1.

Tablas

Una tabla es un conjunto de datos organizados en filas y registros. Donde la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (campos) y el resto de filas contienen los datos.

Podemos empezar a crear una tabla, con las celdas vacías, seleccionando previamente el
rango que ocupará o sin seleccionarlo y se lo indicamos después. O incluso podemos crearla,
seleccionando ya un rango con datos.

En cualquiera de los dos casos, el siguiente paso será Insertar la tabla, podemos hacerlo
desde la banda de opciones Insertar, sección Tablas, botón tabla.

Al pulsarlo, aparece el cuadro de dialogo Crear tabla, donde tendremos que indicar el rango
que queremos que ocupe o si ya lo hemos seleccionado previamente, aparecerá directamente.

Tambien debemos indicarle si la tabla tiene encabezados o no (se recomienda que sí).
Al aceptar, aparece en el rango seleccionado con el formato propio de la hoja.
 Para introducir los datos de la tabla o agregar nuevos, tendremos dos opciones:
• Introducir directamente los datos: hacer clic en la celda o barra de fórmulas y escribir.
• O utilizar un formulario de datos:

Esta opción, por defecto no suele aparecer en la barra de acceso rápida, hay que desplegar
la lista de “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido” seleccioanr la opción “Más
comandos…”

Desplegamos la lista “Comandos disponibles en:” y seleccionamos “Comandos que no están

en la lista de opciones”, buscamos el de “Formulario…”, pulsamos Agregar y luego Aceptar.

Ahora tendrá que aparecer directamente en la barra.

 Al pulsar el botón Formulario, aparece un cuadro de dialogo que puede variar según los
campos de la tabla:

A la izquierda aparecen los registros, con los títulos de los campos (según lo que hayamos
escrito en la primera fila que hace de cabeceras de columnas) y un recuadro para escribir el
dato del campo. Cada registro, será una fila.

Y a la derecha, los botones:

• Nuevo: para agregar registros.
• Eliminar: Para eliminar un registro entero.
• Restaurar: borra los datos de los campos del registro actual (pero no elimina el registro)
• Buscar anterior y Buscar siguiente: para desplazarse por los registros.
• Criterios: sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
• Cerrar: cierra el cuadro de dialogo de Formulario.

A la hora de introducir datos y rellenar una tabla, excel nos permite trabajar con listas
desplegables.

Si hacemos clic con el botón derecho del ratón, en una celda que queramos rellenar de la
tabla (aunque los datos no estén en formato de tabla, tambien nos dejar hacerlo).
 En el menú contextual, seleccionaremos la opción Elegir de la lista desplegable…

Y al seleccionar esta opción, nos muestra en dicha celda una lista de las diferentes entradas
que encuentra en toda la columna.

Tan solo hay que seleccionar la que queramos introducir.

 Para modificar la estructura o el formato de una tabla, al situarnos sobre cualquiera
de sus celdas, aparece en la banda de opciones, la pestaña Diseño, con las herramientas
correspondientes a la de la tabla.

Cambiar tamaño de la tabla: Con este botón, podemos modificar el rango de la tabla.

Tambien podemos modificar directamente el rango de filas y columnas con el

ratón, situando el cursor sobre la esquina inferior derecha de la última celda de
la tabla, pulsar el botón izquierdo cuando aparezcan las dobles flechas y arrastrar.

O si lo que queremos es añadir un registro más, podemos pulsar la tecla TAB desde la última
celda de la tabla y aparecerá una nueva fila.

Para insertar, mover o eliminar filas o columnas del rango de la tabla, podemos hacerlo
como si fuera una hoja de Excel normal.

Quitar duplicados: Es una herramienta que nos permite borrar automáticamente aquellos
datos que estén introducidos dos veces.

Al pulsar el botón, aparece un cuadro de dialogo:

 Podemos indicarle las columnas que queremos que tenga en cuenta, a la hora de buscar
duplicados. E indicarle si nuestra tabla de datos tiene o no encabezados.

Podemos utilizar los botones Seleccionar todo o anular selección, para controlar las
columnas que marcamos, o tambien podemos hacer clic con el botón izquiero del ratón en la
casilla de verificación correspondiente al campo que queramos activar o desactivar.

Si nos fijamos en el ejemplo, tenemos la fila 13 y 14 repetida.

Pulsamos aceptar.

Y vemos como ha eliminado una de las filas repetidas.

Esta herramienta tambien la podemos aplicar en rango de datos normales, utilizando el

botón Quitar duplicados, de la banda de opciones Datos, sección Herramientas de datos.

