Documento de Apoyo Eventos PDF

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS 2019
POLITÉCNICO MAYOR
Agencia Cristiana de Servicio y Educación
www.politecnicomayor.edu.co
DEFINICIÓN
Organizar según la RAE es
“establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados”.
El término evento tiene varias definiciones, entre ellas se encuentran:

 Es un acto, una reunión o un suceso planeado con características y objetivos específicos que
se diferencian de los espectáculos por su función social y los objetivos.
 Es una actividad social, que puede tener muchas variables, pero que tienen en común la
importancia o el valor de las personas o del mismo evento en sí.
 Es una reunión a los que asisten determinados grupos de personas con una motivación
común, ya sea de carácter político, comercial, empresarial, científico, deportivo, académico
o social.
Publicitariamente son uno de los medios más efectivos para la promoción directa de un producto o
servicio, debido a que el consumidor se acerca a las cualidades, beneficios y ventajas que pueden
ofrecer frente a la competencia.
Antes de realizar un evento, el equipo organizador se debe hacer las siguientes preguntas:
 ¿Cuál es el tipo de evento a realizar? (Deportivo, recreativo, académico, militar…)

 ¿Cuál es el motivo u objetivo principal de convocatoria, es decir qué es lo que se quiere
con el evento?
 ¿Dónde y cuándo se realizará el evento?
 ¿Qué duración tendrá?
 ¿A quién esta dirigido? ¿Es un público específico, o es un público general?
 ¿Es un evento formal o informal?
 ¿Cuánto va a costar?
 ¿Con qué recursos físicos, humanos, técnico y financieros se cuentan?
 ¿Qué resultados se desea obtener con la organización de este evento?
 ¿Cuántos y cuáles comités se necesitan?
Los eventos se clasifican en:
Son aquellos que se realizan para todos los públicos sin necesidad de una
Abiertos
invitación o entrada.
Estan organizados en espacios más amplios y con unos fines más

comerciales
Cerrado Son aquellos organizados para un número específico de asistentes en los

que cada uno tiene una invitación
s
POLITÉCNICO MAYOR
Pueden ser:
Internacionales Nacionales Regionales

s
Cuando al menos el 40 Al menos el 40 % de los No tiene el nivel mínimo

% de los asistentes son asistentes proceden de de inscritos de otros
de, como mínimo, tres tres departamentos departamentos
países diferentes diferentes
Clases de eventos
Son actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción de
Culturales actos que permiten el desarrollo cultural, las creencias, los valores y las
tradiciones de una sociedad
Festivales Actos Conmemoracio Espectáculos Muestras Inauguraciones Exposiciones

Culturales nes artísticos de arte de Centros
Culturales
Fiestas Presentaciones Obras de

municipales de libros teatro
Nota:
 La ambientación y el equipamiento técnico como iluminación, sonido e infraestructura son

fundamental a la hora de realizar los eventos culturales.
 El centro de atención, será la motivación principal por la que el público asista, por eso, es
importante cuidar tanto los momentos “visibles” como los “no visibles”.
 Normalmente son los mismos artistas quienes llevan adelante la financiación del evento.
 En este tipo de evento la difusión por medio de los medios de comunicación es fundamental.
Es por eso que se debe realizar un plan de medios, generando contactos personalizados con
la prensa especializada, para que publiquen las gacetillas con la información del evento.
También debes aprovechar las redes sociales como nuevos espacios para atraer al público.
 Hay que tener en cuenta que los eventos culturales se organizan porque:
 Son una herramienta de comunicación de un proyecto, una idea o un producto
artístico.
 Se utilizan para celebrar una fecha importante de una ciudad o un país
POLITÉCNICO MAYOR
 Una persona o un grupo desea mostrar al público su manifestación artística o

cultural.
Deportivos/ Es todo espectáculo deportivo o toda práctica de un deporte que se

recreativos realice en un escenario deportivo y que cuente con la presencia de
público sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no, sea de carácter
nacional o internacional.
Grandes Medianos Pequeños
Convocan un número Eventos de característica Evento de carácter barrial o

importante de participantes local, convocan un número comunitario, convocan un
o asistentes, muchas de participantes o número determinado de
disciplinas deportivas o una asistentes. personas. No requieren
sola de gran envergadura mucha infraestructura y
poco apoyo y recursos
Requieren de muchos recursos  Juegos departamentales

económicos, físicos y humanos,  Juegos intercolegiados Torneo barrial
además de un alto número de  Festivales escolares
personal de apoyo.
Juegos olímpicos Ciclo vía barrial
 Mundial de fútbol Aeróbicos comunitarios

 Super Bowl (Juego americano)
 MLB World Series (Beisbol)
Beneficios
 Ganancias en infraestructura: se construyen espacios para el evento específico o se
modifican o amplían.
 Ingresos económicos por turismo
 El mundo de la publicidad y el marketing explotan su creatividad a través de campañas que
atraen al fan del deporte, a través de promociones y lanzamientos.
Nota:
 Tiene una normatividad rígida

 El éxito es limitado
 Exige preparación de los participantes
POLITÉCNICO MAYOR
 Los recreativos son lúdicos, informales, constructivos, permite fácil integración, son
relajantes, su normatividad es flexible, es motivante y estimulante.
Son el conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o técnico

Educativo que implica algún tipo de enseñanza o capacitación
s
Congresos Simposio Seminario Jornada Otros
Reunión periódica Reunión de Encuentro en que se Son encuentros donde Foro

con el objetivo de especialistas con el reúne un profesor o un los asistentes
debatir temas propósito de abordar profesional con los participan activamente
específicos profesionales en etapa con los profesionales
materias de su Participan todos
de perfeccionamiento, disertantes.
interés. los presentes de
para llevar a cabo
trabajos de una reunión
* Se inicia con un acto investigación o análisis
* El especialista tiene
de apertura. sobre determinados Una vez finalizadas las
entre 20 a 45 minutos
* Luego las reuniones temas Esta dirigido por
para exponer los exposiciones, se
plenarias paralelas.
aspectos del tema a forman equipos de un coordinador,
* Se finaliza con una
tratar. trabajo para que permite la
ceremonia de clausura
experimentar sobre el libre expresión
La duración es relativa Debate
tema tratado a través de ideas
(puede ser de 1, 2 o
de talleres supervisando las
Es una buena más días) Cada tema en 1
intervenciones y
jornada y 1 día, o sea
oportunidad para los tiemposgrupal
Discusión
disertación, debate y
que el público, posea e informal
conclusiones en un
una visión integrada mismo día.
de la materia
tratada.
Duración: 60
minutos
Un coordinador
que ordena las
disertaciones y
modera el
debate
POLITÉCNICO MAYOR
Panel
Panel
Debate informal
sobre un tema
determinado
Moderador
coordina la
sesión de una
hora
Político
Se utilizan para promocionar al candidato
Entre los eventos estan
 Lanzamiento de Campaña  Reuniones de trabajo

