Acta 16 2013 Atlantico PDF

Gestión Administrativa
BIENESTAR
FAMILIAR ACTA DE REUNION COMITE
ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No.16

Hora: 2:00 p.m. Fecha: 27/06/2013
Lugar: Sala de Juntas Dirección Regional
Dependencia que
Convoca: Dirección Regional
Direccionamiento estratégico
Evaluación independiente
Aseguramiento a estándares
Macroproceso/Proceso: Gestión financiera
Gestión administrativa
Gestión Humana
Gestión Regional
Objetivo: Realizar seguimiento a la gestión de los procesos.
Agenda:
Proceso/dependencia Tema Responsable

Gestión humana Plan de emergencia Maria Fernanda Barros-líder
S&SO
Aseguramiento a Resultados de la supervisión Patricia Hernández- Dirección

estándares
Regional
Direccionamiento Avances plan de acción, Mayra Barrios- Grupo de

estratégico ejecución de metas , tablero Planeación
de control , Ruta
implementación SIGE y
resultados valija
Evaluación independiente Avances plan de Mayra Barrios- Grupo de
mejoramiento contraloría Planeación
Gestión financiera Seguimiento a la ejecución Luz Mila Medina. Grupo
financiera financiero
Gestión administrativa Seguimiento a la gestión de Alcira Gómez de Peñaloza-
archivo organizado-indicador Grupo administrativo
Gestión Regional Socialización Taller realizado Yolanda Ruiz Pinzón y equipo
en Bogotá-Sede Nacional
Gestión humana Solicitudes de reubicación Mónica Patricia Lemus
Rojano
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

BIENESTAR
Desarrollo:
Seguimiento a compromisos de actas anteriores:
No se presentaron los avances del seguimiento en este comité.

No. Compromiso Responsable Seguimiento Cumplió
Verificación del SI NO
cumplimiento
Proceso: Gestión Humana. Preparación y atención de emergencia.
Maria Fernanda Barros Ramos, profesional S&SO informa que en cumplimiento a la norma NTC-
OHSAS 18001:2007 y dado que el Comité es un espacio decisorio es importante que los
coordinadores conozcan los avances en el plan y especialmente en el Plan de emergencia y la
formación que tiene con los brigadistas.
El Plan de emergencia es la Estructuración de acciones preventivas y de preparación

administrativas, funcionales y operativas, antes, durante y después de una emergencia, que le
permita al ICBF adaptarse a las condiciones reales de sus amenazas, creando condiciones que
le permitan a las personas que laboran, adquirir los conocimientos y actitudes organizativas
necesarias para actuar correctamente en la prevención y el control de emergencias que se
pueden presentar.
Informa que en el Plan de acción de S&SO están varios planes, así:

1. Plan de vigilancia, seguridad y acomodación: entrada y salida de colaboradores y
usuarios y control de áreas
2. Plan de atención médica y primeros auxilios: Recursos internos
3. Plan contra incendio: Recursos internos y externos
4. Plan de evacuación: rutas, salidas y procedimientos de emergencias
5. Plan de información publica
6. Plan de manejo de residuos
El comité operativo de emergencia , está conformado por un jefe de brigada y 3 coordinadores:

Coordinador brigada contra incendios,
Coordinador brigada de evaluación y
Coordinador brigada de primeros auxilios
Y los Brigadistas.
Informa cuales son las funciones del comité operativo de emergencia, del jefe de brigada y los
brigadistas.
Informa que en el día de Hoy en horas de la tarde se está realizando un taller y el Objetivo

BIENESTAR
es: Orientar sobre manejo de emociones en caso de emergencias, fortalecer la autoconfianza

del brigadista y su equipo de trabajo a través de realización de actividades lúdicas y pautas
para prestar primeros auxilios psicológicos en casos de emergencias. Facilitador Ps. Dairo
Goenaga — Especialista en Salud Ocupacional.
Referente a los requisitos de la norma informa que algunos no se están cumpliendo y se espera
que con los recursos de Mantenimiento se puedan atender sino se tramitarán ante la Sede
nacional. Los resultados son:
Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no cumplimiento / Avances
OHSAS
No se da cumplimiento en lo Los CZ Norte Centro Histórico, Sur occidente,
18001 referente a Salidas de Baranoa, solo tienen una salida de emergencias.
emergencias
OHSAS Sistemasde alarmas contra No cuentan con sistemas de alarma contra

18001 incendio
incendio, se dispone de detectores de humo que
alertan sobre la ocurrencia de incendios y
extintores./
Avances: Detectores humos, pito como señal
sonora para evacuación.
OHSAS En los establecimientos de Aunque el ICBF suministra almuerzos a través de
18001 trabajo, los comedores, casinos, bonos redimibles, existen cafeterías para
se deberán ubicar fuera de los preparación de bebidas aromáticas y café al interior
lugares de trabajo de las sedes.
Avances: Servicio de Mayordomía, seguimiento
organización insumos cafetería, aseo, hojas de
seguridad.
OHSAS Las áreas de circulación Escaleras no cumplen con requisito ley.
18001 deberán estar claramente Avances: Mantenimiento e instalación de cintas
demarcadas, tener la amplitud antideslizantes
suficiente para el tránsito seguro
de las personas y estar
provistas de la señalización
adecuada y demás medidas
necesarias para evitar
accidentes
OHSAS Condiciones de higiene y aseo Deficientes condiciones de higiene y aseo.
18001 en áreas de trabajo Avances: Se están realizando brigadas de aseo en
todas las dependencias y servicio de aseo, jornadas
de orden y limpieza.
OHSAS Condiciones de seguridad en
18001 Deficiencias de señalización, material antideslizante
pisos, escaleras y rampas. desgastado, pasamanos laterales.
Avances: se intervendrá a través contrato
mantenimiento
Oneyda Bayona, coordinadora del centro zonal Baranoa solicita capacitación en el uso de los
extintores y Maria Fernanda le informa que en el plan de capacitación S&SO está incluido este
tema para los brigadistas.
F1.PR20.MPA1 P5 Versión 2.0

••• ,
11 Gestión Administrativa
BIENESTAR
Aseguramiento a la calidad.
Patricia Hernández, profesional de Dirección responsable del proceso de supervisión presenta

los resultados de la supervisión que realizaron las firmas interventoras. Los resultados en
protección son:
Contrato de consultoría con REDCOM.
Se cumplió en un 100% el cronograma, para un total de 6 visitas realizadas.

Resultado cumplimiento global:
ENTIDAD PORCENTAJE GLOBAL
F. DESARROLLO Y VI
HOGARES
SEMIINTERNADO
Resultado Grupo de estándares:
ENTIDAD RESULTADO PROCESO ESTRUCTURA
H CLARET EXTERNADO
100% 100% 100%
DIOS ES AMOR
100% 98,6% 100%
CEDESOCIAL
100% 97,39% 100%

••
BIENESTAR
FUTUROS VALORES
100% 99,07% 100%
DESARROLLO Y VIDA
100% 91,91% 77,27%
H. CLARET SEMIINTERNADO
96,67% 100% 100%
Hogares sustitutos: Se realizaron 104 visitás en las unidades aplicativas y se presentan los
resultados de cada una por centro zonal y los resultados son:
37 Unidades HS 100%
66 unidades HS 99-80%
1 unidad HS 60-79%
Se presentaron los resultados por responsable, fortalezas y las variables afectadas que requieren
gestión son:
Hogares Claret, semi internado. No se encuentra el ciclo de minutas aprobado por el Centro
Zonal ni se identifica de manera completa la elaboración de la guía de preparación.
FUNDACION DIOS ES AMOR: Dificultad en las variables de evasión y los informes de evolución
al proceso de atención.
CEDESOCIAL — HOGARES SUSTITUTOS: - Plan de atención integral y los Informe de evolución

al proceso de atención.
FUNDACION FUTUROS VALORES: Incidencia de evasión, identificándose por parte de la

entidad acciones correctivas y preventivas.
FUNDACION DESARROLLO Y VIDA: - RATIN: Tiempos de elaboración, condiciones de la

dotación básica, archivo de la historia de atención, valoración odontológica, evasión de la
modalidad, selección de personal y archivo de hojas de vida. Condiciones físicas e higiénicas de
los espacios, dotación institucional. Capacidad de los equipos, capacidad de espacio en los
dormitorios, control de factores de riesgo y concepto sanitario.
Informa que se presentaron 17 situaciones de reporte inmediato en unidades aplicativas,

correspondiente a:
Hogares sustitutos: 11 reportes inmediatos de las cuales 6 son por sobrecupo 1 del Pard, 1
Riesgo inminente de NNA, 2 manejo inadecuado de alimentos y 1 por maltrato físico.
CAE-SRPA 3 por condiciones administrativas, 2 manejo inadecuado de los alimentos y 1 por

riesgo inminente a los adolescentes.

