Auditoria de los documentos y las cuentas por pagar y

las deudas a largo plazo

DEFINCION DE CUENTAS POR PAGAR:

Representan los importes pendientes de pago a proveedores por operaciones corrientes a

corto plazo, independientemente que su pago se efectúe previa o posteriormente a la
recepción o aceptación de las mercancías, materiales, servicios recibidos, etc.

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventa-
rios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación
de inversiones en proceso.

Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto
Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada
documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago
efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones.

Contenido de la cuenta

Comprenden las deudas por impuestos, contribuciones o aportaciones y otros tributos a

cargo y/o retenidos por la entidad pública.

Remuneraciones y obligaciones sociales Representan las obligaciones de la entidad con

sus trabajadores por campo de remuneraciones, así como por pensiones de cesantes y
jubilados.

Contenido de la cuenta Agrupa las cuentas divisionarias que representan las

obligaciones que contrae la entidad con sus trabajadores, así como con los cesantes,
jubilados por concepto de remuneraciones y pensiones por pagar

Cuentas por pagar Representan las obligaciones por la compra de bienes y servidores,
ejecución de proyectos, obras y otros gastos incurridos por la entidad.
Agrupa las cuentas divisionarias que representan las obligaciones a favor de terceros,
contraria por las compra de bienes, servicios, ejecución de estudios y obras; y de otros
gastos incurridos en las operaciones normales de la entidad, incluye también la
devolución de tributos mediante certificados.
Fuentes y naturaleza de las cuentas por pagar

El termino cuentas por pagar(al cual se hace referencia comúnmente como

comprobantes por pagar cuando se manejan sistemas de comprobantes) se utiliza para
describir las obligaciones a corto plazo que surgen de la compra de bienes y servicios
en el curso ordinario del negocio.

Las transacciones típicas que crean las cuentas por pagar incluyen la adquisición de
mercaría a crédito, materias primas, activos de planta y suministros de oficina. Otras
fuentes de las cuentas por pagar incluyen la obtención de servicios, como los servicios
legales y contables, la publicidad, las reparaciones y los servicios públicos.

Las obligaciones que conllevan intereses no deben ser incluidas en las cuentas por
pagar, sino que se muestran en forma separada, como bonos, documentos, hipotecas o
contratos de pago por cuotas.

Las facturas y extractos de los proveedores generalmente sirven de evidencia de las

cuentas por pagar que surgen de la compra de bienes o servicios y de la mayoría de
otros pasivos. Sin embargo, los pasivos estimados (algunas veces llamados gastos
estimados o acumulados) se acumulan generalmente con el paso del tiempo, y la
gerencia debe hacer las estimaciones contables del pasivo de fin de año. Con frecuencia,
esas estimaciones son necesarias para los salarios, pensiones, intereses, arriendos,
impuestos y renglones similares.

Trabajos de auditoria a realizar

• Realizar acciones de verificación de saldos seleccionando muestras de principales

proveedores y acreedores a fin de circularizar cartas de confirmación de saldos, a fin de
conciliar, investigar y aclarar diferencias.

• Comprobar la razonabilidad de los saldos y detectar la existencia de pasivos no

registrado.

• Revisar los procedimientos de contabilidad y de control internos establecidos para

controlar las operaciones de la entidad respecto a las cuentas por pagar.

• Obtener informes y reportes de análisis de las cuentas por pagar, realizando

comprobaciones aritméticas conciliándolas con los mayores auxiliares y con el saldo del
libro mayor.

• Verificar la correcta contabilización de las cuentas por pagar en moneda extranjera, así
como de las diferencias de cambio no realizadas.

• Revisar otras cuentas por pagar en base a su naturaleza e importancia y verificar su

razonabilidad, documentación sustentatoria y registro adecuado.
• Obtenga información de las distintas áreas administrativas de la entidad respecto a
contratos celebrados que pudieran generar pasivos no registrados.

• Relacione las cuentas por pagar con las transacciones realizadas por el área de
abastecimiento respecto a pasivos existentes y con el área de personal con respecto a
remuneraciones, beneficios sociales y tributos por pagar, así como algunas operaciones
que se hayan realizado en fecha posterior al cierre del ejercicio.

• Concluir con el trabajo realizado y preparar la relación de conclusiones y hallazgos.

Objetivos de la auditoria de las cuentas por pagar

Los objetivos de los auditores en la auditoria de las cuentas por pagar son:

1. Considerar el control interno sobre las cuentas por pagar.

2. Determinar la existencia de las cuentas por pagar registradas, y si el cliente
tiene obligación de pagar estos pasivos.
3. Establecer la inclusión completa de las cuentas por pagar registradas.
4. Determinar si la valuación de las cuentas por pagar esta en concordancia con
los principios de contabilidad generalmente aceptados.
5. Establecer la precisión numérica de las planillas de cuentas por pagar.
6. Determinar si la prestación y revelación de las cuentas por pagar son
apropiadas.

