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Bauprojekte werden im Bezug auf Kosten und Zeit selten wie geplant abgeschlossen. Je größer und komplexer das Projekt, desto größer die Gefahr, dass die Budgets überschritten werden und somit die Rendite oder die Qualität leiden.

Ein Faktor, der bei vielen Projekten vernachlässigt wird, ist ein modernes Kostenmanagement. Dieses sollte einerseits in der Lage sein verlässliche Daten zu liefern, um das Projekt jederzeit aktiv steuern zu können. Andererseits muss es so effizient sein, dass sich alle Projektbeteiligten auf ihren tatsächliche Arbeit konzentrieren können und sie nicht durch Projektmanagement und schlechte Kommunikation geblockt sind.

In

Kostenmanagement von Bauprojekten für Sie zusammen.

diesem

Whitepaper

fassen

wir

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drei

größten

von Bauprojekten für Sie zusammen. diesem Whitepaper fassen wir die drei größten Optimierungspotenziale im

Optimierungspotenziale

im

1. VON SCHLECHTEN PROZESSEN ZU EFFIZIENTEN WORKFLOWS

Manuelle und veraltete Prozesse sind im Bauwesen an der Tagesordnung. Zumeist sind diese Prozesse mit den vielen internen und externen Projektbeteiligten aber ineffizient und verursachen zahlreiche Probleme, die sich eigentlich keiner gerne leisten sollte.

Zum Beispiel werden selbst im Jahr 2019 Rechnungen bei Bauprojekten noch gestempelt, manuell bearbeitet, gestrichen und per Post an den Nächsten zur Freigabe weiterverschickt. Der Rechnungsprüfungsprozess ist nur einer von vielen Prozessen, der heute immer noch manuell abläuft.

Nachteile von händischen Prozesse

1. Fehleranfälligkeit

Wo händisch gearbeitet wird, passieren menschliche Fehler. Oder wichtige Schritte werden vergessen oder verzögern sich. Denn bei einem manuellen Prozess bedarf es immer einem “Push” oder “Pull” der Beteiligten. Oder anders formuliert, zum Beispiel ein “ich bin fertig, jetzt bist du dran.” Auch die einzelnen Prozessschritte selber werden meistens “ungestützt” durchgeführt.

2. Langsame Reaktionsgeschwindigkeit

Durch die Dauer manueller Prozesse bekommt der Bauherr erst mit großer Verspätung ein Bild über den Stand der Kosten seiner Projekte. Bei Kostenüberschreitungen fehlt damit in einem frühen Stadium die Möglichkeit noch darauf zu reagieren.

3. Fehlende Transparenz und verlorene Erfahrungswerte

Während eines Prozesses entstehen viele wertvolle Informationen, die für den Projektverlauf als auch für Folgeprojekte spannend sind. Da die einzelnen Beteiligten

Informationen, die für den Projektverlauf als auch für Folgeprojekte spannend sind. Da die einzelnen Beteiligten 2

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und Daten nicht durchgängig miteinander vernetzt sind, können Veränderungen nicht nachvollzogen werden und der Bauherr kann die Informationen nicht für die Aufarbeitung und Planung neuer Projekte nutzen.

Moderne Workflows? Nicht mit lokalen Exceldateien und veralteter Software! Manuelle Prozesse sind oftmals vor allem deshalb manuell, weil bestehende Softwarelösungen eine Vernetzung aller Projektbeteiligten und das Abbilden von Workflows nicht erlauben. So werden fehleranfällige Exceldateien (mehr dazu in Kapitel 2) in unterschiedlichsten Versionen per Email versendet oder der Zugriff auf die lokale Software ist nur vom Computer im lokalen Netzwerk möglich (mehr dazu in Kapitel 3).

Unterm Strich sorgen schlechte Prozesse nicht nur zu Missverständnissen, Verwirrungen und Frustrationen, sondern sie kosten vor allem Zeit und Geld. Außerdem leidet oftmals die Qualität des Outputs deutlich darunter.