BIENESTAR
PREVENCIÓN:
Presenta los resultados del EV 12 del programa DIA en que se realizaron 25 visitas que
corresponde a las realizadas por los centros zonales e informa que ya inició la interventoría
contratada.
INTERVENTORIA C&M Consultores.
En primera infancia se han realizado 200 visitas, de las cuales 97 se logró un cumplimiento total,
el resto corresponde a cumplimientos parciales (corto plazo e inmediato). Se presentan los
resultados por servicio, centro zonal. Además se presentó discriminando resultados, estructura,
y proceso y resultado global del estándar. Patricia se compromete en remitir por correo las
presentaciones.
En las situaciones de reporte inmediato de unidades aplicativas HCB familiares los más
frecuentes son: sobrecupo e inconsistencias en documentos, los centros zonales se
comprometen en validar estas situaciones ya que es preocupante la posibilidad de alteración de
los certificados de salud y otros.
Se socializan los resultados por debajo del 79.99% que corresponden a 6 unidades aplicativas y
de estas 2 corresponden a hogares infantiles: Santa Rosa de Lima y Salgar y 1 entidad
contratista de HCB.
En HCB las variables y situaciones más afectadas son:
- Ciclo de Menús: las madres comunitarias no cumplen con los ingredientes o con las
preparaciones.
- Alimentos: Las M C. se quejan de que la compra que reciben es muy poca, en ocasiones la
entrega de alimentos corresponde a edades hasta los 3 años 11 meses, por lo que es reducida.
- Fichas Integrales: muchas veces se encuentran diligenciadas con lápiz.
- Afiliación efectiva de los niños y niñas al SGSSS: muchas veces se entiende que el figurar
como beneficiario del SISBEN significa estar afiliado a salud y esto no es válido para el
lineamiento.
- En ocasiones no se encuentran rejillas individuales de crecimiento lo que afecta varias variables

como Formatos, control nutricional de los niños y niñas.
- No uso completo de los elementos higiénicos sanitarios para la preparación de alimentos.

- En ocasiones se encuentran variaciones enla Minuta ya sea en la preparación o en el
contenido.
- No todos los hogares cuenta con el cartel de crecimiento y desarrollo, dicen que el centro zonal
no lo dan.
En cuanto a entidades se analizan varios aspectos relativos a la calificación de las siguientes

variables y situaciones:
- Selección de niños y niñas menores de dos años: muchas veces la EC no realiza verificación y

BIENESTAR
seguimiento a la vinculación que se hace de los niños y niñas menores de 2 años, o las MC los
vinculan y no cuentan con el visto bueno de la EC.
- Es frecuente no encontrar certificados de Manipulación de alimentos actualizados de las MC.
- Entrega de Material didáctico (duradero y de ,

consumo): se ha asesorado en varias ocasiones
sobre la forma de realizar la entrega de este material ya que se ha encontrado solo facturas de
compra sin acta de entrega donde se discriminen los elementos entregados a cada MC.
- Se han encontrado casos de MC que no están afiliadas al SGSSS por que se encuentran en
espera de recibir pensión por lo que se abstienen de realizar la vinculación por que perderían el
derecho a esta.
- Compra de alimentos: las EC en ocasiones no poseen listas de precios actualizadas o sólo

poseen la lista de precios del proveedor que utilizan.
Se encuentra que los hogares infantiles son la modalidad que más baja calificación presenta para
el período socializado, teniendo numerosas variables por debajo de promedio , y requiriendo
acciones importantes sobre el proceso.
En el proceso de recepción documental, se ha encontrado dificultad en la claridad de los sellos

de recibido, teniendo en ocasiones que solicitar a quien recibe, que vuelva a realizar el proceso
ya que colocan sellos con fechas equivocadas, o escriben mal la fecha de recibido y tachan o
enmiendan manualmente. En adición a lo anterior se encuentra que en varios centros zonales el
horario de recepción documental es bastante restringido, dificultando así la fluidez del proceso.
Algunos responsables de la prestación del servicio manifiestan no tener conocimiento de varias

obligaciones relacionadas con sus actividades; aducen que las variables calificadas por debajo
del estándar obedecen a la falta de conocimiento de cómo se da cumplimiento a dicha variable.
El proceso de concertación de visitas se ha visto perjudicado por las diferencias encontradas en

los datos del directorio; algunas unidades y entidades han presentado datos errados, además de
la desactualización de los que no asistieron a la socialización de instrumentos.
El hecho de que se presentasen visitas fallidas en el proceso, dificulta la adecuada ejecución de

la acción del equipo verificador, no permitiendo llevar a cabo la orientación y generación de
mejoras en las actividades diarias del prestador del servicio.
Yolanda Ruiz, le solicita a Patricia que promueva reuniones de la firma interventora con los
equipos zonales para socializar los resultados y retroalimentar el proceso.
Proceso Direccionamiento estratégico:
Plan de acción: El Plan de acción contiene 29 indicadores Regionales así:
N°
MACRO-PROCESO
INDICAD
ORES
GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL
A LA PRIMERA INFANCIA NA 3

BIENESTAR
GESTIÓN PARA LA PROMOCION Y

PREVENCION PARA LA PROTECCION
INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA NA 2
ADOLESCENCIA
GESTIÓN
GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN RESTABLECIMIENTO DE 4
DERECHOS
GESTIÓN FAMILIA POBLACION Y
COMUNIDAD NA 1
GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN GESTIÓN DE ADOPCIONES 3
GESTIÓN PARA LA NUTRICIÓN NA 3
COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL
SISTEMA NACIONAL DE BIEN NA 2
FAMILIAR
GESTIÓN SOPORTE GESTIÓN FINANCIERA 1
GESTIÓN DE ATENCIÓN A
GESTIÓN SERVICIO Y ATENCIÓN PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y 1
SUGERENCIAS
GESTIÓN SOPORTE Mai GESTIÓN HUMANA 2
GESTIÓN SOPORTE 211~11 GESTIÓN CONTRATACIÓN
1
GESTIÓN SOPORTE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 1
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
1
MEJORAMIENTO CONTINUO NA 2
EVALUACIÓN, MONITOREO Y CONTROL EVALUACION Y
DE LA GESTIÓN MONITOREO DE LA 1
GESTION
EVALUACIÓN, MONITOREO Y CONTROL EVALUACION
DE LA GESTIÓN INDEPENDIENTE 1
OTAL
29
.
En el mes de mayo los resultados de los indicadores son:
RESULTADO N° INDICADORES
ÓPTIMO 11
ADECUADO 2

BIENESTAR
CRITICO 3
NO REGISTRA RESULTADO
NO APLICA PARA EL PERIODO 7
TOTAL 29
Por cada indicador los resultado del mes de mayo son:
Indicadores en Estado Óptimo
Código Numerador Denominador

Indicador Macro Proceso
Indicador Resu
(Ejec) (Prog)
Gestión para la
Niños y Niñas con
E-01 Atención Integral
atención integral a la 11.642 11.948 97% Óptimo
a la Primera
primera infancia
Infancia
Número de niños y niñas
atendidos en Hogares
Comunitarios de Gestión para la
Bienestar -HCB Atención Integral
Familiares, FAMI, Grupal 72.514 72.540 100% Óptimo
a la Primera
y en Establecimientos de Infancia
Reclusión y otras formas
de atención.
Gestión para la
Promoción y
Niños, niñas y
Prevención para
adolescentes atendidos
la Protección 141.513 141.513
por el Programa de 100% Óptimo
Integral de la
Alimentación Escolar
Niñez y la
Adolescencia
Indicador Numerador Denominador

Macro Proceso
Resultado Estado
(Ejec) (Prog)
Porcentaje de niños,
niñas, adolescentes y Gestión para la
jóvenes vinculados a 6 6 100%
Protección Óptimo
procesos de formación.