En la auditoria de los pasivos, los auditores se preocupan principalmente por la

posibilidad de la subestimación u omisión de pasivos.

Una subestimación de los pasivos exagera fortaleza financiera de una compañía y

esconderá un fraude en forma tan efectiva como una sobrestimación de los activos.
Además, la subestimación de los pasivos generalmente esta acompañada por la
subestimación de los gastos y una sobrestimación de la utilidad neta.

Los procedimientos de auditoría para los pasivos deben tener como objetivo principal la
determinación de la inclusión completa de las cuentas por pagar registradas.

Otros objetivos de la auditoria de las cuentas por pagar

Objetivos de la auditoría

a. Objetivos Generales

Verificar que los importes a pagar por todo concepto corresponden a obligaciones
contrarias por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensan pagar.

b. Objetivos específicos

Comprobar que los importes revelados en las cuentas por pagar corresponden a las
obligaciones contraídas por la entidad a favor de terceros, proveedores, acreedores y
entidades públicas.

- Verificar que las cuentas por pagar se presentan correctamente respecto a importes,
período, concepto, etc.

- Comprobar que los detalles y reportes cuadran con los mayores auxiliares y el libro
mayor.

- Verificar que los cargos realizados en las cuentas por pagar han sido por pagos
autorizados.

- Revisión de las cuentas por pagar a proveedores y seleccionar al proveedor más

beneficiado con las cuentas, verificar y realizar un estudio comparativo de ofertas y
cotizaciones de otros proveedores.

Control interno sobre las cuentas por pagar

Al pensar en el control interno sobre las cuentas por pagar, es importante reconocer que
las cuentas por pagar de una compañía son las cuentas por cobrar de otras.

Por tanto, hay poco peligro de que pasen errores inadvertidos en forma permanente,
puesto que, generalmente, los acreedores del cliente llevan un registro completo de sus
cuentas por cobrar e informaran al cliente si el pago no es recibido.

Esta característica ayuda también a los auditores a descubrir un fraude, puesto que el
perpetrador debe recibir las exigencias de pago y responderlas.

Algunas compañías, por consiguiente, pueden escoger minimizar la contabilización de

sus pasivos y depender de los acreedores para atender algún rezago en los pagos.

Los análisis de control interno aplicables a las cuentas por pagar pueden extenderse
lógicamente a todo el ciclo de compras o de adquisiciones.

La separación de la función de verificación y aprobación de facturas de la función de

desembolso del efectivo es otro paso que tiende a evitar errores y fraude. Antes de que
el pago de las facturas sea aprobado, debe presentarse evidencia escrita para mostrar que
todos los aspectos de la transacción han sido verificados.

El empleado que firma los cheques debe marcar con sello de “pagado” o perforar el
comprobante y los documentos de soporte, de manera que estos no puedan ser
presentados para soportar el pago una segunda vez.

Otro control que los auditores pueden encontrar en un departamento de cuentas por
pagar bien manejado es el cruce mensual de los registros detallados de las cuentas (o
documento) por pagar con la cuenta de control mayor general. Estas conciliaciones
deben ser conservadas como evidencia del desempeño de este procedimiento y como
una ayuda para localizar cualquier error posterior.

Los extractos de cuentas de los proveedores, recibidos mensualmente, deben ser

conciliados rápidamente con el mayor de cuentas por pagar o lista de comprobantes sin
utilizar, y cualquier discrepancia debe ser investigada completamente.

En algunas industrias, es práctica común hacer avances a los proveedores, los cuales son
recuperados haciendo deducciones porcentuales de las facturas.

Cuando se utilizan esos avances, los auditores deben verificar que se sigan los
procedimientos para asegurarse que las facturas se hagan en concordancia con el
contrato o acuerdo.

Control interno y el computador

El procesamiento de las transacciones de compra por computador puede fortalecer el

control interno. Un computador que lleva registros de inventario permanente en línea
puede generar requisiciones y ordenes de compra. Cuando se reciben los bienes, la
información puede ser digitada en el sistema de computador con una autonomía
posterior de un informe de entrada y la actualización de los registros de inventario. El
computador puede asociar los informes de entrada y las facturas de los proveedores y
aprobar los pagos apropiados de las cuentas por pagar.

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

PARA LAS CUENTAS POR PAGAR
 Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del
pago y de firma del cheque para su liquidación.

 Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago

según controles contables, con los de los suministradores.

 Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada

Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque
o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.

 Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas
por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.

 Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada
Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el
Consejo de Dirección.

 Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben

controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
  Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los
Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control
correspondientes.

Principios de contabilidad generalmente aceptados a verificar

• Se registran los montos no pagados al final del período.

• Los montos registrados son exactos, representan servicios recibidos por la entidad y
las asignaciones a las cuentas de activo, gastos, y otras cuentas están correctamente
calculadas (aseveraciones: existencia y exactitud).