 Nombramiento de Funcionarios  Desayuno, almuerzos y cenas
 Debates proselitistas
 Congresos  Eventos a beneficio
 Cierre de campaña  Inauguraciones
 Firmas de acuerdo  Recepciones diplomáticas
 Actos conmemorativos  Distinciones
 Viajes políticos  Entrega de premios, diplomas
 Homenajes y reconocimientos  Cenas de gala
 Conferencias de prensa
Religioso Es la reunión de personas creyentes para celebrar un hecho u acto

importante dentro de la ideología del grupo.
Son característicos de cada religión
 Bautismos
 Primeras comuniones
POLITÉCNICO MAYOR
 Navidad
 Pascuas
 Retiros religiosos
 Convivencias
 Cursillos religiosos
 Campamentos religiosos
 Confirmaciones
 Matrimonios
 Aniversarios
 Semana santa
Su objetivo es unir a una comunidad en torno al evento. Suelen tener un

Sociales carácter no corporativo
 Fiestas
 Excursiones
 Eventos deportivos
 Cumpleaños
 Matrimonio
 Primeras comuniones
 Grados
Se debe tener en cuenta
Lugar Mesa Vestimenta
*Tamaño: teniendo en cuenta número

Reina del Traje de etiqueta:
de invitados
protocolo Frac, chaqué y
* Hora: esmoquin para el
hombre y vestido
largo (y en según
qué ocasiones
corto) para la mujer
POLITÉCNICO MAYOR
11:00 h: café matutino, desayuno Los centros deben

13:00 – 13:30 h: almuerzo ser proporcionales
15:00 – 18:30 h: refrigerio al tamaño de la
16:00h – 16:30 h: hora del té o café mesa
18:00h – 20:00h: coctel
19:30 – 21:00h: cena
Debe guardar Traje formal:
22:00 – 23:00h: baile
armonía con la entregas de
decoración del premios,
resto del evento ceremonias,
reuniones de
negocios, eventos
Servicio: se debe sociales que no
servir primero a la requieran etiqueta.
Traje informal: el
señora de mayor
tipo de ropa del día
importancia,
a día.
seguidamente del
resto de señoras;
después a los
señores y
finalmente a los
anfitriones.
La comida se sirve
por la izquierda y
la bebida por la
derecha
Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional

Empresariales (interna y externa), clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de
bienes y servicios
Corporativos Asociaciones Empresariales Actos Cátedras

sociales y internacionales
culturales
Objetivo: motivar Agrupa miembros
Organizados por
y capacitar al de una misma Abarca sectores
empresas. Se dan
personal. Son de comunidad que gubernamentales,
a nivel regional, Se llevan a cabo en
carácter comparten un empresariales y
nacional e el marco de los
obligatorio interés común académicas.
internacional eventos
corporativos, Tiene una duración
POLITÉCNICO MAYOR empresariales y de de 2 a 5 días. El tema
Agencia Cristiana de Servicio y Educación asociaciones
es internacional
Convenciones, Reuniones anuales Congresos, Cocteles, Seminarios,

seminarios, juntas, conferencias, banquetes, bufés, simposios, panel,
reuniones, visita paneles, foros, comidas de mesas redondas,
de ejecutivos simposios, ferias trabajo Fiesta de conferencias,
talleres, lanzamientos de Logros de congresos,
encuentras de productos, Objetivos Eventos exposiciones
negocios, inauguraciones, de integración
capacitación aniversarios de
Jornadas de
empresa, día de la
familia
Concentración entre la mayor

Rueda de negocios
parte de personas con intereses
comunes, donde uno representa la
oferta y la otra la demanda. Un
coordinador registra el interés
Para profesionales de una misma

Taller de trabajo profesión. Es en ámbito dialogado
y de intercambio informativo,
entre colegas
Desayunos, almuerzos, cenas para

Comidas de trabajo tratar un tema predeterminado,
Dura aproximadamente 2 horas.
* Se intercambian ideas
Asambleas Son reuniones numerosas de *Asambleas

personas con fines sociales, ordinarias: aprobación de
culturales o económicos. balances, presupuestos.
Reuniones que buscan consenso
entre las partes sobre la toma de *Asambleas
decisiones extraordinarias: aprobación
especial de un tema
POLITÉCNICO MAYOR
PARTES DE LOS EVENTOS
La realización de un evento se divide en tres etapas que se corresponden con las funciones básicas
del proceso gerencial de la siguiente manera:
 Pre-evento: investigación, planificación y organización

 Evento: dirección
 Post-evento: evaluación
PREEVENTO
 Determinar los objetivos, definir el tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del
mismo.
 Seleccionar la fecha (teniendo en cuenta los tiempos de organización y que no coincida con
actividades similares, además de la disponibilidad de la autoridad invitada a presidir el acto),
hora y lugar o lugares a realizar el evento.
 Nombrar los diferentes comités
 Determinar el número y tipo de Invitados, participantes, delegados, ponentes y
acompañantes.
 Elaborar el cronograma general de actividades
 Estimar los recursos humanos, materiales y técnicos
 Elaborar el presupuesto
 Selección y capacitación de personal
 Adquisición o contratación de materiales, equipos o servicios técnicos: sonido, micrófonos
(de solapa, inalámbricos, alámbricos), fotografía y video, iluminación, teléfonos, baños,
parqueaderos, impuestos, seguros de vida.
 Hacer el diseño e imagen del evento.
 Hacer el diseño del material publicitario: volantes, plegables, escarapelas, certificados,
material para toma de notas, formularios de inscripción, carpetas, memorias, suvenires,
camisetas, vallas, pendones
POLITÉCNICO MAYOR
 Tarjetas de invitación (físicas y vía correo electrónico): es importante que tengan: nombre
del evento, fecha completa, hora, lugar, dirección completa, tipo de traje, teléfonos o datos
de contacto para confirmación. Se deben entregar con 15 días de anticipación.
 Construcción de bases de datos
 Diseño de escenografía
 Telemercadeo de confirmación y asistencia
 Distribución material publicitario
 Estrategia de divulgación en medios masivos
 Inscripción al evento
 Maestro de ceremonias
 Señalización interna: baños, rutas de evacuación, zonas de parqueo, wi-fi, lugares de
invitados especiales etc.
 Definir las actividades que se realizarán paralelas al evento
 Reservar auditorios, salones, clubes, meseros, refrigerios y todos los elementos necesarios
para las diferentes actividades.
 Invitar a patrocinadores a participar
 Contactar a los medios masivos de comunicación para contarles sobre la actividad
 Montar una oficina de información y prensa
 Tener en cuenta la seguridad
 Gestionar los seguros de vida
 Elaborar los guiones
 Coordinar con Secretaría de Gobierno, Seguridad Ciudadana, Cruz Roja, La Policía, El
ejército, los brigadistas la seguridad del evento.
 Hace el orden del día: se presenta con anticipación y en carpeta, en buena calidad de papel
y letra legible. Se le entrega al presentador con anticipación para que lo estudie. En la
medida de lo posible se debe evitar cambios de última hora y si los hay se le deben entregar
con discreción.
Evento
 Es donde se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el preevento
POLITÉCNICO MAYOR
 Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y

hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó
como evento.
 Se realiza el montaje del evento o o puesta en escena o puesta en escena
El montaje Es uno de los más importantes y relevantes momentos del evento
Un buen montaje augura un evento destacable. Un mal montaje hará

que el evento sea mal evaluado
Se debe tener en cuenta:
 La posición del sonido: se debe tener en cuenta el tamaño, forma y distribución del
escenario, maximizando la calidad del sonido, controlando el volumen para obtener
resultados excelentes.
 Recubrimiento de postes (si se necesitan): para lograr un impacto visual agradable y
profesional.
 Prueba del equipo: hacer pruebas rutinarias del equipo para asegurar su correcto
funcionamiento durante el evento.
 Buscar sinergia y armonía: entre los distintos elementos del escenario con la idea que no
existan elementos disonantes en el ambiente del evento.
 Pruebas de conexiones eléctricas: con el objetivo de asegurar que los diferentes
dispositivos y artefactos cuenten con alimentación eléctrica adecuada.
Cuando se realiza una reunión y el número de invitados son de 4 a 6 se utilizan mesas rectangulares,
dejando espacios entre ellos para facilitar la movilidad. También se incluye una tarima con mesa
principal para que los ponentes puedan dirigirse al público.
Para los cocteles se emplean mesas redondas, los camareros distribuyen bocados gourmet entre
los asistentes y también hay mesas tipo bufé donde se sirven los alimentos fríos y/o calientes.
POLITÉCNICO MAYOR
Los auditorios se usan para exposiciones, conferencias, reuniones informativas. Las sillas en hileras.
Si se añade una mesa para los oradores se recomienda colocar copas de agua para cada uno. Un
tipo de montaje muy habitual es el de U, que se refiere en realidad a la forma de colocar las
mesas. Su disposición crea la figura de esta vocal, quedando las sillas por la parte externa. Esta
indicado para grupos pequeños y evita que los invitados queden muy alejados los unos de los otros.
Los banquetes son usados en las bodas, aniversarios, almuerzos o cenas sociales. Las mesas suelen
ser redondas y tienen capacidad de seis a diez personas como máximo. Fomenta la interacción
entre los invitados ya que pueden comunicarse con fluidez durante el encuentro.
POLITÉCNICO MAYOR
Postevento
Recopilación y archivo de la Información pertinente del evento.
Al culminar el evento las comisiones deberán entregar un informe de sus actividades las cuales
integrarán las memorias del evento, donde se detallarán aspectos como: la historia, resumen,
programa, ponencias y conclusiones, en el caso de haberlas. Dicha información deberá guardarse
en forma ordenada para facilitar futuras consultas.
Se deben enviar cartas o notas de agradecimiento a todas aquellas personas que hicieron posible
que el evento se desarrollara conforme a lo previsto (auspiciantes, patrocinantes, ponentes, etc.)
Se realiza una evaluación que mide si lo planificado se cumplió en el momento oportuno o no se

cumplió.
El protocolo
Es “el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y
tradiciones de los pueblos”. Rige la celebración de los actos oficiales y en otros muchos casos, la
celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones,
usos, tradiciones y costumbres. Es un código que gobierna las expectativas del comportamiento
social, de acuerdo con las normas convencionales dentro de una sociedad, clase o grupo social.
La etiqueta en cambio usualmente refleja fórmulas de conducta que la sociedad o la tradición han
mitificado. Puede reflejar un código ético o puede surgir a partir de la moda por ejemplo utilizar
traje y corbata en las ocasiones solemnes, ser hospitalario con un invitado, masticar con la boca
cerrada, no decir groserías en una reunión social, respetar los horarios con puntualidad y agradecer
los regalos que se reciben forman parte de la etiqueta.
Clases de protocolo
Protocolo gubernamental Son normas de conducta que regulan las actividades públicas
de un país, un departamento o un municipio.
Trato:
 Señora ministra (comunicaciones, educación, relaciones exteriores).
 Señor ministro
POLITÉCNICO MAYOR
 Señor presidente
 Señor fiscal
 Señor procurador
 Señor contralor
 Primera dama: Señora…
NOTA: nunca doctora, señora o doña y menos el nombre.
Protocolo Internacional o Regula las relaciones diplomáticas entre estados, países,

Diplomático
gobiernos y organismos de carácter internacional
Trato:
 Embajadores
 Ministros residentes
 Encargados de negocios
Protocolo religioso Son las normas de cada religión o comunidad religiosa,

frente a la realización de eventos, actos y ceremonias
Trato:
 Santidad: Santo Padre, Sumo Pontífice.
 Patriarca: ciertos obispos
 Cardenales: Eminencias, Eminentísimo
 Arzobispo: Su Excelencia, Señor Arzobispo
 Obispos: Señor Obispo
 Prefectos
 Vicarios
 Sacerdotes
 Diáconos
 Monseñores
 Protonotarios
 Canónigos
 Párrocos (manejan una parroquia o un grupo de fieles).
POLITÉCNICO MAYOR
 Pastor
Protocolo deportivo Conjunto de normas y requerimientos generales que rigen los

eventos deportivos, las ceremonias de apertura, los actos de
clausura y premiación
Protocolo militar Tiene una de sus máximas expresiones en las ceremonias y actos
militares. En estos actos nada se deja al azar y esta todo
reglamentado, desde los uniformes hasta el aspecto de los
militares.
Se diferencia dependiendo de la fuerza, así:
Fuerza Aérea
OFICIALES SUBOFICIALES
General del Aire Técnico Jefe Técnico Jefe de Comando
Teniente General del Aire Técnico Subjefe
Mayor General del Aire Técnico Primero
Brigadier General del Aire Técnico Segundo
Coronel del Aire Técnico Tercero
Teniente Coronel del Aire Técnico Cuarto
Mayor del Aire Aerotécnico
Capitán del Aire
Teniente del Aire
Subteniente del Aire
Policía Nacional
General Sargento mayor
Teniente General Sargento primero
Mayor General Sargento Viceprimero
Brigadier General Sargento Segundo
POLITÉCNICO MAYOR
Coronel Cabo Primero

Teniente Coronel Cabo Segundo
Mayor
Capitán
Teniente
Subteniente
Ejército
General Cabo tercero
Mayor General Cabo segundo
Brigadier General Cabo primero
Coronel Sargento segundo
Teniente Coronel Sargento Viceprimero
Mayor Sargento Primero
Capitán Sargento Mayor de Comando
Teniente
Subteniente
Conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos,