BIENESTAR
Niños, niñas y
adolescentes que
Gestión para la
reingresan al proceso de
Protección .
Óptimo
restablecimiento de
derechos
Niños, niñas y
adolescentes en
situación de
adoptabilidad en firme, Gestión para la
SIN características 4 4 100% Óptimo
Protección
especiales presentados
a comité de adopciones,
con familia asignada
Código
Numerador Denominador
Indicador Macro Proceso
Indicador Resulta
(Ejec) (Prog)
Niños, niñas y
adolescentes en
situación de
adoptabilidad en firme,
CON características y Gestión para la
necesidades especiales 32 35 91% Óptimo
Protección
y posibilidad de
adopción presentados a
comité de adopciones,
con familia asignada
Número de niños y
niñas en primera
Gestión para la
infancia con valoración
11.642 11.948 97% Óptimo
Nutrición
y seguimiento
nutricional
Coordinación y
Número de municipios
Articulación del
con los Consejos
E-31
Sistema Nacional 23 23
Municipales de Política 100% Óptimo
de Bienestar
Social monitoreados
Familiar
Eficiencia ejecución
presupuestal Gestión Soporte 0,310768601 0,21 148% Óptimo
obligaciones
% de riesgos Mejoramiento
controlados 3 3 100% Óptimo
Continuo

BIENESTAR
Indicadores en Estado Adecuado
Código Macro Numerador Denominador

Indicador
Indicador Proceso Resultado Estado
(Ejec) (Prog)
Porcentaje de niños, niñas
y adolescentes menores de
18 años en protección con Gestión para
E 14
-
auto de apertura de lá 841 857 98% Adecuado
investigación con situación Protección
legal definida en 120 días o
menos
Niños, niñas y adolescentes
que a partir de la fecha de
sentencia de adopción en
Gestión para
firme, cumplen con el
E-17 la 140 153 92% Adecuado
número e informes de
Protección
seguimientos post
adopción en el periodo
establecido
Indicadores en Estado Crítico
Códi
Numero de nuevos
Agentes Educativos
Gestión para la
vinculados a procesos
Atención Integral a 1.100
de formación en el 0% Crítico
la Primera Infancia
modelo de atención
Integral
Número de municipios
Coordinación y
con asistencia técnica
Articulación del
del ICBF el desarrollo de
Sistema Nacional
Políticas diferenciales
de Bienestar
en favor de Niños, Niñas
Familiar
y Adolescentes
Liquidación de
Gestión Soporte 112 399
contratos 28% Crítico
Fl .PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0

BIENESTAR
Referente al indicador de liquidación de contratos Isabel Maria Salazar, coordinadora Grupo

jurídico informa que este indicador es bimestral y ese resultado corresponde al reporte de abril y
el próximo reporte es de junio y se tendrán mejores resultados, con excepción de los contratos
que no se han podido liquidar en el Centro zonal Sabanalarga por incumplimiento en la entrega
de la dotación y por ende su legalización. Yolanda Ruiz Pinzón, revisa con cada centro zonal y
todos le informan que todos los operadores cumplieron con esta obligación y están debidamente
legalizados estos pagos. Por ello, Yolanda Ruiz le solicita a Isabel Maria Salazar gestionar con
la sede nacional con el doctor Luis Javier Castellanos capacitación en el proceso sancionatorio.
Actividades vencidas
Código Actividades
Indicador
Indicador
Actividad Fecha Inicio Fecha Final
Contratar la operación del Programa
Niños, niñas y adolescentes Generaciones con Bienestar en todas 18/03/2013
22/03/2013
vinculados a programas de sus modalidades
E-05 prevención (reclutamiento, gestación Realizar proceso precontractual
del
de adolescentes, uso del tiempo libre Programa Generaciones con
y procesos de participación) Bienestar en todas sus modalidades 30/03/2013 02/04/2013
cuando la contratación sea directa.
Novedades- Indicadores incluidos en el período:
Código Indicad' ~indicador Macro Proceso / Proceso
Porcentaje de niños, niñas y adolescentes víctimas del

desplazamiento forzado con proceso de restablecimiento de Gestión para la
derechos por vulneraciones adicionales al desplazamiento Protección
Niños y niñas que mejoraron su estado Nutricional que se

encuentran en la modalidad Recuperación Nutricional con Gestión para la Nutrición
Enfoque Comunitario - RNEC
Cupos del programa de bienestar social ejecutados Gestión Soporte /

Gestión Humana
Cupos de capacitación ejecutados Gestión Soporte /

Gestión Humana
MPAl-P5-07 Organización de archivos de Gestión Gestión Soporte /

PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

BIENESTAR
Tablero de Control
CODIGO INDICADOR META INICIAL NUMERADOR DENOMINADOR RESULTADO

Niños y niñas víctimas de
conflicto armado atendidos
MPM1-
en las diferentes 5393
07 118
modalidades de atención a
la primera infancia
NNA en situación de
MPM2-
desplazamiento atendidos 659 0
01 659 0
en PAE
MPM2- Días promedios del

02 Programa PAE 130 43 43
MPA1-
Liquidación de contratos. 100% 112
P4-02 399 28%
MPA1- Frecuencia de accidentes de

P1-10 trabajo -5% 1 o 100%
CODIGO INDICADOR META INICIAL NUMERADOR DENOMINADOR RESULTADO

MPA1- Solicitud de liquidación
P4-03 de contratos 100% 112 437 26%
Nivel de cumplimiento
MPA1-
estándar de consumo del 100% 187.911
P5-02 172.495 109%
recurso energético
Oportunidad en la
MPA2-
notificación del 100% 13
02 18 72%
mandamiento de pago
Ruta de Implementación del SIGE
La ruta contiene un total de 51 actividades distribuidas en 4 líneas de acción:

• Sensibilización y capacitación
• Implementación del Sistema Integrado

• Auditorías internas SIGE
• Monitoreo del SIGE por la Alta Dirección

45;
BIENESTAR
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
Promover la formulación de Acciones de Mejora Hay poca participación de los Centros Zonales en la
(AC, AP, SNC) de fuentes diferentes de las generación de AC/AP/SNC/NCS en el ISOLUCION.
auditorías internas.
Revisar y orientar la inclusión de las clausulas EPICO

Los Contratistas de servicios (Aseo, vigilancia, fotocopia,
en los contratos que suscriba la Regional
etc.) no están cumpliendo en un 100% las cláusulas
EPICO.
Hallazgos de Auditoría
Fecha No. Total de No. Hallazgos No. Hallazgos

Auditoría Hallazgos cerrados abiertos
27/04/2006 27 27 0
04/09/2007 13 13 0
09/09/2008 11 11 O
23/10/2009 16 16 0
16/09/2011 20 17 3
01/06/2012 * 18 18 0
19/10/2012 10 7 3
TOTAL 115 109 6
HALLAZGO AVANCES DIFICULTADES
AC 1906 La Entidad no ha estimado para Se actualizó la Matriz de activos Una vez la

VENCIDA sus activos de información el nivel de información con base en las Subdirección de
de riesgo, ni ha determinado su orientaciones de la guía para el Sistemas Integrados de
aceptación o la necesidad de desarrollo de inventario y Información de el
tratamiento de los riesgos, a partir clasificación de activos. Para la Vo.Bo. a la Matriz de
de los criterios establecidos como vigencia 2013 la gestión del activos de información
se evidencio en las siguientes registro único de beneficiarios se procederá a rotular
situaciones de la muestra RUB estará a cargo de las dichos activos.
aleatoria verificada: - Libro Entidades prestadoras de los
Relación de niños, niñas, ubicados servicios del ICBF. Las directrices
en Hogar Sustituto CZ Suroriental. para el manejo de la información
- Archivo plano producido en SIF se contemplan en las minutas de
con relación para pagos. - Archivo los contratos.
desplazados Marzo de 2012,
Computador Gestor de datos RUB
CZ Hipódromo
F1 .PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0

BIENESTAR
AC 1905 La Regional no ha determinado, Se programaron los recursos en No se ha instalado los

proporcionado y/o mantenido la los consecutivos 90, 878, 4264, pasamanos en la
infraestructura necesaria para 4267, 6995, 7006 de PACCO. En escalera ni adecuado el
lograr la conformidad con los Comité estratégico regional se baño para
requisitos del servicio, como se presentó el informe de gestión en discapacitados
evidenció en las siguientes materia de infraestructura en la
situaciones: Infraestructura Regional Atlántico. Así mismo, las
inadecuada: - Escaleras sin líneas de acción para el 2013.
pasamanos en un costado Ej.:
Regional piso 1 hacia el 2. Espacios
y servicios asociados: - Sin servicio
Sanitario para personas en
condiciones de discapacidad: Sede
Regional. - Sin accesibilidad para
personas en condiciones de
discapacidad: Sede Regional.
AC 1902
L. HALLAZGO
La Regional no asegura la
AVANCES DIFICULTADES
De acuerdo a las instrucciones de la

promoción, prevención y control
Dirección de Gestión Humana, la
de la salud del trabajador: - Sin
realización de los exámenes médicos
exámenes médicos de Ingreso,
ocupacionales estará a cargo del
periódico y Egreso. (Eje. De
nivel nacional.
Ingreso, periódico y egreso
Historia Laboral Nro. 22642305;
De Ingreso Historias Laborales
Nros. 32676194 y 39009343).
AC 913 La entidad no aplica métodos Implementación de No es posible dar ingreso al Almacén