• Todos los pasivos e intereses respectivos se registran: montos de capital en intereses se

calculan correctamente, (aseveraciones: integridad y exactitud).

• Todos los montos por pagar a proveedores u otros bienes o servicios recibidos antes
del fin de año se incluyen o acumulan aseveración: integridad, existencia.

• Los pagos son válidos y están debidamente registrados, que los montos y clasificados
en las cuentas de activos, gastos y pasivos y otras que sean apropiadas

Papeles de trabajo de auditoria para las cuentas por pagar

Los papeles de trabajo principales son la plantilla sumaria para las cuentas por pagar, los
balances de prueba de los diversos tipos de cuentas por pagaren la fecha del balance
general y las solicitudes de confirmación de las cuentas por pagar. Los balances de
prueba con frecuencia aparecen en forma de listado de computador. Adicionalmente, los
auditores pueden preparar un listado de cuentas por pagar no registradas en el curso de
la auditoria.

Procedimientos de auditoria

Los siguientes procedimientos son típicos del trabajo requerido en muchos contratos
para la verificación de las cuentas por pagar:

A. Considerar el control interno sobre de las cuentas por pagar.

1. Obtener un conocimiento del control interno de las cuentas por pagar.

2. Evaluar el riesgo de control para cada una de las afirmaciones principales en
los estados financieros sobre las cuentas por pagar y diseñe pruebas de control
adicionales.
3. Realizar pruebas adicionales para aquellos controles que los auditores piensan
considerar para soportar sus niveles evaluados y planificados del riesgo de
control.

a. Verificar una muestra de traslados a la cuenta de control de cuentas por pagar.

 b. Comprobar con los documentos de soporte una muestra de registro en cuentas
seleccionadas del mayor auxiliar de cuentas por pagar.

4. Revaluar el riesgo de control para una de las afirmaciones principales en los

estados financieros sobre las cuentas por pagar, con base en los resultados de
las pruebas de control, y modifique las pruebas sustantivas.

B. Pruebas sustantivas para las transacciones y saldos de las cuentas por pagar

5. Obtener o prepare un balance de prueba de las cuentas por pagar a la fecha del
balance general y conciliar con el mayor general.
6. Comprobar los saldos por pagar a proveedores seleccionados, mediante
inspección de los documentos de soporte.
7. Conciliar los pasivos con extractos mensuales de los proveedores.
8. Confirmar las cuentas por pagar mediante correspondencia directa con los
proveedores.
9. Realizar procedimientos analíticos para las cuentas por pagar y las cuentas
relacionadas.
10. Realizar pruebas para identificar cuentas por pagar o pasivos no registrados.
11. Realizar procedimientos para identificar las cuentas por pagar a partes
relacionadas.
12. Evaluar la apropiada presentación y revelación de las cuentas por pagar en el
balance general.

A. considerar el control interno sobre las cuentas por pagar

1. Obtener conocimiento del control interno.

Un enfoque utilizado por los auditores al familiarizarse con el control interno de un

cliente sobre las cuentas por pagar es preparar un diagrama de flujo o utilizar diagramas
de preparados por el cliente.

En algunos contratos, los auditores pueden decidir preparar una descripción escrita o
narrativa que cubre aspectos como la independencia de los departamentos de cuentas
por pagar y de recepción en relación con el departamento de compras.

Los auditores podrían utilizar también un cuestionario para obtener una descripción de
los controles de las cuentas por pagar.

Algunas de las preguntas típicas son las siguientes: ¿Han preparado mensualmente el
balance de prueba de cuentas por pagar y conciliado con la cuenta de control del mayor
general?, ¿Son conciliados los extractos mensuales de los proveedores con los mayores
de cuentas por pagar o de comprobantes no pagados?, ¿Tienen conocimiento los
departamentos de crédito y de compras de los saldos debito en las cuentas de los
proveedores?, etc...
Después de que loe auditores han preparado un diagrama de flujo (u otra descripción)
del control interno, ellos determinan si el cliente esta utilizando realmente los controles
que les fueron descritos; es decir, determinan si se han aplicado controles. Los auditores
realizaran típicamente un recorrido de las diversas transacciones de compras y
observaran la implementación de los diversos controles.

A medida que los auditores verifican y comprenden el control interno, ellos observaran
e indagaran sobre la segregación o separación de funciones de compras y desembolso de
efectivo. Ellos inspeccionan también los diversos documentos y conciliaciones que son
importantes para el control interno del cliente sobre las cuentas por pagar.

Por ejemplo, serán inspeccionadas las conciliaciones de los extractos mensuales de los
proveedores con el mayor de cuentas por pagar. Los presupuestos para desembolso de
efectivo serán inspeccionados y los auditores revisaran la evidencia del seguimiento
sobre las varianzas de los montos de desembolsos presupuestados.

Estos procedimientos pueden servir como pruebas de control que proporcionan a los
auditores evidencia suficiente para evaluar el riesgo de control para ciertas
afirmaciones en los estados financieros sobre las cuentas por pagar, en un nivel inferior
al máximo.