Moderne Software vernetzt alle Beteiligten eines Prozesses Durch moderne Softwarelösungen werden aus manuellen Prozessen digitale Workflows. Alle Projektbeteiligten arbeiten im gleichen System. Aufgaben werden automatisch erstellt, werden nicht mehr vergessen und schneller bearbeitet. Verantwortlichkeiten sind jederzeit klar geregelt. Für jeden Prozessschritt zugeschnittene Benutzeroberflächen verhindern Fehler und erhöhen den Fokus. So gewinnen Unternehmen Geschwindigkeit und erhöhen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

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konzentrieren: Den Ankauf, Bau und Verkauf von Projekten und Immobilien.

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2. VON FEHLERHAFTEN EXCELTABELLEN ZU VERLÄSSLICHEM ECHTZEIT-CONTROLLING

Excel ist wahrscheinlich die populärste Software in Unternehmen weltweit, wenn es um Zahlen geht. Die Wenigsten würden widersprechen, wenn man behauptet, dass auch ein Großteil der Bauwirtschaft mit Excel verwaltet wird.

Doch die Kritik an Excel wird immer mehr. So bezeichnete Forbes Excel “als die gefährlichste Software der Welt”. Aus diesen drei Gründen ist Excel ein Risiko für das Kostenmanagement von Bauprojekten.

Hohe Anfälligkeit für menschliche Fehler

Workflows und Kommunikation finden außerhalb der Software statt

Vorprogrammiertes Dateichaos

Problem #1:

90% aller großen Tabellenkalkulationen enthalten massive Fehler. Wäre es möglich Excel mit einer Fehlerquote von null Prozent zu verwenden, könnte man gegen die Nutzung von Excel nur schwer argumentieren. Doch genau das Gegenteil ist der Fall.

Untersuchungen haben festgestellt, dass 90% aller Tabellen mit mehr als 150 Zeilen schwerwiegende Fehler enthalten. Die Ursachen sind meist menschliche Fehler bei der manuellen Eingabe von Daten oder Formeln.

Dies kann kostspielige Auswirkungen haben, wie der Fall der Bank JP Morgan zeigt. Ein Excelmodell sollte helfen Chancen und Risiken bei einer Investmententscheidung abzuwägen. Nach einem Benutzerfehler wurde die Wette auf Kreditderivate als halb so riskant bewertet, als sie tatsächlich war. Dieses Debakel, bekannt als der “London Whale”, kostete die Bank Milliarden von Dollar. Und war dazu auch noch extrem peinlich.

bekannt als der “London Whale”, kostete die Bank Milliarden von Dollar. Und war dazu auch noch

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Das Beispiel zeigt die Fehleranfälligkeit von Excel auf eindrucksvolle Art und Weise. Excel erfordert in hohem Maße manuelle Dateneingaben. Formeln und Bezüge sind vollständig benutzerdefiniert und gleichzeitig hat Excel keine eingebauten Sicherheitsmechanismen.

Jeder kleine Copy-Paste-Fehler kann massive Auswirkungen auf ihre Kalkulationen haben. Schneller als Gedacht weicht ihre gesamte Kostenschätzung um 15% nach unten ab und sie gehen fälschlicherweise von einem zu positiven Return on Invest aus. Oder sie haben zu wenig Liquidität, weil ihre Mittelabflussplanung sich nicht aktualisiert hat.

Problem #2:

Excel ist kein Projektmanagementsystem. Die gemeinsame Arbeit mit Excel funktioniert nur in Kombination mit E-Mails oder anderen externen Kommunikationstools. Zwar ermöglicht Excel seit der Umstellung auf “Office 365” auch ein kollaboratives Arbeiten in der Cloud, dieses ist aber einerseits noch nicht besonders verbreitet und kann außerdem weiterhin keine Workflows abbilden.

So bleibt Excel Nutzern nichts anderes übrig, als Aufgaben, Freigaben, Kontrollen und Co. weiter manuell zu koordinieren. Und so liegen Aufgaben oft tagelang in Emailpostfächern herum und verzögern Prozesse. Effiziente Workflows sehen anders aus.

Problem #3:

“Wo finde ich denn die letzte Version der Kostenkalkulation?” Tabellenkalkulationen sind oft personenübergreifende Kooperationen. Excel vermittelt den Eindruck einer Datenbank, was aber falsch ist. Es fehlt Excel an einigen wichtigen Funktionen, um eine sichere und effiziente Kollaboration und Dokumentation zuzulassen. Das Nachverfolgen von Änderungen ist in Excel nur

sichere und effiziente Kollaboration und Dokumentation zuzulassen. Das Nachverfolgen von Änderungen ist in Excel nur 5

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schwer möglich. So können Benutzer versehentlich doppelte oder fehlerhafte Daten einfügen, ohne dass andere Benutzer davon wissen.

