ACTIVIDAD 1 CUESTIONARIO AA2

QUÉ CONOCE ACERCA DE LA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD ?

Es una recopilación y evaluación de la evidencia sobre la información de una

entidad, para determinar e informar el grado de cumplimiento entre la Información
y los criterios establecidos.

También es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las

evidencias relacionadas con los informes sobre actividades económicas y otras
situaciones que tienen una relación directa con las actividades que se desarrollan
en una entidad pública o privada. En resumen, consiste en determinar el grado de
precisión del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así
como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios
establecidos para el caso.

• ¿QUÉ CONOCE ACERCA DE LAS FASES PARA REALIZAR UNA

AUDITORIA INTERNA?

FASES DE LA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD.

A continuación se establecen las distintas fases de una auditoría interna de

calidad.

Planificación auditoría interna de calidad.

El responsabilidad del proceso de gestión de calidad (Coordinador de calidad) del

Centro de Investigaciones para el Desarrollo CID elaborar el cronograma anual de
auditorías internas de calidad (FT-CPP-01 Cronograma de actividades) para que
el representante de la dirección lo someta a su respectiva aprobación por el comité
directivo.

Es necesario planificar y realizar como mínimo una auditoría interna de calidad a

los procesos de la organización cada seis meses, para determinar si el Sistema de
Gestión está conforme a los requisitos de la Norma NTC-ISO 9001 versión 2000,
al igual que verificar la implementación de los lineamentos directivos de la
organización.

El responsable del proceso de gestión de calidad (Coordinador de calidad) elabora

el Programa de auditoría interna (FT-AGC-09), para lo cual deberá tener en
cuenta los resultados de la última auditoría (excepto la primera auditoría interna),
al igual que el estado y la importancia de los procesos a auditar, dicho programa
debe contener:

 Los procesos y proyectos auditados.

 Las fechas y lugares donde se conducirá la auditoría
 Las actividades a desarrollar en la auditoría interna.
 El objetivo, alcance y criterios de la auditoría.
El tiempo y personal auditado.

El Representante de la dirección es responsable de presentar y gestionar la

aprobación del programa de auditorías internas, al igual que seleccionar y asignar
el equipo auditor encargado de planificar y realizar la auditoría de calidad,
asegurando que ninguno de los auditores examine su propio proceso o área de
trabajo.
Preparación de la auditoría.

Por lo menos siete (7) días antes de realizar la auditoría, el equipo auditor prepara
el material de trabajo, estudia la documentación del sistema de gestión y revisa los
informes de auditorías previas realizadas a los procesos de la organización.

El equipo auditor elaborará el Plan de auditoría (FT-AGC-10) basado en el

Programa de auditoría interna (FT-AGC-09) y en los resultados de la última
auditoría (excepto para la primera auditoría interna realizada).

El equipo auditor prepara la Lista de verificación según el formato FT-AGC-11

En esta fase de la preparación únicamente se diligencia el encabezado y los
campos de guía.

El responsable del proceso de gestión de calidad (Coordinador de calidad) envía

el plan de auditoría y un oficio a los auditados informándoles la fecha, lugar y
duración de la auditoría, esta información debe ser enviada por lo menos una
semana antes de la fecha programada de auditoría.

Realización de la auditoría

 Reunión de apertura.

Al iniciar la auditoría, el equipo auditor realiza la reunión de apertura para recordar

a los auditados: el objetivo, alcance y criterios de la auditoría, presentar a los
integrantes del equipo auditor, confirmar lugares, horas de la auditoría y resolver
cualquier duda que surja con respecto a la ejecución de la misma.

En la reunión de apertura participan los responsables del proceso o Directores de

proyecto involucrados en la auditoría. En esta reunión se aplica la siguiente
agenda:
 - Presentación del equipo auditor.
- Confirmación del objetivo, alcance y criterios de la auditoría.
- Descripción del método a utilizar en la auditoría
- Establecer los canales de comunicación aplicables a la auditoría.
- Confirmar la disponibilidad de recursos para realizar la auditoría.
- Confirmar del lugar, hora y fecha para la reunión de cierre.

 Desarrollo / ejecución de la auditoría “in situ”

En esta etapa de la auditoría se termina de diligenciar la Lista de verificación FT-

AGC-11 para lo cual se evalúa el cumplimiento de los requisitos del sistema de
gestión de calidad. Para obtener esta información el auditor utiliza los siguientes
mecanismos:

La entrevista: comunicación directa con el auditado mediante preguntas que el

auditor plantea con el fin de obtener la información necesaria y obtener evidencias
que sirvan para llegar a conclusiones de la auditoría y así definir cuál es la
situación del proceso o proyecto auditado.