Después de que los auditores han obtenido un conocimiento de los controles

relacionados con las cuentas por pagar, ellos consideraran los tipos de errores que
pueden ocurrir.

2. Evaluar el riego de control y diseñar pruebas de controles

adicionales.

Después de que los auditores han obtenido conocimiento del control interno del cliente
sobre las cuentas por pagar, los auditores desarrollan sus niveles evaluados y
planificados del riesgo de control para las afirmaciones sobre las cuentas por pagar.

Para soportar estas evaluaciones, los auditores pueden necesitar evidencia adicional
sobre la efectividad operacional de los controles. Esta evidencia se obtiene realizando
pruebas de control adicionales. Al diseñar estas pruebas, los auditores deben decidir
cuales darán como resultado suficientes reducciones en las pruebas sustantivas para
justificar el tiempo gastado en realizarlas.

3. Realizar pruebas adicionales de controles.

Las pruebas dirigidas hacia la efectividad de los controles se utilizan para evaluar el
control interno del cliente y determinar si los auditores pueden soportar sus niveles
evaluados y planificados del riesgo de control para las afirmaciones sobre las cuentas
por pagar.

a. Verificar una muestra de los traslados a la cuenta de control de

cuentas por pagar.
 La validez del monto en la cuenta de control del mayor general para cuentas por
pagar se establece haciendo seguimiento a los traslados hasta el registro de
comprobantes y el diario de desembolso de efectivo.

Este trabajo se realiza antes de la fecha del balance general como parte de una
prueba general de traslados a todos los registros. Al mismo tiempo, los auditores
deben escrutar todos los asientos hasta la cuenta de control para todo el periodo
bajo auditoria, y deben investigar los asientos poco usuales.

b. Comprobar con los documentos de soporte una muestra de

registros en cuentas seleccionadas del mayor auxiliar de cuentas
por pagar.

Para determinar la efectividad operacional de ciertos controles es necesaria la

prueba de registro de comprobantes o de los mayores de cuentas por pagar,
haciendo seguimiento de renglones específicos hacia atrás, a través del diario de
pagos de efectivo, el diario e compras y otros diarios hasta los documentos
originales(como las ordene de compra, los informes de entradas, las facturas y los
cheques pagados)si las funciones de compra, entradas, verificación de facturas y
desembolsos de efectivo son delegadas a departamentos separados y los controles
parecen adecuados, el seguimiento de los renglones individuales desde los
mayores hasta los registros originales puede proporcionar a los auditores evidencia
suficiente para evaluar en un nivel bajo el riesgo de control interno para ciertas
afirmaciones relacionadas con las cuentas por pagar.

Los auditores también pueden efectuar pruebas siguiendo el rastro de auditoria en

la dirección opuesta. Al rastrear una muestra representativa de asiento desde los
documentos fuente hasta el mayor de cuentas por pagar, los auditores pueden
verificar si las cuentas por pagar han sido registradas completamente y en forma
precisa, en el momento oportuno.

4. Revaluar el riesgo de control interno y modifique las pruebas

sustantivas:

La terminación de los procedimientos de auditoria anteriores permite a los

auditores realizar una evaluación final del riesgo de control interno para cada una
de las afirmaciones principales en los estados financieros sobre las cuentas por
pagar. Los auditores utilizaron esta reevaluación del riesgo de control para
determinar si es necesario modificar su programa planeado para prueba.

Una evaluación del riesgo de control interno bajo para las cuentas por pagar,
significa con frecuencia que los auditores han encontrado que el cliente prepara en
forma rápida los informes de entradas numerados serialmente para todos los bienes
recibidos;

Que los comprobantes numerados serialmente son preparados rápidamente y

registrados en el registro de comprobantes y que los pagos se realizan rápidamente
en las fechas de vencimiento y son registraos inmediatamente en el diario de pagos
de efectivo y en el mayor auxiliar de cuentas por pagar.

Por otra parte, una evaluación del riesgo de control interno como alto en las
cuentas por pagar, con frecuencia, significa que los auditores han encontrado que
el registro auxiliar de las cuentas por pagar no concuerdan con la cuenta de control
del mayor general, que los informes y comprobantes de entradas no están
numerados serialmente y son utilizados al azar, que con frecuencia las
transacciones de compra solo son registradas después de efectuar el pago, y que
muchas cuentas por pagar ya están vencidas.

B. Pruebas sustantivas para las transacciones y saldos de las

cuentas por pagar.

5. Obtener o preparar un balance de prueba de las cuentas por

pagar a la fecha del balance general y conciliar con el mayor
general.

Un propósito de este procedimiento es determinar si la cifra del pasivo que aparece

en el balance general concuerda con los renglones individuales que conforman el
detalle de los registros. Un segundo propósito es proporcionar un punto de partida
para las pruebas sustantivas. Los auditores utilizaran la lista de comprobantes o de
cuentas por pagar para seleccionar un grupo representativo de transacciones para
un examen detenido.