Protocolo social costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos
oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado
que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y
costumbres
Protocolo empresarial Conjunto de normas que regulan las relaciones entre las personas de
una misma empresa y de esta con las de otras organizaciones
Etiqueta en los eventos
Debe comportarse de la siguiente manera:
 Comida: se debe comer de forma educada, utilizando correctamente los cubiertos

y evitando caer en excesos y sin sorber.
 Bebida: el consumo debe ser medido para evitar caer en un estado de excesivo
furor.
POLITÉCNICO MAYOR
 Conversación: se debe entablar una buena conversación evitando esos silencios

prolongados e incómodos.
 El anfitrión del evento abrirá la sesión y cederá la palabra al invitado oficial y luego
a los demás invitados que se sientan en la misma mesa.
 El jefe del protocolo acompañará a los invitados y hará las presentaciones
pertinentes.
 Por regla general los invitados llegan durante la primera media hora, por lo cual se
debe planear este tiempo para el saludo.
 Cuando se ingrese a iniciar la recepción, una persona deberá quedar encargada de
recibir a los demás invitados que vayan llegando.
La imagen
Es el resultado de los esfuerzos que cada ser humano hace para que los demás lo perciban como
quiere. Por ello, el lenguaje corporal, verbal y la actitud frente a la vida en cada momento de verdad,
marca un modelo que debe corresponder con lo que se quiere lograr.
Comunicación no verbal
 La postura física: Influye en lo que se proyecta y en cómo son recibidos. Así:

 Persona extrovertida (segura de sí misma): cabeza en alto, espalda recta. Al
caminarse debe evitar dar zancadas o pasos demasiados cortos. Llevar la cabeza
erguida y los hombros en posición natural (ni muy rígidos, ni muy caídos). Apoyar
suavemente los zapatos sobre el suelo y evitar hacer ruidos que incomoden a los
demás (mover el zapato, el pie, sonar llaves). Los pies ni muy juntos ni muy
separados. Deben estar ligeramente hacia fuera. Los brazos deben acompañan los
pies al caminar y balancearse armónicamente.
POLITÉCNICO MAYOR
 Persona introvertida (desinteresada de su entorno): cabizbaja, postura

desgarbada.
Sentarse y levantarse: utilizar toda la silla al sentarse, no solo el borde apoyando la espalda al
espaldar. Rodillas juntas al sentarse, sin importar si se lleva falda o pantalón. Manos al regazo. Los
hombres deben recoger un poco el pantalón para que la tela no quede rígida en la rodilla. Al cruzar
las piernas los hombres no deben mostrar las suelas de los zapatos, ni la piel de las piernas. No es
de buen gusto balancearse en la silla.
Las actitudes: cuando se esta frente a alguien, las manos nunca deben estar en los bolsillos del
pantalón o del saco, denota falta de educación y descortesía. Se debe levantar la cabeza para
responder al otro. Evitar comer chicle mientras se habla con alguien personalmente y aún por
teléfono. La sonrisa un factor clave, transmite confianza, alegría, bienestar, pero sin confundirse con
la risa o la carcajada, muy impropia en los ambientes de trabajo.
POLITÉCNICO MAYOR
Los saludos y despedidas: hay varias maneras, dando la mano, con un beso, apretón de brazo,
abrazo, pero se usa dar la mano, es cordial y distante. Las palabras y gestos cariñosos no se usan en
los eventos, por mucha cercanía que se tenga.
En el teléfono se debe manejar la voz, ser cortés, cordial y respetuoso, estar bien informado, saber
escuchar, ser amable, no utiliza palabras que pueden ofender a sus interlocutores, respetar las
opiniones ajenas, escoge los temas de acuerdo con el lugar, la hora y las circunstancias, no acaparar
la atención de los demás y procura que todos participen en la conversación.
Uso da las banderas
La bandera de una nación, es su símbolo de identidad, y por ello toda manipulación con la misma
debe ser cuidadosa y respetando protocolarmente su uso. Deben estar siempre en los actos
administrativos, de la siguiente manera:
POLITÉCNICO MAYOR
Colombia, Antioquia y Medellín (solamente la bandera de la ciudad debe tener escudo) deben estar
ubicadas al lado derecho del escenario, de cara al público. Deberán ir siempre detrás del atril del
maestro de ceremonias y las autoridades que intervendrán.
Colombia
Antioquia
Medellín
 Cuando se utilice la bandera de Colombia siempre ocupará el lugar destacado. Si

junto a ella se utilizan las banderas de Antioquia y Medellín, la bandera de Colombia
tendrá la posición central.
 Para los eventos con el señor Presidente se deberán utilizar las banderas de
Colombia, Antioquia y Medellín con los escudos bordados; si son eventos con
autoridades locales se deberá utilizar solo la bandera de Medellín con escudo.
 Ninguna bandera debe ser más alta que las otras
POLITÉCNICO MAYOR
 Cuando esta con un grupo de banderas de otros países, al centro va Colombia y

luego las demás alternadas en orden alfabético de derecha a izquierda.
 Ninguna bandera puede tener los colores desteñidos o estar rota.
 El asta de la bandera siempre termina de manera plana o en esfera. Solo los

militares deben utilizar el asta de las banderas en punta de lanza.
 Las banderas de mesa se utilizan en las salas de juntas cuando se firma un convenio
de cooperación y para recibir las visitas diplomáticas internacionales. Para un
evento nacional e internacional, las banderas se colocan mirando hacia el público.
 Como señal de duelo, la Administración Municipal ordena mediante decreto

póstumo, izar durante tres días la bandera de Medellín a media asta y poner un
crespón o cinta negra en las banderas ubicadas al interior de los auditorios
localizados en la Alcaldía y en todos los entes descentralizados.
 Las banderas – cuando estan inservibles- no deben botarse pues como símbolos que
son requieren un tratamiento diferente. Por consiguiente se incineran.
POLITÉCNICO MAYOR
 Nunca va con moños, prenses, pliegues, etc.

 Nunca deben arrastrar el piso.
 Bandera interior: se utiliza para eventos en tarimas y escenarios en interiores o
exteriores.
 Bandera exterior: se usan en los edificios públicos. Podrán tener mayores

dimensiones.
Himnos
Son un elemento imprescindible en el protocolo y adquiere sentido acompañado de otros

elementos como la bandera. Son cantados en actos solemnes y ceremonias oficiales para
fomentar el espíritu patriótico.
 Si hay himnos siempre deben estar las banderas.

