GESTOR DE BASES DE DATOS ACCES-HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS-

MICROSOFT EXCEL

PRESENTADO A: JULIO CESAR VARGAS CHINCHILLA

PRESENTADO POR: MARLY NATALIA GONZALEZ GUEVARA
KAREN SOFIA DIAZ SARABIA
BRIYITH ALEJANDRA GONZALEZ RAMIREZ
LINA SOFIA MONTES PINEDA

11ºF

INSTITUTO TÈCNICO EMPRESARIAL EL YOPAL

YOPAL-CASANARE
2019
 ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCES 2007

Los elementos básicos de Acces 2007 son la pantalla, las barras, etc, para saber
diferenciar entre cada una de ellas. Aprenderemos como se llaman, donde están
y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún
momento no sabemos como seguir trabajando.

 PANTALLA INICIAL

Al iniciar Acces aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso.

 LAS BARRAS

BARRA DE TITULO: Contiene el nombre del programa y del archivo con

el que estamos trabajando en el momento actual.
BARRA DE ACCESO RAPIDO: Contiene las operaciones más habituales
de Acces como guardar, imprimir o deshacer, esta barra puede
personalizarse para añadir todos los botones que quieras.

 LA BANDA DE OPCIONES
Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al
hacer clic en crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas
con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en
Acces.

 EL BOTÓN DE OFFICE
Haciendo clic en el botón de office que se encuentre en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que
puedes ver en la imagen como guardar, imprimir…
Sí conoces versiones anteriores de Acces es el sustituto del menú archivo

 BARRAS DE ESTADO
Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones
sobre el estado de las aplicaciones.
 2. CREAR, ABRIR, CERRAR UNA BASE DE DATOS DEL
ESCRITORIO EN BLANCO.

Verificamos que los datos de las personas que nos muestra la tabla sean
mayores de 18 años.

En esa tabla nos muestra los datos y fechas de nacimiento de las

personas.
En esta tabla insertamos los datos de todas las personas y automáticamente
aparece la información en las otras tablas.
 3. CREAR TABLAS DE DATOS

1. Haz clic en Archivo > Nuevo y, después, en Base de datos de escritorio en

blanco.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva
base de datos.
3. Para ir a una ubicación diferente y guardar la base de datos, haz clic en el icono
de carpeta.
4. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se
abre en la vista Hoja de datos.
 4. MODIFICAR TABLAS DE DATOS
Sí se desea añadir una nueva columna a una tabla creada anteriormente, se
debe abrir la base de datos donde se encuentra:
Por ejemplo, si se tiene una tabla como la siguiente:

Y se desea eliminar la columna ORGANIZACIÓN, se debe hacer clic con el

botón derecho del ratón sobre el campo y seleccionar la opción de ELIMINAR
COLUMNA:

Para ocultar una columna de una tabla hay que seleccionar con el botón derecho
del ratón y seleccionar la opción de OCULTAR COLUMNA:
Para insertar una nueva columna se hace clic con el botón derecho del ratón
sobre una columna de la tabla y a continuación se seleccionar la opción de
INSERTAR COLUMNA. Hay que tener considerar que la nueva columna se va
a insertar a la derecha de la columna sobre la que se haga clic:

Para modificar el ancho de una columna con el ratón, hay que posicionarlo entre
medio de las dos columnas y desplazarlo hacia la izquierda o hacia la derecha
según se desee ampliarla o reducirla:
 5. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que
proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño
cuando tenemos un campo seleccionado.

 Tamaño del campo

Para los campos Texto corto, esta propiedad determina el número

máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por
defecto de 255 caracteres y valor máximo de 255.
Para los Campos Numérico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0
y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y

2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38

y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y
3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -

4,94065645841247E-324

Id. de replicación se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1

(si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y
10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)
 6. LAS RELACIONES
Para crear relaciones en Access 2016 deberemos:
- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.
- O bien, desde el botón de Archivo > Información.

En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en:
- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en
Vista Diseño.
- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en
la Vista Hoja de datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué
tablas queremos relacionar.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre
ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la
vez pulsando CTRL.
Hacer clic sobre el botón Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales
queramos efectuar relaciones.
Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Ahora aparecerá la ventana Relaciones
Para crear la relación:
Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código
paciente de la tabla Pacientes).
Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el
campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos).
Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguientes:

Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de

las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios
porque un mismo paciente puede ingresar en la clínica más de una vez).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos
relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Si quieres saber más sobre integridad referencial y operaciones en cascada
haz clic aquí Avanzado.
Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.
 7. LAS CONSULTAS
Para crear una consulta de selección los pasos a seguir son: En la Cinta de
Opciones de Access, en la Ficha Crear, hacemos clic en el comando Diseño de
Consulta del grupo Consultas.

Se visualizará la ventana de diseño de la consulta. Y sobre ella, en primer plano,

la ventana Mostrar tabla, que nos permitirá establecer las tablas o consultas que
van a ser la base de la nueva consulta. Para ello hacemos doble clic sobre la
tabla o consulta correspondiente, o simplemente seleccionarla, y hacer clic en el
botón Agregar. De momento, nuestra base de datos solo dispone de la tabla
Socios.

