COÄNG HOAØ XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VIEÄT NAM

Ñoäc laäp – Töï do – Haïnh phuùc

ÑEÀ AÙN THAØNH LAÄP

VAÊN PHOØNG COÂNG CHÖÙNG
...............

I. SÖÏ CAÀN THIEÁT THAØNH LAÄP PHOØNG COÂNG CHÖÙNG:

Trong xaõ hoäi coù toå chöùc toàn taïi nhöõng quan heä xaõ
hoäi phong phuù, ña daïng giöõa caù nhaân vôùi caù nhaân, giöõa
caù nhaân vôùi toå chöùc, giöõa toå chöùc vôùi toå chöùc. Khi Vieät
Nam gia nhaäp toå chöùc Thöông maïi Theá giôùi WTO söï phaùt
trieån cuûa kinh teá haøng hoaù, kinh teá thò tröôøng ñaõ laøm cho
caùc quan heä neâu treân raát phaùt trieån nhaát laø quan heä giao
dòch. Neáu caùc cô quan giao dòch khoâng coù söï höôùng daãn,
quaûn lyù cuûa nhaø nöôùc thì seõ loän xoän, caùc tranh chaáp vaø
vi phaïm seõ xaûy ra nhieàu, gaây khoù khaên, thieät haïi cho coâng
daân, cô quan, toå chöùc hoaëc Nhaø nöôùc.
Nhaø nöôùc phaûi quaûn lyù caùc giao dòch baèng phaùp luaät,
goùp phaàn ñaûm baûo cho xaõ hoäi ñöôïc oån ñònh.
Thöïc tieãn aùp duïng phaùp luaät cho thaáy tranh chaáp trong
xaõ hoäi ngaøy caøng taêng, trong ñoù coù nguyeân nhaân laø
khoâng coù baèng chöùng xaùc thöïc. Do vaäy, taïo söï oån ñònh
quan heä xaõ hoäi, giao dòch daân söï, kinh teá laø ñieàu ñaëc bieät
quan troïng nhaèm phaùt trieån kinh teá xaõ hoäi.
Sinh thôøi, Baùc Hoà daïy: “Xeùt xöû ñuùng laø toát, khoâng
phaûi xeùt xöû laø toát hôn”. Vì leõ ñoù ñaåy maïnh tuyeân
truyeàn phaùp luaät laø caàn thieát, song taêng cöôøng hôn nöõa
caùc bieän phaùp, coâng cuï toå chöùc thöïc hieän phaùp luaät
cuõng caàn thieát khoâng keùm.
Coâng chöùng laø moät hoaït ñoäng boå trôï tö phaùp quan
troïng, moät theå cheá khoâng theå thieáu ñöôïc cuûa nhaø nöôùc
phaùp quyeàn.
Coâng chöùng laø thöïc hieän moät chöùc naêng coâng quyeàn
do Nhaø nöôùc uyû quyeàn.