Convertir en rango: Para quitarle a los datos el formato de tabla, podemos pulsar este
botón y convertirá toda la tabla en un rango de celdas normal.
 Otra manera de quitar el formato de tabla, sería haciendo clic con el botón derecho del
ratón sobre cualquier celda de la tabla, desplegar del menú contextual la opción Tabla y
seleccionar Convertir en rango.

Estilos rápidos: Con este botón, podemos modificar el estilo de la tabla.

Desplegamos la lista y seleccionamos el estilo que nos guste.
 Si lo que queremos es borrar el estilo que tenemos actualmente aplicado, podemos
seleccionar la opción Borrar.

Una vez aplicado el estilo, lo podemos personalizar, desplegando el botón Opciones de

estilo de tabla. Y activando y desactivando las opciones que nos ofrece.
 Tambien podemos aplicar filas de totales, haciendo clic con el botón izquierdo del ratón
sobre la tabla, desplegasndo del menú contextual, la opción Tabla y seleccionando Fila de
totales.

2. Ordenar

Para hacer un ordenar simple, y ordenar una lista por una columna, tenemos los botones
Ordenar A a Z (Ascendente) y de Z a A (Descendente) de la banda de opciones Datos, sección
ordenar y filtrar.

Bastará con situarnos sobre la columna de la lista de datos por la que queremos ordenar y
pulsar uno de los dos botones.

Si los datos están en formato de tabla, los propios títulos de las cabeceras, contendran unas
flechas, que al desplegarlas, tambien nos ofrece la posibilidad de ordenar.
 Si queremos aplicar mas de un criterio de ordenación, tenemos que pulsar el botón Ordenar
de la banda de opciones Datos.

Podemos tener los datos previamente seleccionados, sino, al pulsar el botón Excel detectará
automaticamente el rango a ordenar (hay que verificar que sea correcto el que él propone).

En el cuadro de dialogo Ordenar, hay que establecer un nivel por cada criterio que queramos
aplicar y establecer las opciones de orden que queremos que cumpla.

Por ejemplo, ordenar por el campo Apellidos y tambien por el campo Nombre, es decir,
que primero lo ordenara por el apellido, pero ante dos apellidos iguales, ordenadorá por el
nombre.

O tambien, si hacemos clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda ya sea un
rango normal o esté en formato de tabla, nos aparece el menú contextual, donde tambien
tenemos la opcion de Ordenar.
 O desde la banda de opciones Inicio, sección Modificar, botón Ordenar y filtrar.

Texto en columnas
Esta nueva versión de Excel, nos ofrece una herramienta, que permite separar el contenido
de una columna en varias.

Por ejemplo:
Tenemos una columna con nombre y apellido y queremos tener dos columnas, una para
cada tipo de dato.
• Seleccionamos el rango de celdas A1:A12
• En la banda de opciones Datos, sección Herramientas de datos, pulsamos el botón Texto
en columnas.

Aparece el siguiente asistente:

 En el primer paso, hay que marcar el tipo de dato original que queremos separar en
columnas.
En el segundo paso, hay que indicar como están separados los datos.
 Y por último, especificar el formato de dato de las columnas.

Y al pulsar Finalizar, vemos como se convierte en 2 columnas, una para el nombre y otra
para el apellido.
3. Filtros

Los filtros sirven para seleccionar solo aquellos registros o datos que cumplan un criterio
específico.

Aplicar filtros en un rango de datos

Nos situamos sobre cualquiera de las celdas del rango de datos y pulsamos el botón Filtro,
de la banda de opciones Datos, sección Ordenar y filtrar.

Y aparecen las flechas de autofiltro sobre los títulos (cabecera de los campos).

O desde la banda de opciones Inicio, secció Modificar, botón Ordenar y filtrar.



Aplicar filtros en una tabla de datos

Para aplicar un filtro sobre una tabla, bastará con desplegar la lista de la cabecera del campo
y seleccionar el criterio que se quiere aplicar.

Si hacemos clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda de la tabla o rango de
datos, nos aparece el menú contextual, donde tambien tenemos la opcion de Filtrar.
Tipos de filtros que podemos aplicar

Puede ser por contenido. Por ejemplo, solo aquellos registros que sean de Barelona. Pues
al desplegar, seleccionamos solo la casilla de Barcelona.

Otra opción es aplicar los filtros de texto, que se hace tambien desplegando la flecha de la
cabecera del campo y en Filtros de texto, seleccionamos la que queremos aplicar.
 Seleccionando cualquiera de las opciones, se abre un cuadro de dialogo como el siguiente,
donte tenemos que terminar de especificar el criterio:

En este ejemplo, solo se mostrarían aquellos nombres cuya primera letra es la A.