 Se deben entonar los himnos acordes al país, departamento, cuidad y organización
que participa en el evento.
 Ponerse de pie y tener los brazos sueltos al entonar el himno
 Descubrirse la cabeza si tiene sombrero y/o gorro
 No moverse del sitio donde se encuentra al cantarlo.
 No aplaudir al finalizar el himno.
 No es necesario incluirlos en todos los eventos. Son indispensables en las
posesiones, condecoraciones, nacionalizaciones, inauguraciones y clausuras. Así
mismo, en eventos donde este presente el señor presidente de la República.
 El Himno Nacional y Antioqueño debe cantarse al principio de un evento y el himno
al final y el institucional al final. Si no hay institucional el Antioqueño (o
departamental) se entona al final.
POLITÉCNICO MAYOR
 Si la máxima autoridad va a retirarse antes de finalizar el evento deben cantarse los

himnos seguidos.
Atril
Deben ser cómodos y adecuados a la estatura del presentador. Deben contar con espacio para el
agua.
 Deberá ubicarse al lado derecho de la mesa de honor, vista desde el escenario será la
izquierda.
 Deberá tener el logotipo de la organización.
Habladores
Permiten identificar la ubicación de las personalidades en la mesa principal y en las primeras filas
del lugar.
Mesa principal
Es la mesa de honor, representada por las personas que presiden el evento.
POLITÉCNICO MAYOR
 No se ubicarán sillas a los lados de las mesas, es preferible adicionar otra mesa para que
todos queden de frente al público.
 El número de sillas dependerá de la magnitud del evento, pero en lo posible no más de siete
o nueve.
 La mesa principal llevará mantel y preferiblemente con faldón al piso.
 En el caso que decoren la mesa y ordenen un ramo de flores, dé instrucciones para que el
mismo sea ubicado en la base de la mesa, ya que si va sobre ella puede interferir con la
visual.
 La silla central será para el anfitrión del evento y el invitado de honor se ubicará a su
derecha. El siguiente en jerarquía irá a la izquierda y así sucesivamente se alterna.
 Recuerde tener servicio de agua. Los vasos pueden estar puestos en la mesa desde antes de
llegar los invitados, pero solo posteriormente el mesero los llenará. Si el evento es informal
se puede servir la botella de agua, preferiblemente con vaso de cristal.
 El invitado no deberá cambiar el sitio que se le ha asignado en la mesa, así no le guste el
vecino que le ha correspondido o desee estar al lado de otra persona.
 Si un invitado a la mesa ha confirmado su presencia y no llega a tiempo para el inicio del
evento la silla no se retira, esta permanecerá vacía.
Dependiendo del evento es la organización de la mesa, así:
Antigüedad: aplica cuando hay dos o más personas con el mismo cargo o rango. En este prevalece
la persona que lleve más tiempo ocupando dicho cargo. Ejemplo: cuando se reúnen los honorables
concejales.
POLITÉCNICO MAYOR
Representatividad: cuando hay eventos donde se cuente con la presencia de personalidades del
Estado y de la empresa privada, los primeros tendrán mayor precedencia. Ejemplo: eventos
organizados por el sector privado en los que estan invitados representantes del sector público.
Alfabético: cuando hay una gran cantidad de países u organizaciones que participan en un evento.
Ejemplo: cuando asisten delegados de varios países.
Persona que convoca, invita, recibe y El lugar de honor es a la

Anfitrión despide a los invitados. derecha del anfitrión
Hay que tener en cuenta que:
 Tiene mayor importancia quienes tienen más títulos académicos

 Presiden las personas mayores sobre las jóvenes
 Cuando hay varias organizaciones se organizará la mesa en orden alfabético o por la fecha
de creación de las Instituciones (gremios – asociaciones)
 En la Alcaldía de Medellín el orden es el siguiente:
1. Alcalde de Medellín
2. Contralor de Medellín
3. Personero de Medellín
4. Honorable Concejo de Medellín
5. Gabinete Municipal
6. Entes descentralizados
POLITÉCNICO MAYOR
Suele darse oportunidad para unas La finalización de una recepción puede

palabras de agradecimiento por la determinarse por la supresión total de
presencia de los invitados, así mismo licor y comida y con la ubicación visible
cuando se cuenta con un homenajeado de los anfitriones en la puerta para
se le da la oportunidad de agradecer el despedir a los invitados
gesto de ser destacado por los
presentes.
También se puede expresar en forma

Los discursos van de mayor a menor, es verbal sin perder los cánones de la
decir, primero habla el anfitrión y por buena educación, ejemplo: “queremos
último la persona más importante del agradecer a todos ustedes la compañía
. en esta reunión, esperamos contar
evento.
pronto con su compañía
Es la persona que orienta el evento

El presentador
Debe:
 Manejar un tono de voz acorde al lugar y la ceremonia

 Tener excelente vocalización, dicción y vocabulario
 Ser dinámico y recursivo
 Ser hábil y convincente en la palabra
 Saber manejar el micrófono, es decir, que no se enrede con este y las notas escritas que
este manejando en ese momento.
 Tener una presentación personal impecable
 Transmitir credibilidad y confianza.
 Tener capacidad de improvisación
 Tener sentido del humor para poder romper el hielo con el público, eso sí no se debe
volver pesado con los chistes o comentarios
POLITÉCNICO MAYOR
Requerimientos técnicos
Todo evento requiere unos instrumentos técnicos como:
1. Conectividad: conexión a Internet. Estaciones de red inalámbrica suficiente para atender el

número de personas previstas en los mismos. Un equipo de acceso a la red (router) y un
plan de contingencia ante problemas con este equipo.
2. Tarima: se debe verificar que cumpla con las expectativas del espacio y las actividades a
desarrollar
3. Verificación de cables, conexiones, cargadores, sonido, micrófono y todas las ayudas
audiovisuales que se necesiten: se deben hacer pruebas antes de iniciar el evento. Se debe
tener pilas de reserva para los micrófonos y otro de repuesto.
4. La pantalla no se debe ubicar detrás de la mesa principal
Para tener en cuenta:
 Realizar el montaje del evento con suficiente antelación para resolver los imprevistos, si se
presentaran.
 Todo deberá estar listo mínimo una hora antes.
 Verificar los elementos logísticos solicitados en la planeación del evento.
 Garantizar los permisos del Dagrd y la Secretaría de Gobierno según el número de
asistentes al evento. Así mismo reservar el apoyo de una ambulancia y servicio médico de
primeros auxilios para garantizar la seguridad en caso de ser necesario.
 Explicar al presentador o maestro de ceremonias el paso a paso del evento.
 El área de Relaciones Corporativas deberá verificar que el libreto tenga el adecuado orden
de precedencias para los saludos, ubicación en la mesa principal e intervenciones.
 Verificar que los himnos sean los adecuados y tenga un buen sonido (ni muy alto para la
primera fila, ni muy bajo para las últimas sillas). Llevar siempre al evento una copia de
respaldo.
 Reservar las primeras filas con marcación especial para los invitados protocolarios.
 Puntualidad: máximo 15 minutos para iniciar un evento una.
 Si es invitado una autoridad gubernamental como alcalde, gobernador, presidente, el
público debe ser convocado antes que ellos, para garantizar que cuando él llegue al
evento este todo listo para comenzar.
 Una vez que llega la autoridad se invita a tomar asiento bien sea en la fila de honor o en la
mesa principal
 Si hay mesa principal se deben ubicar unos habladores de quienes presiden la ceremonia
 Se debe realizar el desmontar el evento
 Se debe hacer la revisión de inventario
 Devolver los recursos prestados como elementos logísticos (pendones y demás material
publicitario)
 El responsable del evento debe realizar un informe final con registro fotográfico
 Diligenciar formato evaluación del evento
POLITÉCNICO MAYOR
LAS REUNIONES
Son: Tipos:
Actividades en que un grupo 1. Informativa
de personas de trabajo para 2. Solución de problemas
alcanzar un objetivo en 3. De trabajo
común. 4. Creativa
5. De negociación
Características:
1. Que exista un grupo

