PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

INFORMACIÓN DOCUMENTADA
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
PARTICULAR DEL PROYECTO.

Revisión Realizado por / Fecha Revisado por / Fecha Aprobado por / Fecha

0 Irving Martin de la Rosa A. Carlos Martinez Sanchez Antonio Geijo Dominguez

20 de agosto de 2018 20 de agosto de 2018 20 de agosto de 2018

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CONTROL DE CAMBIOS

Revisión Fecha Descripción de cambios

0 20/08/2018 Emisión Inicial

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CONTENIDO

1 OBJETIVO ............................................................................................................................ 4

2 ALCANCE ..................................................................................Error! Bookmark not defined.

3 DEFINICIONES ..........................................................................Error! Bookmark not defined.

4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA....................................................................................... 5

5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA GENERAL DEL SISTEMA DE GETIÓN ........................ 5

5.1 Responsabilidades de la creación, revisión y aprobación ......................................... 5

5.1.1 Creación, Revisión y Aprobación iniciales ............................................................ 5

5.1.2 Creación, Revisión y Aprobación posteriores....................................................... 7

5.1.3 Tabla Resumen de Responsabilidades .................................................................. 8

5.2 Codificación ................................................................................................................. 10

5.3 Idiomas ......................................................................................................................... 10

5.4 Instrucciones Técnicas ............................................................................................... 10

5.5 Distribución y conservación ....................................................................................... 11

5.6 Histórico de la información documentada ................................................................. 11

5.7 Información documentada de origen externo ........................................................... 11

5.9 Control de la información documentada ................................................................... 12

6 INFORMACIÓN DOCUMENTADA ESPECÍFICA DEL PROYECTO ................................... 12

6.0.1 Funciones, Responsabilidades y Autoridad ........................................................ 12

6.1 Creación, revisión y aprobación de la información documentada del proyecto..... 18

6.2 Codificación ................................................................................................................. 19

6.3 Distribución y conservación ....................................................................................... 19

6.4 Intercambio de documentación entre organizaciones participante ......................... 19

6.5 Histórico de la información documentada (revisiones anteriores) .......................... 20

6.6 Correspondencia del proyecto .................................................................................. 20

6.7 Información documentada en soporte informático .................................................. 20

7 ARCHIVO MUERTO ........................................................................................................... 20

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1. OBJETIVO.

El objetivo de este procedimiento es establecer los requisitos necesarios para la

creación, actualización, revisión, aprobación, codificación, distribución, disposición,
conservación y retención de la información documentada de los Sistemas de Gestión
de AVANZIA (ISUC) que deben de efectuarse para todo el personal que intervenga en
los trabajos a desarrollarse dentro del proyecto, con el fin de que todos los usuarios
utilicen la documentación necesaria para realizar correctamente sus funciones y ésta se
encuentre en todo momento actualizada en las versiones aprobadas y en vigor.

2. ALCANCE.

El presente Procedimiento de control de documentación es aplicable a los trabajos del

proyecto denominado Instalaciones Eléctricas en Baja Tensión de los Cuerpos:
Poniente, Central y Oriente del Hotel Hard Rock Los Cabos

Ubicado en: Fracción D del Polígono 1 del Predio El Cardonal ubicado en el Interior del
Fraccionamiento Diamante Cabo San Lucas, Baja California Sur.

Los alcances técnicos del proyecto se encuentran especificados en el contrato.

3. DEFINICIONES.

 Alta Dirección.- Representada por el Gerente de la Obra.

 Calidad.- Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos establecidos.

 Especificación.- Documento que establece los requisitos.

 Evidencia: Es todo aquello que demuestre los resultados alcanzados.

Nota 1:
AVANZIA identifica y adopta como parte de la información documentada los
siguientes (Documentos):
º Política de Calidad.
º Objetivos de Calidad.
º Manual de Calidad
º Procedimientos (base y específicos).
º Formatos (base y específicos).

Nota 2:
AVANZIA identifica y adopta el término Evidencia como parte de la información
documentada (Registros):

º Todo aquel formato que provenga de un procedimiento tanto base como

específico que contenga datos que demuestren su utilización o uso.

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 Información Documentada.- Es toda aquella información creada para que una

organización opere.

 Procedimiento.- Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso.

 Proceso.- Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.

 Proyecto.- Proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas

y controladas con fechas de inicio y de finalización llevadas a cabo para lograr un
objetivo con los requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costos
y recursos.

 Satisfacción del Cliente.- Percepción del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos.

