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Químicos Alfa Versión: 1.

0
Implantación del sistema Fecha: 12/04/2019
Manual del usuario y operativo

FICHA DE CONTROL DE CAMBIOS


PROYECTO Químicos Alfa
DOCUMENTO Manual del usuario y operativo
VERSIÓN 1.0
FECHA 12/04/2019
CREACIÓN
FECHA CAMBIO 13/04/2019
RESPONSABLES Miguel Angel Alvarado Losada
LÍDER Miguel Angel Alvarado Losada
HISTORIAL
FECHA NÚMERO OBSERVACIONES AUTOR VER
DE (ES)
VERSIÓN
12/04/2019 1.0 Creación manual de Miguel Angel Miguel Angel
usuario para el manejo Alvarado Alvarado
del sistema de Losada Losada
información químicos
alfa
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Documento validado por las partes en fecha:

Por el cliente Por la empresa suministradora

Firmado por: Jario Hernandez Firmado por: Miguel Alvarado


DI: 987878676 DI: 1013654072
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TABLA DE CONTENIDO

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................. 4

2. PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN (SI).......................................8

3. CONVENCIONES........................................................................................................... 10

4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS................................................................................. 11

5. INSTALACIÓN DEL SISTEMA..................................................................................... 12

6. INICIO DEL SI................................................................................................................ 13

7. ROLES Y/O USUARIOS................................................................................................ 14

8. Desinstalacióó n del SI................................................................................................................. 15


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1 INTRODUCCIÓN

1.1 Propósito

El siguiente manual de usuario tiene como propósito, indicar cada característica


que compone el sistema de información Químicos Alfa, mostrando al detalle de
una manera fácil y didáctica las funciones cada uno de los módulos que tendrá
al alcance el usuario final.

1.2 Personal involucrado


Nombre Rol
Miguel Angel Alvarado Losada Desarrollador

1.3 Definiciones, acrónimos y abreviaturas

Arquitectura: Estructura organizacional de un sistema o


componente, Visión general para un sistema de software.

Atributo: característica de algún objeto. Por ejemplo, El algodón es de


color blanco.

Acceso: conjunto de técnicas para buscar, categorizar, modificar y


acceder a la información que se encuentra en un sistema.

Aplicativo: programa informático diseñado para facilitar al usuario la


realización de un determinado tipo de trabajo

Bases de datos: Gran almacén, en donde se guardan los datos


interrelacionados de manera organizada.
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Calidad: Grupo de rasgos y características de un producto o servicio


que se refiere a su habilidad para satisfacer las necesidades
establecidas.

Cliente: Persona de la cual se generó la necesidad de desarrollar el


sistema. Será el encargado de aceptar el mismo.

Cliente‐Servidor: Arquitectura de software que se utiliza para poder


tener varias aplicaciones idénticas (clientes), accediendo a la misma
información (servidor).

Codificación: Es la actividad principal de la construcción. Consiste en


crear código fuente con instrucciones que definen el comportamiento de
un sistema de software

Código fuente: Instrucciones de computador y definiciones de datos


expresados de manera que puedan ser interpretados por el computador.
Los programas se construyen por medio de código fuente.

Componente: Elemento de software que encapsula una serie de


funcionalidades. Es una parte del sistema que puede ejecutar unas
tareas o funciones claramente definidas.

Construcción: Proceso que consiste en el desarrollo de un sistema de


software. Se refiere igualmente al resultado de la construcción, que está
listo para ser probado. Implementación del diseño de un sistema para
crear dicho sistema de software con una tecnología determinada.

Datos Básicos: Los datos básicos están compuestos por los siguientes
campos: nombre, fecha de nacimiento, sexo, teléfono de contacto,
dirección, documento se les llaman datos básicos por la necesidad de
almacenar un mínimo de información para identificar a un usuario dentro
del sistema.

Desarrollador: Persona encargada de realizar el software a nivel de


código fuente.

Desempeño: La capacidad del producto de software de proveer tiempo


de respuesta, tiempo de procesamiento y rangos de latencia apropiados
cuando se desarrollan sus funciones bajo el ambiente establecido.

Dirección IP: Dirección única que identifica a un computador dentro de


una red. Esta dirección está compuesta por un conjunto de 4 números
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separados por puntos entre sí, por ejemplo 192.168.5.32. Los números
de la dirección IP están entre 0 y 255.

Diseño: Creación de modelos abstractos y planes para implementar los


requerimientos del software.

Disponibilidad: El grado en el cual un sistema o componente está


operando y accesible cuando requiere ser usado.

Documentación: Información detallada que describe, define, especifica,


reporta o certifica actividades, requerimientos, procedimientos o
resultados.

Entrada: Datos ingresados desde una fuente externa al sistema.

FAQ: Preguntas frecuentes (Frequently Asked Questions). Documento


que le ayuda al usuario a solucionar las preguntas que generalmente
surgen cuando se experimenta por primera vez con un producto de
software.

Fase: Es la traslación de un grupo de actividades a una porción


específica del ciclo de vida de desarrollo de software.

Framework: Un esquema o estructura de desarrollo de aplicaciones de


software, esta estructura da soporte a un proyecto de software, para que
este pueda ser organizado y desarrollado.

Función: Un objetivo o característica definida de un sistema o


componente.

Funcionalidades: Un conjunto de características que posee un software


para responder a unas necesidades específicas. Ejemplo. Una
funcionalidad de WORD es permitir que el usuario escriba un documento
de texto, esta característica responde con la necesidad de escribir de las
personas.

