Guide pour la mise en place d’une procédure

d’appels d’offres efficace

Les appels d’offres (RFP) constituent une responsabilité essentielle des

comités d’investissement. Les questions présentées ci-après et les réponses
qui y sont apportées, ainsi que les entretiens et visites sur place, permettent
de systématiser le processus d’évaluation des prestataires de services
d’investissements potentiels. Les appels d’offres peuvent être lancés pour
toute une série de raisons, notamment:
• remplir un nouveau mandat
• identifier des problèmes de rotation du personnel ou de relève
• identifier des possibilités de réduire les coûts
• remédier aux problèmes de performance rencontrés avec un gérant
d’investissements
• externaliser la gestion de portefeuilles
• régler les responsabilités de due diligence.

Définir votre procédure

Lorsque vous lancez un appel d’offres, vous Bien que l’approche varie d’une organisation
devez avoir un objectif bien défini en vue: à l’autre, il convient de déterminer les
trouver un prestataire de services différentes étapes de la procédure d’appel
d’investissements dont les valeurs, d’offres et de fixer les échéances.
l’approche et la performance répondent aux
besoins de votre organisation. En anticipant
et en planifiant soigneusement votre appel
d’offres, vous serez en mesure d’accélérer
votre prise de décision. Ces lignes
directrices, qui se fondent sur l’expérience
que nous avons acquise avec tous les types
d’organisation, sont destinées à vous aider
dans cette démarche.

Le présent document est destiné aux professionnels de l’investissement. Il ne peut être

pris en compte par des investisseurs privés, ni leur être distribué.
Tâches clés Date cible

Constituer l’équipe, identifier ceux qui seront chargés de:

• rédiger l’appel d’offres
• approuver l’appel d’offres
• envoyer l’appel d’offres et réceptionner les réponses
• examiner les offres reçues
• communiquer les résultats.

Etablir un calendrier

Rédiger et approuver l’appel d’offres

Identifier les fournisseurs d’investissements qui recevront l’appel d’offres

Distribuer l’appel d’offres

Examiner les offres reçues et leur attribuer une note individuellement, puis se réunir en
équipe pour choisir les fournisseurs d’investissements qui seront présentés au tour final

Interviewer les fournisseurs d’investissements potentiels

Décision finale

Constituer l’équipe • Déterminez d’abord le niveau

• La première tâche de la procédure
d’appel d’offres consiste à sélectionner
les membres de l’équipe qui rédigeront
l’appel d’offres et examineront les offres
reçues. D’après notre expérience, une
équipe de taille restreinte présente le
double avantage de pouvoir inclure des
personnes aux perspectives et
compétences diverses tout en restant
suffisamment compacte pour maintenir
clairement les lignes de responsabilités
et simplifier les décisions. Si vous avez
un large comité d’investissement,
envisagez de désigner un sous-groupe de
membres pour s’occuper de l’appel
d’offres. Le comité d’investissement
interviendra par la suite pour examiner
ses recommandations.
Etablir un calendrier
• Afin d’éviter que le processus d’appel
d’offres ne traîne en longueur, il est utile
de définir les dates cibles pour la
réalisation d’étapes clés.
d’interaction que les candidats auront
avec votre comité. Combien de réunions
vous faut-il avec un fournisseur
d’investissements potentiel? Ces
réunions se feront-elles en personne ou
par téléphone? Une fois que vous avez
réduit la liste de candidats, décidez si ces
réunions doivent avoir lieu à un stade
précoce du processus ou plus tard.
• Etablissez un délai pour permettre aux
candidats de poser des questions et
demander des précisions. Définissez une
période de questions-réponses qui
permettra aux fournisseurs de poser des
questions ou demander de plus amples
informations par téléphone ou e-mail.
Passé ce délai, distribuez vos réponses
écrites à toutes les sociétés candidates
afin de donner à toutes les mêmes
chances.

