IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Para entender la importancia de los archivos en necesario entender que es Archivo

y esta palabra proviene del latín archivium, que presenta tres acepciones distintas
de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española.:

 Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que

significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos,
comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que
los contienen (carpetas, guías, etc.).
 La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley
de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al
archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir,
organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas
conjuntos de documentos para el cumplimiento de los fines anteriormente
mencionados.
 También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo)
cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

Con base a lo anterior podemos afirmar que los archivos constituyen parte
fundamental de los recursos de información de una compañía, privada, pública o
privada con funciones públicas, toda empresa o entidad debe recurrir con frecuencia
a los documentos que se han producido o recibido durante su gestión a fin de facilitar
la toma de decisiones y es allí donde radica su gran importancia, adicional a esto
los archivos en una entidad son los que representan su memoria institucional, sin
ellos sería imposible poder rescatar hechos pasados que servirían para corroborar
situaciones o hechos que se hallan realizado en el cumplimiento de sus actividades.
Además, permiten equilibrio en el manejo de la información de cualquier empresa o
entidad, lo que permitirá y facilitará la localización rápida de cualquier clase de
documentos.

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados, además sirve como medio
de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado, también
sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar
la realización de un acto o la forma de hacerlo.

En importante mencionar que la Ley obliga a conservar la documentación en

periodos establecidos, con plazos mínimos de conservación durante los cuales
puede ser requerida su presentación, estos documentos se conservarán
debidamente ordenados y clasificados, proporcionando información sobre el
funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad, el archivo será eficaz cuando
se encuentra rápidamente lo que se busca que finalmente su objetivo, de este modo
podemos afirmar que los archivos y su funcionamiento son de gran importancia para
dar cumplimiento a la Ley General de Archivos que debe ser aplicada en todas las
entidades públicas o privadas con funciones públicas.

Para finalizar quisiera rescatar que la importancia de esta ciencia radica en la buena
administración conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma
de decisiones, además de que nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural
y a su vez una identidad nacional ya definida.
 BIBLIOGRAFÍA

Articulo: Gestión Documental, enlace:

http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf

Articulo: La Importancia de la Gestión Documental en la Empresa, enlace:

http://pepeytono.com.mx/novedades/2012/10/la_importancia_de_la_gestion_docu
mental_en_la_empresa

Articulo: Importancia de la gestión documental, enlace: http://www.tbs-

telecon.es/importancia-gestion-documental

Recuperado de CASTELL, Manuel. Globalización, sociedad y política en la era de la Información.

Bitácora Urbano Territorial, [p. 42-53, ene. 2000
file:///C:/Users/aon%20colombia/Downloads/DialnetGlobalizacionSociedadYPoliticaEnLaEraDeLaI
nformaci-4008342.pdf