 No conformidad.- Incumplimiento de un requisito.

 Registro.- Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona

evidencia de las actividades desempeñadas.

 Verificación.- Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se

ha cumplido los requisitos.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

 Norma ISO 9001:2015.

 Manual de calidad AVI-GE-CAL-MGC-MEX.

 Procedimiento para el Control de la Información Documentada AVANZIA AVI-GE-

CAL-PRO-MEX-001.

 Contratos y anexos.

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5. INFORMACIÓN DOCUMENTADA GENERAL DEL SISTEMA DE GETIÓN.

Los procedimientos corporativos de los Sistemas de Gestión de AVANZIA se crean y emiten

desde central.

En cada Zona se podrán adaptar procedimientos específicos, si se requieren debido a las

distintas actividades que se realizan. En este caso, se identificará en el código, de
conformidad con lo dispuesto en el procedimiento de codificación.

Dependiendo de la naturaleza de los proyectos a desarrollar en las Zonas, los

procedimientos de los mismos se adaptarán con base a los procedimientos corporativos
correspondientes.

El listado de Información Documentada de (procedimientos) disponible en el gestor

documental enumera todos los procedimientos corporativos y por actividades que forman
parte de los Sistemas.

5.1 Responsabilidades de la creación, revisión y aprobación.

Tanto los Manuales como los procedimientos de los Sistemas de Gestión serán realizados
siguiendo las directrices marcadas por las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 en
su revisión en vigor. Los Manuales contendrán o harán referencia a los procedimientos
documentados que se exigen en dichas normas. Además desarrolladas o indicará dónde se
desarrollan aquellos procedimientos necesarios para el correcto control y ejecución de los
proyectos encomendados por AVANZIA y para la correcta gestión de los Sistemas de
Gestión

La primera edición de un documento se identificará con revisión 0. En la portada figurarán

las personas encargadas de la creación, la revisión y la aprobación del documento,
indicando además las fechas de cada una de estas acciones. Cada vez que los Manuales o
los Procedimientos cambien, se indicarán los cambios en el apartado “Control de Cambios”
que se incluye al principio de estos documentos, avanzándose el estado de revisión de los
mismos.

Siempre que sea editada una revisión de las normas de referencia se procederá a una
revisión de los Manuales y, si fuera necesario, de los Procedimientos.

Además, cualquier miembro de la organización puede proponer a su inmediato superior la

emisión de un nuevo documento en el Sistema de Gestión Corporativo o la revisión de uno
existente. Será responsabilidad de este superior, en coordinación con el Director de Calidad,
Medio Ambiente y Seguridad, el comprobar la necesidad de emitir un nuevo procedimiento o
revisar uno existente.

5.1.1 Creación, Revisión y Aprobación iniciales.

La creación de los Manuales de AVANZIA es responsabilidad de los departamentos de

Calidad, Medio Ambiente y Seguridad, respectivamente, recayendo su revisión en el Director
de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad.

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Los procedimientos de cada área serán creados por la persona que considere más idónea el
Director del Departamento correspondiente. Será responsabilidad de cada Director de
Departamento la revisión de dichos procedimientos.

En caso de que el procedimiento implique varios procesos (con distintos departamentos

involucrados), la responsabilidad de revisar el procedimiento recaerá en el Director de
Calidad, Medio Ambiente y Seguridad, designando además a la persona más adecuada para
la realización del procedimiento.

En caso de que no exista Director de Departamento, será responsabilidad del Director de

Calidad, Medio Ambiente y Seguridad, la revisión de los procedimientos necesarios para los
Sistemas de Gestión, así como la designación de la persona más idónea para su
elaboración.

A la hora de adaptar los procedimientos a las particularidades de las actividades/filiales,

cualquier modificación que se pretenda realizar con respecto a los procedimientos
aprobados desde central deberá ser informada a Director de Calidad, Medio Ambiente y
Seguridad. Éste comprobará que la modificación no entra en conflicto con la metodología
propia de la organización y evaluará, si dicha modificación debe ser incorporada al
procedimiento.

La aprobación inicial tanto de los Manuales como de los Procedimientos recae en el Director
General de AVANZIA.

5.1.2 Creación, Revisión y Aprobación posteriores.

5.1.2.1 Manuales
La creación, revisión y aprobación de las siguientes revisiones de los Manuales de los
Sistemas de Gestión seguirán los mismos criterios establecidos en el punto anterior.

