Empresa INFOSISTEL dedicada a la prestación de servicio telefónico tiene un

proceso clave en una empresa es la contratación de empleados para su buen
funcionamiento. Después de todo, sin talentos, una empresa no puede funcionar.

Este proceso involucra una solicitud de quien necesita el nuevo empleado, la

selección de CV por parte de recursos humanos, los anuncios sobre las vacantes,
las pruebas y entrevistas, tanto por RH como por el solicitante, así como la
aprobación del contrato por el director del sector específico.

Para la evaluación de CV por parte de recursos humanos se realiza una consulta

de todos los certificados y constancias que sean originales de trabajo, certificados
de antecedentes policiales y judiciales, el tiempo de experiencia que el puesto en
otras empresas. Además, se debe verificar la cantidad de vacantes a contratar y
elaborar un cuadro de mérito para su publicación.

4. Caso 04:
La empresa dedicada al servicio de alquiler de vehículos “SERVIMOVIL S.A.C” objeto de
estudio es el alquiler de vehículos sin conductor. Normalmente, la empresa compra los
vehículos al comienzo de temporada y los vende al finalizar ésta. El conjunto de vehículos
que en un momento dado posee la compañía para el desarrollo de su actividad se denomina
flota. Cuando se compra un vehículo a un concesionario, antes de incluirse en la flota se
debe de clasificar según el tipo de uso al que esté destinado (turismo, furgoneta, combi,
industrial) y debe de pasar una revisión inicial (limpieza, verificación de niveles,
combustible, agua, etc.) para comprobar que está en perfecto estado. Los clientes con los
que trata la compañía pueden dividirse en 2 categorías, clientes directos que son personas
particulares que acuden a alquilar un vehículo, o agencias que se encargan de alquilar
coches para sus clientes. Para el caso de los clientes directos, la solicitud de alquiler de un
vehículo se materializa en un contrato donde figuran las condiciones de uso y los datos
relativos a dicho acto. Cuando todos los datos del contrato están formalizados, se calcula
el importe de la fianza (fianza es la cantidad que se anticipa a cuenta en concepto de
garantía) en función del tipo de vehículo y posteriormente el cliente hace una liquidación
previa. El contrato queda abierto hasta la devolución del vehículo, momento en que se
realizará la liquidación definitiva del mismo. Para el caso de las agencias, éstas pagan
mensualmente a la empresa por el importe total de los vehículos alquilados en ese periodo,
gestionando individualmente todos los aspectos vinculados a la actividad del contrato
(fianzas y liquidaciones). Además, anualmente reciben por parte de la empresa una
comisión según el número de vehículos alquilados. En ambos casos, al asignar un vehículo
hay que tener en cuenta las reservas pendientes de asignación por si se produjera alguna
petición simultánea de un mismo vehículo y siempre que se devuelva un vehículo éste debe
de pasar una revisión periódica para prepararlo antes de volver a ser utilizado. La empresa
también puede realizar operaciones de venta de algunos vehículos de la flota a clientes
particulares al cabo de cierto periodo de tiempo de pertenencia (6 meses). Estas
operaciones de venta se pueden facturar según dos tipos de pago: contado o mediante la
financiera de la empresa. En el primer caso el dinero se ingresa directamente en la cuenta
bancaria de la empresa mientras que en el segundo caso la empresa recibe de la financiera
el importe total del vehículo y entrega al cliente la documentación del préstamo formalizado
con la financiera.

5. CASO 05.

La empresa “DON LUCHO” es una empresa dedicada al rubro de la

comercialización de productos de primera necesidad, en la cual Ronal es uno de
sus trabajadores que está encargado de elaborar el informe trimestral de gerencia
para la empresa. En el informe de gerencia, se revisan los indicadores de gestión
que se puntualizan a continuación:

 Ronal con un tiempo de anterioridad a la reunión, debe revisar qué indicadores

se van a analizar en este trimestre.
 Luego debe solicitar la información con un tiempo prudente a la reunión, para
que los diferentes procesos consigan enviarle los datos necesarios para que él
pueda elaborar el informe. En ocasiones los procesos se olvidan de enviar los
indicadores o no lo envían de forma oportuna, para lo cual, Ronal habla con su
jefe inmediato para que sea él quien pida la información.
 Posteriormente, el plasma los datos en un archivo de Excel y de esta manera
genera los indicadores.
 Ronal revisa uno a uno los indicadores y los compara con los del mes anterior.
Si la variación de un indicador entre un mes y otro es mayor al 10%, solicita
una explicación ante este hecho. Ronal genera el informe en una presentación
de Power Point.
  Finalmente, Ronal envía el informe a su jefe. Él se encargará de mostrarlo en
la reunión de gerencia.
6. CASO 06

La empresa “TELCEL S.I.R.L” es una tienda dedicada a la comercialización de

celulares y se desea hacer una restructuración de sus procesos que a continuación,
se detalla el proceso existente en una empresa para el pago a proveedores. Los
proveedores emiten las facturas y las entregan en el Departamento de Contabilidad
y en éste departamento se registra en el sistema contable de la empresa, es decir,
digitan la información contenida la factura en un sistema computarizado. Luego, son
enviadas al Gerente de Compras todas las facturas que hayan llegado en el día,
para su visto bueno (firma en señal de conformidad). El Gerente de Compras evalúa
cada factura, de estar conforme es enviada a Caja para su pago. Las facturas no
conformes son devueltas al Departamento de Contabilidad para que sean
descargadas del sistema contable y devueltas al proveedor.

