IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Ensayo utilizando terminología archivística sobre la Importancia de los

archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades,
clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

El archivo en la actualidad tiene un nivel de importancia en la historia de la

humanidad, se ha considerado como un bien que genera en determinado país que
se desarrolle de forma correcta, analizando su actividad en nuestro diario vivir, el
archivo es utilizado en la mayoría de las organizaciones, empresas e instituciones
colombianas; en muchas oportunidades se habla que las personas encargadas de
llevar a cabo el archivo eran personas que les imponían un castigo, por su mala
conducta o simplemente era obligado a desarrollar esta actividad sin tener en
cuenta el grado de responsabilidad que se debe tener para manejar un proceso,
los métodos que se empleaban para administrar el archivo se aplicaban de
acuerdo al criterio de cada persona, lo que aumentaba los riesgos de fracasos en
cada una de las actividades desarrolladas, lo cual se traducía en un mal servicio al
cliente en cuanto la búsqueda de archivos, lo que afectaba negativamente a
determinada empresa u organización.

Se puede afirmar que años atrás el gobierno colombiano observo que el archivo
era importante para el desarrollo de nuestro país y le dio gran importancia al
manejo del mismo.

Es necesario que cada organización o empresa su archivo, debe legalmente tener

personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por
algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
organización del archivo.

Según lo aprendido con el material de apoyo puedo comprender que la

importancia del archivo se comprende a partir del valor que tiene, la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico, pero, realmente son estos aspectos los que pueden
clasificar la importancia del archivo, donde el archivo nos brinda un apoyo para la
toma de decisiones y nos orienta a tomar la mejor, además de tener todos los
documentos de la empresa organizados de forma que nos permita mejorar el
bienestar de la empresa.

En el archivo está implícita la tecnología, ya que las Tics están inmersas con el fin
de agilizar los procesos archivísticos, de tal forma que los documentos primarios
de valor temporal y permanente los describe, organiza, conserva y los pone al uso
del que hace el documento y al usuario externo.
Los procedimientos están ligados a los principios de la archivística los cuales rigen
desde el siglo XIX, estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original,
son fundamentales para ejercer la práctica archivística, pues, a través de ellos es
posible ejercer el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo.

El uso de las nuevas tecnologías permite la comunicación se realice de forma

efectiva y rápida, donde las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus
proveedores y con sus usuarios.

El correo electrónico permite intercambiar información de manera rápida y eficaz,

ya que por medio de este, es posible enviar todo tipo de documentos, es utilizado
en los archivos como medio de comunicación; entre el archivero y los usuarios
internos para solicitud de documentación, comunicación de transferencias,
coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión, entre el archivero y
los proveedores, entre el archivero y los usuarios externos para petición de
información.

El uso de internet potencia el uso del archivo en las empresas, multiplica las
posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las utilidades de internet
en un archivo son amplias y variables. Es necesario conocerlas para aprovechar
todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los
servicios del archivo.

Desde mi punto de vista, el archivo es fundamental para las actividades legales de

una empresa, no pueden ejercer este tipo de actividades las personas que no
tengan las suficiente información de cómo desarrollar una acertada planeación lo
que se traduce en compañías que no tienen una base sólida para el manejo de la
información, recordemos que la información es el activo de mas valor de una
sociedad.