1
 Thoâng qua hoaït ñoäng coâng chöùng vaø quy ñònh höôùng
daãn, ñieàu chænh caùc maët hoaït ñoäng cuûa ñôøi soáng xaõ hoäi
thaønh caùc haønh vi xöû söï theo ñuùng phaùp luaät.
Xeùt treân bình dieän coâng daân thì coâng chöùng laø coâng
cuï höõu hieäu baûo veä quyeàn vaø lôïi ích hôïp phaùp cuûa hoï,
phoøng ngöøa tranh chaáp vaø vi phaïm phaùp luaät, taïo söï oån
ñònh vaø an toaøn phaùp lyù cuûa quan heä giao dòch daân söï, taøi
saûn, kinh teá, thöông maïi…baûo ñaûm traät töï kyû cöông. Maët
khaùc, veà phöông dieän nhaø nöôùc thì coâng chöùng taïo ra moät
chöùng cöù xaùc thöïc, kòp thôøi, khoâng ai coù theå phaûn baùc
choái caõi.. Tröø tröôøng hôïp quaù trình toá tuïng cho laø khoâng
ñuùng. Toaø tuyeân voâ hieäu.
Coâng chöùng phuïc vuï quaûn lyù caùc giao dòch baèng phaùp
luaät, baûo veä quyeàn, lôïi ích hôïp phaùp cuûa coâng daân vaø toå
chöùc, phoøng ngöøa tranh chaáp vaø vi phaïm phaùp luaät, cung
caáp taøi lieäu coù giaù trò chöùng cöù phuïc vuï cho vieäc giaûi
quyeát tranh chaáp, goùp phaàn taêng cöôøng phaùp cheá XHCN
vaø xaây döïng nhaø nöôùc Phaùp quyeàn cuûa daân, do daân vaø vì
daân.
Nhu caàu phaùp luaät hoaù caùc quan heä giao dòch daân söï
ngaøy caøng trôû thaønh nhu caàu phoå bieán vaø ñi vaøo neà
neáp. Vieäc xaõ hoäi hoaù hoaït ñoäng coâng chöùng cuõng laø
moät taát yeáu ñaùp öùng nhu caàu xaõ hoäi – Ñaây cuõng laø vieäc
laøm mang tính ñoät phaù trong chieán löôïc caûi caùch tö phaùp
cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc ta.
Söï ra ñôøi cuûa Vaên phoøng Coâng Chöùng “..........” laø söï
xaõ hoäi hoaù hoaït ñoäng coâng chöùng vaø goùp söùc cuøng caùc
phoøng coâng chöùng giaûi quyeát nhu caàu, aùp löïc cuûa coâng
daân vaø toå chöùc ngaøy caøng taêng theo söï taêng tröôûng cuûa
söï phaùt trieån kinh teá vaø söï gia taêng cuûa giao löu daân söï,
xaõ hoäi.
II. TOÅ CHÖÙC & NHAÂN SÖÏ VAÊN PHOØNG COÂNG CHÖÙNG:

1. Döï kieán loaïi hình vaên phoøng coâng chöùng: VAÊN

PHOØNG COÂNG CHÖÙNG do moät coâng chöùng vieân
thaønh laäp Kyù hôïp ñoàng lao ñoäng vôùi moät coâng
chöùng vieân khaùc.
2. Coâng chöùng vieân: ............. – Quyeát ñònh boå nhieäm soá:
......../QÑ – BTP ngaøy .......... cuûa Boä tröôûng Boä Tö phaùp.

2
 3. Thaønh vieân goùp voán:
Vaên phoøng do .......... thaønh laäp – döï kieán voán ñaàu tö
khoaûng 500.000.000 ñoàng (caû tieàn kyù quyõ theo quy
ñònh cuûa UBND ............).
4. Döï kieán teân goïi vaên phoøng coâng chöùng:
VAÊN PHOØNG COÂNG CHÖÙNG ..........
Teân giao dòch: ............. NOTARY OFFICE
Phöông chaâm hoaït ñoäng cuûa Vaên phoøng coâng
chöùng ............:
“AN TOAØN - ...........................”
(Trung thöïc, khaùch quan & taän tuî phuïc vuï khaùch haøng
moïi luùc, moïi nôi vôùi caùi taâm trong saùng).
5. Döï kieán nhaân söï vaø sô ñoà toå chöùc:
6.1 Nhaân söï : 11 ngöôøi
- Tröôûng vaên phoøng coâng chöùng : 01 ngöôøi cuøng 1
coâng chöùng vieân khaùc – laøm vieäc theo cheá ñoä hôïp
ñoàng lao ñoäng.
- Chuyeân vieân Phaùp lyù (Ñaõ qua ñaøo taïo ngheà coâng
chöùng): 04 ngöôøi
- Vaên thö (cöû nhaân chuyeân ngaønh Vaên thö löu tröõ) :
01 ngöôøi
- Keá toaùn (Ñaïi hoïc TCKT) : 01 ngöôøi
- Ñaùnh maùy + photocopy : 02 ngöôøi
- Thuû quyõ (Ñaïi hoïc TCKT) : 01 ngöôøi
Xem quy trình vaän haønh cuûa Vaên phoøng coâng chöùng
ñính keøm.
6.2 Caùc coâng chöùng vieân vaø caùn boä nghieäp
vuï toát nghieäp Ñaïi hoïc luaät chính quy vaø ñaõ hoïc
xong khoaù hoïc Ñaøo taïo Coâng chöùng vieân buoåi
toái cuûa Hoïc vieän tö phaùp môû taïi .......... (khoaù .......
CCV) - ñaõ ñi thöïc teá taïi caùc Phoøng coâng chöùng
thuoäc Sôû.
Nhaân vieân vaên thö löu tröõ toát nghieäp Ñaïi hoïc khoa hoïc
vaø nhaân vaên chuyeân ngaønh vaên thö löu tröõ. Coù hai naêm
kinh nghieäm laøm vieäc taïi Thö vieän Hoïc vieän haønh chính
quoác gia.