2. Comunicación fluida
Participantes:
3. Lugar y tiempo
determinado 1. Moderador
4. Objetivos claros 2. Resto del equipo
Moderador:
1. Establece el tema que se va a

Resto de equipo tratar.
2. Aportar la información
1. Participan activamente de la necesaria.
reunión 3. Moderar las discusiones
2. Presentan ideas de forma 4. Intenta poner de acuerdo a los
clara participantes.
3. Proponen sugerencias 5. Crea un clima de confianza y
credibilidad.
6. Dinamiza la reunión.
7. Resume y sintetiza la reunión.
Fases:
Necesidad, finalidad, asistentes, contenido, lugar, fecha y horario
1. Preparación
2. Desarrollo
Toma de asistencia, explicación de los objetivos, explicación del orden del día,
explicación de metodología, intervención de los participantes, cierre y
conclusiones de la temática tratada.
3. Evaluación Cumplimiento de los objetivos, decisiones que se han tomado, dinámica de la

reunión.
POLITÉCNICO MAYOR
Diagrama de GANTT
Es una herramienta que se emplea para planificar y programar tareas a lo largo de un período
determinado de tiempo. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones a realizar, permite
realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce
gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto y la
fecha de finalización prevista. Además facilita el control de la progresión en la realización de las
tareas y de los recursos destinados al proyecto.
El diagrama permite hacer una planificación paso a paso del tiempo según la actividad a realizar o
el proyecto a emprender.
Se trata de una herramienta popular, cuyo uso se remonta incluso antes de la existencia de los
ordenadores, épocas en que los diagramas se dibujaban a mano. Hoy en día, los programas de
software existentes facilitan esta labor a jefes y directores de proyecto.
No solo es cuestión de poder diseñar los diagramas gracias a una aplicación, sino también de poder
mantenerlos actualizados con facilidad e incorporar las modificaciones del plan correspondientes.
Gracias a la informática, muchas tareas se pueden ya automatizar, y es posible también programar
avisos en el caso de que se produzcan desfases, o para indicar que los tiempos planificados son
imposibles de cumplir.
Ejemplos:
POLITÉCNICO MAYOR
La asistencia
La asistencia a los eventos es un asunto fundamental, pues es lo que asegura el éxito del mismo.
Hay que tener en cuenta que las personas asisten a un evento por varios motivos, entre ellos:
POLITÉCNICO MAYOR
1. Tiene afinidad el tema con su vida personal o laboral.

2. El costo
3. La ubicación
4. El horario
5. Los invitados
Hay métricas para saber que tan efectivo fue el evento, así:
En eventos presenciales, por cada 100 personas inscriptas, la asistencia estimada será del 50%, es
decir entre 50 y 60 personas.
Eventos online, el porcentaje final de asistentes suele ser un 40% de los inscriptos. Ten en cuenta
que en esto caso se recomienda enviar mensajes recordatorios ya que los inscriptos pueden
olvidarse del evento (en muchos casos los eventos de este tipo son gratis y no generan gastos para
la persona).
El tiempo ideal de un evento promedio es de 4 horas y las charlas deben ser de entre 15 o 30
minutos. Si el tiempo de las mismas excede los 30 minutos la audiencia pierde interés. Eso sí, deja
lugar para las preguntas del público a los oradores.
Lista de asistencia
Documento que se elabora para poder controlar y reportar la presencia o ausencia de los individuos
que se encuentran registrados en dicha lista. Consta de los nombres de las personas que
potencialmente se presentarán a alguna actividad o conjunto de ellas, además de la fecha y hora de
llegada. Es importante, sin embargo, que la lista este controlada o manejada por alguna persona
responsable que verifique que la información sea correcta y no este alterada. Comúnmente se utiliza
en ellas alguna marca que simboliza la presencia o ausencia de las personas, como puede ser una
línea diagonal o un pequeño punto.
Evento
Tema
Objetivo
Lugar
Fecha Hora inicial
Ítem Nombre completo Documento Dependencia Teléfono Email
POLITÉCNICO MAYOR
10
Distribución del tiempo
El tiempo tiene las siguientes características:
 Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si se logra organizar, que puede incidir de una
manera u otra en el logro de los objetivos y metas que se planean.
 Puede ser un recurso escaso, si no se controla debidamente.
 Es importante cumplir las matas y respetarlas una vez establecidas.
 Desarrollar un programa definido. Llevar una planificación adecuada en su agenda diaria así
como la del día siguiente, pues ahorra tiempo y produce mejores resultados.
 Anotar todos los temas que propuestos y establecer un orden según la importancia de las
tareas a desarrollar.
 Formular tablas de tiempo.
El acta
Documento donde se expresa lo tratado en una reunión. Puede adquirir un valor administrativo,
legal, jurídico e histórico, dependiendo del caso.
Características de la redacción
1. Debe llevar el nombre del grupo que se reúne.

2. Se debe aclarar si la reunión es ordinaria o extraordinaria.
3. Se expresa lo tratado en la reunión.
4. Se redactan en tiempo pasado.
5. Ningún párrafo debe iniciarse en gerundio: ando, endo.
6. No debe tener errores ortográficos, ni de puntuación y mucho menos de trascripción.
7. Los párrafos deben ser claros y concisos, haciendo énfasis en las decisiones tomadas.
POLITÉCNICO MAYOR
8. Cuando haya lugar a votaciones se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y
en blanco.
9. En caso de nombramiento se registran los resultados y los nombres completos.
Clases
1. Comités
2. Concejo Municipal
3. Concejos
4. Junta directiva
5. Asamblea
6. Reuniones administrativa
7. Baja de inventarios
8. Eliminación de documentos
9. Actas de sociedades
10. Actas de entrega
EJEMPLO
COOPERATIVA ASISTIMOS
REUNIÓN ORDINARIA DE CONCEJO DIRECTIVO
ACTA 01
FECHA: Medellín, 15 de mayo de 2016
HORA: de las 10 de la mañana a la 12 meridiano
LUGAR: Sala de juntas, Colegio Nuestra Señora del Rosario de Chiquinquirá
POLITÉCNICO MAYOR
ASISTENTES: Julio Cubillo Gómez, Presidente
Raúl Benites Flórez, VicePresidente
Hernando Tobón Hoyos, Tesorero
Gabriela Umaña Jara, Secretaria
INVITADOS: Santiago Tobón López, Asesor
AUSENTES: Carlos García Jimenez, Vocal
ORDEN DEL DÍA:
1. Verificación del cóurum

