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Versión
8.0 octubre 1 de 2011

Guía de navegación de Siesa Enterprise.

Como fase preparatoria a lo que será la operación de Siesa Enterprise en los
capítulos posteriores, se presenta esta guía de navegación, cuyo objetivo es dar a
conocer la metodología aplicada respecto al manejo de la interfase gráfica
utilizada para que los usuarios interactuen eficientemente con los diferentes
menúes, opciones de captura, consultas y reportes.

La base de manejo se toma del estándar que windows ha logrado estandarizar a
nivel mundial como interfase gráfica de comunicación. Esto conlleva a que de
entrada se reduzcan los tiempos de entrenamiento básico debido a que se
aprovechan muchas de las convenciones que a diario los usuarios utilizan en
otras aplicativos de oficina ampliamente conocidos.

Para el cumplimiento del objetivo propuesto en la presente guía de navegación
se plantean los siguiente tópicos.
La pantalla principal del Siesa Enterprise.

Definición de terminología básica.
La barra de títulos.
La barra de herramientas de Siesa Enterprise.
La barra de estado de Siesa Enterprise.
La barra de estado del windows.
La barra de estado de menúes.
El menú de archivo
El menú de edición.
El menú de maestros.
El menú de contabilidad.
El menú de cartera.
El menú de tesorería.
El menú de ventanas.
Esquema de captura, modificación y anulación de información.
Esquema de consulta.
Esquema de impresión.
Arranque y terminación de una sesión de trabajo.
Trabajo con varias sesiones de Siesa Enterprise simultáneamente.
¿Cómo abortar un proceso en ejecución?.
Particularización de la presentación estética de Siesa Enterprise.
Incidencia del esquema de permisos.
Manejo de la ayuda en línea.

Esquema de la pantalla principal de
Siesa_Enterprise.

La barra de herramientas.
Este es el componente de la pantalla principal sobre el que se basa la interacción
con el usuario, independientemente de si la operación que se está realizando es
de captura, modificación consulta o reporte.

Esta barra de herramientas aparece en la parte superior del área de trabajo. Si
coloca el cursor sobre un ícono aparecerá un texto indicando la función que
realiza el mismo. La mayoría de estos íconos siguen las convenciones de
windows; por ejemplo, el ícono del diskette indica guardar, el ícono de la
impresora imprimir, etc. Sin embargo, hay otros que son más específicos para
UNO_EE, como estos:

Adicionar:

Utilice este botón cuando necesite insertar un nuevo registro dentro del archivo
asociado a la ventana activa, por ejemplo, un nuevo tercero, una nueva cuenta
contable o un nuevo documento. Como método alterno se puede utilizar la tecla
de función [F3] o seleccionar la opción archivo, adicionar.

En caso de tener abiertas varias ventanas simultáneamente, se deberá activar
previamente la ventana correspondiente. por medio de un click sobre la barra de
título de cada una de ellas.

Editar:

Utilice este botón cuando necesite modificar el contenido del registro mostrado
en la ventana que está activa. Como método alterno se puede utilizar la tecla de
función [F4] o seleccionar la opción archivo, editar.

Duplicar:

Este botón permite agilizar labores de grabación de registros similares dentro del
archivo asociado a la ventana que está activa. Basta con darle click para que el
sistema traiga un nuevo registro con la información del último registro y
simplemente el usuario modifica la información que varía. Como método alterno
se puede utilizar la tecla de función [F5] o seleccionar la opción archivo,
duplicar.

Buscar:

Este botón se utiliza para buscar algo en un campo determinado dentro del
archivo asociado a la ventana activa. Los valores que toma como base son los
allí indicados. Por ejemplo: Si se desea consultar todas los clientes de apellido
Ramirez, basta con indicar en el apellido este contenido, así como en la lista de
chequeo de tipo de tercero, el indicador correspondiente a cliente. Como método
alterno se puede utilizar la tecla de función [F6] o seleccionar la opción edición,
buscar.

Salvar:

Este botón se utiliza para almacenar el contenido de un registro o un documento
dentro del archivo asociado a la ventana activa, siempre y cuando cumpla con las
condiciones dadas por el sistema, en cuyo, se mostrará el mensaje de error
correspondiente. Como método alterno se puede utilizar la tecla de función [F7]
o seleccionar la opción archivo, salvar.

Eliminar:

Este botón permite eliminar el registro o documento dentro de los archivos
asociados a la ventana activa, siempre y cuando no viole las condiciones de
integridad que tiene el sistema. Como método alterno se puede utilizar la tecla de
función [F8] o seleccionar la opción edición, eliminar.

Primero:

Este botón se utiliza para ir directamente al primer registro del archivo asociado
a la ventana activa. Como método alterno se pueden utilizar las teclas de función
[SHIFT] [F11] o seleccionar la opción edición, primero.

Anterior:

Este botón se utiliza para ir al registro anterior del archivo asociado a la ventana
activa, siempre y cuando no sea el primero. Como método alterno se pueden
utilizar las teclas de función [CTRL] [F11] o seleccionar la opción edición,
anterior.

Siguiente:

Este botón se utiliza para ir al registro siguiente del archivo asociado a la
ventana activa, siempre y cuando no sea el último. Como método alterno se
pueden utilizar las teclas de función [CTRL] [F12] o seleccionar la opción
edición, siguiente.

Ultimo:

Este botón se utiliza para ir directamente al último registro del archivo asociado
a la ventana activa. Como método alterno se pueden utilizar las teclas de función
[CTRL] [F12] o seleccionar la opción edición, último.

Impresión:

Este botón se utiliza para imprimir el contenido del registro o documento que
está activo en la ventana. Como método alterno se pueden utilizar las teclas de
función [CTRL] [P] o seleccionar la opción archivo, imprimir.

Ayuda:

Este botón se utiliza para acceder a la ayuda del sistema.

La barra de estado del windows

De acuerdo al estandar de windows, el icono de identificación que toda sesión de
trabajo que se abra quedará registrada como un botón en esta barra ubicada en la
parte inferior de la pantalla, y permanecerá en ella hasta mientras que la ventana
asociada esté abierta. De aquí surge la estandarización del principio multitarea
debido a que cuando se necesite cambiar de aplicación lo que debe hacer el
usuario es dar click al botón vinculado con la aplicación que desea accesar
nuevamente.

En el caso particular de Siesa Enterprise, no es necesario abrir sesiones
independientes; a medida que se vayan accesando las opciones de menú, por
cada una de ellas se va abriendo un área de memoria con su correspondiente
ventana en la zona de trabajo en la pantalla principal. Por lo tanto, el efecto
sobre la barra de estado de windows será como un solo botón sobre la barra de
windows, independientemente del número de tareas abiertas simultáneamente.

Para la interacción con cada una de las ventanas el usuario tiene varias formas.
La primera, es manteniendo presionado el click izquierdo del mouse sobre la
barra de estado para arrastrarla al lugar deseado. La segunda, es a través del
botón de minimización de cada ventana con el fin de mantenerla residente en
memoria sin ocupar espacio en el área de trabajo. Por ejemplo, en el caso de que
se tengan sesiones abiertas para consultas de cartera, centros de costos, períodos
y consignaciones, y se haya decidido minimizarlas, el siguiente es el aspecto que
tiene la zona de trabajo.

Archivo
A continuación se explican las funcionalidades de cada una de las opciones que
se presentan en este menú:

Adicionar (F3):
Se utiliza para ingresar cualquier dato nuevo al sistema, en las opciones de
captura de tablas de maestros o en la elaboración de documentos.

Editar (F4):
Se utiliza para colocar en modo de consulta, modificación o edición un dato
previamente grabado en el sistema, sea un maestro o un documento.

Duplicar (F5):
Se utiliza sólamente en la creación de maestros, su función es permitir copiar o
duplicar un texto en una tabla específica y con base en los datos capturados en el
registro anterior.

Salvar (F7):
Se utiliza para guardar o grabar la información de un nuevo registro, maestro o
documento.

Dispositivos:
Caracteres de impresión:
Contiene las especificaciones o caracteres de impresión por cada tipo de
impresión y tipo de letra. Se utiliza para que el usuario pueda configurar o
predeterminar las secuencias a utilizar en la impresión de documentos o reportes.

Lector de barras:
Aquí se configuran los dispositivos específicos utilizados en la lectura de
códigos de barras, asociados a ítems de inventario, servicios o activos fijos.

Básculas:
Se utiliza para definir las diferentes tipos de básculas que se tiene.

Configuración de estaciones:
Se utiliza para predefinir los tipos de dispositivos (impresora), lector de barras y
báscula de un usuario o terminal especifico.

Ajustar página (Alt+P):
Se utiliza en las opciones de impresión para cambiar de impresora y ajustar el
texto a la nueva configuración, de acuerdo a los estándares del sistema operativo
que se utiliza.

Imprimir (ctrl.+P):
Se utiliza para hacer un llamado a los dispositivos o equipos de impresión
configurados en la estación, o habilitados para que esta pueda usarlos.

Importar formatos:

Impresión de documentos:
Se utiliza para adicionar o habilitar los números de formatos de documentos en
el sistema. Se habilita la captura o importación utilizando los browser de acuerdo
al sistema operativo que se tenga.

Pagos electrónicos:
Se utiliza para adicionar o habilitar los números de formatos para pago
electrónico en el sistema. El origen o procedencia del documento es de Siesa
Enterprise basado en la estructura de archivo definida por las entidades
bancarias. Se habilita la captura o importación utilizando los browser de acuerdo
al sistema operativo que se tenga.

Seleccionar compañía:
Se utiliza para definir la compañía, a la que se le capturará/consultará
información en el sistema. Si se desea consultar la base de datos otra
compañía, se debe cambiar previamente utilizando esta opción.

Asistente de compañía:
Como su nombre lo indica, es el asistente que ayuda al usuario en la definición
del maestro de compañías. El maestro de compañías es el único maestro que no
se adiciona o crea en la tabla de maestros. Se define siempre a través del
asistente.

Log:
En el sistema se deja huella de todos los contactos que el usuario tiene con el
sistema mismo.

Exportar maestros:

Refrescar seguridad:

Cambiar clave interna:

Personalizados:

Preferencias:

Menú:

Maestros por usuarios:

Localizar reportes:

Localizar actualizador:

Salir (Alt + Q):

Configuración de movimiento entre
compañías

La configuración de movimientos entre compañías, permite configurar por
varios tipos de documento "origen", el documento de contrapartida que
automáticamente se creará por el mismo valor a los campos configurados de
documento, auxiliar, CO, UN y tercero.

Entre los documentos "origen" se tienen: documento contable, recibos de caja,
otros ingresos, comprobante de egreso directo, pago electrónico directo.

Explicación detallada de campos

Configuración de gastos por función

El objetivo de esta opción es configurar las equivalencias de los registros
adicionales por cada auxiliar. Para ello en las áreas de auxiliar base, auxiliar de
naturaleza base y auxiliar de contrapartida se informan los códigos contables
específicos de auxiliar y/o centro de operación y/o unidad de negocio y/o centro
de costo.

Explicación detallada de los campos.

Regionales

Este maestro tiene como objetivo el agrupamiento y/o consolidación de varios
centros de operación, entendiéndose como tal las sucursales o puntos de venta de
una compañía, con el propósito de generación de informes y estados financieros
de un grupo de Centros específicos. Este tipo de manejo es muy propio de las
compañías con múltiples sucursales o agencias en diversas partes del territorio.
La asociación en este caso se da para involucrar varios centros de operación bajo
una misma regional, seguramente que respondiendo a las estructuras y cadenas
de mando de la compañía.

Se deben definir en este maestro los códigos de las diferentes regionales que
conforman la compañía. La asociación a las regionales se logra al momento de
definir los centros de operación, donde es necesario especificar el código de
regional al cual pertenecen. Es obligatorio crear como mínimo una regional.


Regional:
Corresponde al código que identificara a la regional en Siesa_Enterprise.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción de la regional
Retornar al Menu de Maestros
Unidades de Negocio

Las unidades de negocio son entidades económicas dentro de una empresa que
son responsables y autónomas en la generación de ingresos y egresos. Se definen
aquí los códigos de las diferentes unidades de negocio de la compañía, las cuales
serán utilizadas en el registro de transacciones contables y en la generación de
Informes y estados financieros por unidad de Negocio. Ejemplo: en un holding
empresarial que se dedica a diferentes actividades productivas se puede utilizar
la unidad de negocio para diferenciar cada una de ellas:

01. Agroindustria.
02. Construcción.
03. Arrendamiento de propiedad raiz.


Unidad:
Corresponde al código que identificara a la unidad de negocios en
Siesa_Enterprise.

Activa:
Este campo de selección se utiliza para indicar el estado de activa o no de las
unidades de negocios y se valida para el registro de transacciones en
Siesa_Enterprise.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción de la unidad de negocios.

Un ejemplo de Unidades de negocio puede ser por ejemplo, las líneas o
divisiones de una compañía:

Retornar al Menú de Maestros
Grupos de Unidades de Negocio

Esta tabla de grupos de unidades de negocio es aplicable a empresas o grupos de
empresas que requieren presentar estados financieros de manera sumarizada
(consolidada) o resúmenes de saldos de clientes en el módulo de Cuentas por
Cobrar, así mismo, también se aplican a los resúmenes de saldos proveedor en el
módulo de Cuentas por pagar. El usuario puede crear los grupos de unidades de
negocio que requiera y hacer las combinaciones pertinentes. Un centro de
operación puede estar en varios grupos a la vez.


Grupo:
Código alfanumérico que identifica el grupo de unidades de negocio.

Descripción:
Corresponde a la descripción o nombre del grupo de unidades de negocio.

El usuario deberá marcar o seleccionar las unidades de negocio que desea
agrupar en la tabla.

Llaves de impuestos

En este maestro el usuario debe definir los códigos de cada uno de los impuestos
vigentes y que generarán transacciones contables. Se debe crear un código para
cada impuesto, por ejemplo, si se tiene IVA del 10% y del 16%, se deberán crear
dos códigos, uno para cada impuesto. Esta tabla es utilizada por el sistema para
todos los efectos de liquidación, reporte y validación en lo que a materia de
impuestos se refiere. De acuerdo con la legislación nacional, están vigentes
como impuestos el "IVA" y el "ICA" en sus diferentes categorías, bases y tarifas,
cada uno de los cuales deberá ser catalogado con un código y descripción, más
algunos otros campos o valores que forman parte de la clasificación,
identificación y contabilización del impuesto.


Impuesto:
Se utiliza para definir el código que identificara el impuesto.

Descripción:
Es el nombre o descripción completa del impuesto y su tasa.

Clase:
Se refiere a la clase de impuesto, puede ser IVA o ICA.

Cálculo:
De acuerdo al tipo de impuesto, el cálculo del mismo puede ser en porcentaje
(16%, 10%, etc.) o valor (por ejemplo para el caso del IVA en los licores).

Base gravable:
Se utiliza para definir el valor de cobertura o aplicación del impuesto. En el caso
del IVA en tasa, se aplica por ejemplo el 100% que significa que se aplica a la
totalidad del valor de la transacción. Cuando el tipo de calculo se define en valor,
la base gravable se deberá indicar como el valor a partir del cual se debe aplicar
el impuesto.

Tasa:
Corresponde al porcentaje o valor del impuesto.

Equivalencias contables:
Para que las contabilizaciones de cada impuesto sean automáticas, el usuario
debe definir cuales serán las cuentas auxiliares que se deben utilizar para cada
concepto o tipo de transacción. Algunas de estas tienen adicionalmente motivos
lo que implica que igualmente por cada motivo se deben definir las cuentas que
se debitan o acreditan, según corresponda a la transacción.
Complementariamente se deben reportar o definir los centros de operación y
unidades de negocio, cuando la cuenta auxiliar tenga activos estos parámetros.

Monedas

Se definen aquí los códigos y parámetros de cada una de las diferentes monedas
extranjeras en las cuales se registraran transacciones, y se requiere llevar saldos en
forma independiente. Esta información se podrá visualizar en los listados de Cartera y
Tesorería.


Moneda:
Corresponde al código que identificará a la moneda en el sistema.

Símbolo:
Corresponde al símbolo que se desea desplegar o imprimir en las transacciones
que se efectúan con la moneda.

Descripción:
Corresponde al nombre de la moneda.

Es mas fuerte que la moneda de base:
Este campo de selección se utiliza para definir el tipo de operación que se desea
realizar en los procesos de conversión entre la moneda que se esta definiendo y
la moneda de base o de conversión.

Si no se activa, indica que la moneda a definir es menor que la moneda base de
conversión, en cuyo caso los valores que se registren por concepto de tasa
deberán ser divididos en la conversión de las mismas.

Si se activa , indica que la moneda a definir es mayor que la moneda base de
conversión, en cuyo caso los valores que se registren por concepto de tasa
deberán ser multiplicados en la conversión de las mismas.

Tab de tasas
_____________________________________________________________
En esta carpeta se definen las tasas de conversión con respecto a la moneda base
de conversión definida en la compañía, y las respectivas fechas de vigencia para
cada una de estas. Estas tasas serán validadas en los registros y emisión de
documentos con afectación en moneda extranjera. La fecha de vigencia se tiene
presente para la aplicación de la tasa vigente según la fecha de emisión del
documento.

Fecha Desde:
Se utiliza para parametrizar el display de las fechas a partir de la cual se desea
desplegar las vigencias y tasas en el recuadro siguiente.

Fecha Hasta:
Se utiliza para parametrizar el display de las fechas hasta la cual se desea
desplegar las vigencias y tasas en el recuadro siguiente.

Fecha:
Corresponde a la fecha a partir de la cual va a regir la tasa de cambio a reportar
con respecto a la moneda base de conversión.

Tasa:
Corresponde al valor de la tasa de cambio con respecto a la moneda base de
conversión.

Nota: Es importante recordar que el valor de la tasa esta directamente
relacionado con el indicador de "Es mas fuerte que la moneda de conversión".

Si el botón no esta activo, indica que la moneda es menor que la moneda base de
conversión, en cuyo caso los valores que se registren por concepto de tasa serán
divididos en la conversión de las mismas.

Ejemplo:
Moneda Base: Peso Colombiano
Moneda a definir : Sucre
Tasa: 10 (equivale a decir 10 Sucres por Peso).

Si el botón esta activo, indica que la moneda es mayor que la moneda base de
conversión, en cuyo caso los valores que se registren por concepto de tasa serán
multiplicados en la conversión de las mismas.

Ejemplo:
Moneda Base: Peso Colombiano
Moneda a definir : Dollar
Tasa: 2500 (equivale a decir 2500 Pesos por Dollar).

Tab de generales
_____________________________________________________________
En esta carpeta se definen los parámetros para el control de decimales y
contabilización de la diferencia en cambio generada en la conversión de las
monedas. Se deben especificar cuales serán los valores en decimales a manejar
en las transacciones y cuentas auxiliares en las cuales se contabilizarán las
diferencias en cambio generadas en el proceso.

Decimales Unidades:
Se utiliza para definir el numero de decimales que se manejaran en las
transacciones donde sea necesario registrar valores unitarios.

Decimales Totales:
Se utiliza para definir el numero de decimales que se manejaran en los totales de
las transacciones de documentos y demás registros contables.

Decimales compras y ventas:
Se utiliza para definir el numero de decimales que se manejaran en los totales de
las transacciones de compras y sus respectivos documentos.

Centro de Costos:
Corresponde al código de centro de costos que se desea captura, cuando la
cuenta auxiliar tiene activo este parámetro.
Ir al maestro de Centros de Costos
Notas:
En esta sub carpeta se registran las observaciones que se desea hacer por cada
moneda.

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Tipo de cambio

Esta funcionalidad permite crear varios tipos de cambio para la misma moneda,
por ejemplo, se puede crear un tipo de cambio de Compra y otro de Venta, para
la moneda Dólar; es decir, se pueden declarar en un mismo día tasas
independientes para la misma moneda.

La información aquí declarada se tomará como base en la siguiente opción
"Moneda-Tipo de cambio por clase" el tipo de cambio que se utilizará por cada
documento.


Tipos de cambio por clase

Esta opción permite configurar el tipo de cambio que debe aplicar el sistema por
cada clase de documento documento. Ejemplo: las facturas de venta en dolares
se deberían liquidar con el tipo de cambio venta y los recaudos con el tipo de
cambio de recaudo.

Como prerrequisito se deben tener declarados los diferentes tipos de cambio, por
medio de la opción anterior "Monedas-Tipo de cambio".


Denominaciones

El objetivo de este maestro es crear todas las diferentes denominaciones de la
moneda, es decir monedas de 100, billetes de 1000, billetes de 2000 etc. Esta se
utilizan en la legalización de cobro y planilla de cuadre.

Esto se usa en el modulo de legalización de cobro, al hacer el recaudo de
efectivo puedas sacar una grilla donde se le dice la cantidad de cada
denominación y el sistema calcula el valor del efectivo recibido; en forma
similar a como lo hacen en los bancos

Terceros

Los terceros son todas aquellas personas naturales o jurídicas con las cuales se
efectuan transacciones. Estos a su vez son categorizados en clientes,
proveedores, empleados, internos, etc. Complementariamente y como
prerequisito, se deben definir algunas tablas básicas a las cuales se asocian los
terceros: estas corresponden a "Tipos de Identificación" para la totalidad de
terceros, Clases de Proveedores para aquellos terceros que califiquen como tal, y
Criterios de Clasificación de libre construcción para agrupar aquellos terceros
calificados como Clientes de la compañia.

Las diferentes tablas a las cuales se asocian los terceros, así como los
indicadores y parámetros definidos, son en Siesa Enterprise los delineamientos
sobre los cuales se registrará, consultara o generaran reportes asociados a estos.

En este capítulo de maestros se agrupan los terceros y sus tablas básicas, de
acuerdo a los conceptos expresados anteriormente.

De clic aqui para ingresar al Maestro de Terceros.
De clic aqui para actualizar a los Tipos de Identificación de Terceros.
De clic aqui para actualizar las Clases de Proveedores.
De clic aqui para actualizar los Criterios de Clasificación de Terceros.
Retornar a la Introducción de Maestros

Terceros

En este maestro se definen todos los datos e información asociada a cada uno de las
personas Naturales y/o Jurídicas sobre las cuales se registraran transacciones. Cada una
de estas personas son denominadas Terceros en Siesa Enteprise y pueden ser además
proveedores o clientes.

Para cada tercero cliente o proveedor, se le debe crear como mínimo una sucursal en
la cual se definen los parámetros de clasificación, cupo, direcciones y demás datos
propios de cada una de ellas.

Explicación de los campos de información básica:

Tercero:
Corresponde al código que identificará a la persona jurídica o natural en el
sistema. Usualmente se recomienda utilizar el numero de NIT para las personas
Jurídicas, o el numero de cédula para las personas naturales.

Tipo ID:
Corresponde al tipo de identificación del tercero. En el campo se prevé la
consulta y selección de los tipo de identificación previamente definidos por
Siesa Enteprise.

Numero:
Corresponde al numero de identificación, es decir, el numero de cédula o Nit del
tercero. Al final del presente campo se despliega el dígito de verificación del nit,
cuando éste ha sido definido en el tipo de identificación.

Persona Jurídica:
Este botón de chequeo se utiliza para señalar que el tercero que se esta
definiendo es una Compañía o Persona Jurídica. Cuando se utiliza este botón se
debe diligenciar adicionalmente la Razón Social.

Persona Natural:
Este botón indica que el tercero que se esta definiendo es una persona natural.

Razón Social:
Corresponde al nombre comercial o social del tercero o compañía que se esta
definiendo. Igualmente al nombre del establecimiento cuando este ha sido
definido bajo la identificación de una persona natural. Por ejemplo, con los
terceros catalogados como Régimen Simplificado.

Apellidos:
Corresponde al primer y segundo apellido de la persona natural.

Nombres:
Corresponde al nombre completo de la persona natural.

Sin Identificación:
Se utiliza para definir terceros de tipo interno.

Los campos complementarios de este maestro y la explicación de cada uno de
ellos están contenidos en las siguientes carpetas, las cuales deberán ser
igualmente diligenciadas:

Tab de generales
_____________________________________________________________
Los campos contenidos en esta carpeta indican el tipo de tercero que se define.
Un tercero puede tener activos mas de un botón, por ejemplo, cuando este es
proveedor y cliente a la vez.

El uso de los campos es así :

Interno: Cuando se necesita crear un código de tercero para registros
propios o internos de la compañía Cliente, cuando el tercero es un cliente
de la compañía
Proveedor, cuando el tercero es un proveedor de la compañía
Empleado, cuando el tercero es un empleado de la compañía
Accionista, cuando se trata de un tercero accionista de la compañía
Otros, cuando el tercero no califica en ninguna de las clasificaciones
anteriores.

Tab de contactos
_____________________________________________________________
En esta carpeta se definen los campos de dirección y contacto con el tercero.
Estos son utilizados además de forma informativa, para la impresión de
documentos en los cuales sea necesario especificar la información de contacto y
dirección del tercero.

Contacto:
Corresponde al nombre de la persona contacto, por ejemplo, el nombre del
representante Legal del tercero.

Dirección:
Corresponde a la descripción de la dirección del tercero. Se pueden utilizar los 3
renglones o solamente uno o dos, según corresponda.

País/ Dpto./ Ciudad:
Corresponde al nombre del País, Departamento y Ciudad de residencia del
tercero. Estos se capturan de los maestros correspondientes y previamente
definidos por el usuario en Siesa Enterprise.

Para hacer una búsqueda y selección del nombre deseado, se puede hacer uso del
indicador de Flecha ubicado al lado derecho del combo box correspondiente a
cada campo, como se presenta a continuación:

Barrio:
Corresponde al nombre del barrio donde esta ubicado el tercero.

Teléfono / Fax:
Corresponde a los números de teléfono y fax del tercero.

Código Postal:
Corresponde al número o código postal del tercero.

Email:
Corresponde a la dirección de correo electrónico o e-mail del tercero.

Tab de clientes
_____________________________________________________________
En esta carpeta se define la información adicional y complementaria cuando el
tercero definido ha sido clasificado como cliente.

Para actualizar las sucursales se debe dar click el botón de "Adicionar", ubicado
en la parte superior derecha de esta forma. Seguidamente se desplegarán los
campos que se debe diligenciar para complementar la información propia de
cada una de las sucursales del cliente en forma similar a como se han
diligenciado los datos del tercero principal
Generales Sucursal del Cliente:
Contactos de la Sucursal del cliente:
Direcciones de la Sucursal del cliente:
Impuestos de la sucursal del cliente:
Clasificación de la sucursal del cliente:
Notas de la sucursal del cliente:

Tab de proveedores
_____________________________________________________________
En esta carpeta se actualizan los datos correspondientes al proveedor y sus
sucursales. Para adicionar un nuevo registro, se debe dar click el campo
"Adicionar" ubicado en la parte superior derecha del formato.

Seguidamente se deberá diligenciar cada una se las subcarpetas que agrupan la
información del proveedor, estas son:
Generales de Sucursales del Proveedor:
Contactos de Sucursales del proveedor:
Direcciones de Sucursales del proveedor
Impuestos de Sucursales del proveedor:
Bancos de Sucursales del proveedor:
Notas de Sucursales del proveedor:
Contactos:
Cliente:
Proveedor:

Tipos de clientes

Los tipos de clientes establecen agrupaciones de clientes bajo un criterio o concepto
común, los cuales son utilizados posteriormente para efectos de consultas, reportes y
análisis en los diferentes módulos del sistema. Por ejemplo, sector público, privado,
distribuidores, mayoristas, almacenes de cadena, minoristas, etc.

De igual manera, los parámetros complementarios relativos a las cuentas por cobrar,
anticipos y otros, asociados a cada tipo de cliente, se utilizan en algunos procesos para
realizar registros de manera automática, por ejemplo, vincular la cuenta por cobrar y la
cuenta de anticipos, con el fin de automatizar de acuerdo al tipo de cliente, la
contabilización de los procesos de ventas de productos y/o servicios.


Tipo:
Corresponde al código de identificación de cada tipo de cliente.

Descripción:
Es el nombre o identificación del tipo de cliente.

Tab de generales
_____________________________________________________________
Auxiliar CxC:
Se utiliza para asociar el código de la cuenta por cobrar a la cual pertenece el
tipo de clientes seleccionado.

Auxiliar anticipos:
Se utiliza para asociar la cuenta de anticipos correspondiente.

U.N.:
Cuando se utiliza la variable de unidad de negocios, se debe definir aquí la
unidad relacionada con el tipo de cliente.

C.Costo:
Se utiliza para asociar el centro de costos, cuando este es empleado con el
cliente.

Notas:
Corresponde a los comentarios, observaciones o notas en general que se desee
registrar en el tipo de cliente.

Tipos de clientes

Los tipos de clientes establecen agrupaciones de clientes bajo un criterio o concepto
común, los cuales son utilizados posteriormente para efectos de consultas, reportes y
análisis en los diferentes módulos del sistema. Por ejemplo, sector público, privado,
distribuidores, mayoristas, almacenes de cadena, minoristas, etc.

De igual manera, los parámetros complementarios relativos a las cuentas por cobrar,
anticipos y otros, asociados a cada tipo de cliente, se utilizan en algunos procesos para
realizar registros de manera automática, por ejemplo, vincular la cuenta por cobrar y la
cuenta de anticipos, con el fin de automatizar de acuerdo al tipo de cliente, la
contabilización de los procesos de ventas de productos y/o servicios.


Tipo:
Corresponde al código de identificación de cada tipo de cliente.

Descripción:
Es el nombre o identificación del tipo de cliente.

Tab de generales
_____________________________________________________________
Auxiliar CxC:
Se utiliza para asociar el código de la cuenta por cobrar a la cual pertenece el
tipo de clientes seleccionado.

Auxiliar anticipos:
Se utiliza para asociar la cuenta de anticipos correspondiente.

U.N.:
Cuando se utiliza la variable de unidad de negocios, se debe definir aquí la
unidad relacionada con el tipo de cliente.

C.Costo:
Se utiliza para asociar el centro de costos, cuando este es empleado con el
cliente.

Notas:
Corresponde a los comentarios, observaciones o notas en general que se desee
registrar en el tipo de cliente.

Criterios Mayores para clientes

Los criterios de clasificación de terceros se han creado para agrupar bajo
diferentes perspectivas, criterios o clasificaciones, a los terceros que conforman
su base instalada de Clientes.

La aplicabilidad de este concepto es muy variada dependiendo de la compañía,
su actividad, sus políticas de clasificación de información y sus clientes mismos.

El esquema general parte de la definición de uno o varios planes o tipos de
agrupamiento para clasificar a los clientes. Por ejemplo "Zonas y Sub-zonas",
"Actividades económicas", "Tipos de Empresas", etc. En estos se define el tipo
de estructura y niveles que se desea dar a cada uno de los Planes de criterios.

Seguidamente se definen cada uno de los códigos o criterios mayores para cada
uno de los planes antes mencionados, de acuerdo a las estructuras y niveles
dados en estos.

Los criterios Mayores se definen posteriormente a la creación de los Planes de
Terceros Clientes. Son cada uno de los diferentes códigos o clasificaciones que
contiene un plan, es decir, las agrupaciones mayores de los clientes en un plan o
tipo de criterio dado. Es así como para un plan definido como "Actividad
Económica", los criterios mayores son cada una de las diversas clasificaciones
de la actividad económica misma, por ejemplo: "Comerciante", "Industrial",
"Agricultor", etc., cada una de las cuales tendrá un código y una descripción. En
un plan geográfico, los criterios son por ejemplo cada una de las zonas o sectores
clasificados:


Plan:
Se debe seleccionar aquí el plan en el cual se desea actualizar los Criterios
Mayores. Siesa Enterprise permite consultar y seleccionar en el campo
correspondiente los diversos planes previamente definidos y existentes.
Ir al maestro de Planes de Terceros

Mayor:
Una vez seleccionado el plan, se debe capturar aquí cada uno de los códigos que
identificaran las diversas clasificaciones.

Descripción:
Corresponde a la descripción o nombre del criterio mayor.
Retornar al menu de Maestros
Planes de Criterios para clientes

Los criterios son tablas de libre definición que se asocian a los terceros al
momento de ser creados, con el fin de clasificarlos de acuerdo a características o
criterios comunes a los mismos, por ejemplo, asociar los terceros dependiendo
de su actividad económica, o asociar los terceros de acuerdo al sector al cual
pertenezcan, etc.

Clasificaciones como las anteriormente mencionadas, permitirán generar
reportes ordenados de acuerdo a los criterios previamente definidos, obteniendo
información de un criterio en particular, o simplemente presentar la información
ordenada y separadamente de acuerdo a los mismos.

Los Planes de Criterios son cada una de esas diversas clasificaciones, es decir
son la definición de cada una de las tablas o criterios que se deseen construir. Por
ejemplo "Actividad Económica", "Sector", etc.


Plan:
Campo alfanumérico de 3 posiciones en el cual se define el código que
identificara al tipo de plan o tipo de criterio que se desea crear.

Descripción:
Corresponde a la descripción literal de plan o tipo de criterio que se define.
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Clases de Proveedores

Esta es una tabla no estructurada y de libre definición por el usuario, cuyo
objetivo principal es permitir clasificar los terceros proveedores de acuerdo a
criterios de agrupación específicos. Por ejemplo, clasificar los proveedores entre
Nacionales y del Exterior, o Sector Publico y Sector Privado, o de acuerdo a la
actividad del mismo, etc.

Esta clasificación será utilizada para la generación de reportes y consultas en las
cuales se pueda extraer aleatoriamente la información de una clase de
proveedores en particular, u ordenar la misma dependiendo del uso dado.


Clase de proveedor:
Código numérico de 4 posiciones cuyo valor es de libre escogencia por parte del
usuario. .

Descripción:
Nombre completo de la clasificación del proveedor.

Condiciones de Pago

Se definen aquí tantos códigos y tablas como condiciones de pago tenga la compañía.
Estas condiciones estarán asociadas a las transacciones de Compras y Ventas, en las
cuales se deberá registrar fechas de emisión y de vencimiento del documento o
transacción.


Condición de pago:
Corresponde al código que identificada cada condición en Siesa Enteprise.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción de la condición de pago.

Se deben diligenciar las siguientes dos carpetas en las cuales se contienen los
parámetros básicos que complementan la tabla de Condiciones de Pago.

Tab general
_____________________________________________________________
En esta carpeta se definen los parámetros generales de cada condición de pago
relacionados a los vencimientos, mora y anticipos.

Cuotas:
Se utiliza para indicar el número de cuotas cuando la condición de pago se
cancela en varias cuotas.

Periodicidad:
Se utiliza para indicar el o modalidad de vencimiento de la condición de pago. Si
la condición es en número de dias, se deberá indicar el valor en días de
vencimiento; si la condición es día fijo, se deberá indicar el día fijo en el mes en
que se vence; y si la condición es mes/ día fijo, se deberá indicar el mes y día del
vencimiento.

Días de Vencimiento:
Corresponde a los días de vencimiento que se desea catalogar para la condición
de pago. Utilizando los botones de "+ y -" del lado drecho del campo, se
aumentan o disminuyen los días.

Tab de pronto pago
_____________________________________________________________
Tasa pronto pago:
Corresponde a la tasa a otorgar para los días de pronto pago definidos en la
condición.

Días Pronto Pago:
Se utiliza para especificar el numero de días mínimo a considerar para conceder
el descuento de pronto pago. Quiere decir lo anterior, que si la cuenta es
cancelada "n" días antes de su fecha de vencimiento, se concederá la tasa de
pronto pago definida, donde "n" corresponde a los días del pronto pago de la
condición.

Utilizando los botones de "+ y -" del lado derecho del campo, se aumentan o
disminuyen los días.

Tab de mora
_____________________________________________________________
Tasa de mora:
Corresponde a la tasa mensual que se liquidará una vez vencido el término
especificado en el vencimiento de la condición de pago.

Valor Mínimo:
Corresponde al valor mínimo a partir del cual se liquidarán los intereses de
mora.

Anticipo:
Tasa de anticipo:
Corresponde a la tasa o porcentaje de anticipo que se debe exigir en la condición
de pago.

Notas
Se definen aquí las notas u observaciones que se considere necesario hacer por
cada condición de pago.

Pronto pago

Este maestro permite configurar las tablas de descuentos por pronto otorgado a
los clientes o proveedores; los cuales se liquidarán dependiendo de la fecha de
recaudo en los recibos de caja, o en la programación de pagos.

- Para que el sistema calcule automáticamente con la tabla de pronto pago la
condicion de pago de la factura de venta o compra debe tener prendido el
indicador de pronto pago con tasa cero. Ya que si tiene tasa toma es esa
condición.


Tipos de Identificación

En este maestro se definen los códigos y nombres de los diferentes tipos de
identificación que se desee tener y que serán utilizados en la actualización del
archivo maestro de terceros.


Tipo id:
Corresponde al código o dígito que identificara cada uno de los diversos tipos de
identificación. Por ejemplo "C" para Cédula de Ciudadanía, "N" para N.I.T.

DV:
Corresponde al dígito de verificación que se requiera asociar a un tipo de
identificación especifico. Por ejemplo para el Nit de los terceros, es necesario
activar este, seleccionando una de las dos opciones de captura previamente
definidas:

No captura código: se utiliza para los tipos de identificación que no
requieren asociación de dígito de verificación. Tal es el caso de la
"Cédula de Ciudadanía".

Si captura dígito y manual: se utiliza para los tipos de identificación
que requieren el numero del dígito de verificación. Es manual por que
el usuario podrá digitar este número.

Si captura dígito y automático: se utiliza para los tipos de
identificación que requieren el número del dígito de verificación. Es
automático por que es el sistema quien asigna el dígito de verificación
de acuerdo a las normas vigentes en Colombia a este respecto.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del tipo de identificación.

Vendedores

Se definen aquí los códigos de terceros, que cumplen la función de vendedores
en la compañía. Como prerrequisito los vendedores debe se deben haber creado
previamente como terceros. Estos códigos e utilizan para registrar el vendedor
en las transacciones relativas a Ventas y Cartera, para la posterior obtención de
información clasificada por código de Vendedor, como por ejemplo, los análisis
de Cuentas por Cobrar por Vendedor, estadísticos por vendedor, etc.


Vendedor:
Corresponde al código que identificara al vendedor en Siesa_Enterprise.

Tercero:
Corresponde al código del tercero empleado, previamente catalogado en el
maestro de terceros. Sobre el campo se podrá efectuar la consulta y selección del
funcionario deseado.

Nombre:
Corresponde al nombre del funcionario asociado al código de vendedor.
Ir al maestro de terceros
Cuentas

En este capítulo se definen los maestros que conforman los Planes de Cuentas,
las cuentas Mayores y las cuentas Auxiliares o de registro.

Siesa Enterprise permite crear varios planes de cuentas con sus respectivas
cuentas mayores, y compartir las mismas cuentas auxiliares. De esta forma se
pueden obtener informes contables y estados financieros bajo diferentes
características y presentaciones.

De clic aquí para ir a Cuentas Auxiliares.
De clic aquí para ir a Cuentas Mayores.
De clic aquí para ir a Planes de Cuentas.
Retornar a Introducción a Maestros.

Auxiliares
Las cuentas auxiliares son utilizadas para consignar la información contable, de
acuerdo al criterio aplicable a cada tipo de registro, conforme a la costumbre y el
principio contable mismo. También son necesarias para la obtención de información
ordenada bajo el criterio expuesto, en las opciones de consultas y reportes de Siesa
Enterprise. La información contable se puede obtener igualmente a diferentes niveles
de detalle, dependiendo de las estructuras de cuentas mayores, planes y auxiliares
agrupadas.

En esta tabla se deben crear los códigos de cuentas auxiliares de la compañía que serán
utilizadas para hacer las imputaciones y/o registros contables. Los auxiliares a su vez
se deben asociar al menos a un plan de cuentas y a una tabla de cuentas mayores.
Usualmente en el sector privado de Colombia se asocian a las cuentas mayores
definidas bajo el plan único de cuentas "PUC".

Siesa Enteprise permite crear otros planes y cuentas mayores a los cuales se pueden
asociar libremente las cuentas auxiliares, lo que ofrece al usuario la alternativa de
obtener diferentes presentaciones y/o ordenamientos en la generación de sus estados
financieros.

Para el caso de las empresas constructoras en los auxiliares se establece el amarre de
los grupos de centros de costos, rubros, unidad de negocio y centros de operación.


Auxiliar:
Se utiliza para definir el código de la cuenta auxiliar, por ejemplo 130505 para
Nacionales (de clientes).

Activo:
Se utiliza para activar o inactivar cuentas auxiliares, con la premisa de que solo
se permitirá hacer registros sobre auxiliares en estado Activo.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción de la cuenta auxiliar.


Tab generales de auxiliares
_____________________________________________________________
En esta carpeta se definen el tipo de cuenta y naturaleza del auxiliar. Así mismo
se pueden asociar opcionalmente a un CO, Unidad de negocio y Clases de
costos. La no asociación a ninguna de estas opciones en particular permitirá
registrar bajo la auxiliar transacciones en varios COs, Unidades de negocio y
Clases de costos. Además de seleccionar la moneda que trabajará la cuenta
auxiliar, se pueden seleccionar otras opciones que indican al sistema la captura y
manejo de Información para conciliación bancaria, Flujo de Caja, Diferidos y
Presupuestos:

Tipo:
Corresponde al tipo de cuenta auxiliar. El usuario deberá seleccionar una de las
tres opciones definidas en los botones, así:

Balance: se utiliza cuando el auxiliar corresponde a una cuenta de
Balance.
Estado de Resultados: se utiliza cuando el auxiliar corresponde a una
cuenta perteneciente al Estado de Resultados.
Otro: se utiliza para los auxiliares definidos para el registro de
transacciones propias del manejo contable, como es el caso de las
Cuentas Puentes o Temporales.

Naturaleza:
Corresponde a la naturaleza de la cuenta. El usuario deberá seleccionar una de
las dos opciones definidas en los botones.

Disponible:
En este recuadro se indica si las cuentas afectan el "disponible" necesario para el
manejo y cálculos del flujo de efectivo. Complementariamente la cuenta a la vez
puede pertenecer a Bancos, en cuyo caso se debe activar el indicador respectivo
que permitirá hacer los procesos de conciliación bancaria. Si la cuenta
corresponde a una auxiliar de Caja, se debe activar el indicador respectivo para
capturar los medios de pago con los cuales se alimentan o afectan sus saldos.

Diferidos:
Se utiliza para indicar que la cuenta es afectada en los procesos de diferidos del
sistema.

Exclusivo para distribución de costos:
Se utiliza para indicar que esta es una cuenta auxiliar únicamente utilizada por
los procesos automáticos de distribución de costos.

Tab de centros de costos
_____________________________________________________________
Grupo:
Se utiliza para definir si la cuenta auxiliar va a manejar información
complementaria de centros de costos en sus registros. Para tal efecto se deberá
seleccionar el grupo de centros de costos, de acuerdo al tipo o grupo previamente
definido. Por ejemplo: administrativos, ventas o producción.

Presupuesto:
Se utiliza para indicar que la cuenta se presupuesta.

Rubro:
Se utiliza para indicar el código de rubro de cuentas a presupuestar.

Maneja terceros:
A partir de este indicador se define si la cuenta auxiliar va a manejar detalle por
código de tercero, es decir, si se va a capturar el tercero en la cuenta. De ser así,
opcionalmente se pueden definir dos valores complementarios cada uno de los
cuales tienen un efecto especial: Solo acumulados y Si, Saldos:

Solo Acumulados:
Se utiliza para las cuentas auxiliares que de un periodo a otro no acumulan
saldos por tercero, como por ejemplo las cuentas de resultados, impuestos, etc.

Si, Saldos
Se utiliza para las cuentas donde se requiere controlar además del tercero, detalle
de saldos por documento. Tal es el caso de las cuentas de cartera. En este caso se
debe indicar el tipo de saldos que deben manejarse entre los valores de Cliente o
Proveedor.

C.O:
Corresponde al código de centro de operación. Se utiliza para especificar que la
auxiliar sólamente registrará transacciones del Centro de Operación
seleccionado, por ejemplo para las cuentas auxiliares de Bancos, se debe crear
una auxiliar por cada cuenta bancaria, y esta será de uso y manejo exclusivo de
un mismo emisor (centro de operación).

Cuando la cuenta auxiliar requiere el poder registrar transacciones de diversos
Centros de operación este campo se deberá dejar en blanco.

Sobre el campo se puede activar la consulta y selección de un CO en particular:

UN:
Corresponde al código de unidad de negocios y se utiliza para indicar que la
cuenta auxiliar sólo manejará transacciones de la unidad de negocios
seleccionada.

Cuando se requiere poder registrar transacciones en la misma auxiliar para varias
unidades de negocio, este campo se deberá dejar en blanco.

Sobre el campo se puede activar la consulta y selección de una Unidad de
negocios en particular:

Moneda:
Corresponde al código de moneda default de la cuenta auxiliar. Cuando este
código de moneda es diferente a la moneda nacional, las transacciones a reportar
se deberán registrar tanto en la moneda nacional como en la moneda extranjera
definida.

Sobre el campo se puede activar la consulta y selección de una Moneda en
particular.

Auxiliar por Pérdida:
Corresponde al código de cuenta auxiliar donde se desea contabilizar el valor de
perdida generado en el ajuste de diferencia en cambio.

Auxiliar por Utilidad:
Corresponde al código de cuenta auxiliar donde se desea contabilizar el valor de
utilidad generado en el ajuste de diferencia en cambio.

Tab de impuestos/inflación
_____________________________________________________________
En esta carpeta se definen los indicadores que determinar que la cuenta auxiliar
es para el manejo de Impuestos o Ajustes por Inflación. Esto se logra activando
las opciones de selección que presenta la forma y diligenciando los campos
complementarios para cada caso:

Impuestos / Retención:
Se utiliza para especificar que la cuenta auxiliar es de impuestos o retención. En
caso afirmativo se debe marcar el cuadro de selección y definir el tipo y clase de
impuesto que aplica a la cuenta.

Tipo:
Se refiere al tipo de impuesto que se desea asociar a la cuenta auxiliar, cuando
esta ha sido definida como tal. Las opciones son: Impuesto descontable,
Impuesto generado, Retención a favor, Retención por pagar. Cada uno de los
anteriores valores corresponde a una de las cuatro posibilidades de clasificación
para las cuentas auxiliares de impuestos.

Clase:
Una vez definido el tipo de impuesto a que se refiere la cuenta auxiliar
(generado, descontable, etc. ) se debe definir la clase de impuesto o retención.
Las opciones posibles para impuestos son: IVA e ICA, y para retenciones se
tienen : Renta, IVA o ICA.

Tasa:
Una vez definidos los campos anteriores, debe indicarse la tasa o porcentaje del
impuesto o retención. Debe recordarse que se debe crear una cuenta auxiliar por
cada tipo, clase y tasa de impuesto o retención.

Base:
Se debe definir aquí el valor o base a partir de la cual aplica la tasa del impuesto
o retención.

Recibe ajuste por inflación:
Se utiliza para demarcar las cuentas sobre las cuales se registra el valor de los
ajustes por inflación. El efecto de marcar las cuentas auxiliares que reciben el
ajuste, es poder identificarlas para darles un tratamiento especial en algunos
procesos e informes del sistema, por ejemplo, al emitir estados financieros con o
sin ajustes.

Inflación:
Independientemente del valor anterior, este indicador se utiliza para especificar
que la cuenta auxiliar se ajusta por inflación. Cuando esto sucede, se debe
complementariamente definir los códigos de las cuentas auxiliares donde se debe
debitar y acreditar el respectivo ajuste.

Ajuste por Inflación:
Cuando la cuenta auxiliar debe ser afectada por Ajustes por Inflación, se debe
indicar el código de auxiliar sobre el cual se desea contabilizar el valor del
ajuste.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción de la cuenta auxiliar del ajuste.

Corrección Monetaria:
Complementariamente al registro anterior, corresponde al código y descripción
de la cuenta auxiliar donde se debe contabilizar la contrapartida del valor del
ajuste por inflación.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción de la cuenta auxiliar de la contrapartida.

Tab de mayores de auxiliares
_____________________________________________________________
En esta carpeta se hace la asociación de las cuentas auxiliares a los Planes
Contables y Cuentas Mayores que previamente fueron definidos. De esta forma
se crea el vínculo y estructura que serán utilizados en la generación de reportes y
estados financieros. Obsérvese que la misma cuenta auxiliar se puede asociar a
múltiples planes de cuentas a la vez. Esto se logra indicando la cuenta mayor del
plan a la cual pertenecerá la cuenta auxiliar. Es obligatorio asociar la cuenta
auxiliar como mínimo a un plan de cuentas.

Plan:
Corresponde a los código de Planes de Cuentas existentes los cuales son
presentados en su totalidad en esta columna. Utilizando el cursos se puede
seleccionar un plan en particular y sobre éste activar los siguientes indicadores.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del plan de cuentas.

Mayor:
Esta opción de selección se utiliza para indicar el código de cuenta mayor al cual
se desea asociar la cuenta auxiliar, por cada uno de los planes existentes. Se debe
asociar la auxiliar al menos a un plan que debe ser el plan de cuentas que adopte
la compañía para la presentación y ordenamiento de sus informes.

Descripción Mayor:
Corresponde al nombre o descripción de la cuenta mayor capturada en el campo
anterior. Es desplegado automáticamente por Siesa Enterprise al capturar el
código de cuenta mayor.

Tab de notas de auxiliares
_____________________________________________________________
En esta carpeta se registran las notas u observaciones que se desee hacer por
cada cuenta auxiliar. La captura de las notas se hace en forma abierta y libre, en
forma similar a como se captura un archivo texto.
Mayores

En este maestro se definen las cuentas mayores que conforman los planes de cuentas y
que serán utilizadas en la asociación de las cuentas auxiliares, cuya finalidad es
facilitar y ordenar las consultas y reportes contables, así como en la generación de
estados financieros. Las cuentas mayores son agrupadoras de los valores registrados en
las cuentas auxiliares que tienen asociadas. Sobre ellas no se hacen registros o
imputaciones contables directas.


Plan:
En este campo se debe seleccionar el Plan de cuentas al cual se desea actualizar
cuentas mayores. Sobre el campo se puede activar la consulta y selección del
plan deseado:
Ir al Maestro de Planes de Cuentas
Mayor:
Se define aquí los códigos de cuentas mayores en forma ordenada y ascendente,
desde el primer nivel hasta el mayor (antes de las cuentas auxiliares) por cada
uno de los planes de cuentas existentes. Cada código deberá contener en forma
lógica el código del nivel que le precede. Así por ejemplo, se crea inicialmente el
código 1, luego el 11 cuyo padre es el 1, luego el 1110 cuyo padre es el 11, etc.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción de la cuenta mayor. Se deberá crear los
niveles en forma lógica y ordenada, respetando los tamaños o numero de
caracteres definidos para cada nivel en el Plan.


Tab de generales de mayores
_____________________________________________________________
Esta carpeta corresponde a los datos generales de las cuentas mayores. Se utiliza
para especificar los parámetros básicos relativos al tipo de cuenta y su
naturaleza. En la medida que se crean cuentas de mayor nivel, éstas heredaran el
tipo del padre correspondiente, aunque su naturaleza en un momento dado puede
ser contraria.

Tipo:
Corresponde al tipo de cuenta mayor. El usuario deberá seleccionar una de las
tres opciones presentadas, así:

Balance: Se utiliza cuando la mayor corresponde a una cuenta de
Balance.
Estado de Resultados: Se utiliza cuando la mayor corresponde a una
cuenta perteneciente al Estado de Resultados.
Otro: Se utiliza para los mayores definidos para el registro de
transacciones propias del manejo contable, como es el caso de las
cuentas puentes o temporales.

Naturaleza:
Corresponde a la naturaleza de la cuenta. El usuario deberá seleccionar una de
las dos opciones presentadas "Débito" o "Crédito". La información del nivel y
padre, es presentada por Siesa Enterprise en forma automática, en la medida que
se ingresan o definen las cuentas mayores y con base en los parámetros del plan.

Tab de notas de mayores
_____________________________________________________________
En esta carpeta se registran las notas u observaciones que se requiera hacer para
cada cuenta mayor.
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Plan de Cuentas

En este archivo maestro se definen los diferentes planes de cuentas y sus respectivas
estructuras, conforme a las normas vigentes y/o las necesidades de información de las
compañías.

Siesa_Enterprise permite crear múltiples planes a los cuales posteriormente se pueden
asociar sus respectivas cuentas Mayores y auxiliares. Al generar informes y/o estados
financieros, el usuario podrá seleccionar el formato de Plan que se desea utilizar,
teniendo la oportunidad por ejemplo de presentar los Balances y Estados de resultados
bajo el formato del PUC y bajo un formato independiente líbremente definido por la
compañía o casa matriz para la presentación de sus estados financieros a la Junta o
directivas.


Plan:
Corresponde al código que identificará a cada plan en el sistema.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del plan. Los campos complementarios de
este maestro y la explicación de cada uno de ellos están contenidos en las
siguientes carpetas, las cuales deberán ser igualmente diligenciadas:

Tab de estructura de cuentas
_____________________________________________________________
Siesa_Enterprise a la vez que brinda la posibilidad de tener varios planes de
cuentas, por cada uno de estos permite definir el numero de niveles que tendrá y
el número de dígitos de cada nivel. En la medida que se crea la estructura en
forma ascendente, se presentan a manera informativa el numero de campo de
inicio y el total acumulado de caracteres utilizados a cada nivel. Solamente se
requiere reportar el título y número de dígitos que utilizara en cada nivel.

Nivel:
Corresponde al numero de nivel que tiene el Plan de cuentas, en cual es asignado
por Siesa Enteprise en forma automática en la medida en que es definido y/o
agregado un nuevo nivel dentro del plan.

Descripción:
Es el nombre que se desea dar al nivel. Este nombre define o identifica el tipo de
cuenta mayor que deberá asociarse a cada nivel, de acuerdo al plan de cuentas
utilizado.

Inicio:
Este campo es informativo y automático de Siesa Enterprise. Presenta el número
de campo inicial a partir del cual se ubicará un nivel en la estructura del plan,
dependiendo del tamaño asignado a los niveles inmediatamente anteriores.

Tamaño:
Es diligenciado por el usuario para definir el número de dígitos que se desea dar
a cada nivel. Este es un valor numérico y se utilizará para la validación y
asignación de códigos en la definición de las cuentas mayores del Plan. En
Colombia estos han sido previamente definidos por el Gobierno bajo los criterios
contenidos en los planes únicos de Cuentas para cada sector.

Total:
Este es el contador del número de campos utilizados hasta en la estructura del
plan. Es informativo.

Tab de plan de cuentas
_____________________________________________________________
Esta consulta presenta la estructura de árbol de un plan de cuentas con los
diferentes niveles, cuentas mayores y auxiliares, previamente definidas en las
tablas. Haga clic en los diferentes iconos

Tab de notas del plan de cuentas
__________________________________________________
En esta carpeta se definen las notas o comentarios por cada plan.
Siesa_Enterprise ofrece un formato abierto tipo texto en el cual el usuario podrá
registrar las observaciones o notas que requiera, por cada plan de cuentas
definido.
Retornar al menú de maestros
Reporte de planes de cuentas

Este programa tiene por objeto permitir generar un informe de los códigos
registrados en este catálogo. De igual manera se brinda la posibilidad de que el
informe se pueda visualizar, imprimir o generar un archivo texto a partir de éste.
Los campos que se incluyen en el informe dependen de las opciones de selección
escogidas.

Para activar la opción de reporte de este catálogo, se debe hacer uso de el botón
de "imprimir" ubicado en la parte superior sobre la barra de herramientas.


PUC:
Se selecciona aquí el plan de cuentas del que se desea generar informe.

Mayor:
Se puede seleccionar un rubro de cuentas bajo el título de una cuenta mayor
específica.

Descripción:
Es el display del nombre o descripción de la cuenta mayor seleccionada.

Nivel:
Se utiliza para seleccionar el nivel de presentación del informe. Se tienen 4
niveles: cuenta, subcuenta, sub-subcuenta y auxiliares.

Estado:
Se utiliza para seleccionar el tipo de cuentas a presentar según su estado: todas,
activas e inactivas.

Título:
Nombre que se desea imprimir o dar al informe.

Pantalla:
Indica que el informe generado se desea visualizar por pantalla.

Impresora:
Se utiliza para indicar que el informe generado se desea imprimir en forma
directa.

Texto:
Se utiliza para generar el informe en formato de archivo texto.

Cancelar:
Se utiliza para cancelar la generación del informe.

Reporte Auxiliares sin plan

Este programe tiene como propósito ayudar al usuario a detectar cuales son las
cuentas auxiliares que no se han asociado a ningún plan de cuentas. El proceso
permite generar una consulta, reporte o archivo tipo texto.


Auxiliares que no estén en el plan:
Permite la selección de un plan en particular o todos los planes a la vez. Los
auxiliares que correspondan a la selección serán aquellos que no estén en el plan
seleccionado.

Orden:
Se refiere a las posibles opciones de ordenamiento del reporte. Se tienen el
código del auxiliar y la descripción del mismo.

Descendente:
Permite generar la información en forma ascendente o descendente, según se
seleccione o no este campo.

Título:
Es un campo libre que permite al usuario colocar el nombre o título del reporte a
generar.

Pantalla:
Este botón permite visualizar el informe generado.

Impresora:
Este botón permite imprimir el informe generado.

Texto:
Este botón genera un archivo plano a partir del informe generado.

Cancelar:
Este botón cancela la generación del informe.

Objetivo de los rubros

Los rubros son un mecanismo que sirve de puente para establecer la forma
como interactuarán el plan contable con las diferentes partidas presupuestales.
La necesidad de tener que recurrir a este mecanismo de apoyo es que no
siempre las partidas presupuestales corresponden a una cuenta específica; y las
partidas presupuestales se hacen es para un rubro presupuestal específico y no
discriminadamente por cuenta contable.

Lo anterior, desde el punto de vista funcional implica utilizar una estructura de
apoyo complementaria, conformada por plan de rubros, mayores de rubros y
auxiliares. En esta, el nivel más general de acumulación es el "plan de rubros"
que cumple la misión de declarar la partidas más generales de discriminación;
estas a su vez están conformadas por varios " rubros mayores", que llevan los
subtotales en los que están discriminados, y finalmente, en el nivel inferior de
esta estructura complementaria, están los "auxiliares de rubros", que establecen
la relación con las cuentas contables.

Para el caso de las empresas constructoras se recomienda utilizar los rubros de
cuentas para diferenciar: materiales, mano de obra, transporte, indirectos, etc.

Auxiliares de rubros de cuentas

Después de haber definido los "planes de rubros de cuentas" y los "mayores de
rubros de cuentas", se tiene esta opción cuyo objetivo es definir los códigos de
rubros sobre los que se harán las imputaciones, y de paso, relacionarlo con la
estructura de "mayores de rubros" definidas para los diferentes "planes de
rubros". Ejemplo:

Auxiliar Ingresos......................................... Mayor
010101 Ingresos por consultoría 0101
010102 Ingresos por Soporte 0101
020201 Honorarios Junta Directiva 0202
020301 Servicios públicos 0201
020301 Servicios aseo y vigilancia 0201

Rubro:
Código de rubro que identificará el auxiliar.

Descripción:
Descripción del código de rubro.

Naturaleza:
El usuario deberá seleccionar una de las dos opciones presentadas, así: ingreso,
egreso.

Controla CDP:
Cuadro de selección que automáticamente se activa cuando en el campo anterior
se indica una naturaleza de "egreso"; esto indica que el sistema llevará en todo
momento el saldo del CDP(certificado de disponibilidad presupestal). De todas
maneras, si para el caso específico de la empresa no aplica llevar este saldo de
disponibilidad, se puede desactivar esta opción.

Maneja centro de costos:
Cuadro de selección que se activa cuando en el campo de naturaleza se indica
una de "ingreso", esto indica que el sistema llevará la discriminación por centro
de costos. De todas maneras, si para el caso específico de la empresa no aplica
esta funcinalidad se puede desactivar.

Para los casos de naturaleza de "egreso" el sistema no permite la discriminación
por centro de costo, y sólo existe la posibilidad de hacerlo por CDP.

Tab de mayores
Mediante esta pantalla el usuario establece la relación del "rubro" que se está
creando con cada una de las "cuentas mayores" de los diferentes "planes de
rubros". Esto se logra mediante una grilla (matriz) en la que las filas son los
diferentes "planes de rubros" y en cada una de ellas se tiene una columna de
"mayor" en la cual se digita el código de cuenta mayor con la que se desea
plantear la relación.

Nota
La estructura que se acaba de plantear, sólo tomará vida desde el punto de vista
funcional cuando en la pantalla de captura normal de cuentas auxiliares, se
establezca la relación con un rubro de presupuesto. Esto se logra en la opción
(maestros/ cuentas/ auxiliares) en el tab de "generales" en el campo de "rubro";
allí al dar click sobre este botón se invocan los diferentes rubros con los cuales
se puede plantear la relación.

Mayores de rubros de cuentas

El objetivo de esta opción es declarar las diferentes "mayores del plan de
rubros" y su respectiva relación con un "plan de rubros". De esta manera se
definen los diferentes niveles de subtotalización de los informes de ejecución
presupuestal, que en su estructura más general ya fue planteada en la opción de
"planes de rubros de cuentas".

Ejemplo:
01 Ingresos
0101 Ingresos Operacionales.
0102 Ingresos no operacionales.
02 Egresos
0201 Gastos Generales.
0202 Gastos Honorarios.

Plan:
Plan de rubros de cuentas con el cual estará asociada la "mayor de rubros" que se
está creando.

Mayor:
Código de la "mayor de rubro de cuentas" que se está definiendo.

Descripción:
Descripción de la "mayor de rubro de cuentas".

Naturaleza:
El usuario deberá seleccionar una de las dos opciones presentadas, así: ingreso,
egreso.

Notas:
Campo de libre utilización por parte del usuario para incluir notas u
observaciones que se requieran hacer.
Planes de rubros de cuentas

Como primera fase en la definición de los rubros presupuestales, se tiene la
declaración de los planes presupuestales, cuya función es definir datos básicos,
sobre los que se construirá la estructura del rubro.

Ejemplo de un plan de rubros para una empresa constructora.
Plan 1:Rubros obras
11 Materiales.
12 Mano de obra.
13 Indirectos.

Plan:
Código con el cual se identificará el plan de rubros.

Descripción:
Descripción del plan de rubros.

Nivel:
Corresponde al numero de nivel que tiene el Plan de cuentas, en cual es asignado
por Siesa Enteprise en forma automática en la medida en que es definido y/o
agregado un nuevo nivel dentro del plan.

Descripción:
Descripción del nivel que se está creando.

Inicio:
Campo manejado automáticamente por el sistema; este se calcula dependiendo
del tamaño del campo digitado por el usuario para el campo anterior. Para el
primer nivel el sistema arranca en 1.

Tamaño:
Campo digitado por el usuario mediante el cual se indica el tamaño del nivel que
se está creando.

Total:
Campo manejado automáticamente por el sistema; se calcular sumando el inicio
y el tamaño.
Reporte de rubros presupuestales

Una vez se ha declarado la estructura y contenido de los rubros presupuestales,
mediante las tres opciones (planes, mayores y auxiliares) el objetivo de esta
opción es generar el reporte que discrimina la estructura dada al rubro, en sus
tres niveles: plan de rubros, mayores de rubros y cuentas auxiliares.

Centros de costos

El maestro de Centros de Costos se utiliza para definir cada uno de los códigos
de los diferentes departamentos en los cuales esta de alguna manera dividida la
compañía. La definición de este maestro es libre en cuanto al numero de dígitos
del código, el código mismo y su descripción. Sin embargo en toda empresa
existe un nivel de subordinación que se aplica tanto para los funcionarios como
para los departamentos. Esta jerarquización es definida en el maestro de Centros
de Costos Mayores y puede asimilarse a una tabla estructurada en niveles, cada
uno de los cuales tendrá un Padre del cual dependan o al cual estén
subordinados.

Las políticas de definición de las estructuras mayores sobre las cuales se
asignarán los centros de costos, son definidas en el maestro de Estructura. Allí se
define el numero de niveles y dígitos de cada nivel de los llamados Centros de
Costos Mayores.

Siesa Enterprise permite la captura de registros sobre los códigos de los Centros
de Costos. Las consultas y Reportes se pueden obtener por código de centro de
costos o en forma sumarizada de acuerdo a las estructuras definidas en los
Centros de Costos Mayores.

Este manejo permite al usuario modificar las estructuras en cualquier momento,
sin necesidad de afectar los códigos de los centros de costos propiamente dichos.
En cualquier momento se permite replantear las políticas definidas en las
estructuras y los códigos de centros mayores, conforme la compañía varíe su
estructura.

Centros de costos

Se definen aquí cada uno de los códigos de las áreas, dependencias o unidades
de información que conforman los centros de costos de la compañía. El código
del Centro de Costos y número de dígitos es de libre definición. Solamente se
requiere asignarlo a un código de Centro de Costos Mayor previamente definido
y estructurado.

En los centros de costos auxiliares se puede modificar en cualquier momento el
código de Mayor sobre el cual se asocia, sin que ello distorsione la información
capturada. Con este ejercicio solamente se modifica la pertenencia o
dependencia del centro de costos.

Para el caso de aplicar el Siesa-Enterprise en una empresa constructora se
recomienda utilizar los centros de costos para llevar cada uno de los ítems de
obra. Así mismo, se recomienda la diferenciación de equipos alquilados y
propios.

Auxiliar:
Corresponde al código con el cual se identificara el área o Centro de costo
especifico. Este es de libre definición en cuando al numero de dígitos o código
que se desee utilizar.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del centro de costo.

Responsable:
Corresponde al nombre del responsable del centro de costos. Es informativo.

Grupo:
Corresponde al código de grupo de centro de costos al cual se va a asociar el
centro de costos actual.

Mayor:
Corresponde al Código de Centro de Costo Mayor al cual se va a asociar el
Centro de Costos Auxiliar. Esta asociación puede ser modificada de un mayor a
otro, conforme se reestructuren los organigramas o dependencias en la
compañía. Sobre el campo se puede activar la consulta y selección del código
deseado.
Ir al maestro de Centros de costos Mayores

C.O:
Se utiliza cuando se desea asociar un centro de costos a un centro de operación
especifico, de tal forma que solamente se podrán registrar transacciones
contables con cargo al centro de costos y centro de operación asociado.

Si se requiere poder capturar transacciones en el centro de costos de diversos
Centros de Operación, este campo se debe dejar en blanco. Sobre el campo se
puede consultar y seleccionar el código de Centro de Operación deseado.
Ir al maestro de Centros de Operación
UN:
Se utiliza para indicar que el centro de costos solo manejara transacciones de una
unidad de negocios seleccionada. Cuando se requiere poder registrar
transacciones en el mismo centro de costos para varias unidades de negocio, este
campo se deberá dejar en blanco.

Sobre el campo se puede activar la consulta y selección de la unidad de negocios
deseada:
Ir al maestro de Unidades de Negocio
Notas:
Se utiliza para registrar las notas u observaciones que se desean hacer relativas a
cada centro de costos.
Retornar al menú de Centros de Costos
Centros de costos mayores

Se definen aquí en forma similar a la estructuración de un plan de cuentas, los
códigos y descripciones de las áreas principales, divisiones o estructuras de
centros de costos de la compañía. Los Centros de Costos Mayores son los
primeros niveles de la estructura o niveles de Titulo, cuyo objetivo especifico es
la Agrupación de varios centros de costos auxiliares que tengan una dirección o
subordinación común.

Así por ejemplo, en el Centro de Costos Mayor de "Administración", se podrían
agrupar los centros de costos de "Dirección Administrativa", "Contabilidad",
"Tesorería", "Personal", "Sistemas", Secretaria", etc., donde cada uno de los
anteriores es un centro de costos auxiliar.

Mayor:
Se digitan aquí los códigos que identificaran las áreas principales o Mayores de
Centros de Costos. Esta definición se hace acorde al número de niveles y dígitos
de los mismos definidos previamente en la Estructura de Centros de Costos. Si
en la estructura se definió mas de un nivel, se deben digitar en forma ordenada,
secuencial y ascendente cada código de Mayor, del primer a ultimo nivel.

A manera de ejemplo en una estructura de 3 niveles de 2 dígitos cada uno,
primero se digitará el código "01" con la totalidad de su información, luego se
digitará el código "0101" correspondiente al segundo nivel con la totalidad de
sus datos y finalmente el "010101".

Descripción:
Corresponde a la descripción o nombre del Centro de Costos Mayor.

Responsable:
Corresponde al nombre del responsable del área o Centro de Costos Mayor. Es
informativo y no obligatorio.
La información correspondiente al Nivel y al Padre, se presenta
automáticamente conforme se van creando los diferentes códigos de Centros de
Costos Mayores.

Notas:
Se utiliza para consignar las observaciones o notas que se requiera hacer.
Retornar al Menú de Centros de Costos

Estructura de centros de costos

El objetivo de este maestro, es predefinir una estructura uniforme para los
Centros de Costos Mayores, acorde a las políticas y centros de costos de la
compañía, estipulando los niveles y número de dígitos de cada nivel para
posteriormente definir los códigos de Centros de Costos Mayores o de título.

Esta estructura puede ser modificada posteriormente con el fin de
reacondicionarla y adaptarla a las nuevas necesidades de la compañía.

Estructura:
En esta carpeta se definen los niveles y tamaños que deberán tener cada uno de
los niveles de centros de costos. El usuario debe digitar la descripción y tamaño
de cada nivel. Siesa Enteprise en forma automática presentará el número de
campo inicial y el total de dígitos acumulado para cada nivel. Igualmente y en la
medida que se crean un nuevo nivel, en forma automática presentará un renglón
posterior en blanco que permite ensanchar la estructura.

Nivel:
Corresponde al numero de nivel que tiene cada nivel en la estructura de árbol. Es
asignado por Siesa Enteprise en forma automática en la medida en que es
definido y/o agregado cada nuevo nivel dentro de la estructura.

Descripción:
Es el nombre que identifica a cada nivel en la estructura.

Inicio:
Este campo es informativo y automático de Siesas Enterprise. Presenta el
número de campo inicial a partir del cual se ubicará cada nuevo nivel en la
estructura de Centros de Costos Mayores, dependiendo del tamaño asignado a
los niveles inmediatamente anteriores.

Tamaño:
Se debe definir aquí el número de dígitos que se desea dar a cada nivel de los
Centros de Costos Mayores. Este es un valor numérico y se utilizara para la
validación y asignación de códigos a cada uno de los Centros de Costos mayores
al momento de su creación.

Total:
Este es el contador del número de campos utilizados por cada nivel y el total de
campos utilizados en la estructura de los Centros de Costos Mayores. Es
informativo.

Plan
Esta consulta permite visualizar en forma de árbol, la estructura dada a los
centros de costos para la totalidad de niveles, centros de costos mayores y
auxiliares. Estas tablas y su presentación corresponderá al tipo de estructura y
códigos creados en los maestros de costos.

Haga clic en los diferentes iconos para contraer o expandir la información
contenida a manera de árbol en la consulta.
Retornar al maestro de Centros de Costos

Grupos de Centros de Costos

En este menú se definen los diversos tipos de centros de costos de la compañía,
por ejemplo, centros administrativos, de ventas, productivos, etc. El objetivo de
esta asociación es poder predeterminar en las cuentas auxiliares que exigen
centro de costos, cuales serán los centros de costos (de un grupo específico)
sobre los cuales se permitirán registrar transacciones.

Una aplicación directa de lo anterior se puede estableces de acuerdo a la
estructura del PUC, donde se han predefinido cuentas para los costos
administrativos, de ventas y productivos independientes. Los grupos de centros
de costos así definidos, garantizarán que en cada una de estas cuentas no se
cometan errores al digitar.

Grupo:
Corresponde al código que se desea dar al grupo de centros de costos. Estos
pueden ser numéricos, alfanuméricos nemónicos. Para el ejemplo se utiliza el
código CA asociándolo al grupo de costos administrativos.

Descripción:
Es el nombre o descripción del grupo de costos.

Reporte de grupos de centros de costos

informe se pueda visualizar, imprimir o generar un archivo texto a partir de éste.
escogidas.


Explicación de los campos de la carpeta:
Orden:
Se permite generar el informe bajo diferentes tipos de ordenamiento: por código
o descripción.

Descendente:
Se utiliza para ordenar en forma ascendente o descendente el informe, de
acuerdo al parámetro anterior.

Título:
Nombre que se desea imprimir o dar al informe.

Pantalla:
Indica que el informe generado se desea visualizar por pantalla.

Impresora:
Se utiliza para indicar que el informe generado se desea imprimir en forma
directa.

Exportar:
Se utiliza para generar el informe en formato de archivo texto.

Cancelar:

Cierre de centros de costos

El objetivo de esta opción es generar un comprobante contable mediante el cual se deja
en cero el acumulado que tiene un centro de costos determinado, y se lleva a una
cuenta contable definida por el usuario, el cual sirve como contrapartida en la
transacción contable generada. La necesidad de esta opción surge cuando un centro de
costo se ha utilizado como mecanismo para hacerle seguimiento a los desembolsos que
la empresa ha realizado para actividades temporales, tales como asistencia a eventos,
montaje de maquinaria, importaciones, etc., las cuales tienen como característica
común que sólo tienen vigencia en períodos determinados. El sistema permite
inactivar o no permanentemente este centro de costo para su uso posterior.

Explicación detallada de los campos:
C.O...:
Corresponde al código de centro de operación donde se realiza el documento.

Tipo docto:
Corresponde al tipo de documento a realizar.

Número:
Corresponde al número del documento.

Fecha:
Es la fecha de elaboración del documento.

Tercero:
Campo opcional mediante el cual se define la persona jurídica o natural a
nombre de la cual se desea emitir el documento.

Notas:
Corresponde a las notas o detalles complementarios.

Auxiliar DB:
Cuenta auxiliar contable que sirve como contrapartida de los saldos débito.

Auxiliar CR:
Cuenta auxiliar contable que sirve como contrapartida de los saldos crédito.

Inactiva centro de costo:
Este es un ícono de selección que al darle click, el sistema lo selecciona para
declarar la inactivación del centro de costo para su uso posterior. Si este se deja
en blanco indica al sistema que el centro de costo podrá seguir siendo utilizado
para acumular imputaciones contables.

Filtro de cuentas
_______________________________________________________

El filtro de cuentas es un mecanismo para declarar en forma masiva los centros
de costos que se van a cerrar, teniendo como directriz la asociación declarada
previamente mediante las estructuras que brinda el Siesa_Enterprise respecto a
Plan de cuentas y sus respectivas mayores.

Plan:
Este es un campo de uso opcional mediante el cual se define cual es el código
de plan de cuentas a utilizar para la ejecución del proceso. Es importante
recordar que se tiene a disposición un esquema de acumulación por grupo,
clase, cuenta, subcuenta, susubcuenta y auxiliar, lo que se toma según la
estructura definida en cada plan para cerrar los centros de costos relacionadas
con ellas. En caso de no conocer su código se puede dar click sobre el botón de
despliegue contiguo, con el fin de invocar y seleccionar el plan deseado.

Si este campo se deja en blanco indica al sistema que el proceso se hará para
todos los planes de cuentas.

Mayor:
Cuando en el campo anterior de plan se ha especificado uno en particular, se
puede limitar el alcance del proceso de cierre de centros de costos, a los centros
de costos relacionados con una cuenta mayor relacionada con dicho plan. Esto
implica que si se informa un código de cuenta mayor es obligatorio haber
informado un código de Plan de cuentas.

Si este campo se deja en blanco indica que el cierre de centros de costos se hará
para todos los relacionados con el Plan de cuentas.

Filtro de centros de costos
_______________________________________________________

El filtro de cuentas es un mecanismo complementario para declarar en forma
masiva los centros de costos que se van a cerrar, teniendo como directriz la
asociación declarada previamente mediante las estructuras que brinda el
Siesa_Enterprise respecto a grupos de centros de costos, mayores de centros de
costos y auxiliares de centros de costos.

Grupo:
Mediante este campo opcional se tiene la forma más genérica de indicar el
proceso de cierre de centros de costos. Cuando se indica un grupo de centros de
costos específico el sistema aplica el proceso a todos los centros de costos
asociados.

Mayor:
Con este campo se delimita el alcance del proceso de cierre de centros de costos
a que se ejecute solamente para los relacionados con el centro de costos mayor.

Si este campo se deja en blanco indica que se hará para todos los centros de
asociados al grupo.

Auxiliar:
Con este campo se puede delimitar aún más el alcance del proceso de cierre de
centros costos, para realizarlo solamente a los relacionados con un centros de
costo específico.

De acuerdo con la metodología planteada no es posible declarar un auxiliar de
centro de costo, sin haber informado la correspondiente mayor y/o grupo con el
que está relacionado.

Grilla asociada a la pantalla de filtrado
Como consecuencia de aplicar los criterios de selección que se acaban de
informar, aparecen en una grilla todos los centros de costos que cumplen las
condiciones, el usuario podrá chulear o seleccionar los centros de costos a los
que se les va a hacer el cierre. Una vez realizada la selección de los centros de
costos, se procede a generar los documentos que soportan la transacción contable
generada.

Explicación pantalla de resultados
_______________________________________________________
Una vez se ha dado click sobre el ícono de generar ubicado en la barra de
herramientas ubicada en la parte superior de la pantalla, en esta pantalla se
muestran los resultados generados como consecuencia de aplicar el proceso de
cierre del centro de costo. Para los casos en que se necesite particularizar la
presentación de esta información el sistema provee la herramienta de la
"consulta flex" como herramienta de apoyo para personalizar la presentación
estética de tamaño, color, tipo de letra, forma de agrupación y totalización y
exportación a excel . (más información de la consulta flex).

Explicación pantalla de asientos
_______________________________________________________

En esta pantalla se muestra el asiento contable generado como consecuencia de
aplicar el proceso de cierre del centro de costo.

Flujo de efectivo
El objetivo de este catálogo es definir la estructura sobre la cual se harán las
acumulaciones de liquidez, a medida que se va realizando la gestión de
documentos. A partir de la asociación de las diferentes tablas que conforman esta
razón, se pueden emitir los informes y consultas de acuerdo a los términos,
condiciones y presentación exigidos por la norma contable.
La definición de este maestro es libre en cuanto al numero de digitos del código,
el codigo mismo y su descripción. Sin embargo se recomienda acogerse al
modelo de estructuración propuesto por el gobierno. Esta jerarquización es
definida en el maestro de Mayores y puede asimilarse a una tabla estructurada en
niveles, cada uno de los cuales tendrá un Padre del cual dependan o al cual esten
subordinados.
Las politicas de definición de las estructuras mayores sobre las cuales se
asignarán los conceptos de flujo de efectivo, son definidas en el maestro de
Estructura. Alli se define el numero de niveles y dígitos de cada nivel de los
llamados Mayores.
En el último de los niveles se definen o asocian los conceptos de flujo de
efectivo, los cuales serán exigidos para las cuentas auxiliares en las cuales se
active tal indicador.
A continuación se describe un ejemplo de la estructura, orden y detalle del flujo
de efectivo:
01 Actividad de operación.
01.01 Ingresos
01.01.01 Recaudos de cartera
01.01.02 Ventas de contado
01.02 Egresos
01.02.01 Pago a proveedores
01.02.02 Pago de nómina
01.02.03 Pago de aportes
01.02.04 Pago de impuestos
01.02.05 Pago de honorarios
02 Actividad de Inversión
02.01 Ingresos
02.01.01 Venta de activos fijos
02.01.02 Venta de acciones
02.01.03 Venta de títulos
02.01.04 Rendimientos recibidos
02.02 Egresos
02.02.01 Compra de activos fijos
02.02.02 Compra de acciones
02.02.03 Compra de titulos
03 Actividad de financiación
03.01 Ingresos
03.01.01 Prestamos recibidos de entidades financieras
03.01.02 Prestamos recibidos de particulares
03.01.03 Prestamos recibidos de socios
03.02 Egresos
03.02.01 Pago de obligaciones a entidades financieras
03.02.02 Pago de obligaciones a particulares
03.02.03 Pago de obligaciones a socios
03.02.04 Consignacion y/o transferencias fondos
Ir a estructura del flujo de efectivo
Ir a mayores de flujo de efectivo
Ir a conceptos de flujo de efectivo
Ir al reporte de flujo de efectivo

Conceptos de flujo de efectivo

En este maestro se define cada uno de los conceptos por los cuales se debitarán o
acreditarán los registros contables asociados a la razón del flujo de efectivo. El
usuario puede definir tantos auxiliares como tipo de registros o conceptos de
Ingreso o Salida se presenten en la compañía. Cada uno de estos se asocia a su
vez a un código de mayor de último nivel, indicado de esta manera el rubro
sobre el cual deberá acumular para la presentación de informes de la razón.

Concepto:
Corresponde al código con el cual se identificara cada uno de los conceptos que
conforman los diferentes renglones o niveles mayores del flujo de efectivo.

Activo:
Es el estado del concepto. Se valida para permitir el registro de transacciones en
el mismo.

Descripción:
Es el nombre o descripción del concepto.

Naturaleza:
Corresponde al tipo de registro del concepto, "entrada" o "Salida", refiriéndose
al efecto del registro contable según sea afectado el flujo de efectivo.

Mayor:
Es el código de mayor de último nivel al cual se asocia el concepto.

Notas:
Son los comentarios que se desea registrar por cada concepto.

Mayores de flujo de efectivo

Se definen aquí en forma similar a la estructuración de un plan de cuentas, los
códigos y descripciones de los rubros principales del flujo de efectivo. Los
códigos de mayores en el flujo de efectivo, son los primeros niveles de la
estructura o niveles de título, cuyo objetivo especifico es la Agrupación de
varios conceptos.

Mayor:
Se digitan aquí los códigos que identificaran los niveles Mayores o de título.
Esta definición se hace acorde al número de niveles y dígitos de los mismos
definidos previamente en la estructura de flujo de efectivo. Si en la estructura se
definió mas de un nivel, se deben digitar en forma ordenada y secuencial y
ascendente cada código de Mayor, del primer a ultimo nivel.

A manera de ejemplo en una estructura de 3 niveles de 2 dígitos cada uno,
primero se digitará el código "01" con la totalidad de su información, luego se
digitará el código "0101" correspondiente al segundo nivel con la totalidad de
sus datos y finalmente el "010101".

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción de cada nivel creado como mayor.

Naturaleza:
Se define aquí el valor de "Entrada" o "Salida" que tendrá cada mayor en la
estructura total. Esta naturaleza se utiliza para validar el tipo de registro o
transacción contable que se afecte por cada concepto. Para los conceptos de
Ingreso, necesariamente se deberá validar los registros de entrada, y para los de
egreso el valor contrario.

Nivel:
Es informativo y corresponde al número de nivel en que se define cada mayor.

Padre:
Es informativo y se presenta para informar el código de mayor padre sobre el
cual se asocia cada nuevo código.

Notas:
Son las notas o comentarios que se desee registrar en el mayor.

Estructura de flujo de efectivo

El objetivo de este maestro, es predefinir una estructura uniforme para el Flujo
de efectivo, estipulando los niveles y numero de dígitos de cada nivel para
posteriormente definir los códigos de Mayores o de título.

Esta estructura puede ser modificada posteriormente con el fin de
reacondicionarla y adaptarla a las nuevas necesidades de la compañía.

Estructura:
En esta carpeta se definen los niveles y tamaños que deberán tener cada uno de
los niveles del Flujo de Efectivo. El usuario debe digitar la descripción y tamaño
de cada nivel. Siesa Enterprise en forma automática presentará el numero de
campo inicial y el total de dígitos acumulado para cada nivel. Igualmente y en la
medida que se crean un nuevo nivel, en forma automática presentará un renglón
posterior en blanco que permite ensanchar la estructura.

Nivel:
Corresponde al numero de nivel que tiene cada nivel en la estructura de árbol. Es
asignado por Siesa Enterprise en forma automática en la medida en que es
definido y/o agregado cada nuevo nivel dentro de la estructura.

Descripción:
Es el nombre que identifica a a cada nivel en la estructura.

Inicio:
Este campo es informativo y automático de Siesa Enteprise. Presenta el numero
de campo inicial a partir del cual se ubicara cada nuevo nivel en la estructura de
Mayores, dependiendo del tamaño asignado a los niveles inmediatamente
anteriores.

Tamaño:
Se debe definir aquí el numero de dígitos que se desea dar a cada nivel de los
Mayores. Este es un valor numérico y se utilizará para la validación y asignación
de códigos a cada uno de los códigos de mayores al momento de su creación.

Total:
Este es el contador del número de campos utilizados por cada nivel y el total de
campos utilizados en la estructura. Es informativo.

Plan:
Esta consulta permite visualizar en forma de árbol, la estructura dada al flujo de
efectivo en la totalidad de niveles mayores y auxiliares. Estas tablas y su
presentación corresponderá al tipo de estructura y códigos creados en los
maestros.

Haga clic en los diferentes íconos para contraer o expandir la información
contenida a manera de árbol en la consulta.

Familias de Documentos

Se entiende por familia a la agrupación de varios documentos con características
o usos afines en la contabilidad. Así por ejemplo, la familia de Ingresos estará
conformada por los tipos de documentos utilizados en el registro de
transacciones del comprobante contable de Ingresos. Para el ejemplo estos
podrían ser recibos de caja, Facturas de ventas de contado, notas de cartera, etc.

Familia:
Corresponde al código que identificará al tipo de familia en el sistema.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción de la familia de documentos.
Retornar al menú de Documentos
Tipos de documentos

Se definen aquí cada uno de los diferentes documentos en los cuales se
soportarán las transacciones y registros contables. Se deberá especificar un
código por cada documento en general, sin importar el numero de sucursales o
centros de operación que tenga la compañía. Así por ejemplo, si la compañía
tiene 3 sucursales, el documento "FV" como código será uno solo para todas las
sucursales.

Sin embargo, si se tienen mas de un tipo de documento para el mismo tipo de
transacciones, como es el caso de los utilizados para facturación cuando se
tienen "formatos físicamente diferentes" para las Ventas de Contado y para las
Ventas a Crédito, se deberá crear cada uno de estos como un código
independiente.

Cada tipo de documento tendrá su consecutivo independiente por cada
Compañía y Centro de Operación. Quiere decir lo anterior que para la Compañía
"X" que tiene 3 sucursales o Centros de Operación, se tendrán un código por
cada tipo de documento con consecutivos independientes por cada una de las 3
sucursales o centros de operación.

Para el caso de las empresas constructoras se recomienda plantear los siguientes
tipos de documentos: reporte de obra y facturación de obra.

Tipo:
Corresponde al código que identificara al tipo de documento en el sistema.

Descripción:
Corresponde a la descripción o nombre del documento.
Generales
En esta carpeta se debe especificar por cada tipo de documento, a que familia
pertenece, el origen del documento y el manejo de prefijos para los documentos
que lo requieran (por ejemplo facturas de venta).

Familia:
Corresponde al código y descripción de la familia a la cual se desea asociar el
tipo de documento. La familia es equivalente al comprobante, por ejemplo:
Ingresos, Egresos, Ventas, etc.
Ir al maestro de Familias de Documentos
Maneja Prefijo:
Este campo de selección se utiliza para especificar si el tipo de documento
requiere el manejo de prefijos. Esta variable es aplicable específicamente para
los documentos de Factura de Venta, donde es factible que se tengan tantos
prefijos como números de resolución o autorizaciones para facturación.

Formato:
Se utiliza para especificar cual es el código de formato default que utilizará el
sistema en la impresión del tipo de documento.

Consecutivos
En esta carpeta se definen los parámetros para el control de los números
consecutivos de cada tipo de documento. Siesa_Enterprise establece el control
de los consecutivos por cada centro de operación. De esta forma se garantiza que
se puedan tener consecutivos para cada sucursal del negocio en forma
independiente.

CO:
Corresponde al código de centro de operación. En este display se presentan
todos los códigos de CO catalogados con su respectiva descripción, a fin de que
el usuario pueda fácilmente registrar los siguientes campos correspondientes a
los parámetros de control de consecutivos por cada documento.
Automático:
Este campo de selección se utiliza para indicar que el control del consecutivo del
documento debe ser automático, es decir, controlado enteramente por
Siesa_Enterprise sin que el usuario pueda en ningún momento digitar el número
al momento de emitir o generar documentos.

Cuando campo esta inactivo, indica que el control de consecutivo además de ser
sugerido por Siesa_Enterprise, puede ser digitado o reportado en forma directa
por el usuario. Normalmente en esta definición de parámetros se presentan las
dos situaciones, es decir, documentos cuyo consecutivo debe ser controlado en
forma automática por el sistema (comprobantes de egresos, recibos de caja, etc)
y documentos cuyo número siempre deberá ser capturado por el usuario
(facturas de proveedores, etc.).

Cons. Inicial:
Corresponde al numero inicial a partir del cual se desea controlar el consecutivo
del documento.

Cons. Final:
Corresponde al numero final hasta el cual se desea considerar el rango de control
para el numero de consecutivo del documento.

Cons. Próximo:
Corresponde al contador o número de consecutivo en el cual va el documento.
Este puede ser digitado inicialmente para indicar el número en que va el
consecutivo de cada uno de los documentos catalogados.

Formato:
Se utiliza para indicar el código del formato a utilizar para cada documento en
cada centro de operación.

Nro. Resolución:
Se utiliza para especificar el numero de Resolución de Autorización para
Facturación, cuando el tipo de documento corresponde a Factura de Venta.

Fecha:
Corresponde a la fecha de emisión de la resolución de autorización para
facturación.

Nro. Máximo Items.
Corresponde al numero de registros máximos que se desea permitir por cada
formato de documento. Es aplicable para los documentos emitidos, como es el
caso de las Facturas de Venta, donde se prevé un numero de ítems máximos por
pagina del documento.

Prefijo:
Se utiliza para catalogar el prefijo de las facturas de venta, cuando se tiene mas
de un formato y tipo de documento, o de acuerdo al prefijo solicitado y
autorizado en la resolución de autorización para facturación por cada
consecutivo.

Autorización por origen:
Se define aquí el modulo de Siesa_Enterprise en el cual se origina el documento.

Notas
En esta sub-carpeta se registran las notas u observaciones que se requiera
efectuar por cada tipo de documento.
Retornar al maestro de Documentos
Cuentas Bancarias

En este maestro se definen los códigos de cada una de las cuentas bancarias que
posee la compañía, la asociación a la cuenta auxiliar, la parametrización de
control de cheques y la predefinición de transacciones básicas a realizar en
procesos de conciliación automática.

Cuenta Bancaria:
Corresponde a un código interno para asignar e identificar la cuenta bancaria en
el sistema. Se utiliza para agilizar los procesos de captura.

Descripción:
Corresponde a la descripción de la cuenta bancaria.

General
En esta carpeta se especifican los códigos de banco y la cuenta auxiliar a los
cuales se asocia la cuenta bancaria, y que serán considerados por
Siesa_Enterprise en el registro contable que se efectúe la misma. Igualmente se
asocia el número de la cuenta bancaria asignado por la entidad, necesario para la
identificación en los procesos de conciliación.

Banco:
Corresponde al código y descripción de la entidad bancaria al cual pertenece
cuenta. Sobre el campo se puede consultar y seleccionar el código de entidad
deseado.
Ir al maestro de Bancos
Cuenta:
Corresponde al número de cuenta bancaria asignado por la entidad. Se debe
crear tantos códigos y asociaciones a cuentas bancarias y auxiliares, como
cuentas en los bancos tenga la compañía.

Auxiliar Banco:
Corresponde al código y descripción de la cuenta auxiliar en la cual se deberán
registrar las transacciones contables que se efectúen. Sobre el campo se puede
consultar y seleccionar el código de auxiliar deseado.
Ir al maestro de Cuentas Auxilires
Chequera
El objetivo de la información a consignar en esta carpeta es permitir a Siesa
Enterprise efectuar el control sobre los números de cheques y chequeras que se
poseen por cada cuenta bancaria. Cada vez que se emita un nuevo cheque, se
actualiza el consecutivo de la chequera correspondiente controlando
adicionalmente el rango de numeración de la misma. Complementariamente se
definen aquí los datos necesarios para la emisión de pagos electrónicos a través
de la entidad.

Controla chequera:
Este campo de selección se utiliza para especificar si en el modulo de tesorería
se desea tener un control automatizado de los números de cheque de acuerdo a
los talonarios o chequeras por cuenta, o los consecutivos de comprobantes y
cheques preimpresos adquiridos por la compañía.

Inicial 1:
Se utiliza cuando se activa el control de chequeras. Corresponde al numero de
cheque a partir del cual se controlara el primer rango de consecutivos en la
cuenta bancaria.

Final 1:
Se utiliza cuando se activa el control de chequeras. Corresponde al numero de
cheque final de la chequera o lote de cheques y que deberá ser controlado como
tope del consecutivo de la cuenta bancaria.

Inicial 2:
Se utiliza para encadenar el consecutivo de una chequera con otra. Se activa en
forma automática cuando el consecutivo 1 se termina. Corresponde al numero de
cheque a partir del cual se controlara el segundo rango de consecutivos en la
cuenta bancaria.

Final 2:
Corresponde al numero de cheque final del segundo rango que deberá ser
controlado como tope del consecutivo de la cuenta bancaria.

Controla consecutivo:
Este campo define si se desea hacer control del consecutivo de chequeras en
forma automática.

Siguiente 1:
Es informativo y corresponde al numero de consecutivo actual de cheques de la
cuenta bancaria.

Siguiente 2:
Es informativo y corresponde al numero de consecutivo actual del segundo
rango de cheques de la cuenta bancaria.

Pago electrónico:
Este campo de selección se utiliza para especificar que tesorería se emitirán
pagos a proveedores por medio electrónico.

Generar documento por cada proveedor – destino:
Este campo se habilita cuando es utilizada la opción de pago electrónico. Se
utiliza para definir que se debe emitir un documento de comprobante por cada
tercero, dentro de un plan de pagos a proveedores por medio electrónico.

Cuando esta inactivo se generara un solo documento y se deberá especificar (en
el siguiente recuadro) el código del tercero a nombre del cual deberá ser emitido
el cheque. Por ejemplo, el código del banco.

Tercero:
Corresponde al código del tercero a nombre del cual deberá ser generado el
comprobante de pago, cuando se hace una generación de pagos a terceros por
medio electrónico y se encuentra inactivo el campo de "Generar documento por
cada proveedor".

Formato:
Se utiliza para especificar el formato que se desea utilizar como default en estas
transacciones.

Formato de cheque
Se utiliza para especificar el formato que se desea utilizar como default para la
impresión de cheques.

Transacciones
En esta carpeta se despliega la información correspondiente al tipo de
transacciones definidas para cada cuenta bancaria. Los códigos de transacción y
su descripción se presentan a modo informativo. La captura de estos datos de
hace en el maestro de transacciones bancarias.

El usuario podrá asociar a cada tipo de transacción los códigos de CO, Unidad
de negocio, Centro de Costo y Actividades específicas a fin de automatizar los
procesos de generación de documentos a partir de los procesos de conciliación
bancaria.
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Transacciones Bancarias

Se definen aquí por cada banco catalogado, los diferentes códigos de transacción
que se desean contabilizar automáticamente. Estos códigos de transacciones se
utilizan para la lectura e interpretación del extracto bancario en el proceso de
Conciliación.

Banco:
Corresponde al código y descripción de la entidad bancaria.

Transacción:
Corresponde al código de transacción bancaria, definidos estos por cada entidad.

Descripción:
Corresponde a la descripción de la operación bancaria.

Documento:
Se debe seleccionar aquí el tipo de documento / movimiento al cual corresponde
la transacción bancaria. Siesa_Enterprise preveé en el campo 4 opciones que
identifican el tipo de documento al cual corresponde la operación. Utilizando la
consulta y selección disponibles en se puede ubicar el documento deseado.

Para Conciliación:
Se identifica en este campo el tipo de efecto que debe generarse por cada código
de transacción en el proceso de Conciliación Bancaria. Siesa_Enterprise prevee
3 opciones a saber:

No Incluirlo: Se utiliza para especificar que la transacción no debe ser
incluida en el proceso de conciliación bancaria.
Si Incluirlo: Se utiliza para especificar que la transacción será tenida en
cuenta en el proceso de conciliación bancaria.
Si, Incluirlo y generar documento contable; Se utiliza para especificar
que la transacción será tenida en cuenta en el proceso de conciliación
bancaria y que adicionalmente, por cada registro, deberá generar un
documento contable, por ejemplo una Nota por concepto de Comisión de
remesa.

Auxiliar:
Corresponde al código de cuenta auxiliar que se desea considerar como
contrapartida para contabilizar el documento generado en el proceso de
conciliación bancaria, cuando en el código de transacción se especifico el
indicador "Si, Incluirlo y generar documento contable".
Ir al maestro de cuentas auxiliares
CO:
Corresponde al código de Centro de operación en el cual se desea contabilizar el
documento generado en el proceso de conciliación bancaria, cuando en el código
de transacción se especifico el indicador "Si, Incluirlo y generar documento
contable".
UN:
Corresponde al código de Unidad de Negocio en la cual se desea contabilizar el
documento generado en el proceso de conciliación bancaria, cuando la cuenta
auxiliar exige este campo y en el código de transacción se especifico el indicador
"Si, Incluirlo y generar documento contable".
Tercero:
Corresponde al código del tercero con en cual se desea contabilizar el
Ir al maestro de Terceros
C. Costo:
Corresponde al código del centro de costos en el cual se desea contabilizar el

Retornar al Menu de Bancos

Bancos

En este maestro se definen los códigos y descripciones que identificarán a cada
una de las entidades bancarias en Siesa Enterprise. Estos serán utilizados en los
procesos de captura de registros donde se afecten transacciones con entidades
bancarias.

Banco:
Corresponde al código que identificara al banco en el sistema.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del establecimiento bancario.

Desde la parte media hasta el final de la carpeta, se despliega a modo
informativo los códigos, descripciones y parámetros definidos en el maestro de
Transacciones Bancarias para cada entidad. Estos campos son informativos.

Medios de pago

Los medios de pago están conformados por los diferentes elementos que se
utilizan para cancelar o pagar los documentos generados por la compañía, en los
cuales esta implícito el concepto de recaudo del valor del documento. Un
ejemplo de aplicación de esto, se da en el proceso de cancelación de las facturas
de Venta donde se elabora un documento Recibo de Caja especificando cual es el
medio de pago utilizado por el cliente.

De acuerdo a lo anterior, se definen en este maestro los códigos para todos y
cada uno de los diferentes y posibles medios de pago de los documentos.

Medio de pago:
Corresponde al código que identifica a cada uno de los medios de pago en el
sistema.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del medio de pago.

Tipo:
Se debe seleccionar en este campo el tipo de medio de pago dentro de las
opciones previamente definidas en Siesa_Enterprise. Sobre el campo se puede
hacer la consulta y selección del tipo de medio requerido.

Cuenta Bancaria:
Se utiliza cuando el tipo de medio seleccionado en el campo anterior
corresponde a consignaciones. Se debe seleccionar aquí el código de cuenta del
respectivo maestro de cuentas bancarias. Sobre el campo se puede hacer la
consulta y selección del código de cuenta deseado.
Países

Se definen aquí los países de residencia de los terceros con los cuales se tienen
transacciones comerciales. Este maestro se utiliza con fines estadísticos para dar
la opción de clasificar los informes contables por este concepto. Un ejemplo de
aplicación de lo anterior, se presenta en los listados de Análisis de CxC, donde es
factible que se requiera tener la posibilidad de generar independientemente los
totales y/o detalles de la cartera según el país.

País:
Corresponde al código con el cual se identificara a cada país en el sistema.

Descripción:
Corresponde al nombre del país.
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Departamentos

Este maestro es complementario del maestro de Países y se utiliza para catalogar
las regiones de acuerdo a la división política de cada país. Para el caso de
Colombia estas están representadas por los Departamentos. Esta directamente
relacionada con el Maestro de Terceros con la finalidad de clasificar las
Consultas y Reportes generadas a partir de éstos.

País:
Corresponde al código del país al cual se desea asociar el departamento a definir.
Ir al maestro de Paises
Departamento:
Corresponde al código que identificara a la región o departamento en el sistema.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del departamento o región.
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Ciudades

Se definen aquí los códigos de las ciudades de residencia de los terceros. Estos
códigos a su vez pertenecen a un departamento y por ende a un país. Este
maestro es utilizado para catalogar la ciudad de dirección del tercero y para fines
estadísticos.

País:
Corresponde al código del país.
Ir al maestro de Paises
Departamento:
Corresponde al código de departamento al cual se desea asociar la ciudad.
Ir al maestro de Departamentos
Ciudad:
Corresponde al código que identificara a la ciudad en el sistema, por cada
país/departamento catalogado.

Descripción:
Corresponde al nombre de la ciudad.
Retornar al maestro de Paises, Departamentos y Ciudades
Barrios

Se definen aquí los barrios o sub-divisiones que se requiera dar a la ciudad. Siesa
Enteprise catalogará cada descripción como el código propio del barrio.

Este maestro se utiliza para catalogar el barrio de residencia de los terceros con
fines estadísticos.

País:
Corresponde al código y descripción del país.
Ir al maestro de Países
Departamento:
Corresponde al código y descripción del departamento.
Ir al maestro de Departamentos
Ciudad:
Corresponde al código y descripción de la ciudad.
Ir al maestro de Ciudades
Descripción:
Corresponde al código y a la vez al nombre del barrio.
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Contabilidad UNO_Enterprise

Entorno general.

Después de que en el módulo de "maestros" se hizo la estructuración básica del
sistema, se inicia con el módulo de "contabilidad" el estudio de todos los
procesos para registrar, controlar y consultar la información generada como
consecuencia de diligenciar los documentos sobre los que se basa la gestión
contable básica de una empresa.

El manejo total de la parte transaccional contable en Siesa_Enterprise se basa en
seis módulos: Contabilidad, cuentas por cobrar y cuentas por pagar,compra de
servicios, venta de servicios y activos fijos.

En el módulo de "Contabilidad" se incluyen captura de documentos, gestión de
libros auxiliares, estados financieros, diferidos, informes fiscales, conciliación
bancaria y presupuestos. Una característica de los documentos capturados en
este módulo es que al tratarse de información no relacionada con el manejo de
tesorería, en ningún momento se pregunta por la caja ni los medios de pago, y se
va de una vez a la captura del centro de operación, cuenta, beneficiario, etc. El
estudio de estos aspectos es el objetivo del presente capítulo.

El módulo de "cuentas por cobrar" ofrece opciones especializadas en el manejo
de recibos de caja, consignaciones en bancos, cheques postfechados y cheques
devueltos con sus correspondientes estados de cuentas y relaciones de recaudos
y vencimientos. Una característica de los documentos capturados en este módulo
es que inician su captura preguntando por la caja asociada con el fin de poder
realizar todas las tareas de apoyo durante cada una de las fases del ciclo contable
de tesorería. En el siguiente capítulo se estudian en detalle este módulo que
como se puede observar tiene un alcance mucho más amplio que el control de
los saldos de los documentos de cuentas por cobrar.

El módulo de "cuentas por pagar", se concentra en dar todas las alternativas
necesarias para ejecutar el plan de pagos de acuerdo a las directrices dadas por
los responsables del manejo financiero. Para ello se disponen de las opciones de
programación de pagos, ordenes de pago, comprobantes de egreso, estados de
cuenta y las relaciones de vencimientos y recaudos. El estudio de estos puntos es
el objetivo del último capítulo del presente manual.

El módulo de "compra de servicios", proporciona un control sobre la gestión de
compras, ya que mediante este módulo se permite el manejo de órdenes de
compra de servicios, una vez el proveedor haya prestado el servicio solicitado, el
sistema automáticamente cruza la factura del mismo con la orden de compra,
contribuyendo esto a que sólo se registre lo verdaderamente autorizado por el
departamento de compras. Este módulo al igual que las ventas de servicios
maneja todo el flujo de compras, inicia con una orden de compra de servicios ya
sea desde un registro fijo o directa y finaliza con la contabilización de la factura,
previo control que el sistema ejecuta entre dicha factura y la orden de compra.
Con el fin de disminuir la operatividad, el módulo de compra de servicios
permite predefinir operaciones de compra que se efectúan en forma repetitiva,
tales como: arrendamiento, seguros, auxilios, cuotas de sostenimiento,
afiliaciones, etc.

El módulo de "venta de servicios" aporta la posibilidad al usuario de Siesa
Enterprise financiero, de poder facturar servicios que no tienen movimiento de
inventario, con la ventaja de que su contabilización es configurable y totalmente
en línea. Este módulo proporciona una herramienta útil para el control
comercial, ya que permite realizar el flujo completo de una venta, partiendo de
una cotización, pasando por una orden de venta, y por último, la factura.
Adicionalmente, se tiene la posibilidad de manejar notas de venta. Desde el
punto de vista financiero, el módulo de ventas tiene integración lineal con la
contabilidad y las cuentas por cobrar. Otra gran ventaja es que el usuario puede
predefinir operaciones de venta que se efectúan periódicamente en la empresa
que son de carácter repetitivo, como son mantenimientos de equipo,
arrendamientos, soporte de aplicativos, etc. El sistema permite desde este
registro generar cotizaciones, órdenes de venta y facturas.

El módulo de "activos fijos" lleva el seguimiento y control del estado actual e
histórico de todos los activos fijos (edificios, terrenos, vehículos, maquinaria,
muebles y enseres, etc.) que la organización a lo largo de toda su vida ha
adquirido para poder cumplir con su objeto social, en sus diferentes centros de
operación, centros de costo. En términos generales se brinda todo el control
contable de adquisiciones, ventas, retiros de depreciaciones y ajustes por
inflación en activos fijos, de acuerdo a las últimas reglamentaciones vigentes en
esta materia, lo que permite actualizar la información activo por activo, de las
diferentes cuentas auxiliares asociadas en cada una de las diferentes
transacciones de los activos fijos. De igual manera se ofrece toda la información
que permita realizar el control administrativo y estadístico en tiempo real que
permite saber en las diferentes compañías, centros de operación, centros de
costos, etc., aspectos relacionados con Activos Fijos como: Qué hay?, Qué
cantidades?, Dónde están?, Quiénes son los responsables?, Cuánto valen, Qué
mejoras o adiciones han tenido?, Cuál es el valor en libros?, Cuánto se ha
depreciado?, Cuánto se ha ajustado por inflación?.

El sistema Siesa_Enterprise es una herramienta sofisticada de gestión rápida y
sencilla, totalmente acogida a la metodología windows, esto se demuestra
cuando a pesar del gran número de características funcionales que brinda, no
aparecen excesivas opciones en las estructuras de los menúes, debido a que a
medida que se va diligenciando un documento, los botones de la barra de
herramientas, las ventanas y los menúes desplegables se van activando
progresivamente en forma intuitiva y fácil de recordar.

Otro beneficio marginal para organizaciones, que en el frente de actividad
financiero, pueden llegar a tener cientos de estaciones de trabajo, es que pueden
cambiar fácilmente los funcionarios de puesto de trabajo, debido a que su
adaptación a las nuevas labores es bastante rápida y sin mayores contratiempos.

Estados por los que pasa un documento
durante su gestión gestión.

Un aspecto funcional que puede ser de gran ayuda para implementar los
procesos de auditoría a la gestión se tiene con los siguientes estados, debido a
que Siesa_Enterprise permite diferenciar la grabación de la aprobación como tal.

Aprobado:
Este estado corresponde a los documentos que una vez se han terminado de
diligenciar con sus débitos iguales a sus créditos se oprime el siguiente ícono
para dar la orden de actualizar la transacción con todas sus implicaciones en la
base de datos.

Por aprobar:
Este estado corresponde a los documentos a los que una vez se ha terminado de
capturar los diferentes registros que conforman la transacción se dejan
pendientes por actualizar, para que posteriormente, otro usuario haga la
operación de aprobación. El ícono para que solamente quede grabado el
documento es:

Descuadrado:
Este podría denominarse como un subestado dentro de los documentos
pendientes por aprobar, debido a que el automáticamente detecta los que están
descuadrados y los presenta como tal en las consultas de auditoría.

Anulado:
Son aquellos documentos que una vez se han diligenciado, y sin importar si
están aprobados o no, se decide anularlos debido a que hay errores en su
contenido, o simplemente porque no era procedente realizarlos. El ícono para
anular documentos es:

Nota: no es obligatorio que cada empresa lleve un control distribuido durante la
gestión de documentos. La aplicación o no de la aprobación entre varios
funcionarios depende de los permisos que se otorguen por usuario para aprobar
documentos. Se puede dar el caso en que el mismo usuario que graba sea el que
autoriza, esta situación correspondería a un enfoque centralizado.

Estados de impresión:
Independientemente del estado en que esté un documento, el sistema
Siesa_Enterprise lleva también el control del estado de impresión de cada
documento:
Impresos:
Son aquellos que solamente se han impreso una sola vez.
Por imprimir:
Son aquellos que ninguna vez se han impreso.
Reimpresos:
Son aquellos que se han impreso en múltiples ocasiones.

Estados de transmisión:
Para los casos en que una organización necesita consolidar en una sede central
varios directorios de Siesa_Enterprise que tiene en diferentes ubicaciones
geográficas, el sistema llevar seguimiento del estado de transmisión por cada
documento:

Trasmitidos:
Son aquellos documentos que ya se han transmitido a la sede central.

Por transmitir:
Son aquellos que están aún pendientes por transmitir.

Captura de documentos

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer la grabación, modificación o
anulación de los documentos que soportan las transacciones de gestión contable básica,
como es el caso de causación y las notas de contabilidad, etc.

Es importante tener en cuenta que Siesa Enteprise brinda otras opciones adicionales de
captura de documentos, con la diferencia de que son especializadas en procesos
específicos. Es el caso del módulo de cartera en donde se encuentran la captura de
recibos de caja y otros ingresos. Así mismo, se encuentran en el módulo de tesorería,
las opciones de captura de ordenes de pago y comprobantes de egreso. (ver guía de
diligenciamiento transaccional de Siesa Enterprise).

Procedimiento de captura de un nuevo documento
Campos del encabezado (captura de documentos)
_________________
CO:
Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se
diligencia el documento. Este código junto al código de tipo de documento es la
base para identificar un documento en el sistema, en caso de no conocerlo se
puede dar clic sobre el botón [CO...] para invocar la lista desplegable y proceder
a hacer la selección del caso.

Tipo de documento:
Tipo de documento asociado a la transacción que se está registrando. Este código
junto al código de tipo de centro de operación es la base para identificar un
documento en el sistema. En caso de no tener conocer aún el código, se puede
dar clic sobre el botón [tipo docto...] para invocar la lista desplegable y proceder

Número:
Consecutivo del documento. Dependiendo de la configuración que se haya
hecho en la tabla de tipos de documentos depende de que se traiga
automáticamente o no el número que el sistema asigna a cada documento; de tal
forma que siempre se garantice un solo número por cada centro de costo.

Fecha:
Fecha en la que se registra el documento. El sistema sugiere inicialmente la
fecha del sistema, pero en caso de que se necesite una diferente se puede dar clic
sobre el icono para invocar la siguiente lista desplegable y proceder a hacer la
selección del caso.

Estado:
Corresponde al estado del documento.

Tercero:
En caso de que la transacción esté relacionada con un tercero, se debe informar
su código correspondiente que generalmente corresponde al nit o la cédula. En
caso de que no se conocerlo se puede dar clic sobre el botón [tercero ...] para
invocar la lista desplegable y proceder a hacer la selección del caso. La longitud
de este campo es de 50 caracteres.

Notas:
Campo de 250 posiciones que puede ser utilizado libremente por el usuario para
describir la razón que motiva a realizar el asiento contable. Ejemplo:
reclasificación de la transacción 43534.

Auxiliar:
Código de la cuenta contable que se desea afectar. En caso de no conocerla se
puede dar clic sobre el botón [auxiliar] para invocar la lista desplegable y
proceder ha realizar la selección del caso.

Una vez que se ha informado el código de cuenta auxiliar se trae la siguiente
ventana para terminar de diligenciar el asiento. Los campos que se solicitan
dependen de la forma como los indicadores que se hayan declarado en el
momento de la creación de la cuenta auxiliar -actividades, discriminación por
tercero, saldos por documento, tasas por cada clase de impuestos, etc- ( ver
numeral sobre incidencia del plan contable en la captura de documentos).

TAB Explicación de los campos de información básica:

C.O:
Corresponde al código y descripción del centro de operación sobre el cual se va
a capturar el registro contable. Se puede utilizar la ayuda para consultar y
seleccionar el CO deseado. Eventualmente este puede ser diferente del capturado
en la primera parte del documento. Cuando la auxiliar capturada al inicio del
registro tiene asociado un centro de operación en particular, éste será forzado en
la totalidad de registros que se hagan sobre la cuenta auxiliar.

U.N.:
Corresponde al código y descripción de la unidad de negocio. Se captura cuando
la cuenta auxiliar tiene activo este parámetro. Se puede utilizar la ayuda para
consultar y seleccionar la UN deseada.

Tercero:
Corresponde al código y descripción del tercero al cual se desea hacer el registro
o imputación contable. Este campo se captura siempre y cuando el código de
auxiliar tenga activo el indicador respectivo. Eventualmente este tercero puede
ser diferente al tercero capturado en la primera parte del documento.

Sucursal:
Corresponde al código y descripción de la sucursal del tercero. Cuando se ha
capturado tercero, se habilita aquí la posibilidad de seleccionar y capturar un
código de sucursal en particular. Esto se utiliza cuando el tercero tiene varias
sucursales, lo que hace necesario seleccionar el código sobre la cual se desea
hacer la imputación contable.

Naturaleza:
Naturaleza contable (débito o crédito) del registro que se está grabando. Se
puede dar clic sobre el botón ubicado al lado del campo, para invocar la lista
desplegable y proceder a hacer la selección del caso.

Valor M.A.:
Cuando la cuenta auxiliar tiene activo el parámetro para manejo de moneda
alterna, el valor correspondiente a la transacción en moneda extranjera debe ser
capturado en este espacio. Es factible que esta moneda sea diferente a la moneda
base, en cuyo caso se desplegará la tasa de cambio con respecto a la moneda
base.

Tasa COP:
Corresponde a la tasa de cambio vigente entre la moneda alterna y la moneda
local. Cuando la moneda alterna es diferente de la moneda base, se despliega
aquí el factor entre la moneda alterna y la moneda base.

Valor COP:
Corresponde al valor en la local, es decir, es el valor de la transacción.

Tasa COP:
Corresponde a la tasa de cambio entre la moneda local y la moneda base.

Base Gravable:
Cuando la cuenta auxiliar se refiere a una cuenta de impuestos, se captura aquí el
valor base del impuesto.

Tasa:
Se utiliza cuando la cuenta auxiliar es de impuestos. Se despliega de acuerdo al
porcentaje de impuestos asociado.

C.Costo:
Cuando la cuenta auxiliar tiene activo el indicador para captura de Centro de
Costos, se debe registrar aquí el código del Centro de Costos sobre el cual se
desea hacer el registro contable.

Concepto F.E.:
Cuando la cuenta tiene activo el parámetro de flujo de efectivo, se debe capturar
el concepto por el cual se está registrando la transacción en se afecta el flujo de
efectivo.

Doc. Banco:
Cuando la cuenta auxiliar es de bancos, se debe seleccionar el tipo de documento
del banco y capturar el numero o validar la fecha del registro, dependiendo de la
transacción.

Notas:
Son comentarios u observaciones que desee hacerse sobre el registro contable.

Eliminar:
Se utiliza para eliminar un registro previamente capturado en el documento.

Cancelar:
Se utiliza para reversar un registro antes de ser guardado.

Aceptar:
Se utiliza para aceptar y grabar el registro. Dependiendo de la cuenta y los datos
complementarios que sea necesario capturar, este botón pasa a la siguiente
ventana para continuar con la captura. Ha de recordarse que el documento
quedara en estado de Pendiente de Aprobar.

Una vez se ha terminado, se escoge la opción de grabar o aprobar de la barra de
herramientas dependiendo de las condiciones particulares que la empresa ha
definido para el manejo de los documentos. Consultar con el administrador del
sistema.

Nota: Dependiendo del botón utilizado en punto se obtiene el criterio para que el
módulo de auditoría los discrimine como aprobado o por aprobar.

Si se desea continuar grabando más documentos, se debe indicar con el botón de
adicionar o mediante la tecla de función [F3].

Captura de Saldos Abiertos

Los saldos abiertos corresponden al control detallado de los documentos por
tercero y sucursal, número de documento, fecha de emisión y vencimiento y
saldo. Se utilizan para llevar el control de saldos de las cuentas por cobrar y por
pagar. A partir del indicador de "maneja saldos abiertos" en las cuentas
mencionadas, Siesa Enteprise requiere que adicionalmente al registro básico se
capture la información de cargue o aplicación de los saldos de documentos.

La aplicación de los saldos abiertos se puede hacer de forma Manual,
informando una a una cada una de las cuotas pactadas, o automática donde a
partir del número de cuotas y el número de días entre cuotas, se generan
automáticamente los registros correspondientes a cada una de estas.

Al dar clic sobre el botón "siguiente" de la captura de asientos contables aparece
la primer alternativa manual para informar los saldos abiertos:

En caso de que se desee optar por la alternativa "automática" se debe dar clic en
esa lengüeta para proceder a realizar la generación masiva de los registros de las
cuotas.

Para efectos de trabajo con la alternativa "manual" es necesario informar cada
uno de los registros de cartera que indican la forma con el cliente hará el pago.
Para el ejemplo que se está explicando es necesario realizar 5 veces este proceso.

Documento cruce:
Tipo de documento, número de consecutivo y número de cuota con el cual se
cargará inicialmente la cuenta por cobrar o por pagar. Posteriormente este será la
base para hacer el cruce cuando se realice un pago o un abono.

Existen 2 formas de informar el tipo de documento cruce. La primera es dando
clic sobre el botón [Doc. Cruce] que invoca una ventana adicional con los tipos
de documentos disponibles para hacer la selección del caso. La segunda, es
mediante la digitación directa del tipo de documento. Para el caso del
consecutivo y el número de cuota solo se puede hacer por digitación directa.

Anticipos:
Si el tercero tiene anticipos pendientes, es factible cancelar estos o aplicarlos de
manera fácil, seleccionando la opción de anticipos de esta captura.

Múltiples:
Internamente el sistema analiza si se está haciendo un cruce contra una
causación previamente hecha, es decir, se está acreditando una cuenta por cobrar
o se está debitando una cuenta por pagar que tiene saldos abiertos. Cuando esto
ocurre se invoca la siguiente pantalla en la que se muestran todos los saldos
abiertos pendientes de cruce.

En este caso el usuario deberá indicar en la columna "aplicar" los valores a
cruzar para cada uno de los documentos pendientes.

Valor a aplicar:
Valor individual de la cuota que se está capturando manualmente.

Vencimiento:
Año, mes y día en la que se hará la cancelación.

Descuento:
Valor que se otorgará si el pago se antes de la fecha de pronto pago.

Pronto pago:
Año, mes y día hasta el cual se otorgará el valor del descuento.

Vendedor:
Código y nombre del vendedor que realiza la transacción comercial. Existen tres
formas de informarlo. La primera, es dar click sobre el botón [Vendedor] que
invoca una ventana adicional con los vendedores disponibles para hacer la
selección del caso. La segunda, mediante digitación directa del código del
vendedor. La tercera, es informando la descripción parcial del nombre del
vendedor, con el fin de llamar una ventana en la que se muestran todos los
vendedores que tienen parcialmente este contenido.

Notas:
Campo alfanumérico de uso opcional por parte del usuario, para incluir los
comentarios que considere necesarios con el fin de darle mayor claridad a la
transacción que se está realizando.

Botón limpiar:
Este botón se utiliza cuando después de informar algunos campos de la cuota
parcial se desea volver a empezar su diligenciamiento.

Botón aplicar:
Finalmente cuando todos los valores de la cuota que se está informando están
correctos, se debe dar clic sobre el botón "aplicar"; en este momento se actualiza
en la pantalla el valor pendiente por aplicar. Cuando este llega a cero se debe dar
clic sobre el botón "guardar" de la barra de herramientas para continuar con la
captura de los siguientes registros del asiento contable.

Si optó por trabajar con la lengüeta "automática" se deben diligenciar los
siguientes campos, para realizar la generación masiva de los registros de cartera
en forma automática. Para el caso del ejemplo que se viene desarrollando se
obtendrán 5 registros cada uno por un valor de $200.000, con 30 días entre
cuotas.

Documento cruce:


Cuotas:
Como el objetivo de la opción automática es generar simultáneamente todos los
registros en los que se hará el pago de la obligación que se está causando,
mediante este campo se indica el número de cuotas que se generarán.

Días entre cuotas:
mediante este campo se indica el número de días que hay entre cuotas.

Valor cuota 1:
Valor individual de cada cuota.

Vencimiento:
Corresponde a la fecha de vencimiento de la cuota a cancelar.

Valor cuota:
Se traen los valores de las demás cuotas.

Vendedor:
formas de informarlo. La primera, es dar clic sobre el botón [Vendedor] que
vendedor, con el fin de llamar una ventana en la que se muestren todos los

Notas:
comentarios que considere necesarios para darle mayor claridad a la transacción
que se está realizando.

Botón limpiar:

Botón aplicar:
correctos, se debe dar clic sobre el botón "aplicar"; en este momento se generan
automáticamente los registros de las cuotas que definen el pago de la obligación
que se está causando.

Cancelar:
Este botón se utiliza para cancelar la operación.

Anterior:
Con este botón se devuelve a la pantalla de asientos contables del documento.

Aceptar:
Este botón graba la información. El documento queda pendiente de aprobación.

Captura de datos de caja

Dependiendo de las condiciones particulares de cada empresa, se puede
presentar o no la necesidad de detallar los dineros recibidos en las cuentas de
caja, con el fin de poder saber cuanto ha entrado o salido por consignaciones en
bancos, cheques, cheques posfechados, tarjetas crédito. De esta forma se
configuran los registros de caja con naturaleza débito, y a continuación se
describe la forma de diligenciar las diferentes formas o grillas que presenta Siesa
Enterprise para la captura completa de la información correspondiente a este tipo
de registros.

Antes que nada es importante recordar que para hacer frente a esta situación el
sistema tiene como mecanismo de apoyo dentro de la estructuración de las
cuentas auxiliares, un indicador que determina si hay o no asociación a Caja. En
la siguiente pantalla se muestra el caso de la cuenta 11050504 que tiene dicha
asociación.

En algunas empresas se presenta la situación de que las cuentas de "caja menor"
y "caja principal" se dejen sin activar el indicador de caja, debido a que no es
práctico solicitar la discriminación de los medios de pago. De esta forma las
cuentas mencionadas solo se capturan con el mismo detalle de una cuenta
corriente, sin utilizar las bondades o beneficios de capturar información
adicional y complementaria al medio de pago registrado en las mismas. Como se
puede ver la activación o no de la discriminación de caja es más una decisión
particular de acuerdo a las necesidades de la empresa.

La forma como se determina la información adicional que se pregunta durante el
diligenciamiento de un documento en el que se utiliza una cuenta de caja,
depende del tipo de medio de pago elegido, que puede ser: efectivo, cheque,
tarjeta crédito, tarjeta débito, ventas crédito, bonos, vales, consignación, cheques
devueltos, cheques posfechados y otros.

Otra característica en la estructuración de las cuentas auxiliares de caja, es que
estas, por lo general, también se asocian al proceso de flujo de caja por medio
del indicador de destino.

Una vez diligenciada la información básica de la cuenta auxiliar de caja, tal
como el centro de operación, unidad de negocio, etc, se procede a definir el tipo
de naturaleza de la transacción. Para tal efecto se cuenta con un campo con dos
opciones de selección específica bajo el titulo de Naturaleza: Los valores
posibles de este campo son "Db" y Cr" que a su vez determinan el tipo de
registro que se desea hacer en las cuentas. De igual manera y dependiendo de
estos indicadores, en adelante varia el desempeño del sistema.

Seguidamente se debe capturar el valor a registrar en la cuenta. Para tal efecto se
deben diligenciar los campos Valor COP para la moneda nacional, y Valor MA
cuando la cuenta tiene activo el manejo de monedas alternas o extranjeras. En
este caso igualmente será necesario capturar la información correspondiente a la
tasa de cambio entre los dos tipos de valores.

Si la cuenta tiene adicionalmente activos los parámetros de captura de Centro de
Costo, se debe capturar la información relativa a estos.

Si las auxiliares de caja tienen activo el indicador de "caja", se deberá capturar a
continuación la información correspondiente al medio de pago correspondiente a
los valores recibidos. Estos pueden ser varios y la sumatoria de ellos debe
corresponder siempre al valor total registrado en la cuenta auxiliar. Para hacer
efectiva esta captura se debe dar click en el botón de "Siguiente".

A continuación se presentan las distintas formas y la explicación de cada uno de
los campos de estas, de acuerdo al medio de pago seleccionado, así:

Débito a caja con cheque devuelto.

Valor:
Valor del medio de pago seleccionado, por ejemplo cheque devuelto. Se tiene la
opción adicional de utilizar el icono de despliegue ubicado al lado derecho con
el fin de invocar la calculadora y entrar el valor por medio del mouse.

Una vez se han diligenciado todos los campos de este formato, se debe dar clic
sobre el botón "aplicar" con el fin de descontar el valor informado del total "por
aplicar" indicado en el asiento contable y que está localizado en la parte superior
de la pantalla.

Banco:
Código del banco al que pertenece el cheque devuelto. Este debió haber sido
creado previamente en el archivo maestro de bancos. En caso de no conocerlo se
puede utilizar el icono de despliegue ubicado al lado derecho con el fin de hacer
la selección del caso por medio del mouse.

Número de cheque:
Número del cheque devuelto.

Cuenta:
Número de la cuenta bancaria al que pertenece el cheque devuelto.

Motivo:
Motivo de devolución del cheque devuelto. Este debió haber sido creado
previamente en el archivo maestro de motivos. En caso de no conocerlo se puede
utilizar el icono de despliegue ubicado al lado derecho con el fin de hacer la
selección del caso por medio del mouse.

Fecha de reconsignación:
Si se ha activado el indicador de fecha de reconsignación, se debe informar el
año, mes y día en el que se volverá a consignar el cheque devuelto.

Tercero:
Código de la persona jurídica o natural que emitió el cheque devuelto. Existen
tres formas de informarlo. La primera es dar clic sobre el botón [Tercero] para
invocar una ventana adicional con los terceros disponibles y proceder a realizar
la selección del caso. La segunda, es mediante la digitación directa del código de
tercero. La tercera, es informando la descripción parcial del nombre, con el fin
de invocar una ventana en la que se muestran todos los terceros que contienen
parcialmente este contenido.

Notas:

Débito a caja con cheque.

Valor:
Valor del cheque . Se tiene la opción adicional de utilizar el icono de despliegue
ubicado al lado derecho con el fin de invocar la calculadora y entrar el valor por
medio del mouse.

de la pantalla.

Banco:
Código del banco al que pertenece el cheque. Este debió haber sido creado
previamente en el archivo maestro de bancos. En caso de no conocerlo se puede
utilizar el icono de despliegue ubicado al lado derecho con el fin de hacer la
selección del caso por medio del mouse.

Número de cheque:
Número del cheque.

Cuenta:
Número de la cuenta bancaria al que pertenece el cheque devuelto.

Autorización:
Número de autorización dado al recibir el cheque.

Notas:

Débito a caja con recaudo en efectivo.

Valor:
Valor recibido en efectivo. Se tiene la opción adicional de utilizar el ícono de
despliegue ubicado al lado derecho con el fin de invocar la calculadora y entrar
el valor por medio del mouse.

de la pantalla.

Notas:

Débito a caja con tarjeta de crédito

Valor:
Valor recibido por tarjeta de crédito. Se tiene la opción adicional de utilizar el
icono de despliegue ubicado al lado derecho con el fin de invocar la calculadora
y entrar el valor por medio del mouse.

de la pantalla.

Cuenta:
Número de la tarjeta de crédito con la que se hace el pago.

Código de seguridad:
Código interno que se define como mecanismo de protección contra
transacciones fraudulentas.

Vence:
Año, mes y día en el que vence la tarjeta de crédito.

Autorización:
Número dado por la entidad financiera en el momento de solicitar la autorización
de la transacción.

Notas:

Débito a caja con tarjeta débito.

Valor:
Valor recibido por tarjeta débito. Se tiene la opción adicional de utilizar el icono
de despliegue ubicado al lado derecho con el fin de invocar la calculadora y
entrar el valor por medio del mouse.

de la pantalla.

Cuenta:
Número de la tarjeta débito con la que se hace el pago.

Vence:
Año, mes y día en el que vence la tarjeta débito.

Autorización:
Número dado por la entidad financiera en el momento de solicitar la autorización
de la transacción.

Notas:

Crédito a caja
La particularidad de este registro se ve cuando la cuenta tiene activo el indicador
de "caja". En este caso Siesa Enterprise presenta los saldos por cada medio de
pago registrado en la cuenta y pendiente de consignación o cancelación. El
crédito es un registro de cancelación de la misma. El objetivo de tal transacción
es tener actualizado en todo momento y en tiempo real, los saldos detallados que
soportan la caja.

Limpiar:
Este botón limpia la información registrada en los campos.

Aplicar:
Este botón adiciona el registro en la grilla.

Cancelar:
Este botón cancela la operación de registro.

Anterior:
Este botón devuelve a la pantalla de asientos contables anterior a la presente
forma.

Aceptar:
Este botón se utiliza para grabar la información del registro capturada.

Incidencia de los indicadores de las cuentas
auxiliares.

El sistema ofrece un esquema bastante versátil, que permite armar un proceso
único de captura de información, en el que se tienen en cuenta todas las
situaciones que se puedan presentar en la gestión cotidiana de documentos. De
esta manera se logra el control de los aspectos funcionales más allá del alcance
que dan los diferentes niveles del plan contable.

Como se vio en el menú de maestros, el punto de partida está en la forma como
se estructuran las tablas o catálogos bases.

El paso siguiente es la definición de los indicadores para cada una de las cuentas
contables auxiliares que se utilizarán en el sistema, esta es la piedra angular que
determina el futuro comportamiento del sistema en situaciones como: control
consolidado o detallado de los saldos por tercero, seguimiento por centro de
costo, seguimiento por destino, solicitud de información relacionada con
diferidos, solicitud de información relacionada con la conciliación bancaria,
solicitud de información para manejo de iva y retefuente, etc.

A continuación se analizan los siguientes casos:

Captura de saldos abiertos:
Se presenta en transacciones que afectan saldos por documentos en cuentas por
cobrar o pagar.

Situación 1: Alimentación manual de cada cuota.
Situación 2: Generación automática de las cuotas.
De clic para ver más información
Captura de centro de costo y/o destino.
Se presenta en transacciones que afectan rubros asociados a centros de costos y
destinos.
Captura de información de impuestos/retención en la fuente.
Se presenta en transacciones relacionadas con impuestos.
Captura de información de bancos:
Se presenta en transacciones que afectan cuentas de bancos.
Captura de información de diferidos:
Se presenta en transacciones que afectan por ejemplo, ingresos o gastos pagados
por anticipado.
Captura de información de caja:
Se presenta en transacciones que afectan la caja, en términos de valores.

Resumen de las pantallas relacionadas con la estructuración de
las cuentas auxiliares.

Captura datos de centros de costos

Para aprovechar efectivamente la erp Siesa_Enterprise en los procesos de toma
de decisiones implica necesariamente ir más allá de lo que brindan los diferentes
niveles del plan contable, con el fin de rastrear plenamente el origen de las cifras
que ilustran la gestión interna de la compañía. Como se vió en la estructuración
de maestros, los centros de costos son potentes recursos sobre los que gira la
parametrización del sistema para atender los requerimientos internos que en ese
sentido tenga cada empresa. Se recomienda estudiar en la documentación de
maestros lo concerniente a estructuración y definición de los centros de costos.

Centros de costos:
El maestro de Centros de Costos se utiliza para definir cada uno de los códigos
de las diferentes divisiones y departamentos en los cuales esta de alguna manera
dividida la compañía para su gestión administrativa.
...mas información consulta del maestro de centros de costos

Una vez se han definido estos dos archivos, el paso siguiente es la asociación de
ellos con las cuentas auxiliares contables que de acuerdo a las necesidades de
manejo de información ameriten dicha relación. El área dentro de la creación de
auxiliares que específicamente permiten la realización de esta tarea está ubicada
en la lengüeta "c.costo / terceros".

Se pueden presentar diferentes situaciones en su estructuración que van desde la
utilización simultánea de centro de costos y terceros, hasta la utilización unitaria
de uno de ellos.

La definición de la cuenta 514540 "flota y equipo de transporte" es un caso que
utiliza los 3 recursos que da el sistema. Esto incidirá en que a la hora de tramitar
un documento con esta cuenta, se soliciten 3 detalles adicionales de información
con el fin de hacer seguimiento por el departamento administrativo que lo
origina(centro de costos), así como la persona jurídica o natural con la que se
contrató dicho servicio (tercero).

Hay otros casos en los que sólo se necesita identificar solamente el centro de
costos, como sería por ejemplo la cuenta 510515 "Horas extras y recargos", que
se estructura de la siguiente forma para llevar seguimiento por centro de costos y
el tercero.

Así mismo, se presenta el caso en que solamente se utiliza el destino, como sería
por ejemplo la cuenta 11100503 "Bancos de occidente ...", que se estructura de la
siguiente forma para llevar seguimiento del flujo de caja.

Botón de centro de costo:
Este botón es una alternativa para investigar el código de centro de costo a
utilizar cuando no se conoce. Si se le da click invoca una pantalla adicional con
los centros de costos disponibles, para que el usuario haga la selección del caso.
En ese momento los campos de código y descripción se actualizan con el
correspondiente al registro elegido.

Código de centro de costo:
Cuando el usuario sabe cual es el código del centro de costo a utilizar,
simplemente lo que debe hacer es digitarlo en este campo. En este momento se
actualiza el campo de descripción, con la correspondiente al centro de costo
digitado.

Descripción de centro de costo:
Existe un tercer método para informar el centro de costo, este consiste en digitar
parcialmente aquí la descripción del centro de costo; cuando se da clic sobre otro
campo el sistema automáticamente realiza internamente una búsqueda sobre
ellos y muestra una ventana con los registros que contienen el texto digitado,
para que el usuario haga la selección del caso. La condición para aplicar este
método es que el código de centro de costo debe estar en blanco.

Botón de destino:
Este botón es una alternativa para investigar el código de destino a utilizar
cuando no se conoce. Si se le da clic invoca una pantalla adicional con los
destinos disponibles, para que el usuario haga la selección del caso. En ese
momento los campos de código y descripción se actualizan con el
correspondiente al registro elegido.

Captura de datos de impuestos

Como preparación a los procesos de relaciones de IVA y retefuente, es necesario
activar los indicadores de impuestos desde la creación de las cuentas auxiliares
relacionadas. Esto incide posteriormente en la creación de documentos en el
sentido de que siempre se calculará el valor base teniendo en como punto de
referencia el porcentaje informado para la cuenta auxiliar; el cual puede ser
modificado manualmente por el usuario.

Para hacer frente a esta situación el sistema tiene como mecanismo de apoyo
dentro de la estructuración de las cuentas auxiliares, un área relacionada con la
configuración del manejo de impuestos.

Valor COP:
Valor del impuesto calculado por el usuario de acuerdo a la tasa vigente.

Base gravable:
El valor aquí mostrado corresponde al cálculo del 100% sobre el porcentaje
definido inicialmente en la estructuración de la cuenta auxiliar.
Matemáticamente la fórmula aplicada es:

Base gravable = Valor COP x 100 / Tasa de impuesto de la cuenta .

Captura de información de bancos

Esta información es necesaria para efectuar exitosamente el proceso de
conciliación bancaria. Este es otro proceso que tiene su origen en la
configuración de las cuentas auxiliares de bancos. Es aquí donde se asocia cada
una de estas cuentas por medio del indicado de bancos, tal como se muestra a
continuación.

Por lo general, también se acostumbra asociar la captura de cuentas bancarias
con el control de flujo de caja.

Para efectos del estudio del tema de la incidencia de los indicadores de las
cuentas auxiliares en las cuentas de bancos sólo se estudiará el comportamiento
del primer registro; el segundo, se asocia al manejo de los saldos abiertos
estudiados en el caso 1.

La información adicional aquí capturada es la que posteriormente se utiliza para
cruzar el extracto bancario con los saldos reales en libros.

Una vez seleccionada la cuenta auxiliar demarcada con los indicadores de Caja
ya explicados, se procede a capturar la información básica del asiento contable.
Los campos a capturar son los siguientes:


Documento bancario:
Asociación de la transacción que se está capturando con los tipos de documentos
universalmente aceptados para efectos de conciliación posterior con el extracto
bancario. El usuario puede dar clic sobre el ícono "triángulo invertido" para
invocar una ventana con los tipos disponibles y de esta manera proceder a
realizar la elección del caso (CG: Consignación, NC: Nota crédito, CH: Cheque
y ND: Nota débito).

Consulta de cuentas.

El objetivo de este programa es permitir al usuario examinar el comportamiento
que ha tenido la información contable a partir de un plan de cuentas en un lapso
de tiempo determinado. Esta consulta es un potente recurso de análisis de
información debido a que ofrece un ágil esquema funcional en el que se exploran
en múltiples formas los acumulados, se desciende jerárquicamente en los
diferentes niveles de totalización, y si es del caso, se puede llegar al detalle de
los documentos que inciden en ese acumulado. Se puede llegar a afirmar sin
lugar a dudas que es todo un generador de consultas que aprovecha plénamente
todas las facilidades que ofrece la interfase gráfica de windows para que con
sólo dar click se obtenga el esquema de consulta necesitado.

Dentro de este programa de consulta se ofrecen tres tipos de consultas:

Consulta tipo 1: Exploración de los totales generales que tienen la(s)
cuentas contables seleccionadas, de acuerdo a los diferentes niveles del plan
contable (grupo, clase, cuenta, subcuenta, susubcuenta y auxiliar).

Consulta tipo 2: Exploración de los totales que tienen la(s) cuentas
contables seleccionadas por centro de operación, unidad de negocio,
tercero, centro de costo y destino.

Consulta tipo 3: Exploración detallada en forma de libros auxiliares por
documento o por período o por movimiento para la información
relacionadas con las cuentas contables seleccionadas.

Areas en las que está dividida la pantalla de trabajo.
Para lograr un buen entendimiento de las consultas por cuenta, es necesario en
primer lugar diferenciar las 3 áreas principales sobre las que se basa la mecánica
de trabajo en este tipo de consultas.

Area 1: filtrado: Situada en la parte inferior y corresponde al área donde el
usuario fija la condiciones iniciales de selección de información.

Area 2: árbol de consulta: Ubicada en el extremo izquierdo. Tiene doble
funcionalidad, la primera es mostrar gráficamente la estructura de la
información seleccionada. La segunda, es servir como mecanismo de
interacción con el usuario, de tal manera que cuando este da click sobre
alguna parte del árbol, la estructura se amplia o se cierra dependiendo de si
la necesidad es resumir o detallar información.

Area 3: despliegue de totales: ubicada en el extremo derecho y es sirve para
mostrar las cifras que el sistema genera como fruto de las valores dados en
el área 1 y las selecciones hechas en el área 2.

La presentación de la información contenida en el área de despliegue de totales
está sujeta a las opciones de detalle por "Neto y Saldo" .

De igual forma esta área de despliegue de valores puede tener el formato de
"Saldo, débidos y créditos" .:

El gráfico que se puede obtener en este detalle por periodo puede ser en áreas,
barras, líneas y tortas,.


Plan:
Identificación del plan de cuentas cuyo esquema de acumulación por grupo,
clase, cuentas, subcuenta, susubcuenta y auxiliar se tomará como base para
presentar los diferentes totales de la consulta.

Presupuesto:
En caso de que las cuentas seleccionadas estén relacionadas con el proceso de
presupuesto, el sistema brinda la posibilidad de hacer simultánemente la
comparación contra un plan presupuestal previamente definido. En caso de no
desear hacer este tipo de comparaciones se escoge la opción sin ejecución.

Mayor:
El sistema permite filtrar la información tal manera que la consulta se pueda
obtener sólamente para una determinada cuenta mayor con sus respectivos
subcuentas, susubcuentas y auxiliares. Si este campo se deja en blanco indica
que el proceso se hará para todas las cuentas mayores.

En caso de que no se conozca el código específico de la cuenta mayor, el sistema
como mecanismo de apoyo ofrece dos alternativas. La primera, es el botón
[mayor...] que al darle click invoca automáticamente una consulta sobre las
cuentas mayores del plan de cuentas que se acaba de informar. La segunda,
trabaja con base en el campo donde se muestra la descripción de la cuenta, allí se
puede teclear parcialmente la parte del nombre de la cuenta que se conoce, y al
dar click sobre otro campo de la ventana, el sistema automáticamente trae en
pantalla, las cuentas que en su descripción contienen el texto digitado.

Nivel:
Mediante este campo se tiene un mecanismo de consolidación de las cifras
mostradas, debido a que de toda la estructura del plan contable elegido se puede
seleccionar solamente grupos o clases o cuentas o subcuentas o susubcuentas o
auxiliares, sin mostrar las cifras parciales de los niveles inferiores.

Auxiliar:
El sistema permite filtrar la información de tal manera que la consulta sólamente
se puede obtener para una determinada cuenta contable. Si este campo se deja en
blanco indica que el proceso se hará para todas las cuentas auxiliares.

En caso de que no se conozca el código específico de la cuenta auxiliar, el
sistema como mecanismo de apoyo ofrece dos alternativas. La primera, es el
botón [auxiliar...] que al darle click invoca automáticamente una consulta sobre
las cuentas auxiliares del plan de cuentas que se acaba de informar. La segunda,
trabaja con base en el campo donde se muestra la descripción de la cuenta
auxiliar, allí se puede teclear parcialmente la parte del nombre de la cuenta que
se conoce, y al dar click sobre otro campo de la ventana, el sistema
automáticamente trae en pantalla, las cuentas que en su descripción contienen el
texto digitado.

C.O.:
Centro de operación es otra mecanismo que ayuda a filtrar aún más la
información a consultar, en caso de que este campo se deje en blanco se traerá la
información de todos los centros de operación disponibles.

Unidad de negocio:
La unidad de negocio es otro mecanismo que ayuda a filtrar aún más la

Periodos:

Período inicial:
Año/mes inicial a partir del cual se hará la consulta. En caso de que no se
conozca el correspondiente código de identificación se puede dar click sobre el
botón [Inicial ...] para invocar una consulta sobre el archivo de lapsos y proceder
a realizar la elección del caso.

Período final:
Año/mes hasta la cual se hará el proceso de la consulta. En caso de que no se
botón [Final ...] para invocar una consulta sobre el archivo de lapsos y proceder

Consultar:
Este botón ejecuta la consulta de acuerdo a los parámetros seleccionados en el
filtro.

Limpiar:
Este botón deja en blanco todos los valores dados en el área de filtrado, con el
fin de indicar nuevos criterios de selección de información.

Ejemplo de consultas tipo1

Exploración de totales de acuerdo a plan contable, cuenta, subcuenta,
susubcuenta y auxiliar.
Del menú de contabilidad escoja la opción consulta, cuentas. Como método
alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas : [Alt] b c m.

En el área 1 defina las variables de filtrado con las cuales se definen las cuentas
contables que se desean consultar (plan, mayor, auxiliar, centro de operación,
nivel, período inicial y período final). Los valores aquí informados y/o
seleccionados son los filtros que restringen la información a tener en cuenta (ir a
explicación detallada de los campos).

De click sobre el botón [Consulta]. Al hacer esta operación el sistema inicia el
proceso de consulta y muestra en el área 2 el árbol estructurado sobre el que se
realizarán las ampliaciones adicionales de información cuando sobre alguno de
ellos se oprima nuevamente click. Otra labor que se hace simultáneamente es ir
mostrando las cifras sobre el área 3 de despliegue.

Consulta de los subtotales por cada una de las cuentas mayores que conforman el
total de un grupo. Por ejemplo el siguiente es detalle que se muestra cuando el
usuario da click sobre los pasivos.

Ampliación en un nivel adicional de detalle para una de las cuentas mayores que
se acaban de mostrar. Por ejemplo las siguientes son las cifras que se muestran
cuando el usuario da click sobre las cuentas por pagar.

Si se sigue el análisis en el mismo rumbo se puede viajar por los diferentes
niveles de cuentas mayores hasta llegar al saldo por cuenta auxiliar tal como se
muestra a continuación.

Dependiendo de la necesidad de profundizar en los subtotales el usuario en el
momento inicial de indicar los filtros de la consulta puede indicar por medio del
campo nivel que al ejecutarse la consulta muestre de una vez sólo totales por
grupo o clase o cuenta o subcuenta o simplemente auxiliares.

Ejemplo de consultas tipo 2:

Exploración de totales por centro de operación, unidad de negocio, centro
de costo y actividad.
Del menú de contabilidad escoja la opción consulta, cuentas. Como método
alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas : [Alt] b c m.

seleccionados son los filtros que restringen la información a tener en cuenta (Ver
explicación detallada de campos).


Sobre el árbol mostrado en el área 2, dar click derecho sobre el renglón que se
quiere ampliar. En este momento aparece el menú de contexto.

