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Mitsubishi HiTec Paper Europe GmbH

smart INVOICE PILOT SAP


Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung bei MPE

Dirk Landsmann
12.06.2013

12.06.2013 Dirk Landsmann 1


Agenda

Agenda

 Über uns ..
 Ausgangssituation
 Anforderungen / Ziele
 Warum smart INVOICE PILOT
 aktueller Status quo
 Übersicht – Konzept / smart INVOICE PILOT
 Vorteile

12.06.2013 Dirk Landsmann 2


Mitsubishi HiTec Paper Europe GmbH

Unser Profil

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Mitsubishi HiTec Paper Europe (MPE)

Mitsubishi HiTec Paper Europe GmbH


Zahlen & Fakten 2012

Unternehmenssitz: Bielefeld / Deutschland


Werke: Bielefeld + Flensburg / Deutschland
Werksgelände: 500.000 m² (Bielefeld)
106.000 m² (Flensburg)
Kapazität: 180.000 t / Jahr
Mitarbeiter: 712 (31.12.2012)
Produkte: giroform (Selbstdurchschreibepapiere)
jetscript (Inkjetpapiere)
thermoscript (Thermopapiere)
supercote (Etikettenpapiere)
Anteilseigner: Mitsubishi Paper Holding (Europe): 81,6 %
Mitsubishi Corporation: 18,4 %

Umsatz: 308 Mio. EUR


Exportanteil: 83 %

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MPM-Gruppe in Europa

MPM-Gruppe in Europa

> Die europäische Mitsubishi Paper-Gruppe gehört zu


Mitsubishi Paper Mills, Tokio (MPM)

> Alle Standorte arbeiten > 1989:


nach strengen Qualitäts- MPM gründet die deutsche Mitsubishi Paper GmbH in Düsseldorf
und Umweltrichtlinien (Vermarktung von Lösungen und Systemen für die europäische
Pre-Press und Druckindustrie + technische Unterstützung der
> Exzellentes europäischen Kunden)
internationales
Vertriebsnetz > 1998:
> Ausgezeichnete MPM übernimmt die Mehrheit an den beiden deutschen
japanische Spezialpapierherstellern Mitsubishi HiTec Paper Bielefeld GmbH und
Forschungszentren Mitsubishi HiTec Paper Flensburg GmbH

> Perfekt organisiert in > 2002:


Service und Logistik MPM überträgt die Anteilsmehrheit auf seine 100%ige Tochter
Mitsubishi Paper Holding (Europe) GmbH

> 2010:
Fusion der Mitsubishi HiTec Paper Bielefeld GmbH und der
Mitsubishi HiTec Paper Flensburg GmbH zur
Mitsubishi HiTec Paper Europe GmbH

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Mitsubishi Paper Mills (MPM)

Mitsubishi Paper Mills Ltd., Tokio / Japan

> einer der führenden japanischen Hersteller von gestrichenen


Papieren, Kommunikationspapieren, photosensitiven Materialien
und Zellstoff

> voll-integrierte Produktion

> 6 Produktionsstätten und 3 Forschungszentren in Japan

> 2 Produktionsstätten in Deutschland


(Bielefeld + Flensburg)

> 4.341 Mitarbeiter (Gruppe 2012*)

> Umsatz: 2.371 Mio. USD (2012*)

* April 2011 – März 2012

www.mpm.co.jp

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MPM Gruppe weltweit

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MPE - Werk Bielefeld

Mitsubishi HiTec Paper Europe GmbH


Werk Bielefeld

Mitsubishi HiTec Paper Europe GmbH ist einer der


führenden Hersteller von gestrichenen Spezialpapieren
weltweit. Der Firmensitz ist Bielefeld / Deutschland.

Zahlen & Fakten

Standort: Bielefeld / Deutschland

Gründung: 1799

Werksgelände: 500,000 m²

Kapazität: 150,000 t / Jahr

Produkte: giroform (Selbstdurchschreibepapiere)


jetscript (Inkjetpapiere)
thermoscript (Thermopapiere)
supercote (Etikettenpapiere)

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MPE - Werk Flensburg

Mitsubishi HiTec Paper Europe GmbH


Werk Flensburg

Das Werk in Flensburg ist eine der ältesten


Papierfabriken in Deutschland. Als Teil von MPE gehört
es heute zu den führenden Herstellern gestrichener
Spezialpapiere weltweit.