Hardware: Equipos físicos usados para procesar, guardar y transmitir


programas de computadores o datos.

HTML: El Lenguaje de Marcas de Hipertexto (HyperText Markup


Language), es el lenguaje de marcado predominante para la
construcción de páginas web estáticas.
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Implementación: El proceso de pasar del diseño del sistema a su


creación. Sinónimo de construcción y desarrollo.

Modelo: Representación de un sistema o proceso que usa diagramas y


abstracción para describir características de éste.

Login: Es el proceso de autenticarse dentro del sistema, con el objetivo


de usar las funcionalidades.

Modelo: Representación de un sistema o proceso que usa diagramas y


abstracción para describir características de éste.

Password: Es una cadena de mínimo 5 caracteres y máximo de 20


caracteres compuesta por números y letras. Permite guardar un registro
único junto con el Usuario dentro del sistema para identificar a un
usuario.

Proceso: Método estándar para llevar a cabo una actividad o tarea.

Resultados: Cada actividad presentada envía una información


determinada para ser almacenada en el sistema. Los resultados
dependen del tipo de actividad. Para ver los resultados de cada
actividad, remítase al documento “Especificación de las Actividades” en
la variable Salida.

Retroalimentación: Conjunto de resultados que se le muestran al niño


que tienen la característica de ser positivos para alentar el esfuerzo
mostrado dentro de la actividad.

Salir del sistema: Proceso mediante el cual se deja de usar las


funcionalidades del sistema, realizando una acción que deja ver la
intención del usuario. Se puede salir del sistema usando el botón que
tiene una X de imagen ó dar clic en el botón con la funcionalidad “Cerrar
sesión”

Sistema: Es un conjunto ordenado de elementos cuyas propiedades se


interrelacionan e interactúan de forma armónica entre sí para lograr una
tarea o un objetivo específico. Sistema Operativo: Sys. Conjunto de
programas que controla el hardware y la ejecución de programas sobre
este.
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Software: Es el conjunto de componentes lógicos necesarios para hacer


posible la realización de una tarea definida.

2 PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN (SI)

Químicos alfa es un sistema de información que esta adaptado al sector de


químicos en Colombia, el cual tiene herramientas esenciales como los son las
herramientas de inventario, facturación, manejo y control de usuarios de
acceso.

Genera reportes gráficos de los módulos de inventario, facilitando así el


conocimiento del negocio en tan solo un abrir y cerrar de ojos, ya que este se
encuentra en la página principal del aplicativo.

Permite buscar de manera eficiente información almacenada en la base de


datos, esto porque cada modulo de acceso tiene las opciones avanzadas de
búsqueda. Ejemplo: información por rango de fechas, también existen módulos
con tablas dinámicas para realizar búsquedas con cualquier argumento que se
quiera encontrar en cada módulo. Ejemplo: quiero buscar un producto de
bodega este lo podemos encontrar con nombre, numero de producto o
composición de este.

El modelo en el que esta construido este software, permite la adaptación de


nuevas funcionalidades si el cliente lo requiere, de manera fácil se adapta a
todo tipo de cambios.

3 CONVENCIONES

El sistema de información Químicos Alfa no cuenta con funciones en las que


tengan intervenir convenciones especiales o teclas de acceso rápido, el
sistema está diseñado para que cada acceso sea presionando un clic y/o los
campos de diligenciamiento se completan de manera básica con el teclado.
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4 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

1.4 Cliente
Especificaciones técnicas para el uso del software químicos alfa, se indican
desde los requisitos mínimos para usar el software hasta los requisitos
recomendados para obtener un máximo desempeño y aprovechar los
componentes con el aplicativo.

HARDWARE:

Mínimos:
- Procesador: Intel Celeron o AMD Athlon @ 2.8 GHz (2 CPU)
- Memoria RAM: 4 GB
- Disco duro: 500 GB

Recomendados:
- Procesador: Intel Core I3 o AMD FX 8320 @ 3.0 GHz (4 CPU)
- Memoria RAM: 8 GB
- Disco duro: 1000 GB

SOFTWARE:

- Sistema operativo: Windows 7 – 8 – 10


- Navegador: Mozilla Firefox – Google Chrome
- PDF: Adobe Reader – Nitro PDF
- Ofimática: Microsoft office Excel – Word

1.5 Servidor de aplicaciones


La instalación en cuanto componentes y software dentro del servidor de
aplicativos requiere de los siguientes recursos.

HARDWARE:

- Procesador: Intel Core i7 O Intel Xeon @ 3.0 GHz


- Memoria RAM: 8 GB
- Disco duro: 1000 GB

SOFTWARE:
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- Sistema operativo: Windows 7 – 8 - 10


- Paquete preparado XAMPP server o WAMP server
- Servidor Web: Apache 2.x
- PHP 7.X +

1.6 Servidor de base de datos

La instalación en cuanto componentes y software dentro del servidor de base


de datos requiere de los siguientes recursos.

HARDWARE:

- Procesador: Intel Core i7 O Intel Xeon @ 3.0 GHz


- Memoria RAM: 8 GB
- Disco duro: 1000 GB

SOFTWARE:

- MYSQL 5.0 +

1.7 Otras especificaciones


Ya que nos referimos a un servicio web, el cual esta de manera activa en
interacción con el usuario, se recomienda que centro de operación o servidor
cuente con energía alterna de respaldo. Para esto se recomienda el uso de una
UPS con esto se prolonga la duración del servicio o actuar de manera correcta
y apagar el servicio. Así evitar futuros daños en componentes del servidor.
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5 INSTALACIÓN DEL SISTEMA

INSTALACION SOFTWARE SERVIDOR WEB

El funcionamiento y puesta en marcha del aplicativo se genera a partir


de la creación de un sistema de información desarrollado con un
lenguaje de programación PHP el cual no se basa en instalar un
aplicativo de escritorio si no solamente el cliente tendrá acceso web para
interactuar con la misma, a continuación, se describe el proceso de
publicación del aplicativo en el hosting y la generación del dominio para
el acceso.