Con esta se tienen detalles complementarios a los totales que se venían
analizando por cada análisis dentro de cada una de ellas, por centro de
operación, unidad de negocio, tercero, centro de costo o actividad.


Exploración detallada en forma de libros auxiliares.



Mediante la opción de detalle del movimiento se trae el libro auxiliar que
sustenta la cifra total que se está mostrando en el registro seleccionado.

Consulta de terceros

que ha tenido la información contable a partir de un código de tercero, o grupo
de ellos, en todas la cuentas contables en un lapso de tiempo determinado. Esta
consulta es un potente recurso de análisis de información debido a que ofrece un
ágil esquema funcional en el que se exploran en múltiples formas los
acumulados, se desciende jerárquicamente en los diferentes niveles de
totalización, y si es del caso, se puede llegar al detalle de los documentos que
inciden en ese acumulado. Se puede llegar a afirmar sin lugar a dudas que es
todo un generador de consultas que aprovecha plénamente todas las facilidades
que ofrece la interfase gráfica de windows para que con sólo dar click se obtenga
el esquema de consulta necesitado.


Consulta tipo 1: Exploración de los totales generales que tienen los terceros,
de acuerdo a la selección inicialmente hecha en el área 1 de filtrado.

Consulta tipo 2: Exploración de los totales que tienen los terceros
seleccionadas por centro de operación, unidad de negocio, cuenta, centro de
costo y destino.

documento o por período o por movimiento para la información relacionada
con los terceros.



funcionalidad, la primera es mostrar gráficamente la estructura de la información
seleccionada. La segunda, es servir como mecanismo de interacción con el
usuario, de tal manera que cuando este da click sobre alguna parte del árbol, la
estructura se amplia o se cierra dependiendo de si la necesidad es resumir o
detallar información.

mostrar las cifras que el sistema genera como fruto de las valores dados en el
área 1 y las selecciones hechas en el área 2.

Ubicados en la consulta y sobre el área de despliegue de totales donde se
presenta el resultado de la consulta, es decir, los terceros y sus respectivos
valores, el usuario puede hacer uso del mouse y con el botón derecho activar las
opciones adicionales de visualización:


"Saldo, débitos y créditos".

barras, líneas y tortas.

Presupuesto:

Tercero:
obtener sólamente para un determinado tercero o un grupo de ellos, que se define
con base en las variables de centro de operación y unidad de negocio. Si este
campo se deja en blanco indica que el proceso se hará para todas las cuentas
mayores.

En caso de que no se conozca el código específico del tercero, el sistema como
mecanismo de apoyo ofrece dos alternativas. La primera, es el botón [Tercero...]
que al darle click invoca automáticamente una consulta sobre los terceros. La
segunda, trabaja con base en el campo donde se muestra la descripción del
tercero, allí se puede teclear parcialmente la parte del nombre del tercero que se
conoce, y al dar click sobre otro campo de la ventana, el sistema
automáticamente trae en pantalla, los terceros que en su descripción contienen el
texto digitado.

Periodos:
Período inicial:

Período final:

Consultar:
filtro.

Limpiar:

Ejemplo de consulta tipo1

Exploración de totales por tercero.

En el área 1 defina las variables de filtrado con las cuales se definen los terceros
que se desean consultar ( tercero, centro de operación, unidad de negocio,
período inicial y período final). Los valores aquí informados y/o seleccionados
son los filtros que restringen la información a tener en cuenta (ir a explicación
detallada de los campos).


Ejemplo de consultas tipo 2


que se desean consultar (tercero, centro de operación, unidad de negocio,
período inicial y período final). Los valores aquí informados y/o seleccionados
son los filtros que restringen la información a tener en cuenta (Ver explicación
detallada de campos).

proceso de consulta y muestra en el área 2 el árbol estructurado. Otra labor que
se hace simultáneamente es ir mostrando las cifras sobre el área 3 de despliegue.


analizando por cada uno de los niveles de las cuentas mayores y auxiliares.
Como se puede observar se tienen otras 5 alternativas nuevas para hacer análisis
dentro de cada una de ellas, por auxiliar, centro de operación, unidad de negocio,
centro de costo y destino.



que se desean consultar ( centro de operación, nivel, unidad de negocio, período
inicial y período final). Los valores aquí informados y/o seleccionados son los
filtros que restringen la información a tener en cuenta (ver explicación detallada
de campos).

proceso de consulta y muestra en el área 2 el árbol estructurado. Otra labor que
se hace simultáneamente es ir mostrando las cifras sobre el área 3 de despliegue.



Otra funcionalidad que brinda el menú de contexto invocado en el ejemplo de
consulta tipo 3 que se está estudiando es la consulta por neto y saldo.

Finalmente, como alternativa a la forma de presentación que se acaba de
presentar se tiene la utilizada en el balance de comprobación, es decir, saldo
anterior, débitos y créditos del período.

Consulta por centro de costo

que ha tenido la información contable a partir de un centro de costo en un lapso
de tiempo determinado. Esta consulta es un potente recurso de análisis de
información debido a que ofrece un ágil esquema funcional en el que se exploran
en múltiples formas los acumulados, se desciende jerárquicamente en los
diferentes niveles de totalización, y si es del caso, se puede llegar al detalle de
los documentos que inciden en ese acumulado. Se puede llegar a afirmar sin
lugar a dudas que es todo un generador de consultas que aprovecha plénamente
todas las facilidades que ofrece la interfase gráfica de windows para que con
sólo dar click se obtenga el esquema de consulta necesitado.


Consulta tipo 1: Exploración de los totales generales que tienen los centros
de costos seleccionados, de acuerdo a los diferentes niveles en que fueron
estructurados.
Consulta tipo 2: Exploración de los totales que tienen los centros de costos
seleccionadas por cuenta mayor, unidad de negocio, tercero y destino.
documento o por período o por movimiento para la información relacionada
con los centros de costos seleccionados.



alguna parte del árbol, la estructura se amplia o se cierra dependiendo de si

presenta el resultado de la consulta, es decir, los centros de costos y sus
respectivos valores, el usuario puede hacer uso del mouse y con el botón
derecho activar las opciones adicionales de visualización:

está sujeta a las opciones de detalle por "Neto y Saldo" ..

"Saldo, débitos y créditos".


Presupuesto:

Mayor:


Nivel:

Centro de costo:
se puede obtener para un determinado nivel de la estructura de los centros de
costos. Si este campo se deja en blanco indica que el proceso se hará para toda la
estructura de los centros de costos.

En caso de que no se conozca el código específico dentro de los centros de
costos, el sistema como mecanismo de apoyo ofrece dos alternativas. La
primera, es el botón [C. costo...] que al darle click invoca automáticamente una
consulta sobre la estructura de los centros de costos. La segunda, trabaja con
base en el campo donde se muestra la descripción de la parte del centro de costo,
allí se puede teclear parcialmente la parte del nombre de la cuenta que se conoce,
y al dar click sobre otro campo de la ventana, el sistema automáticamente trae en
pantalla, los componentes que en su descripción contienen el texto digitado.

C.O.:

Unidad de negocio:

Periodos:
Período inicial:

Período final:

Consultar:
Este boton ejecuta la consulta de acuerdo a los parámetros seleccionados en el
filtro.

Limpiar:

Ejemplo de consulta tipo 1

Exploración de totales de acuerdo a la estructura del centro de costo.
Del menú de contabilidad escoja la opción consulta, centro de costos. Como
método alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas : [Alt] b c m.

En el área 1 defina las variables de filtrado con las cuales se definen la parte de
la estructura de los centros de costos que se desean consultar ( mayor, nivel,
centro de costo, centro de operación, nivel, período inicial y período final). Los
valores aquí informados y/o seleccionados son los filtros que restringen la
información a tener en cuenta (ir a explicación detallada de los campos).


Consulta de los subtotales por cada una de los niveles mayores que conforman la
estructura del centro de costo. Por ejemplo el siguiente es detalle que se muestra
cuando el usuario da click sobre el componente 50 SUCURSALES.

Empleando la misma metodología se puede seguir bajando de nivel dentro de la
estructura de los centros de costos, tal como se muestra a continuación.

Ejemplo consulta tipo2


seleccionados son los filtros que restringen la información a tener en cuenta ( ver



analizando por cada uno de los niveles de las cuentas mayores y auxiliares.
Como se puede observar se tienen otras 5 alternativas nuevas para hacer análisis
dentro de cada una de ellas, por centro de operación, unidad de negocio, tercero,
centro de costo o actividad.

Ejemplo consulta tipo 3






Conceptos de flujo de efectivo

que ha tenido la información contable acumulada sobre los rubros y conceptos
definidos en el flujo de efectivo en un lapso de tiempo determinado. Esta
consulta es un potente recurso de análisis de información debido a que ofrece un
ágil esquema funcional en el que se exploran en múltiples formas los
acumulados, se desciende jerárquicamente en los diferentes niveles de
totalización, y si es del caso, se puede llegar al detalle de los documentos que
inciden en ese acumulado. Se puede llegar a afirmar sin lugar a dudas que es
todo un generador de consultas que aprovecha plenamente todas las facilidades
que ofrece la interfase gráfica de windows para que con sólo dar click se obtenga
el esquema de consulta necesitado.


Consulta tipo 1: Exploración de los totales generales que tienen los
conceptos seleccionados de acuerdo a los diferentes niveles de la estructura
como fueron definidos.
Consulta tipo 2: Exploración de los totales que tienen los conceptos
seleccionados por mayor, centro de operación, unidad de negocio, tercero y
centro de costo.

Para lograr un buen entendimiento de las consultas, es necesario en primer lugar
diferenciar las 3 áreas principales sobre las que se basa la mecánica de trabajo en
este tipo de consultas.


alguna parte del arbol, la estructura se amplia o se cierra dependiendo de si


presenta el resultado de la consulta, es decir, los conceptos de flujo de efectivo y
sus respectivos valores, el usuario puede hacer uso del mouse y con el botón
derecho activar las siguientes opciones adicionales de visualización:


"Saldo, débitos y créditos" .


Mayor:
El sistema permite filtrar la información de tal manera que la consulta se pueda
obtener sólamente para un determinado concepto mayor con sus respectivos
subconceptos. Si este campo se deja en blanco indica que el proceso se hará para
todos los mayores.

En caso de que no se conozca el código específico del mayor, el sistema como
mecanismo de apoyo ofrece dos alternativas. La primera, es el botón [mayor...]
que al darle click invoca automáticamente una consulta sobre los rubros
seleccionados. La segunda, trabaja con base en el campo donde se muestra la
descripción del concepto, allí se puede teclear parcialmente la parte del nombre
del rubro que se conoce, y al dar click sobre otro campo de la ventana, el sistema
automáticamente trae en pantalla, los conceptos que en su descripción contienen
el texto digitado.

Nivel:
mostradas, debido a que de toda la estructura se puede seleccionar solamente a
partir de sus niveles, sin mostrar las cifras parciales de los niveles inferiores.

Concepto FE.:
se puede obtener para un determinado concepto de FE. Si este campo se deja en
blanco indica que el proceso se hará para todos los conceptos.

C.O.:

Unidad de negocio:

Periodos:
Período inicial:

Período final:

Consultar:
filtro.

Limpiar:


Exploración de totales de acuerdo a un concepto de FE seleccionado.
Del menú de contabilidad escoja la opción consulta, conceptos de FE. En el área
1 defina las variables de filtrado con las cuales se especifican los rubros o
conceptos que se desean consultar (mayor, concepto FE, centro de operación,
unidad de negocio, período inicial y período final). Los valores aquí informados
y/o seleccionados son los filtros que restringen la información a tener en cuenta
(ir a explicación detallada de los campos).


Consulta de los subtotales por cada una de los niveles del concepto seleccionado.
Por ejemplo el siguiente es detalle que se muestra cuando el usuario da click
sobre las actividades de financiación.

Ampliación en un nivel adicional de detalle para un de los niveles mayores que
se acaban de mostrar. Por ejemplo las siguientes son las cifras que se muestran
cuando el usuario da click sobre las actividades de financiación que a su vez se
subdividen en ingresos no gravables y egresos.


Exploración de totales por mayor, centro de operación, unidad de negocio y
centro de costo.
Del menú de contabilidad escoja la opción consulta, conceptos FE. En el área 1
defina las variables de filtrado con los cuales se definen los rubros que se desean
consultar. Los valores aquí informados y/o seleccionados son los filtros que
restringen la información a tener en cuenta (Ver explicación detallada de
campos).



Con esta funcionalidad se tienen detalles complementarios a los totales que se
venían analizando por cada uno de los niveles de los conceptos de FE mayores y
auxiliares. Como se puede observar se tienen otras 4 alternativas nuevas para
hacer análisis dentro de cada una de ellas, por auxiliar, centro de operación,
unidad de negocio y centro de costo.

Consulta de los totales que tienen un rubro mayor en los diferentes centros de
operación.

Consulta de rubros de cuentas

Para las empresas que utilizan el módulo de presupuesto de obra o el
presupuesto oficial, esta opción permite consultar resumidamente, en un período
de tiempo determinado, la información almacenada en el sistema, teniendo
como directriz para totalización y subtotalización la estructura dada para los
rubros, la cual está conformada en su nivel más general por "planes de rubros"
los cuales a su vez se subtotalizan por medio de los "mayores de rubros" , y
finalmente en el nivel más detallado están los "auxiliares de rubros".

Como parte de las opciones de manejo de este programa de consulta, el usuario
tiene múltiples opciones de selección entre las que se destacan principalmente la
selección de un plan de rubros y/o un mayor de rubros y/o un auxiliar de rubros.

Explicación del área de filtrado:

Plan:
Campo obligatorio que indica el plan de rubros, cuya estructura se va a tomar
como directriz de totalización y subtotalización.

Presupuesto:
Mediante este cuadro de selección se indica si la consulta va a mostrar valores
ejecutados y presupuestados.

Centro de Operación:
El centro de operación es otro mecanismo que ayuda a filtrar aún más la

Unidad de negocio:
información de todos las unidades de negocio disponibles.

Mayor:
Mayor de rubros, dentro de la estructura del plan de rubros, que se tendrá en
cuenta para realizar la consulta.
Si este campo se deja en blanco, indica que la consulta se hará para todas las
mayores de rubros declaradas para el plan de rubros.

Rubro:
Auxiliar de rubros, dentro de la estructura del plan de rubros, que se va a tener
en cuenta para consultar la información almacenada en el sistema.

auxiliares de rubros que componen la mayor de rubro que se acaba de indicar.

Período Inicial:

Período Final:

Botón Consultar:
filtro.

Botón Limpiar:
Sumarizado de Balance General

En esta opción se permite la generación de información consolidada o
sumarizada de varias compañías bajo el formato de balance general. El usuario
selección de un grupo de compañías, un plan de cuentas dado, si se desea un
mayor de cuentas específico y los rangos o periodos de selección.

El sistema hace un análisis de los documentos que afectaron la contabilidad en el
lapso seleccionado, si llegare a existir uno de ellos descuadrados muestra el
correspondiente mensaje de advertencia indicando que no los tiene en cuenta.

Es importante tener presente que es posible particularizar la presentación de los
resultados obtenidos a través de las funcionalidades incluídas en el estándar de la
consulta flex, de esta manera, aspectos como totalizaciones, agrupaciones y
presentación estética de color, tamaño y tipo de letra y exportación a excel
depende del manejo que el usuario haga de facilidad que brinda el sistema.

Para ingresar a esta opción se debe seleccionar del menú Financiero la opción de
contabilidad, reportes, sumarizados y balance general.

Sumarizar compañías:
Si en el momento de crear la compañía se activó el indicador de "sumarizar" el
sistema da la posibilidad en el momento de consultar la información de
consolidar o no la información, mediante un cuadro de selección. Si sobre este se
da click aparece seleccionado, lo que implica que si es posible la consolidación
de acuerdo a un grupo de compañías que a continuación se indica. En caso
contrario, de que se deje en blanco, indica al sistema que el proceso sólo se hará
específicamente para la compañía que se está citando, y no permite la
consolidación, así sea posible hacerlo de acuerdo a la parametrización.

Grupo de compañías :
Si de acuerdo acuerdo a los parámetros declarados en el momento de crear la
compañía es posible sumarizar, es posible indicar mediante este campo un
"grupo de compañías" para realizar el proceso. En caso de que no se posible
sumarizar compañías, este campo aparece vedado.

Plan de cuentas:
Se debe definir aquí cual es el código de plan a utilizar para la generación del
informe. Es importante recordar que se cuenta con un esquema de acumulación
por grupo, clase, cuenta, subcuenta, sub-subcuenta y auxiliar, lo que se toma
según la estructura definida en cada plan para presentar los diferentes totales del
reporte. En caso de no conocer su código se puede dar clic sobre el botón de

Excluir ajustes por inflación:
El informe puede ser generado con o sin ajustes por inflación, según sea la
necesidad. Este botón permite activar esa selección. Su valor por defecto en
blanco o espacios, indica que las cuentas y valores de ajustes por inflación serán
incluidos. Si se activa se excluirán dichos valores y cuentas.

Balance:
Se utiliza para indicar que se desea presentar sólamente cuentas de balance:
activos, pasivos y patrimonio.

Estado de resultados:
Se utiliza para indicar que se desea presentar sólamente cuentas de resultados:
ingresos, costos y egresos.

Otros:
Se utiliza para indicar que se desea presentar sólamente otros tipos de cuentas
diferentes a balance y estados de resultados, que en el momento de su creación
se declararon como "otros".

Cuenta Mayor:
El sistema permite filtrar la información de tal manera que el balance de
comprobación se pueda obtener sólamente para una determinada cuenta mayor
con sus respectivas subcuentas y auxiliares. Si este campo se deja en blanco
indica que el proceso se hará para todas las cuentas mayores.

Cuenta Auxiliar:
Con el fin de terminar de conformar el mecanismo de filtrado de información
para tener en cuenta en la generación de la consulta, se tiene este campo de
"cuenta auxiliar" que permite indicar que el proceso se hará para una cuenta
específica. Si este campo se deja en blanco, se hará en forma masiva para todas
la cuentas contables involucradas en la selección hecha de plan de cuentas y/o
cuenta mayor.

Centro de costo mayor:
El centro de costo mayor es otro mecanismo que ayuda a filtrar aún más la
información de todos los centros de costos mayores disponibles; en caso
contrario, se tendrá en cuenta toda la información de los centros de costos
relacionados con el centro de costo mayor.

Centro de costo:
Con el propósito de terminar de especificar el filtrado de información por centro
de costos mayores, se tiene el centro de costo, que indica al sistema que la
consulta se hará teniendo en cuenta sólo la información relacionada con el
código de centro de costo citado, en caso de que este campo se deje en blanco, se
traerá la información de todos los centros de costos definidos para el centro de
costo mayor.

Tercero:
El tercero es otro mecanismo que ayuda a filtrar aún más la información a
consultar, en caso de que se cite aquí un código de tercero, indica al sistema que
el proceso de consulta será exclusivamente para la información relacionada con
él. Si este campo se deja en blanco se traerá la información de todos los terceros
disponibles.

Regional:
La regional es otro mecanismo que ayuda a filtrar aún más la información a
consultar, en caso de que se cite aquí un código de regional, indica al sistema
que el proceso de consulta será exclusivamente para la información relacionada
con él. Si este campo se deja en blanco se traerá la información de todos las
regionales disponibles.

C.O:
El C.O. es otro mecanismo que ayuda a filtrar aún más la información a
consultar, en caso de que se cite aquí un código de centro de operación, indica al
sistema que el proceso de consulta será exclusivamente para la información
relacionada con él. Si este campo se deja en blanco se traerá la información de
todos los centros de operación disponibles.

U.N.:
información a consultar, en caso de que se cite aquí un código de unidad de
negocio, indica al sistema que el proceso de consulta será exclusivamente para la
información relacionada con él. Si este campo se deja en blanco se traerá la
información de todos las unidades de negocios disponibles.

Saldo inicial del período:
Se debe seleccionar aquí el período o año/mes a partir del cual se desea generar
el informe.

Saldo final del período:
Se debe seleccionar aquí el período o año/mes hasta el cual se desea generar el
informe.

Explicación detallada de los campos de la pantalla de resultado:
En esta pantalla se muestran el resultado de aplicar los parámetros de selección y
filtrado indicados. Estos a través de la "consulta flex" son suceptibles de
particularizarlos en lo relacionado con presentación estética de tamaño, color,
tipo de letra, forma de agrupación y totallización, exportación a excel .(más
información de la consulta flex).
Sumarizado de Estado de Resultados

sumarizada de varias compañías bajo el formato de estado de resultados. El
usuario tiene múltiples opciones de selección entre las que se destacan
principalmente la selección de un grupo de compañías, un plan de cuentas dado,
si se desea un mayor de cuentas específico y los rangos o periodos de selección.



Contabilidad, Reportes, Sumarizados y estado de resultados.

Si en el momento de crear la compañía se activo el indicador de "sumarizar" el
da click aparece chuleado, lo que implica que si es posible la consolidación de
acuerdo a un grupo de compañías que a continuación se indica. En caso

Si de acuerdo acuerdo a los parámetros declarados en el momento de crear la
compañía es posible sumarizar, es posible indicar mediante este campo un
"grupo de compañías" para realizar el proceso. En caso de que no se posible
sumarizar compañías, este campo aparece vedado.

Plan de cuentas:


Balance:
Se utiliza para indicar que se desea presentar solamente cuentas de balance:
Activos, pasivos y patrimonio.

Se utiliza para indicar que se desea presentar solamente cuentas de resultados:
Ingresos, Costos y Egresos.

Otros:
Se utiliza para indicar que se desea presentar solamente otros tipos de cuentas
diferentes a balance y estados de resultados, que en el momento de su creación
se declararon como "otros".

Cuenta Mayor:
El sistema permite filtrar la información de tal manera que el balance de
comprobación se pueda obtener solamente para una determinada cuenta mayor
con sus respectivas subcuentas y auxiliares. Si este campo se deja en blanco
indica que el proceso se hará para todas las cuentas mayores.

Cuenta Auxiliar:
cuenta mayor.


Centro de costo:
costo mayor.

Tercero:
disponibles.

Regional:

C.O:

U.N.:

Saldo inicial del periodo:
Se debe seleccionar aquí el periodo o año/mes a partir del cual se desea generar
el informe.

Saldo final del periodo:
Se debe seleccionar aquí el periodo o año/mes hasta el cual se desea generar el
informe.

tipo de letra, forma de agrupación y totallización, exportación a excel .(más
Sumarizado de Presupuesto

En esta opción se permite consultar la ejecución presupuestal en dos períodos
independientes (Ejemplo: trimestre 1 y acumulado año), adicionalmente, en esta
consulta se puede consolidar o sumarizar la información de varias compañías.
Así mismo, el usuario tiene múltiples opciones de selección entre las que se
destacan principalmente la selección de un grupo de compañías, un plan de
cuentas dado, un mayor de cuentas específico y los rangos o periodos de
selección. Las columnas que muestra esta consulta en pantalla son:



Contabiliad, Reportes, Sumarizados y Presupuesto.

Explicación detallada de los campos de la pantalla de Filtro:


Esta opción permite consultar y seleccionar un grupo de compañías previamente
definido, de acuerdo a la información o compañías que se desea sumarizar.

Plan de cuentas:
informe. Es importante recordad que se cuenta con un esquema de acumulación

incluidos. Si se activa se excluirán las cuentas que reciben ajustes por inflación.

Balance:


Otros:
diferentes a balance y estados de resultados. Es decir las que en el momento de
la creación se indicador como "otros".

Cuenta Mayor:
El sistema permite filtrar la información de tal manera que se pueda obtener
sólamente para una determinada cuenta mayor con sus respectivas subcuentas y
auxiliares. Si este campo se deja en blanco indica que el proceso se hará para
todas las cuentas mayores.

Cuenta Auxiliar:
cuenta mayor.


Centro de costo:
costo mayor.

Tercero:
disponibles.

Regional:

C.O:

U.N.:

Saldo inicial del período:
el informe.

Saldo final del periodo:
Se debe seleccionar aquí el periodo o año/mes hasta el cual se desea generar el
informe.

Explicación detallada de los campos de la pantalla de Períodos:

Ejecución 1: Desde.
Se debe seleccionar aquí el periodo o año/mes del primer período de ejecución a
partir del cual se desea generar el informe.

Ejecución 1: Hasta.
Se debe seleccionar aquí el periodo o año/mes del primer período de ejecución
hasta el cual se desea generar el informe.

Ejecución 2: Desde.
Se debe seleccionar aquí el período o año/mes del segundo período de ejecución
a partir del cual se desea generar el informe.

Ejecución 2: Hasta.
Se debe seleccionar aquí el período o año/mes del segundo período de ejecución
hasta el cual se desea generar el informe.

tipo de letra, forma de agrupación y totalización, exportación a excel .(más

Sumarizado de Flujo de efectivo

Si bien es cierto que el sistema, a través de la opción de "consulta de conceptos
de flujo de efectivo", brinda la posibilidad de navegar por los diferentes totales
y subtotales de la estructura definida para el flujo de efectivo, es también
necesario incluir otra opción que sólo muestre la información consolidada de
varias compañías, en la que se visualice rápidamente el comportamiento de los
dineros ingresados y egresados por concepto de flujo de efectivo; para ello, el
sumarizado de Flujo de efectivo es una consulta en la que se tienen las siguientes
columnas: concepto de flujo de efectivo, descripción, C.O., U.N., Neto periodo
1, neto periodo 2,... , neto período 12. Adicionalmente, esta consulta es posible
restringirla para que se ejecuta para un valor específico de regional, centro de
operación y unidad de negocio.




Plan Presupuestal:
Se debe definir aquí cual es el código de plan presupuestal a utilizar para la
generación del informe. Es importante recordar que cada plan presupuestal
cuenta con un esquema particular de acumulación por grupo, clase, cuenta,
subcuenta, sub-subcuenta y auxiliar, lo que determina el esquema de
presentación de los diferentes totales de la consulta. En caso de no conocer su
código se puede dar click sobre el botón de despliegue contiguo, con el fin de
invocar y seleccionar el plan deseado.

Mayor:
Con el propósito de terminar de especificar el filtrado de información, se tiene la
posiblidad de especificar que la consulta se realice sólamente para una mayor
asociada al plan presupuestal que se acaba de indicar; , en caso de que este
campo se deje en blanco, se traerá la información de todas las mayores asociadas
al plan presupuestal.

F.E:
El concepto de flujo de efectivo es otro mecanismo que ayuda a filtrar aún más
la información a consultar, en caso de que se cite aquí un código de F.E, indica al
relacionada con él.

Otros:
Regional:

C.O:

U.N.:

Neto 1: Desde.
Se debe seleccionar aquí el año/mes del primer período de ejecución a partir del
cual se desea generar el informe.

Neto 1: Hasta.
Se debe seleccionar aquí el año/mes del primer período de ejecución hasta el

Neto 2: Desde.
Se debe seleccionar aquí el año/mes del segundo período de ejecución a partir
del cual se desea generar el informe.

Neto 2: Hasta.
Se debe seleccionar aquí el año/mes del segundo período de ejecución hasta el
El sistema permite la indicación de hasta 12 períodos para obtener los netos.

tipo de letra, forma de agrupación y totalización y exportación a excel .(más
Sumarizado del presupuesto de Flujo de
efectivo

Después de que por un lado, se ha definido la estructura de los flujos de efectivo
con sus respectivos conceptos y mayores en la opción / maestros/ conceptos de
flujo de efectivo; y por otro, se han alimentado las respectivas cifras
presupuestadas para los diferentes conceptos de flujos de efectivo en la opción
/contabilidad/ flujo de efectivo/ presupuesto de flujo de efectivo; se tiene esta
opción de "sumarizado de presupuesto de flujo de efectivo, cuyo objetivo es
mostrar la información consolidada de varias compañías, en la que se visualice
rápidamente el comportamiento de las variaciones de ejecución presupuestal de
los dineros ingresados y egresados por concepto de flujo de efectivo; para ello,
el sumarizado de presupuesto de Flujo de efectivo es una consulta en la que se
tienen las siguientes columnas: concepto de flujo de efectivo, descripción, C.O.,
U.N., P1, R1, P2, R2, P3, R3, P4, R4, P5, R5, P6,R6, P7. R7, P8, R8, P9, R9,
P10, R10, P11, R11, P12, R12. Adicionalmente, esta consulta es posible
restringirla para que se ejecuta para un valor específico de regional, centro de
operación y unidad de negocio.


da click aparece chuleado, lo que implica que si es posible la consolidación de
acuerdo a un grupo de compañías que a continuación se indica. En caso


Plan Presupuestal:
Se debe definir aquí cual es el código de plan presupuestal a utilizar para la
generación del informe. Es importante recordad que se cuenta con un esquema
de acumulación por grupo, clase, cuenta, subcuenta, sub-subcuenta y auxiliar, lo
que se toma según la estructura definida en cada plan para presentar los
diferentes totales del reporte. En caso de no conocer su código se puede dar clic
sobre el botón de despliegue contiguo, con el fin de invocar y seleccionar el plan
deseado.

Mayor:
Con el propósito de terminar de especificar el filtrado de información, se tiene la
posibilidad de especificar que la consulta se realice sólamente para una mayor
asociada al plan presupuestal que se acaba de indicar; , en caso de que este
campo se deje en blanco, se traerá la información de todas las mayores asociadas
al plan presupuestal.

F.E:
El concepto de flujo de efectivo es otro mecanismo que ayuda a filtrar aún más
la información a consultar, en caso de que se cite aquí un código de F.E, indica al
relacionada con él.

Otros:
Regional:

C.O:

U.N.:

Neto 1: Desde.
Se debe seleccionar aquí el año/mes del primer período de ejecución a partir del

Neto 1: Hasta.
Se debe seleccionar aquí el año/mes del primer período de ejecución hasta el

Neto 2: Desde.
Se debe seleccionar aquí el año/mes del segundo período de ejecución a partir
del cual se desea generar el informe.

Neto 2: Hasta.
Se debe seleccionar aquí el año/mes del segundo período de ejecución hasta el
El sistema permite la indicación de hasta 12 períodos para obtener los netos.


En esta pantalla se muestran el flujo de efectivo que sale como resultado de
aplicar los parámetros de selección y filtrado indicados. Estos a través de la
"consulta flex" en lo relacionado con presentación estética de tamaño, color,
tipo de letra, forma de agrupación y totallización, exportación a excel son
suceptibles de particularizarlos de acuerdo al manejo dado por el usuario.(más
Resumen de movimiento contable

El objetivo de este programa es consultar en pantalla los totales débitos y crédito
por cada cuenta contable involucrada en el movimiento contable seleccionado en
un lapso de tiempo determinado de acuerdo a los criterios de selección de plan
de cuentas y/o centros de costos y/o flujo de efectivo y/o tercero y/o centro de
operación y/o unidad de negocio y/o documento contable. Las columnas
mostradas en la pantalla de resultados son: código de la cuenta auxiliar,
descripción del auxiliar, centro de operación del movimiento, unidad de negocio,
total débitos, total crédito, neto.

Aunque este programa no llega a mostrar información a nivel de documentos, si
hace internamente un análisis de los documentos que afectaron la contabilidad
en el lapso seleccionado, si llegare a existir uno de ellos descuadrado muestra el

"consulta flex", de esta manera, aspectos como totalizaciones, agrupaciones y

Plan:

Mayor:
El sistema permite filtrar aún más la información seleccionada con el con el
campo anterior, permitiendo indicar dentro de la estructura de este, un código de
cuenta mayor asociado a ese plan. . Si este campo se deja en blanco indica que el
proceso se hará para todas las cuentas mayores relacionada con el plan contable.

Auxiliar:
Para el caso en que sea necesario llegar a un nivel mayor de detalle de la
información seleccionada con el "plan" y la "mayor" es posible a través del
código de la "auxiliar" especificar un código de cuenta auxiliar asociada a la
cuenta mayor.

relacionados con el centro de costo mayor indicado.

Centro de costo:
costo mayor.

Mayor del Flujo de efectivo:
Otra forma de seguir precisando la información a seleccionar dentro de la
consulta es indicar dentro de la estructura dada para el manejo del "flujo de
efectivo" una cuenta mayor de esta estructura.

Flujo de efectivo
Otra forma de seguir precisando la información a seleccionar dentro de la
consulta es indicar dentro de la estructura dada para el manejo del "flujo de
efectivo" un concepto de flujo de efectivo.

Tercero de otros del movimiento:
El tercero de otros del movimiento es otro mecanismo que ayuda a filtrar aún
más la información a consultar, en caso de que se cite aquí un código de tercero,
indica al sistema que el proceso de consulta será exclusivamente para la
información de todos los terceros disponibles.

C.O de otros del movimiento :

U.N de otros del movimiento:

Tercero del documento:
El tercero dentro del archivo de movimiento es otro mecanismo que ayuda a
filtrar aún más la información a consultar, en caso de que se cite aquí un código
de tercero, indica al sistema que el proceso de consulta será exclusivamente para
la información relacionada con él. Si este campo se deja en blanco se traerá la
información de todos los terceros disponibles.

Tipo de documento:
Si bien es cierto que esta consulta no muestra en pantalla información de
documentos, si es posible incluir como parte de los criterios de la información un
tipo de documento específico.

Fecha inicial:
la consulta.

Fecha final:
Se debe seleccionar aquí el período o año/mes hasta el cual se desea generar la
consulta.

En esta pantalla se muestran el flujo de efectivo que sale como resultado de
aplicar los parámetros de selección y filtrado indicados. Estos a través de la
"consulta flex" en lo relacionado con presentación estética de tamaño, color,
tipo de letra, forma de agrupación y totallización, exportación a excel son
suceptibles de particularizarlos de acuerdo al manejo dado por el usuario.(más

Saldos diferidos

Este programa permite hacer una consulta y selección de la información de
diferidos a la fecha o a una fecha de corte dada. El usuario deberá inicialmente
diligenciar la parte inferior de la consulta donde se encuentran ubicadas las
opciones de selección o filtro de la consulta. Opcionalmente, se podrá incluir un
centro de operación, un tercero o una unidad de negocios en particular.

En la parte central de la forma se presentan dos grandes grupos, el primero de los
cuales contiene el detalle de las cuentas auxiliares del diferido por cada centro de
operación, documento de amortización, valores, fechas, tercero, etc. Toda la
información relativa al documento de causación del diferido mismo.

En la parte derecha se presenta el segundo de los grupos que contiene el detalle
de las cuentas contrapartida donde se amortiza el diferido, igualmente mostrando
opcionalmente el detalle de cuentas, c.o, un, tercero y demás parámetros de
acuerdo a las cuentas involucradas.

Utilizando el cursos con "clip derecho" se activa una consulta especial .

Auxiliar:
Corresponde al código de la cuenta auxiliar a partir de la cual se realizará la
consulta de diferidos. Es obligatoria.

Tercero:
Es opcional y se utiliza para indicar que se desea hacer la consulta de un tercero
en particular.

Centro de operación:
Es opcional y se utiliza para indicar que se desea restringir la consulta a las
transacciones de un centro de operación en particular.

Unidad de negocio:
transacciones de una unidad de negocios en particular.

Calcular saldos a:
Se debe definir si se desea obtener la información de los saldos a hoy o a una
fecha de corte, en cuyo caso se deberá indicar la fecha requerida.

Fecha de corte:
Es complementario al campo anterior cuando la consulta se realiza a una fecha
de corte.

Consultar:
Este botón activa la consulta de acuerdo a los parámetros definidos en el filtro.

Limpiar:
Con este botón se borra la información de la consulta y la habilita para hacer
nuevamente una consulta.

Información auxiliar del diferido:
Corresponde al centro de operación donde fue registrado o causado el diferido.

Documento:
Es el documento del diferido, normalmente el número de póliza o documento
similar.

Saldo:
Es el saldo a la fecha o al corte del diferido, por cada documento.

Total Db:
Corresponde al total de valores débitos consignados en la cuenta auxiliar del
diferido.

Total Cr:
Corresponde al total de valores crédito consignados en la cuenta auxiliar del
diferido.

Ultima amortización:
Este campo se actualiza cada vez que se realiza el proceso de amortización
automático de los diferidos y corresponde a la fecha en la cual se realizó el
proceso por ultima vez.

Fecha inicial:
Corresponde a la fecha a partir de la cual se registra el diferido para ser
amortizado.

Fecha final:
Corresponde a la fecha hasta la cual se deberá amortizar el diferido.

Unidad de negocio:
Corresponde a la unidad de negocios sobre la cual se registra el diferido.

Tercero:
Es el tercero a nombre del cual se causo o registro el diferido.

Razón social:
Es el nombre de la persona jurídica o natural sobre la cual se causo el diferido.

Centro de costo:
Corresponde al centro de costos asociado a la causación del diferido.

Descripción:
Se refiere a los detalles o descripción realizada en la causación del diferido.

Información auxiliar contrapartida:
Auxiliar:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde será amortizado el diferido.

Descripción:
Es el nombre de la cuenta auxiliar contrapartida.

Corresponde al código del centro de operación donde se realizará la
amortización.

Unidad de negocio:
Es la unidad de negocios que recibirá la amortización.

Tercero:
Es el tercero a nombre del cual se contabilizará la amortización.

Razón social:
Es el nombre o razón social del tercero.

Centro de costos:
Corresponde al centro de costos donde se contabilizará la amortización.

Descripción:
Es el nombre del centro de costos.

Notas:
Son las notas, observaciones o comentarios que se desea consignar.

Auditoria de consecutivos de documentos

Esta opción de consulta permite conocer los números de documentos faltantes
por cada tipo de documento definido en el sistema y en un rango de tiempo o de
números específico.

Procedimiento de auditoría de consecutivo de documentos

Diligencie los campos de filtrado del cuadro de diálogo básico, con el fin de
seleccionar los documentos que servirán como base para la auditoría. Tenga en
cuenta que cuando se están dando criterios de selección los campos dejados en
blanco no condicionan el proceso respecto a ningún valor particular (ver
explicación detallada de los campos).

Una vez se han definido los criterios de selección en el área de filtrado y se ha
dado clic sobre el botón "consultar" el sistema despliega una pantalla con la
información general de auditoria de consecutivos.

En este momento el sistema brinda la oportunidad de seguir profundizando la
información de consecutivos, para ello se debe dar clic derecho, sobre el renglón
que se necesite investigar para invocar el siguiente menú de contexto.

En caso de que se seleccione la opción de zoom se logra un despliegue registro a
registro tal como se muestra a continuación.

Adicionalmente, en caso de necesitar puntualizar más en cuales son los
documentos faltantes, se puede seleccionar la correspondiente opción
relacionada en el menú de contexto.

Filtro
C.O:
Corresponde al código y descripción del centro de operación que se selecciona
dentro del filtro. Se utiliza para indicar que solo se desea visualizar los
documentos correspondientes al código seleccionado.

Familia:
Corresponde al código y descripción de la familia de documentos que se
selecciona dentro del filtro. Se utiliza para indicar que solo se desea visualizar
los documentos correspondientes al código seleccionado.

Tipo de documento:
Corresponde al código y descripción del tipo de documento que se selecciona
dentro del filtro. Se utiliza para indicar que solo se desea visualizar los
documentos correspondientes al código seleccionado.

Incluir documento:
Se utiliza para especificar el tipo de consecutivos a consultar. Se tienen previstas
3 posibilidades: todos, automáticos o manuales.

Por fecha:
Se utiliza para indicar que la selección y búsqueda se hará por un rango de
fechas.

Fecha inicial:
Se utiliza para indicar la fecha inicial de selección de la consulta.

Fecha final:
Se utiliza para indicar la fecha final de selección de la consulta.

Por número:
Se utiliza para indicar que la búsqueda o selección se hará a partir de los
números de documentos registrados, sin importar la fecha de los mismos.

Número inicial:
Se utiliza para indicar el número inicial de selección de la consulta.

Número final:
Se utiliza para indicar el número final de selección de la consulta.

Consultar:
Con este botón se efectúa la acción de consulta del programa de acuerdo a los
valores registrados en el filtro.

Limpiar:
Se utiliza para limpiar los datos de la consulta, por ejemplo para hacer una
nueva.

Balance general

El objetivo de este programa es obtener el balance general incluyendo hasta
cuatro lapsos de tiempo (año/mes) definidos por el usuario. Dentro de los
aspectos funcionales se tienen:

El sistema hace un análisis de los documentos que afectaron la contabilidad en
los lapsos seleccionados, si llegare a existir uno de ellos descuadrados muestra el

La directriz principal que toma para hacer los procesos de acumulación de los
parciales de las cuentas auxiliares es uno de los planes contables declarados en el
sistema. De esta manera se tiene un poderoso esquema de generación de
múltiples reportes debido a que por cada uno de ellos se tiene un esquema
diferente de grupos, mayores, subcuentas y subsubcuentas.

Dada la gran cantidad de variables que permiten una gran diversidad de
presentaciones diferentes, es posible guardarlas como un nombre de informe. El
cual puede al ser llamado posteriormente el sistema toma los valores indicados
allí y hace la generación correspondiente facilitando la operación al usuario.

Reporte:
Debido a que el sistema mediante este cuadro de diálogo ofrece múltiples formas
de obtener informes, es posible guardar los valores dados a las diferentes
variables bajo un nombre específico y archivar todo ello para una próxima
oportunidad. Al necesitar volver a procesar el reporte, simplemente se invoca el
nombre del informe guardado validando únicamente las variables de fechas.

Guardar el reporte
Este botón se utiliza para guardar las variables e instrucciones definidas en la
generación del reporte, bajo un nombre de informe determinado.

Eliminar el reporte
Este botón se utiliza para eliminar un reporte previamente guardado bajo un
nombre de informe específico.

Opciones básicas:
Cuentas:
Plan :
por grupo, clase, cuenta, subcuenta, susubcuenta y auxiliar, lo que se toma según
la estructura definida en cada plan para presentar los diferentes totales del
reporte. En caso de no conocer su código se puede dar click sobre el botón de

Excluir ajuste por inflación:
Se utiliza para especificar que el informe a generar puede incluir o no los valores
correspondientes a los ajustes por inflación, según se desee.

Tipo :
Con este cuadro de selección múltiple indica al sistema que el balance general se
hará solamente para cuentas de balance o cuentas de resultado o las catalogadas
como otras o todos los tipos simultáneamente. Simplemente lo que se debe hacer
es dar clic sobre cada cuadrícula que se quiera incluir.

Mayor:
El sistema permite filtrar la información de tal manera que el balance general se
pueda obtener solamente para una determinada cuenta mayor con sus respectivas
subcuentas y auxiliares. Si este campo se deja en blanco indica que el proceso se
hará para todas las cuentas mayores.

Nivel:
Mediante este campo se tiene un mecanismo de consolidación, aprovechando la
estructura del plan contable elegido lo que permite seleccionar solamente grupos
o clases o cuentas o subcuentas o susubcuentas o auxiliares, sin mostrar las cifras
parciales de los niveles inferiores.

Auxiliar:
El sistema permite filtrar la información para una determinada cuenta auxiliar. Si
este campo se deja en blanco indica que el proceso se hará para todos.

Períodos
Por la naturaleza misma del informe, las cifras que se presentan normalmente
corresponden a los saldos finales al cierre del periodo. El usuario podrá
seleccionar hasta 4 periodos, lo que permite hacer comparativos entre estos y
visualizar el comportamiento de las cifras, de acuerdo a la selección y
ordenamiento dada al reporte.

Saldo al final del período 1:
Corresponde al código del periodo 1 a seleccionar, por ejemplo 2000/10
correspondiente al décimo periodo del año 2000.

Saldo al final del periodo 2:
correspondiente al noveno periodo del año 2000.

correspondiente al octavo periodo del año 2000.

correspondiente al séptimo periodo del año 2000.

Opciones adicionales:
Ordenamiento título:
Ordena por:
Esta es la primera opción de selección y ordenamiento para el informe. Los
valores son: regional, regional/c.o., unidad de negocio o ninguna.

Luego por:
Una vez definido el primer ordenamiento, se puede agregar un segundo titulo o
ordenamiento según se haya escogido en el punto anterior. Las opciones de
selección son las mismas que las anteriores, pero serán excluyentes dependiendo
de la opción escogida en primer orden.

Ordenamiento detalle:
Ordena por:
Dentro del cuerpo del informe, es decir, donde se presenta el detalle de la
información, igualmente se pueden agrupar las cifras y dar algún ordenamiento a
fin de facilitar el análisis. Las opciones aquí son: unidad de negocio, tercero,
grupo de centro de costos, clase, cuenta, subcuenta, auxiliar de destino, cuenta
auxiliar o ninguno.

Luego por:
Después de haber dado un ordenamiento al detalle de la información, se pueden
seguir dando más ordenamientos hasta un total de 3, dependiendo de las
opciones iniciales seleccionadas por el usuario.

Otras opciones:
Incluir moneda alterna:
Cuando el plan y las cuentas contemplan el manejo de valores en monedas
alternas, la selección de este campo permite su presentación.

Excluir código:
Este campo permite excluir opcionalmente los códigos de las auxiliares
seleccionadas, en caso de que se desee dar una presentación sin códigos al
informe.

Formato numérico para exportar:
Este campo permite la exclusión de los símbolos de moneda y "db ó cr" al final
de los valores, que indican que la cifra es crédito o débito. En su lugar se
presentan los signos de "+ ó -" para definir la naturaleza del valor. Esto es de
gran utilidad cuando el reporte se desea exportar a hoja electrónica para
modificar su presentación o realizar operaciones complementarias.

Cifras:
Se debe definir aquí cual es la forma en la que se presentarán los valores
calculados. Esta puede ser en unidades, miles o millones.

Observación:
Campo de 80 posiciones cuya finalidad es incluir un título explicatorio dentro
del encabezado del balance de comprobación.

Pantalla:
Se utiliza para especificar que se desea visualizar el reporte en la pantalla.

Impresora:
Se utiliza para especificar que se desea imprimir el reporte.

Texto:
Se utiliza para especificar que se desea generar un archivo tipo texto a partir del
reporte.

Cancelar:
Se utiliza para cancelar todas las instrucciones y valores definidos en el reporte,
es decir, suspender la generación o ejecución del reporte.

Balance general - Anexo por centro de costos

El objetivo de este programa es obtener un anexo por centro de costos al balance
general incluyendo hasta cuatro lapsos de tiempo (año/mes) definidos por el
usuario. Dentro de los aspectos funcionales brindados se tienen:

los lapsos seleccionados, si llegare a existir uno de ellos descuadrados muestra el

parciales de las cuentas y centros de costos auxiliares es uno de los planes
contables declarados en el sistema. De esta manera se tiene un poderoso
esquema de generación de múltiples reportes debido a que por cada uno de ellos
se pueden tener diferentes grupos, mayores, cuentas y subcuentas.

Dada la gran cantidad de variables que permiten una diversidad de
presentaciones, es posible guardarlas como un nombre de informe. Al ser
llamado posteriormente el sistema toma los valores indicados allí y hace la
generación correspondiente facilitando la operación al usuario.

Reporte:

Guardar el reporte:

Eliminar el reporte:

Opciones básicas:
Cuentas:
Plan :

Exluir ajuste por inflación:

Tipo:
Con este cuadro de selección múltiple indica al sistema que el anexo al balance
general se hará solamente para cuentas de balance o cuentas de resultado o las
catalogadas como otras o todos los tipos simultáneamente. Simplemente lo que
se debe hacer es dar clic sobre cada cuadrícula que se quiera incluir.

C. Costos:
Mayor:
El sistema permite filtrar la información de tal manera que el anexo al balance
general se pueda obtener solamente para un determinado centro de costos mayor
con sus respectivos auxiliares. Si este campo se deja en blanco indica que el
proceso se hará para todos los mayores.

Nivel:
estructura del plan elegido lo que permite seleccionar entre los diferentes niveles
de centros de costos y los auxiliares.

Auxiliar:
El sistema permite filtrar la información para un determinado centro de costos.
Si este campo se deja en blanco indica que el proceso se hará para todos.

Períodos
corresponden a los saldos finales al cierre del periodo. El usuario podrá
seleccionar hasta 4 periodos, lo que permite hacer comparativos entre estos y
visualizar el comportamiento de las cifras, de acuerdo a la selección y
ordenamiento dada al reporte.

Saldo al final del período1:
correspondiente al décimo periodo del año 2000.

correspondiente al noveno periodo del año 2000.

correspondiente al octavo periodo del año 2000.

correspondiente al séptimo periodo del año 2000.

Ordena por:
valores son: regional, regional / c.o., unidad de negocio o ninguna.

Luego por:

Ordena por:
auxiliar o ninguno.

Luego por:

Otras opciones:

Excluir código:
informe.


Cifras en:

Observación:

Pantalla:

Impresora:

Texto:
reporte.

Cancelar:

Estado de resultados

El objetivo de este programa es obtener el estado de resultados incluyendo hasta
cuatro posibles rangos de fechas (usualmente los periodos o lapsos contables)
definidos por el usuario. Dentro de los aspectos funcionales brindados se tienen:

los rangos seleccionados, si llegare a existir uno de ellos descuadrados muestra
el correspondiente mensaje de advertencia indicando que no los tiene en cuenta.


presentaciones diferentes, es posible guardarlas como un nombre de informe.
Este puede al ser llamado posteriormente, tomar los valores indicados allí y
hacer la generación correspondiente facilitando la operación al usuario.

Reporte:

Guardar el reporte:


Opciones básicas:
Cuentas:
Plan :


Tipo:
Con este cuadro de selección múltiple indica al sistema que el estado de
resultados se hará solamente para cuentas de balance o cuentas de resultado o las
se debe hacer es dar click sobre cada cuadrícula que se quiera incluir.

Mayor:
El sistema permite filtrar la información de tal manera que el estado de
resultados se pueda obtener solamente para una determinada cuenta mayor con
sus respectivas subcuentas y auxiliares. Si este campo se deja en blanco indica

Nivel:
o clases o cuentas o subcuentas o susubcuentas o auxiliares, sin mostrar las cifras
parciales de los niveles inferiores.

Auxiliar:
El sistema permite filtrar la información para una determinada cuenta auxiliar. Si
este campo se deja en blanco indica que el proceso se hará para todos.

Períodos
corresponden a los acumulados de los periodos o rangos de tiempo
seleccionados. El usuario podrá seleccionar hasta 4 rangos o periodos, lo que
permite hacer comparativos entre estos y visualizar el comportamiento de las
cifras, de acuerdo a la selección y ordenamiento dada al reporte.

Neto 1:
Desde... :
Corresponde al periodo inicial (año,mes) a partir del cual se desea acumular
valores para la primera fila o valores netos a presentar.

Hasta... :
Corresponde al periodo final (año,mes) hasta el cual se desea acumular valores
para la primera fila o valores netos a presentar.

Neto 2:
Desde... :
valores para la segunda fila o valores netos a presentar.

Hasta... :
para la segunda fila o valores netos a presentar.

Neto 3:
Desde... :
valores para la tercera fila o valores netos a presentar.

Hasta... :
para la tercera fila o valores netos a presentar.

Neto 4:
Desde... :
valores para la cuarta fila o valores netos a presentar.

Hasta... :
para la cuarta fila o valores netos a presentar.

Ordena por:

Luego por:

Ordena por:
auxiliar o ninguno.

Luego por:

Otras opciones:

Excluir código:
informe.


Cifras:
Indica cual es la forma en la que se presentarán los valores calculados. Esta
puede ser en unidades, miles o millones.

Observación:

Pantalla:

Impresora:

Texto:
reporte.

Cancelar:

Estado de resultados - Anexo por centro de
costos

El objetivo de este programa es obtener un anexo por centro de costos al estado
de resultados incluyendo hasta cuatro posibles rangos de fechas (usualmente los
periodos o lapsos contables) definidos por el usuario. Dentro de los aspectos
funcionales brindados se tienen:

los rangos seleccionados, si llegare a existir uno de ellos descuadrados muestra
el correspondiente mensaje de advertencia indicando que no los tiene en cuenta.


presentaciones diferentes, es posible guardarlas como un nombre de informe.
Este puede al ser llamado posteriormente, tomar los valores indicados allí y
hacer la generación correspondiente facilitando la operación al usuario.

Reporte:

Guardar el reporte:


Opciones básicas:
Cuentas:
Plan:
Se debe definir aqui cual es el código de plan a utilizar para la generación del


Tipo:
Con este cuadro de selección múltiple indica al sistema que el anexo al estado de

C.Costos:
Mayor:
resultados se pueda obtener solamente para un determinado centro de costos
mayor con sus respectivos auxiliares. Si este campo se deja en blanco indica que
el proceso se hará para todos los mayores.

Nivel:
estructura del plan elegido lo que permite seleccionar entre los niveles de los
centros de costos y los auxiliares.

Auxiliar:

Períodos:
corresponden a los acumulados de los periodos o rangos de tiempo
seleccionados. El usuario podrá seleccionar hasta 4 rangos o periodos, lo que
permite hacer comparativos entre estos y visualizar el comportamiento de las
cifras, de acuerdo a la selección y ordenamiento dada al reporte.

Neto 1:
Desde... :
valores para la primera fila o valores netos a presentar.

Hasta... :
para la primera fila o valores netos a presentar.

Neto 2:
Desde... :
valores para la segunda fila o valores netos a presentar.

Hasta... :
para la segunda fila o valores netos a presentar.

Neto 3:
Desde... :
valores para la tercera fila o valores netos a presentar.

Hasta... :
para la tercera fila o valores netos a presentar.

Neto 4:
Desde... :
valores para la cuarta fila o valores netos a presentar.

Hasta... :
para la cuarta fila o valores netos a presentar.

Ordena por:

Luego por:

Ordena por:
auxiliar o ninguno.

Luego por:

Otras opciones:

Excluir código:
informe.


Cifras:

Observación:

Pantalla:

Impresora:

Texto:
reporte.

Cancelar:

Anexo por rubro de cuenta

Para las empresas que utilizan el módulo de presupuesto de obra o el
presupuesto oficial, esta opción permite generar reportes, en un período de
tiempo determinado, teniendo como directriz para totalización y subtotalización
la estructura dada para los rubros, la cual está conformada en su nivel más
general por "planes de rubros" los cuales a su vez se subtotalizan por medio de
los "mayores de rubros" , y finalmente en el nivel más detallado están los
"auxiliares de rubros".

Explicación de la pantalla de opciones básicas:
Reporte:
nombre del informe guardado validan únicamente las variables de fechas.

Plan :
Campo obligatorio que indica el plan de rubros, cuya estructura se va a tomar
como directriz principal de totalización y subtotalización.


Tipo:
Con este cuadro de selección múltiple indica al sistema que el estado de

Mayor:

Auxiliar:
Auxliar de rubros, asociada a la "mayor de rubros", que se va a tener en cuenta
para consultar la información almacenada en el sistema.

auxiliares de rubros que componen la mayor de rubro que se acaba de indicar.

Período Neto1 Desde:
el informe.

Período Neto1 Hasta:
informe.

Período Neto 2 Desde:
el informe.

Período Neto 2 Hasta:
informe.

el informe.

Período Neto 3 Hasta:
informe.

el informe.

Período Neto4 Hasta:
informe.

Explicación de la pantalla de opciones adicionales:
Ordena por:

Luego por:

Ordena por:
auxiliar o ninguno.

Luego por:

Otras opciones:

Excluir código:

Cifras:

Observación:
Campo de 80 posiciones cuya finalidad es incluir un título e

Balance general sumarizado

sumarizada de varias compañías bajo el formato de balance general. El usuario
selección de un grupo de compañías, un plan de cuentas dado, si se desea un
mayor de cuentas específico y los rangos o periodos de selección.

Contabilidad, Reportes, Sumarizados y Balance general.


Reporte:

Ver todos los informes:
Este botón permite hacer una consulta de todos los informes predeterminados o
predefinidos por los usuarios para esta opción de programa.

Guardar:

Eliminar:

Opciones básicas:
Grupo de compañías:

Plan ce cuentas:

incluidos. Si se activa se excluirán.

Balance:


Otros:
diferentes a balance y estados de resultados.

Mayor:
El sistema permite filtrar la información de tal manera que el balance se pueda
obtener solamente para una determinada cuenta mayor con sus respectivas
subcuentas y auxiliares. Si este campo se deja en blanco indica que el proceso se
hará para todas las cuentas mayores.

Nivel:
o clases o cuentas o subcuentas o sub-subcuentas o auxiliares, sin mostrar las
cifras parciales de los niveles inferiores.

Se debe seleccionar aquí el primer período o año/mes al corte del cual se desea
generar el informe.

Debido a que el informe puede presentar más de un rango o período de manera
comparativa, se debe seleccionar aquí el segundo período o año/mes al corte del

comparativa, se debe seleccionar aquí el tercer período o año/mes al corte del

comparativa, se debe seleccionar aquí el cuarto período o año/mes al corte del

Ordenamiento de títulos:
Ordena por:
valores son: regional, regional / c.o., c.o., unidad de negocio o ninguna.

Luego por:
Una vez definido el primer ordenamiento, se puede agregar un segundo título o

Ordenamiento de detalle:
Ordena por:
fin de facilitar el análisis. Las opciones aquí son: regional, c.o., unidad de
negocios o ninguno.

Luego por:

Excluir código:
informe.

Cifras en:
calculados. Esta puede ser en pesos, miles o millones.

Observación:

Pantalla:

Impresora:

Exportar:
Se utiliza para especificar que se desea generar un archivo plano del reporte.

Estado de resultados sumarizado

sumarizada de varias compañías bajo el formato de estado de resultados El
usuario tiene múltiples opciones de selección entre las que se destacan
principalmente la selección de un grupo de compañías, un plan de cuentas dado,
si se desea un mayor de cuentas específico y los rangos o periodos de selección.

Contabilidad, Reportes, Sumarizados y estado de resultados.


Reporte:

Ver todos los informes:
Este botón permite hacer una consulta de todos los informes predeterminados o
predefinidos por los usuarios para esta opción de programa.

Guardar:

Eliminar:

Opciones básicas:

Plan ce cuentas:


Balance:


Otros:
diferentes a balance y estados de resultados.

Mayor:

Nivel:
o clases o cuentas o subcuentas o sub-subcuentas o auxiliares, sin mostrar las
cifras parciales de los niveles inferiores.

Neto 1 desde:
Se debe seleccionar aquí el primer período o año/mes a partir del cual se desea
generar el informe.

Neto 1 hasta:
Se debe seleccionar aquí el primer periodo o año/mes hasta el cual se desea
generar el informe.

Neto 2 desde:
Debido a que el informe puede presentar más de un rango o periodos de manera
comparativa, se debe seleccionar aquí el segundo periodo o año/mes a partir del

Neto 2 hasta::
Este es complementario del campo anterior y se debe seleccionar aquí el
segundo período o año/mes hasta el cual se desea generar el informe.

Neto 3 desde:
comparativa, se debe seleccionar aquí el tercer período o año/mes a partir del

Neto 3 hasta::
Este es complementario del campo anterior y se debe seleccionar aquí el tercer
periodo o año/mes hasta el cual se desea generar el informe.

Neto 4 desde:
comparativa, se debe seleccionar aquí el cuarto periodo o año/mes a partir del

Neto 4 hasta::
Este es complementario del campo anterior y se debe seleccionar aquí el cuarto
periodo o año/mes hasta el cual se desea generar el informe.

Ordenamiento de títulos:

Ordena por:
valores son: regional, regional / c.o., c.o., unidad de negocio o ninguna.

Luego por:

Ordenamiento de detalle:
Ordena por:
fin de facilitar el análisis. Las opciones aquí son: regional, c.o., unidad de
negocios o ninguno.

Luego por:

Excluir código:
informe.

Cifras en:
calculados. Esta puede ser en pesos, miles o millones.

Observación:

Pantalla:

Impresora:

Exportar:
Se utiliza para especificar que se desea generar un archivo plano del reporte.

Informe financiero complementario

Hay situaciones de análisis en las cifras contables y administrativas que por las
particularidades que se involucran en sus cálculos, hacen que los reportes
predefinidos en las diferentes opciones de Siesa Enterprise no alcancen a
satisfacer plenamente las necesidades del usuario. Comúnmente este tipo de
informes se hacen redigitando la información en una hoja electrónica u otra
herramienta para poder así obtener los análisis particulares que se requieren.

Un ejemplo de este tipo de necesidades podría ser:

Agrupar las ventas netas de las diferentes cuentas de ingreso en renglones
diferentes cuyas descripciones no tienen nada que ver con las descripciones
utilizadas en las cuentas contables.

En el cálculo de una gasto operacional, incluir o excluir, algún centro de
operación o centro de costo.
Definir una línea, que sea la consolidación de los saldos traídos desde
diferentes grupos de cuentas, centros de operación, centro de costo o
terceros.

Obtener una nueva fila como el resultado de la multiplicación de una fila
actual por una constante.

Conscientes de la necesidad de brindar una solución que permita obtener los
reportes particulares sin necesidad de operaciones intermedias en hojas
electrónicas, se ha incluido la opción de Informes Financieros Complementarios,
que permite al mismo usuario confeccionar sus propios reportes al permitirle
definir las variables básicas de la información en lo referente a encabezados del
reporte, filas, operaciones entre filas, totalizaciones, y finalmente, aspectos de
presentación del informes como el tipo de letra, renglones en blanco antes y
después de una línea de totalización, etc.

El los programas que se presentan a continuación, se explica como definir y
confeccionar un reporte, como copiarlo, modificarlo, consultarlo y finalmente
obtener los listados o resultados periódicamente.

Diagrama general de informes complementarios.

Pantalla básica de trabajo.

Definición de datos generales
El objetivo de la ventana de diálogo "general" es permitir al usuario definir los
encabezados del reporte, registrándolos bajo un código o nombre del mismo el
cual servirá para identificar un reporte especial de otro. Así mismo y bajo este
código se asocian y definen todas las variables que conformaran el reporte
especial.

Diligencie los campos asociados a la lengüeta "general".

Informe:
Mediante este campo se determina si se va a aprovechar la definición que
previamente se ha hecho de un reporte. En caso afirmativo, aquí se indicará o
seleccionará el nombre del informe y el sistema automáticamente refrescará en
pantalla los valores dados a las diferentes variables, en las lenguetas "General" y
"Estructura"; esto facilita el manejo para los casos de reportes periódicos en los
que sólamente cambia la fecha, caso en el cual solamente será necesario tramitar
la lengüeta "Reporte" o "Presupuesto" según sea el caso.

En caso de que sea la primer vez que se obtiene bajo unos valores particulares,
implicará definir una a una las variables de los tabs "General" y "Estructura", y
al final, se indicará en el campo de "informe" el nombre que se le quiere dar a
este reporte para la utilización posterior. Esto implica dar click sobre el ícono de
guardar, ubicado al lado derecho del campo de informe.

Botón adicionar:
Este botón es el mecanismo de apoyo para almacenar bajo un nombre dado por
el usuario, las especificaciones dadas en las lengüetas "General" y " Estructura",
con el fin de que posteriormente puedan ser recordadas cada vez que se vaya a
obtener un reporte con la misma estructura.

Botón eliminar:
Cuando una definición de informe ya no se utiliza, se tiene el botón de eliminar
con el fin de removerla del sistema.

Botón nueva definición de informe:
Cuando se desea iniciar una nueva definición de informe, este botón es el
mecanismo de apoyo que inicializa todas las variables en las lengüetas de
"General" y "Estructura" con el fin de empezar a plantear el nuevo informe. El
uso de este botón implica necesariamente utilizar al final el botón de adicionar
para almacenar las especificaciones dadas.

Botón imprimir definición del informe:
Este botón es el mecanismo de apoyo para imprimir todas las variables que
conforman la definición de un informe.

Plan contable:
Identificación del plan contable cuyo esquema de cuentas se tomará como base
para armar el diseño del reporte. En caso de no conocer su código se puede dar
click sobre el botón de despliegue continuo, con el fin de invocar una lista con
todos los planes de cuentas disponibles.

Formato:
Esquema de columnas que se escogerá para la generación del informe. Se
ofrecen 3 alternativas.

Balance de comprobación
Se utiliza cuando se desea que el reporte tenga la presentación de un

balance de comprobación de saldos, con saldo inicial, débitos, créditos
y saldo final.
Balance general

balance general, consolidando los valores del lapso escogido en una
sola columna, con la posibilidad de hacer comparativos con otros
lapsos.
Estado de P y G

estado de ganancias y perdidas, con la opción de generar hasta 4
rangos comparativos entre si.
Título 1, 2 y 3:
Corresponden a 3 renglones independientes, en los cuales el usuario puede
definir los títulos que desea se presenten en el reporte. Ejemplo:

Título 1: Empresa ABC S.A.
Título 2: Análisis comparativo línea X .
Título 3: Regional centro occidente.

Elaborado por:
Corresponde a las iniciales o nombre de quien elabora o diseña el reporte.

Notas:
Campo que puede ser libremente utilizado por el usuario para incluir
comentarios explicativos adicionales que considere del caso incluir cuando se
genere el informe.

Definición de la estructura del reporte
El objetivo de la ventana de diálogo "estructura" es permitir al usuario definir
para cada reporte catalogado en el numeral anterior, cada una de las diferentes
filas o componentes de información que se desea integrar en el listado.
En este momento el Usuario tiene dos posibles caminos de acción. El primero,
dar click sobre el botón "Adicionar" para iniciar la definición de nuevas filas del
reporte. La segunda es dar click sobre el botón "Renumerar" para el caso de que
se desee replantear la numeración de las filas que tiene un reporte previamente
definido, con el propósito de replantear su diseño, adicionando o eliminando
filas.

Renumerar:
Se utiliza para el caso de que se desee replantear la numeración de las filas que
tiene un reporte previamente definido, por ejemplo con el propósito de replantear
su diseño, adicionando o eliminando filas.

Adicionar:
Se utiliza para indicar que se desea adicionar una nueva línea en el informe.

Explicación de la adición de filas:
Los campos que a continuación se describen se utilizan para adicionar nuevas
filas al reporte. Cada fila contienen un grupo de instrucciones con una función
específica en el informe. Cuando el usuario decide adicionar una fila se presenta
una pantalla:

Cuando el tipo de fila es de Titulo, solo se diligencia el formato anterior. Cuando
el tipo de fila es de detalle, se debe diligenciar adicionalmente el siguiente
formato de pantalla:

Fila número:
Corresponde al orden secuencial y de ordenamiento en el cual se desea presentar
una fila en el reporte. El usuario deberá definir cada fila en forma descendente
de acuerdo a la información que se desea presentar. El sistema asigna a cada fila
informada, un número de identificación que inicialmente va de 10 en 10, para
poder hacer intercalaciones posteriores.

Tipo de fila:
Identifica el tipo de fila que se esta definiendo entre 3 posibles valores:
T= Texto
Se utiliza para definir que esta fila será un texto en el reporte. Es importante
tener en cuenta que también se consideran filas de texto los renglones que
dejan en blanco internamente con el fin de separar las líneas del reporte.
Cuando se ha definido filas de texto se habilita el siguiente botón
(texto) para seleccionar allí el tipo que se desea.

D= Detalle
Se utiliza para definir que la fila será un campo de detalle de información.
Cuando se selecciona en un tipo de fila de detalle se deben diligenciar
adicionalmente las formas de "detalle, fórmula y participación".

C= Cálculo
Se utiliza para definir que la fila es de calculo, es decir, que realizara
cálculos y operaciones matemáticas, por ejemplo, una sumatoria.

Texto:
Este botón se habilita cuando el tipo de fila definido es de texto. Su función es
determinar cual es el tipo de texto que se desea emplear en la fila. Las posibles
opciones son:

Título:
Cuando la fila texto es de titulo, se debe incluir en el siguiente renglón
(nombre) el nombre del título que se desea incorporar como fila.

Línea blanca:
La fila de texto blanca se utiliza para incluir espacios en blanco entre las
filas del informe.

Línea sencilla:
La fila de texto sencilla se utiliza para cerrar párrafos, cifras o partes del
informe, por ejemplo, al terminar una columna de valores con el fin de
totalizar a continuación.

Línea doble:
La fila de texto doble se utiliza normalmente para resaltar los totales de los
informes.

Nombre
Se utiliza cuando el tipo de línea es de texto. Corresponde a la descripción que el
usuario desea que se presente en la fila. Esta no necesariamente debe coincidir
con los nombres de las cuentas mayores y/o auxiliares del plan contable.

Modo de impresión:
Se utiliza para seleccionar el modo de impresión en el reporte de la fila que se
esta actualizando, entre 3 posibilidades:

Invisible
Significa que la fila no será impresa en el reporte. Solo se utilizara para
conformar el cuerpo del mismo o para hacer algún calculo intermedio
requerido.

Normal
Significa que la fila será impresa en formato de tipo de letra normal, draff.

Negrilla
Significa que la fila será impresa en formato de tipo de letra negrilla.

Salta página:
Se utiliza para que el informe salte página a partir de la fila seleccionada.

Captura tercero:
Cuando la fila definida es de detalle, este botón permite la inclusión en el
informe de los terceros asociados a las cuentas base.

OK. Siguiente:
Este boton indica que se acepta la fila definida y se desea continuar creando otra
nueva fila.

Ok. Salir:
Este botoón indica que se acepta la fila definida y se desea salir de la captura de
filas del informe.

Cancelar:
Este botón se utiliza para cancelar la captura de filas.

Explicación de los campos de filas de detalle:
Dentro de la estructuración de un reporte, las filas de detalle cumplen la función
de indicar la forma como se interactuará con la información existente en la base
de datos para efectos de acumulación en cada uno de las filas del reporte.

Se pueden presentar situaciones en las que sólo sea necesario traer el total de una
cuenta auxiliar, hasta casos más complejos, en los que se acumulan varios
renglones dentro de una fila, para por ejemplo, traer el acumulado de todas las
cuentas auxiliares que conforman una cuenta mayor, incluyendo o excluyendo
algunas de ellas.

Detalle:
Acción:
Mediante este campo se indica si se incluye o excluye en la fila de detalle, la
selección que se haga de cuenta mayor y/o auxiliar y/o centro de operación,
unidad de negocio, centro de costo mayor y centro de costo auxiliar. Cuando se
presenta el caso de definir todas las cuentas auxiliares de una mayor, se trabaja
por excepción, es decir, se definen 2 registros, en el que en el primero se incluye
la cuenta mayor, y posteriormente en el segundo se excluye la cuenta auxiliar
que no se va a tener en cuenta. Otra alternativa sería definir tantos renglones
como cuentas auxiliares se van a tener en cuenta.

Mayor:
Dentro de las alternativas que tiene el usuario para extraer la información del
reporte está el trabajar a nivel de cuenta mayor, con el fin de definir el
acumulado de una fila de tal manera que se suman todos los parciales de las
cuentas auxiliares asociadas a ella.

Cuando este campo es utilizado implica automáticamente que el siguiente campo
de auxiliar, no se pregunta debido a que una cuenta mayor contiene la sumatoria
de los acumulados de las cuentas auxiliares asociados a ella.

Auxiliar:
Se utiliza para incluir una cuenta auxiliar para definir el acumulado de una fila
del reporte.

C.O.:
Dentro de las alternativas de trabajo que tiene el Usuario para extraer
información del reporte, está el trabajar a nivel de centro de operación para
definir el acumulado de una fila del reporte.

Es importante tener en cuenta que si este campo se deja en blanco durante la
estructuración del reporte, posteriormente, durante la generación del reporte,
puede ser asociada a un centro de operación específico.

U.N.:
información del reporte está el trabajar a nivel de unidad de negocio para definir
el acumulado de una fila del reporte.

Es importante tener en cuenta que este si este campo se deja en blanco durante la
estructuración del reporte, posteriormente, durante la generación del reporte,
puede ser asociada a una unidad de negocio específica.

CC mayor:
información del reporte está el trabajar a nivel de centro de costo mayor para

de centro de costo auxiliar, no se pregunta debido a que un centro de costo
mayor contiene la sumatoria de los acumulados de los centros de costos
auxiliares asociados a el.

CC auxiliar:
Dentro de las alternativas de trabajo que tiene el Usuario para extraer la
información del reporte, está el trabajar a nivel de centro de costo auxiliar para

Limpiar:
Este botón limpia la información capturada en la ventana de opciones de
selección.

Aplicar:
Este botón acepta y adiciona los valores definidos en para la fila, mediante la
selección o combinación de los campos de cuentas, co, un, y centros de costos.

Explicación de los campos de filas de fórmula
En el desarrollo de un informe es frecuente la definición de filas que son el
resultado de cálculos, bien sea, con otras filas, o de multiplicación por
constantes. Por ejemplo para el caso de sumar varias filas para obtener un
subtotal o calcular un incremento porcentual de un mes a otro.

Como parte de la metodología de apoyo se tiene un área de despliegue ubicada a
la izquierda, en la que a medida que se van seleccionando los componentes se
muestra la fórmula que se va ensamblando. Igualmente se utilizan las variables
definidas bajo la ventana "Operando" para la confección de los cálculos.

Operando:
Corresponde al tipo de operación a realizar, para ello se brindan las siguientes
alternativas: Abrir paréntesis, sumatoria y constante.

Abrir/cerrar paréntesis:
Al dar doble click sobre esta opción se incluye un paréntesis sobre la fórmula
que se está trabajando. Depende del Usuario el utilizar los restantes operadores
(suma, resta, división y multiplicación) y filas declaradas para terminar de
ensamblar la fórmula.

Sumatoria:
Esta es una forma abreviada para indicar la suma de varias filas que están
definidas consecutivamente en el reporte. La ventaja de este método es que
solamente basta con indicar la fila inicial y la final.

Cuando se necesita utilizar una constante en algún cálculo, al dar doble click
sobre esta opción se tiene la posibilidad de incluirla en la fórmula.

Modo:
Los siguientes botones se utilizan para indicar el modo de trabajo al definir la
fórmula.

Adicionar:
Se utiliza para agregar nuevas variables en la fórmula.

Modificar:
Se utiliza para modificar algunos de los valores o variables definidas en la
fórmula.

Eliminar:
Se utiliza para eliminar un valor o variable seleccionado de la fórmula.

Limpiar:
Este botón limpia la información capturada.

Validar:
Una vez se ha terminado de armar la fórmula por medio de las opciones que se
brindan en el operando, se tiene este botón, cuya función es chequear la fórmula
esté correctamente definida, por ejemplo, en detalles como que los paréntesis
abiertos tengan su correspondiente paréntesis de cierre.

Ver código:
Como mecanismo de apoyo de uso opcional, el usuario puede a través de este
botón optar por mostrar en pantalla el contenido actual de la fórmula.

Generación de un reporte.

El objetivo de la ventana de diálogo "reporte" es permitir al usuario generar e
imprimir los informes tomando como base la definición previa de las filas de
texto, detalle y cálculo realizada mediante la lengüeta de "Estructura".
Una recomendación que puede ser de gran ayuda a la hora de ir a definir una
estructura de un reporte es que se puede ir utilizando la opción de generación, las
veces que sea necesario, para inspeccionar el reporte que se está armando.

Formato:
Esquema de columnas que se escogerá para la generación del informe. Se
ofrecen 3 alternativas.

Balance de comprobación
balance de comprobación de saldos, con saldo inicial, débitos, créditos y
saldo final.

Balance general
balance general, consolidando los valores del lapso escogido en una sola
columna, con la posibilidad de hacer comparativos con otros lapsos.

Estado de P y G
Se utiliza cuando se desea que el reporte tenga la presentación de un estado
de ganancias y perdidas, con la opción de generar hasta 4 rangos
comparativos entre si.
Selección:
Regional:
Un reporte se puede generar para todos los centros de operación asociados a una
regional o simplemente para un centro de operación específico. Existen 3 formas
de informar el código de la regional. La primera, es dar click sobre el botón
[Regional...] para invocar una ventana adicional con las regionales para hacer la
selección del caso. La segunda, es mediante la digitación directa del código de la
regional. La tercera, es informando en la descripción parcial de la regional, para
invocar una ventana adicional con las regionales que la contienen y proceder a
realizar la selección del caso.

de centro de operación, no se pregunta, debido a que una regional contiene la
sumatoria de los acumulados de los centros de operación asociados.

C.O:
Mediante este campo se informa el centro de operación específico por el que se
va a obtener el reporte. Funcionalmente es necesario en cuenta que si este campo
se deja en blanco durante la generación del reporte, se respeta el centro de
operación declarado durante la estructuración.

Existen 3 formas de informar el código del centro de operación. La primera, es
dar click sobre el botón [Centro de Operación...] para invocar una ventana
adicional con los centros de operación para hacer la selección del caso. La
segunda, es mediante la digitación directa del código del centro de operación. La
tercera, es informando en la descripción parcial del centro de operación para
invocar una ventana adicional con los centros de operación que la contienen y
proceder a realizar la selección del caso.

U.N:
Mediante este campo se informa la unidad de negocio específica por la que se va
a obtener el reporte. Funcionalmente es necesario en cuenta que si este campo se
deja en blanco durante la generación del reporte, se respeta la unidad de negocio
declarado durante la estructuración.

Existen 3 formas de informar el código de la unidad de negocio. La primera, es
dar click sobre el botón [Unidad de negocio...] para invocar una ventana
adicional con las unidades de negocio para hacer la selección del caso. La
segunda, es mediante la digitación directa del código de la unidad de negocio. La
tercera, es informando en la descripción parcial de la unidad de negocio para
invocar una ventana adicional con las unidades de negocio que la contienen y

Períodos (año/mes):
Dependiendo de la elección hecha en el campo de formato (balance, balance de
comprobación ó estado de resultados) se determina la forma como el usuario
debe informar los períodos de tiempo necesarios para el proceso:
En caso de balance es posible extraer los saldos finales hasta para 4 períodos.

En caso de balance de comprobación, solamente es necesario informar el período
desde donde se toma el saldo inicial y el del saldo final.

En caso de estado de resultados es posible plantear 4 períodos para calcular los
valores netos. Teniendo la posibilidad de hacerlos en cada uno de ellos para
períodos diferentes a 1 mes, como sería el caso de bimestres, trimestres,
semestres, etc.

% Dif:
Este botón se utiliza para activar la presentación del porcentaje de diferencia en
los periodos escogidos.

Cifras:
Forma en la que se presentarán los valores calculados. Esta puede ser en
unidades, miles o millones.

En el caso de que en el reporte se vayan a incluir cuentas contables a las cuales
se les haya definido moneda alterna, se brinda este botón cuyo propósito es
adicionar al reporte una columna con los valores en la moneda alterna.

En el caso de que la información del reporte se quiera llevar a un archivo plano,
se recomienda activar este botón con el fin de que las cifras numéricas tengan
total compatibilidad con la herramienta que se quiera utilizar posteriormente,
como sería por ejemplo una hoja electrónica.

Incluir porcentaje de participación:
Mediante este botón se tiene la posibilidad de indicar o no, la inclusión de una
columna adicional en la que se compara cada cifra con respecto al total (análisis
horizontal).

Reporte del presupuesto
El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer la ejecución
presupuestal con cualquiera de los reportes que se hayan diseñado. Si desea que
la ejecución presupuestal salga con el mismo formato con el cual elaboro el
estado de resultado y utilizo el modulo de ejecución presupuestal del sistema, es
decir, dígito el presupuesto por este modulo, este programa toma este
presupuesto más el formato seleccionado y hace la ejecución.

Plan presupuestal:
Mediante este campo se escoge una de las múltiples estimaciones de las cifras
presupuestales se tomará como base para efectuar la confrontación de ejecución.
Los planes presupuestales son un importante mecanismo de apoyo que permite
tener simultáneamente varias estimaciones para un mismo grupo de cuentas
(criterio optimista, criterio pesimista, etc).

Regional:
Un reporte se puede generar para todos los centros de operación asociados a una
regional o simplemente para un centro de operación específico. Existen 3 formas
de informar el código de regional. La primera, es dar click sobre el botón
[Regional...] para invocar una ventana adicional con las regionales para hacer la
selección del caso. La segunda, es mediante la digitación directa del código de la
regional. La tercera, es informando en la descripción parcial de la regional, para
invocar una ventana adicional con las regionales que la contienen y proceder a

de centro de operación, no se pregunta, debido a que una regional contiene la
sumatoria de los acumulados de los centros de operación asociados.

C.O:
Mediante este campo se informa el centro de operación específico por el que se
va a obtener el reporte. Funcionalmente es necesario en cuenta que si este campo
se deja en blanco durante la generación del reporte, se respeta el centro de
operación declarado durante la estructuración.

adicional con los centros de operación para hacer la selección del caso. La
segunda, es mediante la digitación directa del código del centro de operación. La
tercera, es informando en la descripción parcial del centro de operación para
invocar una ventana adicional con los centros de operación que la contienen y

U.N:
Mediante este campo se informa la unidad de negocio específica por la que se va
a obtener el reporte. Funcionalmente es necesario en cuenta que si este campo se
deja en blanco durante la generación del reporte, se respeta la unidad de negocio
declarado durante la estructuración.

Existen 3 formas de informar el código de la unidad de negocio. La primera, es
dar click sobre el botón [Unidad de negocio...] para invocar una ventana
adicional con las unidades de negocio para hacer la selección del caso. La
segunda, es mediante la digitación directa del código de la unidad de negocio. La
tercera, es informando en la descripción parcial de la unidad de negocio para
invocar una ventana adicional con las unidades de negocio que la contienen y

Períodos (año/mes):
Dependiendo de la elección hecha en el campo de formato (balance, balance de
comprobación ó estado de resultados) se determina la forma como el usuario
debe informar los períodos de tiempo necesarios para el proceso:
En caso de balance es posible extraer los saldos finales hasta para 4 períodos.

En caso de balance de comprobación, solamente es necesario informar el período
desde donde se toma el saldo inicial y el del saldo final.

En caso de estado de resultados es posible plantear 4 períodos para calcular los
valores. Teniendo la posibilidad de hacerlos en cada uno de ellos para períodos
diferentes a 1 mes, como sería el caso de bimestres, trimestres, semestres, etc.

Cifras:
Forma en la que se presentarán los valores calculados. Esta puede ser en
unidades, miles o millones.

Variación:
Se utiliza para indicar el tipo de reporte a generar. Las opciones son "Ejecutado y
Por Ejecutar".


Pantalla:
Este botón se utiliza para visualizar el informe en la pantalla.

Impresora:
Este botón se utiliza para imprimir el informe generado.

Texto:
Este botón se utiliza para generar un plano a partir del informe generado.

Libro auxiliar por cuenta

Del menú de contabilidad escoja la opción de reportes, libros auxiliares, por
mayor/auxiliar.


Reporte:
Siesa Enterprise permite predefinir los informes guardando bajo un título o
nombre del informe los valores y parámetros dados para la selección y
generación del reporte. De igual manera se determina si se va a aprovechar la
definición que previamente se ha hecho de un reporte. En caso afirmativo, aquí
se indicará o seleccionará el nombre del informe y el sistema automáticamente
refrescará en pantalla los valores dados a las diferentes variables; esto facilita el
manejo para los casos de reportes periódicos en los que solamente cambia la
fecha.

En caso de que sea la primer vez que se obtiene bajo una valores particulares,
implicará definir uno a uno los valores para cada variable de la ventana, y al
final, se indicará en este campo el nombre que se le quiere dar a este reporte para
la utilización posterior. Esto implica dar click sobre el ícono de guardar, ubicado
al lado derecho del campo de informe.

Guardar el reporte:


Opciones básicas
Cuentas:
Plan :
Identificación de plan de cuentas cuyo esquema de acumulación por grupo,
clase, cuenta, subcuenta, susubcuenta y auxiliar se tomará como base para
presentar los diferentes totales del balance de comprobación. En caso de no
conocer su código se puede dar click sobre el botón de despliegue contiguo, con
el fin de invocar una lista con todos los planes de cuentas disponibles y
finalmente hacer la correspondiente selección.

Cuando se da click sobre este botón indica al sistema que se excluyen las cuentas
contables que en el momento de su creación se les definió manejo de ajustes por
inflación.

Tipo :
Con este cuadro de selección múltiple indica al sistema que el libro auxiliar se
hará sólamente para cuentas de balance o cuentas de resultado o las catalogadas
como otras, o todos los tipos simultáneamente. Simplemente lo que se debe
hacer es dar click sobre cada cuadrícula que se quiera incluir.

Mayor:
El sistema permite filtrar la información tal manera que el libro auxiliar se pueda


Nivel:

Auxiliar:
El sistema permite filtrar la información de tal manera que el libro auxiliar
sólamente se puede obtener para una determinada cuenta contable. Si este campo
se deja en blanco indica que el proceso se hará para todas las cuentas auxiliares.

En caso de que no se conozca el código específico de la cuenta auxiliar, el
sistema como mecanismo de apoyo ofrece dos alternativas. La primera, es el
botón [auxiliar...] que al darle click invoca automáticamente una consulta sobre
las cuentas auxiliares del plan de cuentas que se acaba de informar. La segunda,
trabaja con base en el campo donde se muestra la descripción de la cuenta
auxiliar, allí se puede teclear parcialmente la parte del nombre de la cuenta que
se conoce, y al dar click sobre otro campo de la ventana, el sistema
automáticamente trae en pantalla, las cuentas que en su descripción contienen el
texto digitado.

Periodos:
Período inicial:
Año/mes inicial a partir del cual se hará el proceso del libro auxiliar. En caso de
que no se conozca el correspondiente código de identificación se puede dar click
sobre el botón [Inicial ...] para invocar una consulta sobre el archivo de lapsos y
proceder a realizar la elección del caso.

Fecha inicial:
Fecha a partir de la cual se obtendrá el libro auxiliar. El sistema inicialmente
sugiere el primer día del período inicial que se acaba de informar. En caso de que
se necesite una diferente, se puede optar por una de las dos alternativas
siguientes: La primera, digitarla directamente, o la segunda, dar click sobre el
ícono "triángulo invertido" ubicado a la derecha de este campo, para invocar un
calendario del mes al que pertenece y con el ratón indicar la fecha inicial
deseada.

Período final:
Año/mes hasta la cual se hará el proceso del libro auxiliar. En caso de que no se

Fecha final:
Fecha hasta la cual se obtendrá el libro auxiliar. El sistema inicialmente sugiere
el último día del período final que se acaba de informar. En caso de que se
necesite una diferente, se puede optar por una de las dos alternativas siguientes:
La primera, digitarla directamente, o la segunda, dar click sobre el ícono
"triángulo invertido" ubicado a la derecha de este campo, para invocar un
deseada.

Ordena por:

Luego por:

Ordena por:
auxiliar o ninguno.

Luego por:

Otras opciones:
Sólo saldos:
Cuando se da click sobre este botón, el reporte de libro auxiliar que se obtiene no
muestra detalle de los documentos que incidieron en el saldo. El aspecto final
cuando se utiliza esta opción es el de un libro auxiliar en forma de balance de
comprobación, debido a que aparecen los totales de saldo anterior, total débitos,
total créditos y saldo final.

Incluir base:
En el caso de que en el libro auxiliar se vayan a incluir cuentas relacionadas con
tasas de retención o iva, se brinda este botón cuyo propósito es adicionar al
reporte el valor base.

Excluir saldos sin movimiento:
Con el propósito de ahorrar papel y facilitar el análisis al personal contable, se
tiene este botón con el fin de solo incluir en el reporte las cuentas que tuvieron
movimiento.

En el caso de que en el libro auxiliar se vayan a incluir cuentas contables a las se
les haya definido moneda alterna, se brinda este botón cuyo propósito es
adicionar al reporte el valor de la transacción de acuerdo a la equivalencia en la
tasa actual de la moneda alterna.


Observación:

Finalmente, el usuario tiene la opción de seleccionar el dispositivo sobre el que
desea obtener el reporte (pantalla, impresora, texto).

Pantalla:

Impresora:

Texto:
reporte.

Cancelar:

Libro auxiliar por tercero

tercero.


Reporte:
Uno_Enterprise permite predefinir los informes guardando bajo un título o
manejo para los casos de reportes periódicos en los que sólamente cambia la
fecha.


Guardar el reporte:


Opciones básicas:
Cuentas:
Plan :

inflación.

Tipo :

Terceros:
Tercero:
El sistema permite filtrar la información tal manera que el libro auxiliar se pueda
obtener solamente para un determinado tercero. Si este campo se deja en blanco
indica que el proceso se hará para todas los terceros.

En caso de que no se conozca el código específico del tercero, el sistema como
mecanismo de apoyo ofrece dos alternativas. La primera, es el botón [Tercero ...]
que al darle click invoca automáticamente una consulta sobre el archivo de
tercero. La segunda, trabaja con base en el campo donde se muestra la
descripción de la cuenta, allí se puede teclear parcialmente la parte del nombre
del tercero que se conoce, y al dar click sobre otro campo de la ventana, el
sistema automáticamente trae en pantalla, los terceros que en su descripción
contienen el texto digitado.

Orden:
Este campo es complementario al anterior y se refiere al orden de presentación
del tercero, el cual puede ser por código, alfabético o por número de
identificación.

Periodos:
Período inicial:

Fecha inicial:
deseada.

Período final:

Fecha final:
deseada.

Ordena por:

Luego por:

Ordena por:
auxiliar o ninguno.

Luego por:

Otras opciones:
Sólo saldos:

Incluir base:

movimiento.



Observación:


Pantalla:

Impresora:

Texto:
reporte.

Cancelar:

Libro auxiliar por centro de costo

centro de costo.

Reporte:
Siesa Enterprise permite predefinir los informes guardando bajo un título o
manejo para los casos de reportes periódicos en los que solamente cambia la
fecha.


Guardar el reporte:


Opciones básicas:
Cuentas:
Plan :

inflación.

Tipo :

Mayor:
El sistema permite filtrar la información de tal manera que el anexo al balance
general se pueda obtener solamente para un determinado centro de costos mayor
con sus respectivos auxiliares. Si este campo se deja en blanco indica que el
proceso se hará para todos los mayores.

Nivel:
estructura del plan elegido lo que permite seleccionar entre los diferentes niveles
de centros de costos y los auxiliares.

Auxiliar:

Periodos:
Período inicial:

Fecha inicial:
deseada.

Período final:

Fecha final:
deseada.

Ordena por:

Luego por:

Ordena por:
auxiliar o ninguno.

Luego por:

Otras opciones:
Sólo saldos:

Incluir base:

movimiento.



Observación:


Pantalla:

Impresora:

Texto:
reporte.

Cancelar:

Libro diario

Hace parte del grupo de libros que por disposición gubernamental todo contador
debe llenar con los registros de la compañía. El libro diario corresponde a un
reporte oficial en el que se presentan los débitos y los créditos de cada una de las
cuentas afectadas y por cada fecha de acuerdo a los parámetros de selección que
el usuario utilice al generar el reporte.

Del menú de contabilidad escoja la opción de reportes, libros oficiales, libro
diario. Como método alterno se tiene la secuencia de teclas: [Alt] b r o d.

Como metodología para facilitar la labor del usuario se ha dividido en dos
ventanas la captura de las variables necesarias para obtener el informe del libro
diario. Con la ventana de opciones básicas se brinda una alternativa rápida y
sencilla. Con la ventana de opciones adicionales, cuya utilización no es
obligatoria, se pueden hacer informes más elaborados respecto al ordenamiento
de la información en el reporte a obtener.


Reporte:
Debido a que el sistema mediante esta ventana de diálogo ofrece múltiples
formas de obtener un libro diario, es posible guardar los valores dados a las
diferentes variables bajo un nombre de informe. Esto trae el beneficio de que al
necesitar volver a procesar un reporte de este tipo sea mucho más sencillo su
diligenciamiento debido a que con este campo se puede recordar su esquema.

Guardar el reporte:


Plan de cuentas:
clase, cuenta, subcuenta, susubcuenta y auxiliar, se tomará como base para
presentar los diferentes totales del libro diario. En caso de no conocer su código
se puede dar click sobre el botón de despliegue contiguo, con el fin de invocar y
seleccionar el plan deseado.

Nivel:
mostradas, debido a que toda la estructura del plan contable elegido se puede

Año inicial:
Año a partir del cual se obtendrá el informe de libro diario.

Mes inicial:
Mes a partir del cual se obtendrá el informe de libro diario.

Año final:
Año hasta el cual se obtendrá el informe de libro diario.

Mes final:
Mes hasta el cual se obtendrá el informe de libro diario.

Incluir encabezado:
Este botón de selección habilita o deshabilita la utilización del campo de título
en el encabezado del libro diario.

Opciones adicionales
Ordenamiento Título:
Esta es la primer oportunidad para definir las directrices principales mediante las
cuales se organizará el informe. Es importante tener en cuenta que como
mecanismo complementario de apoyo para expandir los criterios de
ordenamiento de la información se tienen adicionalmente el campo de
"ordenamiento detalle". Las opciones disponibles son: regional, regional/co y
c.o.

información, se pueden agrupar las cifras y dar algún ordenamiento a fin de
facilitar el análisis particular del usuario, debido a que aquí se complementa el
ordenamiento inicial definido para los títulos. Por lo tanto, las opciones
disponibles en esta área dependen de las que se hayan elegido en el campo de
ordenamiento de título. Ejemplo: Si en el área de ordenamiento de título no se
hizo ninguna elección, cuando se llegue a este campo se tendrá disponibilidad
para ordenar por regional o por c.o.; en cambio, si se hubiera elegido la opción
de regional/co para los títulos no se tendrá ninguna opción de ordenamiento para
el detalle.

Luego por:
Después de haber dado un primer ordenamiento para el detalle de la
información, en caso de ser necesario, mediante este campo se pueden seguir
dando más ordenamientos al informe de libro diario.

En el caso de que la información del reporte se requiera llevar a un archivo
plano, se recomienda activar este botón con el fin de que las cifras numéricas
tengan total compatibilidad con la herramienta que se quiera utilizar
posteriormente, como sería por ejemplo una hoja electrónica.


Pantalla:

Impresora:

Texto:
reporte.

Cancelar:

Comprobación del libro diario

Corresponde a un listado de revisión o validación de los registros que se
presentan en el libro diario. Especifica los documentos que movieron cada una
de las cuentas.

Del menú de contabilidad escoja la opción de reportes, libros oficiales,
comprobación de libro diario. Como método alterno se tiene la secuencia de
teclas: [Alt] b r o .

ventanas la captura de las variables necesarias para obtener el informe de
comprobación dell libro diario. Con la ventana de opciones básicas se brinda una
alternativa rápida y sencilla. Con la ventana de opciones adicionales, cuya
utilización no es obligatoria, se pueden hacer informes más elaborados respecto
al ordenamiento de la información en el reporte a obtener.


Informe:
de obtener un reporte de comprobación del libro diario, es posible guardar los
valores dados a las diferentes variables bajo un nombre de informe. Esto trae el
beneficio de que al necesitar volver a procesar un reporte de este tipo sea mucho
más sencillo su diligenciamiento debido a que con este campo se puede recordar
su esquema.

Guardar el reporte:


Plan de cuentas:
presentar los diferentes totales del reporte de comprobación del libro diario. En
caso de no conocer su código se puede dar click sobre el botón de despliegue
contiguo, con el fin de invocar y seleccionar el plan deseado.

Mayor:
El sistema permite filtrar la información tal manera que el reporte de
comprobación del libro diario se pueda obtener solamente para una determinada
cuenta mayor con sus respectivas subcuentas y auxiliares. Si este campo se deja
en blanco indica que el proceso se hará para todas las cuentas mayores.

Existen 3 formas de informar el código de la cuenta mayor. La primera, es dar
click sobre el botón [Mayor...] para invocar una ventana adicional con las
cuentas mayores para hacer la selección del caso. La segunda, es mediante la
digitación directa del código de la cuenta mayor. La tercera, es informando en la
descripción parcial de la cuenta mayor para invocar una ventana adicional con
las cuentas mayores que la contienen y proceder a realizar la selección del caso.

de cuenta auxiliar, no se pregunta debido a que una cuenta mayor contiene la
sumatoria de los acumulados de las cuentas auxiliares asociados a el.

Nivel:

Auxiliar:
El sistema permite filtrar la información de tal manera que el reporte de
comprobación del libro diario solamente se puede obtener para una determinada
cuenta auxiliar. Si este campo se deja en blanco indica que el proceso se hará
para todas la cuentas auxiliares.

Existen 3 formas de informar el código de la cuenta auxiliar. La primera, es dar
click sobre el botón [Auxiliar...] para invocar una ventana adicional con las
cuentas auxiliares para hacer la selección del caso. La segunda, es mediante la
digitación directa del código de la cuenta auxiliar. La tercera, es informando en
la descripción parcial de la cuenta auxiliar para invocar una ventana adicional
con las cuentas auxiliares que la contienen y proceder a realizar la selección del
caso.

Fecha inicial y final:
Año/mes/día inicial y final entre los que se hará el proceso del reporte de
comprobación del libro diario.

Opciones adicionales.
c.o.

para ordenar por regional o por c.o.; en cambio, si se hubiera elegido la opción
de regional/co para los títulos no se tendrá ninguna opción de ordenamiento para
el detalle.

Luego por:
Después de haber dado un primer ordenamiento para el detalle de la
información, en caso de ser necesario, mediante este campo se pueden seguir
dando más ordenamientos al informe de libro diario.

En el caso de que la información del reporte se requiera llevar a un archivo
plano, se recomienda activar este botón con el fin de que las cifras numéricas
tengan total compatibilidad con la herramienta que se quiera utilizar
posteriormente, como sería por ejemplo una hoja electrónica.


Pantalla:

Impresora:

Texto:
reporte.

Cancelar:

Libro de inventario y balance

El libro de inventario y balance es un libro en el cual se registran los saldos de
cuentas y/o balance de resultados al final de cada periodo. El formato de
presentación de este reporte tiene la misma configuración de un balance de
comprobación de saldos y consolida todas las transacciones de los diferentes
centros de utilidad asociados a la empresa (s) seleccionada (s).

Del menú de contabilidad escoja la opción de reportes, libros oficiales, libro de
inventario y balance. Como método alterno se tiene la secuencia de teclas: [Alt]
b r o i.

ventanas la captura de las variables necesarias para obtener el informe del libro
de inventario y balance. Con la ventana de opciones básicas se brinda una
alternativa rápida y sencilla. Con la ventana de opciones adicionales, cuya
utilización no es obligatoria, se pueden hacer informes más elaborados respecto
al ordenamiento de la información en el reporte a obtener.


Reporte:
de obtener un libro de inventario y balance, es posible guardar los valores dados
a las diferentes variables bajo un nombre de informe. Esto trae el beneficio de
que al necesitar volver a procesar un reporte de este tipo sea mucho más sencillo
su diligenciamiento debido a que con este campo se puede recordar su esquema.

Guardar el reporte:


Plan de cuentas:
presentar los diferentes totales del libro de inventario y balance. En caso de no
el fin de invocar y seleccionar el plan deseado.

Nivel:

Tipo de mayor:
Con este cuadro de selección múltiple indica al sistema que el libro de inventario
y balance se hará solamente para cuentas de balance o cuentas de resultado o las

Saldo al final del período:
Año y mes hasta el cual se obtendrá el libro de inventario y balance.

Incluir / excluir encabezados:
Mediante este campo se incluye o no los encabezados en el reporte.

c.o.

para ordenar por regional, tercero, centro de costo o auxiliar; en cambio, si se
hubiera elegido la opción de regional/co para los títulos se tendrán las siguientes
opciones para el detalle: tercero, centro de costo nivel1, centro de costo nivel 2 o
auxiliar y centro de costo.

Luego por:
Dependiendo de las opciones de ordenamiento elegidas hasta el momento se
presentan nuevas opciones complementarias para terminar de ordenar el informe
de acuerdo a los requerimientos particulares del usuario.

Este campo permite la exclusión de los símbolos de moneda y "db o cr" al final
presentan los signos de "+" o "-" para definir la naturaleza de su valor. Esto es de

Pantalla:

Impresora:

Texto:
reporte.

Cancelar:

Informes gerenciales.
El objetivo de los informes gerenciales en UNO_Enterprise, es complementar el
aprovechamiento que hasta ahora se ha hecho de la base de información, con
informes de honda trascendencia financiera, y universalmente aceptados como
valiosas herramientas para toma de decisiones, como flujo de caja libre, capital
de trabajo, razones financieras, balance general y estado de resultados.
Para poder brindar este beneficio adicional, aparecen los "rubros" como el
mecanismo de apoyo para establecer una asociación entre la estructura del plan
contable con el lenguaje propio de los especialistas financieros, quienes plantean
como punto de partida la agrupación de la información contable en agrupaciones
claramente establecidos como activo corriente, activo no corriente, pasivo
corriente, pasivo no corriente, patrimonio, ingresos operacionales, gastos de
ventas, otros ingresos, otros egresos, cada uno con sus correspondientes cuentas.

De esta manera se tienen dos tipos principales de consultas y reportes. La
primera, son las que se basan en los diferentes planes contables para establecer
punto particulares de análisis de acuerdo a las cuentas mayores y auxiliares
líbremente asignadas por el usuario. La segunda, denominadas "informes
gerenciales" que parten de la directriz dada en los rubros.

Como se observa en el siguiente menú de informes gerenciales, es necesario
acogerse en primer lugar al esquema base, por medio de la definición de rubros,
como prerrequisito inicial para poder entrar disfrutar de esta segunda forma de
análisis, más acorde con los estándares y prácticas universalmente aceptadas.

Rubros

El objetivo de esta opción es definir las reglas básicas bajo las que se agrupará la
información del sistema contable para la presentación y cálculo de los estados y
razones financieras bajo el nuevo esquema del Siesa Enterprise. Esta opción es
la puerta de entrada a lo que será la presentación de informes a la juntas directiva
y/o asambleas, en forma totalmente automática y sin labores manuales
intermedias de sumarización o detalle de varias cuentas.

El mecanismo sobre el que se basa la realización de esta tarea son los "rubros",
que ya vienen predefinidos en el Siesa_Enterprise, y que corresponden a la
forma como en la práctica financiera se agrupan las cuentas contables para el
análisis de la situación de la empresa (activo corriente, activo disponible, pasivo
corriente, etc). De acuerdo a este planteamiento, la labor del usuario
simplemente será establecer cual va a ser el esquema de filas del archivo de
rubros y su correspondiente amarre con el plan de cuentas, tal como se ilustra a
continuación.

Después de definir totalmente los rubros, se tiene la posibilidad de obtener los
diferentes estados financieros sólo por rubro o por rubro y fila.

Procedimiento para definir una nueva fila en el archivo de rubros.
Del menú de contabilidad seleccione informes gerenciales, rubros.:

Plan:
Plan contable cuyo esquema de cuentas mayores y auxiliares se tomará como
base para establecer la asociación con el archivo de rubros. Este es único para
todas las relaciones planteadas. En caso de no conocerlo se puede dar click sobre
el ícono "triángulo invertido" ubicado a la derecha de este campo con el fin de
invocar una ventana en la que se muestran todos los planes suceptibles de
selección.

Rubro:
Código de rubro al cual se le definirán la(s) fila(s). Este se toma de la estructura
fija que ya tiene predefinida el Siesa Enterprise. En caso de no conocerlo se
puede dar click sobre el ícono "triángulo invertido" ubicado a la derecha de este
campo con el fin de invocar una ventana en la que se muestran todos los rubros
para realizar la selección del caso.

Fila:
En esta grilla se definen tantos renglones como filas se quieran definir para el
rubro informado en el campo anterior. El efecto posterior de una fila, es de
indicar la forma en que aparecerá discriminando cada total de rubro en los
diferentes informes gerenciales. En el ejemplo que está mostrando el usuario
optó por discriminar el rubro de activo disponible, solamente por una fila
llamada " Caja, bancos y cuentas de ahorro".

Adicionar:
Con este botón se adicionan filas a cada uno de los rubros definidos.

Rubro:
Es infomativo y corresponde al rubro seleccionado en el campo anterior y sobre
el cual se desea adicionar filas.

Fila:
Corresponde al nombre o identificación que se desea dar a cada una de las filas
que componen el rubro.

Naturaleza:
Corresponde a la naturaleza que se desea dar a la fila: Débito o Crédito.

Acción:
Con este campo se indica si la cuenta mayor o auxiliar que se está indicando se
incluye o excluye del cálculo.

Mayor:
Dentro de las alternativas de estructuración de rubros que tiene el usuario, ha
decidido incluir la totalidad de las cuentas auxiliares asociadas a una cuenta
mayor, aquí se indicará dicho código. Ahora, Si dentro de ese esquema se desea
hacer excluir alguna de ellas, será necesario indicar a continuación un renglón
adicional indicando la exclusión específica de esa cuenta auxiliar.

Auxiliar:
Este campo tiene doble funcionalidad. La primera, se presenta cuando no se ha
definido en el renglón el campo de cuenta mayor, esto indica que la inclusión
será específicamente para dicha cuenta auxiliar. La segunda, es la exclusión de
un código particular de cuenta auxiliar para el cálculo de un total hecho para la
cuenta mayor, indicado en un renglón anterior.

Limpiar:
Con este botón se limpian los datos del formato de captura.

Aplicar:
Con este botón se aceptan e incluyen en el archivo los datos capturados.

Aceptar:
Con este botón se acepta y guarda la información por rubro y fila, a la vez que se
cierra la ventana desplega en la adición de filas.

Cancelar:
Con este botón se cancela el registro de la operación.

Ejemplo de asociación entre el plan contable y los rubros del
UNO_Enterprise.

Para entender mejor lo que ocurre durante el desarrollo de este primer paso de la
estructuración del Siesa Enterprise, se parte de una plan contable típico,
desarrollado bajo las directrices del plan único de cuentas y se va estudiando las
alternativas que se le van presentando al usuario para definir las filas dentro del
esquema de rubros que se acaba de plantear.

Caso 1: manejo del rubro 11010 "Activo disponible".
Aquí se deben incluir las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata
con que cuenta la empresa. Entre esta se tienen: Caja, los depósitos en bancos y
otras entidades financieras, la remesas en tránsito y los fondos.

1 Activo
11 Disponible
1105 Caja
110505 Caja general
11050501 Caja principal.
11050502 Caja línea 1.
11050503 Caja línea 2.
110510 Caja menor.
1110 Bancos
111005 Moneda Nacional
11100501 Banco Sudameris
11100502 Banco de Occidente.
11100503 Banco Interbanco.
1120 Cuentas de Ahorro
112005 Bancos
11200501 Banco de Occidente.
11200502 Banco Colpatria.
112010 Corporaciones de Ahorro
11201001 Las Villas.
11201002 Conavi.

Para canalizar esta información hacia el rubro 11010, se tienen las siguientes
alternativas, que tiene el mismo efecto sobre el total, pero cambian en la forma
como cada una presenta la información en los diferentes informes.

Alternativa 1: Una sola línea, en la que se consoliden los saldos de las cuentas
que conforman el rubro. Por lo tanto, si se escoge esta opción serían necesarias
las siguientes definiciones:

Rubro: 11010 Activo disponible
Fila: 1 Caja, bancos y cuentas de ahorro (Esta descripción la define el
usuario y así aparece en los diferentes informes).
Registro 1: Cuenta 1105.

Nótese que basta con informar la cuenta mayor para que el sistema asuma los
niveles inferiores que dependen de ella. Por ejemplo: cuando se informa el
registro 1 de la 1105, automáticamente se asumen las restantes cuentas auxiliares
que dependen de ella, como son: caja general (110505) con todas sus cuentas
auxiliares hijas (11050501, 11050502 y 11050503), además de la caja menor
(110510).

Alternativa 2: Varias líneas, en las que se desglosan los diferentes componentes
del activo disponible. Por lo tanto, si se escoge esta opción serían necesarias las
siguientes definiciones:

Rubro: 11010 Activo disponible.
Fila 1: Caja
Registro 1: Cuenta 1105 Caja ( Si se considera del caso se puede
ampliar esta descripción).
Fila 2: Bancos.
Registro 1: Cuenta 1110 Bancos (Si se considera del caso se
puede ampliar esta descripción).
Fila 3: Cuenta de ahorro.
Registro 1: Cuenta 1120 Cuentas de ahorro (Si se considera del
caso se puede ampliar esta descripción).

Alternativa 3: Utilización de varias líneas ampliando aún más el detalle en
alguna de ellas, que sería por ejemplo el caso en el que se ampliaran los
depósitos en cuentas de ahorro, tanto por bancos como por corporaciones. Por lo
tanto, si se escogen esta opción serían necesarias las siguientes definiciones:

Rubro: 11010 Activo disponible.
Fila 1: Caja
Registro 1: Cuenta1105 Caja (Si se considera del caso se puede
ampliar esta descripción).
Fila 2: Bancos.
Registro 1: Cuenta 1110 Bancos (Si se considera del caso se
puede ampliar esta descripción).
Fila 3: Cuentas de ahorro en Bancos.
Registro 1: Cuenta 112005 Depósitos de ahorro en bancos.
Fila 4: Cuentas de ahorro en Corporaciones.
Registro 1:Cuenta 112010 Depósitos en Corporaciones de ahorro
y vivienda.

Observaciones:
Podrían surgir mas alternativas de configuración de este rubro dependiendo del
nivel de detalle que se quiera manejar por parte del usuario en algunas cuentas
auxiliares.

Será ilógico hacer una relación por cuenta mayor y después indicar otra desde
una subcuenta o auxiliar que dependa de ella, debido a que esto sería una
duplicación de información.

Detalle de cuentas por rubros

El objetivo de este programa es generar un informe de detalle de las cuentas y
rubros asociados. Para tal efecto el usuario debe diligenciar los siguientes
campos:

Título:
Corresponde al nombre o titulo que se desea dar al reporte.

Pantalla:
Este botón se utiliza para indicar que se desea visualizar el reporte generado.

Impresora:
Este botón se utiliza para indicar que se desea imprimir el informe generado.

Exportar:
Este botón se utiliza para generar el reporte en formato de archivo plano.

Cancelar:
Este botón cancela la generación del reporte de documentos.

Esquema predefinido del archivo de rubros
RUB DESCRIPCION TI IM TIPO NAT
1 ACTIVO SI SI Balance Debito
110 ACTIVO CORRIENTE SI SI Balance Debito
1 11010 ACTIVO DISPONIBLE NO SI Balance Debito

2 11020 INVERSIONES A CORTO PLAZO NO SI Balance Debito
3 11030 DEUDORES - CLIENTES NO SI Balance Debito
4 11040 DEUDORES - OTROS NO SI Balance Debito
5 11050 INVENTARIOS NO SI Balance Debito
6 11060 OTROS ACTIVOS CORRIENTES NO SI Balance Debito
120 ACTIVO NO CORRIENTE SI SI Balance Debito
7 12010 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO NO SI Balance Debito

8 12020 DEPRECIACION ACUMULADA NO SI Balance Credito
9 12030 INTANGIBLES NO SI Balance Debito
10 12040 DIFERIDOS NO SI Balance Debito
11 12050 DIFERIDOS FINANCIEROS NO SI Balance Debito
12 12060 INVERSIONES A LARGO PLAZO NO SI Balance Debito
13 12070 OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES NO SI Balance Debito
14 12080 VALORIZACIONES NO SI Balance Debito

2 PASIVO SI SI Balance Credito
210 PASIVO CORRIENTE SI SI Balance Credito
15 21010 OBLIGACIONES FINANCIERAS ACORTO PLAZO NO SI Balance Credito

16 21020 PROVEEDORES NO SI Balance Credito
17 21030 CUENTAS POR PAGAR NO SI Balance Credito
18 21040 CUENTAS POR PAGAR -FINANCIEROS NO SI Balance Credito
19 21050 IMPUESTOS, GRAVAMENES YTASAS NO SI Balance Credito
20 21060 OBLIGACIONES LABORALES NO SI Balance Credito
21 21070 OTROS PASIVOS CORRIENTES NO SI Balance Credito
220 PASIVO NO CORRIENTE SI SI Balance Credito
22 22010 PASIVOS NO CORRIENTES NO SI Balance Credito

3 PATRIMONIO SI NO Balance Credito
310 PATRIMONIO SI SI Balance Credito
23 31010 PATRIMONIO NO SI Balance Credito

4 ESTADOS DE RESULTADO SI NO E.R Credito
410 INGRESOS OPERACIONALES SI SI E.R Credito
24 41010 VENTAS NETAS NO SI E.R Credito
420 COSTOS DE VENTAS SI SI E.R Debito
25 42010 COSTOS VENTAS MATERIA PRIMA NO SI E.R Debito

26 42020 COSTOS VENTAS MANO OBRA NO SI E.R Debito
27 42030 COSTOS VENTAS OTRAS NO SI E.R Debito
430 GASTOS GENERALES SI SI E.R Debito
28 43010 GASTOS OPERACIONALES DEADMINISTRACION NO SI E.R Debito

29 43020 GASTOS OPERACIONALES DEVENTAS NO SI E.R Debito
30 43030 DEPRECIACION NO SI E.R Debito
440 OTROS INGRESOS SI SI E.R Credito

31 44010 INGRESOS FINANCIEROS NO SI E.R Credito
32 44020 OTROS INGRESOS NO SI E.R Credito
450 OTROS EGRESOS SI SI E.R Debito
33 45010 EGRESOS FINANCIEROS NO SI E.R Debito

34 45020 OTROS EGRESOS NO SI E.R Debito
460 AJUSTES POR INFLACION SI SI E.R Credito
35 46010 AJUSTES POR INFLACION NO SI E.R Credito
470 IMPUESTOS SI NO E.R Debito
36 47010 IMPUESTOS NO SI E.R Debito
480 OTROS INGRESOS NO GRAVABLES SI NO E.R Credito
37 48010 OTROS INGRESOS NOGRAVABLES NO SI E.R Credito
490 OTROS EGREOS NO GRAVABLE SI NO E.R Debito
38 49010 OTROS ERESOS NO GRAVABLES NO SI E.R Debito

Razones financieras
Las razones financieras son el resultado de dividir dos rubros de alguno o
algunos de los estados financieros. Son simples cocientes de una operación
aritmética, una operación simple, pero que cuando se lleva a cabo con el
numerador y el denominador correctos entonces se tiene una herramienta
poderosa en el análisis financiero. Permiten llevar a cabo un análisis rápido, fácil
de comparar con otros parámetros, empresas y objetivos. Tienen algunas
características que las hacen muy atractivas para apoyar en ellas un análisis de
manera complementaria a la información resultante de los estados financieros:
- No tienen medida, lo que permite comparar información de diferentes regiones
o paises.
- Rompen con problemas de tamaño, lo que permite comparar información de
empresas de diferente tamaño.
- Eliminan problemas de tiempo, en cuanto al poder adquisitivo del dinero, lo
que permite comparar información de diferentes años sin necesidad de actualizar
los datos.
Son medidas relativas y no absolutas; Requieren de un parámetro de
comparación que les de mayor sentido o significado en relación al análisis de la
empresa, por ejemplo:
- Comparadas contra la historia de la misma empresa, lo que permite conocer la
tendencia de la empresa y determinar cuando algunas razones tienen a salir de
los rangos de aceptación predeterminados.
- Contra otras empresas del mismo sector, lo que permite establecer si se está
operando dentro de los parámetros de la industria o de la competencia.
- Contra metas establecidas por la alta dirección, por ejemplo cuando se
determinan parámetros comunes de retorno sobre una inversión en varias
regiones o sucursales.
La configuración de los rubros a partir de los cuales se determinan las razones
financieras está previamente definida en UNOEE. El proceso de generación de
las razones financieras es sumamente sencillo, solo requiere de seleccionar
algunos parámetros básicos que determinan las variables de comparación y
selección de la información resultante.
Se utiliza para seleccionar un centro de operación en particular. Se puede dejar
en blanco para indicar que se desea hacer el análisis de todos los centros de
operación.
Este boton se activa para excluir opcionalmente las cifras correspondientes a los
ajustes por inflación.
Analizar:
El análisis se puede hacer por año o periodo. Cuando se escoge la primera
opción se deberá indicar el año a analizar y el número de periodos de
comparación. UNOEE sugiere que se haga para los últimos 5 años. Cuando se
selecciona periodo, se sugiere que la comparación se haga con los últimos 12.
Año o periodo:
Aqui se debe indicar el año o periodo a analizar, dependiendo del valor
seleccionado en la opción anterior.
Anteriores:
Aqui se debe determinar el número de periodos a comparar.
Tipo de gráficas:
La representación gráfica de las razones financieras puede ser en áreas, barras,
líneas, tortas, sobreponer áreas, sobreponer barras o sobreponer líneas.
Consultar:
Este botón ejecuta el proceso de consulta a partir de los parámetros de selección
anteriores.
Imprimir:
Se utiliza para indicar que se desea imprimir un reporte de las razones
financieras.
Cancelar:
Se utiliza para cancelar la operación.

Liquidez

Las razones financieras de liquidez se utilizan para analizar la capacidad de la
empresa de cumplir con sus compromisos de pago a corto plazo. Para su
determinación se parte de los conceptos del activo circulante y del pasivo
circulante. Se relacionan aquí las razones de liquidez "corriente, ácido y del
efectivo".

En el área superior izquierda de la pantalla se presentan las cifras resultantes del
análisis. En la parte superior derecha se muestra la representación gráfica de las
razones.

Dando clip derecho sobre el recuadro izquierdo se obtiene el detalle del análisis
de las razones financieras expuestas con su correspondiente fórmula y valores de
cálculo.

Apalancamiento

Las razones financieras de apalancamiento o solvencia sirven para analizar la
estructura financiera de la empresa y su capacidad de pago a largo plazo. Se
relacionan aquí las razones financieras que tienen que ver con el pasivo de la
empresa y con la capacidad de dar servicio a la deuda.

Una vez hecha la selección en el filtro y generada la consulta, este es el tipo de
información que se presenta:

razones.

cálculo.:

Razones financieras de rentabilidad o
rendimiento: Margen (%)

Las razones financieras de rentabilidad o rendimiento sirven para medir la
capacidad de la empresa de generar utilidades. Es este grupo de razones
financieras se incluye la relación de la utilidad contra diferentes denominadores.
Se dividen en dos grandes grupos: aquellas que relacionan la utilidad con las
ventas y aquellas que relacionan la utilidad con los recursos invertidos.

En este cuadro se incluyen las razones financieras de rentabilidad que relacionan
la utilidad con las ventas.
razones.

Dando click derecho sobre el recuadro izquierdo se obtiene el detalle del análisis
cálculo.

Razones financieras de rentabilidad o
rendimiento: Retorno (%)

Las razones financieras de rentabilidad o rendimiento sirven para medir la
capacidad de la empresa de generar utilidades. Es este grupo de razones
financieras se incluye la relación de la utilidad contra diferentes denominadores.
Se dividen en dos grandes grupos: aquellas que relacionan la utilidad con las
ventas y aquellas que relacionan la utilidad con los recursos invertidos.

En este cuadro se incluyen las razones financieras de rentabilidad que relacionan
la utilidad con los recursos invertidos.
razones.

cálculo.

Balance general

Para que una empresa sea negocio debe cumplir algunos principios elementales.
En el caso del Balance General, para que sea negocio, una empresa debe lograr
que sus activos produzcan un rendimiento mayor que el costo de sus fuentes de
financiamiento (pasivo y capital). Si una inversión en activos no da un beneficio
claro, o no se espera que lo vaya a dar en el futuro, o simplemente no da o dará
un beneficio mayor al costo de las fuentes de financiamiento, simplemente no
debe tenerse.

Como la afirmación anterior, algunas de las preguntas que se pueden responder a
partir del análisis del balance general son las siguientes: ¿ qué se tiene y que se
debe?, ¿ inversiones a corto y largo plazo?, ¿ compromisos de pago a corto y
largo plazo?, ¿ cuál es el beneficio por peso invertido en los distintos conceptos
del activo?, ¿qué beneficio se tiene por los excedentes de tesorería?, ¿qué
beneficio se obtiene por financiar a los clientes?, ¿qué beneficio se obtiene por
mantener inventarios?, ¿qué beneficio genera la inversión en activos fijos?, ¿cuál
es el beneficio total de la inversión en activo?, ¿cuando cuesta cada fuente de
financiamiento en el pasivo?, ¿cuanto cuesta el financiamiento a través del
capital contable, es decir, los recursos de los accionistas o dueños?, ¿cuál es el
costo del capital promedio ponderado?, ¿es mayor el beneficio por el
rendimiento de la inversión en activos que el costo de las fuentes de
financiamiento?, ¿es negocio esta empresa?.

En consideración a lo anterior, el objetivo de esta opción es generar el reporte
del balance general, tomando como base los rubros de tipo balance, con su
respectiva definición de filas y cuentas contables asociadas a cada una de ellas.
La generación del balance general es sumamente sencilla, solo se debe definir
los siguientes parámetros:

Reporte:
pantalla los valores dados a las diferentes variables en el momento de su
generación inicial. De esta manera se facilita el manejo para los casos de
reportes periódicos en los que sólamente cambia el año.

En caso de que se deseen consultar los reportes de balance general disponibles
para aprovechar su esquema de definición se debe dar click sobre el ícono.

En caso de que sea la primer vez que se obtiene el informe bajo unos valores
particulares, implicará definir una a una las variables, y al final, se indicará en el
campo de "reporte" el nombre que se le quiere dar a este reporte para la
utilización posterior; esto implica dar click sobre el ícono de guardar, ubicado al
lado derecho del campo de informe.

Guardar el reporte:

Este botón se utiliza para eliminar un reporte previamente guardado bajo
unnombre de informe específico.

Dentro de las alternativas de trabajo de uso opcional que tiene el Usuario para
generar el balance general está el trabajar a nivel de centro de operación.

adicional con las cuentas auxiliares disponibles para hacer la selección del caso.
La segunda, es mediante la digitación directa del código del centro de operación.
La tercera, es informando en la descripción parcial de él para invocar una
ventana adicional con los centros de operación que la contienen y proceder a

Año:
Cuando el reporte se va a generar por año, se debe indicar marcar este botón.
Adicionalmente informar el Año para el cual se hará el cálculo del balance
general.

Periodo:
Cuando el reporte se va a generar por periodo, se debe marcar este botón. Es
excluyente con el año. Adicionalmente se deberá indicar el o los periodos a
presentar.

Saldo al final del Período 1 al 3:
Se utiliza para indicar los periodos a detallar en el informe.

Detallar filas:
Mediante este botón se indica al sistema si se presentan o no las filas que el
usuario asoció a cada rubro de balance durante su fase inicial de definición.

Mediante este botón se indica al sistema si en el cálculo del balance se tienen en
cuenta las cuentas asociadas a los ajustes por inflación.

Cifras:
Formato en el que se mostrarán las cifras finalmente calculadas. Existen las
siguientes opciones: miles de pesos, millones de pesos.

Título:
Campo opcional de 80 caracteres el cual se incluye al final de cada hoja en el
reporte.

Pantalla:

Impresora:

Texto:
reporte.

Cancelar:

Estado de resultado

La información que se genera en el estado de resultados está encaminada a
responder entre otras muchas los siguientes interrogantes: ¿qué utilidad se
genero en el período?, ¿qué riqueza se generó en el período?, ¿qué tan rentable
fue la operación productiva (utilidad bruta)?, ¿que tan significativos fueron los
gastos de administración y venta, así como su impacto en la rentabilidad
(utilidad de operación)?, ¿qué tan significativas fueron las operaciones
financieras de la empresa (costo integral de financiamiento)?, ¿cuál es su
impacto al resultado neto (a favor y en contra)?, ¿cuál ha sido la tendencia de la
utilidad neta de la empresa, es decir, se ha estado generando riqueza en los
últimos períodos?, ¿es rentable la empresa, es negocio?, La utilidad es sinónimo
de riqueza pero no de dinero. La utilidad es importante en una empresa en el
mediano y largo plazo; si no hay utilidad no hay negocio. El flujo de efectivo es
importante en el corto plazo; si no hay flujo se muere la empresa.

En consideración a lo anterior, el objetivo de esta opción es generar el reporte de
de estado de resultado, tomando como base los rubros de tipo E.R., con su
respectiva definición de filas y cuentas contables asociadas a cada una de ellas.
La generación del informe es sumamente sencilla, solo se debe definir los
siguientes parámetros:

Reporte:

En caso de que se deseen consultar los reportes de estado de resultado
disponibles para aprovechar su esquema de definición se debe dar click sobre el
ícono.


Guardar el reporte:


calcular el estado de resultado está el trabajar a nivel de centro de operación.


Año:
Cuando el reporte se va a generar por año se debe marcar este botón.
Adicionalmente informar el Año para el cual se hará el cálculo del estado de
resultado.

Periodo:
Cuando el reporte se va a generar por periodo, se debe marcar este botón. Es
excluyente del botón anterior.

Neto 1: Desde - Hasta:
Se debe indicar aquí los códigos del periodo inicial y final a presentar en la
primera columna.

segunda columna.

tercera columna.

Detallar filas:
usuario asoció a cada rubro de estado de resultado durante su fase inicial de
definición.

Mediante este botón se indica al sistema si en el cálculo del estado de resultado
se tienen en cuenta las cuentas asociadas a los ajustes por inflación.

Cifras:

Título:
reporte.

Pantalla:

Impresora:
Se utiliza para especificar que se desea imprimir el reporte

Texto:
reporte.

Cancelar:

Capital de trabajo

La administración del capital de trabajo es la planeación y control de los
recursos de la empresa a corto plazo. Estos determinan en gran medida la
liquidez de la empresa. Una eficiente administración del capital de trabajo puede
ser la diferencia entre una empresa que tenga problemas de efectivo y otra que
no los tenga.

Se entiende por capital de trabajo lo relacionado con las partidas que componen
el activo circulante y el pasivo de corto plazo. La situación ideal es que las
fuentes de financiamiento de corto plazo correspondan exactamente al activo
circulante variable, siendo el activo circulante constante y el activo fijo
financiados con fuentes de largo plazo.

De acuerdo a lo anterior, el objetivo de este programa es mostrar la forma como
ha variado el capital de trabajo en un rango de tiempo determinado. Para ello, se
genera simultáneamente un reporte y su respectivo gráfico, de acuerdo al
siguiente esquema.

La rutina de cálculo que se aplica en este informe es:

Capital de trabajo = Activo corriente - Pasivo corriente.

Internamente la base de cálculo son los rubros que en el UNO_Enterprise se han
asociado a los procesos de capital de trabajo.

Procedimiento para general el informe de capital de trabajo.
Del menú de contabilidad seleccione informes gerenciales, capital de trabajo.
Diligencie los siguientes campos:

Reporte:

En caso de que se deseen consultar los reportes de capital de trabajo disponibles
para aprovechar su esquema de definición se debe dar click sobre el ícono.


Guardar el reporte:


calcular el capital de trabajo está el trabajar a nivel de centro de operación.


Año:
Año para el que en cada uno de sus meses se hará el cálculo del capital de
trabajo.

Detallar filas:
usuario asoció a cada rubro de capital de trabajo durante su fase inicial de
definición.

Mediante este botón se indica al sistema si en el cálculo del capital de trabajo se
tienen en cuenta las cuentas asociadas a los ajustes por inflación.

Capital de trabajo operativo:
usuario asoció a cada rubro de capital operativo de trabajo durante su fase inicial
de definición.

Cifras:

Título:
reporte.

Pantalla:

Impresora:

Texto:
reporte.

Cancelar:

Flujo de caja libre

El objetivo de este programa es generar el flujo de caja libre a los 12 meses
anteriores a uno seleccionado. Para el cálculo del flujo de caja libre el sistema
parte de la utilidad tradicionalmente obtenida en los estados de resultados,
calcula el EBITDA y adiciona el CAPEX y las variaciones obtenidas antes en el
capital de trabajo.

El flujo de caja libre se complementa con el flujo de caja financiero; este se
calcula mostrando las variaciones de aquellos rubros financieros que no se tienen
en cuenta en el cálculo del capital de trabajo, adicionando las variaciones en
inversiones y en activos fijos. El flujo de caja financiero debe "cuadrar" con el
flujo de caja libre como garantía de que los parámetros utilizados para obtener
los informes han sido correctamente definidos. A continuación se muestra el
esquema de diseño de este informe gerencial.

Notas explicatorias sobre las filas del flujo de caja libre.
Utilidad operativa = Utilidad operativa del estado de resultado ó PyG.

Depreciación = Depreciación del estado de resultados.

EBITDA = Utilidad operativa más la depreciación.

Otros ingresos/egresos= Otros Ingresos + Otros Ingresos no gravables - Otros
egresos - Otros egresos no gravables.

Egresos por impuestos = Impuesto del estado de resultados.

Generación operativa neta= EBITDA + Otros ingresos/egresos por impuestos.

Variación del capital de trabajo = Variación del capital de trabajo.

Inversión en CAPEX = Propiedad planta y equipo(período anterior) - Propiedad
planta y equipo (período actual).

Capital invertido total= Variación del capital de trabajo + Inversión en CAPEX.

Flujo de caja libre = Ganancia operacional neta + capital invertido total.

Variación de obligaciones = Pasivos que afectan el capital de trabajo (período
actual) - Pasivos que afectan el capital de trabajo (período anterior).

Nota: En el flujo de caja libre se restan los ajustes por inflación.

Procedimiento para generar el flujo de caja libre.
Del menú de contabilidad seleccione informes gerenciales, flujo de caja libre.


Reporte:

En caso de que se deseen consultar los reportes de caja libre disponibles para
aprovechar su esquema de definición se debe dar click sobre el ícono.


Guardar el reporte:


calcular el flujo de caja libre está el trabajar a nivel de centro de operación.


Año:
Año para el que en cada uno de sus meses se hará el cálculo del flujo de caja
libre.

Cifras:

Título:
reporte.

Pantalla:

Impresora:

Texto:
reporte.

Cancelar:

Informe de bancos

Una de las problemáticas más comunes a las que se enfrenta diariamente el
ejecutivo, es el determinar con exactitud cual es el estado y/o saldos de los
bancos. Se parte de las cifras conocidas que brinda la contabilidad a través de
sus movimientos en las cuentas bancarias: A esta cifra se le deben confrontar los
valores correspondientes a los cheques a la vista y posfechados no entregados, y
el respectivo saldo informado por los bancos. De este análisis se obtiene una
posible variación que puede ser explicada por ejemplo por los cheques
entregados y aún no cobrados, o por documentos considerados por la entidad
bancaria y aún no registrados en libros.

Con un análisis de las características anotadas, el ejecutivo puede tomar mejores
decisiones. De acuerdo a lo anterior, el objetivo de este programa es brindar una
herramienta de control, seguimiento y gestión para el control y conciliación de
las cifras de bancos.

La generación del reporte es muy sencilla y solo requiere definir la fecha de
análisis o corte de la información y el centro de operación a analizar

Fecha:
Corresponde a la fecha de generación del informe, normalmente es la fecha
presente o aquella hasta donde se encuentre actualizada la información de
bancos.

Detallar resumen auxiliar:
Se utiliza para indicar que en el informe se desea detallar el saldo anterior, los
movimientos por concepto de consignaciones y notas crédito de la fecha, los
egresos y notas débito y el saldo al final.

Se utiliza para seleccionar un centro de operación en particular, o dejarlo en
blanco para analizar la totalidad de los mismos en el informe.

Moneda:
Se utiliza para seleccionar la moneda en la cual se desea visualizar el informe,
normalmente en moneda nacional. Se puede visualizar en moneda extranjera
siempre y cuando las cuentas bancarias tengan registros en la moneda
seleccionada.

Filtrar:
Se utiliza para ejecutar la consulta con los datos suministrados en los campos
anteriores.

Limpiar:
Se utiliza para limpiar los datos dados en los campos del filtro.

Ubicado en el área de detalle del informe, se puede dar clic derecho para conocer
en detalle la información:

Introducción medios magnéticos

Tradicionalmente la DIAN al inicio de cada año emite una serie de resoluciones
en las que se reglamentan los topes y la forma de presentar los anexos de la
información a reportar. La estrategia adoptada en Siesa Enterprise es definir un
esquema parametrizado de tal forma que el mismo usuario, sin necesidad de ser
un experto en labores de programación, define las estructuras de conceptos,
grupos de conceptos, equivalencias de terceros y tipos de identificación,
mediante las cuales se hace la generación del archivo de medios magnético
exigido.

Antes de ejecutar el proceso de medios magnéticos como tal, es necesario
realizar varias tareas de revisión previas con el fin de que la información
generada esté de acuerdo a las exigencias de la DIAN. Estas tareas son: revisión
de los datos de la compañía, revisión de los datos de terceros, revisión de los
datos de cuentas bancarias.

Recomendaciones acerca de los terceros

Maestros / Terceros / Terceros

- Verificar el tipo y número de identificación.
- Verificar que la información del Contacto tenga todos los campos
diligenciados.
- Tener en la cuenta que todos los terceros de tipo de interno como son por
Ejemplo : Nómina, Provisión, Consumo, etc. deben tener activo la opción
de Tercero Interno para que no salgan en el archivo.
- Crear como tercero a todos los Bancos, con los cuales se tiene relación
comercial.
- Se debe crear un tercero con identificación 444.444.444 y razón social
“TERCEROS DEL EXTERIOR” para informar el movimiento de los
mismos.
- Se debe crear un tercero con identificación 222.222.222 y razón social
“CUANTIAS MENORES” para informar el movimiento de los terceros
inferior a los valores base.

Recomendaciones acerca de cuentas
bancarias

Maestros / Bancos / Cuentas Bancarias
- En el anexo 1110 se debe informar el saldo de las cuentas corrientes y de
ahorro a Dic/31/2004, es por eso, que todas las cuentas auxiliares de bancos
deben estar catalogadas como Cuenta Bancaria en el maestro de Bancos.
- Adicionalmente, se debe indicar que es una cuenta que maneja Pago
Electrónico e ingresar un tercero, que para este caso, es el banco.

Equivalencias de terceros

Si por algún motivo se tiene creado un mismo tercero con dos números de
Identificación distintos, se debe unificar el mismo y si por alguna razón usted no
desea unificarlos debe crear una equivalencia para que pueda reportar los
movimientos de los mismos a nombre de uno sólo.

Por ejemplo: El caso de los terceros del Exterior que se deben reportar en uno
solo llamado “TERCEROS DEL EXTERIOR” con NIT. 444.444.444, a este se
asociarían 1001 Banco de USA, 2001 Microsoft, 3001 Money Exchange.


Tercero informado:
Código de tercero ya creado en el sistema y sobre el cual se han venido
imputando documentos transaccionales.

Tercero a acumular:
Código de tercero, sobre el que para efectos de presentación de información de
medios magnéticos se va a acumular información.

Aplicar:
Se utiliza para que efectivamente se establezca la relación planteada entre tercero
del movimiento contable y el tercero de medios magnéticos.

Cancelar:
Se utiliza para cancelar la relación de equivalencia entre el tercero del
movimiento contable y el tercero de medios magnéticos.

Grupos de conceptos

Los grupos de conceptos pueden ser cada uno de los literales de la norma.

Ejemplo:
Grupo 1: Socios o Accionistas (Literal A)
Grupo 2: Compras de activos fijos en el exterior (Literal E)
Grupo 3: Costo o Deducción (Literal E)
Grupo 4: Salarios, Prestaciones sociales (Literal E)
Grupo 5: Ingresos Netos (Literal F)
Grupo 6: Pasivos de cualquier índole (Literal H)
Grupo 7: Deudores por créditos activos (Literal I)
Grupo 8: Información Patrimonial (Literal K)
Grupo 9: Impuestos y retenciones


Grupo:
Este código corresponde a cada uno de los literales de la resolución.

Descripción:
Descripción dada por la DIAN al literal de la resolución que se está creando.

Tab de Generales:

Valor base:
Valor base dado por la DIAN para el literal que se está creando.

Conceptos

Los conceptos son los anexos en los cuales se debe suministrar la información a
presentar. La función de esta tabla es clave ya que se establecen dos tipos de
relaciones. La primera, con los grupos de conceptos, y la segunda, con las
cuentas auxiliares de la contabilidad.

Explicación de los campos:

Conceptos:
Código del concepto. (Ej: 1703).

Descripción:
Nombre del concepto dado en el documento emitido por la DIAN. Ej: Rentas
exentas ley paez.

Grupo:
Cada concepto se debe amarrar a un grupo, con el fin de validar los valores base
y la acumulación de las cuantías menores.

Tab General:
Se deben chulear algunas de las siguientes opciones según sea la funcionalidad
que se desea obtener para el concepto.

Se reporta manual:
Se prende este indicador cuando los datos del concepto a informar no se
obtienen de la Contabilidad. (Ej. Valor patrimonial de socios o Accionistas).

Acumula para base:
Se prende este indicador cuando se desee que el concepto a informar sumado
con otros conceptos del mismo grupo valide el valor base.

Informa valor 1:
Se prende este indicador a todos los conceptos, ya que como mínimo se debe
especificar un valor.

Informa valor 2:
Se prende este indicador cuando el concepto exige 2 valores a reportar. (Ej.
1501 – Valor patrimonial de Activos fijos (Inmuebles)).

Requiere Nit mandante:
Se prende este indicador cuando el concepto a informar se refiere a contratos de
Mandato, y se debe incluir adicionalmente el documento de identificación del
Mandante o contratante (Ej. 6400 – Contratos de Mandato o Administración
delegada).

Requiere descripción:
Se prende este indicador cuando el concepto requiere algún dato adicional como
tercero valor y se le debe especificar un nombre de etiqueta. (Ej: 6102 –
Fideicomiso Inmobiliario).

Etiqueta:
Texto complementario que ayuda a identificar el concepto.

Tab Auxiliar:
Mediante esta pantalla se establece la relación entre los medios magnéticos y las
cuentas auxiliares de la contabilidad.

En el campo de valores se debe especificar cual es la naturaleza del valor a
tomar:
Débitos
Créditos
Neto
Saldo
Vr. Base
No aplica

Se deben seleccionar las cuentas auxiliares una por una, de acuerdo a lo
solicitado en cada anexo, del movimiento de estas, se obtiene la información a
reportar.

Introducción informes Supervalores

El objetivo de este módulo es generar el archivo plano exigido por la
Supervalores a las entidades inscritas en el Registro Nacional de Valores e
Intermediarios; para ello se toma como base los documentos técnicos emitidos
por esta entidad, los cuales por lo general presentan variaciones cada año.

Es importante que el usuario conozca en profundidad este documento técnico
para empezar a utilizar estas opciones. Adicionalmente, se parte del hecho de
que se tienen los suficientes criterios contables para estar en capacidad de
evaluar la validez del archivo plano antes de enviarlo, con el fin de detectar
cualquier error que puedan contener.

Con el fin brindar autonomía a los usuarios para que en lo posible no dependan
de modificaciones de software o estén supeditados al acompañamiento del
personal técnico autorizado por parte del fabricante, se ha optado por un
esquema parametrizado, en el que es el mismo usuario quien define la estructura
de los formatos en cuanto a columnas y sus respectivos tipos de datos.

Nacionalidades

Mediante esta tabla se declaran todas las posibles nacionalidades de las personas
jurídicas o naturales que se van a incluir en los informes a la Supervalores.

Nacionalidad:
Código de nacionalidad.

Descripción:
Descripción de la nacionalidad.
Terceros

El objetivo de esta tabla es declarar las personas jurídicas o naturales, que de
acuerdo a los criterios dados por la Supervalores, en los documentos técnicos,
deben ser incluídos en los informes.


Tercero:
Número de NIT para las personas Jurídicas, o el número de cédula para las
personas naturales.

Tipo de identificación:
UNO-E.

Razón Social:
definiendo. Igualmente, al nombre del establecimiento cuando este ha sido

Apellidos:

Nombres:

Nacionalidad:
Código de nacionalidad que debe corresponder a uno de los creados en la tabla
de "nacionalidad" de módulo de informes Supervalores.

Formatos

La realización de los informes para la Supervalores se hace con base en los
"formatos". La declaración de estos se ejecuta en dos pasos, el primero,
mediante la opción de formatos donde se define información general de código,
descripción, clase y unidad de captura. El segundo, que se realiza en la siguiente
opción, permite indicar en detalle cada una de las columnas con su respectivo
tipo de datos.

Codigo:
Código de formato según el documento técnico emitido por la Supervalores.

Descripción:
Nombre asignado al formato según el documento técnico emitido por la
Supervalores.

Clase:
Clase de formato según el documento técnico emitido por la Supervalores. Estas
pueden ser: comisionistas, registro nacional, portafolio, fondo mutuo de
inversión, intermediación.

Unidades de captura:
Debido a que un formato puede contener varios grupos de filas cada uno con sus
filas independientes, el Uno_Enterprise tiene como mecanismo de apoyo para
dar esta funcionalidad a las "Unidades de captura"; mediante este campo se
indica el total de grupos de filas que va a contener el formato.
Estructura de formatos

Debido a que cada formato contiene un determinado número de columnas, se
tiene esta opción con el propósito de especificar por cada columna el tipo de dato
y su respectiva descripción, de esta manera, crean todos los Formatos(Unidad
lógica global) y Columnas(Relación vertical de cada matriz o formato) con el fin
de darle la parametrización necesaria para llenar e informar el registro-4 del
archivo plano a Enviar.

Codigo de formato:
Código de formato según el documento técnico emitido por la Supervalores. Se
parte del hecho de que este debe corresponder a uno de los formatos creados en
la opción anterior.

Codigo de columna:
Código de columna según el documento técnico emitido por la Supervalores.

Descripción:
Descripción según documento técnico emitido por la Supervalores.

Tipo de dato:
Tipo de dato según documento técnico emitido por la Supervalores.

Datos de formatos

Una vez ya se ha definido el formato con su respectiva estructura, se tiene esta
opción cuyo objetivo es grabar los valores que contendrá cada formato para
columna, unidad de captura y renglón, por cada empresa.

Código de formato:
Código de formato sobre el que se va a realizar el ingreso de los datos.

Grupo de filas a la que pertenece el renglón sobre el que se va a realizar el
ingreso de datos. La unidad de captura 00 es el nombre del formato.

Renglón:
Renglón específico dentro del grupo de filas sobre el que se va a realizar el
ingreso de datos. El renglón 999 indica que va a ser de totalización dentro del
grupo de filas o "unidad de captura".

Código de columna:
Código de columna dentro del renglón sobre el que se va a realizar el ingreso de
datos.

Tipo de dato:
El sistema brinda las siguientes posibilidades: valor, cantidad, porcentaje, fecha,
tipo de identificación, tercero, texto y libre.

Botón de inicializar datos:
Mediante este botón el usuario se retracta de los valores acabados de informar y
no se realiza ningún proceso.
Registro nacional SV-EIC-05

Esta opción le permite al usuario generar el archivo plano con los saldos
contenidos en sus estados financieros y/o los formatos de acuerdo a la
especificaciones dadas para el caso particular del registro nacional SV-EIC-05.

Tipo de entidad:
En este campo se informa el tipo de entidad bajo el cual la Superintendencia
bancaria clasificó la empresa, según resolución enviada por ellos.

Código de entidad:
En este campo se informa el código de entidad bajo el cual la Superintendencia
bancaria clasificó la empresa, según resolución enviada por ellos.

Palabra clave:
En este campo se informa la palabra clave dada por la Superintendencia
bancaria, según resolución enviada por ellos.

Si la empresa con la cual se está trabajando ha sido asignada a un grupo de
compañías en parametrización indicada en los maestros del sistema, en este
campo se asume dicho código, y el proceso se ejecuta en forma consolidada para
el grupo de compañías indicado.

Plan de cuentas:
Plan de cuentas cuya estructura se va a tomar como directriz de acumulación de
información.

Nivel de cuentas:
Nivel de cuentas dentro del plan de cuentas bajo el cual se hará la sumarización
de información.

Generar:
Saldos al final del período:
Año/mes que se tendrá en cuenta para efectos del informe de balance.

Netos desde:
Año/mes a partir del cual se tendrá en cuenta para efecto del informe de
ganancias y pérdidas.

Netos hasta:
Año/mes hasta el cual se tendrá en cuenta para efecto del informe de ganancias y
pérdidas.

Estados financieros:
Mediante este cuadro de selección se indica que el proceso del formato SV-EIC-
05 se hará con balance y estado de ganancias y pérdidas.

Formatos:
Mediante este cuadro de selección se indica que en el proceso del formato SV-
EIC-05 se incluirá el formato definido con la opción "Datos de formatos".

Archivo:
Nombre bajo el cual se almacenará la información del formato SV-EIC-05.

Botón generar:
Mediante este botón se procede a ejecutar el proceso de generación del formato
SV-EIC-05 de acuerdo a los valores que se acaban de informar.

Botón Cancelar:
Mediante este botón el usuario se retracta de los valores acabados de informar y
no se realiza ningún proceso.

Introducción a los informes de la
Superintendencia bancaria

El objetivo de este módulo es generar el archivo plano exigido por la
Superintendencia Bancaria de acuerdo a las condiciones planteadas en los
documentos técnicos emitidos por esta entidad.

Se parte del hecho de que el Usuario conoce en profundidad la terminología y
procesos asociados indicados en los documentos de orientación publicados.
Adicionalmente, es importante recalcar que el usuario responsable de la
presentación de estos informes al interior de la empresa deberá tener los
suficientes criterios contables para estar en capacidad de evaluar la validez del
archivo plano antes de enviarlo, con el fin de detectar cualquier error que
puedan contener.

En comparación con el módulo de informes para Supervalores, en este módulo
de Superbancaria, se dispone de un esquema mucho más ampliado que permite
manejar en forma autónoma este proceso sin estar supeditados a modificaciones
de software o acompañamiento del personal técnico autorizado por parte del
fabricante.

Nota:
Es recomendable crear otro plan de cuentas para reportar este tipo de informes,
ya que algunas cuentas se reportan a nivel 3 y otras a nivel 4.

Terceros

El objetivo de esta tabla es declarar las personas jurídicas o naturales, que de
acuerdo a los criterios dados por la Superbancaria, en los documentos técnicos,
deben ser incluídos en los informes.


