CAPÍTULO IV

LA PROPUESTA

4.1 Descripción del Sistema Actual

En esta sección se detallan, los procesos que se ejecutan actualmente en la Unidad

Educativa Obra Social San José de Calasanz, relacionado con el proceso de
inscripción de alumnos y profesores que se encuentra interno dentro de la propuesta,
dicho proceso se realiza manualmente dentro de la unidad educativa, lo que origina
lentitud, desorganización y pérdida de tiempo.

Una vez aplicadas las técnicas de recolección de datos se pudo conocer en su

totalidad el proceso de inscripción en la unidad educativa Obra Social San José de
Calasanz, la cual cubre las nominas del personal y el periodo de inscripción del
alumno.

Casos de Uso

Según la página http://es.wikipedia.org/wiki/casosdeuso (2010)

El diagrama de casos de uso representa la forma en cómo un

usuario, (Actor) opera con el sistema en desarrollo, además de
otros sistemas que puedan interactuar, y de la forma, tipo y orden en
como los elementos interactúan (operaciones o casos de uso)

Por consiguiente la representación grafica del sistema, da explicación a cada uno

de los procesos de una manera más sencilla de entender y dejando en claro el flujo y
orden de los pasos para realizar cada procedimiento.
Cuadro Nº : diagrama de eventos del sistema actual
Cuadro de uso del sistema actual – Proceso de Inscripción

Proceso actores
Solicitud de los dados Asistente del área administrativa
Pasos Descripción del proceso
Entra el representante al área
1
administrativa
La secretaria pide los datos necesario
2
para la inscripción
Registra manualmente los datos en una
3
planilla
Se le informa al represéntate que el
4
estudiante ya esta registrado
Elaborado por: Fecha de Revisado y Fecha de act.
elaboración: aprobado por:

Ing. Hugo García

Fuente: (2019)
Figura Nº 1: Diagrama Caso de Uso – Sistema Actual

Solicitud de los
datos requeridos
Toma los datos
del estudiante

Informar que
Reprentante
el registro Asistente del
del alumno Almacena
fue realizado área
los datos
con éxito administrativa

Elaborado por: Fecha de Revisado y Fecha de act.

elaboración: aprobado por:

Ing. Hugo García

Fuente: (2019)

4.2. Descripción del Sistema Automatizado Propuesto.

La elaboración de un Sistema Automatizado de inscripción a la Unidad Educativa

Obra Social San José de Calasanz, debe obtener un mayor alcance y a su vez contar
con toda la información pertinente y las 24 horas al día.

De igual manera el Sistema Automatizado ofrece una serie de beneficios a los

usuarios, los cuales podrán conocer las notas que dispones cada alumno, las secciones
y la cantidad de alumno que están inscriptos en la unidad educativa, entre otros. De
igual manera al personal y profesores.

Por otro lado, la propuesta pretende funcionar como una herramienta que permita
agilizar, almacenar, controlar y proporcionar el manejo de forma adecuada el proceso
de inscripción, usando para ello lenguajes de programación, software y hardware de
última tecnología con la finalidad de que garanticen un alto desempeño para así lograr
beneficios tales como los que se encuentra descritos en la siguiente página.

 Un mejor manejo de información

 Disponibilidad las 24 horas.

Los procesos se llevarán a cabo de manera local en el servidor donde se encuentra

hospedado la base de datos gracias a la tecnología SQL Server 17, en la cual estarán
programados la totalidad de los procesos tales como: registro de personal, registro de
alumnos y buscar los registros.

Cuadro Nº: Diagrama de eventos del sistema Propuesto

Caso de Uso – Registro de alumnos en el Sistema Automatizado
Proceso Actores
Registra el alumno, profesor Usuario
Pasos Descripción del Proceso
1 El usuario debe ingresar al Sistema Automatizado accionar
hipervínculo registrar alumnos, registrar profesores.
2 Seguidamente mostrara una pantalla de registro donde deberá
ingresar la información necesaria sin dejar ningún campo vacio.
3 El sistema le mostrara una pantalla informándole al usuario que la
información fue almacenada una vez guardando los datos y
confirmando el registro del mismo.
Elaborado por: Fecha de Revisado y Fecha de act.
elaboración: aprobado por:

Ing. Hugo García

Fuente: (2019)
Figura Nº 2: Caso de Uso – Registro de alumnos y profesores en el Sistema
Automatizado.