Zahlen & Fakten

Standort: Flensburg / Deutschland

Gründung: 1696

Werksgelände: 106,000 m²

Kapazität: 30,000 t / Jahr

Produkte: thermoscript (Thermopapiere)


jetscript (Inkjetpapiere)

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Unsere Produkte

Unsere Produkte
First-class
In den beiden hochmodernen Papierfabriken
produziert Mitsubishi HiTec Paper Europe
gestrichene Spezialpapiere, die weltweit
gefragt sind:
Innovative
> Inkjetpapiere

> Thermopapiere

> Etikettenpapiere Brilliant

> Selbstdurchschreibepapiere

… und vermarktet sie weltweit über ein Versatile


dichtes Netz von Vertriebspartnern.

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Umwelt & Qualität

Umwelt & Qualität

Wir machen es klar!

Bestmögliche Qualität zu erreichen und dabei die Umwelt zu


schützen – diese Vorgaben prägen die tägliche Arbeit bei Mitsubishi
HiTec Paper Europe ebenso wie die grundsätzlichen strategischen
Entscheidungen.

Auszeichnungen & Zertifizierungen

> ISO 9001


> ISO 14001
> ISO 50001
> FSC®
> Nordic Swan
> BRC Global Standard – Consumer Products
> ÖKOPROFIT

Wir unterstützen TWO SIDES.

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Ausgangssituation

Systeme
• SAP R/3 seit dem Jahr 1999, aktuelles Release ECC 6.0 EHP 4
• Archivsystem dg hyparchive betreut durch bpi seit 2004
Die Deutsche Papier- • Scan Client bpiScanMagic
industrie in Zahlen 2012:
(%z.Vj.)
Prozeß
Umsatz 14,7 Mrd € (-4,8%)
Besch. 40400 (-2,1%) • Rechnungserfassung: Spätes Erfassen mit Barcode
Absatz 22,6 Mio t (-0,5%)
davon: • Logistische Rechnungsprüfung im SAP
Inland 12,2 Mio t (-2,2%)
Spezialpapier: • Manuelle Rechnungsfreigabe per Hauspost und Unterschrift dezentral
Absatz 1,5 Mio t (+1,9%)
(Quelle VDP)

Allgemeines:
Facts
• Dtld. Nummer 4 auf der • Merger von MPB und MPF zu MPE zum Ende 2010
Welt hinter China, USA,
Japan • seit 2011 ein gemeinsames ERP und Archivsystem für 2 Standorte
• Weltweite Überkapazitäten
• hoher Margendruck • 30000 Rechnungen pro Jahr
• Energieintensiv
• Anlagenintensiv • Dezentrale Rechnungsprüfung mit 5 Mitarbeitern/innen (3 BI, 2 Fl)
• Rohstoffintensiv
• Hoher Kostendruck auf Grund der aktuellen Branchensituation

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Ausgangssituation 2

Eingangsrechnungsprozeß - Ausgangssituation
1. Posteingang in zentraler 2 SAP
Poststelle, Versand an
R-Prüf Excel-Tabelle

2. Excel Verwaltung der


versendeten Rechnungen
Hauspost
3. Genehmigung per
Unterschrift auf dem 1 4
Mail
Beleg
4. Miro Erfassung in SAP
mit Barcode
5. Scannen und
7 8
Nachbearbeiten mit 5
bpiScanMagic
6. Archivierung in
dg hyparchive
6
7. SAP Archive Link
Zuordnung 3
8. Stempelerzeugung per
Job (Indexexport)
 div. manuelle Prozesse
 parallele Erfassung

dg hyparchive

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Ausgangssituation 3

Bewertung der Ist Situation

• Hoher manueller Erfassungsaufwand


• Genehmigungskoordination “frißt” Zeit
• Separate Excel – Rechnungsdokumentverwaltung
• Geringe Arbeitsteiligkeit
• Keine optimale Transparenz des
Informationsflusses
• Zu wenig Zeit für die Prüfung von Problemfällen
• aktuelle Forderungen sind im System nicht sofort
transparent ersichtlich (spätes Erfassen!)

