FECHA DE

AÑO: 2018 ACTUALIZACIÓN:

DATOS DEL PROCESO

TIPO DE
DEPENDENCIA P PROCESO
PROCESO

Subdirección de Gestión,
Redes Sociales e Fortalecimiento para la
Informalidad Misionales economía popular -
Alternativas comerciales

Subdirección de Gestión,
Redes Sociales e Fortalecimiento para la
Informalidad Misionales economía popular -
Alternativas comerciales
Subdirección de Gestión,
Redes Sociales e Fortalecimiento para la
Informalidad Misionales economía popular -
Alternativas comerciales

Subdirección Jurídica y de
Apoyo Gestión contractual
Contratación

Subdirección Jurídica y de
Apoyo Gestión contractual
Contratación

Subdirección Jurídica y de
Apoyo Gestión contractual
Contratación

Subdirección Jurídica y de
Apoyo Gestión contractual
Contratación

Subdirección Gestión de recursos

Apoyo
Administrativa y Financiera financieros - Tesorería

Subdirección Gestión de recursos

Apoyo
Administrativa y Financiera financieros - Tesorería
 1

Subdirección Gestión de recursos

Apoyo
Administrativa y Financiera financieros - Tesorería

Subdirección Gestión de recursos

Apoyo
Administrativa y Financiera financieros - Cartera

Subdirección de Diseño y Gestión de recursos físicos -

Apoyo 1
Análisis estratégico infraestructura

Subdirección de Diseño y
Apoyo
Análisis estratégico
Gestión de seguridad de la
1 información y recursos
tecnológicos

Subdirección Gestión de talento humano -

Apoyo 1
Administrativa y Financiera talento humano

Subdirección
Apoyo 1 Gestión documental
Administrativa y Financiera
Subndirección de Gestión para la formación y
Misionales 1
Formación y Empleabilidad empleabilidad

Subdirección de Diseño y
Estratégico Riesgos ambientales
Análisis estratégico

Subdirección de Diseño y
Estratégico 1 Riesgos ambientales
Análisis estratégico

Subdirección de Diseño y
Estratégico Riesgos ambientales
Análisis estratégico

TOTAL
9
PROCESOS

CONT
VERSIÓN No.

2
 2/19/2018

EL PROCESO

OBJETIVO

Asesorar y acompañar las unidades e iniciativas productivas de la

economía popular a través de la formulación de planes de negocio,
fortalecimiento empresarial, el apalancamiento finaciero y brindando
alternativas económicas transitorias reguladas en el espacio público
y fuera de él, con el fin de mejorar su productividad y calidad de
vida de los beneficiarios.

Asesorar y acompañar las unidades e iniciativas productivas de la

economía popular a través de la formulación de planes de negocio,
fortalecimiento empresarial, el apalancamiento finaciero y brindando
alternativas económicas transitorias reguladas en el espacio público
y fuera de él, con el fin de mejorar su productividad y calidad de
vida de los beneficiarios.
Asesorar y acompañar las unidades e iniciativas productivas de la
economía popular a través de la formulación de planes de negocio,
fortalecimiento empresarial, el apalancamiento finaciero y brindando
alternativas económicas transitorias reguladas en el espacio público
y fuera de él, con el fin de mejorar su productividad y calidad de
vida de los beneficiarios.

Asegurar el suministro de bienes y servicios para desarrollar las

actividades de la entidad conforme a las disposiciones legales
establecidas.

Asegurar el suministro de bienes y servicios para desarrollar las

actividades de la entidad conforme a las disposiciones legales
establecidas.

Asegurar el suministro de bienes y servicios para desarrollar las

actividades de la entidad conforme a las disposiciones legales
establecidas.

Asegurar el suministro de bienes y servicios para desarrollar las

actividades de la entidad conforme a las disposiciones legales
establecidas.

Garantizar el buen manejo del erario público, a partir de la custodia

y administración eficiente de los recursos financieros, de tal forma
que permitan satisfacer las necesidades de inversión y
funcionamiento requeridas por la Entidad para el cumplimiento de
su misión institucional.

Garantizar el buen manejo del erario público, a partir de la custodia

y administración eficiente de los recursos financieros, de tal forma
que permitan satisfacer las necesidades de inversión y
funcionamiento requeridas por la Entidad para el cumplimiento de
su misión institucional.
Garantizar el buen manejo del erario público, a partir de la custodia
y administración eficiente de los recursos financieros, de tal forma
que permitan satisfacer las necesidades de inversión y
funcionamiento requeridas por la Entidad para el cumplimiento de
su misión institucional.