Viel schlimmer ist jedoch das obligatorische Dateichaos. Im Optimalfall liegt eine zentrale Datei auf einem sicheren Server des Unternehmens oder in der Cloud. Die

Realität sind aber oft Dateien mit unterschiedlichen Status, die per Email versendet

nicht Dateinamen wie

“1912_Kostenkalkulation_Version3.1_final_TS.xlsx” oder Fehlermeldungen zu

Verknüpfungen, die nicht mehr funktionieren?

werden.

Wer

kennt

Wenn nicht Excel, was dann? Es gibt im Bezug auf die Baufinanzen eine Menge Anwendungsfälle, bei denen Excel aus den genannten Gründen an seine Grenzen stößt und es sicherere und effizientere Lösungen gibt.

Moderne Software ermöglicht es beispielsweise beim Multiprojektcontrolling oder bei der Bearbeitung von Baurechnungen die Vorteile von Tabellenkalkulationen zu nutzen und gleichzeitig die Probleme zu beseitigen.

Moderne Softwareanwendungen ermöglichen, im Gegensatz zu Excel, eine effektive Zusammenarbeit und können Workflows wie zum Beispiel die Rechnungsfreigabe abbilden. So haben alle Projektbeteiligte immer und von überall Zugriff auf Dokumente, Verantwortlichkeiten sind klar geregelt, indem Aufgaben automatisch zugewiesen werden und alle Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Das Speichern und Verbreiten der neuesten Version ist nicht mehr notwendig.

Hinzu kommt, dass alle Daten, die im System in den verschiedenen Workflows erfasst werden in Echtzeit miteinander verknüpft werden. So ist Ihr Controlling oder die Mittelabflussplanung jederzeit auf dem aktuellen Stand. So können Projektmanager und Bauherren ihre Kosten einfacher nachvollziehen, besser planen und bei Änderungen wesentlich früher reagieren.

und Bauherren ihre Kosten einfacher nachvollziehen, besser planen und bei Änderungen wesentlich früher reagieren. 6

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3. VON SILOSTRUKTUREN ZUR VERNETZUNG ALLER PROJEKTBETEILIGTEN

Status Quo: Blindflug für Projektentwickler und Bauherren 60 – 80% aller Bauprojekte sind letztendlich teurer als ursprünglich budgetiert. Damit fällt der Return on Invest geringer aus als geplant. Ein enormes Problem für den Projektentwickler bzw. Bauherren, dass nicht nur auf unplanbare Risiken zurückzuführen ist, sondern auch auf mangelnde Aktualität und Transparenz im Kostenmanagement.

Durch schlechte Kosteninformationen ist nicht nur die Rendite in Gefahr. Auch die Kontrolle über den Cash Flow und die Handlungsfähigkeit im Bezug auf Kostenänderungen reduzieren sich wesentlich.

In vielen Fällen trägt der Projektentwickler die volle Verantwortung für den finanziellen Erfolg von Projekten, hat aber gleichzeitig nicht die Instrumente an der Hand, um dieser Verantwortung wirklich nachkommen zu können.

Daten die nicht wirklich weiterhelfen Warum ist das so? Projektentwickler, insbesondere von kleinen und mittleren Bauprojekten bis zu einem Volumen von 100 Millionen Euro haben oft nur zwei Arten von Reportings zur Verfügung.

1. Reportings aus der Buchhaltung

Die Buchhaltung ist weit weg von der Baustelle. Kein Wunder, denn ihre vorrangige Aufgabe ist es rückwirkend Geschäftsvorfälle zu dokumentieren, geprüfte Rechnungen zu verbuchen und Abschlüsse zu erstellen. Genau diese Monatsabschlüsse landen dann, zum Beispiel in Form einer BWA, beim Projektentwickler. Bis eine elementare Veränderung auf der Baustelle in einem solchen Report ersichtlich wird, vergehen nicht selten bis zu 8 Wochen.