VENCIDA apropiados para el seguimiento Lista de verificación de estos bienes muebles hasta tanto
de los procesos del Sistema de de retiro de Servidor el Grupo Gestión de Bienes envié el
Gestión SIGE, por cuanto se Público. contrato y los valores de cada bien. El
evidencio: Sin el documento que
estado de los Hl respecto al pago del
evidencie el pago del impuesto
impuesto predial es: Hl Las Palmas
predial de los inmuebles
(no tiene obligación hasta tanto se
entregados en comodato EJ: 045-
produzca el desenglobe del
58, 04054438, 0454779. Sin
inmueble), Hl La Unión (El Distrito lo
ingreso al almacén regional de
exoneró del pago por el año 2012), Hl
elementos como puestos de
Luruaco y Getsemaní (Hubo cambio
trabajo, sillas, archivadores que
de administración y se hizo solicitud
se encuentran en el CZ Sur
a los nuevos administradores el pago
Oriente.
del impuesto).
F1.PR20.MPAl.P5 Versión 2.0

BIENESTAR
HALLAZGO
AC 912 La entidad no ha determinado y Se realizó la elección de la No ha sido posible

VENCIDA gestionado el ambiente de trabajo Comisión de Personal el 15 de obtener la contraseña
necesario para lograr la conformidad diciembre de 2011 y mediante para el registro de los
con los requisitos del servicio como acta No. 1 del 8 de febrero se Informes de la
se evidenció en las siguientes adoptó el cronograma de Comisión de Personal
situaciones: - Sin la actualización del reuniones para la vigencia 2012. en el Aplicativo de la
panorama de riesgo de los CZs En el año 2011 se elaboraron los CNSC.
Sabanalarga y Sabanagrande. - Panoramas de Riesgo de la Sede
Comisión de Personal: Sin el Regional y los 7 Centros Zonales.
funcionamiento con la periodicidad El Plan de trabajo se ejecutará
mensual establecida. - Sin evidencia en la vigencia 2012 con base en
del envío trimestral en el 2011 de los los hallazgos mostrados en los
informes a la CNSC y sin Panoramas.
convocatoria para elegir y conformar
nuevamente la Comisión por
vencimiento de período. - Sin la
entrega oportuna de la dotación al
personal con derechos a la misma,
por cuanto no se ha realizado las
entregas del primer y segundo
cuatrimestre 2011.
HALLAZGO AVANCES DIFICULTADES
AC La entidad no ha determinado,
Mediante contrato No. 300 de Las mejoras locativas
911 proporcionado y/o mantenido la 2012, se están atendiendo los realizadas a los Centros
infraestructura necesaria para lograr mantenimientos preventivos y Zonales a través del Plan
la conformidad con los requisitos del correctivos de los inmuebles de mantenimiento no son
servicio, como se evidenció en las donde funcionan los centros suficientes para asegurar
siguientes situaciones: - Espacios que zonales y sede regional del ICBF la conformidad con los
no ofrecen atención privada cuando Atlántico de acuerdo a la requisitos del servicio.
se requiere. CZs Hipódromo, Baranoa, propuesta técnica y cronograma
Sabanalarga, Norte Centro Histórico - establecido con la firma
Pisos en mal estado, deficiencias contratista.
sanitarias, pintura, grietas, techos,
goteras CZs Hipódromo, Baranoa,
Sabanalarga, Norte Centro Histórico,
Regional. - Sin espacios o espacios
insuficientes para archivos de gestión.
CZ Hipódromo, Baranoa, Sabanalarga,
Sur Oriente. - Sitios de
almacenamiento de archivos sin
ventilación CZs Baranoa, Sabanalarga.
- Espacios inadecuados para los
comirinroc nilhlirnc lhar'Inc nfirinacl

BIENESTAR
CZ Sabanalarga. - Sin instalación de

extintores CZ Sur Oriente. -
Infraestructura ubicada en zona de
riesgo CZ Sabanagrande. - Sin
suministro del servicio de transporte
para toda la vigencia CZ (s) Regional.
Se informa que Luis Carlos Pereira, profesional EPICO está realizando acompañamiento a los
dueños de proceso para gestionar el cierre y de manera especial se requiere la intervención de la
Dirección Regional en 2 AC vencidas del proceso de gestión administrativa. Tema: CNSC y
Mobiliario Centro zonal Sur oriente; se requiere insistir en la gestión ante los dueños del proceso
del nivel nacional y entidades responsables.
NCS y SNC Abiertos
NO CONFORMIDADES DEL SERVICIO NO CONFORME

SISTEMA
‘.‘o o
0./..
o `ls
«,
<t-.1,''
0, 0(,0°
g s-o
CZ HIPODROMO GRUPO •? ,,,`
ADMINISTRATIVO (), ,,,SI' (.)•
La NCS del CZ Hipódromo fue generada en Julio de 2011. El CZ Suroriente tiene un SNC
generado desde Enero de 2013.
Acciones Correctivas (AC) y Acciones Preventivas (AP)

L
ACCION CORRECTIVA
0,8
0,6
0,4
0,2
GRUPO DIREECION GRUPO NORTE

ADMINISTRATIVO REGIONAL PLANEAEION Y
SISTEMAS
El CZ Norte Centro Histórico tiene una AC generada desde Octubre de 2012. En el año sólo se
ha generado una (1) Acción Preventiva. Se creó el 24/06/2013 al Grupo Administrativo.

BIENESTAR
Plan de Mejoramiento Contraloría
Presenta un cumplimiento del 100% y un avance del 65.8%

Alerta: Acciones de mejora próximas a vencerse en Junio de 2013:
Reportar beneficiarios de DIA en extra-edad y duplicidad

El Operador Ciledco está recolectando la
al Profesional responsable del programa para focalizar
información de los beneficiarios del programa
nuevos beneficiarios de acuerdo a bases de datos
DIA para su cargue en el Aplicativo Cuéntame.
Unidos, desplazados y Sisben.
Realizar visitas de cumplimiento de estándares de

El proceso de supervisión inicio en Abril de
supervisión a los puntos DIA. 2013.
Se les informa que las evidencias están incorporadas en los informes de valija y el Grupo de
Planeación consolida y remite los avances.
Compromisos de Revisión por Dirección SIGE
En la Revisión por Dirección con corte a 31 de Diciembre de 2012, se establecieron 25

compromisos, de los cuales 21 se encuentran cumplidos.
De los 4 compromisos pendientes, uno (1) se encuentra vencido así:
COMPROMISOS
DIFICULTADES PARA EL CIERRE
Realizar Get's con las Nutricionistas de los

Sigue pendiente, dado que no se ha surtido la valoración a
Centros Zonales a fin de hacer seguimiento a
través del aplicativo Cuéntame, para saber el número de niños
los compromisos establecidos en los Planes
en seguimiento. Tan pronto el aplicativo esté en
de intervención.
funcionamiento el módulo se realizará el plan de intervención.
En este tema Oneyda Bayona, expresa que los problemas del aplicativo Cuéntame están
generando muchas dificultades y especialmente en el tema de Seguimiento Nutricional donde las
nutricionistas desconocen los resultados y cuando quiera llegar la información ya terminó el año.
Yolanda Ruiz, le solicita que proyecte un correo indicando la dificultad y las consecuencias de no
estar en funcionamiento el métrix y/o el módulo del seguimiento en Cuéntame que permita tener
la información disponible para los planes de intervención nutricional.

•••
BIENESTAR
Requisitos Legales Ambientales
NORMATIVIDAD REQUISITO NO CUMPLIDO ACCIONES REALIZADAS

Decreto 1713 de Art. 17 Los recipientes retornables para el Mediante correo electrónico de fecha
2002 almacenamiento de los residuos deberán ser 12/06/2013 los Ing. Ambientales expusieron al
livianos, resistentes, de fácil limpieza y Grupo Administrativo las mejoras que se
cargue. Deben ser lavados por el usuario. deben hacer al Centro de acopio. Se tiene
previsto realizar dichas mejoras en el segundo
semestre del año.
Decreto 4741 de Art. 10°. Obligaciones del Generador. De Actualmente se está elaborando por parte de
2005 conformidad con lo establecido en la Ley, en dos Ing. Ambientales el Plan de gestión
el marco de la gestión integral de los residuos integral de los residuos.
o desechos peligrosos, el generador debe: Sin embargo la Sede Regional está
a) Garantizar la gestión y manejo integral de
participando en el proyecto de disposición de
los residuos o desechos peligrosos que
material aprovechable (cartón, papel,
genera. plegadiza, plástico, etc.) y peligroso (toners de
b) Elaborar un plan de gestión integral de los
impresoras y pilas) con apoyo de la
residuos o desechos peligrosos que genere Cooperativa de Recicladores de Barranquilla
tendiente a prevenir la generación y
RESCATAR, HP Planet Partners y ANDI.
reducción en la fuente, así como, minimizar
la cantidad y peligrosidad de los mismos.
Resolución 180606 Art. 4 certificado de producto, se debe exigir Se están realizando contactos con la empresa
de 2008 al proveedor de estas luminarias
ECOINDUSTRIA para la disposición de las
lámparas.
Resolución 1297 de Art. 16 Literal C: Separar los residuos de pilas
Se está realizando la disposición de pilas y
2010 y/o acumuladores de los residuos sólidos baterías con apoyo de la ANDI en el marco del
domésticos, para su entrega en puntos de
programa ¡Pilas con el ambiente!.
recolección o mecanismos equivalentes.
Decreto 3930 de Artículo 41. Requerimiento de permiso de

