Ficha de Lectura 04

Unidad Didáctica Contabilidad General I

Fecha:
L
LIBROS DE CONTABILIDAD

LIBROS DE CONTABILIDAD: Son libros especiales donde se anotan o registran en forma

ordenada, analítica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que realiza a empresa,
a fin de conocer la situación económica financiera de la misma, en un determinado periodo de
tiempo.

1. IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica del país. Desde el
punto de vista jurídico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o
disposiciones establecidas: en lo económico en base a los datos que nos proporcionan se
podrán realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherente; en lo funcional
nos conduce a la realización de una buena administración. Su importancia radica:

I. Para la Empresa:
a. Faculta el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa.
b. Nos dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un periodo de
tiempo determinado.
c. Sirven de sustentación y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas
objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar.
d. En líneas generales representan la fotografía de los acontecimientos mercantiles de la
empresa. Permiten registrar las entradas y salidas de los recursos de una empresa dando a
conocer los resultados de la gestión en un periodo determinado.

II. Para la Administración Tributaria:

Los libros y registros son importantes porque sirven para la determinación de las
obligaciones tributarias ya que a través de las operaciones contables registradas en cada
libro o registro tributario se puede verificar la buena o mala intencionalidad del sujeto
tributario y que en muchas de los casos deviene en una contingencia tributaria. Es por ello
que mediante el Art. 87 del TUO del Código Tributario se ha determinado que:

"Los administradores están en la obligación de facilitar las labores de fiscalización

llevando los libros de contabilidad u otros registros exigidos por ley registrando
las actividades u operaciones que se vinculan con la tributación conforme a lo
establecido en las normas pertinentes"

2. CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABLILIDAD

El art. 33 del Código de Comercio regula los principales aspectos de contabilidad estableciendo los
libros y registros vinculados a asuntos tributarios:
a. Clasificación Legal:
Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro
Libros y
Mayor
registros
Principales Balance de Comprobación

Registro de Ventas e Ingresos

Registro de Compras
Libro caja y Bancos
Libros Registro de Control De Inventarios
Libros y Auxiliares Registro del Activo Fijo
Registros Obligatorios
Contables Registro de Retenciones
Registro de Percepciones
Registro de Consignaciones
Registro de costos

Libros
Auxiliares Libro de letras por pagar Libro de
Voluntarios letras por cobrar Libro Bancos Libro
Caja Chica Libro de Exportaciones
Libro de Importaciones, etc.

Libros Principales.- Representan la columna vertebral de todo sistema contable son la

base para la formulación de los estados financieros en ellos se registra la información
diaria de los libros auxiliares.
Libros Auxiliares.- Son libros clasificados, como complementarios es decir que auxilian a los
libros principales, se subdividen en obligatorios:
 Obligatorios - En ellos se anotan las operaciones diarias que pueda tener la empresa,
guardan una íntima relación con el libro diario, por ejemplo tenemos: los registros de
compras y ventas que son considerados como auxiliares obligatorios a fin de determinar las
operaciones gravadas y no gravadas con respecto al IGV.

 Voluntarios.- Como su nombre lo indica son voluntarios a fin de mejorar el aspecto

administrativo facilitando la toma de decisiones, como ejemplo tenemos los registro 8* letras
por cobrar y pagar, libro bancos, registro de caja chica etc.

