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El señor Martínez es el director del departamento de atención al cliente de Limpisa. Dadas las
dimensiones de la empresa, diariamente se atienden varias quejas y reclamaciones de clientes
insatisfechos, es por eso que Martínez considera esencial que todas las personas en contacto directo
con los clientes de la empresa tengan unas nociones básicas para resolver estas incidencias.
Dentro de las relaciones de los consumidores y usuarios con los empresarios pueden producirse
conflictos, esto puede dar lugar a que se produzcan reclamaciones o denuncias, mediante las cuales
el consumidor pone en conocimiento de la administración de consumo un hecho que puede suponer
una vulneración de las normas de protección del consumidor.
Un cliente insatisfecho o que ha visto defraudadas sus expectativas supone un coste en términos de
imagen y confianza para la empresa. En estos casos se tiene que actuar con agilidad intentando
recuperar en el menor plazo de tiempo posible la pérdida de credibilidad.
Para que una queja o reclamación sea válida, las partes en conflicto deben tener el carácter de
empresario y consumidor, además el conflicto debe derivarse de una relación de consumo.
A continuación se indican una serie de pautas útiles para prever conflictos en las organizaciones.
Los empleados deben recibir formación acerca del tratamiento de las quejas.
Se cumplirá con todos los requisitos para el tratamiento de las quejas que determine la
organización.
Los responsables del tratamiento de las quejas de los clientes deben demostrar buenas habilidades
interpersonales y de comunicación.
Nota
En la norma ISO 10002:2015 se aborda la gestión de la calidad, la satisfacción del cliente, y se dan
directrices para el tratamiento de las quejas en las organizaciones.
Una reclamación es una manifestación escrita de una queja, por medio de la cual un consumidor
o usuario pone en conocimiento del comercio que le ha vendido el bien o prestado el servicio, un
prejuicio causado por una mala práctica realizada por esta y por la que se pretende su reparación o
resarcimiento del daño sufrido.
La reclamación debe ser contestada por la empresa por escrito razonado.
Como norma general, todas las empresas deben contestar por escrito, de forma razonada, a las quejas
y reclamaciones de los consumidores y usuarios.
En caso de no llegar a buen término, se puede formular una hoja de reclamación, que está dirigida a
los servicios de consumo de la localidad, quienes abrirán un expediente informativo al comercio, que
podrá terminar (o no) en un expediente sancionador.
En definitiva las quejas y reclamaciones surgen por desviaciones entre lo que los clientes esperan
recibir y lo que reciben. Pueden estar motivadas por diversas causas, las más comunes son las
siguientes:
Precio excesivo.
Servicio deficiente.
Factores técnicos.
Para tratar las quejas y reclamaciones, es necesario que el personal de la empresa actúe de acuerdo a
una serie de recomendaciones:
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Escuchar al cliente
Agradecer la manifestación de la queja
Disculparse por el error
Asegurar que se emprenderán acciones para subsanarlo
Conseguir información
Mantener informado al cliente
Corregir el error lo antes posible
Averiguar el grado de satisfacción del cliente
Prevenir errores futuros
Escuchar al cliente
El cliente debe sentir que la empresa se preocupa por su problema.
Actividades
Identifica cuáles han sido las actuaciones llevadas a cabo por el concesionario para prevenir
conflictos con los clientes.
Las quejas o reclamaciones de los clientes deben ser recibidas por la empresa como una fuente de
información que se debe utilizar para mejorar la calidad de los productos o servicios que ofrece la
empresa, y conseguir así adaptarse mejor a las necesidades de los clientes.
La norma UNE-ISO 10002:2015 ofrece las directrices para la implantación de un sistema de gestión
de quejas y reclamaciones.
Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja satisfacción del cliente, pero la
ausencia de las mismas no implica necesariamente una elevada satisfacción del cliente.
Actividades
21. Pedro y Patricia han contratado un viaje a Holanda con una agencia de viajes de su localidad.
Cuando la pareja llega al hotel se percata de que sus instalaciones no son las que se habían acordado
con la agencia. Indignados, se dirigen a recepción para comunicar su queja al personal de hotel.
¿Cuál debe ser la actuación del responsable ante la queja de los clientes? ¿Qué técnicas deben
utilizar?
El primer paso que se debe dar antes de proceder a reclamar es transmitir la queja a la empresa
por escrito. Si no se llega a un acuerdo con la empresa, existen varias opciones y organismos a los
que dirigirse, como los organismos de protección del consumidor u organizaciones de
consumidores.
Nota
Como has visto, es muy importante tratar adecuadamente las quejas, ya que aunque en principio son
un indicador de la baja satisfacción del cliente, permiten detectar los errores que se están
cometiendo y mejorar el servicio.
Además, si se les da un tratamiento adecuado, el cliente quedará incluso más satisfecho por el trato
recibido y la solución adoptada que si no hubiese realizado ninguna queja.
Actividades
22. Para realizar esta actividad deberás visualizar el siguiente vídeo en el que podrás observar un
caso de reclamación de un consumidor.
¿Qué pautas verbales y no verbales debería haber adoptado el profesional del servicio de atención al
cliente que aparece en el vídeo?
Actividades
23. Manuel y Julia han contratado un viaje a Francia con una agencia de viajes de su localidad.
Cuando la pareja llega al hotel se percata de que sus instalaciones no son las que se habían acordado
con la agencia, así que se dirigen a recepción para comunicar su queja al personal de hotel.
La persona que les atiende les indica que esas son las instalaciones disponibles y lo que a ella le
consta en sus registros que tienen contratado, así que no puede hacer nada. Indignados, deciden
poner una reclamación… ¿qué procedimiento debe seguirse en tal caso, hasta llegar a su resolución?