3
 6.3 Sô ñoà toå chöùc :
* QUY TRÌNH TIEÁP NHAÄN, GIAO TRAÛ HOÀ
SÔ

(01)
Boä phaän
höôùng
daãn Khaùch
haøng
Laáy STT Laáy STT
Ñoùn
khaùch
(04 nhaân
vieân coù 2
baûo veä)

(02) (03) (04)

Boä phaän tieáp Coâng Ñaùnh maùy,
nhaän, kieåm tra, chöùng vieân photocoppy
giao traû hoà sô, Thu Tröôûng vaên (02 nhaân vieân)
ngaân phoøng
1 Coâng chöùng
vieân vaø 1 nhaân
vieân

(06) (05)
Vaên thö, Löu Keá Toaùn
hoà sô (01 nhaân
(01 nhaân vieân) vieân)

Ghi chuù:
 Ñöôøng ñi cuûa khaùch haøng – Chæ phaûi gaëp 3 ngöôøi
cuûa Vaên phoøng
 - - - Löu chuyeån hoà sô – Taùc nghieäp cuûa nhaân vieân
Vaên phoøng
Treân ñaây laø sô ñoà nhaân söï döï kieán, tuyø thuoäc tình
hình cuï theå, nhaân söï coù theå thay ñoåi taêng (giaûm) cho phuø
hôïp).
Khi Vaên phoøng coâng chöùng ñi vaøo hoaït ñoäng, chuùng
toâi xin pheùp ñöôïc keát noái maïng coâng chöùng vaø söû duïng
* Thuyeát minh nhieäm vuï caùc vò trí:
phaàn meàm master. Cam keát traû phí trong quaù trình söû duïng.
a) Boä phaän höôùng daãn (01): (Tieáp xuùc, tö vaán cho khaùch
haøng vaø nhaän yeâu caàu coâng chöùng).

4
 Boä phaän höôùng daãn chòu traùch nhieäm tieáp ñoùn
khaùch haøng “tieáp nhaän yeâu caàu coâng chöùng”. Tö
vaán vaø höôùng daãn khaùch haøng caùc böôùc ñeå thöïc
hieän coâng chöùng, taïo söï thoaûi maùi cho khaùch haøng
trong khi chôø ñôïi coâng chöùng. Vò trí naøy ñöôïc hieåu
laø Boä phaän nghieäp vuï, giuùp khaùch haøng
chuaån bò boä hoà sô ñaày ñuû, giaûm thieåu vieäc
ñi laïi nhieàu laàn cuûa khaùch haøng; Giuùp khaùch
haøng saép xeáp hoà sô theo trình töï khoa hoïc. Moïi
hoaït ñoäng kieåm tra, tö vaán höôùng daãn dieãn ra
taïi ñaây, sau ñoù trình vaøo Coâng chöùng vieân ôû
vò trí 02 hoaëc 03.
Boä phaän höôùng daãn naøy khoâng ñöôïc
pheùp töø choái yeâu caàu cuûa khaùch haøng
khi chöa coù yù kieán cuûa Coâng chöùng vieân .
Tröïc tieáp ñeán nhaän hoà sô taïi nhaø theo yeâu caàu cuûa
khaùch haøng.
Hai nhaân vieân baûo veä saép xeáp vaø troâng xe cho
khaùch haøng.
b) Boä phaän tieáp nhaän, giao traû hoà sô (02): Taïi boä phaän
naøy coù moät Coâng chöùng vieân chòu traùch nhieäm tieáp
nhaän vaø kieåm tra hoà sô, ghi bieân nhaän cho khaùch
haøng.
Thoâng baùo cho khaùch haøng bieát thôøi ñieåm kyù vaên
baûn vaø thôøi ñieåm nhaän hoà sô.