La consulta de documentos: el análisis de las caracterizaciones de proceso, los

documentos, los planes de calidad, los procedimientos y registros para determinar
el cumplimiento de requisitos de las normas aplicables.

El auditor debe documentar el incumplimiento a los requisitos del Sistema de

Gestión de Calidad y presentar al auditado los hallazgos identificados.

Los hallazgos de auditoría se clasifican en:

- Oportunidad de mejora: aquellas acciones destinadas a la mejora

continua del sistema.
 - No conformidad: incumplimiento de un requisito legal o de la norma ISO
9001:2000.

Revisión de los hallazgos.

En esta etapa el equipo auditor se reúne y clasifica los hallazgos de acuerdo con
las siguientes categorías:

- No conformidad: incumplimiento que a juicio y experiencia de los auditores

internos, indique una falla en el Sistema de Gestión de Calidad o que
reduzca considerablemente su capacidad para asegurar el cumplimiento de
las políticas y objetivos de la organización.

- Observación: es una situación que de no ser atendida puede convertirse

en una No conformidad, se sustenta mediante evidencia objetiva.

Final de la auditoría

 Reunión de cierre:

Se reúne el equipo auditor con las personas que participaron en la auditoría para
presentar los resultados, mediante la siguiente agenda de temas:

- Agradecer a los auditados.

- Recordar el objetivo y alcance de la auditoría.
- Presentar las conclusiones generales (aspectos relevantes y aspectos por
mejorar).
- Presentar y aclarar los hallazgos.
- Definir el responsable y la fecha de entrega de la acción de mejora.
- Definir la fecha para entregar el informe de auditoría al Representante de la
dirección.
  Preparación informe de auditoría.

El equipo auditor elabora el informe de auditoría y lo entrega al Representante

de la dirección en un plazo máximo de siete (7) días luego de realizar la
reunión de cierre. El Representante de la dirección lee y analiza el informe lo
envía a las personas que el auditor sugirió y a otras personas que él mismo
considere conveniente.

El informe de auditoría proporciona un registro completo, preciso y claro de la

auditoría y debe contener los siguientes datos:

- Objetivo y alcance de la auditoría

- Identificación del grupo auditor.
- Fechas y lugares donde se realizaron las auditorías.
- Hallazgos, conclusiones y las fechas respectivas para su implementación

El responsable del proceso que se le levantó la no conformidad, debe realizar

las acciones de mejora indicadas por el auditor.

Es vital conservar los registros y evidencias recopiladas al realizar la auditoría

interna de calidad.

Verificación y seguimiento de las acciones de mejora.

El Representante de la dirección asigna un auditor la tarea de verificar y realizar el

seguimiento de las acciones de mejora. En caso de encontrar incumplimiento en la
realización de las acciones de mejora, se documenta la situación y se debe
 entregar el informe al Representante de la dirección quien debe hacer el
seguimiento en una segunda oportunidad a la acción correctiva.

• ¿QUÉ SABE SOBRE EL PERFIL Y HABILIDADES DE UN AUDITOR

INTERNO?

Para poder garantizar la fiabilidad y conseguir los objetivos establecidos por una
organización durante una auditoría interna, existen muchos factores que influyen
aunque el más relevante será la competencia del auditor interno ISO 9001 2015.

La competencia se refiere a la habilidad que tenemos que aplicar para conseguir

los objetivos, es necesario tener los conocimientos y las habilidades de los dos
elementos que deben ser específicos.

Las personas pueden desempeñar muy bien un trabajo, pero puede que no sean
tan buenos auditores internos por lo que se tiene que definir el perfil del equipo de
auditores.

Se necesita una referencia para establecer el equipo de auditores, el perfil nos

permite descubrir las personas de nuestra empresa que tienen madera de
auditores.

Los factores pueden influir en los conocimientos y las habilidades de los auditores
internos son:

 Los elementos de influencia, es decir, la organización que tiene que ser auditada:
en la gran mayoría de casos es la empresa en la que se trabaja de forma normal.

 Tamaño y complejidad de la organización: el número de personas que trabajan en

la organización establecen el tamaño y complejidad de ésta, pero esto ha
cambiado a lo largo de tiempo con la incorporación de la tecnología. La naturaleza
de las actividades también establece su complejidad, no es lo mismo un taller que
un laboratorio de análisis.
 Disciplina del Sistema de Gestión de la Calidad a ser auditado: En este caso debe
ser un auditor interno ISO 9001 2015 en Colombia, ya que debe estar
especializado en la norma y en los requisitos que esta aplica en las
organizaciones.