Garantizar el buen manejo del erario público, a partir de la custodia

y administración eficiente de los recursos financieros, de tal forma
que permitan satisfacer las necesidades de inversión y
funcionamiento requeridas por la Entidad para el cumplimiento de
su misión institucional.

Gestionar y proveer los bienes de consumo, devolutivos y

controlados que requiere la entidad y efectuar el control del
manejo de los elementos conforme a las normas vigentes ,
propendiendo por la custodia, administración y protección del
inventario del Instituto para apoyar el desarrollo de las actividades
encaminadas al cumplimiento de la misión.

Analizar, diseñar e implementar soluciones de tecnologías de

información y comunicaciones que aumenten niveles de continuidad
en la prestación de los sistemas y servicios informáticos misionales,
administrativos y de gestión que apoyan el cumplimiento de los
objetivos y la misionalidad de la entidad, a través de la
administración, seguimiento, monitoreo, mantenimiento y mejora de
la infraestructura tecnológica que soporta la operación informática
del Instituto Para la Economía Social.

Gestionar la vinculación, evaluación y retiro del personal de planta y

temporal de la entidad, desarrollar actividades encaminadas al
fortalecimiento continuo de las competencias, mejoramiento del
clima organizacional, bienestar, seguridad y salud ocupacional,
reconocer los derechos laborales, promover los valores y principios
éticos de la función pública, con el propósito de tener servidores
integros y comprometidos con la misión, visión y objetivos
institucionales y de la administración distrital.

Administrar técnicamente la documentación producida por las

diferentes unidades de información, para la toma de decisiones
asertivas y la salvaguarda de la memoria histórica del Instituto para
la Economía Social IPES
Fortalecer las competencias laborales generales y específicas de
las personas que ejercen actividades de la economía informal, que
les permitan ser más competitivos en el sistema productivo de la
ciudad.

Dirigir y coordinar la formulación, implementación y seguimiento de

la Plataforma Estratégica de la Entidad y los proyectos de inversión
en el marco del Sistema Integrado de Gestión, en concordancia con
las líneas de intervención y los programas del plan de desarrollo de
la ciudad y las políticas del sector que formula la Secretaría de
Desarrollo Económico.

Dirigir y coordinar la formulación, implementación y seguimiento de

la Plataforma Estratégica de la Entidad y los proyectos de inversión
en el marco del Sistema Integrado de Gestión, en concordancia con
las líneas de intervención y los programas del plan de desarrollo de
la ciudad y las políticas del sector que formula la Secretaría de
Desarrollo Económico.

Dirigir y coordinar la formulación, implementación y seguimiento de

la Plataforma Estratégica de la Entidad y los proyectos de inversión
en el marco del Sistema Integrado de Gestión, en concordancia con
las líneas de intervención y los programas del plan de desarrollo de
la ciudad y las políticas del sector que formula la Secretaría de
Desarrollo Económico.

CONTROL DE CAMBIOS
 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Creación del documento

Modificación de los riesgos asociados a los procesos de Gestión

Contractual
 IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN

RIESGO INHERENTE
(Antes de controles)
RIESGOS ASOCIADOS
Zona de
Probabilidad Impacto
riesgo

Incumplimiento al reglamento por

parte de los usuarios de las Probable Mayor Extrema
alternativas comerciales

Insuficientes alternativas económicas

Probable Mayor Extrema
para ofertar
Insuficientes alternativas económicas
Probable Mayor Extrema
para ofertar

Retraso en el proceso de selección Casi seguro Mayor Extrema

Declaratoria de desierta del proceso

Casi seguro Moderado Extrema
de selección

Incumplimiento del objeto o de las

Probable Mayor Extrema
obligaciones contractuales

Terminaciones anticipadas Casi seguro Moderado Extrema

No pago o pago inoportuno de las

obligaciones con proveedores y Casi seguro Mayor Extrema
contratistas

Inadecuada ejecución del PAC Casi seguro Mayor Extrema

Inadecuada ejecución del PAC Casi seguro Mayor Extrema

Pérdida de documentación
Casi seguro Mayor Extrema
relacionada con los acuerdos de pago

No ejecución de obras para atender el

normal funcionamiento de la Improbable Mayor Alta
infraestructura

Incumplimiento de las políticas

públicas de transparencia de la Casi seguro Catastrófico Extrema
información y de protección de datos