Tercero:
Número de NIT para las personas Jurídicas, o el número de cédula para las
personas naturales.

Tipo de identificación:
Siesa Enteprise.

DV (Dígito Verificador):
Dígito verificador.

Razón Social:
definiendo. Igualmente, al nombre del establecimiento cuando este ha sido

Apellidos:

Nombres:

CIIU:
Código CIUU de la actividad económica del tercero, este se debió haber creado
previamente en la tabla CIIU del módulo de informes Superbancaria.

Grilla de Relación de formatos:
Esta grilla está compuesta por varias columnas que corresponden a: formato:
descripción, Descripción renglón 4,Valor descripción renglón 4 campo 7.
Naciones



Nación:

Descripción:

CIUU

Mediante esta tabla se incorporan actividades económicas a utilizar, tomando
como base la codificación CIUU (código internacional de actividades
económicas).


CIIU:
Código CIUU de la actividad económica que se va a incluir.

Descripción:
Descripción dada por la codificación CIUU para el código que se acaba de citar.
Entidades

Mediante esta tabla se declaran todas las entidades, que se deben crear como
tales de acuerdo a las indicaciones de los documentos técnicos de la
Superbancaria.


Entidad:

Descripción:

Fideicomisos

Mediante esta tabla se declaran todas las transacciones comerciales de
fideicomiso, que por su monto son exigidas en los reporte de la Superbancaria.


Fideicomiso:
Número de identificación de la transacción de Fideicomiso.

Tipo de entidad:
Código de la entidad con la que se pactó el fideicomiso. Este código debe estar
creado con anterioridad en la tabla de "entidades".

Entidad:
Código de la entidad con la que se pactó el fideicomiso. Este código debe estar
creado con anterioridad en la tabla de "entidades".

Valor:
Valor por el cual se pactó el fideicomiso.
Formatos

Mediante los formatos, es el mismo usuario quien define en forma autónoma sin
estar supeditado a modificaciones del software o acompañamiento de personal
técnico, el esquema de almacenamiento dado por la Superbancaria en la
resolución reglamentaria de este proceso de informes. Dentro de esta pantalla se
capturan inicialmente la información de identificación general del formato
(código, clase, descripción, unidad de captura), asi mismo, se solicita la
información de los registros tipo 4 para particularizaciones de composición
accionaria, evaluación de cartera y cartera castigada, y por último, se crea las
diferentes columnas y filas que conforman los diferentes renglones.


Código:
Código de formato según el documento técnico emitido por la Superbancaria.

Clase:
Con el fin de presentar la información de acuerdo a las exigencias de la
Superbancaria, el sistema maneja las siguientes clases: subsistema contable,
composición accionaria, evaluación de cartera, cartera castigada.

Descripción:
Nombre asignado al formato según el documento técnico emitido por la
Superbancaria.

Unidad de captura:
Debido a que el diseño del formato puede

Descripción registro 4:
Campo 6:
Como parte de la definición de los registros tipo 4, este campo es de libre
utilización. Ejemplo: Nacionalidad.

Campo 7:
utilización. Ejemplo: Calificación.

Campo 8:
utilización. Ejemplo: Sector.

Campo 9:
utilización. Ejemplo: Capacidad económica.

Estructura (Columna, descripción, tipo maestro, tipo de dato).
Cuando se da click sobre el botón "adicionar" ubicado en la parte inferior de la
pantalla, se invoca una pantalla que permite informar individualmente las
características de cada columna de la estructura, esto quiere decir, que se
invocará tantas veces este botón "adicionar" como tantos columnas se quieran
incluir.

Columna:
Consecutivo de número de columna: Ejemplo:1.

Descripción:
Texto que aparecerá en la parte superior de la grilla como identificación de la
columna: Ejemplo: Mes 1.

Tipo de maestro:
Con el fin de establecer relación con los maestros asociados del módulo de
informes para la Superbancaria, el sistema brinda las siguientes posibilidades: no
aplica, naciones, CIIU, entidades.

Tipo de datos:
Mediante este campo se establece el tipo de contenido que debe tener el campo a
incluir en la columna, el sistema brinda las siguientes posibilidades: valor,
cantidad, fecha, tipo de identificación, tercero, texto y número.

Subsistema contable y estadístico

Después de haber definido la estructura de los informes para la Superbancaria
mediante la opción de "formatos", se tiene la opción de "subsistema contable y
estadístico" para ingresar manualmente la información relacionada con este
tópico.

Explicación de los campos :

Código de formato:
Código de formato previamente creado en el sistema, el cual contiene la
información a solicitar para cumplir con las exigencias dadas por la
Superbancaria para el caso específico de los informes del subsistema contable y
estadístico.

Grupo de filas bajo el cual se está almacenando la información de "Subsistema
contable y estadístico".

Renglón o subcuenta:
Fila dentro del grupo de filas o "unidad de captura" para la cual se va ingresar
información.
Cartera castigada

Después de haber definido la estructura de los informes para la Superbancaria
mediante la opción de "formatos", se tiene la opción de "cartera castigada" para
ingresar manualmente la información relacionada con este tópico.


Código de formato:
Código de formato previamente creado en el sistema, el cual contiene la
información a solicitar para cumplir con las exigencias dadas por la
Superbancaria para el caso específico de los informes de cartera castigada.

Código de reportado:
Debe corresponder a uno de las siguientes opciones: informe por deudor,
informe por entidad individual, informe por entidad no individual.

Fideicomiso:
Código que debe corresponder a uno de los declarados en la tabla de
fideicomisos.

Tercero:
Nit o cédula de la persona jurídica o natural para la cual se va a reportar
información de evaluación de cartera.

Grupo de filas bajo el cual se está almacenando la información de "Subsistema
contable y estadístico".

Renglón o subcuenta:
Fila dentro del grupo de filas o "unidad de captura" para la cual se va ingresar
información.

Esquema general del manejo de diferidos en
UNO_EE.

Consulta de diferidos

Este programa permite hacer una consulta y selección de la información de
diferidos a la fecha o a una fecha de corte dada. El usuario deberá inicialmente
diligenciar la parte inferior de la consulta donde se encuentran ubicadas las
opciones de selección o filtro de la consulta. Se deben especificar
necesariamente el código de la cuenta auxiliar de diferidos a partir de la cual se
desea hacer el análisis. Opcionalmente se podrá incluir un centro de operación,
un tercero o una unidad de negocios en particular.

En la parte central de la forma se presentan dos grandes grupos, el primero de los
cuales contiene el detalle de las cuentas auxiliares del diferido por cada centro de
operación, documento de amortización, valores, fechas, tercero, etc. Toda la
información relativa al documento de causación del diferido mismo.

En la parte derecha se presenta el segundo de los grupos que contiene el detalle
de las cuentas contrapartida donde se amortiza el diferido, igualmente mostrando
opcionalmente el detalle de cuentas, c.o, un, tercero y demás parámetros de
acuerdo a las cuentas involucradas.

Utilizando el cursos con "clip derecho" se activa una consulta especial con las
opciones:

Auxiliar:
Corresponde al código de la cuenta auxiliar a partir de la cual se realizará la
consulta de diferidos. Es obligatoria.

Tercero:
Es opcional y se utiliza para indicar que se desea hacer la consulta de un tercero
en particular.

transacciones de un centro de operación en particular.

Unidad de negocio:
transacciones de una unidad de negocios en particular.

Calcular saldos a:
Se debe definir si se desea obtener la información de los saldos a hoy o a una
fecha de corte, en cuyo caso se deberá indicar la fecha requerida.

Fecha de corte:
Es complementario al campo anterior cuando la consulta se realiza a una fecha
de corte.

Consultar:
Este botón activa la consulta de acuerdo a los parámetros definidos en el filtro.

Limpiar:
Con este botón se borra la información de la consulta y la habilita para hacer
nuevamente una consulta.

Información auxiliar del diferido.

Corresponde al centro de operación donde fue registrado o causado el diferido.

Documento:
Es el documento del diferido, normalmente el número de póliza o documento
similar.

Saldo:
Es el saldo a la fecha o al corte del diferido, por cada documento.

Total Db:
Corresponde al total de valores débitos consignados en la cuenta auxiliar del
diferido.

Total Cr:
Corresponde al total de valores crédito consignados en la cuenta auxiliar del
diferido.

Ultima amortización:
Este campo se actualiza cada vez que se realiza el proceso de amortización
automático de los diferidos y corresponde a la fecha en la cual se realizó el
proceso por ultima vez.

Fecha inicial:
Corresponde a la fecha a partir de la cual se registra el diferido para ser
amortizado.

Fecha final:
Corresponde a la fecha hasta la cual se deberá amortizar el diferido.

Unidad de negocio:
Corresponde a la unidad de negocios sobre la cual se registra el diferido.

Tercero:
Es el tercero a nombre del cual se causo o registro el diferido.

Razón social:
Es el nombre de la persona jurídica o natural sobre la cual se causo el diferido.

Centro de costo:
Corresponde al centro de costos asociado a la causación del diferido.

Descripción:
Se refiere a los detalles o descripción realizada en la causación del diferido.

Información auxiliar contrapartida:
Auxiliar:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde será amortizado el diferido.

Descripción:
Es el nombre de la cuenta auxiliar contrapartida.

Corresponde al código del centro de operación donde se realizará la
amortización.

Unidad de negocio:
Es la unidad de negocios que recibirá la amortización.

Tercero:
Es el tercero a nombre del cual se contabilizará la amortización.

Razón social:
Es el nombre o razón social del tercero.

Centro de costos:
Corresponde al centro de costos donde se contabilizará la amortización.

Descripción:
Es el nombre del centro de costos.

Notas:
Son las notas, observaciones o comentarios que se desea consignar.

Esquema general de diferencia en cambio
Proceso de ajuste por Diferencia en cambio

En las empresas que tienen operaciones en moneda extranjera, es necesario
reflejar, bien sea como utilidad o pérdida, el impacto de la variación positiva o
negativa de las tasas de cambio con respecto a la moneda local. Por lo tanto, el
objetivo de este programa es generar, al final de período, los correspondientes
asientos contables derivados de las fluctuaciones con respecto a las monedas
extranjeras en las que inicialmente se registraron cada una de dichas
transacciones.

Precondiciones para los ajustes por diferencia en cambio
Cada una de las cuentas auxiliares del activo o pasivo que van a tener registros
contables en moneda extranjera, desde el momento de su creación debe tener
declarado el manejo de moneda extranjera.

En el archivo maestro de tipos de moneda, se debe declarar para las que son
diferentes a la moneda local, su correspondiente cuenta auxiliar para contabilizar
la pérdida y la utilidad que se deriven como consecuencia de la aplicación del
proceso de diferencia en cambio.

En el archivo maestro de monedas se deben mantener actualizadas las tasas de
cambio que va teniendo la moneda en cada una de las fechas.

Los documentos a los que se les pretenda aplicar diferencia en cambio deben
estar aprobados; si esto no ocurre serán ignorados durante la ejecución del
proceso.

Procedimiento para listar los ajustes por diferencia.
Del menú de contabilidad escoja la opción procesos periódicos, diferencia en
cambio. Como método alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas: [Alt] b p
f.

En la ventana de trabajo diligenciar el campo de "Período". Dependiendo del
lapso aquí escogido el sistema internamente recorrerá todos los documentos
aprobados y con base en la configuración hecha en las precondiciones, el sistema
automáticamente muestra los correspondientes asientos por diferencia en
cambio.

C.O.:
Corresponde al centro de operación en el cual se genera y contabiliza el proceso
de generación de ajuste por diferencia en cambio.

Tipo de documento:
Es el tipo de documento que se utiliza para contabilizar las transacciones
resultantes del proceso.

Número:
Es el número consecutivo del documento anterior.

Fecha:
Es la fecha de emisión o generación de las transacciones anteriores. Es la fecha
del documento.

Tercero:
Este campo es opcional y corresponde al nombre del tercero en cabeza de quien
se desea dejar registro del ajuste por diferencia en el documento.

Notas:
Son las notas o comentarios que se hacen en el proceso.

Período, desde, hasta:
Corresponde al periodo en que se desea ejecutar el proceso de Ajuste por
diferencia en cambio. Las fechas inicial y final son informativas y hacen relación
al inicio y fin del período.

Sólo para el CO del documento:
Se utiliza para que el proceso y contabilización se haga solo para los registros
que tengan el mismo código de centro de operación del documento. Esta política
es normalmente aplicada cuando se tienen varios centros de operación y se desea
tener un documento de amortización del diferido independiente por cada centro,
con las transacciones del mismo.

Ajusta sin decimales:
Es opcional para que los procesos de ajuste por diferencia en cambio se hagan
con decimales o redondeados a números enteros.

Monedas:
En esta sub carpeta se presentan las monedas involucradas en el ajuste por
diferencia en cambio y sus respectivas tasas.

Auxiliares:
En esta sub carpeta se detallan las cuentas auxiliares que serán ajustadas en el
proceso, así como sus respectivas contrapartidas. Se presenta adicionalmente la
información de: tercero, centro de operación, unidad de negocio, moneda, saldo
alterno, saldo alterno local, saldo local, utilidad, perdida, descripción de la
utilidad, descripción de la pérdida:

Asientos:
En esta sub carpeta se incluyen la totalidad de registros que se tiene predefinidos
(de acuerdo a los registros de moneda extranjera) para que el proceso realice en
el ajuste por diferencia en cambio. Se incluyen en esta carpeta los datos de:
código de auxiliar, descripción, tercero, centro de operación, unidad de negocio,
centro de costo, concepto de flujo de efectivo, débitos, créditos y documento de
contabilización:

Tabla PAAG

El objetivo de este programa es permitir al usuario alimentar periódicamente los
valores por concepto de PAAG, por cada periodo, que serán considerados en el
proceso de ajuste por inflación:


Año:
Se debe seleccionar el año del paag a reportar.

Periodo:
Se debe seleccionar el periodo del paag a reportar.

Paag:
Se debe indicar el valor del paag en el periodo correspondiente.

Aplicar:
Con este botón se guarda la información y se actualiza la tabla.

Cerrar:
Con este botón se cierra la captura o actualización de la tabla.
Tarifas por actividad ó centro de costo

Para terminar de definir los criterios sobre los que se basarán los procesos de
distribución, es necesario informar las tarifas unitarias por cada una de las
actividades. El sistema permite dos alternativas de captura: por actividad-centro
de costo, o por, centro de costo-actividad. Las tarifas se utilizan posteriormente
en los procesos de distribución para establecer el monto total a imputar, de
acuerdo a la unidades imputadas.

Alternativa 1: Captura de tarifas por actividad
Actividad:
Código de identificación de la tarifa que ya fue creada previamente mediante la
opción anterior.

Grupo centro de costo:
Código del grupo de centros de costos al cual se asociará la actividad.

Tarifa:
Valor unitario al que se cobrará la unidad de medida definida en el momento que
se creó la tarifa.

Tipo tarifa:
Mediante este campo se define si la tarifa es global o unitaria.

Vigencia hasta:
Año/mes/día hasta la cual se tendrá en cuenta la tarifa por actividad.

Alternativa 2: Captura de tarifas por centro de costo
Centro de costo:
Código de identificación del centro de costo.

Tarifa:
Valor unitario al que se cobrará la unidad de medida asociada al centro de costo.

Tipo tarifa:
El sistema brinda dos alternativas: unitaria o global.

Vigencia hasta:
Año/mes/día hasta la cual se tendrá en cuenta la tarifa por centro de costo.

Funcionarios

Los códigos de funcionarios se utilizan para dejar huella de aquellas personas
que sin tener interacción directa con la operación del sistema, cumplen labores
administrativas de autorización de los procesos de distribución. Estos códigos se
unen a una identificación o código de tercero, de manera que se agiliza la
búsqueda o selección de una firma donde se requiera, pero en los movimientos
contables y en los documentos se guarda el número de cédula asociado.


Funcionario:
Código corto de identificación del funcionario.

Tercero:
Código del tercero asociado al código del funcionario.

Comprador:
Cuadro de selección par indicar que el funcionario cumple funciones de
comprador.

Planificador:
planificador.

Solicitante:
solicitante.

Formulador:
formulador.

Distribución de costos:
distribución de costos.

Captura bases variables

Debido a que en la alternativa de distribución base variable si interesa la
cantidad de actividades realizadas en un período de tiempo determinado, para
calcular el valor a distribuir, se debe realizar en primer lugar la captura de bases
variables sobre las que posteriormente se elaborará el proceso de distribución. Al
igual que en la base fija, también aplica que durante este proceso el usuario no
manipula valores, ya que el sistema lo que hace es prorratear con respecto al
total las actividades de cada centro de costo, una vez hallada, se obtiene el valor
a imputar con base en la multiplicación del valor de la contabilidad por la
proporción calculada.


Centro de costo emisor:
Código y descripción del centro de costos emisor, es decir, del cual se va a
distribuir.

Actividad:
Código y descripción de la actividad o concepto por la cual se hace la
distribución. Sobre esta actividad y más concretamente en la cuenta auxiliar de
distribución asociada a ella, se contabilizan los registros resultantes del proceso.

Cantidad:
Cantidad de actividad que se multiplicará por tarifa asociada para establecer el
monto a distribuir

Centro de operación emisor:
Código y descripción del centro de operación emisor, es decir, del cual se va a
distribuir.

Unidad de negocio receptor:
Código y descripción de la unidad de negocios emisora, es decir, de la cual se va
a distribuir.

Centro de costo receptor:
Código y descripción del centro de costos sobre el cual se va a hacer la
distribución.

Centro de operación receptor:
Código y descripción del centro de operación sobre el cual se va a hacer la
distribución.

Unidad de negocio receptora:
Código y descripción de la unidad de negocios sobre la cual se va a cargar la
distribución.

Consulta bases variables

El objetivo de esta opción es realizar la consulta de los valores que se están
teniendo como base para los procesos de distribución variables, en un rango de
tiempo determinado.

Funcionario:
Código del funcionario que tiene activo el cuadro de selección que lo habilita
para realizar procesos de distribución.

Fecha inicial:
Año/mes/día a partir de la cual se desea realizar la consulta.

Fecha final:
Año/mes/día hasta la cual se desea realizar la consulta.

Botón Consultar:
Botón que al ser seleccionado inicia la ejecución de la consulta.

Botón Limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de realizar la consulta, dejando
nuevamente en blanco los campos de funcionario, fecha inicial y fecha final.

Distribución manual de centros de costos

La distribución manual es una forma de distribución individualizada de centros
de costos con base en tarifas unitarias, en la que de una vez se va realizando la
operación; de ahí que no sean aplicable las tarifas globales. El efecto de la
distribución se puede notar cuando se aprueba mediante el ícono de la barra de
herramientas ubicado en la parte superior de la pantalla.

Centro de costo emisor:
Centro de costo del que se tomarán las partidas a distribuir.

Actividad:
Código de la actividad para la que específicamente se realizará el proceso de
distribución.

Cantidad:
Número de unidades de medida que se multiplicarán por la tarifa asociada a la
actividad para determinar la valor a distribuir sobre el centro de costo receptor.

Centro de costo receptor:
Centro de costo que recepcionará los montos calculados de distribución.

Centro de operación receptor:
Centro de operación que recepcionará los montos calculados de distribución.

Unidad de negocio receptora:
Unidad de negocio que recepcionará los montos calculados de distribución.

Períodos

En este maestro se definen y/o actualizan los periodos contables y sus diferentes
estados (sin activar, activo, cerrado, etc.). Usualmente estos periodos
corresponden a los meses definidos en el calendario, lo que implica que se deben
estar actualizando en forma periódica y cronológica.

Los períodos son cada uno de los segmentos de tiempo en los cuales se
registraran las diferentes partidas contables para posteriormente generar los
diferentes reportes e informes del estado del negocio.

Período:
Corresponde al código del periodo, conformado por el año + el numero del
periodo. Para el ejemplo, 2000/08 corresponde al periodo octavo del año 2000,
es decir, Agosto del 2000.

Estado:
Es el estado actual del periodo. Este se puede modificar dependiendo de la
necesidad variando de uno a otro entre las opciones previamente definidas en el
como box, así:

Sin Activar: Es el estado inicial que asigna UNOEE al periodo al momento
de su creación.

Activado: Es el estado que deberá tener el periodo para permitir registrar
y/o actualizar información en el mismo.

Cerrado: Es el estado que deberá tener el periodo después de efectuados
todos los registros contables y emitidos los estados financieros. Se busca
con ello garantizar que la información allí contenida no pueda ser
modificada.

Desconectado: Es el estado que tendrán los periodos con el paso del
tiempo, cuando el usuario realice procesos de desconexión de información,
por ejemplo, de años anteriores de los cuales ya no requiere tener
información en línea.

Todos: No corresponde a un estado de los periodos. Se utiliza para las
consultas de los periodos cuando se desea visualizar a todos ellos en sus
diferentes estados.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del periodo. Usualmente se definen con el
nombre del mes y el año al que corresponde. Por ejemplo "Agosto del 2000".

Fecha Desde:
Corresponde a la fecha inicial del periodo definida bajo el formato "Mes / Día /
Año". Cuando se esta definiendo el primer periodo en el sistema, ésta fecha es
digitable por el usuario. En adelante para los demás periodos que se definan,
Siesa Enteprise asumirá la "fecha Hasta + 1" del periodo anterior como fecha
inicial del siguiente periodo.

Fecha Hasta:
Corresponde a la fecha final del periodo definida bajo el formato "Mes / Día /
Año. La captura de las fechas se puede hacer digitando o capturando el día
deseado sobre el calendario, el cual se activa oprimiendo el lado derecho del
mouse en la parte derecha del combo box.

Una vez definidos, estos se pueden consultar y/o actualizar, utilizando para ello
la función de búsqueda de Siesa Enteprise.
Activar fechas

Como parte de las funcionalidades propias del mecanismo de control
cronológico de todas las transacciones, se tiene este programa que permite
reabrir una fecha que ya ha sido cerrada.


Fecha inicial:
Año/mes/día a partir de la cual se activan fechas.

Fecha final:
Año/mes/día hasta la cual se activan fechas.

Botón aceptar:
Mediante este botón se inicia el proceso de activación para el rango de fechas
definido entre la fecha inicial y la final.

Botón cancelar:
Mediante este botón el usuario se retracta del proceso de activación de fechas
que se estaba definiendo.

Cerrar Fechas

Mediante este funcionalidad se informa al sistema que de por transada
totalmente una fecha específica, y por lo tanto, ya no permita ningún tipo de
transacción en cualquiera de los módulos del sistema: inventarios, compras,
ventas, manufactura. Esta es una práctica recomendable para garantizar control y
no permitir transacciones fuera del tiempo permitido.

Fecha inicial:
Año/mes/día a partir de la cual se cierran fechas.

Fecha final:
Año/mes/día hasta la cual se cierran fechas.

Botón aceptar:
Mediante este botón se inicia el proceso de cierre para el rango de fechas
definido entre la fecha inicial y la final.

Botón cancelar:
Mediante este botón el usuario se retracta del proceso de cierre de fechas que se
estaba definiendo.

Fecha inicial:

Fecha final:

Botón Aceptar:

Botón Cancelar:

Fechas
En este programa se permite hacer un monitoreo del estado de las fechas en el
sistema.


Mostrar periodo:
Se utiliza para variar la presentación de la tabla de fechas. El periodo puede ser
Contable o Comercial.

Tipo de vista:
Se utiliza para seleccionar entre 12, 6 y 4 meses a mostrar.

Año:
Corresponde al año a presentar.

Mes:
Corresponde al mes a partir del cual se desea visualizar.

Estado:
En los botones de colores se presenta la identificación del estado de las fechas.
Los estados son: Sin abrir, abierto, desconectado y cerrado.

Cierre de cuentas de resultado

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar automáticamente un
documento en el que se realizan los registros finales del año contable para la
cancelación de las cuentas de resultado. Para ello se acredita cada una de las
cuentas de gastos y se utiliza como contrapartida la cuenta de ganancias y
pérdidas del ejercicio. Así mismo, se debitan cada una de las cuentas de ingresos
y se utiliza como contrapartida la cuenta de ganancias y pérdidas del ejercicio. El
resto de los asientos contables relacionados con el proceso de cierre contable,
tales como los relacionados con los impuestos -reservas y los de distribución de
utilidades del período, se realizan como un documento más, por la opción de
contabilidad-documentos.

Es importante tener en cuenta que funcionalmente cuando se llega
cronológicamente al final de año, no hay ninguna limitante que restrinja el
registro de los documentos del siguiente año. De esta manera, se deja total
libertad al contador para que aplique este procedimiento de cierre de cuentas de
resultado cuando lo estime conveniente.

En caso de llegar a necesitar retractar este proceso, simplemente lo que se hace
es retirar el documento de generado durante el cierre.

Precondición para el cierre de cuentas de resultado.
Haber aplicado el procedimiento de cierre de período a cada uno de los lapsos
declarados en el año a cerrar.

Procedimiento para el cierre de cuentas de resultado.
Del menú de contabilidad escoja la opción de procesos periódicos, cierre de
cuentas de resultado. Como método alterno se tiene la siguiente secuencia de
teclas: [Alt] b p r.

Internamente el sistema calcula los asientos contables a realizar y los muestra en
pantalla. Por lo tanto, las dos alternativas:

Impresión:
Para obtener un listado de verificación previo en pantalla, impresora o archivo
plano, se da clic sobre el siguiente icono ubicado en la barra de herramientas.

Generación:
Para generar el proceso y actualizar la contabilidad se deben haber diligenciando
todos los campos contenidos en la forma. En este caso se da clic sobre el
siguiente icono ubicado en la barra de herramientas.

C.O:
Corresponde al centro de operación donde se realiza el proceso y se genera el
documento de cierre.

Tipo de documento:
Corresponde al tipo de documento a generar, en el cual quedaran consignados la
totalidad de registros del proceso. Es importante recordar que este documento
queda en el estado de Abierto, con el fin de que el usuario pueda agregar los
registros de utilidades, provisiones, etc.

Número:
Corresponde al número del documento de cierre:

Fecha:
Corresponde a la fecha del sistema. Es la fecha del documento de cierre.

Tercero:
Corresponde al código del tercero del documento, es opcional. En el proceso se
detecta que algunas auxiliares exigen la captura de un código de tercero en su
registro, en este caso se utiliza el código genérico definido al momento de crear
la compañía.

Notas:
Son los detalles, observaciones o notas que se desea consignar en el proceso.

Año:
Corresponde al código del año en el cual se desea hacer el proceso de cierre de
cuentas.

Desde:
Es informativo. Presenta la fecha inicial del año seleccionado.

Hasta:
Es informativo, Presenta la fecha final del año seleccionado.

Auxiliares:
Auxiliar:
Se despliegan aquí en forma automática todos los auxiliares que intervienen en
el proceso, tanto aquellos marcados como pertenecientes a cuentas de resultado y
sujetos al proceso mismo, como las cuentas contrapartidas para el cierre
consignadas como auxiliares en el maestro de compañías.

Descripción:
Corresponde a la descripción de las auxiliares presentadas.

Tercero:
Corresponde al código del tercero con saldos en las cuentas auxiliares.

C.O.:
Corresponde a los centros de operación donde se encuentran saldos sujetos del
cierre.

Unidad de negocio:
Corresponde a las unidades de negocio con saldos para el proceso de cierre.

Centro de costo:
Corresponde a los centros de costos a cerrar.

Débito:
Corresponde al saldo o valor débito por cada uno de los registros de auxiliar
presentados y sujetos del cierre.

Crédito
Corresponde al saldo o valor crédito por cada uno de los registros de auxiliares
presentados y sujetos del cierre:

Débito alt.:
Corresponde al saldo o valor débito en moneda alterna o extranjera, por cada uno
de los registros de auxiliar presentados y sujetos del cierre cuyo indicador de
cuenta utiice moneda alterna.

Crédito alt:
Corresponde al saldo o valor crédito en moneda alterna o extranjera, por cada
uno de los registros de auxiliar presentados y sujetos del cierre cuyo indicador de
cuenta utilice moneda alterna.

Conciliación bancaria

El inicio del proceso de conciliación se define a partir de la captura de la cuenta
bancaria y período a conciliar. A continuación se presenta el formato de captura
de esta información y la explicación detallada de los campos que la conforman:


Cuenta bancaria:
Código que asocia el código de la cuenta auxiliar contable de bancos con las
particularidades propias de cada entidad bancaria. Este se define durante la
estructuración del sistema mediante la opción : maestros -> bancos -> cuentas
bancarias. Allí se definen datos como números de chequera, consecutivos,
manejo o no de pago electrónico y especificaciones para la lectura e
interpretación del extracto bancario en caso de que su alimentación se haga vía
archivo en medio magnético.

En caso de no conocerlo, se puede dar click sobre el botón ubicado al lado
derecho del campo para invocar la lista desplegable y proceder a realizar la
selección del caso. Otro método alterno se tiene cuando se conoce parcialmente
el nombre de la cuenta bancaria; en este caso se da click sobre el campo
contiguo donde se muestra el nombre, y una vez se teclea el contenido allí, se
oprime la tecla [TAB], en este momento se invoca una lista desplegable con
todas las cuentas bancarias que contienen el texto informado.

Auxiliar:
Campo exclusivamente informativo, asignado durante la fase inicial de
implementación de UNO_E en la configuración de la cuentas bancarias y que
corresponde al código de la cuenta auxiliar de bancos con la que se hace la
asociación. Adicionalmente se muestra la moneda bajo la cual se realiza la
conciliación.

Moneda:
Corresponde a la moneda de la cuenta auxiliar.

Período:
Año y mes en el que se informan los documentos pendientes. En este campo el
sistema chequea internamente el estado de las conciliaciones para la cuenta
bancaria que se acaba de informar, y se determina dependiendo de las siguientes
condiciones:
Si en la barra de herramientas se escogió el ícono de "edición", el UNO_E

sugiere el último período en el que se trabajó.
Si en la barra de herramientas se escogió el ícono de "adición", el UNO_E
sugiere el período que sigue al último procesado.
Estado:
Campo informativo con el que el sistema muestra el estado actual del proceso de
conciliación bancaria en el período que se acaba de escoger. Este campo puede
tener dos posibles valores:

Conciliado: para los procesos que después de haber hecho todas las
preconciliaciones, confrontaciones y depuraciones propias de la conciliación
bancaria, se han "aprobado".

No conciliado : para los procesos que todavía están en la fase de preconciliación
y depuración, y que por lo tanto, están pendientes de ser aprobados.

Información del extracto:
Este es un grupo de campos de apoyo relacionados con los totales del extracto
para el período elegido y que siempre aparecen en la parte superior de la pantalla
de conciliación.

Fecha de corte:
Corresponde al año, mes y día de corte del extracto.

Saldo inicial:
Después de que un proceso de conciliación ya se realizado al menos una vez, el
contenido de este campo lo maneja automáticamente el sistema, haciéndolo igual
al saldo final del período anterior.

El único caso en que el usuario tiene acceso a modificar este campo es
únicamente al arrancar los procesos de conciliación para una cuenta.

Total abonos:
Valor informativo que indica al usuario la sumatoria de la columna de "valor
abono" de la grilla ubicada en la lengüeta de extracto. Por lo tanto, la unica
forma de cambiar el valor aquí mostrado en incluyendo o borrando registros de
esta área de extractos.

Total cargos:
Valor informativo que indica al usuario la sumatoria de la columna de "valor
cargo" de la grilla ubicada en la lengüeta de extracto. Por lo tanto, la unica forma
de cambiar el valor aquí mostrado en incluyendo o borrando registros de esta
área de extractos.

Saldo final:
En este campo el usuario indica el valor final del extracto que recibe de la
entidad bancaria. El valor aquí informado lo utiliza internamente el sistema para
determinar posteriormente si hay cuadre con la sumatoria de los registros del
extracto.

Por abonar o cargar:
Este campo es consecuencia del cuadre interno que lleva el sistema entre los
registros del extracto y los totales de control que se llevan en el saldo final. Por
lo tanto, aquí se indicara el valor de desfase; cuando este es igual a cero, este
campo no aparece. Es condición indispensable que se dé este cuadre antes de
proceder a realizar una conciliación bancaria.

Como consecuencia de lo anterior, será necesario revisar los registros de la grilla
de extractos, debido a que el sistema internamente está detectando un excedente
o faltante en el cuadre.

Explicación de la pantalla de pendientes
En esta carpeta se registran los documentos pendientes de conciliar y que
soportan la diferencia entre los valores de saldos en libros y la cuenta bancaria.
Se pueden capturar la primera vez, es decir, como saldos iniciales pero son
actualizados en forma automática cada vez que el proceso de conciliación se
realiza. No obstante lo anterior, el usuario puede modificar, agregar o retirar
registros de acuerdo a su necesidad.

La situación normal que se presenta en una cuenta bancaria a la cual se le ha
realizado por lo menos una conciliación bancaria es que al abrir la lengüeta de
"pendientes" se traen automáticamente los documentos de este tipo que vienen
de la conciliación anterior. Estos corresponden a los registros mostrados en la
grilla de "resultados" cuando se ejecuta un proceso de conciliación bancaria.

Procedimiento para diligenciar documentos pendientes.
1. Del menú Contabilidad escoja la opción conciliación bancaria. Como

método alterno de acceso se tiene la siguiente secuencia de teclas: [Alt] b b.
2. Una vez se está en la ventana principal de conciliación, se da click sobre la
lengüeta de "pendientes".
3. Dependiendo de si la necesidad es crear o modificar saldos pendientes, en
primer lugar se debe dar click sobre uno de los siguientes botones de la
barra de herramientas:

Borrar:
Mediante esta columna, al dar click sobre obre uno o varios registros de la grilla
quedan chuleados o marcados. El propósito de esta labor es que al dar click
sobre el botón "borrar", ubicado en la parte inferior de la pantalla, desaparecen
de la grilla.
La situación típica que implica recurrir a este método de borrado, se presenta
cuando es necesario volver un solo registro un valor que viene discriminado en
varios renglones desde la conciliación anterior. Aquí será necesario borrarlos, tal
como se acaba de indicar, y adicionar el registro único que se necesita para poder
cruzar la información.

Una condición que exige UNO_Enterprise para poder mantener la consistencia
con los saldos de conciliación que se traen, es que después de haber hecho los
borrados y las inserciones que se necesiten, el valor neto debe ser igual al que se
traía previamente.

Fecha:
Año, mes y día en la que se realizó la transacción. La condición que tiene el
sistema para el ingreso de este campo en la grilla de pendientes es que la fecha
aquí indicada debe ser anterior a la fecha de corte.

Documento:
Tipo de documento asociado al registro que se está incluyendo sobre la grilla. Al
dar click sobre este campo se invoca una lista en la que se despliegan los tipos
admitidos por el sistema, para que el usuario seleccione uno de ellos.

Número:
El contenido de este campo depende del tipo de documento que se acaba de
elegir. En cheque y consignaciones no son necesarios debido a que para el cruce
de la conciliación se toma como base el valor. En cambio, para las notas débito y
crédito si es necesario informarlo.

Valor extracto:
Valor que se indicará siempre y cuando el registro de "Pendientes" esté asociado
a esta columna de extracto. Una condición que exige UNO_E para poder
mantener la consistencia de con los documentos pendientes de procesos
anteriores de conciliación, es que después de terminar de modificar los valores,
el valor neto total debe ser igual al que se traía previamente.

Valor libros:
Valor que se indicará siempre y cuando el registro de "Pendientes"que se está
informando está asociado a esta columna de valor en libros. Una condición que
exige UNO_E para poder mantener la consistencia de con los documentos
pendientes de procesos anteriores de conciliación, es que después de terminar de
modificar los valores, el valor neto total debe ser igual al que se traía
previamente.

Notas:
Campo de uso opcional en el que para dar mayor claridad a la información se
incluye un texto libremente definido por el usuario. Por lo general este
corresponde al nombre de la persona jurídica o natural asociada a la transacción.

Conciliación bancaria
La labor fundamental de este proceso es cruzar la información de bancos que se
ha capturado a medida que se diligencian los documentos en el sistema, con la
información de los extractos y los documentos pendientes del período anterior.
Funcionalmente existen dos alternativas que dependen del botón que se elija de
la barra de herramientas:

Alternativa 1: Preconciliación, mediante la cual se simula el cruce sin actualizar
los archivos del sistema. En este caso se utiliza el botón de recálculo y el proceso
se repetirá todas las veces que sea necesario hasta lograr un resultado
satisfactorio; para ello se irán haciendo las correcciones del caso tanto en
documentos contables como de conciliación.

Se puede presentar el caso de tener varios períodos consecutivos preconciliados
sin haberlos aprobados definitivamente.

Alternativa 2: Aprobación, mediante la cual se actualizan definitivamente los
archivos del sistema. Lógicamente que esta se aplicará una vez se hayan
verificado plenamente los procesos de preconciliación para el período a
actualizar. En esta caso se utiliza el botón de aprobación.

Precondiciones para ejecutar una conciliación.
El período siguiente debe existir y estar abierto. Esto se debe a que como
consecuencia de la conciliación se generan los documentos pendientes para
el período que sigue.
En la ventana de conciliación debe existir una cuenta bancaria.
El período debe corresponder al primero no conciliado, es decir, no pueden
quedar períodos previos sin conciliar.
El total de cuadre en el extracto debe estar en cero, es decir, que la
diferencia entre el saldo inicial y el final debe ser igual a la sumatoria de
todos los registros informados.
Todos los documentos diligenciados por el módulo contable de UNO_E
durante el período a conciliar, deben estar cuadrados y aprobados. En caso
de que se presente esta situación se pueden utilizar la opción de
contabilidad- auditoría de documentos.
Cheques:
Define el criterio bajo el cual se hará el cruce de la información de cheques; aquí
es muy importante tener en cuenta la forma como se han contabilizado los
documentos en libros, para poder seleccionar el que más se adecue a la forma de
manejar la información tanto en la entidad bancaria como internamente en la
empresa. Para invocar la lista desplegable con las opciones se da click sobre el
ícono "triángulo invertido" que está a la derecha de este campo. Las opciones
que brinda el sistema son:

Número, valor: aquí se parte del hecho de que tanto la entidad bancaria
como la empresa están capturando el número de cada cheque y su
respectivo valor.

Ultimas cifras, valor: aquí se parte del hecho de que ambas partes graban el
número de cheque, con la diferencia de que se tienen en cuenta para efectos
de cruce las últimas cifras del número, indicadas mediante el campo
número de cifras.

Valor : aquí ninguna de las 2 partes ha grabado el número del cheque, y el
cruce de información se hará solamente teniendo en cuenta el valor.

Consignación:
Define el criterio bajo el cual se hará el cruce de la información de
consignaciones. Para invocar la lista desplegable con las opciones se da click
sobre el ícono "triángulo invertido" que está a la derecha de este campo. Aquí al
igual que en los cheques se debe elegir una de las alternativas del sistema, con el
fin de poder realizar el cruce de acuerdo a como se hayan diligenciado las
consignaciones tanto en la empresa como en la entidad bancaria.

Valor: aquí se parte del hecho de que ninguna de las dos partes ha manejado
el número de la consignación, lo que determina un cruce por solo valor.
Fecha, valor: con esta opción se incluye la fecha dentro del criterio de cruce
de las consignaciones en libros y el extracto del banco.
Valor, luego fecha, valor: aquí el criterio se hace mucho más exigente que la
dos alternativas anteriores, con el fin de realizar el cruce entre libros y el
extracto del banco.

Notas débito:
Define el criterio bajo el cual se hará el cruce de la información de notas débito,
tanto en libros contables de UNO_E como en el extracto enviado por la entidad
bancaria. Para invocar la lista desplegable con las opciones se da click sobre el
ícono "triángulo invertido" que está a la derecha de este campo. Como acaba de
ocurrir para los cheques y las consignaciones aquí se debe indicar un criterio
para poder realizar el cruce de información.

Valor: aquí se parte del hecho de que ninguna de las dos partes ha manejado
el número de las notas débito, lo que determina un cruce por solo valor.

Fecha, valor: con esta opción se incluye adicionalmente la fecha dentro del
criterio de cruce de las notas débito en libros y el extracto del banco.

Notas crédito:
Define el criterio bajo el cual se hará el cruce de la información de notas crédito,
tanto en libros contables de UNO_E como en el extracto enviado por la entidad
bancaria. Para invocar la lista desplegable con las opciones se da click sobre el
ícono "triángulo invertido" que está a la derecha de este campo. Como acaba de
ocurrir para los cheques y las consignaciones aquí se debe indicar un criterio
para poder realizar el cruce de información.

Valor: aquí se parte del hecho de que ninguna de las dos partes ha manejado el
número de las notas crédito, lo que determina un cruce por solo valor.

Fecha, valor: con esta opción se incluye adicionalmente la fecha dentro del
criterio de cruce de las notas crédito en libros y el extracto del banco.

Dar click sobre el botón "salvar".

Para iniciar la ejecución del proceso de conciliación bancaria se debe dar click sobre el botón "recálculo".

Una vez haya terminado exitosamente este proceso, el usuario tiene la posibilidad de dar click sobre la
lengüeta "resultados" para analizar el resultado final de la conciliación bancaria.

Si considera del caso que ya es el momento de actualizar la conciliación bancaria se puede dar click sobre el
botón de aprobar con el fin de actualizar los archivos del sistema y dejar en
firme la conciliación.

Explicación del resumen de extractos:
Saldo Inicial:
Corresponde al saldo reportado por la entidad bancaria como inicial del periodo.

Saldo inicial en libros:
Corresponde al saldo que arrojan los libros o cuenta auxiliar de bancos. Es el
saldo de la cuenta después de considerar todos los documentos emitidos y
causados.

Valor pendiente de conciliar:
Es la diferencia resultante entre el saldo en libros y el saldo del banco.

Real:
Es la diferencia justificada por la sumatoria de los documentos pendientes del
periodo anterior. Si se presentan diferencias entre estos dos ultimos renglones, se
debe investigar y ajustar los valores y/o documentos respectivos a la realidad.

Antes de proceder a aplicar un proceso de conciliación bancaria esta pantalla es
una importante ayuda para determinar si después de que se dejó en firme el
último proceso, se han alterado algunos de los documentos que en dicho período
se tramitaron por el módulo contable UNO_Enterprise. En caso de ocurrir esta
situación se reflejaría en que el valor pendiente de conciliar no sería igual al
valor real.

La razón para hacer esta afirmación se basa en las siguientes razones:
Es un cálculo que automáticamente se hace al entrar a la lengüeta de

El saldo en libros(2) es el resultado de un barrido que automáticamente
hace el sistema
El valor pendiente de conciliar (3) es la resta del saldo inicial(1) - saldo en
libros (2).
Por lo tanto, si no se han afectado los archivos de UNO_E después de
Explicación de la pantalla de resultados
Después de haber ejecutado el proceso de "conciliación", en esta ventana se
muestran los resultados que le permitirán analizar todo el movimiento bancario
del período. Esta carpeta solo es posible abrirla una vez realizado el proceso de
conciliación.

Algunos criterios para determinar si una conciliación ya está terminada.
En la grilla ubicada en la parte media, no deben existir valores iguales,

tanto en la columna de extracto como la de libros. Esto puede ser debido a
que en el momento de capturar la información contable, se digitó un tipo de
documento equivocado. Un caso de común ocurrencia es el registro de una
NC (nota crédito) que la colocan como una CG (consignación). La solución
a esta situación es ir a modificar el extracto antes de que se trate de realizar
una nueva conciliación.
Una nota en la columna de extracto, indica movimientos que aún no se han
contabilizado. Por lo tanto, así no haya llegado el documento a la empresa,
es necesario por el módulo de gestión de documentos proceder a realizarlo.
Un hecho que es causa frecuente de esta situación es el impuesto del 3 por
mil, que implica a las entidades bancarias generar este tipo de notas.
A veces suele ocurrir, que en la entidad bancaria se equivoquen en la
digitación del número de documento. Para ello corrija el documento en el
extracto y vuelva a repetir la preconciliación.
Si en la contabilidad aparece registrada una partida con centavos y en el
extracto aparece sin centavos; corrija el extracto.
En la anulación de un cheque, indicar en la información adicional, tipo de
documento CH y número; y no hacer una ND, porque aparecerán dos
partidas totalmente independientes que nunca se cruzarían.

Valor extracto cheques:
Corresponde a la sumatoria de los documentos cheques registrados por el banco
durante el periodo.

Valor extracto consignación:
Corresponde a la sumatoria de los documentos de consignaciones registrados por
el banco durante el periodo.

Valor extracto notas débito:
Corresponde a la sumatoria de los documentos notas débito registrados por el
banco durante el periodo.

Valor extracto notas crédito:
Corresponde a la sumatoria de los documentos notas crédito registrados por el
banco durante el periodo.

Saldos finales extracto:
Corresponde al valor del saldo final de la cuenta bancaria, según la entidad.

Valor libros cheques:
Corresponde a la sumatoria de los documentos cheques registrados en la
contabilidad durante el periodo.

Valor libros consignaciones:
Corresponde a la sumatoria de los documentos de consignaciones registrados en
la contabilidad durante el periodo.

Valor libros notas débito:
Corresponde a la sumatoria de los documentos notas débito registrados en la

Valor libros notas crédito:
Corresponde a la sumatoria de los documentos notas crédito registrados en la

Saldos finales libros:
Corresponde a los saldos de la cuenta de banco según el libro auxiliar, como
resultante del movimiento reportado en el periodo.

Diferencia cheques:
Es la diferencia entre los valores registrados en el extracto bancario y la cuenta
auxiliar de bancos. Se refiere a los cheques emitidos, causados y contabilizados,
que no han sido cobrados o reportados en el banco.

Diferencia consignaciones:
auxiliar de bancos. Se refiere a las consignaciones registradas en el banco y no
contabilizadas, o a las registradas en libros y que no se encuentran en el banco.

Diferencia notas débito:
auxiliar de bancos. Se refiere a las notas débito generadas causadas por el banco,
y que no han sido causadas o registradas en la cuenta auxiliar de la contabilidad.
De igual manera se refiere a las notas reportadas en la contabilidad que no
existen en el detalle de transacciones del banco.

Diferencia notas crédito:
auxiliar de bancos. Se refiere a las notas crédito generadas causadas por el
banco, y que no han sido causadas o registradas en la cuenta auxiliar de la
contabilidad. De igual manera se refiere a las notas reportadas en la contabilidad
que no existen en el detalle de transacciones del banco.

Total diferencias:
Es el valor resultante de conciliar los saldos iniciales y movimientos entre la
información enviada por el banco en el extracto y los registros de la contabilidad
en la cuenta respectiva.

Explicación de la pantalla de notas
El objetivo de esta lengüeta es incluir comentarios aclaratorios que ayudan a dar
mayor claridad sobre la forma como se realizó un proceso de conciliación
bancaria.

Extractos Bancarios

El objeto de este maestro es permitir al usuario definir en el sistema las
estructuras de los extractos bancarios, a fin de que Siesa_Enterprise pueda estar
en la capacidad de recepcionarlos y ejecutar el proceso de conciliación bancaria
en forma automática.

Se debe crear un nuevo formato por cada tipo de estructura y cuenta de la
entidad.

Formato:
Corresponde al código / nombre que identificara a cada nuevo formato de
extracto en UNO_Enterprise. Se recomienda utilizar codigos nemónicos o
descriptivos del tipo de entidad y cuenta correspondientes.

En las siguientes carpetas se definen los parámetros, dimensiones y posiciones
de los campos que componen el archivo plano.

Estructura de extractos
En esta carpeta se definen las estructuras básicas del archivo plano generado por
la entidad con la información del extracto bancario.

A partir de la fila:
Campo a partir del cual se desea tomar las filas del archivo plano del extracto. A
partir de este valores se tomarían los registros.

Longitud Fija:
Cuando en el plano vienen previamente definidas y en forma fija, las posiciones
para cada campo, en la totalidad de registros del mismo.

Delimitado:
Se utiliza para indicar que el plano tiene separadores entre campo y campo.
Cuando se hace esta selección se deben indicar el tipo de separaciones incluidos
en el siguiente recuadro.

Tabular:
Se selecciona cuando la separación del plano se hace a partir de "tabs". No es
excluyente y puede utilizarse conjuntamente con otros separadores.

Espacio:
Se selecciona cuado la separación del plano se hace con "espacios" en blanco.
No es excluyente y puede utilizarse conjuntamente con otros separadores.

Punto y Coma:
Se selecciona cuado la separación del plano se hace con "punto y coma (;)" No
es excluyente y puede utilizarse conjuntamente con otros separadores.

Coma:
Se selecciona cuado la separación del plano se hace con "comas (,)".No es
excluyente y puede utilizarse conjuntamente con otros separadores.

Otros:
Se selecciona cuando la separación del plano se hace con un carácter diferente
de los anteriores. No es excluyente y puede utilizarse conjuntamente con otros
separadores.

Tratar delimitadores consecutivos como uno solo:
Se utiliza cuando en el plano se repiten los separadores o delimitadores en forma
repetida al separar un campo de otro, por ejemplo cuando se utilizan dos punto y
coma, o cualquier otro separador.(;;). Unoee asumirá en este caso el separador
repetido como un solo delimitador.

Excluir comillas:
Cuando los textos del plano vienen con separador en espacios, es posible
interpretar cada frase como un campo. Para evitar esto y considerar todas las
palabras como un solo texto, se hace uso de las comillas, lo que implica que todo
aquello que se encuentre dentro de ellas sea considerado como un solo campo.
Contrariamente cuando se desea que el texto sea leído como campos o palabras
independientes, se debe excluir el uso de las comillas a fin de que Siesa
Enterprise interprete los datos del archivo como campos independientes.

Datos de extractos
En esta carpeta se definen los campos que separan los valores y decimales.

Formato fecha:
En este campo de selección se incluyen las posibles formas de presentación de
las fechas. Se debe seleccionar el formato indicado de acuerdo a la definición del
plano de la entidad.

Valor:
Los siguientes campos de selección se utilizan para determinar el formato de
monedas o valores del archivo de extracto.

Separador decimal:
Este campo de selección se utiliza para indicar el caracter de separación de los
valores decimales.

Separador miles:
Este campo de selección se utiliza para indicar el caracter de separación de los
valores miles.

Numero decimales:
Este campo de selección se utiliza para definir el numero de decimales de los
valores o moneda en el plano.

Registros de bancos
En esta carpeta se definen las posiciones de cada tipo de registro del extracto
electrónico. Si la estructura del archivo es de longitud fija, se deberá especificar
por cada registro el valor "desde" y "hasta" del mismo. Si la estructura del
archivo es delimitada, solamente se requiere informar el valor del campo donde
se encuentra.


Varios tipos de registro:
Se utiliza para indicar que el plano contiene varios tipos de registros, cada uno
de los cuales seguramente tendrá una estructura diferente para cada campo.
Cuando la estructura del plano es de Longitud Fija, se deberá indicar el valor
"Desde" y "Hasta" por cada tipo de registro y por cada campo. Cuando la
estructura es delimitada, solamente se debe informar la posición del tipo de
registro. Se deben diligenciar las casillas de Transacción, numero, valor, etc. por
cada tipo de registro del archivo.

Cuando no se habilita este campo de selección, indica que el archivo contiene un
solo tipo de registro y sólamente se deben diligenciar las casillas
correspondientes a Transacción, numero, valor, etc. del registro.

Multiregistros de Extractos Bancarios
Usualmente los archivos de los extractos bancarios presentan una transacción
por línea. Sin embargo eventualmente se pueden encontrar estructuras de
archivos en las cuales viene más de un registro por línea. Esta carpeta se utiliza
para indicar que en el plano vienen mas de una transacción por línea, o más de
un registro por línea a fin de poder interpretar correcta y completamente la
estructura del extracto.

Mas de un registro por línea:
Se utiliza para indicar que el plano contienen mas de una transacción o registro
por línea.

Número de caracteres por registro:
Si la estructura del plano es de Longitud Fija, se debe indicar aquí el número de
caracteres que tiene cada registro. Si la estructura es delimitada, se debe indicar
aquí el número de campos por registro en el plano.

Numero de registros por línea:
Indica el numero de registros que vienen por cada línea del plano.

Opciones de Extractos
Se utilizan para condicionar las operaciones que se desean hacer en forma
automática en el proceso de conciliación.

Borrar antes de importar:
Indica que se debe borrar los registros existentes en el formato de captura o
registro antes de importar los nuevos valores. Cuando no se selecciona esta
opción, por cada importación se adicionaran registros en el formato de captura
de la conciliación.

Calcular saldo final:
Se utiliza para que Siesa Enterprise calcule en forma automática los nuevos
saldos finales del banco, de acuerdo a los registros del extraco. Cuando no se
hace esta selección, el usuario podrá efectuar este cálculo dentro del proceso de
conciliación utilizando un comando específico para ello.

Notas de Extractos
Se utiliza para registrar las notas, comentarios u observaciones que se desea
consignar por cada nuevo extracto bancario.

Contabilizar extracto

El objetivo de este programa es reflejar en los estados financieros el efecto del
cruce entre las partidas registradas en el extracto bancario, las transacciones
registradas en libros durante el período y los documentos pendientes registrados
en el sistema al inicio del periodo siguiente.


Cuenta bancaria:
Código de cuenta bancaria para la cual se realizará el proceso de contabilización
del extracto.

Auxiliar banco:
Código de cuenta auxiliar asociada a la cuenta bancaria.

Banco:
Código de banco asociado a la cuenta bancaria.

Botón Borrar:
Mediante este botón el usuario se retracta del proceso de contabilización del
extracto.

Botón Importar:
Mediante este botón se importa de un archivo plano la información necesaria
para la contabilización del extracto.

Botón Contabilizar:
Mediante este botón se ejecuta el proceso de contabilización.

Introducción a presupuestos uno enterprise
Entorno general
Con todos los procesos de contabilidad, cartera y tesorería trabajando
permanentemente en tiempo real desde los diferentes puntos de origen de
información se tienen los mecanismos necesarios para tener la "Contabilidad al
día". Surge entonces la posibilidad de cruzar presupuestalmente esta información
de ejecución. De esta manera se lograrían los siguientes beneficios para la
empresa:
En cualquier momento, consultar que tanto se está por encima o por debajo,
de las cifras presupuestadas de ingresos, para el mes y el acumulado del
año; tanto en pesos como en porcentaje.
Analizar la situación particular de una cuenta contable de gastos, en la que
se necesita saber tanto en pesos como en porcentaje, lo que falta por
consumir en el mes y en el año.
Hacer análisis presupuestales de tipo gerencial, en el que se necesita medir
en forma consolidada, el nivel de desfase presupuestal, para un grupo de
cuentas, a las que individualmente se les está controlando el presupuesto.
Llevar el análisis presupuestal, más allá, del entorno contable; al involucrar
por medio de los destinos las cifras presupuestadas a nivel de división,
subdivisión, departamento y sección.
Complementario al punto anterior, permitir consultar la situación
presupuestal en forma consolidada en varios niveles. Para saber por
ejemplo, la situación presupuestal por sólo divisiones, consolidando dentro
de cada una de estas todos los departamentos y secciones que involucran.
De la misma manera, y siguiendo con esta facilidad de consolidación en
niveles inferiores se podría consolidar a nivel de subdivisiones,
consolidando todas los departamentos y secciones que contiene.
Desde el punto de vista funcional del sistema UNO_EE se tienen los siguientes
beneficios que vale la pena mencionar:
Con los planes contables se pueden tener múltiples vistas de la información,

de tal manera que dependiendo de las necesidades particulares se puedan
tener diferentes formas consolidadas o detalladas de analizar la misma
información.
Es posible grabar la forma como se ha obtenido cada reporte, de tal manera
que cuando sea necesario volver a obtenerlo, se gane tiempo al recordar la
forma como se indicaron los valores a las diferentes variables.
Esquema general de los presupuestos en UNO_EE.

Reporte del plan presupuestal

El objetivo de este programa es generar un reporte de los planes presupuestales
definidos en Siesa Enterprise. El formato de generación del reporte es el
siguiente:


Orden:
Se refiere al orden de presentación del informe, este puede ser por código o
descripción.

Descendente:
Es complementario al campo anterior y se utiliza para ordenar de manera
ascendente o descendente la información.

Título:
Es el nombre o titulo del reporte.

Pantalla:
Se utiliza para indicar que el reporte se desea visualizar.

Impresora:
Se utiliza para indicar que el reporte se desea imprimir.

Exportar:
Se utiliza para indicar que el reporte será generado en formato de archivo texto.

Cancelar:

Reporte de presupuesto por cuenta

El objetivo de este programa es generar reportes de ejecución presupuestal o del
presupuesto, para las cuentas auxiliares definidas en el plan presupuestal
informado. El esquema de presentación depende de la forma como se haya
definido inicialmente en la declaración del plan elegido, el agrupamiento de las
diferentes cuentas auxiliares en las cuentas mayores.

Este esquema base de reporte propuesto tiene múltiples variantes debido a las
siguientes razones:
Se puede definir que el reporte se obtenga solamente para una de las

cuentas mayores o auxiliares que pertenecen al plan contable elegido.
Se puede restringir que solo aparezcan cuentas de balance y/o estado de
resultados y/o otros.
Se tienen dos alternativas para la presentación de las variaciones : lo
ejecutado o lo por ejecutar.
Se puede elegir mostrar solamente lo presupuestado sin incluir las
variaciones.
El reporte se puede obtener en pantalla, impresora o un archivo plano.
La estrategia que se ha adoptado en Siesa Enterprise para facilitarle la labor al

usuario en el sentido de que no siempre se tenga que acordar de los valores
particulares elegidos, para un reporte específico, es que en la ventana de
diligenciamiento se pueden almacenar todas ellas bajo un nombre de informe, el
cual puede ser recordado posteriormente, y de esta manera ganar tiempo.

Procedimiento para obtener reporte por mayor auxiliar.
Del menú de contabilidad escoja la opción presupuestos, reportes, por mayor
auxiliar. Como método alterno de acceso se tiene la siguiente secuencia de
teclas: [ Alt] b s r m.


Reporte:
Nombre bajo el cual se guardarán los valores específicos de las variables
asociadas a esta ventana. Si ya se ha obtenido anteriormente el reporte se puede
informar aquí su nombre del informe, y de esta manera la labor del usuario sería
ir solamente a informar los valores de los períodos de ejecución y acumulación,
para ordenar la presentación del informe en pantalla, impresora o texto.

Salvar:
Se utiliza para guardar el informe con todos los parámetros definidos.

Eliminar:
Se utiliza para borrar un informe guardado previamente en mis informes.

Opciones Básicas:
Cuentas:
Plan :
presentar los diferentes totales. En caso de no conocer su código se puede dar
click sobre el botón de despliegue contiguo, con el fin de invocar una lista con
todos los planes de cuentas disponibles y finalmente hacer la selección del caso.

Tipo :
Indicador que determina si dentro de las cuentas que se han elegido hasta el
momento para incluir en el informe, se excluyen o incluyen las que están
afiliadas como: balance y/o estado de resultado y/o otros.

Mayor:
Corresponde al código de cuenta mayor que se desea incluir en el informe.

Nivel:
Se refiere al nivel de detalle de las cuentas a presentar.

Auxiliar:
Corresponde a la cuenta auxiliar que se desea seleccionar para incluir en el
informe.

Presupuesto y tipo de reporte:
Plan presupuestal:
Se debe seleccionar aquí el código del plan presupuestal capturado o generado, a
partir del cual se confeccionara el informe.

Ejecución presupuestal:
Se utiliza para indicar que se desea imprimir la ejecución del presupuesto , en
cuyo caso es obligatorio definir los periodos de ejecución.

Ejecución:
Periodo desde:
Corresponde al periodo inicial de ejecución.

Periodo hasta:
Corresponde al periodo final de ejecución.

Presupuesto:
Periodo desde:
Corresponde al periodo inicial del presupuesto.

Periodo hasta:
Corresponde al periodo final del presupuesto.

Reporte presupuesto:
Se utiliza para indicar que el reporte a generar es de presupuesto.

Año:
Año del presupuesto a presentar.

Periodo desde:
Periodo inicial del presupuesto a presentar.

Periodo hasta:
Periodo final del presupuesto a presentar.

Ordenamiento del titulo:
Ordenar por:
Se refiere al ordenamiento y rompimiento principal del reporte, se ofrecen las
siguientes alternativas: ninguno, regional, regional / co, centro de operación,
unidad de negocios.

Complementariamente se puede seleccionar un código en particular o dejar en
blancos para que se presenten todos.

Luego por:
Cuando el valor del campo anterior es diferente de "ninguno", se puede capturar
adicionalmente un segundo ordenamiento por unidad de negocios el cual se
presentará a manera de subtitulo. Cuando el primer ordenamiento, es decir el
anterior, es por unidad de negocios, se habilita en esta segunda opción las demás
variables, es decir, regional, regional / co, centro de operación.

Ordenar por:
Adicional del ordenamiento inicial, en la parte interior del reporte se pueden
incluir otras opciones de ordenamiento diferentes de las presentadas o
seleccionadas anteriormente. De igual manera, cuando en el ordenamiento de
títulos no se utiliza ninguna opción, la totalidad de estas queda disponible para
ser utilizada en los ordenamientos de detalle. Las opciones adicionales son:
Centro de costo nivel n, auxiliar del centro de costos.

Luego por:
Es complementario del campo anterior, se utiliza de acuerdo a la disponibilidad
de variables de ordenamiento.

Luego por:

Luego por:

Luego por:

Otras opciones:
Excluir código:
Se utiliza para indicar que se desea excluir o no el código de las cuentas a
presentar.

Variaciones:
Se captura cuando el informe es de ejecución presupuestal. Las dos posibles
opciones de selección de este campo son: ejecutado y por ejecutar.

Observación:
Se utiliza para incluir comentarios o notas en el reporte.

Pantalla:
Este botón indica que el informe será generado y visualizado en pantalla:

Impresora:
Este botón indica que el informe será generado directamente a la impresora.

Exportar:
Este botón indica que el informe será generado en formato de archivo texto.

Cancelar:
Este botón cancela la operación y generación del informe.

Si se desea guardar la estructura del informe, se debe dar click sobre el ícono de
almacenar ubicado en la parte superior de la ventana.

Reporte de presupuesto Anexo por centro de
costos

El objetivo de este programa es generar reportes de presupuesto o ejecución
presupuestal para los centros de costos asociados al plan presupuestal informado.
El esquema de presentación depende de la forma como se haya definido
inicialmente en la declaración del plan contable elegido, el agrupamiento de las
diferentes cuentas auxiliares en las cuentas mayores.

Este esquema base de reporte propuesto tiene múltiples variantes debido a las
siguientes razones:
Se puede definir que el reporte se obtenga sólamente para una de las

cuentas mayores o auxiliares que pertenecen al plan contable elegido.
Se puede restringir que solo aparezcan cuentas de balance y/o estado de
resultados y/o otros.
Se tienen dos alternativas para la presentación de las variaciones : lo
ejecutado o lo por ejecutar.
Se puede elegir en mostrar solamente lo presupuestado sin incluir las
variaciones.
El reporte se puede obtener en pantalla, impresora o un archivo plano.
La estrategia que se ha adoptado en UNO_Enterprise para facilitarle la labor al

usuario en el sentido de que no siempre se tenga que acordar de los valores
particulares elegidos, para un reporte específico, es que en la ventana de
diligenciamiento se pueden almacenar todas ellas bajo un nombre de informe, el
cual puede ser recordado posteriormente, y de esta manera ganar tiempo.

Precondición
En la definición de la información general del plan presupuestal que se tomará
como base se debe haber incluido la opción "incluye centro de costos".

Procedimiento para obtener reporte por centro de costos.
Del menú de contabilidad escoja la opción presupuestos, reportes, por centro de
costos. Como método alterno de acceso se tiene la siguiente secuencia de teclas:
[ Alt] b s r c.


Reporte:

Salvar:

Eliminar:

Opciones básicas:
Cuentas:
Plan de cuentas:
presentar los diferentes totales. En caso de no conocer su código se puede dar
click sobre el botón de despliegue contiguo, con el fin de invocar una lista con
todos los planes de cuentas disponibles y finalmente hacer la selección del caso.

Tipo :
Indicador que determina si dentro de las cuentas que se han elegido hasta el
momento para incluir en el informe, se excluyen o incluyen las que están
afiliadas como: balance y/o estado de resultado y/o otros.

Mayor:
Corresponde al código de centro de costos mayor que se desea incluir en el
informe.

Nivel:
Se refiere al nivel de detalle del centro de costos.

Auxiliar:
Corresponde al centro de costos auxiliar que se desea seleccionar para incluir en
el informe.

Presupuesto y tipo de reporte:
Plan presupuestal:
Se debe seleccionar aqui el código del plan presupuestal capturado o generado, a
paritir del cual se confeccionara el informe.

Ejecución presupuestal:
Se utuiliza para indicar que se desea imprimir la ejecución del presupuesto , en
cuyo caso es obligatorio definir los periodos de ejecución.

Ejecución:
Periodo desde:
Corresponde al periodo inicial de ejecución.

Periodo hasta:
Corresponde al periodo final de ejecución.

Presupuesto:
Periodo desde:
Corresponde al periodo inicial del presupuesto.

Periodo hasta:
Corresponde al periodo final del presupuesto.

Reporte presupuesto:
Se utiliza para indicar que el reporte a generar es de presupuesto.

Año:
Año del presupuesto a presentar
Periodo desde:
Periodo inicial del presupuesto a presentar.

Periodo hasta:
Periodo final del presupuesto a presentar.
Ordenamiento del titulo:
Ordenar por:
Se refiere al ordenamiento y rompimiento principal del reporte, se ofrecen las
siguientes alternativas: ninguno, regional, regional / co, centro de operación,
unidad de negocios.


Luego por:

Ordenar por:
tíitulos no se utiliza ninguna opción, la totalidad de estas queda disponible para
grupo, clase, cuenta, subcuenta, sub-subcuenta y auxiliar.

Luego por:

Luego por:

Luego por:

Luego por:

Otras opciones:
Excluir código:
presentar.

Variaciones:
Se captura cuando el informe es de ejecución presupuestal. Las dos posibles
opciones de selección de este campo son: ejecutado y por ejecutar.

Observación:

Pantalla:

Impresora:
Este botón indica que el infome será generado directamente a la impresora.

Exportar:

Cancelar:


Introducción al presupuesto oficial

A diferencia del manejo presupuestal en las entidades comerciales, industriales o
de servicios, las entidades oficiales plantean una metodología más compleja en
la fase de ejecución; en estas en vez de hacerla mediante afectaciones directas,
es necesario realizar cuatro operaciones intermedias:

Operación 1: Definición de los valores presupuestados:
Esta labor se realiza mediante la definición de apropiaciones hechas por cada
rubro para una vigencia específica. El sistema provee una serie de opciones para
el manejo de las diferentes situaciones que se pueden presentar debido a
decisiones de replanteamiento por parte del personal directivo sobre los montos
inicialmente aprobados, estas son: traslados, adiciones y reducciones.

Operación 2: Asignación de reservas - mediante el CDP (certificado de disponibilidad presupuestal)
El CDP es un documento de uso común en las entidades oficiales, mediante el
cual se certifica a un proveedor que existen los recursos para respaldar una
promesa de negociación. Una apropiación presupuestal puede implicar la
elaboración de varios CDP. Como se puede observar no hay una transacción real
como tal, por lo tanto, contablemente se deben afectar cuentas de orden.

Operación 3: Elaboración de contrato
Una vez el proveedor de la entidad oficial recibe el CDP, se elabora un contrato,
mediante el cual se establece entre ambas partes el compromiso de compra. Un
CDP puede implicar la elaboración de varios contratos con proveedores
diferentes. A medida que se elaboran contratos se van consumiendo los saldos de
los CDP. Desde el punto de vista contable, esta intención de compra se sigue
manejando con cuentas de orden.

Operación 4: Facturación de contratos:
Cuando ya se empieza a ejecutar o proveer realmente los productos o servicios
comprometidos, se empieza la facturación de contratos, con el fin de ir
actualizando el saldo de las apropiaciones hechas por contrato, por CDP y por
Apropiación.

La fase 0, definición de rubros presupuestales, que se realiza por el menú de
maestros/ cuentas/ rubros de cuentas, tiene como objetivo definir la estructura
bajo la cual se va a manejar el presupuesto, la cual al no coincidir
necesariamente su manejo una cuenta contable específica, utiliza como
mecanismo de apoyo intermedio a los rubros. La definición de los rubros se
realiza en tres pasos; el primero, es la definición del plan, la cual le da el
nombre genérico y las bases de estructuración, la segunda es la definición de las
cuentas mayores y la tercera es el amarre a las cuentas auxiliares con las
mayores.

La fase 1, alimentación de cifras presupuestales, que se realiza directamente por
el submenú de "definición presupuesto oficial", toma como base la
estructuración de los rubros de la fase 0, y con base en ellos, se alimentan las
partidas globales asignadas por cada uno de los componentes de los rubros.
Aquí se tienen opciones de vigencias, apropiaciones, traslados, adiciones y
reducciones para manejar todas las particularidades propias de la definición
presupuestal oficial . Finalmente, dentro de esta fase se tienen las consultas que
permiten ver como quedan definidas las cifras base sobre las que se realizará la
fase 2 de ejecución presupuestal.

La fase 2 de ejecución, debido a las particularidades inherentes a las empresas
oficiales, basa su manejo en dos menúes: CDPs y Contratos. El de CDPs se
encarga de hacer la reservacion de las partidas parciales, para ello se tienen las
opciones de solicitud de CDP´s, generación directa, generación desde solicitud,
adición de CDP, reducción de CDP consultas. En el menú de Contratos -también
denominado registros presupuestales-, se tienen las opciones de definición de
contratos, renovación, edición y consulta.

Control de vigencias

Como primer paso de la definición del presupuesto oficial se tiene la definición
de las vigencias, con estas se define el año al que pertenece el presupuesto
y el nivel al que se le debe controlar la disponibilidad, el cual puede ser a nivel
de rubro y/o a nivel de cada uno de los subniveles en los cuales se definieron los
centros de costos, como por ejemplo: centro de costos nivel 1, centro de costo
nivel 2 o auxiliar de centro de costo.

El manejo de estados de las vigencias se realiza mediante los íconos ubicados en
la barra de herramientas ubicados en la parte superior de la pantalla, estos se
activan de acuerdo a los permisos otorgados por el administrador del sistema al
usuario del sistema. Para que una vigencia, pueda ser tenida en cuenta en el
siguiente paso de definición de apropiaciones, es que debe ser declarada con
estado "aprobada", momento en el que el sistema internamente chequea que las
sumatorias de los ingresos y de los egresos en las vigencias sean igual a cero,
debido a la filosofía "base cero" que se maneja en Siesa_Enterprise. Otra
implicación de los estados es, que cuando la vigencia es cerrada no se le pueden
asignar más apropiaciones.

Vigencia:
Año al que pertenecen las cifras presupuestales que se están definiendo. Se debe
expresar con los cuatro dígitos correspondientes al año. Por ejemplo: 2011.

Estado:
Campo manejado automáticamente por el sistema para indicar cual es el estado
actual de la vigencia que se está accesando, este puede ser: aprobado, pendiente
por aprobar. El manejo de estados de las vigencias se realiza mediante los íconos
ubicados en la barra de herramientas ubicados en la parte superior de la pantalla,
los cuales se activan de acuerdo a los permisos otorgados por el administrador
del sistema al usuario del sistema.

Nivel de control presupuestal:
Punto de referencia dentro de la estructura interna que se va a tener en cuenta
para definir la forma de totalización de las cifras presupuestadas. El sistema
brinda las siguientes alternativas: rubro y centro de costo (en cualquiera de sus
niveles definidos en su estructura incluyendo el auxiliar).

Incluye rubro:
Esta caja de chequeo estará disponible si se elige el control presupuestal por
centros de costos. Mediante este cuadro de selección se indica que cada que se
esté apropiando el sistema pregunte por el rubro y el centro de costo. De lo
contrario, no pregunta el rubro y sólo lo hará por centro de costo. Si se elige el
control presupuestal por rubro, se inhibe la esta caja de chequeo mostrando
chequeado este parámetro.

Próximo consecutivo CDP:
Número de consecutivo de certificado de disponiblidad presupuestal que sigue
durante la ejecución de la apropiación presupuestal que se está definiendo.

Notas:
Son comentarios u observaciones que desee hacerse sobre la vigencia que se está
creando.

Apropiaciones

Como segundo paso en la definición del presupuesto oficial se tienen las
"apropiaciones", mediante estas se informan las diferentes partidas
presupuestadas a ejecutar para cada uno de los rubros y/o niveles de
acumulación de centros de costo, según se haya definido en el momento en que
se declaró la vigencia. Es necesario entender que las apropiaciones funcionan
con base "cero", es decir, que cada que se apropia un ingreso, inmediatamente se
deben declarar las respectivas apropiaciones de como se va a realizar el egreso.
Ejemplo: Una apropiación de 1000 millones se define para ser invertidos en 3
proyectos.

Cuando una vigencia es "aprobada" no se le pueden declarar más apropiaciones.

Vigencia:
Código de identificación de la vigencia previamente declarado en el sistema,
sobre la cual se va a declarar la apropiación.

Estado:
estos se activan de acuerdo a los permisos otorgados por el administrador del
sistema al usuario del sistema. El estado que inicialmente asigna el sistema al
elaborar el documento es "pendiente de actualizar".

C.O:
Centro de operación bajo el cual se va a manejar la apropiación.

U.N:
Unidad de negocio bajo el cual se va a manejar la apropiación.

Rubro:
Auxiliar de rubros de cuentas para el cual se establecerá la apropiación. Este
campo se pregunta dependiendo de la forma como se haya definido la vigencia.

Centro de costo:
Nivel de acumulación del centro de costos para el cual se establecerá la
apropiación. Esta campo se pregunta de acuerdo a la forma como se haya
declarado la vigencia.

Valor de la apropiación:
Valor aprobado durante la vigencia para el rubro o centro de costo.

Botón adicionar:
Se utiliza para aceptar y grabar el registro. Ha de recordarse que la apropiación
quedará en estado de Pendiente de Aprobar.

Botón cancelar:
Se utiliza para reversar un registro antes de ser guardado.

Importar

Como método alterno para el ingreso de las apropiaciones, el sistema da la
alternativa de alimentar las cifras presupuestales para cada uno de los rubros,
mediante la importación de un archivo plano. Este debe estar generado de
acuerdo a las especificaciones propias del sistema Siesa_Enterprise.

Archivo:
Nombre del archivo plano.

Formato:
Corresponde al código / nombre que identificará a cada nuevo formato de
apropiaciones en Siesa Enterprise. Se recomienda utilizar codigos nemónicos o
descriptivos deltipo de entidad y cuenta correspondientes.

Botón importar:
Este botón ejecuta la actualización de las apropiaciones con base en el contenido
del archivo plano.

Botón Cerrar:
Se utiliza para evitar que se ejecute la actualización con base en el archivo
plano.

Traslados - adiciones - reducciones.

Esta opción sólo se utiliza cuando se modifican los montos inicialmente
apropiados informados mediante la opción de "Apropiaciones", y cuya
respectiva vigencia ya ha sido cerrada. Esto quiere decir que mientras que no
haya reconsideraciones, bien sea que se aumentan los montos apropiados, o se
trasladan o se disminuyan, esta opción no será utilizada por parte de los usuarios.

Durante la captura de las apropiaciones se debe tener en cuenta que el
presupuesto es base cero, es decir, los ingresos menos los egresos debe ser igual
a cero, es decir, que cada vez que se informa una partida de ingreso,
inmediatamente se debe declarar como se va a consumir, mediante las diferentes
partidas de egreso.


Vigencia:
Código de identificación de la vigencia previamente declarado en el sistema,
sobre la cual se va a realizar la operación de traslado-adición o reducción.

Fecha:
Año/mes/día en el cual se realiza la operación de traslado-adición o reducción.

Referencia:
Campo que puede ser utilizado por el usuario para incorporar un campo
particular, complementario a los que ya trae el sistema, para establecer otro
mecanismo de identificación. Sirve como mecanismo agrupador al asignar una
misma referencia a varias adiciones, traslados o reducciones.

Notas:
Campo de libre utilización que puede ser utilizado para incluir comentarios que
ilustren en detalle aspectos de interés particular para los usuarios del proceso de
traslado-adición-reducción.

Tipo:
El sistema brinda tres tipo de operaciones: traslado, adición, reducción.

Adición: Aumenta la apropiación otorgada. Como condición el sistema
exige que los rubros deben ser naturaleza contraria.
Traslado: No aumenta ni disminuye el presupuesto, en los traslados los
rubros deben tener igual naturaleza.
Reducción: Disminución de la apropiación otorgada. en este tipo los rubros
deben ser de naturaleza contraria.

Partida origen
C.O:
Centro de operación en donde se tiene la apropiación que va a servir de base
para la operación de traslado-adición-reducción.

U.N:
Unidad de negocio en donde se tiene la apropiación que va a servir de base para
la operación de traslado-adición-reducción.

Rubro:
Auxiliar de rubros de cuenta en donde se tiene la apropiación que va a servir de
base para la operación de traslado-adición-reducción.

C. Costo:
Centro de costo en donde se tiene la apropiación que va a servir de base para la
operación de traslado-adición-reducción.

Valor a trasladar/adicionar o reducir:
Valor a trasladar, adicionar o reducir.

Partidas destino:
C.O:
Centro de operación en donde se reflejará el valor del traslado-adición-
reducción.

U.N:
Unidad de negocio en donde se reflejará el valor del traslado-adición-
reducción.

Rubro:
Auxiliar de rubros de cuenta en donde se reflejará el valor del traslado-adición o
reducción.

C. Costo:
Centro de costo en donde se reflejará el valor del traslado, adición o reducción.

Valor:
Valor que se reflejará en el destino del traslado, adición o reducción.

Botón Aplicar:
Se utiliza para aceptar y grabar el registro. Ha de recordarse que la apropiación
quedará en estado de Pendiente de Aprobar.

Botón limpiar:
Si después de haber informado los anteriores campos se decide reversar
totalmente la transacción, mediante este botón de "limpiar" se borran los valores
en pantalla y se ignora totalmente la operación.

Consultas de presupuesto oficial

El objetivo de este programa es brindar al usuario la oportunidad de generar
consultas sobre la información del presupuesto oficial.

Siesa Enterprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para dar un
esquema totalmente dinámico en el que ha diferencia de los esquemas estáticos
de columnas predeterminadas, es el mismo usuario quien define, con las
funcionalidades propias de seleccionar y arrastrar del entorno gráfico de
windows, que columnas van y su respectivo orden. (ver detalles de la operación
de las consultas flex).

Filtro.
Vigencia:
Código vigencia a tener en cuenta como criterio de selección de información.

Plan de rubros:
Estructura de plan de rubros que se tomará como base para los diferentes niveles
de totalización y subtotalización.

Botón Consultar:
Mediante este botón se ejecuta la consulta tomando como base el campo de
vigencia y plan de rubros.

Botón limpiar:
Se utiliza para evitar que se ejecute la consulta y coloca en blanco los
contenidos de los campos de vigencia y plan de rubros.

Ejecución de egresos

El objetivo de este programa es dar al usuario la oportunidad de generar
consultas sobre la información de los rubros de egresos en el presupuesto
oficial. En estas se puede explorar la información teniendo como base la
estructura definida para planes de rubros y/o mayores de rubros y/o auxiliares de
rubros y/o centro de operación y/o unidad de negocio.


Filtro:
Vigencia:

Período de ejecución:
Mes para que se va a tomar como criterio de selección de información.

Plan de rubros:
El criterio base de selección de la información a consultar parte de la selección
del plan de rubros, este se puede complementar o no, con los mayores de rubros
y/o auxiliares de rubros según sea el caso.

Mayor de rubro:
Con el propósito de conformar del criterio bajo el cual se seleccionará la
información a consultar el usuario tiene la opción de especificar una mayor de
rubro en particular, o por el contrario, puede optar por dejar este campo en
blanco para hacerlo en forma resumida por totales de plan de rubros o para la
selección de un rubro en particular.

Rubro:
información a consultar, el usuario tiene la opción de especificar un rubro en
particular, o por el contrario, puede optar por dejar este campo en blanco para
hacerlo en forma resumida por totales de plan de rubros o por totales de mayor
de rubros. Esta opción se inhibe en el momento que se selecciona una mayor de
rubro.

Centro de operación que se va a tomar como criterio de selección.

U.N.:
Unidad de negocio que se va a tomar como criterio de selección.

Botón Consultar:
Mediante este botón se ejecuta la consulta tomando como base los campos que
se acaban de informar.

Botón Limpiar:

Ejecución de ingresos

consultas sobre la información de los rubros de ingresos en el presupuesto
oficial. En estas se puede explorar la información teniendo como base la
estructura definida para planes de rubros y/o mayores de rubros y/o auxiliares de
rubros y/o centro de operación y/o unidad de negocio.

Esta consulta permite hacer minería sobre la información permitiendo llegar
hasta el detalle de los documentos contables.


Explicación detallada de los campos
Filtro
Vigencia:

Plan de rubros:
El criterio base de selección de la información a consultar parte de la selección
del plan de rubros, este se podrá complementar o no, con los mayores de rubros
y/o auxiliares de rubros según sea el caso.

Mayor de rubro:
información a consultar el usuario tiene la opción de especificar una mayor de
rubro en particular, o si por el contrario, puede optar por dejar este campo en
blanco para hacerlo en forma resumida por totales de plan de rubros o para la
selección de un rubro en particular..

Rubro:
información a consultar el usuario tiene la opción de especificar un rubro en
particular, o si por el contrario, puede optar por dejar este campo en blanco para
hacerlo en forma resumida por totales de plan de rubros o por totales de mayor
de rubros. Esta opción se inhibe en el momento que se selecciona un mayor de
rubro.

C.O:
Centro de operación que se va a tomar como criterio de selección.

U.N.:
Unidad de negocio que se va a tomar como criterio de selección.

Botón consultar:
Mediante este botón se ejecuta la consulta tomando como base los campos que
se acaban de informar.

Botón limpiar:

Una vez se muestran en pantalla los registros que cumplen las condiciones dadas
en el área de filtrado, es posible seguir consultando el movimiento contable y
movimiento de presupuesto para cada uno de los registros mostrados; para ello,
sobre el registro que se quiere inspeccionar en más detalle se da click derecho, y
aparecen las dos opciones: consulta de movimiento y movimiento de cartera:

Generación desde solicitud

El objetivo de esta opción es terminar el proceso de generación del CDP
(Certificado de Disponibilidad Presupuestal) para las solicitudes de CDP
realizadas previamente, siempre y cuando, ya hayan sido "aprobadas" utilizando
los íconos de la barra de herramientas ubicadas en la parte superior.

Como precondición respecto a las vigencias es que la que se va a tomar como
base ya debe estar "aprobada", en caso de que esto no ocurra, el sistema no
permite tenerla en cuenta asi ya la vigencia ya esté creada en el sistema.

La ventaja de tener un esquema de estados que dependen de los autorizaciones
otorgadas por el administrador del sistema es que se puede pasar de un esquema
centralizado a uno descentralizado donde teniendo en cuenta los principios de
auditoría se definen diferentes responsabilidades en la gestión de un documento.
Esta segregación permite que unas personas diligencien y otras diferentes
autoricen.

Filtro
C.O:
Centro de operación asociado al documento de solicitud de CDP.

Tipo de documento:
Tipo de documento asociado a la solicitud de CDP.

Solicitante:
Código asociado a la persona que realiza la solicitud para la cual se genera CDP.

Referencia:
Campo de libre utilización por parte del usuario para establezca criterios
adicionales de identificación del CDP a generar. En el caso de que se tenga
identificado un grupo de solicitudes por medio de una misma referencia, se
podrá utilizar este campo para agruparlas y que el sistema las traiga para la
generación de sus correspondientes CDP.

Cuadro de selección Fecha
Fecha:
Con este botón se indica en el sistema que el proceso de generación se hará
tomando como base un rango de fechas y no un rango de documentos.

Inicial:
Año, mes y día a partir del cual se van a tomar solicitudes para generar el CDP.

Fecha Final:
Año, mes y día hasta el cual se van a tomar solicitudes para generar el CDP.

Botón de selección número:
Número inicial:
Con este botón se indica en el sistema que el proceso de generación se hará
tomando como base un rango de documentos y no un rango de fechas.

Número final:
Número de documento a partir del cual se van a tomar solicitudes para generar
el CDP.

Botón Consultar:
Número de documento hasta el cual se van a tomar solicitud para generar el
CDP.

Botón Limpiar:
Bótón mediante el cual el usuario indica que finalmente la operación de
generación no se va a realizar, y por lo tanto, se borran los valores informados en
los campos anteriores.

Pantalla de Resultado:
Area de documento:
En esta grilla se detallan los diferentes documentos del CDP. Por cada uno de
ellos se especifica: documento, fecha, valor total, solicitante y referencia.

Area de cada uno de los registros de los documentos:
Esta grilla está relacionada con el área de documentos, llevando tantas filas
como registros tenga el documento que esté activo en el área de documentos. Por
cada registro se especifican: servicio, descripción del servicio, rubro, disponible,
valor solicitud y nuevo disponible.

Botón Generar CDP:
Mediante este botón se ejecuta la generación tomando como base los campos
que se acaban de informar.

Contrato

Una vez el proveedor de la entidad oficial recibe el CDP(certificado de
disponiblidad presupuestal), se tiene esta opción cuyo objetivo es crear el
contrato mediante el cual se reporta a la contabilidad el compromiso de compra;
es de anotar que esta labor se apoya sólamente en cuentas de orden, ya que
hasta ahora son una intención, y sólo hasta que se empiece la siguiente fase de
facturación desde contrato, es que se empezará a reflejar en las cuentas de
balance.

Los contratos tienen los siguientes estados: elaborado, aprobado, anulado,
parcialmente facturado, totalmente facturado y cancelado. Para que un contrato
pueda ser facturado posteriormente, debe estar aprobado o parcialmente
facturado. El manejo de estados se realiza mediante los íconos ubicados en la
barra de herramientas ubicados en la parte superior de la pantalla, estos se
activan de acuerdo a los permisos otorgados por el administrador del sistema al
usuario del sistema.

autoricen.

A partir de los contratos es que en la contabilidad se empiezan a mover las
cuentas de orden, ya que hasta ahora es sólo una intención entre ambas partes, y
sólamente empezara a tener efectos sobre las cuenta de balance cuando se
empiecen a facturar.

Como precondición respecto a las vigencias y los CDP (certificado de
disponibilidad presupuestal) es que deben estar "aprobadas" en el momento de
realizar el contrato.

C.O:
Centro de operación que será asociado al contrato.

Tipo docto:
Tipo de documento que será asociado al contrato.

Número:
Número de documento que será asociado al contrato.

Fecha:
Fecha que será asociada al contrato.

Estado:
elaborar el documento es "en elaboración".

Contrato base:
Número de contrato que está tomando como base.

Vigencia:
Año al que pertenece el contrato.

CDP número:
Número de CDP(Certificado de disponibilidad presupuestal) que servirá como
base para el control presupuestal asociado al contrato.

Proveedor:
Código y descripción del proveedor a nombre del cual se desea emitir el
contrato.

Sucursal:
Código y descripción de la sucursal del proveedor a nombre de la cual se emite
el contrato.

Moneda:
Aqui se debe seleccionar el código de moneda en la cual se desea hacer el
documento. Estos datos se traen de manera automática del tercero. Si la moneda
seleccionada es local, se inhabilita la captura de tasas y los valores de base y
local son iguales a 1.

Base:
Tasa de cambio actual.

Local:
Código de moneda local.

Servicio:
Concepto de servicio bajo el cual se declara el contrato.

Motivo:
Código de motivo definido por el usuario, y el cual está asociado al concepto de
servicio.

Valor bruto:
Valor bruto del contrato antes de impuestos y descuentos.

Descuentos:
Valor del descuento otorgado.

Impuestos:
Valor de los impuestos.

Renovación de contratos

El objetivo de esta opción es prolongar la vigencia de los contratos que pasan de
un período a otro. Al aplicar esta opción se reversan los saldos de la cuentas de
orden que tengan en el momento de la renovación y se genera un nuevo
contrato.


C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:

Contrato base:

Vigencia:

CDP número:

Proveedor:
contrato.

Sucursal:
el contrato.

Moneda:

Base:

Local:
Servicio:

Motivo:
servicio.

Valor bruto:

Descuentos:

Impuestos:
Editar cancelación de contrato

El objetivo de esta opción es retractar la anulación de un contrato.


C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:

Contrato base:
N´mero de contrato que servirá como base para la generación de la cancelación
del contrato.

Vigencia:

CDP número:

Proveedor:
contrato.

Sucursal:
el contrato.

Moneda:
seleccionada es local, se inhabilita la captura de tasas y los valores de Vase y
Local son iguales a 1.

Base:

Local:

Servicio:

Motivo:
servicio.

Valor bruto:

Descuentos:

Impuestos:
Consulta de contratos

consultas sobre la información de los contratos en el presupuesto oficial.

Las columnas de esta consulta son: C.O., número de documento, fecha, estado,
vigencia, número de CDP, razón social, proveedor, moneda local, valor contrato
vigente, valor contrato total, valor facturado, valor pagado, por pagar, por pagar
facturado, por pagar.

Siesa Enterprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para brindar un

C.O:
Centro de operación que se tomará como criterio de selección de los contratos a
consultar.

Tipo docto:
Tipo de documento asociado a los contratos a consultar.

Cliente:
Código de cliente para el cual se realizará la consulta de contratos. Si este campo
se deja en blanco es porque la consulta no hará discrimnación de selección por
cliente.

Sucursal:
Código de sucursal que se tomará como criterio de selección de los contratos a
consultar.

Origen:

Cuadro de selección de fecha:
Cuando se da click sobre este cuadro de selección se indica al sistema que el
criterio de selección de los contratos será por un rango de fechas.

Fecha inicial:
Fecha inicial a partir de la cual se hará la selección de los contratos.

Fecha final:
Fecha final hasta la cual se hará la selección de los contratos.

Cuadro de selección por número de consecutivo:
Cuando se da click sobre este cuadro de selección se indica al sistema que el
criterio de selección de los contratos será por un rango de documentos.

Número inicial:
Número de documento inicial a partir de la cual se hará la selección de contratos.

Número final:
Número de documento final hasta la cual se hará la selección de los contratos.

Estado del documento:
Estado de documentos que se tomará como criterio de selección de los contratos
a consultar.

Estado de impresión:
Estado de impresión que se tomará como criterio de selección de los contratos a
consultar.

Estado de transmisión:
Estado de transmisión que se tomará como criterio de selección de los contratos
a consultar.

Botón consultar:
Botón mediante el cual el usuario indica la ejecución de la consulta con base en
los valores dados a los campos anteriores.

Botón limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de ejecutar la consulta.

Sobre la pantalla que muestra los registros que cumplen las condiciones de
filtrado, es posible elegir uno en particular y dar click derecho, para que se
invoque un menú que brinda las siguientes subopciones:consultar, editar, detallar
cuotas.

Generar factura desde Contrato

El objetivo de esta opción es registrar el cumplimiento de los compromisos de
compra planteados en los CONTRATOS, con su respectiva contabilización. La
condición para que un contrato pueda ser facturado es que debe tener un estado
de "aprobado" o "parcialmente facturado".

Como precondición respecto a las vigencias, CDP (certificado de disponibilidad
presupuestal) y contratos es que deben estar con un estado de "aprobados" en el
momento de realizar la factura.

autoricen.


C.O:
Centro de operación que se asociará a la factura a generar.

Tipo docto:
Tipo de documento que se asociará a la factura a generar.

Número:
Número de documento que se asociará a la factura a generar.

Fecha:
Fecha que se asociará a la factura a generar.

Estado:
Hace referencia al estado de la factura. Estos estados pueden ser: en elaboración,
aprobado y anulado.

Proveedor:
Código de proveedor con el que se registrará contablemente la factura.

Sucursal:
Código de la sucursal del proveedor.

Moneda:
Aquí se debe seleccionar el código de moneda en la cual se desea hacer el

Tasas:
Este campo se habilita cuando la moneda seleccionada es diferente a la local. El
sistema trae por default la tasa vigente para la fecha de captura del documento
pero el usuario puede modificarla. Si decide que se aplique la tasa en el
momento de realizar la factura lo que se debe hacer es deshabilitar este campo.
El sistema permite modificar las tasas en cualquier documento.

Base:
Se despliega aquí el valor de conversión de la moneda base con respecto al
código de moneda seleccionado cuando ésta es extranjera. Puede ser modificado.

Local:
Se despliega aquí el valor de conversión de la moneda local con respecto a la
moneda base. Este puede ser modificado.

Pantalla de generales
Docto proveedor:
Código de documento del proveedor utilizado para la generación de la factura.

Fecha proveedor:
Año/mes/día con el que se registrará la factura.

Condición de pago:
Condición de pago bajo la que se regirá el pago de la factura generada.

Notas:
Campo informativo de libre utilización por parte del usuario.

Definición de presupuesto de obra

En términos generales el presupuesto de Obra bajo el entorno de la erp Siesa
Enterprise, es un control sobre la ejecución del presupuesto de una obra civil, en
pesos y cantidades totales de cada una de las actividades que lo componen, y que
permite comparar la ejecución de las diferentes etapas de la obra (actividades).
Este control lo hace con base en los mismos registros contables que se tienen que
realizar para las diferentes erogaciones o ingresos de una Obra.


C.O:
Para el caso específico de presupuesto de obra, en los centros de operación se
crean cada una de las obras. A los centros de operación pertenecen los ítems de
obra. Ejemplo: 011- Obra agencia Bucaramanga, 012-Obra agencia Pereira, 013-
Obra agencia urbanización Buenos Aires.

C. Costo:
Para el caso de presupuesto de obra, en los centros de costo se crean cada uno de
los ítem de obra. Los cuales se presentan en la licitación en el nivel de detalle
que quiera controlar en pesos y unidades totales. Normalmente son las
actividades de las obras en una estructura arbórica, en donde sus principales
componentes son: la obra, los capítulos de la obra, las subactividades y
actividades que se desarrollan en la obra. Los Centro de costo al que pertenece
el ítem de obra.

También se recomienda que los equipos propios y alquilados de la compañía se
incluyan como centro de costo.

Terminado:
Cuadro de selección que se utiliza para informar que la actividad ya fue
terminada.

Unidad medida:
Unidad de medida en la que se controla el ítem de actividad de obra.

Cantidad:
Cantidad de obra expresada en la unidad de medida de la actividad de obra.

Costo unitario:
Es el costo unitario a hoy. Es el costo real del ítem de obra con que se licitó o fué
valorada la actividad de obra.

Costo unitario proyectado:
Este campo se utiliza para llevar un control paralelo al costo unitario a hoy y el
costo futuro contemplando las variaciones que puede tener al termino de la
actividad de Obra; y/o para el caso de la variación que tiene que ver con el costo
cuando se pasa de un año a otro en materiales y mano de obra. Otra aplicación
que tiene este campo es para registrar el costo con el que se licitó o un costo
futuro con el que interesa realizar comparaciones posteriormente. Este campo es
utilizado en las consultas y reportes de proyecciones.

Precio unitario:
Es el precio con el que se considera vender esta actividad de obra, o el precio
con que fue realizada la licitación de la obra.

Cantidad Adicional:
En esta campo se guarda la cantidad de actividad de obra adicional que puede
generarse después de comenzada la obra.
Reporte de cantidades ejecutadas

Mediante esta opción se informan en el sistema las cantidades de obra realmente
ejecutadas por cada centro de costos en un período de tiempo determinado, por
lo general, diariamente; en nombre del contratista o director de obra con cada
uno de los centros de costo o ítems de obra.


C.O.:
Centro de operación a la que pertenecen las cantidades de obra ejecutadas que se
desea reportar en el sistema. El centro de costo corresponde a una de las obras

Tipo docto:
Tipo de documento asociado al reporte de cantidades ejecutadas.

Número:
Número del documento bajo el que se reportará la cantidad de obra ejecutada.

Fecha:
Año/mes/dia en el que se realiza el reporte de obra ejecutada.

Estado:
Estado de aprobado o pendiente por aprobar dependiendo de si el usuario ya ha
dado por actualizado el informe.

Tercero:
Código de identificación del tercero asociado a la transacción de reporte de
cantidad de obra ejecutada.

Notas:
Campo de libre utilización por parte del usuario.

Centro de costo:
Centro de costo asociado al reporte de cantidad de obra. El centro de costo
corresponde a uno de los ítems de obra.

Cantidad:
Cantidad de obra reportada.

Botón adicionar:
Botón mediante el que se ejecuta como tal la actualización de la cantidad de
obra.

Botón cancelar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta del reporte de cantidad de obra que
acaba de informar.
Reporte de cantidades facturadas

Mediante esta opción se informa en el sistema las cantidades de obra realmente
ejecutadas por cada actividad de obra (centro de costos), en un lapso de tiempo
determinado. Por lo general diariamente y en nombre del contratista o director
de obra.

Mediante esta opción se reportan las cantidades que se deben cobrar, se asemeja
a las actas de obra. Y sirven como anexo a la factura del cliente y para conocer el
estado o avance de la obra.


C.O.:
Número de Obra (centro de operación) a la que pertenecen las cantidades de las
actividades de obra ejecutadas que se desea reportar en el sistema. El centro de
operación corresponde a una de las obras que se están realizando.

Tipo docto:
Tipo de documento asociado en donde se reportan las cantidades a facturar, de
una actividad de Obra.

Número:
Número del documento bajo el que se reporta la cantidad de Actividad de obra a
facturar.

Fecha:
Año/mes/dia en el que se realiza el reporte de obra facturada.

Estado:
Estado de aprobado o pendiente por aprobar dependiendo de si el usuario ya ha
aprobado el documento o no, con el botón que se habilita para el efecto.

Tercero:
Código de identificación del tercero asociado al reporte del documento de
cantidad de obra facturada.

Notas:

Centro de costo:
Centro de costo asociado al reporte de cantidad de obra. El centro de costo
corresponde a un ítem de obra.

Cantidad:
Cantidad de obra reportada.

Botón adicionar:
Botón mediante el que se ejecuta como tal la actualización de la cantidad de
obra.

Botón cancelar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta del reporte de cantidad de obra que
acaba de informar.

Imprimir reporte de cantidades

El objetivo de esta opción es generar un reporte de las cantidades ejecutadas y
facturadas, entre un consecutivo de documento inicial y final.


C.O.:
Corresponde al centro de operación de los documentos a imprimir. El centro de
operación corresponde a una de las obras que se están realizando.

Tipo docto:
Corresponde al tipo de documento a imprimir.

Consec. Inicial:
Corresponde al número de documento a partir del cual se desea imprimir.

Consec. Final:
Corresponde al número de documento hasta el cual se desea imprimir.

Formato:
Corresponde al número de formato a utilizar para la impresión del documento.

Número de copias:
Corresponde al número de copias a imprimir de cada documento.

Parámetros:
Corresponde a los parámetros exigidos en la impresión de acuerdo al formato
seleccionado.

Pantalla:
Se utiliza para indicar que el reporte se desea visualizar en pantalla.

Impresora:

Cancelar:
Se utiliza para cancelar la generación del reporte.

Consulta de cantidades reportadas

El objetivo de esta opción es generar un reporte de las cantidades ejecutadas y
facturadas digitadas en un período determinado. Los campos presentados en la
consulta predeterminada son: CO, Numero de Documento, Fecha del
Documento, Estado, Razón Social del tercero del documento y Notas del
documento.

Esta consulta que se puede imprimir como reporte; igualmente, permite dentro
de la misma dar Clic derecho y Editar o consultar el documento seleccionado.


C.O.:
Se utiliza para seleccionar los documentos de un centro de operación en
particular. El centro de operación corresponde a una de las obras.

Tipo docto:
Se utiliza para seleccionar un tipo de documento en particular.

Fecha:
Este campo se activa para indicar que el filtro se hará entre un rango de fechas,
en cuyo caso se debe informar la fecha inicial y final de la consulta.

Inicial:
Corresponde a la fecha a partir de la cual se desea generar la consulta.

Final:
Corresponde a la fecha hasta la cual se desea generar la consulta.

Número:
Este campo se activa para indicar que el filtro se hará entre un rengo de números
de documentos, en cuyo caso se deberá informar el número inicial y final de la
consulta.

Inicial:
Corresponde al número a partir del cual se realizará la consulta.

Final:
Corresponde al número hasta el cual se realizará la consulta.

Estado:
Del documento:
Se utiliza para seleccionar los documentos de un estado en particular. Los
estados son: "En elaboración, ordenada, anulada y todos".

De impresión:
Se utiliza para seleccionar los documentos de un estado de impresión en
particular. Las opciones son "Impreso, no impreso y todos".

De transmisión:
Se utiliza para seleccionar los documentos de un estado de transmisión en
particular. Las opciones son "transmitido, no transmitido y todos".

Consultar:
Con este botón se activa la consulta a partir de los parámetros y valores
definidos en el filtro.

Limpiar:
Con este botón se borran las opciones dadas en el filtro.
Consulta de movimientos

Partiendo de la forma como fueron digitados los movimientos, el objetivo de
esta consulta es explorar los movimientos digitados en las opciones de reporte de
cantidades ejecutadas. Esta labor se realiza en dos fases. La primera, es una vista
general de todos los documentos que cumplen el criterio de selección planteado
en el área de filtrado. El segundo, es una vista individual de un registro
específico mostrado en la primera vista. Esto se logra al dar click derecho sobre
el registro deseado, momento en el cual se invoca la opción "detallar
documento". Corresponde al número a partir del cual se realizará la consulta.


C.O.:
particular. El centro de operación corresponde a una de las obras que se están
realizando.

Tipo docto:

Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:
Cuadro de proyecciones

Con el propósito de facilitar el control gerencial de los presupuestos de obra, al
unificar las cifras propias de las actividades de Obra de ingeniería con las
contables, se tiene en primer lugar el siguiente esquema del cuadro de
proyecciones. El cual nos permite hacer el análisis de costos ejecutados y la
proyección de los mismos con el fin de saber cuales serán los costos finales y su
rentabilidad para cada una de estas actividades. Estos son los campos de este
cuadro:

Centros de costos o ítems de obra
Descripción de los centros de costos
Estado
- Pendiente
- Terminado
- En blanco, si no tiene Presupuesto y con movimiento.
Unidad de medida
Cantidad presupuestada 1
Unitario de presupuesto 2
Total presupuesto 3
Cantidad presupuesto por unitario del presupuesto.
Cantidad ejecutada 4
Reporte de cantidad o acta de obra mensual.
Unitario ejecutado 5
Total ejecutado dividido en cantidad ejecutada.
Total ejecutado 6
Valor real de la contabilidad (Neto) al periodo de corte.
Cantidad por ejecutar 7
Cantidad presupuestada menos cantidad ejecutada.
Si el estado es terminado o
Si cantidad ejecutada es mayor que la cantidad presupuesto es igual a
cero o
Si la cantidad presupuesto menos cantidad ejecutada (Acta de obra).
Unitario por ejecutar 8
Si costo unitario proyectado es mayor que cero
Si costo unitario presupuestado mayor que costo unitario del
proyectado toma costo unitario presupuestado o de lo contrario toma
costo unitario proyectado
Si costo unitario presupuesto mayor costo unitario ejecutado toma
costo unitario presupuestado o de lo contrario toma costo unitario
ejecutado
Total por ejecutar 9
Cantidad por ejecutar por unitario por ejecutar
Si estado es terminado o,
Si cantidad ejecutada es mayor que la cantidad presupuesto;
o es igual a cero si no;
Si cantidad ejecutada o unitario por ejecutar es igual a cero; toma total
presupuesto menos total ejecutado; si no cantidad por ejecutar por
unitario por ejecutar.
Cantidad Proyectada
Si cantidad ejecutada es mayor que cantidad presupuesto, toma
cantidad ejecutada; si no toma cantidad presupuesto.
Unitario Proyectado
Si costo unitario proyectado mayor q cero toma el costo unitario
proyectado, si no unitario ejecutado mayor que cero, toma el unitario
ejecutado, si no, costo unitario presupuestado
Total proyectado
Cantidad proyectada por unitario proyectado
Variación
Unitario proyectado menos unitario presupuesto dividido sobre
unitario de presupuesto por porcentaje
Nota:
Se utiliza la metodología de "consulta-flex" para brindar un esquema totalmente
dinámico en el que ha diferencia de los esquemas estáticos de columnas
predeterminadas, es el mismo usuario quien define, con las funcionalidades
propias de seleccionar y arrastrar del entorno gráfico de windows, que columnas
van y su respectivo orden. (ver detalles de la operación de las consultas flex).


Filtro
C.O.:
particular.

Período:
Código de período que se tomará como criterio de selección de la información
para el cuadro de proyecciones.

Grupo de centro de costo:
Grupo de centro de costo que se tomará como criterio de selección de la
información para el cuadro de proyecciones. Normalmente corresponde al grupo
de centro de costos que se asigno para el control de las actividades de Obra.

Centro de costo que se tomará como criterio de selección de la información para
el cuadro de proyecciones. Corresponde al Centro de Costo Mayor que se asigno
para el control de las actividades de Obra.

Centro de costo auxiliar:
Centro de costo auxiliar que se tomará como criterio de selección de la
información para el cuadro de proyecciones. Corresponde al Centro de Costo o
actividad de obra específica sobre la que se requiere hacer la consulta.

Notas:

Centros de costos o ítems de obra:
Son las actividades de Obra que se consultaron.

Descripción de los centros de costos:
Son las descripciones de las actividades de Obra que se consultaron.

Estado:
Es el estado de las actividades de cada una de las actividades de Obra
Consultadas, las cueles pueden estar:
- Pendiente
- Terminado
- En blanco, si no tiene Presupuesto y con movimiento.

Unidad de medida:
Es la unidad de medida unitaria en que se presupuesto la actividad.

Cantidad presupuesto:
Cantidad presupuestada a desarrollar por actividad.

Cantidad Adicional:
Cantidad que se adiciona al presupuesto inicial.

Unitario presupuesto:
Costo unitario en la unidad de medida reportada para cada actividad de Obra.

Total presupuesto:
Cantidad presupuesto por unitario del presupuesto.

Cantidad ejecutada:
Reporte de las cantidades ejecutadas por cada actividad de Obra; son las actas
obra reportadas hasta el periodo
escogido en el filtro.

Unitario ejecutado:
Total ejecutado dividido en cantidad ejecutada.

Total ejecutado:
Valor real de la contabilidad (Neto) al periodo de corte, de los costos reportados
para cada actividad de Obra.

Cantidad por ejecutar:
Cantidad presupuestada menos cantidad ejecutada.Si el estado es terminado o
Si cantidad ejecutada es mayor que la cantidad presupuesto es igual a cero o
Si la cantidad presupuesto menos cantidad ejecutada (Acta de obra).

Unitario por ejecutar:
Si costo unitario proyectado es mayor que cero
Si costo unitario presupuestado mayor que costo unitario del proyectado toma
costo unitario presupuestado o de lo contrario toma costo unitario proyectado.
Si costo unitario presupuesto mayor costo unitario ejecutado toma costo unitario
presupuestado o de lo contrario toma costo unitario ejecutado.

Total por ejecutar:
Cantidad por ejecutar por unitario por ejecutar
Si estado es terminado o,
Si cantidad ejecutada es mayor que la cantidad presupuesto;
o es igual a cero si no;
Si cantidad ejecutada o unitario por ejecutar es igual a cero; toma total
presupuesto menos total ejecutado; si no cantidad por ejecutar por unitario por
ejecutar.

Cantidad Proyectada:
Si cantidad ejecutada es mayor que cantidad presupuesto, toma cantidad
ejecutada; si no toma cantidad presupuesto.

Unitario Proyectado:
Si costo unitario proyectado mayor q cero toma el costo unitario proyectado, si
no unitario ejecutado mayor que cero, toma el unitario ejecutado, si no, costo
unitario presupuestado.

Total proyectado:
Cantidad proyectada por unitario proyectado.

Variación
Unitario proyectado menos unitario presupuesto dividido sobre unitario de
presupuesto por porcentaje.

Nota:
propias de seleccionar y arrastrar del entorno gráfico de windows, que columnas

Cuadro de acumulados

El objetivo de este programa es permitir la navegación sobre la información
generada de acumulados, de esta manera se facilita el control gerencial de los
presupuestos de obra, al unificar las cifras propias de las actividades de Obra de
ingeniería con las contables. Se tiene el siguiente esquema del cuadro de
acumulados.

Destino, descripción, unidad de medida, cantidades y costos unitarios
presupuestados, cantidades y valores parciales antes del lapso inicial, materiales,
mano de obra y otros durante el lapso inicial y final, y por último, se muestran
las cantidades y costos unitarios hasta la fecha.

El sistema una vez muestra los registro que cumplen los criterios de selección
dados en el área de filtrado, da tres alternativas para seguir navegando sobre la
información: movimiento de inventario, resumen movimiento de inventario y
movimiento contable.

El movimiento de inventario muestra: fecha, centro de operación del documento,
número de documento, bodega, ítem resumen, costo de entrada promedio, costo
salida promedio, C.O. movimiento, U.N.
El resumen de movimiento muestra: bodega, ítem resumen, cantidad entrada,
cantidad salida, costo entrada promedio, costo salida promedio.

El movimiento contable muestra: C.O. docto, número de documento, fecha,
rubro, auxiliar, U.N., débitos, créditos, neto

Filtro
C.O.:
particular. El centro de operación corresponde a una de las obras que se está
realizando.

Grupo de centro de costo:
Grupo de centro de costo que se tomará como criterio de selección de la
información para el cuadro de acumulados.

Centro de costo que se tomará como criterio de selección de la información para
el cuadro de acumulados.

Centro de costo auxiliar:
Centro de costo auxiliar que se tomará como criterio de selección de la
información para el cuadro de acumulados.
Año/mes/día a partir del cual se inicia la consulta de acumulados.

Período inicial:
Año/mes/día a partir del cual se inicia la consulta de acumulados.

Período final:
Año/mes/día hasta el cual se realiza la consulta de acumulados.

Notas:

Aspectos funcionales a tener en cuenta:
Para la alimentación del presupuesto de obra, se hace informando el costo total
de cada capítulo, sin necesidad de discriminar los componentes por: mano de
obra, materiales, equipos y otros. La discriminación la hace automáticamente el
sistema, de acuerdo a con los parámetros de costo, dados en la creación de cada
cuenta contable. Para ello, aparece una variante nueva cuando se indica una
cuenta de presupuesto, en el sentido de que aparece otra opción relacionada
exclusivamente con el presupuesto de obra, esto permite direccionar la cuenta
con el componente del costo que está relacionado.

Nota:
propias de seleccionar y arrastrar del entorno gráfico de Windows, que columnas

Plan presupuestal de flujo de efectivo

Siesa Enterprise preveé la posibilidad de que el usuario pueda hacer o gestionar
su presupuesto de flujo de efectivo en un plan dado. De igual manera ofrece la
posibilidad de tener varios planes o escenarios simultáneos a fin de poder
evaluar las cifras desde diferentes ópticas. De acuerdo a lo anterior, el plan
indica cual es el comportamiento o cambio de los recursos que se destinan para
un período de tiempo dado. Este puede ser definido en diferentes dimensiones de
cifras y periodos:


Presupuesto F.E.:
Corresponde al código del plan de presupuesto del flujo de efectivo. No se
requiere crear uno para cada año, lo que se puede hacer es definir uno por cada
tipo de escenario planeado.

Descripción:
Es el nombre o descripción del plan presupuestal de flujo de efectivo.

Cifras:
Las cifras con las cuales se realiza el presupuesto de flujo de efectivo, pueden
ser en miles de pesos o millones de pesos.

Periodicidad:
La definición del plan puede hacerse por periodos (meses por ejemplo) o fechas.

Efectivo mínimo:
Es el valor mínimo que se debe tener de efectivo.

Notas:
Corresponde a las notas o observaciones que se desee hacer a un plan.

Presupuesto de flujo de efectivo

En este programa se crea el presupuesto de flujo de efectivo, para cada centro de
operación y unidad de negocios definidos en la compañía, y por cada uno de los
conceptos de flujo de efectivo definidos previamente en los maestros.
Inicialmente el usuario deberá seleccionar un código de plan presupuestal y
seguidamente deberá seleccionar el periodo a partir del cual desea grabar su
presupuesto y el saldo inicial del flujo de efectivo. Una vez seleccionado lo
anterior, el sistema presenta un mensaje de espera que advierte de que se está
preparando la información y tablas necesarias acordes al plan y periodos
seleccionados.

A partir de este momento se presenta la pantalla de captura del presupuesto de
flujo de efectivo, con el detalle de cada uno de los conceptos en cada uno de los
periodos, a partir del periodo seleccionado en la generación inicial:

Como se puede apreciar en el ejemplo, se partió del periodo Enero de 2001, con
una cifra o saldo inicial de efectivo de $10.000 (diez millones en miles de
pesos). Por el primer concepto de ingresos para el primer periodo se ha
capturado el valor de $ 54.000 (cincuenta y cuatro millones). Para capturar los
valores el usuario deberá posicionarse en el concepto deseado y dar doble clip
para activar la edición o captura de valores:

Aquí se despliegan la totalidad de centros de operación y unidades de negocio
activos y definidos en la compañía. Se debe capturar el valor a presupuestar para
cada renglón en cada periodo, por el concepto seleccionado. Cabe anotar que los
valores reportados deben ser consistentes con el parámetro definido en el plan,
es decir, que si se definió cifras en Miles de pesos, los valores reportados deben
ser en Miles de pesos.


Plan presupuestal:
Corresponde al código e identificación del plan presupuestal en el cual se va a
capturar el presupuesto de flujo de efectivo.

Aceptar:
Una vez realizada la consulta del período a partir del cual se genera el flujo, con
ese botón se acepta el periodo seleccionado.

Cancelar:
Con este botón se cancela la selección del período desde.

Periodo desde:
Periodo a partir del cual se desea capturar el presupuesto de F.E.

Efectivo inicial:
Corresponde al valor o cifra de efectivo inicial. Este debe ser incluído en el
presupuesto a partir de la cifra real, para que se considere dentro de los cálculos
del flujo de efectivo en cada período.

Conceptos:
Corresponde a cada uno de los conceptos definidos en el Maestro de conceptos
de flujo de efectivo. Se debe capturar el presupuesto por cada concepto y periodo
del plan. Para tal efecto, se debe dar doble clip sobre el concepto que se desea
registrar, a partir de este evento, UNO-E presenta la pantalla de edición o captura
del presupuesto para cada período.; el usuario deberá digitar los valores por cada
CO, UN y periodo a presupuestar.

Periodos:
Son cada uno de los periodos del plan presupuestal. En estas casillas se
presentan los valores editados en la captura del presupuesto.

Corresponde a cada uno de los centros de operación activos definidos en la
compañía.

Unidad de negocios:
Corresponde a cada una de las unidades de negocio activas en la compañía.

Valor por periodo:
Se debe digitar aquí el valor del presupuesto por cada concepto capturado, para
un centro de operación y unidad de negocios específica.

Total neto:
Es la sumatoria o valor total capturado en el periodo por cada concepto. A partir
de la naturaleza de los conceptos de flujo de efectivo definidos en el maestro, se
acumulan los valores sumando y restando hasta llegar al total neto.

Efectivo inicial:
Para el primer periodo corresponde al valor del efectivo inicial capturado al
inicio del presupuesto. A partir del segundo periodo, es el saldo final del periodo
anterior.

Efectivo mínimo :
Se toma como default a partir del valor definido como mínimo en el plan
presupuestal. Se contempla en el primer período.

Efectivo disponible:
Es el resultado del flujo neto más el efectivo inicial, menos el efectivo mínimo.
Este saldo pasa como efectivo inicial del siguiente periodo.

Consulta de flujo de efectivo

que ha tenido el flujo de efectivo en un lapso determinado. Esta consulta es un
potente recurso de análisis de información debido a que ofrece un ágil esquema
funcional en el que se exploran en múltiples formas los acumulados, se
desciende jerárquicamente en los diferentes niveles de totalización, y si es del
caso, se puede llegar al detalle de los conceptos que inciden en ese acumulado.
Se puede llegar a afirmar sin lugar a dudas que es todo un generador de
consultas que aprovecha plénamente todas las facilidades que ofrece la interfase
gráfica de windows para que con sólo dar click se obtenga el esquema de
consulta necesitado.

Para lograr un buen entendimiento de las consultas es necesario en primer lugar
diferenciar las 3 áreas principales sobre las que se basa la mecánica de trabajo en
este programa:


funcionalidad, la primera es mostrar gráficamente la estructura de la información
seleccionada. La segunda, es servir como mecanismo de interacción con el
usuario, de tal manera que cuando este da click sobre alguna parte del árbol, la
estructura se amplia o se cierra dependiendo de si la necesidad es resumir o
detallar información.

Dando clip derecho sobre el área de árbol, se activan opciones adicionales para
seleccionar y ordenar aún más la información presentada en el área 3. Estas
opciones son Por C.O y por U.N, es decir, que se detallan los valores de acuerdo
a la selección adicional dada.

mostrar las cifras que el sistema genera como fruto de las valores dados en el
área 1 y las selecciones hechas en el área 2.
En esta área y dando clip derecho sobre alguno de los renglones de valores, se
activa adicionalmente la posibilidad de graficar el rubro presentado:

Plan presupuestal:
Se debe seleccionar aquí el código del plan presupuestal sobre el cual se desee
hacer la consulta.

Es opcional y se utiliza para filtrar la información de un centro de operación en
particular.

Unidad de negocios:
Es opcional y se utiliza para filtrar la información de una unidad de negocios en
particular.

Desde:
Es obligatorio y corresponde al periodo a partir del cual se desea consultar el
flujo de efectivo.

Número periodos:
El número de periodos que el usuario puede seleccionar es hasta 6. Cada periodo
tiene la funcionalidad de comportarse como un rango. El valor para que en un #
de periodo se presente solo un mes es "1", si el usuario selecciona por ejemplo
en el # de periodo, el valor de "2" o más, significa que las cifras a presentar
corresponde a 2 periodos, es decir que el "Valor número de periodos" es el rango
de periodos a presentar. Si el usuario por ejemplo utiliza los 5 rangos con valores
de "2" en cada uno, la información que se detalla será bimensual por 5 rangos a
partir del periodo seleccionado.

Consultar:
Este botón se utiliza para generar la consulta del flujo de efectivo.

Limpiar:
Este botón se utiliza para limpiar los valores dados en una consulta.

Grafica de flujo de efectivo:
Tipo de gráfica:
Se utiliza para seleccionar el tipo de gráfico a presentar

Imprimir:
Se utiliza para imprimir el gráfico.

Cerrar:
Se utiliza para cerrar la ventana de graficar.

Reporte flujo de efectivo

El objetivo de este programa es generar reportes de flujo de efectivo para un plan
presupuestal dado, de acuerdo al nivel, periodo inicial, rangos de comparación y
demás opciones de ordenamiento y detalle dadas. El esquema de presentación
depende de la forma como se haya definido las opciones de selección y
ordenamiento, así como la estructura dada a los conceptos de flujo de efectivo:

Reporte:

Opciones Básicas:
Plan presupuestal :
Identificación del plan presupuestal que se tomará como base para presentar el
despliegue contiguo, con el fin de invocar una lista con todos los planes
disponibles y finalmente hacer la selección del caso.

Nivel:
Se refiere al nivel de detalle del plan presupuestal.

Periodo desde:
Corresponde al periodo a partir del cual se desea generar el informe.

Rango 1 a 3:
Los valores de los rangos 1 a tres, corresponde a los periodos a partir del periodo
seleccionado en el campo anterior. Si los valores de los rangos son de "1" se
presenta el periodo seleccionado y los dos siguientes periodos. Si los valores de
los rangos son de "2" en adelante, se presentaran los periodos que cubran la
selección hecha. Al frente de cada rango se presenta de manera informativa el
periodo "Desde" y "Hasta" de cada selección.

Ordenamiento del título:
Ordenar por:
Se refiere al ordenamiento y rompimiento principal del reporte, estas pueden ser
ninguno, regional, regional / co, centro de operación, unidad de negocio.
Complementariamente y de acuerdo al valor seleccionado, se puede indicar un
código en particular.

Luego por:

Ordenar por:
títulos no se utiliza ninguna opción, la totalidad de estas queda disponible para
ninguno, regional, centro de operación y unidad de negocios.

Luego por:

Otras opciones:
Excluir código:
presentar.

Variaciones:
Las dos posibles opciones de selección de este campo son: ejecutado y por
ejecutar.

Observación:

Pantalla:

Impresora:
Este botón indica que el informe será generado directamente a la impresora.

Exportar:

Cancelar:


Log de importaciones externas

A través de este programa el usuario puede monitorear la totalidad de lotes o
grupos de registros importados a Siesa Enterprise desde otra aplicación. La
consulta además permite conocer sobre las fechas y tiempos en que los lotes han
sido actualizados así como el estado actual de los mismos.

El usuario puede ordenar y filtrar la consulta de acuerdo a las opciones
presentadas en la barra superior de herramientas que ofrece el programa.


Campos del filtro:
Estado:
Aquí se selecciona el estado de los archivos que se desea visualizar en el log.
Los posibles valores para esta variable son: todos, iniciando, archivo subido
correctamente, archivo subido con errores, iniciando proceso de importar,
procesando correctamente y procesando con errores.

Fecha hasta:
Se utiliza para filtrar los archivos con fecha de recepción hasta un valor
específico.

Consultar:
Con este botón se activa la función de la consulta.

Eliminar:
Con este botón se elimina de la pantalla los registros presentados en la consulta.

Limpiar:
Con este botón se limpian las opciones de selección dadas en el filtro.

Barra de herramientas:
Ocultar columna de grupos:
A través del uso del mouse se pueden modificar las posiciones de las columnas.
De igual manera, estas pueden utilizarse para crear agrupaciones o
ordenamientos por cualquiera de las columnas de la consulta, agrupando así la
información. Cada vez que se coloca un titulo en el área de agrupamiento, se va
creando una estructura de árbol en la parte izquierda de la consulta en la parte
correspondiente a los títulos, se van presentando los números de niveles de cada
agrupamiento. Esta estructura de árbol permite abrir o cerrar el detalle de
información presentada dando clic en los símbolos "+" o "-" de las agrupaciones
conformadas. La función de este botón es permitir ocultar esta estructura o
presentarla nuevamente, de acuerdo a la presentación que se desee tener en la
consulta o reporte de activos:

Exportar:
Este botón se utiliza para generar la información en un formato o archivo de
acuerdo a las opciones de tipo de archivo que el usuario seleccione. Para tal
efecto se activa el explorador de "mi pc" del cliente.

Selector de campos:
A través de este botón se activa la ventana en la cual el usuario puede demarcar o
seleccionar los campos que se desea visualizar como columnas en la consulta.
Para tal efecto debe dar clic en el cajon ubicado en la parte izquierda de cada
campo y activar el campo en la consulta:

Las columnas posibles de presentar en la consulta de saldos de activos
corresponden a los siguientes campos: Archivo, Fecha y hora, Estado, nro. total
de registros, nro. de registros subidos, inicio monitor, fin monitor, inicio proceso,
fin proceso.

Desagrupar.
Este botón se utiliza para limpiar o desagrupar el ordenamiento de títulos que el
usuario haya realizado, dejando la consulta nuevamente en el formato estándar.

Desbordar:
Este botón se utiliza para ampliar una columna de valores o datos en particular,
cuando en el formato de pantalla o en la ventana de trabajo esta se presenta
incompleta por efectos de su tamaño.

Graficar:
Este botón se utiliza para presentar la información de la consulta de manera
gráfica.

Propiedades:
Este botón permite modificar la presentación de la consulta en cuanto al tipo de
fuente, líneas y colores de la misma:
El usuario puede modificar el "tipo" de fuente y "Color de fondo" de los títulos,
de las agrupaciones y de las líneas de detalle según desee. Para tal efecto debe
dar clic en el botón derecho correspondiente al tipo o color en el tab deseado. De
igual manera, las líneas de división o separación en la consulta o reporte pueden
ser modificadas. Una vez definidas las opciones deseadas, se deben utilizar los
botones de aceptación o cancelación presentados en la ventana.

Filtrar:
Este botón permite realizar un filtrado adicional sobre los valores o datos de la
consulta. Cuando se activa se presenta automáticamente un renglón nuevo sobre
los títulos de la consulta que permite hacer selección de manera alfabética,
alfanumérica o numérica de la información.

Imprimir:
Este botón permite imprimir los datos presentados en la consulta, en el orden,
presentación y agrupamiento dados por el usuario. Al activar el botón se
presenta la ventana de impresión estándar del cliente.

Adicionalmente al lado derecho del botón de impresión, se presenta una "flecha
abajo" que permite ajustar los parámetros de impresión y de paginas.

Vista previa:
Este botón permite hacer una vista previa del informe antes de ser impreso. La
ventana incluye sus propias opciones de visualización para cerrar la ventana,
exportar el en formato de archivo, imprimir, hacer búsqueda, avanzar o
retroceder las páginas del informe.

Selector de decimales:
Este botón permite configurar el número de decimales a presentar en la consulta.
Incluye sus propios botones de aceptar, aplicar y cerrar.

Gran total:
Este botón se utiliza para totalizar los valores de las columnas de la consulta.

Posición de totales:
Columnas de la consulta:
Archivo:
Despliega los nombres de los archivos o lotes existentes.

Fecha y hora:
Corresponde a la fecha y hora de emisión del lote.

Estado:
Es el estado actual de lote.

Nro. total de registros:
Corresponde al número total de registros contenidos en el lote.

Nro. de registros subidos:
Corresponde al número total de registros que han sido incorporados vía
importación a UNO-E.

Inicio monitor:
Corresponde a la fecha y hora en que se genero el lote.

Fin monitor:
Corresponde a la fecha y hora en que se termino la generación del lote.

Inicio proceso:
Corresponde a la fecha y hora en que se actualiza o importa el lote a UNO-E.

Fin proceso:
Corresponde a la fecha y hora en que se termina el proceso de actualización del
lote.

Exportar documentos

Este programa genera un archivo de texto especial de una familia o lote de
documentos, de acuerdo a los parámetros de selección dados. El proceso a demás
marca a los documentos con el estado de transmitidos para evitar y salvaguardar
que se puedan volver a repetir.


Archivo:
Se utiliza para colocar el nombre del archivo a generar. De igual manera se
puede llamar el nombre de un archivo generado previamente para incluir o
transmitir nuevamente los documentos.

Formato:
Corresponde al tipo de formato del archivo o lote a generar. El default es tipo
texto.

Fecha inicial:
Fecha a partir de la cual se desea seleccionar los documentos a exportar.

Fecha final:
Fecha hasta la cual se desea incluir la selección de documentos a exportar.

C.O.:
particular.

Tipo de documento:
Se utiliza para seleccionar los documentos de un tipo de documento en
particular.

Familia:
Se utiliza para seleccionar los documentos agrupados en una familia de
documentos en particular.

Exportar:
Se utiliza para generar el proceso de exportación, es decir, la generación del lote
o archivo.

Cerrar:
Se utiliza para cerrar la ventana de exportación de registros.

Cancelar:
Desmarcar documentos transmitidos

Este programa se utiliza para desmarcar los documentos con estado de
transmisión, marcados así en el proceso de exportar documentos. Se debe acudir
a esta opción cuando se requiera volver a generar un archivo o lote de
documentos para exportar previamente generado.


Fecha inicial:
Fecha a partir de la cual se desea seleccionar los documentos a desmarcar.

Fecha final:
Fecha hasta la cual se desea incluir la selección de documentos a desmarcar.

C.O.:
particular.

Tipo de documento:
Se utiliza para seleccionar los documentos de un tipo de documento en
particular.

Familia:
Se utiliza para seleccionar los documentos agrupados en una familia de
documentos en particular.

Desmarcar:
Se utiliza para generar el proceso de desmarcar los documentos.

Cerrar:
Se utiliza para cerrar la ventana de desmarcación de registros.

Servicios de venta

Los servicios de venta se definen como cada uno de los conceptos, motivos o
ítems de servicio por los cuales la compañía genera facturas a sus clientes. Cada
uno de estos debe ser tipificado en un código de servicio donde además se deben
complementar algunos campos relativos a la clase, tipo y características
tributarias del servicio. El objetivo de este programa es permitir al usuario crear
los códigos de servicio que posteriormente serán utilizados en la elaboración de
cotizaciones, ordenes de venta, facturas y notas, todos estos documentos
vinculados con la prestación y venta de servicios.

Para tal efecto se deben diligenciar los siguientes campos:


Servicio:
Corresponde a un campo alfanumérico en el cual se define el código que
identifica al servicio.

Activo:
Este campo se utiliza para controlar el estado de Activo de los ítems de servicio.
No se permiten registros sobre códigos de servicios inactivos.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del servicio de venta.

Clase:
Se refiere a si el servicio es de Venta o de Compra. En este módulo todos los
servicios son de Venta.

Tipo servicio:
Corresponde al código de clasificación e identificación de los tipos de
inventarios o servicios. Se debe asociar aquí un código de tipo de servicio.

Grupo impositivo:
Corresponde al código de grupo de impuestos o impositivo, previamente
catalogado, al cual se debe asociar el ítem de servicio de venta.

Notas:
Corresponde a las notas o observaciones.
Tipos de inventario - servicio

Los tipos de inventario en los activos fijos corresponde a cada uno de los
diferentes tipos de activos que posee una compañía, por ejemplo, terrenos,
edificios, vehículos, equipos de computo, depreciable, si es ajustable, vida útil,
equivalencias contables del activo fijo, entre otras. De acuerdo a lo anterior, se
deben crear tantos tipos de activos como combinaciones resulten de las
anteriores variables. Es claro que por ejemplo los terrenos todos reunen las
mismas características al igual que todas sus transacciones se contabilizan de
igual manera, lo propio sucede con los edificios, vehículos, etc. Al ingresar al
programa de tipos de inventario, el usuario debe diligenciar los siguientes
campos.


Tipo de inventario / servicio:
Corresponde al código o identificación de los tipos de inventario en los cuales se
clasificarán los ítems. En esta tabla se deben definir tantos tipos de inventario
como tipos de activos, productos o servicios se tengan. Por ejemplo para los
inventarios son conocidos los siguientes: materias primas, productos en proceso,
productos terminados, productos no manufacturados por la compañía, etc. Para
activos fijos se pueden mencionar entre otros: muebles y enseres, maquinaria y
equipo, vehículos, edificios, terrenos, activos menores, etc. Se recomienda
utilizar un código nemónico que ayude a identificar al tipo de inventario, o un
código que lo permita asociar con algo conocido, por ejemplo, utilizar los
códigos de cuentas mayores del PUC haciendo la correspondencia a cada tipo de
inventario.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del tipo de inventario.

Clase:
Se refiere a la clase del tipo de inventario. Las clases están previamente
definidas en UNO-E y son: Servicios, Inventarios y Activos fijos. En adelante,
las subcarpetas a diligenciar dependerán exclusivamente de la definición de clase
que se haga.

Generales:

Inventario:
En este recuadro se agrupan una serie de parámetros que se habilitan solo
cuando la clase de tipo de inventario se refiere a Inventarios.

Contabilización de costo:
Se utiliza para definir como será la contabilización del costo del inventario. Se
presentan 2 opciones: al costo promedio o al costo estándar. Este último deberá
ser definido en cada uno de los ítems de inventario.

Maneja lote:
Se utiliza para identificar los inventarios que requieren un control por número de
lote de fabricación, por ejemplo: químicos, farmacéuticos, alimentos. Se
presentan 3 posibles valores para este campo a saber: No, significa que el tipo de
inventario no va a manejar ítems con lotes; SI, significa que el tipo de inventario
manejará ítems con lotes; si y perecedero, significa que el tipo de inventario
manejará ítems con lotes con la característica especial de que estos últimos
tendrán una fecha de vencimiento o vigencia.

Asignación del lote:
Es complementario del campo anterior y se refiere a la forma en que se
asignarán los números o identificación del lote. Se puede seleccionar Manual o
Automático, en este último caso el número será asignado automáticamente por
Siesa Enterprise.

Maneja extensiones:
Se utiliza como una ayuda especial para algunos tipos de inventario donde el
ítem requiere mayor definición y control, por ejemplo en las confecciones,
donde una prenda es un item que requiere adicionalmente poder controlar el
inventario por Colores y Tallas. Los colores pueden ser definidos como una
extensión, y las tallas igualmente como una segunda extensión.

Extensión 1:
Se utiliza para definir el tipo de extensión que se desea manejar en primer orden
en los items asociados a este tipo de inventario, por ejemplo: colores de prendas.

Extensión 2:
Se utiliza para definir el tipo de extensión que se desea manejar en segundo
orden en los items asociados a este tipo de inventario, por ejemplo: tallas en las
prendas.

Activo fijo:
En este recuadro se agrupan una serie de parámetros que se habilitan solamente
en el evento en que el tipo de inventario corresponda a la clase de "activos fijos".

Depreciable:
Se utiliza para definir si los activos aquí asociados son o no depreciables.

Vida útil:
Se utiliza para definir la vida útil en número de periodos o unidades, de los
activos fijos aquí asociados. Por ejemplo para los vehículos se definirá una vida
útil de 60 periodos, correspondiente a 5 años.

Ajustable:
Se utiliza para definir si los activos fijos aquí agrupados, serán sujetos a los
ajustes por inflación o no.

Explicación de los campos de equivalencias de inventario:
En este recuadro se definen los parámetros necesarios para definir las cuentas de
inventarios que se desea afectar en cada una de las transacciones. Es claro que
indiferentemente del tipo de transacción, por ejemplo, las materias primas
siempre ingresaran o saldrán de la misma cuenta (se debitarán o acreditarán), es
decir, la cuenta de inventarios de materia prima. Lo que puede cambiar
definitivamente es el destino de las mismas, es decir, la cuenta a donde se desea
llevar el registro de consumo. Estas últimas equivalencias se definen en la
siguiente plantilla correspondiente a equivalencias varias.

Bodega:
Se utiliza excepcionalmente para definir que las transacciones de una bodega en
particular se deben debitar o acreditar en determinada cuenta auxiliar. Por
ejemplo, la bodega de materias primas se deberá debitar o acreditar,
indistintamente de la transacción, de la misma cuenta auxiliar.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción de la bodega seleccionada.

Auxiliar:
Se debe definir aqui el código de cuenta auxiliar que se deberá debitar o
acreditar cada vez que se realicen transacciones de items que estén asociados al
tipo de inventario específico.

Descripción:

C.O.:
Corresponde al código de centro de operación a la cual pertenece la bodega y
que será afectado en cada transacción que afecte los inventarios.

U.N.:
Corresponde a la unidad de negocios que se desea afectar en cada transacción de
inventarios.

Explicación de los campos de equivalencias de activos fijos:
En este recuadro se definen las equivalencias correspondientes a las cuentas del
Activo Fijo; se debe recordar que se han definido tantos tipos de inventario
como tipos de activos existen. De igual manera y en lo relativo a esta ventana,
por cada uno de los tipos de inventario de activos, se debe informar a UNO-E
cuales son las cuentas correspondientes en el Activo, concretamente las cuentas
auxiliares del activo fijo.

Auxiliar costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se registra el costo histórico del activo
fijo.

Auxiliar paag costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se registra el PAAG al costo histórico del
activo fijo.

Auxiliar depreciación:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se registra la depreciación acumulada del
activo fijo.

Auxiliar depreciación paag costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se registra la depreciación del PAAG al
costo del activo fijo.

Auxiliar paag a la depreciación:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se registra el PAAG a la depreciación del
activo fijo.

Auxiliar de valorizaciones:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se registran las valorizaciones del activo
fijo.

Auxiliar de provisiones:
Es complementaria a la cuenta anterior y se utiliza en el evento en que una
valorización sea negativa. Se debe indicar aquí el código de cuenta auxiliar
donde se desea contabilizar dicho valor.

Explicación de los campos de equivalencias varias de inventarios /
servicios:
Las equivalencias varias tienen como propósito la definición de las cuentas
auxiliares contrapartidas a las cuentas del inventario en las diferentes
transacciones del sistema, a fin de cumplir con el principio de partida doble. En
un ajuste de inventarios, la cuenta contrapartida indicara la auxiliar del gasto,
costo o provisión.

Ver detalle:
Se utiliza para desplegar las descripciones de los códigos de conceptos, motivos
y cuentas auxiliares.

Concepto:
Es automático y corresponde a cada uno de los conceptos por los cuales se
pueden realizar transacciones. Por cada concepto y motivo se deberá indicar las
cuentas auxiliares donde se desea contabilizar la contrapartida, acordes con el
concepto, motivo y naturaleza de la transacción.

Motivo:
Se presenta aquí la tabla de motivos por los cuales se hacen transacciones del
inventario. Se utiliza para identificar en un concepto las diferentes
particularidades o excepciones que se deben considerar en la contabilización.
Por cada motivo se debe definir una equivalencia.

Auxiliar de contabilización:
Corresponde al código de cuenta auxiliar donde se desea registrar la
contrapartida del inventario, de acuerdo al tipo de transacción definida en el
concepto y motivo.

Auxiliar venta gravada:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se desea registrar el ingreso por ventas
de productos gravados.

Auxiliar venta excluida:
de productos excluidos.

Auxiliar descuento gravada:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se desea registrar el descuento en ventas
dado a productos gravados.

Auxiliar descuento excluida:
dado a productos excluidos.

Auxiliar costo de ventas:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se desea contabilizar el costo de ventas.

Unidad de negocio:
Se utiliza para identificar la unidad de negocios a afectar en la contabilización.

C. Costo:
Se utiliza para identificar el centro de costos a afectar en la contabilización,
cuando las cuentas auxiliares exigen este parámetro.

Tipo de equivalencia:
Se refiere a la identificación del tipo de equivalencia contable. El default es
normal.

Auxiliar de compras:
Corresponde a la cuenta auxiliar en la cual se registraran los pasivos
provisionales o cuenta de compra. Estos se presentan al momento de hacer la
entrada de almacén por compra (inventarios / cuenta de compras por pagar). Esta
cuenta será transitoria y se cancela con la causación de la factura del proveedor.

U. N. compra:
Corresponde a la unidad de negocios que se desea registrar en la compra.

Explicación de los campos de equivalencias varias de activos fijos:
Las equivalencias varias de activos conforman las cuentas contrapartidas de las
equivalencias de activos. Se definen aquí por cada grupo de centro de costos,
concepto y motivo, las cuentas auxiliares donde se desea registrar o contabilizar
cada tipo de movimiento o transacción.

Grupo C. costo:
Se utiliza para identificar el grupo de centro de costos al cual se va a crear
equivalencias varias de los activos fijos. Normalmente y como mínimo se
definen los grupos para los centros de costos administrativos, de ventas y
productivos.

Ver detalle:
Este botón permite presentar en pantalla además del código de cuenta auxiliar, el
nombre o descripción de la misma.

Concepto:
Los conceptos son automáticos de Siesa Enterprise y corresponden a los
diferentes tipos de transacciones del activo. Por cada concepto y motivo se
deben definir las equivalencias.

Motivo:
Corresponde a los motivos definidos como tipo de transacción asociados a un
concepto. Se debe crear una equivalencia para cada concepto / motivo.

Auxiliar de costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar de costo contrapartida de acuerdo al concepto y
motivo.

Auxiliar PAAG costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar PAAG de costo contrapartida de acuerdo al
concepto y motivo.

Auxiliar depreciación costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar de depreciación al costo contrapartida de
acuerdo al concepto y motivo.

Auxiliar depreciación PAAG costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar de depreciación del PAAG al costo
contrapartida de acuerdo al concepto y motivo.

Auxiliar PAAG depreciación:
Corresponde a la cuenta auxiliar de PAAG a la depreciación contrapartida de

Auxiliar valorización:
Corresponde a la cuenta auxiliar contrapartida de valorizaciones acuerdo al
concepto y motivo.

Auxiliar provisión:
Corresponde a la cuenta auxiliar contrapartida de provisión de acuerdo al
concepto y motivo.

Notas:
Se utiliza para definir las notas u observaciones de la tabla.
Grupos impositivos

Los grupos impositivos son cada una de las diferentes clasificaciones y atributos
desde el punto de vista impuestos que tiene un servicio. Dependiendo del tipo o
clase de servicio esta tendrá una tarifa específica de impuesto para la compra y
para la venta, de igual manera tendrá una tarifa para la retención por renta y por
IVA, y seguramente que podrá tener varias tarifas por retención de ICA
dependiendo de la región o ciudad. De acuerdo a lo anterior, cada combinación
resultante se podrá tipificar en un código de grupo impositivo que la identifique,
asi por ejemplo, se podrá hablar del IVA del 16% con Retefuente del 3%, etc.

Para definir grupos impositivos además de las anteriores consideraciones, se
deben diligenciar los siguientes campos:


Grupo:
Corresponde al código del grupo.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del grupo. Se recomienda usar
descripciones nemotécnicas que ayuden a identificar las variables asociadas o
agrupadas en el grupo, por ejemplo: "IVA 16%, Retefuente 11%, Comisiones".

Llaves de Impuestos:
Los impuestos a que se hace referencia en este capítulo son el IVA por compra y
por venta. Un mismo grupo normalmente tiene la misma tarifa de IVA para la
compra y para la venta, sin embargo y previendo que esta pudiese ser diferente
en alguna circunstancia especial, UNOEE permite definir una llave de IVA para
cada caso. Las llaves se definen dando doble clic en el título de "Llaves..."
ubicado en la columna superior lo que permite la consulta y selección de las
llaves existentes y disponibles en el sistema para asociar a los impuestos.

Llaves de retenciones:
Cuando se habla de retenciones hay que pensar en la Retención por Renta, por
IVA y por ICA. Para los dos casos iniciales se debe definir una llave para la
compra u una para la venta, las cuales nomalmente son las mismas en cuanto a
tarifa se refiere. Para las retenciones por ICA y por tratarse de un impuesto
municial, se puede presentar el caso de tener más de una tarifa en la compra y
más de una tarifa en la venta, dependiendo del municipio donde se compre o
venda. Para cada uno de los anteriores casos, se debe asociar una llave de
retención, lo que se logra dando doble clic en el campo bajo el título de
"Llaves.." ubicado en la columna, lo que permite adicionalmente realizar la
consulta y selección de las llaves disponibles.

Notas:
Se refiere a las notas que se desee hacer en el grupo.
Conceptos y motivos

Los conceptos y motivos son tablas especialmente diseñadas para identificar y
clasificar cada uno de los diferentes tipos de transacciones en el sistema. Los
conceptos son automáticos y no se permite modificarlos o adicionar a los
mismos. Los motivos los puede definir el usuario libremente para identificar
cada una de las diferentes variantes de las transacciones que se puedan presentar
bajo un mismo concepto. Es claro que por cada concepto debe existir al menos
un motivo con el lleno total de sus datos. Para adicionar nuevos registros a estas
tablas el usuario debe diligenciar los siguientes datos.


Módulo:
Los conceptos son predefinidos por cada uno de los módulos del sistema. El
usuario deberá seleccionar el módulo en el cual se desea adicionar o modificar
un motivo. Los módulos disponibles son.

Concepto:
Por cada uno de los módulos se tienen diferentes conceptos de acuerdo al tipo de
transacciones que se realicen ell respectivo módulo.

Adicionar:
Como se explico anteriormente, por cada concepto se deben tener definidos al
menos un motivo. Este botón se utiliza para adicionar un nuevo motivo asociado
a cualquiera de los módulos o conceptos. A continuación se presentan las
pantallas de captura de los motivos, de acuerdo al concepto seleccionado.

Motivos de cuentas por cobrar:
En esta primera ventana el usuario debe definir el código del motivo, el nombre,
demarcar su estado como activo, y decidir si afecta el consumo promedio.

En la segunda ventana se encuentran los campos relativos a las equivalencias de
impuestos.

El usuario deberá definir las cuentas auxiliares, CO y UN que se afectarán en los
registros débito o crédito, por cada una de las llaves de impuestos definidas en el
sistema. Esto se logra dando doble clic en el renglón de la llave de impuestos y
diligenciando el siguiente recuadro:

En la tercera ventana se deben definir las equivalencias para cada tipo de
inventario-

El usuario deberá informar las cuentas de costos, ventas y compras por cada tipo
de inventario / servicio. Esto se logra dando doble clic en el renglón respectivo y
diligenciando los siguientes campos.

Finalmente y si las hay, se diligencian las notas.

Motivos de cuentas por pagar:
En esta primera ventana el usuario debe definir el código del motivo, el nombre,
demarcar su estado como activo, y decidir si afecta el consumo promedio.

En la segunda ventana se encuentran los campos relativos a las equivalencias de
impuestos.

El usuario deberá definir las cuentas auxiliares, CO y UN que se afectarán en los
registros débito o crédito, por cada una de las llaves de impuestos definidas en el
sistema. Esto se logra dando doble clic en el renglón de la llave de impuestos y
diligenciando el siguiente recuadro.

En la tercera ventana se deben definir las equivalencias para cada tipo de
inventario:
El usuario deberá informar las cuentas de costos, ventas y compras por cada tipo
de inventario / servicio. Esto se logra dando doble clic en el renglón respectivo y
diligenciando los siguientes campos.