2. Lectura y verificación del acta anterior
3. Estudio y aprobación de préstamo
4. Proposiciones y varios
DESARROLLO
1. Verificación del cóurum
El Presidente dio inicio a la reunión al verificar que se contaba con todos los asistentes.
2. Lectura y aprobación del acta anterior
La Secretaria leyó el acta número 01 de la reunión realizada el 2 de septiembre de 2017, la

cual fue aprobada sin modificaciones.
3. Estudio de solicitud de préstamo
La Secretara informó que solo hay una solicitud préstamo por $300.000.000 del socio Jaime
Andrés Balbín Restrepo. Después de constatar si la empresa tenía el cupo para el préstamo
fue aprobado por parte de toda la junta.
4. Proposiciones y varios
POLITÉCNICO MAYOR
El Presidente leyó la carta de la usuaria Lina María Acevedo donde se queja del mal servicio
de la cajera Andrea Sánchez y se le da la respuesta correspondiente respecto a que se va a
mejorar el servicio.
Se propone hacer capacitaciones en servicio al cliente a todo el personal con el objetivo de

mejorar la prestación del servicio.
CONVOCATORIA: la próxima reunión se realizará el 1 de octubre a las 10 de la mañana en la sala de

juntas.
JULIO CUBILLOS GÓMEZ GRACIELA URREA ZAPATA
Presidente Secretaria
LOS MENSAJES ELECTRÓNICOS
Es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del
mundo por medio de la red.
Se utiliza para mandar archivos adjuntos como cartas, memorando, informes, circulares y cualquier
otro documento que sea necesario para la sustentación de contenido.
Partes
Encabezado
 Para: es el destinatario
 Asunto: es el resumen de la información
 Cuerpo del texto: se debe saludar y despedir. Escribir el destinatario y los datos completos
del remitente.
Recomendaciones
 El correo electrónico debe ser el organizacional.
 No participar en cadenas por el correo organizacional.
 El uso de las mayúsculas es según las normas de la RAE
 Reconocer claramente a la persona que se le va a contestar el mensaje, para no tener
problemas.
 El mensaje debe enviarse solo a las personas que lo necesitan. No se debe enviar
información a quien no lo ha solicitado.
 Los adjuntos deben ser los necesarios y se debe asegurar de que no tengan virus.
POLITÉCNICO MAYOR
 En la bandeja de entrada deben estar los correos precisos.

 Se debe hacer carpetas para archivar la información.
Bandeja de entrada
Espacio para enviar el mensaje
Texto
POLITÉCNICO MAYOR
Los informes
Son documentos organizacionales que tienen como objetivo presentar de manera clara y detallada
una información dentro de la organización.
Se debe tener en cuenta:
1. Tratar un solo tema por informe.

2. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
3. Usar tratamiento respetuoso y cortés.
4. Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió).
5. Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización.
6. Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
Resumen ejecutivo: tiene de una a tres páginas.
Se usa para:
 Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional.
 Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos
administrativos.
 Presentar informe de un proceso de evaluación y certificación.
 Elaborar un resumen sobre el comportamiento inadecuado de una máquina.
Puede o no tener portada. En caso de no tenerla se debe poner un encabezado que incluya:
POLITÉCNICO MAYOR
 La razón social
 El código
 El título
 El lugar de origen
 Fecha de elaboración
 Objetivos
 Temas a tratar
 Conclusiones y recomendaciones
 Firma
RAZÓN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)

(0 a 1)
Dependencia y código
(2)
TÍTULO RESUMEN EJECUTIVO
(2 a 3)
Lugar y fecha de elaboración
(2)
ELABORADO POR: Nombres y apellidos de autor(es)
(2 a 3)
1. TITULO
(1)
Texto del primer título: ……………………………………………......................................................................
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(2)
2. TÍTULO
(1)
Texto del segundo título:…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
(2)
3. TÍTULO
(1)
Texto del tercer título:…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
(1)
4.CONCLUSIONES
(1)
Texto……………………………………………………………………………………………………………………………………………
POLITÉCNICO MAYOR
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Resumen Ejecutivo
(2)
Texto……………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
(1)
Texto…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(2)
5. RECOMENDACIONES
(1)
Texto……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
(1)
Texto…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………….……………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………….……………………………………………………………………………
(4 a 5)
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

Cargo Cargo
(2)
ANEXO: (Opcional)
COPIA: (Opcional)
(1)
Transcriptor:
Las posturas
La postura correcta ayuda a que el cuerpo funcione contra la fuerza de gravedad en movimiento y
en reposo. Cabe recordar que la prevención es vital para evitar daños en nuestra columna vertebral
y otras estructuras del cuerpo.
POLITÉCNICO MAYOR
Los tacones muy altos y los bolsos pesados pueden generar desviaciones en la columna, es por eso
que se debe llevar tacones no tan altos y no permanecer mucho tiempo de pie, además se debe
evitar llevar cosas innecesarias en los bolsos que generen, por el peso, inclinación hacia adelante.
La espalda se debe mantener recta.
La posición correcta frente al computador es:
Cuello: la mirada siempre debe estar hacia el frente, evitando la torsión del cuello. La parte superior
de la pantalla debe quedar a la altura de tu línea horizontal de visión.
Hombros: siempre los debes tener relajados.
Codos: deben estar apoyados y pegados al cuerpo manteniendo un ángulo de entre 90° y 100°.
Brazos: no se debe digitar con los brazos en suspensión.
Antebrazos: deben estar apoyados sobre el escritorio. La silla que se utiliza debe contar con
apoya brazos.
Muñecas: tienen que estar relajadas, alineadas respecto al antebrazo, evitando desviaciones.
Espalda: debe mantener su curvatura natural y siempre apoyada en el respaldo.
Cadera: mantener un ángulo de entre 90° a 100°, con los muslos paralelos al suelo.
Rodillas: deben formar un ángulo mayor a 90°, evita flectar las piernas.
Pies: mantenerlos apoyados sobre el piso. Retirar los elementos que se encuentren debajo de la
mesa para que las piernas se puedan colocar y mover con comodidad. Utilizar un reposapiés si los
pies no descansan cómodamente en el suelo.
POLITÉCNICO MAYOR
Vista: cada cierto tiempo realiza el ejercicio de mirar un punto lejano (a través de la ventana) por
algunos segundos. Así se relajarán los músculos oculares.
Manejo de cargas: se debe agacharse completamente, no levantantar una carga del suelo con las
rodillas extendidas pues un mal movimiento puede generar lesiones graves en su columna. La carga
debe ir cerca de su torso, esto disminuirá la tensión sobre los discos intervertebrales y si esta va a
los hombros, haga una pausa a la altura de su abdomen, es decir hágalo en dos tiempos.
Se puede presentar una mala manipulación de cargas, objetos en movimiento, instalaciones