Generalmente la compañía cliente entrega a los auditores un balance e prueba de

fin de año. Los auditores deben verificar los totales de las columnas y la precisión
de las cantidades individuales en el balance e prueba. Si las planillas de los
renglones individuales no concuerdan con la cuenta de control, la causa de la
discrepancia debe ser investigada. En muchas situaciones, los auditores encargaran
al personal del cliente ubicar esos errores y hacer los ajustes necesarios.

6. Comprobar los saldos por pagar a una selección de acreedores

mediante la inspección de los documentos de soporte.

La comprobación de los saldos seleccionados de acreedores hasta llegar a los

comprobantes de soporte, facturas, órdenes de compra e informes de entrada es
una forma sustantiva de la existencia y valuación de las cuentas por pagar.

Para las compañías que utilizan un sistema de comprobante, la verificación de los

comprobantes individuales se hace en forma más conveniente en la fecha del
balance general, cuando los comprobantes estén juntos en el archivo de
comprobantes no pagados.

El contenido de un archivo de comprobantes no pagados cambia diariamente; a

medida que son entregados los comprobantes, estos son retirados del archivo y
archivados alfabéticamente por proveedor. Por tanto es importante que el cliente
mantenga una lista de comprobantes no pagados al final del año. Este listado debe
Mostar los nombres de los proveedores, los números, las fechas y las cifras y
montos e los comprobantes.

7. Conciliar pasivos con extractos mensuales de los proveedores.

En algunas compañías, es una práctica regular conciliar cada mes los extractos de
los proveedores con los registros detallados de las cuentas por pagar. Si los
auditores encuentran que el personal del cliente realiza esta conciliación en forma
regular, pueden limitarse su revisión a los extractos de los proveedores para
determinar si el trabajo de conciliación ha sido satisfactorio.

Si el personal del cliente no ha conciliado los extractos mensuales de los

proveedores y las cuentas por pagar, los auditores deben hacerlo. Cuando el riesgo
de control interno de las cuentas por pagar es alto, los auditores deben controlar el
correo que ingresa para asegurarse de que todos los extractos de los proveedores
recibidos por el cliente están disponibles. Entre las discrepancias reveladas
frecuentemente mediante la conciliación de los extractos están los cobros del
proveedor por conceptos de despachos no recibidos ni registrados aun por el
cliente.

8. Confirmar las cuentas por pagar mediante correspondencia

directa con los proveedores.

Aunque la confirmación de las cuentas por pagar es un procedimiento

ampliamente utilizado, generalmente este considera menos necesario que la
confirmación de las cuentas por cobrar.

Una razón es que para las cuentas por pagar los auditores encontraran en poder del
cliente evidencia creada externamente, como facturas y extractos de los
proveedores, que sustentan las cuentas por pagar. No hay evidencia externa
disponible para apoyar las cuentas por cobrar.

Otra razón para la diferencia en la importancia que acompaña la confirmación de

las cuentas por pagar es que el mayor riesgo en la auditoria de las obligaciones es
la posibilidad e que haya cantidades no registradas. Aunque la confirmación puede
proporcionar evidencia sobre inclusión completa, este es un procedimiento más
efectivo para establecer la existencia y valuación de una cuenta o transacción.

Para hacer que el procedimiento de confirmación sea más efectivo al considerar la

inclusión completa de las cuentas por pagar los auditores utilizan con frecuencia
una forma en blanco.

Esta forma pide al proveedor llenar la cantidad de pasivos, en lugar de confirmar

una cantidad registrada. Además deben enviarse solicitudes de confirmación de
cuentas por pagar a los proveedores a quienes se les han hecho compras
sustanciales durante el año, sin importar el tamaño de sus cuentas en la fecha de la
confirmación (aun a proveedores cuyas cuentas muestran saldos cero).

9. Realizar procedimientos analíticos para las cuentas por pagar y

las cuentas relacionadas.

Para obtener seguridad sobre la razonabilidad global de las cuentas por pagar, el
auditor puede calcular razones como: cuentas por pagar divididas entre las
compras, y las cuentas por pagar divididas entre los pasivos corrientes totales.
Estas razones se comparan con las razones de años anteriores para identificar
tendencias que justifiquen investigación.

La lista de las cantidades por pagar a `proveedores individuales debe ser revisada
para identificar compañías de las cuales el cliente generalmente no adquiere bienes
o servicios. Las cantidades debidas a acreedores individuales deben ser
comparadas también con los saldos de los años anteriores.
Al estudiar las variaciones anuales en las compras y en otras cuentas
estrechamente relacionadas con las cuentas por pagar, los auditores pueden darse
cuenta de errores en las cuentas por pagar.

10. Realizar pruebas para identificar cuentas por pagar o pasivos

no registrados.