Elaborado por: Fecha de Revisado y Fecha de act.

elaboración: aprobado por:

Ing. Hugo García

Fuente: ()

Objetivos de la Respuesta

General

Optimizar el proceso de inscripción de la Unidad Educativa Obra Social San José

de Calasanz, en un ambiente Automatizado.

Específicos

 Aplicar una gestión eficaz del proceso de inscripción, por medio de un

Sistema Automatizado, permítenoslo un mayor control y seguimiento del
proceso mencionado.
 Garantizar la fiabilidad de los datos de la Unidad Educativa Obra Social San
José de Calasanz salvaguardado de la información, considerando que todos los
 registros guardados en el Sistema Automatizado con los datos sumamente
relevantes.
 Elaborar el diseño de la base de datos del Sistema Automatizado propuesto a
través del manejador de base de datos SQL Server 17 para el óptimo
funcionamiento.
 Brindar una interfaz amigable y funcional para los usuarios y demandantes de
información sobre la empresa a través del Sistema Automatizado.

Beneficios de la Propuesta

Los beneficios son todas aquellas características favorables a una persona,

organización, sistema, empresa, comunidad, entre otros. Vienen dadas por algún
evento en particular y generalmente existen dos, las que se pueden contabilizar o
cuantificar (tangibles) y lo que no se puede palpar en tablas (intangibles).

De acuerdo a lo anterior, se pueden mencionar algunos de los beneficios tangibles

de la propuesta, como la reducción en el mobiliario de oficina en el proceso de
inscripción, ya que el Sistema Automatizado genera la misma de manera electrónica.
Asimismo se podrán optimizar las horas en la Unidad Educativa en la atención de
solicitudes en otras áreas, lo que permitirá la mejorar sus actividades.

De igual manera, el Sistema Automatizado no sólo pretende conseguir la

optimizar el proceso, sino también la propuesta aportará una serie de beneficios
intangibles, entre los cuales se destacan los siguientes:

 Crecimiento de la Unidad Educativa a nivel tecnológico mediante el uso de

una base de datos para ampliar el alcance.
  Facilita la comunicación entre el público y la Unidad Educativa, debido a que
la propuesta está basada en tecnología de programa

Requerimientos de la Propuesta

A continuación, se muestran los requerimientos de diseño, base de datos,

seguridad y programación necesarios para llevar a cabo el desarrollo del Sistema
Automatizado para la inscripción de alumnos y profesores de la Unidad Educativa
Obra Social San José de Calasanz

Requerimientos de Programación

Para la programación del Sistema Automatizado se utilizaron, lenguaje Visual .Net

17 para la codificación y muestra de los datos almacenados, en la base de datos se
utilizó SQL Server 17, para mostrar de forma dinámica la información almacenada
dentro de la base de datos.

Para lograr que la propuesta genere una interfaz amigable y atractiva a los usuarios
en general es necesario utilizar herramientas de diseño y programación para generar
los efectos, sonidos, entre otros que tendrá el Sistema Automatizado, las cuales son
mencionadas a continuación:

 Microsoft Visual Studio 2017

 Visual .Net 17
 SQL Server 17

Requerimientos de Diseño
  Tamaño de Pantalla: 1024 x 786 megapíxeles (recomendado). Configuración
Estándar o la resolución mínima a 800 x 600 megapíxeles.

 Resolución de Colores: Mínimo 16 Bits (Recomendado) para apreciar los

verdaderos colores.

Requerimientos de Entrada

En este punto son descritos de forma detallada los formatos de captura de

información, es decir, los datos que se almacenan en la base de datos. Información
que puede ser introducida por el personal de la Unidad Educativa de igual manera
dicha información es consultada periódicamente según el proceso solicitado.