inadecuadas, partículas proyectadas por falta de orden y aseo.
En la organización de los eventos se genera una sobrecarga laboral sino hay una adecuada
organización del tiempo
POLITÉCNICO MAYOR
Plan de contingencias para eventos masivos
El Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres de Colombia, “una Estrategia de Desarrollo” es
el instrumento de la Ley 1523, que define los objetivos, programas, acciones, responsables y
presupuestos, mediante las cuales se ejecutan los procesos de conocimiento del riesgo, reducción
del riesgo y manejo de desastres en el marco de la planificación del desarrollo nacional.
Es un enfoque estructurado para manejar la incertidumbre relativa a una amenaza, a través de una
secuencia de actividades humanas que incluyen la identificación, el análisis y la evaluación de riesgo,
para luego establecer las estrategias para su tratamiento, utilizando recursos gerenciales. Las
estrategias incluyen transferir el riesgo a otra parte, evitar el riesgo (esto es, reducir su probabilidad
o impacto a 0), reducir el impacto negativo del riesgo y aceptar algunas o todas las consecuencias
de un riesgo particular mediante una decisión informada. Algunas veces, el manejo de riesgos se
centra en la contención de riesgo por causas físicas o legales (por ejemplo, desastres naturales o
incendios, accidentes, muerte o demandas). Por otra parte, la gestión de riesgo financiero se enfoca
en los riesgos que pueden ser manejados usando instrumentos financieros y comerciales.
El objetivo de la gestión de riesgos es reducir diferentes riesgos relativos a un ámbito

preseleccionado a un nivel aceptado por la sociedad. Puede referirse a numerosos tipos de
amenazas causadas por el medio ambiente, la tecnología, los seres humanos, las organizaciones y
la política. Por otro lado, involucra todos los recursos disponibles por los seres humanos o, en
particular, por una entidad de manejo de riesgos (persona, staff, organización).
POLITÉCNICO MAYOR
Otro de los riesgos que se corre es el financiero
 Riesgo de cambio, consecuencia de la volatilidad del mercado de divisas.

 Riesgo de crédito, consecuencia de la posibilidad de que una de las partes de un contrato
financiero no asuma sus obligaciones.
 Riesgo de liquidez o de financiación: se refiere al hecho de que una de las partes de un
contrato financiero no pueda obtener la liquidez necesaria para asumir sus obligaciones a
pesar de disponer de los activos.
Las entidades encargadas de los desastres son:

SNGRD: Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres
UNGRD: Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
PNGRD: Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres
MinTic: Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
MinTransporte: Ministerio de Transporte
Cibergrafía
http://www.funlam.edu.co/uploads/facultadcomunicacion/244_MEMORIAS_PROTOCOLO_Y_ORGANIZACION_DE_EVEN
TOS01.pdf
http://cdn2.hubspot.net/hub/342810/file-475237931-pdf/O-PM/Descarregables/OBS-Diagramas-de-
Gantt.pdf?t=1449509229430&utm_campaign=O-
PM+Diagrama+de+Gantt&utm_source=hs_automation&utm_medium=email&utm_content=11741259&_hsenc=p2ANqt
z--DlWKl9KHyYFK-FRHB5FyZAS_UHrVmOSMxTYt6sR85W2s-
Z5O5NxAqplOAz4piJfhrgzb4BqRhDxXNIAKHlkP1u6B6VHFj5_zk3fke4Zco9HVYEs0&_hsmi=11741259
https://www.quirolife.com/tips/posturas-correctas-dia-dia/
https://www.clikisalud.net/postura-correcta-para-trabajar-frente-a-la-computadora/
POLITÉCNICO MAYOR

Documento de Apoyo Eventos PDF

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Documento de Apoyo Eventos PDF

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

El término evento tiene varias definiciones, entre ellas se encuentran:

 ¿Cuál es el tipo de evento a realizar? (Deportivo, recreativo, académico, militar…)

Los eventos se clasifican en:

Estan organizados en espacios más amplios y con unos fines más

Cerrado Son aquellos organizados para un número específico de asistentes en los

Internacionales Nacionales Regionales

Cuando al menos el 40 Al menos el 40 % de los No tiene el nivel mínimo

Festivales Actos Conmemoracio Espectáculos Muestras Inauguraciones Exposiciones

Fiestas Presentaciones Obras de

 La ambientación y el equipamiento técnico como iluminación, sonido e infraestructura son

 Una persona o un grupo desea mostrar al público su manifestación artística o

Deportivos/ Es todo espectáculo deportivo o toda práctica de un deporte que se

Grandes Medianos Pequeños

Convocan un número Eventos de característica Evento de carácter barrial o

Requieren de muchos recursos  Juegos departamentales

 Mundial de fútbol Aeróbicos comunitarios

 Tiene una normatividad rígida

Son el conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o técnico

Congresos Simposio Seminario Jornada Otros

Reunión periódica Reunión de Encuentro en que se Son encuentros donde Foro

Entre los eventos estan

 Lanzamiento de Campaña  Reuniones de trabajo

Religioso Es la reunión de personas creyentes para celebrar un hecho u acto

Son característicos de cada religión

Entre los eventos estan

Su objetivo es unir a una comunidad en torno al evento. Suelen tener un

Entre los eventos estan

Se debe tener en cuenta

Lugar Mesa Vestimenta

*Tamaño: teniendo en cuenta número

11:00 h: café matutino, desayuno Los centros deben

Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional

Corporativos Asociaciones Empresariales Actos Cátedras

Convenciones, Reuniones anuales Congresos, Cocteles, Seminarios,

Concentración entre la mayor

Para profesionales de una misma

Desayunos, almuerzos, cenas para

Asambleas Son reuniones numerosas de *Asambleas

PARTES DE LOS EVENTOS

 Pre-evento: investigación, planificación y organización

 Es donde se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el preevento

 Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y

El montaje Es uno de los más importantes y relevantes momentos del evento

Un buen montaje augura un evento destacable. Un mal montaje hará

Se debe tener en cuenta:

Recopilación y archivo de la Información pertinente del evento.

Se realiza una evaluación que mide si lo planificado se cumplió en el momento oportuno o no se

Protocolo Internacional o Regula las relaciones diplomáticas entre estados, países,

Protocolo religioso Son las normas de cada religión o comunidad religiosa,

Protocolo deportivo Conjunto de normas y requerimientos generales que rigen los

Se diferencia dependiendo de la fuerza, así:

Coronel Cabo Primero

Conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos,

Etiqueta en los eventos

Debe comportarse de la siguiente manera:

 Comida: se debe comer de forma educada, utilizando correctamente los cubiertos

 Conversación: se debe entablar una buena conversación evitando esos silencios

 La postura física: Influye en lo que se proyecta y en cómo son recibidos. Así:

 Persona introvertida (desinteresada de su entorno): cabizbaja, postura

Uso da las banderas

 Cuando se utilice la bandera de Colombia siempre ocupará el lugar destacado. Si

 Ninguna bandera debe ser más alta que las otras