7. CASO 07

El proceso de inducción en toda organización es una actividad importante que tiene

como objetivo integrar al nuevo trabajador a la empresa, creando un sentimiento de
pertenencia y compromiso de éste con su nuevo centro de labores. El procedimiento
para la inducción de la empresa “Spice Vegetal S.A.C” es una empresa que se
dedica a la exportación de espárragos en el Perú y sus actividades a las que se
dedica le exigen el contrato de personal para sus operaciones para ello realiza las
siguientes actividades como se menciona a continuación para la integración de
personal nuevo: El Asistente del área de RR.HH. da la bienvenida al nuevo
trabajador, luego de ello le explica brevemente el organigrama de la empresa,
seguidamente le informa de otros datos importantes (como por ejemplo el horario
de trabajo, la ubicación de su lugar de trabajo, el tiempo de refrigerio, la forma de
pago del sueldo, etc.). Una vez que el asistente termina de dar al trabajador toda
esta información, imprime el formato de inducción, el cual le pide al trabajador
que llene y firme. Con el formato firmado, el trabajador se dirige al área de
Asistencia Social, donde una asistente recibe el formato firmado y le brinda
información sobre los beneficios asistenciales que da la organización. Finalmente,
la asistente social registra (digita) y archiva la información del formato en el sistema
(base de datos) con lo que termina el proceso de inducción. Se pide elaborar el
flujograma funcional correspondiente para este procedimiento.
8. CASO 08

La Financiera “TU PRESTAMO SEGURO” es una empresa dedicada a dar

préstamos. Tiene su oficina Central en Chiclayo y 52 sucursales por todo el Perú.
Se está pensando en una restructuración de su sistema de préstamos por las
siguientes razones: El presente sistema de préstamos es un anticuado sistema que
no satisface los requerimientos de la empresa por motivo que ha tenido un
crecimiento significativo desde su creación, el sistema está nada más funcionando
en la oficina principal en donde se están procesando datos sobre los impresos que
llegan de las sucursales por correo. El sistema está llegando a resultar imposible de
mantener ya que está al límite de su capacidad, causando innumerables retrasos.

La financiera cuenta con grandiosos planes de expansión. En ocho años tiene

planificado llegar a tener 250 sucursales en todo el país. La oficina central valida las
solicitudes de préstamos que llegan desde las sucursales, lo primero que hacen es
pedir un informe al registro nacional de prestamistas (para asegurarse de que el
cliente no tiene antecedentes de préstamos impagados en otras compañías) el
registro nacional envía el informe correspondiente, el cual junto con la información
de préstamos pendientes y de préstamos de morosos que tiene la compañía, sirve
para filtrar los clientes posibles que se dejan en una carpeta para el director.
Finalmente es éste el que tiene la última palabra en la aceptación o no de las
solicitudes. Si la solicitud es rechazada se le envía una notificación a la sucursal. Si
es aceptada se pasa a producir la documentación del préstamo que básicamente
consiste en producir el cheque con el monto del crédito (que se envía a la sucursal)
más la documentación adicional, por último, estos préstamos a formalizar se dan de
alta como préstamos pendientes y se obtienen las letras de devolución que se
envían a la sucursal. Una vez al mes se generan informes de control para por un
lado enviar los avisos de impagados a los clientes con préstamos pendientes (los
préstamos impagados se guardan en una carpeta de préstamos de morosos), y por
otro generar el informe de nuevos préstamos producidos en el mes para el
departamento de Contabilidad. Los pagos de las letras se pueden realizar tanto en
las sucursales como en la central. Para todos los pagos realizados en una sucursal
se remite su correspondiente aviso de pago a la central donde se registra. Si el
cliente paga en la central, este pago se verifica, para todos los pagos válidos se
generan notificaciones de avisos de pago a la sucursal responsable de ese
préstamo. Los pagos se ingresan en el banco de la financiera. Finalmente, y una
vez al mes se produce el informe mensual de pagos para el departamento. de
Contabilidad. Utilizando la metodología de Análisis Estructurado, especificar el
sistema (oficina central) con los siguientes DFD's: Diagrama de contexto, diagrama
de nivel 1 y diagrama de nivel 2.