Inadecuado manejo de archivo de

Probable Mayor Extrema
gestión de las historias laborales

Pérdida de documentos en las

Probable Mayor Extrema
diferentes unidades de información
Implementación de programas de
formación que no responden a las
Posible Mayor Extrema
necesidades del sistema productivo
de la ciudad

Afectación a la salud de la población

sujeto de atención y de los servidores Posible Mayor Extrema
y contratistas de la Entidad

Derrames o vertimientos de aceite

vegetal, restos de animales y
Casi seguro Mayor Extrema
sustancias químicas con descarga al
alcantarillado

No aprovechamiento de residuos
Probable Moderado Alta
potencialmente reciclables

TOTAL RIESGOS 17
 FECHA

31 de enero de 2018

19 de febrero de 2018
ENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DEL RIESGO

RIESGO RESIDUAL
(Después de controles)
CONTROLES
Probabilidad Impacto

Capítulos 2, 3, 4 y 5 acerca del uso del módulo, instalaciones y

zonas comunes, reglamentación y sanciones de la Resolución
No. 180 de 2007, por la cual se adopta el reglamento interno de
funcionamiento de los programas del IPES.

Capítulos 2, 3, 4 y 5 acerca del uso del mobiliario urbano,

reglamentación y sanciones de la Resolución No. 155 de 2007,
por la cual se adopta el reglamento interno de la Red pública
de prestación de servicios al usuario del espacio público -
Posible Moderado
REDEP.

Actividad No. 16 Hacer seguimiento a la reubicación (Toma de

asistencia, identificación de las necesidades del usuario e
infraestructura, cartera, y desarrollar las gestiones
pertinentes) del Procedimiento 012 "Gestión de proyectos
comerciales y espacios análogos".
FO-375 Seguimiento a módulos REDEP, puntos comerciales y
programa "Antojitos Para Todos".

Diagnóstico de necesidades de mantenimiento de SGRSI.

Probable Mayor
Controlar la ejecución del programa de mantenimiento
preventivo y correctivo, que permita contar con alternativas en
óptimas condiciones para su correspondiente oferta.
Diagnóstico de necesidades de mantenimiento de SGRSI.

Probable Mayor
Controlar la ejecución del programa de mantenimiento
preventivo y correctivo, que permita contar con alternativas en
óptimas condiciones para su correspondiente oferta.

No tiene controles Casi seguro Mayor

No tiene controles Casi seguro Moderado

Supervisión que realiza cada designado por parte de la

Improbable Mayor
Dirección General

No tiene controles Casi seguro Moderado

Revisión física de soportes por parte del personal del área de

tesorería en el momento de la recepción de las cuentas.

Mensualmente se elabora una base de pagos en Excel, donde

se relacionan las obligaciones radicadas y se realiza el cruce
Posible Mayor
con el PAC programado.

Seguimiento al cumplimiento de cronogramas establecidos por

la Secretaría Distrital de Hacienda, circulares de órdenes de
pago a contratistas, nómina e impuestos.

Días previos al cierre mensual del aplicativo Opget de la SHD,

tesorería envía a las áreas del lPES la relación de cuentas no Posible Mayor
radicadas en tesorería, cuyos pagos se habían programado
Días previos al cierre mensual del aplicativo Opget de la SHD,
tesorería envía a las áreas del lPES la relación de cuentas no Posible Mayor
radicadas en tesorería, cuyos pagos se habían programado

Diligenciamiento de base de datos Excel con datos de los

beneficiaros morosos que suscribieron acuerdos de pago y Casi seguro Mayor
documentos organizados en archivadores

No tiene controles Improbable Mayor

Identificación, seguimiento, mantenimiento y mejora de

componentes de seguridad y privacidad de la información
Probable Mayor
Seguimiento al cumplimiento normativo

Seguimiento al cumplimiento del PETIC

Hoja de control de historia laboral

Inventario Documental Posible Moderado

Formato de préstamo de historias laborales

Formato FO-160 de consulta y préstamo de documentos.

Formato FO-064 Único de inventario documental. Posible Mayor

Formato FO-063 Guía de afuera.

Verificar los requerimientos del mercado laboral a través de los
Rara vez Mayor
observatorios de empleo de la ciudad

Visitas periódicas a las plazas y puntos comerciales por parte

Posible Moderado
de profesionales ambientales de la Entidad

Visitas periódicas a las plazas y puntos comerciales por parte

de profesionales ambientales de la Entidad.
Casi seguro Moderado
Control sobre la cantidad de aceite vegetal usado generado en
las cocinas.

