GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO: USO DE HERRAMIENTAS PARA REALIZAR

FEEDBACK
Marco Antonio Guzmán Ramírez

Sinopsis: En el presente paper daré a conocer las herramientas que se usan para realizar Feedback, las
cuales nos permitieron optimizar el tiempo de envió de la información, tomaré como ejemplo los
temas de paper de los Trainees, los cuales nos generan una gran cantidad de información o registros.
Para ello usaremos los correos masivos personalizados, una herramienta de Word que a veces muchos
no conocemos.

Palabras Clave: Gestión del Conocimiento, Feedback, Correos Masivos Personalizados

INTRODUCCIÓN: Formulario desarrollado en InfoPath por

En el programa Trainee de GyM se I+D:
implemento la realización de un Paper, en
donde cada uno de ellos escribe sobre sus
experiencias adquiridas en obras o áreas. Por lo
que nosotros colocamos hitos de control, uno
de ellos es para el Tema de Paper en el cual
llenan un formulario con varias preguntas
obligatorias, una vez llenado se guarda en una
lista en el Portal GyM la cual puede ser
extraída en un Excel, luego esta información es
revisada por especialistas los cuales les hacen
comentarios a cada Campo llenado en el
formulario. Consolidada la información
debemos hacer Feedback pero si no pensamos
en una forma optima de enviarlo, nos tomara
mucho tiempo por la gran cantidad de registros
que tenemos. Para ello usaremos una buena Una vez las personas llenen el formulario,
práctica sobre correos masivos personalizados. podemos extraerlo en Excel gracias al Portal
GyM que trabaja con SharePoint, obtendremos
OBJETIVOS: una Tabla como la siguiente:
- Optimizar el tiempo que invertimos al
enviar correos similares desde una
base de datos.
- Conocer las Herramientas que usamos
en GC y darle provecho en otras áreas.

DESARROLLO
Para realizar el Feedback a las personas
involucradas nos basamos en un flujo de
procesos (Ver Anexo 1). El formulario,
realizado en el Frente de Investigación y
Desarrollo (I+D) del área de Control de
Gestión de Proyectos (CGP), del cual
obtendremos todos nuestros datos. Dicho Fuente: Propia, Gestión del Conocimiento
formulario es enviado y llenado por los GyM
Trainees en este caso.
En el aparecen todos los campos enlazados por
el formulario en campos, cada fila es el
registro de un formulario.
Una vez obtenida la Base de Datos es enviada 2do Paso: En Seleccionar Destinatarios
a especialistas para que les den sus usamos la opción “usar lista existente”,
comentarios, por lo que la lista consolidada buscamos el archivo y seleccionamos la hoja
queda así: donde esta la información.

3er Paso: Luego escribimos el formato que

deseamos enviar, e “Insertamos Campos
Combinados”, estos campos son los mismos
Fuente: Propia, Gestión del Conocimiento que las columnas del Excel.
GyM

Los campos rojos son los comentarios que se

les hace a las respuestas que llenaron en el
formulario los Trainees.
Si nos ponemos a pensar, enviar unos 100 o
más registros de manera manual nos tomara
mucho tiempo para copiar los textos de cada
celda.

Usaremos una buena práctica sobre Word, que

es el uso del Menú Correspondencia, al que 4to Paso: Verificar en Vista Previa de
llamamos “Envió de Correo Masivo Resultados, que todos los campos estén bien
Personalizado”. vinculados:

ENVIÓ DE CORREO MASIVO

PERSONALIZADO
Es una herramienta de Word que permite
enlazar los contenidos de los campos de Excel
con el documento de Word, cada fila en Excel
representara un documento en Word.
Requisito: Información en Excel (cada fila
para una persona, y debe haber en una
columna-campo los correos de los
destinatarios).

PASOS A SEGUIR
1er Paso: Enlazar el Excel al Word usando el
Menú Correspondencia. Lo resaltado son Campos Combinados que se
extraen del Excel.
5to Paso: Enviar documento en “Finalizar y
Combinar”
CASOS DE EXCEPCIÓN
Documentos adjuntos: No es posible adjuntar
directamente un documento en el mensaje, la
solución es subir los documentos al Portal o un
espacio de Internet, colocar un campo Link en
Excel donde estarán los enlaces hacia los
documentos y esté campo se insertará en el
mensaje de Word.

RECOMENDACIONES
1.- Cuando nosotros extraemos un Excel de
una base de datos (Sharepoint por ejemplo) y
añadimos más campos en este Excel y tratamos
de vincularlo. Los nuevos campos no se
vincularan. Para ello la solución es copiar
todos los registros en otro Excel y este
vincularlo.
2.- Tener Orden al momento de realizar la
Tabla de Registro en Excel.
3.- Se puede usar el Correo Masivo
Personalizado, para enviar notas de las
capacitaciones, evaluaciones, talleres, etc.

Es aquí donde colocamos el campo Email, el AGRADECIMIENTOS

Asunto y si deseamos Todos los registros o una
parte.
-RESULTADOS
Enviar todos los comentarios me llevo 5
minutos, ya que solo debí tener la Base de
Datos y realizar una forma de mensaje en
Word.
A Eduardo Villa Corta y Santiago Ruiz por
darme la oportunidad de desarrollarme en un
encargo que no había imaginado.
REFERENCIAS
Experiencia adquirida para cubrir necesidades
en el área.

A lo largo de la revisión de los Papers de los

Trainees, también nos sirvió mucho, ya que
debíamos enviar correos similares a los que no
hicieron sus avances y a los especialistas que
no habían entregado sus comentarios, con el
simple hecho de filtrarlos y generar la forma
del documento pudo hacerse posible.

CONCLUSIONES
+ Enviar los registros de esta manera es
mucho más rápido que enviarlos manualmente
uno por uno.
+ Aprovechar las herramientas con las que
cuenta la Empresa para darle el mayor
provecho posible.
+ Realizar la forma del documento a enviar nos
toma muy poco tiempo, ya que es como
redactar un mensaje.
+ Nos sirve cuando tenemos grandes o pocas
cantidades de base de datos y la forma del
mensaje es el mismo.
+ No es posible adjuntar documentos.
 FLUJO DE PROCESO DE LA
PROPUESTA DE PAPERS TRAINEE

INICIO

Enviar Formulario Llenar el

a los Trainees Formulario

Gestión del Trainees

Conocimiento

Procesar la Extraer Base de

Información Datos del Portal

Gestión del Gestión del

Conocimiento Conocimiento

Ordenar
Enviar los Datos
Comentarios de
a los Revisores
los Revisores

Realizar en
Envió del
Word la forma
feedback a los
del mensaje a
Trainees
enviar
Gestión del
Conocimiento

FIN

Anexo 1.- Flujo de Proceso Paper Trainee

Fuente: Propia, Gestión del Conocimiento