Motivos de activos fijos:

Motivos de compras:

Motivos de ventas:

Motivos de inventarios:

Registros fijos de venta de servicios

En la compra y venta de servicios es frecuente encontrar registros repetitivos
cuando por ejemplo, cada mes se debe hacer la factura a un cliente o empresa
por el mismo concepto y valor, por ejemplo "Arrendamiento mensual", ó
"Asesorias jurídicas", etc. Normalmente este tipo de eventos repetitivos se da
cuando se hacen convenios o contratos por tiempo prolongado. Los registros
fijos son una herramienta que facilita la elaboración de estas facturas mensuales
a partir de la definición de los datos básicos para elaborarlas periodo tras
periodo, en una plantilla en la cual se consigna la información del servicio y
posteriormente en un proceso automático se genera de manera automática las
ordenes y facturas de servicio a partir de los mismos.

Los siguientes son los campos que se deben diligenciar para definir registros
fijos en la venta de servicios.


C.O.:

Tipo de documento:

Número:
Conrresponde al número del documento.

Fecha:

Estado:
Es el estado actual del documento.

Cliente:
Código y descripción del cliente a nombre del cual se desea crear el registro fijo.

Sucursal:
Código y descripción de la sucursal del cliente a nombre de la cual se desea
crear el registro fijo.

Moneda:

Tasas:
momento de realizar la factura lo que se debe hacer es deshabilitar el chulo de
este campo. El sistema permite modificar las tasas en cualquier documento.

Base:

Local:
Se despliega aqui el valor de conversión de la moneda locan con respecto a la

Generales:
Vendedor:
Se debe digitar aqui el código de vendedor a nombre del cual se realizará el
registro fijo de ventas de servicios.

Referencia:
Se utiliza para colocar una descripción breve o referencia del registro fijo.

Condición de pago:
Corresponde a la condición de pago en la cual se realizará el registro fijo. Esta
condición es heredada al igual que los demás datos, a la orden de servicio y
factura de venta.

Tipo de cliente:
Corresponde a la clasificación del cliente.

Contacto:
Se utiliza para detallar el contacto del cliente.

Notas:
Corresponde a las notas o detalles complementarios del registro.

Anterior:
Con este botón se retrocede a la ventana anterior de captura.

Siguiente:
Con este botón se avanza a la siguiente ventana de captura.

Servicios:
Servicio:
Se debe digitar aqui los diferentes códigos de servicios de venta a partir de los
cuales se emitirán los registros fijos.

Motivo:
Corresponde al motivo de venta de servicios.

Captura Resumida / detallada:
Con este botón se logra un efecto de captura especial. La captura resumida
asume como datos básicos en cantidad el valor de 1 y en cuyo caso el precio
unitario es igual al valor bruto. De igual manera se capturan los valores de
descuento y el sistema calcula sus porcentajes con respecto al valor bruto; De
esta forma solo se capturan los datos básicos del registro. La captura detallada
permite digitar uno a uno los campos de cantidad, valor unitario, descuentos y
demás, que conforman el registro.

Cantidad:
Se refiere a la cantidad de servicios del código de servicio seleccionado.

Precio unitario:
Se refiere al valor o precio unitario del servicio seleccionado.

Descuento 1:
Se refiere al porcentaje de descuento 1 a otorgar al servicio capturado.

Descuento 2:
Se refiere al porcentaje de descuento 2 a otorgar al servicio capturado. Este se
calcula sobre el valor bruto menos el descuento 1.

Valor bruto:
Corresponde al valor resultante de multiplicar la cantidad por el valor unitario.

Valor descuento 1:
Es el valor calculado para el descuento 1.

Valor descuento 2:

impuestos:
De acuerdo a los grupos impositivos a los cuales se ha asociado previamente el
servicio, se despliegan aquí en detalle los datos correspondientes a los impuestos
aplicados en la liquidación. Se presenta dentro de este detalle a manera
informativa la clase de impuestos, la llave de impuestos asociada, descripción o
nombre del impuesto, el porcentaje base de aplicación, la tasa o tarifa del
impuesto, el valor de impuestos por cada unidad de servicios y el valor total de
los impuestos calculados.

Valor impuestos:
Corresponde a la sumatoria de los impuestos aplicados en la liquidación del
servicio.

Valor neto:
Corresponde a la sumatoria resultante del valor bruto - descuentos + impuestos.

C.O.:
Corresponde al código de centro de operación que se afectará por cada servicio
capturado en el registro.

U.N.:
Corresponde a la undiad de negocios que se aplicará del registro fijo.

C.Costo:
Se refiere al centro de costos que se desea afectar con el servicio capturado.

Notas:
Corresponde a las notas u observaciones del servicio en el documento de
registros.

Adicionar:
Con este botón se aceptan los datos capturados en la liquidación y se guardan en
el documento de registros fijos.

Modificar:
Este botón se utiliza para modificar los datos o valores de un servicio en un
documento de registros fijos.

Eliminar:
Este botón se utiliza para eliminar un registro de servicios en un documento de
registros fijos.

Cancelar:
Este botón cancela la captura de datos.

Total bruto:
Aqui se despliega de manera informativa el valor total bruto resultante de la
sumatoria de todos los valores brutos de los servicios consignados en el
documento. Es el valor bruto total del documento de registros fijos de servicios
de venta.

- Descuentos:
Aqui se despliega de manera informativa el valor total de descuentos resultante
de la sumatoria de todos los valores de descuentos de los servicios consignados
en el documento. Es el valor total de descuentos del documento de registros fijos
de servicios de venta.

+ Impuestos:
Aqui se despliega de manera informativa el valor total de impuestos resultante
de la sumatoria de todos los valores de impuestos aplicados a los servicios
consignados en el documento. Es el valor total de impuestos del documento de
registros fijos de servicios de venta.

Total:
Aqui se despliega de manera informativa el valor total resultante de la sumatoria
de todos los valores totales de los servicios consignados en el documento. Es el
valor total del documento de registros fijos de servicios de venta.

Detalle:
Se utiliza para consignar los detalles que se desea registrar en el documento.

Cotizaciones de venta de servicios

El objetivo de este programa y como su nombre lo indica, es permitir elaborar
cotizaciones por servicios de venta a clientes. Una vez que el cliente aprueba la
cotización, se debe ingresar nuevamente a esta captura, editar el documento y
seleccionar el botón de ordenar para emitir la orden de servicio de venta. Para tal
efecto se deben diligenciar los siguientes campos:


C.O.:

Tipo de documento:

Número:

Fecha:

Estado:

Cliente:
Código y descripción del cliente a nombre del cual se desea emitir la cotización.

Sucursal:
Código y descripción de la sucursal del cliente a nombre de la cual se desea
emitir la cotización.

Moneda:

Tasas:

Base:

Local:
Se despliega aquí el valor de conversión de la moneda locan con respecto a la

Generales:
Vendedor:
Se debe digitar aquí el código de vendedor que realiza la cotización.

Referencia:
Se utiliza para colocar una descripción breve o referencia de la cotización.

Condición de pago:
Corresponde a la condición de pago de la cotización.

Tipo de cliente:

Contacto:

Notas:

Anterior:

Siguiente:

Servicios:
Servicio:
Se debe digitar aqui los diferentes códigos de servicios de venta a cotizar.

Motivo:


Cantidad:

Precio unitario:

Descuento 1:

Descuento 2:

Valor bruto:

Valor descuento 1:

Valor descuento 2:

impuestos:

Valor impuestos:
servicio.

Valor neto:

C.O.:
de la cotización.

U.N.:
Corresponde a la undiad de negocios de la cotización.

C.Costo:

Notas:
Corresponde a las notas u observaciones del servicio en el documento.

Adicionar:
el documento.

Modificar:
documento.

Eliminar:
Este botón se utiliza para eliminar un registro de servicios en un documento.

Cancelar:
Este botón calcela la captura de datos.

Total bruto:
documento. Es el valor bruto total de la cotización.

- Descuentos:
en el documento. Es el valor total de la cotización.

+ Impuestos:
consignados en el documento. Es el valor total de impuestos de la cotización.

Total:
valor total de la cotización.

Detalle:
Se utiliza para consignar los detalles que se desea registrar en la cotización.

Ordenar:
Una vez que el cliente acepta la cotización enviada, se debe editar nuevamente el
documento y hacer uso del botón de ordenar ubicado en la barra de herramientas
del programa. Seguidamente se deben diligenciar los siguientes campos relativos
a la emisión de la orden de servicio.

Tipo docto:
Corresponde al tipo de dlocumento de orden de servicios de venta a generar.

Fecha:
Corresponde a la fecha de la orden de servicios.

Estado:
Corresponde al estado de las ordenes de servicio emitidas.

Aceptar:
Con este botón se aceptan la selección e información registrada y se genera la
orden de servicios de venta.}

Cerrar:
Este botón cancela la generación de la orden de servicio de venta.

Orden de venta de servicios - directa

ordenes por servicios de venta a clientes de manera directa, es decir, capturadas
directamente por el usuario. La otra opción de generar ordenes de venta es a
partir de registros fijos. Para tal efecto se deben diligenciar los siguientes
campos:


C.O.:

Tipo de documento:

Número:

Fecha:

Estado:

Cliente:
Código y descripción del cliente a nombre del cual se desea emitir la orden de
venta de servicios.

Sucursal:
Código y descripción de la sucursal del cliente a nombre de la cual se emite la
orden de venta de servicios.

Moneda:

Tasas:

Base:

Local:

Generales:
Vendedor:
Se debe digitar aquí el código de vendedor que realiza la orden de venta de
servicios.

Referencia:
Se utiliza para colocar una descripción breve o referencia de la orden.

Condición de pago:
Corresponde a la condición de pago de la orden de venta de servicios.

Tipo de cliente:

Contacto:

Notas:

Anterior:

Siguiente:

Servicios:
Servicio:
Se debe digitar aqui los diferentes códigos de servicios de venta.

Motivo:


Cantidad:

Precio unitario:

Descuento 1:

Descuento 2:

Valor bruto:

Valor descuento 1:

Valor descuento 2:

impuestos:
servicio, se despliegan aqui en detalle los datos correspondientes a los impuestos

Valor impuestos:
servicio.

Valor neto:

C.O.:
Corresponde al código de centro de operación que se afectará por cada servicio.

U.N.:
Corresponde a la unidad de negocios.

C. Costo:

Notas:

Adicionar:
el documento.

Modificar:
documento.

Eliminar:

Cancelar:
Este botón calcela la captura de datos.

Total bruto:
Aquí se despliega de manera informativa el valor total bruto resultante de la
documento. Es el valor bruto total de la orden de venta de servicios.

- Descuentos:
Aquí se despliega de manera informativa el valor total de descuentos resultante
en el documento. Es el valor total de la orden de venta de servicios.

+ Impuestos:
Aquí se despliega de manera informativa el valor total de impuestos resultante
consignados en el documento. Es el valor total de impuestos de la orden de venta
de servicios.

Total:
Aquí se despliega de manera informativa el valor total resultante de la sumatoria
valor total de la orden de venta de servicios.

Detalle:
Se utiliza para consignar los detalles que se desea registrar en la orden de venta
de servicios.

Facturas de servicios de venta

facturas por servicios de venta a clientes de manera directa, es decir, capturadas
directamente por el usuario. La otra opción de generar facturas de venta es a
partir de lar ordenes de venta de servicios. Para tal efecto se deben diligenciar
los siguientes campos:


C.O.:

Tipo de documento:

Número:

Fecha:

Estado:

Cliente:
Código y descripción del cliente a nombre del cual se desea emitir el documento.

Sucursal:
factura de venta.

Moneda:

Tasas:

Base:
Se despliega aqui el valor de conversión de la moneda base con respecto al

Local:
Se despliega aqui el valor de conversión de la moneda locan con respecto a la

Generales:
Vendedor:
Se debe digitar aquí el código de vendedor que realiza la factura de venta de
servicios.

Condición de pago:
Corresponde a la condición de pago de la factura de venta de servicios.

Tipo de cliente:

Contacto:

Notas:

Anterior:

Siguiente:

Servicios:
Servicio:

Motivo:


Cantidad:

Precio unitario:

Descuento 1:

Descuento 2:

Valor bruto:

Valor descuento 1:

Valor descuento 2:

impuestos:

Valor impuestos:
servicio.

Valor neto:

C.O.:

U.N.:
Corresponde a la undiad de negocios.

C.Costo:

Notas:

Adicionar:
el documento.

Modificar:
documento.

Eliminar:

Cancelar:

Total bruto:
documento. Es el valor bruto total de la factura de venta de servicios.

- Descuentos:
en el documento. Es el valor total de la factura de venta de servicios.

+ Impuestos:
consignados en el documento. Es el valor total de impuestos de la factura de
venta de servicios.

Total:
valor total de la factrura de venta de servicios.

Detalle:
Se utiliza para consignar los detalles que se desea registrar en la factura de venta
de servicios.

Retención:
De acuerdo a los valores liquidados, los grupos impositivos asociados a los
servicios y a la condición tributaria del cliente, el sistema liquida
automáticamente las retenciones. Se presenta entonces un recruado con el detalle
de las retenciones calculadas mostrando la clase de retención aplicada, la llave
asociada, la descripción de la retención, el valor base, el % de base, la base
calculada, la base mínima de aplicación de la retención, la tasa y el total retenido
por llave.

Adicionar:
Este botón permite adicionar a la liquidación de la factura, descuentos por
conceptos de retención en la fuente.

Llave de retención:
Se debe seleccionar el código o llave de retención a aplicar, de la tabla de
retenciones, previamente definida.

Valor base:
Corresponde al valor base al cual se le va a aplicar la retención adicionada. Esta
se debe reportar manualmente por el usuario.

Total retención:
Corresponde al valor de la retención calculada a partir de la tarifa y base
informadas.

Acción:
Se utiliza para definir si la retención va a disminuir la cuenta por cobrar o será
asumida por la compañia como sucede con los autoretenedores, en cuyo caso se
deberá indicar "contabilización".

Aplicar:
Este botón adiciona la liquidación de la retención al documento de factura.

Cancelar:
Este botón cancela la adición de retención.

CxC:
Seguidamente se debe captuar la contrapartida de la factura, es decir el valor de
la cuenta por cobrar. Para tal efecto se presenta una ventana de trabajo bajo el
título de CxC. En esta pantalla se permite la selección del tipo de cliente a la
cual está asociado por difault el tercero y la cuenta por cobrar, pero que puede
ser cambiado, la aplicación de cuotas o la captura del valor a aplicar incluyendo
la captura de prondo pago y la posible modificación de las fechas de
vencimiento del documento y del pronto pago, asi:

Tipo de cliente:
El tipo de cliente se trae automáticamente de acuerdo a los parámetros asociados
al tercero cliente, pero este puede ser modificado en una factura determinada.
Asociado al tipo de cliente se encuentra la cuenta por cobrar en la cual se va a
carterizar el documento.

Cuota:
Cuando la modalidad de pago es de mas de una cuota, se debe informar aquí el
número de cuotas en las cuales se distribuye la factura.

Automático:
Este botón se utiliza para hacer aplicación automática de las cuotas a partir del
número de cuotas y días entre cuotas definidas en la condición de pago. No
obstante el usuario podrá modificar algunos datos del registro automático según
sea la necesidad, como se presenta en la siguiente ventana:

Cuotas:
Corresponde al número de cuotas calculadas automáticamente.

Días entre cuotas:
Corresponde al número de días que transcurrirán entre cuotas para calcular la
fecha de vencimiento de cada una de estas.

Valor cuota 1:
Corresponde al valor de la primera cuota. Es automática y calculada por el
sistema.

Valor cuota:
Corresponde al valor de cada cuota. Es sugerida por el sistema.

Aceptar:
Con este botón se acepta y graba la información registrada.

Cancelar:
Con este botón se cancela la generación automática de cuotas.

Valor a aplicar:
Corresponde al valor de la cuenta por cobrar. Esta es sugerida automáticamente
excepto cuando la condición de pago tiene varias cuotas o anticipos.

Vencimiento:
Corresponde a la fecha de vencimiento de la factura.

Descuento PP:
Corresponde al valor por descuento de pronto pago de la factura.

Pronto pago:
Corresponde a la fecha límite para otorgar el descuento de pronto pago.

Limpiar:
Con este botón se limpian los valores y datos capturados en el recaudo.

Aplicar:
Con este botón se actualiza y guarda la información del recaudo de la factura.

Anticipos:
Cuando el cliente tiene anticipos y estos se aplican al momento de hacer la
factura, se deben diligenciar los campos incluidos en el tab de antciipos, a saber:

Aplicar:
Aqui se debe digitar el valor a aplicar de los anticipos pendientes, por cada
documento, a la factura que se está realizando.

Limpiar:
Con este botón se limpian los valores capturados en el campo anterior, antes de
ser aplicados.

Automático:
Con este botón se hace una aplicación automática de los anticipos a la factura

Aprobar:
Una vez que se ha terminado de capturar toda la información de la fatura, el
documento debe ser aprobado.

Imprimir:
Se utiliza para imprimir el documento de factura de venta de servicios, una vez
aprobado.

Facturas de servicios desde orden de venta

El proceso de generación de facturas a partir de ordenes de venta de servicios
como su nombre lo indica, permite la generación de facturas a partir de las
ordenes de venta previamente registradas en el sistema. El usuario podrá chulear
o seleccionar las ordenes de venta de las cuales se emitirán las facturas. Para tal
efecto el sistema cuenta con un filtro que ayuda a hacer la selección de las
ordenes de venta. Una vez realizada la selección de los documentos, se procede a
generar los documentos definitivos de factura e imprimirlos. Estos son los
campos que se deben diligenciar:


C.O.:
Corresponde al centro de operación de las ordenes de venta y se utiliza para
filtrar las ordenes registradas en un centro de operación en particular.

Tipo docto.:
Corresponde al tipo de documento de orden de venta de servicios.

Orden:
Se utiliza para seleccionar una orden de venta de servicios en particular.

Cliente:
Se utiliza para seleccionar las ordenes de venta de servicios de un cliente en
particular.

Sucursal:
Se utiliza para seleccionar las órdenes de venta de servicios de una sucursal de
un cliente en particular.

Referencia:
Se utiliza para seleccionar las ordenes de servicio consignadas bajo una
referencia en particular.

Filtrar:
Con este botón se activa la búsqueda y selección de ordenes de servicio
pendientes de facturas, de acuerdo a los datos suministrados en el filtro.

Limpiar:
Este botón limpia los datos del filtro para una nueva búsqueda.

Generar:
Este botón se utiliza para generar las facturas de venta de servicios de las
ordenes de venta de servicios seleccionadas en la pantalla de trabajo.

Tipo docto.:
Corresponde al tipo de documento de factura de venta de servicios a realizar.

Fecha:
Corresponde a la fecha de emisión de las facturas de venta.

Estado:
Corresponde al estado de las facturas a emitirse.

Agrupar ordenes:
Se utiliza para agrupar en una sola factura las ordenes a nombre de un mismo
cliente / sucursal.

Aceptar:
Con este botón se aceptan las instrucciones dadas anteriormente y se generan las
facturas.

Cerrar:
Con este botón se cierra y cancela el proceso de generación de facturas.

Consulta de registros fijos

El objetivo de este programa es permitir al usuario conocer toda la información
relacionada con los registros fijos de venta a la fecha de hoy. Como
particularidad especial, esta consulta es totalmente interactiva y permite
modificar su presentación, realizar filtros y ordenamientos especiales, de
acuerdo a las opciones incluidas dentro de su propia barra de controles.

Dentro de la consulta se pueden variar el orden de las columnas simplemente
con el mouse arrastrando y reubicando cada columna en el lugar deseado. De
igual manera se puede ordenar de mayor a menor o en forma contraria,
simplemente dando doble clic en la columna deseada.

A parte de estas funcionalidades básicas y que forman parte del estándar de
windows, se tienen las siguientes opciones en la barra de controles:

Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:
Se utiliza para seleccionar un cliente en particular.

Sucursal:
Se utiliza para seleccionar una sucursal en particular.

Origen:
Se utiliza para filtrar los documentos de un origen en particular. Se tienen como
origenes posibles "registros fijos de venta de servicios".

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:
estados son: "activo, suspendido, anulado y todos".

De impresión:

De transmisión:
Se utiliza para seleccionar los documentos de un estado de transmición en

Consultar:

Limpiar:

Oculta la columna de los grupos:
Como se explico anteriormente, a través del uso del mouse se pueden modificar
las posiciones de las columnas. De igual manera, estas pueden utilizarse para
crear agrupaciones o ordenamientos por cualquiera de las columnas de la
consulta, agrupando así la información. Cada vez que se coloca un titulo en el
área de agrupamiento, se va creando una estructura de árbol en la parte izquierda
de la consulta, y en la parte correspondiente a los títulos se van presentando los
números de niveles de cada agrupamiento. Esta estructura árbol permite abrir o
cerrar el detalle de información presentada dando clic en los símbolos "+" o "-"
de las agrupaciones conformadas. La función de este botón es permitir ocultar
esta estructura o presentarla nuevamente, de acuerdo a la presentación que se
desee tener en la consulta.

Salvar:
Este botón se utiliza para guardar la configuración de una manera especifica,
bajo un título de consulta o reporte especial. Los informes previamente
configurados y guardados se almacenan el "mis informes" y pueden volver a
generarse solamente invocando el nombre del reporte. De igual manera se
pueden eliminar o modificar.

Exportar:
efecto se activa el explorador de "mi pc" del cliente o PC del usuario.

Abrir / salvar:
Este botón se utiliza cuando se desea guardar una configuración de consulta
especifica, o se desea llamar una previamente creada. El usuario deberá
seleccionar el nombre de la consulta / reporte que desea. En la ventana de trabajo
que se presenta se tienen adicionalmente las opciones de grabar en mis reportes,
guardar, eliminar, definir notas y cerrar la ventana:

Desagrupar:

Desbordar:

Graficar:
Propiedades:

dar clic en el botón derecho correspondiente al tipo o color en el tab deseado:

De igual manera, las líneas de división o separación en la consulta o reporte
pueden ser modificadas a través de la ventana:
Una vez definidas las opciones deseadas, se deben utilizar los botones de
aceptación o cancelación presentados en la ventana.

Filtrar:
alfanumérica o numérica de la información:

Imprimir:
presenta la ventana de impresión estándar del cliente:


Vista previa:
retroceder las páginas del informe:

Este botón permite configurar el número de decimales a presentar en la
consulta. Incluye sus propios botones de aceptar, aplicar y cerrar.

Selector de campos:
A través de este botón se activa la ventana en la cual el usuario puede demarcar
o seleccionar los campos que se desea visualizar como columnas en la consulta.
Para tal efecto debe dar clic en el cajón ubicado en la parte izquierda de cada
campo y activar el campo en la consulta. La ventana cuenta con sus propios
botones de aceptar, aplicar y cerrar.

Los campos posibles de incluir en la consulta de registros fijos de venta son los
siguientes:

C.O.:
Este campo corresponde al código del centro de operación donde se realizó el
documento.

Desc. C.O.:
Este campo corresponde a la descripción del centro de operación donde se
realizó el documento.

Tipo:
Este campo corresponde a los tipos de documentos.

Nro Docto:
Este campo corresponde a los números de los documentos.

Fecha:
Este campo corresponde a la fecha de los registros fijos de venta, es la fecha del
documento.

Cliente:
Este campo corresponde al código del cliente a nombre del cual se hicieron los
registros fijos de venta.

Estado:
Este campo corresponde al estado actual de los registros fijos de venta. Este
estado puede ser "activo, suspendido, anulado y todos".

Moneda:
Este campo corresponde al código de moneda en el cual se elaboró el documento
de registros fijos de venta.

Valor bruto:
Este campo corresponde a los valores brutos de los documentos de registros fijos
de venta.

Valor descuentos:
Este campo corresponde a los valores de descuentos de los documentos de

Valor impuestos:
Este campo corresponde a los valores de impuestos de los documentos de

Valor neto:
Este campo corresponde al valor neto de los documentos de registros fijos de
venta, calculado a partir del valor bruto menos los descuentos más los impuestos.

Condición de pago:
Este campo corresponde a la condición de pago asociada a cada uno de los

Referencia:
Este campo corresponde a la referencia registrada en cada uno de los registros
fijos de venta.

Notas:
Este campo corresponde a las notas registradas en cada uno de los registros fijos
de venta.

Impreso:
Este campo corresponde al estado de impresión de los registros fijos de venta.

Transmitido:
Este campo corresponde al estado de transmisión de los registros de venta.

Origen:
Este campo corresponde al origen de los registros fijos de venta. Este puede ser:
"registros fijos de venta de servicios".

Fecha creación:
Este campo corresponde a la fecha de creación de los registros fijos de venta.

Usuario creación:
Este campo corresponde al usuario que creo el documento de registros fijos de
venta.

Fecha actualización:
Este campo corresponde a la fecha de la ultima actualización del documento.

Usuario actualización:
Este campo corresponde al usuario que actualizó el documento.

Fecha anulación:
Este campo corresponde a la fecha de anulación del documento.

Usuario anulación:
Este campo corresponde al usuario que realizó la anulación del documento.

Fecha suspendido:
Este campo corresponde a la fecha de suspensión del documento.

Usuario suspendido:
Este campo corresponde al usuario que realizó la suspensión del documento.

Gran total:

Nombre de consulta:
En este campo se permite seleccionar el nombre de una consulta previamente
definida y almacenada por el usuario en el directorio de mis reportes. De no
tenerse formas predefinidas, se trae la consulta estándar o predeterminada.

Consulta de registros fijos por servicios

relacionada con los registros fijos de venta a la fecha de hoy, y discriminando
los servicios, situación que la diferencia de la opción anterior de registros fijos
que sólo saca totales por documento. Como particularidad especial, esta consulta
es totalmente interactiva y permite modificar su presentación, realizar filtros y
ordenamientos especiales, de acuerdo a las opciones incluidas dentro de su
propia barra de controles.




Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:
orígenes posibles "registros fijos de venta de servicios".

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:

Consulta de cotizaciones

relacionada con las cotizaciones de venta de servicios a la fecha de hoy. Como
particularidad especial, esta consulta es totalmente interactiva y permite
modificar su presentación, realizar filtros y ordenamientos especiales, de
acuerdo a las opciones incluidas dentro de su propia barra de controles. La
presentación general de la consulta es la siguiente:



Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:
orígenes posibles "Cotizaciones de venta de servicios".

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:

números de niveles de cada agrupamiento. Esta estructura de árbol permite abrir
o cerrar el detalle de información presentada dando clic en los símbolos "+" o "-"

Salvar:

Exportar:

Abrir / salvar:

Desagrupar:

Desbordar:

Graficar:

Propiedades:


pueden ser modificadas a través de la siguiente ventana:


Filtrar:
alfanumérica o numérica de la información:

Imprimir:


Vista previa:


Selector de campos:

Los campos posibles de incluir en la consulta de cotizaciones de venta son los
siguientes:

C.O.:
Este campo corresponde al código del centro de operación donde se realizó la
cotización.

Desc. C.O.:

Tipo:
Este campo corresponde a los tipos de documentos de cotizaciones de venta.

Nro Docto:
Este campo corresponde a los números de los documentos de cotización de
venta.

Fecha:
Este campo corresponde a la fecha de las cotizaciones de venta, es la fecha del
documento.

Cliente:
Este campo corresponde al código del cliente a nombre del cual se hicieron las
cotizaciones de venta.

Estado:
Este campo corresponde al estado actual de las cotizaciones de venta. Este
estado puede ser "En elaboración, ordenada, anulada y todos".

Moneda:
Este campo corresponde al código de moneda en el cual se elaboró la cotización
de venta.

Valor bruto:
Este campo corresponde a los valores brutos de los documentos de cotizaciones
de venta.

Valor descuentos:

Valor impuestos:

Valor neto:
Este campo corresponde al valor neto de los documentos cotizaciones de venta,
calculado a partir del valor bruto menos los descuentos más los impuestos.

Condición de pago:
Este campo corresponde a la condición de pago asociada a las cotizaciones de
venta.

Referencia:
Este campo corresponde a la referencia registrada en cada una de las

Notas:
Este campo corresponde a las notas registradas en cada una de las cotizaciones
de venta.

Impreso:
Este campo corresponde al estado de impresión de las cotizaciones de venta.

Transmitido:
Este campo corresponde al estado de transmisión de las cotizaciones de venta.

Origen:
Este campo corresponde al origen de las cotizaciones de venta. Este puede ser:
"cotizaciones de venta de servicios".

Fecha creación:
Este campo corresponde a la fecha de creación de las cotizaciones de venta.

Usuario creación:
Este campo corresponde al usuario que creo el documento de cotizaciones de
venta.



Fecha anulación:
Este campo corresponde a la fecha de anulación de la cotización de venta.

Usuario anulación:
Este campo corresponde al usuario que realizó la anulación de la cotización de
venta.

Fecha orden:
Este campo corresponde a la fecha de anulación de la cotización de venta.

Usuario orden:
Este campo corresponde al usuario que realizó la anulación de la cotización de
venta.

Gran total:

Nombre de consulta:

Consulta de cotizaciones por servicios

relacionada con las cotizaciones de venta de servicios a la fecha de hoy, y
discriminando los servicios, situación que la diferencia de la opción anterior de
cotizaciones que sólo saca totales por documento.. Como particularidad especial,
esta consulta es totalmente interactiva y permite modificar su presentación,
realizar filtros y ordenamientos especiales, de acuerdo a las opciones incluidas
dentro de su propia barra de controles. La presentación general de la consulta es
la siguiente:



Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:

Consulta de ordenes de venta

relacionada con las ordenes de venta a la fecha de hoy. Como particularidad
especial, esta consulta es totalmente interactiva y permite modificar su
presentación, realizar filtros y ordenamientos especiales, de acuerdo a las
opciones incluidas dentro de su propia barra de controles.



Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:
orígenes posibles "ordenes de venta de servicios directas, a partir de registros
fijos, y a partir de cotizaciones".

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:
estados son: "En elaboración, aprobada, rechazada, facturada, anulada y todos".

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:


Salvar:

Exportar:

Abrir / salvar:

Desagrupar:

Desbordar:

Graficar:
Propiedades:


pueden ser modificadas a través de la ventana:


Filtrar:

Imprimir:


Vista previa:


Selector de campos:

Los campos posibles de incluir en la consulta de ordenes de venta son los
siguientes:

C.O.:
Este campo corresponde al código del centro de operación donde se realizó el
documento.

Desc. C.O.:

Tipo:
Este campo corresponde a los tipos de documentos de ordenes de venta.

Nro Docto:
Este campo corresponde a los números de los documentos de ordenes de venta.

Fecha:
Este campo corresponde a la fecha de las ordenes de venta, es la fecha del
documento.

Cliente:
Este campo corresponde al código del cliente a nombre del cual se hicieron las
ordenes de venta.
Estado:
Este campo corresponde al estado actual de las ordenes de venta. Este estado
puede ser "En elaboración, aprobada, rechazada,
facturada, anulada y todos".

Moneda:
Este campo corresponde al código de moneda en el cual se elaboró la orden de
venta.

Valor bruto:
Este campo corresponde a los valores brutos de los documentos de ordenes de
venta.

Valor descuentos:
ordenes de venta.

Valor impuestos:
ordenes de venta.

Valor neto:
Este campo corresponde al valor neto de los documentos ordenes de venta,
calculado a partir del valor bruto menos los descuentos más los impuestos.

Cotización:
Este campo corresponde al número de la cotización a partir de la cual se elaboro
la orden de venta.

Factura:
Este campo corresponde al número de factura de las ordenes de venta facturadas.

Condición de pago:
Este campo corresponde a la condición de pago asociada a las ordenes de venta.

Referencia:
Este campo corresponde a la referencia registrada en cada una de las ordenes de
venta.

Notas:
Este campo corresponde a las notas registradas en cada una de las ordenes de
venta.

Impreso:
Este campo corresponde al estado de impresión de las ordenes de venta.

Transmitido:
Este campo corresponde al estado de transmisión de las ordenes de venta.

Origen:
Este campo corresponde al origen de las ordenes de venta. Este puede ser:
"ordenes de venta de servicios directas, a partir de registros fijos, y a partir de
cotizaciones".

Fecha creación:
Este campo corresponde a la fecha de creación de las ordenes de venta.

Usuario creación:
Estet campo corresponde al usuario que creo el documento de ordenes de venta.



Fecha aprobación:
Este campo corresponde a la fecha de aprobación de las ordenes de venta.

Usuario aprobación:
Este campo corresponde al usuario que aprueba las ordenes de venta.

Fecha rechazo:
Este campo corresponde a la fecha en que es rechazara una orden de venta.

Usuario rechazo:
Este campo corresponde al usuario que rechaza las ordenes de venta.

Fecha facturación:
Este campo corresponde a la fecha en que se factura una orden de venta.

Usuario facturación:
Este campo corresponde al usuario que elabora o emite la factura a partir de la
orden de venta.

Fecha anulación:
Este campo corresponde a la fecha de anulación de la orden de venta.

Usuario anulación:
Este campo corresponde al usuario que realizó la anulación de la orden de venta.

Gran total:

Nombre de consulta:

Ordenes de venta por servicios

relacionada con las ordenes de venta a la fecha de hoy, y discriminando los
servicios, situación que la diferencia de la opción anterior de órdenes de venta
por servicios que sólo saca totales por documento. Como particularidad especial,
esta consulta es totalmente interactiva y permite modificar su presentación,
realizar filtros y ordenamientos especiales, de acuerdo a las opciones incluidas
dentro de su propia barra de controles.



Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:
Se utiliza para seleccionar los documentos de un estado de transmición en

Consultar:

Limpiar:

Consulta de facturas y notas

relacionada con las facturas y notas a la fecha de hoy. Como particularidad



Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:

Consulta de facturas y notas por servicios

relacionada con las facturas y notas por servicios a la fecha de hoy, y
discriminando los servicios, situación que la diferencia de la opción anterior de
facturas y notas que sólo saca totales por documento. Como particularidad



Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:

Entorno general
Como estrategia para brindar un verdadero apoyo a la gestión financiera se han
incluido en UNO_Enterprise todas las opciones para realizar y controlar todo el
ciclo de operaciones de ingreso y egreso que se inician una vez el dinero llega a
caja. De entrada se puede observar que los alcances de este módulo es totalmente
integral y va mucho más allá de lo que es el simplemente control de saldos de
facturas.

Las operaciones de ingreso están relacionadas con el diligenciamiento de los
recibos de caja, originados como consecuencia de la interacción con los clientes
(recaudos de cartera, anticipos recibidos de clientes, registro de cheques
postfechados, etc.). Así mismo, aquí se consideran los recibos de caja de otros
ingresos (recaudos de préstamos a empleados, aprovechamientos financieros,
etc). Complementariamente cuando sea del caso, se actualizan los saldos de los
documentos de cartera comprometidos.

En cuanto a las de egreso, fundamentalmente reflejan las decisiones tomadas por
los encargados de la dirección financiera sobre el rumbo que toman los dineros
mediante las operaciones de consignación en las cuentas bancarias y otros
egresos (traslados entre cuentas bancarias, pagos directos, etc.) aquí vale la pena
resaltar que para el pago de las cuentas por pagar a proveedores se cuenta con un
menú independiente para realizar todas las operaciones de programación de
pagos, órdenes de pago y comprobantes de egreso.

El sistema UNO_Enterprise es una herramienta sofisticada de gestión rápida y
sencilla, totalmente acogida a la metodología windows, esto se demuestra
cuando en concepción básica se han predefinido al máximo todas las cuentas
contables que intervienen en la contabilización de cada tipo de transacción. Otro
hecho que demuestra el poder de UNO_Enterprise, está en que a pesar del gran
número de características funcionales que brinda, no aparecen excesivas
opciones en las estructuras de los menúes, debido a que a medida que se va
diligenciando un documento, los botones de la barra de herramientas, las
ventanas y los menúes desplegables se van activando progresivamente en forma
intuitiva y fácil de recordar.

Adicionalmente, las diferentes opciones del modelo propuesto pueden ser
distribuidas en las diferentes estaciones de trabajo de acuerdo al procedimiento
particular que cada organización determine para la ejecución y control de cada
uno de los pasos durante el ciclo que siguen los recursos monetarios desde que
entran a caja y son utilizados en diferentes operaciones de tipo financiero que a
diario se realizan en cualquier empresa.
Otro beneficio marginal para organizaciones, que en el frente de actividad
financiero, pueden llegar a tener cientos de estaciones de trabajo, es que pueden
cambiar fácilmente los funcionarios de puesto de trabajo, debido a que su
adaptación a las nuevas labores es bastante rápida y sin mayores contratiempos.

Esquema general del módulo de cuentas por cobrar

Activar y cerrar fechas
Mediante esta funcionalidad se informa al sistema que dé por transada
totalmente una fecha específica, y que por lo tanto, no permita ningún tipo de
transacción en el subsistema de cuentas por cobro, que implique la realización de
un documento, como es el caso de planilla de cobro, recibo de caja, cheque
postfechado, egreso de caja, notas o letra. Esta es una práctica recomendable
para garantizar control y no permitir transacciones en fechas no autorizadas. Es
importante tener en cuenta que el alcance de esta opción no llega hasta el control
de la realización de procesos inherentes a los datos, como por ejemplo,
consultas o listados de cualquier índole.

Así como existe la opción de cierre, mediante esta misma opción se puede
realizar la operación contraria de activar una fecha que está cerrada.


Para modificar el estado asociado a una fecha específica en la grilla, basta

ubicar con el mouse la fila de la grilla y al dar click izquierdo,
inmediatamente se cambia el estado activo (v) a inactivo (x) o viceversa
según sea el caso.
Esta operación se repetirá las veces que sea necesario sobre la grilla.
Una vez se hayan realizado todas las modificaciones se da click sobre el
botón "aplicar" para hacer los cambios definitivos sobre la base de datos.

Cajas

Se definen aquí los códigos que identificaran las cajas físicas existentes en la
compañía. Se entiende por caja el punto de control donde se depositan los
dineros y/o medios de pago resultantes de las transacciones. Un ejemplo de
aplicación de esto se da en las dependencias de Tesorería, donde se manejan
dineros, cheques, consignaciones, vouchers, etc.

Igualmente se presume que sobre las cajas se efectuaran procesos de arqueo o
auditoria para constatar que los medios de pago allí acumulados correspondan a
los saldos consignados en el sistema de alli que sea necesario definir una caja
por cada punto de recaudo físico de dinero, a fin de poder confrontar o auditar el
estado del mismo en cualquier momento.


C.O.:
Corresponde al código del centro de operación donde esta ubicada la caja.
Caja:
Corresponde al código que identificara la caja en el sistema.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción completa de la caja.

Ver Detalle:
Este campo de selección se utiliza para activar el display de la totalidad de
campos contenidos en el recuadro siguiente. Su activación permite visualizar las
descripciones de los diferentes códigos de Monedas, Auxiliares y Actividades.

Moneda:
Se utiliza para asociar los códigos de las monedas que se controlaran en la caja.
Siempre como mínimo se deberá asociar la moneda nacional, que para Colombia
es el Peso, a fin de permitir el registro del efectivo y demás valores en pesos
colombianos. Si se requiere registrar transacciones en moneda extranjera, por
ejemplo, dólares, esta moneda deberá estar asociada y habilitada en la caja.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción de la moneda
Ir al maestro de Monedas
Auxiliar:
Corresponde al código de cuenta auxiliar de Caja en la cual se registraran las
transacciones realizadas.

Descripción Aux:
Corresponde al nombre o descripción de la cuenta auxiliar de caja asociada.
Ir al maestro de Cuentas Auxiliares
UN:
Corresponde al código de unidad de negocio, cuando esta es solicitada según se
haya definido en los parámetros de la cuenta auxiliar.
C.Costo:
Corresponde al código del centro de costos, cuando este es solicitado según se
haya definido en los parámetros de la cuenta auxiliar.
Concepto F.E.:
Corresponde al código del concepto de flujo de efectivo default asociado a la
caja.

Descripción concepto F.E.:
Corresponde a la descripción del concepto de F.E,

Seguimiento de CxC

El objetivo de esta opción es predefinir los diferentes tipos de eventos por los
que se discriminará la gestión de cobro que se hará por cada uno de los
documentos del subsistema de Cuentas por Cobrar. Ejemplo: evento 01
"aplazamiento de pago por compromisos pendientes por parte de la empresa",
evento 02 "rechazo de la factura por parte del cliente", etc. De esta manera se
establece un esquema particular para llevar seguimiento de acuerdo a causales
definidos autónomamente por parte de la empresa usuaria del subsistema de
cuentas por cobrar.

Posteriormente, los eventos aquí definidos, se utilizarán en las diferentes
opciones de consulta del subsistema de cuentas por cobrar, al ubicarse en
cualquiera de los documentos presentados en las grillas de consulta, y oprimir
"click derecho", se activa el botón "adicionar". De esta manera con base en los
eventos de seguimiento, se registra en el sistema la situación presentada para ese
documento en particular; conformando así una valiosa bitácora que al ser
analizada permanentemente, da importantes criterios para optimizar la gestión
sobre los documentos involucrados.


Tipo:
Mediante este campo se asocia el evento a un tipo de transacción: entrada de
inventario, salida de inventario, ajustes de inventario, transferencia de
inventario, procesos de inventario, saldos iniciales y requisiciones internas.

Evento:
Código de identificación del evento. Ejemplo: cob-car, para el evento de cobro
de cartera.

Activo:
Check que habilita o inhabilita el uso del evento.

Descripción:
Campo alfanumérico mediante el cual se describe el evento sobre el que se va a
hacer seguimiento. Ejemplo: Cobro cartera vencida.

Campo referencia 1:
Campo de libre utilización por parte del usuario mediante el cual se coloca el
label al campo de texto que se va solicitar durante el seguimiento. Ejemplo: si se
quisiera identificar la persona con la cual se interactuó, se colocaría en este
campo el label "Contacto: ".

Campo referencia 2:
Campo adicional a la referencia 1, también de libre utilización por parte del
usuario mediante el cual se coloca el label al campo de texto que se va solicitar
durante el seguimiento.

Campo valor 1:
label al campo de valor que se va solicitar durante el seguimiento.

Campo valor 2:
Campo adicional al valor 1, también de libre utilización por parte del usuario
mediante el cual se coloca el label al campo de valor que se va solicitar durante
el seguimiento.
Generación de órdenes de cobro (ODC)

Mecanismo complementario, y de uso opcional, para la gestión de la planilla de cobro;
mediante el cual se indica en forma individual por cada cliente los documentos
vencidos a recaudar. Se puede presentar el caso de que la empresa sólo decida trabajar
con órdenes de cobro, o por el contrario, no trabajar con órdenes de cobro y más bien
opte por trabajar directamente con los saldos abiertos, es decir, documentos que tienen
saldo en cartera

Las órdenes de cobro se pueden generar masivamente de acuerdo a los siguientes
criterios de filtrado: plan y/o mayor y/o auxiliar y/o vendedor y/o cliente y/o sucursal
y/o tipo cliente y/o tipo medio de pago y/o plan y/o criterio y/o C.O y/o tipo docto y/o
días de plazo mayor a y/o país y/o departamento y/o ciudad.


Tab (filtrado)
_______________________________________________________

Plan:
Plan de cuentas mayores que se tomará como criterio específico de selección
para generar las ordenes de cobro. Si este campo se deja en blanco no incide en
la selección de los documentos de cartera a recaudar.

Mayor:
Código de cuenta mayor que se tomará como criterio específico de selección

Auxiliar:
Código de cuenta auxiliar que se tomará como criterio específico de selección

Vendedor:
Código de vendedor que se tomará como criterio específico de selección para
generar las ordenes de cobro. Si este campo se deja en blanco no incide en la
selección de los documentos de cartera a recaudar.

Cliente:
Código de cliente que se tomará como criterio específico de selección para

Sucursal:
Código de sucursal que se tomará como criterio específico de selección para

Tipo cliente:

Tipo med. pago:
Tipo de medio de pago que se tomará como criterio específico de selección para

Plan:
Código de plan que se tomará como criterio específico de selección para generar
las ordenes de cobro. Si este campo se deja en blanco no incide en la selección
de los documentos de cartera a recaudar.

Criterio:
Código de criterio que se tomará como criterio específico de selección para

C.O:
Código de C.O. que se tomará como criterio específico de selección para generar

Tipo docto:
Código de tipo de documento que se tomará como criterio específico de
selección para generar las ordenes de cobro. Si este campo se deja en blanco no
incide en la selección de los documentos de cartera a recaudar.

Días de plazo mayores a:
Numero de días de plazo que se tomará como criterio específico de selección

País:
Código de país que se tomará como criterio específico de selección para generar

Departamento:
Código de departamento que se tomará como criterio específico de selección

Ciudad:
Código de ciudad que se tomará como criterio específico de selección para

Tab (Fecha)
_______________________________________________________

Fecha inicial:
Fecha inicial a partir de la cual se tendrán en cuenta los documentos a incluir en
la orden de cobro.

Fecha final:
Fecha final hasta la cual se tendrán en cuenta los documentos a incluir en la
orden de cobro.

De:

Tab (Días vencidos)
_______________________________________________________

Inicial:
Número de días de vencimiento a partir de los cuales se tomarán los documentos
a incluir en la orden de cobro.

Final:
Número de días de vencimiento hasta los cuales se tomarán los documentos a
incluir en la orden de cobro.

Botón consultar:

Botón limpiar:

Generación de planillas de orden de cobro.

Documento generado directamente desde Siesa Enterprise, en el que por cada persona
encargada de cobrar, se le indica masivamente todos los clientes a los que se les hará
el recaudo, indicando por cada uno de ellos, la especificación de cada documento a
cobrar. La planilla de cobro se tiene dos formas de generarse. La primera, con base en
ordenes de cobro (ODC); y la segunda; con base en saldos abiertos, para el caso en el
que la empresa optó por no realizar las órdenes de cobro.

El sistema provee un mecanismo de filtrado para poder extraer un determinado grupo
de documentos vencidos para generarles la planilla de cobro; entre los criterios de
selección se tienen: saldo abierto y/o plan de cuentas y/o y/o mayor y/o auxiliar y/o
vendedor y/o sucursal y/o tipo de cliente y/o tipo de medio de pago y/o plan y/o
criterio y/o C.O. y/o tipo docto y/o país y/o departamento y/o ciudad y/o fecha inicial
y/o fecha final.


C.O:
Centro de operación al que pertenece la planilla de cobro a generar.

Tipo docto:
Tipo de documento asociado a la planilla de cobro.

Número:
Número de consecutivo de la planilla de cobro.

Fecha:
Fecha en la que se genera la planilla de cobro.

Cobrador:
Código asignado a la persona encargada de realizar el cobro con base en la
planilla generada.

Moneda:
Código de la moneda en la que se gestionaron los documentos de cuentas por
cobrar.

Notas:
Campo de libre utilización por parte del usuario para orientar a la persona
encargada de utilizar la planilla de cobro generada. Ejemplo: en el mes de abril
no se reciben cheques del banco XYZ.

Tab (filtrado)
_______________________________________________________
Saldo abierto:
Mediante este campo se indica sssss que se tomará como criterio específico de
selección para generar las ordenes de cobro. Si este campo se deja en blanco no

Plan:
Código del Plan de cuentas mayores que se tomará como criterio específico de
selección para generar la planilla de cobro. Si este campo se deja en blanco no

Mayor:
Código de mayores que se tomará como criterio específico de selección para
generar la planilla de cobro. Si este campo se deja en blanco no incide en la

Auxiliar:
Código de cuenta auxiliar se tomará como criterio específico de selección para

Vendedor:
Código de vendedor que se tomará como criterio específico de selección para

Cliente:

Sucursal:
Código de sucursal que se tomará como criterio específico de selección para

Tipo cliente:
Código de tipo de cliente que se tomará como criterio específico de selección
para generar la planilla de cobroo. Si este campo se deja en blanco no incide en

Tipo med. pago:
Código de tipo de medio de pago que se tomará como criterio específico de

Plan:
Código de plan que se tomará como criterio específico de selección para generar
la planilla de cobro. Si este campo se deja en blanco no incide en la selección de
los documentos de cartera a recaudar.

Criterio:
Código de criterio que se tomará como criterio específico de selección para

C.O:
Código de C.O. que se tomará como criterio específico de selección para generar

Tipo docto:
Código de tipo de documento que se tomará como criterio específico de

País:
Código de país que se tomará como criterio específico de selección para generar

Departamento:
Código de departamento que se tomará como criterio específico de selección
para generar la planilla de cobro. Si este campo se deja en blanco no incide en la

Ciudad:
Código de ciudad que se tomará como criterio específico de selección para

Fecha inicial:
Fecha inicial (AAAAMMDD) a partir de la cual se tendrán en cuenta los
documentos de cuentas por cobrar a incluir en la planilla de cobro.

Fecha final:
Fecha final (AAAAMMDD) hasta la cual se tendrán en cuenta los documentos
de cuentas por cobrar a incluir en la planilla de cobro.

De:

Dias vencidos:

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

ODC:

C.O:

Tipo:

Fecha:

Inicial:

Final:

Tab (ODC/SA grilla)
_______________________________________________________
De acuerdo a los criterios de filtrado dados en el tab anterior de filtrado, se
genera una grilla con el contenido de los documentos de cuentas por cobrar que
serán incluidos en la planilla de cobro.
Legalización de planillas

Después de que la persona encargada de realizar los recaudos regresa a la empresa, se
tiene este proceso de "legalización de planillas" con el cual se registran los recaudos
realizados en el sistema y se actualizan los saldos de cartera con su respectiva
contabilización y emisión del respectivo recibo de caja.


C.O:
Centro de operación a la que pertenece la planilla de cobro a legalizar.

Tipo docto:
Tipo de documento asociado a la planilla de cobro a legalizar.

Número:
Número de planilla de cobro a legalizar.

Después de que el usuario da click sobre el ícono de binoculares, ubicado en la
barra de herramientas, se trae el contenido de los documentos incluidos durante
la generación de la planilla de cobro, realizada en la opción anterior.

Fecha:
Campo informativo, correspondiente a la fecha con la que se generó la planilla
de cobro a legalizar.

Cobrador:
Campo informativo, correspondiente al cobrador encargado de realizar la
operación de recaudo.

Moneda:
Campo informativo, correspondiente a la moneda con la que se generó la planilla
de cobro a legalizar.

Notas:
Campo informativo, correspondiente a las notas incluidas durante la generación
de la planilla de cobro a legalizar.

Tab (Registro control)
_______________________________________________________

En este tab se debe indicar la caja sobre la que se registrarán los recaudos realizados. Seguidamente, se dar
click sobre el ícono "siguiente".

Tab (ODC/SA)
_______________________________________________________
El sistema automáticamente trae una grilla con los documentos inicialmente
incluidos durante la generación de la planilla de cobro. Es labor del usuario
indicar en cada fila de la grilla el medio de pago con el que canceló el cliente.

De igual forma, también se pueden cruzar notas crédito, dándo doble click sobre
el ícono de nota crédito. Si el ícono "múltiples" está deshabilitado, indica que se
debe colocar el documento cruce para poder realizar su aplicación. En caso
contrario, de que está habilitado "múltiples" se pueden ver todas las notas del
cliente.

Recibos de Caja-clientes


C. O.:
Corresponde al centro de operación donde se realiza el recibo de caja del cliente.

Tipo de documento:
dar click sobre el botón [tipo docto...] para invocar la lista desplegable y
proceder a hacer la selección del caso.

Número:

Fecha:
fecha del sistema, pero en caso de que se necesite una diferente se puede dar
click sobre el ícono para invocar la siguiente lista desplegable y proceder a hacer
la selección del caso.

Estado:
Corresponde al estado del documento. Los valores para esta variable son: Todos,
Aprobado, Por Aprobar, En Elaboración, Anulado.

Caja:
Punto de control en el que se depositan los dineros y/o medios de pago
resultantes de las transacciones de recaudo. Este campo está compuesto a su vez
por dos variables, el centro de operación y el código de caja como tal. En ambos
casos a través del botón de despliegue ubicado al lado derecho de cada uno se
pueden invocar sus respectivas listas desplegables para proceder a realizar la
selección del caso. UNO_Enterprise valida que las cajas capturadas
correspondan al centro de operación inicialmente capturado.

Fecha de recaudo:
Debido a que no siempre coinciden las fechas de diligenciamiento con las de
recaudo, se pregunta este campo con el fin de tener mayor exactitud en el cálculo
de vencimientos. El sistema sugiere inicialmente la fecha del sistema, pero en
caso de que se necesite una diferente se puede dar click sobre el ícono para
invocar la siguiente lista desplegable y proceder a hacer la selección del caso.

Tercero:
Código de la persona jurídica o natural de la que se recibe el recaudo. En caso de
que no se conocerlo se puede dar click sobre el botón [tercero ...] para invocar la
lista desplegable y proceder a hacer la selección del caso. Otra forma alterna que
se puede utilizar cuando se conoce parcialmente el nombre o el apellido, es
ubicarse en el punto donde se muestra el nombre del tercero, teclearlo allí, y
oprimir la tecla [TAB], en este momento el sistema invoca una lista desplegable
con todos los terceros que contienen el texto informado.

Generales:.
Moneda Recaudo:
Corresponde a la moneda en la cual es recepcionado el pago.

Valor:
Corresponde al valor del recaudo en la moneda anterior.

Moneda Aplicación:
Corresponde a la moneda local en la cual se registrará la transacción.

Valor COP:
Corresponde al valor en moneda local del recaudo.

Estos campos serán iguales para el caso de las empresas en las que los saldos de
los documentos en cartera y los recaudos se llevan en una misma moneda.
Ahora, si se tienen actividades de comercio internacional es común que se
tengan monedas diferentes, esta es la razón por la que se ofrecen estos dos
campos para ingresar tanto la moneda como su valor correspondiente en lo que
respecta al recaudo y el valor con el que se afectan los saldos de los documentos
en cartera.

Cobrador:
Código de la persona que realiza el recaudo. En caso de que no se conocerlo se
puede dar click sobre el botón [Cobrador ...] para invocar la lista desplegable y
proceder a hacer la selección del caso. Otra forma alterna que se puede utilizar
cuando se conoce parcialmente el nombre o el apellido, es ubicarse en el punto
donde se muestra el nombre del cobrador, teclearlo allí, y oprimir la tecla [TAB],
en este momento el sistema invoca una lista desplegable con todos los
cobradores que contienen el texto informado.

Unidad de negocio:
Frente de actividad comercial de la empresa sobre el cual se hace seguimiento.
Este campo se activa o desactiva dependiendo de la forma como se haya
declarado en la definición previa de la "caja" en el módulo de maestros.

Centro de costo:
Código del área, dependencia o unidad que en la empresa se lleva detalle
adicional de información. Este campo se activa o desactiva dependiendo de la
forma como se haya declarado en la definición previa de la "caja" en el módulo
de maestros.

Concepto F.E.:
Corresponde al código del concepto de flujo de efectivo que se desea afectar con
la contabilización del recibo de caja, es decir, el concepto por el cual se está
haciendo el recibo de caja mismo.

Notas:
incluir los comentarios que considere necesario realizar.

Medios de pago
La idea fundamental de esta sección dentro del proceso de diligenciamiento del
recibo de caja es discriminar la forma en que recibió la cifra informada en valor
recaudado. Al final la sumatoria de los registros aquí informados debe coincidir
con este total.

Medio de pago:
Se debe seleccionar aquí el código del medio de pago en el cual se esta
recepcionando. Dependiendo del medio de pago elegido se presentará una
ventana diferente con campos específicos y relativos al medio de pago
seleccionado.

Valor:
Se reporta aqui el valor recibido por cada medio de pago. Se tiene la opción
adicional de utilizar el ícono de despliegue ubicado al lado derecho con el fin de
invocar la calculadora y entrar el valor por medio del mouse.

Por Aplicar:
Este campo es informativo y corresponde al valor por aplicar del recibo de caja.
Se actualiza la primera vez al momento de definir el valor recaudado en el
documento. Se actualiza cada vez que se informa un medio de pago y valor
específico. El saldo entre el valor recaudado originalmente y el informado en el
medio de pago es el saldo por aplicar que se presenta en esta casilla.

En caso de tener un recaudo en el que el cliente ha entregado simultáneamente
dinero en varios medios de pago, como sería el caso de cheque y efectivo, cada
que se termine de informar cada uno de ellos, se dará click sobre el botón
[aplicar] con el fin de entrar a discriminar la cuantía recibida en el siguiente
medio.

Durante esta parte del proceso el sistema va chequeando que la sumatoria parcial
de lo reportado en medios de pagos no supere el valor total del recaudo.

Cuando se ha terminado esta labor se dará click sobre la lengüeta "aplicación"
con el fin de discriminar los documentos con saldos pendientes de cartera para
cruzar.

Limpiar:
Este botón se utiliza para limpiar la ventana de captura. Esta labor implica que
todos los registros capturados hasta el momento y no grabados, serán borrados
de la pantalla.

Aplicar:
Este botón se utiliza para aceptar o aplicar los datos registrados en la pantalla.

A continuación se presenta el detalle de captura en los diferentes medios de
pago:

Consignación en corporación o banco:
Cuenta bancaria:
Corresponde al código y descripción de la cuenta bancaria en la cual se ha
depositado el recaudo.

Fecha de consignación:
Corresponde a la fecha en la cual fue realizada la consignación.

C. Costo:
Si la cuenta auxiliar asociada a la cuenta bancaria tiene activo el parámetro de
captura de Centro de Costo, se debe registrar aqui el código al cual se desea
cargar el registro del recaudo.

Notas:
Son las notas de la consignación

Cheque:
Banco:
Corresponde al banco al cual pertenece el cheque.

Número de cheque:
Se reporta aquí los últimos 6 dígitos del número del cheque.

Nro. Cuenta:
Se utiliza para registrar el numero de cuenta de la cual ha sido girado el cheque.

Autorización:
Se utiliza para registrar el número de autorización dado al cheque.

Notas:
Son las notas del cheque.

Cheque postfechado:
Banco:

Número de cheque:
Se reporta aqui los últimos 6 dígitos del número del cheque.

Cuenta:

Fecha de consignación:
Se refiere a la fecha en la cual debe ser consignado el cheque posfechado.
Normalmente corresponde a la fecha del mismo.

Autorización:

Efectivo:
Cuando el medio de pago seleccionado es efectivo, solamente se diligencia el
valor y las notas respectivas.

Tarjeta crédito:
Nro. de tarjeta:
Se utiliza para registrar el número de cuenta o tarjeta de crédito.

Código de seguridad:
Se utiliza para registrar los últimos dígitos de la tarjeta, correspondientes al
código de seguridad de la misma.

Vence:
Corresponde a la fecha de vencimiento de la tarjeta.

Autorización:
Se utiliza para registrar el número de autorización dado por el datáfono o por el
funcionario autorizado en la entidad.

Notas:

Tarjeta débito:
Nro. de tarjeta:

Vence:

Autorización:

Notas:

Aplicación
Con base en el código del tercero el sistema trae automáticamente la información
de los documentos pendientes en cartera.

Campos de la aplicación de documentos:
Por Aplicar:
Este valor se despliega en forma automática e informativa para indicar el valor
total a aplicar o pendiente, durante el proceso de selección y aplicación de
documentos en el recaudo.

Apl:
Se utiliza para seleccionar con el cursor, los documentos a afectar con los valores
pendientes de aplicar del documento. Una vez seleccionados, Siesa Enterprise
aplicara su valor en forma automática hasta completar el valor total a aplicar del
documento.

Documento:
Corresponde al tipo, número de documento y numero de cuota. En la vista se
despliegan todos los documentos con saldos pendientes al momento de hacer el
Recaudo. El usuario selecciona aquellos a ser afectados por el recaudo a través
del campo APL.

Vencimiento:
Corresponde a la fecha de vencimiento del documento originalmente capturada.
Es informativa.

Saldo:
Es el valor o saldo pendiente a la fecha, por cada documento y numero de cuota.
Este campo es informativo.

A Aplicar:
Una vez seleccionado el documento, Siesa Enterprise aplicará en este campo
automáticamente su valor hasta el tope de Valor por aplicar del documento. Sin
embargo, el usuario puede digitar este u otro valor, por ejemplo cuando se quiera
hacer un abono a mas de un documento a la vez.

Valor pronto pago:
Si en el registro original del documento a cancelar se ha previsto un descuento
de pronto pago, y el registro actual está dentro de los tiempos previstos, Siesa
Enterpriese sugerirá este valor. No obstante e indistintamente de que se cumpla o
no los términos, el usuario podrá capturar aquí los valores correspondientes al
pronto pago.

Retenciones:
Cuando los valores por concepto de impuestos retenidos son diferentes a los
registrados originalmente en la causación del documento a cancelar, se debe
registrar aquí el monto total de esta diferencia, por documento. Siesa Enterpriese
abre una ventana auxiliar donde se podrá seleccionar las auxiliares
correspondientes a impuestos detalladas en el registro original o causación,
permitiendo al usuario debitar o acreditar cualquier valor en una o varias de
ellas, hasta completar el valor total registrado en el campo de retenciones.

Ajuste al saldo:
Se utiliza para la cancelación de saldos pequeños que quedan al momento de
causar el recaudo de un documento. Por ejemplo se tiene una FV por $ 110.300 y
el pago total fue hecho por $ 110.000, dejando como resultante un saldo por
cobrar de $ 300. Utilizando el botón del campo, se aplica y cancela
automáticamente este saldo. Esto solo se permite cuando se da la cancelación
final y total del documento. No aplica para descuentos parciales.

Nuevo Saldo:
Es el nuevo saldo resultante de aplicar los valores anteriores. Es el saldo con el
cual queda el documento después del recaudo. Este campo es informativo.

C.O.:
Corresponde al centro de operación del documento grabado originalmente y que
se presenta como pendiente de recaudo.

U.N.:
Corresponde a la unidad de negocios originalmente capturada en el documento
pendiente de recaudo.

Sucursal:
Corresponde a la sucursal del tercero a la cual pertenece el documento pendiente
de recaudo.

Auxiliar:
Corresponde al código de auxiliar donde fue registrado originalmente el
documento pendiente de recaudo.

Fecha Documento:
Es la fecha de emisión del documento pendiente de recaudo.

Pronto pago:
Es la fecha asignada para otorgar el pronto pago en el documento pendiente de
pago.

Filtro:
El filtro se utiliza para seleccionar un tipo de registros en particular. Siesa
Enterprise ofrece como datos de filtro o selección los siguientes:

Sucursal:
Corresponde al código y descripción de las sucursales del tercero. El usuario
podrá seleccionar una en particular o todas para el despliege de la ventana de
Saldos Abiertos pendientes de recaudo.

Auxiliar:
Corresponde al código y descripción de las auxiliares de Cuentas por cobrar en
las cuales hay registrados valores por cobrar a nombre del tercero seleccionado.
Se podrá seleccionar una auxiliar en particular para el despliege de la ventana de
Saldos Abiertos pendientes de recaudo.

C.O.:
Corresponde al código y descripción de los centros de operación en los cuales
hay registrados valores por cobrar a nombre del tercero seleccionado. Se podrá
seleccionar uno en particular para el despliege de la ventana de Saldos Abiertos
pendientes de recaudo.

Unidad de Negocios:
Corresponde al código y descripción de las unidades de negocio afectadas con
valores por cobrar a nombre del tercero seleccionado. Se podrá seleccionar una
en particular para el despliege de la ventana de Saldos Abiertos pendientes de
recaudo.

Refrescar:
Este botón refresca la ventana de saldos abiertos de acuerdo a las condiciones
encontradas en el filtro al momento de ser seleccionado.

Saldos Aplicados:
Esta ventana es el resultante de los registros efectuados en el documento.
Presenta a manera informativa los documentos afectados por el recaudo con los
respectivos valores con los cuales ha sido grabado cada documento en el
momento del pago.
En este momento pueden ocurrir varias situaciones:

Que haya coincidencia entre el valor del recaudo con el saldo de algún
documento pendiente, en este caso el sistema automáticamente hace el cruce.

Que el valor a aplicar corresponda a varios saldos pendientes, en este caso el
usuario deberá dar click sobre la primer columna "apl" de cada uno de los
registros a tener en cuenta para el cruce.

Que el valor del recaudo no sea el mismo del valor de los saldos a cruzar, debido
a que el cliente se está teniendo en cuenta algún tipo de retención en la fuente o
descuento por pronto pago. En este caso se deberá incluir dentro del asiento
contable los registros que sean necesarios para lograr hacer el cuadre contable
correspondiente.

sistema.



Recibos de caja - Otros ingresos

A diferencia del enfoque totalmente automatizado que ofrece la anterior opción,
en la opción de "recibos de caja-otros ingresos" se trabaja con un esquema de
total libertad para elegir las cuentas contables que se debitan y acreditan. Se abre
de esta manera el camino para la captura de los recaudos que no están
directamente relacionados con la actividad económica de la empresa.

La aplicación de esta opción está en aquellos casos de recaudos de cartera
clientes en los que necesariamente se debe informar un código de cuenta
contable, como podría ser un caso particular de retención en la fuente. Otras
situaciones que pueden implicar el uso de esta opción se tiene cuando se realiza
un recaudo de un abono a una deuda de un empleado o un aprovechamiento
financiero.

Procedimiento para realizar un recibo de caja - otros ingresos.
Del menú Cartera escoja la opción Recibos de caja, otros ingresos. Como
método alterno de acceso se tiene la siguiente secuencia de teclas: [ALT] r b o.

Verificar que el ícono de adicionar documento esté habilitado.


CO:
diligencia el documento. Este campo cumple doble función. Por un lado, cuando
se une al código de caja sirve para acabar identificarla plenamente ante el
sistema. Así mismo, este código junto al código de tipo de documento es la base
para identificar un documento en el sistema y su correspondiente manejo de
consecutivos. En caso de no conocerlo, se puede dar click sobre el botón ubicado
al lado derecho del campo para invocar la lista desplegable y proceder a hacer la

Tipo de documento:
dar click sobre el boton [tipo docto...] para invocar la lista desplegable y

Número:

Fecha:

Estado:
Corresponde al estado del documento. Los valores para esta variable son: Todos,
Aprobado, Por Aprobar, En Elaboración, Anulado.

Caja:
resultantes de las transacciones de recaudo. Este campo está compuesto a su vez
por dos variables, el centro de operación y el código de caja como tal. En ambos
casos a través del botón de despliegue ubicado al lado derecho de cada uno se
pueden invocar sus respectivas listas desplegables para proceder a realizar la

Fecha de recaudo:
Debido a que no siempre coinciden las fechas de diligenciamiento con las de
recaudo, se pregunta este campo con el fin de tener mayor exactitud en el cálculo
de vencimientos. El sistema sugiere inicialmente la fecha del sistema, pero en
caso de que se necesite una diferente se puede dar click sobre el ícono para
invocar la siguiente lista desplegable y proceder a hacer la selección del caso.

Tercero:
Código de la persona jurídica o natural de la que se recibe el recaudo. En caso de
que no se conocerlo se puede dar click sobre el botón [tercero ...] para invocar la
lista desplegable y proceder a hacer la selección del caso. Otra forma alterna que
se puede utilizar cuando se conoce parcialmente el nombre o el apellido, es
ubicarse en el punto donde se muestra el nombre del tercero, teclearlo allí, y
oprimir la tecla [TAB], en este momento el sistema invoca una lista
desplegable con todos los terceros que contienen el texto informado.

Generales
Moneda Recaudo:
Corresponde a la moneda en la cual es recepcionado el pago.

Valor:
Corresponde al valor del recaudo en la moneda anterior.

Moneda Aplicación:
Corresponde a la moneda local en la cual se registrará la transacción.

Valor COP:
Corresponde al valor en moneda local del recaudo.
Estos campos serán iguales para el caso de las empresas en las que los saldos de
los documentos en cartera y los recaudos se llevan en una misma moneda.
Ahora, si se tienen actividades de comercio internacional es común que se
tengan monedas diferentes, esta es la razón por la que se ofrecen estos dos
campos para ingresar tanto la moneda como su valor correspondiente en lo que
respecta al recaudo y el valor con el que se afectan los saldos de los documentos
en cartera.

Cobrador:
Código de la persona que realiza el recaudo. En caso de que no se conocerlo se
puede dar click sobre el botón [Cobrador ...] para invocar la lista desplegable y
proceder a hacer la selección del caso. Otra forma alterna que se puede utilizar
cuando se conoce parcialmente el nombre o el apellido, es ubicarse en el punto
donde se muestra el nombre del cobrador, teclearlo allí, y oprimir la tecla [TAB],
en este momento el sistema invoca una lista desplegable con todos los
cobradores que contienen el texto informado.

Unidad de negocio:
Frente de actividad comercial de la empresa sobre el cual se hace seguimiento.
Este campo se activa o desactiva dependiendo de la forma como se haya
declarado en la definición previa de la "caja" en el módulo de maestros.

Centro de costo:
Código del área, dependencia o unidad que en la empresa se lleva detalle
adicional de información. Este campo se activa o desactiva dependiendo de la
forma como se haya declarado en la definición previa de la "caja" en el módulo
de maestros.

Concepto F.E:
Corresponde al concepto del flujo de efectivo por el cual se desea registrar el
documento.

Notas:
Campo de 250 caracteres de libre utilización por parte del usuario.

Medios de pago
La idea fundamental de esta sección dentro del proceso de diligenciamiento del
recibo de caja es discriminar la forma en que recibió la cifra informada en valor
recaudado. Al final la sumatoria de los registros aquí informados debe concidir
con este total.

Medio de pago:
Modalidad bajo la que se está recibiendo un recaudo (consignación bancaria,
efectivo, cheque, tarjeta de crédito, etc) esta debió haber sido declarada
previamente durante la configuración del sistema en el archivo de medios de
pago. En caso de no conocer el código, se puede utilizar el ícono de despliegue
ubicado al lado derecho del campo, con el fin de invocar la lista desplegable y

Valor:
Valor recibido. Se tiene la opción adicional de utilizar el ícono de despliegue
ubicado al lado derecho con el fin de invocar la calculadora y entrar el valor por
medio del mouse.

Por aplicar:
Es el saldo por aplicar del documento.

Notas:
Campo de 250 caracteres longitud de libre utilización por parte del usuario.

En caso de tener un recaudo en el que el cliente ha entregado simultáneamente
dinero en varios medios de pago, como sería el caso de cheque y efectivo, cada
que se termine de informar cada uno de ellos, se dará click sobre el botón
[aplicar] con el fin de entrar a discriminar la cuantía recibida en el siguiente
medio.

Durante esta parte del proceso el sistema va chequeando que la sumatoria parcial
de lo reportado en medios de pagos no supere el valor total del recaudo. Cuando
se ha terminado esta labor se dará click sobre la lengüeta "aplicación" con el fin
de discriminar los documentos con saldos pendientes de cartera para cruzar.

Limpiar:
Este botón se utiliza para limpiar la ventana de captura. Esta labor implica que
todos los registros capturados hasta el momento y no grabados, serán borrados
de la pantalla.

Aplicar:
Este botón se utiliza para aceptar o aplicar los datos registrados en la pantalla.

Consignación en corporación o banco:
Cuenta Bancaria:
Corresponde al código y descripción de la cuenta bancaria en la cual se ha
depositado el recaudo.

Fecha de Consignación:
Corresponde a la fecha en la cual fue realizada la consignación.

C. Costo:
Si la cuenta auxiliar asociada a la cuenta bancaria tiene activo el parámetro de
captura de Centro de Costo, se debe registrar aqui el código al cual se desea
cargar el registro del recaudo.

Cheque:
Banco:

Número de Cheque:

Cuenta:

Autorización:

Cheque postfechado:
Banco:

Número de Cheque:

Cuenta:

Fecha de Consignación:
Se refiere a la fecha en la cual debe ser consignado el cheque posfechado.
Normalmente corresponde a la fecha del mismo.

Autorización:

Efectivo:
Cuando el medio de pago seleccionado es efectivo, solamente se diligencia el
valor y las notas respectivas.

Tarjeta crédito:
Nro. de tarjeta:

Código de Seguridad:
Se utiliza para registrar los últimos dígitos de la tarjeta, correspondientes al
código de seguridad de la misma.

Vence:

Autorización:

Tarjeta Débito:
Nro. de tarjeta:

Vence:

Autorización:

Contracuenta:
Este botón permite la captura de los registros contables, es decir, cada una de las
cuentas auxiliares, sus valores y demás conceptos que conforman cada uno de
los registros del documento:

Auxiliar:
Corresponde a la cuenta auxiliar en la cual se desea hacer el registro contable. Se
debe capturar tantas veces como diferentes cuentas y registros tenga el
documento.

Asientos:
C.O.:
Corresponde al centro de operación del registro.

U.N.:
Unidad de negocios que se desea afectar en el registro.

Tercero:
Corresponde al tercero que se desea afectar en el registro.

Sucursal:
Sucursal del tercero que se desea afectar en el registro.

Naturaleza:
Naturaleza de la transacción. Puede ser débito o crédito.

Valor MA:
Valor en moneda extranjera, se captura cuando la cuenta maneja este tipo de
moneda.

Valor COP:
Valor en moneda local, corresponde al valor del registro contable.

Base gravable:
Se utiliza cuando la cuenta es de impuestos y se usa para definir el valor de la
base gravable.

C.Costo:
Código del centro de costos a afectar en el registro.

Cpto. F.E.:
Cuando la cuenta auxiliar es de efectivo, se debe indicar aquí el concepto de
flujo de efectivo a afectar en el registro.

Doc. Banco:
Cuando la cuenta auxiliar es de bancos, se debe indicar aquí el tipo de
documento de banco a registrar.

Notas:
Corresponde a las notas o detalle del registro.

Eliminar:
Este botón se utiliza para eliminar la información capturada antes de ser grabada.

Cancelar:
Este botón se utiliza para cancelar la captura de información.

Siguiente:
Una vez diligenciados los datos anteriores y dependiendo de los parámetros de la
cuenta auxiliar, con este botón se capturan los valores complementarios en una
siguiente ventana de trabajo.

Por ejemplo, cuando se reciben anticipos de clientes la contabilización de este
documento puede tener como débito la caja o cuenta de efectivo y como
contrapartida la cuenta de Anticipos de clientes. En este caso se debe capturar el
detalle del saldo o valor del anticipo a favor del cliente, indicando el tipo y
número de documento sobre el cual se deberá llevar el registro o anticipo mismo.
Para tal efecto y una vez capturada la cuenta de anticipos, se presenta
adicionalmente el formato de captura de saldos abiertos, en cuyo caso se debe
diligenciar la siguiente información:

Captura de saldos abiertos:
Docto. cruce:
Corresponde al tipo y número de documento en el cual se va a registrar el
anticipo.

Valor a aplicar:
Es el valor a aplicar del registro.

Vencimiento:
Corresponde a la fecha de vencimiento o vigencia del documento cruce.

Descuento:
Corresponde al valor de descuento por pronto pago, cuando este aplica.

Pronto pago:
Corresponde a la fecha límite para liquidación del descuento de pronto pago.

Vendedor:
Corresponde a la identificación del vendedor a nombre del cual se desea afectar
el registro.

Concepto F.E.:
Cuando la cuenta auxiliar es de efectivo, se debe indicar aquí el concepto de
flujo de efectivo a afectar en el registro.

Notas:
Son las notas o detalle del registro del documento cruce.

Limpiar:
Este botón se utiliza para limpiar los valores de los campos anteriores, antes de
grabar.

Aplicar:
Este botón se utiliza para aceptar y aplicar la información registrada en los
campos anteriores.

Anterior:
Se utiliza para ir a la ventana o captura anterior del documento.

Proceso de recaudos

Ante el peligro que tiene para las empresas de ser atracadas cuando realizan
directamente los recaudos en sus propias oficinas, cada vez es más usual la
intermediación de entidades financieras con el fin de que los clientes hagan sus
operaciones de pago a través de ellas. Ejemplo: pago de colegios, pago de
servicios logísticos, pago de arrendamientos de locales comerciales, etc. Esta es
la razón de ser del PATE, como nueva funcionalidad del sistema Siesa
Enterprise, con la cual se importa el archivo enviado por la entidad bancaria para
aplicarlos a un documento de otros ingresos con su respectiva contabilización.

Configuración del Pate (maestro de cuentas
bancarias).

Como se puede observar en el siguiente gráfico el objetivo de la opción proceso
de recaudo, es realizar la fase II, mediante la cual se actualizan los saldos de
cada cliente en el sistema de CxC, con base en el archivo enviado por la entidad
bancaria (ya importado mediante la fase I). Adicionalmente, se generan los
documentos contables con su respectiva contabilización de acuerdo a como se
hayan parametrizado las directrices de manejo.

Cada proceso de recaudo ejecutado en la fase II, tiene en el sistema un control
automático de transiciones de estado (Pendiente, Procesado Ok de acuerdo a la
parametrización, Procesado a un tercero genérico y No procesado). Otra
característica funcional relevante es que el usuario que realice periódicamente la
fase II de ejecución, en ningún momento informa aspectos de índole contable
(auxiliares de cuentas contables, centro de operación, caja, tipos de documento,
medios de pago, etc.).

Estados por los que pasan los procesos de recaudo:
Pendiente: estado inicial.
Procesado: se procesó según indicaciones.

Estado por los que pasa cada uno de los recaudos indicados en los procesos
de recaudo.
Procesado OK: se procesó tal como se indicó en la parametrización.
Procesado Tercero genérico: se proceso usando el parámetro de tercero no
existe.
No procesado: debido a las inconsistencias presentadas no fue posible
realizar el proceso de recaudos.


En el manejo del PATE, el usuario al importar, no indica que formato va a
importar, sino que selecciona la cuenta bancaria que se va a procesar, la cual ya
ha sido asociada previamente con el formato a utilizar con su respectiva
ubicación.

Una vez se ha terminado de procesar con éxito el archivo enviado por la entidad
bancaria, se pueden hacer Drill Down, para ir progresivamente profundizando
hasta llegar al contenido de cada recibo de caja.

Importar formato

El objetivo de esta opción es importar el archivo enviado cada mes por la
entidad bancaria. En esta operación se asumen totalmente todos los parámetros
de la fase I, y el usuario, solo se limita a depurar inconsistencias en el caso de
que se presenten.

Precondición:
Se debe contactar a SIESA para obtener el formato específico, y ubicarlo en una
carpeta definida por el usuario. Ejemplo: /Formato/FormatoPATE2.sql.


Cuando se presentan inconsistencias, se muestran en una grilla para que sean
corregidas por el usuario.

Estados por los que pasan los procesos de recaudo:
Estado por los que pasa cada uno de los recaudos indicados en los procesos de
recaudo.
Procesado OK: se procesó tal como se indicó en la parametrización.
Procesado Tercero genérico: se proceso usando el parámetro de tercero no
existe.
No procesado: debido a las inconsistencias presentadas no fue posible
realizar el proceso de recaudos.

Consignaciones

Dentro del ciclo que sigue el dinero en la empresa, el objetivo de la
"consignación" es registrar su depósito en las entidades bancarias una vez el
dinero se ha recaudado e ingresado a caja. De acuerdo a las normas de control
interno universalmente aceptadas, esta operación, en lo posible, debe ser la única
forma de egreso de caja utilizada y debe realizarse de tal manera que los dineros
se consignen por lo menos diariamente y el saldo en las arcas de la empresa sea
cero.

Para dar la mayor funcionalidad posible en la gestión de las consignaciones el
sistema interactúa con la información capturada en todos los recibos de caja, y a
medida que se van consignando, se va llevando un indicador que indica si el
dinero todavía está en caja o ya pasó a bancos. Adicionalmente, se tienen
múltiples alternativas de ir seleccionando los documentos: por caja, por cuenta
auxiliar, por medio de pago, o por la combinación de alguno de ellos. Como
resultado de todo este proceso se generan los listados de validación y los
correspondientes asientos contables del caso.

Precondiciones para consignaciones.
Se deben tener ingresos registrados en caja para poder disponer de ellos.

Por lo tanto, todo recibo de caja para poder ser consignado debe estar
"aprobado", es decir, que durante su diligenciamiento no bastan con que
sólamente se dejen en estado de "grabado".
El administrador del sistema debe estructurar los permisos de acceso a este
programa, de tal manera que sólo usuarios autorizados lo puedan ejecutar.
De esta manera se logra definir un esquema distribuido de
responsabilidades, en las que sean diferentes las personas que realizan
recibos de caja de las que hacen consignaciones.
Del menú de Cuentas por cobrar escoger la opción de egresos de caja,

consignaciones. Como método alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas
[Alt] r e c.

C.O.:
Centro de operación donde se genera la consignación.

Tipo de documento:
Corresponde al tipo de documento a generar. Para este caso debe ser el tipo de
documento definido para las consignaciones.

Número:
Es el número consecutivo del documento.

Fecha:
Esta es la fecha de emisión y registro de la consignación.

Estado:
Corresponde al estado del documento: pendiente, aprobado, anulado.

Cuenta bancaria:
Se debe digitar aquí el código de la cuenta bancaria en la cual se deposita la
consignación.

Banco:
Este campo es informativo y corresponde al código de banco a la cual pertenece
la cuenta bancaria.

Moneda:
Este campo es informativo y se refiere a la moneda de la cuenta bancaria.

Auxiliar:
Es la cuenta auxiliar asociada al código de cuenta bancaria. El usuario digitará el
código de cuenta bancaria pero Siesa _Enterprise guardará el registro en la
respectiva cuenta auxiliar asociada a esta.

U.N.:
Unidad de negocios en la cual se desea consignar la transacción.

C.Costo:
Código del centro de costos que se desea afectar en la consignación.

Concepto F.E.:
Corresponde al concepto del flujo de efectivo por el cual se desea registrar el
documento.

Notas:
Observaciones, detalle o comentarios al momento de registrar la consignación.

Apl:
Una vez definido el filtro, se presentan todos los documentos registrados en la
cuenta auxiliar de caja y pendientes de consignación. Este campo de aplicación
se utiliza para marcar o señalar los documentos que van a ser consignados. Cada
vez que se selecciona uno de ellos, el valor de total se va afectando.

Medio de pago:
Es informativo y corresponde al medio de pago utilizado para registrar el valor
en caja.

Valor:
Es informativo y corresponde al valor del medio registrado.

Banco:
Es informativo y corresponde al código del banco del cual se registro ingreso en
caja.

Número:
Es informativo y corresponde al número de cuenta del medio de pago.

Fecha consignación:
Es informativa y corresponde a la fecha de consignación del medio de pago.

Autorización:
Es informativa y corresponde al detalle de autorización del medio de pago.

C.O.:
Es informativo y corresponde al centro de operación del medio de pago.

U.N.:
Es informativo y corresponde a la unidad de negocios afectada con el medio de
pago.

C. Costo:
Es informativo y corresponde al código de centro de costos afectado con el
registro del medio de pago.

Cpto. F.E.:
Es informativo y corresponde al concepto de flujo de efectivo capturado al
momento de registrar el medio de pago.

Total:
Es dinámico y se actualiza cada vez que se marca un valor o medio de pago
específico. Corresponde al total del valor a consignar.

Filtro:
Esta parte de la pantalla se utiliza para hacer una selección de los medios de
pago a consignar. Si se dejan en blanco o espacios, se asume que se desea
considerar todos los códigos o medios existentes, dentro de la selección. Si se
desea hacer una búsqueda específica, se debe escoger un código o medio
igualmente específico.

C.O.:
Corresponde al centro de operación donde se realiza el documento de
consignación.

Caja:
resultantes de las transacciones de recaudo. Si se captura un código de caja en
particular, implica que se incluirán en la selección de valores a consignar,
solamente los que se hayan registrado en la caja seleccionada y que estén
pendientes de consignar.

Auxiliar:
Código de la cuenta auxiliar asociada a la caja. Se despliega cuando se ha
seleccionado una caja en particular.

Todos los medios de pago:
Este botón permite incluir todos los medios de pago en la selección para efectuar
la consignación.

Efectivo:
Se utiliza para especificar que se desea incluir este medio de pago en el filtro.

Cheques:

Tarjetas crédito:

Tarjetas débito:

Filtrar:
Este botón ejecuta el filtro de acuerdo a los parámetros definidos.

Una vez se ha terminado de diligenciar los anteriores campos se debe dar click
sobre el botón [Filtrar]. En este momento Siesa Enterprise realiza un proceso de
consulta mediante el cual se traen al área de despliegue los documentos que
todavía están pendientes y que cumplen con los criterios de filtrado.

Dar click en el campo [Apl] aplicación para chulear todos los documentos que se
quieran consignar.

Con base en los íconos de la barra de herramientas determinar la tarea a realizar:

Aprobar: Para actualizar la contabilidad. En este caso se solicitaran los
campos de centro de operación, tipo de documento y número para generar
el documento correspondiente.

Imprimir: Para obtener un listado en pantalla, impresora o archivo plano
con los documentos que se están consignando. Este a su vez, puede servir
de soporte para esta operación.

Egresos de caja

El objetivo de este programa es realizar el procedimiento esporádico de apoyo
para los casos en que se dispone directamente de los recursos monetarios en caja,
sin haberlos registrado en una cuenta con los parámetros de "Bancos" activos en
la misma, como por ejemplo : Compras urgentes de elementos o servicios
indispensables para la operación de la empresa.

Para efectos de contabilización de esta transacción el sistema deduce que la
cuenta a acreditar es la fué a la caja en el momento de su creación en el sistema.
Ejemplo: 110505xx. El valor a acreditar es la sumatoria de las cuantías tomadas
de los acumulados que hay en los diferentes medios de pago. Las restantes
contracuentas del asiento el usuario debe informarlas una a una.

Precondiciones
Se deben tener ingresos registrados en caja para poder disponer de ellos.

Por lo tanto, todo recibo de caja para poder ser consignado debe estar
"aprobado", es decir, que durante su diligenciamiento no bastan con que
sólamente se dejen en estado de "grabado".
El administrador del sistema debe estructurar los permisos de acceso a este
programa, de tal manera que sólo usuarios autorizados lo puedan ejecutar.
De esta manera se logra definir un esquema distribuido de
responsabilidades, en las que sean diferentes las personas que realizan
recibos de caja de las que hacen consignaciones.

Procedimiento para realizar otros egresos de caja.
Del menú Cuentas por cobrar escoja la opción egresos de caja, otros egresos.
Como método alterno de acceso se tiene la siguiente secuencia de teclas: [ALT] r
e o.

Verificar que el ícono de adicionar documento esté habilitado.

C.O.:
Este título no se presenta explícitamente, forma parte del código de la caja a
seleccionar. Se debe inicialmente definir el centro de operación sobre el cual se
desea trabajar, seguidamente el numero de caja de este centro.

Caja:
Punto de control de dineros y/o medios de pago desde donde se dispondrá de los
recursos monetarios. Este campo está compuesto a su vez por dos variables, el
centro de operación (presentado anteriormente) y el código de caja como tal. En
ambos casos a través del botón de despliegue ubicado al lado derecho de cada
uno se pueden invocar sus respectivas listas desplegables para proceder a

Estado:
Corresponde al estado del documento: pendiente, aprobado, anulado.

Tipo de documento:
dar click sobre el boton [tipo docto...] para invocar la lista desplegable y

Número:

Fecha:

Tercero:
Código de la persona jurídica o natural a la cual se le entregan los dineros. En
caso de que no se conocerlo se puede dar click sobre el botón [tercero ...] para
invocar la lista desplegable y proceder a hacer la selección del caso. Otra forma
alterna que se puede utilizar cuando se conoce parcialmente el nombre o el
apellido, es ubicarse en el punto donde se muestra el nombre del tercero,
teclearlo allí, y oprimir la tecla [TAB], en este momento el sistema invoca una
lista desplegable con todos los terceros que contienen el texto informado.

Moneda:
Tipo de moneda en la cual se registra la transacción.

Auxiliar:
Este campo se despliega a manera informativa y corresponde a la cuenta auxiliar
de la cual se desea extraer los valores a cancelar.

Valor:
Este campo se despliega a manera informativa y corresponde al saldo o valor
registrado en la caja seleccionada al momento.

Unidad de negocio:
Se captura cuando la cuenta auxiliar tiene activo este parámetro. Corresponde al
código de unidad de negocio que se deberá afectar en la transacción.

Centro de costo:
Se refiere al código de centro de costos que se debe afectar en la transacción.

Destino:
Se refiere al código de destino que se debe capturar en la transacción.

Notas:
incluir los comentarios que considere necesario realizar.

Selección del medio de pago:
Esta es la acción que a continuación debe realizar el usuario. Para tal efecto se
debe hacer uso del filtro y selección de los medios de pago que se presentan en
pantalla. Si se tiene saldos registrados en caja por diferentes medios de pago, se
deberá seleccionar el medio deseado. El sistema informa todos los detalles de
cada medio, dentro de los cuales se consideran el banco (para cheques), número,
fecha de consignación, etc.

Filtro:
Trae todos los medios de pago:
Este botón se utiliza para indicar que se desea traer todos los medios de pago
disponibles en la caja. Seguidamente se deberá dar click en el botón de filtrar
para ejecutar la acción.

Efectivo:
Se utiliza para seleccionar los valores en medios de pago de efectivo.

Cheques:
Se utiliza para seleccionar los valores y medios de pago de cheques, incluyendo
a la vista y posfechados.

Tarjetas crédito:
Se utiliza para seleccionar los valores y medios de pago de tarjetas de crédito.

Tarjetas débito:
Se utiliza para seleccionar los valores y medios de pago de tarjetas de crédito.

Filtrar:
Este botón ejecuta el filtrado de acuerdo a los medios de pago seleccionados.
Estos valores son presentados en la parte anterior de la pantalla (al área de filtro)
para ser seleccionados y así incluidos en las transacciones a realizar.

Contracuenta...:
Una vez diligenciados los campos de caja, valor y medios de pago a afectar, se
deben capturar los campos correspondientes a las contrapartidas o contracuentas.
Este botón permite la captura de estos valores.

Asientos:
C.O.:
Corresponde al centro de operación que se desea capturar en la cuenta
contrapartida.

U.N.:
Corresponde a la unidad de negocios que se desea capturar en la cuenta
contrapartida.

Tercero:
Corresponde al código del tercero que se desea capturar en la cuenta
contrapartida.

Sucursal:
Corresponde a la sucursal del tercero que se desea capturar en la cuenta
contrapartida.

Naturaleza:
Se debe definir aqui la naturaleza del registro o transacción a realizar. Los
valores posibles son Db y Cr.

Valor M.A.:
Corresponde al valor en moneda alterna, cuando la cuenta auxiliar captura esta.

Tasa COP:
Se refiere a la tasa de cambio de la moneda alterna.

Valor COP:
Corresponde al valor en moneda local de la transacción.

Tasa COP:
Se refiere a la tasa de la moneda local.

Base Grabable:
Si la cuenta es de impuestos, se debe capturar la base gravable de la transacción.

Tasa:
Corresponde a la tasa de la cuenta de impuestos a afectar.

C.Costo:
Corresponde al centro de costos que se desea capturar en la cuenta contrapartida.

Destino:
Corresponde al código de destino que se desea capturar en la cuenta
contrapartida.

Notas:
Son las notas o comentarios que se desea registrar en la transacción. Es el detalle
de los libros auxiliares.

Eliminar:
Este botón elimina los registros capturados en el asiento.

Cancelar:
Este botón cancela la operación.

Aceptar:
Este botón se utiliza para aceptar y grabar la información de cada registro del
asiento.

Explicación de la contracuenta.
En esta pantalla se van consignando cada uno de los registros contables
capturados por el usuario. Se visualiza aqui el comportamiento del documento en
términos de registros y valores.

sistema.



Maestros de provisión

Como preparación del sistema al proceso de provisión de cartera se tiene la
actualización del maestro de provisión, con el que además de informar los porcentajes
de provisión anual para los próximos n años, se definen las cuentas contables para los
siguientes aspectos: provisión, gastos provisión, centro de costo, orden a favor, orden
por contra, ingresos gravados e ingresos no gravados.


Tab (Cuentas)
_______________________________________________________

Provisión:
Código de cuenta contable para contabilización del cálculo de la provisión. De
acuerdo al PUC es el código 139905- Clientes.

Gasto provisión:
Código de cuenta contable para contabilización del gasto de provisión. De
acuerdo al PUC es el código 529910-deudores.

C.Costo:
Código del centro de costo. Ejemplo: 1099999 - generales por distribución
comercial y ventas.

Orden a favor:
Código de cuenta contable para contabilización sobre la cuenta de orden a favor.
De acuerdo al PUC es el código 950105- provisión deudores comercial por
contra (DB).

Orden x contra:
Código de cuenta contable para contabilización sobre la cuenta de orden en
contra. De acuerdo al PUC es el código 92050- provisión deudores comercial
por contra (CR).

Ing. gravados:
Código de cuenta contable para contabilización de sobre la cuenta de ingresos
gravados. De acuerdo al PUC es el código 4203505- recuperación provisión
clientes gravados.

Ing. No gravados:
Código de cuenta contable para contabilización de sobre la cuenta de ingresos no
gravados. De acuerdo al PUC es el código 4203506- recuperación provisión
clientes no gravados.

Tab (años)
_______________________________________________________

Número de años:
Número de años para los que se definirá el porcentaje de provisión. Ejemplo: 3,
esto significa que se generarán en la grilla igual número de filas para ingresar
por cada año su respectivo porcentaje.

Grilla (Año, Porcentaje (%))
Por cada fila que corresponde a un año específico se indica el porcentaje.
Generar provisión de cartera

El objetivo de este programa es calcular la provisión, emitir la respectiva nota de
contabilidad y simultáneamente realizar la contabilización del caso.


Consulta de movimiento de clientes

El objetivo de este programa es brindar 4 puntos de vista para examinar la
información de las cuentas por cobrar :

Punto de vista 1: Saldos por cada una de las cuentas contables asociadas a
cuentas por cobrar declaradas en el sistema; estas cifras se muestran
discriminadas por centro de operación y unidad de negocio.

Punto de vista 2: Saldos a nivel de documento para cada uno de los saldos
mostrados en el punto de vista 1.

Punto de vista 3: movimiento histórico de cada uno de los documentos que
afectaron los saldos por documento mostrados en el punto de vista 1, a
partir de la fecha de análisis.

Punto de vista 4: Detalle de cada uno de los documentos mostrados en el
punto de vista 2.
Para acceder a cada uno de estos puntos de vista se trabaja con base en la
siguiente pantalla.

Procedimiento para consultar el movimiento de clientes
Del menú de cuentas por cobrar escoja la opción de consultas, movimiento de
clientes. Como método alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas: [Alt] r c
e.

Diligencie los campos del área de filtrado, con el fin de definir los criterios bajo
los cuales se preseleccionarán las cuentas por cobrar que se desean analizar ( ver

Es importante tener en cuenta que los campos en los que se incluyan valores
particulares serán tomados como criterios de selección, en cambio, los que se
dejen en blanco no restringirán la selección. Se puede presentar el caso de que
todos se dejen sin diligenciar, para traer la totalidad de la información.

Una vez haya terminado de definir estos valores de filtrado se debe dar click
sobre el botón de "consultar".

En este momento se logran los puntos de vista 1 y 2, debido a que en el área 1 de
la ventana, ubicada en la parte superior , se muestran los saldos para cada una de
las cuentas contables de cuentas por cobrar discriminados por sucursal, auxiliar,
centro de operación y unidad de negocio. Simultáneamente, por cada renglón del
área 1 se despliegan en el área 2, los documentos que conforman el saldo total.

Nota: Se debe tener muy en cuenta la gran incidencia que tiene el campo
"Fecha desde" del área 3 de filtrado, debido a que los documentos
mostrados en el área 2 son posteriores a este campo.

Para lograr el punto de vista 3, es decir, el movimiento histórico de cada uno de
los documentos, se debe invocar el menú de contexto asociado al área 1, para
ello se debe dar click derecho sobre el renglón del área 1, sobre el cual se quiera
hacer este análisis.

Para lograr el punto de vista 4, es decir, el detalle de los documentos mostrados
en el punto de vista 2, se debe invocar el menú de contexto asociado al área 2,
para ello se debe dar click derecho sobre el renglón del área 2, sobre el cual se
quiera hacer este análisis.

Explicación detallada de campos:
Cliente:
Se utiliza para especificar el cliente sobre el cual se desea hacer la consulta. Si se
deja en blanco, se asumen todos los terceros con saldos pendientes, de acuerdo a
los parámetros dados.

Sucursal:
Se utiliza para seleccionar una sucursal del cliente en particular. Si se deja en
blanco, se asumen todas las sucursales.

C.O.:
Se utiliza para seleccionar un centro de operación en particular. Si se deja en
blanco se presentará la información de todos los centros de operación.

U-.N.:
Se utiliza para seleccionar una unidad de negocios en particular. Si se deja en
blanco se presentará la información de todas las unidades de negocios.

Fecha desde:
Este campo es de vital importancia debido a que dependiendo de la fecha
indicada es que se muestran los documentos que posteriormente a ella han
afectado los saldos del área 1. Por lo tanto, se puede presentar el caso de que por
lo reciente de la fecha no salga ningún en el reglón en el área 2; esta situación
podría cambiar si se indicara una fecha anterior a la allí mostrada.
Consultas de estados de cuentas por cobrar

El objetivo de este programa es brindar una versátil forma de examinar en una
misma pantalla, la información de las cuentas por cobrar. En primer lugar,
dependiendo de la elección hecha en el campo "ordena por" se establece la
directriz principal de análisis de la consulta. Seguidamente, mediante los menúes
de contexto disponibles se permite ampliar en detalle cada una de las cifras
mostradas, llegando inclusive a la información capturada cuando se diligenció
cada documento.

Para activar la consulta se debe diligenciar los campos del área de filtrado, con el
fin de definir los criterios bajo los cuales se preseleccionarán las cuentas por
cobrar que se desean analizar. Así mismo, se debe tener en cuenta que los
campos en los que se incluyan valores particulares serán tomados como criterios
de selección, en cambio, los que se dejen en blanco no restringirán la selección,
y se puede presentar el caso de que todos se dejen sin diligenciar, para traer la
totalidad de la información. Una vez haya terminado de definir estos valores de
filtrado se debe dar click sobre el botón de "consultar".

En este momento en la ventana ubicada al lado izquierdo se muestra en forma
gráfica los diferentes datos que cumplen con las condiciones de filtrado dadas en
el punto anterior. Simultáneamente en la ventana ubicada al lado derecho se
despliega el detalle de la información de acuerdo al orden dado, presentando el
detalle de análisis y valores respectivo.

En la parte superior de la pantalla se encuentra activa la opción de graficar de la
consulta.

Si se considera del caso, a través del menú de contexto asociado a la ventana
ubicada al lado izquierdo, se puede optar por analizar esta misma información
por varias opciones:

Para ello, se da click derecho sobre la ventana de la izquierda para invocar el
correspondiente menú de contexto. Seguidamente y de acuerdo a la selección
realizada, varia el campo de detalle ubicado en la ventada derecha de la pantalla.

Adicionalmente a lo anterior, ubicados sobre la ventana de detalle de valores y
dando clic derecho, se activan opciones adicionales para profundizar en el
detalle de la consulta.

En un formato de pantalla similar al anterior se presenta el detalle de las
opciones de consulta de documentos cancelados, cheques posfechados y cheques
devueltos. La opción de proyectar presenta el detalle de las cuentas por cobrar en
cifras y gráfica, de acuerdo a los rangos y opciones complementarias
seleccionadas por el usuario:


Filtro:
Ordenar por:
Es la primera opción de ordenamiento y permite realizar la consulta de manera
agrupada o detallada, dependiendo de la selección que realice el usuario. Las
opciones de ordenamiento del árbol que se presenta en la parte superior
izquierda de la consulta.

Auxiliar:
Se utiliza para seleccionar una cuenta auxiliar en particular. Si se deja en blanco
se presentará la información de todas las cuentas auxiliares por Cobrar con
saldos pendientes. El usuario podrá escoger dentro de estas en las áreas de árbol
de agrupación y detalle en moneda local y alterna.

C.O.:

U-.N.:
blanco se presentará la información de todas las unidades de negocios.

Cliente:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por cliente y corresponde al código
y demás datos de identificación del tercero cliente. Se utiliza cuando se desea
hacer el filtro por el código de un tercero en particular.

Sucursal:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por cliente y corresponde al código
y demás datos de identificación de la sucursal del tercero cliente. Se utiliza
cuando se desea hacer el filtro por el código de un tercero y una sucursal en
particular.

Vendedor:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por vendedores y corresponde al
código y demás datos de identificación del vendedor. Se utiliza cuando se desea
hacer el filtro por el código de un vendedor en particular.

Pais:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por País y corresponde al código y
demás datos de identificación del país. Se utiliza cuando se desea hacer el filtro
por el código de un país en particular.

Departamento:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por departamento y corresponde al
código y demás datos de identificación departamento. Se utiliza cuando se desea
hacer el filtro por el código de un departamento en particular.

Ciudad:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por ciudad y corresponde al código
y demás datos de identificación de la ciudad. Se utiliza cuando se desea hacer el
filtro por el código de una ciudad en particular.

Sub zonas:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por subzonas y corresponde al
código y demás datos de identificación de las subzonas. Se utiliza cuando se
desea hacer el filtro por el código de una subzona en particular.

Zonas:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por zona y corresponde al código y
demás datos de identificación de la misma. Se utiliza cuando se desea hacer el
filtro por el código de una zona en particular.

Calcular saldos a :
Hoy:
Este botón se utiliza para indicar que la consulta deseada es a la fecha actual del
sistema.

A fecha anterior:
Normalmente la consulta de los estados de cuenta se hace al momento actual.
Sin embargo puede darse el caso que se desee consultar a una fecha anterior.
Este botón se utiliza para indicar que se desea hacer la consulta a una fecha
anterior y seguidamente se permite seleccionar la fecha de corte deseada.

Consultar:
filtro.

Limpiar:
Este botón limpia la información capturada en el filtro.

Arbol de selección:
Permite agrupar la información de acuerdo al orden principal seleccionado.
Dependiendo de la estructura y tablas asociadas con el orden seleccionado, se
podrá desplegar en mayor detalle el árbol y ubicar la información específica que
se desea. Para esto solo se debe dar click en los signos "+" que se presentan en la
parte izquierda de cada opción desplegada en el árbol. Para contraer la
información se procede de igual forma.

Datos en moneda local:
En esta grilla se despliega la información en moneda local, de acuerdo a las
opciones escogidas en el filtro y las selecciones dadas en el arbol de selección.

Datos en moneda alterna:
En esta grilla se despliega la información en moneda alterna cuando la cuenta
auxiliar tiene activo el indicador para manejo de moneda extranjera, de acuerdo
a las escogidas dadas en el filtro y las selecciones dadas en el árbol de selección.

Zoom:
Presenta los totales del tercero seleccionado.

Saldos por documento:
En esta ventana se presenta el detalle por cada uno de los documentos con saldos
a la fecha seleccionada, correspondientes al tercero sobre el cual se aplica la
ampliación de información de esta consulta.

Reporte:
Este botón genera un reporte de los saldos por documento del tercero
seleccionado.

Cerrar:
Este botón cierra la ventana de consulta de los saldos por documento.

Documentos Cancelados:
En esta ventana se presentan los documentos del tercero seleccionado, que ya
han sido cancelados.

Reporte:
Este botón genera un reporte de los documentos cancelados.

Cerrar:
Este botón cierra la ventana de consulta de los documentos cancelados.

Cheques posfechados:
En esta ventana se presentan los cheques posfechados recibidos que respaldan
facturas con saldos pendentes.

Reporte:
Este botón genera un reporte de los cheques posfechados pendientes.

Cerrar:
Este botón cierra la ventana de consulta de los cheques posfechados pendientes.

Cheques devueltos:
En esta ventana se presentan los cheques devueltos del tercero seleccionado y su
estado.

Reporte:
Este botón genera un reporte de los cheques devueltos.

Cerrar:
Este botón cierra la ventana de consulta de los cheques devueltos.

Detalle de movimiento por documento:
En esta ventana se presentan los movimientos débito y crédito asociados a cada
uno de los documentos incluidos en la ventana de consulta.

Reporte:
Este botón genera un reporte de los movimientos por documento.

Cerrar:
Este botón cierra la ventana de consulta de los movimientos por documento.

Cheques posfechados aplicados:
En esta ventana se presentan los cheques posfechados que ya han sido aplicados
a los documentos. Se entiende por aplicado a los cheques que ya han sido
liberados y consignados dando por cancelado o afectado el valor respectivo en
cada documento.

Reporte:
Este botón genera un reporte de los cheques posfechados aplicados.

Cerrar:
Este botón cierra la ventana de consulta de los cheques posfechados aplicados.

Proyectar:
En esta ventana se presenta una proyección de la cuenta del tercero proveedor
consultado. En la parte derecha se presentan los valores de acuerdo a los rangos
dados, y en la parte izquierda se presenta el detalle gráfico de la consulta.

Tipo:
Corresponde al tipo de gráfico, el cual puede ser variado en. áreas, barras, líneas,
tortas, sobreponer áreas, sobreponer barras y sobreponer líneas.

Rangos:
Ubicado en la parte derecha de la consulta, presentan los valores de los rangos
correspondientes a los datos seleccionados en la parte inferior de la consulta.

Valor:
Es el valor de cada rango.

%:
Es el porcentaje de cada rango, calculado sobre la sumatoria total de la consulta.

Rangos en dias: de 1 a ...:
Aqui se definen los rangos a presentar en la consulta. El usuario podrá variar los
valores presentados por default ubicándose con el cursor en cada campo y
variando el valor deseado en número de días.

Recalcular:
Se utiliza para generar nuevamente la consulta recalculando los valores de
acuerdo a los datos anteriores.

Imprimir:
Se utiliza para imprimir la proyección hecha.

Cerrar:
Se utiliza para cerrar la ventana.

Consulta saldo de auxiliares de caja

A partir del indicador de caja ubicado en los datos generales de la definición de
cuentas auxiliares y de los registros de caja hechos en el sistema, se tiene un
control de saldos de los medios recibidos. Esta consulta permite hacer un análisis
inmediato de dichos valores, a la fecha o a una fecha anterior, de acuerdo a la
necesidad de información que se tenga. Los saldos de caja se constituyen en los
dineros flotantes que deben ser administrados para garantizar la integridad y
seguridad del negocio.

En la parte superior de la pantalla se presentan las diferentes cuentas que
cumplen los requisitos dados en el filtro o consulta, detallando la auxiliar, su
descripción y el saldo por cuenta y total de caja.

En la parte central de la pantalla se presentan los totales acumulados por cada
medio, es decir, los saldos. Activando el botón de detalle se pueden conocer los
datos complementarios de cada documento.

En la parte inferior de la pantalla se encuentra el área de filtro a partir de la cual
se ordena o selecciona la información de la consulta.


Mostrar detalle:
Este campo modifica la forma de presentación de la consulta, de manera
detallada o resumida, es decir, presentando cada tipo de documento con sus
registros o solamente los totales por tipo.

Filtro:
Plan de cuentas:
Se utiliza para seleccionar un plan de cuentas específico bajo el cual estén
agrupadas las cuentas de caja que se desea consultar.

Mayor:
Se utiliza para agrupar las cuentas auxiliares de caja.

Auxiliar:
Se utiliza cuando se desea conocer el detalle de una cuenta auxiliar en particular.

C.O.:
Se utiliza cuando se desea consultar un centro de operación en particular.

U.N.:
Se utiliza cuando se desea consultar el saldo de una unidad de negocios en
particular.

Calcular saldos a:
Hoy:
Normalmente la consulta se realiza a la fecha de hoy. Este botón indica que la
consulta se realiza a la fecha.

Una fecha:
Se utiliza para indicar que la consulta se desea hacer a una fecha anterior.

Fecha:
Cuando se selecciona la opción anterior, se debe indicar aquí la fecha a la cual se
desea hacer la consulta.

Consultar:
Con este botón se activa la consulta.

Limpiar:
Con este botón se limpian los datos de la pantalla.

Consulta de cheques postfechados

El objetivo de este programa es consultar el estado de los cheques postfechados
de acuerdo a los siguientes criterios:
Hasta una fecha determinada de consignación.

Por un centro de operación.
Por un tercero.
O por cualquier combinación de las 3 alternativas anteriores.
Vale la pena recordar que un cheque postfechado se ingresa al sistema en el

momento de diligenciar un recibo de caja, cuando en el medio de pago se utiliza
la alternativa de cheque posftechado. En este caso se pregunta por la siguiente
información adicional: banco, número de cuenta, fecha de consignación y
número de autorización.

Del menú de cuentas por cobrar escoja la opción de consultas, cheques
postfechados. Como método alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas:
[Alt] r c p.

Diligencie los siguientes campos de filtrado, mediante los cuales se definen los
criterios de selección de la información a consultar

Fecha hasta:
Inicialmente el sistema sugiere la fecha del sistema. En caso de que se necesite
una fecha diferente se puede dar click sobre el ícono "triángulo invertido" con el
fin de invocar el formato de captura de fechas y proceder a realizar la selección
del caso.

Cuando este campo se deja en blanco quiere decir al sistema que no habrá
ninguna restricción al respecto. En caso de conocer este código se puede dar
click sobre el botón [CO ...] para invocar la lista desplegable y proceder a

Tercero:
click sobre el botón [Tercero ...] para invocar la lista desplegable y proceder a
realizar la selección del caso. Otra alternativa de selección que se tiene es
informando parcialmente el nombre o el apellido en el campo de descripción del
tercero.

Una vez se ha definido las variables anteriores se da click sobre el botón
"consultar" con el propósito de iniciar la consulta.

Consultar:
Con este botón se ejecuta la consulta de acuerdo a los parámetros definidos.

Limpiar:
Con este botón se limpia la información seleccionada en la consulta.

Con el botón derecho del mouse se activa el zoom.

De igual manera con el botón derecho del mouse, se activa la consulta de
documentos aplicados de cheques posfechados con el siguiente detalle:

Reporte:
Con este botón se activa el reporte de documentos aplicados con cheques
posfechados.

Cerrar:
Con este botón se cierra la consulta.

Consulta de cheques devueltos

El objetivo de este programa es consultar el estado de los cheques devueltos de
acuerdo a los siguientes criterios:
Hasta una fecha determinada de consignación.

Por un centro de operación.
Por un tercero.
O por cualquier combinación de las 3 alternativas anteriores.
Vale la pena recordar que un cheque devuelto se ingresa al sistema por medio de
la opción de "cartera-recibos de caja-otros ingresos" cargándose a una caja que
para este propósito se tiene creada en el sistema.

Procedimiento de consulta de cheques devueltos.
Del menú de cuentas por cobrar escoja la opción de consultas, cheques
devueltos. Como método alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas: [Alt] r
c d.

Diligencie los siguientes campos.

Fecha de devolución desde:
Inicialmente el sistema sugiere la fecha del sistema. En caso de que se necesite
una fecha diferente se puede dar click sobre el ícono "triángulo invertido" con el
fin de invocar el formato de captura de fechas y proceder a realizar la selección
del caso.

click sobre el botón [CO ...] para invocar la lista desplegable y proceder a

Tercero:
click sobre el botón [Tercero ...] para invocar la lista desplegable y proceder a
realizar la selección del caso. Otra alternativa de selección que se tiene es
informando parcialmente el nombre o el apellido en el campo de descripción del
tercero.

Una vez se ha definido las variables anteriores se da click sobre el botón
"consultar" con el propósito de iniciar la consulta.

Consulta:
Este botón genera la consulta de los cheques devueltos, de acuerdo a la selección
dada.

Limpiar:
Este botón limpia los datos de selección de la consulta.

Sobre la consulta se puede activar el zoom utilizando el boton derecho del
mouse.

De igual manera a partir del uso del mouse, se puede activar la consulta de los
documentos aplicados en el cheque devuelto, con la siguiente información:

Reporte:
Este botón se utiliza para generar un reporte de los documentos aplicados y
asociados originalmente al cheque devuelto.

Cerrar:
Este botón se utiliza para cerrar la consulta.
Reporte de cuadre de caja

El objetivo de este reporte brindar las bases necesarias para evaluar el manejo
que se ha venido dando respecto a las políticas establecidas por la empresa
respecto al proceso de recaudo-consignación.

El esquema de columnas de este reporte es: medio de pago, saldo inicial, total
recibos de caja, total otros ingresos, total egresos, total consignación, total.

La comparación que se haga de varios reportes obtenidos en varias fechas
consecutivas dará los criterios necesarios para realizar este control.

Entre los aspectos funcionales de este programa se tienen:
Posibilidad a través del mismo formato de poder definir valores específicos

sobre los cuales se realizará el informe. Por ejemplo, un solo centro de
operación, una cuenta auxiliar, una unidad de negocio, etc.
Dada la gran cantidad de variables que permiten diversas presentaciones del

mismo reporte, es posible guardar las especificaciones dadas bajo un
nombre de informe, el cual puede ser llamado posteriormente con el
propósito de facilitar la labor del usuario.

Procedimiento para el reporte de cuadre de caja.
Del menú de cuentas por cobrar escoja la opción de reportes, cuadre de caja.
Como método alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas: [Alt] r r c.

Si ya ha obtenido previamente este reporte y desea recordar los parámetros
dados en esa oportunidad sólamente indique el nombre dado en el campo de
informe y vaya de una vez a indicar los períodos entre los que se hará el análisis.
En caso de que no lo recuerde este nombre puede invocar la lista desplegable
con los esquemas disponible a través del ícono ubicado a la derecha de este
campo.

En caso de que esté haciendo una nueva definición diligencie los campos del
cuadro de diálogo:

Reporte:
de obtener el reporte, es posible guardar los valores dados a las diferentes
variables bajo un nombre de informe. Esto trae el beneficio de que al necesitar
volver a procesar un reporte de este tipo sea mucho más sencillo su
diligenciamiento debido a que con este campo se pueden recordar su esquema.

Cuentas:
Plan de cuentas:
Se utiliza para definir el formato de plan de cuentas a partir del cual se agrupan
las cuentas auxiliares a presentar.

Mayor:
Para el caso de que en el campo anterior se haya optado por utilizar un plan
contable, se tiene aquí la oportunidad de restringir el reporte a un grupo de
cuentas mayores pertenecientes a él.

Auxiliar
Si no se eligió trabajar con base en un plan contable, esta opción da la
oportunidad de restringir el reporte a una cuenta auxiliar específica. En caso de
que este campo se deje en blanco se tomarán todas las cuentas auxiliares
asociadas al manejo de cartera.

C.O:
Campo de uso opcional que puede ser utilizado para restringir el reporte a la
información asociada a un centro de operación específico.

U.N:
Campo de uso opcional que puede ser utilizado para restringir el reporte a la
información asociada a una unidad de negocio específica.

Si desea almacenar el esquema del reporte para su utilización futura, se puede
dar click sobre el ícono "adiciona el reporte" ubicado en la barra de
herramientas, el cual lo guarda bajo el nombre dado en el campo informe.

Finalmente, el usuario tiene la opción de seleccionar el dispositivo sobre el cual
desea obtener el reporte ( pantalla, impresora, texto).

Moneda:
La presentación del informe puede variar en el tipo de monedas a presentar; las
opciones son: "Todo en moneda local!, "Todo en moneda del auxiliar" y
"Moneda alterna / local".

Fechas:
Fecha inicial:
Corresponde a la fecha inicial de generación del reporte.

Fecha final:
Corresponde a la fecha final de generación del reporte:

Titulo:
Se utiliza para indicar el titulo del reporte.

Pantalla:
Se especifica para indicar que se desea visualizar el reporte en pantalla.

Impresora:
Se utiliza para indicar que se desea imprimir el reporte.

Exportar:
Se utiliza para indicar que se desea generar el reporte en formato de texto.

Cancelar:

Guardar:
Se utiliza para guardar bajo el titulo o nombre del reporte dado, las
características y valores de selección del informe.

Eliminar:
Se utiliza para eliminar un reporte previamente guardado.

Reporte de estado de cuenta

El objetivo fundamental de este reporte es mostrar la situación de las cuentas por
cobrar, desde los siguientes puntos de vista: por regional y/o mayor de cuenta y/o
auxiliar de cuenta y/o vendedor y/o pais/dpto/ciudad y/o sucursal y/o sector
económico y/o zonas y/o subzonas. Entre los aspectos funcionales de este
programa se tienen:
Múltiples alternativas de totalización y subtotalización por medio de una

lista de variables, a las cuales tiene acceso el usuario para incluirlas en el
reporte por medio del ícono.
operación, una cuenta auxiliar, un cliente, etc.
Posibilidad de incluir o no los documentos que sustentan las cifras
mostradas.
Para facilitar el manejo se ofrecen dos instancias para declarar las variables:
opciones básicas y las opciones adicionales. Estas últimas se utilizan en
caso de que se necesita particularizar aspectos como: utilizar una fecha de
corte en vez de la fecha actual, incluir rotación, utilizar moneda extranjera,
etc.
mismo informe, es posible guardar las especificaciones dadas bajo un

Pantalla de trabajo para obtener el estado de cuenta por cobrar.

Procedimiento para el reporte de estado de cuenta por cobrar.
Del menú de cuentas por cobrar escoja la opción de reportes, estado de cuenta.
Como método alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas: [Alt] r r e.

dados en esa oportunidad solamente indique el nombre dado en el campo de
campo.

En caso de que esté haciendo una nueva definición diligencie los siguientes
campos.

Reporte:
Debido a que el sistema mediante esta ventana ofrece múltiples formas de
obtener el reporte, es posible guardar los valores dados a las diferentes variables
bajo un nombre de informe. Esto trae como beneficio que al necesitar volver a
procesar este reporte bajo las mismas condiciones, lo único que debe hacer el
usuario es citar en este campo el nombre dado.

Salvar:

Eliminar:

Opciones básicas:
Plan de cuentas:
Se utiliza para especificar el plan de cuentas bajo el cual se han agrupado las
cuentas auxiliares a presentar en el informe.

Ordenamiento y selección:
Campos disponibles:
Se deben seleccionar de los campos disponibles presentados, uno a uno, de
acuerdo a las opciones de ordenamiento y selección de información que se
requiera. Por medio del botón [>] se seleccionan la forma específica por la que
se desea totalizar y subtotalizar el informe (regional, centro de operación, unidad
de negocio, etc).

Campos seleccionados:
En esta área se acumulan los campos seleccionados en el orden en que el usuario
los escogió No obstante este orden puede ser variado mediante el uso de las
flechas que se ubican en la parte derecha de la ventana.

Filtro de....:
Por cada una de las variables seleccionadas en la ventana de campos
seleccionados, se presentan opciones adicionales de filtrado que permiten
seleccionar y ordenar la información de manera complementaria así.

Código:
Se utiliza para indicar un código en particular.

Descripción:
Corresponde a la descripción o nombre de la variable anteriormente
seleccionada.

Nivel:
Si la variable de orden seleccionada tiene niveles, se puede indicar aquí el nivel
de impresión o detalle deseados.

Ordenar por:
Se puede ordenar por "código, descripción o valor".

Dirección:
Se debe seleccionar si se desea en forma ascendente o descendente el detalle de
la información seleccionada.

Saltar página en el campo:
Dependiendo de las variables elegidas de totalización y subtotalización, aquí se
define en que momento se hará el salto de página.

Detallar documentos:
Por medio de este campo se define el grado de consolidación qie va a tener el
informe, debido a que aquí se define si sólamente se muestran totales por las
variables elegidas, o si por el contrario, se discriminan los documentos que
sustentan las cifras totales del reporte, caso en el cual, el número de hojas
utilizadas crece notablemente en comparación con la situación que se presenta si
no se utiliza esta opción.

Analizar saldos:
El sistema brinda las siguientes alternativas que inciden en la forma como se
planteen las columnas del informe: vencido y corriente, solo vencido o solo
corriente.

dar click sobre el ícono "adiciona reporte" ubicado en la barra de herramientas,
el cual lo almacena bajo el nombre dado en el campo informe.

Rango en dias de:
Cuando la opción de analizar saldos es "solo vencido" ó "solo corriente", se tiene
la posibilidad de seleccionar el valor en días de los rangos a presentar. La opción
presente por default rangos en dias de "1" a "30", pero el usuario puede variar
estos valores de acuerdo a su necesidad.

Calcular saldo a:
Hoy:
Indica que el reporte se desea generar a la fecha de hoy.

Una fecha de corte:
Indica que el reporte se desea generar a una fecha anterior a la presente. En este
caso se debe indicar la fecha deseada.

Incluir rotación:
Mediante este campo se define la inclusión de una columna adicional en la que
se indique la rotación de las cuentas por cobrar para el criterio de análisis elegido
inicialmente.

Incluye línea de observaciones:
Esta es una facilidad opcional que brinda el sistema, mediante la cual se colocan
comentarios particulares definidos por el usuario.

No presentar decimales:
Esta es una facilidad que brinda el sistema para facilitar el análisis de cifras,
sobre todo cuando se está trabajando en formato de miles o millones de pesos.

Vencimiento en:
Fecha que se tomará como base para calcular el vencimiento. Las alternativas
son: fecha indicada en el campo de vencimiento o la fecha del documento.

Moneda:
Código de la moneda bajo la cual se obtendrá el reporte. En caso de que aún no
se conozca se puede dar click sobre el ícono "triángulo invertido" ubicado a la
derecha de este campo con el propósito de invocar la respectiva desplegable.

Alterna:
Complementariamente a la moneda anterior, se puede presentar la información
en una moneda alterna a escoger.

Cifras en:
Forma en la que se presentarán los valores. Las alternativas son: en pesos, miles
o en millones.

Observación:
En el caso de que al inicio de la pantalla se haya optado por incluir línea de
observaciones, aquí se indicará el texto correspondiente.

Pantalla:

Impresora:
Se utiliza para indicar que se desea enviar a impresión directa el reporte
generado.

Exportar:
Se utiliza para indicar que el reporte generado se desea enviar en formato tipo
texto.

Cancelar:
Se utiliza para cancelar la operación o generación del reporte.

Reporte de estado de cuenta

El objetivo fundamental de este reporte es mostrar la situación de las cuentas por
cobrar, desde los siguientes puntos de vista: por regional y/o mayor de cuenta y/o
auxiliar de cuenta y/o vendedor y/o pais/dpto/ciudad y/o sucursal y/o sector
económico y/o zonas y/o subzonas. Entre los aspectos funcionales de este
programa se tienen:

reporte por medio del ícono:
operación, una cuenta auxiliar, un cliente, etc.
Posibilidad de incluir o no los documentos que sustentan las cifras
mostradas.
Para facilitar el manejo se ofrecen dos instancias para declarar las variables:
opciones básicas y las opciones adicionales. Estas últimas se utilizan en
caso de que se necesita particularizar aspectos como: utilizar una fecha de
corte en vez de la fecha actual, incluir rotación, utilizar moneda extranjera,
etc.

Pantalla de trabajo para obtener el estado de cuenta por cobrar.

Procedimiento para el reporte de estado de cuenta por cobrar.
Del menú de cuentas por cobrar escoja la opción de reportes, estado de cuenta.
Como método alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas: [Alt] r r e.

campo.

campos.

Reporte:

Salvar:

Eliminar:

Opciones básicas:
Plan de cuentas:

Campos disponibles:
de negocio, etc).

los escogió No obstante este orden puede ser variado mediante el uso de las

Filtro de....:
seleccionar y ordenar la información de manera complementaria así.

Código:

Descripción:
seleccionada.

Nivel:

Ordenar por:

Dirección:


Por medio de este campo se define el grado de consolidación qie va a tener el
informe, debido a que aquí se define si solamente se muestran totales por las

Analizar saldos:
planteen las columnas del informe: vencido y corriente, solo vencido o solo
corriente.


Rango en dias de:
Cuando la opción de analizar saldos es "solo vencido" o "solo corriente", se tiene
la posibilidad de seleccionar el valor en días de los rangos a presentar. La opción
presente por default rangos en dias de "1" a "30", pero el usuario puede variar
estos valores de acuerdo a su necesidad.

Calcular saldo a:
Hoy:

Una fecha de corte:

Incluir rotación:
se indique la rotación de las cuentas por cobrar para el criterio de análisis elegido
inicialmente.



Vencimiento en:

Moneda:

Alterna:

Cifras en:
o en millones.

Observación:

Pantalla:

Impresora:
generado.

Exportar:
texto.

Cancelar:

Reporte de extractos

Con el propósito de confrontar vía correo el movimiento de cartera con los
clientes, se tiene este programa, cuyo objetivo es generar discriminar los
movimientos transados entre una fecha inicial y una final. El siguiente es el
esquema de extracto.

-------------------------------------------------------------------------------------
----
Identificación de la empresa
Direccion de la empresa.
Teléfono
Ciudad
Señor(es)
Identificación del cliente
Attn: Departamento de tesorería.
Direccion
Ciudad.
Estimado(s) señor(es)
El siguiente es el extracto de su apreciable cuenta comprendido entre
xxxx/xx/xx y xxxx/xx/xx.
-------------------------------------------------------------------------------------
-------------------
Fecha Nro de documento aplicado Cheque Posf Cargo Abono
-------------------------------------------------------------------------------------
-------------------
xxxxx xxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx
Saldo inicial Total cargoTotal Abono Saldo final
-------------------------------------------------------------------------------------
-------------------
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
-------------------------------------------------------------------------------------
-------------------

Procedimiento para el reporte de extractos.
Del menú de cuentas por cobrar escoja la opción de reportes, extractos. Como
método alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas: [Alt] r r x.

dados en esa oportunidad, solamente indique el nombre dado en el campo de
campo.

campos.

Reporte:

Ordenamiento:
Ordena por:
Se cuenta con las siguientes opciones de ordenamiento de la información:
"Clientes, Subzonas, Zonas".

Cliente:
Si el reporte se desea restringir a que solo se emita para un cliente, se indicará
aquí su respectivo código. Si el campo se deja en blanco se hará para la totalidad
de clientes. Cuando se selecciona algún cliente, es excluyente con el campo de
criterios. Estos son un recurso que ofrece el sistema para hacer análisis más
consolidados, según se haya definido previamente, como sería por ejemplo, el
análisis por zonas/subzonas.

Sucursal:
Cuando el cliente tiene sucursales, se debe indicar aquí se desea de una sucursal
en particular o de todas, en cuyo caso se dejaría en blanco este campo.

Detallar sucursales:
Si existen varias sucursales, es posible emitir el informe consolidando la
información de todas las sucursales, o mediante la selección de este botón,
detallar la información por cada sucursal.

Cuentas:
Plan:
Se debe seleccionar aquí el código del plan de cuentas del cual se desea
presentar la información consignada en las cuentas auxiliares asociadas al plan.

Mayor:
Se utiliza para indicar que se desea generar el reporte de una cuenta por cobrar
mayor, es decir, incluyendo a varias cuentas auxiliares, por ejemplo, la 1305 de
Clientes.

Auxiliar:
Se utiliza para indicar que se desea generar el reporte de una cuenta auxiliar en
particular. Esto es posible cuando se ha dejado en blanco el campo de cuenta
mayor descrito anteriormente.

Fechas:
Fecha inicial:
Año, mes y día a partir del cual se tomará la información del extracto.

Fecha final:
Año, mes y día hasta el cual se tomará la información del extracto.

Otras opciones:
C.O.:
Se utiliza para filtrar la información en el reporte de un centro de operación en
particular. Si se omite, significa que se desea generar de todos los C.O con
movimientos o saldos.

Moneda:
Se utiliza para indicar la moneda en la cual se desea emitir el informe. Las
opciones son: "Todo en moneda local, Moneda del auxiliar, o Moneda alterna /
local.

Observaciones:
Corresponde a las observaciones que se desea consignar en el reporte.

Pantalla:

Impresora:
generado.

Exportar:
texto.

Cancelar:

Guardar:

Eliminar:

Reporte de cheques postfechados

El objetivo de este programa es obtener múltiples reportes con base en la
información de los cheques postfechados de acuerdo a los siguientes criterios:
hasta una fecha determinada de consignación, por un centro de operación, de un
tercero, o por cualquier combinación de las 3 alternativas anteriores.

Vale la pena recordar que un cheque postfechado se ingresa al sistema en el
momento de diligenciar un recibo de caja, cuando en el medio de pago se utiliza
la alternativa de cheque posfechado. En este caso se pregunta por la siguiente
información adicional: banco, número de cuenta, fecha de consignación y
número de autorización.

campo.

En caso de que esté haciendo una nueva definición de reporte diligencie los
siguientes campos.


Reporte:

Guardar:

Eliminar:

Fecha de consignación hasta:
Año, mes y día hasta la que se tomará los cheques posfechados a incluir en el
reporte. El sistema sugiere inicialmente la fecha del sistema.

C.O:
Centro de operación para el cual se va a obtener el reporte. Si no se conoce el
código se puede indicar parcialmente su contenido en el campo de descripción
de este campo y el sistema automáticamente realizar una búsqueda interna para
ayudar al usuario en la selección. Cuando este campo se deja en blanco indica al
sistema que se hará para la todos los centros de operación.

Incluir documentos asociados:
Esta opción se utiliza para presentar, además del detalle de los cheques, los
documentos con los cuales fueron causados.

Tercero:
Persona jurídica o natural para la cual se va a obtener el reporte. Si no se conoce
el código se puede indicar parcialmente su contenido en el campo de descripción
ayudar al usuario en la selección. Cuando este campo se deja en blanco indica
que se hará para la totalidad de las personas jurídicas y naturales que tienen
cheques postfechados en el sistema.

Observaciones:

Pantalla:

Impresora:
generado.

Exportar:
texto.

Cancelar:

Reporte de cheques devueltos

El objetivo de este programa es obtener múltiples reportes con base en la
información de los cheques devueltos de acuerdo a los siguientes criterios: desde
una fecha determinada, por un centro de operación, para un tercero, o por
cualquier combinación de las 3 alternativas anteriores.

campo.

En caso de que esté haciendo una nueva definición de reporte diligencie los
siguientes campos.


Reporte:

Guardar:

Eliminar:

Fecha devolución desde:
Año, mes y día desde la que se tomarán los cheques devueltos a incluir en el
reporte. El sistema sugiere inicialmente la fecha del sistema.

C.O:
Centro de operación para el cual se va a obtener el reporte. Si no se conoce el
código se puede indicar parcialmente su contenido en el campo de descripción
ayudar al usuario en la selección. Cuando este campo se deja en blanco indica al
sistema que se hará para la todos los centros de operación.

Incluir documentos asociados:
Esta opción se utiliza para presentar, además del detalle de los cheques, los
documentos con los cuales fueron causados.

Tercero:
Persona jurídica o natural para la cual se va a obtener el reporte. Si no se conoce
el código se puede indicar parcialmente su contenido en el campo de descripción
ayudar al usuario en la selección. Cuando este campo se deja en blanco indica
que se hará para la totalidad de las personas jurídicas y naturales que tienen
cheques postfechados en el sistema.

Observaciones:

Pantalla:

Impresora:
generado.

Exportar:
texto.

Cancelar:

Cubo de acumulados de CxC

Para el aprovechamiento intensivo de los cubos multidimensionales aplicado a
la gestión de cuentas por cobrar en Siesa enterprise, se han incorporado las
siguientes funcionalidades:

Fundamentos teóricos de los cubos multidimensionales
Para que se utilizan los cubos multidimensionales.

Conformación estructural.
Cubos mutidimensionales vs consultas/reportes.
Características funcionales de los cubos en siesa enterprise.
Acumulación de los cubos multidimensionales
¿Por qué es necesario realizar la acumulación?

Generación de acumulados.
Eliminación de acumulados.
Configuración de acumulados
Operación de los cubos en uno enterprise
Definición de terminología específica.

Esquema de la pantalla básica de los cubos.
Explicación del área de filtrado.
La barra de herramientas de los cubos.
Para mayor información detallada ver el libro asociado a los cubos

multidimensionales que está incluido en el apéndice de información técnica de
Siesa Enterprise.


Servicios de compra

Los servicios de compra se definen como cada uno de los conceptos, motivos o
ítems de servicio por los cuales la compañía contrata servicios con sus
proveedores. Cada uno de estos debe ser tipificado en un código de servicio
donde además se deben complementar algunos campos relativos a la clase, tipo y
características tributarias del servicio. El objetivo de este programa es permitir al
usuario crear los códigos de servicio que posteriormente serán utilizados en la
elaboración de cotizaciones, ordenes de compra, facturas de compra y notas
débito, todos estos documentos vinculados con la prestación y compra de
servicios.

Para tal efecto se deben diligenciar los siguientes campos:


Servicio:
Corresponde a un campo alfanumérico en el cual se define el código que
identifica al servicio.

Activo:
Este campo se utiliza para controlar el estado de Activo de los ítems de servicio.
No se permiten registros sobre códigos de servicios inactivos.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del servicio de compra.

Clase:
Se refiere a si el servicio es de Venta o de Compra. En este módulo todos los
servicios son de compra.

Tipo servicio:
Corresponde al código de clasificación e identificación de los tipos de
inventarios o servicios. Se debe asociar aquí un código de tipo de servicio.

Grupo impositivo:
Corresponde al código de grupo de impuestos o impositivo, previamente
catalogado, al cual se debe asociar el ítem de servicio de compra.

Notas:
Corresponde a las notas o observaciones.

Funcionarios

El código de funcionarios tiene como finalidad el poder asociar en un documento
tanto al usuario que realiza la gestión, como quien debe comprar, planear, cotizar
o solicitar. Se utiliza un minicódigo el cual se asocia a su vez al código del
tercero para facilitar la captura en la elaboración de documentos, pues es más
ágil utilizar por ejemplo las iniciales de un tercero que su número de cédula. No
obstante lo anterior, en los archivos de movimiento y documentos se guarda el
código del tercero asociado al código de funcionario, y no este último. El código
de funcionario cumple igualmente un papel "autorizado a ..." dependiendo del
campo activo.
Para crear funcionarios se deben diligenciar los siguientes campos:


Funcionario:
Es un código alfanumérico de cuatro posiciones el cual es utilizado para
identificar a un funcionario o persona en particular. Se recomienda utilizar
códigos nemónicos que orienten sobre el nombre de la persona relacionada, por
ejemplo sus siglas.

Tercero:
Corresponde al código del tercero que se desea asociar al código de funcionario.

Comprador:
Se activa este campo cuando el funcionario puede gestionar labores de
comprador en el sistema.

Planeador:
Se activa este campo cuando el funcionario puede gestionar labores de planeador
en el sistema.

Solicitante:
Se activa este campo cuando el funcionario puede gestionar labores de
solicitante en el sistema.

Registros fijos de compra de servicios

En la compra de servicios es frecuente encontrar registros repetitivos cuando por
ejemplo, cada mes se debe hacer la factura a un proveedor o empresa por el
mismo concepto y valor, por ejemplo "Arrendamiento mensual", o "Asesorías
jurídicas", etc. Normalmente este tipo de eventos repetitivos se da cuando se
hacen convenios o contratos por tiempo prolongado. Los registros fijos son una
herramienta que facilita la elaboración de estos documentos mensuales a partir
de la definición de los datos básicos para elaborarlos periodo tras periodo, en una
plantilla en la cual se consigna la información del servicio y posteriormente en
un proceso automático se genera de manera automática las ordenes y facturas de
compra de servicio a partir de los mismos.
Los siguientes son los campos que se deben diligenciar para definir registros
fijos en la compra de servicios:


C.O.:

Tipo de documento:

Número:

Fecha:

Estado:

Proveedor:
Código y descripción del proveedor a nombre del cual se desea crear el registro
fijo.

Sucursal:
Código y descripción de la sucursal del proveedor a nombre de la cual se desea
crear el registro fijo.

Moneda:

Tasas:
momento de realizar la factura lo que se debe hacer es deshabilitar la selección
de este campo. El sistema permite modificar las tasas en cualquier documento.

Base:

Local:
Se despliega aquí el valor de conversión de la moneda locan con respecto a la

Generales:
Comprador:
Se debe digitar aquí el código del funcionario comprador que realiza la gestión.

Referencia:
Se utiliza para colocar una descripción breve o referencia del registro fijo.

Condición de pago:
Corresponde a la condición de pago en la cual se realizará el registro fijo. Esta
condición es heredada al igual que los demás datos, a la orden de servicio y
factura de compra.

Contacto:
Se utiliza para detallar el contacto del proveedor.

Notas:
Corresponde a las notas o detalles complementarios del registro.

Anterior:

Siguiente:

Servicios:
Servicio:
Se debe digitar aquí los diferentes códigos de servicios de compra a partir de los
cuales se emitirán los registros fijos.

Motivo:
Corresponde al motivo de compra de servicios.


Cantidad:

Precio unitario:

Descuento 1:

Descuento 2:

Valor bruto:

Valor descuento 1:

Valor descuento 2:

impuestos:

Valor impuestos:
servicio.

Valor neto:

Recalculo de impuestos:
Este botón permite hacer una reliquidación o recálculo de los impuestos.

C.O.:
capturado en el registro.

U.N.:
Corresponde a la unidad de negocios que se aplicará del registro fijo.

C.Costo:

Notas:
Corresponde a las notas u observaciones del servicio en el documento de
registros.

Adicionar:
el documento de registros fijos.

Modificar:
documento de registros fijos.

Eliminar:
Este botón se utiliza para eliminar un registro de servicios en un documento de
registros fijos.

Cancelar:

Total bruto:
documento. Es el valor bruto total del documento de registros fijos de servicios
de compra.

- Descuentos:
en el documento. Es el valor total de descuentos del documento de registros fijos
de servicios de compra.

+ Impuestos:
consignados en el documento. Es el valor total de impuestos del documento de
registros fijos de servicios de compra.

Total:
valor total del documento de registros fijos de servicios de compra.

Detalle:
Se utiliza para consignar los detalles que se desea registrar en el documento.

Ordenes de compra de servicios directa

ordenes por servicios de venta a clientes de manera directa, es decir, capturadas
directamente por el usuario. La otra opción de generar ordenes de venta es a
partir de registros fijos. Para tal efecto se deben diligenciar los siguientes
campos:


C.O.:

Tipo de documento:

Número:

Fecha:

Estado:

Proveedor:
Código y descripción del proveedor a nombre del cual se desea emitir la orden
de compra de servicios.

Sucursal:
la orden de compra de servicios.

Moneda:

Tasas:

Base:

Local:

Generales:
Comprador:
Se debe digitar aquí el código de comprador que realiza la orden de compra de
servicios.

Referencia:
Se utiliza para colocar una descripción breve o referencia de la orden.

Condición de pago:
Corresponde a la condición de pago de la orden de compra de servicios.

Contacto:
Se utiliza para detallar el contacto del proveedor.

Notas:

Anterior:

Siguiente:

Servicios:
Servicio:
Se debe digitar aquí los diferentes códigos de servicios de compra.

Motivo:
Corresponde al motivo de compra de servicios.


Cantidad:

Precio unitario:

Descuento 1:

Descuento 2:

Valor bruto:

Valor descuento 1:

Valor descuento 2:

impuestos:

Valor impuestos:
servicio.

Valor neto:

Recálculo de impuestos:
Este botón permite hacer una reliquidación o recálculo de los impuestos

C.O.:

U.N.:
Corresponde a la unidad de negocios.

C.Costo:

Notas:

Adicionar:
el documento.

Modificar:
documento.

Eliminar:

Cancelar:

Total bruto:
documento. Es el valor bruto total de la orden de compra de servicios.

- Descuentos:
Aquí se despliega de manera informativa el valor total de descuentos resultante
en el documento. Es el valor total de la orden de compra de servicios.

+ Impuestos:
Aquí se despliega de manera informativa el valor total de impuestos resultante
consignados en el documento. Es el valor total de impuestos de la orden de
compra de servicios.

Total:
valor total de la orden de compra de servicios.

Detalle:
Se utiliza para consignar los detalles que se desea registrar en la orden de
compra de servicios.

Facturas directas

El objetivo de este programa es permitir la imputación directa en la contabilidad
de la cuenta por pagar originadas en las facturas de compras recibidas de los
proveedores.


C.O.:

Tipo de documento:

Número:

Fecha:

Estado:
Es el estado actual del documento. Inicialmente queda en estado "En
elaboración", y para que tenga efecto en el sistema debe ser aprobado por un
usuario, quien con los permisos necesarios otorgados por el administrador del
sistema y apoyado en los íconos de la barra de herramientas ubicado en la parte
superior, la "aprueba".

Proveedor:

Sucursal:
factura de venta.

Moneda:

Tasas:

Base:

Local:

Servicios:
Servicio:
Se debe digitar aquíi los diferentes códigos de servicios de venta.

Motivo:

Valor bruto:
Se refiere al valor total del servicio seleccionado antes de impuestos y
descuentos.

Descuento 1:

Descuento 2:

Valor bruto:

Valor descuento 1:

Valor descuento 2:

impuestos:

Valor impuestos:
servicio.

Valor neto:

Aprobar:
Una vez que se ha terminado de capturar toda la información de la factura, el

Imprimir:
aprobado.
Generación desde orden de compra

Con base en las ordenes de compra de servicios, se tiene esta opción cuyo
objetivo es causar el gasto o la compra del bien, los impuestos, las retenciones,
la cuenta por pagar y se reversa automáticamente las cuentas de orden.


C.O.:

Tipo de documento:

Número:

Fecha:

Estado:
Es el estado actual del documento. Inicialmente queda en estado "En
elaboración", y para que tenga efecto en el sistema debe ser aprobado por un
usuario, quien con los permisos necesarios otorgados por el administrador del
sistema y apoyado en los íconos de la barra de herramientas ubicado en la parte
superior, la "aprueba".

Proveedor:

Sucursal:
factura de venta.

Moneda:

Tasas:

Base:

Local:
Se despliega aqui el valor de conversión de la moneda local con respecto a la

Servicios:
Servicio:

Motivo:
Valor bruto:
Se refiere al valor total del servicio seleccionado antes de impuestos y
descuentos.

Descuento 1:

Descuento 2:

Valor bruto:

Valor descuento 1:

Valor descuento 2:

impuestos:

Valor impuestos:
servicio.

Valor neto:

Aprobar:
Una vez que se ha terminado de capturar toda la información de la factura, el

Imprimir:
aprobado.
Consulta de registros fijos

consultas sobre la información relacionada con registros fijos en el módulo de
compra de servicios. Siesa Enterprise incorpora la metodología de "consulta-
flex" para brindar un esquema totalmente dinámico en el que ha diferencia de los
esquemas estáticos de columnas predeterminadas, es el mismo usuario quien
define, con las funcionalidades propias de seleccionar y arrastrar del entorno
gráfico de windows, que columnas van y su respectivo orden. (ver detalles de la
operación de las consultas flex).


Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:

Consulta registros fijos por servicio
consultas sobre la información relacionada con registros fijos en el módulo de
compra de servicios y discriminando los servicios, situación que la diferencia de
la opción anterior de registros fijos que sólo saca totales por documento. la erp


Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:

Consultas de ordenes de compra

consultas sobre la información relacionada con órdenes de compra en el módulo
de compra de servicios. El Uno_Enterprise incorpora la metodología de
"consulta-flex" para brindar un esquema totalmente dinámico en el que ha
diferencia de los esquemas estáticos de columnas predeterminadas, es el mismo
usuario quien define, con las funcionalidades propias de seleccionar y arrastrar
del entorno gráfico de windows, que columnas van y su respectivo orden. (ver
detalles de la operación de las consultas flex).


Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:

Consulta órdenes de compra por servicio

consultas sobre la información relacionada con órdenes de compra en el módulo
de compra de servicios discriminando los servicios, situación que la diferencia
de la opción anterior de ordenes de compra que sólo saca totales por documento.


Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:


consultas sobre la información relacionada con facturas y notas en el módulo de
compra de servicios. Siesa_Enterprise incorpora la metodología de "consulta-
flex" para brindar un esquema totalmente dinámico en el que ha diferencia de los
esquemas estáticos de columnas predeterminadas, es el mismo usuario quien
define, con las funcionalidades propias de seleccionar y arrastrar del entorno
gráfico de windows, que columnas van y su respectivo orden. (ver detalles de la
operación de las consultas flex).


Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:

Consulta de facturas y notas por servicio

consultas sobre la información relacionada con facturas y notas en el módulo de
compra de servicios y discriminando los servicios, situación que la diferencia de
la opción anterior de facturas y notas que sólo saca totales por documento. Siesa
Enterprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para brindar un esquema
totalmente dinámico en el que ha diferencia de los esquemas estáticos de
columnas predeterminadas, es el mismo usuario quien define, con las


Filtro:
C.O.:
particular.

Tipo docto:

Cliente:

Sucursal:

Origen:

Incluir movimiento:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:
consulta.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consultar:

Limpiar:

transacción en el subsistema de cuentas por pagar, que implique la realización de
un documento, como es el caso de orden de pago, comprobante de egreso,
reversión de pago, pago electrónico o nota. Esta es una práctica recomendable
para garantizar control y no permitir transacciones en fechas no autorizadas. Es
importante tener en cuenta que el alcance de esta opción no llega hasta el control
de la realización de procesos inherentes a los datos, como por ejemplo,
consultas o listados de cualquier índole.




según sea el caso.

Seguimiento a cuentas por pagar

que se discriminará la gestión que se hará por cada uno de los documentos del
subsistema de Cuentas por pagar. Ejemplo: evento 01 "aplazamiento de pago por
compromisos pendientes por parte de la empresa proveedora", evento 02
"rechazo de la factura por parte de la empresa", etc. De esta manera se establece
un esquema particular para llevar seguimiento de acuerdo a causales definidos
autónomamente por parte de la empresa usuaria del subsistema de cuentas por
pagar.

opciones de consulta del subsistema de cuentas por pagar, al ubicarse en
cualquiera de los documentos presentados en las grillas de consulta, y oprimir
"click derecho", se activa el botón "adicionar". De esta manera con base en los
eventos de seguimiento, se registra en el sistema la situación presentada para ese
documento en particular; conformando así una valiosa bitácora que al ser
analizada permanentemente, da importantes criterios para optimizar la gestión
sobre los documentos involucrados.