En el transcurso de la auditoria, los auditores deben estar alerta de cualquier

cuenta por pagar o pasivo no registrado. Por ejemplo los tres pasos anteriores de
este programa- conciliación, confirmación y procedimientos analíticos- pueden
revelar pasivos no registrados. Además de las cuentas por pagar comerciales
normales que pueden no estar contabilizadas, hay otros ejemplos que incluyen
pasivos no contabilizados, relacionados con depósitos de los clientes registrados
como créditos a cuentas por cobrar, obligaciones de títulos-valores comprados
pero no pagados en la fecha del balance general, honorarios de contratistas o
arquitectos, no facturados, por un edificio en construcción en la fecha de la
auditoria, y comisiones no pagadas de abogaos o de agentes de seguros.

Además de los pasos de auditoria anteriores, al buscar cuentas por pagar no

registradas los auditores examinaran las transacciones que fueron registradas
después del final del año. Una comparación e los pagos de efectivo que ocurren
después de la fecha del balance general, con el balance de prueba de las cuentas
por pagar, es generalmente el medio mas efectivo para identificar cuentas por
pagar no registradas. Finalmente, todas las obligaciones deben ser pagadas y, por
consiguiente, se verán reflejadas en las cuentas, al menos en el momento en que
son pagadas.

Los auditores deben considerar también fuentes potenciales de cuentas por pagar
no registradas como las siguientes:

1-Facturas no asociadas e informes de entrada no facturados.

 En un sistema de comprobantes estos documentos se llaman trabajos en procesos.
Los auditores deben revisar esos documentos no procesados en la fecha el balance
general para asegurarse de que el cliente ha registrado las cuentas por pagar en el
momento apropiado.
2-Comprobantes por pagar ingresados al registro de comprobantes con
posterioridad a la fecha del balance general.

La inspección de estos registros puede descubrir una transacción que debió ser
registrada en la fecha del balance general.

3-Facturas recibidas por el cliente después de la fecha del balance

general.

No todos los proveedores envían rápidamente las facturas cuando los bienes son
despachados o cuando los servicios son prestados. Por tanto, la revisión e los
auditores de las facturas recibidas por el cliente en el periodo siguiente pueden
revelar cuentas por pagar no registradas a la fecha del balance general.

4-Consignaciones en las cuales el cliente actúa como consignatario.

El consignatario asume obligación por la mercancía consignada cuando los bienes

son vendidos a terceros. Esas ventas, especialmente poco tiempo antes del fin de
año, pueden no haber sido formalizadas como una obligación para el consignador.
Aunque el conocimiento general de los auditores sobre la contabilidad para esas
transacciones por mercancías consignada dictara los procedimientos apropiaos,
aquellos relacionados con el ciclo de ingresos, como las pruebas de transacciones
de ventas alrededor del final del año, pueden revelar esas ventas.

11. Realizar procedimientos para identificar las cuentas por pagar

a partes relacionadas

Las cuentas por pagar a los altos ejecutivos, directores, accionistas o afiliados de una
corporación o compañía requieren una atención particular de los auditores puesto que
ellos no son el resultado de negociaciones a distancia prudente, realizadas entre partes
con intereses opuestos. Aquí los auditores deben considerar la posibilidad de que estas
cuentas por pagar se relacionen con las compras de inventario u otros renglones del
activo para los cuales puede haber preguntas de ablución. Los auditores independientes
deben buscar esas cuentas por pagar.

Todas las cuentas por pagar materiales a partes relacionadas deben ser reveladas en los
estados financieros.

12. Evaluar la apropiada presentación y revelación de las cuentas

por pagar en el balance general.
La apropiada presentación en el balance general e las cuentas por pagar exige que
cualquier cantidad material por pagar a partes relacionadas (directores, accionistas
principales, altos ejecutivos y empleados) sea presentada separadamente de las cuentas
por pagar a acreedores comerciales.

Los saldos debito de cuantié sustancial ocurren algunas veces en las cuentas por pagar,
debido a eventos como los pagos duplicados hechos por error, la devolución de
mercancía a los proveedores después de que el paga ha sido hecho, y avances a los
proveedores. Si estos saldos debito son materiales, debe hacerse un asiento de
reclasificación en los papeles de trabajo de auditoria, de manera que en el balance
general aparezcan saldos debito como activos, en lugar de ser compensados con los
saldos crédito contra otras cuentas por pagar.

Si la compañía cliente actúa como consignatario de mercancía, es posible que las ventas
e bienes consignados poco tiempo antes del final del año puedan no ser presentadas
como la obligación con el consignador. La determinación precisa de cualquier cantidad
debida a los consignadores en la fecha del balance general es un paso en la apropiada
presentación de las obli8gaciones en el balance general.

Las cuentas por pagar aseguradas con activos pignorados deben ser reveladas en el
balance general o en una nota a este, y referenciadas en forma cruzada con los activos
pignorados.