CZ Sabanagrande y Baranoa tienen pozos
2010 vertimiento. Toda persona natural o jurídica
sépticos. Con apoyo del Todero se revisaran
cuya actividad o servicio genere vertimientos
sus condiciones.
a las aguas superficiales, marinas, o al suelo,
deberá solicitar y tramitar ante la autoridad
ambiental competente, el respectivo permiso
de vertimientos.
Riesgos Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
Abuso de derechos de
11111•111.
Realizar . charlas de GET sobre SGSI realizado el 30/04/2013 con
administración sensibilización sobre. 'el -1 participación de 26 SP. Se instaló puerta de madera en
SGSI.
entrada de Datacenter. Se instaló cámara en el patio
Instalar puerta con con ángulo hacia la entrada de la Oficina de sistemas
seguridad para acceso en el donde se encuentra ubicado el Data Center.
rontrn rla rahloarin
F1.PR20.MPAl.P5 Versión 2.0

BIENESTAR
Servidores.
Instalación de cámaras en el
área de ingreso.
Denegación del Supervisar contrato de Se adelantaron las adecuaciones en los Centros de

servicio por falta de Instalación de UPS en todas cableado de la Sede Regional, CESPA, los CZ
dispositivos de las Sedes y validar su Suroccidente, Suroriente, Sabanagrande, Sabanalarga,
continuidad eléctrica correcto funcionamiento. Norte Centro Histórico y Baranoa. El CAIVAS está en
instalaciones que pertenecen a la FISCALIA, sin
embargo estos cuentan con un Centro de cableado.
Acceso físico no Registro de datos de Se instaló el programa Sisca en PC ubicado en la
autorizado personal que ingresa, entrada a la Sede Regional, sin embargo este presenta
pruebas del sistema, fallas operativas lo cual se comentó a la empresa
implantación. para su corrección.
Acceso Lógico no Reforzar las condiciones de Se instaló puerta de madera en entrada de

autorizado seguridad del data center. Datacenter. Se instaló cámara en el patio con ángulo
Rotular los activos de hacia la entrada de la Oficina de sistemas donde se
información. encuentra ubicado el Datacenter.
Programar los swiches para Se ubicaron en el Datacenter los discos duros que
deshabilitar los puertos que contienen los backup's. Se elaboró la matriz de
no se usan. levantamiento de activos y se está a la espera de
Ubicar en el Datacenter los retroalimentación de parte del Nivel nacional para la
dispositivos de copias de rotulación de los activos.
seguridad.
Error Operativo Divulgar los procedimientos Estos se encuentran en la INTRANET para su consulta.
de seguridad. De igual forma fueron objeto de estudio en GET sobre
SGSI realizado el 30/04/2013.
Robo Instalar cámaras de vigilancia en Se instalaron cámaras de vigilancia en la

diferentes áreas. Sede regional conectadas a un PC de
Definir procedimiento para uso de monitoreo.
medios extraíbles y dispositivos de
almacenamiento móvil.
Socializar los controles de acceso a los
equipos, tanto físico como lógico.
Incendio por Falta de Instalar Detectores de humo en En Hipódromo, Suroriente, Suroccidente,

supresores de incendios Zonales que no se han intervenido y Baranoa, CESPA, gestión documental y la
ubicar elementos para controlar fuego. Sede Regional se cuenta con detectores
de humo.
F1 .PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0

••
0
BIENESTAR
Problemas de Humedad Implementar un sistema de ventilación Falta por adecuar el Datacenter de

y Temperatura por por aire acondicionado para los CESPA.
Condiciones ambientales dispositivos de los centros zonales en
inadecuadas los sitios que no se han intervenido.
Denegación de Servicio Generar manual de continuidad. Los planes de continuidad y

por Falta de planes de Realizar simulacros. restablecimiento de servicios están
continuidad
contemplados dentro de los ANS del
contrato con el operador de la
plataforma de comunicaciones.
Fuga de Información por Continuar campañas de sensibilización GET sobre SGSI realizado el 30/04/2013
Falta de control de del control y seguridad de la con participación de 26 SP. Prueba de
documentos documentación. Ingeniería social realizado el 20/06/2013.
Fortalecer la aplicación de la TRD.
Fuga de Información por • Continuar campañas de GET sobre SGSI realizado el 30/04/2013
Falta de conciencia en sensibilización del control y seguridad con participación de 26 SP.
seguridad de la información Los Ing. de Sistemas asistieron en Abril a
* Capacitar a los implementadores en taller convocado por el Nivel Nacional
IS027001 sobre la Norma ISO 27001.
En implementación del SGSI y del mapa de riesgo se resaltan los siguientes avances:
Se adelantaron las adecuaciones en los Centros de cableado de la Sede Regional,

CESPA, los CZ Suroccidente, Suroriente, Sabanagrande, Sabanalarga, Norte Centro
Histórico y Baranoa.
• Se ubicaron en el Datacenter los discos duros que contienen los backup's.

• Se elaboró la matriz de levantamiento activo y se está a la espera de retroalimentación
de parte del Nivel nacional para la rotulación de los activos.
• Se instalaron cámaras de vigilancia en la Sede regional conectadas a un PC de
monitoreo.
• GET sobre SGSI realizado el 30/04/2013 con participación de 26 SP.
• Los Ing. de Sistemas asistieron en Abril a taller convocado por el Nivel Nacional sobre la
Norma ISO 27001.
Actividad pedagógica de Ingeniería social- ejercicio de phishing con los servidores

públicos y socialización en correo masivo.

ijs Gestión Administrativa
BIENESTAR
Oportunidad en el envío de Valija
OPORTUNIDAD ENVIO VALIJA

OPORTUNIDAD ENVIO VALIJA
CZ BARANDA
GRUPO JURIDICO
CZ SABANALARGA
CZ SABANAGRAN DE GRUPO FINANCIERO

CZ MIPODROMO
GRUPO ASISTENCIA TECN IC.A
CZ SURORIENTE
CZ SUROCCIDENTE GRUPO PLANEACIÓN
CZ NORTE GRUPO ADMINISTRATIVO
04, 20% 40% 60% 80% 1 00 %

0.4 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
Se les presenta un balance de la remisión de los informes en términos de oportunidad, si bien la

Regional termina enviándolo se requiere cumplir ; el ICBF es un sistema con 3 niveles que
interaccionan y no permite que el Nivel Regional consolide, revise y analicen los resultados de
manera oportuna.
Se le solicita a los coordinadores de Grupo de la Regional enviar copia al Grupo de Planeación

cuando remitan los informes de valija al nivel Nacional..
Ejecución de Metas
NOMBRE DEL PROGRAMACION 2013 MAYO DIFERENCIAS

SERVICIO UNID CUP USUA OBSERVACIONES
UNID CUP USUA UNID CUP USUA
Cobertura no ejecutada: 89 cupos

Lipaya 14 - Malvinas 29 - San Luis
HOGARES INFANTILES 48 6.135 6.135 48 6.046 6.046 O 89 89 14 - Manga 5 - Santo Tomás 27
Causa: oferta de otros servicios de
primera infancia en los sectores.

JARDINES SOCIALES 3 897 897 3 JS Edén 40 -.15 Lipaya 29.
828 828 69 69
Causa: oferta de otros servicios de
primera infancia en los sectores.

en CDI La Luz.
CDI - INSTITUCIONAL Causa: Falta de claridad en la
11 1.183 1.183 11 1.105 1.105
SIN ARRIENDO O 78 78 capacidad de la infraestructura.
Está en proceso de inscripción de
78 niños para completar cobertura
programada.
CDI - INSTITUCIONAL
21 2.187 2.187 19 2. 147 2.147 Cobertura no contratada: 40 cupos
CON ARRIENDO 2 40 40
Repelón 20 - Tubará 20
F1.PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0

q•SPI
BIENSTAR
CDI - MODALIDAD
7 1.338 1.338 6 1.308 1.308 Cobertura no contratada: 30 cupos
FAMILIAR 1 30 30
de Manatí.
SERVICIOS DE
ATENCIÓN INTEGRAL
- CONVENIOS
o 21.249 21.249 20 19.649 19.649 -20 1.600 1.600
Cobertura no ejecutada: 1600
cupos del Convenio con el Distrito
ESPECIALES
NOMBRE DEL PROGRAMACION 2013 MAYO DIFERENCIAS

SERVICIO UNID CUP USUA UNID CUP USUA OBSERVACIONES
UNID CUP USUA
HCB - FAMI 1.277 16.601 33.202 1.276 16.588 33.176
1 13 26 cupos del CZ Sur Oriente
Causa: Cierre de 1 UDS
HCB -
TRADICIONALES 3.006 39.078 39.078 3.006 39.075 39.075 Cobertura no ejecutada: 3 cupos
O 3
FAMILIARES 3 Piojo 2 - Tubará 1
DESAYUNOS Se presentó error en la Sede