b. Clasificación Tributaria: RS. N° 234-2006-SUNAT

1. Libro Caja y Bancos
2. Libro de ingresos y gastos
3. Libro de inventarios y balances
4. Libro de retenciones
5. Libro diario
6. Libro mayor Registro de activos fijos
7. Registro de compras
8. Registro de consignación
 9. Registro de Costos
10. Registro de Huéspedes
11. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas de Registro de Inventario
Permanente valorizado
12. Registro de ventas e ingresos
13. Registro de ventas e ingresos. Art. 23 R.S. 266-2004-SUNAT
14. Registro del régimen de percepciones
15. Registro del régimen de Retenciones
16. Registro de retenciones. Art. 77 Impuesto a la Renta
17. Registro lVAP
18. Registro Auxiliares de adquisiciones Art. 8 R.S. 022-98/SUNAT
19. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A, 1er párrafo. Art. 5 R.S. 0.21-99/SUNAT
20. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A, 1er párrafo. Art. 5 R.S. 142-01/SUNAT
21. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso C, 1er párrafo. Art. 5 R.S. 256-04 /SUNAT
22. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A, 1er párrafo. Art. 5 R.S. 257-04/SUNAT
23. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso C, 1er párrafo. Art. 5 R.S. 258-04/SUNAT
24. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A, 1er párrafo. Art. 5 R.S. 255-04/SUNAT
25. Libro de Actas de la E.I.R.Ltda...
26. Libro de Actas de la empresa General de Accionistas
27. Libro de Actas del Directorio
28. Libro de Matricula de Acciones
29. Libro de Planillas
De los libros antes mencionados algunos de ellos podemos decir que son considerados como
principales:
 Libro de Inventarios y Balances y Formatos o Libro
 Libro diario
 Libro mayor
 Balance de comprobación
Así mismo los contribuyentes podrán optar por llevar otros libros y registros distintos a los
señalados anteriormente según las necesidades de la empresa, previamente se dará a conocer a
la SUNAT sobre tal determinación.
6. EL RUC COMO PASO PREVIO PARA LA UTILIZACION DE LOS LIBROS DE
CONTABILIDAD
Toda persona que desea iniciarse en un negocio sea cual fuere su actividad deberá obtener el
Registro Único del Contribuyente (RUC) emitido por la SUNAT cuyo registro informático contiene
los datos de identificación de las actividades económicas del contribuyente. El RUC es de uso
exclusivo y obligatorio para su titular en toda declaración o tramite que realice el contribuyente,
consta de 11 dígitos.
Están obligados a inscribirse en el RUC todos los peruanos y extranjeros domiciliados o no en el
país “adquieren la condición de contribuyente y/o responsables de tributos administrados y/o
recaudados por la SUNAT”.Deberán inscribirse durante 30 días calendario anteriores a la fecha de
inicio de sus actividades.
Una vez que el contribuyente se haya inscrito en el Registro Único del contribuyente
(RUC) podrá hacer uso de los libros contables requeridos según el régimen tributario
establecido.
7. PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD
De acuerdo a la Ley de Profesionalización del contador, los comerciantes con intervención de un
Contador Público colegiado serán los que supervisen y rubriquen los libros de Contabilidad según
 sea el caso, algunos libros o en forma compleja. La SUNAT como administradora de tributos podrá
exigir al contribuyente el registro de sus ingresos y gastos los cuales serán anotados en libros
especiales a fin de asegurar la verificación e su situación impositiva. Los contribuyentes del
Impuesto a la Renta podrán mantener a documentación sustentadora e información relativa a sus
operaciones contables bajo e sistema de microfilmado en la forma, plazo y condiciones que
establezca la SUNAT. De acuerdo al Artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta están obligados
a llevar libros de contabilidad las personas Jurídicas y Naturales sea cual fuere el régimen tributario
a que pertenezcan, con la finalidad de proteger los intereses que confluyen en la empresa.
8. SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE A ADOPTARSE
Todo negocio a fin de registrar sus operaciones comerciales debe elegir el sistema de
contabilidad a adaptarse en la empresa a través del cual se anotarán los registros o libros
tributarios. Una vez elegido el sistema de contabilidad no podrá ser variado en el curso del
ejercicio hasta el ejercicio siguiente:
a) Sistema Manual
Este método consiste en asentar los libros contables en forma manual, proponiéndose como
condición, una buena escritura, legible y sin errores, teniendo como actores- el tenedor de libros y
el contador público, este último como supervisor. La Contabilidad llevada en forma manual tiende a
desaparecer porque no está acorde con la rapidez con que los interesados necesitan la información
financiera.
Sistema Computarizado:
Como su nombre lo indica, el registro de datos y obtención de la información lo realizamos a través
de una computadora cuyas instrucciones que utiliza derivan de un programa llamado software, el
cual consiste en una serie de programas que hace que la computadora realice el trabajo deseado
“el software de contabilidad acepta, edita y almacena datos de operaciones y genera los informes
que utilizan los administradores para manejar el negocio”.

El sistema computarizado paulatinamente va reemplazando al sistema manual porque presenta

ciertas ventajas que la hacen más asequible, ya que simplifican el proceso de registro de los libros
contables, la información es más exacta que los presentados por los sistemas manuales, tienden a
tener menos errores y proporcionan una información más rápida en el tiempo requerido.
b) Sistema Electrónico
A través de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT de fecha 31 de diciembre de
2009 se estableció como tercera opción el llevado de libros y registro vinculados a asuntos
tributarios de una forma electrónica cuya información también está ligada a un programa de
software el cual debe ser proporcionado por la SUNAT bajo los siguientes procedimientos:
1. El contribuyente deberá obtener el software desde la página web de la
SUNAT e instalarla en su computadora en cualquiera de los sistemas Windows,
Linux y Mac.
2. EI contribuyente genera en sus propios sistemas de contabilidad sus propios
libros y registros.
3. EI programa de libros electrónicos (PLE) una vez instalados en la computadora genera un
resumen el cual debe ser enviado a la SUNAT para la obtención de la constancia de recepción.
4. EI PLE es un software que permite la validación y verificación y la generación de los reportes de
los libros y registros electrónicos de acuerdo a las condiciones establecidas por la SUNAT y sobre
la base de la información contable proporcionada por el contribuyente.
El sistema de llevado de los libros y registros electrónicos serán aplicados a partir del 1 de julio
del 2010.
 Bien, previamente el contribuyente podrá afiliarse en forma opcional siempre que cuente con el
código de usuario y clave sol y esté en el Régimen General y Régimen Especial, así como
también tenga en su RUC su condición de domiciliado fiscal habido.