 KnowHow der Mitarbeiter wird nicht optimal


genutzt

 OPTIMIERUNGSPOTENTIAL!

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Anforderungen

Anforderungen an den Prozess / Ziele

• Reduzierung des manuellen


Erfassungsaufwandes
 Zeit für das Wesentliche - die Prüfung!
 Entlastung der Mitarbeiter
 Reduktion der Eingabefehler!
 Automatisierung
• Optimierter Genehmigungsprozeß
• Standortübergreifend
• Transparent
• Schnell
 Einhaltung der Skontofrist!
• Maximale Transparenz im Forderungshandling
• Frühes Erfassen
• übersichtliches Eingangsrechnungsbuch
=> Verbessertes Cash management !

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Anforderungen

Fachliche Anforderungen

Unterstützung von
• Rechnungen mit und ohne Bestellbezug
• Gutschriften
• §14 UStG Prüfung
• Ust. Sätze verschiedener Länder
• Positionen
• Nachberechnungen
• Transportkosten

Entscheidung

smart INVOICE PILOT von Insiders Technologies GmbH eingeführt mit bpi

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Warum SmartINVOICE

Gründe für die Entscheidung

• Ideale Prozeßunterstützung
• arbeitsteilig
• Transparent
• Flexibles Customizing
• Gute effiziente Oberflächenunterstützung
• Innovativer, etablierter Hersteller
• SAP Integration
• Marktgerechter Preis
• Schnelle technische Einführung
• Vertrauensvolle, gute Partnerschaft mit bpi
• Lokaler direkter Support durch bpi

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Aktueller Stand

Status Quo des Projektes

• Verträge abgeschlossen (Anfang 2013)


• Feinkonzepte abgestimmt (04.2013)
• smart INVOICE Server installiert (05.2013)
• INVOICE PILOT im SAP installiert und gecustomized
(05.2013)
• Aktuell:
• Beginn der Testphase (06.2013)
• Geplanter Produktivstart (09.2013)

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Zielprozeß

1. Posteingang in zentraler
Poststelle, Versand an Eingangsrechnungsverarbeitung neu
R-Prüf.
2. Scannen und
Nachbearbeiten mit
smart INVOICE SAP mit
bpiScanMagic Server dg hyparchive
INVOICE PILOT
3. OCR Extraktion durch (SQL DB)
smart INVOICE / Check 3

gegen Matching-DB Hauspost 5


4. Verifier Nachbearbeitung INVOICE Provider
smart INVOICE 1 per Rfc an SAP 7
Mail
(selbstreduzierend da
lernend) 2
5. Übertragung an INVOICE
PILOT Mail Verifier Matching-Daten
6. Vorbereitung der 4
6
Genehmigung und
Workflow Genehmigung
7. Archivierung

 Kaum manuelle Prozesse


 Optimaler
Informationsfluß
 Klare Arbeitsteilung Verifier

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SmartINVOICE

Scan PC smart INVOICE Server SAP Server


SQL Matchingdaten (Kreditor, Best., WEs: 1 * täglich)
Vollextraktion
Stapel
Kürzel
bpiScanMagic Importer Analyser Verifier Learn Modul Exporter INVOICE PILOT
xml

* Export des
* Import des * Analyse des * Nachbearbeit- Reject * Lernen der Bildstapels
Bildstapels Bildstapels ung des Bild- Daten/Update * Archivzu-
stapels stand setzen

Analyser Learn Modul


Extraktion von u.a. Selbstständiges
• Kreditor Lernen auf Basis
• Re.Nr von Dokumenten
• Datum • Feldlayout
• Beträgen • Feldpositionen
• Währung • Feldinformationen
• Best.Nr • Felder im Verifier
• Lief.Nr
• Positionen
Abgleich mit Matching DB
autom. Korrektur