- El hosting que se seleccionado para la publicación del sitio se llama


000webhost, el primer paso que debe realizar es crear una cuenta en
dicho sitio.

Figura 1.

Para hacer el uso del hosting, este solicita una cuenta válida para poder
acceder, entonces debe llenar 3 datos básicos:
- Correo electrónico
- Contraseña
- Confirmación de la contraseña
(También existen dos opciones de registro, por medio de un correo
Gmail o una cuenta de Facebook)
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Una vez registre la información, se puede acceder al hosting


diligenciando los datos del formulario de ingreso, el cual se muestra en
la siguiente figura.

Figura 2.

El Inicio de sesión consiste en llenar estos campos:

- (Correo electrónico) diligenciar usuario o correo electrónico con el que


se realizó el registro
- (Contraseña) Contraseña creada en el momento del registro.

Después de que el sistema confirme la identidad (Correo electrónico y


contraseña), este redirige a la página inicial de administración del
hosting este presta las siguientes opciones.

Figura 3.
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1. Establecer dirección Web: Se indica el dominio que tendrá el sitio


web, en este caso el sitio esta alojada en un dominio gratuito, este
genera un subdominio con nuestro sitio web por lo tanto queda de la
siguiente manera. https://appquimicosalfa.000webhostapp.com/.
Appquimicosalfa fue el nombre de dominio seleccionado.

2. Administrador de archivos: permite subir la carpeta del proyecto


que será publicado en el dominio, cuando se ingresa al administrador
de archivos se siguen los siguientes pasos:

1. Presionar el botón en forma de nube


2. Presionar el botón llamado “SELECT FILES”
3. Abrir la ruta donde se encuentra guardado el proyecto en nuestro
equipo, seleccionar los archivos y subir.
4. Después de subir, debe asegurar que los archivos se encuentran en
la carpeta llamada public_html.

NOTA: Se indica en la figura 4, como es el proceso para subir archivos


al hosting.

Figura 4.
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Figura 5.

Una vez se hallan cargado los archivos del proyecto, debe subir o crear
la base de datos del sistema de información, este proceso se puede
realizar con el administrador de bases de datos Web PHPMyAdmin.

3 Administrador de base de datos: debemos seleccionar esta opción


para gestionar nuestra base de datos que esta localmente en el
equipo para subirla al hosting y realizar la conexión con nuestro
aplicativo, para ello debemos seguir los siguientes pasos:

1. Una vez dentro del administrador de base de datos,


2. debe presionar el botón “Nueva base de datos”, para crear la base
de datos que se utilizara en el sistema de información.
Figura 6
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3. Se ingresa los siguientes datos de seguridad para la base de datos


creada, este permite que la base de datos creada tenga identificación
que sirve en el momento de realizar la conexión desde el aplicativo.

Figura 7.

4. Después de haber generado una nueva base de datos, se podrá


gestionar la configuración y gestionar las tablas de datos,
presionando el botón Gestionar y cuando se despligue la lista se
selecciona la opción PhpMyAdmin para gestionar los datos.

Figura 8.
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Después de presionar esta opción, se accede al gestor de datos


PhpMyAdmin.
En este caso se puede observar que existen ya algunas tablas del
aplicativo generadas.

Figura 9.

Cuando se tiene el proyecto publicado y la base de datos cargada, sde


verifica en la configuración del aplicativo el código de la conexión a la
base de datos.
Esta operación se puede realizar en el mismo administrador de archivos
de WebHost. (Explicado en la figura 4).

Se abre el archivo de configuración de PHP para modificar la conexión a


la base de datos y así ejecutar el aplicativo de manera correcta y en la
raíz del proyecto existe un archivo llamado config.php el cual contiene la
información necesaria para la conexion.

Figura 10.
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Por último, se verifica el aplicativo iniciando sesión con un usuario y


contraseña, que se encuentran creados en la base de datos tabla
usuarios.
Para este ejemplo se usará las credenciales del usuario
Maalvaradol.

Figura 11.

En la tabla de la figura 11 se puede observar la información personal del


usuario maalvaradol, y es la misma que se mostrara en el aplicativo al
iniciar sesión con las credenciales del usuario maalvaradol.

Entonces se realiza la prueba de inicio de sesión, para verificar que este


primer parte del aplicativo se encuentre funcionando correctamente.
Para ello los campos de usuario y contraseña se llenaron y posterior se
presionó el botón iniciar.

Figura 12.
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En la figura 12 se puede observar el resultado del proceso de inicio de


sesión que las credenciales están ingresadas correctamente junto con la
contraseña asignada.

Figura 13.

Finalmente, en la figura 13 el usuario coincidió correctamente con las


credenciales de la base de dato, y como se puede observar muestra el
nombre de usuario en la parte superior derecha, indicando que ya se
encuentra funcionando correctamente todo el aplicativo.

6 INICIO DEL SI

EL inicio del sistema de información se prueba ingresando al dominio donde se


encuentra la aplicación en este caso debe acceder a la ruta:
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https://appquimicosalfa.000webhostapp.com/index.php#!