 Las opciones de filtro, varían según el formato del campo.

Podemos ver que un campo tiene un filtro activado, porque el icono de la cabecera cambia.

Si agregamos datos a un rango o tabla que contiene un filtro, para que aplique tambien ese
filtro a los nuevos datos, tenemos el botón Volver a aplicar, de la banda de opciones Datos,
sección Filtros.

Para quitar un filtro, tenemos varias opciones:

• Desplegar la lista de la cabecera de campo y:
 l
Seleccionar la opción “Borrar filtro de …”

• O marcar la casilla (Seleccionar todos)

O pulsar el botón Borrar filtro de la banda de opciones Datos.

O si además de quitar el filtro, queremos desactivarlo, podemos pulsar directamente sobre

el botón Filtro de la banda de opciones Datos.

Filtros avanzados
En la banda de opciones Datos, sección Filtro, tenemos el botón Avanzadas.

Que nos permite, crear un filtro partiendo de un rango como criterio, y

además nos da la opción de aplicar el filtro sobre la misma base de datos o
copiarlo en otro sitio.

Al pulsar el botón Avanzadas, aparece el siguiente cuadro de dialogo:

 En nuestro ejemplo, tenemos una base de datos y queremos aplicar un filtro de manera
que nos muestre solo aquellos datos que contemple el rango de criterio indicado.

Rango de lista: será todo el rango de datos que tenemos (A:D)

 • Rango de criterios: serán las cantidades establecidas en la columna F.
• Copiar a: Queremos que los datos filtrados, los copie en las columnas H:K

Y al aceptar, obtenemos el siguiente resultado:

4. Validación de datos

Es una herramienta que nos permite restringir el dato que se debe incluir en una celda.

Para aplicar una validación a una celda:

• Seleccionamos la celda que queremos validar.
• Desde la banda de opciones Datos, pulsamos el botón Validación de
datos, de la sección Herramientas de datos.
• Aparece el cuadro de dialogo de Validación de datos, donde tendremos
varios tipos de validación para aplicar

En la pestaña Configuración, establecemos la condición que deberá cumplir el dato:

• Permitir: En esta lista podemos elegir entre:
ͳͳCualquier valor: es lo que hay por defecto que nos permite introducir cualquier dato
en la celda.
ͳͳNúmero entero: Limitará la entrada de datos solo a números enteros, estableciendo
un limite entre máximo y mínimo o igual que, de manera que si se intenta introducir un
decimal o algún número del rango establecido, dará error.
Ejemplo:
 Este criterio no permitirá introducir ningún número que no sea entero y esté entre el 1 y
el 50.
• Decimal: A la inversa que el número entero.
• Lista: Permite escribir una lista de valores, para poder escoger y no tener que escribir los
datos en la celda. Los distintos valores los escribiremos en Origen, separados con punto y
coma.
 Esta validación, nos creará una lista desplegable en la celda, para poder escoger solo entre
las opciones del rango de origen.

• Fecha u hora: funciona igual que nùmero entero pero con celdas de formato de fecha o
de hora.

Esta validación, no permitirá introducir fechas fuera del rango establecido.

• Longitud de texto: podemos delimitar el número de caracteres que se debe introducir.
 Esta validación, solo permitirá escribir referencias de 4 dígitos.
• Personalizada: sería para incluir una fórmula o función.

En la pestaña Mensaje de entrada, podemos introducir un texto que se muestre al situarnos

en la celda.

Este texto, sirve para informar del tipo de dato que se debe introducir en la celda, según la
validación establecida.
 Aparecerá así, al situarnos sobre la celda.

En la pestaña Mensaje de error, podemos escribir el texto que queremos que muestre
cuando se introduzca en la celda un valor incorrecto.
El estilo del mensaje puede ser:
• Grave: Al escribir un dato incorrecto, no permitirá introducirlo en la celda y devolverá un
mensaje de error.

• Advertencia: Al introducir un dato incorrecto, aparece un mensaje adviertiendo que el

dato es erróneo, pero nos da la opción de elegir si lo queremos introducir igualmente o no.
 • Información: Al introducir un dato incorrecto, aparece un mensaje informando de que
el dato es erróneo, si aceptamos, nos introduce en dato en la celda y si cancelamos, no lo
introduce.

Si utilizamos una de estas dos últimas opciones de mensaje, que aunque el dato no cumpla
la validación, igualmente nos deje escribirlo en la celda, tenemos una opción en el botón
Validación de datos, de la banda de opciones Datos, que nos permite marcar aquellas celdas
que no cumplan con la validación y se hayan introducido datos. Es el botón Rodear con un
círculo datos no válidos.