Tipo:

Evento:
de cartera.

Activo:

Descripción:

Campo referencia 1:

Campo referencia 2:

Campo valor 1:

Campo valor 2:
el seguimiento.

Fecha de referencia:
Esta campo sirve como criterio de seguimiento para el evento. Entre las opciones
de este campo se tienen: no aplica, fecha vencimiento, fecha de radicación, fecha
pronto pago. Para los casos diferentes a no aplica, el sistema habilita una
pestaña adicional para que el usuario registre la fecha, según se haya hecho la
elección. Posteriormente, cuando se generen los listados de vencimientos de
cuentas por pagar, el sistema permite hacer análisis para cada una de estas tres
fechas.

Firmas

Se definen aquí los códigos de las firmas registradas para autorizar documentos.
Este código se utiliza para asociar el tercero e identificar los registros efectuados
con éste.

Firmas:
Corresponde al código que identificara la firma en el sistema.

Nombre:
Corresponde al nombre de la persona a la cual se esta definiendo como firma.

Cargo:
Cargo del funcionario seleccionado para la definición de firma.

E-mail:
Corresponde a la dirección de correo de la firma.

Documentos autorizados:
Estos campos se utilizan para definir los tipos de documentos que serán
autorizados o aprobados por la firma.

Programación de pagos

A partir de los saldos de las cuentas por pagar conformados en detalle por cada
uno de los documentos de cada proveedor pendientes de pago, se conforma un
gran rubro de pasivos a pagar, con la novedad de que cada vez que se hace un
egreso a uno de estos terceros, se le debe informar cuales documentos se le están
pagando. De igual manera sobre el conjunto de documentos pendientes de pago,
es usual que el director financiero haga un análisis previo antes de emitir los
pagos, por ejemplo, seleccione a que proveedores se les debe pagar y a cuales no
bajo algún criterio dado, y de cada proveedor, que documentos se deben cancelar
o abonar.

Una vez hecha la selección anterior, es probable que no se emita aún el
comprobante de egresos sino que en primera instancia se emitan ordenes de pago
sujetas al proceso normal de aprobación y trámite, y finalmente a partir de estas
se emitan los comprobantes de pago.

Todas las funcionalidades descritas son factibles de realizar en este programa el
cual permite hacer múltiples programaciones de pago por usuario, analizarlas
una a una, seleccionar los proveedores, documentos y valores a cancelar y emitir
los pagos respectivos.

Esquema general de la pantalla de programación de pagos.
Para la emisión de las programaciones de pago se deben diligenciar los
siguientes campos:

Número:
Corresponde al número de la programación de pagos. Es emitido por el sistema y
su composición es "consecutivo de programación - usuario - día / mes / año". Se
pueden tener múltiples programaciones a la vez y realizar los procesos de
revisión, aprobación, programación, emisión de comprobantes o ordenes de pago
de manera individual. Cada vez que se generen comprobantes o ordenes de pago,
la programación quedará completada.

Moneda:
Corresponde a la moneda en la cual se va a generar el pago.

Vencidos a:
Esta fecha se utiliza para seleccionar los documentos vencidos a "xx" fecha a fin
de ser programados. Su función específica es de filtro paran no incluir en la
programación la totalidad de documentos por pagar sino solo aquellos que se
vencen a una fecha específica.

Fecha pago:
Corresponde a la fecha de pago de los documentos. El sistema sugiere la fecha
de programación pero el usuario puede modificarla y seleccionar la fecha de
pago real.

Detalle de valores por proveedor:
En esta área de la pantalla se presenta el total de valores programados a cada uno
de los terceros incluidos en la programación de pagos.

Detalle de documentos por proveedor:
Complementariamente al área anterior, en este recuadro y por cada proveedor, se
detallan los documentos con sus valores causados o pendientes. De igual manera
en esta área se permite modificar el valor a programar, por ejemplo en el evento
en que solo se desee hacer un abono o pago parcial de documentos. La sumatoria
de los documentos seleccionados y valores programados se refleja en el cuadro
superior como el total de valores por proveedor.

Filtro:
Días vencidos:
Este campo permite la selección de documentos con "n" número de días
vencidos. Es parte del filtro o selección de la programación de pagos.

Forma de pago:
Se puede seleccionar los proveedores a pagar con una forma de pago específica:
"Cheque, consignación electrónica, cheque de gerencia" o todos.

Plan:
Se utiliza para especificar el plan de cuentas sobre el cual están agrupadas las
cuentas auxiliares o de pasivo de las cuales se hará la programación de pagos.

Mayor:
Se utiliza para seleccionar una cuenta mayor en particular, por ejemplo,
proveedores nacionales. Si se deja en blanco se asumen todas.

Auxiliar:
se asumen todas.

Proveedor:
Se utiliza para seleccionar y programar un proveedor en particular. Si se deja en
blanco se asumen todos.

Sucursal:
Se utiliza para seleccionar y programar una sucursal de un proveedor en
particular. Si se deja en blanco se asumen todas.

Clase:
Se utiliza para seleccionar y programar los proveedores asociados a una clase de
terceros en particular o todas. Si se deja en blanco se asumen todas.

Se utiliza para seleccionar los documentos registrados en un centro de operación
en particular. Si se deja en blanco se asumen todos.

Unidad de negocios:
Se utiliza para seleccionar los documentos registrados en una unidad de negocios
en particular. Si se deja en blanco se asumen todas.

Adicionar:
Con este botón se activa y crea la programación de acuerdo con los parámetros
seleccionados anteriormente.

Eliminar:
Este botón permite eliminar una programación específica, antes de haberse
emitido comprobantes de egreso o ordenes de pago.

Generar comprobantes de egresos:
Una vez definida la programación, el usuario puede generar de manera directa
los comprobantes de egreso de los proveedores y documentos seleccionados en
la programación. Para ello debe hacer uso del botón indicado en la parte superior
de la barra de herramientas y diligenciar los siguientes campos:

Corresponde al centro de operación en el cual se desea registrar los
comprobantes a generar.

Documento:
Corresponde al tipo de documento a generar.

Fecha:
Corresponde a la fecha de los documentos a generar.

Fecha cheque:
Corresponde a la fecha que saldrá en los cheques a generar.

Cuenta corriente:
Se debe seleccionar aquí la cuenta corriente de la cual se desea hacer el pago.

Unidad de negocios:
Se debe seleccionar aquí la unidad de negocios sobre la cual se registrará el
pago.

Centro de costos:
Se debe seleccionar aquí el centro de costos sobre el cual se registrará el pago.

Moneda de aplicación:
Corresponde a la moneda original de los documentos causados a pagar. Es la
moneda con la cual se aplicará en la cancelación de las cuentas.

Moneda de pago:
Es la moneda de pago de las obligaciones.

Valor:
Es el valor del pago de la programación.

Generar un cheque por cada documento:
Si el usuario lo requiere, puede generar un cheque y comprobante por cada uno
de los documentos a pagar. Para ello debe utilizar este botón.

Firma autorizada:
Corresponde al código de firma con la cual se emitirán los comprobantes de
egreso.

Aceptar:
Este botón permite aceptar las instrucciones consignadas en los campos
anteriores y generar los comprobantes de egreso.

Cancelar:
Este botón cancela la operación de generación de comprobantes de egresos.

Números de cheques:
Los números de cheques se presentan de manera informativa para mostrar el
número de cheque inicial y final generados de acuerdo al número de proveedores
o documentos a los cuales se les cancela. Se utiliza igualmente para validar que
los documentos físicos (en forma continua) coincidan con la numeración emitida
por el sistema antes de dar por aceptado y generar la impresión de los
comprobantes.

Generar ordenes de pago:
Una vez definida la programación, el usuario puede generar de manera directa
ordenes de pago a los proveedores y documentos seleccionados en la
programación. Para ello debe hacer uso del botón indicado en la parte superior

Corresponde al código de centro de operación en el cual se generaran las ordenes
de pago.

Documento:
Es el tipo de documento de orden de pago a generar.

Vencimiento:
Corresponde a la fecha de vencimiento de las ordenes de pago a generar.

Generar una orden de pago por cada documento:
Es opcional y permite generar una orden de pago por cada documento pendiente
de pago e incluido en la programación.

Aceptar:
Se utiliza para aceptar las instrucciones anteriores y generar las órdenes de pago.

Cancelar:
Cancela la generación de las ordenes de pago.
Finalmente el usuario debe diligenciar las órdenes en el menú de órdenes de
pago del sistema.

Ordenes de pago

La orden de pago es un documento intermedio, cuyo propósito es implementar
controles de aprobación en departamentos de auditoria, tesorería o presupuesto,
como requisito obligatorio para poder emitir finalmente un comprobante de
egreso con su correspondiente cheque. El objetivo de este programa es brindar
toda la operatividad necesaria en aquellas empresas en las que se ha optado por
utilizar esta alternativa de control cuya aplicación es opcional.

El punto de partida de este proceso se tuvo cuando en la opción de programación
de pagos, se preseleccionaron las cuentas por pagar a la cuales se les abrió una
orden de pago. Posteriormente, cuando se está en la presente opción de ordenes
de pago, lo que se hace es realizar, con base en los botones de la barra de
herramientas, alguna de las siguientes operaciones para los documentos que
están chuleados: aprobar la orden de pago para los documentos que aún están
pendientes, desaprobar la orden de pago que ya fue aprobada, anular alguna
orden de pago y generar el comprobante de egreso.

Todo el manejo de este proceso de control, es complementado con este mismo
programa a través de las consultas que se pueden plantear por medio de
condiciones basadas en los campos del área de filtrado. En esta área vale la pena
destacar el campo de estado, que tiene implícitas la siguientes alternativas de
selección: todos, pendientes, aprobadas, aprobadas y pendientes, en comprobante
de egreso y anuladas.

Como se podrá observar durante la ejecución de este proceso de órdenes de
pago, en ningún momento se pregunta por el código de banco y la cuenta
bancaria, de donde se sacará el dinero, debido a que esto se realiza
posteriormente, cuando se esté en la fase de comprobante de egreso

Esquema de la pantalla de órdenes de pago.

Para hacer uso de las ordenes de pago por ejemplo para aprobarlas, se deben
diligenciar los siguientes campos:

Filtro:
Moneda:
Corresponde a la moneda en que se genera la orden de pago.

Estado:
Se utiliza para seleccionar las ordenes de pago de acuerdo a un estado en
particular. Los estados son: "Pendientes, Aprobadas, Aprobadas y pendientes, En
comprobante de egreso y Anuladas". Una vez filtrada la información se debe
proceder a marcar las ordenes que se desea aprobar, desaprobar, anular, imprimir
y /o generar comprobante de egreso.

A fecha de vencimiento:
Se utiliza para presentar las ordenes de pago que van hasta una fecha de
vencimiento en particular. Si se deja en blanco, se presentan todas las ordenes.

A fecha de elaboración:
Se pueden filtrar las ordenes de acuerdo a su fecha de elaboración, para lo cual
se debe seleccionar el botón y seleccionar las fechas desde y hasta.

Hasta:
Es complementario del campo anterior y corresponde a la fecha hasta la cual se
desea filtrar la ordenes de pago.

Proveedor:
Se utiliza para seleccionar un proveedor en particular. Si se deja en blanco se
asumen todos los que tienen orden de pago.

Sucursal:
Se utiliza para seleccionar una sucursal de un proveedor en particular.

Se utiliza para presentar las ordenes de un centro de operación en particular.

Documento:
Se utiliza para presentar un tipo de orden de pago en particular, cuando se han
creado varios tipos de documentos para tal fin.

Programación:
Se utiliza para seleccionar un número de programación en particular, a fin de
presentar solamente las órdenes programadas o generadas bajo tal número.

Pendientes de impresión:
Se utiliza para presentar solamente las ordenes de pago pendientes de imprimir.

Usuario:
Se utiliza para presentar las ordenes de pago generadas por un usuario en
particular.

Firma:
Se utiliza para presentar las ordenes de pago aprobadas por una firma en
particular.

Limpiar:
Con este botón se blanquean los campos anteriores y se libera para hacer una
nueva consulta.

Refrescar:
Con este botón se activa la consulta de ordenes de pago de acuerdo a los valores
definidos en los campos anteriores.

Aprobar:
Las ordenes a aprobar son aquellas que están en estado Pendiente. Una vez
aprobadas se pueden desaprobar, anular, imprimir y emitir comprobantes de
egresos.

Desaprobar:
Es la acción contraria a la anterior.

Anular:
Como su nombre lo indica, se utiliza para anular ordenes de pago pendientes o
aprobadas.

Generar comprobantes de egresos:
Una vez definidas y aprobadas la ordenes de pago, el usuario puede generar de
manera directa los comprobantes de egreso de los proveedores y documentos
seleccionados. Para ello debe hacer uso del botón indicado en la parte superior

Corresponde al centro de operación en el cual se desea registrar los
comprobantes a generar.

Documento:
Corresponde al tipo de documento a generar.

Fecha:
Corresponde a la fecha de los documentos a generar.

Fecha cheque:
Corresponde a la fecha que saldrá en los cheques a generar.

Cuenta corriente:
Se debe seleccionar aquí la cuenta corriente de la cual se desea hacer el pago.

Unidad de negocios:
Se debe seleccionar aquí la unidad de negocios sobre la cual se registrará el
pago.

Centro de costos:
Se debe seleccionar aquí el centro de costos sobre el cual se registrará el pago.

Moneda de aplicación:
Corresponde a la moneda original de los documentos causados a pagar. Es la
moneda con la cual se aplicará en la cancelación de las cuentas.

Moneda de pago:
Es la moneda de pago de las obligaciones.

Valor:
Es el valor del pago de la programación.

Generar un cheque por cada documento:
Si el usuario lo requiere, puede generar un cheque y comprobante por cada uno
de los documentos a pagar. Para ello debe utilizar este botón.

Firma autorizada:
Corresponde al código de firma con la cual se emitirán los comprobantes de
egreso.

Aceptar:
Este botón permite aceptar las instrucciones consignadas en los campos
anteriores y generar los comprobantes de egreso.

Cancelar:
Este botón cancela la operación de generación de comprobantes de egresos.

Números de cheques:
Los números de cheques se presentan de manera informativa para mostrar el
número de cheque inicial y final generados de acuerdo al número de proveedores
o documentos a los cuales se les cancela. Se utiliza igualmente para validar que
los documentos físicos (en forma continua) coincidan con la numeración emitida
por el sistema antes de dar por aceptado y generar la impresión de los
comprobantes.

Comprobante de egreso directo

El objetivo de este programa y como su nombre lo indica, es permitir diligenciar
comprobantes de egreso en el momento en que se presenta la necesidad, es decir, en
forma inmediata o directa. Esto implica que la generación del Comprobante de Egreso
y del Cheque, así como la contabilización del mismo se haga en una sola operación. La
dinámica de manejo de este programa es idéntica a la captura de documentos contables
y otros egresos. La diferencia está en que después de capturado la obligación por
pagar, es necesario informar el banco, la cuenta bancaria y el número de cheque con
los cuales se diligenciará y contabilizará el respectivo pago.

Captura de un nuevo comprobante de egreso.
Del menú cuentas por pagar escoja la opción comprobante de egreso. Como
método alterno de acceso se tiene la siguiente secuencia de teclas: [ALT] s e.

Es importante verificar que el ícono de adicionar documento esté habilitado.
Seguidamente se debe diligenciar los siguientes campos:

Campos del encabezado (comprobante de egreso)
_________________

CO:
Se debe capturar aquí el codigo del centro de operación donde se emite el
documento. Este código junto al de tipo de documento es la base para identificar
un documento en el sistema; en caso de no conocerlo se puede dar click sobre el
botón [CO...] para invocar la lista desplegable y proceder a hacer la consulta y

Tipo de documento:
Se utiliza para registrar el tipo de documento asociado a la transacción que se
está registrando. Se puede dar click sobre el botón [tipo docto...] para invocar la
lista desplegable y proceder a hacer la selección del caso.

Número:

Fecha:

Estado:
Corresponde al estado del documento.

Tercero:
En caso de parte de la transacción que se está registrando esté relacionada con un
tercero se debe informar el código de tercero correspondiente que generalmente
corresponde al nit o la cédula. En caso de que no se conocerlo se puede dar click
sobre el botón [tercero ...] para invocar la lista desplegable y proceder a hacer la

Beneficiario:
Se utiliza para definir el nombre del beneficiario del cheque. Normalmente es el
mismo de la descripción del tercero, pero puede haber excepciones.

Moneda:
Se refiere al tipo o código de moneda en la cual se desea registrar la transacción.
Normalmente se trata de la moneda COP o moneda local.

Valor:
Corresponde al valor de la moneda.

Valor local:
Corresponde al valor de la moneda local.

Fecha cheque:
Es la fecha que deberá tener el cheque a generar e imprimir.

Firma autorizada:
Corresponde a la firma autorizada que se desea registrar en la elaboración y
emisión del comprobante.

Notas:
describir la razón que motiva a realizar el asiento contable. Ejemplo: cancelación
de almuerzo celebrado el 14 de agosto.

Contracuenta:
Con este botón se continua el proceso de captura y elaboración del comprobante
de egreso. Una vez se da "contracuenta" se presenta el siguiente formato de
pantalla en el cual se deben capturar una a una los registros débitos y/o créditos
del documento. Esto se hace registrando una a una las cuentas auxiliares y todo
su detalle.

Auxiliar:
Corresponde al cóodigo de cada una de las cuentas auxiliares que conforman el
documento. Al seleccionar una cuenta auxiliar, se abre una pantalla de captura de
asientos, como se presenta a continuación:

Asientos:
Informar la cuenta auxiliar que se desea afectar. Dependiendo de su
estructuración se solicitará la información de centro de costo y actividad. En
caso de no conocerla se puede dar click sobre el botón [auxiliar] para invocar la
lista desplegable y proceder ha realizar la selección del caso.

C.O.:
Corresponde al código de centro de operación que se desea registrar en el
movimiento contable. Puede ser diferente del centro de operación donde se emite
el documento.

Unidad de negocio:
Si la cuenta auxiliar tiene activo el parámetro para captura de unidad de negocio,
se debe digitar aquí el código de unidad a la cual se desea afectar con el registro
contable.

Tercero:
Corresponde al código del tercero sobre el cual se desea hacer el asiento
contable. Este puede eventualmente ser diferente del tercero al cual se emite el
comprobante, por ejemplo cuando se hace un reembolso de gastos y se desea
afectar cada cuenta con el tercero al cual se le cancelo, según los soportes del
gasto.

Sucursal:
Corresponde al código de sucursal del tercero, cuando este tiene varias
sucursales.

Naturaleza:
Se debe definir aqui la naturaleza del registro contable. Los valores probables
son Db o Cr para señalar que se desea hacer un débito o un crédito.

Valor M.A.:
Corresponde al valor en moneda alterna, cuando la auxiliar tiene activo el
parámetro para su captura.

Valor Cop:
Corresponde al valor en moneda local.

Tasa Cop:
Si se captura valores en moneda alterna, se deberá reportar aquí la tasa de
cambio respectiva.

Base gravable:
Si la cuenta auxiliar capturada en el registro contable es de impuestos, se debe
capturar aquí el valor de la base gravable que genera el impuesto.

Tasa:
Complementariamente al campo anterior, se captura aqui la tasa del impuesto
reportado.

C. Costo:
Corresponde al código del centro de costos que se desea afectar en el registro
contable y se captura cuando la cuenta auxiliar tiene activo éste parámetro.

Concepto F.E.:
Corresponde al código descripción delconcepto de flujo de efectivo, cuando la

Doc. banco:
Si la cuenta registrada se refiere a bancos, se debe capturar aqui el documento de
banco a afectar en el proceso de conciliación bancaria.

Notas:
Son las observaciones, detalles o comentarios del registro contable.

Eliminar:
Este botón elimina los valores y datos capturados en la grilla.

Aceptar:
Generación de comprobante de egreso.

Cancelar:
Con este botón se cancela la captura del registro.

Una vez están completas las partidas que ajustan al valor del documento, se debe
seleccionar la cuenta corriente de donde se girará el cheque.

Cueta corriente:
Se refiere al número de cuenta bancaria capturada por su minicódigo.

Unidad de negocio:
Si la cuenta auxiliar asociada a la cuenta bancaria tiene activo este parámetro, se
debe capturar aquí el código de unidad de negocios a afectar en este registro.

C. Costo:
Si la cuenta auxiliar asociada a la cuetna bancaria tiene activo este parámetro, se
debe capturar aqui el código de centro de costos a afectar en este registro.

Concepto F.E.:
Corresponde al código descripción del concepto de flujo de efectivo, cuando la

Aceptar:
Con este botón se grava el registro contable.

Cancelar:

Generación de cheque:
Numero cheque:
Se utiliza para informar el número del cheque emitido.

Aceptar:
Con este botón se acepta y grava el número de cheque reportado.

Cancelar:
Cancela el registro y debe ser capturado nuevamente para poder emitir el
cheque.
Reclasificación de CxP

Mediante esta opción se cruzan cuentas por pagar y cuentas por cobrar del
mismo proveedor. Como precondición se deben tener cuentas con saldo
contrario. Ejemplo: un anticipo a proveedor (1330) vs una cuenta por pagar (22).


Entrega de cheques

Cada vez que se genera un comprobante de egreso con cheque, este queda
registrado en un archivo especial para hacer la posterior entrega y control de los
cheques emitidos. De acuerdo a la anterior consigna, el objetivo de este
programa es permitir conocer y actualizar el detalle de los cheques pendientes
una vez que estos son entregados al proveedor o beneficiario del mismo.
Inicialmente se presentan una relación de todos los terceros a nombre de los
cuales hay cheques pendientes de entregar.

Dando clic en un tercero en particular, se presenta una nueva ventana con el
detalle de los cheques pendientes de entregar. Sobre esta ventana el usuario
puede marcar los documentos que se entregan con las respectivas notas o
observaciones de registro.

La anterior operación actualiza el archivo de cheques por entregar.

Filtro:
Moneda:
Se utiliza para presentar los documentos emitidos en una moneda en particular.

C.O.:
Se utiliza para presentar los documentos emitidos por un centro de operación en
particular.

Tercero:
Se utiliza para presentar los documentos de un tercero o proveedor en particular.

Filtrar:
Con este botón se realiza la búsqueda y selección de información de acuerdo a
los parámetros dados.

Limpiar:
Con este botón se limpian los datos de la consulta.

Entrega de cheques:
Entregar:
Se utiliza para demarcar los documentos que se van a entregar. Estos serán
descargados del archivo de cheques pendientes.

Fecha de entrega:
Es la fecha de entrega del cheque.

Notas:
Se solicita dejar huella de la entrega en unas notas que ayuden a identificar datos
complementarios de la misma.

Aplicar:
Con este botón se aceptan los datos de entrega de cheque.

Cancelar:
Con este botón se cancela la entrega de cheque.

Saldo real de bancos

El objetivo de este programa es permitir al responsable de los bancos, capturar
diariamente la información obtenida de manera directa, sobre el saldo real del
banco. Por cada una de las cuentas seleccionadas y dando clic sobre la "cuenta
bancaria" se activa una ventana de captura en la cual el usuario puede consignar
la información del saldo disponible y del saldo en canje. Adicionalmente se
permite consignar notas u observaciones sobre el saldo reportado.

Fecha:
Corresponde a la fecha en la cual se desea reportar el saldo del banco.

Cuenta:
Se debe seleccionar la cuenta a la cual se desea reportar el saldo en la fecha
dada.

Filtro:
Moneda:
Se utiliza para definir la moneda en la cual se capturarán los valores del saldo.

C.O.:
Se utiliza para identificar el centro de operación sobre el cual se registrará el
saldo del banco seleccionado.

Saldo disponible:
En este campo se captura el valor por concepto de "saldo disponible" de acuerdo
al banco.

Saldo en canje:
En este campo se captura el valor por concepto de "saldo en canje" de acuerdo al
banco.

Saldo total:
Es informativo y corresponde a la sumatoria de los dos valores anteriores.

Notas:
Se deben capturar aquí las notas u observaciones de la actualización.

Sin datos:
Se utiliza cuando no hay datos para capturar en una fecha dada.

Aplicar:
Se utiliza para aceptar los valores del banco.

Cerrar:
Se utiliza para cerrar la ventana de actualización de saldos.

Consulta de estado de cuenta de proveedores

El objetivo de este programa es brindar una versátil forma de examinar,
mediante una misma pantalla, la información de las cuentas por pagar. En primer
lugar, dependiendo de la elección hecha en el campo "ordena por" se establece la
directriz principal de análisis de acuerdo a varias alternativas:

Seguidamente se diligencian los demás campos solicitados en el filtro y una vez
ejecutada la consulta y mediante los menúes de contexto disponibles, este mismo
programa permite ampliar en detalle cada una de las cifras mostradas, llegando
inclusive a la información capturada cuando se diligenció cada documento.

Procedimiento para la consulta del estado de cuenta.

Del menú de cuentas por pagar escoja la opción de consultas, estado de cuenta.
Como método alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas: [Alt] s c e.

los cuales se preseleccionarán las cuentas por pagar que se desean analizar.

dejen en blanco no restringirán la selección, y se puede presentar el caso de que

Una vez haya terminado de definir estos valores de filtrado se debe dar clic sobre
el botón de "consultar".

En este momento en la ventana ubicada al lado izquierdo se muestra en forma
gráfica los diferentes valores que cumplen con las condiciones de filtrado dadas
en el punto anterior. Simultáneamente en la ventana ubicada al lado derecho se
despliega la siguiente información por cada uno de ellos, por ejemplo: tercero,
descripción, valor corriente, valor vencido, total cartera, pronto pago, ordenes de
pago, dias promedio vencido, documentos corrientes, documentos vencidos, total
documentos, orden pago pronto pago, programado pronto pago.

Si se considera del caso, se puede optar por analizar esta misma información por
varias vistas adicionales, lo que se logra dando clic derecho sobre la ventana de
la izquierda para invocar el correspondiente menú de contexto:
Otra alternativa de exploración de información que se tiene es analizar en detalle
cada uno de los documentos mostrados en la venta derecha. Para ello, se invoca
el menú de contexto asociado a la ventana derecha, tal como se muestra a
continuación.

Filtro:
Ordenar por:
Es la primera opción de ordenamiento y permite realizar la consulta de manera
agrupada o detallada, dependiendo de la selección que realice el usuario. Las
opciones de ordenamiento del árbol que se presenta en la parte superior
izquierda de la consulta son:

Proveedor:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por proveedor y corresponde al
código y demás datos de identificación del mismo. Se utiliza cuando se desea
hacer el filtro por el código de un proveedor en particular.

Sucursal:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por proveedor y corresponde al
código y demás datos de identificación de la sucursal del tercero proveedor. Se
utiliza cuando se desea hacer el filtro por el código de un tercero y una sucursal
en particular.

Clase de proveedor:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por Clase de proveedor y
corresponde al código y demás datos de identificación del mismo. Se utiliza
cuando se desea hacer el filtro por el código de una clase de proveedor en
particular.

Auxiliar:
se presentará la información de todas las cuentas auxiliares por pagar con saldos
pendientes. El usuario podrá escoger dentro de estas en las áreas de árbol de
acción y detalle en moneda local y alterna.

País:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por País y corresponde al código y
demás datos de identificación del mismo. Se utiliza cuando se desea hacer el
filtro por el código de un país en particular.

Departamento / estado:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por departamento y corresponde al
código y demás datos de identificación departamento. Se utiliza cuando se desea
hacer el filtro por el código de un departamento en particular.

Ciudad:
Se presenta cuando el ordenamiento se hace por ciudad y corresponde al código
y demás datos de identificación de la ciudad. Se utiliza cuando se desea hacer el
filtro por el código de una ciudad en particular.

C.O.:

U-.N.:
blanco se presentará la información de todas las unidades de negocios.:

Calcular saldos a :
Hoy:
Este botón se utiliza para indicar que la consulta deseada es a la fecha actual del
sistema.

A fecha anterior:
Normalmente la consulta de los estados de cuenta se hace al momento actual.
Sin embargo puede darse el caso que se desee consultar a una fecha anterior.
Este botón se utiliza para indicar que se desea hacer la consulta a una fecha
anterior y seguidamente se permite seleccionar la fecha de corte deseada.

Consultar:
filtro.

Limpiar:
Este botón limpia la información capturada en el filtro.

Arbol de selección:
Permite agrupar la información de acuerdo al orden principal seleccionado.
Dependiendo de la estructura y tablas asociadas con el orden seleccionado, se
podrá desplegar en mayor detalle el árbol y ubicar la información específica que
se desea. Para esto solo se debe dar click en los signos "+" que se presentan en la
parte izquierda de cada opción desplegada en el árbol. Para contraer la
información se procede de igual forma.

Datos en moneda local:
En esta grilla se despliega la información en moneda local, de acuerdo a las
opciones escogidas en el filtro y las selecciones dadas en el árbol de selección.

Datos en moneda alterna:
En esta grilla se despliega la información en moneda alterna cuando la cuenta
auxiliar tiene activo el indicador para manejo de moneda extranjera, de acuerdo
a las escogidas dadas en el filtro y las selecciones dadas en el árbol de selección.

Zoom:
Presenta los totales del tercero seleccionado.

Saldos por documento:
En esta ventana se presenta el detalle por cada uno de los documentos con saldos
a la fecha seleccionada, correspondientes al tercero sobre el cual se aplica la
ampliación de información de esta consulta.

Reporte:
Este botón genera un reporte de los saldos por documento del tercero
seleccionado.

Cerrar:
Este botón cierra la ventana de consulta de los saldos por documento.

Documentos Cancelados:
En esta ventana se presentan los documentos del tercero seleccionado, que ya
han sido cancelados.

Reporte:
Este botón genera un reporte de los documentos cancelados.

Cerrar:
Este botón cierra la ventana de consulta de los documentos cancelados.

Ordenes de pago:
En esta ventana se presentan las ordenes de pago generadas y pendientes de
emitir comprobante de egreso y cheque.

Reporte:
Este botón genera un reporte de las ordenes de pago pendientes.

Cerrar:
Este botón cierra la ventana de consulta ordenes de pago pendientes.

Proyectar:
En esta ventana se presenta una proyección de la cuenta del tercero proveedor
consultado. En la parte derecha se presentan los valores de acuerdo a los rangos
dados, y en la parte izquierda se presenta el detalle gráfico de la consulta.

Tipo:
Corresponde al tipo de gráfico, el cual puede ser variado en. áreas, barras, líneas,
tortas, sobreponer áreas, sobreponer barras y sobreponer líneas.

Rangos:
Ubicado en la parte derecha de la consulta, presentan los valores de los rangos
correspondientes a los datos seleccionados en la parte inferior de la consulta.

Valor:
Es el valor de cada rango.

%:
Es el porcentaje de cada rango, calculado sobre la sumatoria total de la consulta.

Rangos en dias: de 1 a ...:
Aquí se definen los rangos a presentar en la consulta. El usuario podrá variar los
valores presentados por default ubicándose con el cursor en cada campo y
variando el valor deseado en número de días.

Recalcular:
Se utiliza para generar nuevamente la consulta recalculando los valores de
acuerdo a los datos anteriores.

Imprimir
Se utiliza para imprimir la proyección hecha.:

Cerrar:
Se utiliza para cerrar la ventana.

Consulta movimiento de proveedores

El objetivo de este programa es brindar 4 puntos de vista para examinar la
información de las cuentas por pagar :

Punto de vista 1: Saldos por cada una de las cuentas contables asociadas a
cuentas por pagar declaradas en el sistema; estas cifras se muestran
discriminadas por centro de operación y unidad de negocio.

Punto de vista 2: Saldos a nivel de documento para cada uno de los saldos
mostrados en el punto de vista 1.

Punto de vista 3: movimiento histórico de cada uno de los documentos que
afectaron los saldos por documento mostrados en el punto de vista 1, a partir de
la fecha de análisis.

Punto de vista 4: Detalle de cada uno de los documentos mostrados en el punto
de vista 2.
Para acceder a cada uno de estos puntos de vista se trabaja con base en la
siguiente pantalla

Procedimiento para consultar el movimiento de proveedores
Del menú de cuentas por pagar escoja la opción de consultas, movimiento de
proveedores. Como método alterno se tiene la siguiente secuencia de teclas:
[Alt] r c e.

los cuales se preseleccionarán las cuentas por pagar que se desean analizar ( ver

dejen en blanco no restringirán la selección. Se puede presentar el caso de que

Una vez haya terminado de definir estos valores de filtrado se debe dar click
sobre el botón de "consultar".

En este momento se logran los puntos de vista 1 y 2, debido a que en el área 1 de
la ventana, ubicada en la parte superior , se muestran los saldos para cada una de
las cuentas contables de cuentas por cobrar discriminados por sucursal, auxiliar,
centro de operación y unidad de negocio. Simultáneamente, por cada renglón del
área 1 se despliegan en el área 2, los documentos que conforman el saldo total.

Nota: Se debe tener muy en cuenta la gran incidencia que tiene el campo
"Fecha desde" del área 3 de filtrado, debido a que los documentos
mostrados en el área 2 son posteriores a este campo.

Para lograr el punto de vista 3, es decir, el movimiento histórico de cada uno de
los documentos, se debe invocar el menú de contexto asociado al área 1, para
ello se debe dar click derecho sobre el renglón del área 1, sobre el cual se quiera
hacer este análisis.

Para lograr el punto de vista 4, es decir, el detalle de los documentos mostrados
en el punto de vista 2, se debe invocar el menú de contexto asociado al área 2,
para ello se debe dar click derecho sobre el renglón del área 2, sobre el cual se
quiera hacer este análisis.

Explicación detallada de campos:
Proveedor:
Se utiliza para especificar el proveedor sobre el cual se desea hacer la consulta.
Si se deja en blanco, se asumen todos los terceros con saldos pendientes, de
acuerdo a los parámetros dados.

Sucursal:
Se utiliza para seleccionar una sucursal del proveedor en particular. Si se deja en
blanco, se asumen todas las sucursales.

C.O.:

U-.N.:
blanco se presentará la información de todas las unidades de negocios.:

Fecha desde:
Este campo es de vital importancia debido a que dependiendo de la fecha
indicada es que se muestran los documentos que posteriormente a ella han
afectado los saldos del área 1. Por lo tanto, se puede presentar el caso de que por
lo reciente de la fecha no salga ningún en el reglón en el área 2; esta situación
podría cambiar si se indicara una fecha anterior a la allí mostrada.

Resumen de saldos de proveedores

El objetivo de este programa es permitir al responsable del control de las cuentas
por pagar establecer múltiples formas de auditar los saldo de proveedores.

Durante el proceso se tienen tres pantallas de apoyo, de las que las dos primeras,
sirven como mecanismo para indicar los criterios de preselección de los
documentos de cuentas por pagar, y una tercera de resultados.

Siesa_Enterprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para brindar un
windows, que columnas van,su respectivo orden y forma de totalizar y
subtotalizar. (ver detalles de la operación de las consultas flex).


Pantalla de filtrado:
Mediante este cuadro de selección se indica si el resumen de proveedores se va a
realizar o no en forma sumarizada de varas compañías.

Cuando en el cuadro anterior se ha indicado que el resumen se va a obtener en
forma resumida, en esta campo se debe indicar el grupo de compañías a
sumarizar.

Criterios de cuenta:
Plan de cuentas:
Nombre genérico de Plan de clasificación de cuentas, que se utilizará como
criterio de selección para sólo realizar la generación de los documentos.

Auxiliar:
Código de auxiliar dentro de la estructura del plan de cuentas, que se utilizará
como criterio de selección para sólo realizar la generación de los documentos
por el valor específico indicado en este campo.

Criterios de proveedores:
Tercero:
Código de tercero que servirá como criterio de selección.

Sucursal:
En el caso de que el tercero tenga declarado el manejo de sucursales aquí se
debe declarar el respecto código.

Tipo:
Código de tipo que servirá como criterio de selección.

Plan:
Nombre genérico de Plan de clasificación de terceros, que se utilizará como
criterio de selección para sólo realizar la generación de los documentos por el
valor específico indicado en este campo. Ejemplo: actividad económica.

Criterio:
Código de detalle dentro de la estructura del plan, que se utilizará como criterio
de selección para sólo realizar la generación de los documentos por el valor
específico indicado en este campo. Ejemplo: dentro de la clasificación de
actividad económica, realizar el proceso sólo para los agricultores.

Clase:
Clase que servirá como criterio de selección.

Otros criterios de selección:
Regional:
Código de regional que servirá como criterio de selección.

Grupo C.O:
Grupo de C.O. que servirá como criterio de selección.

C.O:
C.O. que servirá como criterio de selección.

Grupo U.N:
Grupo de U.N. que servirá como criterio de selección.

U.N:
U.N. que servirá como criterio de selección.

Botón Consultar:
Mediante este botón se inicia la selección de información con base en los
criterios básicos sin tener en cuenta los adicionales.

Botón Limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta de los valores específicos de los
criterios de selección dados y se vuelven a declarar.

Botón Cerrar:
Mediante este botón el usuario se retracta del resumen.

Pantalla de opciones adicionales:
Corriente:
Mediante este cuadro de selección se indica que la consulta se realizará
indicando varios rangos de selección de cartera corriente. Esta es excluyente de
vencido.

Vencido:
Mediante este cuadro de selección se indica que la consulta se realizará
indicando varios rangos de selección de cartera vencida. Esta es excluyente de
corriente.

Calcular saldo a :
En este campo el sistema permite dos alternativas para seleccionar: Hoy o a una
Fecha de corte.

Vencimiento en:
En este campo se indica si el vencimiento es con base en la fecha de vencimiento
o con la fecha del documento.

Incluir días de gracia en fecha vcto:
Mediante este cuadro de selección se indica si se incluyen o no los días de
gracia.

Moneda:
Código de moneda en la que se va a generar el resumen.

Cifras en:
En pesos, miles o millones.

Botón Consultar:
Mediante este botón se inicia la selección de información con base en los
criterios adicionales.

Botón Limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta de los valores específicos de los
criterios de selección dados y se vuelven a declarar.

Botón Cerrar:
Mediante este botón el usuario se retracta del resumen.

Pantalla de resultado:

Reporte de vencimiento por edades

El objetivo de este programa es permitir un reporte de los saldos de las cuentas
por pagar, discriminado por edades; y con múltiples alternativas de totalización y
subtotalización ( regional y/o centro de operación y/o unidad de negocio y/o
cuenta mayor, etc.). Entre los aspectos funcionales de este programa se tienen:

reporte por medio del ícono:
operación, una cuenta auxiliar, un cliente, una sucursal, etc.

Pantalla de trabajo para obtener el reporte de vencimiento.
Procedimiento para obtener un reporte de vencimientos por
edades.
Del menú de cuentas por pagar escoja la opción reportes, vencimientos. Como
método alterno de acceso se tiene la siguiente secuencia de teclas [ALT] s r v.

campo.

Reporte:

Guardar:

Eliminar:

Opciones básicas:
Plan de cuentas:

Campos disponibles:
de negocio, etc).

los escogió. No obstante este orden puede ser variado mediante el uso de las

Filtro de....:
seleccionar y ordenar la información de manera complementaria.

Código:

Descripción:
seleccionada.

Nivel:

Ordenar por:

Dirección:


Por medio de este campo se define el grado de consolidación que va a tener el
informe, debido a que aquí se define si sólamente se muestran totales por las

Analizar saldos:
planteen las columnas del informe: "corriente proyectando vencido, vencido
proyectando corriente, solo proyectando vencido, y solo proyectando corriente".


Rango en días de:
Complementariamente a lo anterior, se tiene la posibilidad de seleccionar el
valor en días de los rangos a presentar. La opción presente por default rangos en
días de "1" a "30", a "60, a "90" o más pero el usuario puede variar estos valores
de acuerdo a su necesidad.

Calcular saldo a:
Hoy:

Una fecha de corte:

Incluir rotación:
se indique la rotación de las cuentas por pagar para el criterio de análisis elegido
inicialmente.



Vencimiento en:

Moneda:

Alterna:

Cifras en:
o en millones.

Observación:

Pantalla:

Impresora:
generado.

Exportar:
texto.

Cancelar:

Cubo de CxP

la gestión de cuentas por pagar en Siesa enterprise se han incorporado las





Siesa Enterprise.


Activos fijos

Mediante este programa se hace la definición formal de cada uno de los activos
fijos que posee la compañía. Simultáneamente a la creación de este maestro, se
establece la base de todo el manejo estadístico y contable de los activos. Al crear
el código del activo fijo en el sistema, este queda pendiente hasta el momento en
que se active lo que se logra en el proceso de "dar de alta". Para definir o
actualizar un activo, el usuario debe diligenciar los siguientes campos.


Activo:
Es un código consecutivo automático asignado por el sistema a cada uno de los
bienes o activos que se definen.

Referencia:
Se utiliza para registrar el código o referencia que la compañía tenga asignado a
cada activo. El sistema sugiere como referencia el mismo código de activo, pero
esta puede ser modificada. Se busca con ello que el usuario pueda accesar la
información del activo a través del código o la referencia del mismo.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del activo.

Descripción abreviada:
Como su nombre lo indica, es la descripción abreviada del activo y se utiliza
para la impresión de algunos reportes donde por sus características o tamaño no
se puede utilizar la descripción completa del bien.

Tipo de inventario:
Se debe definir aqui el código del tipo de inventario al cual estará asociado el
activo fijo. El tipo de inventario debe ser obligatoriamente de Activos Fijos.

C Costos:
Se define aquí el centro de costos al cual pertenece el activo fijo. Este código se
utiliza para fines de contabilización y agrupamiento de información, necesarios
para garantizar el control del activo.

C.O.:
Se define aquí el centro de operación al cual pertenece el activo fijo. Este código
se utiliza para fines de contabilización y agrupamiento de información,
necesarios para garantizar el control del activo.

U.N.:
Se define aquí el código de la unidad de negocios a la cual pertenece el activo
fijo. Este código se utiliza para fines de contabilización y agrupamiento de
información, necesarios para garantizar el control del activo.

Generales:
Responsable:
Se debe identificar aquí el código del tercero responsable del activo fijo en la
compañía.

Prenda / garantía:
Cuando un activo tenga una reserva de prenda o se constituya en garantía de
algún tipo, se debe activar este campo. Adicionalmente se debe diligenciar las
notas o descripción de la prenda o garantía en el campo siguiente ubicado en la
parte central. El efecto de este parámetro es impedir que el activo pueda ser dado
de baja o vendido.

Explicación de los campos de parámetros:
Estado:
Se refiere al estado actual del activo fijo. Al momento de crearse un nuevo
código, el estado será de pendiente (de dar de alta). Una vez que se active en el
proceso respectivo, pasa a estado activo.

Información de adquisición y depreciación
Costo:
Se debe indicar aqui el valor o costo histórico del activo fijo, sin incluir
depreciación ni ajustes por inflación.

Fecha Adq:
Se debe indicar aquí la fecha de adquisición del activo fijo.

Método:
Se refiere al método de depreciación del activo. Las posibilidades son: línea
recta, reducción de saldos, o unidades de producción.

Vida util:
Se utiliza para definir la vida útil del activo en términos de periodos, por ejemplo
60 meses.

Salvamento:
Porcentaje:
Se utiliza para definir el porcentaje de salvamento del activo fijo, con respecto a
su costo. Una vez definido automáticamente se calcula el valor del salvamento
en el siguiente campo.

Valor:
Es complementario al campo anterior y se utiliza para definir el valor del
salvamento. Una vez definido, se recalcula el porcentaje de salvamento.

Otros datos:
Número de piezas:
Se refiere al número de partes o piezas que conforman el activo fijo.

Código de barras:
Se utiliza para asignar o definir el código de barras del activo fijo.

Explicación de los campos de criterios:
Plan:
Es informativo y corresponde a cada uno de los planes de criterios previamente
definidos en el maestro de planes. Se utiliza para identificar los planes y criterios
a los cuales se desea asociar el activo fijo.

Descripción:
Es el nombre o descripción del plan de criterios.

Mayor:
Cuando el activo se desea asociar a un plan en particular, se debe posicionar con
el cursor en este campo por cada uno de los planes respectivos. Seguidamente
utilizando el clic del mouse, se activa la consulta y selección del código de
criterio mayor al cual se asociará el activo fijo.

Descripción:
Es informativo y corresponde a la descripción del criterio mayor seleccionado en
el campo anterior.

Explicación de los campos de foto:
Archivo:
Se utiliza para ingresar el archivo con la foto del activo fijo. Para activar esta
funcionalidad, se debe dar clic sobre el botón de puntos (...) ubicado en la parte
derecha. A partir de esta acción se invoca el explorador del computador del
cliente y puede hacerse la búsqueda y selección del archivo deseado.

Notas:
Se utiliza para definir las notas u observaciones que se desea hacer al activo fijo.

Explicación de los campos de adiciones:
Las adiciones son activos que tienen su propia historia y su propio movimiento y
siempre están relacionados con un activo principal, pero por sus características
físicas, su costo e importancia, se pueden considerar como un activo
prácticamente independiente. Se identifican con el código del activo principal
más un número de adición de 3 dígitos, asignado por el sistema.

Adicionar:
Este botón se utiliza para agregar adiciones a un activo fijo en particular. Una
vez que se da clic sobre este botón se activa la siguiente ventana en la cual se
deben definir los campos que identifican y definen el activo a adicionar.

Número:
Es automático y asignado por el sistema. Se refiere al número de adición del
activo.

Descripción:
Se utiliza para definir el nombre o descripción del activo a adicionar.

Parámetros:
Estado:
Se refiere al estado actual del activo fijo a adicionar. Al momento de crearse un
nuevo código de adición, el estado será de pendiente (de dar de alta). Una vez
que se active en el proceso respectivo, pasa a estado activo.

Información de adquisición y depreciación
Costo:
Se debe indicar aquí el valor o costo histórico del activo fijo a adicionar, sin
incluir depreciación ni ajustes por inflación.

Fecha Adq:
Se debe indicar aquí la fecha de adquisición del activo fijo a adicionar.

Método:
Se refiere al método de depreciación del activo. Las posibilidades son: línea
recta, reducción de saldos, o unidades de producción.

Vida útil:
Se utiliza para definir la vida útil del activo en términos de periodos, por ejemplo
60 meses.

Salvamento:
Porcentaje:
Se utiliza para definir el porcentaje de salvamento del activo fijo, con respecto a
su costo. Una vez definido automáticamente se calcula el valor del salvamento
en el siguiente campo.

Valor:
Es complementario al campo anterior y se utiliza para definir el valor del
salvamento. Una vez definido, se recalcula el porcentaje de salvamento.

Otros datos:
Número de piezas:
Se refiere al número de partes o piezas que conforman el activo fijo.

Código de barras:
Se utiliza para asignar o definir el código de barras del activo fijo.

Notas:
Estas notas son los comentarios u observaciones que se desea hacer al activo fijo
a adicionar.

Saldos de la adición:
En esta ventana se presenta un resumen de los saldos del activo fijo adicionado,
por cada uno de sus conceptos básicos. Adicionalmente se presenta la
información de las ultimas fechas de registro.

Saldos del activo:
En esta ventana se presenta un resumen de los saldos de cada uno de los activos
fijos definidos en el sistema. En términos generales se presenta el detalle del
costo del activo por cada concepto, los ajustes y las fechas de registro históricas.

Modificar:
Este botón se utiliza para modificar la información de un activo fijo previamente
definido.

Adicionar:
Este botón se utiliza para aceptar y adicionar la información de un activo fijo en
el maestro de activos.

Eliminar:
Este botón se utiliza para eliminar un activo fijo previamente creado.

Cancelar:
Este botón se utiliza para cancelar el registro o modificación de un activo fijo.

Saldos de activos fijos

relacionada con los saldos de activos fijos a la fecha de hoy o a una fecha de
corte. Como particularidad especial, esta consulta es totalmente interactiva y
permite modificar su presentación, realizar filtros y ordenamientos especiales, de
acuerdo a las opciones incluidas dentro de su propia barra de controles. La
presentación general de la consulta es la siguiente:

Esta consulta se activa a partir de la opción de impresión del programa de
"Activos Fijos", o de manera directa en la opción de consulta de "Saldos de
Activos" del sistema.




Filtro:
Calcular saldos a hoy:
Se utiliza para indicar que la consulta o selección de información de los saldos
de activos se desea a la fecha actual.

Calcular saldos a una fecha de corte:
De igual manera la consulta se puede realizar a una fecha anterior, para tal efecto
se debe indicar marcando el campo de fecga de corte y seguidamente indicar la
fecha deseada.

Fecha:
Es complementario del campo anterior y corresponde a la fecha de corte de
generación de la consulta de saldos de activos fijos.

Consultar:
Este botón se utiliza para realizar la consulta de saldos de activos fijos.

Limpiar:
Este botón se utiliza para limpiar las opciones predefinidas en la consulta.

Ocultar la columna de los grupos:
de la consulta en la parte correspondiente a los títulos, se van presentando los
desee tener en la consulta o reporte de activos:

Salvar:

Exportar:
efecto se activa el explorador de "mi pc" del cliente.

Abrir / salvar:

Desagrupar:

Desbordar:

Graficar:
Se utiliza para graficar los valores presentados en la consulta.

Propiedades:
fuente, líneas y colores de la misma.

dar clic en el botón derecho correspondiente al tipo o color en el tab deseado. De
igual manera, las líneas de división o separación en la consulta o reporte pueden
ser modificadas. Una vez definidas las opciones deseadas, se deben utilizar los
botones de aceptación o cancelación presentados en la ventana.

Filtrar:

Imprimir:
presenta la ventana de impresión estándar del cliente.

abajo" que permite ajustar los parámetros de impresión y de páginas.

Vista previa:
retroceder las páginas del informe.

Este botón permite configurar el número de decimales a presentar en la consulta.
Incluye sus propios botones de aceptar, aplicar y cerrar.

Selector de campos:
A través de este botón se activa la ventana en la cual el usuario puede demarcar o
seleccionar los campos que se desea visualizar como columnas en la consulta.
Para tal efecto debe dar clic en el cuadro ubicado en la parte izquierda de cada
campo y activar el campo en la consulta.

Las columnas posibles de presentar en la consulta de saldos de activos
corresponden a los siguientes campos.

% de salvamento:
Corresponde al porcentaje de salvamento definido en cada activo.

Activo fijo:
Código numérico de 9 posiciones y 3 más de extensión para las adiciones.
Corresponde al código del activo fijo. Es un consecutivo automático asignado
por el sistema a cada uno de los activos definidos.

Ajuste costo de adquisición:
Se refiere a los valores por concepto de ajustes realizados al costo de adquisición
de activos.

Ajuste depreciación costo:
Se refiere a los valores por concepto de ajustes realizados a la depreciación del
costo.

Ajuste depreciación PAAG costo:
Se refiere a los valores por concepto de ajustes realizados a la depreciación del
paag del costo.

Ajuste PAAG costo:
Se refiere a los valores por concepto de ajustes realizados al paag del costo.

Ajuste PAAG depreciación:
Se refiere a los valores por concepto de ajustes realizados al paag de la
depreciación.

Ajuste periodos depreciados:
Se refiere al ajuste realizado sobre los periodos depreciados.

Ajuste provisión:
Se refiere al ajuste realizado sobre la provisión.

Ajuste unidades depreciadas:
Se refiere al ajuste realizado a las unidades depreciadas.

Ajuste valorización:
Se refiere a los valores por concepto de ajustes realizados a las valorizaciones.

C.O.:
Corresponde al centro de operación del activo.

Centro de costo:
Corresponde al centro de costos del activo.

Código de barras:
Corresponde al código de barras asociado al activo.

Costo:
Se refiere al valor del costo del activo.

Depreciación PAAG costo:
Se refiere a los valores por concepto de depreciación del paag del costo del
activo.

Depreciación:
Se refiere a los valores por concepto de depreciación del activo.

Descripción de la Unidad de Negocios:
Corresponde al nombre o descripción de la unidad de negocios a la cual esta
asociada el activo.

Descripción del centro de costo:
Corresponde al nombre o descripción del centro de costos al cual está asociado
el activo.

Descripción del Centro de Operación:
Corresponde al nombre o descripción del centro de operación al cual está
asociado el activo.

Descripción del tipo de inventario:
Corresponde al nombre o descripción del tipo de inventario al cual pertenece el
activo.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del activo fijo.

Estado:
Corresponde al estado actual del activo fijo (activo, pendiente, depreciado, etc.)

Fecha de adquisición:
Corresponde a la fecha de adquisición o compra del activo fijo.

Fecha de alta:
Corresponde a la fecha a partir de la cual se dio ingreso y se activo el código de
activo fijo en el sistema.

Fecha ultima depreciación:
Corresponde a la fecha ultima de depreciación de los activos fijos.

Fecha ultimo ajuste:
Corresponde a la fecha del último ajuste realizado al activo fijo.

Fecha último avalúo:
Corresponde a la fecha del último avalúo realizado al activo fijo.

Firma último avalúo:
Corresponde a la firma que realizó el último avalúo a los activos.

Garantía:
Se refiere a la garantía o prenda del activo.

Método:
Corresponde al método de depreciación del activo fijo. Los métodos son: Línea
recta, reducción de saldos y unidades de producción.

Notas garantía:
Se refiere al detalle o notas consignados para explicar la garantía realizada sobre
un activo.

Número de piezas:
Corresponde al número de piezas que conforman un activo fijo.

PAAG:
Corresponde a los valores por concepto de PAAG calculados sobre el activo fijo.

PAAG depreciación
Corresponde a los valores por concepto de PAAG calculado sobre la
depreciación.

Periodos a depreciar:
Se refiere al número de periodos en los cuales se deprecia un activo fijo.

Periodos depreciados:
Se refiere al número de periodos que se han depreciado en un activo fijo.

Periodos por depreciar:
Se refiere al número de periodos pendientes de depreciar de un activo fijo.

Periodos suspendidos:
Se refiere a los periodos en los cuales ha sido suspendido un activo fijo.

Provisión:

Referencia:
Corresponde a la referencia asociada al activo fijo.

Responsable:
Se refiere al responsable a nombre del cual está asociado el activo fijo.

Saldo:
Corresponde al saldo del activo fijo, tomando los costos de adquisición y
sumando y restando los valores por concepto de paag y depreciaciones.

Tipo de inventario:
Se refiere al tipo de inventario al cual está asociado el activo fijo.

U.N.:
Corresponde a la unidad de negocios a la cual se asocia el activo.

Unidades a depreciar:
Corresponde a las unidades a depreciar de los activos.

Unidades depreciadas:
Corresponde a las unidades depreciadas de un activo.

Unidades por depreciar:
Corresponde a las unidades por depreciar de un activo.

Valorización:
Corresponde a los valores por concepto de valorización de un activo fijo.

Gran total:

Nombre de consulta:
definida y almacenada por el usuario. De no tenerse formas predefinidas, se trae
la consulta estándar o predeterminada.

Tipos de inventario - servicio
Los tipos de inventario en los activos fijos corresponde a cada uno de los
diferentes tipos de activos que posee una compañía, por ejemplo, terrenos,
edificios, vehículos, equipos de computo, depreciable, si es ajustable, vida útil,
equivalencias contables del activo fijo, entre otras. De acuerdo a lo anterior, se
deben crear tantos tipos de activos como combinaciones resulten de las
anteriores variables. Es claro que por ejemplo los terrenos todos reunen las
mismas características al igual que todas sus transacciones se contabilizan de
igual manera, lo propio sucede con los edificios, vehículos, etc. Al ingresar al
programa de tipos de inventario, el usuario debe diligenciar los siguientes
campos.


Tipo de inventario / servicio:
Corresponde al código o identificación de los tipos de inventario en los cuales se
clasificarán los ítems. En esta tabla se deben definir tantos tipos de inventario
como tipos de activos, productos o servicios se tengan. Por ejemplo para los
inventarios son conocidos los siguientes: materias primas, productos en proceso,
productos terminados, productos no manufacturados por la compañía, etc. Para
activos fijos se pueden mencionar entre otros: muebles y enseres, maquinaria y
equipo, vehículos, edificios, terrenos, activos menores, etc. Se recomienda
utilizar un código nemónico que ayude a identificar al tipo de inventario, o un
código que lo permita asociar con algo conocido, por ejemplo, utilizar los
códigos de cuentas mayores del PUC haciendo la correspondencia a cada tipo de
inventario.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del tipo de inventario.

Clase:
Se refiere a la clase del tipo de inventario. Las clases están previamente
definidas en UNO-E y son: Servicios, Inventarios y Activos fijos. En adelante,
las subcarpetas a diligenciar dependerán exclusivamente de la definición de clase
que se haga.

Generales:

Inventario:
En este recuadro se agrupan una serie de parámetros que se habilitan solo
cuando la clase de tipo de inventario se refiere a Inventarios.

Contabilización de costo:
Se utiliza para definir como será la contabilización del costo del inventario. Se
presentan 2 opciones: al costo promedio o al costo estándar. Este último deberá
ser definido en cada uno de los ítems de inventario.

Maneja lote:
Se utiliza para identificar los inventarios que requieren un control por número de
lote de fabricación, por ejemplo: químicos, farmaceúticos, alimentos. Se
presentan 3 posibles valores para este campo a saber: No, significa que el tipo de
inventario no va a manejar ítems con lotes; SI, significa que el tipo de inventario
manejará ítems con lotes; si y perecedero, significa que el tipo de inventario
manejará ítems con lotes con la característica especial de que estos últimos
tendrán una fecha de vencimiento o vigencia.

Asignación del lote:
Es complementario del campo anterior y se refiere a la forma en que se
asignarán los números o identificación del lote. Se puede seleccionar Manual o
Automático, en este último caso el número será asignado automáticamente por
Siesa Enterprise.

Maneja extensiones:
Se utiliza como una ayuda especial para algunos tipos de inventario donde el
ítem requiere mayor definición y control, por ejemplo en las confecciones,
donde una prenda es un ítem que requiere adicionalmente poder controlar el
inventario por Colores y Tallas. Los colores pueden ser definidos como una
extensión, y las tallas igualmente como una segunda extensión.

Extensión 1:
Se utiliza para definir el tipo de extensión que se desea manejar en primer orden
en los ítems asociados a este tipo de inventario, por ejemplo: colores de prendas.

Extensión 2:
Se utiliza para definir el tipo de extensión que se desea manejar en segundo
orden en los ítems asociados a este tipo de inventario, por ejemplo: tallas en las
prendas.

Activo fijo:
En este recuadro se agrupan una serie de parámetros que se habilitan solamente
en el evento en que el tipo de inventario corresponda a la clase de "activos fijos".

Depreciable:
Se utiliza para definir si los activos aquí asociados son o no depreciables.

Vida útil:
Se utiliza para definir la vida útil en número de periodos o unidades, de los
activos fijos aquí asociados. Por ejemplo para los vehículos se definirá una vida
útil de 60 periodos, correspondiente a 5 años.

Ajustable:
Se utiliza para definir si los activos fijos aquí agrupados, serán sujetos a los
ajustes por inflación o no.

Explicación de los campos de equivalencias de inventario:
En este recuadro se definen los parámetros necesarios para definir las cuentas de
inventarios que se desea afectar en cada una de las transacciones. Es claro que
indiferentemente del tipo de transacción, por ejemplo, las materias primas
siempre ingresaran o saldrán de la misma cuenta (se debitarán o acreditarán), es
decir, la cuenta de inventarios de materia prima. Lo que puede cambiar
definitivamente es el destino de las mismas, es decir, la cuenta a donde se desea
llevar el registro de consumo. Estas últimas equivalencias se definen en la
siguiente plantilla correspondiente a equivalencias varias.

Bodega:
Se utiliza excepcionalmente para definir que las transacciones de una bodega en
particular se deben debitar o acreditar en determinada cuenta auxiliar. Por
ejemplo, la bodega de materias primas se deberá debitar o acreditar,
indistintamente de la transacción, de la misma cuenta auxiliar.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción de la bodega seleccionada.

Auxiliar:
Se debe definir aquí el código de cuenta auxiliar que se deberá debitar o
acreditar cada vez que se realicen transacciones de ítems que estén asociados al
tipo de inventario específico.

Descripción:

C.O.:
Corresponde al código de centro de operación a la cual pertenece la bodega y
que será afectado en cada transacción que afecte los inventarios.

U.N.:
Corresponde a la unidad de negocios que se desea afectar en cada transacción de
inventarios.

Explicación de los campos de equivalencias de activos fijos:
En este recuadro se definen las equivalencias correspondientes a las cuentas del
Activo Fijo; se debe recordar que se han definido tantos tipos de inventario
como tipos de activos existen. De igual manera y en lo relativo a esta ventana,
por cada uno de los tipos de inventario de activos, se debe informar a Siesa
Enterprise cuales son las cuentas correspondientes en el Activo, concretamente
las cuentas auxiliares del activo fijo.

Auxiliar costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se registra el costo histórico del activo
fijo.

Auxiliar paag costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se registra el PAAG al costo histórico del
activo fijo.

Auxiliar depreciación:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se registra la depreciación acumulada del
activo fijo.

Auxiliar depreciación paag costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se registra la depreciación del PAAG al
costo del activo fijo.

Auxiliar paag a la depreciación:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se registra el PAAG a la depreciación del
activo fijo.

Auxiliar de valorizaciones:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se registran las valorizaciones del activo
fijo.

Auxiliar de provisiones:
Es complementaria a la cuenta anterior y se utiliza en el evento en que una
valorización sea negativa. Se debe indicar aquí el código de cuenta auxiliar
donde se desea contabilizar dicho valor.

Explicación de los campos de equivalencias varias de inventarios /
servicios:
Las equivalencias varias tienen como propósito la definición de las cuentas
auxiliares contrapartidas a las cuentas del inventario en las diferentes
transacciones del sistema, a fin de cumplir con el principio de partida doble. En
un ajuste de inventarios, la cuenta contrapartida indicara la auxiliar del gasto,
costo o provisión.

Ver detalle:
Se utiliza para desplegar las descripciones de los códigos de conceptos, motivos
y cuentas auxiliares.

Concepto:
Es automático y corresponde a cada uno de los conceptos por los cuales se
pueden realizar transacciones. Por cada concepto y motivo se deberá indicar las
cuentas auxiliares donde se desea contabilizar la contrapartida, acordes con el
concepto, motivo y naturaleza de la transacción.

Motivo:
Se presenta aquí la tabla de motivos por los cuales se hacen transacciones del
inventario. Se utiliza para identificar en un concepto las diferentes
particularidades o excepciones que se deben considerar en la contabilización.
Por cada motivo se debe definir una equivalencia.

Auxiliar de contabilización:
Corresponde al código de cuenta auxiliar donde se desea registrar la
contrapartida del inventario, de acuerdo al tipo de transacción definida en el
concepto y motivo.

de productos gravados.

de productos excluidos.

dado a productos gravados.

dado a productos excluidos.

Auxiliar costo de ventas:
Corresponde a la cuenta auxiliar donde se desea contabilizar el costo de ventas.

Unidad de negocio:
Se utiliza para identificar la unidad de negocios a afectar en la contabilización.

C. Costo:
Se utiliza para identificar el centro de costos a afectar en la contabilización,
cuando las cuentas auxiliares exigen este parámetro.

Tipo de equivalencia:
Se refiere a la identificación del tipo de equivalencia contable. El default es
normal.

Auxiliar de compras:
Corresponde a la cuenta auxiliar en la cual se registraran los pasivos
provisionales o cuenta de compra. Estos se presentan al momento de hacer la
entrada de almacén por compra (inventarios / cuenta de compras por pagar). Esta
cuenta será transitoria y se cancela con la causación de la factura del proveedor.

U. N. compra:
Corresponde a la unidad de negocios que se desea registrar en la compra.

Explicación de los campos de equivalencias varias de activos fijos:
Las equivalencias varias de activos conforman las cuentas contrapartidas de las
equivalencias de activos. Se definen aquí por cada grupo de centro de costos,
concepto y motivo, las cuentas auxiliares donde se desea registrar o contabilizar
cada tipo de movimiento o transacción.

Grupo C. costo:
Se utiliza para identificar el grupo de centro de costos al cual se va a crear
equivalencias varias de los activos fijos. Normalmente y como mínimo se
definen los grupos para los centros de costos administrativos, de ventas y
productivos.

Ver detalle:
Este botón permite presentar en pantalla además del código de cuenta auxiliar, el
nombre o descripción de la misma.

Concepto:
Los conceptos son automáticos del UNO-E y corresponde a los diferentes tipos
de transacciones del activo. Por cada concepto y motivo se deben definir las
equivalencias.

Motivo:
Corresponde a los motivos definidos como tipo de transacción asociados a un
concepto. Se debe crear una equivalencia para cada concepto / motivo.

Auxiliar de costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar de costo contrapartida de acuerdo al concepto y
motivo.

Auxiliar PAAG costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar PAAG de costo contrapartida de acuerdo al
concepto y motivo.

Auxiliar depreciación costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar de depreciación al costo contrapartida de

Auxiliar depreciación PAAG costo:
Corresponde a la cuenta auxiliar de depreciación del PAAG al costo
contrapartida de acuerdo al concepto y motivo.

Auxiliar PAAG depreciación:
Corresponde a la cuenta auxiliar de PAAG a la depreciación contrapartida de

Auxiliar valorización:
Corresponde a la cuenta auxiliar contrapartida de valorizaciones acuerdo al
concepto y motivo.

Auxiliar provisión:
Corresponde a la cuenta auxiliar contrapartida de provisión de acuerdo al
concepto y motivo.

Notas:
Se utiliza para definir las notas u observaciones de la tabla.
Reporte de motivos

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un informe de los
conceptos y motivos definidos en el sistema. Para tal efecto debe diligenciar los
siguientes campos.


Módulo:
Se utiliza para seleccionar para el reporte las equivalencias de un módulo en
particular o todos.

Concepto:
Se utiliza para seleccionar las equivalencias de un concepto en particular o
todos.

Estado:
Se utiliza para seleccionar las equivalencias de un estado en particular o todos.

Incluir equivalencias:
Se utiliza para indicar que se desea incluir en el reporte algunas de las
equivalencias contables, sea de impuestos o varias.

De impuestos:
Indica que se desea incluir en el informe las equivalencias de impuestos.

Varias:
Indica que se desea incluir en el informe las equivalencias varias.

Titulo:
Es el nombre o título del reporte.

Pantalla:

Impresora:

Exportar:
Se utiliza para indicar que el reporte debe ser exportado en formato de archivo
plano o texto.

Cancelar:

Dar de alta activos fijos

Cada vez que se crea o adquiere un nuevo activo o adición del mismo y después
de haberlo definido o creado como código de activo en el sistema, se debe hacer
uso de la opción de "Dar de alta activos fijos" para que quede incorporado en los
registros de movimiento de los activos fijos, y para que en adelante sea tenido en
cuenta en los procesos de depreciación y ajustes por inflación.

El proceso de dar de alta genera un documento contable que de igual manera,
realiza la contabilización del activo de acuerdo a las equivalencias definidas en
las diferentes tablas asociadas al mismo y a la presente transacción. Para tal
efecto el usuario debe diligenciar los siguientes campos.


C.O.:
Corresponde al código del centro de operación donde se van a dar de alta o
activar para el movimiento contable los activos fijos.

Tipo de documento:
Corresponde al tipo de documento con el cual se va a dar de alta los activos. Este
debe estar previamente catalogado.

Número:
Es el número del documento de dar de alta, es automático y asignado por el
sistema.

Fecha:
Corresponde a la fecha del documento.

Estado:
Se refiere al estado del documento.

Notas:
Corresponde a las notas o detalle de tipo contable que se deben hacer al
momento de dar de alta los activos.

Activo fijo:
Se debe indicar el código del activo que se desea dar de alta. Este puede ser
buscado y seleccionado de los activos pendientes, simplemente dando clic en el
botón de activo fijo. El sistema presenta la siguiente ventana con el detalle de
todos los activos pendientes para que sean seleccionados a criterio del usuario.

Aceptar:
Una vez seleccionado el activo que se desea dar de alta, se debe dar "aceptar"
para que sea incorporado al documento de dar de alta. Una vez seleccionado y
aceptado el activo, se presenta un detalle completo de la identificación del activo
y demás datos definidos al momento de su creación. De igual manera se
presentan los valores por cada concepto en columnas de "acumulado anterior,
valor y nuevo acumulado".

Cancelar:
Se utiliza para cancelar la operación de selección del activo fijo, antes de dar de
alta.

Fecha de alta:
El usuario deberá indicar la fecha a partir de la cual se desea dar de alta el activo
fijo. Esta fecha debe estar dentro del rango de tiempo del periodo del
documento.

Adicionar:
Se utiliza para adicionar finalmente al documento el activo seleccionado.

Eliminar:
Se utiliza para borrar o eliminar de la captura o selección un activo dado.

Cancelar:
Se utiliza para cancelar la acción de adicionar un activo.

Motivo:
De acuerdo al concepto y cuando hay más de un motivo asociado al mismo, se
debe seleccionar aqui el código de motivo con el cual se va a dar de alta los
activos seleccionados en el documento.

Aprobar:
Con este botón se aprueba el documento contable.

Anular:
Con este botón se anula el documento contable.

Imprimir:
Con este botón se imprime el documento de dar de alta elaborado.

Ajustes de activos fijos

El objetivo de este programa es permitir al usuario realizar ajustes a los valores
de cualquiera de los conceptos que conforman la información del activo. Uno-e
presenta el saldo actual, permite capturar el valor del ajuste (incluyendo cifras
negativas) y presenta el nuevo saldo incluyendo el ajuste registrado. Se permite
la captura de valores negativos. Para tal efecto el usuario debe diligenciar los
siguientes campos.


C.O.:
Corresponde al código de centro de operación donde se realizará el ajuste a los
activos fijos.

Tipo de documento:
Se refiere al tipo de documento que se desea dejar como constancia y huella del
ajuste a los activos fijos.

Número:
Corresponde al número consecutivo automático del documento de ajustes.

Fecha:
Es la fecha del documento de ajuste.

Estado:
Se refiere al estado actual del documento.

Notas:
Corresponde al detalle o comentarios que se desee hacer.

Activo fijo:
Se debe seleccionar uno a uno los activos fijos que se desea ajustar. Para tal
efecto se permite hacer búsqueda y selección en la consulta de activos fijos.

Motivo:
Se utiliza para determinar el motivo por el cual se realiza el ajuste. Se utiliza el
catálogo de motivos.

Valor:
En el recuadro central de la pantalla, se permite la captura del valor del ajuste
por cada uno de los conceptos del sistema. En estos campos se permite valores
negativos. La mecánica de captura consiste en digitar el valor a ajustar neto, es
decir, el valor del ajuste, de tal manera que al lado derecho de la pantalla se
pueda visualizar el efecto del ajuste de manera inmediata.

Adicionar:
Una vez definidos los ajustes en un activo fijo, esta tecla de Adicionar permite
incorporarlo al documento de ajustes que se está realizando.

Eliminar:
Se utiliza para eliminar registros de ajustes de un documento.

Cancelar:
Se utiliza para cancelar o suspender la captura.

Traslados de activos fijos

El objetivo de los traslados de activos como su nombre lo indica, es permitir
trasladar un activo fijo de un centro de costos, CO y UN a otro, y/o de un
responsable a otro. Para tal efecto se deben diligenciar los siguientes campos.


C.O.:
Corresponde al código de centro de operación donde se registra el documento de
traslado.

Tipo de documento:
Se refiere al tipo de documento que se desea dejar como constancia y huella del
traslado de los activos fijos.

Número:
Corresponde al número consecutivo automático del documento de traslados.

Fecha:
Es la fecha del documento de traslados.

Estado:

Notas:

Activofijo:
Se debe seleccionar uno a uno los activos fijos que se desea trasladar. Para tal
efecto se permite hacer búsqueda y selección en la consulta de activos fijos.

Motivo:
Se utiliza para determinar el motivo por el cual se realiza el traslado. Se utiliza el
catálogo de motivos.

Una vez identificado el activo a trasladar, se presenta una ventana con la
información actual del activo y con los campos para registrar el nuevo destino
del mismo.

Centro de costos:
Se debe digitar aqui el código del centro de costos donde va a pertenecer el
activo fijo.

Corresponde al código de centro de operación donde va a pertenecer el activo
fijo.

Unidad de negocios:
Corresponde a la unidad de negocios a la cual pertenecerá el activo fijo.

Responsable:
Corresponde al código e identificación del nuevo responsable del activo fijo.

Adicionar:
Una vez definidos los campos anteriores, este botón de Adicionar permite
incorporarlo al documento de traslados que se está realizando.

Eliminar:
Se utiliza para eliminar registros de traslados de un documento.

Cancelar:

Dar de baja activos fijos

Eventualmente y por diferentes motivos o circunstancias, es necesario dar de
baja algún activo fijo y por ende realizar todas las cancelaciones de saldos de sus
conceptos en cada una de las cuentas auxiliares en las que está vinculado. El
objetivo de este programa es permitir al usuario registrar este tipo de dadas de
baja de los activos, con el consecuente registro contable de las transacciones.
Para tal efecto el usuario debe diligenciar los siguientes campos.


C.O.:
dar de baja.

Tipo de documento:
Se refiere al tipo de documento que se desea dejar como constancia y huella de
la baja de los activos fijos.

Número:
Corresponde al número consecutivo automático del documento.

Fecha:
Es la fecha del documento.

Estado:

Notas:

Activofijo :
Se debe seleccionar uno a uno los activos fijos a los que se desea dar de baja en
el sistema . Para tal efecto se permite hacer búsqueda y selección en la consulta
de activos fijos.

Motivo:
Se utiliza para determinar el motivo por el cual se debe dar de baja el activo fijo.
Se utiliza el catálogo de motivos.

Una vez identificado el activo a bajar, se presenta una ventana con la
información actual del activo y los registros contables que se realizarán en cada
uno de los conceptos de activos fijos.

Notas:
Se debe digitar aqui a manera de detalle la información de dada de baja del
activo fijo.

Adicionar:
incorporarlo al documento que se está realizando.

Eliminar:
Se utiliza para eliminar registros de un documento.

Cancelar:

Saldos iniciales de activos fijos

Al momento de dar inicio al manejo de los activos fijos no solo se deben haber
creado la totalidad de activos de la compañía, sino que se deben capturar los
saldos iniciales de los mismos, es decir, los valores acumulados por cada activo a
la fecha. Es usual que los usuarios tengan un software o hoja electrónica con el
detalle de todos los activos de la compañía con los datos correspondientes al
costo, la depreciación y el PAAG. Esta es la información que se debe digitar o
capturar como saldos iniciales.

Este programa tiene como propósito permitir la captura individual de saldos
iniciales de activos fijos. Para tal efecto los usuarios deben diligenciar los
siguientes campos:


C.O.:
captura de saldos iniciales manuales.

Tipo de documento:
Se refiere al tipo de documento que se desea dejar como constancia de la
grabación de saldos iniciales de los activos fijos.

Número:

Fecha:

Estado:

Notas:

Activo ijo:
Se debe seleccionar uno a uno los activos fijos a los que se desea capturar los
valores de saldos iniciales, diferentes del costo . Para tal efecto se permite hacer
búsqueda y selección en la consulta de activos fijos.

Motivo:
Se utiliza para determinar el motivo por el cual se debe dar de baja el activo fijo.
Se utiliza el catálogo de motivos.

Una vez identificado el activo a bajar, se presenta una ventana con la
información actual del activo y los registros contables que se realizarán en cada
uno de los conceptos de activos fijos.

Notas:
Se debe digitar aqui a manera de detalle la información de dada de baja del
activo fijo.

Adicionar:
incorporarlo al documento que se está realizando.

Eliminar:
Se utiliza para eliminar registros de un documento.

Cancelar:

Importar saldos iniciales

Al momento de dar inicio al manejo de los activos fijos y una vez que se han
creado en el sistema cada uno de los códigos de los activos se debe proceder a
capturar o generar los saldos iniciales a partir de los cuales se administrará la
gestión en Siesa Enterprise. El objetivo de este programa es permitir generar
estos saldos a partir de un archivo plano previamente generado por otro sistema.
Cabe anotar que la información de este archivo debe corresponder a la
descripción del archivo suministrada por Siesa Enterprise. Para tal efecto los
usuarios deben diligenciar los siguientes campos.


C.O.:
generación de saldos iniciales.

Tipo de documento:
Se refiere al tipo de documento que se desea dejar como constancia de la
grabación de saldos iniciales de los activos fijos.

Número:

Fecha:

Archivo:
Se utiliza para seleccionar el archivo plano que contiene la información de los
saldos iniciales de los activos fijos que se desea incorporar al sistema.

Unidades por periodo

Cuando el método de depreciación es por unidades de producción, en cada
periodo y para cada activo se deben reportar el número de unidades producidas
en el mes. A partir de este valor se puede realizar la depreciación de los activos
fijos cuyo método de depreciación cumpla con este indicador. El usuario deberá
diligenciar los siguientes campos.


Período:
Se debe seleccionar aquí el período o mes en el cual se van a reportar las
unidades producidas.

Por depreciar:
Activo fijo:
Corresponde al código del activo fijo.

Descripción:
Corresponde al nombre o descripción del activo fijo.

Saldo a depreciar:
Corresponde al saldo en número de unidades a depreciar al inicio del periodo.

Unidades producidas:
Se deben registrar aquí el número de unidades por las cuales será depreciado
cada activo en el periodo.

Nuevo saldo:
Corresponde al nuevo saldo en número de unidades a depreciar al final del
período.

Depreciados:
Se presenta aquí el dato de los activos depreciados en el período.

Parámetros de ítems
Mediante estos parámetros se predefine el comportamiento que tendrá el sistema
con el manejo de los ítems.


Consecutivo automático:
Este cuadro de selección se prende cuando se desee que el sistema controle
automáticamente el ingreso de cada ítem, colocándole un número consecutivo y
se debe indicar el número de salto de un ítem a otro.

Próximo consecutivo:
Indica el número a seguir en el ingreso de Items.

Maneja unidad adicional:
Durante todas las capturas de transacciones de la erp Siesa_Enterprise, este
indicador determina que además de la cantidad en la unidad de inventario, se
pregunta la cantidad en una magnitud diferente.

Ejemplo 1: unidad de inventario = kilos, unidad adicional = pollos.
Ejemplo 2: unidad de inventario = kilos, unidad adicional = Lingotes.

Maneja extensiones:
Se prende este indicador cuando se maneja un solo ítem con varias
características, por ejemplo tallas, colores, sabores.

Lista de precios:
Se indica si la lista de precios a manejar es sólo por ítem, sólo por extensión, por
ítem o extensión.

Asignación de lote automático:
Dependiendo el tipo de inventario, mediante este indicador el sistema en el
momento de hacer entradas de inventario, o realizar procesos de alistamiento de
mercancía para despacho, genera un lote cuyo nombre se acoge a un de las dos
alternativas de formato: la primera, es AAAAMMDD, y la segunda, se acoge al
formato juliano, AAAAJJJJ, donde JJJJ es el consecutivo del día en el año.
Ejemplo: el 7 de febrero de 2005 en el formato normal sería 20050207, y en el
formato juliano, sería, 20050038.

Unidad de peso:
Es el valor default que el sistema sugiere cuando se utiliza este campo. Este
valor es modificable a la hora de diligenciar el documento.

Unidad de volumen:
Es el valor default que el sistema sugiere cuando se utiliza este campo. Este
valor es modificable a la hora de diligenciar el documento.
Parámetros de inventarios

Mediante estos parámetros se predefinen variables utilizadas en los procesos de
conteo cíclico y cálculo de la cantidad a pedir.


Contabilizar transferencias con la cuenta puente:
Esta opción se utiliza cuando en el sistema hay traslado de inventarios entre
compañías.

ABC rotación veces:
Esta opción se utiliza para determinar la rotación de la mercancía y así evaluar
el mayor movimiento de mercancía para minimizar el tiempo de conteo de los
ítems que más se mueven.

ABC rotación costos:
Se utiliza para determinar la rotación de la mercancía de acuerdo al costo, y así
poder saber que mercancía y en que período se debe contar para confrontar el
inventario del sistema con el inventario físico.
Parámetros de compras

Mediante estos parámetros se predefine el comportamiento que tendrá el sistema en el
módulo de compras.


Solicitud de compra
_______________________________________________________
Marcar el ítem como cumplido al ser ordenada cualquier cantidad:
Al prender este indicador el sistema automáticamente da como cumplida una
solicitud de compra, desde el momento en que por primera vez se le cumple
totalmente o parcialmente los ítems solicitados.; sin importar si las cantidades
coincidan.

Entradas por compra
_______________________________________________________
Porcentaje máximo de exceso en entradas desde orden de compra:
Es el porcentaje de exceso de exceso permitida al proveedor en una entrada de
almacén con respecto a una orden de compra.

Ordenes de compra
_______________________________________________________
Presenta liquidación de pronto pago:

Parámetros de ventas

módulo de ventas.


Generales
_______________________________________________________
Cálculo de margen:
Se indica si la forma de cálculo del margen de contribución se realiza sobre el
costo o sobre la venta. Como se verá más adelante, cada vez que se factura un
ítem se calcula el margen para confrontarlo contra los márgenes máximos y
mínimos con el fin de sacar los mensajes de alerta cuando sea necesario, y
solicitar las autorizaciones del supervisor cuando sea necesario.

Controla cargue:
Código que se utiliza para agrupar pedidos, cuando este indicador se prende es
obligatorio catalogar lo en los pedidos, un número de cargue, que sirve como
referencia para establecer la forma como se organizarán para faciliar los proceso
de embalaje o alistamiento en bodega.

Parámetros del cliente
_______________________________________________________
Backorder:
Es la forma de entrega del pedido. Las opciones que se tienen son: despachar
sólo lo disponible y lo demás pendiente, despachar sólo lo disponible y lo
demás cancele, despachar sólo líneas completas y las demás pendientes,
despachar solo líneas completas y las demás cancele, despachar sólo pedido
completo.

Este valor de backorder se utiliza siempre y cuando no se haya hecho una
definición del mismo campo de backorder, cuando se creó el cliente. En otras
palabras, tiene mayor prioridad la definición que se haga a nivel de cliente, que
la que se haga a nivel general del sistema.

Exceso en la cantidad pedida al despachar:
Es el % que se puede facturar por encima del pedido. Este valor se utiliza
siempre y cuando no se haya hecho una definición del mismo campo, cuando se
creó el cliente. En otras palabras, tiene mayor prioridad la definición que se haga
a nivel de cliente, que la que se haga a nivel general del sistema.

Margen de venta Mínimo:
Indica que % mínimo en ventas se debe ganar la compañía en una factura.
Cuando se factura por debajo de este porcentaje, se debe autorizar. Este valor se
utiliza siempre y cuando no se haya hecho una definición del mismo campo,
cuando se creó el cliente. En otras palabras, tiene mayor prioridad la definición
que se haga a nivel de cliente, que la que se haga a nivel general del sistema.

Margen de venta Máximo:
Indica que % máximo en ventas se debe ganar la compañía en una factura. Este
valor se utiliza siempre y cuando no se haya hecho una definición del mismo
campo, cuando se creó el cliente. En otras palabras, tiene mayor prioridad la
definición que se haga a nivel de cliente, que la que se haga a nivel general del
sistema.

Lista de precios:
Se debe catalogar una lista de precios por default. Este valor se utiliza siempre
y cuando no se haya hecho una definición del mismo campo, cuando se creó el
cliente. En otras palabras, tiene mayor prioridad la definición que se haga a nivel
de cliente, que la que se haga a nivel general del sistema.

Pedidos/Cotizaciones
_______________________________________________________
Validar estado de las fechas en Pedidos / cotizaciones:
Valida que las cotizaciones tenga fecha anterior a la fecha del pedido.

Impuestos asumidos/obsequios
_______________________________________________________
Lista de precios:
Parámetros de manufactura

módulo de manufactura específicamente en la captura del trabajo en proceso (Work In
Process) específicamente en las opciones /manufactura/control de piso/trabajo en
proceso/trabajo en proceso por empleado o /manufactura/control de piso/trabajo
en proceso/trabajo en proceso por centro de trabajo.


Parámetros TEP
_______________________________________________________
Capturar labor:
Por medio de este cuadro de selección se habilita el campo de labor en el
momento de la captura del TEP (trabajo en proceso) en las opciones
/manufactura/control de piso/trabajo en proceso.

Captura hora inicio y final:
En este campo se define si se captura o no la hora de inicio y la hora final para
que el sistema deduzca el tiempo realmente laborado con el que se calcularán los
componentes de mano de obra y costos indirectos al multiplicarse por las tarifas
unitarias por hora.

No: no se registrará hora inicial y final. Esto implica que se capturará de
una vez el tiempo neto.
Si y obligatorio: es obligatorio el registro de la hora inicial y la final.
Si y opcional: permite bien sea registrar el tiempo neto; o la hora inicial y
la final para que el sistema deduzca el neto. Esto es posible debido a que
bajo esta alternativa se activa el cuadro de selección "calcular".

De todas maneras, cualquiera que sea la opción elegida debe reflejar el tiempo
real laborado, así sea manual o automáticamente.

Formato hora:
En este campo se define si la forma de reportar los tiempos se hacen en formato
decimal o indicando horas y minutos, durante la operación de las opciones
/manufactura/control de piso/trabajo en proceso/trabajo en proceso por
empleado ó /manufactura/control de piso/trabajo en proceso/trabajo en
proceso por centro de trabajo.

Número de turnos:
Número máximo de turnos que se permite en cualquier registro del TEP.

Valida horas:
Este se activa siempre y cuando en el parámetro "Captura hora inicio y final" se
haya elegido la alternativa "Si y obligatorio"; esto se refljea en que para todos
los registros TEP se valida la no existencia de registros múltiples para una
misma OP, operación, centro de trabajo o operario.

Ejemplo de rechazo por registro múltiple:
Registro 1: Orden de producción 001, Operación Cortar, Centro trabajo
Taller 001, 8:00 a 12m.
Registro 2: Orden de producción 001, Operación Cortar, Centro trabajo
Taller 001, 11:00 a 1 pm.

Se rechaza porque entre las 11 y las 12 hay coincidencia, lo que no es válido.

En caso de que se deje desactivado este indicador no se hace ningún tipo de
validación respecto a los cruces de horas.
Parámetros de transportador

Mediante estos parámetros se predefine el comportamiento que tendrá el sistema
respecto al manejo de las transacciones del módulo comercial donde sea necesario
utilizar el transportador.


Maneja transportador:
Este indicador determina si en las transacciones de inventarios se va a dejar
registro del transportador.

Unidades
_______________________________________________________
Unidad de peso:
Se utiliza para definir el peso en kilos de la unidad de inventario de la parte. Es
de gran utilidad para generar reportes y documentos, por ejemplo, remisiones, en
las cuales se requiere conocer el peso total de la mercancía transportada.

Unidad de volumen:
Se utiliza para definir el volumen normalmente en DCM3 de la unidad de
inventario de la parte. Es de gran utilidad para generar reportes y documentos,
por ejemplo, remisiones, en las cuales se requiere conocer el volumen total de la
mercancía transportada.

Unidades de conversión
_______________________________________________________
Unidad de peso:

Equivales a ():

Unidad de volumen:

Equivale a ():
Instalaciones

El objetivo de las instalaciones en el sistema Siesa_Enterprise es dar la posibilidad de
manejar un mismo costo en todas las bodegas asociadas a una misma instalación. Un
ejemplo de las localizaciones se tiene en zonas portuarias, en donde hay bodegas, y el
costo de producción puede ser menor a si se manipulara o fabricará el producto en la
planta principal del interior del país ubicada en otra instalación.

Instalación:
Código de identificación de la instalación.

Descripción:
Descripción de la instalación.

Tab Generales
_______________________________________________________
C.O:
Centro de operación asociado a la instalación.

Maneja costos:
Indicador que determina el manejo de costos que tendrá la instalación;
funcionalmente da la opción de exigir o no los costos de transformación en
control de piso.

Ajustar por inflación:

Exclusivo para consignación recibida:

Tab de manufactura
_______________________________________________________

Prorratea pronósticos.
Para efectos de manejo en el módulo de Manufactura, mediante este parámetro
se define si la localización va a prorratear pronósticos.

Considera pedidos retenidos:

Días horizonte planeación:
Para efectos de manejo en el módulo de Manufactura, mediante este parámetro
se definen los días de horizonte para la planeación.

Bodegas

Mediante este archivo se definen todos los puntos dentro de un centro de operación
sobre los que se llevará el registro detallado por fecha de todas las diversas formas de
entradas, salidas y stocks de inventario, lo que permite finalmente saber en todo
momento el saldo final.

Son sitios físicos donde se almacena la mercancía, al crear la bodega se le debe asociar
a un centro de operación, y además, se le debe indicar si va a manejar multiubicación,
lotes, costos, si se puede facturar de allí, y si es considerable para MRP.


Bodega:
Código de identificación de la bodega.

Descripción:
Descripción de la bodega.

Descripción corta:
Descripción abreviada para ser utilizada en los reportes del sistema.

Generales
_______________________________________________________

Instalaciones:
Código de la instalación por la cual se manejan los costos.

C.O:
Código del centro de operación por el cual se contabiliza la bodega.

Control de existencias:
Mediante este parámetro se define la forma de control de existencias en la
bodega.

Maneja multi-ubicación:
Mediante este parámetro se define si habrá manejo de existencias por
ubicaciones dentro de la bodega.

Maneja lotes:
Mediante este parámetro se define si en la bodega se manejarán lotes para
control de alimentos perecederos o manejo de seriales.

Consignación dada:

Maneja costos:

Permite facturar de esta bodega:
Mediante este cuadro de selección se indica en el sistema que los ítems allí
contenidos se pueden tener en cuenta para los procesos de cotización, pedidos y
factura.

Considerable MRP:
Si sobre este cuadro de selección se da click queda chuleada, significando ello
que en términos generales se tendrá en cuenta en el módulo de manufactura al
ejecutar la opción de plan maestro de producción (MPS/MRP). Si por el
contrario, se dejan en blanco, es porque es una mercancía no disponible para
ningún proceso como las bodegas de obsoletos, averías, segundas, dañados,
mercancía en consignación entregada, cuarentena, etc.

Es importante aclarar que a pesar de no tenerse en cuenta para procesos MRP
(explosión de materiales), de todas maneras son costeables.

Compañía base:

Instalación base:

Tab Contacto
_______________________________________________________

Contacto:
Nombres y apellidos de la persona responsable de la bodega.

Dirección:
Dirección de la bodega.

País:
Código asociado la país.

Depto/Estado:
Código del departamento/estado.

Ciudad:
Código de la ciudad.

Barrio/Zona:
Nombre del barrio asociada a la bodega.

Teléfono:
Teléfono(s) asociado(s) a la bodega.

Fax:
Número de fax asociado a la bodega.

Código postal:
Código postal asociado a la bodega.

E-mail:
E-mail asociado a la bodega.

Tab Notas
_______________________________________________________

Notas:

Tab Entidades
_______________________________________________________

Grupo entidad:

Grupos de bodegas

El objetivo es poder agrupar bodegas comunes en diferentes lugares físicos, de tal
forma que se pueda conocer la información asociada en forma consolidada. Por
ejemplo asociar en un grupo todas las bodegas de materias primas del país, permitirá
conocer el total de existencias y costos por cada ítem, en forma consolidada de todo el
país. En los diferentes programas de reportes del sistema se permite la opción de
generar información de una bodega, de todas las bodegas o de un grupo de bodegas en
particular.


Grupo de bodegas:
Código de identificación del grupo de bodegas.

Descripción:
Descripción del grupo de bodegas.

Tab Bodegas
_______________________________________________________

Cuadro de selección:
Mediante esta grilla se definen tantas filas como bodegas que se asociarán al
grupo.

Bodega:

Descripción:
Descripción de la bodega.

C.O:

Notas:
Campo de libre utilización por parte del usuario para ser empleado en los
reportes del sistema.

Ubicaciones

Mediante este archivo se determina si dentro de una bodega se va a llevar control de
existencias por sitios o divisiones específicas dentro de esta. Es decir, se van a tener
subbodegas dentro de las bodegas. Su uso es recomendable cuando un cliente tiene
problemas de inexactitud de inventarios. Ej. este ítem lo almaceno en dos estanterías
diferentes pero en la misma bodega. Es importante tener en cuenta las implicaciones
logísticas y de procedimientos que tienen las multiubicaciones en el sentido de que
cada vez que se haga una entrada o salida al inventario es necesario registrar la
ubicación que se está afectando además de la bodega. Ejemplo: en estanterías, racks,
arrume negro (zona delimitada en el piso).


Bodega:

Ubicación:
Código de identificación de la ubicación dentro de la bodega.

Estado:

Descripción:
Descripción de la ubicación dentro de la bodega. Ejemplo: Arrume 4, Estantería
5 fila 2.

Tab (Generales)
_______________________________________________________

Secuencia:
Código de secuencia cuando hay varias ubicaciones dentro de la bodega.

Controla capacidad:

Unidad::

Capacidad máxima en:



Tab (Consignación dada)
_______________________________________________________

Tab (Notas)
_______________________________________________________

Notas:
Campo de libre utilización por parte del usuario para ser empleado en los
reportes del sistema.

Lotes

Mediante este archivo se determina si las existencias de un ítem por cada bodega se
van a detallar a nivel de LOTE. Esta opción tiene aplicación en el manejo de productos
perecederos a los cuales es necesario controlar fecha de vencimiento, caso de
medicinas y alimentos.

Item:
Código del ítem para el cual habrá control adicional de existencias por lote.

Lote:
Código de identificación del lote.

Activo:
Indicador para determinar si un lote está activo o inactivo.

Fecha creación:
Año/mes/dia de creación del lote.

Fecha vcto:
Año/mes/día a partir del cual se vence el lote.

Tab (Generales)
_______________________________________________________
Código de proveedor:
Código de identificación del proveedor para ítems que son comprados.

Sucursal:
Sucursal del proveedor.

Lote:

Descripción del fabricante:

Lote:

Fecha manufactura:

Notas:

Proyectos

Los proyectos son una tabla auxiliar creada especialmente para recoger
información de manera temporal o eventual. Se puede capturar información a
nivel de cuenta para lo cual es necesario activar el indicador en las cuentas que
lo requieren.

El objetivo de los proyectos es proveer un mecanismo para hacerle seguimiento
a los desembolsos que hace la empresa para actividades temporales, tales como
asistencia a eventos, montaje de maquinaria, importaciones, etc; las cuales tienen
como característica común que sólo tienen vigencia en un período de tiempo
determinado. A diferencia de los centros de costos, en los proyectos sólo es
posible consultar el movimiento en un rango de tiempo, sin tener en cuenta el
saldo en la fecha inicial, lo que si es posible en los centros de costos.

Funcionalmente, el sistema provee las siguientes características para los
proyectos. Es posible definir "diferidos" para la imputación periódica de seguros
y pólizas durante el tiempo de actividad del proyecto. Es posible imputar los
saldos iniciales que tiene acumulado un proyecto en el momento en que se crean
en el sistema. Es posible "activar" o "inactivar" un proyecto. Es posible
establecer grupos de proyectos, con el fin de garantizar mayor seguridad y
calidad a la hora de hacer la captura de las transacciones.

Proyecto:
Código de identificación del proyecto.

Descripción:
Descripción del proyecto.

Fecha inicial:
Año/mes/día a partir del cual está vigente el proyecto.

Fecha final:
Año/mes/día hasta la cual estará vigente el proyecto.

Asistente de items

Esta opción le permite al usuario de una manera rápida y segura la creación de
los ítems, ya que va guiando paso a paso todos los campos que deben ser
diligenciados. Aunque el resultado es el mismo si se aplicase la opción de
"ítems", la diferencia básica del "asistente de ítems" es que de una vez no
muestra todas las pestañas para tener acceso aleatoriamente a las diferentes
secciones de creación de un ítem (generales, unidades de medida, criterios,
descripciones técnicas, referencias alternas, fotos, otros), y la metodología que
adopta es secuencial, es decir, va llevando al usuario por cada una de los áreas, y
al final de cada una de ellas, coloca botones "cancelar", "anterior", "finalizar".

Item:
Código de identificación del ítem, este es regulado automáticamente de acuerdo
a como se definieron en los "parámetros comerciales" los parámetros de
consecutivo automático y próximo consecutivo.

Referencia:
Código de identificación complementario del ítem definido por el usuario.

Descripción:
Descripción del ítem.

Descripción recortada del ítem que se utiliza en algunos labels de marcación de
productos, consultas y listados.

Tipo de inventario:
Mediante este campo se determina la forma como el ítem va a interactuar con el
manejo de inventarios, y con base en esta interacción, es que se establece el
enlace con el sistema financiero, ya que de aquí es donde nacen las equivalencias
entre el sistema comercial y de manufactura con el sistema contable.

Tipo de ítem:
Mediante este campo se asigna el ítem a las categorías que internamente el
sistema para determinar su naturaleza respecto a los diferentes procesos de
inventarios, compras, ventas y manufactura. Las alternativas que brinda el
sistema son: inventario, servicio, kit, fantasma.

Cuando el ítem se declara como inventario, indica al sistema que va a tener
control de existencia física para una localización y bodega específica. Cuando se
declara como de servicio, indica al sistema que no va a tener control de
existencia física dada su naturaleza de servicio. Cuando se declara como kit, es
un ítem que para su labor de venta se ofrece en combinación de otros, como es el
caso de las promociones "lleve tres pague 2". Cuando se declara como Fantasma,
indica que es un ítem que no va a tener control de existencias como tal, pero que
en el módulo de manufactura va a formar parte de las listas de materiales,
situación que que para efectos de "explosión de materiales" indica que lo va a
tener en cuenta para solicitar las cantidades de los ítems asociados a él. Podría
decirse que un ítem fantasma es un artificio que permite dar mayor claridad en el
manejo de ítems semifacturados.

Grupo impositivo:
En Uno_Enterprise, el ítem no se asigna directamente a una tasa de impuesto
sino a un grupo impositivo, esto tiene su razón de ser para efectos de facilitar el
proceso periódico de asignación de impuestos cuando el estado declara la
modificación de las tasas impositivas. Es más simple cambiar a miles de ítems
las tasas impositivas la tasa del grupo con el que está relacionado, que
recorrerlos uno a uno haciendo la operación de cambio.

Tab generales:
Compra:
Se marca cuando la compañía compra el ítem a un tercero.

Venta:
Esta opción es para señalar que ítems son vendibles, y por lo tanto, son los
únicos que Siesa_Enterprise permite capturar durante todas las transacciones del
módulo de ventas.

Manufactura:
Se marca esta opción cuando el item es manufacturado, es decir cuando tiene
algún proceso de transformación.

Maneja lote:
Esta opción aparece activa o inactiva dependiendo lo que se haya determinado
en el maestro tipo de inventario.

Asignación de lote:
Esta opción esta inhibida porque se determina en el maestro tipo de inventario.
La asignación de lote puede ser manual o automática.

Vida útil:
Este campo es informativo y se utiliza cuando los items son perecederos.

Maneja listas de precios por extensión:
Se utiliza para indicar el manejo de las listas de precios cuando el tipo de
inventario tiene extensiones como es el caso de las tallas y colores.

Grupo dscto:
Se crea para asociarlo a descuentos o promociones que se quieran dar por item,
por cliente, por tipo de cliente, etc. Estos son la base para el cálculo automático
de los descuentos en el momento de diligenciar las transacciones de ventas sin
necesidad de recurrir al criterio del operador del sistema.

Proveedor:
Al ítem se le puede asociar un proveedor fijo, para que lo tome en el momento
de producir un lote, cuando la materia prima se agote.

Sucursal:
En el caso de que el proveedor que se acaba de informar maneje sucursales, en
este campo se indica con cual de ellas es la que se va a citar al diligenciar los
documentos de compra.

Cliente:
A los ítem que son exclusivos de un cliente, se les asocia, desde la creación del
mismo. También cuando se generen lotes de producción y el sistema genere
pedidos automáticos.

Botón cancelar:
Mediante este botón el botón se retracta de los valores que se acaban de
informar para los campos asociados al tab "generales".

Botón anterior:
Debido a que en el asistente de ítems, el orden en el que se diligencian los
campos es secuencial, mediante este botón se puede ir a la pantalla anterior de
campos, para continuar allí el diligenciamiento de la creación del ítem.

Botón siguiente:
campos es secuencial, mediante este botón se puede ir a la pantalla siguientes de
campos, para continuar allí diligenciamiento de la creación del ítem.

Botón Finalizar:
campos es secuencial, mediante este botón se dar por terminada la creación del
ítem, en cualquier punto intermedio de la captura del ítem.

Unidad de inventario:
Es la unidad básica para consultas, se maneja en cantidad y pesos, es la unidad
principal del ítem.

Unidad adicional:
Se utiliza para definir cual es la unidad adicional a la del inventario, esta unidad
es muy utilizada en empresas avícolas, esta unidad solo se maneja en cantidad. Y
por lo general son unidades de peso. Se maneja factor aproximado.

Unidad de orden:
Es la unidad de compra, es decir la unidad en la que se van a diligenciar las
transacciones con el proveedor.

Unidad de empaque ppal:
Es la unidad de venta, y es la que se encuentra en los reportes, las demás se
catalogan como adicionales. Solo se usa si no se tiene unidad adicional.

Peso unidad de inventario:
Esta campo tiene su utilización en los procesos de envíos para que se pueda
calcular con anticipación el peso total del lote de la mercancía a envíar, y así
determinar la forma de transportarlo.

Volumen unidad de inventario:
calcular con anticipación el volumen total del lote de la mercancia a envíar, y así

Volumen unidad adicional:
calcular con anticipación el peso total del lote de la mercancía a enviar, y así

Unidad de orden:

Equivalencia unidad de orden:
Equivalencia de la unidad de orden respecto a la unidad de inventario.

Peso unidad de orden:
Debido a que el peso de la unidad de inventario es diferente al de la unidad de
orden, se tiene este campo para que se pueda calcular con anticipación el peso
total del lote de la mercancía a enviar, y así determinar la forma de transportarlo.

Volumen unidad de orden:
Debido a que el volumen de la unidad de inventario es diferente al de la unidad
de orden, se tiene este campo para que se pueda calcular con anticipación el peso

Unidad de empaque principal:
catalogan como adicionales.

Equivalencia unidad de empaque principal
Equivalencia de la unidad de empaque principal respecto a la unidad de
inventario.

Peso unidad de empaque principal:
Debido a que el peso de la unidad de empaque es diferente al de la unidad de
orden, se tiene este campo para que se pueda calcular con anticipación el peso

Volumen unidad de empaque principal:
Debido a que el volumen de la unidad de inventario es diferente al de la unidad
de orden, se tiene este campo para que se pueda calcular con anticipación el
volumen total del lote de la mercancía a enviar, y así determinar la forma de
transportarlo.

Items

Los objetivos de este archivo maestro son:
Permitir al Usuario crear cada uno de los ítems de inventarios (materia

prima, producto en proceso, producto terminado) y servicios que compre,
preste o venda la empresa.
Establecer la relación de cada ítem con cada uno de los siguientes maestros:
unidades de medida, descripciones técnicas, , impuestos, listas de precios,
tipos de inventario, grupos , líneas, criterios y extensiones.
Prerrequisitos para crear ITEMS.
Se deben tener creados todos los parámetros del menú de configuración .

Dependiendo de su definición varios de los campos de éste catálogo se
pueden preguntar o no.
Se deben tener ya definidos los siguientes catálogos: unidades de medida,
descripciones técnicas, listas de precios, tipos de inventario, grupos ,
líneas y criterios

Item:
Código de identificación del ítem, este es regulado automáticamente de acuerdo
a como se definieron en los "parámetros comerciales" los parámetros de
consecutivo automático y próximo consecutivo.

Referencia:
Código de identificación complementario del ítem definido por el usuario.

Descripción:
Descripción del ítem.

Descripción recortada del ítem que se utiliza en algunos labels de marcación de
productos, consultas y listados.

Tipo de inventario:

Tipo de ítem:

situación que para efectos de "explosión de materiales" indica que lo va a tener
en cuenta para solicitar las cantidades de los ítems asociados a él. Podría decirse
que un ítem fantasma es un artificio que permite dar mayor claridad en el manejo
de ítems semifacturados.

Grupo impositivo:
En Siesa_Enterprise, el ítem no se asigna directamente a una tasa de impuesto
sino a un grupo impositivo, esto tiene su razón de ser para efectos de facilitar el
proceso periódico de asignación de impuestos cuando el estado declara la
modificación de las tasas impositivas. Es más simple cambiar a miles de ítems
las tasas impositivas la tasa del grupo con el que está relacionado, que
recorrerlos uno a uno haciendo la operación de cambio.

Tab Generales
Compra:
Se marca cuando la compañía compra el ítem a un tercero.

Venta:
Esta opción es para señalar que ítems son vendibles, y por lo tanto, son los
únicos que el Uno_Enterprise permite capturar durante todas las transacciones
del módulo de ventas.

Manufactura:
Cuando este indicador está activo se indica que un ítem, así sea comprado o que
se manufactura por la empresa, se tiene en cuenta en los procesos de planeación
de manufactura y/o control de piso. Ejemplo: para que en el MRP se tenga en
cuenta un ítem, debe estar con este indicador activo, ya que de lo contrario, no
aparecerá involucrado en los cálculos de las cantidades a adquirir o
manufacturar para cumplir con un determinado plan de producción.

Maneja lote:
Esta opción aparece activa o inactiva dependiendo lo que se haya determinado
en el maestro tipo de inventario.

Asignación de lote:
Esta opción esta inhibida porque se determina en el maestro tipo de inventario.
La asignación de lote puede ser manual o automática.

Vida útil:
Este campo es informativo y se utiliza cuando los items son perecederos.

Maneja lista de precios por extensión:
Se utiliza para indicar el manejo de las listas de precios cuando el tipo de
inventario tiene extensiones como es el caso de las tallas y colores.

Grupo Dscto:
Se crea para asociarlo a descuentos o promociones que se quieran dar por item,
por cliente, por tipo de cliente, etc. Estos son la base para el cálculo automático
de los descuentos en el momento de diligenciar las transacciones de ventas sin
necesidad de recurrir al criterio del operador del sistema.

Segmento:
Con el propósito de permitir una mejor discriminación de los costos de
manufactura cuando se utiliza este módulo en el sistema Uno_Enterprise, se
tiene este parámetro para asignar en los ítems de servicio el componente del
costo en el que se acumularán (materiales, mano de obra, costos indirectos de
fabricación).

Proveedor:
Al ítem se le puede asociar un proveedor fijo, para que lo tome en el momento
de producir un lote, cuando la materia prima se agote.

Sucursal:
En el caso de que el proveedor que se acaba de informar maneje sucursales, en
este campo se indica con cual de ellas es la que se va a citar al diligenciar los
documentos de compra.

Cliente:
A los ítem que son exclusivos de un cliente, se les asocia, desde la creación del
mismo. También cuando se generen lotes de producción y el sistema genere
pedidos automáticos.

Tab Unid. medida
De inventario:
Es la unidad básica para consultas, se maneja en cantidad y pesos, es la unidad
principal del ítem.

Adicional:
se utiliza para definir cual es la unidad adicional a la del inventario, esta unidad
es muy utilizada en empresas avícolas, esta unidad solo se maneja en cantidad. Y
por lo general son unidades de peso. Se maneja factor aproximado.

De orden:

Empaque ppal:
catalogan como adicionales. Solo se usa si no se tiene unidad adicional.

Parámetros
Se debe indicar la fecha de creación, la clasificación A, B o C del item.
También se le catalogan parámetros de control como:

Periodo de cubrimiento:
Tiempo estimado en consumirse el producto.

Tiempo de reposición:
Número de días que se demora la fabricación de un ítem cuando es
manufacurado, o en tenerlo en planta, cuando es comprado.

Tiempo de Seguridad:
Días adicionales al tiempo del proveedor para casos no previstos.

Los parámetros de planeación y formulación, están diseñados para interactuar
con el módulo de producción.

Tab Criterios
De acuerdo al maestro de criterios se debe indicar cada ítem a que mayor de
criterio pertenece.

Tab Descripción Técnica
Esta es una grilla en la que de acuerdo a la configuración del maestro de
descripciones técnicas se debe indicar lo que corresponda a cada campo, según
el ítem que se esté creando.

Tab Referencia Alterna
Sirve para captura y reportes, debe ser única. Se puede utilizar este campo para
las referencias o código que utilicen los proveedores.

Tab Equivalente
Indica de que ítems es sustituto. Si se le prende el indicador de viceversa, el
sistema automáticamente lo cataloga en el otro.

Tab Fotos
Se tiene la posibilidad de cargar la foto del ítem.

Tab Pos Arancel.
En esta pantalla se cataloga la posición arancelaria a la cual pertenece el ítem.

Tab de Notas
Campo abierto e informativo.

Otros
Lista de Precios: Van por moneda, fecha o vigencia, deben estar previamente
creadas en el maestro de lista de precios. A cada lista se le debe indicar la fecha
de activación y opcional la fecha de inactivación. Al capturar el precio se debe
indicar la unidad de medida.

Código de barra:
Se adiciona el código de barra del ítem con sus parámetros.

Instalaciones:
Por cada instalación se le deben indicar parámetros como: clasificación, costo
estándar, unidad de venta y categoría de ciclo de conteo. Adicionalmente se
debe indicar los parámetros de planeación y formulación.
Consulta de ítems

El objetivo de este programa es mostrar en pantalla la información de los ítems
que cumplen las condiciones de selección indicadas en el filtro.

Campos de filtrado:

Tipo de inventario:
Tipo de inventario que se tomará como criterio de selección.

Grupo impositivo:
Grupo impositivo que se tomará como criterio de selección.

Estado:
Estado que se tomará como criterio de selección.

Extensiones 1

Las extensiones son utilizadas para manejar inventario y costos generalmente
por talla y color.


Extensión:
Código de identificación de la extensión.

Descripción corta:
Descripción corta de la extensión que puede ser utilizada en los reportes del
sistema.

Descripción:
Descripción completa de la extensión.

Extension 2

El objetivo de la extensión-2 es permitir una forma adicional para el manejo de
ítems, cuando ya se ha utilizado la extensión-1.


Extensión:
Código de identificación de la extensión.

Descripción corta:
Descripción corta de la extensión que puede ser utilizada en los reportes del
sistema.

Descripción:
Descripción completa de la extensión.

Unidad de medida

El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir toda la gama de
unidades de medida que se manejan en la empresa.


Código de la unidad de medida:
Código asociado a la unidad de medida.

Descripción:
Descripción de la unidad de medida.

Número de decimales
Número de decimales permitidos para el manejo de la unidad de medida.
Tipo de inventario/Servicio

El tipo de inventario es el primer nivel en la clasificación de los inventarios en la
empresa; estos se deben crear acorde con a la codificación contable en lo
referente a las estructuras de las cuentas de inventario, ingresos y costos en su
primer nivel auxiliar.

Ejemplo de TIPOS DE INVENTARIO
- Materia prima.
- Producto en proceso.
- Producto terminado.
- Elementos no fabricados por la empresa.
- Material de empaque.
- Repuestos y suministros.

Tipo de inventario/servicio:
Código de identificación del tipo de inventario.

Descripción:
Descripción del tipo de inventario.

Clase:
Clase asociada al tipo de inventario.

Tab generales
Contabilización de costo de inventario:
Indicador de contabilización del costo de inventario para el tipo de inventario
que se está creando.

Maneja lote:
Indicador de manejo de lote para el tipo de inventario que se está creando, con el
fin de configurar el manejo de productos perecederos o seriales.

Maneja extensiones:
Indicador de manejo de lote para el tipo de inventario que se está creando, con el
fin de configurar el manejo de tallas, colores o sabores.

Extensión-1:
Codigo de extensión-1 asociada al tipo de inventario.

Extensión-2:
Código de extensión-1 asociada al tipo de inventario.

Tab de equivalencias de inventario:
Instalación:
Código de instalación asociada al tipo de inventario para el manejo de
equivalencias de inventario.

Descripción:
Descripción de la instalación.

U.N.:
Código de la unidad de negocio asociada al tipo de inventario.

Auxiliar M.P.:
Código de cuenta contable auxiliar para el manejo de M.P.

Descripción M.P.
Descripción de la cuenta auxiliar.

Auxiliar M.O.:
Código de cuenta contable auxiliar para el manejo de M.O.

Tab de equivalencias varias:
Concepto:
Código predefinido de concepto asociado al tipo de inventario. A partir de este
es que se origina el proceso de contabilización.

Motivo:
Código definido por el usuario para el motivo de contabilización, este va
asociado al concepto que se acaba de informar.

Auxiliar contabilización:
Código de cuenta auxiliar asociada a la contabilización de transacciones con
ítems relacionados con el tipo de inventario/servicio.

Para el manejo de ventas aquí se define el código de cuenta de venta gravada
asociada a la contabilización de transacciones con ítems relacionados con el tipo
de inventario/servicio.

Para el manejo de ventas aquí se define el código de cuenta de venta excluida
asociada a la contabilización de transacciones con ítems relacionados con el tipo
de inventario/servicio.

Código de cuenta auxiliar de descuento gravado asociado a la contabilización de
transacciones con ítems relacionados con el tipo de inventario/servicio.

Código de cuenta auxiliar de descuento excluido asociado a a la contabilización
de transacciones con ítems relacionados con el tipo de inventario/servicio.

Tab de equivalencias de inflación:
Concepto:
Código predefinido de concepto asociado al manejo de ajustes por inflación,
originado en el tipo de inventario/servicio que se está creando. A partir de este
es que se origina el proceso de contabilización.

Motivo:
Código definido por el usuario para el motivo de contabilización, este va
asociado al concepto que se acaba de informar.

Auxiliar contra Ajuste por inflación:
Código de cuenta de venta excluida asociada a la contabilización de
transacciones con ítems relacionados con el tipo de inventario/servicio.

Descripción:
Descripción del rubro de ajustes por inflación.

Tab Notas:

Grupo impositivo

Este archivo contiene las llaves de los impuestos y las retenciones. Este maestro
se debe asociar a cada ítem.

El objetivo de este catálogo es definir toda la gama de tipos de IVA que maneja
la empresa en sus actividades comerciales. Estas se pueden definir en porcentaje
o valor y se asociarán posteriormente al catálogo de grupos de ítems.

La mayoría de los productos que se compra o venden generan impuestos de
retención en la fuente, variando en su porcentaje, base y el tipo de retención: por
renta, por iva, por ica y retenciones o aportes a gremios. El objetivo de este
catálogo es crear tantas tablas de impuestos como se requieran considerando
cada una de las variables mencionadas. Estos catálogos se asocian
posteriormente a los catálogos de grupos de productos, donde se hace una
clasificación por tipo de producto, asociándolos por sus características comunes,
una de las cuales es el tipo de retenciones que generen.

Grupo impositivo:
Código de identificación del grupo impositivo.

Descripción:
Descripción del grupo impositivo.

Tab de impuestos:
Concepto:
Concepto del sistema bajo el cual se manejará el grupo impositivo.

País:
Código de país. Ejemplo: para Colombia es 57.

Depto:
Código de departamento.

Ciudad:
Código de ciudad.

Descripción:
Descripción.

Clase:
Clase utilizada para la definición del grupo impositivo.

LLave:
Llave utilizada para la definición del grupo impositivo.

Descripción:
Descripción de la llave utilizada.

Llave descontable:
Código de llave descontable.

Tab retenciones
Concepto:
Concepto del sistema que se utililizará para el manejo de retenciones dentro del
grupo impositivo que se está definiendo.

Pais:
Código de país.

Depto:
Código de departamento.

Ciudad:
Código de ciudad.

Descripción:
Descripción.

Tab intereses de Mora
Servicio:
Código de servicio utilizado para el manejo de intereses de mora dentro del
grupo impositivo.

Motivo:
Codigo de motivo asociado al concepto de servicio utilizado.

Tab notas:
Planes de clasificación de ítems
El objetivo de este programa es declarar los diferentes criterios de clasificación
que servirán como base para los análisis estadísticos y de informes en general.
Para ello, como primer instancia se tiene la declaración de los "Planes". Es aquí
donde sin ninguna limitación en cuanto al número de planes, se definen los
criterios primarios que posteriormente se ramificarán a través de la opción de
"mayores de clasificación".

El siguiente paso es declarar el siguientes subniveles, a través de la siguiente
opción de "mayores de clasificación" (ver el siguiente tópico del manual.

Plan de criterios:
Código de identificación del plan de criterios. Ejemplo: 005.

Descripción:
Descripción del plan de criterios. Ejemplo: Marca

Al generar reportes de ítems presentar:
Forma en la que se presentarán los ítems al generar reportes que utilicen criterios
de clasificación.

Notas:

Mayores de clasificación

Una vez se ha realizado la declaración de los "planes de clasificación" se tiene la
opción de "mayores" con la cual se termina de plantear los subniveles asociados
los "planes de clasificación". Ejemplo:

Tal vez parece extraña la heterogeneidad de la información que aparece en estos
mayores de clasificación, esto se clasifica totalmente cuando a la hora de
declarar los ítems, en el tab de "criterios", se asocia específicamente un ítem a
los diferentes "planes de criterios" y "mayores de criterios".

Plan de criterios:
Código de identificación del plan de criterios. Ejemplo: 013.

Mayor:
Código de identificación del mayor dentro del plan de criterios. Ejemplo: 010.

Descripción:
Descripción del criterio de clasificación. Ejemplo: automóviles.

Notas:

Posiciones arancelarias

Maestro para catalogar las posiciones arancelarias, a cada ítem se le indica a que
posición corresponde, para efectos de reportes.

El objetivo de este catálogo es definir las posiciones arancelarias para los ítems
catalogados en el sistema, particularmente en el evento de hacer una
importación, el sistema permite reportar una nota de sobrecostos por los valores
de seguros, fletes, etc,y liquida en forma automática el valor de los aranceles
correspondientes por cada ítem.

Posición arancelaria:
Código de identificación de la posición arancelaria.

Descripción:
Descripción de la posición arancelaria.

País:
Código de identificación del país.
Descripciones técnicas

Permiten configurar los campos de descripción que no tenga el maestro de ítem
y que sean necesarios para posteriores reportes. Se utilizan cuando no son
suficientes los 40 caracteres del campo de descripción durante la creación de un
ítem, con ellas se adicionan varias líneas adicionales para describir aspectos
funcionales indispensables para el manejo del ítem.

Ejemplos de Descripciones técnicas.
Descripción de la referencia: Blusa.
Línea 1 de descripción técnica: Diseñador.
Línea 2 de descripción técnica: Número de patrón.
Línea 3 de descripción técnica: Fecha de patrón.
Línea 4 de descripción técnica: Color.

Descripción de la referencia: Automóvil Chevrolet Monza.
Línea 1 de descripción técnica: Placa.
Línea 2 de descripción técnica: Color.
Línea 3 de descripción técnica: Año.
Línea 4 de descripción técnica: Modelo.
Línea 5 de descripción técnica: Marca.

Descripción de la referencia: Libro CIEN AÑOS DE SOLEDAD.
Línea 1 de descripción técnica: Editorial.
Línea 2 de descripción técnica: Nro de edición.
Línea 3 de descripción técnica: Total del tiraje.
Línea 4 de descripción técnica: Autor.

Código de descripción técnica:
Código de identificación de la descripción técnica.

Descripción:
Texto explicatorio de la descripción técnica.

Para usar en:
Codigo de uso de la descripción técnica.

Tab de campos
Campo:
Secuencia del campo.

Obligatorio:
Indicador que determina si la descripción va a ser obligatoria o no.

Tipo:
Tipo de campo.

Máximo:
Valor máximo.

Kits

Los kits son el mecanismo mediante el cual se realiza la combinación de varios
ítems que componen uno nuevo, para efectos de labores de mercadeo, por
ejemplo, las promociones de varios productos "pague 2 lleve 3".

El concepto de Kits hace posible implementar formas de mercadear varios
productos dentro de un sólo paquete, de ahí que su aplicación sea para
formulaciones de un sólo nivel. Ejemplo : Ancheta de navidad que comprende: 2
botellas de vino, 5 cajas de galletas, 1 canasta, 2 cajas de mani, etc.

Item:
Código de identificación del item.

Referencia:
Código de referencia asociado al kit.

Descripción:
Descripción completa del kit.

Descripción abreviada para efectos de reportes.

Tipo de inventario:

Tipo de ítem:

situación que para efectos de "explosión de materiales" indica que lo va a tener
en cuenta para solicitar las cantidades de los ítems asociados a él. Podría decirse
que un ítem fantasma es un artificio que permite dar mayor claridad en el manejo
de ítems semifacturados.

Grupo impositivo:
Grupo impositivo asociado al ítem.

Tab Generales

Compra:
Indicador de si el kit es de compra.

Venta:
Indicador de si el kit es de ventana.

Manufactura:
Indicador de si el kit es de manufactura.

Maneja lote:
Indicador de si el kit maneja lote para efectos de control de ítems perecederos o
seriales.

Asignación lote:
Indicador de asignación de lote al kit.

Vida útil:
Vida útil del kit.

Maneja lista de precios por extensión:
Indicador de manejo de lista de precios por extensión.

Segmento:
Código de segmento.

Proveedor:
Código del proveedor.

Sucursal:
Código de la sucursal.

Cliente:
Código del cliente.

Sucursal:
Código de la sucursal del cliente.
Código de barras

El objetivo de este programa es catalogar las secuencias necesarias de códigos de
barras y asociarlas a los diferentes items de inventario.

Fases para la creación de CODIGO DE BARRAS.
Fase 1: Creación de prefijos, que corresponden a ciertos caracteres que
anteponen algunas marcas de lectores de códigos de barras. Por lo tanto, estos se
deben identificar para omitirlos de la secuencia leída y así determinar el
verdadero código. Ejemplo: El código 77917 leído con diferentes marcas de
lectores puede dar diferentes resultados dependiendo del prefijo.

Con un lector marca X : AK77917.
Con un lector marca W: YT77917.
Con un lector marca Z: 77917. (No tiene prefijo).

Fase 2: Definir la secuencia numérica de código de barras por cada item de
inventario.

Código de barras:
Código de identificación del código de barras.

Item:
Código de ítem asociado al código de barras.

Extensión 1:
Código de extensión-1 al código de barras.

Extensión 2:
Código de extensión-2 asociado al código de barras.

Referencia:
Código de referencia asociado al código de barras.

Unidad de medida:
Unidad de medida asociada al código de barras.

Tipo:
Tipo de código de barras.

Factor:
Factor asociado al código de barras.

Cantidad:
Cantidad asociada al código de barras.

Bodega:
Bodega asociada al código de barras.

Activar fechas

Como parte de las funcionalidades propias del mecanismo de control
cronológico de todas las transacciones, se tiene este programa que permite
reabrir una fecha que ya ha sido cerrada.


Fecha inicial:
Año/mes/día a partir del cual se hará la activación de fechas.

Fecha final:
Año/mes/día hasta la cual se hará la activación de fechas.

Botón aceptar:
Mediante este botón se ejecuta la activación de fechas.

Botón cancelar:
Mediante este botón el usuario se puede retractar de la activación de fechas.

Cerrar fechas

Mediante este funcionalidad se informa al sistema que dé por transada
totalmente una fecha específica, y que por lo tanto, ya no permita ningún tipo de
transacción en cualquiera de los módulos del sistema: inventarios, compras,
ventas, manufactura. Esta es una práctica recomendable para garantizar control y
no permitir transacciones fuera del tiempo permitido.

Fecha inicial:

Fecha final:

Botón aceptar:
Mediante este botón se ejecuta la activación de fechas.

Botón cancelar:
Mediante este botón el usuario se puede retractar de la activación de fechas.
Fechas

El objetivo de este programa es monitorear el esquema de control cronológico
sobre el que se basa el registro de todas las transacciones del sistema comercial.
Este programa, en entorno totalmente gráfico semejante al de un calendario,
permite abrir en un lapso seleccionado, una o varias fechas.

Calendario gráfico, en el que en una forma muy intuitiva el usuario interactúa
con cada mes para observar por cada día si está activa o cerrada.
Mediante esta funcionalidad se informa al sistema que se active una nueva fecha
en el sistema; o que se dé por transada totalmente una fecha específica, y que por
lo tanto, no permita ningún tipo de transacción en el subsistema de compras, que
implique la realización de un documento, como es el caso de cotización de
compra, solicitud de compra, orden de compra, entrada, devolución, facturas-
notas de proveedor, facturas-notas de consignación y ajustes en compras. Esta es
una práctica recomendable para garantizar control y no permitir transacciones en
fechas no autorizadas. Es importante tener en cuenta que el alcance de esta
opción no llega hasta el control de la realización de procesos inherentes a los
datos, como por ejemplo, consultas o listados de cualquier índole.



según sea el caso.

Funcionarios

Mediante este archivo maestro se definen los roles que un determinado
funcionario puede ejercer respecto al sistema. Las alternativas que tiene el
sistema son: comprador, planificador, solicitante, formulador, distribución de
costos y funcionario de ordenes de taller. Con en esta predefinición el sistema
habilita o restringe durante la captura de las diferentes transacciones, la
imputación a un funcionarios específico.

Funcionario:
Código de identificación del funcionario.

Tercero:
Código de tercero asociado al funcionario.

Comprador:
Indicador que determina si el funcionario cumple funciones de comprador en los
procesos de compra.

Planificador:
Indicador que determina si el funcionario cumple funciones de planificador.

Solicitante:
Indicador que determina si el funcionario cumple funciones de solicitante en los
procesos de compra e inventarios.

Formulador:
Indicador que determina si el funcionario cumple funciones de formulador en los
procesos de manufactura.

Distribución de costos:
Indicador de la forma como se realiza la distribución de costos.

Item de sobrecosto

Son aquellos íitems de servicios que se deben cargan a los ítem de inventario,
con el fin de aumentar el costo de los mismos. Ejemplo: fletes.

Item:
Código de ítem que se catalogará como de sobre costo.

Botón aplicar:
Botón que ejecuta la tarea de catalogarlo como de sobrecosto.

Botón cerrar:
Botón que retracta la intención de declarar como ítem de sobrecosto

Conceptos y motivos

Los conceptos y motivos son tablas especialmente diseñadas para identificar y
clasificar cada uno de los diferentes tipos de transacciones en el módulo de
compras. Sobre estos se definen las equivalencias sobre las que se van a deducir
las cuentas contables asociadas a la contabilización en cada tipo de transacción.
Sobre los conceptos y motivos es que esta basada la generación automática de la
contabilización cada que se diligencia un documento en el sistema comercial sin
estar supeditados al criterio contable del usuario del sistema.

Los conceptos son automáticos y no permiten ser modificados o adicionados, en
cambio, los motivos los puede definir el usuario libremente para identificar cada
una de las diferentes variantes de las transacciones que se puedan presentar bajo
un mismo concepto.

Concepto:
Código de concepto predefinido por el sistema, el cual se tomará como base para
asociar el motivo.

Motivo:
Código de motivo definido por el usuario.

Activo:
Indicador de si el motivo está activo o inactivo para ser tenido en cuenta en los
procesos de contabilización.

Descripción:
Descripción del motivo.

Tab Generales
Naturaleza:
Indicador de naturaleza del motivo.

Sólo cantidad obsequios:
Indicador de si el motivo es de obsequios.

Sólo valor:
Indicador de si el motivo es de sólo valor.

Afecta consumo promedio:
Indicador de si el motivo afecta consumo promedio.

Tab de equivalencias de impuestos:
Ver detalle:
Indicador de manejo de detalle del motivo.

Débito:

Auxiliar:
Código de cuenta auxiliar para transacciones débito con el motivo.

C.O:
Código de C.O. para transacciones débito con el motivo.

U.N:
Código de U.N. para transacciones débito con el motivo.

C. Costo:
Código de C. Costo para transacciones débito con el motivo.

Crédito:

Auxiliar:
Código de cuenta auxiliar para transacciones crédito con el motivo.

C.O:
Código de C.O. para transacciones crédito con el motivo.

U.N:
Código de U.N. para transacciones crédito con el motivo.

C. Costo:
Código de C. Costo para transacciones crédito con el motivo.

Botón adicionar:
Botón mediante el cual se actualiza el motivo.

Botón Cancelar:
Botón mediante el cual se retracta la actualización del motivo.

Ver detalle:
Indicador de manejo de detalle en equivalencias varias.

Tipo inventario/servicio:
Tipo de inventario para equivalencias varias.

Descripción:
Descripción de equivalencias varias.

Código de cuenta auxiliar para equivalencias varias.

Aux. venta gravada:

Aux. venta excluida:

Aux. descuento gravado:

Aux. descuento excluído:

Aux. Costo:

U.N.:

C. Costo:

Tab equivalencias de Inflación

Tipo de inventario/servicio:

Descripción:

Aux. contra Ajustes por inflación:

Descripción:

Botón modificar:

Botón Eliminar:

Botón Cancelar:

Grupos de motivos

Es la agrupación de diferentes motivos, con el fin de generar reportes o
estadísticas.

Grupo de motivos:
Código de identificación del grupo de motivos.

Descripción:
Descripción del grupo de motivos.

Indicador de inclusión:
Indicador de inclusión.

Concepto:
Código de concepto del sistema al que se asociará el motivo.

Motivo:

Seguimiento de documentos

subsistema de compras. Ejemplo: evento 01 "aplazamiento de pago por
compromisos pendientes por parte de la empresa", evento 02 "rechazo del
documento", etc. De esta manera se establece un esquema particular para llevar
seguimiento de acuerdo a causales definidos autónomamente por parte de la
empresa usuaria del subsistema de compras.

opciones de consulta del subsistema de compras, al ubicarse en cualquiera de los
documentos presentados en las grillas de consulta, y oprimir "click derecho", se
activa el botón "adicionar". De esta manera con base en los eventos de
seguimiento, se registra en el sistema la situación presentada para ese documento
en particular; conformando así una valiosa bitácora que al ser analizada
permanentemente, da importantes criterios para optimizar la gestión sobre los
documentos involucrados.

Cotizaciones

El objetivo de este programa es realizar el primer paso de definición del listado
los ítems, que la empresa divulgará entre los proveedores, con el propósito de
recibir sus propuestas. Una vez se han capturado todos los ítems, el programa
genera un reporte, que es enviado a los proveedores para que allí incluyan las
cantidades y precios cotizados.

Se debe seleccionar un proveedor al cual se le desea cotizar y adicionar uno a
uno los ítem, se le debe colocar el precio, la unidad de medida, la fecha de
activación es decir a partir de cuando se hacen efectivos los valores y si tiene
fecha limite: se debe indicar el precio que nos cotizan, la cantidad y que tiempo
se demora el proveedor en entregar la mercancía.

En la cotización se puede colocar los descuentos en valor o en pesos, cuando
existen varios descuentos se le selecciona en que orden se deben aplicar.


Proveedor:
Código del proveedor al que se le va a solicitar cotización.

Sucursal:
Sucursal del proveedor al que se le va a solicitar cotización.

Item:
Código del ítem del que se desea recibir cotización.

Ext. 1:
Código de extensión-1 asociado al código de ítem.

Ext. 2:

Unidad:
Unidad de medida del ítem.

Moneda:
Código de moneda.

Fecha activación:
Año/mes/día a partir del cual se activa la cotización.

Hasta:
Año/mes/día hasta la cual está vigente la cotización.

Precio:
Precio del ítem.

Tiempo de entrega:
Número de días que se demora el proveedor en cumplir con el pedido.

Tab de descuentos

Orden:
Número de orden.

Cantidad hasta:
Número de ítems necesario para poder optar por el descuento.

Tasa:
Porcentaje de descuento otorgado.

Valor:
Valor del descuento.

Solicitudes de compra

Este es el mecanismo por medio del cual los diferentes usuarios para plantean
sus necesidades de abastecimiento al departamento de Compras.

Mediante este documento se solicita la mercancía que se necesite, se le debe
colocar a que centro de operación pertenece, con que documento se va a generar
la solicitud y quien es el solicitante; luego se debe adicionar uno a uno los
ítems, informando la bodega, el motivo y la cantidad solicitada. Adicionalmente
se puede colocar la fecha de entrega.

Se tiene la posibilidad de manejar proyectos, mediante los cuales se pueden
controlar consumos para actividades o eventos de tipo temporal, el efecto de
estos es sólo para reportes y estadísticas.

Es importante tener en cuenta que posteriormente cuando se realice la entrada de
compra, dependiendo de como en los parámetros del sistema comercial se haya
declarado el indicador "Marcar el ítem como cumplido al ser ordenada cualquier
cantidad", se puede dar el caso que con sólo pedir una parte de la cantidad
solicitada el sistema lo da como cumplida la totalidad de la solicitud.

Procedimiento de captura de una solicitud de compra

C.O:
a hacer la selección del caso. Si para el usuario se le ha declarado previamente
una "preferencia" para C.O., implica que este es el único valor que puede digitar
(ver /archivo/preferencias). Ahora, si las respuestas válidas son varias, otra
seguridad que brinda el sistema es a través de los "maestros por usuario", para
indicar los valores autorizados que permite el sistema para el usuario en este
campo (ver /archivo/maestros por usuario).

Tipo docto:
una "preferencia" para tipo documento., implica que este es el único valor que
puede digitar (ver /archivo/preferencias). Ahora, si las respuestas válidas son
varias, otra seguridad que brinda el sistema es a través de los "maestros por
usuario", para indicar los valores autorizados que permite el sistema para el
usuario en este campo (ver /archivo/maestros por usuario).

Número:

Fecha:

Estado:
actual del documento, este puede ser: aprobado, pendiente por aprobar, impreso,
por imprimir, reimpreso, transmitido, por transmitir. El manejo de estados se
realiza mediante los íconos ubicados en la barra de herramientas situada en la
parte superior de la pantalla, estos se activan de acuerdo a los permisos
otorgados por el administrador del sistema al usuario del sistema. El estado que
inicialmente asigna el sistema al elaborar el documento es "pendiente por
aprobar".

Tab generales
Solicitante:
Código del soliicitante.

Notas:

Tab de movimiento
Unidad de medida:
Unidad de medida del ítem a solicitar.

Cantidad solicitada:
Cantidad solicitada.

Cantidad ordenada:
Cantidad entregada.

Fecha de entrega:
Añi/mes/día de entrega.

C.O:
Centro de operación de la solicitud de compra.

U.N.:
Unidad de negocio de la solicitud de compra.

C. Costo:
Centro de costo de la solicitud de compra.

Proyecto:
Campo opcional de proyecto temporal.

Notas:
Campo de libre utilización por parte del proveedor.

Botón Adicionar:
Con este botón se aceptan los datos capturados y se almacena el documento en
el sistema.

Botón Eliminar:
Este botón se utiliza para eliminar un registro en un documento.

Botón Cancelar:

Ordenes de compra

El objetivo de este programa es elaborar documentos de órdenes de compra
mediante los que se pactan oficialmente con el proveedor las condiciones para
el suministro de partes y/o suministros.

Cuando la orden de compra se puede hacer con base en solicitudes, es
importante tener en cuenta que dependiendo de como en los parámetros del
sistema comercial se haya declarado el indicador "Marcar el ítem como
cumplido al ser ordenada cualquier cantidad", se puede dar el caso que con sólo
pedir una parte de la cantidad solicitada el sistema lo da como cumplida la
totalidad de la solicitud.

Al consultar las solicitudes se tiene un filtro de los siguientes campos: tipo de
documento, solicitante, proveedor, proyecto, bodega, por número de solicitud y
por fechas de entrega. Desde la orden de compra se pueden indicar los
descuentos que el proveedor otorgue, se pueden aplicar dos descuentos, y si
estos tienen incidencia global, es decir, afectan a todos los ítem. La idea es que
una vez termina la orden de compra se aprueba, se imprime y se envía al
proveedor.

Procedimiento de captura de una orden de compra

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Proveedor:
Código del proveedor al que se le va a otorgar la orden de compra.

Sucursal:
Sucursal del proveedor al que se le va a otorgar la orden de compra.

Moneda:
Código de moneda.

Base:
Tasa de cambio.

Local:
Moneda local.

Tab Generales
Comprador:
Código de comprador.

Cond. de pago:
Código de la condición de pago.

Notas:
Campo de libre utilización por parte del proveedor.

Tab envío
Contacto:
Nombre de la persona que recibe donde el proveedor.

Dirección:
Dirección del proveedor.

País:
País del proveedor.

Depto/Estado:
Depto/Estado del proveedor.

Ciudad:
Ciudad del proveedor.

Barrio/Zona:
Barrio/zona del proveedor.

Teléfono:
Teléfono del proveedor.

Fax:
Número de fax del proveedor.

Código postal:
Código postal del proveedor.

E-mail:
E-mail del proveedor.

Entradas por compras

Se utilizan cuando se hacen con la factura sin existir ordenes de compra. Con
este documento se le da entrada al inventario, se debe seleccionar centro de
operación, tipo de documento, proveedor y adicionar los ítems a los cuales se les
va a dar entrada al inventario, indicando la cantidad, el valor unitario y los
descuento si los tiene. También se adiciona el ítem de sobrecosto y se indica la
manera de distribuirlo que puede ser al costo o por cantidad. Una terminado se
aprueba la entrada. Los sobrecostos se aplican en la entrada cuando pertenecen
al mismo proveedor. La contabilización es Db. Al inventario y un Cr, a un
pasivo estimado.
Comentario respecto a la
contabilización de este documento.

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Proveedor:
Código del proveedor al que se le va a solicitar cotización.

Sucursal:
Sucursal del proveedor al que se le va a solicitar cotización.

Moneda:
Código de moneda.

Base:
Tasa de cambio de la moneda.

Local:

Tab de Items
Item:

Ext. 1:

Ext. 2:

Bodega:
Código de la moneda.

Motivo:
Motivo asociado al concepto que el sistema utiliza para entradas por compras.
Con base en este se realiza la contabilización cuando se aprueba la entrada por
compras, mediante el ícono de la barra de herramientas ubicado en la parte
superior de la pantalla.

Tab de sobrecostos:
Motivo:
Código de motivo de entrada de compras para efectos de sobrecostos. Con base
en este se realiza la contabilización cuando se aprueba el documento.

Item de sobrecostos:

Valor:

Botón aplicar:

Botón Limpiar:

Botón Eliminar:

Botón Generar:

Tab transportador:

Información transportador:

Vehículo:

Transportador:

Sucursal:

Conductor:

Nombre conductor:

Identificación:

No.guía:

No. cajas/bultos:

Peso en 001:

Volumen en R.:

Valor asegurado:

Notas:

Entradas desde ordenes de compra

Se utiliza cuando se hacen las entradas al inventario basados en una orden de
compra previamente diligenciada en el sistema; lo que implica el control de
saldo pendiente por cumplir por parte del proveedor.

Es importante tener en cuenta que dependiendo de como en los parámetros del
sistema comercial se haya declarado el indicador "porcentaje máximo de
exceso en entradas desde orden de compra", se puede dar el caso de que cuando
se exceda este porcentaje el sistema no permita realizar la entrada.
Comentario
respecto a la contabilización de este documento.

Procedimiento de captura de una entrada desde orden de
compra

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Entradas desde órdenes de compra

Se utiliza cuando se hacen las entradas al inventario basados en una orden de
compra previamente diligenciada en el sistema; lo que implica el control de
saldo pendiente por cumplir por parte del proveedor.

Es importante tener en cuenta que dependiendo de como en los parámetros del
sistema comercial se haya declarado el indicador "porcentaje máximo de
exceso en entradas desde orden de compra", se puede dar el caso de que cuando
se exceda este porcentaje el sistema no permita realizar la entrada.
Comentario

Procedimiento de captura de una entrada desde orden de
compra

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Sobrecosto por menor valor

Cuando se presenta un suceso posterior que tiene una incidencia en menor valor
sobre el precio inicialmente pactado, se utiliza esta opción para replantear una
transacción ya registrada.
Comentario respecto
a la contabilización de este documento.

Procedimiento de captura de una nota de sobrecosto por menor
valor

C.O:

Tipo docto:
dar clic sobre el boton [tipo docto...] para invocar la lista desplegable y proceder

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Devoluciones

Esta opción se utiliza cuando por cualquier razón se debe hacer una devolución
al proveedor, puede ser devoluciones parciales o totales. Se le debe seleccionar
centro de operación, tipo de documento, la fecha, la entrada a Almacén sobre la
cual se va hacer la devolución. Se le da clic al ítem a devolver, se indica el
motivo y la cantidad a devolver, una vez se termine de adicionar los ítems, se
aprueba el documento.
Comentario

Procedimiento de captura de devolución

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Ajustes en compras por entradas

Cuando se tiene la orden de compra por un valor y la entrada de almacén llego
por otro valor, se hace el ajuste con el fin de que la causación quede completa,
los ajustes pueden ser por mayor o menor valor. Estos ajustes son por valor y/o
cantidad.

Por entradas: estos ajuste en compra se utilizan cuando se debe aumentar el valor
o la cantidad en el inventario.
Por salidas: estos ajuste en compra se utilizan cuando se debe disminuir el valor
Comentario

Procedimiento de ajustes en compras por entradas

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Ajustes en compras por salidas

Cuando se tiene la orden de compra por un valor y la entrada de almacén llego
por otro valor, se hace el ajuste con el fin de que la causación quede completa,
los ajustes pueden ser por mayor o menor valor. Estos ajustes son por valor y/o
cantidad.

Por entradas: estos ajuste en compra se utilizan cuando se debe aumentar el valor
Por salidas: estos ajuste en compra se utilizan cuando se debe disminuir el valor
Comentario
C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Facturas

Por medio de esta opción se elabora y contabiliza la factura del proveedor
teniendo en cuenta las entradas de almacén. Se debe aprobar este documento. La
contabilización de la factura es un Db. Al pasivo estimado, Db al impuesto, Cr, a
las retenciones y Cr. a proveedores.
Comentario

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Notas débito

El objetivo de esta opción es disminuir las entradas por compras.
Comentario respecto a la
contabilización de este documento.

Procedimiento de captura de una nota débito
Del menú comercial escoja la opción nota débito. Como método alterno de
acceso se tiene la siguiente secuencia de teclas: [ALT] b d.
Verificar que el icono de adicionar documento esté habilitado.
Diligencie los siguientes campos de la información básica

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Solicitudes de compras

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir una o
varias solicitudes de compra que ya se han capturado previamente.


C.O.:
Corresponde al centro de operación de los documentos a imprimir.

Tipo docto:

Consec. Inicial:

Consec. Final:

Formato:

Número de copias:

Parámetros:
seleccionado.

Pantalla:

Impresora:

Botón Ajustar página:

Cancelar:

Entradas y devoluciones por compras

varias entradas y/o devoluciones por compras que ya se han capturado
previamente.


C.O.:

Tipo docto:

Consec. Inicial:

Consec. Final:

Formato:

Número de copias:

Parámetros:
seleccionado.

Pantalla:

Impresora:


Cancelar:

Facturas y notas

varias facturas y notas que ya se han capturado previamente.


C.O.:

Tipo docto:

Consec. Inicial:

Consec. Final:

Formato:

Número de copias:

Parámetros:
seleccionado.

Pantalla:

Impresora:

Cancelar:

Consulta de Cotizaciones

consultas sobre la información de las cotizaciones registradas en el sistema.



Tipo de proveedor:
Tipo de proveedor que se tomará como criterio de selección durante la consulta
de cotizaciones.

Tipo de inventario:
Tipo de inventario que se tomará como criterio de selección durante la consulta
de cotizaciones.

Moneda:
Código de moneda que se tomará como criterio de selección durante la consulta
de cotizaciones.

Fecha de activación:
Año/ mes/ día de activación a partir de la cual se tomarán las cotizaciones para
su consulta.

Tiempo de entrega antes de x días:
Número de días después de la fecha de activación a partir de la cual se tomarán
las cotizaciones para su consulta.

Consulta de solicitudes de compra

consultas sobre la información de las solicitudes de compra registradas en el
sistema.



C.O.:
particular como criterio de selección.

Tipo docto:
Se utiliza para seleccionar un tipo de documento en particular como criterio de
selección.

Solicitante:
Se utiliza para seleccionar un solicitante en particular como criterio de
selección.

Usuario:
Se utiliza para seleccionar un usuario en particular como criterio de selección.

Clase docto:
Se utiliza para seleccionar una clase de documento en particular como criterio de
selección.

Fecha:
en cuyo caso se debe informar la fecha inicial y final de la consulta. La
alternativa de consulta entre rango de fechas es excluyente de la consulta entre
documentos.

Inicial:

Final:

Número:
Este campo se activa para indicar que el filtro se hará entre un rango de números
consulta. La alternativa de consulta por número de documento es excluyente de
la consulta entre rango de fechas.

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

Solicitudes de compra por ítem

consultas sobre la información de las solicitudes de compra registradas en el
sistema.

Dependiendo de como en los parámetros del sistema comercial se haya
declarado el indicador "Al listar ítems presentar - por referencia o por código de
ítem" así será la presentación en la consulta de solicitudes de compra.


C.O.:

Tipo docto:
selección.

Tipo de inventario:
Se utiliza para seleccionar un tipo de inventario en particular como criterio de
selección.

Grupo de bodegas:
Se utiliza para seleccionar un grupo de bodegas en particular como criterio de
selección.

Instalación:
Se utiliza para seleccionar una instalación en particular como criterio de
selección.

Bodega:
Se utiliza para seleccionar una bodega en particular como criterio de selección.

Grupo motivos:
Se utiliza para seleccionar un grupo de motivos en particular como criterio de
selección.