 Objetivos y alcance del programa de auditorías: el principal objetivo será la

determinación de la conformidad del Sistema de Gestión, cada empresa puede
tener objetivos únicos y el auditor interno ISO 9001 deberá encontrar un
mecanismo para identificar los obstáculos que impiden que se consigan los
objetivos.

 La incertidumbre relacionada con la consecución de los objetivos de auditoría: hay

procesos que por su naturaleza pueden afectar a las condiciones definidas para
realizar un producto sino se siguen las reglas, por ejemplo, procesos que
requieren estrictas condiciones de higiene. Los riesgos se encuentran
relacionados con la consecución de los objetivos de la auditoría y los que pueden
afectar a los procesos o los productos que se desean auditar.

 La complejidad del Sistema de Gestión de la Calidad que tiene que ser auditado:
el diseño, la madurez y la forma en la que se administre deben ser valoradas por
el auditor interno ISO 9001 2015. El SGC que se encuentra documentado de
forma electrónica en una organización corporativa exige incorporar otras
habilidades y conocimientos en el equipo de auditores internos.

 Rol del proceso de auditorías en el Sistema de Gestión de la Calidad auditado:

conocemos que un proceso de auditorías tiene la función de apoyar la mejora de
la empresa. Una persona en la organización que realice el proceso de auditorías
contarán con un rol diferente al que podrían tener sus compañeros de trabajo.

 Existen procesos legales y reglamentarios: hay procesos y productos que

requieren estrictos requisitos de diferente naturaleza, dichos requisitos tienen que
estar en el conocimiento del auditor y deben ser capaces de identificar la correcta
aplicación por parte del auditado.

Las características con las que debe contar un auditor interno ISO 9001
2015 son el elemento principal en un proceso de auditoría, ya que en el auditor
 interno recaen todas las responsabilidades de la auditoría, además tiene que
conseguir todos los resultados necesarios para proponer medidas suficientes a la
hora de incrementar el desempeño de la empresa. Será muy recomendable contar
con los siguientes niveles de formación, en cuanto al auditor interno ISO 9001
2015 en Colombia:

 Formación académica: estudios técnicos, grado en informática, ingeniería, etc.

 Formación complementaria: instrucción en la materia obtenida a lo largo de su

vida profesional mediante las conferencias, talleres, seminarios, etc.

 Formación empírica: es el conocimiento resultante de la implantación de auditorías

en distintos lugares.

«Las características de un auditor interno ISO 9001 son el elemento principal en

una auditoría»]

Existen habilidades y destrezas que puede tener el auditor interno ISO 9001
2015 en Colombia que hacen que se desenvuelva con naturalidad dentro del
trabajo que está realizando y que sepa enfrentar con gran facilitad todos los
obstáculos del camino. Entre las habilidades que puede tener podemos nombrar
las siguientes que son las más importantes:

 Actitud positiva

 Saber escuchar

 Mente analítica

 Capacidad de negociación

 Iniciativa

 Facilidad de trabajar en equipo

Llevar a cabo el trabajo del auditor interno ISO 9001 2015 en Colombia supone
trabajar como parte de la empresa durante la gestión y tendrá un papel muy
importante que deberá de ser capaz de responder a los restos según se
establezca la visión de la empresa. En el caso del auditor externo la participación
 es muy valiosa ya que tiene una apreciación objetiva de los hechos, además se
limita el tiempo de realización de la auditoría.

 Formación y Capacidad Profesional

 Independencia, Integridad y objetividad

 Diligencia Profesional

 Responsabilidad

 Secreto Profesional

En conclusión, el auditor interno ISO 9001 debe lidiar con los pros y los contras
al realizar su trabajo, ya que de él depende conocer si la organización cumple con
los requisitos que establece la norma ISO 9001.

• ¿CÓMO CREE QUE DEBE SER UNA AUDITORIA EN CAMPO Y COMO

DEBE SER EL COMPORTAMIENTO DEL AUDITADO Y AUDITOR?

Creo que una auditoria de campo debe ser una oportunidad de mejora para la
empresa, debe iniciar con una reunión de apertura donde se informe sobre el plan
de la auditoria y se establezcan las responsabilidades; en ella se debe involucrar
todo el personal perteneciente al área auditada, se debe hacer con objetividad y
tanto el auditor como el auditado deben hablar el mismo lenguaje y buscar el
mismo objetivo, debe haber una reunión de cierre en la que se informe de los
pormenores y sobre los resultados de una forma general pues posteriormente se
presentara un informe detallado por parte del auditor.