Una vez seleccionadas todas las tablas o consultas que se van a utilizar (de
momento se va a trabajar únicamente con una tabla), hacer clic en el
botón Cerrar. Se visualizarán las tablas en la parte superior de la ventana de
diseño de consultas.
 8. LAS CONSULTAS RESUMEN

Las consultas de selección permiten realizar preguntas a una base de datos con
el fin de obtener una información concreta, que puede provenir de una o varias
tablas. La respuesta a dicha pregunta se presenta en una Hoja de Respuestas
dinámica. Su apariencia es similar a la de una tabla: la información se presenta
en filas y columnas. Cualquier modificación de los datos que se realice en estas
hojas, se actualizará en las tablas de donde proceden dichos datos.

9. CONSULTAS REFERENCIAS CRUZADAS

Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar

una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble
entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la
tabla.

Por ejemplo, queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a

partir de los pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen
calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y
mes de la venta.

Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias

cruzadas. Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue
definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras
que la otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras
columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en
la intersección de un valor de empleado y un valor de mes es la columna
resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de importes). Las
consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño, pero
es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.
 10. CONSULTAS DE ACCIÓN

Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los
datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva
tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar
nuevos registros o eliminar registros, en todos los casos antes de hacer efectiva
la modificación sale un cuadro de diálogo para confirmar la operación dándonos
así la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos mensajes.
 11. LOS FORMULARIOS
Los Formularios básicamente permite diseñar los datos para visualizarse por
pantalla. Pero no sólo muestran datos informativos de las tablas, también son
interactivos, por tanto, permiten introducir nuevos registros en las tablas,
modificar e incluso borrar registros de las de una o varias tablas relacionales.
También pueden hacer cálculos (campos calculados o controles de cuadros de
texto) con los datos de las tablas. Los campos que contienen objetos OLE
(imágenes, fotos, sonidos, videos, etc.) necesitan ser mostrados en un formulario
para que se vean y/o escuchen...

EJEMPLO:
Supongamos un conjunto de entidades de modelos de coches que se que desea
trasladar al modelo de tablas relaciones. Se definen en la tabla PRODUCTOS
de la imagen inferior. El atributo (campo) Descripción que describe el nombre del
modelo de un coche. el campo foto es una imagen (foto) del modelo de cohe en
un campo OLE que necesitar ser visualizado en un formulario.

La imagen siguiente muestra lo que debe realizar el formulario...

 12. LOS INFORMES
Los informes de Microsoft Access son resúmenes de la información de la base
de datos que puedes consultar en pantalla o mediante el uso de una impresora.
Los informes pueden ser una simple lista de los registros de una tabla, o los más
complejos que incluyen varias tablas, resumen de totales y tablas o gráficos.
Determina qué campos y tablas contienen la información que necesitas, y utilizar
el asistente de informes o la ventana de diseño de informes para crear para
crearlos.
 INFORMES TABULARES
Las tablas de tu base de datos de Access proporcionan un formato tabular
útil para los informes estándar. Los datos se presentan en filas y columnas
que se pueden agrupar utilizando claves de ordenación. Este formato es
ideal para la visualización de la información numérica y estadística, y
puede incluir cálculos, subtotales y totales.

 INFORMES EN COLUMNAS
Las formas de tu base de datos de Access pueden ser una base para la
creación de informes en columnas que muestran los datos en un formato
personalizado. Las formas de datos estructuran los campos de datos en
tus tablas para la entrada de datos de forma adecuada. Un informe de
columnas puede utilizar el formulario de datos para la visualización o
impresión, en lugar de editar los datos. Guarda tu formulario de datos
como un informe, y personalízalo en la ventana de diseño de informes,
según sea necesario. Una factura diseñada a partir de los campos de
datos en un formulario de cliente o de pedido, es un ejemplo de este
formato.

 CARTAS Y ETIQUETAS DE CORRESPONDENCIA

Las estructuras de las bases de datos para informes de correspondencia
deben contener información de contacto (nombre, domicilio, ciudad,
estado y código postal) en un formato adecuado para enviarse a los
destinatarios.
 13. LOS CONTROLES DE FORMULARIO E INFORME
En temas anteriores vimos cómo crear formularios e informes utilizando el
asistente, también hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos,
moverlos, ajustarlos, alinearlos, etc. En este tema vamos a repasar los diferentes
tipos de controles y estudiar sus propiedades para conseguir formularios e
informes más completos.