Coù moät nhaân vieân thu caùc loaïi phí, leä phí theo bieân
lai thu tieàn do boä phaän keá toaùn laäp.
Traû hoà sô cho khaùch haøng ñuùng thôøi gian, ñuùng
ngöôøi theo bieân nhaän hoà sô.
c) Coâng chöùng vieân (03):
Coâng chöùng vieân, kieâm tröôûng vaên phoøng, coù
traùch nhieäm ñieàu phoái chung hoaït ñoäng cuûa vaên
phoøng; chòu traùch nhieäm veà chaát löôïng, thôøi haïn
trong vieäc cung caáp dòch vuï.
Kieåm tra tính chính xaùc, khaùch quan veà caùc thoâng tin
khaùch haøng cung caáp; kieåm tra noäi dung vaø hình
thöùc caùc vaên baûn khaùch haøng cung caáp.

5
 Kieåm tra naêng löïc haønh vi daân söï cuûa khaùch haøng.
Xaùc nhaän söï töï nguyeän, chöõ kyù hoaëc ñieåm chæ
cuûa khaùch haøng.
Kieåm tra tình traïng tranh chaáp (ñoái vôùi baát ñoäng
saûn) vaø ñaûm baûo caùc ñoái töôïng mua baùn, trao ñoåi
phaûi coù thaät.
Tröôûng vaên phoøng chòu traùch nhieäm tröôùc phaùp
luaät veà chöùc naêng, nhieäm vuï, caùc nghóa vuï thueá
vaø caùc vaán ñeà lieân quan ñeán coâng chöùng.
d) Ñaùnh maùy (04):
Nhieäm vuï boå trôï Coâng chöùng vieân trong vieäc soaïn
thaûo caùc vaên baûn.
Photocoppy vaên baûn cho khaùch haøng coù nhu caàu.
e) Keá toaùn (05):
Hoaïch toaùn caùc khoaûn thu chi theo ñuùng quy ñònh
cuûa phaùp luaät.
f) Vaên thö (06): toát nghieäp Ñaïi hoïc khoa hoïc xaõ hoäi &
nhaân vaên chuyeân ngaønh Vaên thö löu tröõ.
Tieáp nhaän taát caû caùc vaên baûn ñeán vaø ñi; ñoùng
daáu vaø cho soá caùc vaên baûn ñaõ ñöôïc Coâng chöùng
vieân chöùng nhaän.
Löu caùc vaên baûn coâng chöùng theo ñuùng quy ñònh
cuûa phaùp luaät veà coâng chöùng (Xem theâm III.3 döôùi
ñaây).
6.4 Caùc döï kieán khaùc veà toå chöùc & nhaân söï:
Hieän taïi, trong soá nhaân söï coù 3 Ñaûng vieân chính thöùc,
döï ñònh sau khi hoaït ñoäng 3 thaùng – Vaên phoøng xin pheùp
thaønh laäp Chi boä Ñaûng Coäng saûn Vieät Nam – Tröïc thuoäc
Ñaûng uyû – Sôû Tö phaùp ....................
Vaên phoøng Coâng chöùng ñaët döôùi söï laõnh ñaïo cuûa Chi
boä Ñaûng vaø söï quaûn lyù, höôùng daãn nghieäp vuï cuûa Sôû Tö
phaùp.
III.ÑIEÀU KIEÄN CÔ SÔÛ VAÄT CHAÁT:

1. Truï sôû: Caû caên nhaø vôùi dieän tích ........... m2 taïi
...................................
-
Coù kho löu tröõ taøi lieäu rieâng khoaûng 30 m2
-
Coù saân ñeå xe vaø phoøng chôø cho khaùch khoaûng 80
m2