Definición de documentos por pagar

Aquellos en que consta la promesa de pagar incondicionalmente a una fecha
determinada, cierta cantidad de dinero. No se incluyen bajo esta denominación las
hipotecas, las cédulas hipotecarias y los bonos u obligaciones en circulación. Término
aplicado a un pagaré, con referencia a su librador. El nombre de una cuenta del mayor o
de una partida del balance general, que muestra separadamente o en una sola cantidad,
el pasivo con bancos, en proveedores y con otros acreedores, representado por pagarés u
otros compromisos a plazos determinados.

Son aquellos documentos que registran el movimiento de las deudas documentadas con
terceros, que tuvieron su origen con operaciones normales del ejercicio, con plazo de
cancelación posterior a los doce meses de su emisión.

Se registran en estas cuentas los documentos de crédito emitidos por las entidades,
comprometiéndose al pago de obligaciones de carácter mercantil, cuyos términos de
vencimiento excedan al año.

Auditora de los documentos por pagar

 Objetivos de la auditoria en los documentos por pagar

• Verificación de la autenticidad de las cuentas y documentos por pagar, su adecuado

registro y control.

• Verificar que los importes a pagar, por todo concepto, corresponden a obligaciones
contraídas por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensen.

• Comprobar que las obligaciones relacionadas con operaciones normales de la entidad

representan transacciones válidas, están determinadas adecuadamente y están
reconocidos, descritos y clasificadas adecuadamente.

Procedimientos de auditoría

1. Aplique el cuestionario de Control Interno de documentos por pagar, con el fin de

evaluar el grado de solidez del mismo y la eficiencia administrativa.

2. Obtenga de la entidad una relación detallada de las cuentas por pagar a la fecha del
balance -bajo examen- y comparar su total con la cuenta control y los mayores
auxiliares.

3. Seleccione las partidas más representativas y revise con las facturas y otros
documentos originales del proveedor o acreedor.

4. Verifique que en las O/C, las facturas del proveedor estén registrada en el libro de
compras de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

5. Revise la documentación sustentatoria de la factura respectiva: orden de pedidos de la

unidad solicitante, orden de compra, guía de remisión, nota de recepción, etc.
verificando que estén debidamente autorizados.

6. Revise la sección relativa del control interno y la base de pruebas selectivas

asegurándose que los procedimientos indicados hayan sido bien aplicados.

7. Solicite confirmación de los saldos importantes al final del período por medio de
circularización, si hubiera contestaciones inconformes, investigue y recomiende las
aclaraciones respectivas.

8. Revise los pagos posteriores de cuentas por pagar y determine si se han liquidado
pasivos no registrados o por cantidades diferentes a las que muestran los libros, esta
acción se determinará en eventos posteriores.

9. Efectúe un arqueo de las facturas pendientes de pago (O/C) al final del período y
cruce con el registro de compras.

10. Verifique que las cuentas por pagar se presentan correctamente, respecto a importes,
períodos, conceptos, etc.
11. Verifique que los cargos realizados en las cuentas por pagar han sido compromisos
contraídos por la entidad.

12. Verifique el registro y control de las cuentas por pagar y los procedimientos
establecidos.

13. Obtenga las confirmaciones, vía circularización de saldos de proveedores y

acreedores.

14. Verifique si las aseveraciones contables se aplican en las cuentas por pagar,
especialmente aquéllas que se refieren a integridad, existencia y exactitud.

15. Compruebe la razonabilidad de los saldos y verifique la existencia de pasivos no

registrados.

16. Revise los procedimientos de contabilidad y de control establecidos en las cuentas

por pagar.

17. Revise el concepto de otras cuentas por pagar, en base a su naturaleza e importancia
y compruebe su razonabilidad, documentación sustentatoria y su registro.

18. Obtenga información de las distintas áreas administrativas de la entidad respecto a

contratos celebrados que pudieran generar pasivos no registrados.

19. Relacione las cuentas por pagar con las operaciones realizadas por el área de
abastecimiento respecto a remuneraciones, beneficios sociales y tributos pendientes de
pago, así como algunas operaciones que se hayan realizado en fechas posteriores al
cierre del ejercicio y que no se hayan realizado en fechas posteriores al cierre del
ejercicio y que no hayan sido contabilizados.

Pruebas de sistema a realizar

• Cruzar con el mayor general el análisis de las cuentas que confirman este rubro,
verificar las sumas y referenciar en los papeles de trabajo.

• Obtener y revisar las cédulas del movimiento de la deuda a largo plazo (incluye
intereses por devengar y devengados) con el propósito de determinar el corto y largo
plazo.

• Separar los saldos más importantes de las cuentas con el fin de realizar el análisis de la
comprobación de las mismas.

• Realizar la circularización de saldos y con las respuestas efectuar lo siguiente:

 1. Comparar el saldo confirmado por el proveedor, con el saldo de libros.
2. Por aquellos saldos que difieren efectuar lo siguiente:

a. Revisar la documentación sustentatoria de la obligación.

b. Verificar que el bien adquirido haya ingresado al almacén.
c. Verificar la aprobación de la transacción.
d. Verificar que el servicio se haya recibido.

