O que checar
antes de assumir o condomínio?
Quando se é eleito síndico, principalmente quando não se tem
experiência anterior no cargo, é muito importante saber por
O volume de responsabilidades é enorme. E para você não ficar
perdido em meio a tantas demandas e documentos, separamos,
Veja o passo a passo do que deve ser do seu conhecimento,
desde a assembleia de eleição até seu primeiro dia de mandato,
1 FUI ELEITO!
Com a anuência da assembleia, você foi o escolhido
para cuidar do condomínio no próximo mandato.
Parabéns! No momento da assembleia é importante
que você:
Saiba quais são os documentos básicos do
condomínio, e quando irá recebe-los
Tenha um prazo, que conste na ata da assembleia,
para o início do seu mandato
3 ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS
A parte de documentação de um condomínio é
enorme, e grande parte dos síndicos opta por contratar
os serviços de uma administradora para ajudar
com isso, entre outros aspectos da gestão. Veja os
documentos que não podem faltar:
Cartão de CNPJ;
Folhas de ponto de funcionários;
Livro de Inspeção do Trabalho;
Escritura de Convenção;
Regulamento Interno; Livros de Atas de assembleia;
Pastas de Prestações de Contas;
Planilhas de Orçamentos;
Plantas do Condomínio;
Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA,
PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos,
Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução
e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);
Comprovantes de pagamentos efetuados (notas
fiscais);
Lista de moradores atualizada;
Todos os contratos de prestação de serviço;
RIA - Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores
(São Paulo);
AVCB;
Habite-se anterior;
Brigada de incêndio;
Análise de água;
Plantas do condomínio;
Certificados de dedetização, limpeza de caixas
d’água e outros serviços realizados;
6 ANÁLISE FINANCEIRA DO CONDOMÍNIO
O dinheiro do condomínio deve ser tratado com a
maior responsabilidade e cuidado possível, afinal, é
um dinheiro de todos! É fundamental que o síndico
recém-eleito se aprofunde nessa análise, para
entender o momento atual do condomínio
Estudar os doze últimos meses do condomínio, pela
pasta de prestação de contas. Foque, especialmente,
nos três últimos balancetes, dessa forma é possível
entender melhor a saúde financeira do condomínio e
seu perfil de gastos
Comparar a previsão orçamentária com o que foi
realmente gasto ajuda a perceber se há dinheiro
faltando (ou sobrando) e onde – e como fazer para
melhorar o equilíbrio das contas
Conhecer bem a inadimplência do condomínio – e
tomar medidas para erradica-la. Saber se o problema
é a impontualidade de alguns condôminos ou a
inadimplência crônica de outros ajuda a saber quais
medidas tomar para melhorar a saúde financeira do
condomínio
Informar-se sobre possíveis investimentos do
condomínio: saber quanto estão rendendo, quais as
garantias oferecidas, etc.
Estar a par dos acordos feitos com os inadimplentes
e se certificar que os mesmos estão sendo
cumpridos. Também vale saber se esses valores
estão sendo lançados corretamente nos balancetes
do condomínio
8 SEGURANÇA DO CONDOMÍNIO
A sensação de segurança é um dos diferenciais para
quem opta por morar em condomínio. No primeiro
momento vale checar:
O bom funcionamento de itens como CFTV, cerca
elétrica e portões de pedestre e automóveis e se há
necessidade de comprar novos equipamentos
Se os funcionários e moradores conhecem bem – e
seguem – os procedimentos de segurança
Saiba mais sobre segurança do condomínio
9 AO ASSUMIR O CONDOMÍNIO
Quando for assumir o cargo, há “detalhes” que
fazem toda a diferença. Cuidados que se não forem
executados, podem atrapalhar a sua gestão.
Procure a administradora do condomínio, faça
uma visita e converse com quem atende o seu
empreendimento
Atualização de dados na Receita Federal, para que
seja possível atualizar o certificado digital. Dessa
forma, o pagamento de tributos e funcionários segue
dentro da sua normalidade
Atualização de dados no banco: sem isso, a conta
bancária do condomínio pode ser bloqueada, o que
não seria uma boa forma de começar a sua gestão.
Se preferir, baixe nossa versão resumida
e imprima
Parabéns! Agora você já sabe o caminho para
começar sua gestão da melhor forma possível
onde começar.
aqui, tudo o que deve ser checado por quem acabou de
começar na função.
para que a sua gestão comece com o pé direito!