Item:
Se utiliza para seleccionar un ítem en particular como criterio de selección.

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Fecha de entrega hasta:
Este campo se activa para indicar que el filtro se hará hasta una fecha de entrega
determinada, en cuyo caso se deberá informar el año/mes/día. La alternativa de
consulta hasta una fecha de entrega es excluyente de la consulta entre rango de

estados son: todos, en elaboración,. pendientes, aprobados, parciales, cumplidos,
anulados.

Valorización de solicitud de compra

El objetivo de este programa es valorizar las diferentes cotizaciones recibidas
por parte de los proveedores, para ello se debe indicar: centro de operación, tipo
de documento, la moneda de acuerdo a la solicitud que sea valorizar, también se
seleccionan los proveedores a los cuales se les haya cotizado, teniendo la
posibilidad de filtrar hasta seis proveedores.

C.O:

Tipo docto:
Se utiliza para seleccionar los documentos de un tipo de documento en particular
como criterio de selección.

Plan:
Dentro de las múltiples formas de clasificación que brinda el sistema para los
proveedores, se tiene la opción de seleccionar un plan específico como criterio
de selección para la valorización de las solicitudes de compra.

Criterio:
Se puede particularizar aún más el alcance del plan, para seleccionar un
componente del mismo o criterio para particularizar la consulta.

No. solicitud inicial:
Número inicial de solicitud de compra a partir de la cual se hará la consulta.

No.solicitud final:
Número final de solicitud de compra a partir de la cual se hará la consulta.

Moneda de liquidación:
Moneda que se tomará como base para la liquidación para la valorización de la
solicitudes de compra.

Liquidar impuestos:
Cuadro de selección que determina si se incluyen o no los impuestos como parte
de la valorización de las solicitudes de compra.

Proveedor:
Código de proveedor específico cuando se desea realizar en forma exclusiva la
valorización de las solicitudes de compra.

Sucursal:
Código de sucursal asociada al proveedor específico.

Consulta de órdenes de compra

consultas sobre la información de las órdenes de compra registradas en el
sistema.


C.O.:

Tipo docto:
selección.

Solicitante:
selección.

Usuario:

Clase docto:
selección.

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

Consulta de compra por ítem

consultas de compra por ítem sobre la información de los documentos
registrados en el sistema.



C.O.:

Tipo docto:
selección.

Tipo de inventario:
selección.

Grupo de bodegas:
selección.

Instalación:
selección.

Bodega:

Grupo motivos:
selección.

Item:

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:


anulados.
Análisis de cumplimiento de ordenes de
compra

consultas de cumplimiento sobre la información de las órdenes de compra y sus
correspondientes entradas registradas en el sistema.


Tipo de inventario:
Se utiliza para seleccionar los documentos de un tipo de inventario en particular
como criterio de selección.

Grupo bodega:
Se utiliza para seleccionar los documentos de una bodega en particular como
criterio de selección.

Instalación:
Se utiliza para seleccionar los documentos de una instalación en particular como

Bodega:
Se utiliza para seleccionar los documentos de una bodega en particular como

Proveedor:
Se utiliza para seleccionar los documentos de un proveedor en particular como

Fecha inicial:
Año/ mes/ día a partir de la cual se tomarán las órdenes de compra.

Consulta de documentos de compra

consultas sobre la información de los documentos de compra registrados en el
sistema.



C.O.:

Tipo docto:
selección.

Solicitante:
selección.

Usuario:

Clase docto:
selección.

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

Documentos de compra por ítem

El objetivo de este programa es generar consultas sobre la información de los
documentos de compra por ítem.


En Siesa Enterprise se incorpora la metodología de "consulta-flex" para dar un

C.O.:

Tipo docto:
selección.

Tipo de inventario:
selección.

Grupo de bodegas:
selección.

Instalación:
selección.

Bodega:

Grupo motivos:
selección.

Item:

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:


anulados.
Facturas y notas por proveedor

consultas sobre la información de las facturas y notas por proveedor registradas
en el sistema.


C.O.:

Tipo docto:
selección.

Tipo de inventario:
selección.

Grupo de bodegas:
selección.

Instalación:
selección.

Bodega:

Grupo motivos:
selección.

Item:

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:


anulados.
Cubo de compras

la gestión de compras en Siesa enterprise se han incorporado las siguientes
funcionalidades:





Siesa Enterprise.

Mediante esta funcionalidad en Siesa Enterprise se informa al sistema que dé
por cerrada totalmente una fecha específica, y que por lo tanto, no permita
ningún tipo de transacción en el subsistema de inventarios, que implique la
realización de un documento, como es el caso de requisiciones internas, entrada
de inventario, salida de inventario, transferencia, transferencia en tránsito, salida
de transferencia en tránsito, desensambles, saldo inicial o ajuste. Esta es una
práctica recomendable para garantizar control, y no permitir transacciones en
fechas no autorizadas. Es importante tener en cuenta que el alcance de esta
opción no llega hasta el control de la realización de procesos inherentes a los
datos, como por ejemplo, consultas o listados de cualquier índole.

realizar la operación contraria de activar una fecha que está cerrada, siempre y
cuando el usuario tenga los permisos adecuados.


según sea el caso.

Conceptos y motivos

Como estrategia para evitar que el usuario final tenga que digitar directamente códigos
de cuentas contables y sus respectivas contrapartidas, en Siesa_Enterprise se
adoptaron los "conceptos" y "motivos". Estos son tablas especialmente diseñadas para
identificar y clasificar cada uno de los diferentes tipos de transacciones en el sistema.
Sobre estos se definen las equivalencias contrapartidas de las cuentas de inventarios
sobre las que se van a deducir las cuentas asociadas a la contabilización de cada
elemento del costo (materiales, mano de obra, costos indirectos de fabricación) en cada
tipo de transacción. Dentro de este esquema, el "motivo" se encarga de almacenar la
contrapartida contable que corresponde al concepto informado.

cambio, los motivos los puede definir el usuario libremente para identificar cada una
de las diferentes variantes de las transacciones que se puedan presentar bajo un mismo
concepto.

Se utilizan para configurar las cuentas contables, dependiendo la acción que se
necesite. A los conceptos que se les debe crear los motivos son: entradas de
inventarios, salidas de inventarios, ajuste físico de inventarios, transferencias en
transito, transferencias, ensambles, desensambles, proceso, ajuste conteo físico y
saldos iniciales.


Concepto:
Código de concepto que se tomará como base para asociar el motivo. Obsérvese
que estos códigos ya están predefinidos.

Motivo:
Código de motivo definido por el usuario. Ejemplo: para el concepto "0601
Entradas" se define el motivo "01- entrada de producto terminado".

Activo:
Indicador de si el motivo está activo o inactivo; este check se usa para manejar
situaciones coyunturales en los que se hace necesario desactivar el registro de
transacciones con un motivo en particular.

Descripción:
Descripción del motivo. Ej: entrada de producto terminado.

Tab Generales
_____________________________________________________________

Naturaleza:
Indicador de naturaleza del motivo de entrada o salida, y viene predeterminado
dependiendo del concepto que se está utilizando.

Este check en el módulo de inventarios se encuentra deshabilitado, ya que es de
uso exclusivo de los motivos asociados en los conceptos de ventas (ver menú de
ventas).

Sólo valor:
Este check en el módulo de inventarios se encuentra deshabilitado, ya que es de
uso exclusivo de los motivos asociados en los conceptos de ventas (ver menú de
ventas).

Este check que se pueden habilitar o deshabilitar en cualquier momento, y
permite realizar los cálculos de consumo promedio diario en los procesos de
determinación de nivel mínimo, nivel máximo y punto de pedido.

Captura causales:
Este check es exclusivo del concepto de devoluciones de ventas, y los valores
específicos están asociados al maestro al maestro de causales.

Exige proyecto:
Este check es para obligar a que cada transacción que se realice con este motivo
se asocie con un proyecto, previamente definido en la opción de maestros de
comercial.

Exige centro de costo:
Este indicador tiene dos alternativas para su configuración contable: Depende
del auxiliar contable y Si. En el primer caso, si la cuenta contable está
parametrizada con manejo de centros de costos lo exigirá al hacer una
transacción con este motivo; y la segundo caso, es que independientemente de la
parametrización de la cuenta contable siempre obligará a que se digite el centro
de costos.

Tab equivalencias varias
____________________________________________________

Ver detalle:
Este check indica que muestre en la grilla, adicionalmente al código de la cuenta
contable, la descripción de la cuenta.

Dependiendo de la naturaleza del concepto-motivo, por cada tipo de inventario
solicitará la cuenta contrapartida del inventario en donde se contabilizará la
transacción que se va realizar. Igualmente, además de la cuenta se puede
parametrizar la unidad de negocio y el tercero asociado a la transacción.

Tab equivalencias de inflación
_______________________________________________

En caso de que se vaya a utilizar ajustes por inflación se debe definir para cada
motivo y tipo de inventario, la cuenta contrapartida donde se contabilizará el
ajuste por inflación correspondiente.

Grupos de motivos

En Siesa Enterprise existe la opción de la agrupación de motivos que pueden
pertenecer a conceptos diferentes, con el fin de generar reportes o estadísticas.
Ejemplo: agrupación de los siguientes motivos, de inventarios ( entradas de
ajuste por conteo cíclico, consumos de repuestos, etc. ), motivos de compra (
entradas por compras nacionales, entradas por importaciones, etc.), motivos de
ventas ( devoluciones ventas nacionales, devolución por anulación de factura,
etc.).


Al adicionar un grupo de motivos, simplemente se activan en la grilla los
motivos que se quieren incluir.


En Siesa Enterprise, paralelamente al registro transaccional de ítems, fechas,
clientes, cantidades, etc. se incluye esta funcionalidad de "seguimiento de
documentos" con la que se lleva una bitácora con el registro detallado de
actividades de gestión que a juicio de la empresa ameriten un seguimiento de la
fecha, el tipo de evento y las observaciones hechas en cada interacción. Ejemplo:
en una transferencia de inventario en transito, poder crear un evento para llevar
la bitácora del estado en que llegó una mercancía.

subsistema de inventarios. Ejemplo: evento 01 "rechazo del documento por
entregas tardías", evento 02 "rechazo del documento por mala calidad", etc. De
esta manera se establece un esquema particular para llevar seguimiento de
acuerdo a causales definidos autónomamente por parte de la empresa usuaria del
subsistema de inventarios.

opciones de consulta del subsistema de inventarios, al ubicarse en cualquiera de
los documentos presentados en las grillas de consulta, y oprimir "click derecho",
se activa una opción de "seguimiento de documentos". De esta manera con base
en los eventos de seguimiento, se registra en el sistema la situación presentada
para ese documento en particular; conformando así una valiosa bitácora que al
ser analizada permanentemente, da importantes criterios para optimizar la
gestión sobre los documentos involucrados.

Tipo:

Evento:
de cartera.

Activo:

Descripción:

Campo referencia 1:

Campo referencia 2:

Campo valor 1:

Campo valor 2:
el seguimiento.

Tipos de documento de verificación
Como actividad preparatoria a lo que será al proceso de verificación de
despacho, se tiene la declaración de los tipos de documento de verificación; esta
busca garantizar el menor número de errores en el proceso de despacho a las
bodegas satélites, mediante el proceso de separación (picking) y posteriormente,
la verificación de la mercancía separada, para el correcto despacho (packing).
Lo anterior implica que inicialmente se deben declarar los tipos de documentos
que están involucrados en este esquema de control. Igualmente, se define para
cada tipo de documento si se verifica y si se tiene en cuenta en el proceso de
cargue de inventario físico.

Nota: después de declarar los tipos de documento de verificación, el siguiente
paso es declarar los documentos en el menú "verificación de despacho".

Tipo de documento:
Tipo de documento previamente declarado en el sistema de tipo inventarios.

Descripción:
Campo alfanumérico mediante el que se describe el tipo de documento de
verificación.

Verificación:
Verificación que se hará sobre el documento. Existen las siguientes alternativas:
No verifica: le indica al documento que no va a exigir dicho proceso.
Si verifica: le indica al documento que requiere del proceso de verificación
para su liberación.
Si verifica y afecta el físico: le indica al documento que requiere del
proceso de verificación para su liberación; adicionalmente, los ítems de
estos documentos son tenidos en cuenta en el cargue del físico como
mercancía existente en la bodega.

Vehículos

Mediante la declaración de la información detallada por vehículo, se tiene en
Siesa Enterprise la base para apoyar diferentes procesos asociados a
inventarios, compras y ventas. Específicamente se tienen tres clases de
información, la de tipo general (transportadora, sucursal, conductor, nombre
conductor, identificación, centro de costo), la relacionada con la capacidad del
vehículo (unidad y capacidad máxima), y finalmente, la de entidades dinámicas,
que permite en forma autónoma al usuario autorizado incluir campos adicionales
que se necesitan para el caso específico de la organización.

La información aquí declarada se utiliza posteriormente para efectos de asociar
documentos de ventas, compras o de inventarios con el vehículo que transportó
la mercancía, y obtener estadísticas por cada uno de los campos de este maestro
de vehículo. Ejemplo: estadísticas por vehículo, por conductor, etc.

Vehículo:

Propio:

Transportador(a):

Sucursal:

Conductor:

Nombre conductor:

Identificación:

C.Costo:

Requisiciones internas para consumir
Mediante esta funcionalidad se informan en Siesa Enterprise las necesidades de
inventarios al almacén central. Este registro centralizando permite que las
requisiciones sean la base para automatizar el proceso de consumo o entregas de
inventario, y también el proceso de generación de solicitudes de compra para aquellos
ítems de los cuales no haya existencias disponibles. Igualmente, con esta funcionalidad
se conoce en todo momento cuales son las necesidades específicas por cada familia de
productos, ítems, solicitantes, bodegas, ubicaciones y localizaciones.

Funcionalidades:
Dependiendo de los permisos otorgados a los usuarios es factible que desde este
documento se comprometan existencias disponibles en el inventario.
Posibilidad de captura masiva de múltiples ítems, a través de criterios de
clasificación o portafolio de productos.
Maneja estados en cada documentos de requisición interna (elaborado,
aprobado).
Se pueden dar por "cumplidas" cantidades que definitivamente no se van a
despachar a los solicitantes.
Por generarse en esta opción un documento de requisición, este documento no genera

ninguna contabilización en el ERP Siesa Enterprise.

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Tercero:

Referencia:

Tab Generales
_____________________________________________________________

Tab Items
_____________________________________________________________

Tab Compromisos
_____________________________________________________________

Generar consumos desde requisiciones
internas
Como paso siguiente a la opción "Requisiciones internas para consumir" se tiene la
presente opción, la cual es un monitor que permite generar documentos de consumos
masivamente de acuerdo a una serie de variables como: centro de operación y/o tipo de
documento y/o estado de la requisición (aprobado y comprometido, aprobado,
comprometido) y/o rango de fechas y/o un rango de consecutivos de solicitudes. Los
documentos generados afectan el inventario, es decir, hay una entrega física del ítem
como tal.

En este proceso es factible realizar el compromiso total o parcial de cada uno de los
ítems previamente solicitados mediante requisición interna.

Contabilización de los consumos desde requisiciones internas.
- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de "consumos desde
requisiciones internas" se contabilizan automáticamente de la siguiente manera: se
acredita la cuenta de inventarios, la cual se parametriza en la opción de tipos de
inventario, del menú de "/maestros comercial/ítems". Se debita la cuenta que se defina
en el motivo utilizado; normalmente se debe definir una cuenta de costo o de gasto.

Tab Parámetros
_____________________________________________________________

C.O:

Tipo docto:

Estado:

Referencia:

Solicitante:

Tab Resultado
_____________________________________________________________

Grilla (C.O., Requisición, Fecha, Estado, Solicitante, Referencia, Tercero).
Requisiciones internas para transferir

Esta funcionalidad permite a todos los usuarios registrar en el sistema las necesidades
de transferencias de inventarios del almacén central a bodegas satélites cercanas; de
manera que simultáneamente se afecta el inventario de salida de la bodega que entrega
y el inventario de entrada en la bodega que recibe.

Esta opción se utiliza cuando la distancia entre las bodegas no es representativa, es
decir, están dentro de las mismas instalaciones o área geográfica. Si esta condición no
se cumple, se deben utilizar las opciones de transferencia en tránsito, que si aplican
para casos de traslado de bodegas ubicadas en diferentes ciudades o zonas geográficas,
ya que hay un tiempo en el que el inventario está en poder de los transportadores

Las requisiciones automatizan el proceso de traslado del inventario. Con la misma
filosofía de todos los documentos de Siesa Enterprise se manejan estados de
elaboración y aprobación.

Funcionalidades:
Maneja estados en cada documentos de requisición interna.


C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Referencia:

Bodega salida:

Bodega entrada:

Tab Generales
_____________________________________________________________

Solicitante:

Entrega en:

Fecha de entrega:

Ubicación entrada:

Notas:

Tab Items
_____________________________________________________________

Tab Compromisos
_____________________________________________________________

Generar transferencias
Como paso siguiente a la opción "Requisiciones internas para transferir" se tiene la
presente opción, la cual es un monitor que permite generar documentos de consumos
masivamente de acuerdo a una serie de variables como: centro de operación y/o tipo de
documento y/o estado de la requisición (aprobado y comprometido, aprobado,
comprometido) y/o rango de fechas y/o un rango de consecutivos de solicitudes y/o
bodega de salida. Los documentos generados afectan el inventario, es decir, hay una
entrega física del ítem como tal, el cual es traslado a otra bodega..

En este proceso es factible realizar el compromiso total o parcial de cada uno de los
ítems previamente solicitados mediante requisición interna. Adicionalmente, es
factible comprometer el ítem equivalente, cuando se hayan declarado en el maestro de
ítem, su respectivo equivalente.

Contabilización de transferencias
- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de transferencia se
contabilizan automáticamente de la siguiente manera: se acredita la cuenta de
inventarios, la cual se parametriza en la opción de tipos de inventario, del menú de
"/maestros/ítems". Se debita la cuenta que se defina al motivo de transferencia
utilizado.

Tab Parámetros
_____________________________________________________________

Tab de resultados
_____________________________________________________________

C.O:

Tipo docto:

Estado:

Referencia:

Bodega salida:

Solicitante:
Para transferir tránsito
Esta funcionalidad permite a todos los usuarios registrar en el sistema las necesidades
de transferencias de inventarios del almacén central a bodegas ubicadas en otras zonas
geográficas o ciudades distantes; en este caso hay un tiempo en el que el inventario
está en poder de los transportadores

Las requisiciones automatizan el proceso de traslado del inventario. Con la misma
filosofía de todos los documentos del erp Siesa Enterprise se manejan estados de
elaboración y aprobación.

Funcionalidades:
Maneja estados en cada documentos de requisición interna.


C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Tercero:

Referencia:

Bodega salida:

Bodega entrada:

Tab Generales
_____________________________________________________________

Solicitante:

Entrega en:

Fecha de entrega:

Notas:

Tab Items
_____________________________________________________________

Tab Compromisos
_____________________________________________________________

Generar tránsito salida
Como paso siguiente a la opción "Requisiciones internas para transferir en
tránsito", se tiene la presente opción "generar tránsito salida", la cual es un
monitor que permite generar documentos de consumos masivamente de acuerdo
a una serie de variables como: centro de operación y/o tipo de documento y/o
estado de la requisición (aprobado y comprometido, aprobado, comprometido)
y/o rango de fechas y/o un rango de consecutivos de solicitudes y/o bodega de
salida. Los documentos generados afectan el inventario, es decir, hay una entrega
física del ítem como tal, el cual es trasladado a otra bodega.

En este proceso es factible realizar el compromiso total o parcial de cada uno de
los ítems previamente solicitados mediante requisición interna. Adicionalmente
es posible comprometer el ítem equivalente, cuando se hayan declarado en el
maestro de ítem, su respectivo equivalente.

Contabilización de salidas de inventario en tránsito.
- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de transferencia se
contabilizan automáticamente de la siguiente manera: se acredita la cuenta de
inventarios, la cual se parametriza en la opción de tipos de inventario, del
menú de "/maestros/ítems". Se debita la cuenta que se defina al motivo de
transferencia en tránsito utilizado; normalmente se debe definir una cuenta de
inventario en tránsito.

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Tercero:

Referencia:

Bodega salida:

Bodega entrada:

Importar EDI

En Siesa Enterprise, se tiene la "importación EDI" como parte de la gama de
funcionalidades de intercambio de datos para gestión logística, para el
otorgamiento de mercancía en consignación a cadenas de distribución y
comercialización -caso de las grandes superficies-. Con esta se busca
automatizar el proceso de requisiciones internas, para transferir ítems mediante
EDI (intercambio electronico de datos), y generar automáticamente una
requisición para transferencia directa.
Se debe tener en cuenta de parametrizar cada cliente

Se exige que la bodega esté definida como de consignación dada.
Adicionalmente, cada cliente al que se le otorga mercancía en consignación
puede estar creada como una ubicación. Otra alternativa, sería que cada
cliente estuviera declarado como un bodega.
Por generarse en esta opción un documento de requisición, este documento no

genera ninguna contabilización en el ERP Siesa Enterprise.

Eliminar EDI

Como parte de las funcionalidades EDI, en Siesa Enterprise se tiene la
"eliminar EDI", mediante la cual se elimina un archivo EDI, previamente
importado.

Se debe tener en cuenta que al hacer este proceso de eliminación se retirarán
totalmente los documentos de requisición interna creados automáticamente en el
proceso de importación EDI. Para poder eliminar el lote se tiene que seleccionar
el número de lote asignado automáticamente al importar.

Entradas de inventario

Mediante esta funcionalidad se registran en Siesa Enterprise las entradas a inventarios
por devoluciones que se hagan al almacén por consumos previos de materias primas o
de materiales y suministros. También se utiliza para registrar la entrada de producto
terminado en casos de empresas manufactureras que aún no han implementado el
módulo de manufactura.

Para que no esta opción:
La opción de entradas de inventario no se utiliza para registrar entradas por compras,
como sería el caso de la recepción de materia prima. En este caso se utiliza el módulo
de compras.

Contabilización de las entradas de inventario.
- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de "entradas de inventario"
se contabilizan automáticamente de la siguiente manera: se debita la cuenta de
inventarios, la cual se parametriza en la opción de tipos de inventario, del menú de
"/maestros comercial/ítems". Se acredita la cuenta que se defina en el motivo
utilizado.

Comentarios respecto a la
contabilización de este documento de inventarios.

Procedimiento de captura de entradas de inventario

oJO Traer el grafico de la barra de herramientas con un link a topico
explicativo.

Explicación detallada de los campos del encabezado.

Después de que se han diligenciado los campos del encabezado del documento,
se inicia la adición de los ítems a través del botón "adicionar".

Referencia:
Identificación del ítem al que se le va realizar la entrada de almacén. El sistema
da variantes para que el usuario dependiendo de sus condiciones particulares
elija si lo hace por le código del ítem, para ello se utiliza el ícono .

Ext.1:
En caso de que el ítem o referencia en el momento de su creación se le haya
declarado el manejo de tallas o colores se utiliza el campo ext.

Ext. 2:
En caso de que el ítem o referencia en el momento de su creación se le haya
declarado el manejo de tallas o colores se utiliza el campo ext.

Bodega:
Código de la bodega sobre la que se va a realizar la entrada de almacén.

Motivo:
Código del motivo de entrada que servirá de base para el proceso de
contabilización interna en el sistema.

Tab Movimiento
_____________________________________________________________

Ubicación:

Lote:

Cantidad:

Cantidad adicional

Costo unitario COP:

Costo total COP:

Información adicional:

C.O:

U.N:

C. Costo:

Proyecto:

Notas:

Tab Descripción
_______________________________________________________

Tab Seriales
_______________________________________________________

Tab Entidades dinámicas
_______________________________________________________

Salidas

Mediante esta funcionalidad se registran en Siesa Enteprise los documentos de
consumos de inventario que son originados por causales diferentes a venta. Se
debe seleccionar el centro de operación, el tipo de documento, la fecha, el
tercero, documento alterno; estos dos últimos campo son opcionales e
informativos, adicionalmente se informa, el ítem al que cual se le va dar ingreso
a inventario, la bodega, el motivo, se digita la cantidad a ingresar y
automáticamente trae el costo.

Contabilización de las salidas de inventario.
- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de "salidas de
inventario" se contabilizan automáticamente de la siguiente manera: se acredita
la cuenta de inventarios, la cual se parametriza en la opción de tipos de
inventario, del menú de "/maestros comercial/ítems". Se debita la cuenta que se
defina en el motivo utilizado.

Comentarios respecto
a la contabilización de este documento de inventarios.

Procedimiento de captura de salidas de inventario
Del menú comercial escoja la opción salidas. Como método alterno de

acceso se tiene la siguiente secuencia de teclas: [ALT] b d.
Diligencie los siguientes campos básicos.

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Ajustes en sólo costo o cantidad

Mediante esta funcionalidad se registran en Siesa Enterprise los ajustes a los
inventario en sólo costo o cantidad. Se debe seleccionar el centro de operación,
el tipo de documento, la fecha, documento alterno; este campo es opcional e
informativo. Los ajustes pueden ser de entrada o de salida, dependiendo del
motivo que se este utilizando, una vez seleccionado el item, la bodega y el
motivo, se debe ingresar el valor o la cantidad que se desea ajustar.

Contabilización de los ajustes de inventario.
- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de "ajustes de
inventario" se contabilizan automáticamente de la siguiente manera:

Cuando el ajuste es en costo: dependiendo de la característica entrada o
salida del motivo se debita o acredita la cuenta de inventarios (si el motivo
es de entrada se debita la cuenta de inventario; si el motivo es de salida se
acredita dicha cuenta). Se debita o acredita la cuenta que se defina en el
motivo utilizado (si el motivo es de entrada se acredita la cuenta definida
en el motivo; si el motivo es de salida se debita dicha cuenta).

Cuando el ajuste es en cantidad: el documento al no estar cuantificado
monetariamente, se refleja en la contabilidad en ceros.


Procedimiento de captura de ajustes de inventario

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Transferencias

Mediante esta funcionalidad se registran en Siesa Enteprise los traslados de
inventario de una bodega a otra ubicadas en una misma ubicación geográfica;
con la consideración de que el tiempo de transporte para recorrer la distancia
para ubicar los ítems no es significativo y se pueden actualizar instantáneamente
los saldos. Se selecciona el centro de operación, el tipo de documento, la fecha,
documento alterno, notas y se debe indicar cual es la bodega de salida y la
bodega de entrada, luego se ingresa el ítem y la cantidad a transferir.

Nota: si los tiempos de ubicación son representativos se debe considerar la
utilización de transferencias en tránsito.

Contabilización de las transferencias de inventario.
- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de
"transferencias directas de inventario" se contabilizan automáticamente de
la siguiente manera: se debita la cuenta de inventarios, la cual se
parametriza en la opción de tipos de inventario, del menú de "/maestros
comercial/ítems". Se acredita la misma cuenta de inventarios que se asoció
en el tipo de inventario correspondiente.

- Es probable que si la bodega que recibe la mercancía se encuentra
asociada a un centro de operación diferente, la contabilización es débito a la
cuenta de inventarios del centro de operación que recibe la mercancía; y
crédito a la cuenta de inventarios del centro de operación de donde sale la
mercancía.

Comentarios respecto a
la contabilización de este documento de inventarios.

Procedimiento de captura de transferencias

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Salidas de transferencias en tránsito

Mediante esta funcionalidad se registran en Siesa Enterprise los traslados de
inventario de una bodega a otra ubicadas en diferente ubicación geográfica, lo
cual hace que el tiempo de transporte para recorrer la distancia geográfica sea
significativo, lo que implica que la actualización de los saldos de inventario no
se puede realizar instantáneamente.

Cuando se trabaja bajo el esquema de mercancía en tránsito, la operación de
"salida de transferencia en tránsito" indica al sistema que hay una mercancía que
salió en poder de un transportador. Por lo tanto, es necesario esperar a que en la
bodega de destino ubicada en diferente ubicación geográfica, se registre una
"entrada de mercancía en tránsito" para poder actualizar los saldos de inventarios
en las dos bodegas comprometidas.

Por lo tanto, el efecto sobre los saldos de inventario es que siguen como
mercancía en tránsito hasta que no se registre la recepción de la entrada de la
mercancía en tránsito en la bodega de destino.

Contabilización de las salidas de transferencia en tránsito.
- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de "salidas de
transferencias en tránsito" se contabilizan automáticamente de la siguiente
manera: se acredita la cuenta de inventarios, la cual se parametriza en la
opción de tipos de inventario, del menú de "/maestros comercial/ítems". Se
debita la cuenta de inventarios en tránsito que esté asociada al motivo.

Procedimiento de captura de salidas de transferencias en tránsito
Del menú comercial escoja la opción salidas de transferencias en tránsito.

Como método alterno de acceso se tiene la siguiente secuencia de teclas:
[ALT] b d.

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Devoluciones de transferencias en transito


Como parte de los mecanismos de apoyo que se presentan en la operación real
de la mercancía en tránsito cuando hay involucrados transportadores y
funcionarios de las bodegas de origen y destino de las diferentes ubicaciones
geográficas, se tienen los siguientes casos:
1. Devolución cuando hay pérdida de mercancía en el camino y se devuelve

totalmente el envío.
2. Ajuste de la mercancía que se perdió o deterioró durante el transporte-.
3. Equivocación por parte del transportador u órden de desvio de la mercancía
por parte de la oficina principal, que implica que la mercancía llegue a una
ubicación geográfica diferente.
Contabilización de las devoluciones de transferencias en tránsito.

- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de
"devoluciones de transferencias en tránsito" se contabilizan
automáticamente de la siguiente manera: se debita la cuenta de
inventarios, la cual se parametriza en la opción de tipos de inventario, del
menú de "/maestros comercial/ítems". Se acredita la cuenta de inventarios
en tránsito que esté asociada al motivo.



C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Entradas de transferencias en transito


Cuando se utiliza el esquema de mercancía en tránsito, se utiliza la opción de
"entrada de mercancía en tránsito" para informar que se está recepcionando en la
bodega de destino, una mercancía que días antes se envío desde la bodega
origen, como parte de una "salida de mercancía en tránsito".

Por lo tanto, el efecto sobre los saldos de inventario es que se actualizan
totalmente las cantidades de mercancía en tránsito, ya que se completa de ciclo
de envío y recepción de varios días.

Contabilización de las entradas de las transferencias en tránsito.
- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de "Entradas de
transferencias en tránsito" se contabilizan automáticamente de la siguiente
manera: se debita la cuenta de inventarios, la cual se parametriza en la opción
de tipos de inventario, del menú de "/maestros comercial/ítems". Se acredita la
cuenta de inventarios en tránsito que esté asociada al motivo.


Procedimiento de captura de entradas de transferencias en
tránsito

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Procesos / Ensambles

Mediante esta funcionalidad se tiene en Siesa Enteprise la opción para
controlar el inventario y su costo de transformación, en procesos sencillos de
manufactura. El sistema permite aquí trasladar componentes para ser cargados y
convertidos en otros productos, admitiendo se incorporen costos de
transformación predeterminados. Un ejemplo de aplicación de esta opción es el
proceso de armadas de kits de promoción (ejemplo:pague 1 lleve 3).

Contabilización de los procesos/ensambles de inventario.
- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de "procesos" se
contabilizan automáticamente de la siguiente manera: se debita la cuenta de
inventarios, de acuerdo a la cuenta que se ha parametrizado en la opción de tipos
de inventario para cada uno de los ítems procesados ó ensamblados, del menú de
"/maestros comercial/ítems". Se acredita la cuenta que se defina en el motivo
utilizado para proceso/ensambles cuando los ítems utilizados son de servicios;
igualmente se acredita la cuenta de inventarios asociada al tipo de inventario de
cada ítem componente.


Procedimiento de captura de procesos

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Desensambles

Como opción complementaria a los procesos de ensamble, se tienen tienen los
"desensambles" para hacer la operación inversa de descomponer un kit, es decir,
un ítem ensamblado, se desintegra totalmente y sus componentes vuelven como
ítems independientes del inventario disponible.

Contabilización de los desensambles de inventario.
- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de "procesos" se
contabilizan automáticamente de la siguiente manera: se debita la cuenta de
de inventario para cada uno de los ítems componentes, del menú de "/maestros
comercial/ítems". Se acredita la cuenta de inventarios para cada uno de los
ítems que se desarmaron.


Procedimiento de captura de desensambles

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".
Saldos iniciales

Mediante esta funcionalidad se capturan en Siesa Enterprise los saldos de
inventario, tanto en cantidades como en costos, con los cuales se va a dar inicio
a la operación de los inventarios por medios del sistema comercial.

En primer lugar es necesario tener totalmente definidas las existencias y los
costos por cada parte de inventario, en cada una de las bodegas, preferiblemente
con un inventario físico inicial.

Una vez que se ha reportado el saldo inicial y se hayan efectuado transacciones,
no es posible capturar ni cambiar los saldos iniciales registrados.

Contabilización de los saldos iniciales.
- Como filosofía del ERP Siesa Enterprise los documentos de "saldos iniciales"
se contabilizan automáticamente de la siguiente manera: se debita la cuenta de
de inventario para cada uno de los ítems, del menú de "/maestros comercial/
ítems". Se acredita la cuenta definida en el motivo de saldos iniciales
correspondientes.

Comentarios respecto a la contabilización de
este documento de inventarios.

Procedimiento de captura de saldos iniciales

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Documentos de verificación

De acuerdo a la definición de tipos de documentos que previamente se realizó en los
maestros de inventarios, mediante esta opción se hace el control en el sistema del
empaque de los productos que van a ser transferidos a las bodegas de consignación
dada. En la ejecución de esta labor intervienen dos tipos de personas, los separadores
"personas que con transferencia en mano, van a la estantería y separan la mercancía" y
los verificadores "personas que validan las referencias y las cantidades de cada
transferencia".

En el proceso de verificación el funcionario llama el documento y escanea las
referencias, permitiendo comparar las referencias separadas con el documento de
transferencia, lo que permite evidenciar alertas por faltantes o referencias trocadas, e
igualmente, evidenciar si el problema se originó en el proceso de separación o en el
proceso de verificación.

C.O:
Centro de operación por el que se realizó el documento.

Tipo docto:
Tipo de documento asociado al documento que se va verificar.

Número:
Documento al cual se le realizará la verificación.

Tab Generales
_____________________________________________________________

Funcionario:
Funcionario que realiza la separación de la mercancía.

Fecha:
Año, mes y día en el que se realiza la verificación.

Botón Eliminar:

Botón Manual:

Botón Generar:

Consulta de documentos de verificación de
despacho

En Siesa Enteprise como consecuencia del proceso de verificación de despachos, se
pueden obtener estadísticas por cada separador, verificador, bodega, ubicación, ítem o
referencia. Específicamente.

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:

Tipo docto:

Fecha verificación
_____________________________________________________________

Fecha inicial:

Fecha final:

Botón Consultar:

Botón Limpiar:
Análisis de auditoría

En Siesa Enteprise como parte de las funcionalidades de apoyo, se tiene el "análisis
de auditoría"; el cual se realiza mediante la utilización de cubos multidimensionales, lo
cuales permiten al usuario plantear y confrontar diferentes vistas de información, para
sacar evidencias que le pemitan detectar inconsistencias en la información procesada
con la "verificación de despachos".

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:

Tipo docto:

Rangos
_____________________________________________________________

Rango 1:

Desde:

Hasta:

-- Y así hasta el rango 5.

Tab Cubo
_____________________________________________________________

Imprimir documentos

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir uno o
varios documentos de inventarios que ya se han capturado previamente.


C.O.:

Tipo docto:

Consec. Inicial:

Consec. Final:

Formato:

Número de copias:

Parámetros:
seleccionado.

Pantalla:

Impresora:


Cancelar:

Requisiciones internas

Como parte de las opciones de apoyo para la gestión de requisiciones internas en
Siesa Enterprise, se tiene la impresión masiva de acuerdo a un rango de
consecutivos.

C.O:

Tipo docto:

Consecutivo inicial:

Consecutivo final:

Formato:

Parámetros:

Botón Pantalla:

Botón Impresora:

Botón Exportar:


Botón Selección:

Botón Cancelar:
Consulta de existencias

Como parte de las tareas cotidianas de operación del módulo de inventarios
(entradas, salidas, traslados, etc.) es de común ocurrencia necesitar visualizar el
movimiento que ha tenido un ítem de inventario. Operativamente en Siesa
Enterprise esta labor se hace desde tres puntos de visualización:

Punto de visualización 1: Se muestran los acumulados que hasta ese momento
tiene el ítem en los diferentes módulos del sistema (compras, ventas, producción,
inventarios).

Punto de visualización 2: Discriminación de los documentos en los cuales se ha
utilizado el ítem (Kardex).

Punto de visualización 3: Detalle de cada uno de los registros que componen
los documentos citados en el punto de visualización 2. Este se logra oprimiendo
la tecla de función [F3]; dicha tecla lo que hace es traer el detalle del registro en
donde esté el cursor en ese momento.

Notas:

declarado el indicador "Al listar ítems presentar - por referencia o por
código de ítem" así será la presentación en la consulta.
Siesa Enterprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para brindar

un esquema totalmente dinámico en el que ha diferencia de los esquemas
estáticos de columnas predeterminadas, es el mismo usuario quien define,
con las funcionalidades propias de seleccionar y arrastrar del entorno
gráfico de windows, que columnas van, su respectivo orden y la forma en
que están totalizadas y subtotalizadas. (ver detalles de la operación de las
consultas flex).

Consulta columnaria por bodega

El objetivo de esta funcionalidad de Siesa Enteprise es generar reportes de
existencias, en los que se muestran los saldos disponibles en las diferentes
localizaciones(bodegas) a una fecha de corte determinada por el usuario. El
sistema permite múltiples formas de agrupamiento y totalización de información.

Notas:

gráfico de windows, que columnas van, su respectivo orden y forma de
totalización y subtotalización. (ver detalles de la operación de las consultas
flex).

Consulta de existencias por lote

El objetivo de esta funcionalidad de Siesa Enteprise es generar reportes de
existencias, en los que se muestran para un lote específico de fabricación, los
saldos disponibles a la fecha para cada una de las localizaciones(bodegas).

Notas:

Siesa Enteprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para brindar
gráfico de windows, que columnas van y su respectivo orden. (ver detalles
de la operación de las consultas flex).

Consulta de balance de inventario

Este tipo de informes permite hacer análisis retrospectivos de lo que paso antes,
durante y después de un rango de fechas determinado, de acuerdo al siguiente
esquema básico de columnas. Al igual que en los anteriores reportes es el mismo
Usuario quien define que variable(s) se tendrán en cuenta para realizar las
subtotalizaciones que se necesiten. Las alternativas que se presentan son: Grupo,
línea y criterio ( 1, 2, 3 ò 4).

la idea de esta consulta es tener los saldos iniciales, las entradas, salidas en
cantidad y costo por cada ítem. Con clic derecho sobre cada uno de los ítem se
puede consultar el kárdex, es decir el todo el movimiento que ha tenido ese ítem
en periodo de tiempo indicado.

Notas:

código de ítem" así será la presentación en la consulta..

Consulta de resumen de transacciones

Esta funcionalidad de Siesa Enterprise permite infinidad de resúmenes en un
rango determinado de fechas, teniendo como mecanismo de trabajo, la definición
por parte del Usuario de la variable(s) que se tendrán en cuenta para agrupar y
subtotalizar. Estas son: concepto y/o centro de costo y/o destino y/o tercero y/o
selección de ítem y/o ítem y/o fecha de documento.

Nota:

de la operación de las consultas flex)

Consulta transferencia en tránsito

El objetivo de este programa es generar consultas sobre la información de las
transferencias en tránsito registradas en el sistema. Siesa Enteprise incorpora
la metodología de "consulta-flex" para brindar un esquema totalmente dinámico
en el que a diferencia de los esquemas estáticos de columnas predeterminadas, es
el mismo usuario quien define, con las funcionalidades propias de seleccionar y
arrastrar del entorno gráfico de windows, que columnas van y su respectivo
orden.

Nota:


Auditoria de documentos

En Siesa Enteprise como parte de las funcionalidades de apoyo, se tiene el
"análisis de auditoría"; los cuales permiten al usuario plantear y confrontar
diferentes vistas de información, para sacar evidencias que le permitan detectar
inconsistencias en la información procesada en los diferentes tipos de
transacciones de inventarios..

Nota:

Siesa Enteprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para dar un
esquema totalmente dinámico en el que ha diferencia de los esquemas

Cubo de inventarios

la gestión de inventarios en Siesa Enteprise se han incorporado las siguientes
funcionalidades:


Características funcionales de los cubos en uno enterprise.



Siesa enterprise.

Cubo de existencias por instalación.

Para el aprovechamiento intensivo de los cubos multidimensionales aplicado a la
gestión de inventarios en Siesa Enterprise se han incorporado las siguientes
funcionalidades:




Para mayor información detallada ver el libro asociado a los cubos multidimensionales
que está incluido en el apéndice de información técnica de Siesa Enterprise.

Tab Filtro
_____________________________________________________________

Tipo inventario:

Instalación:

Item:

Período:

Tab Cubo
_____________________________________________________________

Edición de parámetros de control

Mediante esta funcionalidad se actualizan los parámetros de control
discriminadamente por ítem y por bodega. Las parámetros que se actualizan
son: nivel mínimo, nivel pedido y nivel máximo.

Explicación de los campos

Item:

Ext. 1:

Ext. 2:

Bodega:
Código de la bodega en la que se hará la gestión del ítem.

Ubicación:
Lugar dentro de la bodega en la que se lleva control del saldo del ítem.

Categoría ciclo conteo:
Categoría de conteo.

Nivel mínimo:
Nivel mínimo de existencias.

Nivel pedido:
Nivel de pedido de existencias.

Nivel máximo:
Nivel máximo de existencias.

Cantidad a pedir

Esta funcionalidad de este reporte en Siesa Enterprise tiene como propósito el cálculo
de las cantidades que se deben comprar y/o fabricar por cada una de las partes de
inventario, de acuerdo a los parámetros de control definidos en el tópico anterior.

Explicación de los campos

La operación del cálculo de la cantidad a pedir está basado en dos pestañas de
información. La primera, denominada "parámetros", permite la definición de
los campos que servirán como criterio de selección de los ítems a los cuales se
les hará el cálculo de la cantidad a pedir; aquí el usuario puede establecer una
gran variedad de combinación de variables dependiendo de los valores
específicos de selección. La segunda, denominada "resultado" es el área de la
pantalla donde después de que el sistema aplica el algoritmo de cálculo, se
muestran los resultados de la cantidad a pedir para cada uno de los ítems
especificados mediante el criterio de la pestaña de "parámetros".

Par
_____________________________________________________________

Tipo inventario:
Tipo de inventario que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de
cantidad a pedir. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del

Plan de criterios:
Plan que se tomará como criterio para seleccionar un grupo específico de ítems
para el proceso de cantidad a pedir. Se puede dejar en blanco si esta variable no
va a ser parte del criterio de selección. Los criterios son definidos en la opción
/Comercial/Maestros Comercial/Criterios de clasificación.

Mayor de criterios:
Mayor de criterios, que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de
criterio de selección. Los criterios son definidos en la opción
/Comercial/Maestros Comercial/Criterios de clasificación.

Grupo de bodegas a seleccionar:
Código de ítem que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de cantidad
a pedir. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del criterio de
selección.

Instalación:
Código de ítem que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de cantidad
a pedir. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del criterio de
selección.

Bodega:
Bodega que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de cantidad a pedir.
Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del criterio de
selección.

Grupo de bodega:
Grupo de bodega que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de

Proveedor:
Proveedor que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de cantidad a
pedir. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del criterio de
selección.

ABC rotación veces:
Indicador de la rotación A ó B ó C, que se toma como base para traer los ítems
que en el momento de su creación se asociaron a una de estas categoría. Se
puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del criterio de selección.

ABC rotación costos:
Indicador de la rotación de costos A ó B ó C, que se toma como base para traer
los ítems que en el momento de su creación se asociaron a una de estas
categoría. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del criterio
de selección.

Pedir si disponible:
Indicador para pedir si hay o no disponible. Se puede dejar en blanco, si esta
variable no va a ser parte del criterio de selección. Las opciones son: menor o
igual que el punto de pedido, menor que el nivel máximo, menor o igual que el
nivel mínimo.

Tab Resultados
_____________________________________________________________

Después de aplicar los criterios de selección aparecen en esta pantalla de
resultados las siguientes columnas: bodega, ítem, referencia, descripción ítem,
detalle ext.1, detalle ext.2, tipo de inventario, U.M., cantidad disponible.

Explicación detallada de como se hace el cálculo de la cantidad a pedir:
Los parámetros de control son indicadores que se definen para cada ítem de
inventario, y en cada localización(bodega), con el propósito de establecer la base
técnica que permita calcular la CANTIDAD A PEDIR. Adicionalmente y
aprovechando estos parámetros se podrá conocer las partes con inventarios por
debajo del mínimo, por encima del máximo, etc.

Período de Cubrimiento:
Es el número de días estimados para que una existencia de inventario se venda o
se consuma totalmente en una bodega. Su aplicabilidad aquí está implícita en la
pregunta: ¿ Para cuantos días de inventario dura un número determinado de
ítems?. Este parámetro lo lleva el sistema a nivel de ítem.

Tiempo de Reposición:
Es el número de días que se demora un proveedor o el departamento de
producción, en suministrar la mercancía pedida, una vez se haga la orden de
compra o se genere la orden de producción. Este parámetro lo lleva el sistema a
nivel de ítem.

Nivel Mínimo:
Es el Stock de seguridad que como mínimo se debe tener en existencia, para no
perder ventas. Este se recalcula en el sistema en la siguiente forma:

Nivel mínimo = Días mínimo * Consumo promedio diario.

El nivel mínimo, a diferencia del período de cubrimiento y tiempo de reposición,
lo lleva el sistema en el archivo de parámetros de control, discriminado por
localización(bodega) e ítem.

Nivel máximo:
Es el stock que como máximo se quiere tener en existencia. Este se recalcula en
la siguiente forma:

Nivel máximo = Nivel mínimo + (consumo promedio diario * Período de
cubrimiento)

El nivel máximo, a diferencia del período de cubrimiento y tiempo de
reposición, lo lleva el sistema en el archivo de parámetros de control,
discriminado por localización(bodega) e ítem.

Punto de Pedido:
Es el número de unidades a partir del cual se debe pedir con el fin de tener el
suficiente margen de inventario para garantizar no llegar al nivel mínimo,
mientras el proveedor cumple con el pedido.

Punto de Pedido = Nivel mínimo + (Consumo promedio diario * tiempo
de reposición)

El punto de pedido, a diferencia del período de cubrimiento y tiempo de
reposición, lo lleva el sistema en el archivo de parámetros de control,
discriminado por localización(bodega) e ítem.

Cálculo de la Cantidad a Pedir:
Existen 3 alternativas para la selección de los ítems a involucrar en el cálculo de
la cantidad a pedir, las cuales dependen del disponible que se tenga en el
inventario:

Alternativa 1: si el "Inventario disponible" <= Punto de pedido.

Alternativa 2: si el "Inventario disponible" < Nivel Máximo.

Alternativa 3: si el "Inventario disponible" <= Nivel Mínimo.

La fórmula de cantidad a pedir cuando se utilizan parámetros de control es la
siguiente:

Cantidad a Pedir = (nivel máximo - nivel mínimo) + (punto de pedido -
disponible)

En donde disponible se calcula en la siguiente forma:

Disponible = existencia actual - cantidades asignadas en ventas - cantidades
asignadas en ordenes de producción - cantidad asignada en pedidos
internos.

Análisis de máximos y mínimos

El propósito de este reporte es permitir al usuario conocer cuales son los inventarios
que se encuentran con un disponible superior o inferior a los puntos máximos o
mínimos de inventarios calculados en los parámetros de control.

Si el caso seleccionado es “Disponible mayor que el máximo” presenta los registros
cuyo Disponible > Nivel máximo.

Si el caso seleccionado es “Disponible menor que el mínimo” presenta los registros
cuyo Disponible < Nivel mínimo.

Existe la posiblidad de filtrar por tipo de inventario y/o grupo de bodega y/o
instalación y/o bodega.

Explicación detallada de la operación.

Tab Filtro
_____________________________________________________________

Tipo inventario:
máximos y mínimos. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte
del criterio de selección.

Grupo bodega:
Grupo de que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de máximos y
mínimos. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del criterio
de selección.

Instalación:
Instalación que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de máximos y
de selección.

Bodega:
Bodega que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de máximos y
de selección.

Grupo bodega:
máximos y mínimos. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte

Inventario inactivo

El propósito de este reporte es permitir al usuario conocer cuales son los inventarios
que se encuentran con existencias inactivas, es decir que no han tenido rotación
durante un determinado número de días.

Algoritmo para determinar si un ítem es inactivo.
Selecciona los registros cuya Fecha de creación del ítem <= Fecha inicial
De los registros seleccionados elimina los que tengan la Fecha de último
consumo >= Fecha inicial
De los registros seleccionados elimina los que tengan movimiento con las
siguientes condiciones:
Estado del movimiento <> “Anulado” y
Fecha del movimiento > Fecha inicial y
Naturaleza del movimiento = Salida y
Naturaleza del movimiento = Salida y
Indicador afecta consumo promedio del motivo del movimiento = Si

Finalmente los registros que quedan son los “Inactivos”


Tab Filtro _____________________________________________________________

Tipo de inventario:
Tipo de inventario que se tomará como criterio de selección de los ítems que
están inactivos. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del

Grupo de bodega:
Grupo de inventario que se tomará como criterio de selección de los ítems que
están inactivos. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del

Instalación:
Instalación que se tomará como criterio de selección de los ítems que están
inactivos. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del criterio
de selección.

Bodega:
Bodega que se tomará como criterio de selección de los ítems que están
inactivos. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del criterio
de selección.

Fecha inicial:
Año/mes/día a partir del cual se hará la consulta de ítems inactivos. Se puede
dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del criterio de selección.

Incluye ítems con existencia en cero:
Cuadro de selección que determina si se incluyen o no los ítems con existencia
en cero. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte del criterio de
selección.

Recálculo de tiempo de reposición

Como base para el cálculo de los puntos de reorden, se tiene la presente opción, la cual
se utiliza en situaciones en las que no es práctico aplicar la actualización manual del
tiempo de reposición por cada ítem, y es necesario aprovechar el sistema para
recalcularlo en forma masiva.

Este recálculo se puede ejecutar las veces que sea necesario, ya que para un tipo de
inventario y/o ítem específico, se pueden dar valores diferentes para: tiempo de
seguridad, tiempo de reposición y período de cubrimiento.


Tab Filtro _____________________________________________________________

Items a recalcular:
Item que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de recálculo de
tiempo de reposición. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte

Instalación:
Instalación que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de recálculo de
tiempo de reposición. Se puede dejar en blanco, si esta variable no va a ser parte

Tipo inventario:
recálculo de tiempo de reposición. Se puede dejar en blanco, si esta variable no
va a ser parte del criterio de selección.

Plan de criterios:
Plan de criterios que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de

Mayor de criterios:
Mayor de criterios que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de

Tiempo de reposición en días:
Tiempo de reposición en días que se tomará como criterio para ejecutar el
proceso de recálculo de tiempo de reposición. Se puede dejar en blanco, si esta
variable no va a ser parte del criterio de selección.

Tiempo de seguridad en días:
Tiempo de seguridad en días que se tomará como criterio para ejecutar el
proceso de recálculo de tiempo de reposición. Se puede dejar en blanco, si esta
variable no va a ser parte del criterio de selección.

Período de cubrimiento:
Período de cubrimiento que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de

Recalcular máximos mínimos y punto de
pedido

Como base para el cálculo de los puntos de reorden, se tiene la presente opción para
actualizar en forma masiva los parámetros básicos de control (stock mínimo, stock
máximo y punto de pedido). Este proceso tiene en cuenta el estado de los parámetros
de tiempo (tiempo de reposición, período de cubrimiento y tiempo de seguridad) de
acuerdo a las siguientes ecuaciones.

Nivel mínimo = Tiempo de seguridad * consumo_promedio_diario.
Nivel máximo = Nivel mínimo (consumo_promedio_dia* período de
cubrimiento).
Punto de Pedido = Nivel_mínimo + (Consumo_promedio_dia *
tiempo_reposición).

Se logra de esta forma evitar que el usuario tenga que ir ítem a ítem en cada
localización para hacer el proceso de actualización unitaria.

Este recálculo se puede ejecutar las veces que sea necesario, ya que se brinda una gran
cantidad de alternativas de selección de ítems: por tipo de inventario y/o ítem
específico y/o grupo y/o linea y/o criterio-1 y/o criterio-2 y/o criterio-3 y/o criterio-4.


Tab Filtro
_____________________________________________________________

Items a recalcular:
Item que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de recálculo de
máximos, mínimos y punto de pedido. Se puede dejar en blanco, si esta variable
no va a ser parte del criterio de selección.

Tipo inventario:
recálculo de máximos, mínimos y punto de pedido. Se puede dejar en blanco, si
esta variable no va a ser parte del criterio de selección.

Plan de criterios:
Plan de criterios que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de

Mayor de criterios:
mayoir de criterios que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de

Bodegas a recalcular:
Bodega que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de recálculo de

Grupo bodega:

Instalación:
Instalación que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de recálculo de

Bodega:

Bases para consumos promedio:

Grupo bodega:

Rango 1:
Desde:
Año/mes/día que se tomará como base para definir el inicio del rango 1.

Hasta:
Año/mes/día que se tomará como base para definir el final del rango 1. Se puede

Rango 2:
Desde:
Año/mes/día que se tomará como base para definir el inicio del rango 2. Se

Hasta:

Rango 3:
Desde:

Hasta:

Rango 4:
Desde:

Hasta:

Rango 5:
Desde:

Hasta:

Recalcular ABC rotación costos

Como apoyo a la gestión auditoría de inventarios, se cuenta con este informe que
permite establecer para cada ítem un nivel de rotación en costo, denominada ABC; el
cual para su cálculo parte de la cantidad de consumo, y su respectiva participación en
el costo total de la bodega. Por lo tanto, entre más participación porcentual tenga un
ítem, tiene mayor posibilidad de que sea candidato a que le tomen el inventario, ya que
el conteo no se hace para la totalidad de los ítems en bodega.

Explicación de la forma de cálculo:
En un período de tiempo definido para todos los ítems de una bodega, se determina la
cantidad consumida y el costo de ese consumo. La información del costo del consumo
de cada ítem se compara contra el total de costos de consumo de todos los ítems de esa
bodega, con la finalidad de determinar una participación ABC basada en los criterios
definidos en los parámetros del módulo comercial.

Al ingresar al programa se deben informar la bodega en la cual se desea hacer el
análisis. Seguidamente se realiza la selección del indicador de costeo (costo promedio
o estándar), luego se debe indicar el rango de tiempo sobre el cual se basará el análisis
del consumo, y finalmente, se debe indicar si se actualizan o no los archivos maestros
con los parámetros recalculados.


Tab Filtro
_____________________________________________________________

Bodega:
Bodega que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de rotación ABC.

Fecha inicial:
Año/mes/día a partir de la cual se realiza el recálculo de rotación ABC.

Fecha final:
Año/mes/día hasta la cual se realiza el recálculo de rotación ABC.

Calcular con costo:
Criterio de la forma como se calcula el costo.

Actualizar clasificación de ítems:
Indicador de actualización de la clasificación de ítems.

Incluir ítems inactivos:
Indicador de inclusión o exclusión de ítems inactivos.
Rotación y edad del inventario

Es un informe cuya finalidad es establecer el índice de rotación y la edad promedio de
cada uno de los ítems de inventario, en un rango de fechas establecido por el usuario,
bajo la condición de selección planteada en el área de filtrado (C.0. y/o Tipo
inventario y/o grupo bodega y/o instalación y/o bodega y/o grupo de motivo y/o ítem
y/o plan y/o criterio).

Inventario promedio = (Inventario inicial + Inventario final) / 2
Indice de rotación = (Inventario inicial + "Compras" - Inventario final) /
Inventario promedio
Edad de inventario = Dias entre fechas / Indice de rotación

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:
Centro de operación que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de
rotación y edad del inventario.
selección.

Tipo inventario:
selección.

Grupo bodega:
selección.

Instalación:
Instalación que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de rotación y
edad del inventario.
selección.

Bodega:
Bodega que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de rotación y edad
del inventario.
selección.

Grupo motivo:
Grupo de motivos que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de
selección.

Item:
Item que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de rotación y edad del inventario. Se puede

Plan:
Plan que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de rotación y edad
del inventario.
selección.

Criterio:
Criterio que se tomará como criterio para ejecutar el proceso de rotación y edad
del inventario.
selección.

Fechas
_____________________________________________________________

Fecha inicial:
Año/mes/día a partir de la cual se realiza el recálculo de rotación ABC.

Fecha final:
Año/mes/día hasta la cual se realiza el recálculo de rotación ABC.

Incluir transferencias:
Flag que determina si se incluyen o no las transferencias.

Reporte de conteo cíclico

De acuerdo a los parámetros comerciales el sistema genera un reporte de
rotación de los ítems, indicando cuales se deben contar. La primera vez que se
genere este reporte, el sistema indica que se deben contar todos porque no tiene
fecha de un último conteo.


Bodega:
Bodega en la cual se aplicará el proceso de conteo cíclico.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta el proceso para determinar los ítems a los que
se les hará conteo tomando como base el parámetro "rotación abc veces".

Botón Limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la intención de aplicar el proceso
de reporte de conteo cíclico.

Documento de ajuste

Después de que se ha efectuado el conteo, por medio de este programa se
capturan las cantidades que se encontraron en el conteo físico y
simultáneamente se ajustan los inventarios y se contabiliza la transacción de
ajuste. Debido a que Siesa Enterprise trabaja bajo la filosofía ERP, de una vez
en forma totalmente automática, y transparente para el usuario se realiza la
contabilización de los ajustes sobrantes o faltantes tomando como base el
concepto y el motivo asociado a esta labor; es por esto, que no hay necesidad de
que el usuario informe cuentas contables, y por lo tanto, no se depende del
criterio contable de él.


C.O:
Centro de operación asociado a la bodega donde se realiza el proceso.

Tipo docto:
Tipo de documento asociado al ajuste del conteo cíclico.

Número:
Número de consecutivo de documento.

Fecha:
Año/mes/día en la que se realiza el proceso.

Estado:
Estado de proceso del documento de ajuste. Este tener los siguientes valores:
"En elaboración.", cuando se está capturando. "Aprobado" cuando después de
capturado se da click en el ícono "aprobar" de la barra de herramientas.
"Anulado" cuando es necesario retractar un documento de ajuste.

Docto Alterno:
Número de documento adicional de uso interno del cliente que se desea colocar
como punto de referencia para consultas posteriores de los ajustes realizados por
método cíclico.

Notas:

Item:
Código de ítem a ajustar.

Color:
Este campo es solicitado dependiendo de si el ítem en su creación se le habilitó
la extensión-1.

Talla:
la extensión-2.

Lote:
la extensión-2.

Ubicación:
la extensión-2.

Bodega:
Código de bodega en la que está ubicado el ítem.

Seguidamente , el sistema muestra en pantalla la existencia actual con su
respectivo costo, y pregunta por por la cantidad de conteo, este es
automáticamente comparada con la existencia actual, y de una vez se calcula la
cantidad de ajuste.

Para efectos de contabilización simultánea con el ajuste de inventario, se
pregunta por el motivo; a partir de este campo y el concepto asociado se generan
los asientos contables de ajuste.

Recalcular ABC rotación veces

Como apoyo a la gestión auditoría de inventarios, a través del proceso de conteo
cíclico, se tiene este informe que permite establecer para cada ítem un nivel de
rotación en número de veces, denominada ABC; el cual parte del número de las
transacciones y la participación de cada ítem en el total de transacciones
realizadas en esa bodega. Por lo tanto, entre más transacciones tenga un ítem
tiene mayor posibilidad tiene de que sea candidato a que le tomen el inventario,
ya que este conteo cíclico no se hace para la totalidad de los ítems en bodega.

Fundamento de la rotación veces
Un ítem tiene mayor probabilidad de error en los inventarios entre más
transacciones se le hagan. Por ejemplo: no es lo misma probabilidad de error
para un ítem que sólo tiene una transacción de 1000 unidades, que otro al que se
le han registrado 40 transacciones de 25 unidades. Es por eso, que en la rotación
de veces se tiene el número de transacciones hechas para un ítem como criterio
de selección.

Con base en los porcentajes y días de conteo definidos previamente en la
parametrización para "Rotación ABC veces" (ver Parámetros comercial), el
objetivo de este programa es recalcular la rotación ABC veces para una bodega
entre una fecha inicial y un final. Este resultado es el que sirve posteriormente
para el reporte de conteo cíclico.


Bodega:
Bodega sobre la que se ejecutará el proceso.

Fecha inicial:
Fecha a partir de la cual de inicia el cálculo de rotación ABC veces.

Fecha final:
Fecha a partir de la cual de inicia el cálculo de rotación ABC veces.

Actualizar clasificación ítems:
Debido a que el proceso se puede ejecutar varias veces para un mismo lapso de
tiempo, se tiene este indicador cuando se quiere dejar definitivamente
actualizado el resutado.

Incluir items inactivos:
Indicador que determina si se incluyen o no los ítems inactivos en el lapso de
tiempo elegido.

Botón aceptar:
Botón que ejecuta el proceso de acuerdo a los valores dados.

Botón Limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta y no ejecuta ningún proceso de
recálculo.

Fase 1:Preparación y control

Esta es una opción mutipropósito que se utiliza desde la declaración del
proceso, pasando por el cargue y llegando hasta el cierre, y finalmente,
realizando el ajuste del mismo. En este se escoge la bodega a inventariar, se
cargan la existencia y los costos de los ítems que se han movido por dicha
bodega, dicho cargue toma las existencias y los costos a la fecha de apertura del
documento.

Paso 0: Declaración del proceso de toma de inventario:
El objetivo de esta operación es declarar un proceso de conteo asociado a la
bodega. A partir de este momento se paraliza la actividad de la compañía en
la bodega al no ser posible la realización de operaciones de inventarios,
compras o ventas.

Se selecciona una bodega, y se indica si emite etiquetas y si controla
conteos, si se prende este indicador, el sistema controla que se efectúen los
tres conteos.

Paso 1: Selección de los ítems a inventariar:
En esta opción se explica la forma selectiva en la que los ítems son elegidos
libremente sin estar sujetos a ninguna estructura. Esto permite que el mismo
usuario mediante el campo "categoría del ciclo de conteo" establece las
formas particulares de conteo, como por ejemplo: ítems que se deben contar
cada 30, 60 o 90 días. De esta manera se puede segmentar el proceso de
toma del inventario físico con el fin no parar la operación de la compañía
más allá de los plazos otorgados.

Para llevar a cabo la generación de ítem se utiliza el botón "generar" dentro
del tab de ítems, de igual manera, se generan las etiquetas, dentro del tab de
etiquetas.

Paso 2: Generación de listados y/o etiquetas.
Tomando como base los ítems escogidos para realizar el conteo, esta opción
permite generar los listados que servirán para hacer el trabajo de campo en
las diferentes localizaciones. El sistema en este listado permite registrar 3
conteos. Esta opción también puede ser aprovechada para generar etiquetas
de identificación de los productos ya contados.

Fase 2: Cargue de existencias ... colocar el ícono.
Así como se utiliza este programa en la parte inicial de preparación, también se
utiliza en la parte intermedia de cargue. Su razón de ser es la incorporación sobre
el archivo de inventario físico de la existencia actual que hay en el archivo
maestro de inventarios. En términos prácticos es como una fotografía que se
toma en ese instante de los saldos de inventario, para posteriormente tenerla
como referencia en el momento en que se hagan los ajustes de inventario.

Fase 3: cierre del inventario físico.... colocar ícono.
Después de haber utilizado este programa para la parte inicial de preparación e
intermedia de cargue , se vuelve al mismo cuando se esta seguro de su correcta
digitación, se realiza el cierre del inventario, el cual garantiza que este no sea
alterado. .. Chequear si a partir de allí se puede reiniciar operación del sistema.

Fase 4:Ajuste del inventario físico ... colocar ícono
Una vez cerrado el Inventario Físico ya esta listo para generar el ajuste
automático. Para realizar la fase final de ajuste y contabilización. Como
consecuencia de este proceso se genera un archivo de variaciones, que al ser
aprobado por las personas responsables de la administración del inventario,
finalmente se actualiza igualando el dato teórico con el físico.

Cuando se aplica la opción de cierre se vuelve a habiitar la operatividad del
sistema comercial al poder realizar nuevamente las transacciones normales de
compras, inventarios, ventas y manufactura.
Explicación de los campos asociados al paso 0 de declaración
inicial de la toma de inventario.

Bodega:
Bodega donde se hace el proceso de inventario físico. Al informar el código de
la bodega se activan los íconos de la barra de herramientas dependiendo de la
fase del proceso de inventario físico en la que se vaya. Estas pueden ser
"preparación", "cargue", "cierre", "ajuste y contabilización". Se supone que si
desea empezar el proceso no se puede aplicar a una situación que está en otra
fase.

Consecutivo:
Número de consecutivo asociado al proceso de inventario físico a realizar; este
campo es automático, y por lo tanto, el usuario no tiene posibilidad de
modificarlo.

Fecha:
Fecha de elaboración del inventario físico. Automáticamente el sistema sugiere
la fecha actual del sistema.

Estado :
Campo mediante el que el sistema informa sobre el estado del proceso de
inventario físico para la bodega que se acaba de informar. Este puede ser: en
preparación, en cargue, cerrado. Inicialmente, el sistema asume el estado de "en
preparación", y cuando se hace la operación de cargue, el estado
automáticamente cambia a "en cargue", y finalmente, cambia a "cerrado" cuando
se ha capturado el inventario físico, y se decide no hacerle ninguna modificación
a esa toma de inventario físico.

Tab general
Control etiquetas
Con este cuadro de selección se le informa si se van a controlar o no etiquetas.
Las etiquetas son una facilidad que da el sistema para ahorrar tiempo durante
los procesos de captura de los conteos, en los que en vez de digitar código o
referencias, lo que se hace es digitar un número de etiqueta, el cual está
asociado al ítem, en el momento en que se "generan" etiquetas.

Controla conteos
Si se prende este indicador, el sistema controla que se efectúen y se registren
obligatoriamente los tres conteos. En caso contrario, indica que sólo se
registrara en el sistema un solo conteo.

Tab Items.
En el interior de esta área de la pantalla se tiene el botón "generar" el cual
permite seleccionar los ítems por tipo de inventario y/o ubicación y/o lote y/o
criterio de clasificación. Una vez se aplica se muestran en la grilla los ítems que
cumplen con la condición de filtrado.

Simultáneamente en esta pestaña de ítems, se hace el "cargue" mediante el ícono
de la barra de herramientas. Esta es una foto de las existencias de los ítems
seleccionados en el momento en que se hace el proceso.

Una vez se ha hecho el "cargue" se puede generar el listado para proceder a los
conteos.

Tab etiquetas.
Después de haber generado los "ítems" con la pestaña anterior, y dependiendo de
si se activó el cuadro de selección de "control de etiquetas", mediante esta
pestaña de "etiquetas" se realiza la generación de estas. Estas facilitan la
identificación por parte de las personas que participan en el conteo, y
previamente al día del conteo son ubicadas por una persona conocedora de los
ítems manejados; es de vital importancia este paso, ya que durante el conteo son
la guía de las personas de apoyo.
Fase 2: cargue de saldos y costos actuales

Estando dentro de la misma opción de "preparación y control" y después de
haber realizado los pasos de la fase 1, se realiza la asignación de los saldos de las
existencias actuales en la bodega y sus respectivos costos promedios. Es una
fotografía de las existencias y sus costos en un momento determinado para que
el sistema tenga el punto de comparación con los resultados del inventario físico.

Para ello se utiliza el ícono .

Para manejo de situaciones en las sea necesario devolver esta fase se utiliza el
ícono , siempre y cuando no se hayan arrancado los conteos.

Como parte de la gestión dentro de la fase 2, es normal que se tenga que recurrir
a las opciones de auditoría y la de conteo automático. Con la de auditoría se de
detectan cual de los ítems faltan por conteo y con la de conteo automático, se
verifica que cuando el primero y segundo conteo sean iguales se coloca el tercer
conteo igual, ahorrando tiempo al operador del sistema.

Auditoría de conteo

Permite observar los ítems involucrados en un documento de inventario físico
con sus respectivos conteos, con el fin de detectar cual de ellos falta por conteo.
La condición para realizar esta auditoría es que el inventario físico a auditar debe
estar necesariamente en la fase de "cargue", el cual es el segundo estado después
de "en preparación" y ante del de "cierre". En otras palabras, se debe estar en la
fase durante la cual la actividad de la compañía en la bodega está totalmente
paralizada mientras se realizan los conteos de inventario.

windows, que columnas van y su respectivo orden, así como su forma de
totalización y subtotalización (ver detalles de la operación de las consultas flex).

Bodega:
Bodega donde se hace el proceso de inventario físico.

Consecutivo:
Número de consecutivo asociado al proceso de inventario físico a realizar.

Estado:
Campo informativo mediante el cual el sistema chequea internamente la
situación de la bodega respecto al proceso de inventario físico y determina si
está en uno de los siguientes: en preparación, cargue y cerrado. La condición
para realizar este proceso de auditoría es que se debe estar en el estado de
cargue.

Conteos:
Mediante este cuadro de selección se indica si la auditoría se realiza teniendo en
cuenta todos los conteos, o si por el contrario, se realiza sin tener cuenta el tercer
conteo.

Botón Consultar:
Cuando se da click sobre este botón salen en pantalla las siguientes columnas:
Item, Referencia, Extensiones, Desc. ítem, Ubicación, lote , U.M., conteo 1,
Conteo automático

Esta es una herramienta adicional de apoyo con la que se verifica que no falte
ningún ítem por conteo y cuando el primero y segundo conteo son iguales se
coloca el tercer conteo igual; de esta manera se ahorra tiempo en el proceso. La
condición para realizar esta auditoría es que el inventario físico a auditar debe
estar necesariamente en la fase de "cargue", el cual es el segundo estado después
de "en preparación" y ante del de "cierre". En otras palabras, se debe estar en la
fase durante la cual la actividad de la compañía en la bodega está totalmente
paralizada mientras se realizan los conteos de inventario.

La erp Siesa-Enterprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para
brindar un esquema totalmente dinámico en el que ha diferencia de los esquemas
estáticos de columnas predeterminadas, es el mismo usuario quien define, con
las funcionalidades propias de seleccionar y arrastrar del entorno gráfico de

Explicación de los campos de información básica :

Bodega:
Bodega donde se hace el proceso de inventario físico.

Consecutivo:

Fecha:
Fecha de elaboración del inventario físico.

Estado:
cargue.

Si en el primer conteo es igual al segundo hacer tercer conteo igual
Con este cuadro de selección el usuario puede indicar si se realiza o no el tercer
conteo dependiendo de si el primero y el segundo son iguales.

Si no tiene existencia, asignar cero a los tres conteos.
Con este cuadro de selección el usuario puede asignar cero a los tres conteo,
siempre y cuando, no haya existencia.

Botón aplicar:
Mediante este botón el usuario inicia la ejecución del proceso de conteo
automático.

Botón Cerrar:
Mediante este botón el usuario se retracta de la ejecución del proceso de conteo
automático.

Análisis de diferencia

Esta es una herramienta adicional de apoyo con la que se detectan los ítems cuyo
primero y segundo conteo no coinciden. La condición para realizar esta auditoría
es que el inventario físico a auditar debe estar necesariamente en la fase de
"cierre", el cual es el tercer estado después de "en preparación" y el de "cargue".


Bodega:
Código de bodega en donde se va a realizar el análisis de diferencia.

Consecutivo:

Fecha:
Fecha de elaboración del inventario físico.

Estado:
cerrado.

Incluir sólo las que tienen diferencias:
Con este cuadro de selección el usuario indica al sistema si se incluyen
sólamente los ítems que tienen diferencias en los conteos.

Botón Consultar:
Mediante este botón se inicia la ejecución del proceso de análisis de diferencia.

Anular documento de ajuste físico

El objetivo de este programa es retractar totalmente un proceso de conteo de
inventario físico asociado a un documento de ajuste de inventario físico.

C.O:
Centro de operación asociado al documento de ajuste de inventario físico que se
desea anular.

Tipo docto:
Tipo de documento asociado al documento de ajuste de inventario físico que se
desea anular.

Número:
Número de documento a anular.

Fecha:
Año/mes/día del documento a anular.

Estado:
está en uno de los siguientes: en preparación, cargue y cerrado.

Tablas PAAG

El PAAG es un término derivado de la aplicación de los ajustes por inflación, y
que se define como el porcentaje de ajuste del año gravable, el cual será
equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para
ingresos medios, elaborado por el DANE, y registrado entre el 1' de Diciembre
del año inmediatamente anterior y el 30 de Noviembre del respectivo año.


Año:
Año para el cual se están aplicando los ajustes por inflación.

Período:
Mes del año para el cual se va a informar el PAAG.

PAAG:
% de ajuste del mes, el cual será equivalente a la variación porcentual del índice
de precios al consumidor pare ingresos medios, elaborado por el DANE, y
registrado en el mes inmediatamente anterior al mes de ajuste.
Activar y cerrar fechas en ventas
transacción en el subsistema de ventas, que implique la realización de un
documento, como es el caso de cargues, cotización de ventas, pedidos,
remisiones, devoluciones, facturas o notas crédito. Esta es una práctica
recomendable para garantizar control y no permitir transacciones en fechas no
autorizadas. Es importante tener en cuenta que el alcance de esta opción no llega
hasta el control de la realización de procesos inherentes a los datos, como por
ejemplo, consultas o listados de cualquier índole.



según sea el caso.

Listas de precios

El objetivo de este programa es brindar un esquema altamente funcional para
adaptarse a todas las particularidades que se presentan en el desarrollo de la
actividad económica. Aquí se permite el manejo ilimitado de número de listas
precios, en las cuales cada una maneja fechas de vigencia para cada parte de
inventarios, que entran a operar en el sistema automáticamente dependiendo de
la fecha del computador. Esto implica que el usuario puede modificar con
antelación los precios de venta, sin causar traumas sobre las transacciones de
ventas actuales.

La declaración de las listas de precios se realiza en dos fases: la primera,
mediante este programa "lista de precios" en el cual se declara el "encabezado"
de la lista de precios, es decir, informar en el sistema los códigos y los nombres
de las listas de precios. La segunda fase, es la declaración de los precios para
cada uno de los ítems, teniendo en cuenta las características funcionales de la
primera fase, mediante el programa "precios por ítem"

Lista de precios:
Campo alfanumérico de 3 posiciones. Se utiliza para registrar el código de la
lista de precios. Este será el que se utilizará posteriormente.

Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la
lista de precios.

Moneda:
Código de la moneda en la que se maneja la lista de precios.

Tipo de lista:
Indicador de tipo de lista de precios. Este puede tener tres tipos: Normal (se
toma el valor indicado); Rango (el precio debe oscilar entre un valor mínimo y
uno máximo); Libre (se digita en el momento de la transacción de venta).

Manejo de precio sugerido:
Indicador de manejo de precio sugerido.

Impuestos incluídos:
Indicador de impuestos incluídos.
Precios por ítem

Después de haber realizado la fase 1 de declaración de las diferentes listas de
precios, en este programa se hace la fase 2, en la que se declaran los precios
para cada uno de los ítems; teniendo en cuenta las características funcionales de
la primera fase.

Eliminar vigencia de precios

El propósito de este programa "eliminar vigencia de precios" es dar un
mecanismo que en forma masiva y rápida, pueda actualizar las vigencias de
precios. Para ello, en el tab de parámetros, se tienen dos áreas. La primera,
denominada "precios a eliminar" en la que se define la lista de precios y las
fechas iniciales y finales entre las cuales se van a eliminar las vigencias de los
precios. La segunda, denominada "Filtro" en la que se tiene la opción de precisar
más detalladamente los ítems dentro de la lista sobre los cuales se va a realizar la
operación; en esta parte, se pueden utilizar tipo de inventario y/o grupo
impositivo y/o grupo de descuento y/o plan y/o criterio.

Transferencia de precios

El propósito de este programa "transferencia de precios" es dar un mecanismo que en
forma masiva y rápida, pueda realizar transferencia de precios entre listas. Para ello, en
el tab de parámetros, se tienen cuatro áreas:

La primera, denominada "origen" en la que se define el tipo de origen (lista de precios,
costo promedio, ultimo costo, costo estándar, cotización proveedor-ítem, peso y
volumen), lista de precios y las fechas iniciales y finales de las vigencias de los
precios.

La segunda, denominada "destino" en la que se define la lista de precios sobre la que
se realizará la transferencia de precios, con su respectiva actualización de vigencias.

La tercera, denominada "factores" con base en los cuales dependiendo del tipo de lista
de precios se definen las variables que inciden en el cálculo de los precios a transferir
en la lista de precio destino.

La cuarta, denominada "Filtro" en la que se tiene la opción de precisar más
detalladamente los ítems dentro de la lista sobre los cuales se va a realizar la
transferencia de precios; en esta parte, se pueden utilizar tipo de inventario y/o grupo

Origen
_____________________________________________________________
Origen:
El sistema Siesa Enterprise, además de tomar una lista de precio como origen,
permite también tomar como base el costo promedio, último costo, costo
estándar, cotización proveedor ítem, peso y volumen.

Es importante tener en cuenta que dependiendo de la opción de "origen" se
solicitan los campos en esta área de "origen".

Si se eligió Lista de precios: se solicita indicar la lista de precios específica con
sus respectivas fechas de vigencia.

Si se eligió costo promedio, último costo, costo estándar o cotización de proveedor : se solicita la
"instalación" con el fin de tomar de allí el valor respectivo.

Si se eligió peso, volumen: se solicita precio por, para tomar como valor base.

Destino
_____________________________________________________________
Lista de precios:

Fecha vigencia:

Fecha hasta:

Factores
_____________________________________________________________

P. mínimo:

P. máximo:

P. sugerido:

Precisión:

Dividir:

Filtro
_____________________________________________________________
En esta área de precisan los criterios para detallar los ítems dentro de la lista
sobre los cuales se va a realizar la transferencia de precios

Tipo inventario:
Tipo de inventario que se tomará como base dentro de los criterios del área
"origen", para seleccionar sólo los ítems que pertenezcan a él, para realizar el
proceso de transferencia de precios. Si deja en blanco, no tiene incidencia en la
escogencia selectiva de ítems.

Grupo impositivo:
Grupo impositivo que se tomará como base dentro de los criterios del área

Grupo dscto:
Grupo de descuento que se tomará como base dentro de los criterios del área

Plan:
Plan que se tomará como base dentro de los criterios del área "origen", para
seleccionar sólo los ítems que pertenezcan a él, para realizar el proceso de
transferencia de precios. Si deja en blanco, no tiene incidencia en la escogencia
selectiva de ítems.

Criterio:
Tipo de criterio que se tomará como base dentro de los criterios del área

Botón Consultar:

Botón Generar:

Botón Cancelar:

Tab Consulta
_____________________________________________________________

Importar listas de precios

El objetivo de este programa es evitar la digitación de cada una de las lista de
precios, utilizando para ello la facilidad de importar el contenido desde un
archivo plano.

Archivo:
Nombre del archivo.

Formato:
Tipo de formato utilizado.

Reemplazar listas existentes:
Indicador mediante el cual el sistema reemplaza o no las listas existentes.

Botón Importar:
Botón mediante el cual se ejecuta la importación de la lista de precios.

Botón Cerrar:
Botón mediante el cual se retracta la operación de importación de la lista de
precios.
Consulta de lista de precios

El objetivo de este programa es consultar en pantalla el contenido de la lista de
precios.

Lista de precios:
Código de la lista de precio a consultar.

Año/mes/dia de activación sobre la cual se realizará la consulta.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta la consulta.

Botón Limpiar:
Botón mediante el cual se retracta la operación de consulta.
Consulta columnaria de listas de precios

Mediante este programa es posible consultar en forma simultánea los precios que
tiene cada ítem en varias listas de precios.

Lista de precios 1:
Lista de precio 1 que se tomará como criterio de selección.

Lista de precios 2:

Lista de precios 3:

Lista de precios 4:

Lista de precios 5:

Año/mes/dia que se tomará como criterio de selección de las listas de precios a
consultar.

Grupos de descuentos

Mediante esta opción se definen los grupos de descuentos, los cuales en primer
instancia se asocian a los diferentes ítems que vende la empresa. Posteriormente,
con base en esta asociación, se vuelven a utilizar en la opción de "descuentos y
promociones" para definir esquemas múltiples de descuentos y promociones, los
cuales son utilizados en el momento de realizar los diferentes documentos de la
gestión de ventas (cotizaciones, pedidos, facturas) para calcular automáticamente
por parte del sistema el porcentaje de descuento a otorgar.

Grupo de descuento:
Código de identificación del grupo de descuentos.

Descripción:
Descripción del grupo de descuentos.
Descuentos y Promociones

La erp Siesa Enterprise tiene un esquema bastante versátil para adaptarse a
todas las particularidades en materia de descuento que se presentan en el
desarrollo de la actividad económica, es el caso de los descuentos globales, por
ítem, por cliente, o una de las combinaciones que se pueden dar al planear
esquemas teniendo en cuenta grupos de descuentos, tipos de inventario, tipos de
cliente, cantidades mínimas, cantidades máximas, etc. De esta manera se puede
llegar aun ilimitado de número de alternativas de descuentos, en las cuales, cada
una maneja fechas de vigencia para cada parte de inventarios. Esto implica que
el usuario puede modificar con antelación los descuentos, sin causar traumas
sobre las transacciones de ventas actuales.

Estado:
Estado asociado a la lista de descuentos.

Año/mes/dia de activación.

Botón Consultar:
Botón que ejecuta la consulta.

Botón Limpiar:
Botón que retracta la intención de consulta.

Descto/Promoción:
Código de identificación del descuento/promoción.

Descripción:
Descripción de la lista de descuento.

Tab General:
Fecha inicial:
Año/mes/día a partir del cual tiene vigencia la lista de descuentos.

Indicador de fecha final:
Indicador que determina si la lista de descuentos tiene fecha de caducación.

Fecha final:
Año/mes/día hasta la cual está vigente la lista de descuentos.

Exclusivo:

Exclusivo para controlar tope en descuentos manuales:
Indicador de exclusividad para controlar tope en descuentos manuales.

Notas:

Información de Item
Las variables con las que se pueden definir múltiples descuentos son: Item y/o
extensión-1 y/o extensión-2 y/o tipo de inventario y/o grupo de descuento.

El esquema de indicación funciona por excepción, esto quiere decir que cuando
un campo se deja en blanco, indica que se consideran todos sin ninguna
excepción. Ejemplo: para definir un descuento global para todos los ítems basta
dejar todos los campos en blanco, incluyendo también los realcionados con el
cliente.

Información cliente
Las variables con las que se pueden definir múltiples descuentos por cliente son:
cliente, sucursal, punto de envío, tipo de cliente, lista de precios, grupo de
descuento.

Al igual que en los ítem, el esquema también funciona por excepción, esto
quiere decir que cuando un campo se deja en blanco, indica que se consideran
todos sin ninguna excepción. Ejemplo: para definir un descuento global para
todos los clientes basta dejar todos los campos en blanco, incluyendo también
los relacionados con el ítem.

Portafolio

El objetivo de los "portafolio" es brindar una nueva alternativa para la definición
y presentación de los ítems con sus respectivas listas de precios en una forma
más versátil, debido a que se tiene total libertad de definición y ordenamiento de
los ítems a vender, sin estar sujetos a las formas de almacenamiento interno del
sistema Siesa_Enterprise.

Portafolio:
Código de identificación del portafolio.

Descripción:
Descripción del portafolio.

Secuencia:
Número de secuencia dentro del portafolio.

Item:
Código de ítem a incluir dentro del portafolio.

Ext. 1:
Código de extensión-1 para incluir en el item asociado al portafolio.

Ext. 2:
Código de extensión-2 para incluir en el item asociado al portafolio.

Clientes ocasionales

El objetivo de este programa es definir el archivo Clientes de contado en forma
sencilla y rápida. La misión de este archivo es agilizar la captura de clientes
ocasionales de los que interesa guardar información, más con fines de mercadeo
para promociones futuras, que de control contable como tal. Este hecho incide en
que no sea necesaria mucha de la información que se solicita para una persona
jurídica o natural que se cataloga como tercero. Un ejemplo de este tipo de
clientes se encuentra en los procesos de ventas en cadenas de boutiques donde el
día del cumpleaños se le envía un mensaje de felicitación. Como se podrá
observar un beneficio adicional es que se evita llenar de terceros temporales el
catálogo principal.

Cliente:
Código de identificación del cliente.

Tipo ID:
Tipo de identificación del cliente ocasional.

Número:
Número asociado al cliente ocasional.

Persona jurídica:
Indicador de si el cliente ocasional es persona jurídica.

Persona natural:
Indicador de si el cliente ocasional es persona natural.

Razón social:
Descripción de la razón social del cliente ocasional.

Apellidos:
Apellidos del cliente ocasional.

Nombres:
Nombre del cliente ocasional.

Tab Generales
Fecha de ingreso:
Año/mes/día de ingreso del cliente ocasional.

Fecha de nacimiento:
Año/mes/nacimiento del cliente ocasional.

Bloqueado:
Indicador de bloqueo del cliente ocasional.

Fecha:

Año/mes/día de bloqueo.
Motivo:
Motivo de bloqueo.

Tab Contacto:
Contacto:
Nombre de la persona contacto cuando el cliente ocasional es una persona
jurídica.

Dirección:
Dirección del cliente ocasional.

País:
País del cliente ocasional.

Depto/Estado:
Depto/estado del cliente ocasional.

Ciudad:
Ciudad del cliente ocasional.

Barrio/Zona:
Barrio/Zona del cliente ocasional.

Teléfono:
Teléfono del cliente ocasional.

Fax:
Número de fax del cliente ocasional.

Código postal:
Código postal del cliente ocasional.

E-Mail:
E-mail del cliente ocasional.

Tab Clasificación:
Plan
Plan al que está asociado el cliente ocasional.

Descripción:
Descripción del plan.

Criterio:
Criterio al que está asociado el cliente ocasional.

Descripción:
Descripción del criterio.

Tab Desc. técnicas:

Descripción técnica:

Campo:

Nombre:

Tipo:

Obligatorio:

Cargue

La orden de cargue es un mecanismo, mediante el cual una empresa puede optar
para llevar paralelamente a cada pedido de venta, una asociación a un número
(orden de cargue) que agrupa varios de ellos, para efectos de optimizar los
procesos de alistamiento y empaque, de acuerdo a criterios de rutas o zonas o
vendedores. De esta manera, cuando en las diferentes localizaciones(bodegas)
llega la hora de tomar la mercancía desde las diferentes estanterías o
ubicaciones, el funcionario encargado, no hace tantos recorridos como pedidos
de venta tenga, simplemente trae la cantidad necesaria para atender el
requerimiento total de una orden de cargue citada; lo que le permite disminuir
ostensiblemente los tiempos de alistamiento.

Por lo tanto, el objetivo de este programa es hacer la declaración inicial de una
orden de cargue, a la que posteriormente se le asignarán los pedidos de venta,
bien sea en el momento de capturarlos, o mediante los procesos de asignación
masiva de ordenes de cargue o modificación, disponibles en los menúes del
módulo de facturación estándar.

La orden de cargue se vuelve obligatoria si en la parametrización se ha declarado
su exigencia.

C.O:
Centro de operación asociado al cargue.

Cargue número:
Número de identificación del cargue.

Activo:
Indicador de actividad o inactividad del cargue.

Notas:
Conceptos y motivos

Como estrategia para evitar que el usuario final tenga que digitar directamente
códigos de cuentas contables y sus respectivas contrapartidas, en Siesa
Enterprise se adoptaron los "conceptos" y "motivos". Estos son tablas
especialmente diseñadas para identificar y clasificar cada uno de los diferentes
tipos de transacciones en el sistema. Sobre estos se definen las equivalencias de
ventas sobre las que se van a deducir las cuentas contables asociadas a la
contabilización de cada elemento del costo (materiales, mano de obra, costos
indirectos de fabricación) en cada tipo de transacción. Dentro de este esquema,
el "motivo" se encarga de almacenar la contrapartida contable que corresponde
al concepto informado. En el caso específico de las ventas, es la cuenta de
ingreso.

cambio, los motivos los puede definir el usuario líbremente para identificar cada
un mismo concepto.

necesite. A los conceptos que se les debe crear los motivos son: pedidos,
remisiones, devoluciones, facturas, notas crédito.

Concepto:
Código de concepto que se tomará como base para asociar el motivo.

Motivo:
Código de motivo.

Activo:
Indicador de si el motivo está activo o inactivo.

Descripción:

Tab Generales
Naturaleza:


Sólo valor:
Indcador de si el motivo es de sólo valor.


Ver detalle:

Débito:
Auxiliar:

C.O:

U.N:

C. Costo:

Crédito:

Auxiliar:

C.O:

U.N:

C. Costo:

Botón adicionar:

Botón Cancelar:
Ver detalle:


Descripción:

Grupo de motivos

El objetivo de esta opción es facilitar la obtención de informes, al declarar
grupos de motivos bajo una sola estructura que permite extraer la información de
los motivos allí declarados. Ejemplo: generar el neto de la venta, con base en un
grupo de motivos que contiene un motivo de ventas y un motivo de
devoluciones.

Grupo de motivos:

Descripción:


Concepto:

Motivo:

Vehículos

Mediante esta opción se registra en el sistema la información de los diferentes
vehículos que prestan servicio en la organización, de esta manera al realizar una
"factura" la información es traída automáticamente, lo que se refleja en ahorro de
tiempo.

Vehículo:
Código de identificación del motivo.

Propio:
Indicador de si el vehículo es propio o no.

Transportador(a):
Identificación del transportador.

Sucursal:
Sucursal asociada al transportador.

Conductor:
Código de identificación del conductor.

Nombre conductor:
Nombre y apellido del conductor.

Identificación:
Identificación del conductor.

Centro de costo:
Centro de costo asociado al conductor.


subsistema de ventas. Ejemplo: evento 01 "aplazamiento de pago por
compromisos pendientes por parte de la empresa", evento 02 "rechazo de la
factura por parte del cliente", etc. De esta manera se establece un esquema
particular para llevar seguimiento de acuerdo a causales definidos
autónomamente por parte de la empresa usuaria del subsistema de cuentas por
cobrar.

opciones de consulta del subsistema de ventas, al ubicarse en cualquiera de los
documentos presentados en las grillas de consulta, y oprimir "click derecho", se
activa el botón "adicionar". De esta manera con base en los eventos de
seguimiento, se registra en el sistema la situación presentada para ese documento
en particular; conformando así una valiosa bitácora que al ser analizada
permanentemente, da importantes criterios para optimizar la gestión sobre los
documentos involucrados.

Cotizaciones

Dentro del módulo de ventas se tiene como primer paso en la interacción
comercial con el cliente, el diligenciamiento de las cotizaciones con el fin de
informarle al cliente el valor, descuentos, impuestos y fecha de entrega, que
tendría la prestación de cierta cantidad de productos. El suministro de estos no
implican ninguna obligación por parte de la empresa, hasta tanto no se tome una
decisión de compra por parte del cliente, momento en el cual se convertiría en
pedido, y finalmente, en factura.

Es importante tener en cuenta tres aspectos funcionales adicionales: el primero,
es que en caso de que el cliente tenga sucursales, se pueden emitir
discriminadamente por cada una de ellas. El segundo, es que si bien es cierto que
una cotización no se contabiliza, al imprimir este documento se muestra la
correspondiente liquidación de retención en la fuente. El tercero, es la forma
como van cambiando los estados a medida que se va cumpliendo el ciclo de la
negociación (imprime, anula, cumple, cierra).

Entre las principales funcionalidades se tienen:
El formato de captura es idéntico a la captura de un pedido o una factura

directa.
La captura o generación de cotizaciones es por empresa, centro de
operación, tipo y número de documento, lo que significa que se pueden
tener diferentes tipos de documentos cotizaciones.
Se captura en el documento la fecha de vigencia de la cotización; por este
campo se pueden obtener posteriormente reportes y/o consultas.
Complementario a lo anterior, se incluye el concepto de cotizaciones
corrientes (aquellas que están vigentes) y vencidas (cuya fecha de validez
ya ha pasado).
Opcionalmente, a través de los parámetros del sistema, existe la posibilidad
de que el costo siempre sea menor que el precio de venta.
Se captura por cada ítem, además del motivo y el centro de costo, los días
de entrega del producto, los cuales se tienen en cuenta para calcular
posteriomente la fecha de entrega de cada ítem del pedido resultante.
Se pueden dar por cumplido uno o varios ítems de cotización, o una
cotización en particular, o las cotizaciones con un determinado número de
días vencidos de un cliente en particular.
Se incluye la opción de generación de pedidos con base en cotizaciones.
Se permite seleccionar todas las cotizaciones o únicamente las corrientes,
para generar el pedido de venta.
Se permiten obsequios en la cotización.
Una cotización puede detenerse por no tener cupo en cartera o por
vencimiento. Para ello, se tiene en cuenta el acumulado de las cantidades
por los precios unitarios.
Opcionalmente el sistema puede controlar el diligenciamiento de
cotizaciones en fechas cerradas,
Cuando se está capturando una cantidad es posible invocar la consulta
estrella, mediante la tecla [F5], la cual permite examinar en forma integral
la información relacionada con el ítem: existencias por localización,
movimiento mensual, lista de precios, lista de descuentos, historia de
cotizaciones, historia de pedidos, historia de ventas PDV.
La forma como se haya creado el ítem, incide en los campos capturados
durante la elaboración de la cotización: tallas, lotes, números de serie,
cantidades en unidades de medidas adicionales, descripciones técnicas.

Procedimiento de captura de cotizaciones
Del menú comercial escoja la opción solicitudes de compra. Como método

alterno de acceso se tiene la siguiente secuencia de teclas: [ALT] b d.
Diligencie los siguientes campos básicos (ver detalle).

C.O:

Tipo docto:

Si dentro de la funcionalidades que brinda el sistema Siesa Enterprise se decidió
aprovechar la "automatización de documentos" lo que realiza el sistema
automáticamente, es consultar las predefiniciones que se tienen, para deducir el
tipo de documento que se debe generar y de una vez realizar el proceso asociado,
Ejemplo: si se está haciendo una cotización de una vez genera la factura de
ventas de contado, con su respectivo estado de aprobación.

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Facturar a:
Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se
va a facturar.

Sucursal:
Sucursal de la persona a facturar.

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Moneda:
Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento.

Base:
Tasa de cambio respecto a la moneda base que se declaró previamente cuando se
configuró el archivo maestro de Compañías.

Local:
Tasa de cambio respecto a la moneda local que se declaró previamente cuando se

Tab Generales
Condición de pago:
Indicación de las condiciones de pago.

Backorder:
Indicación en el documento de la forma como se va a hacer el despacho de la
mercancía. Es importante tener en cuenta que también el backorder se puede
declarar en el maestro de clientes y en los parámetros generales de comercial en
ventas; la finalidad de esta definición en tres áreas es implementar un criterio
escalonado en el que se le da mayor prioridad al backorder de la cotización, en
caso de que no se defina a nivel de documento, el sistema asume el backorder
que está declarado a nivel de cliente, y si finalmente el cliente no lo tiene
declarado, se toma el que está definido a nivel general de los parámetros de
comercial.

Tipo cliente:
Código de tipo de cliente.

C.O. factura:
Centro de operación de la factura.

Valida por:
Fecha de vencimiento:
Año/mes/día hasta el cual hay plazo de pago.

Entrega en:
Lugar donde se va a realizar la entrega de los productos cotizados.

Referencia:
Número, código o texto definido por el usuario para ser utilizado posteriormente
como criterio de selección u ordenamiento de información.

Notas:

Tab Puntos de envío:
P. de envío:
Descripción de lugar donde se realizará la recepción por parte del cliente.
Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros,
pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario.

Dirección:
Corresponde a la descripción de la dirección del tercero. Inicialmente el sistema
sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su
contenido en caso de ser necesario.

tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de
terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario.


Barrio:
Corresponde al nombre del barrio donde esta ubicado el tercero. Inicialmente el
sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible
cambiar su contenido en caso de ser necesario.

Teléfono / Fax:
Corresponde a los números de teléfono y fax del tercero. Inicialmente el sistema

Código Postal:
Corresponde al numero o código postal del tercero. Inicialmente el sistema

Email:

Tab ítems
Referencia/ item/codigo de barras:
Identificación del ítem según sea la alternativa que se haya elegido al dar click
sobre el ícono ubicado al lado derecho de este campo.

Ext. 1:

Ext. 2:

Unidad:

Bodega:
Código de la bodega desde donde se chequeo la existencia de la cantidad
suficiente para cumplir con la cotización del cliente.

Cantidad cotizada:
Cantidad cotizada dependiendo de la cantidad que había disponible en el
momento de realizar la cotización.

Cantidad pendiente:
Cantidad pendiente respecto a la cantidad cotizada cuando la cantidad solicitada
por el cliente es superior.
Pedidos

Complementariamente a los contratos y cotizaciones, se tiene la captura de
pedidos de venta, como otra alternativa de arranque del ciclo comercial de
interacción con los clientes. La característica funcional básica de este programa
es que la captura se hace sin validar el estado del cliente respecto a los
vencimientos en cartera y los cupos de crédito, lo que implica que para poder
continuar con el trámite del pedidos, se deberá aplicar posteriormente la opción
de "aprobación". De esta manera se tiene un mejor control por parte de quienes
tienen la responsabilidad de programar y regular los recursos humanos y
técnicos para cumplir en la mejor forma posible el compromiso adquirido con el
cliente, debido a que no siempre un pedido, se puede atender inmediatamente, y
también porque el encargado de facturar los pedidos no siempre tiene la
autoridad para decidir si se otorga o no un crédito.

Es importante tener en cuenta que para poder afectar el inventario disponible, se
debe aplicar la opción del submenú "comprometer existencias".

Entre las condiciones funcionales de la captura de pedidos de venta se tienen:
Posibilidad de chequear que siempre el costo siempre sea menor que el

precio de venta.
Se permiten obsequios en un pedido.
El sistema puede controlar el diligenciamiento de pedidos en fechas
cerradas, para efectos de restringir la operación del sistema en días feriados
o los que determine la empresa.
Cuando se está capturando una cantidad es posible invocar la consulta
estrella, mediante la tecla de función [F5], la cual permite examinar en
forma integral la información relacionada con el ítem: existencias por
localización, movimiento mensual, lista de precios, lista de descuentos,
historia de cotizaciones, historia de pedidos, historia de ventas.
De la forma como se haya creado el ítem, se tiene incidencia en los campos
capturados durante la elaboración del pedido: tallas, lotes, números de serie,
cantidades en unidades de medidas adicionales, descripciones técnicas.
Mediante la tecla de función [F2] "copiar" se puede generar un nuevo
pedido con base en uno ya existente.
Con base en el tipo de documento utilizado se puede aprovechar la facilidad
de "automatización de documentos" con el fin de realizar de acuerdo a la
predefinición hecha para él, los procesos asociados posteriores, como por
ejemplo: realizar la facturación de una vez con su respectivo estado de
aprobación.
Comentarios
relacionados con el cálculo de descuentos.
Comentarios
relacionados con el cálculo de Impuestos.

Procedimiento de captura de pedidos

C.O:

Tipo docto:

Ejemplo: si se está haciendo un pedido de una vez genera la factura de ventas,
con su respectivo estado de aprobación.

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Moneda:

Base:

Local:

Tab Análisis del cliente
Mediante esta pantalla se indica la situación del cliente respecto a las políticas
que se tienen para control de bloqueo de pedidos por cupo o por mora en los
pagos de cartera.

Tab Generales
Condición de pago:
Código de condición de pago, seleccionada desde las creadas previamente en el
sistema, para efectos de control de tesorería y cartera.

Backorder:
Indicación en el documento de la forma como se va a hacer el despacho de la
mercancía. Es importante tener en cuenta que también el backorder se puede
declarar en el maestro de clientes y en los parámetros generales de comercial en
ventas; la finalidad de esta definición en tres áreas es implementar un criterio
escalonado en el que se le da mayor prioridad al backorder de la cotización, en
caso de que no se defina a nivel de documento, el sistema asume el backorder
que está declarado a nivel de cliente, y si finalmente el cliente no lo tiene
declarado, se toma el que está definido a nivel general de los parámetros de
comercial.

Tipo cliente:
Tipo de cliente,, seleccionado desde los creados previamente en el sistema, para
efectos de control de estadística, tesorería y cartera.

C.O. Factura:
Centro de operación bajo el cual se emitirá la factura.

Entrega en:
Descripción del lugar donde se va a entregar la mercancía solicitada.

Fecha de entrega:
Año/mes/día en el que se pacta la entrega de la mercancía. Cuando se trata de un
ítem manufacturado que aún no tiene existencia disponibles, esta fecha es tenida
en cuenta para el proceso MPS/MRP.

Referencia:
Número, código o texto definido por el usuario para ser utilizado posteriormente
como criterio de selección u ordenamiento de información.

Número de la O.C.:
Campo informativo en el que se indica el número de la orden de compra del
cliente.

Cargue número:
Si en los parámetros generales de ventas se indicó afirmativamente el manejo de
"Control de cargue" se solicita en este campo el respectivo número de cargue a
ser utilizando posteriormente durante los procesos de aprobación, asignación,
compromiso y dar por cumplido los pedidos.

Notas:
Campo de libre utilización por parte del cliente.

Tab puntos de envío
P. de envío:

Dirección:



Barrio:

Teléfono / Fax:

Código Postal:

Email:
Corresponde a la dirección de correo electrónico o Email del tercero.

Tab de Items

Ext. 1:

Ext. 2:

Unidad:

Bodega:

Cantidad pedida:
Cantidad pedida dependiendo de la cantidad que había disponible en el momento
de realizar la cotización.

Cantidad pendiente:

Motivo:
Motivo asociado al concepto que el sistema utiliza para pedidos de ventas. Con
base en este se realiza la contabilización cuando se aprueba el documento de
pedido de venta, mediante el ícono de la barra de herramientas ubicado en la
parte superior de la pantalla.

Precio unitario:
Precio asociado al ítem dependiendo de la lista de precio asociada al cliente, y en
caso de que esta no esté definida, se toma la lista de precios definida en los
parámetros generales de comercial para toda la compañía.

Aprobar pedidos

Como parte del ciclo que deben cumplir los pedidos de venta después de que han
sido capturados sin aprobación, es el de la aprobación del crédito en cartera. En
este, se tiene como criterio automático, que el cliente cumpla con las
condiciones de bloqueo por mora y cupo, dados en la parametrización del
sistema; si se tiene objeción por alguno de los dos, el pedido quedará
automáticamente rechazado. En caso de aprobación el pedido cambia el estado a
"aprobado" y se le podrá asignar inventario, remisionar y/o facturar.

Como apoyo a los procesos de aprobación masiva de pedidos de venta, se tiene
esta opción cuyo objetivo es realizar para un pedido específico el proceso de
aprobación respecto a la autorización del crédito en cartera. Adicionalmente, se
puede utilizar esta opción para cambiar el estado de un pedido de su estado
actual por uno de los siguientes: pendiente, aprobado o rechazado.

Durante el proceso se tienen una pantalla de parámetros para indicar los
criterios de preselección, y una segunda, en la que se muestran los pedidos que
cumplen la preselección, para proceder finalmente a marcar las que
definitivamente se les va a aplicar este proceso de "aprobación de pedidos".

Tab Parámetros:
C.O:
Centro de operación asociado al pedido.

Tipo docto:
Tipo de documento asociado al pedido.

Cargue:
Número de identificación del cargue al que está asociado el pedido.

Referencia:
Código de referencia definido por el usuario.

Vendedor:
Código de identificación del vendedor.

Fecha:
Al dar click sobre este cuadro de selección, este campo se activa para indicar
que el filtro se hará entre un rango de fechas, en cuyo caso se debe informar la
fecha inicial y final de la consulta. Automáticamente queda inhabilitada la
opción de proceso para un rango de documentos.

Inicial:
Corresponde a la fecha a partir de la cual se desea generar el proceso.

Final:
Corresponde a la fecha hasta la cual se desea generar el proceso.

Número:
que el filtro se hará entre un rango de números de documentos, en cuyo caso se
deberá informar el número inicial y final de la consulta. Automáticamente queda
inhabilitada la opción de proceso para un rango de fechas.

Inicial:
Corresponde al número a partir del cual se realizará el proceso.

Final:
Corresponde al número hasta el cual se realizará el proceso.

Datos del cliente
Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Tipo:
Tipo que se utilizará como criterio de selección para sólo realizar la generación
de las remisiones por el valor específico indicado en este campo.

Calificación:
Calificación que se utilizará como criterio de selección para sólo realizar la
generación de las remisiones por el valor específico indicado en este campo.

Criterios de clasificación:
Plan 1:
criterio de selección para sólo realizar la generación de las remisiones por el

Criterio:
Código de detalle dentro de la estructura del plan 1, que se utilizará como
valor específico indicado en este campo. Ejemplo: dentro de la clasificación de

Plan 2:
valor específico indicado en este campo. Ejemplo: zona geográfica.

Criterio:
zonas geográficas, realizar el proceso sólo para clientes de la zona norte.

Plan 3:
valor específico indicado en este campo. Ejemplo: clientes según volumen de
ventas.

Criterio:
volumen de ventas, realizar el proceso sólo para los que facturan más de 1000
millones.

Pais/Depto/Ciudad:
Código de pais y/o departamento y/o ciudad que se utilizará como criterio de
selección para sólo realizar la generación de las remisiones por el valor
específico indicado en este campo.

Botón Consultar:
Mediante este botón se inicia la ejecución de la preselección de los pedidos que
van a ser aprobados. El siguiente paso es en la pantalla de resultados en donde se
hará la marcación de los pedidos que definitivamente se van a aprobar.

Botón Limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta de la aprobación de los pedidos.

Tab de resultado:
Después de dar los parámetros de selección, en esta pantalla de resultado
mediante dos grillas independientes se muestra la información del cliente que
cumple los criterios, con su respectiva discriminación de documentos en la
segunda grilla relacionada con esta. En este momento, mediante el cuadro de
selección ubicado a la izquierda de cada fila, con el mouse se seleccionan
(chulean) al dar click. Finalmente, mediante el botón "aplicar" se realiza
definitivamente la aprobación de los pedidos que fueron seleccionados.

Asignar cargue

Ante eventuales situaciones en las que a la hora de iniciar los procesos de
alistamiento y empaque, en los que se tenga que cambiar el número de orden de
cargue inicialmente informada durante la captura del pedido, se tiene esta
opción, cuyo objetivo es realizar en forma masiva el cambio para varios pedidos,
teniendo como alternativas de criterio para ejecutar el proceso: ruta de
transporte, zona o el vendedor.

criterios de preselección, y una segunda, en la que se muestran los pedidos que
cumplen la preselección, para proceder finalmente a marcar las que
definitivamente se les va a aplicar este proceso de "asignar cargue".

Un ejemplo, en el que es necesario apelar a esta opción es el caso de las
empresas en la que la persona que realiza la captura del pedido, no tiene idea de
cual es el número de la orden de cargue, debido a que se determina en otra
dependencia de la empresa.

C.O...
Centro de operación que se utiliza como criterio de selección de los pedidos
que se incluyen el cargue.

Tipo docto:
Tipo de documento que se utiliza como criterio de selección de los pedidos que
se incluyen el cargue.

Estado:
Código de estado o que se utiliza como criterio de selección de los pedidos que
se incluyen el cargue.

Cargue:
Número, código o texto definido por el usuario que se utiliza como criterio de
selección de los pedidos que se incluyen el cargue.

Referencia:
selección de los pedidos que se incluyen el cargue.

Vendedor:
Código de vendedor que se utiliza como criterio de selección de los pedidos
que se incluyen el cargue.

Fecha:

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Datos del cliente:
Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Tipo:

Calificación:

Plan 1:

Criterio:

Plan 2:

Criterio:

Plan 3:
ventas.

Criterio:
millones.

Pais/Depto/Ciudad:

Botón Consultar:
Mediante este botón se inicia la ejecución de la asignación de cargue para los
pedidos.

Botón Limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta de la asignación de cargue para los
pedidos.

Tab de resultados
Después de dar los parámetros de selección, pregunta por el número de cargue,
y seguidamente muestra una grilla que contiene tantas filas como pedidos que
cumplen la selección. En este momento, mediante el cuadro de selección
ubicado a la izquierda de cada fila, con el mouse se seleccionan al dar click.
Finalmente, mediante el botón "aplicar" se realiza definitivamente la asignación
del cargue.
Comprometer pedidos

El objetivo de este programa es permitir al usuario asignar masivamente a una
grupo de ordenes de venta, que cumplen el criterio de selección, las cantidades
disponibles en inventario. De esta manera se garantiza que las cantidades
disponibles no sean destinadas a satisfacer cantidades pactadas en otros pedidos
de venta.

Durante el proceso se tienen dos pantallas para indicar los criterios de
preselección (básicos y adicionales), y una tercera en la que se muestran los
pedidos que cumplen la preselección, para proceder finalmente a marcar las que
definitivamente se les va a aplicar este proceso de "comprometer pedidos".

Acción:
El sistema brinda dos alternativas de selección: comprometer, descomprometer.

No afectar ítems comprometidos:
Mediante este cuadro de selección cuando está activo se respeta el estado de los
que ya están comprometidos al aplicar el proceso masivo de este programa.
Tab de parámetros básicos
C.O:
C.O. que se utiliza como criterio de selección en la ejecución del proceso de
comprometer pedidos.

Tipo docto:
Tipo de documento que se utiliza como criterio de selección en la ejecución del
proceso de comprometer pedidos.

Estado:
Código de estado que se utiliza como criterio de selección de los pedidos que se
incluyen en el compromiso de la existencia disponible en inventarios.

Cargue:
Número de cargue que se utiliza como criterio de selección de los pedidos que
se incluyen en el compromiso de la existencia disponible en inventarios.

Referencia:
selección de los pedidos que se incluyen en el compromiso de la existencia
disponible en inventarios.

Vendedor:
Código de vendedor que se utiliza como criterio de selección en la ejecución
del proceso de comprometer pedidos.

Código de compromiso:
Código de compromiso que se utiliza como criterio de selección en la ejecución
del proceso de comprometer pedidos.

Fecha:
Al dar click sobre este cuadro de seleccón, este campo se activa para indicar que
el filtro se hará entre un rango de fechas, en cuyo caso se debe informar la fecha
inicial y final de la consulta. Automáticamente queda inhabilitada la opción de
proceso para un rango de documentos.

Inicial:

Final:

Número:
Al dar click sobre este cuadro de seleccón, este campo se activa para indicar que
el filtro se hará entre un rango de números de documentos, en cuyo caso se

Inicial:

Final:

Botón Consultar:
Mediante este botón se inicia la selección de los pedidos que cumplen las
condiciones de selección. El paso que sigue es ir a la pantalla de resultados para
hacer la marcación final de los pedidos a los que definitivamente se les hará el
compromiso de la existencia disponible en inventarios.

Botón Limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta de la iniciación de la selección de los
pedidos.

Tab de parámetros adicionales
Facturar a:
Código de identificación de la persona jurídica o natural que se tomará como
criterio adicional de selección de los pedidos a los que se les aplicará el

Sucursal:
Sucursal de la persona jurídica o natural indicada en "facturar a:" que se tomará
como criterio adicional de selección de los pedidos a los que se les aplicará el

Despachar a:
Código de despachar a que se tomará como criterio adicional de selección de
los pedidos a los que se les aplicará el compromiso de la existencia disponible en
inventarios.

Sucursal:
Sucursal de la persona jurídica o natural indicada en "despachar a:" que se
tomará como criterio adicional de selección de los pedidos a los que se les
aplicará el compromiso de la existencia disponible en inventarios.

Tipo:
Tipo que se tomará como criterio adicional de selección de los pedidos a los
que se les aplicará el compromiso de la existencia disponible en inventarios.

Calificación:
Calificación que se tomará como criterio adicional de selección de los pedidos
a los que se les aplicará el compromiso de la existencia disponible en
inventarios.

Plan 1:
criterio de selección para realizar la selección de los pedidos a los que se les
comprometerá existencias. Ejemplo: actividad económica.

Criterio:
comprometerá existencias. Ejemplo: dentro de la clasificación de actividad
económica, realizar el proceso sólo para los agricultores.

Plan 2:
comprometerá existencias. Ejemplo: zona geográfica.

Criterio:
comprometerá existencias. Ejemplo: dentro de la clasificación de zonas
geográficas, realizar el proceso sólo para clientes de la zona norte.

Plan 3:
comprometerá existencias. Ejemplo: clientes según volumen de ventas.

Criterio:
comprometerá existencias. Ejemplo: dentro de la clasificación de volumen de
ventas, realizar el proceso sólo para los que facturan más de 1000 millones.

Pais/Depto/Ciudad:

Datos del ítem:
Plan:
Nombre genérico de Plan de clasificación de ítems, que se utilizará como
comprometerá existencias.

Criterio:
comprometerá existencias.

Bodega:
Código de bodega, que se utilizará como criterio de selección para realizar la
selección de los pedidos a los que se les comprometerá existencias.

Fecha de entrega:
Año/mes/día de entrega que se tomará como criterio de selección de los pedidos
a los que se les comprometerá existencias.

Botón Consultar:
Mediante este botón se inicia la ejecución del selección de los ítems a los que se
les aplicará el proceso de compromiso de pedidos. El paso que sigue es ir a la
pantalla de

Botón Limpiar:
Mediante este botón se inicia la selección de los pedidos que cumplen las
condiciones de selección. El paso que sigue es ir a la pantalla de resultados para
hacer la marcación final de los pedidos a los que definitivamente se les hará el

Tab de resultado
Finalmente, en esta pantalla de resultado por medio de dar cilck sobre el cuadro
de selección ubicado a la izquierda, se realiza la marcación final de los pedidos
a los que definitivamente se les hará el compromiso de la existencia disponible
en inventarios.
Dar por cumplido un pedido

Cuando definitivamente se llega a la conclusión de que no se puede satisfacer
parcial o totalmente la cantidad inicialmente pactada de suministro de ciertos
ítems con un cliente en una orden de venta, se tiene esta opción, cuyo objetivo es
informar al sistema de que no los siga teniendo en cuenta de acuerdo a los
siguientes criterios: ítems específicos en un pedido de venta, un pedido de
venta completo un grupo de pedidos que ya estén vencidas.

Tab de parámetros:
C.O:
C.O. que se utiliza como criterio de selección en la ejecución del proceso de
dar por cumplido el pedido.

Tipo docto:
Tipo de documento que se utiliza como criterio de selección en la ejecución del
proceso de dar por cumplido el pedido.

Cargue:
Tipo de cliente que se utiliza como criterio de selección en la elaboración del
pedido.

Referencia:
selección de los pedidos que se va a dar por cumplidos.

Vendedor:
Código de vendedor que se utiliza como criterio de selección en la elaboración
del pedido.

Fecha:
Al dar click sobre este cuadro de selección, este campo se activa para indicar que

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Datos del cliente:
Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Tipo:

Calificación:

Plan 1:

Criterio:

Plan 2:

Criterio:

Plan 3:
ventas.

Criterio:
millones.

Pais/Depto/Ciudad:
Código de país y/o departamento y/o ciudad que se utilizará como criterio de

Botón Consultar:
Mediante este botón se inicia la ejecución de dar por cumplidos los pedidos.

Botón Limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta de dar por cumplidos los pedidos.

Importar

El objetivo de este programa es tomar información de archivos planos generados
por otros sistemas, desarrollados por terceros, con el fin de transferirlos a los
archivos de documentos Siesa_Enterprise, realizando simultáneamente la
correspondiente actualización de los archivos maestros. La condición para que
información foránea sea aceptada es que el centro de operación, tipo de
documento y consecutivo no existan previamente.

Precondiciones
El usuario debe conocer exactamente el nombre y terminación del archivo

plano, así como el directorio donde está ubicado.
El usuario debe garantizar que el archivo plano que está tratando de
importar se rige por el diseño de archivos definido por Siesa Enterprise.
El documento que se trate de pasar debe estar cuadrado en la sumatoria de
débitos y créditos.
Debe haber coincidencia entre los centros de operación y tipos de
documentos utilizados en ambas partes.
Si se trata varias veces de importar el mismo archivo, el sistema Siesa
Enterprise chequea que haya igualdad en su contenido con lo que ya tiene
registrado anteriormente, y no realiza ninguna actualización, debido a que
sería duplicar información. Ahora, si se llegare a presentar la situación de
que se trate de pasar el mismo tipo y número de documento con
información diferente el sistema saca un mensaje mostrando tal anomalía.

Archivo:
Nombre del archivo plano.

Formato:
Tipo de formato bajo el que se hará la importación de información.

Botón importar:
Mediante este botón se inicia la ejecución de la importación de pedidos.

Botón cerrar:
Mediante este botón el usuario se retracta de la ejecución de la importación de
pedidos.

Remisión desde pedidos

Como segunda alternativa para gestionar remisiones, se tiene este programa
cuyo objetivo es tomar individualmente un pedido de venta ya elaborado en el
sistema, y con base en el se hace el proceso de envío de mercancía al cliente. Es
importante resaltar la facilidad de "planes"que brinda el sistema para aprovechar
las diferentes clasificaciones de clientes declaradas durante la implementación
del sistema, con ellas, se pueden realizar generación por actividad de clientes
(comerciante, industrial, agricultor) y/o ubicación geográfica (zona norte, zona
sur, zona centro).

criterios de preselección, y una segunda de resultados, en la que se muestran los
definitivamente se les va a aplicar este proceso de "remisión".

Precondiciones:
El pedido tomado como base, ya se le deben haber aplicado los pasos de
aprobación respecto al cupo en cartera y asignación de inventario disponible.
Comentarios
Comentarios
Comentarios
respecto a la contabilización de remisiones de ventas.

Procedimiento de remisiones desde pedidos

Tab Parámetros
Datos del pedido
C.O:

Tipo docto:

Ejemplo: si se está haciendo una remisión de una vez generar la factura de
ventas, con su respectivo estado de aprobación.

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Cargue:
Número de cargue que se utilizará como criterio de selección para sólo realizar
la generación de las remisiones por el valor específico indicado en este campo de
cargue.

Referencia:
Referencia que se utilizará como criterio de selección para sólo realizar la

Vendedor:
Código de vendedor que se utilizará como criterio de selección para sólo realizar
la generación de las remisiones por el valor específico indicado en este campo.

Fecha:

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Datos del cliente:
Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Tipo:

Calificación:

Plan 1:

Criterio:

Plan 2:

Criterio:

Plan 3:
ventas.

Criterio:
millones.

Pais/Depto/Ciudad:

Tab de resultados
Finalmente, después de haber realizado la preselección de los pedidos a través de
la aplicación de los variables de la pantalla de parámetros, se llega a la pantalla
de resultados, en la que se muestran los pedidos que cumplen la selección, para
proceder finalmente a marcar las que definitivamente se les va a aplicar este
proceso de "remisión".

Remisiones directas

El objetivo de este programa es elaborar el documento de remisión que sustenta
el despacho directo de mercancía al cliente, sin haber elaborado previamente un
pedido de venta. Este documento es más una constancia de entrega de mercancía
por parte del transportador; lo que implica que posteriormente se debe facturar
para poder afectar los saldos contables. Entre las funcionalidades básicas de este
documento se tienen:

La cantidad remisionada se descuenta del saldo disponible en existencias.

No se admiten saldos negativos, por lo tanto, si llegare a ocurrir que en el
sistema no es suficiente la cantidad disponible, ello implica una anomalía en el
trámite de los documentos.

Como medida de seguridad, en este documento no se muestran precios de venta,
ni valores totales, en el documento impreso.
Comentarios
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Comentarios

Procedimiento de captura de remisiones directas

C.O:

Tipo docto:

Si dentro de la funcionalidades que brinda el sistema Uno-Enterprise se decidió
Ejemplo: si se está haciendo una remisión de una vez generar la factura de
ventas, con su respectivo estado de aprobación.
Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Moneda:

Base:

Local:

Tab de Análisis del cliente
En esta pantalla se muestran variables relacionadas con cartera: cupo, cartera
corriente, cartera vencida, remisiones, pedidos, cheques devueltos, cheques
postfechados. Así como indicadores de bloqueo, bloqueo por cupo, bloqueo por
mora, margen mínimo, margen máximo, días de gracia.

Tab de Captura de los items a remisionar:

Ext. 1:

Ext. 2:

Unidad:

Bodega:

Cantidad pedida:

Cantidad pendiente:

Motivo:

Precio unitario:
Remisiones no facturables

El objetivo de este programa es elaborar el documento de remisión que sustenta
el despacho de mercancía para consumo propio por parte de la empresa al
cliente, por lo tanto, no generan ningún ingreso.
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Procedimiento de captura de remisiones no facturables

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Remisionar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Moneda:

Base:

Local:

Tab de captura de ítems

Ext. 1:

Ext. 2:

Unidad:

Bodega:

Cantidad pedida:

Cantidad pendiente:

Motivo:

Precio unitario:
Devoluciones desde remisiones

El objetivo de este programa es realizar y contabilizar notas débito originadas
por devolución desde remisiones.
criterios de preselección, y una segunda de resultados, en la que se muestran las
remisiones que cumplen la preselección, para proceder finalmente a marcar las
que definitivamente se les va a aplicar este proceso de "devolución".
a la contabilización de este documento de ventas.

Procedimiento de captura de devoluciones desde remisiones

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Remisión:

Factura:

Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Cliente:
Código de cliente al que se le va a registrar la nota por devolución desde
remisiones.

Moneda:

Base:

Local:

Tab análisis del cliente
Tab Generales
Condicioens de pago:

Tipo cliente
Tipo de cliente que se utiliza como criterio de selección en la elaboración de la
devolución.

Referencia:
Código, texto o número definido por el usuario que se utiliza como criterio de
selección en la elaboración de la devolución desde remisiones.

Cargue número:
Número de cargue que se utiliza como criterio de selección en la elaboración
de la devolución.

Notas:

Tab punto de envío:
P. de envío:

Dirección:



Barrio:

Teléfono / Fax:

Código Postal:

Email:
Corresponde a la dirección de correo electrónico o email del tercero.

Tab Remisiones
Chequer si existe un cuadro de selección que sirve como criterio de selección. El
tab de remisiones, irá asociado al de ítems.

Tab de items:

Ext. 1:

Ext. 2:

Unidad de medida:

Bodega:

Cantidad devuelta:
Cantidad devuelta desde la remisión.

Motivo:
Motivo asociado al concepto que el sistema utiliza para devoluciones desde
remisiones. Con base en este se realiza la contabilización cuando se aprueba el
documento de devolución desde remisiones, mediante el ícono de la barra de

Precio unitario:

Tab transportador
Vehículo:
Placas de vehículo.

Transportador(a):
Nombre de la empresa transportadora.

Sucursal:
Nombre de la sucursal.

Nombre conductor:
Nombre y apellido del transportador.

Identificación:
Cédula del conductor.

No. guía:
Número de la guía que sustenta el servicio de transporte.

No. cajas/bultos:
Número de cajas enviadas.

Peso_
Se calculará como la sumatoria de acuerdo al e peso unitario dado al crear cada
ítem involucrado en esta transacción de devolución desde remisión.

Volumen:
Se calculará como la sumatoria de acuerdo al volumen unitario dado al crear
cada ítem involucrado en esta transacción de devolución desde remisión.

Valor asegurado:
Campo informativo.

Notas:
Devoluciones Directa

El objetivo de este programa es realizar y contabilizar notas débito originadas
por devolución sin estar sujetas a una remisión.
Comentarios
respecto a la contabilización de este documento de ventas.

Procedimiento de captura de devoluciones directas

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Moneda:

Base:

Local:

Facturas desde remisiones

Como parte de las alternativas de facturación, se tiene este programa cuyo
objetivo es permitir al usuario elaborar facturas con base en remisiones
previamente elaboradas en el sistema. La utilización más frecuente de esta
opción se encuentra en las empresas distribuidoras en donde el proceso no se
hace documento a documento, sino en forma masiva, para todos los pedidos de
venta incluidos en una orden de cargue, los cuales ya han pasado por los
procesos de aprobación respecto al cupo en cartera y asignación de inventario
disponible; para llegar finalmente al proceso de remisión y facturación,
igualmente con base en la orden de cargue.

remisiones que cumplen la preselección, para proceder finalmente a marcar las
que definitivamente se les va a aplicar este proceso de "facturación". En esta
última fase, el sistema brinda múltiples alternativas de generación de la factura
(por fecha, agrupadas por pedidos); así como también, forma de previsualizar las
facturas ante de su emisión y contabilización definitiva.

Desde el punto de vista contable, el sistema automáticamente genera el asiento
contable para contabilizar el costo de la mercancía enviada sin necesidad de
informar códigos de cuentas contables. En el caso de la contabilización de las
facturas con base en remisiones sólo se aplica la contabilización de la venta,
debido a que cuando se realizó la remisión se hizo la contabilización del costo de
la mercancía.
Comentarios
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Comentarios

Procedimiento de captura de facturas desde remisiones

C.O. factura:
Tab Parámetros:
Datos de la remisión:
C.O:

Tipo docto:

Cargue:
Número de cargue previamente catalogado en el sistema, que se utiliza como
criterio de selección de las remisiones que se van a facturar.

Referencia:
selección de las remisiones que se van a facturar.

Vendedor:
Código de vendedor que se utiliza como criterio de selección en la elaboración
de la factura.

Fecha:

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Pedido:
Número de pedido.

Datos del cliente:
Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Tipo:

Calificación:

Plan 1:

Criterio:

Plan 2:

Criterio 2:

Plan 3:
ventas.

Criterio 3:
millones.

Pais/Depto/Ciudad:
Código de país y/o departamento y/o ciudad que se utilizará como criterio de

Incluir devoluciones:
Mediante este cuadro de selección se brinda la posibilidad de incluir las
devoluciones dentro del proceso de facturación desde remisiones.

Incluir sólo clientes con facturación unificada:
Mediante este cuadro de selección se brinda la posibilidad de incluir sólo los
clientes con facturación unificada dentro del proceso de facturación desde
remisiones.

Botón Consultar:
Mediante este botón se muestran en la pantalla de resultados las remisiones
preseleccionadas de acuerdo a los criterios que se acaban de indicar. El paso que
sigue es ir a la pantalla de resultados para terminar de aplicar el proceso de
facturación.

Botón limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta del proceso de facturación de
remisiones.

Tab remisiones
Finalmente, después de haber realizado la preselección de los remisiones a
través de la aplicación de los variables de la pantalla de parámetros, se llega a la
pantalla de resultados, en la que se muestran los pedidos que cumplen la
selección, para proceder finalmente a marcar las que definitivamente se les va a
aplicar este proceso de "facturación".

Parámetros de generación:
Mediante los siguientes parámetros se indica la forma como se manipularán las
remisiones para el proceso de facturación.

Agrupadas por fecha:
Cuando este cuadro de selección se ha seleccionado con el mouse indica que se
emitirá tantas facturas como fechas en las que se hayan tramitado remisiones.

Agrupadas por pedido:
emitirá tantas facturas como pedidos se se hayan tramitado.

Botón Generar:
A través de botón se realiza un preprocesamiento de las facturas sin llegar a ser
definitivo.

Botón Vista previa:
A través de este botón se realiza una visualización de las facturas generadas.

Tipo docto:
Para efectos de contabilización de las facturas se solicita el tipo de documento.

Número:
Número del documento bajo el cual se realiza la contabilización.

Fecha:
Año/mes/día bajo el que se realiza la contabilización.

Botón Aceptar:
Mediante este botón se realiza la ejecución defintiva de las facturas con su
respectiva contabiliza.

Botón Cerrar:
Mediante este botón el usuario se retracta del proceso de facturación desde
remisiones.

Facturas desde pedidos

El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar en forma simultánea,
todas los pedidos de venta a los cuales ya se les ha aplicado el proceso de
asignación de inventario disponible. El sistema genera por cada cliente una
factura. Si un cliente tiene varias órdenes de venta y todas ellas tienen las
mismas condiciones de negociación en lo concerniente a plazos, descuentos, lista
de precios, vendedor, etc., el sistema genera un sólo documento de factura, o
tantos como diferentes condiciones de negociación existan en los pedidos.

Esta modalidad de facturación es utilizada frecuentemente en las empresas
distribuidoras o comercializadoras donde inicialmente se graban los pedidos bajo
un número de orden de cargue, posteriormente se aprueban respecto al cupo y
vencimiento en cartera, seguidamente se les "asigna" inventario disponibles y
finalmente se les aplica esta opción de generación de facturación. Como se
puede ver al trabajar con base en la orden de cargue, se reducen los tiempos de
alistamiento, ya que el proceso se realiza en forma masiva, para todos los
pedidos de venta allí incluidos.

criterios de preselección, y una segunda de resultados, en la que se muestran los
definitivamente se les va a aplicar este proceso de "facturación". En esta última
fase, el sistema brinda múltiples alternativas de generación de la factura (por
fecha, agrupadas por pedidos); así como también, forma de previsualizar las
facturas ante de su emisión y contabilización definitiva.

Precondiciones:
El pedido tomado como base, ya se le deben haber aplicado los pasos de
aprobación respecto al cupo en cartera y asignación de inventario disponible.
Comentarios
Comentarios
Comentarios respectro
a la contabilización de este documento de ventas.

Procedimiento de captura de facturas desde pedidos

Tab parámetros:
Datos del pedido:
C.O:

Tipo docto:

Número:

Estado:
aprobar".

Referencia:
selección de las remisiones que se van a facturar.

Vendedor:
Código de vendedor asociado al pedido.

Código de compromiso asociado al pedido.

Fecha:

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Datos del cliente:
Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Tipo:

Calificación:

Plan 1:

Criterio:

Plan 2:

Criterio:

Plan 3:
ventas.

Criterio:
millones.

Pais/Depto/Ciudad:

Botón Consultar:
Mediante este botón se muestran en la pantalla de resultados los pedidos
preseleccionados de acuerdo a los criterios que se acaban de indicar. El paso que
sigue es ir a la pantalla de resultados para terminar de aplicar el proceso de
facturación.

Botón Limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta del proceso de facturación desde
remisiones.

Factura directa

Dentro de las diversas formas de facturación que ofrece el sistema se tiene este
programa cuyo objetivo es elaborar una factura, en forma directa, es decir, sin
que previamente se requiera la grabación de un pedido de venta o una remisión.
La captura directa implica la entrega inmediata de mercancía y la elaboración del
documento con el que se sustenta para efectos legales la cuenta por cobrar.
Comentarios
Comentarios
Comentarios

Procedimiento de captura de facturas directas

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Moneda:

Base:

Local:

Tab Análisis del cliente:
Tab Generales:
Condición de pago:
Código de condición de pago seleccionada con base en las que brinda el sistema.

Tipo cliente:
Tipo de cliente que se utiliza como criterio de selección en la elaboración de la
factura.

Referencia:
selección en la elaboración de la nota crédito.

Número de la O.C.:
Campo informativo de la orden de compra del cliente que sustenta la factura del
cliente.

Cargue número:
Número de la órden de cargue que antecedió el trámite del pedido.

Notas:
Campo de libre utilización por parte del cliente.

Tab Punto de envío:
P. de envío:
Descripción del punto de envío donde el cliente recepcionará la mercancía
enviada.

Vendedor:
Código del vendedor al que se asginará la venta.

P. de envío:

Dirección:



Barrio:

Teléfono / Fax:

Código Postal:

Email:

Tab Items:

Ext. 1:

Ext. 2:

Unidad de medida:

Bodega:

Cantidad facturada:
Cantidad facturada.

Motivo:
Motivo asociado al concepto que el sistema utiliza para facturas directas. Con
devolución desde remisiones, mediante el ícono de la barra de herramientas
ubicado en la parte superior de la pantalla.

Botón Aceptar:
Tab transportador:
Vehículo:
Placas de vehículo.

Transportador(a):
Nombre de la empresa transportadora.

Sucursal:
Nombre de la sucursal.

Nombre conductor:
Nombre y apellido del transportador.

Identificación:
Cédula del conductor.

No. guía:
Número de la guía que sustenta el servicio de transporte.

No. cajas/bultos:
Número de cajas enviadas.

Peso_
Se calculará como la sumatoria de acuerdo al e peso unitario dado al crear cada
ítem involucrado en esta transacción de devolución desde remisión.

Volumen:
Se calculará como la sumatoria de acuerdo al volumen unitario dado al crear
cada ítem involucrado en esta transacción de devolución desde remisión.

Valor asegurado:
Campo informativo.

Notas:

Notas crédito desde devoluciones

Como complemento al quehacer diario del mundo de las ventas, se tiene este
programa cuyo objetivo es la realización de las notas crédito desde devoluciones.

devoluciones que cumplen la preselección, para proceder finalmente a marcar
las que definitivamente se les va a aplicar este proceso de "nota crédito". En esta
última fase, el sistema brinda múltiples alternativas de generación de la nota
crédito (por fecha, agrupadas por pedidos); así como también, forma de
previsualizar las notas ante de su emisión y contaiblización definitiva.

Comentarios
respectro a la contabilización de este documento de ventas.

Procedimiento de captura de notas crédito desde devoluciones

C.O. notas CR:
Centro de operación bajo el que se hará el proceso de generación de notas
crédito desde devoluciones.

Tab parámetros:
Datos de la remisión:
C.O:

Tipo docto:

Cargue:

Referencia:

Vendedor:
Fecha:

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Datos del cliente:
Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Tipo:

Calificación:

Plan 1:

Criterio:

Plan 2:

Criterio:

Plan 3:
ventas.

Criterio:
millones.

Botón Consultar:
Mediante este botón se realiza el proceso de aplicación de los criterios de
selección. El paso que sigue es ir al tab de devoluciones con el fin de marcar los
documentos y realizar el proceso final de generación.

Botón Limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta del proceso de notas crédito.

Tab devoluciones
muestran las devoluciones que cumplen la preselección, para proceder
finalmente a marcar las que definitivamente se les va a aplicar este proceso de
"nota crédito". En esta última fase, el sistema brinda múltiples alternativas de
generación de la nota crédito (por fecha, agrupadas por pedidos); así como
también, forma de previsualizar las notas ante de su emisión y contabilización
definitiva.

Parámetros de generación:
Mediante los siguientes parámetros se indica la forma como se manipularán las
remisiones para el proceso de facturación.

Agrupadas por fecha:
emitirá tantas notas como fechas en las que se hayan tramitado devoluciones.

Agrupadas por pedido:
emitirá tantas notas como devoluciones se hayan tramitado.

Botón Generar:
A través de botón se realiza un preprocesamiento de las notas sin llegar a ser
definitivo.

Botón Vista previa:
A través de este botón se realiza una visualización de las notass generadas.

Tipo docto:
Para efectos de contabilización de las notas se solicita el tipo de documento.

Número:
Número del documento bajo el cual se realiza la contabilización.

Fecha:
Año/mes/día bajo el que se realiza la contabilización.

Botón Aceptar:
Mediante este botón se realiza la ejecución definitiva de las notas con su
respectiva contabilización-

Botón Cerrar:
Mediante este botón el usuario se retracta del proceso de notas crédito desde
devoluciones.

Notas crédito desde factura

Como complemento al quehacer diario del mundo de las ventas, se tiene este
programa cuyo objetivo es la realización de las notas crédito desde a facturas.

facturas que cumplen la preselección, para proceder finalmente a marcar las que
definitivamente se les va a aplicar este proceso de "nota crédito". En esta última
fase, el sistema brinda múltiples alternativas de generación de la nota crédito
(por fecha, agrupadas por pedidos); así como también, forma de previsualizar las
notas ante de su emisión y contabilización definitiva.

Comentarios respectro a la contabilización de
este documento de ventas.

Procedimiento de captura de notas crédito desde factura

Filtro:
Facturar a:
va a facturar.

Sucursal:

Despachar a:
va a despachar.

Sucursal:

Cliente:

Botón Consultar:
Botón que inicia la consulta.

Botón Limpiar:
Botón que retracta la operación.

Tab Generales
Condición de pago:

Tipo cliente:

Referencia:

Número de la O.C.:

Notas:
Tab Punto de envío
P. de envío:

Dirección:



Barrio:

Teléfono / Fax:

Código Postal:

Email:

Tab de ítems
Tab Transportador

Planilla de cuadre

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:

Vehículo:

Transportador(a) :

Sucursal:

Tab Transportador
_____________________________________________________________

Nombre conductor:

Identificación:

Celular:

Nombre ayudante 1:

Identificación:

Celular:

Nombre ayudante 2:

Identificación:

Celular:

No. guía:

No. cajas/bultos:

Peso en:

Volumen en:

Valor asegurado:

Notas:

Tab Documentos
_____________________________________________________________

Grilla (C.O, Nro. documento,...)
Imprimir cotizaciones

El objetivo de este programa es imprimir o reimprimir, en forma ascendente,
uno o varias cotizaciones. Adicionalmente, otra función que cumple este
programa es actualizar el estado de impresión para el caso de aquellos
documentos que a la hora de aplicar este proceso de impresión, aún estuvieran
pendientes por imprimir la primer vez. La actualización del estado de impresión
brinda la seguridad de poder controlar la no modificación posterior de los
contenidos actuales.

C.O.:

Tipo docto:

Consec. Inicial:

Consec. Final:

Formato:

Número de copias:

Parámetros:
seleccionado.

Pantalla:

Impresora:


Cancelar:

Imprimir pedidos

El objetivo de este programa es imprimir o reimprimir, en forma ascendente, uno
o varios pedidos. Adicionalmente, otra función que cumple este programa es
actualizar el estado de impresión para el caso de aquellos documentos que a la
hora de aplicar este proceso de impresión, aún estuvieran pendientes por
imprimir la primer vez. La actualización del estado de impresión brinda la
seguridad de poder controlar la no modificación posterior de los contenidos
actuales.

C.O.:

Tipo docto:

Consec. Inicial:

Consec. Final:

Formato:

Número de copias:

Parámetros:
seleccionado.

Pantalla:

Impresora:


Cancelar:

Imprimir Remisiones

uno o varias remisiones. Adicionalmente, otra función que cumple este programa
es actualizar el estado de impresión para el caso de aquellos documentos que a
la hora de aplicar este proceso de impresión, aún estuvieran pendientes por
actuales.


C.O.:

Tipo docto:

Consec. Inicial:

Consec. Final:

Formato:

Número de copias:

Parámetros:
seleccionado.

Pantalla:

Impresora:


Cancelar:

Imprimir Devoluciones

uno o varias devoluciones. Adicionalmente, otra función que cumple este
programa es actualizar el estado de impresión para el caso de aquellos
documentos que a la hora de aplicar este proceso de impresión, aún estuvieran
pendientes por imprimir la primer vez. La actualización del estado de impresión
brinda la seguridad de poder controlar la no modificación posterior de los
contenidos actuales.


C.O.:

Tipo docto:

Consec. Inicial:

Consec. Final:

Formato:

Número de copias:

Parámetros:
seleccionado.

Pantalla:

Impresora:


Cancelar:

Imprimir facturas

uno o varias facturas. Adicionalmente, otra función que cumple este programa es
actualizar el estado de impresión para el caso de aquellos documentos que a la
hora de aplicar este proceso de impresión, aún estuvieran pendientes por
actuales.

C.O.:

Tipo docto:

Consec. Inicial:

Consec. Final:

Formato:

Número de copias:

Parámetros:
seleccionado.

Pantalla:

Impresora:


Cancelar:

Imprimir notas crédito

El objetivo de este programa es imprimir o reimprimir, en forma ascendente, uno
o varias notas crédito. Adicionalmente, otra función que cumple este programa
es actualizar el estado de impresión para el caso de aquellos documentos que a
la hora de aplicar este proceso de impresión, aún estuvieran pendientes por
actuales.


C.O.:

Tipo docto:

Consec. Inicial:

Consec. Final:

Formato:

Número de copias:

Parámetros:
seleccionado.

Pantalla:

Impresora:


Cancelar:

Consulta de cotizaciones

El objetivo de este programa es mostrar en pantalla la información relacionada
con las cotizaciones realizadas desde una fecha determinada; teniendo como
directriz principal el código del cliente. Como parte de los criterios básicos de
selección por empresa, centro de operación y tipos de documento, se incluye
adicionalmente el estado del documento (todos, pendientes, de facturar).El
sistema brinda 2 puntos de vista para interactuar la información seleccionada; el
primero, es la visualización general de la información de totales de cada una de
ellas; el segundo, es la ampliación del contenido de un documento específico.

Notas:

de la operación de las consultas flex)

C.O.:

Tipo docto:
selección.

Vendedor:
Se utiliza para seleccionar un vendedor en particular como criterio de selección.

Facturar a:
Se utiliza para seleccionar un tercero que se haya utilizado en este campo de
"Facturar a: ".

Despachar a:
"Despachar a: ".

Usuario:

Clase docto:
selección.

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:
particular. Las opciones son "transmitido, no transmitido y todos"

Consulta de cotizaciones por ítem

con las cotizaciones realizadas desde una fecha determinada; teniendo como

Notas:



C.O.:

Tipo docto:
selección.

Tipo inventario:
selección.

Grupo bodega:
Se utiliza para seleccionar un grupo de bodega en particular como criterio de
selección.

Instalación:
selección.

Bodega:

Grupo motivo:
Se utiliza para seleccionar un motivo en particular como criterio de selección.

Item:

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consulta de pedidos

con los pedidos s realizadas desde una fecha determinada; teniendo como

Nota:


C.O.:

Tipo docto:
selección.

Vendedor:

Facturar a:
"Facturar a: ".

Despachar a:
"Despachar a: ".

Usuario:

Clase docto:
selección.

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consulta de Pedidos por ítem

con los pedidos s realizadas desde una fecha determinada; teniendo como
directriz principal el código del ítem. Como parte de los criterios básicos de

Nota:


C.O.:

Tipo docto:
selección.

Tipo inventario:
selección.

Grupo bodega:
selección.

Instalación:
selección.

Bodega:

Grupo motivo:

Item:

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consulta de remisiones y devoluciones

con las remisiones realizadas desde una fecha determinada; teniendo como

Nota:



C.O.:

Tipo docto:
selección.

Vendedor:

Facturar a:
"Facturar a: ".

Despachar a:
"Despachar a: ".

Usuario:

Clase docto:
selección.

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consulta de remisiones por devolución por
item

con las remisiones realizadas desde una fecha determinada; teniendo como

Notas:


C.O.:

Tipo docto:
selección.

Tipo inventario:
selección.

Grupo bodega:
selección.

Instalación:
selección.

Bodega:

Grupo motivo:

Item:

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Resumen de remisiones y devoluciones

Nota:


C.O.:

Tipo docto:
selección.

Vendedor:

Facturar a:
"Facturar a: ".

Despachar a:
"Despachar a: ".

Usuario:

Clase docto:
selección.

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:


con las facturas y notas realizadas desde una fecha determinada; teniendo como

Nota:


C.O.:

Tipo docto:
selección.

Vendedor:

Facturar a:
"Facturar a: ".

Despachar a:
"Despachar a: ".

Usuario:

Clase docto:
selección.

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Consulta de facturas y notas por ítem


Nota:


C.O.:

Tipo docto:
selección.

Tipo inventario:
selección.

Grupo bodega:
selección.

Instalación:
selección.

Bodega:

Grupo motivo:

Item:

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Resumen de facturas y notas


Nota:



C.O.:

Tipo docto:
selección.

Vendedor:

Facturar a:
"Facturar a: ".

Despachar a:
"Despachar a: ".

Grupo bodega:
Se utiliza para seleccionar un grupo bodega en particular como criterio de
selección.

Instalación:
selección.

Bodega:

Grupo motivo:

Item:

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Cubo de clientes ocasionales

la gestión de clientes ocasionales en Siesa Enterprise se han incorporado las



Operación de los cubos en Siesa enterprise


Siesa Enterprise.


lo tanto, no permita ningún tipo de transacción en manufactura que implique la
realización de un documento. Esta es una práctica recomendable para garantizar
control y no permitir transacciones en fechas no autorizadas. Es importante tener
en cuenta que el alcance de esta opción no llega hasta el control de la
realización de procesos inherentes a los datos, como por ejemplo: nivelación de
listas, consultas o listados de cualquier índole.


Para efectos de planeación de manufactura, el sistema Siesa Enterprise maneja
un esquema cronológico, el cual es totalmente independiente del que se tiene
para activar y cerrar fechas.

Explicacion detallada de los campos


según sea el caso.
Métodos

El objetivo de este archivo maestro es registrar las diferentes formas de fabricar
un mismo producto, tanto en la ruta como en la lista de materiales utilizada; esto
los convierte con el tiempo en un recurso para validar los diferentes escenarios
de prueba, ya que al crear una ruta o una lista de materiales es necesario
informar a que método corresponde.

Para la definición inicial de un método existen 3 alternativas funcionales:
fabricación y costo, sólo fabricación y sólo costo. El sistema trae ya
parametrizado el método 001 estándar, que es el que se utiliza en los procesos de
planeación.