5.1.2.2 Procedimientos
Con base a la importancia de los cambios realizados, será responsabilidad de los Directores
de Departamento decidir si las posteriores aprobaciones de los procedimientos son
realizadas por el Director General o por ellos mismos. En caso de que se considere que no
es necesaria la aprobación por el Director General, se indicará en el Control de Cambios del
procedimiento incluyendo la frase “Dada la naturaleza de los cambios, no se considera
necesario que esta revisión sea aprobada por Dirección General”.

Caso de ser realizada la aprobación por el Director General:

Al igual que en la creación inicial de los procedimientos, será responsabilidad de

cada Director de Departamento la revisión de los procedimientos de su área,
designando a la persona más idónea de su departamento para la realización de la
correspondiente revisión.

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Caso de no ser realizada la aprobación por el Director General:

Será responsabilidad de cada Director de Departamento la aprobación de la nueva

revisión del procedimiento en cuestión, debiendo designar al personal más indicado
de su departamento para las tareas de creación y revisión.

En aquellos procedimientos que impliquen varios procesos (con distintos

departamentos involucrados), el Director de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad,
será el responsable tanto de la aprobación como de la designación de las personas
más adecuadas para la creación y la revisión del procedimiento.

A la hora de adaptar los procedimientos a las particularidades de la actividades/filiales,

cualquier modificación que se pretenda realizar con respecto a los procedimientos
aprobados desde central deberá ser informada al Director de Calidad Medio Ambiente y
Seguridad. Éste comprobará que la modificación no entra en conflicto con la metodología
propia de AVANZIA y evaluará, si dicha modificación debe ser incorporada al procedimiento.

5.1.3 Tabla Resumen de Responsabilidades

En la siguiente tabla se definen las responsabilidades de todos los casos posibles:

Procedimiento de un Departamento:

Creación Revisión Aprobación

Persona del Departamento

Primera
designada por el Director Director de Departamento Director General
edición
del Departamento

Director de Departamento Director General

Persona del Departamento

Ediciones
designada por el Director del
posteriores
Departamento
Persona del Departamento
Director de
designada por el Director
Departamento
del Departamento

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Procedimiento con varios Departamentos implicados:

Creación Revisión Aprobación

Persona del departamento

de Calidad designada por Director de Calidad,
Primera el Director de Calidad, Medio Ambiente y Director General
edición
Medio Ambiente y Seguridad
Seguridad.

Director de Calidad,
Medio Ambiente y Director General
Persona del departamento
Seguridad
de Calidad designada por
el Director de Calidad, Persona del
Ediciones
posteriores Medio Ambiente y departamento de Calidad Director de Calidad,

Seguridad designada por el Director Medio Ambiente y

de Calidad, Medio Seguridad
Ambiente y Seguridad.

Procedimiento sin Director de Departamento:

Creación Revisión Aprobación

Persona del departamento
de Calidad designada por Director de Calidad,
Primera el Director de Calidad, Medio Ambiente y Director General
edición
Medio Ambiente y Seguridad
Seguridad.

Director de Calidad,
Medio Ambiente y Director General
Persona del departamento
Seguridad
de Calidad designada por
Ediciones el Director de Calidad, Persona del
posteriores departamento de Calidad Director de Calidad,
Medio Ambiente y
Seguridad designada por el Director Medio Ambiente y
de Calidad, Medio Seguridad
Ambiente y Seguridad.

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5.2 Codificación.

La codificación se realizará de acuerdo a los criterios establecidos en el procedimiento de

Codificación (AVI-GE-DIR-PRO-MEX-002), teniendo en cuenta que los documentos y
registros que estén contemplados en el mismo deben estar obligatoriamente codificados.
Para los documentos/registros no contemplados en el procedimiento de codificación, el
usuario evaluará la conveniencia de asignarles un código y si en caso afirmativo deberá
ponerlo en conocimiento del área de Calidad para ampliación del procedimiento de
codificación.

5.3 Idiomas.

El idioma oficial de los Sistemas de Gestión es el castellano. En el caso de contar con

procedimientos corporativos traducidos a otros idiomas, el código será el mismo,
diferenciándolo del original añadiendo al nombre del archivo, después de la revisión, un
guion bajo seguido de dos siglas que identifiquen el idioma correspondiente:

- ES: Español
- EN: Inglés
- DE: Alemán
- FR: Francés
- IT: Italiano
- PT: Portugués
- AR: Árabe
- CN: Chino

Ejemplo:

AVI-GE-CAL-PRO-MEX-001-REV0.pdf Procedimiento en castellano.