Si se encuentra habilitada la pagina web indica que esta inicializado en su


totalidad, lo que quiere decir que servicios Web esta funcionando y la base de
datos asignada a este se esta ejecutando de manera correcta.

Para realizar una prueba inicial debe ingresar un usuario y contraseña válidos,
puede hacerse la prueba con un usuario de prueba el cual permite generar la
revisión. Siendo las credenciales de acceso:

Usuario: prueba
Clave: prueba
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7 ROLES Y/O USUARIOS

1. Rol Administrador Para


Para iniciar
iniciar sesión
sesión debe
debe llenar
llenar los
los
campos
campos requeridos:
requeridos: Usuario
Usuario yy
contraseña.
contraseña.

Una
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presiona
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módulos donde
donde
este
este perfil
perfil ejerce
ejerce sus
sus actividades
actividades

1.1 Creación, gestión y modificación de usuarios

Para
Para acceder
acceder al
al módulo
módulo dede gestión
gestión de
de
Dentro
Dentro del
del módulo
módulo gestión
gestión de
de usuarios,
usuarios, se
se
usuarios,
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debe seleccionar
seleccionar el
el menú
menú
administración encuentran dos opciones:
encuentran dos opciones:
administración yy luego
luego se
se selecciona
selecciona el
el
Crear
Crear usuario
usuario
submenú
submenú usuarios
usuarios
Ver
Ver usuarios
usuarios
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Para El
El formulario
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la creación
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de usuario,
usuario,
Para la
la creación
creación del
del usuario
usuario
exige
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los siguientes
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opción. Documento
Documento
opción.
Nombres
Nombres
Apellidos
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Dirección
Dirección
Email
Email
Teléfono
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Usuario
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Rol
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Estado
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la
búsqueda
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dependiendo
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usuario.
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Para
Para ver
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usuarios debe
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seleccionar
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esta opción.
opción.

Una
Una vez vez seleccionada
seleccionada la la opción
opción verver
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la modificación
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1.2 Creación, gestión y modificación de roles

Para
Para acceder
acceder al
al módulo
módulo dede gestión
gestión de
de
Dentro
Dentro del
del módulo
módulo gestión
gestión de
de roles,
roles, se
se
roles,
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debe seleccionar
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el menú
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dos opciones:
opciones:
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Crear rol
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Ver roles
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Para
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debe
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se seleccionen
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se crea
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llamado
supervisor
supervisor yy se se selecciona
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solamente
tendrá
tendrá acceso
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Una
Una vez
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el
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rol ingresado
ingresado
correctamente.
correctamente.
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Una
Una vez
vez completada
completada la la información
información dede los
los
campos
campos del
del formulario
formulario de de creación
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de roles
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el
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sistema indicara
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que
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guardar el el rol
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El siguiente
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dependiendo la la información
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seleccionado.

Cuando
Cuando se se deseen
deseen hacer
hacer cambios
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sobre el
el
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formulario facilitará
facilitará realizar
realizar
este
este proceso,
proceso, al
al finalizar
finalizar los
los cambios
cambios debe
debe
presionar
presionar elel botón
botón modificar
modificar rol.
rol.
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En
En el
el momento
momento que
que se
se deseen
deseen guardar
guardar los
los
cambios
cambios realizados,
realizados, el
el sistema
sistema indicará
indicará por
por
medio
medio de de una
una alerta
alerta queque haha sido
sido
modificado
modificado correctamente
correctamente la la información
información
del
del rol.
rol.

Una
Una vez
vez finalizados
finalizados loslos cambios
cambios se
se
presiona
presiona el
el botón
botón cerrar.
cerrar.

Para
Para confirmar
confirmar los
los cambios
cambios realizados
realizados se
se
puede
puede presionar
presionar nuevamente
nuevamente el el botón
botón ver
ver
roles
roles yy así
así refrescar
refrescar la
la tabla
tabla de
de información
información
de
de roles
roles

Y
Y se
se verifica
verifica que
que la
la modificación
modificación realizada
realizada
fue
fue guardada
guardada correctamente
correctamente
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Manual del usuario y operativo

1. Rol Auxiliar Bodega


Para
Para iniciar
iniciar sesión
sesión debe
debe llenar
llenar los
los
campos
campos requeridos:
requeridos: Usuario
Usuario yy
contraseña.
contraseña.

Una
Una vez
vez se
se llenen
llenen los
los campos,
campos, se
se
presiona
presiona el
el botón
botón iniciar.
iniciar.

Se
Se puede
puede observar
observar que
que al
al iniciar
iniciar sesión,
sesión, en
en
la
la parte
parte superior
superior derecha
derecha del
del aplicativo.
aplicativo. Se
Se
muestra
muestra lala información
información acerca
acerca deldel rol
rol
El
El rol
rol auxiliar
auxiliar de
de bodega
bodega tiene
tiene acceso
acceso al
al
módulo
módulo dede gestión
gestión productos.
productos.

2.1 Gestión, modificación y creación de productos

Para
Para acceder
acceder alal módulo
módulo dede gestión
gestión dede
productos,
productos, debe
debe seleccionar
seleccionar el
el menú
menú
bodega
bodega yy luego
luego sese selecciona
selecciona elel submenú
submenú Dentro
Dentro del
del módulo
módulo gestión
gestión de
de productos
productos ,,
gestión
gestión de
de productos
productos se
se encuentran
encuentran dos
dos opciones:
opciones:
Crear
Crear producto
producto
Ver
Ver productos
productos
Químicos Alfa Versión: 1.0
Implantación del sistema Fecha: 12/04/2019
Manual del usuario y operativo

Para
Para la
la creación
creación de
de producto
producto
debe
debe seleccionar
seleccionar esta
esta
opción.
opción.