INFANTILES TIPO 1 Y 745 25.016 25.016 735 Nacional al registrar cruzada la
26.390 26.390 10 -1.374 -1.374
2 ejecución de los CZ's Sur
Occidente y Sur Oriente.
OTRAS FORMAS DE
0 514 514 0 523 Dato reportado por la Sede
ATENCION 523 0 -9 -9
Nacional
Se firmó contrato N° 241 el 7 de

Mayo con la Fundación
FAMILIAS CON Desarrollo y Vida, y se legalizó el
0 10.688 32.064
BIENESTAR 0 10.688 32.064 8 del mismo mes, se encuentra
en etapa de alistamiento,
coordinación y desarrollo del
plan de capacitación.
EN CENTROS DE
ATENCION INTEGRAL
A VICTIMAS DE 0 0 352 0 Dato reportado por la Sede
0 0 0 0 352
VIOLENCIA SEXUAL- Nacional
CAIVAS
INTERVENCION DE
Cobertura no atendida: 19
APOYO - 3 440 880 3 421 421 0 19 459 cupos:
VULNERACION
CZ Suroccidente 16 - CZ NCH 3
PROGRAMACION
MAYO DIFERENCIAS
NOMBRE DEL SERVICIO 2013
OBSERVACIONES
UNID CUP USUA UNID CUP USUA UNID CUP USUA
INTERVENCION DE APOYO -
1 25 Rotación de usuarios que
VIOLENCIA SEXUAL 50 1 25 25 O O 25
corresponde al segundo semestre.

BIENESTAR
HOGAR SUSTITUTO ONG - Causa: Se presentaron reintegros a

150 328 416 135 253 297 15 75 119 medio familiar extenso después de
VULNERACIÓN
aplicar el modelo solidario de
atención.
HOGAR SUSTITUTO ONG - Cobertura no ejecutada: 3 cupos

94 94 94 76 91 91 18 3 3 CZ Suroccidente: niño adoptado
DISCAPACIDAD
por familia americana.
HOGAR GESTOR - Cobertura no ejecutada: 2 cupos

172 172 172 170 170 170 2 2 2 CZ Baranoa tramita inclusión de dos
DISCAPACIDAD
NN.

INTERNADO DE ATENCIÓN
2 74 en Futuros Valores
74 2 60 70 0 14 4
ESPECIALIZADA
Causa: reintegros a medio familiar
de origen y extenso.
INTERNADO - DISCAPACIDAD
1 90 90 1 90 92 0 0 -2
MENTAL PSICOSOCIAL
CASA HOGAR - MADRES

No se ejecutó 1 cupo debido a
GESTANTES O EN PERIODO 1 16 16 1 15 18 0 1 -2 reintegro al medio familiar de
DE LACTANCIA
origen y extenso.
Sobreejecución: 17 cupos
SEMICERRADO - EXTERNADO
1 15 15 1 Causa: aumento de la delincuencia
32 32 0 -17 -17
RESTABLECIMIENTO
juvenil y controles al microtráfico
de SPA.
PROGRAMACION
MAYO DIFERENCIAS
NOMBRE DEL SERVICIO 2013
OBSERVACIONES
INTERVENCION DE APOYO
1 20 20 1 9 9 0 11 11
- RESTABLECIMIENTO
SEMICERRADO - Sobreejecución: 55 cupos

SEMIINTERNADO 1 30 30 1 Causa: aumento de la delincuencia
85 85 0 -55 -55
RESTABLECIMIENTO juvenil y controles al microtráfico de
SPA.
SEMICERRADO -
1 30 30 1 Causa: aumento de la delincuencia
SEMIINTERNADO SRPA 45 45 0 -15 -15
juvenil y controles al microtráfico de
SPA.
SEMICERRADO -
INTERNADO 1 20 20 1 20 35 0 0 -15
RESTABLECIMIENTO
CENTRO TRANSITORIO 1 4 1.440 1 4 123 0 0 1.317

INTERNAMIENTO
1 13 39 1 6 8 0 7 31
PREVENTIVO

BIENESTAR
_
CENTRO DE ATENCION Causa: reincidencia e incumplimiento
1 48 48 1 52 55 0 -4 -7
ESPECIALIZADA de sanciones no privativas de algunos
adolescentes y aumento de la
delincuencia juvenil.
PRESTACIÓN DE Sobreejecución: 5 cupos

SERVICIOS A LA 1 10 20 1 15 Causa: el aumento de la delincuencia
15 0 -5 5
COMUNIDAD juvenil y controles al microtráfico de
SPA.
LIBERTAD VIGILADA 1 30 30 1 84 84 0 -54 -54 Causa: los jueces utilizan con mayor
frecuencia esta medida.
PROGRAMACION
MAYO DIFERENCIAS
2013
NOMBRE DEL SERVICIO
OBSERVACIONES
UNIDADES MOVILES-
VICTIMAS CONFLICTO O o 0 0 0 2.133
ARMADO

cupos
ALMUERZOS 177 45.380 45.380 177 44.946 44.946 Malambo IE JUAN XXIII operador
0 434 434
NU3.
Estos cupos serán redistribuidos
en otra UDS.

cupos
DESAYUNOS 256 96.133 96.133 274 95.699 95.699 Malambo IE JUAN XXIII operador
-18 434 434
NU3.
Estos cupos serán redistribuidos
en otra UDS.
GENERACIONES CON Se encuentra en etapa

224 5.600 5.600 0 0 0 224 5.600 5.600 precontractual y focalización de
BIENESTAR
la población.
GENERACIONES CON
Se encuentra en etapa
BIENESTAR OTRAS
- 4 100 100 0 0 0 4 100 100 precontractual y focalización de
FORMAS DE ATENCION
la población
CENTROS DE cupos del CZ Suroccidente
RECUPERACION 2 135 420 1 120 Causa: no se ha legalizado el
120 1 15 300
NUTRICIONAL convenio con el operador
Rosour. Funcionamiento previsto
a partir de Junio de 2013.
Fl PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0

BIENESTAR
RECUPERACION
NUTRICIONAL - 34 La diferencia de usuarios
232 464 34 232 232 o o 232
PAQUETE TIPO I corresponde a la rotación.
RECUPERACION
NUTRICIONAL - La diferencia de usuarios
34 1.625 3.250 34 1.625 1.625 o o 1.625
PAQUETE TIPO II corresponde a la rotación.
Alertas:
Baja ejecución en servicios de Primera infancia integral especialmente en Barranquilla. Yolanda

Ruiz, les informa que desde la Dirección Regional en coordinación con Asistencia técnica se está
trabajando con el Distrito de barranquilla la ejecución del convenio # 3359 y esto requiere una
revisión en terreno del funcionamiento de los servicios y un trabajo coordinado para mejorar la
atención.
Ejecución por encima en los servicios del SRPA y la Sede Nacional no ha dado respuesta, Mayra
Barrios se compromete en realizar seguimiento a esta petición.
Referente a Hogares gestores se les informa que la Sede nacional está tramitando la resolución
de asignación de los recursos para el segundo semestre.
Gestión financiera: Seguimiento a la ejecución presupuestal.
Luz Mila Medina y Pedro de la Cruz entregan en impreso y socializan el informe con fecha de
corte junio 26.
Ejecución presupuestal 94.32%
Presupuesto sin comprometer 5.68%
Cumplimiento de los pagos 38.93%
En 55 CDP se encuentran recursos por $ 2.126.052.325,90 .
En comité cada grupo informa los avances o las gestiones que está realizando con los CDP e
informa las liberaciones de CDP que realizaron.
Se retorna el compromiso de liberar los recursos no ejecutados de los contratos e Isabel Maria
Salazar, informa que la Dirección de Contratación envió a todas las dependencias el 30 de mayo
el procedimiento para la liberación de los recursos y mediante correo del 25 de junio lo reenvió.
En conclusión para liberar los recursos no será mediante actas corno se realizaba en el 2.012
ante el grupo financiero. El procedimiento será ante del Grupo jurídico mediante la solicitud de
otro sí, tal como lo establece el instructivo del mes de febrero del 2.013.
Mayra Barrios presenta un consolidado en los contratos de prestación de servicios profesionales

que han realizado el trámite de liberación. En total 12 contratos distribuidos así: 1 de hipódromo,
4 de Planeación y 7 de administrativa en total se liberaron recursos por $ 15.331.001 y Mónica
Lemus se comprometió en realizar el trámite de devolución respectiva.
Por ello, Yolanda Ruiz, le solicita a Luz Mila y a Pedro de la Cruz organizar un cronograma de