AVI-GE-CAL-PRO-MEX-001-REV0_EN.pdf Procedimiento traducido al inglés.

5.4 Instrucciones Técnicas.

Se conoce por Instrucción Técnica a una especificación documentada que define cómo se
ejecuta un proceso de marcado carácter técnico, siendo generalmente un subproceso que
forma parte de la producción o la prestación de servicio. Cuando sea pertinente, las
Instrucciones Técnicas incluirán criterios de aceptación.

Se crearán y controlarán las Instrucciones que sean necesarias, agrupándolas y

codificándolas según su conveniencia por tipo de proceso, por área, o siguiendo el criterio
que mejor se adapte a las necesidades de los trabajos que describan, si bien en todo caso
las Instrucciones Técnicas se identificarán con las siglas “TRI”.

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5.5 Distribución y conservación.

La única copia controlada de la información documentada de los Sistemas de Gestión se

encuentra en el Gestor Documental, teniendo acceso de lectura cualquier trabajador de la
Organización.

Las únicas personas con acceso de escritura sobre esta documentación son el Director de
Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y los gerentes/coordinadores de estas áreas.

El Director de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad, es el encargado de distribuir el Manual

de Gestión de la Calidad (tanto la emisión inicial como las revisiones posteriores) y de los
Procedimientos.

En todos los casos se informará a Dirección General, a todos los Directores de

Departamento, a los Directores de Proyecto y a todo aquel personal cuyo trabajo se vea
afectado por la documentación a distribuir.

Cuando se incorpore nuevo personal a la parte corporativa, será responsabilidad del área de
Calidad, Medio Ambiente y Seguridad, informarle de la existencia de esta información
documenta, de su ubicación en el Gestor Documental y de aclararle cualquier duda que
pueda surgir.

Existe una lista denominada Lista de Información Documentada controlada y actualizada por
el Departamento de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad, en la que se refleja la
documentación actualizada de los Sistemas de Gestión. Dicha lista está colgada en Gestor
Documental y es de dominio público.

5.6 Histórico de la información documentada.

Se considera documentación obsoleta aquella que cambia de estado de revisión motivado

por cualquier cambio que se produzca en su redacción.

Por motivos de trazabilidad documental, la documentación obsoleta de los documentos

incluidos en la Lista de Documentación no se destruye, sino que se encuentra archivada y
gestionada en el Gestor Documental.

5.7 Información documentada de origen externo.

Se considera información documentada de origen externo toda aquella que no es generada

por la Organización, pero que es necesaria para el correcto funcionamiento de la misma.
Dentro de esta documentación pueden encontrarse, entre otros, planos, manuales,
especificaciones, hojas de datos, fichas técnicas, cartas correspondencia, certificados, de
calidad, pruebas de fábrica, legislación o normas.

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La responsabilidad del control de la documentación externa necesaria para la correcta

realización de los trabajos desarrollados, recae sobre los distintos Departamentos que usen
este tipo de documentación.

5.8 Control de la información documentada.

La responsabilidad sobre la identificación, el almacenaje, la protección, la recuperación, el

tiempo de retención (tres años como mínimo) y la disposición de la información
documentada y evidencia que genere cada uno de los Sistemas de Gestión, recae sobre los
distintos responsables de cada área.

Para obtener los códigos necesarios para codificar estos registros, se tomará como
referencia el “Procedimiento de Codificación” (AVI-GE-DIR-PRO-MEX-002).

Para generar los distintos registros que maneja la organización, será obligatorio emplear los
formatos que se encuentran contenidos en los distintos documentos de los Sistemas de
Gestión (especialmente Planes y Procedimientos). Cada empleado puede complementar los
formatos establecidos en los procedimientos con aquellos que le sean de utilidad para el
correcto desarrollo de sus actividades. Cualquier empleado puede solicitar a la Dirección de
Calidad, Medio Ambiente y Seguridad la inclusión de estos formatos en un procedimiento, si
así se estima necesario.

6. INFORMACIÓN DOCUMENTADA ESPECÍFICA DEL PROYECTO.

La información documentada generada en el proyecto puede variar susceptiblemente. En los

planes de calidad, medio ambiente y seguridad del proyecto, se deberá definir qué
procedimientos se emiten adaptados al proyecto. Se adaptarán únicamente aquellos que el
Gerente de Obra (siempre en consenso con el Director de Calidad, Medio Ambiente y
Seguridad), consideren indispensables, empleando los corporativos para el resto de los
casos.

La información documentada específica que genere el proyecto se irá archivando en el

Gestor Documental habilitado.