El
El formulario
formulario para
para la
la creación
creación de
de producto
producto
exige
exige los
los siguientes
siguientes campos:
campos:
Nombre
Nombre de de producto
producto
Composición
Composición química
química
Cantidad
Cantidad
Valor
Valor

Una
Una vez
vez completada
completada la la información
información dede los
los
campos
campos del del formulario
formulario de de creación
creación de de
productos
productos el el sistema
sistema indicara
indicara por
por medio
medio
una
una alerta
alerta que
que se
se ha
ha registrado
registrado elel producto
producto
ingresado
ingresado correctamente.
correctamente.

El
El siguiente
siguiente campo
campo permite
permite lala
búsqueda
búsqueda de de un
un producto
producto por
por
Para
Para ver
ver los
los productos
productos debe
debe medio
medio dede características
características del
del
seleccionar
seleccionar esta
esta opción.
opción. producto.
producto.

En
En este
este reporte
reporte se
se puede
puede
realizar
realizar elel descargue
descargue masivo
masivo
de
de la
la información
información de
de manera
manera
rápida
rápida yy eficaz
eficaz

Una
Una vezvez seleccionada
seleccionada la la opción
opción verver
productos,
productos, se se podrá
podrá ver
ver mediante
mediante unauna
tabla
tabla el
el listado
listado de
de productos
productos creados
creados en
en el
el
sistema,
sistema, cada
cada uno
uno de
de los
los productos
productos tiene
tiene
un
un botón
botón el el cual
cual permitirá
permitirá la
la modificación
modificación
de
de este.
este.
Químicos Alfa Versión: 1.0
Implantación del sistema Fecha: 12/04/2019
Al
Al presionar
presionar este
este botón
botón de
de
Manual del usuario y operativo
edición,
edición, se
se abrirá
abrirá un
un
formulario
formulario con
con los
los datos
datos del
del
producto
producto seleccionado.
seleccionado.

Cuando
Cuando sese deseen
deseen hacer
hacer cambios
cambios sobre
sobre el
el
producto
producto el
el siguiente
siguiente formulario
formulario facilitará
facilitará
realizar
realizar este
este proceso,
proceso, alal finalizar
finalizar los
los
cambios
cambios debe presionar el botón modificar
debe presionar el botón modificar
producto.
producto.

En
En el
el momento
momento que
que se
se deseen
deseen guardar
guardar los
los
cambios
cambios realizados,
realizados, el
el sistema
sistema indicará
indicará por
por
medio
medio de de una
una alerta
alerta queque haha sido
sido
modificado
modificado correctamente
correctamente la la información
información
del
del producto.
producto.

Una
Una vez
vez finalizados
finalizados loslos cambios
cambios se
se
presiona
presiona el
el botón
botón cerrar.
cerrar.

Para
Para confirmar
confirmar los
los cambios
cambios realizados
realizados
puede
puede presionar
presionar nuevamente
nuevamente el el botón
botón ver
ver
productos
productos yy así
así refrescar
refrescar la
la tabla
tabla de
de
información
información de
de productos.
productos.

Y
Y verifique
verifique que
que la
la modificación
modificación realizada
realizada
fue
fue guardada
guardada correctamente
correctamente
2. Rol facturador
Químicos Alfa Versión: 1.0
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Manual del usuario y operativo

Para
Para iniciar
iniciar sesión
sesión debe
debe llenar
llenar los
los
campos
campos requeridos:
requeridos: Usuario
Usuario yy
contraseña.
contraseña.

Una
Una vez
vez se
se llenen
llenen los
los campos,
campos, se
se
presiona
presiona el
el botón
botón iniciar.
iniciar.

Se
Se puede
puede observar
observar que
que al
al iniciar
iniciar sesión,
sesión, en
en
la
la parte
parte superior
superior derecha
derecha del
del aplicativo.
aplicativo. Se
Se
muestra
muestra lala información
información acerca
acerca deldel rol
rol

El
El rol
rol facturador
facturador tiene
tiene acceso
acceso alal módulo
módulo
clientes
clientes (Gestión
(Gestión de
de clientes).
clientes).

3.1 Gestión, modificación y creación de clientes

Para
Para acceder
acceder al
al módulo
módulo de
de gestión
gestión de
de
clientes
clientes debe
debe seleccionar
seleccionar el
el menú
menú clientes
clientes
yy luego
luego se
se selecciona
selecciona el
el submenú
submenú gestión
gestión Dentro
Dentro del
del módulo
módulo gestión
gestión de
de clientes,
clientes, se
se
de
de clientes.
clientes. encuentran dos opciones:
encuentran dos opciones:
Crear
Crear cliente
cliente
Ver
Ver clientes
clientes
Químicos Alfa Versión: 1.0
Implantación del sistema Fecha: 12/04/2019
Manual del usuario y operativo

El
El formulario
formulario para
para la
la creación
creación de
de
Para
Para la
la creación
creación de
de cliente
cliente cliente
cliente exige
exige los
los siguientes
siguientes
debe
debe seleccionar
seleccionar esta
esta campos:
campos:
opción.
opción. Nombre
Nombre yy apellidos
apellidos
Tipo
Tipo de
de documento
documento ee
identificación
identificación
Teléfono
Teléfono
Código
Código de de verificación
verificación
Ciudad
Ciudad
Dirección
Dirección
Correo
Correo

Una
Una vez
vez completada
completada la la información
información de
de los
los
campos
campos deldel formulario
formulario de de creación
creación de de
clientes
clientes el
el sistema
sistema indicara
indicara porpor medio
medio una
una
alerta
alerta que
que se se haha registrado
registrado el el cliente
cliente
ingresado
ingresado correctamente.
correctamente.