2 SOBRE A ÚLTIMA GESTÃO
É importante que o novo síndico converse com o
anterior sobre a administração do condomínio.
Procure seu antecessor para uma conversa
Seja pró-ativo e não deixe “para lá” itens que não
estavam recebendo a atenção devida, como AVCB
vencido ou uma manutenção obrigatória, como a de
para-raios
Caso perceba irregularidades na gestão anterior,
peça esclarecimentos. Caso não haja explicação
plausível, pode-se levar para a assembleia a
necessidade de uma auditoria nas contas
Envie uma carta de apresentação para os moradores,
contando como deseja fazer a sua gestão
4 COM A ADMINISTRADORA
Um bom relacionamento com essa empresa é
fundamental. Você deve sentir segurança de que
a empresa está fazendo um ótimo trabalho para o
condomínio.
Faça uma visita e conheça quem são os responsáveis
pelo atendimento do seu condomínio
Ações judiciais pelas quais o condomínio esteja
passando
Checar se o seguro do condomínio está em dia – e se
estiver, quando vence
Revisão dos contratos do condomínio: conhecer os
prestadores de serviço e o tipo de serviço que estão
executando, assim como seus preços, é valioso para
a sua gestão
Checar se o condomínio está em dia com o INSS,
FGTS, e tributos municipais e federais
5 FUNCIONÁRIOS PRÓPRIOS X TERCEIRIZADOS
Funcionários são o maior gasto do condomínio. Por
isso, é importante acompanhar os seguintes aspectos:
Se há excesso de horas extras, caso sejam
funcionários próprios
Verificar se o condomínio está em dia com a
legislação, como PPRA, PCMO, entre outros
Se os direitos trabalhistas e previdenciários estão
sendo pagos – prover esse tipo de informação deve
constar em contrato, no caso de empresa terceirizada
Checar se os salários e horas extras estão sendo
pagos corretamente
Pedir uma pesquisa sobre a saúde financeira da
empresa terceirizadora evitando, assim, problemas
futuros para a sua gestão, como ações trabalhistas
CUIDADOS COM A INFRAESTRUTURA DO
7 CONDOMÍNIO
Cuidar das áreas comuns do condomínio e sua
estrutura é de suma importância. É um dos pontos que
mais pode trazer segurança à sua gestão, uma vez que
uma das obrigações legais do síndico é, justamente,
zelar pelas áreas comuns. Veja alguns cuidados que
não podem faltar:
AVCB em dia: o Auto de Vistoria do Corpo de
Bombeiros é um “guarda-chuva” que demonstra que
diversos itens de segurança do condomínio estão em
conformidade com a legislação
Extintores de incêndio: checar se esse tipo de
equipamento está dentro do vencimento e com
a manutenção em dia, além de não ter sofrido
vandalismo
Obras em andamento: caso haja alguma benfeitoria
iniciada pelo seu antecessor, é fundamental se
inteirar do que já foi feito e das etapas que estão por
vir. Conhecer o orçamento – principalmente se o
mesmo já foi ultrapassado – também é importante
Inspeção com zelador ou gerente predial: esse
funcionário é o “braço operacional” do síndico no
condomínio. Checar as áreas comuns e ouvir as
opiniões do profissional é bastante valioso, já que o
mesmo está observando e cuidando, todos os dias,
desses locais
Plantas do condomínio: plantas elétricas e
hidráulicas do condomínio são importantes para
quando um morador quiser fazer uma reforma. O
síndico deve dispor desses documentos, seja em
papel, CD ou pendrive
Imagens das áreas comuns: registrar o estado das
áreas comuns logo no início do mandato ajuda
o síndico a documentar as mudanças efetuadas
durante a sua gestão. Também o resguarda de
possíveis acusações sobre desgastes e problemas
cuja origem são anteriores ao exercício da função
10 ASSEMBLEIA DE APRESENTAÇÃO
Depois de um ou dois meses do início do seu mandato,
é importante convocar uma assembleia para mostrar
a situação global do condomínio. Depois de seguir as
dicas acima, você pode:
Dar um panorama das contas e da situação financeira
do local
Mostrar como estão as áreas comuns – e suas
propostas de melhoria
Ouvir as demandas dos moradores