BIENESTAR
acompañamiento a todos los supervisores para realizar dicho trámite. Mónica Lemus, de manera
especial solicita priorizar esta actividad en los contratos de prestación de servicios ya que los
contratos iniciaron en fechas diferentes del mes de enero y febrero con una duración de 12
meses.
Referente al indicador de Pago, Yolanda Ruiz, le solicita a los coordinadores zonales y en

general a todos los supervisores realizar un estricto control y tomar los correctivos ya que este
tema está monitoreado permanentemente y es una responsabilidad de la entidad en cumplir con
las fechas de pago que establece el contrato.
Mónica Lemus, informa que tiene mucha,dificultad en cumplir con oportunidad en el trámite de
las cuentas ya que requiere los insumos de las diferentes dependencias para la certificación del
Transporte, fotocopia, papelería y aseo. Por ello, solicita su envío los 5 primeros días de cada
mes.
Para finalizar Luz Mila Medina felicita a los centros zonales porque en el mes de junio no se
realizaron devoluciones de cuenta por errores en cédula, falta de documentación, etc no
afectando la oportunidad en los pagos.
Gestión administrativa - Gestión documental:
Alcira Gómez retoma la responsabilidad legal de los coordinadores de la organización de los

archivos que textualmente dice:
Artículo tercero del acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación y reglamentario de la
Ley 594 de 2000 establece:
"Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la TRD
aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de
gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística. El respectivo jefe de la oficina será el responsable de
velar por la organización , consulta conservación y custodia del archivo de gestión de la
dependencia, sin perjuicio de la responsabílida.d,. señalada en el artículo 35 numeral 5 de la Ley
734 de 2002 para todo servidor público"
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION — Socializa la última normatividad así:
ACUERDO 060 DE 2.001 Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Decreto 2482 de 2.012 . Lineamientos generales para la integración de la planeación y gestión.
Objeto contribuir eficiencia administrativa, cero papel y plan de racionalización de trámites.
Decreto 2693 de 2012. Lineamientos generales de la estrategia a gobierno en línea. Trámites y
servicios a través de canales electrónicos.
Decreto 2609 de 2012 . Aplicación de avances tecnológicos de las TIC en el campo de la función
archivística.
Decreto 2578 de 2012. Reglamentación del Sistema nacional de archivos y otras disposiciones
administración de archivos del Estado.

BIENESTAR
METROS
METROS METROS
Nombre METROS LINEALES NO TOTALES
LINEALES DE CONFIRMADOS
LINEALES DE INCLUIDOS EN PROYECTAD
dependencia TRANSFERENC PARA REPORTE OBSERVACION
GESTION EL TRIMESTRE OS
IAS TRIMESTRE
ANTERIOR
DIRECCION
0 0 No hay reporte para este
REGIONAL 0 0 0
trimestre
GRUPO PLANEACION
Y SISTEMAS 2 2 0 4 4
Estos archivos están
pendientes por revisar
Se transfieren 0,4 M/L,
quedando pendiente por
GRUPO JURIDICO 6 6,4 revisar y transferir 6 M/1.
0 6, 4 12 , 4
Se entregó para propuesta
de eliminación 6 ML que se
está revisando.
GRUPO ASISTENCIA
TECNICA O O O O
No hay reporte para este
trimestre
GRUPO
ADMINISTRATIVO 1,5 0 1,5 1,5
Se transfirieron 15,6 M/L,
quedando pendiente por
GRUPO FINANCIERO 3,8 17,8 0 15,6 21,6 revisar y transferir 2,2
M/L. de transferencia. Los
3.8 son de gestión.
CENTRO ZONAL SUR De estos 36 M/L, están
OCCIDENTE 25 3 8 8 36 pendientes por revisar 28
m/L
CENTRO ZONAL SUR
ORIENTE O 0 0 0 No hay reporte para este
trimestre
Quedaron pendientes de
CENTRO ZONAL
HIPODROMO O 0 0 0 0
reportar los inventario
para generar la revisión de
la transferencia solicitada.
CENTRO ZONAL Se recibió 27 /6/13, debe
NORTE CENTRO 20 0 revisarse previo
0 0 20
HISTORICO transferencia. Se reportará
próximo trimestre.
CENTRO ZONAL
SABANALARGA 0 0 0 0 0
trimestre
Quedaron pendientes de
CENTRO ZONAL
BARANDA O O O
reportar los inventario
para generar la revisión de
la transferencia solicitada.
CENTRO ZONAL
SABANAGRANDE O O
trimestre
T O T A L 58,3 29,2 8 35,5 95,5
Gestión Regional: Socialización Taller realizado en Bogotá.
Yolanda Ruiz procede a dar lectura al resumen que envió la oficina de Gestión Regional, se
anexa al acta.
Defensores de Familia: Yolanda Ruiz informa que programará una reunión con todos los
Defensores de Familia ya que se han presentado dificultades en el cumplimiento de los turnos
para atender los requerimientos de protección en horario no laboral.
Tiene dos casos
específicos en que los Defensores no están cumpliendo con sus obligaciones en el tema y le
t'
F1 .PR20.MPAl.P5 Versión 2.0

BIENESTAR
haciendo seguimiento a los requerimientos.

PACCO:
Los coordinadores zonales solicitan participar en el registro de la información de la ejecución de

los contratos en el PACCO. Por ello, se acuerda gestionar con la Sede Nacional una capacitación
y clave de usuario para su registro. Mayra Barrios se compromete en realizar esta gestión.
Solicitud de Reubicación:
Yolanda Ruiz, Directora Regional agradece todo el apoyo que ha recibido de los coordinadores y
en general de toda la familia ICBF en el ejercicio de éste cargo que es de gran responsabilidad
por su complejidad. Además, agradece el voto de confianza del Nivel Nacional y lo está
asumiendo con el mayor compromiso y responsabilidad. En ese marco, considera que se
requiere realizar algunos cambios y rotación de personal que son necesarios y la única
motivación es cumplir con la misión institucional y en ningún caso quiere afectar la situación
personal o familiar que obviamente la está teniendo en cuenta pero se requiere realizar cambios
para oxigenar y mejorar la gestión de algunos procesos y dependencias que redunda en la buena
imagen institucional.
Informa que algunos cambios fueron previamente concertados con los coordinadores zonales y
otros no pero son necesarios. Otros son decisiones en la asignación de la función de
coordinación y requiere realizar algunos cambios. Mónica Lemus presenta las propuestas así:
Propuesta convenida con coordinadores zonales:
Nombre Perfil De A
Angela Salcedo Técnico CZ Hipódromo CZ Baranoa

Angela Sarmiento Técnico CZ Baranoa CZ Hipódromo
Nohra Benavides Secretario Ejecutivo CZ Hipódromo CZ Sur occidente
Luz Marina Carbonell Técnico CZ Sabanagrande CZ Sur occidente
Clotilde Rebolledo Auxiliar de Servicios CZ Sur occidente CZ Sabanagrande
Generales
Propuesta para estudio y aprobación:
Nombre Perfil De A
Martha Charris Profesional CZ Hipódromo CZ Sur Occidente
(Pedagogía)
Dianora Hernández Profesional CZ Sur occidente Grupo de Asistencia
(Pedagogía) Técnica
Merly Campy Profesional ~'Grupo de Asistencia CZ Sabanalarga
(Pedagogía) Técnica (coordinadora)
Miryam Gutierrez Profesional Grupo de Asistencia CZ Sur oriente
(Nutrición) Técnica (coordinadora)
Yamile Campbell Profesional CZ Sur oriente CZ Hipódromo
(Comunicadora) (coordinadora)
Betty Figueroa Profesional CZ Sabanalarga CZ Baranoa
(Abogada)

•• ,
BIENESTAR
Fany García Profesional CZ Baranoa Grupo de Asistencia

(Psicología Técnica
Johana Carrillo Profesional CZ Baranoa CZ Norte (Instituciones)
(Nutrición)
Ariel Charris Técnico CZ Hipódromo CZ Sur oriente
Jose Galindo Técnico CZ Sur oriente CZ Hipódromo
TRASLADOS
Nombre Perfil De ,
A
Miguel Torres Profesional Regional Regional Atlántico (Dirección Regional)
Sucre
Olga Cristancho Profesional Regional Regional Atlántico (Grupo de Planeación y
Bolívar Sistemas)
En el análisis de las reubicaciones, surgieron las siguientes intervenciones:
La coordinadora del CZ Martha Charris manifestó que el técnico Ariel Charris tiene residencia en Soledad y
al reubicarlo en un CZ de Barranquilla se ve afectado por cuanto no podrá ir a su casa en el descanso para
almorzar.
Así mismo, Oneida Bayona, coordinadora del CZ Baranoa manifestó que Angela Sarmiento se ve afectada
en su reubicación por cuanto el desplazamiento hasta Soledad le queda más difícil que a Baranoa.
Al respecto, el comité consideró poco viable mantenerla en el CZ por cuanto las actividades que se
requiere apoyar son inherentes al proceso financiero y la servidora ha manifestado que no puede asumirlo
porque su perfil no es afín a los temas financieros toda vez que es socióloga.
Finalmente Martha Charris, coordinadora del CZ Hipódromo solicitó considerar su ubicación en el CZ