Una
Una vezvez completada
completada lala información
información dede los
los
campos
campos del del formulario
formulario dede creación
creación de de
clientes
clientes el
el sistema
sistema indicara
indicara por
por medio
medio unauna
alerta
alerta que
que no
no se
se pudo
pudo guardar
guardar elel cliente
cliente oo
el
el cliente
cliente ingresado
ingresado ya
ya existe
existe .. El
El siguiente
siguiente campo
campo permite
permite la
la
búsqueda
búsqueda de de un
un cliente
cliente por
por
medio
medio dede palabras
palabras claves
claves
dependiendo
dependiendo la la información
información
del
del cliente
cliente ..

Para
Para ver
ver los
los clientes
clientes debe
debe
seleccionar
seleccionar esta
esta opción.
opción.

Una
Una vez vez seleccionada
seleccionada la la opción
opción verver
clientes,
clientes, sese podrá
podrá ver
ver mediante
mediante unauna tabla
tabla
el
el listado
listado dede clientes
clientes creados
creados en en elel
sistema,
sistema, cada
cada uno
uno de
de los
los clientes
clientes tiene
tiene un
un
botón
botón el el cual
cual permitirá
permitirá lala modificación
modificación dede
este.
este.
Químicos Alfa Versión: 1.0 Al presionar este botón de
Al presionar este botón de
Implantación del sistema Fecha: 12/04/2019
edición,
edición, se
se abrirá
abrirá un
un
Manual del usuario y operativo formulario
formulario con
con los
los datos
datos del
del
cliente
cliente seleccionado.
seleccionado.

Cuando
Cuando sese deseen
deseen hacer
hacer cambios
cambios sobre
sobre el el
cliente el siguiente formulario facilitará
cliente el siguiente formulario facilitará
realizar
realizar este
este proceso,
proceso, al al finalizar
finalizar loslos
cambios
cambios debe
debe presionar
presionar el
el botón
botón modificar.
modificar.

En
En el
el momento
momento que
que se
se deseen
deseen guardar
guardar los
los
cambios
cambios realizados,
realizados, el
el sistema
sistema indicará
indicará por
por
medio
medio de de una
una alerta
alerta que
que ha ha sido
sido
modificado
modificado correctamente
correctamente la la información
información
del
del cliente.
cliente.

Una
Una vez
vez finalizados
finalizados loslos cambios
cambios se
se
presiona
presiona el
el botón
botón cerrar.
cerrar.

Para
Para confirmar
confirmar los
los cambios
cambios realizados
realizados sese
puede
puede presionar
presionar nuevamente
nuevamente el el botón
botón ver
ver
clientes
clientes yy así
así refrescar
refrescar la
la tabla
tabla de
de
información de clientes.
información de clientes.
Químicos Alfa Versión: 1.0
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Manual del usuario y operativo

Se
Se verifica
verifica que
que la
la modificación
modificación realizada
realizada
fue
fue guardada
guardada correctamente.
correctamente.

3.2 Gestión de orden compra

Para Dentro
Dentro del
del módulo
módulo generador
generador orden
orden
Para acceder
acceder al
al módulo
módulo de de generador
generador
orden compra
compra sese encuentran
encuentran la
la siguiente
siguiente opción:
opción:
orden de
de compra
compra debe
debe seleccionar
seleccionar el
el
menú Verificación,
Verificación, número
número de
de identificación
identificación del
del
menú facturación
facturación yy luego
luego se
se selecciona
selecciona el
el
submenú cliente
cliente sin
sin código
código de
de verificación.
verificación.
submenú generador
generador orden
orden de
de compra.
compra.

Si
Si el
el cliente
cliente esta
esta registrado
registrado en
en el
el sistema
sistema
al
al ingresar el número de documento de
ingresar el número de documento de
este,
este, trae
trae la
la información
información personal
personal del
del
cliente.
cliente.

El
El siguiente
siguiente formulario
formulario del
del detalle
detalle orden
orden de
de
compra
compra se ingresa cuando un cliente
se ingresa cuando un cliente
confirma
confirma su
su pedido
pedido yy así
así mismo
mismo envía
envía unun
numero
numero de de orden
orden dede compra
compra este
este sese
registra
registra en
en el
el sistema,
sistema, antes
antes de
de generar
generar lala
facturación
facturación de
de los
los productos.
productos.
Químicos Alfa Versión: 1.0
Implantación del sistema Fecha: 12/04/2019
Manual del usuario y operativo

Una
Una vez
vez se se complete
complete lala información
información
suministrada
suministrada de de lala orden
orden de
de compra
compra
enviada
enviada se se ingresa
ingresa alal sistema
sistema yy
automáticamente
automáticamente el el sistema
sistema solicita
solicita el
el
ingreso
ingreso de
de los
los productos
productos que
que esa
esa orden
orden de
de
compra
compra contiene.
contiene.