6.0.1 Funciones, Responsabilidades y Autoridad.

El equipo de trabajo de Instalaciones y Servicios Uribe Cobra (ISUC) que participa para
la realización del presente proyecto.

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Organigrama:
José Carlos Morente Jiménez
Director de Proyecto

Antonio Geijo Domínguez* Julio Cesar Pérez*

Bernabé Hernández
Gerente de Obra Coordinador Seguridad,
Contador de Proyecto
Salud y Medio Ambiente

Cesar Genis Águeda Herrera*

Miriam Vázquez Rafael Alba Carmona* Irving de la Rosa*
Jefe de Compras Jefe de Calidad Jefe de Supervisor de
Jefe de Obra
Costos Seguridad

Adrián Estrada*
Supervisor de
Juan Tónix Aquilino López* Eduardo Zavala* Anakaren Jiménez* Seguridad
Activador Compras Residente Main Residente Main Coordinadora de
Central West Dibujo

Elías Silva*
Supervisor de
Diego Sandoval* Seguridad
Encargado de
Almacén

*Permanente En Sitio

Directorio de Equipo de Trabajo:

Nombre Puesto Teléfono Correo

Director de
José Carlos Morente 55-5002-6230 jcmorente@grupoavanzia.mx
Proyecto.
Gerente de
Antonio Geijo Dominguez 222-315-9020 antonio.geijo@isuc.com.mx
Obra.
Jefe de Obra
Rafaél Alba Carmona 55-1439-1933 rafael.alba@isuc.com.mx
Eléctrica
Coordinador
de
Seguridad,
Julio Cesar Perez Ortega 55-5002-6230 julio.perez@isuc.com.mx
Salud y
Medio
Ambiente
Contador de
Bernabé Hernandez Bautista 55-5002-6230 bernabe.hernandez@isuc.com.mx
Proyecto
Jefe de
Cesar Genis Franco Costos y 55-7888-5519 cesar.genis@isuc.com.mx
Presupuestos
Irving Martin de la Rosa Jefe de 55-5002-6230 Irving.delarosa@isuc.com.mx

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Alejandre Calidad
Jefe de
Miriam Ines Vazquez Ugalde 55-5002-6230 miriam.vazquez@isuc.com.mx
Compras
Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo de trabajo son:

Responsabilidades
Puesto
Detalles
 Dirigir, planificar y controlar el proyecto, dentro del presupuesto y los
plazos de entrega.
 Definir las características básicas del proyecto y controlar la
asignación de tareas a las personas responsables, ya sea bajo su
control directo o el de las unidades u organizaciones que intervengan.
 Exigir la calidad de los trabajos asignados, dentro de los presupuestos
y plazos aceptados por los responsables directos de su ejecución.
 Dirigir, en los trabajos correspondientes al proyecto y con
independencia de su situación en el organigrama, a las personas
responsables de cada tarea adscrita al mismo.
 Tomar las decisiones técnicas y económicas necesarias para el buen
Director
de desarrollo de los trabajos.
Proyecto  Desarrollar el plan del proyecto.
 Establecer prioridades .
 Coordinar.
 Actuar como interlocutor ante promotores, accionistas, cliente y
también ante los equipos de trabajo y participantes en el proyecto.
 Gestionar las compras y los proveedores.
 Confeccionar, actualizar y monitorizar el plan de proyecto.
 Evaluar y monitorizar la calidad.
 Gestionar el presupuesto del proyecto.
 Hacer un seguimiento del desarrollo de proyecto en su fase de
ejecución Ejecutar correctoras cuando sea necesario.

 Asegura la correcta implantación del sistema de Gestión en la obra,

provee los recursos humanos, materiales y equipos, así como
los documentos técnicos y planos de diseño.
 Organiza y coordina el trabajo de los ·empleados en el proyecto de
construcción.
 Mantiene los registros de costos sobre el trabajo realizado.
Gerente de Obra  Es responsable del control de los costes de materiales y salarios.
 Realiza ejercicios de control sobre la tasa de progreso de la
construcción, a fin de completar los proyectos de construcción dentro
de los plazos.
 Inspecciona los trabajos de construcción para reforzar la
conformidad con las especificaciones
 Supervisa a los trabajadores de personal administrativo y demás

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personal empleado en las obras de construcción.