6
 -
Dieän tích cho coâng vieäc khoaûng 100 m2
-
Vaên phoøng chuùng toâi ñaõ laøm vieäc vôùi khaùch saïn
beân caïnh vaø nhaø khaùch ñeå troâng giöõ xe neáu löôïng
khaùch haøng nhieàu.
-
Vaên phoøng ñaët taïi khu trung taâm, Tình hình an ninh
traät töï raát toát – Caùch ...... m laø Truï sôû daân phoøng
cuûa phöôøng .................
2. Ñieàu kieän & phöông phaùp aùp duïng Coâng ngheä
thoâng tin:
-
Maùy vi tính : 5 boä coù moät maùy chuû (Coâng chöùng
vieân; vaên thö; keá toaùn;
(Heä thoáng vi tính noái maïng cuïc boä coù theå hoaø maïng
toaøn boä heä thoáng coâng chöùng toaøn thaønh phoá khai
thaùc thoâng tin – Ñaây laø nguyeän voïng tha thieát cuûa
chuùng toâi cho söï an toaøn phaùp lyù trong quaù trình haønh
ngheà, thoâng qua ñöôøng truyeàn ADSL Vaên phoøng seõ thanh
toaùn phí theo quy ñònh)
-
Maùy photocopy : 1 maùy
-
Ñieän thoaïi baøn + Fax : 4 caùi
-
Ñieàu hoaø nhieät ñoä : 3
-
Maùy loïc nöôùc uoáng : 2 boä
-
Xe hôi 4 choã ngoài : 1 chieác (ñaõ coù saün).
-
Tuû saét löu tröõ hoà sô : 3 caùi (loaïi keùt saét)
-
Baøn gheá vaø nhöõng phöông tieän toái thieåu laøm vieäc.
3. Quy trình löu giöõ hoà sô coâng chöùng:
-
Vaên phoøng giaønh rieâng moät phoøng khoaûng 30 m2
treân laàu 1 laøm kho löu tröõ hoà sô coâng chöùng.
-
Hoà sô coâng chöùng xong trong tuaàn Vaên phoøng tieán
haønh Scan (chuïp) vaøo maùy löu tröõ.
-
Cuoái thaùng caäp nhaät toaøn boä hoà sô vaø ghi vaøo ñóa
CD ñeà phoøng vi ruùt hoaëc tin taëc.
-
Nhöõng ñóa CD naøy löu cuøng hoà sô goác taïi kho cuûa
Vaên phoøng coâng chöùng.
-
Tuyø thuoäc vaøo löôïng hoà sô cuûa Vaên phoøng, chuùng
toâi mong muoán ñöôïc göûi vaøo kho cuûa Sôû (neáu ñöôïc
pheùp), hoaëc moät naêm/laàn chuùng toâi seõ göûi vaøo
moät ngaân haøng ñeå ñaûm baûo an toaøn tuyeät ñoái
cuûa taøi lieäu löu tröõ.
-
Khi caàn tra cöùu hoà sô – coù yù kieán cuûa Tröôûng vaên
phoøng – hoà sô ñaõ ñöôïc scan (chuïp) vaøo maùy – laáy ra

7
raát nhanh vaø neáu coù ruûi ro thì coøn ñóa CD & hoà sô
goác nhö ñaõ noùi ôû treân.

Khi coù
nhu caàu
tra cöùu

Kho löu tröõ

Scan Chuyeån baûn chính +
vaøo sang ñóa CD CD
maùy löu sau 1 thaùng taïi kho VPCC

Vaên baûn Chuyeån vaøo

coâng chöùng kho cuûa Sôû Tö
Baûn chính phaùp hoaëc göûi
ngaân haøng
(neáu caàn)

8
4. Keá hoaïch trieån khai thöïc hieän:
-
Töø thaùng .......ñeán thaùng ........ chôø höôùng daãn vaø
laøm thuû tuïc phaùp lyù trình Sôû Tö phaùp vaø UBND
Thaønh phoá, cho ra ñôøi Vaên phoøng coâng chöùng.
-
Töø thaùng .......... ñeán thaùng .........., boá trí nhaân söï, boài
döôõng nghieäp vuï,ï Ñaêng kyù hoaït ñoäng cho Vaên
phoøng coâng chöùng. Nhaân söï cuûa Vaên phoøng goàm
hai coâng chöùng vieân ñaõ coù quyeát ñònh boå nhieäm
cuûa Boä tröôûng Boä Tö phaùp, 4 caùn boä nghieäp vuï
coâng chöùng theo hoïc khoaù Ñaøo taïo coâng chöùng
vieân cuûa Hoïc vieän tö phaùp cuøng vôùi soá nhaân vieân
nhö ñaõ noùi ôû phaàn 6.3.
-
Vaên phoøng döï kieán ñi vaøo hoaït ñoäng töø quí
....................

Ngaøy ..... thaùng ....... naêm

.......
Ngöôøi laäp ñeà aùn

CCV ........................