De aquí es donde se deriva gran parte del impacto funcional que van a tener las
rutas y las listas de materiales sobre los procesos de costos, planeación y control
de piso.

Incidencia de la barra de herramientas durante las
operaciones de adición y modificación de métodos.


Método:
Código de identificación del método. Ejemplo: método 100.

Descripción:
Texto explicativo del método. Ejemplo: método con materia prima nacional en el
grupo de máquinas Dupont/Seatrium.

Uso:
Incidencia que tendrá el método: fabricación y costo, sólo fabricación; sólo
costo.

Fabricación y costo: indica al sistema que la ruta o lista de materiales que
utilice este método va a tener efecto simultáneo en control de piso y costos.

Sólo fabricación: le indica al sistema que explosione la lista de materiales
multiplicando el requerimiento unitario por la cantidad a fabricar, pero
jamás se costea. Cuando un método se declara de sólo fabricación se usa
para pruebas de simulación.

Sólo costo: indica al sistema que el efecto sólo va a ser sobre los procesos
de costeo exclusivamente sin afectar el control de piso.

Notas:
Campo de libre utilización por parte del usuario para dejar anotaciones que
considere importantes acerca del resultado conseguido con el método.

Rutas

El objetivo de las rutas es la descripción de las operaciones necesarias para producir o
transformar una materia prima en producto terminado; con el fin de calcular los costos
indirectos de fabricación CIF, los costos de mano de obra directa MOD y los tiempos
para el cálculo de capacidad de planta.

En la definición de la ruta, cada operación está asociada a un centro de trabajo, con su
respectiva definición de los tiempos propios del desarrollo de la misma, estos pueden
ser tiempos entre operaciones (sólo se toman para capacidad de planta) o tiempo de
operación (pueden afectar los CIF, MOD y la capacidad de planta); estos tiempos se
liquidan según la configuración del centro de trabajo, en las pestaña de tarifas estándar,
donde se indica el código de carga, la tarifa y el segmento de costo que se está
liquidando.

En la utilización de este maestro se pueden presentar dos escenarios:

Escenario 1: cuando se dispone de la logística de recolección de datos y captura de
trabajo en proceso.
Para este escenario las rutas si corresponden a descripciones detalladas de como se
fabrica un producto. El detalle de las mismas va directamente relacionado con la
recolección de datos en el control de piso; quiere decir esto que cada una de las
operaciones tendrá el dato real de los tiempos definidos, bien sea por centro de trabajo
o por operario.

Escenario 2: cuando no se dispone de la logística para la recolección de datos y
captura de trabajo en proceso.
Para este escenario las rutas no son descripciones detalladas de como se fabrica un
producto, ya que se puede caer en la situación de dar mayor importancia a la
descripción detallada de operaciones, que en el control de costo, complicando
enormemente el objetivo de las rutas, ya que se está trabajando con tiempos y tarifas
estándar que son aplicados como una constante a todas las unidades terminadas.

Aspecto comunes en la definición de las rutas:
Puede darse el caso de que un producto se pueda hacer de diversas formas, es decir, en
diferentes rutas alternas, cada una con su respectivo método. Así mismo, no es
necesario crear una ruta por ítem, pero si es indispensable definir rutas por procesos o
ítems comunes en sus procesos, sin interesar que los tiempos sean diferentes, por
ejemplo: ruta para blujeans, ruta para camisas manga corta, ruta para vestidos, etc.

Durante la definición de las rutas son necesarios algunos de los maestros utilizados
anteriormente, como es el caso de los métodos, centros productivos, máquinas,
operaciones estándar. Así mismo, el paso final en una ruta es su asociación a cada uno
de los ítems que la utilizan, esto se realiza por medio de la opción
"/Comercial/maestros comercial/ítems/parámetros"

operaciónes de adición y modificación de rutas.

Ejemplo de ruta: caso de una fabrica de productos lácteos en el que se ha tenido en
cuenta la incidencia en el costo.

Contraejemplo de ruta: caso de una fabrica de productos lácteos en el que se ha
prevalecido más la descripción del proceso de fabricación que la incidencia en el costo.

Un aspecto de vital importancia durante la declaración de las rutas es información que
se asocia a cada una de las operaciones de la ruta, ya que con base en las tarifas de los
centros de trabajo por donde pasa la ruta, es que se obtienen finalmente los costos de
conversión (mano de obra e indirectos de fabricación) con los que se va a cargar cada
ítem.

Recomendación:
Demasiadas operaciones en la descripción de una ruta puede complicar el reporte del
trabajo en proceso, y llegar a ser demasiado costosa la operación de registro.


Campos del encabezado (identificación de la ruta)
_____________________________
Instalación:
Código de instalación asociado a la ruta. Es importante recordar que en la erp
Siesa Enterprise todas las bodegas asociadas a una instalación manejan el
mismo costo, y que los procesos MPS y MRP se manejan por instalación.

Ruta:
Identificación del código de la ruta. Este se utiliza posteriormente en los
parámetros de formulación del ítem.

Activo:
Cuadro de selección que se utiliza para determinar la actividad o inactividad de
la ruta. Una ruta inactiva no puede ser asociada a un ítem.

Descripción:
Descripción de la ruta. Ejemplo: ruta "Mozarella" fabricación de los quesos tipo
mozarella.

Tab Generales
___________________________________________________________________
Controlar secuencia en control de piso:
Cuando se activa este cuadro de selección, obliga a llevar estrictamente las
operaciones de acuerdo al orden establecido de tal como se definieron en la ruta.
Ejemplo: si se definieron las operaciones 10, 20, 30, 40 no es para realizarlas
10, 40, 20, 30.

También se utiliza durante el reporte de cantidades en una línea de producción,
para controlar que las cantidades reportadas no sean mayores que las que entregó
la operación anterior.

Notas:
Texto de libre utilización por parte del usuario. Ejemplo: recomendaciones de
alistamiento de puesto de trabajo o de la línea de producción.

Tab de operaciones
___________________________________________________________________
Tomando como base el "método", el sistema muestra una grilla que tendrá tantas
filas como operaciones representativas tenga la ruta para efectos de costos; aquí
se debe tener muy presente que no es una descripción detallada del proceso de
fabricación, es por esto que por cada operación se solicitan datos de por tipo de
tiempo (cola, alistamiento, ejecución, máquina y traslado) y número de
operarios, que al ser multiplicados por la tarifa del centro de operación donde se
ejecutan empiezan a conformar el costo del producto.

Método:
Forma de fabricación elegida para la operación. Dependiendo de la forma como
se haya estructurado (fabricación y costo, sólo costo, sólo fabricación) se
preguntan o no algunos de los campos de esta pantalla.

Nota: cuando se realicen procesos asociados a planeación, el sistema sólo se
base en el método estándar.

Tab para la captura de operaciones de la ruta
_________________________________

Código de operación:
Las operaciones se numeran de 10 en 10 para facilitar posteriores
intercalaciones.

Activo:
Cuadro de selección que indica si la operación dentro de la ruta está activa o
inactiva.

Operación externa:
Este cuadro de selección cuando se activa, indica que la operación es ejecutada
por un tercero, por ejemplo una maquila. Para este tipo de operaciones no se
efectúa la captura de tiempos de operación como tampoco la liquidación de
mano de obra, costos indirectos y no afecta la capacidad de planta. Esta
información se sustituye con la captura de un ítem de servicio, el cual debe tener
una tarifa estándar asociada.

Lo anterior implica la generación de una solicitud de compra, orden de compra
y entrada de almacén del servicio de maquila; esta última es la que afectará el
costo en la órden de producción. Dependiendo de la configuración de la clase de
OP, cuando se presenta una operación externa dentro de la operación de una ruta,
se puede o no generar automáticamente la solicitud de compra, la cual
posteriormente se puede convertir en una orden de compra.

Descripción:
Descripción de la operación que se está definiendo dentro de la ruta.

Operación interna (agrupación de campos):
Bajo este rótulo se agrupan los campos directamente relacionados como
operaciones internas (centro de trabajo, cantidad base y unidades equivalentes)
para las actividades que se realizarán totalmente con recursos de equipos y
personal de la empresa.

Centro de trabajo:
Centro de trabajo en donde se va a realizar la operación de la ruta, lo que implica
que se absorverán los costos asociados al centro de trabajo en el momento de su
creación.

Cantidad base:
Número de unidades que se realizarán de acuerdo a los tiempos indicados de
alistamiento y ejecución. Para simplificar el uso de los decimales en el tiempo de
ejecución, se puede optar por establecer un múltiplo en la cantidad base.
Ejemplo: si una operación se demora 15 minutos, se puede colocar cantidad base
igual a 4, lo que daría un tiempo de ejecución de 1 hora, y no 0.25 horas, si se
hubiera colocado 1 en la cantidad base.

Unidades equivalentes:
Es un factor que normalmente se deja con valor 1.

Tiempo en horas (agrupación de campos):
Bajo este rótulo se agrupan los campos directamente relacionadas con el tiempo
en horas. Ejemplo: si el tiempo de la operación son 30 minutos, se debe capturar
0.5.

Tiempo en Cola:
Es el tiempo que se debe esperar para iniciar la operación debido a condiciones
particulares del proceso. Ejemplo: tiempo de enfriamiento o sedimentación. Este
tiempo no tiene incidencia en el costo y si afecta los análisis de capacidad de
planta.

Tiempo de alistamiento:
Tiempo de preparación antes de realizar la operación. Este no depende de la
cantidad base, pues el alistamiento sirve para cualquier cantidad que se vaya a
fabricar.

Tiempo de Ejecución:
Tiempo que demora la ejecución de la operación para realizar la cantidad base
indicada. Este tiempo es empleado en los cálculos de los costos donde el valor
del tiempo de ejecución es dividido entre el número de operarios de ejecución;
dato que se informa más adelante en esta pantalla.

Tiempo de máquina:
Número de horas que se demora la máquina en realizar la operación indicada.

Tiempo traslado:
Es el tiempo que debe esperar un material para pasar de una operación a otra. En
Siesa_Enterprise los tiempos de traslado, al igual que los de cola, no interfieren
ni en el costo ni en los tiempos de planeación de planta.

Número de operarios (agrupación de campos):
Bajo este rótulo se agrupan los campos directamente con el número de operarios.

Número de operarios de ejecución:
Número de operarios que realizan la operación. La cantidad aquí indicada se
multiplicará por el tiempo de ejecución para obtener el número de horas hombre
que serán necesarias.

Número de operarios de alistamiento:
Número de operarios que realizan la operación de alistamiento. La cantidad aquí
indicada se multiplicara por el tiempo de alistamiento para obtener el número de
horas hombre que serán necesarias.

Fechas (agrupación de campos):
Bajo este rótulo se agrupan los campos directamente con ...

Año/mes/día a partir del cual estará vigente la operación en la ruta.

Inactivación:
Cuadro de selección que cuando es seleccionado indica al sistema que no tenga
en cuenta esta operación en la ruta.

Fecha de inactivación:
Año/mes/día a partir del cual estará inactiva la operación en la ruta.

Botón Adicionar:
Botón mediante el cual el usuario incorpora la operación dentro de la ruta.

Botón Cancelar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la intención de adicionar la
operación dentro de la ruta.

Tab de instructivos
___________________________________________________________________

Mediante los instructivos el mismo usuario configura los campos informativos
de interés particular de la empresa usuaria. Estas se denominan "descripciones
técnicas", y posteriormente pueden ser incluidos en algunos reportes y consultas
del sistema.

Ejemplo 1 de Descripciones técnicas para el caso de la industria de la
confección.
Descripción técnica: Blusa. con 4 líneas. Línea 1 de descripción técnica:
Diseñador. Línea 2 de descripción técnica: Número de patrón. Línea 3 de
descripción técnica: Fecha de patrón. Línea 4 de descripción técnica: Color.

Ejemplo 3 de Descripciones técnicas para el caso de la fábrica de
productos lácteos
Descripción técnica: Enfriamiento de la leche. Línea 1: adicionar cultivo
mixto de inoculación directa 20 partes por cada 100 litros de leche. Línea 2:
mantener leche en reposo por una hora. Línea 3: mineralizar 0.1 gramos de
CaCl por litro de leche. Línea 4: adicionar cuajo enzimático 25 ml por cada
100 lts de leche.

Descripción técnica:
Mediante este campo se indica el aspecto general que se quiere detallar con cada
una de las líneas de descripción técnica.

Campo:
Mediante este campo se ilustra el aspecto específico que se quiere detallar con la
línea de descripción técnica que se está definiendo.

Valor:
Valor específico que tendrá el campo.

Tipo:
Tipo de campo a incluir como parte de la línea de descripción técnica que se está
definiendo. Las alternativas que brinda el sistema son: texto, número y fecha.

Obligatorio:
Campo de selección que cuando se ha seleccionado indica la obligatoriedad de
informar un contenido en la línea de descripción técnica que se está definiendo.

Tab de notas
___________________________________________________________________

Adicionalmente a los instructivos el Uno_Enterprise permite la utilización del
campo de notas como mecanismo adicional para ampliar la información
adicional de interés particular para la ruta.
Centros de trabajo

Los centros de trabajo cumplen la doble función. La primera, como mínima unidad de
capacidad; y la segunda, como mínima unidad de absorción de costos de transformación
(mano de obra y costos indirectos). Dependiendo de la situación particular de cada
industria, estos pueden ser departamentos o secciones de departamentos de la labor
productiva. Ejemplo: una máquina, un conjunto de máquinas, un conjunto de personas,
un conjunto de máquinas y personas, etc.

Función 1: los centros de trabajo como puntos claves en la absorción de mano de
obra y costos indirectos.
Al crear un centro de trabajo se definen "tarifas estándar", que reflejan el costo (mano
de obra y costos indirectos) inherente a la aplicación de los costos a una orden de
producción que en un momento determinado consume los recursos disponibles al
ejecutar alguna(s) de las operaciones de la ruta en dicho centro de trabajo. La condición
para que se de este proceso es que se esté trabajando una orden de producción que tenga
declarado el manejo del "trabajo en proceso"; en caso de que esta condición no se
cumpla, en vez de las tarifas estándar se toma el costeo ascendente de rutas.

El esquema de definición de tarifas se basa en el inductor de costo de mayor incidencia
en el centro de trabajo, que en el caso de la erp Siesa Enterprise se denomina "código de
carga", el cual tiene las siguientes posibilidades: horas máquina, horas hombre o la
combinación de las dos.

Complementariamente, se tienen las "tarifas de simulación" como recurso alterno de
análisis para efectos de simulación teóricos. Con estos se pueden explorar infinidad de
alternativas que finalmente permitan hallar el criterio con el cual se ejecute el proceso
real.

Nota: el componente de costos relacionados con matera prima se absorven desde las
listas materiales y no tiene nada que ver con los centros de trabajo.

Función 2: los centros de trabajo como punto básico para los análisis de capacidad.
La idea fundamental cuando se habla de la capacidad que tiene un centro de trabajo es
determinar, en un día, la sumatoria de todas las horas que se emplearían para fabricar la
producción esperada de acuerdo a velocidades estándar y eficiencias a la que
normalmente trabaja el factor inductivo de costos. Este dependiendo de la situación
específica puede ser: horas máquina, horas hombre o la combinación de los dos.

Las fórmulas utilizadas para determinar la capacidad disponible son:

Observaciones a las fórmulas:

1. Existe una estrecha relación entre los centros productivos y las máquinas, ya que se
es una sumatoria de los factores y velocidades de las máquinas asociadas.

2. Otro hecho que vale la pena resaltar en la fórmula es que capacidad se mide en horas
y no en unidades/hora. Por ejemplo: si en un centro de trabajo en un turno de 8 horas
produce 2500 unidades, en la que se emplea 0.5 horas por unidad, se dice finalmente
que la capacidad disponible sería de 2500 x 0.5 horas = 1250 horas para la jornada de 8
horas. Esta es la capacidad disponible que posteriormente se compara con el tiempo real
que demanda la producción de un determinado número de horas en el centro de trabajo
de acuerdo a los tiempos de las operaciones de las ruta que se ejecuta allí.

3. Se trabaja en el inductor de capacidad o código de carga de mayor incidencia en la
producción del centro de trabajo, que no necesariamente tiene que coincidir con el
inductor de costos o código de carga de las tarifas.

Ejemplo 1: se puede dar el caso de que el criterio de capacidad está determinado por las
máquinas, así se tenga alta incidencia de costo por mano de obra.

Ejemplo 2: se puede definir el código de carga como horas de alistamiento, este es el
caso en el que el tiempo de realización de la máquina es ínfimo en comparación con el
de preparación como tal de la máquina, esta situación se ve cláramente en los procesos
productivos en los que los tiempos de lavado y desinfección antes de la próxima tanda
determinan la capacidad por centro de trabajo.

Ejemplo de centros de trabajo: estructuración de centros de trabajo en una fabrica de
productos lácteos.

En este caso, se optó por definirlos con base en agrupación de máquinas para los
procesos de pasteurización y cuajado, y en el de empaque, se trabaja con una
combinación de máquinas y horas hombre.

Incidencia de la barra de herramientas durante las operaciones de
adición y modificación de centros de trabajo


Campos del encabezado (identificación del centro de trabajo)
_______________________________
Centro de trabajo:
Código bajo el cual se identificará el centro de trabajo en todos los procesos de
costos, planeación y control de piso.

Activo:
Cuadro de selección mediante el cual se determina la actividad o inactividad del
centro de trabajo, respecto a si se tiene o no en cuenta para afectar los costos a la
hora de generar una orden de producción que tiene declarado el "control del
trabajo en proceso"; en caso de que no se cumpla esta última condición, no tiene
incidencia.

Descripción:
Descripción del centro de trabajo. Esta aparecerá en las consultas y listados en
donde esté involucrado el centro de trabajo.

Descripción corta:
Descripción corta del centro de trabajo, para ser utilizado en algunos reporte y
consultas, en los que se necesite ahorrar espacio para incluir más información
asociada.

Tab Generales (asociaciones del centro de trabajo)

_________________________________________
Instalación:
Código de instalación a la que está asociado el centro de trabajo. Este es de
carácter obligatorio ya que de acuerdo a la forma como se concibió el diseño de
Siesa enterprise, las instalaciones mantienen un mismo costo para varias
bodegas.

Bodega:
Código de bodega asociado al centro de trabajo. Este es de carácter opcional, ya
que en los procesos MPS o MRP hay varias formas de asumir la bodega.

Centro de costo:
Centro de costo asociado al centro de trabajo. Este es de carácter obligatorio ya
que de acuerdo a la forma como se concibió el diseño de Siesa enterprise, con
los centros de costos se establecen las tarifas asociadas al centro de trabajo.

Responsable:
Código de la persona del departamento de planeación responsable del proceso.
Este campo es informativo.

Tab Capacidad (parámetros de capacidad del centro de trabajo)
___________________________

Código de cargas o inductor de carga:
Es el inductor de carga con el cual se va a medir la capacidad en el centro de
trabajo. El sistema da las siguientes alternativas, las cuales se seleccionan
dependiendo del factor más determinante para el cálculo de capacidad: sin horas,
horas máquina, horas alistamiento, horas alistamiento y máquina, horas hombre,
horas alistamiento y hombre. Para el caso específico de la opción "sin horas"
indica que no habrá cálculo de capacidad para el centro de trabajo sobre el que
se está parametrizando.

Velocidad estándar:
Esta es una variable propia de la fórmula para el cálculo del factor de velocidad
de las máquinas, que permitirá conocer el valor de la capacidad diaria en término
de horas. La velocidad estándar es calculada manualmente por el usuario, y
digitada en este campo. Este valor representa el número de unidades promedio
que se fabrican en una hora. Ejemplo: supongamos que se tienen 3 máquinas
con una capacidad de producción por hora, discriminadas en la siguiente forma:
máquina 1 = 200 unidades/hora con una eficiencia del 90% , máquina 2 = 500
unidades/hora con una eficiencia del 100%, máquina 3 =300 unidades/hora con
una eficiencia del 100%; en este caso la velocidad estándar sería 1000/3=333.33

Posteriormente, mediante la velocidad estándar del centro de trabajo se calcula
el número de máquinas reales dentro de un centro.

factor de velocidad = sumatoria ( Velocidad estándar máquina i x Eficiencia
máquina. i / Velocidad centro de trabajo).

factor de velocidad = (200 x .9 + 500 x 1 + 300 x 1)/ 333.33 = 2.94.

Este resultado significa que en el centro de trabajo realmente se dispone de
2.94 máquinas, y expresado en tiempo asumiendo turnos de 8 horas
significa que tiene disponibles 23.52 horas máquina.

Dada la incidencia de la velocidad estándar en el número de máquinas y la
capacidad del centro de trabajo, implica que para su determinación se debe hacer
un trabajo de campo en el que se haga la medición de acuerdo a las condiciones
específicas del proceso de fabricación que se desarrolla en el centro de trabajo.
Si se llega a presentar la situación de que se fabriquen productos diferentes se
debe tomar una mezcla de producto normalizado, en un período determinado; en
caso de distorsiones altas se debe evaluar la reconsideración de las máquinas del
centro de trabajo hasta llegar a un valor adecuado.

Número de turnos:
Número de turnos diarios para el centro de trabajo. Este opera cuando el centro
de trabajo no utiliza el calendario de planta. De todas manera, asi se trabaje se
haya declarado calendario de planta también es necesario definir los turnos.

Horas por turnos:
Número de horas por cada turno. Cuando las horas por turno son variables se
definen en el calendario de planta, y en este campo, se digita el tiempo normal.

Rendimiento medio:
Es una porcentaje para reflejar el efecto de los turnos por descansos, refrigerios u
otro tipo de situaciones específicas sobre la capacidad disponible. Ejemplo: si se
llega a considerar el 91% implica que los tiempos de descansos, refrigerios u
otros es del 9% sobre la capacidad disponible.

Carga deseada:
Es un mecanismo mediante el cual los encargados de la planeación de la
producción pueden aumentar o disminuir para reflejar una alteración del ritmo
de trabajo. En otras palabras, es el potenciómetro que se puede mover a gusto del
usuario, para reflejar la incidencia del aumento del tiempo laborado, o el impacto
de hacer más eficientes las máquinas, o el aumento del número de operarios o la
combinación según sea el código de carga elegido. La carga deseada se puede
subir a más del 100% si así se considera necesario.

Centro de trabajo crítico:
Este es un cuadro de selección que cuando se ha activado indica al sistema, que
este es un centro donde hay mayor limitación respecto al restante proceso
productivo (cuello de botella) , ya que se tiene una capacidad deseada menor al
promedio de los centros de trabajo. Este indicador es tenido en cuenta
posteriormente en el módulo de capacidad para detectar los centros de trabajo
críticos sobre los que se basa la alternativa de "análisis aproximado de
capacidad".

Usar calendario de planta:
Cuando se ha seleccionado este cuadro de selección se establece que la carga
disponible del centro de trabajo se realiza con base en el calendario de planta. En
caso contrario, se tomarán en cuenta los parámetros del centro de trabajo, sin
importar lo que pasa con el día específico.

Tab tarifas estándar del centro de trabajo

_________________________________________

Mediante esta pantalla se informan en el sistema las variables necesarias para
determinar cuanto vale tener en operación un centro de trabajo durante una hora,
respecto a costos de mano de obra e indirectos. Cabe anotar que respecto a los
materiales el sistema no considera costos estándares sino el promedio; este
elemento del costo está relacionado con la lista de materiales y no con el centro
de trabajo. El código de carga del costo no necesariamente debe ser el mismo
que se definió para el código de carga de capacidad. En esta configuración se
define como se liquidan los segmentos de costos que estén relacionados con un
centro de trabajo.

Número de tarifa:
Número de consecutivo asociado a la tarifa que se está definiendo.

Código de carga de costos:
Es el tipo de hora o porcentaje, con el cual se va a establecer la tarifa por
segmento de costo en el centro de trabajo. El sistema da las siguientes
alternativas, las cuales se seleccionan dependiendo de su relevancia en el costo:
no aplica, horas máquina, horas alistamiento, horas alistamiento y máquina,
horas hombre, horas alistamiento y hombre. Para el caso específico de la opción
"no aplica" se usa para borrar el renglón dentro de la grilla de tarifas.

Específicamente las variables que se consideran son: hora máquina, alistamiento,
alistamiento y máquina, hombre, alistamiento y hombre, hombre y máquina,
indirecta, horas alistamiento, hombre y máquina, % sobre una línea y % sobre
las demás.

Tarifa:
Valor de una hora según el código de carga que se acaba de elegir.

Tarifa en porcentaje:
Se coloca el número de fila de la grilla para hacer cálculo de %.

Segmento de costos:
En este campo se selecciona el segmento de costo que se desea liquidar. En la
consulta asociada a este campo respecto a los segmentos se muestran las
descripciones de los segmentos de costos identificados como indirectos o mano
de obra directa.

Tab simulación de tarifas
_________________________________________________________

Estas tarifas se utilizan para análisis de sensibilidad en costos. Por ejemplo, que
pasaría con el costo del producto final si se incrementara algún segmento de la
mano de obra directa o de los costos indirectos; o cuanto valdría determinado
producto con determinado escenario de costos.

Nro. de tarifa:
Número de consecutivo asociado a la tarifa que se está definiendo para efectos
de simulación de tarifas

Es el tipo de hora o porcentaje, con el cual se va a establecer la tarifa por
segmento de costo en el centro de trabajo. El sistema da las siguientes
alternativas, las cuales se seleccionan dependiendo de su relevancia en el costo:
no aplica, horas máquina, horas alistamiento, horas alistamiento y máquina,
horas hombre, horas alistamiento y hombre. Para el caso específico de la opción
"no aplica" se usa para borrar el renglón dentro de la grilla de tarifas.

Específicamente las variables que se consideran son: hora máquina, alistamiento,
alistamiento y máquina, hombre, alistamiento y hombre, hombre y máquina,
indirecta, horas alistamiento, hombre y máquina, % sobre una línea y % sobre
las demás.

Tarifa:
Valor de una hora según el código de carga que se acaba de elegir.

Tarifa en porcentaje:
Número de consecutivo asociado a la tarifa que se está definiendo para efectos
de simulación de tarifas.

Segmento de costo:
En este campo se selecciona el segmento de costo que se desea liquidar. En la
consulta asociada a este campo respecto a los segmentos se muestran las
descripciones de los segmentos de costos identificados como indirectos o mano
de obra directa.

Tab de sustitutos
___________________________________________________________________

El centro de trabajo sustituto es aquel en el que se pueden desarrollar las mismas
actividades con iguales o diferentes tiempos o tarifas. Es necesario identificarlo
en este Tab, para tener la facilidad de que en el momento de reportar TEP
(trabajo en proceso) se pueda reportar una operación, en un centro de trabajo
distinto al definido en la ruta. Ejemplo: se cuenta con una sierra circular
automática y con una sierra circular manual, en la ruta del producto se definió la
operación en la sierra circular automática, pero por un evento de mantenimiento
o de capacidad de planta, fue necesario utilizar la sierra circular manual.

Los centro de trabajo sustitutos evitan la creación de otros métodos para definir
una ruta.

Código de centro de trabajo:
Código de centro de trabajo sustituto.

Descripción:
Descripción del centro de trabajo sustituto.

Tab de notas (campo de libre utilización por parte del usuario)
_______________________________

Campo de libre utilización por parte del usuario, para efectos de instructivos o
recomendaciones en el centro de trabajo.
Máquinas

El objetivo de este catálogo es definir las máquinas y/o equipos exclusivamente
para el análisis de capacidad. Los códigos aquí definidos son informativos y no
tendrán incidencia en el costeo, ni efectos especiales dentro del proceso de
control de piso, sólo cumple fines de análisis de capacidad con base en
velocidades y eficiencias; esto se confirma plénamente al no solicitar tarifas
específicas de máquina por hora valoradas en pesos.

Se debe tener en cuenta que cada que se adicione una nueva máquina, el sistema
toma automáticamente el centro de trabajo con el que se asoció, incrementando
el número de máquinas y de esta manera incidir en las fórmulas de capacidad
diaria y disponible del centro de trabajo. También se debe tener en cuenta que al
incrementar máquinas debe actualizarse la velocidad estándar del centro de
trabajo.

Ejemplo: definición de máquinas en una fábrica de productos lácteos.

operaciónes de adición y modificación de máquinas.


Máquina:
Código de identificación de la máquina. Ejemplo: 5010.

Activo:
Cuadro de selección que cuando se ha activado indica esta máquina se tendrá
en cuenta como parte de los cálculos de capacidad del centro de trabajo al que
está asociado.

Descripción:
Descripción de la máquina. Ejemplo: Tina quesera doble de 500 litros.

Desc. Corta:
Descripción de la máquina que es utilizada en algunos reportes y consultas.
Ejemplo: Quesera.

C. Trabajo:
Centro de trabajo asociado a la máquina. Posteriormente, para efectos de análisis
de capacidad incide en la capacidad a través de la velocidad estándar y la
eficiencia promedio aquí indicados.

Instalación:
Código de instalación asociado a la máquina.

Activo fijo:
Cuadro de selección que indica la consideración de la máquina como activo fijo.

Velocidad estándar
Número de unidades que se fabrican en una hora en la máquina que se está
definiendo. Posteriormente, esta variable se utilizan para calcular el factor de
velocidad de un centro de trabajo. Factor de velocidad = sumatoria (velocidad
maquina i x eficiencia maquina i) / velocidad estándar Centro de Trabajo.

La unidad de velocidad de la máquina debe ser igual a la del centro de trabajo.
Ejemplo: kls/hora, Toneladas/hora.

Eficiencia promedio:
Es el porcentaje de utilización que normalmente se hace respecto a la velocidad
máxima definida por el fabricante de la máquina. Se utilizan para calcular el
factor de velocidad = sumatoria (velocidad maquina i x eficiencia maquina i) /
velocidad estandar C. Tbjo.

Notas:

Piezas

Para algunos sectores de la manufactura es necesario controlar partes del
producto, sin que estas sean ítems de inventario; es el caso de la confección bajo
la modalidad de maquila, donde cada parte de la prenda será utilizada en
diversas operaciones (cuello, espalda, pechera, mangas, puños). La pieza se
define en las operaciones de la ruta y son operaciones externas a las cuales se le
genera una solicitud de compra, que se convierte en orden de compra

A la operación se le pueden asociar varias piezas e indicar la cantidad por pieza,
esto permitirá conocer las cantidades de piezas que tiene el maquilador..


Listas de materiales

Como el medio para determinar el costo de materia prima durante la fabricación de un
producto, las listas de materiales son el conjunto de las fórmulas posibles que pueden
tener los productos manufacturados, tanto intermedios como finales. En condiciones
normales, para poder planear, ordenar y controlar la producción, es necesario contar
con listas de materiales estándares que den la medida justa y razonable de una
operación, sea esta la fabricación de un elemento, o simplemente el análisis completo
de un proceso productivo en un período de tiempo dado.

Tener una lista de materiales permite predeterminar o preveer cuales deben ser las
cantidades que se requieren por cada componente, tanto en la planeación como en la
ejecución de un proceso específico de fabricación. A la vez proporcionan un punto de
comparación a través de estándares, comparables en toda medida con los registros
reales de la producción. De allí se obtienen los análisis de variaciones de materias
primas y el costo de estas, en términos cuantitativos y cualitativos.

La construcción de listas de materiales en si puede considerarse toda una ciencia. Si
bien es cierto que el proceso de registro de las mismas es tanto sencillo como
entendible fácilmente por los usuarios, la definición de las estructuras depende del tipo
de producción, registro y costeo de cada empresa. Para empezar un nivel se define en
una lista siempre y cuando necesiten control de inventarios o de costos en ese punto de
la lista. Del buen análisis y correcta aplicación de cada concepto dependerán los
resultados que se obtengan en los diferentes módulos del sistema.

Las listas de materiales se definen cada una en forma independiente y modular (esto
incide en que no se debe crear cada subensamble cada vez que se utilice), es decir, un
producto que se fabrica y unos componentes directos del mismo. De esta manera se va
conformando la estructura del árbol de fabricación debido a que un ítem
manufacturado puede ser a su vez componente de otro ítem manufacturado, con su
correspondiente lista de materiales.

La codificación por niveles facilita la explosión de las necesidades de materiales a
partir del producto final y su significado es el siguiente:

Nivel 1: Los productos finales es decir que no forman parte de ningún otro producto y
que podrían definirse como aquellos que son trasladados al inventario de Producto
Terminado.

Nivel 2:Son los componentes unidos directamente a un elemento de nivel 1 y podrían
en algunos casos ser sub-productos.

En general, cada nivel muestra aquellos ítems relacionados con las necesidades del
nivel anterior. El manejo de los niveles es totalmente automático en el sistema con el
fin de dar mayor seguridad en la integración de la información de los componentes
asociados en las diferentes listas de materiales. Se recomienda que los niveles de una
lista, se definen, si y sólo si, se quiere controlar inventarios en cada nivel. Si no se va a
llevar este control no vale la pena, ya que el sistema asume que va a armar un
semielaborado, y tendrá existencia de los mismos para que el siguiente nivel encuentre
existencia, y las tenga en cuenta en MRP.

Como recurso para dar mayor claridad en el manejo de las listas de materiales, el
sistema Siesa-Enterprise permite el manejo de ítem fantasmas, para el caso de los ítem
´s, que siendo parte de las listas de materiales del proceso de fabricación, no van a
tener control de existencias como tal, esta situación implica que para efectos de
"explosión de materiales" si se van a solicitar las cantidades de los ítems asociados a
él. Podría decirse que un ítem fantasma es un artificio que permite dar mayor claridad
en el manejo de ítems semifacturados y se comporta como elemento multiplicador. Es
importante tener en cuenta, que durante la captura de las listas de materiales no existe
un campo que indica que es un ítem fantasma, esta labor la realiza el sistema por la
opción de creación de ítems, en el campo de "tipo de inventario" (ver /maestros de
comercial/ ítems/ ítems / tipo de inventarios (inventario, servicio, kit, fantasma).

Todo lo anterior nos conduce necesariamente a identificar la importancia de las Listas
de Materiales y a su constante actualización, pues entre otras funciones son la base
para la explosión de materiales utilizada en los procesos de planeación, compromiso y
fabricación.

Incidencia de la barra de herramientas durante las operaciónes
de adición y modificación de listas de materiales.


Campos del encabezado (identificación de la lista de materiales)

_____________________________
Items:
Código del ítem que identifica el producto final de la lista de materiales, sobre el
cual se asociarán los componentes y materias primas. Puede ser un ítem final o
un intermedio o un semielaborado.

Ext.1:
Código de uso opcional que brinda el sistema para identificar tallas y/o colores.

Ext.2:
Código de uso opcional que brinda el sistema para identificar tallar y/o colores.

Instalación:
Código de instalación a la que se asociará la lista de materiales, y por lo tanto,
también tiene incidencia en el costo.

Método:
Código de método que identifica la forma de fabricar el producto final y bajo el
cual se asociará la respectiva lista de materiales. Se debe tener en cuenta que el
método proporciona más de una lista de materiales en una instalación en el
mismo ítem. Los procesos de planeación de manufactura siempre trabajarán con
el método estándar.

Unidad de medida:
Unidad de medida en la que se formula el ítem final para efectos de fabricación.
Esta es sugerida automáticamente por el sistema, y debe ser la misma del
inventario.

Nivel:
Campo informativo calculado automáticamente por el sistema según se hayan
definido los diferentes componentes y subcomponentes. El nivel lo maneja
automáticamente el sistema, es decir, si el ítem es un subproducto, no coloca 1
sino 2.

Ruta:
Campo informativo traído desde el ítem-instalación, que indica la ruta
previamente definida en el sistema bajo la que se efectuará el proceso de
fabricación y absorción de los costos de mano de obra y costos indirectos a
medida que se van ejecutando las operaciones en los diferentes centros de
trabajo.

Tab de componentes (especificación de los componentes de la lista)
________________________

Secuencia:
Número de consecutivo que ocupa el componente dentro de la lista de
materiales. El sistema lo hace de 10 en 10, pero es modificable; sirve para la
intercalación de componentes.

Item:
Código del ítem que identifica el componente de la lista de materiales que se
utilizará para fabricar el ítem padre. Puede ser un material ó un subensamble.

Ext.1:
Dependiendo de la configuración del ítem, este código de uso opcional identifica
tallas y/o colores.

Ext.2:
Dependiendo de la configuración del ítem, este código de uso opcional
identificar tallas y/o colores.

Cantidad base:
Este identifica la cantidad del ítem padre que se puede producir con este ítem
que se está incluyendo como componente. Debido a que para efectos de manejo
de decimales, no siempre es práctico indicar las cantidades requeridas para
fabricar una sola unidad del ítem padre, se tiene este campo de "cantidad base";
mediante el cual se establece un múltiplo que evita manejar muchos decimales.
Ejemplo: si por una unidad se utiliza 0.0005. se puede utilizar una cantidad base
de 10000, lo que implica una cantidad requerida de 5.

Se debe tener especial cuidado con la unidad de medida mostrada al lado del
campo de cantidad base; el objetivo de esta es orientar al usuario sobre cual es la
unidad de medida del ítem padre o ítem a producir. No necesariamente esta
unidad de medida es igual a la unidad de medida del ítem componente.

Cantidad requerida:
Número de unidades del ítem componente requerido para fabricar la cantidad
base del ítem padre. Afecta la cantidad requerida neta.

Porcentaje desperdicio:
Es un porcentaje de merma o pérdida en los componentes de la lista de
materiales, no está relacionado con los productos terminados. Ejemplo:
porcentaje estimado de retazos, retales, sedimentos, etc. Ejemplo: Cantidad
base=1, Cantidad requerida = 100, % de desperdicio = 10, implica que la
cantidad requerida neta = 100/ (100%-10%)= 100/90%= 111,111.

Código de uso:
El sistema da tres alternativas: normal, coproducto, subproducto. El
subproducto, es un componente que se genera como consecuencia del proceso
productivo y que puede ser vendido tal cual sale. El coproducto, también es un
componente que se genera con la diferencia de que puede ser reutilizado en el
mismo proceso o en otros. Cuando se indica un uso como coproducto, el sistema
pregunta por el % de costo coproducto.

% Costo coproducto:
Cuando en el campo de uso ha sido indicado como coproducto, el sistema
pregunta por el % de costo coproducto que se asignará al coproducto. El
porcentaje de costo se toma del ítem que se va a manufacturar. Ejemplo: si el
producto terminado tiene un costo de $100, y se estima que para el coproducto
es un porcentaje del 30%, el costo para el coproducto serán $30.

Año/mes/día a partir del cual se activará el ítem en la lista de materiales. De esta
manera se define con anterioridad la entrada en vigencia del componente para
efectos de costeo o planeación. El manejar desprevenidamente este campo es
causa de inconsistencias debido a que no se tienen en cuenta componentes cuya
fecha de activación sea mayor a la de ejecución del proceso.

Inactivación:
Mediante este cuadro de selección se pueden manejar en el sistema
componentes que permanecen temporalmente como parte de la lista de
materiales. Ejemplo: en productos de consumo masivo, que en diciembre
incluyen un sticker u objeto promocional.

Este campo se solicita siempre y cuando se haya activado el cuadro de
inactivación, he indica el año/mes/día hasta la cual se inactivará el ítem en la
lista de materiales.

Operación asociada:
Campo opcional. Se utiliza cuando se requiere que al momento de reportar el
trabajo en proceso "operación", se efectúe el consumo de este componente. Esto
va a asociado a la configuración de la clase de orden de producción, en este
archivo maestro existe un campo denominado "Genera consumos", que está
asociado a "controla a trabajo en proceso", allí existen una lista desplegable con
las opciones: No, en la primera operación, en cada operación.

Centro de trabajo:
Campo informativo, que se toma. sólo si se asocia una operación al
componente.

Bodega:
Código opcional, que indica la bodega asociada a la lista de materiales para
efectos de consumo del componente y validación de existencias en los procesos
MRP y simulaciones. En el caso de no asignar una bodega en la lista de
materiales, se toma la bodega de asignación en los parámetros del ítem-
instalación.

Notas:
Campo de libre utilización por parte del usuario, y que se pueden imprimir en la
órden de producción. Ejemplo: explicación de como se tomó la cantidad base o
precauciones que se deben tener en cuenta para la manipulación del componente.

Tab de jerarquía dentro de la lista de materiales
___________________________________________
Mediante este tab se puede visualizar la conformación que va teniendo la lista de
materiales con base en los campos informados en el tab de componentes.

Botón Adicionar:
Botón mediante el cual se incorporan los campos a la lista de materiales.

Botón Cancelar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la operación de adición y se
ignoran los valores dados a los campos.

Nivelar listas

El objetivo de este proceso es calcular para cada ítem, su nivel de uso dentro del
sistema, tomando como base las estructuras definidas en las listas de materiales.
De igual forma valida la consistencia de las mismas en el sentido de que un ítem
padre no esté en algún nivel inferior de la misma estructura como componente,
pues ello genera un círculo infinito de niveles. A partir de este proceso es que se
logran estructurar la totalidad de niveles para todas las listas de materiales, pués
al momento de ser creadas, todas los ítems padre quedan con nivel 1, y sus
componentes con nivel 2. La nivelación buscará su uso real y reasignará los
niveles para productos intermedios y componentes, de acuerdo al lugar que
ocupan en cada lista y en la estructura misma de listas.

Recomendación.
Cada que se haga una modificación y cierre, se sugiere hacer nivelación cada
que se modifique. El no tener esta recomendación en cuenta, puede ser causa de
errores en los costeos ascendente y por rutas.


Instalación:
Código de la instalación en la que se tomará como base para la nivelación de las
listas.

Botón Aceptar:
Botón mediante el cual se ejecuta el proceso de nivelación de listas de
materiales.

Botón Cancelar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la operación de nivelación de
listas de materiales.
Cambiar materias primas y materiales

El objetivo de esta opción es servir de apoyo cuando se tienen varias listas de
materiales asociadas a una instalación, y en todas es necesario sustituir en forma
masiva un determinado componente, que en adelante reemplazará
definitivamente al que se venía utilizando. Ejemplo: en una línea de montaje de
electrodomésticos un tipo de pantalla que tradicionalmente se venía utilizando se
cambia por otro, bien sea por menor costo o por mejor desempeño funcional.


Instalación:
Código de la instalación en la que se va realizar la operación de cambio de
materia prima y materiales. Para efectos de control de costos, todas las bodegas
asociadas a una localización manejan el mismo costo.

Item a cambiar:
Item que se va cambiar por el ítem nuevo en todas las listas de materiales
asociadas a la instalación que se acaba de informar.

Ext.1:
Si en el caso específico del ítem se ha declarado el manejo de tallas y colores a
través de las extensiones, se debe declarar individualmente para realizar el
proceso por cada una de ellas.

Ext.2:

Item nuevo:
Item que va reemplazar el "ítem a cambiar" en todas las listas de materiales
asociadas a la localización.

Ext. 1:

Ext. 2:

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se realiza la consulta antes de aplicar el proceso
definitivamente,

Botón Cancelar:
Botón mediante el cual se retracta totalmente el proceso de cambiar materias
primas y materiales.
Items manufacturados

Este programa tiene el objetivo de recorrer las listas de materiales con el fin detectar
los ítems que son padre en alguna parte de las listas de materiales declaradas; en otras
palabras, sacar los ítems que necesitan de otros para ser manufacturados.

Las columnas de la consulta son: item resumen, U.M., nivel.

El ítem resumen es un mecanismo para no mostrar tantas filas dentro de la consulta al
mostrar como un sólo renglón, y más bien, se consolida en uno sólo el ítem con sus
estructuraciones asociadas de talla, color y referencia (extensión-1, extensión-2).

La erp Siesa_Enterprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para brindar un
esquema totalmente dinámico en el que ha diferencia de los esquemas estáticos de
columnas predeterminadas, es el mismo usuario quien define, con las funcionalidades
propias de seleccionar y arrastrar del entorno gráfico de windows, que columnas van,
su respectivo orden y la forma en que están totalizadas y subtotalizadas. (ver detalles


Campos del filtro (criterios para selección para el análisis de la lista)
___________________________
Instalación:
Código de la instalación de la que se tomarán las listas de materiales asociadas
para realizar el análisis de ítems manufacturados.

Tipo de ítem:
Tipos de ítem que se tomará como criterio de selección para realizar el análisis
de ítems manufacturados dentro de las listas de materiales. Este puede ser:
manufacturado, ítem final, semiproducto.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta el análisis de ítems manufacturados.

Botón limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la operación de análisis de ítems
manufacturados.

Materias primas y materiales

El objetivo de este programa es recorrer las listas de materiales con el fin detectar los
ítems que sólamente son hijos y no padres de ningún otro ítem en alguna parte de las
listas de materiales declaradas; en otras palabras, sacar los ítems que son comprados y
materia prima.

Las columnas de la consulta son: item resumen, U.M., nivel.


La erp Siesa Enterprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para brindar un


Campos del filtro (criterios para seleccionar materias primas y materiales)
______________________
Instalación:
para realizar el análisis de materias primas y materiales.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta el análisis de materias primas y materiales.

Botón limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la operación de análisis de
materias primas y materiales.

Items obsoletos

El objetivo de este programa es mostrar en pantalla aquellos ítems que estando
definidos en el catálogo de ítems, no son utilizados en ninguna de las listas de
materiales del sistema. Por esta razón se consideran obsoletos para los procesos de
fabricación, sin que ello signifique que sean obsoletos para otras transacciones.

La erp Siesa_Enterprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para brindar un


Campos del filtro (criterios de selección de los ítems obsoletos)
_______________________________
Instalación:
para realizar el análisis de ítems obsoletos.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta el análisis de Instalación:

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta el análisis de ítems obsoletos.

Botón limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la operación de análisis de ítems
obsoletos.

Componentes directos

El objetivo de esta consulta es partir de un código de producto final o intermedio para
visualizar los ítems con su componentes directos en el nivel siguiente de la fórmula y
sus respectivas cantidades que tenga asociados en una lista de materiales en particular.
Cuando los componentes son a su vez manufacturados y tienen sus propios
componentes, no se presentan en esta consulta.

Es importante destacar la gran versatilidad que se da a esta consulta a través del uso de
los criterios de clasificación con base en planes y mayores, ya que al ser libremente
estructurado en cualquier momento por el usuario, se abre una horizonte infinito de
puntos de análisis, que inicialmente se puede hacer sobre una línea o una sublínea, o
ante un necesidad del personal directivo, se puede plantear un nuevo punto de análisis
como podría ser el caso de marcas o sitio de origen importado o nacional, tipo de
material, etc.
Ver detalle de la declaración de
planes de criterios
mayores de criterios.

Siesa Enterprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para brindar un esquema
totalmente dinámico en el que ha diferencia de los esquemas estáticos de columnas
predeterminadas, es el mismo usuario quien define, con las funcionalidades propias de
seleccionar y arrastrar del entorno gráfico de windows, que columnas van, su
respectivo orden y la forma en que están totalizadas y subtotalizadas. (ver detalles de
la operación de las consultas flex).


Campos del filtro (criterios para seleccionar la información de componente
_____
Instalación:
para realizar el análisis de componentes directos.

Método:
cual se asociará la respectiva lista de materiales.

Planificador:
Código de identificación de la persona del departamento de ingeniería, que se
desea tomar como criterio para seleccionar la información a consultar.

Tipo inventario:
Código del tipo de inventario que se desea tomar como criterio para seleccionar
la información a consultar.

Plan:
Código del plan de análisis estadístico definido particularmente por el cliente y
que se desea tomar como criterio para seleccionar la información a consultar.
Este se debió haber declarado previamente por medio de la opción
"/comercial/item/planes de clasificación". Ejemplo: en una planta de fabricación
de automóviles se puede definir un plan denominado tipo de vehículos, el cual se
puede ramificar en los criterios automóviles, camiones y camionetas.

Criterios:
Código del criterio de análisis estadístico definido particularmente por el cliente
y que se desea tomar como base para seleccionar la información a consultar.
Este se debió haber declarado previamente como parte de un plan, a través de la
opción "/comercial/item/criterios". Ejemplo: en una planta de fabricación de
automóviles se puede definir un plan denominado tipo de vehículos, el cual se

Item:
Código del ítem, que se desea tomar como criterio para seleccionar la
información a consultar.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta el proceso de consulta de componentes
directos.

Botón Cancelar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la consulta de componentes
directos.

Indentados

El objetivo de esta consulta es presentar la lista de materiales, diferenciando
cláramente mediante espaciado en blanco, todos los componentes asociados al item
padre; es decir, se tienen en cuenta los ítems que a su vez también son
manufacturados siendo componentes en algún nivel de la lista.

estructurado en cualquier momento por el usuario, se abre un horizonte infinito de
material, etc.
planes de criterios


Campos del filtro (criterios para seleccionar la información de la consulta i

_________
Instalación:
para realizar el análisis indentado de componentes.

Método:

Planificador:
Código del funcionario, previamente creado en el sistema como tercero y
asignado como planificador (ver /compras/maestros asociados/funcionarios/) ,
que se tomará como criterio para restringir la consulta de la lista de materiales.

Tipo inventario:
Código de tipo de inventario, previamente creado en el sistema, que se tomará
como criterio para restringir la consulta de la lista de materiales.

Plan:

Criterios:

Items:
Código del ítem que identifica el producto final de la lista de materiales que será
tomado como criterio base para la selección de la información a consultar.

Ext.1:

Ext.2:

Nivel padre hasta:
Código de nivel hasta donde se desea realizar el indentamiento.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta la consulta indentada de acuerdo a los criterios
dados.

Botón Cancelar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la consulta indentada de
componentes.

Empleados
Para los casos en que el esquema de costeo de mano de obra y costos indirectos de las
órdenes de producción se haya optado por utilizar las opciones de TEP (trabajo en
proceso), se tiene esta opción cuyo objetivo es declarar las tarifas detalladas por
empleado, especificando el valor por hora para cada una de las labores que se realicen.
Por lo tanto, las tarifas aquí declaradas se aplican exclusivamente en la opción de
menú /Control de piso/trabajo en proceso/trabajo en proceso por empleado.

De esta manera en el módulo de control de piso sólamente se reportan las horas
empleadas por labor y el sistema automáticamente se encarga de multiplicar por la
tarifa unitaria para actualizar el costo de la órden de producción y realizar la
contabilización respectiva.

operaciónes de adición y modificación de empleados.

Prerrequisito:
1. Previamente por medio de la opción /Costos/maestros asociados/labores se
declaran las descripciones de las diferentes labores, para el caso en que se haya optado
por la captura de TEP por labores.

2. Previamente por medio de la opción /Costos/maestros asociados/categorias
laborales se declaran las categorías a las que se asociarán los empleados, para el caso
en que se haya optado por la captura de TEP por labores.


Campos del encabezado (identificación del empleado)

___________________________
Empleado:
Código del empleado sobre el cual se hará la definición de las tarifas estándar y
de simulación.

Activo:
Cuadro de selección que habilita la aplicación de tarifas para el código del
empleado.

Tercero:
Código de tercero previamente creado en los maestros del sistema por medio de
la opción /maestros/terceros. Por lo general, este coincide con el código del
empleado.

Tab generales (especificación de las asociaciones del empleado)
___________________
Categoría laboral:
Código de categoría laboral a la cual se le definirán las tarifas estándar y de
simulación.,

Notas:
Campo de libre utilización por parte del usuario para incluir comentarios o
instrucciones a tener en cuenta a la hora de definir las tarifas por empleado.

Tab de tarifas estándar para el empleado
___________________________________________________

Tarifa:
Consecutivo que lleva automáticamente el sistema para numerar las líneas de la
grilla.

Es el inductor de costos que se determina a través del tipo de hora con la cual se
va a determinar la tarifa por empleado. El sistema da las siguientes alternativas,
las cuales se seleccionan dependiendo de su relevancia en el costo: no aplica,
horas alistamiento, horas hombre, horas alistamiento y hombre, horas indirectas,
porcentaje sobre una línea, porcentaje sobre las demás líneas. Para el caso
específico de la opción "no aplica" indica que simplemente se entrará un valor
total sin tener en cuenta ningún código de carga.

Tarifa ($):
Valor en pesos de la tarifa por hora asociada al código de carga elegido en el
campo anterior. Cuando se elige la opción de código de carga como porcentaje
sobre una línea o sobre las demás líneas, implica que el valor de este campo
corresponde a al porcentaje a aplicar.

Tarifa (%):
Cuando se elige la opción de código de carga como porcentaje sobre una línea,
implica que el valor de este campo corresponde a la línea de la grilla sobre la
cual se aplicara el porcentaje.

Segmento de costo:
Mediante este campo es posible indicar la acumulación sobre un segmento
específico de costo cada que se aplique la tarifa.

Tab de tarifas de simulación para el empleado

________________________________________________

Tarifa
grilla.


Tarifa ($):

Tarifa (%):

Segmento de costo:

Categorías laborales

Para los casos en que el esquema de costeo de mano de obra y costos indirectos de las
órdenes de producción haya optado por utilizar las opciones de TEP (trabajo en
proceso) se tiene esta opción cuyo objetivo es declarar las tarifas por hora para un
grupo homogéneo de cargos o categoría laboral, especificando el valor para cada una
de las labores que se realicen. Por lo tanto, las tarifas aquí declaradas se aplican
exclusivamente en la opción de menú /Control de piso/trabajo en proceso/trabajo
en proceso por centro de trabajo.

Esta alternativa en comparación con la de empleados requiere menor tiempo por parte
de las personas encargadas de reportar los tiempos de trabajo en proceso en el sistema.

De esta manera en el módulo de control de piso sólamente se reportan las horas
empleadas por categoría laboral labor y el sistema automáticamente se encarga de
multiplicar por la tarifa unitaria para afectar el costo de la órden de producción y
finalizar con la contabilización respectiva.

operaciónes de adición y modificación de categorías
laborales.
Prerrequisito:
1. Previamente por medio de la opción /Costos/maestros asociados/labores se
declaran las descripciones de las diferentes tarifas a utilizar.


Campos del encabezado (identificación de la categoría laboral)
_______________________________
Categoría laboral:
Código de categoría laboral a la cual se le declararán lasa tarifas.

Activo:
Cuadro de selección que indica si está activo para tenerse en cuenta en los
procesos asociados al WIP (trabajo en proceso).

Descripción:
Descripción de la categoría laboral.

Desc. corta:
Descripción abreviada de la categoría laboral.

_______________________________
Pantalla en el que se incluyen textos libremente definidos por el usuario para
explicar de acuerdo a las particularidades de la empresa el reporte de tiempo en
proceso.

Tab de tarifas estándar para la categoría laboral
___________________________________________
El objetivo de esta pantalla es declarar detalladamente todas variables

debidamente cuantificadas, para llegar finalmente al total de la tarifa estándar a
aplicar, como resultado de la sumatoria de todos los renglones indicados.

Tarifa:
Número de identificación de la línea de la grilla.

Labor:
Código de la labor que se tomará como base para establecer finalmente la tarifa
estándar. Esta se debió crear previamente por la opción /costos/maestros
asociados/labores.

Descripción:
Descripción de la labor que se tomará como base para establecer finalmente la
tarifa estándar. Esta se debió crear previamente por la opción /costos/maestros
asociados/labores.

Cada una de las líneas de la grilla intermedia, debe ser plenamente estructurada
en la grilla inferior, es decir, se deben utilizar tantas líneas como factores incidan
en la determinación de la tarifa. Esto se logra a través de los siguientes campos:

Tarifa:
grilla.


Tarifa ($):

Tarifa (%):

Segmento de costo:

Tab de tarifas de simulación de la categoría laboral
____________________________________
Con el fin de establecer escenarios de costeo alternos a las tarifas estándar
declaradas en la pantalla anterior, se tiene en esta pantalla la oportunidad de
declarar todos los componentes, para llegar finalmente, como resultado de la
sumatoria de todos los renglones a la cuantificación de la tarifa de simulación.

Al igual que en las tarifas estándar, también se utiliza un esquema de dos grillas.
En la grilla intermedia se definen las labores a cada una de las cuales, en la grilla
inferior, se define la forma de cálculo a través de los siguientes campos:

Tarifa:
grilla.


Tarifa ($):

Tarifa (%):

Segmento de costo:

Labores

El objetivo de esta opción es simplemente declarar las descripciones para los
diferentes códigos de labores. Una vez se realice esta definición de labores, la
información aquí declarada es utilizada durante la definición de tarifas por
empleados y categorías laborales.

operaciónes de adición y modificación de labores.


Labor:
Código de identificación de la labor que se está declarando.

Descripción:
Texto descriptivo de la labor que se está declarando.

Descripción corta:
Abreviación de la descripción dada en el camp anterior para facilitar la
impresión de algunos reportes del sistema.
Grupos de costos

El grupo de costo es un elemento de acumulación del costo, que en su
configuración se le define el método para lista de materiales y para la ruta con el
fin de establecer los costos de materia prima, mano de obra directa y costos
indirectos de fabricación según la combinación de métodos que se determinen
para cada grupo.

Para lograr informes en un espectro de costos históricos, actuales y futuros,
proporciona la facilidad de definir tipos particulares de grupos de costos. Los
primeros tres grupos de costos se reservan para costos promedio, estándar y
último costo; adicionalmente sobre estos se pueden declarar, por ejemplo, costos
congelados, simulados, para futuras mejoras, etc, según sean las necesidades del
negocio.

Todos los grupos de costos están estrechamente integrados con códigos de
métodos de fabricación para proporcionar listas de materiales y rutas estándar y
alternativas como base para las acumulaciones de costos.

Para acelerar las revisiones estándar, los costos de simulación y presupuesto se
pueden transferir haciendo uso de la aplicación de Transferencia de costos entre
los grupos de costo y factorizarse para aumentar o disminuir los nuevos costos.

La aplicación de Cambio de costos permite cambiar de manera selectiva
artículos dentro de un grupo de costo, por segmento o tipo de costo (material,
mano de obra, gastos generales) usando un multiplicador para aumentos o
disminuciones en costos. Los artículos pueden seleccionarse por clase de artículo
o límites de artículos para restringir los cambios.

Por ejemplo:
- Costo estándar.
- Costos estándar proyectados 2015.
- Costo histórico 2010.

operaciónes de adición y modificación de grupos de
costos.


Grupo de costo:
Código asignado al grupo de costos.

Descripción:
Descripción completa del grupo de costos.

Desc. Corta:
Descripción abreviada del grupo de costos para efectos de consultas y reportes.

Método de L.M.:
Mediante el campo de método de lista de materiales, es establece la forma
particular en la que se interactuará con el sistema, para el cálculo del
componente de materiales.

Método ruta:
Mediante el campo de método de ruta, se establece la forma particular en la que
se interactuará con el sistema, para el cálculo del componente de mano de obra
y costos indirectos de fabricación.

Notas:
Segmentos de costos

Los segmentos de costos en la erp Siesa Enterprise son un mecanismo mediante el
cual se puede subdividir aún más, en pequeños subgrupos, los elementos del costo
mano de obra y costos indirectos de fabricación. De esta manera se pueden hacer
análisis contables más allá de las cifras totales de estos tres componentes. Una
característica que le da gran versatilidad a los segmentos de costos, es que estos
pueden ser definidos libremente por el usuario de acuerdo a sus necesidades
particulares.

Ejemplos:
Segmentos de mano de obra: sueldos y prestaciones
Segmentos de C.I.F. : servicios públicos, depreciación, arrendamientos, seguros
y comisiones.

operaciónes de adición y modificación de segmentos de
costos.


Campos del encabezado ( identificación del segmento de costo )

___________________________

Segmento de costo:
Código de identificación del segmento de costo.

Descripción:
Descripción del segmento de costo.

Desc. Corta:
Descripción abreviada para efectos de presentación en los reportes y consultas
del sistema.

Segmento acumula:
Este campo no es obligatorio. En caso de indicarse un segmento, sobre este se
realiza la acumulación.

Tipo de costo:
Tipo de costo al que se asocia el segmento; puede ser material, mano de obra y
costos indirectos.

Tab de equivalencias de transformación del segmento de costo
__________________________
Aquí se declara la contabilización con base en equivalencias de la cuenta 7. La
cuenta auxiliar a utilizar pertenecerá al grupo de las cuentas de cierre y su
codificación dependerá del nivel de análisis que se desee a nivel financiero (se
puede definir una cuenta auxiliar de costos aplicados por cada segmento).

Tab de notas ( campo de libre utilización por parte del usuario )

_____________________________

Texto de libre utilización por parte del usuario. Se recomienda relacionar allí las
cuentas auxiliares que se tomaron en cuenta para este segmento, o en su defecto,
hacer referencia al documento técnico
Transferencias de costos

Como parte de los mecanismos de apoyo que da la erp Siesa_Enterprise para hacerle
frente a las diferentes situaciones que se presentan en el manejo cotidiano de los costos
se tiene la opción de transferencia de costos, cuyo objetivo es traspasar, total o
parcialmente, la estructura de costos que tiene el sistema para una determinada
instalación/ grupo de costo/ segmento de costo a otra dentro de la estructura de costos.

Es importante destacar la gran versatilidad que se da a este proceso a través del uso de
los criterios de clasificación con base en planes y criterios, ya que al ser libremente
estructurados, en cualquier momento por el usuario, abren un horizonte infinito de
material, etc.
planes de criterios


Campos del encabezado (identificación de los ítems entre los que se va a r

Instalación de Origen:
Código de instalación desde la que se tomarán los costos para la respectiva
transferencia de información.

Grupo costo de origen:
Grupo de costos asociado a la instalación origen desde la cual se hará la
transferencia de costos.

Instalación Destino:
Código de instalación en la que se incluirán los costos enviados desde la
instalación de origen.

Grupo costo destino:
Grupo de costos asociado a la instalación destino en la cual se hará la
transferencia de costos.

Costos a transferir:

Material:
Cuadro de selección asociado a costos de material, que cuando es seleccionado
indica la transferencia de este componente.

Factor:
Mediante este campo se indica si la transferencia del componente material se
hará total o parcialmente. Cuando es totalmente, se indica con un valor del
100%.

Mano de obra:
Cuadro de selección asociado a costos de mano de obra, que cuando es
seleccionado indica la transferencia de este componente.

Factor:
Mediante este campo se indica si la transferencia del componente mano de obra
se hará total o parcialmente. Cuando es totalmente, se indica con un valor del
100%.

Costos indirectos:
Cuadro de selección asociado a costos indirectos, que cuando es seleccionado
(chuleado) indica la transferencia de este componente.

Factor:
Mediante este campo se indica si la transferencia del componente de costos
indirectos se hará total o parcialmente. Cuando es totalmente, se indica con un
valor del 100%.

Campos del filtro (criterios de selección de los ítems entre los que se va a
Tipo inventario:
Campo de uso opcional mediante el que se puede incluir el tipo de inventario
como criterio de selección de la información para el proceso de transferencia de
costos.

Plan 1:
Campo de uso opcional mediante el que se puede incluir el plan-1 como criterio
de selección de la información para el proceso de transferencia de costos. Este se
debió haber declarado previamente por medio de la opción

Criterios 1:
Campo de uso opcional mediante el que se puede incluir el criterio-1 como base
para la selección de la información en el proceso de transferencia de costos.

Plan 2:
Campo de uso opcional mediante el que se puede incluir el plan-1 como criterio
de selección de la información para el proceso de transferencia de costos. Este se
debió haber declarado previamente por medio de la opción

Criterios 2:
Campo de uso opcional mediante el que se puede incluir el criterio-1 como base
para la selección de la información en el proceso de transferencia de costos.

Tipo de orden:

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta el proceso a modo de consulta sin realizar
internamente ninguna actualización en el sistema.

Botón Generar:
Botón mediante el cual se ejecuta el proceso actualizando internamente el
sistema.

Botón Cancelar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la transferencia de costos.

Costeo de rutas

El objetivo de este programa es costear los componentes de mano de obra y
costos indirectos asociados a una ruta de producción que el usuario ha definido
previamente. El costeo de rutas es más completo que el costeo ascendente, ya
que implícitamente el de rutas, cada vez que se ejecuta, vuelve a ejecutar el
costeo ascendente.

El costeo de rutas carga los costos de conversión de acuerdo a la ruta y lo sube al
siguiente nivel junto con el costo de los materiales.


Instalación:
Código de instalación en la que se tomarán las rutas para su respectivo costeo.

Grupo costo:
Código de grupo de costo que se tomará como criterio de selección de
información para su respectivo costeo. Este campo no se puede dejar en blanco.
Cuando se aplica el costeo de rutas, hereda el método de la ruta del grupo de
costos sobre el cual se está trabajando.

Método de ruta:
cual se asociará la respectiva lista de materiales para el costeo. No es
modificable, se toma de acuerdo a la parametrización del grupo de costo.

Fecha activación:
Año/mes/día a partir del cual se realizará el costeo de rutas.

Tarifa centro de trabajo:
Indica que tipo de tarifa se va a tomar como base el proceso de costeo de rutas.
Se tienen dos alternativas: Estándar (definidos en la grilla), simulación
(definidos en la grilla).

Nota: para retractarse se retira la información del grupo de costo sobre el cual se
ejecutó el proceso.

Botón Generar:
sistema.

Botón Cancelar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta del costeo de rutas.

Costeo ascendente

Este proceso calcula para cada ítem involucrado en las listas de materiales, los
costos acumulados actuales y estándar por cada uno de los elementos del costo:
materias primas, mano de obra, costos generales de fabricación, subcontratos y
otros costos, partiendo de las listas de materiales y acumulando los valores de los
niveles más inferiores o menores, hasta los productos finales. Como prerequisito
de este proceso es necesario que las listas de materiales estén niveladas, que los
costos actuales y estándar a éste nivel de materias primas estén actualizados, y
que las tarifas de los centros productivos sean las correctas.

Los costos este nivel son los costos propios del ítem en este nivel. Por ejemplo,
para un elemento materia prima, el costo este nivel es el valor de adquisición.
Para un elemento manufacturado, el costo este nivel está conformado por los
valores de mano de obra y costos generales de fabricación principalmente, que
son los elementos del costo asociados propiamente al ítem.

De acuerdo a lo anterior, el objetivo de esta opción es permitir la actualización
directa de la estructura que internamente de costos del sistema por cada ítem,
pero solamente en los campos asociados a este nivel. Un producto comprado
como es la materia prima, no es lógico que lleve costos a este nivel de mano de
obra, costos indirectos de fabricación y subcontratos. De manera similar, un
producto manufacturado no es lógico que lleve a este nivel y costos de materia
prima.

Los costos acumulados por cada ítem presentan el detalle por cada elemento del
costo para un producto manufacturado y se obtienen en dos fases: de una parte,
los costos de conversión se obtienen en la definición de la estructura de rutas de
producción.

El proceso de costeo ascendente de productos, logra acumular el valor de las
listas de materiales y de la ruta de producción por cada ítem, hasta lograr los
costos acumulados.


Instalación:
Código de instalación en la que se tomarán las rutas para su respectivo costeo.

Grupo costo:
información para su respectivo costeo. Cuando este campo se deja en blanco,
indica que el costeo se hará para todos los grupos.

Método lista:
cual se asociará la respectiva lista de materiales para el costeo.

Fecha activación:
Año/mes/día a partir del cual se realizará el costeo de rutas.

Botón Generar:
sistema.

Botón Cancelar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta del costeo ascendente.

Matriz de costos

Después de haber aplicado todas las opciones del menú de costos, se tiene esta
consulta que permite comparar para un ítem los diferentes costos que se tienen para
cada uno de los grupos de costos. Ejemplo: comparar simultáneamente el costo
promedio con el costo estándar.

Columnas de la consulta son: ítem resumen, unidad de medida, descripción del
segmento de costo, tipo de costo, costo promedio, costo estándar, y tantas columnas
más como grupos de costos haya seleccionado para la consulta.


material, etc.
planes de criterios



Campos del filtro (criterios para seleccionar los ítems a incluir en la matriz de costos)
________
Instalación:
Código de la instalación de la que se tomarán los costos por ítem para realizar la
consulta de la matriz de costos.

Tipo inventario:

Plan:

Criterios:

Item:
información a consultar. Si esta campo se deja en blanco, la consulta de la matriz
de costos se hace en forma consolidada.

Tipo de orden:
Tipo de orden que se desea tomar como criterio para seleccionar la información
a consultar.

Grupo de costos 1 al 5:
Grupos de costos que se desean incluir como columnas para realizar los
respectivos comparativos.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta el proceso de consulta de la matriz de costos.

Botón Cancelar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la consulta de la matriz de
costos.

Componentes directos

Dado un código de producto final o intermedio se permite visualizar los costos que se
tengan asociados a nivel del ítem informado. Se llama directos porque solamente hace
referencia a los elementos asociados en su nivel inmediato. Cuando los componentes
son a su vez manufacturados y tienen sus propios componentes, estos no se presentan
discriminadamente en esta consulta.

material, etc.
planes de criterios


Campos del filtro (criterios para seleccionar los ítems cuyos costos de com
__
Instalación:
para realizar el análisis de componentes directos.

Grupo costo:
información para su respectiva consulta. Cuando este campo se deja en blanco,
indica que la consulta se hará para todos los grupos de costos.

Método:

Tipo inventario:

Plan:

Criterios:

Item:

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta el proceso de consulta de componentes
directos.

Botón limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la consulta de componentes
directos.

Consulta Indentada

El objetivo de este programa es presentar la discriminación de costos para cada uno de
los ítems de una lista de materiales, diferenciando claramente mediante indentación
lograda con espaciado en blanco, todos los componentes asociados al ítem padre, es
decir, que se tiene en cuenta que además de los componentes directos las estructuras
derivadas de los ítems que a su vez también son manufacturados pero son
componentes en algún nivel de la lista.

material, etc.
planes de criterios


Campos del filtro (criterios para seleccionar los ítems a consultar en forma
________________
Instalación:
para realizar el análisis indentado de componentes.

Grupo costo:
información para su respectivo costeo. Cuando este campo se deja en blanco,
indica que el costeo se hará para todos los grupos.

Método:

Tipo inventario:

Plan:

Criterios:

Item:

Ext.1:

Ext.2:

Nivel padre hasta:
Código de nivel hasta donde se desea realizar el indentamiento.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta el proceso de consulta de costos.

Botón limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la consulta de costos.

Items sin costos

El objetivo de este programa es recorrer las estructuras de costos por instalación para
detectar los ítems que no tienen costos.

material, etc.
planes de criterios
mayores de criterios..


Campos del filtro (criterios para seleccionar la información de items sin cos
_________________
Instalación:
para realizar el análisis de los ítems sin costos.

Grupo costo:

Tipo inventario:

Plan:

Criterios:

Item:

Tipo de orden:

Botón Consultar:

Botón limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la consulta de costos.
Log de procesos

El objetivo de este programa está estrechamente relacionado con el análisis de la
huella de auditoría que automáticamente actualiza el sistema, cada vez que se actualiza
una cifra relacionada con los costos por ítem en una instalación. De esta manera con
este historial se pueden detectar situaciones anómalas de accesos por parte de personal
no autorizado o modificaciones en fechas no autorizadas o encontrar explicaciones de
hechos no tenidos en cuenta que en el pasado tuvieron repercusión de los resultados
actuales.


Campos del filtro (criterios para seleccionar los ítems cuyo historial de pro

Instalación:
para realizar el análisis de los ítems sin costos.

Grupo costo:

Origen:

Botón Consultar:

Botón limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la consulta del log de procesos
de costos.

Reporte de la hoja de costos

Mediante esta opción se puede conocer el resultado de las estructuras de costos
antes de hacer cualquier proceso de transformación (análisis previo a las
operaciones de fabricación). El costo mostrado corresponde a una unidad del
ítem que se está consultando.

El reporte generado indica el detalle de materia prima donde indica las
cantidades requeridas y sus costos unitarios para calcular un costo total de
materia prima. Así mismo, se muestra por cada operación y centro de trabajo los
acumulados de los segmentos de costo.


Clases de órdenes de producción

El objetivo de este programa es predefinir todas las alternativas funcionales que se
tienen para la gestión de las órdenes de producción. Las clases aquí determinadas son
utilizadas posteriormente, para seleccionar el comportamiento particular que se
asumirá para una órden de producción específica. Entre los aspectos predefinidos se
tienen:
Confirmar cantidades al aprobar la orden de producción.

Permitir devoluciones de ítems no consumidos.
Definir el tipo de orden de producción (normal, retrabajo, fantasma).
Definir si se permite la captura o no de múltiples ítems manufacturados.
Definir si se requiere o no lista de materiales.
Definir si se trabaja bajo la modalidad de posdeducción.
Definir si se generan órdenes de componentes fabricados.
Definir la clase de orden a generar.
Definir la forma de controlar el trabajo en proceso.
Definir el esquema de motivos bajo se contabilizarán las transacciones
asociadas a la gestión de la orden de producción: consumos, devoluciones
de consumos, entregas de producción, rechazos y cierre de la órden.
Definir si hay manejo de maquilas (operaciones externas).

Incidencia de la barra de herramientas durante las operaciónes
de adición y modificación de clases de ordenes de producción.


Campos del encabezado (identificación de la clase de O.P.

_______________________

Clase O.P.:
Código alfanumérico de 3 posiciones asignado a la clase de orden de
producción.

Activa:
Cuadro de selección que indica si la clase de orden de producción está activa o
no. Ejemplo: mediante la desactivación de este check se puede aislar
temporalmente la clase asociada a posdeducción para el mes en que no se va a
aplicar.

Descripción:
Descripción de la clase de orden de producción. Ejemplo:
OP1: carnes frías.
OP2: posdeducción.
OP3: ordenes sin trabajo en proceso.

Confirmar cantidades al aprobar
Si este cuadro de selección se deja apagado, indica que la cantidad planeada es la
que pasa a ser la cantidad ordenada cuando se aprueba la orden producción. En
caso contrario, es decir cuando se activa, el sistema permite modificar la
cantidad inicialmente planeada.

Dependiendo de si se selecciona o no, este cuadro de selección es el manejo que
se le da a la devolución de los ítems no consumidos durante la gestión en planta
de la orden de producción. Los ítems no consumidos son los que no están como
componentes en la orden de producción en la orden de producción y que no se
consumieron. Ejemplo: en una industria metalmecánica, un lámina que se corta,
y como las medidas de los retales son, en este caso particular, considerados
también como ítems, implica que son ítems no consumidos, de tal manera que se
evita su aparición como productos o subproductos.

Tab generales (asociaciones de la clase de o.p.)
___________________________________
Tipo:
El sistema permite tres alternativas de tipo: normal, retrabajo, fantasma.

N = Normal: caso común para ítem manufacturados, en cuyas ordenes de
producción se les aplica toda la secuencia de apertura, confirmación de o.p,
confirmación de consumos y entrega de producto terminado.
R =Retrabajo: para productos que hay que reprocesar por algún defecto
durante su fabricación o un cambio de especificaciones de última hora, esto
se refleja en que al diligenciar una orden de este tipo, el componente es el
mismo ítem final.
F = Fantasma: exclusiva para órdenes de producción de ítems fantasma, es
decir, los ítems que no tienen costos y ni existencia de inventarios; su razón
de ser es servir como multiplicadores al interior de las listas de materiales,
generando orden producción para los hijos. Ejemplo: en la lista de
materiales de una camisa, el cuello puede ser un ítem fantasma , ya que se
fabrican y quedán incorporados en la camisa, sin necesitar controlar su
costo o existencia. Igual situación se presentaría con los cuellos y los puños.

Capturar múltiples ítems
Mediante este cuadro de selección se indica si se tiene o no como política el
permitir colocar una orden de producción para uno o varios ítems
manufacturados.

Consolidar componentes y operaciones
Siempre y cuando se haya activado el indicador de "capturar múltiples ítems" se
tiene este cuadro de selección que permite el manejo consolidado de os costos.

Ejemplo 1: consolidar el costo de los botones para todos modelos de
camisas indicados en la orden de producción.

Ejemplo 2: en la confección de una orden de producción de una prenda por
un sólo color, se puede utilizar este indicador para que todas las tallas
salgan al mismo costo.

Requiere lista de materiales
Mediante este cuadro de selección se indica si el item tiene o no lista de
materiales para su proceso. La situación normal en manufactura es que en la
mayoría de los casos se utilice lista de materiales, pero esporádicamente se
presente casos en empresas distribuidoras usuarias del sistema de manufactura
que necesitan declarar clases de órdenes de producción para ítem que necesitan
mandar a fabricar con terceros.

Postdeducir componentes:
Con este cuadro de selección cuando se deja activado, indica al sistema que se
postergan los consumos de materia prima, mano de obra y costos indirectos de
fabricación para el final, es decir, en el momento en que se hace la entrega de
producto terminado desde la planta de producción. Otro efecto de este indicador
que se apaga todo lo relacionado con el control del trabajo en proceso.

Generar ordenes para componentes fabricados.
Siempre y cuando el ítem tenga activado el cuadro de selección de "requiere lista
de materiales" se tiene acceso a este cuadro de selección, el cual a su vez, brinda
múltiples alternativas para generar las órdenes. No aplica cuando se genera la
orden de producción desde órdenes planeadas, es decir, que tiene una clase de
orden de producción, con este cuadro de selección, no va a aparecer disponible
en la opción de generación desde las órdenes planeadas.

Generar en la misma orden
Siempre y cuando se tenga activo el cuadro de selección "generar ordenes para
componentes fabricados" se tiene este cuadro de selección que indica si la
generación de los componentes se hace en la misma orden de producción del
ítem OP, o por el contrario, hay que definir una clase de OP para las órdenes de
producción de los componentes.

Clase a generar:
Cuando no se activa este cuadro de selección genera en la misma órden de
producción para componentes; obligatoriamente se solicita este campo, y se
debería definir en la clase de OP para los componentes.

Generar todos los niveles
Siempre y cuando se tenga activo el cuadro de selección "generar órdenes para
generación se realiza para todos los niveles asociados a la lista de materiales.

Generar con método de lista de orden
generación se realiza con el método de lista de la orden del ítem O.P.

Generar solo componentes faltantes
generación se realiza sólo para componentes faltantes en existencia. Esto es lo
normal para evitar producir de lo que ya está fabricado.

Controla trabajo en Proceso
Siempre y cuando se tenga activo este cuadro de selección, se habilita el registro
de consumos de tiempos (mano de obra y costos indirectos de fabricación) .

Genera consumos
Siempre y cuando se tenga activado el cuadro de generar trabajo en proceso se
tiene acceso a este cuadro de selección, el cual a su vez, permite generar
consumos de material desde los documentos TEP (trabajo en proceso), de
acuerdo a las siguientes alternativas: no, en la primer operación, en cada
operación.

Genera entradas
Siempre y cuando se tenga activado este cuadro de selección, se habilitan las
entradas del producto a fabricar desde el documento TEP.

Tab de motivos (criterios para contabilización)
________________________________

Consumos
Motivo base con el cual se generan estadísticas de consumos.

Devolución consumos
Motivo base con el cual se generan estadísticas de devolución de consumos.

Entregas de producción
Motivo base con el cual se generan estadísticas de entregas de producción.

Devolución a producción
Motivo base con el cual se generan estadísticas de devolución a producción.

Rechazos
Motivo base con el cual se generan estadísticas de rechazos.

Cierre de OPs
Motivo con base con el cual se realiza la entrega y cierre de la O.P.

Generar solicitudes de operaciones externas:
Este indicador está asociado al manejo de maquilas, cuando hay operaciones
externas en la ruta del ítem de la orden de producción. Cuando está activo es
necesario informar a continuación el motivo de solicitud y el tipo de documento
para generar la solicitud de compra del servicio de maquila.

Motivo de solicitud:
Código de motivo con el cual se generará la solicitud de compra del servicio de
maquila.

Tipo de documento:
Tipo de documento con el cual se generará la solicitud de compra del servicio
de maquila.

Tab otros parámetros
_______________________________
Con el indicador "Generar con base en pedido" se permite generar órdenes de
producción directas desde el control de piso con base en pedidos.

Generar con base en pedido
Indicador que activa la generación de la orden de producción con base en el
pedido. Por lo general, se utiliza esta funcionalidad para ordenes de retrabajo.
Conceptos y motivos

Los "conceptos" y "motivos" son tablas especialmente diseñadas para identificar y
clasificar cada uno de los diferentes tipos de transacciones en el sistema para efectos
de análisis estadísticos.

cambio, los motivos los puede definir el usuario libremente para identificar cada una
de las diferentes variantes de las transacciones que se puedan presentar bajo un mismo
concepto. Existe un único concepto para el control de piso bajo el código "0701-
Control de piso". De este concepto se derivan todos los motivos a utilizar en el módulo
de control de piso, tanto en entradas como en salidas.

A diferencia de los conceptos y motivos de financiero y comercial, en manufactura,
estos no tienen ninguna implicación en la contabilización que se haga de los
documentos de control de piso; son más para fines estadísticos.

Se encuentran dos grandes grupos de motivos: entradas (devoluciones de consumos,
entregas de producción, trabajo en proceso) y salidas (consumos de componentes,
devolución a producción, devolución de trabajo en proceso, rechazo).


Tab de encabezado (identificación de los conceptos y motivos)
__________________________
Concepto:
Código de concepto que se tomará como base para asociar el motivo. Se sugiere
crear del 01 al 50 para las entradas, y del 51 al 99 para los de salida.

Motivo:
Código de motivo.

Activo:

Descripción:

Tab generales ( asociación de los conceptos y motivos )
___________________________________

Naturaleza:
Indicador de naturaleza del motivo. Esta puede ser de entrada o de salida.

Indicador de si el motivo es de obsequios. No aplican en Siesa Enterprise,
porque todos los movimientos deben estar costeados en cantidad y valor.

Sólo valor:
Indicador de si el motivo es de sólo valor.

Indicador de si el motivo afecta consumo promedio, es decir, que no se ignore la
cantidad consumida, ya que existe la posibilidad de que en algunos casos
particulares de no tener en cuenta la cantidad para afectar el promedio. Ejemplo:
una devolución de un ítem no consumido en una OP.

Tipo de transacción:
Corresponde al movimiento en particular de este motivo, el cual se utiliza en
determinadas opciones del programa. Ejemplo: consumo de componentes que
sale cada que se haga un consumo de material.

______________________________

Grupos de motivos

Es la agrupación de diferentes motivos, con el fin de generar reportes o estadísticas.
Un motivo puede pertenecer a varios grupos. Ejemplo:

Grupo de motivos: "Devoluciones a producción con fines de calidad"
Motivo 1: no conformidad de material.
Motivo 2: imperfección en el diseño.

operaciones de adición y modificación de grupos de
motivos.


Tab de encabezado (identificación del grupo de motivos)
________________________
Grupo de motivos:

Descripción:

Tab de motivos (asociación con los motivos a incluir en el grupo)
__________________
Indicador de exclusión:

Concepto:

Motivo:
Para incluir un determinado motivo, se debe dar click sobre el renglón
específico.

Motivos T.E.P

El objetivo de esta opción es declarar los "motivos de trabajo en proceso (T.E.P.)" los
cuales cumplen la función de especificar con total detalle la causalidad durante
registro de los tiempos del "trabajo en proceso" para definir el análisis estadístico de
la orden de producción y su posterior análisis de variaciones entre los estándares y los
acumulados por cada tipo de motivo de T.E.P. Como base para esta definición, cada
motivo de T.E.P, se asocia a uno de los siguientes tipos: rechazos, tiempo paro, tiempo
muerto y tiempo de alistamiento.

Como característica funcional complementaria estos se pueden activar o desactivar
para autorizar o restringir temporalmente su uso después de definidos.

Ejemplo:
Tiempo dedicado a una conferencia.
Tiempo dedicado a verificación de calidad.
Parada por reparaciones y averías.
Parada por descanso.
Parada por falta de insumos.
Paradas por falta de servicios.

operaciónes de adición y modificación de motivos T.E.P.


Tab de encabezado (identificación del motivo T.E.P.)
____________________________
Motivo T.E.P.
Código asociado al motivo de trabajo en proceso.

Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones en el que se explica su funcionalidad. Ej:
conferencia, verificación de calidad, parada por reparaciones y averías, parada
por descanso, parada por falta de insumos, paradas por falta de servicios, etc.

Tipo de motivo:
puede ser: rechazos, tiempo paro, tiempo muerto.

Notas:

Items sustitutos

Si durante la gestión de una orden de producción se presenta la falta de un ítem
componente de la lista de materiales, se tiene la funcionalidad de ítems sustitutos; esta
tiene el propósito de garantizar la continuidad en la planta de producción minimizando
los tiempos de parada originados por falta de insumos. La aplicación de esta se rige de
acuerdo a dos variables: prioridad y código de sustitución.

Con la variable "prioridad", se establece un primer criterio de asignación del ítem
sustituto, cuando se tengan simultáneamente varios ítems que potencialmente puedan
ser utilizados, siempre y cuando haya existencia.

Con la variable "código de sustitución" se tiene un segundo criterio de asignación del
ítem sustituto, basado en tres alternativas: siempre, insuficiencia primario, suficiencia
secundario.

Siempre: independientemente de que haya o no existencia, se sugerirá consumir
este ítem sustituto. Esta alternativa sirve para agotar en determinada situación un
ítem.

Insuficiencia del primario: cuando hay existencia del principal se consume del
sustituto.

Suficiencia del secundario: siempre que haya existencia del sustituto consume de
éste.

operaciónes de adición y modificación de ítems sustitutos.


Tab de encabezado (identificación del ítem sustituto)
___________________________________
Item:
Código de ítem que va a ser reemplazado.

Ext.1:
Característica adicional del producto como talla o color.

Ext.2:
Característica adicional del producto como talla o color.

Items sustitutos:
En esta grilla el usuario define todos los ítems que pueden ser sustitutos del ítem
que se acaba de informar.

Una vez identificado, el siguiente paso es dar click sobre el botón "adicionar"
para realizar la respectiva relación con los restantes ítems.

Prioridad:
Mediante esta variable se establece un primer criterio de asignación del ítem
sustituto, cuando se tengan simultáneamente varios ítems que potencialmente
puedan ser utilizados, siempre y cuando haya existencia.

Código de sustitución:
Mediante esta variable se estabelce un segundo criterio de asignación del ítem
sustituto, basado en tres alternativas: siempre, insuficiencia primario, suficiencia
secundario.

Siempre: independientemente de que haya o no existencia, se sugerirá
consumir este ítem sustituto. Esta alternativa sirve para agotar en
determinada situación un ítem.

Insuficiencia del primario: cuando hay existencia del principal se consume
del sustituto.

Suficiencia del secundario: siempre que haya existencia del sustituto
consume de éste.

Cantidad equivalente:
En este campo se informan las unidades equivalentes del ítem sustituto para
reemplazar una unidad de inventario del ítem primario.

Mediante esta funcionalidad se lleva una bitácora con el registro detallado de
actividades de gestión, que a juicio de la empresa ameriten un seguimiento de la
fecha, el tipo de evento y las observaciones hechas en cada interacción; estos
eventos se clasifican en ordenes de producción, control de piso y trabajo en
proceso TEP. Ejemplo: en el caso de que no haya registro de TEP (Trabajo en
Proceso), y se necesite saber en que puesto va una determinada orden de
producción, se declaran una serie de eventos que permite hacer la asociación del
puesto de trabajo en que se hace una determinada operación, como también
puede ser utilizado como repositorio de todos los eventos relacionados con la
orden de producción, como registros de calidad o modificaciones a la prioridad
definida para la órden.


Causales de inconsistencias
El objetivo de esta opción es declarar las causales de inconsistencias de TEP. Su
finalidad es la codificación de las explicaciones a las acciones que se debe efectuar
para solucionar el no consumo de un material en una operación; las acciones pueden
ser:

Consumir de nuevo: Significa que al momento del consumo, el saldo del
inventario no esta actualizado, y que al liberar la inconsistencia, el saldo esta
disponible en el sistema; esta acción lo que hará es generar un documento de
consumos.

Modificar registro para consumir: Significa que el material planeado desde la
orden de producción fue cambiado por otro al momento de la producción, en este
caso el sistema solicitara el nuevo ítem a consumir.

Cancelar registro: Significa que el ítem definitivamente no se consumió, ni fue
sustituido por otro.

Para algunas compañías es necesario realizar posdeduccion de componentes, debido al
gran volumen de ítems que requieren en cada operación; por lo que se recurre a
reportar TEP y en la lista de materiales asociar la operación en que serán consumidos
uno a uno de los componentes; se complementa con la configuración de la clase de OP
para hacer reporte de TEP y posdeducir los consumos de materiales acompañado del
parámetro controla inconsistencias. Esta practica lo que permitirá es poder registrar el
TEP independiente de que se consuman o no en su totalidad los componentes; esto
con la finalidad de no paralizar la línea de producción; en el caso de no ser exitoso el
consumo se crea un registro de inconsistencia, el cual es analizado posteriormente a la
operación, y antes de hacer la entrega del ítem final de la orden de producción. En el
momento de la entrega el sistema valida que las inconsistencias estén resueltas. Estas
se solucionan en la opción de control de piso/consumos y devoluciones de
componentes/liberar inconsistencias de TEP.

Nota : Pos-deducción significa
consumir al estándar de la lista
de materiales, después de haber
ejecutado el trabajo.


Bodegas equivalentes de entrega

El objetivo de esta opción es crear las bodegas que podrían reemplazar la
declarada como la default de entrega en el momento de crear una orden de
producción. De esta manera se dan alternativas ante el caso de que por motivos
de fuerza mayor es necesario redefinir la bodega de entrega.


Ordenes de producción directas

Cuando se trabaja sin tener en cuenta el módulo de planeación, este es el primer paso
en la creación de una nueva órden de producción, básicamente lo que se hace es
informar las condiciones bajo las que se fabricará un número determinado unidades
para un ítem específico. Las órdenes directas quedan inicialmente en estado de
"elaboración", y al ser "aprobadas" quedan preparadas para el registro de los consumos
de materia prima, y trabajo en proceso. Respecto a la contabilización, es importante
tener en cuenta, que en las ordenes directas no hay contabilización, ya que esta se
realiza cuando se hacen consumos o reportes de trabajo en proceso.

Los estado de una orden de producción son:
En elaboración : en este estado la orden no esta lista para hacer registros en

planta, es una orden que la tendrá en cuenta el proceso MPS y MRP.
Aprobada: en este momento la orden puede ser alimentada por registros TEP y/o
comprometer los materiales. Para pasar a este estado se hace individualmente a
cada orden con el (aprobar o Ctr+A).
Comprometida: es una orden en la que los componentes que están disponibles
en la bodega definida en la lista de materiales o en la orden de producción, esta
reservados para dicha orden. Este proceso de comprometer se puede hacer
individualmente orden por orden con la pestaña compromisos o por la opción del
menú /control de piso/ordenes de produccion/comprometer para uno o múltiples
documentos.
Cumplido: es una orden que ya se termino, bien sea por que se reportaron las
entregas del 100% de la unidades ordenadas o por que se le realizo un cierre.
Anulado: una orden sólo se puede anular si no tiene consumos o reportes TEP.
En caso de que esté comprometida, se debe descomprometer.
Incidencia de la parametrización.
Dependiendo de la asociación que se haga de la orden de producción a la "clase de op"
dependen los siguientes aspectos funcionales:
Confirmar cantidades al aprobar la orden de producción.

Definir el tipo de orden de producción (normal, retrabajo, fantasma).
Definir si se permite la captura o no de múltiples ítems manufacturados.
Definir si se requiere o no lista de materiales.
Definir si se trabaja bajo la modalidad de posdeducción.
Definir si se generan órdenes de componentes fabricados.
Definir la clase de orden a generar.
Definir la forma de controlar el trabajo en proceso.
Definir el esquema de motivos bajo se contabilizarán las transacciones
asociadas a la gestión de la orden de produccióin: consumos, devoluciones
de consumos, entregas de producción, rechazos y cierre de la órden.
Definir si hay manejo de maquilas (operaciones externas).
Estados de las órdenes de producción.

"En elaboración": es el primer estado en que puede quedar una orden de
producción, cuando se le graba el primer ítem, antes de darse por "aprobada".

"Aprobada": en este estado la orden de producción está lista para que a su cargo
se le hagan los consumos de mano de obra, materia prima y costos indirectos de
fabricación.

"Planeada": para las que solamente se le ha hecho el proceso de apertura.

"Comprometida": para las que se les ha reservado existencias de inventarios.

"Cumplida": una vez se ha entregado el número total de las cantidad ordenadas
de los ítems de la orden de producción, el sistema automáticamente cambia a este
estado la orden de producción.

"Cerrada": Para las que se han dado por cumplidas o se ha terminado el proceso
de fabricación.

"Anulada": para las que por diferentes causas fue necesario abortar su proceso y
no se desea volver a realizarle más imputaciones. Es el único estado que se puede
cambiar.


Campos del encabezado ( identificación de la orden de producción directa)
__________________

C.O:

Tipo docto:
una "preferencia" para tipo documento, implica que este es el único valor que

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Planificador:
Código del funcionario encargado de la planeación de las ordenes de producción.

Instalación:
Código de la instalación en donde se realiza el proceso de fabricación.

Clase O.P.:
Código de clase de orden de producción desde la que se heredan varios aspectos
funcionales que determinarán el comportamiento de la orden de producción en
su proceso de fabricación en planta.

Tab generales ( definición de campos de referencia)
__________________
Los campos de referencia son un mecanismo opcional, que posteriormente
permite en el menú de consultas realizar análisis de las órdenes de producción
por determinada combinación de estos campos.

Referencia 1:
Campo opcional, que puede ser usado para establecer un primer criterio de
consulta, el cual puede ser usado posteriormente como base como campo de
selección. Ejemplo: en una empresa confeccionista se indica en este campo la
colección a la que está asociada la orden de producción, como sería "Florencini".
De esta manera cuando posteriormente se hagan las consultas de las ordenes de
producción, se puede citar en el campo "referencia 1" el valor específico
"Florencini" y son extraidas en el área de resultados todas las órdenes de
producción asociadas a este valor particular.

Referencia 2:
Campo opcional, que puede ser usado para establecer un primer criterio de
consulta, el cual puede ser usado posteriormente como base como campo de
selección. Ejemplo: en una empresa confeccionista se indica en este campo la
colección a la que está asociada la orden de producción, como sería "Florencini".
De esta manera cuando posteriormente se hagan las consultas de las ordenes de
producción, se puede citar en el campo "referencia 1" el valor específico
"Florencini" y son extraidas en el área de resultados todas las órdenes de
producción asociadas a este valor particular.

Referencia 3:
Campo opcional, que en caso de ser utilizado establecer un tercer criterio de
consulta.

Referencia 4:
Campo opcional, que en caso de ser utilizado establecer un cuarto criterio de
consulta.

Tab items (identificación de los ítems a producir)
__________________________________
Bajo este tab se capturan los ítems a manufacturar en la orden de producción.

Items:
Código del ítem a manufacturar.

Ext.1:
Campo opcional asociado al ítem para el caso de tallas y colores.

Ext.2:
Campo opcional asociado al ítem para el caso de tallas y colores.

Bodega:
Código de la bodega asociada a la instalación en donde se realizará el proceso de
manufactura.

Botón Aceptar:
Botón mediante el cual se dan por aceptados los valores acabados de informar.

Campos específicos para el ítem a fabricar
__________________________________

Unidad de medida:
Unidad de medida en la que se ordena la fabricación del ítem. Si el ítem a
manufacturar tiene unidades adicionales pueden ser seleccionadas como la
unidad de medida en la orden de producción.

Porcentaje de rendimiento:
Porcentaje de rendimiento esperado que incide en el cálculo de la cantidad
esperada, con la siguiente ecuación: Cantidad Esperada = Cantidad planeada x
porcentaje de rendimiento.

Fecha de terminación:
Fecha de terminación esperada.

Cantidad planeada:
Cantidad inicialmente planteada como objetivo del proceso de fabricación.

Cantidad esperada:
Cantidad calculada con base en la tase de rendimiento. Esta es la que de acuerdo
a las condiciones de la planta se espera recibir.

Fecha inicio:

Método de lista:
Alternativa de ensamble que determina la forma de fabricar el producto final,
que determina los subcomponentes y materias primas con sus respectivas
cantidades. Este es un código previamente creado en la estructuración de los
archivos maestros de manufactura.

Bodega de componentes:
Bodega desde la cual se tomarán los componentes para el proceso de
fabricación.

Ruta:
Campo informativo que depende de la parametrización del ítem a manufacturar.

Método de ruta:
Alternativa elegida para determinar específicamente los centros de operación y
máquinas en las que se realizará el proceso de fabricación.

Tab Coproductos __________________
De acuerdo a la lista de materiales en este tab se presentan los coproductos y/o
subproductos definidos (multiplicados por la cantidad a producir). En el caso de
que la lista de materiales no tenga declarados coproductos no se mostrará
ninguna información en este tab.

Tab Componentes __________________
De acuerdo a la lista de materiales en este tab se presentan los ítems
componentes marcados como normales. Al igual que el tab de coproductos, se
muestran las cantidades multiplicadas por la cantidad a producir.

Tab Compromisos __________________
A diferencia de los tabs anteriores en esta área se puede hacer una acción
denominada "compromiso", es decir, desde la OP, se pueden comprometer los
materiales para la elaboración de dicha orden de producción.

Tab Operaciones __________________
Este tab aparecerá habilitado, siempre y cuando, la clase de OP a la que está
asociada la orden de producción, tenga habilitado el control de trabajo en
proceso, se activará esta area en la que es posible editar las operaciones, para
modificar los tiempos para esta orden de producción. Es importante tener en
cuenta, que esta modificación no afectará la ruta de la orden.

Tab Costos __________________
En este tab se presentan los costos de la OP, bajo tres columnas: real acumulado,
real aplicado y saldo real.

Real acumulado: este se incrementa con los consumos (materia prima, mano de
obra y costos indirectos de fabricación) y se disminuye con las devoluciones de
consumos y trabajo en proceso.

Real aplicado: se incrementa con las entregas de producción, es decir, es el
costo aplicado a los productos que se han entregado de manera total o parcial;
este se disminuye con las devoluciones a producción que se hagan con cargo a
esa orden de producción.

Saldo real: corresponde a la diferencia entre el real acumulado y el real
aplicado. Para poder hacer una devolución de consumos de TEP, debe haber
saldo, de lo contrario, el sistema no permitirá hacer la devolución.

En las ordenes directas no hay contabilización, esta se realiza cuando se hacen
consumos.
Comprometer órdenes de producción

Cuando se desea dar inicio al ciclo de una orden de producción, es decir, se decide
liberar la OP, se requiere que la totalidad de elementos que participan en el desarrollo
de la misma estén a entera disposición, y no se dispongan para otras labores de
fabricación; de esta manera se garantiza el abastecimiento suficiente. Para tal efecto el
objetivo de este programa es el establecer en forma masiva la reserva con carácter de
exclusividad del inventario para un grupo de componentes determinado a fin de
garantizar el abastecimiento de una o varias OPs, las cuales se determinan de acuerdo a
los criterios de selección dados en este programa. Así mismo, se ha dado la
funcionalidad complementaria para realizar también la descomprometer masivamente
en caso de ser necesario.

Es de anotar que este es un proceso teórico en el computador, por lo tanto, el
cumplimiento real de que las cantidades aquí indicadas no se dispongan para otras
labores de fabricación, dependen totalmente de los procedimientos que se utilicen
administrativamente en la localización(bodega).

Es posible controlar los consumos asignados a una orden de producción, a través del
compromiso de componentes, evitando así la manipulación de cifras por parte del
usuario.

Nota:
Asi mismo, mediante los íconos ubicados en la barra de herramientas, ubicada en la
parte superior de la pantalla, se pueden realizar operaciones complementarias de
desconfirmación.


Campos del encabezado (indicación de la operación a aplicar -compromen

____
Acción:
Tipo de acción masiva que se aplicará comprometer o descomprometer.

No afectar ítems comprometidos
Mediante este indicador se respetan las cantidades comprometidas previamente.

Campos del filtro (criterio de selección de las OP sobre las que se aplicará

C.O:
Tipo de documento que se utiliza como criterio de comprometer o
descomprometer.

Tipo docto:
Tipo de documento que se utiliza como criterio de comprometer o
descomprometer.

Estado:
Tipo de estado que se tomará como criterio: aprobado y comprometido,
aprobado, comprometido.

Referencia 1:
selección para el proceso de comprometer o descomprometer. Ejemplo: en el
proceso de fabricación se puede utilizar este campo el número del pedido de
venta del cliente, cuando no se trabaja bajo órdenes directas bajo pedido.

Referencia 2:
selección comprometer o descomprometer.

Referencia 3:
comprometer o descomprometer.

Código compromiso
Fecha :
Cuadro de selección mediante el cual se indica que la preselección se hará entre
un rango de fechas. Es excluyente de la opción entre número de documentos.

Fecha desde:
Año/mes/día a partir de la cual se realizará la preselección de las órdenes a

Fecha hasta:
Año/mes/día hasta la cual se realizará la preselección de las ordenes a

Número:
Cuadro de selección mediante el cual se indica que la preselección se hará entre
consecutivo de números. Es excluyente de la opción entre fechas.

Número inicial:
Número inicial de documento a partir del cual se realizará la selección.

Número final:
Número final de documento a partir del cual se realizará la selección.

Tab de resultado (consecuencia de aplicar los criterios indicados en el tab
________

Item:
Código de ítem que se tomará como criterio de selección de las ordenes
planeadas del MRP para realizar las órdenes de producción.

Plan :
Nombre genérico de Plan de clasificación de ítems, que se utilizará como
criterio de selección para sólo realizar la generación de las ordenes de
producción con el valor específico indicado en este campo.

Criterio:
criterio de selección para sólo realizar la generación de las ordenes de
producción con el valor específico indicado en este campo.

Bodega
Código de la bodega que se tomará como criterio de selección.

Botón Consultar
Mediante este botón se inicia la ejecución del proceso de comprometer o
descomprometer masivamente.

Botón Limpiar
Mediante este botón el usuario se retracta de la ejecución del proceso.

Consumos de directos

Dentro del proceso de las órdenes de producción este programa cumple la función de
incluir como consumos de materias primas, ítems no especificados en las
formulaciones iniciales de las listas de materiales, con cargo a una orden de
producción específica. Adicionalmente, se descarga y actualiza el inventario, y se
produce la aplicación de este componente del costo sobre los acumulados que se lleva
por cada orden de producción.

Es importante tener en cuenta que acorde con la filosofía ERP con la que está
concebida el Siesa Enterprise, se tiene la contabilización, esta se realiza con base en las
equivalencias definidas en el tipo de inventario.

Nota:
En el caso de que las políticas de la empresa no permitan los consumos directos a una
orden de producción, se debe hacer el control a través de la orden de producción,
mediante los íconos ubicados en la barra de herramientas, en la parte superior de la
pantalla, se pueden realizar operaciones complementarias de adición de componentes,
adición de operaciones, reapertura de O.P y anulación de órdenes de producción.

Comentarios acerca de la contabilización
del consumo de componentes.


Campos del encabezado (identificación del documento de consumo directo

_________________

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Docto Alterno.
Numero de documento interno del cliente que se puede incluir en este campo
como un criterio adicional que se puede utilizar posteriormente en consultas y
listados.

Notas:

O.P. número:
Número de órden de producción sobre cuyos componentes se aplicará la
operación de consumo.

Tab de compromiso
_________________________________________________________

Tab de ítems _________________________________________________________

Item:

Operación:

Bodega:

U.M.:

Cantidad pendiente:

Cantidad comprometida:

Botón imprimir:

Botón Generar consumos:

Botón Parciales:

Botón comprometer:

Botón Descomprometer:

Tab de items
___________________________________________________________________

Item O.P:

Fecha inicio:

Fecha termino:

Estado:

Cantidad ordenada:

Cantidad completada:

Cantidad pendiente:

Item:

Extensión-1:

Extensión-2:

Bodega:

Motivo:

Tab transportador
___________________________________________________________________
Información transportador:

Transportador(a):

Conductor:

Nombre conductor:

Identificación:

No. guía:

No. cajas / bultos:

Peso en unidades:

Peso en kilos:

Valor asegurado:

Notas:

Consumos desde compromisos

Dentro del proceso de las órdenes de producción este programa cumple la función de
confirmar el consumo de materias primas con cargo a una orden de producción
específica. En términos prácticos se trata de realizar una salida de almacén o
inventarios por concepto de consumos con cargo a ordenes de producción, donde se
especifican entre otros datos, los items y cantidades por cada componente utilizado, y
la orden de producción a la cual se deben cargar. A la vez que se descarga y actualiza
el inventario, se produce la aplicación de este componente del costo sobre los
acumulados que se lleva por cada orden de producción.

Un hecho que vale la pena tener en cuenta es que como parte de este procedimiento de
confirmación de consumos, se pueden imputar a partir de este punto nuevos consumos
de componentes que incluso no se habian incluido en los procesos previos de apertura
y confirmación de O.P´s, sin afectar para nada las formulaciones iniciales.

El proceso de consumos se puede hacer de una forma muy ágil, cuando se realiza con
base en los compromisos previos de los componentes en cada OP, para la totalidad de
items o para un grupo de consumo en particular. Si no se ha efectuado un compromiso
previo, el detalle de los consumos implica seleccionar los items, cantidades, motivos y
demás datos propios de este registro.

Se debe tener en cuenta la forma como esta definido el parámetro "En O.P. exige costo
estándar". Este determina si se utilizan o no los costos estándares en el costeo de las
órdenes de producción. Las opciones son: 0=No, sólo trabaja con costos reales; 1= Si,
se trabaja simultáneamente con costos estándares y reales. En este último caso se
producirá el mensaje de error "Item sin costo estándar" en caso de que los estándares
no estén definidos para cada uno de los componentes a confirmar.

Al ser este un proceso de estrecha interrelación con los inventarios, se debe tener
sincronización entre los datos teóricos y físicos de inventario; implica esto que el
responsable de la operación del sistema debe tener al día la alimentación de los
diferentes documentos de entradas y salidas.

Comentarios acerca de la contabilización del consumo de
componentes.


Tab de parámetros (indicación de los documentos sobre los que se indicará

_____
C.O:

Número:

Referencias:
En caso de requerir restringir aún más los criterios de selección de la consulta, se
pueden utilizar los campos de referencia capturados en el momento de definir las
órdenes de producción.

Referencia 1:
Corresponde a la referencia 1 que se desea utilizar como criterio de selección de
la información a consultar. Ejemplo: si al realizar una orden de producción
directa se declaró como referencia 1 el valor "Florencini" se puede escribir esta
descripción en este campo para ser utilizada individualmente o en asociación con
los otros campos de referencia para conformar el criterio de selección específica
que se necesita para la consulta.

Referencia 2:
directa se declaró como referencia 1 el valor "nacional" se puede escribir esta

Referencia 3:
directa se declaró como referencia 3 el valor "lisa" se puede escribir esta

Referencia 4:
directa se declaró como referencia 4 el valor "niño" se puede escribir esta


Tab de resultados (consecuencia de aplicar los criterios del tab de parámet
______________

O. P. Nro:

Fecha:

Estado:

Consolidado:

Referencia 1:

Referencia 2:

Referencia 3:

Comprometer

Cuando se desea dar inicio al ciclo de una orden de producción, es decir, se decide
liberar la OP, se requiere que la totalidad de elementos que participan en el desarrollo
de la misma estén a entera disposición, y no se dispongan para otras labores de
fabricación; de esta manera se garantiza el abastecimiento suficiente. Para tal efecto el
objetivo de este programa es el establecer en forma masiva la reserva con carácter de
exclusividad del inventario para un grupo de componentes determinado a fin de
garantizar el abastecimiento de una o varias OPs, las cuales se determinan de acuerdo a
los criterios de selección dados en este programa. Así mismo, se ha dado la
funcionalidad complementaria para realizar también la descomprometer masivamente
en caso de ser necesario.

Es de anotar que este es un proceso teórico en el computador, por lo tanto, el
cumplimiento real de que las cantidades aquí indicadas no se dispongan para otras
labores de fabricación, dependen totalmente de los procedimientos que se utilicen
administrativamente en la localización(bodega).

Es posible controlar los consumos asignados a una orden de producción, a través del
compromiso de componentes, evitando así la manipulación de cifras por parte del
usuario.

Nota:
Cuando el ítem tiene declarada unidad de medida adicional, esta actividad de

"comprometer" no es automática. La razón es que al tratarse de una magnitud
totalmente diferente, no se puede asegurar que todos sean iguales. Ejemplo: si en
una industria avícola se trabaja con doble unidad de medida, pollos y kilos,
necesariamente el peso de cada pollo debe registrarse en forma manual.
Así mismo, mediante los íconos ubicados en la barra de herramientas, ubicada en
la parte superior de la pantalla, se pueden realizar operaciones complementarias
de desconfirmación.


Campos del encabezado (indicación del tipo de operación a aplicar)

___________________
Acción:
Tipo de operación que se aplicará masivamente sobre los documentos indicados
en el filtro.

Campos del filtro (criterios de selección de los documentos a compromete
_______________
C.O:

Tipo docto:
O.P.2 ordenes de producción, O.P 3 op sólo para directa, O.P.4 sólo para generar
, O.P.5 ordenes de producción.

Estado:
Aprobado y comprometido, aprobado, comprometido.

Referencias:
En caso de requerir restringir aún más los criterios de selección de la consulta, se
pueden utilizar los campos de referencia capturados en el momento de definir las
órdenes de producción.

Referencia 1:

Referencia 2:

Referencia 3:

Referencia 4:


Tab de resultado
___________________________________________________________________

Item:

Plan:

Bodega:

Criterio:

Fecha requerida:

Fecha:

Fecha inicial:

Fecha final:

Número:

Número inicial:

Número final:

Botón consultar:

Botón limpiar:

Devoluciones de componentes

Como parte de las opciones de apoyo que brinda el sistema para afrontar
adecuadamente todas las posibles situaciones que se pueden presentar en la gestión de
las órdenes de producción, se tiene la "Devolución de consumos" cuyo objetivo es
restituir al inventario parte de los ítems que previamente se confirmaron como
consumos de una órden de producción, ya que no era procedente realizarla, o se
presentó una equivocación en el registro.

La forma como esta operación incide en el costo de la orden de producción es que
retracta solamente lo correspondiente al costo de la materia prima de la cantidad
devuelta, y por lo tanto, se evita de esta manera inflar los costos acumulados de una
orden de producción. De ahí la importancia de no olvidar aplicar esta opción cuando
ocurra una situación de este tipo. Ejemplo: devolución de una materia prima
defectuosa o una cantidad no utilizada en el proceso.

Con esta opción se registran las devoluciones de materiales que perdieron sus
características iniciales pero se pueden utilizar en el proceso productivo; en el tipo de
orden de producción se activó el cuadro de chequeo "Permite devoluciones de ítems
no consumidos". ejemplo en los procesos productivos donde utilizan laminas de acero
o madera, a la orden de producción se le cargan láminas enteras; pero como resultado
del corte resulta los retales, que según sus dimensiones tienen un ítem en el sistema,
este retal es el que se reintegra al inventario liquidándolo a costo estándar y disminuye
los costos acumulados en la orden de producción.

Así mismo, mediante los íconos ubicados en la barra de herramientas, ubicada en la
parte superior de la pantalla, se pueden realizar operaciones complementarias de
confirmación, desconfirmación y adición de componentes.

Por último, es importante tener en cuenta que acorde con la filosofía ERP con la que
está concebida Siesa enterprise, se tiene la contabilización, esta se realiza con base en
las equivalencias declaradas con base en el tipo de inventario.

Comentarios acerca de la contabilización
de manufactura


Campos del encabezado ( identificación del documento de devolución)

_____________________
C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:
click sobre el icono para invocar la siguiente lista desplegable y proceder a hacer

Estado:
aprobar".

Docto Alterno.
listados.

O.P. número:
Número de órden de producción.

Tab de movimiento de consumo (discriminación de los ítems a devolver)
_____________________
Item O.P:
Código de ítem producido.

Item:
Código del ítem.

Docto consumo:
Documento asociado al consumo.

Botón Consultar:
Mediante este botón se realiza la preselección de información que será tenida en
cuenta para los componentes que definitivamente serán devueltos.

Botón Limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta de la devolución.

Tab de ítems
___________________________________________________________________

Tab de transportador
__________________________________________________________
En esta área de la pantalla se coloca la información de la empresa transportadora
y el conductor.
Liberar inconsistencias consumos TEP

Exclusivamente para los casos en los que se ha definido la clase de OP, con
posdeducción de componentes desde operaciones y control de inconsistencias;
esto implica que en la creación de la lista de materiales se deben asociar cada
uno de los componentes a sus correspondientes operaciones. Esta funcionalidad
permite que las operaciones sean reportadas y se generen los consumos de los
componentes; en caso de no ser posible la transacción de salida del componente
el sistema genera una alerta donde informa que existen inconsistencias de
consumos y permite grabar los tiempos de operación. El sistema no permite la
entrega de producto terminado hasta que no se solucionen las inconsistencias.

Por medio de la opción liberar inconsistencias consumos TEP, se visualizan los
eventos generados desde la captura de TEP, los cuales indican los componentes
que no se consumieron, y se utilizan las causales de inconsistencia ( ver tópico
relacionado. )


Trabajo en proceso por empleado

El objetivo de este programa es registrar un documento por medio del cual se informa
el tiempo real que un operario utilizó en cada una de las labores asociadas a una orden
de producción. Estos tiempos al multiplicarse automáticamente por la tarifa, definida
previamente para la hora del empleado, sirven como base de liquidación del costo
para ir acumulando los valores respectivos sobre los componentes de mano de obra y
costos generales de fabricación en la orden de producción.

Consideraciones funcionales del registro del trabajo en proceso por empleado

- La captura de trabajo en proceso considera la captura de cantidades completadas,
retrabajadas y rechazadas para efectos de control posterior en las operaciones que
siguen en los restantes centros de trabajo, de tal manera, que el sistema chequea
situaciones ilógicas de realizar trabajo en proceso sin la cantidad suficiente. Esto se
hace siempre y cuando se haya activado el indicador de "Controla secuencia en la
ruta".

- Es posible dar por cumplida una operación para no seguir realizando más reporte de
trabajo en proceso.

- Dependiendo de la situación específica del proceso productivo se puede utilizar un
esquema combinado de las dos opciones por empleado y por centro de trabajo. Este
sería el caso de una empresa en el que para disminuir el tiempo de reporte de trabajo
en proceso se utiliza la captura por centro de trabajo para reflejar el trabajo de todos
los operarios que devengan una tarifa similar dejando para la opción de reporte por
empleado únicamente para los casos de aquellos operarios que por su alto nivel de
especialización es necesario reportarlos individualmente.

- En el registro de cada motivo TEP, se debe capturar la información de manera
independiente, por lo tanto, si se necesita informar varios motivos, es necesario
realizar tantos registros como diferentes motivos de trabajo en proceso se presenten.

Prerrequisitos para la captura del trabajo en proceso por empleado.
En caso de que se vayan a discriminar los tiempo por cada labor se debe indicar
previamente en los parámetros de manufactura (ver link).
En la opción de parametrización de manufactura ubicada en /sistema

comercial/parámetros de manufactura, existen parámetros para determinar la
forma como se capturará el tiempo. La primera alternativa es mediante la hora
iniciación y finalización para que el sistema mediante la diferencia calcule el
tiempo. La segunda alternativa es capturando de una vez el tiempo de operación.
Chequear la fecha del sistema debido a que automáticamente se tomará como

base para registrar las transacciones, esto implica que en el caso de que aún no
haya sido catalogada debe ser registrada en el catálogo de fechas.
La orden de producción sobre la cual se reportarán los tiempos de proceso debe
estar liberada.


Campos del encabezado (identificación del dcto de trabajo en proceso)
____________________

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Empleado

Turno
Docto Alterno.
listados.

O.P. número:
Número de órden de producción sobre la que se acumularán los costos de mano
de obra asociados al trabajo en proceso que se está reportando.

Tab de T.E.P.
__________________________________________________________________

Tab movimiento
C. Trabajo:
Máquina:
Labor:
Tiempo horas ejecución:
Hora inicial:
Hora final:
Calcular:
Horas:
Motivo paro:
Cantidades:
Completadas:
Retrabajadas:
Rechazadas:
Motivo de rechazo:
Dar por cumplida la operación:
Notas:

Tab de O.P.
__________________________________________________________________

O.P padre:
Referencia 1:
Referencia 2:
Referencia 3:
Item O.P:
Item O.P:
Estado:
Estado inicio:
Fecha terminación:
Cantidad ordenada:
Cantidad completa:
Cantidad pendiente:

Tab de operación
______________________________________________________________
Como consecuencia de los campos informados previamente se muestra en esta
pantalla la incidencia de las horas informadas multiplicadas por las tarifas
unitarias que ya se tenían declaradas en el sistema. En el caso del tab de
operación, se muestran los acumulados relacionados con ...

Operación:
C. Trabajo:
Estado:
Fecha inicio:
Fecha terminación:
Tab acumulados:
Horas:
Ejecución:
Máquina:
Alistamiento:

Tab de operaciones
___________________________________________________________
Como consecuencia de los campos informados previamente se muestra en esta
pantalla la incidencia de las horas informadas multiplicadas por las tarifas
unitarias que ya se tenían declaradas en el sistema. En el caso del tab de
operación, se muestran los acumulados relacionados con ...

Trabajo en proceso por centro de trabajo

El objetivo de este programa es registrar un documento por medio del cual se informa
el tiempo real que en un centro de trabajo se utilizó en cada una de las labores
asociadas a cada orden de producción. Estos tiempos al multiplicarse automáticamente
por la tarifa por hora, definida previamente para las categorías laborales, es la base de
liquidación del costo para ir acumulando los valores respectivos sobre los
componentes de mano de obra y costos indirectos en la orden de producción.

A diferencia de la opción de trabajo en proceso por empleado, la captura por centro de
trabajo es menos dispendiosa y es recomendable cuando no hay muchos recursos
técnicos para capturar información.

Consideraciones funcionales del registro del trabajo en proceso por empleado

- La captura de trabajo en proceso considera la captura de cantidades completadas,
retrabajadas y rechazadas para efectos de control posterior en las operaciones que
siguen en los restantes centros de trabajo, de tal manera, que el sistema chequea
situaciones ilógicas de realizar trabajo en proceso sin la cantidad suficiente.

- Es posible dar por cumplida una operación para no seguir realizando más reporte de
trabajo en proceso.

- Dependiendo de la situación específica del proceso productivo se puede utilizar un
esquema combinado de las dos opciones por empleado y por centro de trabajo. Este
sería el caso de una empresa en el que para disminuir el tiempo de reporte de trabajo
en proceso se utiliza la captura por centro de trabajo para reflejar el trabajo de todos
los operarios que devengan una tarifa similar dejando para la opción de reporte por
empleado únicamente para los casos de aquellos operarios por su alto nivel de
especialización es necesario reportarlos individualmente.

- La captura considera la captura de un sólo motivo de motivos de trabajo en proceso,
lo que implica que en caso de necesitar informar varios motivos, es necesario realizar
tantos registros independientes como diferentes motivos de trabajo en proceso se
presenten.

Prerrequisitos para la captura del trabajo en proceso por empleado.
En caso de que se vayan a discriminar los tiempo por cada labor se debe indicar
previamente en los parámetros de manufactura (ver link).
En la opción de parametrización de manufactura ubicada en /sistema
comercial/parámetros de manufactura, existen parámetros para determinar la
forma como se capturará el tiempo. La primer alternativa es mediante la hora
iniciación y finalización para que el sistema mediante la diferencia calcule el
tiempo. La segunda alternativa es capturando de una vez el tiempo de operación.
Chequear la fecha del sistema debido a que automáticamente se tomará como
base para registrar las transacciones, esto implica que en el caso de que aún no
haya sido catalogada debe ser registrada en el catálogo de fechas.
La orden de producción sobre la cual se reportarán los tiempos de proceso debe
estar liberada.


Campos del encabezado (identificación del dcto de trabajo en proceso)
____________________

C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Docto Alterno.
listados.

C.O:
Tipo docto:
Número:
Fecha:
Estado:
C.Trabajo:
Turnos:
Docto. Alterno:
Notas:

C.O:
Tipo docto:
Número:
Fecha:
Estado:
C. Trabajo:
Docto. Alterno:
Notas:
Botón adicionar:
Tipo hora:
Horas ejecución, horas máquina, horas alistamiento, tiempo paro, horas
indirectas, ajuste cantidad.
Tab movimiento:
Centro de trabajo:
Maquina:
Tiempo horas ejecución:
Hora inicial:
Hora final:
Calcular:
Horas:
Motivo paro:
Cantidades:
Completadas:
Retrabajadas:
Rechazadas:
Motivo de rechazo:
Dar por cumplida la operación:
Notas:
Tab O.P:
O.P padre:
Referencia 1:
Referencia 2:
Referencia 3:
Item O.P:
Item O.P:
Estado:
Estado inicio:
Fecha terminación:
Cantidad ordenada:
Cantidad completa:
Cantidad pendiente:
Tab operación:
Operación:
C. Trabajo:
Estado:
Fecha inicio:
Fecha terminación:
Tab acumulados:
Horas:
Ejecución:
Máquina:
Alistamiento:

Devoluciones de trabajo en proceso

Como parte de las opciones de apoyo que tiene el sistema para afrontar adecuadamente
todas las posibles situaciones que se pueden presentar en la captura de los tiempos
reales de proceso, se tiene esta opción cuyo objetivo es retractar totalmente o
parcialmente un documento de captura de tiempo, independiente de si se ha capturado
por operario o por centro de trabajo.

La incidencia de esta opción es reversar los efectos en la orden de producción y el
registro contable como tal.


Campos del encabezado (identificación del dcto de devolución de trabajo e

________
C.O:

Tipo docto:

Número:

Fecha:

Estado:
aprobar".

Docto Alterno.
listados.

Tab de movimiento de T.E.P.
_________________________________________________________
Filtro:
O.P. número:
Item O.P:
Operación:
Documento:
Botón consultar:
Botón Limpiar:

Tab de T.E.P.
_________________________________________________________

Componentes pendientes por consumir

El objetivo de este programa es mostrar en pantalla la información relacionada con los
consumos de componentes pendientes de consumir para determinadas órdenes de
producción realizadas desde una fecha determinada. Como parte de los criterios
básicos de selección se tienen: tipo de inventario, grupo de bodegas, instalación,
bodega e ítem.

Internamente el sistema para determinar si existen cantidades pendientes por consumir
aplica el siguiente criterio:

Cantidad requerida- cantidad comprometida- cantidad consumida > 0

su respectivo orden y forma de totalizar y subtotalizar . (ver detalles de la operación


Tab de filtro (criterios de selección para la información a consultar)
________________________________
Tipo inventario:
Grupo bodega:
Instalación:
Bodega:
Item:

Tab de resultados (consecuencia de la aplicación de los criterios de los filtr
_____________________
Consulta flex de ítem resumen, bodega, U.M., pendiente por comprometer,
disponible, en OC/OP, ordenes planeadas.

Resumen de componentes pendientes

bodega e ítem.

Internamente el sistema para determinar si existen cantidades pendientes por consumir
aplica el siguiente criterio:

Cantidad requerida- cantidad comprometida- cantidad consumida > 0



________________________________

Tipo inventario:
Grupo bodega:
Instalación:
Bodega:
Item:
Presentar solo componentes sin disponibilidad:

_____________________
Resumen de compromisos

bodega e ítem.

material, etc.
planes de criterios


________________________________

Filtro de la O.P:
C.O:
Tipo docto:
Referencia 1:

Referencia 2:

Referencia 3:

Referencia 4:

Fecha
Al dar click sobre este cuadro de selección automáticamente excluye la
alternativa de realizar la consulta por número inicial y número final.

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Filtro de componentes
Item:
Plan:
Criterio:
Bodega:
Fecha requerida:
Fecha desde:
Fecha hasta:
Botón Consultar:
Botón Limpiar:

_____________________
Resumen de transacciones T.E.P.

El objetivo de este programa es mostrar únicamente para las transacciones relacionadas
con trabajo en proceso la información relacionada con los documentos del módulo de
manufactura realizados desde una fecha determinada.



________________________________

C.O:
Tipo docto O.P:
Tipo inventario:
Grupo bodega:
Instalación:
Bodega:
Grupo motivo:
Item:
C. trabajo:

_____________________
Análisis de tiempos y costos

El objetivo de este programa es accesar con base en un cubo multidimensional los
tiempos y los costos reportados de trabajo en proceso desde una fecha determinada. De
esta manera se tienen a disposición una gran variedad de posible combinaciones de
análisis de información, entre los que están los comparativos de tiempos y costos entre
determinados meses.

Ver en detalle la información de los cubos multidimensionales uno-ee


________________________________

C.O:
Instalación:
C.trabajo:
Rangos:
Rango 1: desde:
Rango 1: hasta:
Rango 2: desde:
Rango 2: hasta:
Rango 3: desde:
Rango 3: hasta:
Rango 4: desde:
Rango 4: hasta:
Rango 5: desde:
Rango 5: hasta:

________________________________

_____________________
Análisis de costos

El objetivo de este programa es accesar una consulta flex de los costos
reportados de trabajo en proceso desde una fecha determinada con el fin de
comparar el costo estándar y el real.. Las columnas de esta opción son:
descripción de la bodega, tipo de costo, real acumulado, real aplicado, real saldo,
estándar estimado y estándar aplicado.


Análisis de inconsistencias consumos TEP
Dentro del proceso del manejo de inconsistencias iniciado en maestros de
asociados al control de piso, se tiene esta opción cuyo objetivo es accesar, con
base en un cubo multidimensional, las causales del por qué no se están llevando
cada uno de los consumos en el momento de la transformación. De esta manera
se tienen a disposición una gran variedad de posible combinaciones de análisis
de información, de ítem componente o ítem manufacturado.

Ver en detalle la información de los cubos
multidimensionales uno-ee


Consulta del seguimiento de documentos

Mediante esta funcionalidad se lleva una bitácora con el registro detallado de
actividades de gestión, que a juicio de la empresa ameritan un seguimiento de la
fecha, el tipo de evento y las observaciones hechas en cada interacción con
cualquiera de los documentos de control de piso.


Consulta de resumen de transacciones

Este programa permite hacer infinidad de resúmenes en un rango determinado de
fechas, teniendo como mecanismo de trabajo, la definición por parte del Usuario de la
variable(s) que se tendrán en cuenta para agrupar y subtotalizar. Estas son: centro de
costo, tipo de documento, tipo de inventario, grupo, instalación, bodega, grupo de
motivos e ítem.

Nota:

ítem" así será la presentación en la consulta.


________________________________
Tipo docto:

Planificador:
Corresponde al código de planificador a imprimir.

Usuario:

Clase docto:

Fecha:
documentos.

Inicial:

Final:

Número:

Inicial:

Final:

Estado:
Corresponde al estado en que están los documentos a consultar.

Del documento:

De impresión:

De transmisión:

Referencia 1:

Referencia 2:

Referencia 3:

Referencia 4:

_____________________
Planeación de compras en empresas
comercializadoras

Los resultados exitosos tenidos con clientes que aplican el módulo de
Manufactura simultáneamente en actividades de tipo manufacturero como de
comercialización, nos llevó a abrir el horizonte de aplicación a empresas que
sólamente son comercializadoras o distribuidoras, y que por tal razón no hacen
ninguna transformación de materia prima. Este objetivo se logra llevando los
beneficios del MRP II (Planeación de requerimientos de materiales) basados en
el aprovechamiento de la operación integrada de información de la erp Siesa
Enterprise con los módulos de compras, inventarios y ventas.

Desde el punto de vista técnico se tienen aspectos de parametrización a nivel de
ítem y de proveedor, para realizar con el sistema la totalidad del ciclo de compra,
desde el cálculo de requerimientos hasta la emisión de las diferentes órdenes de
compra, considerando variables como: tiempo de reposición del proveedor, stock
de seguridad estático, stock de seguirdad dinámico, políticas de orden con el
proveedor, etc.

Calendario de planta

El objetivo básico de este programa es definir el esquema cronológico único sobre el
que se basarán los procesos internos de planeación; como parte de ellos, se pueden
establecer diferenciales día a día en el número de turnos y la carga deseada para los
diferentes centros de trabajo de una instalación. El uso de esta parametrización
depende de la configuración del centro de trabajo, donde se indica si utiliza o no
calendario de planta.

Así mismo, y para el cálculo de requerimientos de capacidad, en los que no se incluye
MRP ni MPS, es necesario determinar la cantidad en horas que se trabaja por día. Las
operaciones de transformación de un producto requieren de un tiempo específico en un
centro de trabajo, y conociendo las horas diarias trabajadas se puede estimar cuando
inicia y finaliza cada operación. Este último cálculo es muy importante para poder
determinar a partir de una fecha dada, las horas totales y las fechas de inicio y
terminación de un requerimiento en planeación, o de una orden de producción.

Como apoyo a las tareas de afinamiento del calendario de planta en los diferentes
períodos, se tiene el botón "Múltiples" que da la posibilidad de plantear un cambio que
posteriormente se aplica sobre los períodos que fueron seleccionados mediante el
cuadro de selección ubicado a la izquierda de cada período. De esta manera, se pueden
ahorrar tiempo cuando se necesita hacer el mismo cambio para los campos de activo,
número de turnos, horas por turno y carga deseada.

Condición de uso
Si en la declaración del centro de costo, en la pestaña "capacidad" se declara el código
de carga, con el valor "sin horas" el sistema no tendrá para ese centro de trabajo, no
habrán cálculos de capacidad.


Año:
Año para el que se está creando el calendario.

Después de informar el año se tiene la opción a través del botón "consultar" de
examinar las definiciones previas que se han realizado para el año que se acaba
de informar. Así mismo, con el botón "adicionar" se pueden incluir nuevas
definiciones para una fecha específica.

Captura de una fecha específica de calendario
_______________________________________

Instalación:
Código de instalación para la que se generará el calendario de planta.

Centro de trabajo:
Código de centro de trabajo para el que se generará el calendario de planta. Con
este campo, se pueden establecer esquemas de calendarios de planta en el que
por ejemplo un centro de trabajo es el único que labora en un domingo.

Parámetros lunes a viernes ________________________________
Número de turnos:
laborados de lunes a viernes.

Horas por turnos:
Hora laboradas por turno de lunes a viernes.

Carga deseada:
Porcentaje de carga deseada de lunes a viernes.

Parámetros sábados _________________________________________
Número de turnos:
Número de turnos laborados los días sábado.

Horas por turnos:
Horas laboradas por turno los días sábado.

Carga deseada:
Porcentaje de carga desea los días sábado.

Parámetros domingos ______________________________________
Número de turnos:
Número de turnos laborados los días domingo.

Horas por turnos:
Horas laboradas por turno los días domingo.

Carga deseada:
Porcentaje de carga deseada los días domingo.

Botón Generar:
Mediante este botón el sistema genera el calendario de la planta.

Botón Cancelar:
Mediante este botón el usuario se retracta de la creación del calendario de planta.
Consulta de pronósticos

Una vez que los pronósticos se han capturado manualmente mediante el sistema Siesa
Enterprise, o se han generado automáticamente con base en estadísticas desde una
herramienta distinta, se tiene esta opción que permite analizar dicha información desde
múltiples puntos de vista por bodega y/o tipo de inventario y/o ítem.


Campos del filtro (especificación de criterios para seleccionar la informació

__
Grupo bodega:
Grupo de bodegas para el cual se desea consultar los pronósticos. los campos
grupo de bodega, instalación y bodega son excluyentes, es decir, no se pueden
colocar los tres simultáneamente en esta consulta.

Instalación:
Código de instalación que se tomará como base para realizar la consulta de
pronósticos.

Bodega:
Código opcional de bodega que se puede tomar como criterio para restringir aún
más los criterios de selección.

Tipo inventario:
Tipo de inventario opcional que se tomar como criterio para restringir aún más
los criterios de selección.

Item:
Código de ítem mediante el cual se puede restringir la consulta hasta llegar a
definirla sólamente para un ítem específico.

Fecha inicial:
Año/mes/día a partir del cual se inicia la consulta de pronósticos.

Fecha final:
Año/mes/día hasta la cual se desea realizar la consulta de pronósticos.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se inicia la ejecución de la consulta de pronósticos.

Botón Limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la intención de consultar los
pronósticos.
Generar MPS directo bajo pedido

Como segunda alternativa para visualizar el comportamiento que tendrán los
inventarios de los productos de demanda independiente, se tiene la generación del
MPS para los ítems que en el momento de su creación se les definió el tipo de
demanda "directo bajo pedido", es decir, que tendrán una orden de producción
exclusiva por cada pedido. La característica de las órdenes generadas bajo esta opción
es que de una vez quedan "en firme", y si es del caso, se pueden cambiar nuevamente a
"planeadas".

Se debe tener especial cuidado en que para poder ver el efecto en el MPS de los ítems
cuya demanda es directa bajo pedido, se debe ejecutar exclusivamente esta opción de
"generar MPS directo bajo pedido" ya que por la opción de "generar MPS planeación"
no se les tiene en cuenta.

Cabe anotar que en la primera opción "generar MPS planeación" se genera un OP cuya
cantidad es la sumatoria de los pedidos de un ítem.

material, etc.
planes de criterios


Tab Filtro
_____________________________________________________________

Instalación:

Datos del pedido
_____________________________________________________________

C.O:

Tipo docto:

Cargue:

Referencia:

Vendedor:

Datos del cliente
_____________________________________________________________

Cliente:

Plan:

Tipo:

Datos del Item
_____________________________________________________________

Item:

Plan:

Tipo inventario:

Bodega:

Tab Resultado
_____________________________________________________________

Botón marcar:

Botón desmarcar:

Ver sólo seleccionados.

Grilla (Pedido, O.C. Número, Item, Cant. pedida, Cant. planeada, Entrega, Vencimiento,
Lanzamiento, Instalación asign.,

Generar MRP

En términos simples MRP consiste en traducir el plan maestro de producción
MPS en órdenes de fabricación y/o órdenes de compra detallada para cada uno
de los ítem de inventarios y listas de materiales. Internamente, lo que hace es un
juego de inventarios, tanto para productos terminados como para materias
primas y productos semielaborados, en donde con base en las existencias
actuales comparadas con las exigencias actuales de pedidos y futuras con base en
pronósticos, de un rango de tiempo determinado del plan maestro de producción
(MPS), se deducen las cantidades de ítems que se deben manufacturar o
comprar.

También se puede definir este proceso como la explosión de materiales.
Específicamente lo que se realiza internamente es tomar como base las listas de
materiales para calcular para cada localización los requerimientos totales por
ítem, mutiplicando los cantidades unitarias por la cantidad demandada.

Este proceso nunca generará un registro MRP para ítems en estado inactivo,
ítems genéricos, ítems fantasmas y obviamente ítems que no los planee MRP.

Ejemplo: si la demanda es de 100 unidades y en el inventario es de 30
unidades, se deben comprar o producir 70 unidades; pero si 5 de esas 30 están
en una bodega de averías, el disponible real será de 25 y tendría que comprar 35.

Durante su proceso interno acepta el programa MPS y determina los programas
de componentes para los artículos de menores niveles sucesivos a lo largo de la
estructura de las listas materiales. Calcula para cada uno de los períodos en el
horizonte de planeación, cuantos de cada artículo se necesita (requerimiento
bruto) cuantas unidades de inventario existentes se encuentran disponibles, la
cantidad neta que debe planear al recibir las entregas (recepción de órdenes
programadas) y cuando debe colocarse las órdenes para los nuevos embarques
(ordenes planeadas).


Instalación:
Código de instalación para la que se hará la generación del MPS(plan maestro de
producción); durante este proceso sólo se tendrá en cuenta los ítems de demanda
independiente, es decir, los que dependen de la demanda externa de los clientes,
sin estar supeditados al abastecimiento de materia prima o productos
semielaborados.

Fecha inicial:
Año/mes/día a partir del cual se ejecutará el proceso MPS.

Indicador fecha final:
Debido a que el sistema sugiere la fecha actual como la fecha final, se tiene
como alternativa, para definir otra fecha diferente, este cuadro de selección, que
cuando se activa mediante un click (chulea) permite la modificación de la fecha
final sugerida.

Fecha final:
Año/mes/día hasta la cual se ejecutará el proceso MPS. La fecha final del
proceso, determina las órdenes que el proceso debe generar con base en la fecha
inicial del pronóstico o fecha final del pedido; si los ítems están configurados
con demanda independiente. Si los ítems son de demanda dependiente, el
sistema hace un cálculo de la fecha de lanzamiento de la orden, y si dicha fecha
es igual o menor a la fecha final se genera, de los contrario no.

Fecha MPS:

Botón Generar:
Mediante este botón se inicia la ejecución del proceso MPS.

Botón Cancelar:
Mediante este botón el usuario se retracta de la intención de ejecutar el proceso
MPS.
Editar órdenes planeadas

Como parte de los mecanismos de apoyo que da la erp Siesa enterprise para hacerle
frente a las diferentes situaciones que se presentan en el manejo cotidiano se tiene la
opción de edición de órdenes planeadas, cuyo objetivo es acceder a un determinado
grupo de órdenes seleccionadas bajo los criterios de filtrado, con el fin de modificarlas
manualmente.

Bajo este concepto, el usuario puede ingresar la totalidad de ordenes para un período,
un mes o más tiempo si se requiere. Cuando se va a fabricar una orden el estado debe
cambiar, deja de ser Planeado para convertirse en una orden Liberada. El cambio de
este estado es el objetivo del programa de confirmación de ordenes de producción.

Observación:
Una orden de producción que ya esté en firme o liberada para trabajo de piso no es
posible modifcarla


Campos del filtro (criterios para seleccionar las órdenes a editar)
_________________
Instalación:

Planificador:

Tipo de inventario:

Plan:

Criterios:

Item:

MPS/MRP:

Tipo orden:

Pantalla de edición de la información de una órden planeada
____________________
_

Tipo orden:
Cantidad:
Fecha vencimiento:
Recalcular fechas:
Fecha Lanzamiento:
Método Lista:
Ruta:
Método de ruta:
Bodega asignación:
Botón Eliminar:
Botón Modificar:
Botón Cancelar:

Confirmar - desconfirmar

Como mecanismo de apoyo para resolver situaciones específicas propias durante la
planeación de un proceso productivo, la opción de "confirmar/desconfirmar" permite
cambiar los estados de las órdenes de producción de "planeadas" a "firme" o viceversa,
para un determinado grupo de órdenes de producción seleccionadas bajo los criterios
del área de filtrado ubicado en la parte inferior de la pantalla.

Es importante recordar que el sistema maneja tres tipos de órdenes de producción, de
los cuales los dos primeros -ordenes planeadas y ordenes en firme- sólo inciden en la
fase de planeación, y el tercer tipo, denominada simplemente "orden de producción"
son para efectos de control de piso, momento a partir del cual ya no tiene incidencia
esta opción de "confirmar-desconfirmar".

material, etc.
planes de criterios


Campos del filtro ( criterios para seleccionar las órdenes a confirmar / desc
_______________
Instalación:

Planificador:

Tipo inventario:

Plan:
que se desea tomar como criterio para seleccionar la información a procesar.

Criterios:
y que se desea tomar como base para seleccionar la información a procesar. Este
se debió haber declarado previamente como parte de un plan, a través de la

Item:

MPS/MRP:

Acción:
Ordenes planeadas

Este informe hace referencia a las órdenes planeadas que posteriormente se convertirán
en órdenes de compra y órdenes de producción que el MRP y el MPS generaron en sus
respectivos procesos.

Vale la pena tener en cuenta que el sistema no permite programar órdenes dentro del
horizonte de planeación, ya este es un lapso en donde los recursos productivos ya
están programados, y sería causa de problemas el permitir incluir la planeación dentro
de un proceso productivo que ya está en marcha.

Al ingresar al programa, en primera instancia se deben diligenciar los campos relativos
a la selección y ordenamiento de los ítems a presentar en el informe. Seguidamente se
presentan los datos del registro MRP a imprimir y opcionalmente se pregunta por el
tipo de ordenes a presentar (planeadas, en firme). Las posibles respuestas son: todas las
ordenes, sólo ordenes de compra, sólo ordenes de producción.

material, etc.
planes de criterios


Campos del filtro ( criterios para seleccionar las órdenes planeadas a cons
_________________
Instalación:
Código de instalación en la que después de haber ejecutado los procesos MPS
y/o MRP, se consultarán las órdenes planeadas.

Planificador:
Código de identificación del funcionario del departamento de planeación
encargado del proceso MPS/MRP.

Tipo inventario:
Tipo de inventario que se tomará como criterio de selección de información para
la consulta de las órdenes planeadas. Cuando este campo se deja en blanco,
indica que la consulta se hará para todos los tipos de inventario.

Plan:
Código de plan que se tomará como criterio de selección de información para la
consulta de las órdenes planeadas. Cuando este campo se deja en blanco, indica
que la consulta se hará para todos los planes.

Criterios:
Código de criterio que se tomará como base para la selección de la información
la consulta de las órdenes planeadas. Cuando este campo se deja en blanco,
indica que la consulta se hará para todos los criterios.

Item:
Código de ítem que se tomará como criterio de selección de información para la
consulta de las órdenes planeadas. Cuando este campo se deja en blanco, indica
que la consulta se hará para todos los ítems.

MPS/MRP
Campo mediante el que se establece si en la consulta de órdenes planeadas se
incluyen todas las órdenes o sólo las generadas del proceso MRP o las generadas
desde el proceso MPS.

Tipo orden:
Campo mediante el que se establece si en la consulta de órdenes planeadas se
incluyen todas las órdenes o sólo las planeadas o las que se han dejado en firme,
es decir, la que no son modificables si se ejecutan posteriormente los procesos
MPS o MRP.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta la consulta de la órdenes planeadas.

Botón Limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la consulta de las órdenes
planeadas.

Ordenes lanzables

El objetivo de este programa es mostrar en pantalla las ordenes de producción, que sin
estar aún lanzadas, se podrían lanzar, ya que tienen existencias suficientes de
inventarios para sus componentes.


Campos del filtro (criterios para seleccionar la órdenes lanzables a consult

___________________
Instalación:
Código de instalación en la que después de haber ejecutado los procesos MPS
y/o MRP, se consultarán las órdenes lanzables.

Planificador:
Código de identificación del funcionario del departamento de planeación
encargado del proceso MPS/MRP.

Botón Consultar:
Mediante este botón se inicia la ejecución de la consulta.

Botón Limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta de la intención de consultar las
órdenes lanzables.

Log de procesos

A través de este programa el usuario puede monitorear la huella de auditoría que el
sistema lleva para la operación de la totalidad de los procesos relacionados con el
manejo de MPS/MRP en el sistema.


Campos del filtro (criterios para seleccionar los procesos MPS /MRP cuyo h
_
Instalación:
Código de instalación para la que se hará la consulta del log de procesos.

Grupo costo:
Grupo de costo que se tomará como criterio de selección para la consulta del log
de procesos.

Origen:
Código de origen que se tomará como criterio de selección para la consulta del
log de procesos.

Botón Consultar:
Mediante este botón se inicia la consulta del log de procesos.

Botón Limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta de la consulta del log de procesos.

Botón Eliminar:

Editar lista de recursos

Después de que con base en la opción "generación de lista de recursos" se hizo el
proceso de generación con base en la definición de los centros de trabajo que se
consideran críticos, se tiene esta opción de edición para acabar de depurar las cifras
calculadas para dicha lista, bien sea eliminando, modificando o adicionando centros de
operación críticos.

Después de este paso, se aplica la opción de "generación aproximada" como paso
previo para tener acceso a las consultas del programa monitor de planeación.


Campos del encabezado (identificación de la instalación y el ítem cuya lista de recursos
Instalación:
Código de instalación en la que se va a realizar la edición de la lista de recursos.

Item:
Código de ítem.

Información de la lista de recursos a editar
______________________________________________
Método de lista:
Método de la lista de materiales empleada para la fabricación del ítem.

Ruta:
Código de la ruta empleada para la fabricación del ítem.

Método de ruta:
Método de la lista de materiales empleada para la fabricación del ítem.

C. Trabajo:
Centro de trabajo determinado como crítico.

Horas ejecución:
Horas de ejecución necesarias para la fabricación del ítem.

Horas alistamiento:
Horas de alistamiento necesarias para la fabricación del ítem.

Días desfase:
Días de desfase a considerar dentro del proceso de fabricación del ítem.

Manual
Generación lista de recursos
Como paso intermedio dentro de la planeación de capacidad aproximada, el proceso de
generación de lista de recursos, lo que hace es plantear en términos de tiempo, la carga
necesaria de la planta con base en los ítems que pasan por los centros de trabajo
declarados como críticos.

Generar lista de recursos
____________________________________________________

Instalación:

Método de lista:

Método de ruta:

Fecha activación:

Botón Generar:

Botón Cancelar:

Listas de recursos

El objetivo de esta consulta es mostrar en pantalla la información obtenida a partir de
la aplicación de las opciones de "generación de lista de recursos" y "edición de lista de
recursos" utilizados para la determinación de los centros de trabajo crítico en la
alternativa de "capacidad aproximada".


Campos del filtro (criterios para seleccionar la lista de recursos a consultar

________________
Instalación:
Código de instalación asociada a la lista de recursos que se desea listar.

Botón Consultar:
Mediante este botón se inicia la consulta.

Botón Limpiar:
Mediante este botón el usuario se retracta de la ejecución de la consulta.
Capacidad aproximada

Para los casos en que se ha utilizado la alternativa de capacidad por el método
aproximado, y después de haber aplicado la opción de "generación de capacidad
aproximada", se tiene esta consulta cuyo objetivo es mostrar totalmente la
información obtenida.

