Formularios

Los formularios de datos de Excel permiten la introducción de datos en sus hojas evitando
errores en la captura de información.

En general los formularios ayudan a introducir datos en tablas, generando filas a modo de
registros de datos. Para poder usarlos en Excel 2010 debemos activar el botón Formularios, que
por defecto no aparece. Esto se hace desde la barra de herramientas de acceso rápido.
Pulsaremos el botón Personalizar, elegiremos la opción Más comandos y en Comandos
disponibles seleccionaremos todos los comandos.

En la lista que está ordenada alfabéticamente buscaremos el botón Formularios. También

podemos pulsar sobre una de las opciones y apretar la tecla, en este caso la tecla efe, para poder
llegar más rápido a la zona donde está el botón de formulario. Lo marcaremos, pulsaremos
Agregar y al darle a Aceptar comprobaremos que ha aparecido en la barra de inicio rápido de
Excel. Para quitarlo simplemente nos pondremos sobre el botón, pulsaremos botón derecho y
le diremos Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

Utilidades de los Formularios

Se pueden usar los formularios de datos para introducir datos en una tabla.

La tabla debe tener encabezados para que sirvan como títulos en la ventana de introducción de
datos. La tabla también puede contener fórmulas que utilice celdas de esa misma tabla u otras
partes del libro. Observe que en la celda F6 hay una fórmula que calcula el producto de la
cantidad por el precio.

Si la tabla está vacía, seleccionaremos cualquier celda de la primera fila de la tabla y pulsaremos
sobre el botón Formularios de la basa de inicio rápido. Se mostrará el cuadro de diálogo
Formularios, y en la parte izquierda encontraremos los campos o celdas donde podremos
introducir los datos a la tabla. Para pasar de un campo a otro pulsaremos la tecla Tabulado o la
seleccionaremos con el ratón. En este caso estamos introduciendo la cantidad de 5 tornillos a
un precio de 10 euros. El campo total, al ser una fórmula, no se podrá introducir, y se calculará
en el momento que se pasen los datos del formulario a la tabla.

Para pasar los datos pulsaremos sobre el botón Nuevo, y comprobaremos en la parte trasera
que la información se ha agregado. Esto lo podremos hacer tantas veces como queramos.

Cada vez que se pulse Nuevo, se añadirá una nueva fila a la tabla. Pulse sobre el botón cerrar
para cerrar el cuadro de diálogo y seguir trabajando con Excel.
Operar con Formularios

Si necesita operar con los datos de una tabla, puede activar el cuadro de diálogo Formularios
para desplazarse por ella. Seleccione cualquier celda de la tabla y pulse el botón Formularios
para abrir el cuadro de diálogo. Puede ver los botones Buscar anterior y Buscar siguiente con los
que se podrá desplazar por la tabla. También puede modificar un dato cambiando su valor en el
campo, por ejemplo, vamos a cambiar la cantidad 7 tuercas por 50 tuercas. Para que se refleje
en la hoja este cambio, se debe pulsar el botón Nuevo.

Con el botón Criterios puede buscar un dato si la tabla es muy grande. Púlselo y aparecerán
todos los campos en blanco. Si quiere buscar un producto, sitúe el cursor en el campo Producto
y escriba el que quiera buscar. No hace falta que escriba todo: por ejemplo, si buscamos
plafones, puede escribir pla, a continuación, pulse en el botón Buscar siguiente. Según donde
esté situado el cursor en la tabla, buscará y hallará este valor o tendremos que pulsar en Buscar
anterior para saber si el dato está en la parte de arriba de la tabla. Si la encuentra aparecerán
los datos en los campos que tenemos en el cuadro de diálogo Formularios. Puede pulsar tantas
veces como desee para buscar la información, por ejemplo, Tornillos. Si pulsamos de nuevo
Buscar siguiente y no se encuentra el campo, la fila con los criterios solicitados, sonará un sonido
de Excel indicándonos que no se ha encontrado.

Desde este cuadro de diálogo también puede borrar filas de la tabla. Sitúese sobre un registro o
búsquelo y pulse en el botón Borrar para eliminar la fila. Un mensaje de advertencia le indicará
que el borrado es permanente y no podrá usar el botón Deshacer para recuperar la información.
Al pulsar Aceptar, se borrará la línea de tornillos y todas las líneas que hay por debajo de esa
línea de tornillos subirán una para seguir manteniendo la tabla constante.