3.2.

Evidencia de desempeño

Foro temático: introducción a la Ley General de Archivos

El foro temático se realiza con el propósito de aproximar una introducción a la Ley General

de Archivos en Colombia, para lo cual se plantean los siguientes interrogantes:

- ¿Cuál es la diferencia entre archivo público y archivo privado?

ARCHIVO PÚBLICO:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de
la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVOS PRIVADOS:
Son aquellos grupos documentales que han pertenecido a una institución o a un hombre
público (político, científico o literato, artista en general, etc.) o a una familia de
importancia histórica notoria que presenta de modo más o menos completo la actividad o
la vida del personaje, institución o grupo familiar al que pertenecieron.

Es decir que las diferencias se basan en que:

Todo documento público puede ser consultado por cualquier personan a excepción de
aquellos documentos que por expresa disposición legal son reservados. es decir,
permanecen a un servicio público, depende de instituciones dentro del derecho público.
sus documentos son generados por la administración en el ejercicio de su función.

el documento privado no puede estar disponible al público, sino en los casos en que una
autoridad lo decida. es decir, provienen de personas jurídicas privadas, conjunto de
documentos generados tanto por empresas, partidos políticos, asociaciones y también por
familias o personas.

- ¿Cuál es la importancia del Sistema Nacional de Archivos para las

empresas privadas?

Las empresas privadas deberán tener el archivo creado, organizado, preservado y

controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo
vital de los documentos, y las normas que regulen a cada sector, siempre y cuando no
contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos
otorgados por el artículo 15 de la Constitución Política.

Lo mismo aplica para las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en
Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones
internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación
podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir. Así mismo, podrá disponer
que los documentos y archivos históricos que se transfieran, se conserven en los archivos
de los entes territoriales donde prestó sus servicios el ente jurídico internacional.

Nuevas tecnologías: Las personas naturales o jurídicas de derecho privado podrán

incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los archivos,
empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático; estos
medios podrán ser utilizados por las entidades privadas que cumplen funciones públicas
en la administración y conservación delos archivos que se deriven de la prestación de la
función pública, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en los artículos
19, 21, 47, 48 y 49 de la Ley 594 de 2000.

este sistema les permite a las empresas privadas de tener un apoyo para guardar todos
aquellos documentos importantes y le permite mantener vigente la memoria de todos
aquellos documentos que son tan indispensables para no olvidar nuestra historia ya que el
que no conoce su pasado está condenado a repetirlo.
el Sistema nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas
públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés
de pertenecer al sistema, sean estas del orden nacional, departamental, distrital o
municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre si
posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el
desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el
acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio
nacional.