 Aplica las reglas de seguridad de trabajo, ya sea por política de la
compañía o conforme a lo dispuesto por la ley.
 Maneja las inspecciones por parte de los funcionarios . del gobierno
para verificar el cumplimiento del código.
 Realiza la planeación de obra.
 Administra y coordina la ejecución de obra que se realice
eficientemente en tiempo, costo y calidad.
 Participa en la integración de los presupuestos.
 Elaborar e impartir cursos de capacitación enfocados a la difusión
explicativa de los procedimientos ejecutivos de Calidad y en general del
Sistema de Gestión de Avanzia.
 Colaborar en la elaboración de procedimientos de instalación con el fin
de asegurar el desarrollo de las actividades en el estricto cumplimiento
de la normativa correspondiente a Calidad.
 Controlar el desarrollo y cumplimiento de las diferentes actividades,
detectando posibles desviaciones y tomando las medidas oportunas en
caso de desviaciones significativas.
Jefe de Calidad  Desarrollo, seguimiento y control del Plan de Calidad.
 Definir e implementar procesos y procedimientos que aseguren la calidad
del servicio.
 Verificar que las actividades en obra sean realizadas conforme a los
procedimientos, normas, reglamentos y lineamientos de Calidad
establecidos por las autoridades competentes, el Cliente y Avanzia.
 Emitirá reportes a Coordinador de calidad, seguridad y medio ambiente
así como al cliente.
 Colaborar en auditorias de calidad, visitas, inspecciones y cualesquier
otra.
 Elaborar y Colaborar en la elaboración del dossier de calidad.
 Cumplimiento de normativa del sistema de seguridad y medio ambiente
 Elaborar e impartir cursos de capacitación enfocados a la a la seguridad
y el medio ambiente.
 Cumplimiento de normativa de seguridad y medio ambiente.
 Supervisar y exigir el uso del equipo de protección personal de acuerdo a
Jefe de las riesgos identificados
Seguridad, Salud  Coordinar actividades de cumplimiento a requerimientos del cliente
y Medio en relación a la seguridad y medio ambiente del proyecto.
Ambiente.
 Impartir pláticas de 5 minutos referentes a la seguridad y medio ambiente
antes del inicio de actividades a todo el personal involucrado.
 Crear un clima de compromiso, responsabilidad y concientización en
las personas que tiene a su cargo con el fin de evitar los accidentes de
trabajo.
 Llevar a cabo la gestión de los residuos generados por la actividad del

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proyecto.
 Supervisar las áreas de trabajo con el fin de identificar oportunamente
peligros latentes y tomar y/o dirigir acciones para prevenir el riesgo
 Mantener informado al director de proyecto y al Coordinador calidad,
medio ambiente y seguridad sobre cualquier incidencia que se presente
durante el desarrollo de las actividades del proyecto, que impliquen una
actividad riesgosa.
 Generar los permisos de trabajo y verificar su correcto cumplimiento.
 Investigar la causa de accidentes laborales, elaborar el reporte y generar
la estadística correspondiente.
 Elaboración de procedimientos de prevención de accidentes, seguridad
y medio ambiente.
 Controlar el desarrollo y cumplimiento de las diferentes actividades,
detectando posibles desviaciones y tomando las medidas oportunas en
caso de desviaciones significativas.
 Desarrollo, seguimiento y control del Plan de seguridad
 Redactar y emitir informes en materia de seguridad y medio ambiente al
Coordinador de calidad, seguridad y medio ambiente y al cliente.
 Verificar que las actividades en obra sean realizadas conforme a los
procedimientos, normas, reglamentos y lineamientos de Seguridad y
Salud Ocupacional establecidas por las autoridades competentes, el
Cliente e Avanzia.
 Colaborar en las auditorias, visitas y seguimiento en materia de
seguridad y medio ambiente.
 Mejora en los procedimientos existentes, objetivos, planes, inspecciones
y demás temas en seguridad y medio ambiente.
 Mantener y custodiar en Obra los documentos que sean requeridos
durante la ejecución (Planos, Actas, Memorias, Especificaciones,
Comunicaciones, etc.), Asegurándose que, en todo momento, se cuente
en la obra con los permisos necesarios para poder acometerla.
 Dar seguimiento a los procedimientos aplicables al proyecto: -
 Revisión de los Planos de Proyecto así como las cantidades de obra de
forma tal de informar, de ser el caso, a Contratista y Contratante de las
Encargado de anomalías detectadas.
obra / Residente  Mantener la adecuada comunicación con el representante del
de obra Contratante en la Obra (Ingeniero Inspector), elaborando las actas y
solicitudes requeridas por las condiciones de contratación aplicables.
 Llevar y Actualizar la Planificación de la obra, informando a tiempo a sus
superiores de situaciones tales como: requerimiento de material, equipos
y personal, retrasos en la ejecución, gastos no previstos, pagos a
subcontratistas y personal, entre otros.
 Llevar, conjuntamente con el Ingeniero Inspector, el Libro o Bitácora de la
obra, en el cual se indiquen las novedades día a día del seguimiento de