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SmartINVOICE – Der Verifier

Verifier

Die Verifier Oberfläche


 Indiv. konfigurierbar
 Bedienbar mit Tastatur
 Feldprüfroutinen gegen
DB
 Integrierte DB Recherche
 Autovervollständigung
 Freie Navigation im
Dokument und Stapel

Optimiert für
 große Volumina
 Geringe Erfassungszeit
 Hohe Datenqualität

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Invoice Pilot - Struktur

SAP
Modulübersicht
INVOICE PILOT
INVOICE Ledger

Standard
R-Prüf Fachabteilung R-Prüf SAP
OCR Daten Miro
smartINVOICE INVOICE Fb01 etc.
Bildstapel Inspector
SAP (1)
INVOICE SAP SAP INVOICE
Validator Workflow Workflow Controller
INVOICE
Inspector
Web (2)

Technische
Objecte

Vorerfaßten SAP
Insiders Gebuchten SAP
OCR Daten RFC BAPI Beleg Manuelle Buchung/BAPI
Rechnung / intern Beleg
Trigger für WF

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Invoice Pilot - Validator

Validator

Invoice Pilot
Invoice Ledger

R-Prüf Fachabteilung R-Prüf

INVOICE
inspector
SAP (1)
INVOICE INVOICE
Validator Controller
INVOICE
inspector
Web (2)

Validator
 Prüfen und Vorbereiten
 Kontierung
 Bestellbezug
 Duplikate?
 Optimierte Oberfläche
 Dunkel Erfassung später möglich
 Ersatz für Miro, FB60 ...
 Vorerfassen startet Workflow

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Invoice Pilot - Inspector

Web-Inspector
Invoice Pilot
Invoice Ledger

R-Prüf Fachabteilung R-Prüf

INVOICE
inspector
SAP (1)
INVOICE INVOICE
Validator Controller
INVOICE
inspector
Web (2)

Inspector
 Genehmigungskomponente
Workflow
 Kontierungsanpassung/Check
 Kommentar
SAP: SAP-Inspector
 Bestellbezug
 Bildanzeige
Web: (per Mail)
 Ohne SAP Gui

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Invoice Pilot - Controller

Controller

Invoice Pilot
Invoice Ledger

R-Prüf Fachabteilung R-Prüf

INVOICE
inspector
SAP (1)
INVOICE INVOICE
Validator Controller
INVOICE
inspector
Web (2)

Controller
 zentrale Überwachung der
Genehmigung
 Historie, Workflow, etc.
 Übernahme von evt. Änderungen
 WS Beeinflussung / Neustart

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Invoice Pilot - Ledger

Ledger

Invoice Pilot
Invoice Ledger

R-Prüf Fachabteilung R-Prüf

INVOICE
inspector
SAP (1)
INVOICE INVOICE
Validator Controller
INVOICE
inspector
Web (2)

Ledger
 Rechnungseingangsbuch
 zentraler Überblick über alle
Rechnungen des Systems
 zentrale Recherche für Finance
Mgt.

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Vorteile – Alt vs Neu

Alt versus Neu


smart INVOICE SAP mit
Server dg hyparchive
INVOICE PILOT
(SQL DB)
3
Hauspost 5
INVOICE Provider
1 per Rfc an SAP 7
Mail

Mail Verifier Matching-Daten


4
6

Verifier

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Vorteile

Vorteile
 Verringerung manueller Tätigkeiten
 Ideale Unterstützung der Mitarbeiter durch optimierte Oberflächen
 Räumliche Unabhängigkeit der einzelnen Prozeßschritte
 Kürzere Genehmigungszeiten durch Workflow
 Transparenter Informationsfluß
 Effizienter „streamlined“ Prozeß
 Objektbezogene Dokumentation
 Klare Forderungsübersicht

=> Prozeß- und Mitarbeitereffizienz


=> Kostenreduktion
=> Transparenz

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Mitsubishi HiTec Paper Europe GmbH
?
Dirk Landsmann
Niedernholz 23
33699 Bielefeld | Germany
Vielen Dank!
Tel.: +49 521 2091-218
Fax: +49 521 2091-1218

Dirk.Landsmann@mitsubishi-paper.com
www.mitsubishi-paper.com

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