9. OBLIGATORIEDAD DE LOS LIBROS A LLEVAR SEGÚN LA CATEGORIA DE RENTAS QUE

PERCIBAN.

Todo contribuyente tiene como objetivo formar o crear una empresa para obtener lucro cuya
rentabilidad está sujeta a impuestos por lo que debe elegir opciones de tipo tributario, es decir
asumir su obligatoriedad en base a los regímenes elegidos, ya sea el Régimen General, Especial
o Único Simplificado fijándose para cada uno de ellos los libros a llevar, veamos:

CATEGORIA RENTA SUJETOS OBLIGADOS LIBROS QUE DEBEN

LLEVAR

TERCERA a) Régimen General CONTABILIDAD

Art. 15 ley I. Renta COMPLETA
Personas Jurídicas
Personas Naturales
Sucesiones Indivisas
Asociaciones en
Participación
Sociedades de Hecho
Joint Ventures Consorcios
Comunidad de Bienes
Si sus ingresos brutos
superan las 150 UIT.

Sea persona natural o jurídica Registro de Compras j

hasta 150 UIT de ingresos Registro de Ventas
brutos anuales Libro Diario Formato
Simplificado
Planilla Electrónica (1)

b) Régimen especial
 Personas Naturales y Registro de Compras j
Jurídicas que realicen Registro de Ventas
actividades de Extracción, Planilla Electrónica (1)
Manufactura y
Comercialización,
Producción de Bienes y
Venta de Servicios.

c) Nuevo Régimen Planilla Electrónica (1)

Único Simplificado
art. 120 ley
Impuesto Renta

Cuarta a) Personas Libro de Ingresos y/o Gastos

Naturales art. 65 según corresponda
ley Impuesto Renta

L as Sociedades de Hecho, Asociaciones en Participación, Joint Venture, Consorcios y Comunidad

de Bienes deberán mantener contabilidades independientes, de los socios o partes contratantes,
tanto para el manejo de la gestión del negocio como para la información a la SUNAT.

10. LIBROS QUE CONFORMAN LA CONTABILIDAD COMPLETA

Para efectos del Inciso A del tercer párrafo del Art. 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, los y
registros que integran la contabilidad completa son los siguientes:
a. Libro Caja y Banco
b. Libro De Inventarios y Balances
c. Libro Diario
d. Libro Mayor
e. Registro de Compras
f. Registro de Ventas e Ingresos.
Asimismo a los anteriores se agregad los siguientes libros y registros que también integran la
contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de
acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta.
a. Libro de Retenciones
b. Registro Activos Fijos
c. Registro dé Costos
d. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas
e. Registro de Inventario Permanente Valorizado
De igual forma por disposición legal del D.L. 234-2006/SUNAT estos libros y registros
tributarios van acompañados de ciertos formatos los cuales contienen una información
mínima que deben ser llevados de una manera obligatoria a partir del 01 de enero del
 2009. Los libros y registros que conforman la contabilidad completa podemos clasificarlos
en dos grupos:
a. Libros y registros que se anotan mensualmente:
 Registro de ventas
 Registro de compras
 Libro Caja y bancos
 Libro diario
 Libro mayor
 Registro de consignaciones
 Registro de inventario permanente valorizado
b. Libros y Registros que se anotan anualmente
 Libro de inventarios y balances
 Registro de costos (Solo para empresas de producción)
A partir de la fecha antes mencionada los contribuyentes deberán observar el formato y la
información mínima que contempla las normas contables. Por consiguiente la utilización de
los formatos tiene carácter de obligatorio solo para aquellas empresas que llevan su
contabilidad en forma manual.
A pesar de que la norma exige tomar en cuenta el rayado o diseño propuesto para cada
formato, sin embargo el contribuyente podrá incluir o eliminar columnas si es que algún
formato así lo requiere tomando en cuenta la información mínima que los organismos
competentes solicitan.