Medición de la generación de residuos orgánicos.

Probable Menor
Medición de la generación de residuos inorgánicos.
 PLAN DE TRATA

RESIDUAL
de controles)
ACCIÓN DE MITIGACIÓN
Zona de riesgo

Elaboración del procedimiento de seguimiento de las

alternativas comerciales transitorias

Alta

Revisar el reglamento de las alternativas con el fin de

ajustarlo a las condiciones actuales de la entidad

Elaboración del procedimiento de seguimiento de las

alternativas comerciales transitorias

Extrema
 Realizar el seguimiento permanente a las alternativas
comerciales a través del formato FO-375 Seguimiento a
Extrema módulos REDEP, puntos comerciales y programa
"Antojitos Para Todos"

Gestionar recursos, a través de alianzas estratégicas

nacionales e internacionales.

Cumplir los cronogramas establecidos para el desarrollo

Extrema
de los procesos contractuales

Realizar el seguimiento de la estructuración de los

Extrema estudios previos y a los pliegos, logrando evitar la
declaratoria de desierta de los procesos

Realizar capacitaciones dirigidas a los supervisores y a

los apoyos que están a cargo de la supervisión de los
contratos

Alta

Emitir una circular relacionada con la responsabilidad

del supervisor del contrato y del procedimiento de las
acciones a que haya lugar

Verificar que las terminaciones anticipadas no afecten

Extrema
de manera la prestación del servicio

Concientización de las implicaciones que puede generar

la inadecuada programación del PAC por parte de los
responsables de cada área

Extrema

Efectuar seguimiento a los cronogramas de recepción

de obligaciones para pago

Concientización de las implicaciones que puede generar

la inadecuada programación del PAC por parte de los
responsables de cada área
Extrema
Extrema

Seguimiento mediante oficio a la ejecución del mes

anterior por parte de cada dependencia del IPES

Solicitar espacio adecuado para la custodia de los

documentos (acuerdos de pago)
Extrema
Organizar el inventario y digitalizar los documentos de
cartera

Elaborar un inventario de bienes inmuebles con

deficiencias en el cumplimiento de normas de
construcción
Alta

Establecer un plan de mantenimiento preventivo

Definir e implementar acciones de seguimiento al

cumplimiento normativo

Capacitación en seguridad y privacidad de la

Extrema
información

Ejecutar un plan de administración, seguimiento y

mejora de las políticas de seguridad y privacidad de la
información

Vincular personal con las competencias requeridas para

la gestión documental de las historias laborales

Alta

Revisión de documentación de historias laborales

conforme con lo lineamientos de la TRD

Realizar sensibilizaciones en materia de gestión

documental a las dependencias

Extrema

Realizar campañas internas para fortalecer el

Subsistema de Gestión Documental
 Solicitar o consultar reportes de la tendencia de las
ocupaciones requeridas por el sector productivo en los
observatorios de empleo existentes en Bogotá y
Alta elaborar los informes de gestión

Ofrecer programas a la medida de acuerdo con las

necesidades de la población.

Socializar e implementar el plan de saneamiento básico

en plazas de mercado y en puntos comerciales

Alta

Seguimiento a la ejecución del contrato de fumigación

Sensibilización en temas ambientales

Extrema

Seguimiento al plan de gestión integral de residuos

peligrosos

Sensibilización en temas ambientales

Alta

Reporte trimestral del aprovechamiento de residuos

TOTAL
33
ACCIONES
 PLAN DE TRATAMIENTO

INDICADOR DE CUMPLIMIENTO DE LA
ACCIÓN RESPONSABLE DE LA ACCIÓN
(Fórmula)

Procedimiento de seguimiento de las

alternativas comerciales transitorias SGRSI
elaborado

Reglamento ajustado y actualizado SGRSI

Procedimiento de seguimiento de las

alternativas comerciales transitorias SGRSI
elaborado
# de seguimientos ejecutados / # de
SGRSI
seguimientos programados*100

Alianzas realizadas SGRSI

# de contratos suscritos dentro del término /

Subdirección Jurídica y de Contratación.
# total de contratos a suscribir*100

Seguimiento a los contratos Subdirección Jurídica y de Contratación.

# de supervisores capacitados / # de
Subdirección Jurídica y de Contratación.
supervisores a capacitar*100

Circular emitida Subdirección Jurídica y de Contratación.