Con
Con elel siguiente
siguiente botón
botón sese ingresa
ingresa cada
cada
producto
producto alal sistema
sistema relacionándolo
relacionándolo concon elel
numero
numero dede orden
orden dede compra,
compra, elel proceso
proceso
antes
antes de
de añadir
añadir el
el producto
producto eses llenando
llenando
cada
cada campo
campo queque se
se presenta
presenta como
como lo lo es:
es:
Producto
Producto
Cantidad
Cantidad
Valor
Valor
El
El siguiente
siguiente botón
botón permite
permite eliminar
eliminar el
el
producto
producto ingresado
ingresado de
de la
la orden
orden de
de compra.
compra.

Una
Una vez
vez completada
completada la la información
información de
de lala
orden
orden de
de compra
compra se se presiona
presiona elel botón
botón
señalado
señalado para
para finalizar
finalizar todo
todo el
el proceso,
proceso,
antes
antes de
de esto
esto el
el sistema
sistema genera
genera una
una alerta
alerta
para
para confirmar
confirmar su
su finalización.
finalización.

Después
Después de
de aceptar
aceptar que
que se
se guardaran
guardaran los
los
cambios
cambios el
el sistema
sistema arroja
arroja por
por medio
medio de
de la
la
siguiente
siguiente alerta
alerta que
que elel ingreso
ingreso dede lala
información 3.3
información al Generación
al sistema
sistema fue de factura.
fue ejecutado
ejecutado
correctamente.
correctamente.
Químicos Alfa Versión: 1.0
Implantación del sistema Fecha: 12/04/2019
Manual del usuario y operativo

Dentro
Dentro del
del módulo
módulo generador
generador de de factura
factura se
se
Para
Para acceder
acceder al al módulo
módulo de
de generador
generador de
de encuentran
encuentran la la siguiente
siguiente opción:
opción:
factura
factura debe
debe seleccionar
seleccionar elel menú
menú Verificación,
Verificación, documento
documento del del cliente,
cliente, orden
orden
facturación
facturación yy luego
luego se
se selecciona
selecciona el
el de
de compra,
compra, numero
numero dede revisión,
revisión, condición
condición
submenú
submenú generador
generador de de factura.
factura. de
de pago,
pago, vencimiento
vencimiento factura.
factura.

Al
Al ingresar
ingresar elel numero
numero dede
identificación
identificación deldel cliente
cliente
en
en el el campo
campo señalado
señalado
realiza
realiza una
una búsqueda
búsqueda en en
el
el sistema
sistema validando
validando que
que En
En caso
caso queque el
el cliente
cliente exista
exista en
en el
el sistema,
sistema,
el
el documento
documento ingresado
ingresado en
en lala lista
lista de
de selección
selección Orden
Orden dede compra.
compra.
exista
exista yy adicionalmente
adicionalmente Despliega
Despliega como como primer
primer opción
opción elel nombre
nombre
valida
valida laslas ordenes
ordenes de de del
del cliente
cliente yy si si el
el mismo
mismo cuenta
cuenta concon
compra
compra relacionadas
relacionadas aa ordenes
ordenes de de compra
compra ingresadas.
ingresadas. Aparecen
Aparecen
ese
ese cliente.
cliente. Después
Después diligencie
diligencie los
los para
para seleccionar
seleccionar yy realizar
realizar la
la facturación
facturación
campos:
campos: de
de la
la orden
orden dede compra.
compra.
Orden
Orden de
de compra
compra
Condición
Condición de
de pago
pago También
También existe
existe una
una opción
opción dentro
dentro de
de la
la
Vencimiento
Vencimiento factura
factura lista
lista desplegable
desplegable llamada
llamada “Sin
“Sin orden
orden de
de
debe
debe presionar
presionar el el botón
botón compra”.
compra”. Para
Para generar
generar directamente
directamente lala
Enviar
Enviar para
para continuar
continuar con
con lala facturación
facturación de
de productos.
productos.
facturación
facturación de
de los
los productos.
productos.

En
En caso
caso de
de que
que elel cliente
cliente no
no
se
se encuentre
encuentre registrado
registrado elel
sistema,
sistema, indica
indica elel siguiente
siguiente
mensaje
mensaje “El
“El cliente
cliente no
no existe
existe
debe
debe crearlo”.
crearlo”.
Para
Para realizar
realizar este
este proceso
proceso
debe
debe ingresar
ingresar al al modulo
modulo
Gestión
Gestión clientes.
clientes.
Químicos Alfa Versión: 1.0
Implantación del sistema Fecha: 12/04/2019
Manual del usuario y operativo

En
En este
este ejemplo
ejemplo se se selecciono
selecciono el el
numero
numero de de orden
orden dede compra
compra 123, 123, yy se
se
presionó
presionó elel botón
botón enviar.
enviar.
Seguido
Seguido de de eso
eso elel sistema
sistema mostro
mostro la la
información
información deldel cliente
cliente yy la
la información
información
de
de la
la orden
orden dede compra.
compra. Por Por lolo que
que enen
este
este paso
paso solo
solo debe
debe presionar
presionar el el botón
botón
Finalizar
Finalizar factura,
factura, para
para generar
generar la la
respectiva
respectiva facturación.
facturación.

Al
Al presionar
presionar elel botón
botón Finalizar
Finalizar factura,
factura, el
el sistema
sistema muestra
muestra
una
una alerta
alerta para
para confirmar
confirmar la
la generación
generación de de la
la factura.
factura. En
En
cuanto
cuanto sese acepte
acepte genera
genera un
un botón
botón para
para imprimir
imprimir la
la factura
factura
en
en formato
formato PDF.
PDF.