Sabanagrande que le queda más cercano al municipio de residencia (Palmar de Varela). Al respecto,
Mónica Lemus informó que el CZ Sabanagrande 'C'uenta con perfil de pedagogía y la persona que tiene
este perfil reside en Sabanagrande razón por la cual no se consideró viable reubicarla en Sabanagrande.
Yolanda Ruiz, Directora Regional concluyó que para la implementación de la propuesta se tuvieron en
cuenta necesidades de servicio y perfiles acorde a dichas necesidades. Que es muy importante para la
entidad efectuar dichas reubicaciones toda vez que las rotaciones de personal permiten la mejora de los
procesos y se acuerda que se harán efectivas a partir del 15 de julio del 2.013.
Decisiones:
Remitir las certificaciones del servicio prestado al Grupo administrativo para el trámite de pago los 5 primeros
días de cada mes en el tema de Transporte, fotocopia, papelería y aseo.
Socializar y divulgar las instrucciones del Blindaje electoral a todos los servidores públicos y contratistas.
Tramitar las reubicaciones estudiadas y aprobadas en el Comité.
Compromisos / tareas Responsables Fechas

Gestionar con los dueños del proceso Nivel Mónica Patricia Lemus.
Nacional o entidades responsables para el ' Coordinadora Grupo Julio 5 del 2.013
F 1 .PR20.MPA1 . P5 Versión 2.0

BIENESTAR
cierre de las 2 AC abiertas: CNSC ( AC 912) e administrativo.

ingreso al almacén del mobiliario c.z. sur Luis Carlos Pereira,
oriente (AC 913) Profesional EPICO
Proyectar comunicación a la Dirección de Oneyda Bayona.
Nutrición por las dificultades en el seguimiento Coordinadora centro
Nutricional afectando la oportunidad en la zonal Baranoa. Julio 5 del 2.013
implementación de los planes de intervención. Yoland a Ruiz Pinzón.
Direct
Directora Regional
Realizar estudio de las condiciones de
almacenamiento de la Bienestarina en los Grupo de Planeación y
centros zonales y recomendaciones para Sistemas y Julio 26 del 2.013
cumplir con las normas. administrativa.
Remitir los resultados de la interventoría a los
coordinadores zonales. Promover los GET y
reuniones de los equipos zonales con la Patricia Hernández.
ánez.
d
Dirección Regional. Julio 5 del 2.013
interventoría para socializar los resultados y
retroalimentarse en este ejercicio.
Solicitar a la Dirección de Contratación, Doctor Isabel Maria Salazar.

Luis Javier Castellanos capacitación sobre Coordinadora Grupo Julio 5 del 2.013
proceso sancionatorio. Jurídico
Realizar seguimiento a los trámites de adición

con la Sede nacional para garantizar el Mayra Barrios García.
segundo semestre de hogares gestores y las Coordinadora de Julio 5 del 2.013
adiciones del SRPA solicitud # 16. Planeación
Elaborar un cronograma de acompañamiento a

los diferentes grupos en la liberación de los Luz Mila Medina.
compromisos de Contratos de los recursos no Coordinadora Grupo Julio 5 del 2.013
financiero
inanciero
Gestionar con la Sede Nacional capacitación

PACCO en el módulo de ejecución a los centros Mayra Barrios García.
zonales. Tramitar los permisos de usuarios en Coordinadora de Julio 5 del 2.013
el Aplicativo PACCO a los coordinadores Planeación
zonales.
Realizar los trámites administrativos y Mónica Patricia Lemus

comunicaciones pertinentes de los traslados y Rojano.
reubicaciones según decisiones tomadas en el Coordinadora Julio 5 del 2.013
comité Administrativa

BIENESTAR
FIRMA ASISTENTES (Ver listado Anexo)

Nombre Cargo / Dependencia Entidad Firma
Yolanda Ruiz Pinzón Directora (e) ICBF Regional
Atlántico ICBF
Monica Patricia Lemus Coordinadora Grupo
Rojano ICBF , A...e...e.e_zz
Administrativo
Isabel Maria Salazar Coordinadora Grupo Jurídico ICBF
Maribel Palacio Coordinadora Grupo de

Asistencia Técnica ICBF
Mayra Barrios García Coor

Coordinadora Grupo
Planeación y Sistemas ICBF
'.h11
di
Coornadora Grupo 1 % '
Luz Mila Medina
Financiero _I c'Yr 4i b
Johan Cabrera Profesional Dirección I
Regional ICBF
1111
Irles Rosales, Martha
Mercado, Martha Charris,
Beatriz Felizzola, Oneyda Coordinadoras
d
dinaoras Centros
Zonales y CESPA ICBF
Bayona, Gladys Peña, Merly
Campi, Viviana Morales
..„1 ...I
_I I tleip.~»
Maria Fernanda Barros, Profesionales de
Alcira Gómez y Patricia Administrativa y Dirección ICBF
Hernández. Regional
Fecha Hora Lugar

Próxima reunión
Se da por terminada la reunión a las 7:30
0 4
YOLAN RUIZ PINZÓN
PRESIDENTE MAYRA BARRIOS GARCIA
SECRETARIA

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Gestión Administrativa

ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No.16

Proceso/dependencia Tema Responsable

Aseguramiento a Resultados de la supervisión Patricia Hernández- Dirección

Direccionamiento Avances plan de acción, Mayra Barrios- Grupo de

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

Seguimiento a compromisos de actas anteriores:

No se presentaron los avances del seguimiento en este comité.

Proceso: Gestión Humana. Preparación y atención de emergencia.

El Plan de emergencia es la Estructuración de acciones preventivas y de preparación

Informa que en el Plan de acción de S&SO están varios planes, así:

El comité operativo de emergencia , está conformado por un jefe de brigada y 3 coordinadores:

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

es: Orientar sobre manejo de emociones en caso de emergencias, fortalecer la autoconfianza

Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no cumplimiento / Avances

OHSAS Sistemasde alarmas contra No cuentan con sistemas de alarma contra

F1.PR20.MPA1 P5 Versión 2.0

Patricia Hernández, profesional de Dirección responsable del proceso de supervisión presenta

Contrato de consultoría con REDCOM.

Se cumplió en un 100% el cronograma, para un total de 6 visitas realizadas.

ENTIDAD PORCENTAJE GLOBAL

Resultado Grupo de estándares:

ENTIDAD RESULTADO PROCESO ESTRUCTURA

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

CEDESOCIAL — HOGARES SUSTITUTOS: - Plan de atención integral y los Informe de evolución

FUNDACION FUTUROS VALORES: Incidencia de evasión, identificándose por parte de la

FUNDACION DESARROLLO Y VIDA: - RATIN: Tiempos de elaboración, condiciones de la

Informa que se presentaron 17 situaciones de reporte inmediato en unidades aplicativas,

CAE-SRPA 3 por condiciones administrativas, 2 manejo inadecuado de los alimentos y 1 por

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

INTERVENTORIA C&M Consultores.

En HCB las variables y situaciones más afectadas son:

- En ocasiones no se encuentran rejillas individuales de crecimiento lo que afecta varias variables

- No uso completo de los elementos higiénicos sanitarios para la preparación de alimentos.

En cuanto a entidades se analizan varios aspectos relativos a la calificación de las siguientes

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

- Entrega de Material didáctico (duradero y de ,

- Compra de alimentos: las EC en ocasiones no poseen listas de precios actualizadas o sólo

En el proceso de recepción documental, se ha encontrado dificultad en la claridad de los sellos

Algunos responsables de la prestación del servicio manifiestan no tener conocimiento de varias

El proceso de concertación de visitas se ha visto perjudicado por las diferencias encontradas en

El hecho de que se presentasen visitas fallidas en el proceso, dificulta la adecuada ejecución de

Plan de acción: El Plan de acción contiene 29 indicadores Regionales así:

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

GESTIÓN PARA LA PROMOCION Y

En el mes de mayo los resultados de los indicadores son:

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

NO APLICA PARA EL PERIODO 7

Por cada indicador los resultado del mes de mayo son:

Indicadores en Estado Óptimo

Código Numerador Denominador

Indicador Numerador Denominador

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

Indicadores en Estado Adecuado

Código Macro Numerador Denominador

Indicadores en Estado Crítico

Fl .PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0

Referente al indicador de liquidación de contratos Isabel Maria Salazar, coordinadora Grupo

Novedades- Indicadores incluidos en el período:

Código Indicad' ~indicador Macro Proceso / Proceso

Porcentaje de niños, niñas y adolescentes víctimas del

derechos por vulneraciones adicionales al desplazamiento Protección