2
Rédiger l’appel d’offres
• Reflétez votre culture. Il est important
de refléter la culture de votre
organisation dans la rédaction de l’appel
d’offres. Les objectifs de votre comité et/
ou organisation sont-ils centrés sur les
investissements en soi ou sur une
mission spécifique à remplir? Avez-vous
les moyens de choisir et de superviser
un portefeuille complexe ou recherchez-
vous une approche plus simple?
• Veillez à ce que vos questions soient
claires et directes. Leur utilité dépendra
de leur clarté. Les questions indirectes
sont susceptibles d’entraîner des
réponses indirectes qui ne vous
donneront pas l’information dont vous
avez besoin. De plus, si les questions
sont trop vagues ou si elles sont
ouvertes, vous ne pourrez pas comparer
les fournisseurs d’investissements
potentiels. Dans certains cas, il sera utile
de demander un exemple ou une étude
de cas.
• Fournissez des informations générales
sur votre organisation pour aider les
candidats à tailler leur offre sur mesure.
Envisagez d’inclure votre politique de
placement, des renseignements sur vos
investissements et les exigences en
termes de reporting. Ces documents
fournissent des informations utiles aux
sociétés candidates et les aident à
adapter leurs réponses à vos besoins.
• Connaissez vos a priori. Il est difficile
de ne pas laisser vos expériences
passées, notamment avec vos propres
investissements, influer sur votre
évaluation des offres qui vous seront
soumises. Après tout, si vous avez
personnellement subi d’importantes
pertes sur une catégorie d’actifs donnée,
il vous sera peut-être difficile de
reconnaître le rôle qu’elle peut jouer dans
un portefeuille. Il est toutefois vital de
faire la part des choses lorsque vous
évaluez les offres qui vous sont
soumises.
3
• Gardez votre objectif en ligne de mire et
limitez l’appel d’offres à un nombre
gérable de questions ou de contenu. Ne
posez pas plus de questions que votre
comité n’est en mesure d’examiner. Par
exemple, si vous ne souhaitez pas
ajouter des placements alternatifs à votre
portefeuille, n’incluez pas de questions
s’y rapportant.
• Voir Document de travail A pour un
exemple de questions d’appel d’offres et
d’organisation du contenu.
Identifier
• Décidez quelles sont les sociétés qui
participeront au processus d’appel
d’offres. La plupart des organisations
utilisent plusieurs approches: sélection
via des annuaires en ligne,
recommandations de consultants et
recommandations personnelles. Soyez
toutefois attentif à tout conflit d’intérêt
potentiel entre fournisseurs
d’investissements, collaborateurs et
membres du comité.
• Limitez le nombre de fournisseurs
d’investissements sélectionnés à un
nombre raisonnable (c’est-à-dire
proportionnellement au nombre de
sociétés que vous prévoyez
d’embaucher). Sinon, vous risquez de
compliquer inutilement le processus
d’évaluation. A mesure que le comité
avancera dans ses travaux, il est à
espérer qu’il pourra identifier un petit
nombre de fournisseurs qui satisfont aux
critères et recevront l’appel d’offres.
Distribuer
• Veillez à fixer un délai pour les réponses.
Examiner et attribuer une note
• Faites des copies des offres reçues et
donnez aux membres de l’équipe
suffisamment de temps pour les
examiner individuellement.
• Essayez ensuite de vous réunir en équipe
afin d’examiner les offres et en discuter.
• Utilisez une matrice simple (voir
Document de travail B) pour attribuer
une note aux fournisseurs
d’investissements et indiquer tout facteur
important qui nécessite un examen plus
approfondi dans le cadre de l’évaluation
(voir Document de travail C).
Interviewer
• Si possible, rencontrez les fournisseurs
d’investissements en personne.
• Prévoyez suffisamment de temps pour
permettre aux fournisseurs
d’investissements d’expliquer leur
procédure et vous donner la possibilité
de leur poser des questions.
• Déterminez si l’approche du fournisseur
est adaptée à la culture de votre
organisation.
• Envisagez d’effectuer des visites sur
place pour vous faire une meilleure idée
de l’approche utilisée par chaque
fournisseur d’investissements.
Décider
• Utilisez la même matrice ou une matrice
similaire (voir Document de travail B)
pour attribuer une note aux candidats
finaux et indiquer tout élément important
à prendre en considération (voir
Document de travail C).
• Décidez comment le comité résoudra les
situations où deux candidats se
retrouvent à égalité. Elaborez une
question pour les départager.
• Une fois que vous avez pris votre
décision finale, discutez du processus de
transition.
4
Un appel d’offres n’est jamais chose facile,
mais avec une procédure simplifiée qui
prévoit suffisamment de temps pour la
discussion, vous serez en mesure
d’identifier le fournisseur qui répond le
mieux aux besoins de votre comité
d’investissement. N.B.: évitez de répartir
vos actifs entre plusieurs fournisseurs
d’investissements si votre mandat est
limité, car cela tend à compliquer le
processus de reporting et de supervision.
Après avoir pris votre décision finale,
informez ceux qui n’ont pas été retenus
(ainsi que le fournisseur que vous utilisez en
ce moment, selon le résultat de l’appel
d’offres). Si des attributs précis ont fait
pencher la balance en faveur de la société
retenue, mentionnez-les pour permettre aux
autres sociétés d’ajuster leur procédure de
soumission d’offres, voire leur gamme de
services. C’est aussi bien dans votre intérêt
que dans celui d’autres organisations qui
lancent ou vont lancer un appel d’offres.
Enfin, traiter tous les candidats avec respect
contribuera à générer de la bonne volonté
et garantira qu’ils calibreront leur offre pour