Nombre: Aquí indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre que
tú quieras, pero asegúrate de que es lo suficientemente descriptivo como para
poder reconocerlo más tarde.
Un buen método sería asignarle el nombre del control más una coletilla indicando
de qué control se trata. Por ejemplo, imagina que tenemos dos controles para el
campo Curso, una etiqueta y un cuadro de texto. Podríamos llamar a la etiqueta
curso_eti y al campo de texto curso_txt. De este modo facilitamos el nombre de
dos controles que referencian a un mismo campo.
Visible: Si la propiedad se establece a No el control será invisible en el
formulario. Por el contrario, si lo establecemos a Sí el control sí que será visible.
Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy útil para cargar información en el
formulario que no sea visible para el usuario, pero sin embargo sí sea accesible
desde el diseño. También podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles,
para mostrarlos pulsando, por ejemplo, un botón.
Mostrar cuando: Utilizaremos esta propiedad para establecer cuándo un
control debe mostrarse.
Izquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen referencia
a su posición. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario
o informe y de su borde superior. Normalmente sus unidades deberán ser
introducidas en centímetros. Si utilizas otras unidades de medida, como el píxel,
Access tomará ese valor y lo convertirá en centímetros.
Ancho y Alto: Establecen el tamaño del control indicando su anchura y altura.
De nuevo la unidad de medida utilizada es el centímetro.
Color del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo
más sobre el resto del formulario. Para cambiar el color, teclea el número del
color si lo conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad

En él aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulación.

Puedes arrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras, de esta
forma, las propiedades Índice de tabulación de los controles se configurarán de
forma automática.
 14. LAS MACROS
Una macro abreviatura de macroinstrucción― es una serie de instrucciones que
se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una
sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra manera, un macroinstrucción
es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto
permite la automatización de tareas repetitivas.

Las macros tienden a almacenarse en el ámbito del propio programa que las
utiliza y se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón
especialmente creado y asignado para tal efecto.

La diferencia entre un macroinstrucción y un programa es que en los

macroinstrucciones la ejecución es secuencial y no existe otro concepto del flujo
de programa, y, por tanto, no puede bifurcarse.
 15. CONFIGURAR LA INTERFAZ
La interfaz es la forma en la que el usuario verá y trabajará con la base de datos.
En esta unidad aprenderemos cómo configurar Microsoft Access 2010 para que
una persona que vaya a trabajar con la base de datos vea y pueda realizar
únicamente aquello que sea conveniente para nosotros: los creadores y
administradores de la base de datos.

Personalizar la barra de acceso rápido

Para personalizar la barra de acceso rápido, haz clic en la flecha desplegable de
la derecha o utiliza el menú contextual. Aparecerán los comandos más
frecuentes para elegir.

Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás

añadir otras acciones:

En el desplegable Comandos disponibles en: podremos elegir una categoría o

ficha, para que se muestren todas sus acciones. Es interesante destacar que
también podremos incluir las macros que haya disponibles en la base de datos.
 16. HERRAMIENTAS DE ACCES
Barra de Herramientas de acceso rápido
Esta barra no presenta ningún cambio con respecto a la de los otros programas
de Office 2010. Puedes ubicar allí los comandos que más uses o que prefieras,
para acceder a ellos con mayor facilidad.
Ten en cuenta que, por defecto, esta barra contiene los comandos: Guardar,
Deshacer y Rehacer.

Cinta de Opciones
Se ubica en la parte superior de la ventana del programa, justo bajo la Barra de
Herramientas de acceso rápido y es donde se hallan las pestañas Archivo,
Inicio, Crear, Datos externos, entre otras.
Allí, tendrás acceso a todas las funciones para trabajar en Access 2010.
Cada pestaña cuenta con varios grupos de comandos que puedes ejecutar de
acuerdo con tus necesidades.

Cada grupo de comandos es independiente, acorde a las acciones que allí se

ejecutan y puedes identificar su nombre en la parte inferior del mismo.
Por ejemplo, tal como lo muestra la imagen anterior, los grupos de comandos
que conforman la pestaña Archivo son: Portapapeles, Ordenar y filtrar,
Registros, Buscar y Formato de texto. Algunas pestañas se activan
dependiendo del objeto en el que estés trabajando. Por ejemplo, si estás
editando la información de una tabla de la base de datos, entonces verás que
en la Cinta de opciones aparecen dos nuevas pestañas bajo el título
Herramientas de Tabla, como se muestra en la imagen. Cada una con nuevos
grupos de comandos específicos para el trabajo con las tablas en Access.
 17. IMPORTAR Y EXPORTAR

Importar datos
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente,
para ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, una vez allí
seleccionar una opción de la sección Importar.

Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos
importar, si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que
hacer clic en el botón Access.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla,
formulario, informe, macro, etc.…, solo tendremos que seleccionar la base de
datos de origen y pulsar el botón Aceptar.
En el siguiente cuadro de diálogo sólo tendremos que seleccionar los objetos
que queremos añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar.

Exportar Datos
En el apartado anterior veíamos como podíamos recuperar datos de otras bases
de datos o incluso de archivos con otro formato, por ejemplo de texto. Ahora
veremos el proceso contrario, enviar la información de nuestra base de datos a
otra base de datos o a un archivo de otro tipo, por ejemplo de texto.

Para ello, sólo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrarás en la
sección Exportar de la pestaña Datos Externos. Estos comandos te permitirán
copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu
base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar. Para
utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto y entonces ejecutar el
comando Exportar.