Y la hoja de cálculo, se mostrará así:

Para eliminar los círculos, tendremos el botón Borrar círculos de validación.

Una vez introducida una validación para una celda, podemos copiarla, utilizando el método
normal de copiar y luego pegarla en otras celdas, utilizando el Pegado especial, y marcando la
casilla Validación.
 Para borrar la validación de un rango de celdas, seleccionamos primero la celda o rango
y accedemos al cuadro de dialogo de Validación de datos y pulsamos el botón Borrar todos.

5. Resumen de subtotales

Crear un esquema

Tenemos dos maneras de crear un esquema o resumen en Excel, podemos hacerlo manual
o automático.

Para crear un esquema automatico:

• Los datos tienen que estar bien estructurados.
• Deben contener filas o columnas con sumatarios, y no pueden entremezclarse con los
datos, deben situarse o por encima o debajo en el caso de las filas, y a izquierda o derecha
en el caso de las columnas.
Por ejemplo:
Tenemos un rango de datos, ordenados alfabeticamente por Departamento, con una fila de
totales por cada departamento y una columna de total (cantidad x precio).
Para crear un Autoesquema:
• Desde la banda de opciones Datos, sección Esquema.
 • Desplegamos el botón Agrupar.
• Y seleccionamos Autoesquema.
Y crea un nivel de esquema, por cada total que se encuentra en los datos, tanto de filas
como de columnas.
Para comprimir o expandir el esquema, tenemos varias opciones:
• Podemos pulsar sobre el número de esquema: 1 mostraría un único total, 2 nos muestra
los totales del campo agrupado y 3 nos lo muestra todo.
• También podemos hacer clic sobre el signo negativo (-) para no mostrar el detalle y solo
ver el total del grupo o en el signo positivo (+) para mostrarlo.
• También podríamos utilizar los botones de la barra de herramientas:

Un ejemplo de esquema comprimido sería el siguiente:

Para borrar un Autoesquema:

• Desde la banda de opciones Datos, sección Esquema.
• Desplegamos el botón Desagrupar.
• Y seleccionamos Borrar esquema.

Para crear un esquema manualmente:

• Primero hay que crear los grupos: Seleccionamos todas las filas o columnas que puedan
pertenecer a un mismo grupo, sin incluir las de los totales.
 • Desde la banda de opciones Datos, sección Esquema.
• Pulsamos el botón Agrupar.
• Y nos crea un nivel de esquema

Tendremos que hacer los mismo, con cada grupo que queramos crear.
Y si queremos deshacer algún grupo, pulsamos el botón Desagrupar.
Tambien podemos utilizar combinaciones de teclas:
• Para agrupar: Alt+Shift+Flecha derecha
• Para desagrupar: Alt+Shift+Flecha izquierda

Podemos ocultar un esquema, es decir, ocultar los signos de expandir/comprimir podemos

pulsar la combinación de teclas Ctrl+8.
Crear un resumen con subtotales
Podemos crear un resumen de una lista de datos y agrupar campos obteniendo subtotales.
Para ello:
• Debemos situarnos sobre la lista de los datos.
• Es importante que la lista esté ordenada por el campo que queremos agrupar.
Pulsamos el botón Subtotal, de la banda de opciones Datos, sección
Esquema. Y aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Donde tenemos que indicarle:

• Para cada cambio en: tenemos que seleccionar el campo por que el que queremos
agrupar.
• Usar función: seleccionamos el cálculo que queremos que realice: Suma, cuenta,
promedio, Max, min, etc.…
• Agregar subtotal a: tenemos que indicarle con que campo queremos que nos calcule la
función indicada anteriormente.

Y por último, tenemos tres opciones para marcar:

• Reemplazar subtotales actuales: en caso de que queramos modificarlos.
• Salto de página entre grupos: para insertar un salto de página en cada cambio, en nuestro
ejemplo, de DEPARTAMENTO.
 • Resumen debajo de los datos: Añade una fila TOTAL debajo de cada grupo y al final de
todos los datos.

Obtenemos un esquema, con los datos de la tabla y los criterios indicados en los Subtotales.

Tambien podemos obtener totales en una tabla, modificando el diseño de la tabla, y desde
la banda de opciones Diseño, sección Opciones de estilo de tabla, y marcar la opción Fila de
totales.

Si hacemos clic, sobre la última fila de la tabla, aparece una flecha, y al desplegarla, podemos
indicarle la función que queremos que aplique.
 Para quitar los subtotales, desde el mismo botón Subtotales, entramos al cuadro de dialogo
y pulsamos el botón Quitar todos. O desactivando la casilla de Fila de totales del estilo de tabla.