mieux répondre aux besoins des
investisseurs.
Bonne chance!
Document de travail A
Exemple de questions pour vous aider à
rédiger votre appel d’offres
Vous trouverez ci-dessous des exemples de
questions qui pourraient vous être utiles
pour la rédaction de votre appel d’offres.
Vous pouvez en ajouter ou en supprimer
selon vos besoins.
Renseignements généraux sur la société
Ces questions visent à déterminer la
stabilité, la rentabilité, la culture et la
viabilité à long terme de la société.
• Veuillez indiquer le nom et l’adresse de
votre société ainsi que le nom, le numéro
de téléphone, l’adresse e-mail et le
numéro de fax du principal interlocuteur
pour l’appel d’offres.
• Veuillez fournir un bref historique de
votre société.
• Quelle est votre philosophie d’affaires et
comment définissez-vous et mesurez-
vous le succès?
• Quelle est la structure de propriété de
votre société?
• Veuillez décrire tout événement
important ayant touché votre société au
cours des cinq dernières années, tels que
changement au niveau des propriétaires,
restructuration, changement au niveau du
personnel, réorganisation ou philosophie.
Veuillez indiquer tout changement prévu
ou anticipé sur le plan de la structure de
propriété ou de la gestion de votre
société ces deux prochaines années.
• Veuillez indiquer le nombre total de
clients par type (entreprises, organismes
publics, fondations, etc.) et la durée
moyenne des relations d’affaires.
• Combien de clients votre société a-t-elle
acquis ou perdus au cours des cinq
dernières années? Expliquez les raisons
des pertes.
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• Au cours des cinq dernières années, est-
ce que votre organisation, l’une de ses
filiales, la maison-mère, un administrateur
ou un directeur a été impliqué dans des
litiges commerciaux ou toute autre
procédure judiciaire en lien avec vos
activités de conseil ou de placement?
• Veuillez décrire en détail tout conflit
d’intérêts potentiel que votre société, ses
filiales ou sa maison-mère pourraient
avoir dans la gestion de ce compte et
votre méthode pour remédier aux conflits
d’intérêts.
• Veuillez fournir des informations
concernant vos politiques internes en
matière de conformité avec les exigences
réglementaires et/ou juridiques, votre
code de déontologie et votre règlement
relatif à l’exécution au mieux.
Collaborateurs
Ces questions doivent vous aider à
déterminer l’expérience, les compétences
spécialisées, le taux de rotation du
personnel et la rémunération de l’équipe.
• Veuillez indiquer les noms, titres et
biographies des personnes clés qui
seraient directement chargées de fournir
les services. Précisez l’année où elles ont
rejoint la société ainsi que leurs
responsabilités actuelles, leur expérience,
leur formation et leurs titres
professionnels. Veuillez décrire leurs
rôles et l’étendue de leur participation à
ce mandat.
• Quel est votre plan de relève si l’un des
vos collaborateurs ou responsables clés
quitte la société?
• C
ombien de spécialistes en
investissement ont rejoint ou quitté votre
société au cours des cinq dernières
années?
• Veuillez décrire la politique de
rémunération et d’incitation pour les
professionnels de votre société.
Philosophie
Ces questions doivent vous aider à
déterminer si la philosophie de placement
de la société s’inscrit dans la durée et si elle
est bien articulée.
• Veuillez décrire votre philosophie de
placement en 500 mots ou moins.
• Comment votre philosophie de
placement a-t-elle évolué au fil du temps?
• Comment prévoyez-vous d’apporter une
valeur ajoutée au(x) portefeuille(s)?
Processus
Ces questions doivent vous permettre de
déterminer si le processus de la société est
définissable, transparent et cohérent.
• Veuillez décrire votre processus de
construction de portefeuille.
• Quelles modifications avez-vous
apportées à vos processus de
construction de portefeuille, d’analyse et
de recherche de produits ainsi que de
sélection des gestionnaires au cours des
cinq dernières années?
• Veuillez décrire votre approche de la
gestion du risque.
• Veuille décrire comment les objectifs de
placement du client, ses préférences en
matière de risque et sa politique de
dépenses sont pris en compte dans votre
processus.
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Portefeuille
Ces questions doivent vous permettre de
déterminer les capacités de la société en
matière d’orientations stratégiques,
d’indices de référence et de reporting.
• Comment aiderez-vous notre organisation
à élaborer une politique de placement?
• Veuillez décrire comment vous choisissez
ou construisez des indices de référence
et comment la performance est
comparée avec des portefeuilles
similaires. Décrivez vos capacités de
construction d’indices sur mesure.
• Veuillez décrire les services de reporting
et d’évaluation de la performance et des
portefeuilles offerts par votre société.
• Veuillez fournir un exemple de rapport
mensuel et de rapport trimestriel.
• Les rapports sont-ils disponibles sur votre
site Internet?
• Pouvez-vous répondre à des besoins
particuliers en termes de reporting tels
que [préciser]?
Frais
Ces questions vous fournissent un autre
attribut quantifiable qui vous permettra de
comparer les candidats.
• Veuillez nous fournir votre barème de
frais.
• Vos frais ont-ils changé au cours des cinq
dernières années?
• Quels services sont compris dans vos
frais?
• Quels autres services pouvez-vous
fournir? Quel est le coût de ces services?
• Veuillez expliquer tous les frais associés
à la gestion du portefeuille.
Veuillez utiliser la grille ci-dessous comme guide:

Type de frais Frais

Conseil en placement

Gestion de placements

Frais de «fonds amalgamés»/partenariat

Incitation

Garde

Déplacements supplémentaires

Frais ou commissions de souscription/rachat

Autre (préciser)

Frais tout compris approximatifs

Performance
(Pour cette section, il vous faut fournir aux • Expliquez toute surperformance ou sous-
candidats potentiels votre politique de performance supérieure à 100 points de
placement, un relevé de vos actifs ou des base par rapport à l’indice de référence.
instructions)
• Les informations ci-dessus sont-elles
Ces questions doivent vous permettre de conformes aux GIPS (Global Investment
comparer les résultats obtenus par les Performance Standards)?
fournisseurs d’investissements sur
différents cycles de marché. Autre
Veuillez inclure un exemple d’analyse
• Compte tenu de ce que vous savez de effectuée par votre société.
notre organisation, veuillez nous
présenter un portefeuille composite
approprié et indiquer la performance au
trimestre civil le plus récent. Indiquez la
performance annualisée à 1, 3, 5 et 10
ans ainsi que la performance d’année en
année. Veuillez indiquer également la
performance pour les périodes suivantes:
du 30 septembre 2008 au 31 mars 2009
(marché baissier) et du 31 mars 2009 au
31 décembre 2010 (reprise). Montrez la
performance par rapport à un indice de
référence approprié.

7
Document de travail B
Evaluer les candidats: exemple de matrice
d’évaluation
Cette section s’inspire du processus utilisé
par Vanguard pour identifier des
fournisseurs d’investissements
expérimentés qui gèrent une organisation
solide, appliquent un processus de
placement clairement défini et s’attachent à
dégager systématiquement une
performance concurrentielle. Notre
approche est tant quantitative que
qualitative et examine de près chaque
société et ses collaborateurs, sa
philosophie, son processus, son portefeuille,
ses frais et sa performance. Les
collaborateurs sont-ils qualifiés? Quelle est
leur expérience? L’équipe est-elle soudée?
Les membres adhèrent-ils à la même
philosophie? Leur philosophie est-elle
conforme à leur processus et est-elle facile
à expliquer? La société a-t-elle la profondeur
nécessaire en termes de gestion et
d’administration pour entretenir une relation
à long terme avec votre organisation?
L’utilisation d’une procédure similaire dans
vos appels d’offres peut vous aider à
identifier des fournisseurs répondant aux
besoins de votre organisation. Chaque
société étant unique, il peut être judicieux
de pondérer les attributs afin de mieux
refléter les qualités que vous jugez les plus
importantes.