Las columnas de la consulta son: instalación, descripción del centro de trabajo, fecha,
horas necesarias, horas orden, cantidad orden, número orden, tipo orden, vencimiento
orden, lanzamiento orden, ítem resumen.

utilizar un sólo renglón, en el cual , se consolida el ítem con sus estructuraciones
asociadas de talla, color y referencia (extensión-1, extensión-2).

En la erp Siesa enteprise, a diferencia de los esquemas estáticos de columnas
predeterminadas, es el mismo usuario quien define, con las funcionalidades propias de
seleccionar y arrastrar del entorno gráfico de windows, que columnas van, su
respectivo orden y la forma en que están totalizadas y subtotalizadas. (ver detalles de
la operación de las consultas flex).


Campos del filtro (criterios para determinar las fechas de análisis de la cap
_____
Instalación:
Código de instalación en la que se va a realizar la consulta de capacidad.

Centro de trabajo:
Centro de trabajo en el que se va a realizar la consulta de capacidad.

Fechas:
Cuadro de selección mediante el que se indica o no la utilización de un rango de
fechas para la consulta.

Fecha inicial:
Año/mes/día a partir del cual se realiza la consulta.

Fecha final:
Año/mes/día hasta el cual se realiza la consulta.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se inicial la ejecución de la consulta.

Botón Limpiar:
Botón mediante el cual el usuario se retracta de la consulta.
Capacidad aproximada de resumen

aproximado, y después de haber aplicado la opción de "generación de capacidad
aproximada", se tiene esta consulta cuyo objetivo es mostrar totalmente la
información obtenida en forma resumida.

necesarias (h), disponibles (h), diferencia (h), carga (%), sobrecargado.

la erp Siesa enteprise incorpora la metodología de "consulta-flex" para brindar un


___
Instalación:

Centro de trabajo:

Fechas:

Fecha inicial:

Fecha final:

Botón Consultar:

Botón Limpiar:

Capacidad detallada

detallado, y después de haber aplicado la opción de "generación de capacidad
detallada", se tiene esta consulta cuyo objetivo es mostrar totalmente la información
obtenida.

horas necesarias, horas orden, cantidad orden, número orden, tipo orden, vencimiento
orden, lanzamiento orden, ítem resumen.

utilizar un sólo renglón, en el cual , se consolida el ítem con sus estructuraciones
asociadas de talla, color y referencia (extensión-1, extensión-2).



_____
Instalación:

Centro de trabajo:

Fechas:

Fecha inicial:

Fecha final:

Botón Consultar:

Botón Limpiar:

Capacidad detallada resumen

resumido, y después de haber aplicado la opción de "generación de capacidad
detallada", se tiene esta consulta cuyo objetivo es mostrar totalmente la información
obtenida en forma resumida.

necesarias (h), disponibles (h), diferencia (h), carga (%), sobrecargado.



_

Instalación:

Centro de trabajo:

Fechas:

Fecha inicial:

Fecha final:

Botón Consultar:

Botón Limpiar:

Log de Procesos de Capacidad

El objetivo de esta consulta es accesar la huella de auditoría utilizada automáticamente
por el sistema para el registro de todas las operaciones asociadas a Capacidad de
Manufactura.


Campos del filtro (criterios para analizar historial de procesos de capacidad

_______________

Instalación:
Código de instalación para la que se va a consultar el log.

Grupo costo:
Grupo de costo que se va a tomar como criterio de selección para la consulta del
log.

Origen:
Código de origen que se va a tomar como criterio de selección para la consulta
del log.

Botón Consultar:

Botón Limpiar:

Botón Eliminar:

Introducción general al Siesa Pos
Lograr el control total del negocio desde el punto de venta, es mucho más que
sistematizar la operación en el punto de pago; ante este reto, aparece Siesa Pos,
como la solución que con base en la plataforma erp Siesa Enterprise, es la que
mejor logra la "integración" de todos los frentes generadores de información,
tanto en el frente de interacción con el cliente en el punto de venta, como en
todos los involucrados desde que se planea y se realizan las compras, se
recepciona en las bodegas, se distribuye internamente entre los punto de
atención, se vende y se contabiliza; con una visibilidad total para todos los
niveles gerenciales a través de herramientas avanzadas de consultas y análisis de
la totalidad de cada uno de los puntos de operación.

Explicación de los módulos:

Configuración Pos Central
Este módulo está totalmente enfocado a personal técnico y administrativo
responsable de la creación de todas las reglas del negocio, de tal manera
que se garantiza la total automatización de las labores que ejecuta el usuario
final. Entre los aspectos que se definen están: declaración de apertura o
cierre de fecha, parametrización del manejo de precios y descuentos,
configuración de la funcionalidad que las TPV van a dar a los usuarios
finales.

Otra labor que se hace en el Pos Central son las actividades de consultas
diarias, acumulación de ventas, consulta de acumulados y acceso a la
exploración de toda la información generada con base en cubos
multidimensionales.

Operación usuario final
Este módulo está enfocado a la operación del usuario final de acuerdo a las
funcionalidades que se habilitan o restringen desde el Pos Central, tanto en
reglas de negocio como en los diferentes tipos de TPV. La operación tiene
el mayor grado de automatización posible respecto a manejo de apertura de
cajas, otorgamiento de descuentos y promociones, manejo de impuestos,
etc.

Monocaja : la nueva interfaz gráfica de
usuario final
Con el fin de lograr una mayor productividad y seguridad en la operación del
punto de venta en los puntos de interacción con los clientes en los almacenes,
boutiques se replantea totalmente el enfoque windows durante la interacción del
usuario final; ahora, en vez de habilitar de una vez todas las posibles opciones
que puede tener un usuario final en un momento determinado, ahora el sistema
lleva un control más estricto, y dependiendo de la operación que cada usuario
final esté haciendo, sólo se habilitan un menú horizontal en la parte superior los
íconos que corresponde de acuerdo a la lógica de negocio definida. Por ejemplo:
si se está facturando no tiene porque el usuario por qué ir a hacer impresión de
notas crédito. De esta manera se hace mucho más rápido el entrenamiento de los
usuarios finales y se da mayor seguridad en la operación.

Descripción de la pantalla de usuario final
Antes de empezar a utilizar el Siesa-pos es recomendable entender la distribución de
los componentes de la pantalla de interacción para el usuario final.

Area de la
Descripción
pantalla
Area de opciones de menú, que se activan sólo en esta área ubicada
Area 1 en la parte superior de la pantalla, dependiendo del tipo de
Area de gestión de datos de entrada según el tipo de transacción.
Area 2 Esta según el tipo de dispositivo utilizado puede ser en
determinados casos como "touch screen".
Area de tirilla soporte de la transacción. Esta área tiene la
particularidad de que a través de click derecho sobre cualquiera de
Area 3 sus registros se pueden activar opciones complementarias a las del
área 1, como es el caso de modificación de cantidades,
modificación de descuentos, devoluciones o eliminación.
Area 4 Area de totalización parcial del ítem que se está registrando.

Area de totalización general de la transacción que se está
Area 5 registrando.
Area 6 Area informativa del almacén, TPV y los dispositivos con los que
se están interactuando desde ese punto específico.

Ventajas de estar integrado nativamente con
la erp Siesa Enterprise

Sincronización total con todos los procesos de compras, inventarios,

modalidades de ventas diferentes al Pos, contabilidad, tesorería, impuestos,
manufactura.
Coherencia en la aprobación, asignación de inventarios, remisión.
Facturación y alistamiento o embarque.
La contabilización automática de las transacciones generadas en el punto de
venta se contabilizan automáticamente de acuerdo a reglas de negocio, sin
ninguna dependencia del conocimiento contable de los usuarios finales e
intermedios.
Gestión de impuestos automática, con base en reglas de negocio que
asimilan las particularidades propias de cada región y país.
Cuadre de cifras garantizado entre todos los sistemas.
Los estados financieros no requieren de procesos intermedios de
acumulación.
Visibilidad y trazabilidad total con todos los procesos complementarios de
la cadena de valor.
Se asimila plenamente la gestión de tesorería para el control y custodia de
los recaudos en las diferentes cajas, consignación, pagos y eventuales
depósitos realizados anticipadamente por los clientes.
Uso pleno de las herramientas de consultas, listados e inteligencia de
negocios con base en la totalidad de la información sin estar limitadas por
sistemas independientes de terceros.
Control centralizado de reglas de negocio en cuanto a unidades de medida,
obsequios, topes de bloqueo por cupo y/o mora, topes mínimos y máximos
por tipo de venta.
Beneficios funcionales de Siesa Pos

Innovación tecnológica.
• Mayor versatilidad para la definición de esquemas centralizados,
descentralizados o mixtos.
• Soporte de comunicaciones TCP o http (web) en casos que van desde un
almacén con varios TPV (Terminal Punto de Venta), hasta una cadena de
almacenes o supermercados.
• Más funcionalidades diseñadas para la interacción directa con el cliente en
el Front Office, el Back Office y para el apoyo administrativo y logístico
(tesorería, compras, inventarios, contabilidad, cuentas por pagar, cuentas
por cobrar) todos estos, aspectos propios del entorno de una ERP.
• Fexibilidad inteligente que facilita la operación, a la vez que la hace más
segura, desde los niveles operativos hasta los gerenciales.
• La dirección de la empresa está en capacidad de conocer en cualquier
momento y en tiempo real, lo que está sucediendo en todos los puntos de
venta.
• En caso de caídas en el suministro de energía. Siesa garantiza la seguridad
e integridad de la información generada en el punto de venta.
• Manejo de información relevante del cliente que sirve de base para
programas de fidelización.

Facilidad de uso.
• Siesa Pos facilita la interacción del usuario con la solución en el TPV a
través de diferentes dispositivos de entrada (teclado, teclado configurable,
mouse, touch screen).
• Siesa Pos posee un potente esquema de configuración de perfiles de
otorgamiento de permisos.
• Siesa Pos es una solución clara e intuitiva que lleva de la mano al
operador del TPV.
Integración.
• Las actualizaciones de productos, precios, promociones y descuentos,
hechas en el back office, se reflejan en el TPV de acuerdo a las necesidades
del negocio.
• Las transacciones realizadas en el TPV, se reflejan en el Back Office de
manera inmediata.
• Al integrar la información del TPV con el Back Office, se actualiza
fácilmente la información de inventarios, ventas, tesorería y cuentas por
cobrar, a través de servicios de acumulación.
• Su negocio contará la disponibilidad real de inventario, reflejando de
forma inmediata las transacciones de su TPV.

Versatilidad en la conexión.
• Siesa Pos es un sistema en línea que permite a los puntos de venta
registrar sus operaciones en el TPV y enviarlas a través de conexiones vía
TCP o HTTP (web) para ser consolidadas en un servidor central.
• Siesa Pos es altamente versátil en las alternativas de configuración de las
TPV, lo que permite lograr el mejor costo/beneficio dependiendo de si se
tienen actividades de venta en almacenes con pocas TPV caso de las
boutiques, o esquemas de autoservicios medianos con conexión directa al
servidor central, o esquemas complejos de cadenas de autoservicios de
grandes superficies que implican servidores intermedios de replicación al
servidor central.

o Esquemas centralizados en los cuales se tiene conexión TCP
directa al servidor de la base de datos central; este es aplicable a las
cadenas de boutiques en los que cada una puede llegar a tener un
reducido número de TPV.

o Esquemas desatendidos en los cuales se tiene servidor de negocios
y base de datos local, sincronizados vía HTTP (web) servidor de la
base de datos central; este es aplicable a actividades de venta en
autoservicios medianos.

o Esquemas desatendidos con replicación intermedia en los cuales
se tiene servidor de negocios y base de datos local, sincronizados vía
HTTP (web) al servidor intermedio de replicación por almacén; el cual
a su vez en forma permanente (365 días x 24 horas) tiene conexión al
servidor de la base de datos central. Este es recomendable para
cadenas de grandes superficies.

Seguridad para garantizar la atención permanente ( 365 días x 24 horas)
• Siesa Pos es altamente confiable y versátil en los esquemas de
contingencia, ya que ha hecho importantes inversiones en investigación y
desarrollo, que le permite asegurar que tiene el esquema más avanzado con
tecnología de punta, para garantizar que no hay pérdida de información y
se tienen mínimos tiempos de recuperación, durante la atención a los
clientes en los puntos de venta (365 días x 24 horas), en cualquiera de los
esquemas (centralizados, desatendidos o con replicación intermedia).


lo tanto, no permita ningún tipo de transacción en Siesa Pos, que implique la
realización de un documento. Esta es una práctica recomendable para garantizar
control y no permitir transacciones en fechas no autorizadas. Es importante tener
en cuenta que el alcance de esta opción no llega hasta el control de la
realización de procesos inherentes a los datos, como por ejemplo: nivelación de
listas, consultas o listados de cualquier índole.



según sea el caso.
Lista de precios

El objetivo de este programa es ejecutar la primera de las dos fases que se deben
realizar para definir una lista de precios. Específicamente en este programa se declara
el "encabezado" de la lista de precios, es decir, se declara el código y la descripción
bajo el cual se identificará la lista de precios, además de la moneda en la que se
maneja la lista de precios, y los parámetros que determinan el tipo de lista de precios
(normal, rangos, libre), manejo o no de precio sugerido, inclusión o no de impuestos y
si es exclusiva para fidelización POS.

Posteriormente, en la opción "precios por ítem" se realiza la fase 2, en la que se indica
el registro detallado de precios para cada uno de los ítems asociados a cada lista de
precio.

Lista de precios:
Campo alfanumérico de 3 posiciones. Se utiliza para registrar el código de la
lista de precios. Este será el que se utilizará posteriormente.

Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la
lista de precios.

Moneda:
Código de la moneda en la que se maneja la lista de precios.

Tipo de lista:
Indicador de tipo de lista de precios. Este puede tener tres tipos: Normal (se
toma el valor indicado); Rango (el precio debe oscilar entre un valor mínimo y
uno máximo); Libre (se digita en el momento de la transacción de venta).

Manejo de precio sugerido:
Indicador que habilita o deshabilita el manejo de precio sugerido.

Impuestos incluídos:
Indicador que habilita o deshabilita el manejo de impuestos incluídos.

Exclusivo fidelización POS:
Indicador que se debe activar cuando se han definido programas de fidelización
con redención de puntos. Este cuadro de selección se activa únicamente para las
listas de precios de tipo "normal", no tiene ninguna incidencia cuando se trabaja
bajo los tipos "entre rangos" o "libre".

Tab (Lista base)
_______________________________________________________
Cuando se está trabajando con un tipo de lista de precio "normal" se tiene la
posibilidad de automatizar la generación de la lista de precios, con base en los
siguientes campos. Esta funcionalidad no está habilitada cuando se trabaja con
tipo de listas "por rangos" o "libre"

Lista de precios:
Lista de precio ya declarada que se tomará como base para la generación.

Factor:
Cada precio declarado se multiplica por el valor aquí declarado para generar el
nuevo precio.

Precisión:
Número de lugares decimales para los que se redondeará el valor calculado al
multiplicar el precio por el factor.

Aplica en ítems:
Criterio que permite limitar la generación de la nueva lista de precios, con las
siguientes alternativas: todos, sólo a los kits de inventarios ó exclusivamente
para ítems de servicios.

Tab (centro de operación)
_______________________________________________________
Esta área de la pantalla de lista de precios, se activa o desactiva, la asignación de
la lista por cada centro de operación declarado en el sistema. Para ello, el sistema
una grilla, con todos los centros de operación, en la cual se tiene acceso sobre el
cuadro de selección ubicado en el lado izquierdo.

Precios por ítem
Después de haber realizado la fase 1 de declaración de las diferentes listas de
precios, en este programa se hace la segunda fase, en la que se declaran los
precios para cada uno de los ítems teniendo en cuenta la incidencia de aspectos
de parametrización que determinan si se preguntan o no, variables como: precio,
precio sugerido, precio mínimo, precio máximo, puntos de fidelización y llaves
de impuestos.

Lista de precios:
Código de lista de precios previamente definida, a la cual se le incorporará la
información de los ítems dependiendo de la forma como esté parametrizada.

Item:
Código de ítem al cual se le declarará la información de precios.

Ext.1:
Código de extensión que se preguntará dependiendo de si el ítem tiene declarado
el manejo de tallas o colores.

Año, mes y día a partir de la cual entrará en vigencia el precio. De esta manera
se tiene la comodidad de poder declarar precios con la suficiente antelación a la
fecha de activación.

Unidad de medida:
Presentación de producto para el que será válido el precio. Ejemplo: kilos, caja,
paca, etc.

Año, mes y día hasta la cual es vigente el precio declarado.

Descuento / Promoción:
Vinculación de una lista de descuento/promoción para las transacciones
asociadas al manejo de precios para el ítem que se está declarando.

Precio:
Precio unitario que se pregunta siempre y cuando el tipo de la lista de precio sea
"normal" o "libre". Este campo no se pregunta si el tipo de lista de precio es "por
rangos".

Sugerido:
Precio que se pregunta siempre y cuando, durante la fase 1 de lista de precios, se
haya habilitado el cuadro de selección de manejo precio sugerido.

Mínimo:
Mínimo valor que el sistema permite para transacciones del ítem. Este campo se
pregunta siempre y cuando durante la creación del tipo de la lista de precio se
haya elegido "rangos".

Máximo:
Máximo valor que el sistema permite para transacciones del ítem. Este campo se
pregunta siempre y cuando durante la creación del tipo de la lista de precio se
haya elegido "rangos".

Puntos de fidelización:
Número de puntos otorgados, siempre y cuando durante la creación de la lista de
precios en la fase 1, se haya habilitado el cuadro de selección "exclusivo para
fidelización POS".

Llave:
Llave de impuestos que determina el tipo de impuestos que se aplicarán a las
transacciones con el ítem que se está declarando. Este campo se pregunta,
siempre y cuando durante la creación de la lista de precios en la fase 1, se haya
habilitado el cuadro de selección "incluye impuestos".

Eliminar vigencia de precios

El propósito de este programa "eliminar vigencia de precios" es dar un mecanismo que
en forma masiva y rápida, pueda actualizar las vigencias de precios, evitando así tener
que recorrer registro a registro la lista de precios para ir eliminando las vigencias de
precios. Para ello, en el tab de parámetros, se tienen dos áreas. La primera, denominada
"precios a eliminar" en la que se define la lista de precios y las fechas iniciales y
finales entre las cuales se van a eliminar las vigencias de los precios. La segunda,
denominada "Filtro" en la que se tiene la opción de precisar más detalladamente los
ítems dentro de la lista sobre los cuales se va a realizar la operación; en esta parte, se
pueden utilizar tipo de inventario y/o grupo impositivo y/o grupo de descuento y/o
plan y/o criterio.

Tab Parámetros
_____________________________________________________________

--- Precios a eliminar ---

Lista de precios:
Lista de precio sobre la que se hará el proceso de eliminación de vigencia de
precios.

Fecha inicial:
Día, mes y año, desde la cual se eliminará la vigencia de precios.

Fecha hasta:
Día, mes y año, hasta la cual se eliminará la vigencia de precios.

--- Filtro ---
sobre los cuales se va a realizar la eliminación de vigencias de precios.

Tipo inventario:

Grupo impositivo:

Grupo dscto:

Plan:

Criterio:

Botón Consultar:
Cuando se da click sobre el botón "consultar" el sistema hace un
preprocesamiento del proceso de eliminación sin aún dejarlo en firme. El
resultado se puede consultar en el tab "consulta".

Botón Eliminar:
Cuando se da click sobre el botón "eliminar" el sistema deja en firme la
eliminación sobre la lista de precios elegida. El resultado se puede consultar en
el tab "consulta".

Botón Cancelar:
Cuando se da click sobre el botón "cancelar" se desiste del proceso de
eliminación de vigencias de precios.

Tab Consulta
_____________________________________________________________
Muestra el estado como quedará la lista de precios, una vez se deje en firme el
proceso mediante el botón "eliminar"; mientras que ello no ocurra se podrá
repetir la "consulta" hasta llegar a obtener las vigencias de precios deseada. En la
consulta se muestran las siguientes columnas: ítem, referencia, descripción ítem,
fecha activación, unidad de medida, moneda, precio base, descuento-promoción.

A través de las funcionalidades de la "consulta flex" se puede particularizar la
presentación estética de tamaño, color, tipo de letra, reposicionamiento de las
columnas, forma de agrupación y totalización, exportación a excel .(más

Transferencia de precios

El propósito de este programa "transferencia de precios" es dar un mecanismo que en
forma masiva y rápida, pueda realizar transferencia de precios entre listas. Para ello, en
el tab de parámetros, se tienen cuatro áreas:

La primera, denominada "origen" en la que se define el tipo de origen (lista de precios,
costo promedio, ultimo costo, costo estándar, cotización proveedor-ítem, peso y
volumen), lista de precios y las fechas iniciales y finales de las vigencias de los
precios.

La segunda, denominada "destino" en la que se define la lista de precios sobre la que
se realizará la transferencia de precios, con su respectiva actualización de vigencias.

La tercera, denominada "factores" con base en los cuales dependiendo del tipo de lista
de precios se definen las variables que inciden en el cálculo de los precios a transferir
en la lista de precio destino.

La cuarta, denominada "Filtro" en la que se tiene la opción de precisar más
detalladamente los ítems dentro de la lista sobre los cuales se va a realizar la
transferencia de precios; en esta parte, se pueden utilizar tipo de inventario y/o grupo

Tab Parámetros
_____________________________________________________________

--- Origen ---
Tipo de origen:
El sistema Siesa Enterprise, además de tomar una lista de precio como origen,
permite también tomar como base el costo promedio, último costo, costo
estándar, cotización proveedor ítem, peso y volumen.

Es importante tener en cuenta que dependiendo de la opción de "origen" se
solicitan los campos en esta área de "origen".

Si se eligió Lista de precios: se solicita indicar la lista de precios específica con
sus respectivas fechas de vigencia.

Si se eligió costo promedio, último costo, costo estándar o cotización de proveedor : se solicita la
"instalación" con el fin de tomar de allí el valor respectivo.

Si se eligió peso, volumen: se solicita precio por, para tomar como valor base.

--- Destino ---
Lista de precios:
Lista de precios sobre la que finalmente se hará el proceso de transferencia.

Fecha vigencia:
Año, mes y día desde el que va a tener vigencia la lista de precio generada.

Fecha hasta:
Año, mes y día hasta la que va a tener vigencia la lista de precio generada.

--- Factores ---

Precio:
Número de veces por el que se multiplicará o se dividirá la lista de precio origen
en el momento de hacer la transferencia de precios para generar la nueva lista de
precios destino.

Precisión:
Precisión que se desea dar en los cálculos, número de cifras decimales que se
manejarán durante el cálculo.

Dividir:
Indica si durante el proceso de transferencia, la lista de precio origen se dividirá
o multiplicará. Si es elige el cuadro de selección indica que se dividirá, en caso
contrario, indica que se multiplicará.
Tab Filtro
_____________________________________________________________
sobre los cuales se va a realizar la transferencia de precios

Tipo inventario:

Grupo impositivo:

Grupo dscto:

Plan:

Criterio:

Botón Consultar:
Al dar click sobre el botón "consultar" se muestra en pantalla un informe de las
siguientes columnas: inconsistencias, ítem, referencia, descripción ítem, fecha
activación, unidad medida, moneda, precio base, factor, precio, descuento-
promoción. A través de las funcionalidades de la "consulta flex" se puede
particularizar la presentación estética de tamaño, color, tipo de letra,
reposicionamiento de las columnas, forma de agrupación y totalización,
exportación a excel .(más información de la consulta flex).

Botón Generar:
Al dar click sobre el botón "generar" se ejecuta el proceso transferencia a la lista
"destino" de acuerdo a los parámetros elegidos

Botón Cancelar:
Al dar click sobre el botón "cancelar" se retracta un proceso de "generación"
realizado.

Importar

El objetivo de este programa es evitar la digitación manual de cada una de las
lista de precios, utilizando para ello la facilidad de importar el contenido desde
un archivo plano.

Archivo:
Nombre del archivo.

Formato:
Tipo de formato utilizado.

Reemplazar listas existentes:
Indicador mediante el cual el sistema reemplaza o no las listas existentes.

Botón Importar:
Botón mediante el cual se ejecuta la importación de la lista de precios.

Botón Cerrar:
Botón mediante el cual se retracta la operación de importación de la lista de
precios.

Consulta de precios

El objetivo de este programa es consultar en pantalla el contenido de una lista de
precios seleccionada. Las columnas de esta consulta son: ítem, referencia, descripción
ítem, fecha activación, unidad de medida, moneda, precio, precio mínimo, precio
máximo, precio sugerido, descuento-promoción.

columnas, forma de agrupación y totalización, exportación a excel .(más información
de la consulta flex).

Tab Filtro
_____________________________________________________________

Lista de precios:
Código de la lista de precio a consultar.

Año/mes/dia de activación sobre la cual se realizará la consulta.

Botón Consultar:
Botón mediante el cual se ejecuta la consulta.

Botón Limpiar:
Botón mediante el cual se retracta la operación de consulta.

Consulta columnaria de precios

El objetivo de este programa es consultar en forma simultánea los precios que tiene
cada ítem en varias listas de precios. Las columnas de esta consulta son: ítem resumen,
unidad de medida, precio lista 1, precio lista 2, ..., precio lista n.

columnas, forma de agrupación y totalización, exportación a excel .(más información
de la consulta flex).

Tab Filtro
_____________________________________________________________

--- Filtro de ítem ---
Tipo inventario:
En el caso de que la selección incluya la información para un tipo de inventario
específico, en este campo se indica el respectivo valor. En caso de que este
campo se deje en blanco, no tiene ninguna incidencia en la consulta columnaria
de precios.

Grupo bodega:
En el caso de que la selección incluya la información para un grupo de bodegas
de precios.

Bodega:
En el caso de que la selección incluya la información para una bodega
específica, en este campo se indica el respectivo valor. En caso de que este
de precios.

Item:
En el caso de que la selección incluya la información para un ítem específico, en
este campo se indica el respectivo valor. En caso de que este campo se deje en
blanco, no tiene ninguna incidencia en la consulta columnaria de precios.

Plan 1:
En el caso de que la selección incluya la información para un plan específico, en
este campo se indica el respectivo valor. En caso de que este campo se deje en

Criterio 1:
En el caso de que la selección incluya la información para un criterio específico,
en este campo se indica el respectivo valor. En caso de que este campo se deje en

Portafolio:
En el caso de que la selección incluya la información para un portafolio
de precios.

--- Filtro de listas ---
Lista de precios:
En el caso de que la selección incluya la información para una lista de precios
específica, en este campo se indica el respectivo valor. En caso de que este
de precios.

En el caso de que la selección incluya la información para una fecha de
activación específica, en este campo se indica el respectivo valor. En caso de que
este campo se deje en blanco, no tiene ninguna incidencia en la consulta
columnaria de precios.

Lista de precios 1:

Lista de precios 2:

Lista de precios 3:

Lista de precios 4:

Lista de precios 5:

Año/mes/dia que se tomará como criterio de selección de las listas de precios a
consultar.

Tab Consulta
_____________________________________________________________
Dependiendo de la combinación de criterios dados en el area de "filtrado" en esta
área se muestra la información de las listas de precios que cumplen con dichas
condiciones de selección.

Grupos de descuentos
Mediante esta opción se declaran en forma general los grupos de descuentos que
se van a manejar en el sistema. Posteriormente, estos grupos se asocian a los
diferentes ítems de venta, para definir esquemas múltiples de descuentos y
promociones, los cuales son utilizados en el momento de realizar los diferentes
documentos de la gestión de ventas (cotizaciones, pedidos, facturas) para
calcular automáticamente por parte del sistema el porcentaje de descuento a
otorgar.

Grupo de descuento:
Código de identificación del grupo de descuentos.

Descripción:
Descripción del grupo de descuentos.

Descuentos y promociones

La erp Siesa Enterprise tiene un esquema bastante versátil para adaptarse a todas las
particularidades en materia de descuentos que se presentan en el desarrollo de la
actividad económica, es el caso de los descuentos, por ítem, por cliente, o una de las
combinaciones que se pueden dar al planear esquemas teniendo en cuenta grupos de
descuentos, tipos de inventario, tipos de cliente, cantidades mínimas, cantidades
máximas, etc. De esta manera se puede llegar a un ilimitado de número de alternativas
de descuentos, en las cuales, cada una maneja fechas de vigencia para cada ítem de
inventarios. Esto implica que el usuario puede modificar con antelación los
descuentos, sin causar traumas sobre las transacciones que se puedan estar registrando
en la fecha actual.

La estructura de descuentos y promociones que se muestra a continuación se tiene en
cuenta cada vez que se hace una transacción en el punto de venta, y como parte de ella,
también se hace la liquidación en línea de los puntos de acuerdo a los criterios
definidos en el programa de fidelización elegida, así como la posibilidad de hacer o no
simultáneamente la redención de puntos.

Esquema de estructuración de descuentos y promociones

Prerrequisitos para la creación de descuentos y promociones.
1. Tener definidas las diferentes frecuencias, en la que se determinan los días con
sus respectivas horas de inicio y finalización en las que estarán habilitadas los
diferentes descuentos.
2. Tener definidas los tipos de tarjetas y tarjetas de fidelización, en las que se
definen los criterios de otorgamiento y redención de puntos.
3. Tener actualizados los archivos maestros de: conceptos y motivos, grupos de
motivos, ítems de concesión, clientes pos y vendedor por centro de operación.

Tab Filtro
_____________________________________________________________
Debido a que es posible manejar simultáneamente múltiples planes de descuentos-promociones con la
estructura que se acaba de presentar, se tiene la posibilidad, en primera instancia, de consultar los que ya
están creados, con el fin de evitar repetición o facilitar la replicación de una para estructurar rápidamente
una nueva.

Estado:
Estado asociado a la lista de descuentos.(discriminar las opciones de estado).

Año/mes/día de activación.

Botón Consultar:
Botón que ejecuta la consulta.

Botón Limpiar:
Botón que retracta la intención de consulta.

Descto/Promoción:
Código de identificación del descuento/promoción.

Descripción:
Descripción de la lista de descuento.

Tab líneas (area 2)
_____________________________________________________________
Fecha inicial:
Año/mes/día a partir del cual tiene vigencia la lista de descuentos.

Indicador de fecha final:
Indicador que determina si la lista de descuentos tiene fecha de caducación.

Fecha final:
Año/mes/día hasta la cual está vigente la lista de descuentos.

Exclusivo:

Exclusivo para controlar tope en descuentos manuales:
Indicador de exclusividad para controlar tope en descuentos manuales.

Notas:

Subtab General (area 3)
_____________________________________________________________

Información de Item
Las variables con las que se pueden definir múltiples descuentos son: item y/o
extensión-1 y/o extensión-2 y/o tipo de inventario y/o grupo de descuento y/o
paquete (para todos los ítems asociados al paquete).

El esquema de indicación funciona por excepción, esto quiere decir que cuando
un campo se deja en blanco, indica que se consideran todos sin ninguna
excepción. Ejemplo: para definir un descuento global para todos los ítems basta
dejar todos los campos en blanco, incluyendo también los relacionados con el
cliente.

Información cliente
Las variables con las que se pueden definir múltiples descuentos por cliente son:
cliente, sucursal, punto de envío, tipo de cliente, lista de precios, grupo de
descuento y/o plan 1 y/o plan2.

Al igual que en los ítem, el esquema también funciona por excepción, esto
quiere decir que cuando un campo se deja en blanco, indica que se consideran
todos sin ninguna excepción. Ejemplo: para definir un descuento global para
todos los clientes basta dejar todos los campos en blanco, incluyendo también
los relacionados con el ítem.

Información de vigencia.

Información de cantidades y valores mínimos y máximos.

Subtab Obsequio (area 4)
_____________________________________________________________

Item:

Ext 1:

Unidad de medida:

Cantidad:

Cantidad base:

Incluir el valor del obsequio:

Concepto:

Motivo:

Concepto POS:

Motivo POS:
Frecuencia de promociones

El objetivo de las "frecuencias" es realizar la actividad previa a la estructuración de
los "descuentos y promociones", por medio de la cual se declaran para los diferentes
horas iniciales y finales en cada uno de los días en los que cada frecuencia tendrá
vigencia.

Las frecuencias son utilizadas posteriormente durante la creación de los "descuentos y
promociones".

Código:
Código bajo el cual se identificará la frecuencia.

Descripción:
Texto descriptivo de la frecuencia. Ejemplo: hora feliz- miércoles de 2 a 3 p.m. y
lunes a viernes 5 a 7 p.m.

Tab Frecuencia
_____________________________________________________________

Al dar clic sobre el botón "adicionar", se informan los siguientes campos para
cada uno de los registros que conforma la frecuencia que se está declarando.
para el caso que se expuso en la descripción, se deben informar 6 registros:

Día de la Hora Hora
Reg.
semana inicial final
1 Miércoles 14 15
2 Lunes 17 19
3 Martes 17 19
4 Miercoles 17 19
5 Jueves 17 19
6 Viernes 17 19

Día de la semana:
Día de la semana en la que tendrá vigencia la frecuencia. Ejemplo: para el caso
que se expuso en la descripción, se deben informar seis registros. El primero,
día miércoles; y el segundo, se declaran 5 registros para cada uno de los días que
hay entre lunes y viernes.

Hora inicial:
Hora a partir de la cual se activa la frecuencia en el sistema.

Hora final:
Hora hasta la cual se activa la frecuencia en el sistema.

Tab Notas
_____________________________________________________________
Campo de libre utilización por parte del usuario. Ejemplo: la hora feliz
sólamente tiene validez para licores importados.

Consulta de descuentos

El objetivo de este programa es mostrar la conformación de cada una de las líneas bajo
las que se estructuró un determinado descuento o promoción.

Inicialmente, como aproximación se tiene un área del filtrado, en donde se plantean los
criterios de selección de los descuentos-promociones cuya estructura se quiere
consultar. Para ello, se debe informar el estado de los descuentos (todos, activos,
inactivos), y opcionalmente, se tiene la alternativa de trabajar con una fecha de
activación determinada.

Tab Filtro
_____________________________________________________________
Criterios bajo los cuales se hará el acercamiento a la lista específica de descuentos.

Estado:
Estado que se tendrá en cuenta para hacer la selección inicial (Todos, activos,
inactivos).

Fecha activación:
Campo opcional, que ayuda a precisar aún más la selección inicial, adicionando
al criterio anterior, las listas que tienen determinada fecha de activa

Conceptos y motivos

Como estrategia para evitar que el usuario final tenga que digitar directamente
códigos de cuentas contables y sus respectivas contrapartidas, en Siesa
Enterprise se adoptaron los "conceptos" y "motivos". Estos son tablas
especialmente diseñadas para identificar y clasificar cada uno de los diferentes
tipos de transacciones en el sistema. Sobre estos se definen las equivalencias de
ventas sobre las que se van a deducir las cuentas contables asociadas a la
contabilización de cada elemento del costo (materiales, mano de obra, costos
indirectos de fabricación) en cada tipo de transacción. Dentro de este esquema,
el "motivo" se encarga de almacenar la contrapartida contable que corresponde
al concepto informado. En el caso específico de las ventas, es la cuenta de
ingreso.

cambio, los motivos los puede definir el usuario líbremente para identificar cada
un mismo concepto.

necesite. A los conceptos que se les debe crear los motivos son: pedidos,
remisiones, devoluciones, facturas, notas crédito.

Concepto:
Código de concepto que se tomará como base para asociar el motivo.

Motivo:
Código de motivo.

Activo:

Descripción:

Tab Generales
Naturaleza:


Sólo valor:
Indcador de si el motivo es de sólo valor.


Ver detalle:

Débito:
Auxiliar:

C.O:

U.N:

C. Costo:

Crédito:

Auxiliar:

C.O:

U.N:

C. Costo:

Botón adicionar:

Botón Cancelar:
Ver detalle:


Descripción:


Grupos de motivos

El objetivo de esta opción es facilitar la obtención de informes, al declarar
grupos de motivos bajo una sola estructura que permite extraer la información de
todos los motivos allí declarados. Ejemplo: generar el neto de la venta, con base
en un grupo de motivos que contiene un motivo de ventas y un motivo de
devoluciones.


La definición de un nuevo grupo de motivos simplemente consiste en
seleccionar (chulear) los conceptos que se van a incluir.

Grupo de motivos:

Descripción:


Concepto:

Motivo:

Items de concesión

Como actividad previa de parametrización que permite la máxima
automatización y simplificación de la actividad de los cajeros en las diferentes
TPV, se tiene la definición de los ítems de concesión, mediante la cual se
permite facturar los artículos que se tienen en el punto de venta, pero que por
ser de propiedad de una empresa diferente, no se les controla inventarios.

Funcionalmente, los ítems de concesión se consideran como ítems de servicio;
de esta manera para el cajero es transparente, porque el sólo debe digitar el
código del ítem y colocar el precio que trae el tiquete que hace referencia a la
venta.

Ej. Cuando se compran mercancías, en áreas del almacén que se alquilan para
el mercadeo de marcas especializadas, entregan un tiquete manual, con el cual
se va a la caja a cancelar, y luego después de haber hecho el pago, con factura
en mano reclama la prenda.

Item / referencia:
Código de ítem o referencia, que estando previamente declarado como ítem en el
sistema, se declara como ítem de concesión en Siesa Pos.

ext. 1:
Código de talla o color, para los casos en que el producto tiene esa característica
de manejo.

ext. 2:
Código de talla o color, para los casos en que el producto tiene esa característica
de manejo.

Clientes Pos
El objetivo de este programa es definir el archivo Clientes de contado en forma
sencilla y rápida. La misión de este archivo es agilizar la captura de clientes
ocasionales de los que interesa guardar información, más con fines de mercadeo para
promociones futuras, que de control contable como tal. Este hecho incide en que no
sea necesaria mucha de la información que se solicita para una persona jurídica o
natural que se cataloga como tercero. Un ejemplo de este tipo de clientes se
encuentra en los procesos de ventas en cadenas de boutiques donde el día del
cumpleaños se le envía un mensaje de felicitación. Como se podrá observar un
beneficio adicional es que se evita llenar de terceros temporales el catálogo principal.

Funcionalmente, se tienen las "entidades dinámicas" como recurso para la
particularizar la información adicional que se necesita almacenar para los clientes
Pos, en la erp Siesa Enterprise. Con estas el usuario del sistema genera
autónomamente un área adicional a la base de datos en la que se incluyen
información libremente definida.

Cliente:

Tipo ID:
Tipo de identificación del cliente ocasional.

Número:
Número asociado al cliente ocasional.

Persona jurídica:
Indicador de si el cliente ocasional es persona jurídica.

Persona natural:
Indicador de si el cliente ocasional es persona natural.

Razón social:
Descripción de la razón social del cliente ocasional.

Apellidos:
Apellidos del cliente ocasional.

Nombres:
Nombre del cliente ocasional.

Tab Generales
_____________________________________________________________

Fecha de ingreso:
Año/mes/día de ingreso del cliente ocasional.

Fecha de nacimiento:
Año/mes/nacimiento del cliente ocasional.

Bloqueado:
Indicador de bloqueo del cliente ocasional.

Fecha:

Año/mes/día de bloqueo.
Motivo:
Motivo de bloqueo.

Tab Contacto
_____________________________________________________________

Contacto:
Nombre de la persona contacto cuando el cliente ocasional es una persona
jurídica.

Dirección:
Dirección del cliente ocasional.

País:
País del cliente ocasional.

Depto/Estado:
Depto/estado del cliente ocasional.

Ciudad:
Ciudad del cliente ocasional.

Barrio/Zona:
Barrio/Zona del cliente ocasional.

Teléfono:
Teléfono del cliente ocasional.

Fax:
Número de fax del cliente ocasional.

Código postal:
Código postal del cliente ocasional.

E-Mail:
E-mail del cliente ocasional.

Celular:
Número de celular del cliente ocasional.

Código EAN:
Código de barras bajo el cual se identifica al cliente ocasional tipo POS.

Tab Clasificación
_____________________________________________________________
Plan
Plan al que está asociado el cliente ocasional.

Descripción:
Descripción del plan.

Criterio:
Criterio al que está asociado el cliente ocasional.

Descripción:
Descripción del criterio.

Tab Foto
_____________________________________________________________
Archivo:
Ruta de ubicación del archivo.

Tab Entidades
_____________________________________________________________

Grupo entidad:
Código asociada a la estructura adicional de datos, la cual se define mediante la
funcionalidad de "entidades dinámicas".

Tab Notas:
Campo de libre utilización para incluir mensajes de orientación a los usuarios de
la TPV en el sistema.

Vendedores por CO

Como actividad previa de parametrización que permite la máxima
automatización y simplificación de la actividad de los cajeros en las diferentes
TPV, se tiene la declaración de los vendedores por cada centro de operación.
De esta manera se establece un esquema de seguridad para impedir la
operación de vendedores en TPV asociadas a centros de operación en los que
no están autorizados.

Código de vendedor:
Código de vendedor previamente declarado en el sistema.

El siguiente paso es seleccionar (chulear) los centros de operación que se van a
habilitar para que el vendedor opere TPV asociadas a ellos.

Tipos de tarjetas

Como primer paso, para definir un programa de fidelización con base en otorgamiento
y redención de puntos, se tiene la declaración de los "tipos de tarjetas", las cuales
simplifican la declaración de las "tarjetas de fidelización", ya que se establecen
criterios de otorgamiento por cada tipo, los cuales se heredan al establecer la relación
entre una tarjeta y un tipo de tarjeta de fidelización.

En los tipos de tarjetas se definen aspectos funcionales como: bases de generación de
puntos, número de meses de vigencia, listas de precios de cambio; así mismo, se
definen los puntos que se otorgan por cada ítem de inventario, así como los mensajes
que se muestran al cliente cada vez que logra un determinado número de puntos.

Regla de negocio para la redención de puntos
Los puntos acumulados en un tipo de tarjeta no pueden ser redimidos en otro tipo
de tarjeta diferente.
El sistema liquida puntos en cada transacción de venta, lo que quiere decir que
las que no alcanzan los topes mínimos no tienen ninguna incidencia en la
acumulación de puntos; así como tampoco, los excedentes que hay después del
rango alcanzado.

Tipo de tarjeta:
Código bajo el cual se identificará el tipo de tarjeta.

Descripción:
Texto descriptivo del tipo de tarjeta que se está definiendo.
Ejemplo 1: fidelización línea top Internacional.
Ejemplo 2: fidelización línea nacional.
Tab Generales
_____________________________________________________________

Base generación puntos:
El sistema da dos alternativas para el manejo de la base de generación de
puntos: Neto o el subtotal, con el fin de tener en cuenta o no la incidencia de la
parte impositiva.

Número meses vigencia:
Número de meses de vigencia después de la fecha de asignación de la tarjeta.
Esta fecha se encuentra en el archivo de tarjetas de fidelización, y el número de
meses es sumado automáticamente.

Lista precio cambio:
Código de lista de precios, previamente definida en el sistema, la cual se
utilizará para redención de puntos. Es importante que esta lista de precios debe
ser libre, es decir, ya que no se sabe el número de puntos de cada artículo cuando
se trate de redimir; además, tampoco se sabe si el cliente va a desear un artículo
de mayor valor por el que esté dispuesto a pagar el excedente.

Tab Puntos
_____________________________________________________________
En este grupo de campos, se definen los criterios específicos por ítem, para el
otorgamiento de puntos, cada vez que el cliente compra un determinado monto
en pesos en un ítem específico. En este tab se tendrán tantas filas como ítems
estén involucrados en el programa de fidelización por puntos.

Item:
Código de ítem sobre el que se reconocen puntos de fidelización.

Extensión 1:
Campo que depende de la configuración del ítem, para el manejo de tallas y
colores.

Extensión 2:
Campo que depende de la configuración del ítem, para el manejo de tallas y
colores.

Grupo descuento:
Grupo de descuento asociado al ítem, el cual incide en los montos de cálculo
sobre los que se aplican los criterios para conceder o no acumulación de puntos.

Fecha activación:
Fecha en formato (AAAAMMDD) a partir de la cual se activa el proceso de
acumulación de puntos.

Acumular:
Número de puntos que se asignan cada vez que el cliente, suma un determinado
monto en pesos. Este monto se indica en el campo "punto por cada". Ejemplo:
acumule 5.000 cada que el cliente compre $300.000.

Indicador de Fecha inactivación:
Cuadro de selección que se activa en el caso de que haya caducidad en la
activación.

Fecha inactivación:
Para el caso en el que se haya activado el cuadro de selección de fecha de
inactivación, se tiene la fecha de inactivación, la cual es calculada
automáticamente, sumando el campo "número de meses de vigencia" del tab
"generales".

Es importante tener en cuenta que el hecho de manejar la fecha de inactivación
se tenga en los tipos de tarjetas y no en las tarjetas como tal, da la ventaja de
poder plantear una inactivación simultáneamente para todos las tarjetas
asociadas a un tipo de tarjeta.

Puntos por cada:
Monto en pesos, que el cliente debe comprar, para tener derecho al número de
puntos indicado en el campo "acumular". Ejemplo: si se ha definido que por
cada $30.000 se otorgan 1000 puntos, y la transacción tiene un valor total de $
250.000, el cálculo que se hace es $250.000/$30.000, multiplicado por 1000, que
en este caso particular otorgaría 8.000 puntos.

Tab Mensajes
_____________________________________________________________
La idea en este tab es declarar mensajes a medida que el cliente va logrando
diferentes niveles en la acumulación de puntos, de esta manera se da una
herramienta al cajero para que oriente al cliente a medida que va logrando
diferentes niveles en la acumulación de puntos. Ej: 1000 puntos el mensaje es
"....".; 2000 puntos el mensaje es " ".

Número de puntos:
Número de puntos, que define un nivel específico, para el cual se va a declarar
un mensaje.

Mensaje:
Texto con el mensaje específico, para el nivel de puntos declarado en el campo
anterior. Ej: A partir de 10000 puntos tiene derecho a redimir puntos por tiquetes
aéreos.

Tab Notas
_____________________________________________________________
Campo de libre utilización para incluir mensajes de orientación a las personas
encargadas de la operación de las TPV en el punto de venta.

Tarjetas de fidelización

Como segundo paso, para definir un programa de fidelización con base en
otorgamiento y redención de puntos, se tiene la declaración de las tarjetas de
fidelización por cada cliente; en este paso se elige un "tipo de tarjeta" previamente
definida en el sistema para asumir los parámetros de funcionamiento allí definidos.

Las tarjetas de fidelización sirven como mecanismo de acumulación de puntos de los
puntos otorgados en el momento en que los clientes hacen sus transacciones en el
punto de venta. Por lo tanto, se puede estar consultando permanentemente para efectos
de evaluación de los resultados de los diferentes programas de fidelización.

La operación de las tarjetas de fidelización se hace con base en dos tabs. En el primero,
llamado "Generales", se define el tipo de tarjeta y la determinación de si es para un
cliente POS esporádico, o un cliente registrado en el sistema. En el segundo tab, se
tiene la posibilidad de realizar manualmente el cambio de estado de una tarjeta de
fidelización o la incorporación de más puntos, o la redención de puntos restando del
acumulado.

Tarjeta:
Número de la cédula del cliente, que identificará una tarjeta de fidelización
específica.

Estado:
Declaración del estado actual de la tarjeta de fidelización. Se tienen las
siguientes alternativas: pendiente de activar, activa, inactiva. Una tarjeta siempre
nace en estado "pendiente de activar", y el sistema las activa o desactiva
dependiendo de los campos dados en el tipo de tarjeta, al que se asocie la tarjeta
de fidelización, específicamente, número de meses de vigencia, fecha de
activación y fecha de inactivación (el cual es calculado).

Tab Generales
_____________________________________________________________

Tipo tarjeta:
Tipo de tarjeta bajo se va a particularizar el funcionamiento de un programa de
fidelización de puntos para un cliente específico.

Cliente POS:
Definición de si la tarjeta de fidelización va a ser asignada a un cliente
esporádico tipo Pos. En caso de que esta sea la elección, se inhabilita la opción
de elegir la segunda alternativa de asignación a un cliente registrado en el
sistema.

Cliente:
Definición de si la tarjeta de fidelización va a ser asignada a un cliente frecuente
registrado en el sistema. En caso de que esta sea la elección, se inhabilita la
opción de elegir la segunda alternativa de asignación a un cliente esporádico
tipo Pos.

Sucursal:

Fecha expedición:
Año, mes y día a partir de la cual tendrá vigencia la tarjeta de fidelización.

Fecha expiración:
Año, mes y día hasta la cual tendrá vigencia la tarjeta de fidelización por puntos.
Este campo es calculado automáticamente como el resultado de la suma de los
"meses de vigencia" y la "fecha de expedición".

Tab Puntos
_____________________________________________________________
Mediante este tab, se tiene la posibilidad de realizar manualmente el cambio de
estado de una tarjeta de fidelización o la incorporación de más puntos, o la
redención de puntos restando del acumulado. Para ello, a través del botón
"adicionar" se invocan los siguientes campos:

Fecha:
Fecha en formato (AAAAMMDD) en la que se va a realizar la "adición" o
"retiro" de puntos.

Estado:
Especificación del tipo de operación a realizar con los puntos. Las alternativas
son "adición" o "retiro".

Puntos:
Cantidad de puntos a adicionar o a retirar. En caso de retiro, la cantidad de
puntos no puede ser superior a los que ya se traen acumulados, con el fin de no
permitir saldos negativos durante la acumulación de puntos.

Notas:
Comentario opcional, de libre utilización por parte del operador del sistema.

Familias de ítems
Como labor previa de configuración de las TPV que incluyen pantallas táctiles "touch
screen", se tienen las "familias de ítems" cuyo objetivo es plantear un primer nivel de
agrupamiento de las fotografías de los ítems que se desplegarán para que el cajero, sin
necesidad de memorizar códigos, y en forma totalmente visual, simplemente señala
sobre la pantalla el artículo a vender; evitando así la digitación de códigos de ítems.
Ejemplo: moda femenina, accesorios deportivos, moda masculina, modas infantil,
zapatería, etc. Según se vayan pulsando estos botones, se mostrarán los íconos que
detallan estas primeras categorías de agrupamiento.

Las familias y grupos de familias no tienen ninguna relación con las grupos de ítems
que se utilizan para efectos estadísticos y de contabilización.

Nota: cuando son demasiados ítems, cuyas fotografías se desean mostrar en pantalla,
no es recomendable utilizar esta funcionalidad, ya que se sobrepasaría la
capacidad de la pantalla táctil "touch screen".

Familia:
Código alfanumérico de 20 caracteres, con el cual se identificará la familia de
ítems. Ejemplo: Moda femenina.

Etiqueta:
Texto de máximo 20 caracteres, que servirá de rótulo de identificación del ícono
o fotografía asociada a la familia de ítems. Ej: Mod.mujer.

Descripción:
Descripción detallada de máximo 40 caracteres, con la cual se describe
totalmente la familia de ítems. Ejemplo: Moda femenina señoras mayores de 40
años.

Tab Items __________________
Por cada uno de los ítems que se vayan a asociar a la familia de ítems se deben
informar los siguientes campos:

Item:
Código de ítem asociado a la familia de ítems que se está creando.

Ext.1:
Campo de uso exclusivo para ítems que tienen declaradas tallas.

Ext.2:
Campo de uso exclusivo para ítems que tienen declarados colores.

Unidad de medida:
Unidad de medida en la que se vende el ítem. Esta internamente tiene declarada
la equivalencia respecto a la unidad de inventario.

Adicionalmente, a los campos de ítem, extensión 1 , extensión 2 y unidad de medida se debe declarar a cada
ítem su respectiva fotografía, archivo jpg con una resolución máxima de 200 x 200 pixels.

Tab Generales - Items
__________________

Etiqueta:
Texto de máximo 20 caracteres, que servirá de rótulo de identificación del ícono
o fotografía asociado al ítem que se está asociando a la familia de ítems. Ej:
Mod.mujer.

Orden:
Consecutivo dentro del orden en que se mostrarán los íconos o fotografías de
cada ítem. Por ejemplo: si se indica el 3, indica que en la pantalla touch screen se
ubicará en tercer lugar en la pantalla.

Maneja cantidad vía báscula:
Indicador mediante el cual se indica si el ítem maneja la cantidad vía báscula
como forma alterna a la digitación manual de la cantidad.

Tab fotos - items __________________
Archivo:
Posición dentro de la estructura de directorios y subdirectorios donde está la
fotografía o el ícono. Esta se recomienda que sea una archivo jpg de resolución
máxima de 200 x 200.

Botón cargar:
Botón mediante la cual se carga en el sistema el ícono indicada en el campo
anterior de "archivo".

Botón limpiar:
Botón mediante la cual se retracta una operación de "carga" realizada anteriormente con base en el botón
explicado en el campo anterior.

Tab Notas - ítems __________________
Campo de libre utilización por parte de la empresa, en este se pueden incluir instrucciones y
recomendaciones puntuales para la correcta manipulación del ítem.

Grupos de familias
Dentro de la preparación a la utilización de las pantallas táctiles "touch screen",
aparece otro mecanismo opcional, complementario a las "familias de ítems",
denominado, "grupos de familias"; las cuales permiten establecer otro nivel de
agrupamiento para plantear grupos más pequeños de fotografías de los ítems a
presentar en pantalla. De esta manera se podrían establecer, los siguientes grupos de
familias: ropa, abarrotes, aseo, cosméticos; cada una de estas podría tener sus propias
familias de ítems. Por ejemplo: el grupo de familia "ropa", podría tener asociadas las
familias ropa de señora, ropa de caballero, ropa infantil y ropa deportiva. Igualmente,
para el grupo "abarrotes" se podría tener asociadas las familias, de nacionales e
importados.

Grupo:
Código alfanumérico de 20 caracteres, con el cual se identificará el grupo de
familia de ítems. Ejemplo de grupo de familias: Ropa; bajo este código de
"grupo de familias" se declaran las "familias", ropa femenina, ropa masculina,
ropa infantil y ropa deportiva.

Descripción:
totalmente el grupo de familia. Ejemplo: Ropa - incluye moda feminina,
masculina, infantil y deportiva.

Tab Familias __________________
Por cada una de las "familias" que se vayan a asociar al "grupo de familias" se
deben informar los siguientes campos:

Orden:
Orden en el que se mostrará el ícono o fotografía dentro del despliegue que se
haga de familias en la pantalla táctil "touch screen".

Familia:
Código de familia previamente creado que se asociará al grupo. Ejemplo: ropa
femenina.

Desc. familia:
Campo que dependiendo del código de familia informado, automáticamente
muestra la respectiva descripción de familia.

Etiqueta:
Campo que dependiendo del código de familia informado, automáticamente
muestra la respectiva etiqueta de la familia.

TPV (Terminal punto de venta)
Una vez se han configurado previamente las "clases de TPV", en este archivo maestro
se matricula en el sistema cada TPV con sus respectivos valores y asociaciones bajo
los cuales se operará en determinado punto de atención.. Entre los aspectos a
considerar se tienen:

1. Asociación a una clase de TPV: para asumir un determinado perfil funcional que
ya tiene preestablecidas los valores específicos para cerca de 90 parámetros asociados
a los siguientes aspectos: clase de documentos, el manejo de ítems (forma de capturar
codigo de barras, referencia o ítem), y el manejo de clientes (permitir o no capturar
clientes a crédito, exigir cliente, exigencia de lista de precios, mostrar foto), etc.

2. Configuración de los diferentes periféricos que se van a utilizar en la TPV.

3. ESPECIFICACION DE LA FUNCIONALIDAD TIQUETES.

4. ESPECIFICACION DE LA FUNCIONALIDAD PERFILES.
La idea es tenere varias listas de precios para que " en lo generales" cuando un cliente
se coloca una sucursal, sea tratado como cliente especial. Ejemplo: diplomático, a
quienes en algunos paises tienen derecho a exoneración de impuestos.

TPV:
Código mediante el cual de identificará la TPV en el sistema Siesa Pos.
Ejemplo: caja aut-2351.

Activa:
Este campo se utiliza para activar o inactivar el registro de transacciones en la
TPV.

Descripción:
Campo de 40 caracteres mediante el cual se describe la TPV. Ejemplo: caja
autoservicios No. 2351.

Bodega:
Código de la bodega desde la cual se registran las salidas del inventario de los
productos vendidos.

C.O:
Código de la bodega desde la cual se registran las salidas del inventario de los
productos vendidos.

Tab Generales __________________

Clase de TPV:
Código de clase de TPV, creado previamente, del cual se heredarán todas las
características funcionales relacionadas con: forma de controlar la apertura de
caja, clases de documentos permitidos, medios de pago autorizados, forma de
manejar los ítems (por digitación de referencia, por código de barras, por
digitación de ítem), forma en la que se interactúa con los clientes (permitir o no
capturar cliente crédito, exigir o no el vendedor) y funciones permitidas para
impresión, descuento, congelación, totalización, etc.

Identificación MAC:
Código de identificación única a nivel mundial MAC (siglas en inglés de Media
Access Control) otorgada por el fabricante de la TPV. Ejemplo:
C446197DC07D. Este se puede obtener mediante las opciones que tiene el
windows para este propósito.

Tipo TPV:
El sistema Siesa Pos permite los siguientes tipos: normal, sólo touch screen ó
sólo teclado especial.

Base de datos:
Mediante este campo se especifica la base de datos a la que pertenece la TPV en
los procesos de sincronización.

Cliente:
Código del cliente, creado en la erp Siesa Enterprise bajo el cual se
contabilizarán las transacciones del punto de venta. Ejemplo: contado.

Sucursal:
Campo opcional, que se utiliza en el caso de que el código del cliente necesite
declarar una sucursal.

Lista concesión:
Campo opcional, que se utiliza en el caso de que sea una TPV exclusiva para un
concesionario del almacén o autoservicio.
Grupo bodega:
Este campo permite restringir la consulta de disponibilidad de inventarios a un
determinado grupo de bodegas. Ej: sólo las bodegas de la zona sur. De esta
manera se tiene un recurso para implementar políticas de acceso/restricción a
disponibilidades de inventario, ya que se pueden presentar casos de empresas
que así tengan existencias en otras bodegas necesitan limitar la consulta de
disponibilidades a ciertas TPV, como sería el caso de restringir el acceso a las
disponibilidades en ls bodegas de la zona norte.

Documentos automáticos
Transferencias:
VER LOG RELEASE .

Motivo de transferencia:
VER LOG RELEASE .

Mostrar función:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de mostrar las
funciones en la TPV; estas aparecen en los menúes del usuario final de la TPV
precedidas por la letra F. Ejemplo: F5 (Consulta).

Mostrar número menú:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de mostrar el
número asignado a cada opción de menú en la TPV. Este número se utiliza en los
casos en los que no hay mouse para señalar un ícono y es necesario digitar el
número de la opción.

Tab Dispositivos __________________

Gaveta:
Secuencia de activación en el caso de que la TPV vaya a interactuar con este
tipo de periférico.

Balanza:

Lector 1:

Lector 2:

Display line:

Indicador de pantalla publicidad:
Indicador que habilita o deshabilita el uso de pantalla de publicidad como
periférico asociado al TPV.

Ruta:
En caso de que se haya activado el indicador anterior de pantalla de publicidad,
en este campo se indica la ruta específica.

Intervalo:
Número de segundos que permanece el mensaje de publicidad en el periférico
asignado.

El sistema permite la definición de tres impresoras, con el fin de que desde el
momento de crear las clases de documentos, se le diga por cual impresora debe
ir el formato.

___ Impresora 1__________________

Tipo:
El sistema Siesa Pos permite los siguientes tipos: no tiene, tipo pos, tipo
windows.

Nombre:
Descripción asociada al tipo de impresora.

Seleccionar impresora de punto:
Cuando se trata de un tipo de impresora windows, el sistema permite los
siguientes tipos de impresora de punto: fx1150, fx1170, fx1180, fx810, fx880 y
lx810.

___ Impresora 2__________________

Tipo:
windows.

Nombre:

lx810.

___ Impresora 3__________________

Tipo:
windows.

Nombre:

lx810.

Tab Moneda __________________
Esta es un grilla que contiene tantas filas como monedas se vayan a manejar en
las diferentes operaciones de la TPV.

Tab de medios de pago __________________
Esta es una grilla en la que se muestran todas los medios de pago relacionadas a
la "clase de tpv" con la que se asoció la TPV que se está declarando....
ACLARAR CON EDISON QUE AHORA SE LLAMA TAB CONCEPTOS
POR MEDIO DE PAGO.

LA IDEA ES QUE EN LAS CLASES DE CONCEPTOS DE ADICION Y
RECOGIDA SE PUEDA CREAR OTRA EQUIVALENCIA PARA EL DINERO
SE VAYA POR ESA CENTA. Ej: en los pagos de tarjetas de crédito, poder hacer
un comparativo con el extracto que envía el banco.

Tab clases de documento __________________
CORREGIR MUESTRA TODAS LAS CLASES DE DOCUMENTOS QUE SE

ASOCIARON A LA TPV.

Esta es una grilla en la que se muestran todas las clases de documentos
relacionadas a la "clase de tpv" con la que se asoció la TPV que se está
declarando. Es importante tener en cuenta, que si el tipo de documento PDV, es
el mismo tipo de documento de acumulación, la acumulación se hace en forma
discriminada por cada factura, lo que puede incidir notoriamente en los
volúmenes de información que finalmente quedan en la base de datos del erp
Siesa Enterprise.

tab generales (clases de documento)

Tipo de documento-POS:

Tipo de documento-Acumulación:

Tipo de documento- Remisión:

Motivo de venta:

Motivo de venta obsequio:

Motivo de devolución:

Motivo de devolución obsequio:

Formato POS:

Formato Comanda:

Impresora para validar items de concesión:

Acumular con vendedor asignado en el cliente TPV:

tab tiquetes (clases de documento)
ACLARAR LA FUNCIONALIDAD TIQUETES ES PARA FACTURACION
ELECTRONICA EN MEXICO.

Maneja tiquete:

Tipo documento:

Formato:

Tipo de identificación para validar en factura:

Clases de TPV - fase 1
Como labor obligatoria de configuración previa, y tal vez la de mayor incidencia en el
comportamiento funcional de una TPV, se tiene la definición de las "clases de TPV",
cuyo objetivo es predefinir las diferentes alternativas de perfiles funcionales que se
asociará en el momento de definir cada TPV. De esta manera se encapsulan las
características específicas que particularizan el alcance funcional de una TPV .

Es importante tener en cuenta que la declaración de clases de TPV se hace en dos
fases:

Fase 1: declaración de aspectos generales, asociación a una o varias clases de
documento (ej: una clase de TPV autoservicio puede tener declarado los tipos de
documento: adiciones de caja y recogidas de caja), asociación a la forma como se
manejarán los medios de pago, y finalmente, asociación definición de las notas.

Fase 2: en caso de que sea necesario declarar un nueva clase de documento se debe
definir el manejo que se dará a los siguientes aspectos:
Configurar el manejo que operativamente se dará a los ítems, en aspectos como

manejo de ítems por código de barras o por referencia o por código de ítem,
número de dígitos permitidos en la cantidad, permitir o no consultar, permitir o
no mostrar el ítem, permitir o no el manejo de familias de ítems y los detalles de
como en la impresión se manejan los comentarios).
Configurar el manejo que operativamente se dará a la interacción con la
información de los clientes, en aspectos como permitir o no la captura del cliente
crédito, permitir o no la captura del cliente pos, exigir o no el cliente, exigir o no
liquidar con lista de precios cliente crédito, exigir o no vendedor, modo de
seleccionar vendedor, mostrar o no la fotografía.
Configurar el manejo que operativamente se dará a la activación o no de las
siguientes funciones: cambio, impresión, descuento, captura de ítem, congelar,
descongelar, consulta, cliente, totalizar, existencias y preliquidación.
Mas información Clases de tpv-fase 2

Explicación detallada de la fase 1

Clase:
Código alfanumérico de 20 caracteres, con el cual se identificará la "clase de
tpv". Ejemplo: autoservicios.

Descripción:
Descripción detallada de máximo 40 caracteres, con la cual se describe totalmente el grupo de familia.
Ejemplo: Facturación autoservicios para aplicar en supermercados.

Tab Generales __________________
Controlar apertura diaria por TPV:
Mediante este indicador se habilita o deshabilita la funcionalidad de que para
todas las TPV que se asocien a la "clase de tpv" que se está definiendo, de que
no se permitan las aperturas de caja que duren varios días, como sería por
ejemplo, el caso que se presentaría durante un fin de semana que sea puente. En
caso de que se habilite este campo se solicita la hora inicial y la hora final.

Hora inicial:
todas las TPV que se asocien a la "clase de tpv" que se está definiendo, de
controlar transacciones en un rango determinado de horas, en este caso la hora
inicia.

Hora final:
todas las TPV que se asocien a la "clase de tpv" que se está definiendo, de
controlar transacciones en un rango determinado de horas, en este caso la hora
final.

Permitir minimizar:
todas las TPV que se asocien a la "clase de tpv" que se está definiendo, de poder
minimizar la pantalla de interacción con el usuario final.

Tab clases de documentos __________________
Debido a que en el Siesa Pos existen clases de documentos para diferentes tareas
específicas como adiciones de caja, recogidas, cierres, etc, lo que se hace es
simplemente incluir en la grilla cada una de las clases de documentos que
apliquen al caso particular. Ejemplo: adiciones a caja, facturación autoservicio.

En caso contrario de que no exista una clase de documento con las
particularidades requeridas, se debe declarar una nueva clase de documento (ver
tópico Clases de TPV- fase 2).

Es importante tener en cuenta, que si el tipo de documento PDV, es el mismo
tipo de documento de acumulación, la acumulación se hace en forma
discriminada por cada factura, lo que puede incidir notoriamente en los
volúmenes de información que finalmente quedan en la base de datos del erp
Siesa Enterprise.

Tab medios de pago __________________
Debido a que en el Siesa Pos existe la posibilidad de particularizar los medios de

pago que se van a utilizar en una "clase de tpv", lo que se hace es simplemente
incluir en la grilla cada uno de los medios de pago que apliquen al caso
particular. Ejemplo: efectivo y tarjeta de crédito.

En caso contrario de que no exista un medio de pago, existe la posibilidad de
declararlo mediante el botón "adición".

Tab notas __________________
Comentarios e instrucciones para el personal de operación y supervisores.

Clases de TPV - fase 2
Debido a la gran cantidad de aspectos que se configuran en las clases de TPV, se ha
definido este nuevo tópico, exclusivamente dedicado a la fase 2, en el que se explica lo
que pasa cuando es necesario definir una nueva clase de documento.
Configurar el manejo que operativamente se dará a los ítems, en aspectos como

manejo de ítems por código de barras o por referencia o por código de ítem,
número de dígitos permitidos en la cantidad, permitir o no consultar, permitir o
no mostrar el ítem, permitir o no el manejo de familias de ítems y los detalles de
como en la impresión se manejan los comentarios).
Configurar el manejo que operativamente se dará a la interacción con la
información de los clientes, en aspectos como permitir o no la captura del cliente
crédito, permitir o no la captura del cliente pos, exigir o no el cliente, exigir o no
liquidar con lista de precios cliente crédito, exigir o no vendedor, modo de
seleccionar vendedor, mostrar o no la fotografía.
Configurar el manejo que operativamente se dará a la activación o no de las
siguientes funciones: cambio, impresión, descuento, captura de ítem, congelar,
descongelar, consulta, cliente, totalizar, existencias y preliquidación.

Clase documento:
Código alfanumérico de 20 caracteres, con el cual se identificará la "clase de
documento". Ejemplo: adiciones al valor base de la caja.

Orden:
Consecutivo dentro del orden en que se mostrará al desplegar las clases de
documentos.

Tab Configurar items __________________
Manejar ítems:
Forma en la que se manejarán los ítems para el caso particular del tipo de
documento que se está definiendo; el sistema permite activar o desactivar
simultáneamente las siguientes alternativas: por código de barras, por referencia
o por código de ítem.

Número de dígitos permitidos en la captura de la cantidad:
Cuando en este campo se indica un valor mayor que cero, indica el número de
veces que se puede indicar la captura simultánea de varios códigos de barras. De
esta manera se evita tener que pasar tantas veces por el lector de código de
barras como productos se vayan a facturar.

Permitir consultar:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de consultar ítems
en la TPV.

Permitir foto item:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de permitir fotos
de ítems en la TPV.

Manejar familia de items:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de manejar
familias de ítems en la TPV.

Grupo familia:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de manejar
grupos de familia en la TPV.

Comentarios de impresión:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de incluir
comentarios en la TPV.

Imprimir transacción en línea:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de imprimir en el
dispositivo de impresión cada vez que se registre un ítem en la TPV..

Tab Configurar cliente __________________
Permitir capturar cliente crédito:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de capturar el
código del cliente crédito en la TPV.

Permitir capturar cliente POS:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de capturar el
cliente POS en la TPV.

Exige cliente:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de exigir el
código del cliente en la TPV.

Liquidar con lista de precios cliente crédito (al exigir cliente):
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de liquidar con
base en una lista de precios en la TPV.

Exige vendedor:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de exigir
vendedor en la TPV. Vale la pena tener en cuenta que cuando se habilita esta
funcionalidad es posible en el momento de hacer el registro de la venta, poder
discriminar varios vendedores en una misma factura. Ejemplo: en un boutique en
la que es necesario discriminar vendedores diferentes según el tipo de producto
para así mismo hacer el pago posterior de comisiones.

Modo seleccionar vendedor (al exigir vendedor):
Para el modo de seleccionar vendedor el sistema brinda 2 alternativas:
Todos los de la compañía : con esta alternativa el sistema permite
seleccionar entre todos los vendedores de la compañía sin hacer
diferenciación del centro de operación. En este caso no son mostrados en
pantalla.

Que pertenecen al C.O. de la TPV: con esta alternativa el sistema permite
seleccionar entre todos los vendedores de la compañía haciendo
diferenciación por el centro de operación asociado a la TPV; de esta
manera se tiene un mayor control al evitar imputaciones de vendedores que
pertenecen a otras áreas de la compañía.

Mostrar foto:
Mediante este campo se habilita o deshabilita la funcionalidad de mostrar la
fotografía del vendedor en la TPV.

Tab Funciones __________________
Aquí se define si se habilitan o no las funciones de: cambio, imprimir, descuento,

capturar ítem, congelar, descongelar, consulta, cliente, totalizar, existencias,
preliquidar. Adicionalmente, por cada una se indica la tecla asociada para
invocar directamente la función.

En caso negativo, se trabaja con el estándar de función que trae el sistema.

Comentarios de impresión
Como labor opcional de configuración previa, se tienen las "comentarios de
impresión", cuyo objetivo es predefinir los diferentes tipo de comentarios de
impresión que se van a tener como alternativa de asociación en el momento de definir
una TPV. El sistema Siesa Pos permite la parametrización de aspectos como: logo,
impresión de código de barras, particularización de contenido y posicionamiento de las
diferentes líneas de comentarios en el ticket de impresión; y adicionalmente, textos
publicitarios, los cuales a su vez también necesitan de su respectivo posicionamiento y
definición de contenido.

Código:
Código con el que se identificará el comentario de caja.

Descripción:
totalmente el comentario de caja. Ejemplo: promoción del mes de las madres.

Tab Generales __________________
Manejar logo:
Indicador mediante el que se habilita o deshabilita la inclusión de logo.

Ruta:
En el caso de que se haya habilitado el indicador anterior de "manejar logo", en
esta campo se indica la ruta donde el sistema ubica el archivo con el logo. El
archivo que contiene el logo se recomienda que sea un jpg de 200x200.

Impresión código barras documento:
Otra opción, de uso opcional, es la inclusión mediante este indicador de incluir
también como parte del ticket, el código de barras del documento.

Tab Comentarios (lineas de comentario)
__________________
En la definición del código de comentario que se está declarando, se pueden

incluir varios comentarios cada uno con su respectiva indicación de ubicación y
órden de posicionamiento. Es por ello, que se aparece en esta área una grilla que
contiene tantas filas como comentarios se vayan a incluir en el ticket de la
transacción.

Texto:
totalmente el comentario.

Ubicación:
El sistema brinda dos alternativas de ubicación vertical en el ticket por cada
comentario; estas son: encabezado, pie documento.

Orden:
Orden dentro de la secuencia de comentarios definidos, ya que no necesarimente
debe ser en la forma como se capturaron en el sistema.

Estilo fuente:
Se activan o se dejan quietas los check para los siguentes tipos: negrita, cursiva,
subrayado.

Alineación:
Complementaria a la ubicación vertical, mediante este campo de alineación se
indica la posición horizontal: izquierda, centro o derecho.

Escala:
Funcionalidad opcional mediante la que se indica el número de veces que se
ampliará el texto: 1 vez, 2 veces, 3 veces, 4 veces.

Tab Publicidad __________________
Fecha activación:
Año, mes y día a partir del cual el sistema activa un texto publicitario dentro del
ticket de la transacción.

Fecha terminación:
Año, mes y día hasta la cual el sistema activa un texto publicitario dentro del
ticket de la transacción.

Orden:
Orden dentro de la secuencia de comentarios definidos, ya que no necesarimente
debe ser en la forma como se capturaron en el sistema.

Texto:
totalmente el texto publicitario que se incluirá en el ticket de la transacción..

Ubicación:
El sistema brinda dos alternativas de ubicación vertical en el ticket por cada
texto publicitario; estas son: encabezado, pie documento.

Conceptos de caja
Para efectos de automatizar al máximo la operación para que el cajero, de tal manera
que no tenga que informar aspectos de tipo contable, se tiene como labor obligatoria la
definición de "conceptos de caja" como requisito previo para la configuración de las
monedas. Específicamente se definen aspectos de tipo contable como cuenta contable
auxiliar, unidad de negocio, centro de costo y rubro de flujo de efectivo asociado.

Concepto:
Código con el que se identificará el concepto de caja, para su posterior
asociación en la configuración del maestro de monedas.

Descripción:
totalmente el concepto de caja. Ejemplos: adición, recogida.

Clase:
Asociación del concepto que se está creando a una de los siguientes tipos de
clases: adiciones, recogidas, otros ingresos, otros egresos.

Naturaleza:
Clasificación de naturaleza ingreso y egreso según la clase asociada. Este campo
es manejado automáticamente por el sistema en la siguiente forma:

Adición implica naturaleza ingreso.
Recogida implica naturaleza egreso.
Otros ingresos implica naturaleza ingreso.
Otros egresos implica naturaleza egreso.

Tab Moneda __________________
Grilla (moneda, auxiliar, U.N., C.Costo, Flujo efectivo.
En esta grilla se definirán tantas filas como monedas tengan relación con el
concepto de caja que se está creando. En la definición de cada fila se utiliza el
botón "adicionar", el cual invoca una pantalla en la que se informa: código de la
moneda, que ya debe estar creada en el sistema, así como la información
contable de cuenta auxiliar, unidad de negocio, centro de costo y rubro de flujo
de efectivo relacionado.

Cajeros
Como labor obligatoria de configuración previa, se tiene la definición de
"cajeros", cuyo objetivo es matricular en el sistema las personas que van a tener
la responsabilidad de cajeros en los puntos de venta.

Usuario:
Código bajo el cual se va a identificar el cajero.

Tercero:
Cédula de ciudadanía con la cual se registro el cajero en el sistema erp Siesa
Enterprise

Automatización de transferencias

Mediante la automatización de transferencias, se busca agilizar el proceso de
acumulación de inventarios al final de la jornada, mediante la minimización de
los mensajes de inconsistencias. La base para lograr automatizar parte del hecho
de que gran parte de las inconsistencias, se debe a que por lo general, ante la
premura de atender lo más rápidamente al cliente que ya llevó el ítem a la TPV,
se toma el ítem de la bodega de apoyo y se registra la venta, sin hacer la
respectiva transferencia, lo que obviamente es causa de inconsistencias en el
momento de acumular.

Para lograr la optimización de este proceso, precisamente se parte de la causa de
este tipo de inconsistencias, y lo que se hace es predefinir la bodega de la que
por lo general se toman los ítems; de tal manera, que si durante la acumulación
se detecta un caso de falta de una transferencia previa, el sistema la realiza
automáticamente, logrando así hacer más eficiente el proceso al minimizar este
tipo de inconsistencias, que seguirán apareciendo cuando el algoritmo que sigue
el sistema agota todas las posibilidades de transferencia automática.

Bodega origen:
La bodega de origen corresponde a cada una de las posibles bodegas de "apoyo"
de donde se pueden obtener existencias para hacer la transferencia a la bodega
destino, que siempre corresponde al punto de venta.

Bodega destino:
La bodega destino corresponde al punto de atención al cliente.

Bases de datos

Base de datos:

Tipo:
(sql, oracle)

Tab Generales
_____________________________________________________________

Base de datos padre:

Afecta inventario:

Tab Centros de operación
_____________________________________________________________

Consulta tipo flex....

Botón adicionar:

Consulta Saldos de las TPVs
La consulta de "Saldos de TPVs" son parte del apoyo a quienes tienen la
responsabilidad del control diario de las diferentes TPV utilizadas en la atención de los
puntos de pago. Los valores específicos que tiene disponible esta consulta son:

Filtro __________________
C.O:

TPV:
Estado de las TPVs
La consulta del "estado de ls TPVs" son parte del apoyo a quienes tienen la
responsabilidad del control diario de las diferentes TPV utilizadas en la atención de los
puntos de pago. Los valores específicos que tiene disponible esta consulta son:

Tab Filtro __________________

C.O:

TPV:

Estado:
Facturas y notas

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:

Tipo docto:

Cajero:

Vendedor:

Cliente crédito:

Cliente POS:

Grupo docto:

Check Fecha:

Fecha inicial:

Fecha final:

Check Número:

Número inicial:

Número final:

Botón consultar:

Botón limpiar:


Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:

Tipo docto:

Vendedor:

Cliente crédito:

Cliente POS:

Grupo bodega:

Instalación:

Bodega:

Grupo Motivo:

Item:

Fecha inicial:

Fecha final:

Detallar cliente:

Botón consultar:

Documentos de caja

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:

Tipo docto:

Cajero:

Estado:

Check Fecha:

Fecha inicial:

Fecha final:

Check Número:

Número inicial:

Número final:

Botón Consultar:

Botón Limpiar:

Documentos de caja por concepto

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:

Tipo docto:

Cajero:

Concepto:

Estado:

Check Fecha:

Fecha inicial:

Fecha final:

Check Número:

Número inicial:

Número final:

Botón Consultar:

Botón Limpiar:

Relación de medios de pago

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:

TPV:

Estado:

Fecha inicial:

Fecha final:

Botón Consultar:

Botón Limpiar:
Reporte libro diario de ventas

C.O:_

Familia docto:

Departamento:

Fecha inicial:

Fecha final:

Detallar fecha:

Título:

Botón Pantalla:

Botón impresora:

Botón exportar:

Botón cancelar:
Verificación de acumulación
La "verificación de acumulación" es parte de las operaciones de final del día, cuando
se han terminado la atención de clientes en todas las TPV ubicadas en determinado
Centro de operación; con esta opción se detectan problemas antes de "acumular":

Ejemplo 1:un ítem que al no tener registrada las entradas al almacén implica la
aparición de un saldo negativo al dejar en firme todas las salidas con el proceso
de acumulación.

Ejemplo 2: detección anticipada de condiciones de pago declaradas en la TPV
que aún no han sido actualizadas en el pos central.

Ejemplo 3: detección anticipada de terceros con los que se registraron
transacciones a crédito o al contado, y que aún no han sido actualizados en el pos
central.

Las inconsistencias detectadas quedan registradas en el "monitor de inconsitencias",
por lo tanto, como la depuración total puede implicar ejecutar varias veces el proceso
de "verificación de acumulación", se debe reversar en el monitor cada vez que se
ejecute la verificación.

Tab Filtro __________________
C.O:
Centro de operación sobre el que se está ejecutando el proceso de acumulación
del POS.

Fecha hasta:
Año, mes y día hasta el cual se va a ejecutar el proceso de verificación de
acumulación.

Proceso de acumulación

Una vez se han depurado todas las observaciones del proceso de verificación de
acumulación, el proceso de acumulación, deja en firme hasta la fecha en que se
ejecute, la actualización de saldos de inventario con base en las salidas
originadas por las n transacciones de ventas de los días pendientes de
"acumular", y simultáneamente, en forma automática realiza todas las
contabilizaciones asociadas a las operaciones de venta y manejo de inventarios.

La condición para ejecutar el proceso de acumulación es que la caja esté cerrada.

C.O:
del POS.

Fecha hasta:
Año, mes y día hasta el cual se va a ejecutar el proceso de acumulación del POS.

Botón Generar:
Mediante este botón se da inicio al proceso de acumulación, teniendo en cuenta
el centro de operación y la fecha hasta la cual se ejecuta el proceso.

Monitor de inconsistencias
Con el "monitor de inconsistencias" se pueden inspeccionar las causales que impiden
terminar totalmente un proceso de acumulación.

Tab Filtro __________________
C.O:
del POS.

Mostrar todos los procesos:

Botón Consultar:
Mediante este botón se inicia el proceso de consulta sobre las inconsistencias
detectadas en la verificación de la acumulación.

Consulta del estado de las TPV en
acumulados

Tab filtro __________________
C.O:

TPV:

Tab fecha __________________
Fecha inicial:

Fecha final:

Acumulado de facturas y notas

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:_

Tipo docto:

Cajero:

Vendedor:

Cliente crédito:

Cliente POS:

Grupo docto:

Check Fecha:
Es excluyente de check de número.
Fecha inicial:

Fecha final:

Check número:
Es excluyente de check de fecha.
Número inicial:

Número final:

Acumulado de facturas y notas por ítem

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:_

Tipo docto:

Cajero:

Vendedor:

Cliente crédito:

Cliente POS:

Grupo docto:

Check Fecha:

Fecha inicial:

Fecha final:

Check Número:

Número inicial:

Número final:

Botón consultar:

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:

Tipo docto:

Vendedor:

Cliente crédito:

Cliente POS:

Grupo bodega:

Instalación:

Bodega:

Grupo motivo:

Item:

Fecha inicial:

Fecha final:

Check detallar cliente POS:
Acumulado de documentos de caja

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:

Tipo docto:

Cajero:

Estado:

Check Fecha:

Fecha inicial:

Fecha final:

Check Número:

Número inicial:

Número final:

Botón Consultar:

Botón Limpiar:
Documentos de caja por concepto

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:

Tipo docto:

Cajero:

Concepto:

Estado:

Check Fecha:

Fecha inicial:

Fecha final:

Check Número:

Número Inicial:

Numero final:

Botón Consultar:

Botón Limpiar:
Acumulado relación de medios de pago

Tab Filtro
_____________________________________________________________

C.O:

TPV:

Estado:

Fecha inicial:

Fecha final:

Botón consultar:

Botón Limpiar:
Reporte libro diario de ventas

C.O:

Familia docto:

Departamento:

Fecha inicial:

Fecha final:

Detallar fecha:

Título:

Botón Pantalla:

Botón Impresora:

Botón Exportar:
¿Cómo elaborar una factura pos?
Mediante esta opción se registran, se facturan y se recauda el valor de los ítems
que el cliente lleva hasta el punto de pago en un supermercado o boutique. En el
presente tópico se explica la forma más básica la facturación pos del sistema
Siesa Pos, en la que no se identifica al cliente.

Para los casos en que en una misma transacción de venta participan varios
vendedores es posible asociar uno diferente a cada registro de ítem en la tirilla de
venta. Esto facilita la liquidación posterior de comisiones.

Se sugiere estudiar el tópico "Como facturar a nombre de un cliente cliente?"
para comprender la operación del sistema Siesa Pos, cuando se factura a crédito
o contado.

En el instante que se termine una factura, automáticamente el Siesa Pos, realiza
un proceso de sincronización con el Pos Central.

Variantes de configuración que tienen incidencia desde el Pos Central.
Posibilidad de recaudo mixto; parte en efectivo y el resto en una o varias

formas de pago.
Posibilidad de activación de la opción de búsqueda de artículos para
añadirlos a la venta.
Alto nivel de versatilidad y facilidad en la asociación de los diferentes
periféricos.
Posibilidad de utilizar pantalla táctil "touch screen" para incorporar
fotografías de los ítems, de tal manera que sea más sencilla y segura la
identificación de los productos.
Se pueden asociar iconos a los diferentes medios de pago, de tal forma que
si se está utilizando una pantalla táctil "touch screen" en vez de digitar el
medios de pago se da click sobre el ícono del medio de pago sobre el que se
está haciendo la recogida de dinero.
En forma idéntica a los medios de pago, se puede establecer íconos para la
discriminación de las diferentes denominaciones de moneda. Ejemplo:
billete de $1.000, moneda de $500, moneda de $100, billete de $5.000, etc;
esto evita que en una pantalla táctil "touch screen" el cajero no digite cifras,
sino que más bien informe la cantidad en cada una de las denominaciones
de dinero.
En caso de tener pantalla táctil "touch screen" se pueden incorporar las
fotografías de los vendedores y/o cajeros , de tal manera que en vez de
digitar un código de vendedor o cajero, simplemente se da click sobre la
respectiva imagen.
Dependiendo del esquema de otorgamiento de permisos se puede habilitar o
deshabilitar esta opción, dependiendo del usuario que está operando la TPV.
Depende de la configuración de la clase de TPV, los aspectos técnicos de
conectividad centralizada con canal dedicado 100%, descentralizada con
TPV autónomas desconectadas o mixta.
Desde el Pos Central se predefine totalmente el manejo de impuestos y
contabilización, en ningún momento la persona que opera la TPV debe
informar este tipo de aspectos.

Operación desde la TPV.

¿Cómo facturar a nombre de un cliente?

Dentro de las variantes de facturación que tiene Siesa Pos, se tiene la facturación
a un cliente al contado, crédito y/o mixto, con su respectiva afectación de
cartera, anticipos a favor, validación de sus cupos y programas de fidelización.
Asi mismo, se registra la información para el historial que se lleva por cada
cliente crédito o contado.

En Siesa-Pos un cliente al contado, es aquel ocasional, cuya información puede
o no registrarse en el sistema; en cambio, el cliente crédito, necesariamente es un
tercero creado como cliente en la erp Siesa Enterprise, que actua como
plataforma integradora de toda la información de la organización.

Para los casos en que en una misma transacción de venta participan varios
vendedores es posible asociar uno diferente a cada registro de ítem en la tirilla de
venta. Esto facilita la liquidación posterior de comisiones.

En el instante que se termine una factura, automáticamente el Siesa Pos, realiza
un proceso de sincronización con el Pos Central.

Variantes de configuración que inciden desde el Pos Central.

de dinero.
Desde el Pos Central se predefine totalmente el manejo de impuestos y
contabilización, en ningún momento la persona que opera la TPV debe
informar este tipo de aspectos.
fotografías de los vendedores y/o cajeros, de tal manera que en vez de
digitar un código de vendedor o cajero, simplemente se da click sobre la
respectiva imagen.
Depende de la configuración de la clase de TPV, los aspectos técnicos de
conectividad centralizada con canal dedicado 100%, descentralizada con
TPV autónomas desconectadas o mixta.


Uso de comodines para agilizar la captura

Como alternativa, de uso opcional, durante la gestión de las diferentes
transacciones del Siesa Pos, se tienen las siguientes posibilidades del uso de
comodines para reducir los tiempos de digitación de información en el momento
de interactuar con el cliente en el registro, facturación y recaudo en la TPV.

Caso 1: captura de n artículos del mismo código de barras.
Evita pasar el pasar n veces el lector de código de barras para registrar una
cantidad de los mismos ítems.

Caso 2: búsqueda de todos los ítems cuya descripción empieza por un
grupo de caracteres.
Facilita la labor de ubicación de un ítem del que sólo se sabe que su
descripción empieza por determinado grupo de caracteres.

Caso 3: búsqueda de todos los ítems en cuya descripción contenga un grupo
de caracteres.
Facilita la labor de ubicación de un ítem del que sólo se sabe que su
descripción contiene un determinado grupo de caracteres.



¿ Cómo otorgar descuentos?

El objetivo de la operación"otorgar descuentos" es la aplicación de un descuento
global, en valor o en porcentaje, sobre el valor total de la factura tipo pos que se
está elaborando. Este tipo de transacción se refleja en la línea de totalización de
la tirilla soporte de la transacción.




¿Cómo congelar una transacción?

El objetivo de la "congelación" es suspender temporalmente una transacción de
recaudo en el punto de pago, para dar paso al siguiente cliente en la cola; de esta
forma, se agiliza la atención cuando es necesario esperar a un cliente por razones
como : traer un producto que se le olvidó, o porque hay que validar un cheque,
etc.

Internamente lo que hace el sistema Siesa Pos, es tomar una imagen en memoria
de toda la información relacionada. Funcionalmente, no hay límite en el número
de transacciones que se pueden congelar. La única condición es que para poder
cerrar una caja, no se pueden tener transacciones pendientes por congelación.

La operación complementaria es la "descongelación" cuyo objetivo es traer de la
memoria una transacción congelada para continuar con su trámite de facturación
y recaudo final.




¿Cómo consultar existencias de un artículo?

El objetivo de esta opción es servir en dos aspectos de uso común en la atención
de clientes en el punto de pago: consulta de existencias o consulta de saldos de
la TPV.

Consulta de existencias:
Consulta de disponibilidad por bodega, siempre y cuando la TPV esté conectada
en línea con el servidor central. Para ello se utiliza un cubo multidimensional en
el que el usuario puede navegar para ampliar en detalle o consolidar totales por
ítem y/o bodega.

Consulta de saldos de TPV:
Discriminación por cada moneda de cuanto hay en por TPV en efectivo, tarjetas
débito, tarjetas crédito, cheques y otros.


¿Cómo hacer una preliquidación?

El objetivo de la "preliquidación" es hacer una simulación del valor que tendría
cierta cantidad de ítems, con el fin de que el cliente en el punto de pago tome la
decisión si lo compra o no.

El efecto de esta transacción sobre la tirilla soporte de la transacción, es nulo, ya
que precisamente esa es la funcionalidad que se quiere dar, en el sentido de ser
un apoyo para ver el valor parcial de una cantidad de ítems sobre los cuales el
cliente aún no ha definido si lo va a comprar o no.




¿Cómo eliminar un registro en una
transacción?

El objetivo de esta opción es anular registros dentro de la tirilla soporte de la




Uso de las familias y grupos de familias para
agilizar la captura
Con el propósito de evitarle al cajero tener que memorizar códigos de ítems se
aprovecha la facilidad que dan las pantallas táctiles "touch screen" para que con
sólo pulsar una fotografía sobre la pantalla se haga el registro automático del
código del ítem sin necesidad de digitarlo.

Dependiendo de como se hayan parametrizado las "familias" y los "grupos de
familias", así será la forma como en las pantallas táctiles "touch screen" se
mostrarán los diferentes íconos asociados las secciones, familias o marcas que se
utilizan en el momento de interacturar con el cliente. Ejemplo: moda señora,
accesorios deportivos, moda caballero, modas infantil, zapatería, etc. Según se
vayan pulsando estos botones, se mostrarán los íconos que detallan estas
primeras categorías de agrupamiento.

Las familias y grupos de familias no tienen ninguna relación con las grupos de
ítems que se utilizan para efectos estadísticos y de contabilización.

Nota: cuando son demasiados ítems, cuyas fotografías se desean mostrar en
pantalla, no es recomendable utilizar esta funcionalidad, ya que se
sobrepasaría la capacidad de la pantalla táctil "touch screen".

Dependiendo del tipo de periféricos que se utilizan en una TPV, se puede
habilitar o deshabilitar esta opción dependiendo de la disponibilidad de
pantallas táctiles "touch screen".


¿Cómo hacer una apertura de caja?

El objetivo de este programa es hacer la declaración inicial de la "caja" sobre la
cual se acumularán las transacciones de venta. Como característica de la apertura
de caja es importante tener en cuenta que sólamente se asocia el cajero
responsable de la operación y en ningún momento se informan el almacén, la
TPV específica con el que se va a trabajar, el horario en el que se va a atender y
la bodega sobre la que se van a descontar las salidas de inventario, ya que estas
variables dependen de la configuración del Pos Central.

En una TPV, no se pueden tener declaradas simultáneamente varias

aperturas de caja. Mientras que no se cierre una caja no se puede abrir la
siguiente. A no ser que las horas de atención no coincidan. Por ejemplo: si
la apertura de caja 1 se configuró entre las 8a.m. a 2p.m., y la caja 2 entre
las 2pm. y las 10 p.m.
La operación como tal de "apertura de caja" es totalmente independiente de
la asignación de aspectos relacionados con el hardware, y ....; esto permite
estructurar múltiples niveles de responsabilidad, para que al distribuirla, se
tenga un esquema liviano a nivel de supervisores de almacén y usuarios
finales; por ejemplo: se puede dar el caso de que el cajero para efectos de
seguridad no esté autorizado para hacer la apertura de la caja, y que más
bien lo haga el supervisor.
Una "caja" puede estar abierta por varios días, como es el caso de un
puente festivo. Esto simplifica la operación al no tener que hacer cambio
de turno. Esto es posible ya que la diferenciación de las transacciones
hechas por los diferentes cajeros, se hace con base en ??????.

Efecto contable
de la apertura de caja.

- Dependiendo del esquema de otorgamiento de permisos se puede habilitar o


- Se pueden asociar iconos a los diferentes medios de pago, de tal forma que si
se está utilizando una pantalla táctil "touch screen" en vez de digitar el medios
de pago se da click sobre el ícono del medio de pago sobre el que se está
haciendo la recogida de dinero.

- En forma idéntica a los medios de pago, se puede establecer íconos para la
discriminación de las diferentes denominaciones de moneda. Ejemplo: billete de
$1.000, moneda de $500, moneda de $100, billete de $5.000, etc; esto evita que
en una pantalla táctil "touch screen" el cajero no digite cifras, sino que más bien
informe la cantidad en cada una de las denominaciones de dinero.


Cierre de caja POS

Como paso final de un ciclo de apertura-facturación-adiciones-recogidas-otros
ingresos y otros egresos, se tiene la operación de cierre con el cual se informa al
sistema que lo de por transado totalmente y proceda a la respectiva
contabilización automática.


Adiciones Caja Pos

El objetivo de esta opción es incrementar el valor en caja, con el fin de poder
tener la suficiente disponibilidad de efectivo suficiente para atender las
transacciones de "otros egresos" con los clientes; ya que se puede presentar el
caso de que el valor de la base más los recaudos por "otros ingresos" no sean
suficientes.

Recogidas Caja Pos

El objetivo de la "recogida de dinero" es dejar evidencia de la operación de
entrega, total o parcial, del recaudo que hay en un momento determinado en los
diferentes medios de pago. El sistema Siesa Pos deja huella de las siguientes
variables: almacén, cajero, TPV, día, hora y la discriminación de los montos
entregados en cada medio de pago.

La operación de "recogida" no está ligada necesariamente como paso previo al
cierre de una caja al final del día, es posible tener una caja abierta varios días
(caso de un puente festivo), y sólamente en esos días hacer únicamente
"recogidas" del dinero recaudado, dejando pendiente las operaciones de
"acumulación" y "cierre" cuando regresen los funcionarios encargados.

La operación de "recogida", tiene una variante, denominada "recogida rápida", la
cual es más automática ya que asume de una vez todos los montos recaudados en
los diferentes medios de pago, dejando únicamente en caja el valor de la base.

Con la operación de "recogida" se distribuye la responsabilidad dentro de la
cadena de custodia de los recursos monetarios en la operación de las diferentes
TPV de un almacén o boutique, ya que a cualquier hora del día puede realizarse.


de dinero.
fotografías de los cajero, de tal manera que en vez de digitar un código de
vendedor, simplemente se da click sobre la respectiva imagen.


Otros ingresos Caja Pos

El objetivo de esta opción es registrar ingresos diferentes a los de las actividades
de venta que se hacen normalmente por la opción de facturación. Ejemplo:
depósitos ocasionales no directamente relacionados con la actividad de venta
normal de la empresa, los cuales para tener mejor control se registran en el
sistema.


Otros egresos Caja Pos
El objetivo de esta opción es registrar egresos para atender actividades de apoyo
complementarias a la gestión de la actividad comercial de la empresa. Ejemplo:
pago de impuestos con el efectivo disponible en la caja.


Imprimir Factura Pos

El objetivo de esta opción es imprimir masivamente las facturas Pos, ya
diligenciadas en el sistema y que están en un rango específico de consecutivos.


Imprimir notas crédito POS

El objetivo de esta opción es imprimir masivamente las notas crédito Pos, ya
diligenciadas en el sistema y que están en un rango específico de consecutivos..


Imprimir Caja Pos

El objetivo de esta opción es imprimir masivamente los documentos de Caja
Pos, ya diligenciados en el sistema y que están en un rango de consecutivos
específico.


Imprimir Libro Diario Ventas

El objetivo de esta opción es imprimir el libro diario de ventas para un centro de
operación específico. En este informe se discriminan las cifras de ventas de
acuerdo a las exigencias de las entidades gubernamentales, discriminando el
número inicial y final de los documentos, el valor de las ventas discriminadas
por medio de pago, los descuentos otorgados, los impuestos, etc.

Generar ajustes

Esta es una opción que sólo se usa una vez, cuando una TPV por primera vez
entra en operación. Su función es apoyar la asignación de consecutivos por tipo
de documento, cuando el ciclo normal de búsqueda local y en el Pos Central no
los puede asignar.


Requerimientos de Hardware y Software
CLIENTE
COMPONENTE MINIMO RECOMENDADO
Procesador Pentium 266 Mhz Pentium II 300 Mhz
Memoria RAM 32 MB 64 MB
Disco Duro 160 MB (IDE/SCSI) 160 MB (IDE/SCSI)
Sistema
Windows 95/98/NT4/2000 Windows NT4/2000
Operativo
Tarjeta de red 10 Mbit 100 Mbit

CLIENTE SOBRE TERMINAL
SERVER
Procesador Pentium II 300 Mhz Pentium III 500 Mhz
Memoria RAM 128 MB + 16 MB / Cliente 128 MB + 32 MB / Cliente
Disco Duro 160 MB (SCSI) 160 MB (SCSI)
Sistema Windows Terminal Server NT Windows Terminal Server NT
Operativo 4.0/2000 4.0/2000

SERVIDOR DE NEGOCIOS
Disco Duro 50 MB (IDE/SCSI) 50 MB (IDE/SCSI)
Sistema
Windows Server NT 4.0/2000 Windows Server NT 4.0/2000
Operativo
Otros MTS (NT4) o COM+ (W2000)

SERVIDOR DE BASE DE DATOS

1 GB + 1MB / 1000 2 GB + 1MB / 1000
Disco Duro
Movimientos (SCSI) Movimientos (SCSI)
Sistema
Operativo
Base de Datos SQL Server 7 SP2 SQL Server 7 SP2

SERVIDOR DE NEGOCIOS Y
BASE DE DATOS
Procesador Pentium III 500 Mhz DUAL Pentium III 500 Mhz
1 GB + 1MB / 1000 2 GB + 1MB / 1000
Disco Duro
Movimientos (SCSI) Movimientos (SCSI)
Sistema
Operativo
Base de Datos SQL Server 7 SP2 SQL Server 7 SP2
Otros MTS (NT4) o COM+ (W2000)

NOTA: Cabe aclarar que pueden usarse procesadores AMD equivalentes a los Pentium anteriormente nombrados.

Introducción consulta Flex

Siesa Enterprise pensando en facilitar la toma de decisiones ha diseñado
consultas dinámicas que permiten al usuario diseñar sus propios reportes con
posibilidad de seleccionar campos, agrupar, sumarizar, trasladar una columna de
un lado a otro, cambiar fuentes, colores, tamaños, exportar a Excel, salvarlos con
el fin de utilizar cada que vez que se necesite y sin limites de informes.

De esta manera ha diferencia de los esquemas estáticos de columnas
predeterminadas, es el mismo usuario quien define el esquema de presentación
que más se acomode a sus necesidades -que columnas van y su respectivo
orden- , empleando para ello las funcionalidades propias de seleccionar y
arrastrar del entorno gráfico de windows.
Iconos Utilizados Impresion
Agrupador de títulos, Vista previa
Exportador a excel Selector de decimales
Selector de campos Totalizador
Desagrupar titulos Posicion de totales
Desborde de titulos Nombre de la consulta
Propiedades de consulta Aceso a los informes
Filtrado de datos

Iconos utilizados
Exportador a Excel
Selector de campos
Desagrupar titulos
Propiedades de consulta
Filtrado de datos
Vista previa
Selector de decimales
Totalizador
Posición de totales
Nombre de la consulta
Acceso a todos los informes
Grabar consultas
Eliminar consulta
Filtro
¿Para qué se utilizan los cubos?

Los cubos multidimensionales surgen como la mejor alternativa tecnológica de
gestión analítica más fácil e intuitiva de grandes volúmenes de información. Si
bien es cierto que con base en las tradicionales consultas, reportes y gráficos
disponibles de los diferentes menús se pueden hacer procesos de seguimiento
transaccional y analíticos, la tecnología de los cubos multidimensionales se ha
incorporado al sistema uno enterprise para aprovechar en mejor forma el tiempo
dedicado a labores de análisis de tendencias propios de las instancias gerenciales
de las organizaciones empresariales.

En el diseño de los cubos multidimensional para Siesa Enterprise se ha tenido
especial cuidado en que sean intuitivos en su manejo, de tal manera que un
directivo, que no ha recibido cursos de capacitación, y que por lo tanto, no tiene
idea de la navegación por los diferentes opciones de los diferentes módulos, en
un escenario más independiente y en forma más autónoma, con el sólo manejo
del mouse, puede sacar conclusiones sobre las tendencias que van tomando las
cifras de la empresa.

Conformación estructural de un cubo

Para entender los cubos se deben entender dos conceptos básicos que son las
dimensiones y los hechos.

Dimensión:
Es una clasificación de alguna actividad que se quiere medir en su desempeño, y
que están dispuestos en niveles jerárquicos o simplemente niveles y subniveles,
por ejemplo, la ubicación geográfica se podría analizar consolidadamente por
país o detalladamente por estado y/o ciudad.

Medidas:
Son los números que aparecen al cruzar las dimensiones seleccionadas, por
ejemplo, en un cubo de ventas, se podría escoger las ventas, el número de
artículos vendidos, ganancia, costo, etc.

Cubos multidimensionales vs
consultas/reportes

Las tradicionales consultas y/o reportes se basan en un esquema fijo de filas y
columnas, con algunas variantes a través de la modalidad “flex” de Siesa
Enterprise en la que se pueden particularizar algunos detalles de presentación y
agrupación. Con los cubos la situación es totalmente diferente, ahora lo que se
recibe es un archivo en el que el análisis no tiene un principio ni un fin
determinado, es el mismo usuario quien va navegando y dependiendo de su
interés se puede detener en un aspecto de interés y centrarse en este aspecto, o
por el contrario, continuar el análisis en forma más consolidada.

Ejemplo de consulta sobre un cubo

Una de las aplicaciones que más frecuentemente se encuentra de los cubos, es el
monitoreo de ventas contra los productos o clientes en un periodo de tiempo.
Específicamente se podría se podría utilizar la dimensión de clientes y observar
comportamientos como: ¿quienes son los mejores?, ¿en que zonas geográficas
se encuentran?, ¿qué productos compran?, ¿como van las ventas actuales con
respecto al ultimo año o último mes?.

Características funcionales de los cubos

- Los cubos son rotables, es decir, como si fueran un dado, se pueden cambiar las
dimensiones del cubo que esta viendo por otras totalmente diferentes y obtener
una nueva vista de información. Por ejemplo, 'Ventas por producto' puede
cambiarse fácilmente a 'Ventas por vendedor'.

- Los cubos son rebanables, es decir, se pueden cambiar el valor dentro de una
dimensión por otro valor de menor o valor jerarquía, por ejemplo, de las ventas
de enero se puede pasar a las ventas de febrero, o por el contrario, se puede optar
por pasar a un análisis trimestral.

- Los cubos se pueden taladrar (drilling), es decir, los datos de las dimensiones se
pueden abrir progresivamente en su profundidad para obtener mas detalle. Si se
está en información geográfica, se puede pasar de un continente a un país, y
luego a una ciudad en particular.

- Los datos obtenidos en una vista se pueden visualizar como tablas solamente o
como tabla y gráfico o sólo gráficos. Dentro de las opciones de gráficos se tienen
barras, tortas, lineas.

- Los datos obtenidos en una vista se pueden graficar o exportar como archivos
excel, txt, html o csv.

- Se tiene acceso a la configuración de aspectos estéticos como colores y tipos de
línea.

- Dentro de una vista se pueden incluir columnas calculadas, por ejemplo, sumar
una cantidad base más un valor neto.

- Se pueden guardar múltiples esquemas de consultas de cubos, por usuario, o
por otros usuarios. De esta manera se facilita su uso posterior al invocar sólo el
nombre el cubo.

- Dentro de un esquema ya definido de cubos se puede optar por ocultar algunas
de las filas o columnas mostradas.

Generación de acumulados

Por medio de esta opción se recorren los archivos OLTP transaccionales de uno
enterprise y de acuerdo a los criterios dados en la "configuración de los
acumulados" se acumulan los archivos sobre los que se realizan los análisis
OLAP. De todas maneras la sugerencia que hace el sistema de realizar la
acumulación como se indicó en la configuración puede ser alterada en la pantalla
de acumulación.

Se recomienda ejecutar este proceso en horas de la noche para no sobresaturar el
servidor, lo cual puede restar capacidad de procesamiento en los procesos
normales de los módulos financiero, comercial y de manufactura de uno
enterprise.

Procedimiento de generación
1. Seleccionar la opción de eliminación del menú
/archivo/acumulados/generación.

2. Al seleccionar la opción generar se puede habilitar el cuadro de selección del
módulo específico cuya acumulación se desea realizar. Otra forma de realizar
esta indicación es por medio de la lista desplegable asociada al campo
"módulos". En caso de requerir consultar el historial de las generaciones
realizadas se puede acceder por medio de click derecho sobre el campo.


Con base en los parámetros informados en esta pantalla se dan las directrices
bajo las cuales se realizarán los proceso de acumulación sobre los archivos sobre
los que se realiza los procesos OLAP.

Procedimiento de configuración.
1. Seleccionar la opción de configuración del menú
/archivo/acumulados/configuración.

2. Al seleccionar la opción configurar se puede habilitar el cuadro de selección
del módulo específico cuya acumulación se desea realizar.

Esquema de la pantalla básica de los cubos
Explicación del área de filtrado

Si bien es cierto que el sistema permite trabajar con la totalidad de la
información de la base de datos, es muy recomendable para optimizar el
desempeño del sistema, el utilizar esta pantalla para definir los criterios de
extracción, de tal manera, que de acuerdo a la consulta que se necesita realizar
sólo se traigan los datos que realmente se necesitan.

La barra de herramientas de los cubos
Explicación
Icono Descripción de la funcionalidad
detallada
Explicación
Selector de modo entre el modo
detallada del
analítico y el modo normal.
selector de modo
Explicación
Selector de campos modo
detallada modo
normal.
normal
Expandir y cerrar dimensiones Explicación
(sólo modo normal) detallada
Intercambiar dimensiones (sólo Explicación
modo normal) detallada
Explicación
Ajustar texto
detallada
Explicación
Vista tabla
detallada
Explicación
Vistas tabla y gráfica
detallada
Explicación
detallada modo
Vista gráfica modo analítico y analítico
modo normal Explicación
detallada modo
normal
Explicación
Página de propiedades
detallada
Explicación
Dimensiones calculadas
detallada
Explicación
Medidas calculadas
detallada
Explicación
Exportar
detallada
Explicación
Imprimir
detallada
Explicación
Vista previa
detallada
Ordenar filas Explicación
detallada
Explicación
Ordenar columnas
detallada
Explicación
Escala
detallada
Explicación
Selector de consultas
detallada
Explicación
Ver todos los informes
detallada.
Explicación
Salvar
detallada
Explicación
Eliminar
detallada

lcono selector de modo

Una de las condiciones principales para el correcto manejo de los cubos en uno
enterprise, es la de conocer en todo momento bajo cual de las dos modalidades
de operación se está utilizando. Este ícono sirve para la definición de las dos
modalidades, en primer lugar, si se da click va al modo analítico, si se vuelve a
dar click, cambia la barra de herramientas a la de modo normal, y sigue
alternando entre las dos formas, según se siga dando click sobre el ícono.

Modalidad 1: modo analítico.
La barra de herramientas del modo analítico es más simplificada que la del modo
normal debido a que su objetivo es de sólo exploración en forma ascendente o
descendente dentro de las dimensiones definidas previamente. Por ejemplo, si
una consulta que en su modo "normal" se le definieron las dimensiones centro
de operación, vendedor e ítem, se inicia en primera instancia la consulta en
modo "analítico" sobre los totales de centros de operación, y seguidamente, con
un simple doble click sobre dichos valores, el sistema automáticamente trae los
totales por vendedor, y asi sucesivamente hasta llegar a la última dimensión. Si
se llegare a necesitar involucrar otra dimensión, es necesario volver al modo
"normal" para crear una nueva consulta, o por el contrario, modificar la
estructura actual e involucar las dimensiones que hacen falta.

Modalidad 2: modo normal.
También conocido como modo "de diseño" permite involucrar nuevas

dimensiones en el análisis en una consulta ya existente o definir una totalmente
nueva. De ahi que a diferencia del modo analítico la barra de herramientas
contenga más íconos que la barra de modo analítico ya que se debe realizar
mayor cantidad de operaciones para poder involucrar más dimensiones.

Icono selector de campo modo normal

Bajo la modalidad de navegación en modo "normal" el usuario a diferencia del
modo "analítico" puede involucar líbremente nuevas dimensiones, o por el
contrario, puede retirar dimensiones de las que ya forman parte de la consulta.
De esta manera se tiene el complemento funcional ya que con el modo "normal"
se hace un primer acercamiento al área del cubo que se quiere consultar, y
alternar nuevamente con el modo "analítico" para realizar el respectivo drill
down.

Mediante el modo normal se materializa la funcionalidad de hacer que los cubos
sean rotables, es decir, como si fueran un dado, se pueden cambiar las
dimensiones del cubo que se está viendo por otras totalmente diferentes y
obtener una nueva vista de información. Por ejemplo, "ventas por producto"
pueden cambiarse fácilmente a "ventas por vendedor".

Icono expandir y cerrar dimensiones

Como parte de las alternativas de navegación se tiene la de "expansión y cierre
de dimensiones" con esta se pueden visualizar los subtotales del siguiente nivel
en la estructura de la navegación sobre la que se está posicionado. Así mismo, se
puede realizar la operación contraria de resumir los detalles al siguiente nivel en
orden superior jerárquico de la estructura de la dimensión.

Icono Intercambiar dimensiones

Como parte de las alternativas de navegación se tiene la de "intercambiar
dimensiones" con esta las dimensiones horizontales y verticales intercambian de
posición.

Icono ajustar texto

Como recurso para aprovechar mejor el espacio en la pantalla durante la consulta
de dimensiones que tiene labels con longitudes largas, se tiene el ícono ajustar
texto, con él se reducen los espacios descriptivos y se da la oportunidad de
involucrar más información de otras dimensiones o tablas de hechos en las
consulta que se está realizando.

Icono vista tabla

Los datos obtenidos en una vista se pueden visualizar como tablas únicamente,
este es precisamente la función del ícono vista tabla, con él se desaparecen los
gráficos y se vuelve exclusivamente de grillas de datos.

Icono vista tabla y gráfica

Los datos obtenidos en una vista se pueden visualizar simultáneamente como
tabla y como gráfico, esta es la función de este ícono de la barra de herramientas,
con él se logra una consulta con la grilla de datos que sustenta el gráfico
mostrado.

Icono vista gráfica modo analítico

Los datos obtenidos en una vista se pueden visualizar exclusivamente como
gráfico, esta es precisamente la función del ícono vista gráfico, con él se
desaparecen las grillas de datos y se utiliza la totalidad de la pantalla para los
gráficos.

Una de las ventajas funcionales de la vista gráfica en modo analitico es que en la medida que se va dando
click sobre el gráfico en forma automáticamente sigue mostrando los gráficos que sustentan las cifras de
ampliación de detalle. En otras palabras, es un "drill down" totalmente gráfico.

Icono vista gráfica modo normal

Los datos obtenidos en una vista se pueden visualizar exclusivamente como
gráfico, esta es precisamente la función del ícono vista gráfico, con él se
desaparecen las grillas de datos y se utiliza la totalidad de la pantalla para los
gráficos.

A diferencia del modo analítico, no se tiene en el modo normal la posibilidad de
hacer el drill down directamente desde los gráficos.

Icono página propiedades

Se tiene el ícono de "propiedades" como mecanismo de configuración de
aspectos estéticos como colores de letra, colores de fondo y tipos de línea para
cada una de las áreas que compone la pantalla de un cubo (encabezado,
dimensiones, pie, título, etc.). Este es el mecanismo mediante el cual se
particulariza la presentación de los cubos multidimensionales.

Icono dimensiones calculadas

Mediante el ícono de dimensiones calculadas se tiene el mecanismo para
materializar la operación de hacer rebanables los cubos, es decir, cambiar el
valor dentro de una dimensión por otro de menor o mayor valor de jerarquía. Por
lo general esta operación está asociadas a las dimensiones de tiempo. Ejemplo:
de las ventas de enero se puede pasar a las ventas de febrero, o por el contrario ,
se puede pasar a un análisis trimestral, o también, se podría optar por un análisis
quincenal.

Icono medidas calculadas

Como parte de la versatilidad de los cubos multimensionales en uno enterprise se
tiene la posibilidad de incluir cálculos entre las dimensiones seleccionadas en
un momento determinado. Ejemplo: sumar una cantidad base más un valor neto,
o incluir un porcentaje, o incluir un análisis de dispersión a través de funciones
estadísticas de desviación estándar.

La condición para incluir medidas calculadas es estar en el modo "normal".

Funcionalidad asociada

Medidas:
Lista desplegable en la que se muestran todas las medidas calculadas que se han
anexado a la vista del cubo. Inicialmente, cuando no hay dimensiones calculadas
se debe seleccionar <Nueva medida>.
Titulo:
Aunque el sistema da la posibilidad de utilizar hasta 10 caracteres, se
recomienda limitarlo esta descripción a lo estrictamente necesario debido a que
se utiliza como encabezado de las columnas en las que se muestra la dimensión
calculada que se está definiendo.
Tipo dato:
En uno enterprise se tienen las siguientes posibilidades como tipo de datos para
las medidas calculadas: cantidad, dinero o tasa.
Decimales:
Número de decimales con los cuales se editará la nueva medida calculada.
Tipo de operación:
En el manejo de este campo es indispensable tener en cuenta que lo que se debe
hacer en primer lugar es elegir el tipo de operación a realizar: fórmula, count,
sum, min, max, average deviation y variance. Por ejemplo: si se quiere definir un
nuevo campo como la multiplicación por .75 de una de las fuentes de datos
mostradas, se debe dar click sobre fórmula, y seguidamente, dar click sobre una
de las fuentes de datos para incluirla como parte el factor que se multiplicará por
0.75.
Fuente de datos:
Campos que son suceptibles de ser utilizados en la definición del cálculo sobre
el que se basa la nueva medida calculada. Para tenerla en cuenta se debe dar
click sobre la fuente de datos a involucrar en el cálculo.
Funciones:
A los recursos básicos anteriormente explicados, se adicona el botón "funciones"
la cual abre las puertas a un infinito número de posibilidades, ya que desde aquí
se pueden incluir funciones aritméticas, condicionales, dimensiones,
fecha/tiempo, porcentaje, posicional, selección y totales.

Icono Exportar

Como mecanismo que facilita la interacción con otros aplicativos, Los datos
obtenidos en una vista se pueden exportar como archivos excel, txt, html o csv.
De esta manera el usuario tiene la herramienta para llevar la información
obtenida a la herramienta en la que se sienta más cómodo para terminar de
realizar el trabajo de análisis.

Icono Imprimir

Mediante esta pantalla se definen todos los aspectos inherentes a la impresión de
una vista de un cubo dimensional; para efectos prácticos se acoge totalmente al
estándar de windows (impresora, rango y número de copias).

Icono vista previa

Este ícono muestra en pantalla una vista preliminar de como queda la consulta
del cubo con base en dimensiones elegidas y sus respectivas propiedades, de tal
manera que antes de generar un informe, se puedan hacer los ajustes del caso a
través de la barra de herramientas; siempre que se esté en el modo "normal".

Icono ordenar filas

Con el propósito de facilitar los análisis de información cuando una consulta
tiene múltiples filas, este ícono permite ordenar ascendente o descendentemente
la información de las filas.

Icono ordenar columnas

Con el propósito de facilitar los análisis de información cuando una consulta
tiene múltiples columnas, este ícono permite ordenar ascendente o
descendentemente la información de las columnas.

Icono escala

Con el propósito de facilitar los análisis de información este ícono permite
ordenar ascendente elegir la magnitud (uno a uno, miles, millones, etc.) en la que
se van a mostrar las medidas del cubo. Por ejemplo, si se está trabajando con
cifras demasiado grandes que abarquen miles de millones de pesos, en un
momento determinado se podría optar por mostrar en miles de pesos o millones
de pesos.

Icono selector de consultas

Mediante este ícono se puede llamar una de los múltiples esquemas de
consultas de cubos almacenados previamente. De esta manera se facilita el uso
posterior al invocar sólo el nombre del cubo sin necesidad de plantearlos
nuevamente desde cero.

Ver todos los informes

Dependiendo de los permisos otorgados por el administrador del sistema este
ícono permite acceder a todas las consultas disponibles para todos los usuarios
del sistema.

Icono Salvar

Mediante este ícono se toma una fotografía de todas las dimensiones y medidas
que están activas en un momento determinado con sus respectivas propiedades,
con el fin de guardarlas bajo un nombre específico, de tal manera que al volver a
invocarla, arranca desde ese punto la consulta y no es necesario volver a
empezar su definición desde cero.

Icono Eliminar

Con el propósito de depurar del sistema las consultas de cubos que ya no se
usan, se tiene este ícono que permite eliminar selectivamente las consultas
obsoletas.

Generales del cliente
En esta carpeta se diligencian los campos requeridos como generales en la
definición de las sucursales del tercero cliente. El código, razón social del
tercero, nit y tipo de identificación se presentan informativamente de acuerdo a
lo definido en estos campos en el maestro de terceros:
Sucursal:
Campo numérico de 3 posiciones. Corresponde al código de la sucursal del
tercero cliente. Para cada cliente se debe crear como minimo una sucural
definida como sede o sucursal principal. Si el cliente posee más sucursales, estas
deberan adicionarse especificando la información propia de cada una.
Descripción:
Corresponde al nombre o razón social de la sucursal del tercero cliente.
Vendedor:
Corresponde al código y descripción o nombre del vendedor asociado a la
sucursal del tercero cliente. Este campo no es de obligatorio diligenciamiento.
Moneda:
Corresponde al código de moneda de la sucursal del cliente. Dando clic en el
campo de "Moneda" se puede hacer una consulta y selección del código deseado.
Condición de pago:
Corresponde al código de condición de pago a la cual se va a asociar a la
sucursal del cliente. Dando clic en el campo de "Cond. pago" se puede hacer una
consulta y selección de la condición de pago correspondiente.
Días de Gracia:
Corresponde al numero de días de gracia que se desea otorgar a la sucursal del
cliente. Esta cifra es considerada en cálculos de fechas de vencimiento en la
generación de documentos y reportes relacionados con el módulo de Cartera.
Cupo:
Corresponde al limite de cupo que se desea otorgar a la sucursal del cliente.
Clasificación:
Corresponde al código de clasificación a la cual se desea asociar la sucursal del
cliente, dentro de las posibilidades previamente definidas por UNO_Enterprise :
Tipo de cliente:
Se debe clasificar aqui el código de tipo de cliente al cual corresponda la
sucursal del cliente.
Retornar al Maestro de Terceros
Contactos del Cliente
En esta carpeta se definen los campos relacionados con los datos de contacto de
la sucursal del cliente:
Contacto:
representante Legal de la sucursal del cliente.
Dirección:
Corresponde a la descripción de la dirección de la sucursal del cliente. Se pueden
utilizar los 3 renglones o solamente uno o dos, según corresponda.
Corresponde al nombre del País, Departamento y Ciudad de residencia de la
sucursal del cliente. Estos se capturan de los maestros correspondientes y
previamente definidos por el usuario en UNOEE.
indicador de Flecha ubicado al lado derecho del campo.
Barrio:
Corresponde al nombre del barrio donde esta ubicada la sucursal del cliente.
Teléfono / Fax:
Corresponde a los números de teléfono y fax de la sucursal del cliente.
Código Postal:
Corresponde al numero o código postal de la sucursal del cliente.
Email:
Corresponde a la dirección de correo electrónico o Email de la sucursal del
cliente.
Direcciones del Cliente:
En esta carpeta se permite definir todos los contactos y direcciones que se desee
catalogar del tercero. El objetivo de esta labor es permitir seleccionar la
dirección o contacto al cual se desea remitir un documento al momento de
generarlo.
Impuestos del Cliente
En esta carpeta se definen los datos relativos al estatus tributario actual del
tercero por cada uno de los conceptos de impuestos previamente definidos en
UNO_Enterprise:
Impuestos:
El sistema presenta en pantalla los diferentes tipos o clases de impuestos en
forma predefinida. El usuario debera indicar si el tercero cliente que esta creando
aplica en alguno de ellos, en cuyo caso deberá indicar el valor correspondiente:
Retenciones:
De manera similar a la anterior, se presentan los diferentes tipos de retenciones
vigentes en forma predefinida. El usuario deberá indicar si el tercero cliente que
esta creando aplica en alguno de ellos, en cuyo caso deberá indicar el valor
correspondiete:
Notas del Cliente
El espacio reservado es un campo tipo texto, en el cual el usuario podrá digitar
las notas u observaciones que desee consignar sobre la sucursal del cliente.

Generales Proveedor
En esta carpeta se diligencian los campos requeridos como generales en la
definición de las sucursales del tercero proveedor. El código, razón social del
tercero, nit y tipo de identificación se presentan informativamente de acuerdo a
lo definido en estos campos en el maestro de terceros:
Sucursal:
Campo numérico de 3 posiciones. Corresponde al código de la sucursal. Para
cada proveedor se debe crear como minimo una sucural definida como sede o
sucursal principal. Si este posee más sucursales, se deberan adicionarse
especificando la información propia de cada una.
Descripción:
Corresponde al nombre o razón social de la sucursal del tercero proveedor.
Clase:
Corresponde a la clasificación de Clases de Terceros definida previamente. Se
debe seleccionar aquí el código de clase de proveedor a la cual se desea asociar
la sucursal.
Dando clic en el campo de "Clase" se puede consultar y seleccionar de los
códigos previamente allí definidos:
Moneda:
Corresponde al código de moneda de la sucursal del proveedor. Dando clic en el
campo de "Moneda" se puede hacer una consulta y selección del código deseado.
Condición de pago:
Corresponde al código de condición de pago de la sucursal del proveedor. Dando
clic el campo de "Cond. pago" se puede hacer una consulta y selección de la
condición de pago correspondiente.
Días de Gracia:
Corresponde al numero de días de gracia que se desea otorgar a la sucursal del
proveedor.
Cupo:
Corresponde al limite de cupo otorgado a la compañía para cada sucursal del
proveedor.
Tipo de proveedor:
Se debe clasificar aqui el codigo de tipo de proveedor segun corresponde de
acuerdo a la clasificación de tipos previamente definida.

Contactos del Proveedor
En esta carpeta se definen los campos relacionados con los datos de contacto de
la sucursal del proveedor:
Contacto:
representante Legal de la sucursal del proveedor.
Dirección:
Corresponde a la descripción de la dirección de la sucursal del proveedor. Se
pueden utilizar los 3 renglones o solamente uno o dos, según corresponda.
Corresponde al nombre del País, Departamento y Ciudad de residencia de la
sucursal del proveedor. Estos se capturan de los maestros correspondientes y
previamente definidos por el usuario en UNO_Enterprise.
indicador de Flecha ubicado al lado derecho del campo correspondiente.
Barrio:
Corresponde al nombre del barrio donde esta ubicada la sucursal del proveedor.
Teléfono / Fax:
Corresponde a los números de teléfono y fax de la sucursal del proveedor.
Código Postal:
Corresponde al numero o código postal de la sucursal del proveedor.
Email:
Corresponde a la dirección de correo electrónico o Email de la sucursal del
proveedor.
Retornar a la carpeta del Proveedor
Direcciones del Proveedor:
En esta carpeta se permite definir todos los contactos y direcciones que se desee
catalogar de la sucursal del proveedor. El objetivo de esta labor es permitir
seleccionar la dirección o contacto al cual se desea remitir un documento al
momento de generarlo.

Impuestos del Proveedor:
En esta carpeta se definen los datos relativos al estatus tributario actual del
proveedor por cada uno de los conceptos de impuestos previamente definidos en
UNO_Enterprise:
Impuestos:
El sistema presenta en pantalla los diferentes tipos o clases de impuestos en
forma predefinida. El usuario debera indicar si el tercero proveedor que esta
creando aplica en alguno de ellos, en cuyo caso deberá indicar el valor
correspondiente:
Retenciones:
De manera similar a la anterior, se presentan los diferentes tipos de retenciones
vigentes en forma predefinida. El usuario deberá indicar si el tercero proveedor
que esta creando aplica en alguno de ellos, en cuyo caso deberá indicar el valor
correspondiete:

Bancos del Proveedor
En esta carpeta se define la información concerniente a los medios y métodos de
pago o consignación de las sucursales del proveedor.
Forma de pago:
Corresponde a la forma final de cancelación al proveedor y/o su sucursal. Se
debe seleccionar una de las tres opciones presentadas en el recuadro:
Consignar:
Este campo se utiliza para indicar que se debe consignar en la cuenta del
proveedor que a continuación se describe.
Banco:
Cuando se a activado el boton de consignar, se debe seleccionar el código del
banco en el cual se debe depositar la respectiva consignación. Dando clic en el
"Banco" se puede hacer la consulta y selección de los códigos de bancos
previamente definidos.
Cuenta:
Corresponde al numero de cuenta bancaria en la cual se debe consignar o
depositar el pago del proveedor.
Nombre:
Corresponde al nombre del titular de la cuenta a la cual se debe consignar.

Notas del Proveedor:
El espacio reservado es un campo tipo texto, en el cual el usuario podrá digitar
las notas u observaciones que desee consignar sobre la sucursal del proveedor.


Reporte de flujo de efectivo

informe se pueda visualizar, imprimir o generar un archivo texto a partir de este.
escogidas.


Mayor:
Se utiliza para seleccionar el código de mayor a partir del cual y de manera de
árbol, se imprimirá la información que conforma el flujo de efectivo.

Nivel:
Se utiliza para indicar a que nivel de detalle se desea el reporte. Se puede
seleccionar cada uno de los niveles definidos en la estructura o a nivel de
concepto.

Estado:
Se utiliza cuando el nivel escogido es "concepto" y permite incluir en el informe
todos los conceptos, los activos o los inactivos.

Titulo:
Titulo que se desea dar al informe.

Pantalla:
Se utiliza para indicar que se desea visualizar el informe por pantalla.

Impresora:
Se utiliza para indicar que se desea imprimir el informe.

Exportar:
Se utiliza para enviar el informe en formato tipo texto, de manera que pueda ser
exportado a otra herramienta o aplicación.

Cancelar:

Captura de Saldos Abiertos

Los saldos abiertos corresponden al control detallado de los documentos por
tercero y sucursal, número de documento, fecha de emisión y vencimiento y
saldo. Se utilizan para llevar el control de saldos de las cuentas por cobrar y por
pagar. A partir del indicador de "maneja saldos abiertos" en las cuentas
mencionadas, UNO-E requiere que adicionalmente al registro básico se capture
la información de cargue o aplicación de los saldos de documentos.

La aplicación de los saldos abiertos se puede hacer de forma Manual,
informando una a una cada una de las cuotas pactadas, o automática donde a
partir del número de cuotas y el número de días entre cuotas, se generan
automáticamente los registros correspondientes a cada una de estas.

Al dar clic sobre el botón "siguiente" de la captura de asientos contables aparece
la primer alternativa manual para informar los saldos abiertos:

En caso de que se desee optar por la alternativa "automática" se debe dar clic en
esa lengüeta para proceder a realizar la generación masiva de los registros de las
cuotas.

Para efectos de trabajo con la alternativa "manual" es necesario informar cada
uno de los registros de cartera que indican la forma con el cliente hará el pago.
Para el ejemplo que se está explicando es necesario realizar 5 veces este proceso.

Documento cruce:


Anticipos:
Si el tercero tiene anticipos pendientes, es factible cancelar estos o aplicarlos de
manera fácil, seleccionando la opción de anticipos de esta captura.

Múltiples:
Internamente el sistema analiza si se está haciendo un cruce contra una
causación previamente hecha, es decir, se está acreditando una cuenta por cobrar
o se está debitando una cuenta por pagar que tiene saldos abiertos. Cuando esto
ocurre se invoca la siguiente pantalla en la que se muestran todos los saldos
abiertos pendientes de cruce.

En este caso el usuario deberá indicar en la columna "aplicar" los valores a
cruzar para cada uno de los documentos pendientes.

Valor a aplicar:
Valor individual de la cuota que se está capturando manualmente.

Vencimiento:
Año, mes y día en la que se hará la cancelación.

Descuento:
Valor que se otorgará si el pago se antes de la fecha de pronto pago.

Pronto pago:
Año, mes y día hasta el cual se otorgará el valor del descuento.

Vendedor:
formas de informarlo. La primera, es dar click sobre el botón [Vendedor] que
vendedor, con el fin de llamar una ventana en la que se muestran todos los

Notas:

Botón limpiar:

Botón aplicar:
correctos, se debe dar clic sobre el botón "aplicar"; en este momento se actualiza
en la pantalla el valor pendiente por aplicar. Cuando este llega a cero se debe dar
clic sobre el botón "guardar" de la barra de herramientas para continuar con la
captura de los siguientes registros del asiento contable.

Si optó por trabajar con la lengüeta "automática" se deben diligenciar los
siguientes campos, para realizar la generación masiva de los registros de cartera
en forma automática. Para el caso del ejemplo que se viene desarrollando se
obtendrán 5 registros cada uno por un valor de $200.000, con 30 días entre
cuotas.

Documento cruce:


Cuotas:
mediante este campo se indica el número de cuotas que se generarán.

Días entre cuotas:
mediante este campo se indica el número de días que hay entre cuotas.

Valor cuota 1:
Valor individual de cada cuota.

Vencimiento:
Corresponde a la fecha de vencimiento de la cuota a cancelar.

Valor cuota:
Se traen los valores de las demás cuotas.

Vendedor:
formas de informarlo. La primera, es dar clic sobre el botón [Vendedor] que
vendedor, con el fin de llamar una ventana en la que se muestren todos los

Notas:
comentarios que considere necesarios para darle mayor claridad a la transacción

Botón limpiar:

Botón aplicar:
correctos, se debe dar clic sobre el botón "aplicar"; en este momento se generan
automáticamente los registros de las cuotas que definen el pago de la obligación
que se está causando.

Cancelar:
Este botón se utiliza para cancelar la operación.

Anterior:
Con este botón se devuelve a la pantalla de asientos contables del documento.

Aceptar:
Este botón graba la información. El documento queda pendiente de aprobación.

Configuración Pate

Mediante el maestros de cuenta bancarias, ubicado en la ruta "/maestros/bancos/cuenta
bancarias/tab PATE" se predefinen de aspectos funcionales bajo los cuales se regirá el
proceso cada vez que se aplique el PATE, con el fin de no depender del criterio del
operador del sistema. Aquí se definen aspectos como: formato PATE que identifica la
entidad, modalidad bajo la cual se genera el documento (por cliente, por cada pago,
colectivo), centro de operación, Caja, cuenta auxiliar contable, centro de costo, unidad
de negocio, tipo de documento bancario (consignación, nota crédito), medio de pago,
forma de aplicación (toda(s) la(s) cuenta(s) por cobrar del cliente, sólo la cuenta por
cobrar del tipo de cliente), forma de manejar el saldo abierto (si no encuentra
documento cruce aplica a la cuenta por cobrar más vencida), cuenta contable sobre la
que se aplicarán los anticipos. De esta manera, cuando posteriormente se aplique el
proceso de recaudo, se alimentan las directrices claves de contabilización de tal manera
que el operador del sistema no va a tener que informar aspectos delicados de
incidencia contable, que de no manejarse adecuadamente con buen criterio contable se
puede ocasionar grave equivocaciones con los clientes,

Explicación detallada de campos.

Explicación pestaña de parámetros

__________________________________________

Formato PATE:
Código del formato del archivo de importación bajo el cual se realizarán las
importaciones para sus respectivos procesos de recaudo y contabilización.

Generar docto:
Permite definir cómo se va a generar el recibo de caja de otros ingresos. Se
tienen las siguientes opciones:
Por Tercero: genera un recibo de caja de otros ingresos por cada tercero que
viene en el archivo.
Por Cada Pago: genera un recibo de caja de otros ingresos por cada registro
(pago) que viene en el archivo.
Colectivo: genera solamente un documento contable (ej: recibo de banco),
sin importar la cantidad de pagos, ni los terceros a los que pertenecen.
C.O:
Centro de operación con el cual se generará cada uno de los recibos de caja que
finalmente se genere al ejecutar el proceso de recaudo.

Tipo de docto:
Tipo de documento con el cual se generará cada uno de los recibos de caja que
finalmente se generarán al ejecutar el proceso de recaudo. Depende de la
elección hecha en el campo “generar docto”.

Caja:
Código de caja que se asociará al recibo de caja que se genere para la cuenta
bancaria que se está configurando.

Auxiliar de Caja:
Campo informativo de Código de cuenta, subcuenta y auxiliar, que genera el
mismo sistema con base en el centro de operación, caja y moneda, bajo el cual se
contabilizará la cuenta de “Caja”.

Cobrador:
Código de cobrador, creado previamente en el maestro de “terceros”, al cual se
le asociará el recibo de caja generado por el PATE.

Tipo docto banco:
Campo relacionado con el campo “Generar documento” (por tercero, por cada
pago, colectivo). Se considera siempre como consignación, excepto cuando se
selecciona colectivo, caso en el cual se puede elegir NC (nota crédito).

Medio de pago:
Medio al que se le asociará el recaudo. Este se selecciona de una lista
desplegable mostrada para este campo. Los medios de pago son los catalogados
como tipo consignación.

Explicación pestaña aplicación de recaudos
__________________________________
Para definir la forma como se desea aplicar el recaudo en las cuentas por cobrar
de los clientes que están reportados en el archivo de pagos a procesar, se definen
los siguientes campos.

Auxiliar S.A.:
Permite definir la cuenta por cobrar a revisar para aplicar el recaudo, se definen
los siguientes campos:
Toda la CxC del cliente: el sistema revisa todas las cuentas por cobrar del
tercero.
Sólo la CxC del tipo de cliente: el sistema revisa las cuentas por cobrar que
tiene asociada el tipo de cliente al cual pertenece el cliente.
C.O:
Permite definir el centro de operaciones a revisar para aplicar el recaudo. Se
tienen las siguientes opciones:
CxC de todos los C.O: se revisan las cuentas por cobrar de todos los C.O.
No hay filtro por C.O.
Sólo CxC del C.O. del documento: solamente se revisan las cuentas por
cobrar del C.O. del proceso de recaudos electrónicos. Este campo tiene
relación con el campo C.O. de la pestaña “parámetros”.

Saldo Abierto:
Cuando el archivo de pagos enviado por el banco informa el número de factura
que el cliente está pagando, este parámetro permite definir sobre cual documento
de Cuentas por Cobrar se aplica el recaudo.

Aplica CxC más vencida: no tiene en cuenta el documento (número de
factura) que viene en el archivo de pagos. Si no existe o está cancelado el
valor se aplica al documento más vencido.

No encuentra documento cruce, aplica CxC más vencida: tiene en cuenta el
documento informado en el archivo enviado por el banco. En caso de que lo
encuentre como documento pendiente de pago lo procesa, y en caso de que
no encuentre el documento, lo ignora y aplica la Cuenta por cobrar más
vencida.

No encuentra documento cruce, genera anticipo: tiene en cuenta el
documento informado en el archivo enviado por el banco. En caso de que lo
encuentre como documento pendiente de pago lo procesa, y en caso de que
no encuentre el documento o esté cancelado, lo ignora y genera un anticipo.

Auxiliar anticipo:
Para el caso en que el usuario paga más del saldo que debe, o sea necesario
llevarlo a cuenta de anticipo debido a los casos de “saldo abierto”, se cataloga
como anticipo, y para ello se informan los siguientes campos.

Cuenta anticipo del tipo de cliente:
Genera anticipo a la cuenta que tiene el tercero en el tipo de cliente que está
asociado.

Otra cuenta auxiliar:
Se solicitan la cuenta, el centro de costos y la unidad de negocio para hacer el
anticipo.

Manejo de clientes no existentes:
Para el caso en que el usuario al diligenciar el pago en la entidad bancaria
registra un cliente, se define el comportamiento del sistema a través de los
siguientes campos.

No genera ningún recaudo:
Con un solo registro del archivo de recaudos que esté relacionado con un tercero
que no esté catalogado, se rechaza todo el archivo plano. Se presenta listado de
inconsistencias.

Genera RC para clientes existentes:
Genera R.C. de los terceros que estén catalogados. Los que no están se
presentan en el listado de inconsistencias. En el archivo el pago queda con
un estado de “no procesado”.

Genera Rc con otro cliente pendiente de identificar: los recaudos asociados
a terceros que no están catalogados se contabilizan en un tercero específico.
En el archivo el pago queda con un estado de “procesado tercero genérico”.

Cliente: código de cliente que reemplaza al código informado en el archivo
enviado por la entidad bancaria.
Sucursal: código de la sucursal que reemplaza al código informado en el
archivo enviado por la entidad bancaria.

Manejo de contabilización inventarios
Al ser Uno_Enterprise una solución ERP, se parte del hecho de que una
transacción en inventarios, además de actualizar los saldos de inventario,
también contabiliza en línea el documento para reflejar instantáneamente el
impacto en las cifras financieras de la compañía. Para ello, se dan todas las
facilidades para realizar esta operación en forma automática sin depender del
criterio contable de la persona que está operando el sistema. La contabilización
se realiza en el momento en que el documento es "aprobado" mediante el ícono
de la barra de herramientas ubicado en la parte superior de la pantalla.
Para hacer posible esta operación se toma como base la configuración que se ha
dado para los motivos asociados a los conceptos, los tipos de inventarios y el
tipo de proveedor. Estos interactuan en la siguiente forma.
1. Cada subsistema de Uno-E ya viene prefedefinido con un con un esquema de
"Conceptos", para su manejo contable. Estos son automáticos y no pueden ser
modificados por el usuario.
2. A cada concepto el usuario puede asociarle motivos. Estos son códigos que
permiten identificar y clasificar cada uno de los diferentes tipos de transacciones
en el módulo de inventarios. La combinación de "conceptos" y "motivos"
definen a su vez las equivalencias, las cuales permiten establecer finalmente la
contabilización en cada tipo de transacción.
Para el caso de inventarios el sistema realiza las siguientes contabilizaciones.
Manejo de descuentos en Uno_Enterprise
En Uno_Enterprise se realizan tres pasos para llegar a determinar en forma
totalmente automática los descuentos que aplican para el caso particular de un
documento diligenciado en el sistema comercial.
El primer paso consiste en tomar el ítem del documento para deducir el tipo de
inventario y el grupo de descuento asociado.
El segundo paso consiste en tomar el cliente del documento par deducir el grupo
de descuento.
El tercero, consisten en determinar los descuentos que aplican con base en la
confrontación de la resultados de los pasos 1 y 2 con la tabla general de
descuentos y promociones (/ventas/maestros asociados/descuentos y
promociones). En esta tabla se define toda la gama que va desde los descuentos
genéricos y/o por línea y/o por ítem y/o por cliente.
Tópicos relacionados.
Tabla general de descuentos y promociones (/ventas/maestros
asociados/descuentos y promociones).
Manejo Impuestos y retenciones en Uno_Enterprise
En Uno_Enterprise se realizan cuatro pasos para llegar a determinar en forma
totalmente automática los impuestos y retenciones que aplican para el caso
particular de un documento diligenciado en el sistema comercial.
El primer paso, consiste en tomar el ítem del documento para determinar el
grupo de impuestos asociado, y a través de este, llegar a la llave de impuesto.
El segundo paso, consiste en tomar el cliente del documento para determinar la
clases de impuestos que aplican para el caso particular de él.
El tercer paso, consiste en revisar los impuestos que aplican para el caso
particular de la compañía en la opción /Maestros/compañías.
El cuarto paso, consiste tomar la información deducida en los tres pasos
anteriores para hacer verificación escalonada compañía/servicio-
ítem/proveedor-cliente, en la siguiente forma: se deducen los tipos de impuestos
que aplican por compañía, en caso de que no aplique ninguno, se suspende la
verificación y se deduce que los impuestos son igual a cero. En caso contrario, se
continúa con los impuestos que aplican por ítem, y finalmente, los que aplican
por cliente o proveedor.
Tópicos relacionados.
- LLaves de impuestos. (/ maestros/ impuestos/ llaves de impuestos).
- LLaves de retenciones. (/ maestros/impuestos/ llaves de retenciones).
- Parametrización de impuestos en el archivo maestro de Compañías.
Manejo de contabilizacion ventas
Al ser Uno_Enterprise una solución ERP, se parte del hecho de que una
transacción en ventas, además de actualizar los saldos de inventario, también
contabiliza en línea el documento para reflejar instantáneamente el impacto en
las cifras financieras de la compañía. Para ello, se dan todas las facilidades para
realizar esta operación en forma automática sin depender del criterio contable de
la persona que está operando el sistema. La contabilización se realiza en el
momento en que el documento es "aprobado" mediante el ícono de la barra de
Para hacer posible esta operación se toma como base la configuración que se ha
dado para los motivos asociados a los conceptos, los tipos de inventarios y el
tipo de proveedor. Estos interactuan en la siguiente forma.
1. Cada subsistema de Uno-E ya viene prefedefinido con un esquema de
"Conceptos", para su manejo contable. Estos son automáticos y no pueden ser
modificados por el usuario.
2. A cada concepto el usuario puede asociarle motivos. Estos son códigos que
permiten identificar y clasificar cada uno de los diferentes tipos de transacciones
en el módulo de ventas. La combinación de "conceptos" y "motivos" definen a
su vez las equivalencias, las cuales permiten establecer finalmente la
contabilización en cada tipo de transacción.
Para el caso de ventas el sistema realiza las siguientes contabilizaciones.

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8.0 octubre 1 de 2011

La pantalla principal del Siesa Enterprise.

Explicación detallada de los campos.

Explicación detallada de los campos.

Retornar al menú de Maestros

Retornar al Menú de Centros de Costos

Retornar al maestro de Centros de Costos

Se utiliza cuando se desea que el reporte tenga la presentación de un

Se utiliza cuando se desea que el reporte tenga la presentación de un

Se utiliza cuando se desea que el reporte tenga la presentación de un

1 ACTIVO SI SI Balance Debito

110 ACTIVO CORRIENTE SI SI Balance Debito

1 11010 ACTIVO DISPONIBLE NO SI Balance Debito

120 ACTIVO NO CORRIENTE SI SI Balance Debito

7 12010 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO NO SI Balance Debito

210 PASIVO CORRIENTE SI SI Balance Credito

15 21010 OBLIGACIONES FINANCIERAS ACORTO PLAZO NO SI Balance Credito

220 PASIVO NO CORRIENTE SI SI Balance Credito

22 22010 PASIVOS NO CORRIENTES NO SI Balance Credito

310 PATRIMONIO SI SI Balance Credito

23 31010 PATRIMONIO NO SI Balance Credito

410 INGRESOS OPERACIONALES SI SI E.R Credito

24 41010 VENTAS NETAS NO SI E.R Credito

420 COSTOS DE VENTAS SI SI E.R Debito

25 42010 COSTOS VENTAS MATERIA PRIMA NO SI E.R Debito

430 GASTOS GENERALES SI SI E.R Debito

28 43010 GASTOS OPERACIONALES DEADMINISTRACION NO SI E.R Debito

440 OTROS INGRESOS SI SI E.R Credito

450 OTROS EGRESOS SI SI E.R Debito

33 45010 EGRESOS FINANCIEROS NO SI E.R Debito

460 AJUSTES POR INFLACION SI SI E.R Credito

35 46010 AJUSTES POR INFLACION NO SI E.R Credito

470 IMPUESTOS SI NO E.R Debito

36 47010 IMPUESTOS NO SI E.R Debito

480 OTROS INGRESOS NO GRAVABLES SI NO E.R Credito

37 48010 OTROS INGRESOS NOGRAVABLES NO SI E.R Credito

490 OTROS EGREOS NO GRAVABLE SI NO E.R Debito

38 49010 OTROS ERESOS NO GRAVABLES NO SI E.R Debito

Si en la barra de herramientas se escogió el ícono de "edición", el UNO_E

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Hasta una fecha determinada de consignación.

Vale la pena recordar que un cheque postfechado se ingresa al sistema en el

Hasta una fecha determinada de consignación.

Posibilidad a través del mismo formato de poder definir valores específicos

Dada la gran cantidad de variables que permiten diversas presentaciones del

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