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la obra.
 Asegurarse que el Personal contratado para la obra cumple con las
condiciones requeridas no sólo desde el punto de vista de la calificación
para la ejecución del trabajo sino desde el punto de vista legal.
 Asegurándose por el · estricto cumplimiento de las normas laborales
respectivas.
 Responsable del cumplimiento de todas las disposiciones oficiales, bien
sean estatales, autonómicas, provinciales o municipales, relacionadas
con la ejecución de las obras.
 Está obligada a asegurar a su personal con arreglo a la Legislación
Laboral vigente, su maquinaria, medios auxiliares, acopiados, pero sin
que estos gastos repercutan en la obra.
 Está obligada a asegurar la obra contratada, durante todo el tiempo que
dure su ejecución y hasta la Recepción definitiva.
 Será la única y exclusiva responsable durante la ejecución de las obras,
de todos los accidentes, daños o perjuicios, que puedan ocasionar a
Subcontratistas otras personas o entidades, así como de las infracciones a los
Reglamentos y Ordenanzas locales, Derechos de Propiedad Industrial,
etc.
 Estará obligado a reponer cualquier parte de la obra que se deteriore
durante la ejecución del proyecto.
 El incumplimiento del contrato o cualquier falta a lo establecido en el
Pliego de Prescripciones Técnicas, en el Pliego de Condiciones
Administrativas o en el Pliego de Condiciones Particulares de la obra,
podrá ser sancionado por providencia de la parte contratante y a
propuesta de la Dirección de obra, en las cuantías y forma que marque la
Ley o los pliegos de condiciones.
 Es el responsable de recibir y emitir información oficial.
 Es el canal de comunicación entre cliente y subcontratistas.
 Es su responsabilidad el control de la codificación ·de la documentación
Encargado de emitida y recibida, para su fácil rastreabilidad.
Control
Documental  Es su responsabilidad cumplir con los lineamientos marcado en el
procedimiento de codificación, para un control eficaz de la
documentación.
 Es responsable de emitir toda información oficial a las áreas involucradas
 Comprar todos los equipos mecánicos, eléctricos, instrumentación,
sistemas contra incendio y telecomunicaciones.
 Comprar todos los materiales permanentes que interfieren en el proceso
de construcción
Jefe de Compras
 Comprar todos los materiales indirectos que son necesarios para
la construcción de la planta
 Supervisar la compra de todos los materiales comprados en sitio
 Participar en la untas semanales de avance del programa de procuración

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 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
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 Llevar y actualizar el listado de control de materiales comprados

(oficina central y en sitio).
 Participar en el proceso de reuniones internas de avance de proyecto
con el gerente de sitio
 Cumplir con las normas de seguridad que marca el proyecto.
 Llevar un control de los subcontratistas contratados para el cumplimiento
de sus actividades y proyecto para lo cual fueron contratados.

6.1 Creación, revisión y aprobación de la información documentada del proyecto.

La primera edición de los procedimiento del proyecto se identificará con revisión 0, indicando
en el control de cambios que figura en la segunda página, en que procedimiento corporativo
(procedimiento y revisión) está basada esta primera emisión inicial. En la portada figurarán
las personas encargadas de la creación, la revisión y la aprobación del documento,
indicando además las fechas de cada una de estas acciones. Cada vez que los
procedimientos cambien, se indicarán los cambios en el citado cuadro de control de cambios
aumentando el estado de revisión de los mismos.

Las responsabilidades sobre la creación, revisión y aprobación de los procedimientos del

proyecto se distribuyen de la siguiente forma:

Creación

Será responsable de adaptar el procedimiento a las particularidades del Proyecto, con base
a los procedimientos aprobados en los Sistemas de Gestión, el miembro del equipo de
proyecto cuyo proceso de trabajo sea descrito por dicho procedimiento.

En caso de que el procedimiento implique a varios procesos (con distintos departamentos

involucrados), o que describa un proceso para el que no exista un Departamento definido
será responsabilidad del Jefe Calidad / Seguridad / Medio Ambiente del Proyecto, la
adaptación de dicho procedimiento con la participación de todo el personal que considere
necesario.