Pondération % Société A Société B Société C Société D

Société

Collaborateurs

Philosophie

Processus

Portefeuille

Frais

Performance

Autre

Total pondéré 100%

Remarques

8
Document de travail C
Facteurs importants à prendre en considération dans l’évaluation
Voici quelques attributs importants, tant positifs que négatifs, à prendre en compte lorsque vous
évaluez les sociétés candidates.

Positifs Signaux d’alerte

Société Concentration sur les investissements Problèmes avec la SEC

Actionnariat salarié L’accent est mis sur le marketing/la rétention
Plan de relève clair des actifs plutôt que sur l’investissement
Réinvestissement dans la société Pas d’actionnariat salarié / concentration de
Acquisition d’actifs/de comptes la propriété au sommet
Clientèle diversifiée Participation extérieure problématique
Modèle d’affaires aligné sur les intérêts des Difficulté à attirer de nouveaux clients ou
clients perte de clients existants
Qualités fiduciaires de prudence, devoir de Société non rentable ou affichant des
diligence et loyauté baisses de rentabilité
Manque d’attention aux obligations fiduciaires

Collaborateurs Profondeur et stabilité de l’équipe Manque de profondeur

d’investissement Taux de rotation des professionnels
Crédibilité inhabituellement élevé
Passion de l’investissement Ethique douteuse
Rémunération liée au succès du client Motivés par les mauvaises raisons

Philosophie Cohérente Manque de clarté concernant la manière de

Bien articulée
Reposant sur l’analyse
Récompenses conformes au risque
Durable, éprouvée par le temps
construire le portefeuille: d’où viennent les
idées, qui les évalue?
Pas claire ou discipline d’achat/de vente non
cohérente
Discipline en termes de valorisation peu
claire ou incohérente
Dissimulation du risque; utilisation de l’effet
de levier ou des dérivés pour fausser le
niveau de risque

Processus Explicable Pas conforme à la philosophie

Reproductible
Transparent
Rigoureux

Portefeuille Reflète la philosophie et le processus Pas conforme aux attentes

Forte conviction Evolution inattendue des caractéristiques du
Risque actif suffisant portefeuille
Reconnaissance des erreurs Dérive de style

Frais Transparents Compliqués

Raisonnables Vagues
Excessifs

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Selon l’expérience de Vanguard, les sociétés qui enregistrent de bons résultats dans les
catégories ci-dessus afficheront une performance solide et concurrentielle. Celle-ci est
le fait d’une société robuste qui affiche une forte conviction concernant sa philosophie
et son processus et dont les frais sont faibles. La performance doit être évaluée sur le
long terme en utilisant une approche multidimensionnelle.

Positifs Signaux d’alerte

Performance Proche de l’indice de référence (pour S’écarte de l’indice de référence (fonds

les fonds indiciels)
Surperforme l’indice de référence (pour
les fonds actifs) sur plusieurs périodes
glissantes à long terme
Performance conforme à l’approche du
fournisseur d’investissements et aux
conditions du marché
Performance conforme aux attentes
Explication crédible de la performance
indiciels)
Sous-performe l’indice de référence sur
plusieurs périodes à long terme
Performance artificiellement gonflée/réduite
en raison de l’influence d’une seule période
Faible performance à long terme
Surperformance durant les périodes où
l’approche du fournisseur d’investissements
aurait dû dégager des rendements plus
faibles
Performance non conforme aux attentes

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Connect with Vanguard™ > global.vanguard.com

Informations importantes
Les informations figurant dans le présent document ne constituent en aucun cas des conseils en investissement, ni des conseils juridiques ou fiscaux. En conséquence, le contenu du présent
[document] ne peut servir de base à vos décisions d’investissement. Les informations figurant dans le présent document ne constituent en aucun cas une offre d’achat ou de vente ni la
sollicitation d’une offre d’achat ou de vente de titres, dans aucun territoire dans lequel une telle offre ou sollicitation serait contraire à la loi, ni à l’égard d’une personne envers laquelle il
serait illégal de formuler une telle offre ou sollicitation, ou si la personne à l’origine de cette offre ou sollicitation n’est pas habilitée à la formuler. La valeur des investissements et les
revenus qu’ils génèrent peuvent évoluer à la hausse comme à la baisse et les investisseurs peuvent ne pas récupérer le montant de leur investissement.
Publié par Vanguard Asset Management, Limited, société agréée par la Financial Services Authority (FSA) et soumise au contrôle de celle-ci au Royaume-Uni.
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