Finalmente
Finalmente debe
debe presionar
presionar el
el
botón
botón Imprimir
Imprimir factura,
factura, para
para
generar
generar la
la misma.
misma.
Químicos Alfa Versión: 1.0
Implantación del sistema Fecha: 12/04/2019
Manual del usuario y operativo

3.4 Consulta de facturas

Dentro
Dentro del
del módulo
módulo reporte
reporte de
de facturación
facturación
Para
Para acceder
acceder al
al módulo
módulo reporte
reporte de
de facturas
facturas se
se encuentran
encuentran laslas siguientes
siguientes opciones:
opciones:
debe
debe seleccionar
seleccionar el
el menú
menú facturación
facturación yy luego
luego Campo
Campo fecha
fecha inicial
inicial de
de consulta
consulta de
de
se
se selecciona
selecciona el
el submenú
submenú Consulta
Consulta de
de facturas.
facturas.
facturas
facturas Campo
Campo fecha
fecha final
final de
de consulta
consulta de
de facturas.
facturas.

Estas
Estas dos
dos opciones
opciones sirven
sirven para
para descargar
descargar los
los Para
Para realizar
realizar la
la búsqueda
búsqueda dede los
los ingresos
ingresos del
del
formatos
formatos en
en PDF
PDF oo Excel.
Excel. sistema
sistema debe
debe seleccionar:
seleccionar: 1.
1. UnUn rango
rango de
de
fechas,
fechas, del
del cual
cual se
se desea
desea saber
saber lala información
información
yy siguiente
siguiente aa este
este se
se presiona
presiona elel botón
botón buscar
buscar
para
para generar
generar la
la búsqueda
búsqueda

Si
Si elel sistema
sistema encuentra
encuentra registros
registros de
de
Estas
Estas dos
dos opciones
opciones sirven
sirven para
para descargar
descargar los
los
facturación
facturación uu ordenes
ordenes dede compra,
compra, muestra
muestra el
el
formatos
formatos en
en PDF
PDF oo Excel.
Excel.
siguiente
siguiente reporte
reporte con
con las
las diferentes
diferentes opciones
opciones
para
para la
la visualización.
visualización.

El
El botón
botón ver
ver PDF
PDF aparece
aparece para
para los
los registros
registros
que
que cuentan
cuentan con
con orden
orden de
de compra
compra yy factura,
factura, yy
se
se presiona
presiona para
para ver
ver el
el PDF
PDF dede lala factura
factura
generada.
generada.
Químicos Alfa Versión: 1.0
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Manual del usuario y operativo

Cuando
Cuando el el sistema
sistema nono encuentra
encuentra registros
registros
sobre
sobre elel rango
rango dede fechas
fechas seleccionado
seleccionado indica
indica
el
el siguiente
siguiente mensaje
mensaje de
de alerta.
alerta.

9 DESINSTALACIÓN DEL SI

Como se tiene entendido el sistema Químicos Alfa se encuentra almacenado


en un sitio web o Hosting, en el cual se tiene almacenada toda la información,
para realizar el proceso de desinstalación o desmontar el aplicativo debe seguir
los siguientes pasos:

1. Ingresar al hosting administrador:


link de acceso https://www.000webhost.com
(Usuario y contraseña con el que se registró en el momento de la
instalación de este.)
2. Primero se debe realizar una copia de seguridad a la base de datos del
sistema de información, por lo que se puede usar el gestor de base de
datos PHPMyAdmin que están incluido en el Hosting.

Una vez ingrese con el usuario y contraseña al sitio, se debe dirigir a la


siguiente opción.

- Menú lateral izquierdo (Administrador de base de datos)


- Boton gestionar dentro del dialogo MY Databases
- Y opción PhpMyAdmin
Químicos Alfa Versión: 1.0
Implantación del sistema Fecha: 12/04/2019
Manual del usuario y operativo

Después de seleccionar la opción mencionada (PhpMyAdmin) , se abrirá


la web del gestor de bases de datos

- Allí seleccione la base de datos creada para el aplicativo en este caso


id7609522_quimicos_alfa

Diríjase a las opciones superiores y seleccione la opción exportar

- Seleccione método de exportación Rápido


- Formato SQL
- Salida continuar

Después de haber presionado del botón continuar empezara la descarga de la


copia de seguridad de la base de datos en formato SQL.
Químicos Alfa Versión: 1.0
Implantación del sistema Fecha: 12/04/2019
Manual del usuario y operativo

3. Finalmente se pueden cerrar la ventana del PhpMyAdmin, y guardar en


un sitio seguro la copia de seguridad descargada, posterior a esto se
debe regresar al hosting y seleccionar las siguientes opciones para
inactivar el sitio web.

(Este hosting presenta dos opciones para realizar el proceso de desinstalación


del sitio).

Esta opción permite restablecer el sitio web dejándolo en limpio, pero con
opción de restablecer la configuración y restaurando las bases de datos.

Esta opcion eliminar de manera permanente la informacion del sitio web, sin la
posibilidad de restaurar la ultima configuracion y perdiendo todos los datos.
Químicos Alfa Versión: 1.0
Implantación del sistema Fecha: 12/04/2019
Manual del usuario y operativo

Una vez se decida alguna de las opciones (Se recomienda la opción


Restablecer), cualqueira de estas dejara inaccesible el aplicativo Web
Quimicos Alfa.

Finalmente, el acceso al aplicativo se perderá, pero los datos se tienen


guardados en la copia de seguridad que se realizó anteriormente. Teniendo la
posibilidad de ejecutar la copia de seguridad en alguna otra base de datos
futura.