Revisión

Será responsable de revisar el procedimiento el Coordinador de Calidad / Seguridad / Medio

Ambiente del Proyecto. Deberá asegurarse de que el procedimiento no ha sido modificado
con respecto al procedimiento original incluido dentro de los Sistemas de Gestión (en caso
de que exista un procedimiento equivalente). En caso de que haya sido modificado, deberá
obtener el visto bueno de los Directores de Departamento cuyos procesos de trabajo se
vean afectados por dicho Procedimiento o, en caso de no existir Director de Departamento,
por la persona encargada de aprobar el procedimiento original.

Aprobación

La aprobación de los procedimientos de Proyecto recaerá siempre en el Gerente de Obra.

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6.2 Codificación.

Se cuenta con un listado que recoge las siglas de todos los proyectos de AVANZIA. Será el
área de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad la que mantenga actualizado el listado y el
que asegure que los códigos sean únicos.

La codificación de toda la información documentada generada en el proyecto viene recogida

por el Procedimiento para Codificación del Particular del Proyecto “HRH-CON-PRO-T-ISU-
002”.

6.3 Distribución y conservación.

Cuando se incorpore nuevo personal al proyecto, será responsabilidad del Gerente de Obra
el informarle de la existencia de toda la información documentada de los Sistemas y de su
ubicación en el Gestor Documental habilitado.

La distribución y conservación de la documentación del proyecto se realizará mediante el

Gestor Documental habilitado.

El Gestor Documental cuenta con una estructura general de carpetas preestablecidas, que
se particulariza para el proyecto en función de las necesidades específicas del mismo. El
acceso a estas carpetas está regulado y definido por permisos (lectura y/o escritura)
asociados al perfil de cada usuario y controlados por una Matriz de Acceso que define el
Gerente de Obra según las funciones que tenga cada usuario en el proyecto.

La responsabilidad de cargar los procedimientos aprobados en el gestor documental recae

sobre los Jefes de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente del Proyecto, el cual debe informar
a todo el equipo de proyecto de cualquier cambio que se produzca en los mismos.

El Responsable de Control Documental asignado al proyecto se encargará de realizar un

reporte semanal informando de la información documentada que ha sido cargada en el
Gestor Documental. En función del avance del proyecto, el volumen de información cargada
varía sustancialmente, por lo que la periodicidad de este reporte se adaptará a las
necesidades del momento.

6.4 Intercambio de documentación entre organizaciones participantes.

El intercambio de información documentada entre Organizaciones participantes en el

Proyecto se llevará a cabo mediante un gestor documental.

En el caso del intercambio de información documentada con Ingeniería Subcontratada, el

detalle de del mismo se contempla en el procedimiento AVI-GE-COM-PRO-MEX-010
Aseguramiento de la Calidad y Gestión Documental para Ingenierías Subcontratadas.

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6.5 Histórico de la información documentada (revisiones anteriores).

El Gestor Documental, permite el almacenamiento de las revisiones anteriores de cualquier

documento. De esta manera, se almacenarán ordenadamente todas las revisiones del
documento.

6.6 Correspondencia del proyecto.

El Responsable de Control Documental del Proyecto será responsable de preparar el

formato Excel de Control de Correspondencia. Este formato registrará la correspondencia
entrante y saliente del Proyecto con el Cliente, la Ingeniería y subcontratistas.

Este formato será de libre acceso para todos los participantes del Proyecto, cargado en el
gestor documental y de obligada consulta para conocer el consecutivo de las
comunicaciones.

Será responsabilidad del Responsable de Control Documental del Proyecto completar el

Excel con todas las comunicaciones entrantes y cargar los mismos en las carpetas
correspondientes en el gestor documental.

6.7 Información documentada en soporte informático.

Toda la documentación que se encuentra en el Gestor Documental, se encuentra controlada

por el departamento de Tecnología de la Información y Comunicación, recayendo sobre ellos
la realización de copias de seguridad.

El resguardo de la información, será responsabilidad del departamento de Tecnologías de la

Información y Comunicación, mediante el procedimiento AVI-GE-TIC-PRO-MEX-001
Procedimiento de infraestructura y Mantenimiento.

Toda la evidencia (registros) deberán ser archivados en la red o en un dispositivo de

almacenamiento que administre el área de informática.

7. ARCHIVO MUERTO.

El resguardo de la información documentada del proyecto será por un periodo de 3 años.

Este resguardo podrá ser en duro o en electrónico.

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