• Examinar contratos de obras ejecutadas por el municipio y evaluar el cumplimiento de

los mismos.

• Obtener y revisar el detalle de los activos otorgados en prenda.

• Revisar el cálculo de intereses y cruzar con gastos del año y con cargas diferidas.

• Determinar saldos compensatorios y tasa de interés efectivo.

• Revisar eventos posteriores (pagos) a la fecha de los estados financieros.

Control interno de los documentos por pagar

 Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las

de autorización de pagos y emisión de cheques.
 Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos
relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el
cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de
recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.

Definición de las deudas a largo plazo

Son créditos que se suelen conseguir mediante la emisión de obligaciones, reintegrables

por anualidades y todo ello debe de responder a una adecuada planificación financiera
donde se contemple el coste de los recursos, crecimiento del activo, generación de flujos
de caja como consecuencia de ese crecimiento.

Las obligaciones financieras representan el valor de las obligaciones contraídas por la

compañía mediante la obtención de recursos provenientes de establecimientos de crédito
o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del país o del
exterior.

El manejo de este tipo de créditos debe ser manejado con un especial cuidado por los
responsables del área financiera de la empresa, ya que en el momento de adquirir
obligaciones de largo plazo, se adquiere una gran responsabilidad con un tercero e
incumplir con alguno de los términos del contrato del préstamo puede acarrearle a la
organización sanciones que la pueden aislar de financiamiento que en un momento
determinado puede ser de gran ayuda para la gestión financiera.

El papel del auditor tiene una gran relevancia en lo que tiene que ver con este aspecto
empresarial, ya que por medio de su examen es que se pueden advertir las fallas que se
estén presentando en el manejo eficiente y eficaz de los sistemas de manejo y control de
las obligaciones que se tienen con entidades de este tipo.

Clases

Entre estas deudas cabe mencionar los préstamos o empréstitos emitidos y las deudas
con otros acreedores, en todos los casos con vencimiento superior a un año.

Auditoria de las deudas a largo plazo

Objetivos de la auditoria de las deudas a largo plazo

a) Objetivo General

Verificar que los importes a pagar por todo concepto corresponden a obligaciones
contraídas por la entidad, que cuenten con su respectiva documentación sustentatoria
y sean razonables respecto a los importes que se piensan pagar.

b) Objetivos específicos

Comprobar que los importes revelados en las cuentas por pagar corresponden a las
obligaciones contraídas por la entidad a favor de terceros, proveedores, acreedores y
entidades públicas, etc.

Verificar que las cuentas por pagar se representan correctamente respecto a importes,
periodos, concepto; y cuenten con su respectiva documentación sustentatoria.

Comprobar que los detalles y reportes cuadren con los mayores auxiliares y el libro
mayor, verificar que los cargos realizados en las cuentas por pagar han sido por pagos
autorizados.

Verificar que se cumplan las normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.

Determinar si hay o no continuidad dentro de las normas aplicadas de un periodo a otro.

Permitir evaluar el sistema el control interno contable por medio de cuestionarios,

entrevista y flujo gramas.

Verificar la correcta clasificación de las cuentas correspondientes a este grupo, según

sean de largo o corto plazo.
Fortalecer el sistema de Control Interno para garantizar que el sistema de autorizaciones
sea respetado y permita tener certeza acerca de la legitimidad de las obligaciones
contraídas por la compañía.

Trabajos de auditoria a realizar

 Obtener una comprensión de los procedimientos y sistemas de control interno

establecidos para las provisiones, evaluando el entorno de control que mantiene
la dirección.
 Realizar una revisión analítica de estos conceptos con respecto al ejercicio
materia de examen con el fin de determinar situaciones anormales que indiquen
la necesidad de provisionar algunos conceptos no revelados en los EEFF.
 detectar provisiones en exceso.
 obtener reportes o detalles del movimiento contable habidos durante el ejercicio.
 Revisar los hechos posteriores al balance relacionados con las provisiones, así
como los pasivos contingentes, cartas recibidas de abogados, etc., a fin de
satisfácenos de la necesidad de nuevas provisiones o provisiones no
consideradas dentro de los estados financieros.

PRINCIPIOS CONTABLES GENERALMENTE ACEPTADOS A

VERIFICAR

1. Se registran los montos no pagados al final del periodo.

2. Los montos registrados son exactos, representan servicios recibidos por la
entidad y las asignaciones a las cuentas de activo, gasto y otras cuentas están
correctamente calculadas (aseveración: existencia y exactitud)
3. Todos los pasivos e intereses respectivos se registran: montos de capital en
intereses se calculan correctamente, (aseveración: existencia y exactitud)
4. Los pagos son validos y están debidamente registrados, que los montos y
clasificados en las cuentas de activos, gastos y pasivos y otras que sean
apropiadas.