La entrada será capturada por la Aplicación, a través de formularios, que deberán

llenarse con la información requerida y que a su vez, se almacenaran en la base de
datos. Estos requerimientos varían de acuerdo al proceso que se esté realizando en la
Aplicación, por ejemplo, si se está registrando se requerirá información como:
Apellidos, Nombres, E-mail, entre otros.

Requerimientos de Salida

Los requerimientos de salida son parte fundamental en una organización de

cualquier índole, ya que estos generan información vital para su funcionamiento. Los
mismos, deben poseer información sobre los procesos que ocurren en la Sistema
automatizado, a través de reportes generados en el cual se deben especificar todos y
cada uno de los datos procesados, tales como las listas de las secciones y cantidad de
los alumnos. La Unidad Educativa, controlará la salida de la información con reportes
precisos de la información generada a través del Sistema Automatizado.
 Asimismo, una de las principales funciones del Sistema Automatizado, es
organizar la información, con la finalidad de reducir el tiempo en la ejecución del
proceso donde se obtendrá un reporte.

Requerimientos de Base de Datos

Para realizar la base de la propuesta es necesario utilizar SQL Server 17 como

sistema manejador de base de datos dada la facilidad de aplicación y la diversidad de
funciones que ofrece al usuario.

Requerimientos de Almacenamiento

El almacenamiento de datos viene dado por los diferentes medios en donde será
resguardada toda la información necesaria para el buen funcionamiento del Sistema.

Es de vital importancia contar con medios de almacenamiento lógico como lo es la

base de datos que facilita el tratamiento efectivo de la información mediante tablas y
campos. Cabe destacar, que la Unidad Educativa Obra social San José de Calasanz,
cuenta con los dispositivos necesarios para el funcionamiento del sistema, entre estos
tenemos: disco duros de 500 Gb, discos extraíbles como pendrive y CD’s.

Requerimientos Funcionales

Se refiere a aquellos componentes físicos y lógicos mínimos requeridos para el

funcionamiento eficiente de la propuesta, al momento de ser implantada para su
funcionamiento dentro la empresa.

Corresponden a los elementos que hacen posible la manipulación del Sistema. El

requerimiento funcional es de vital importancia para cualquier Sistema Automatizado
que se quiera desarrollar en una organización, debido a que dicha organización debe
contar con todos los componentes necesarios como: el hardware, software, personal,
suministros; que fueron descritos en el capítulo anterior, los cuales son necesarios
para el buen funcionamiento del Sistema Automatizado propuesto.

Estructura de la Base de Datos y Modelo Entidad-Relación

Para evitar la redundancia de la información en cualquier sistema es necesario

disponer de herramientas que de una u otra forma ayuden a solventar el problema,
como por ejemplo, la normalización, la cual está basada en parámetros que permiten
la completa validación y comprobación de los procesos y funciones en general, así
como en la estructura de los datos requeridos para los usuarios y son reflejados en el
diseño de la base de datos. Teniendo en cuenta las reglas de normalización, que se
determinaron cuáles eran las tablas o entidades a utilizar en el sistema con sus
respectivos campos relacionales, tratando de evitar la redundancia de datos.

Cuadro Nº: Modelo de Entidad Relación

Modelo Entidad Relación del Sistema Automatizado

Elaborado por: Fecha de Revisado y Fecha de act.

elaboración: aprobado por:

Ing. Hugo García

Fuente: ()
Diccionario de Datos

Un diccionario de datos es el que almacena metadatos o información acerca de la

estructura de la base de datos, en particular, el esquema de la base de datos (Diseño
completo de la base de datos). Un sistema de base de datos consulta el diccionario de
datos antes de leer o modificar los datos reales.

Por consiguiente, los diccionarios se desarrollan durante el análisis de flujo de

datos y ayuda a los analistas que participan en la determinación de los requerimientos
del sistema, su contenido y también se emplea durante el diseño del proyecto.

De igual forma, identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde
se necesita el acceso inmediato a la información, se desarrollan durante el análisis de
flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinación de los
requerimientos del sistema.