Veränderung auf der Baustelle in einem solchen Report ersichtlich wird, vergehen nicht selten bis zu 8

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Dass das viel zu spät, um noch reagieren zu können, ist jedem bewusst. Außerdem ist Nachvollziehbarkeit oft gering. Denn aus einer Zahl in einer Tabelle lässt sich in der Regel nicht ableiten, was eigentlich der Grund für eine Veränderung war. Und trotzdem sind diese Abschlüsse weiterhin ein verbreitetes Steuerungsinstrument in der Baubranche.

2. Excel Reportings vom Projektsteuerer

Einige Projektentwickler verlassen sich heute nicht mehr nur auf die Daten aus der Buchhaltung. Sie arbeiten mit Projektsteuerern, welche als eine zentrale Aufgabe die Zusammenstellung von Reportings für den Bauherren haben.

Mittel der Wahl hierfür sind hierbei in der Regel Excel und lokale Softwarelösungen. Meist ohne direkte Verbindung zur Baustelle.

Das Ergebnis sind einzelne Reportings, die monatlich in Form von Tabellen oder PDFs die Veränderungen mit dem geplanten Budget vergleichen. “Immerhin” schon 3 bis 4 Wochen nachdem die Veränderungen eingetreten sind, werden diese dann auch ersichtlich. Aber immer noch deutlich zu spät. Und oftmals gespickt mit Fehlern (Link Excel).

Die Lösung: Vernetzung von Büro und Baustelle in der Cloud Moderne Software in Kombination mit digitalen und effizienten Workflows befähigt Bauherren die Kontrolle über die Bauprojekte zu übernehmen und so den Return on Invest zu sichern und den Cash Flow verlässlich zu planen.

Mit cloudbasierter Software werden alle Projektbeteiligten miteinander vernetzt. So können die Projektfinanzen von Planer, Bauleiter und Projektsteuerer von Überall kollaborativ aktualisiert werden. Freigabeprozesse und die Kommunikation werden deutlich beschleunigt und vereinfacht. Veränderungen werden nachvollziehbar

und die Kommunikation werden deutlich beschleunigt und vereinfacht. Veränderungen werden nachvollziehbar 8

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dokumentiert. Rechnungen, Budgetänderungen, Nachträge und Co. sind sofort mit dem Controlling verknüpft. Warum moderne Unternehmen in die Cloud wechseln

Für moderne Unternehmen in der Baubranche stellt sich die Frage, ob Cloud oder lokale Software eingesetzt werden soll eigentlich nicht mehr. Webbasierte Cloudsoftware ist schnell verfügbar, sicher, einfach zu nutzen, skalierbar, benötigt keine aufwendige interne Administration und bietet ein planbares monatliches Preismodell. Außerdem partizipiert der Kunde automatisch an der permanenten Weiterentwicklung. So ist man für die Zukunft gerüstet und muss sich um die Aktualität der Software keine Gedanken mehr machen.

FAZIT

Manuelle Prozesse, Exceltabellen und lokale Software sind im Kostenmanagement von Bau- und Immobilienprojekten heute weiterhin omnipräsent. Dabei stellt die Digitalisierung von Prozessen, Kommunikation, Daten und Controlling eine enorme Chance für Projektentwickler und -steuerer dar.

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Digitalisieren Sie die Finanzprozesse Ihrer Immobilienprojekte mit Alasco

Sie die Finanzprozesse Ihrer Immobilienprojekte mit Alasco Manuelle Prozesse Zeitintensives, papierbasiertes Arbeiten
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Manuelle Prozesse Zeitintensives, papierbasiertes Arbeiten und analoge Abläufe

Veraltete, komplexe Software Entwickelt für den Einzelanwender, hohe Investitionen durch Lizenzmodelle & Schulungen

Excel Hohe Fehleranfälligkeit, keine Kollaboration und Verlust von Informationen im Projektverlauf

und Verlust von Informationen im Projektverlauf Software as a Service Moderne, web-basierte Software,
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Digitale Prozesse Klare Aufgaben beschleunigen Prozesse, Automatisierte Kommunikation aller Beteiligten, Dokumentation aller Projekt- informationen

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Werfen Sie mit uns einen Blick in die Software

In einer Webdemo gehen wir auf ihre individuellen Anforderungen ein und ermitteln gemeinsam, wie Alasco Sie bei der Digitalisierung ihrer Projekte unterstützen kann.

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