11. LIBROS QUE CONFORMAN LA CONTABILIDAD COMPLETA

Para efectos del Inciso A del tercer párrafo del Art. 65 de la Ley del Impuesto a la
Renta, los y registros que integran la contabilidad completa son los siguientes:
a) Libro Caja y Banco
b) Libro De Inventarios y Balances
c) Libro Diario
d) Libro Mayor
e) Registro de Compras
f) Registro de Ventas e Ingresos.
Asimismo a los anteriores se agregad los siguientes libros y registros que también
integran la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre
obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta.
a) Libro de Retenciones
b) Registro Activos Fijos
c) Registro dé Costos
d) Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas
e) Registro de Inventario Permanente Valorizado
De igual forma por disposición legal del D.L. 234-2006/SUNAT estos libros y registros
tributarios van acompañados de ciertos formatos los cuales contienen una información
mínima que deben ser llevados de una manera obligatoria a partir del 01 de enero del
2009. Los libros y registros que conforman la contabilidad completa podemos
clasificarlos en dos grupos:
a) Libros y registros que se anotan mensualmente:
  Registro de ventas
 Registro de compras
 Libro Caja y bancos
 Libro diario
 Libro mayor
 Registro de consignaciones
 Registro de inventario permanente valorizado
b) Libros y Registros que se anotan anualmente o Libro de inventarios y balances
 Registro de costos (Solo para empresas de producción)
A partir de la fecha antes mencionada los contribuyentes deberán observar el formato y
la información mínima que contempla las normas contables. Por consiguiente la
utilización de los formatos tiene carácter de obligatorio solo para aquellas empresas
que llevan su contabilidad en forma manual.
A pesar de que la norma exige tomar en cuenta el rayado o diseño propuesto para cada
formato, sin embargo el contribuyente podrá incluir o eliminar columnas si es que algún
formato así lo requiere tomando en cuenta la información mínima que los organismos
competentes solicitan.

11. PROCESO DE LEGALIZACION

En si es el acto por el cual el notario público u otro procede a aperturar los libros y registros-
efectos que los mismos tengan la validez que las leyes requieran.
Los notarios o Jueces que legalizan los libros de contabilidad colocaran una constancia en |s
primera hoja de los mismos con la siguiente información:
a) Numero de legalización asignado por el notario o juez según sea el caso.
b) Apellidos y Nombres, denominación o Razón Social del Deudor Tributario.
c) Numero de RUC
d) Denominación del libo o Registro.
e) Numero de folios de que consta
f) Fecha y lugar en que se otorga
g) Sello o firma del notario o Juez según sea el caso.
 Foliación:
Una vez registrada la legalización del libro contable en la primera página se procede a la
foliación en cada página sea esta manual o computarizada.
Todos los folios llevarán sello notarial. Es importante aclarar que los libros contables deben ser
legalizados antes de su uso, incluso cuando se utilicen hojas sueltas, continuas o
computarizadas.
 ¿A qué se denomina folio? Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de
las páginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliación:

Foliación Simple: Cada registro tiene su propia numeración y van de uno en uno. Ejemplo 1, 2,
3,4,. etc.
 Foliación Compuesta o Doble: La numeración correlativa de las páginas van de dos en
Ejemplo: 1-1,2-2,3-3, etc.
Los folios principales deben ser legalizados obligatoriamente. Desde el punto de vista los
registros auxiliares sirven de control interno y son potestativos, se usan de acuerdo a las
características de cada empresa, no necesitan ser legalizados. Al legalizar los libros se
abonarán los derechos notariales más el Impuesto General a las Ventas respectivo.
De acuerdo con la Ley de Profesionalización del Contador, para iniciar el Operaciones, es
necesario que el Notario o Juez de Paz Letrado certifique la legalización de los Libros
Contables. Si se desea legalizar un segundo libro u hojas sueltas acreditar haber concluido el
anterior o demostrar en forma fehaciente su pérdida.

El tiempo que deben conservarse los libros será mientras el tributo este prescrito, referente al
atraso máximo que debe tener los registros de Ventas y Compras en cuanto a su registro este
debe ser de 10 días hábiles siguientes a la emisión del comprobante de pago respectivo.

12. EL PROCESO CONTABLE

Todo proceso contable tiene un sistema de integración, donde se entrelazan todos los libros de
contabilidad, sean estos principales o auxiliares.
Estos libros o instrumentos materiales están conexionados o unidos mutuamente siguiendo una
secuencia lógica de acuerdo a sus funciones de cada uno de ellos tiene. A medida que los
hechos se producen, se van registrando en los libros de contabilidad los elementos contables
según sus características patrimoniales que han intervenido en ellos como son causa y efecto.
La secuencia cronológica que todo proceso contable sigue, se basa en el siguiente esquema.