Verificación de la no afectación del servicio Subdirección Jurídica y de Contratación.

# de pagos radicados sin PAC / # de pagos

SAF - Tesorería
radicados totales*100

# de cuentas extemporáneas / # de cuentas

SAF - Tesorería
totales radicadas*100

PAC ejecutado / PAC programado*100 SAF - Tesorería

PAC ejecutado / PAC programado*100 SAF - Tesorería

Espacio adecuado SAF - Cartera

# de documentos digitalizados / # de
SAF - Cartera
documentos físicos*100

# de inmuebles con inventario / # total de

SDAE (Grupo planeamiento físico)
inmuebles del IPES

# total de mantenimientos efectuados / #

total de mantenimientos correctivos SDAE (Grupo planeamiento físico)
programados

# de lineamientos implementados / # de
Comité de Seguridad de Información
lineamientos definidos*100

# de capacitaciones realizadas / # de
SDAE - Equipo de sistemas
capacitaciones programadas *100

# de actividades realizadas / # de actividades

Comité de Seguridad de Información
programadas*100

Personal vinculado SAF - Talento Humano y Gestión documental

# de historias laborales revisadas / # total de

SAF - Talento Humano y Gestión documental
historias laborales*100

# de asistentes a las capacitaciones / # de

SAF - Gestión Documental
asistentes programados*100

# de campañas realizadas / # de campañas

SAF - Gestión Documental
programadas*100
Informes generados por verificación de
SFE
observación

# personas asistentes a programas de

SFE
formación / # personas inscritas*100

# actividades realizadas / # de actividades

Equipo ambiental de SESEC
programadas *100

Contrato ejecutado SDAE - SESEC - SGRSI - SAF

# sensibilizaciones realizadas / #
SDAE
sensibilizaciones programadas *100

# actividades realizadas / # de actividades

SDAE
programadas *100

# sensibilizaciones realizadas / #
SDAE
sensibilizaciones programadas *100

# reportes realizados/ # reportes

SDAE
programados *100
 CONSOLIDADO DE RIESGOS DE PRO

SEGUIMIENTO Y MONITORE

FECHA DE FECHA DE AVANCE REGISTROS O

INICIO TERMINACIÓN (Descripción cualitativa) EVIDENCIAS

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018
1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018
1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018
1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018

1/2/2018 12/31/2018
E RIESGOS DE PROCESO

SEGUIMIENTO Y MONITOREO PRIMER TRIMESTRE

RESULTADO DEL
ACCIÓN DE
INDICADOR FECHA DEL SE MATERIALIZÓ EL
CONTINGENCIA
(Descripción SEGUIMIENTO RIESGO?
APLICADA
cuantitativa)
 SEGUIMIENTO Y MONITOREO SEGUNDO TRIMESTRE

RESULTADO DEL
AVANCE REGISTROS O INDICADOR FECHA DEL
(Descripción cualitativa) EVIDENCIAS (Descripción SEGUIMIENTO
cuantitativa)
TRIMESTRE SEGUIMIENTO

ACCIÓN DE
SE MATERIALIZÓ EL AVANCE REGISTROS O
CONTINGENCIA
RIESGO? (Descripción cualitativa) EVIDENCIAS
APLICADA
SEGUIMIENTO Y MONITOREO TERCER TRIMESTRE

RESULTADO DEL
ACCIÓN DE
INDICADOR FECHA DEL SE MATERIALIZÓ EL
CONTINGENCIA
(Descripción SEGUIMIENTO RIESGO?
APLICADA
cuantitativa)
 SEGUIMIENTO Y MONITOREO CUARTO TRIMESTRE

RESULTADO DEL
AVANCE REGISTROS O INDICADOR FECHA DEL
(Descripción cualitativa) EVIDENCIAS (Descripción SEGUIMIENTO
cuantitativa)
RIMESTRE

PORCENTAJE DE
ACCIÓN DE
SE MATERIALIZÓ EL AVANCE EN LA
RIESGO?
CONTINGENCIA REFERENTE
APLICADA ACTUALIZACIÓN DE
CADA PROCESO
Hernán Triviño
Marcela Garzón

100%
 100%

Miryam Forero 100%

 Sandra Aguilar 100%

Santiago Rodríguez
 PESO
PORCENTAJE DE
PORCENTUAL
AVANCE TOTAL
(100/15)
6.25% 6.25%
6.25% 6.25%

6.25% 6.25%
6.25% 6.25%

19% 19%