GESTIÓN DOCUMENTAL Y

GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Código: GAD-GDO-PR005 Versión: 04 Fecha de Emisión: 10/05/2019 Página 1 de 8

1 OBJETIVO

Aplicar los procesos archivísticos necesarios para la clasificación, ordenación y descripción de los documentos que
hacen parte del Instituto Nacional de vigilancia de Medicamentos y Alimentos – Invima de acuerdo a los parámetros
establecidos por la norma archivística, políticas institucionales y el Sistema de Gestión Integrado - SGI.

2 ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -
Invima, los cuales se encuentran inmersos en los procesos estratégicos, procesos misionales, procesos de apoyo y
procesos de evaluación y Control. Estos documentos se convierten en un factor importante donde se evidencia la toma
de decisiones en las actividades administrativas desarrolladas por la entidad, de modo que se debe aplicar los
adecuados procesos de organización archivística para garantizar el fácil acceso en la localización y recuperación de la
información.

3 DEFINICIONES1

Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección,
series y/o asuntos).

Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen
valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación

Descripción Documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos
de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Documento de Apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte
de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones

Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar
su información en otros soportes.

Foliar: Acción de numerar hojas

Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera

Folio Vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Inventario documental: El Formato Único de Inventario Documental- FUID, es el Instrumento de recuperación de

información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental

Ordenación Documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las
agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

1 COLOMBIA. Archivo General de la Nación Colombia. Banco Terminológico. [En Línea]. Disponible en:
http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php [Recuperado: Septiembre 12 de 2016].

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Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los

documentos de una institución.

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la
disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principió de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los
documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Ver Matriz de Requisitos Legales y Otros

Ver Requisitos Normas del Sistema de Gestión Integrado

5 CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1 ORGANIZACIÒN DE ARCHIVOS DE GESTIÒN

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Identificar y establecer las agrupaciones documentales de

acuerdo a la estructura orgánica funcional, las series y
Funcionarios o contratistas.
subseries documentales. Para lo cual se deberá tener presente
De Secretaría General/
el principio de procedencia que hace referencia a la
Grupo de Gestión
conservación de los documentos dentro del fondo documental
Documental y
Clasificar los al que naturalmente pertenecen, con base en las Tablas de
Correspondencia/
documentos Retención Documental -TRD.
Direcciones Misionales/
Oficinas/ Grupos internos
Nota 1: Tener en cuenta las series documentales simples
de trabajo/ Áreas de
(cuando está constituida por un solo tipo documental) y las
Trabajo/
series documentales complejas (cuando la constituyen varios
tipos documentales formando un expediente).

Efectuar la ubicación física de los documentos dentro de las

respectivas series o subseries en el orden previamente
acordado en la Tablas de Retención Documental-TRD. Para Funcionarios o contratistas.
esto se debe respetar el principio de orden original de los De Secretaría General/
documentos que se producen en cada una de las dependencias Grupo de Gestión
del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamento y Documental y
Ordenar los
Alimentos- Invima, para mantener la secuencia lógica de los Correspondencia/
documentos
diferentes trámites y la trazabilidad de la información. Direcciones Misionales/
Oficinas/ Grupos internos
El tipo de ordenación al interior de las unidades de de trabajo/ Áreas de
conservación (carpetas, Expedientes) es el orden cronológico, Trabajo/
iniciando con la fecha más antigua hasta la más reciente, en
forma de libro. En otras palabras la información deberá estar
ordenada, siguiendo los pasos que se han dado durante su

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

trámite; el primer documento será aquel que le ha dado origen,
bien sea a través de una solicitud o un trámite de oficio,
posteriormente se irán añadiendo los documentos que según el
orden y uso se vayan produciendo hasta la finalización de su
trámite.

Nota 1: La fecha a tener en cuenta para efecto de la

ordenación, es aquella registrada en el radicado del Invima, ya
sea de enviado o de recibido. En su defecto, (no existencia de
radicado del Invima) se tomará como fecha oficial la registrada
en la oficina que le dio trámite al documento o por ultimo la
fecha de elaboración del documento.

Nota 2: Se debe separar la información que se encuentra con

Biodeterioro, de acuerdo Procedimiento de Preservación a largo
plazo GAD-GDO-PR008.

Nota 3: En el caso de las devoluciones de las comunicaciones

oficiales salientes, se debe archivar en la fecha que se
generó la devolución y el sobre detrás de la
comunicación oficial saliente; éste debe ir alineado,
centrado y legado. La foliación se debe realizar en el
lado superior derecho del sentido de la lectura.
Ejemplo: de manera que el oficio corresponderá al folio
7 y el sobre 8. Adicionalmente se debe retirar la copia
que se encontraba previamente y se debe almacenar
en el respectivo orden cronológico señalado en el
sobre.

Separar o retirar las copias, duplicados idénticos, documentos

en blanco, documentos sin firma y en general todos aquellos sin
valor o que hagan parte de los documentos de apoyo, con el fin
de depurar la carpeta, siempre y cuando los originales reposen
dentro de las mismas. De esta duplicidad se realiza inventario
para eliminación de selección natural, en el Formato Único de
Inventario Documental – FUID GAD-GDO-FM002 e informar al Funcionarios o contratistas.
coordinador del Grupo interno de trabajo, Director Misional, o De Secretaría General/
Depurar los Jefe de oficina quien previa revisión emite el visto bueno para Grupo de Gestión
documentos proceder a realizar dicho proceso, aplicando el Instructivo de Documental y
verificando la eliminación de Documentos; este instrumento se aplica en el Correspondencia/
conservación de los archivo de Gestión y Central GAD-GDO-IN003 Formato Acta Direcciones Misionales/
originales de Eliminación Documental GAD-GDO-FM014, de conformidad Oficinas/ Grupos internos
con el artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de trabajo/ Áreas de
de la Nación. (Decreto 1080 de 2015). Trabajo/

Nota 1: Se deberá retirar el material abrasivo que produzca

deterioro y daño a los documentos (como son los clips, ganchos
mariposa, ganchos de grapadora, legajadores metálicos, con
sumo cuidado sin rasgar los documentos).

Nota 2: Cuando se encuentren documentos en papel fax

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“químico”, se deberá proceder a sacar fotocopia puesto que la
información contenida en dichos documentos, con el tiempo se
va borrando. De modo que se debe dejar la fotocopia y eliminar
el fax.

Nota 3: De presentarse empaques, productos , muestras, que

por sus características externas no se pueda almacenar dentro
de la unidad documental, y para evitar innecesaria duplicidad
de información que esté relacionada a varios expedientes se
deberá diligenciar el formato Testigo de Referencia Cruzada
GAD-GDO-FM010 en el cual se especificará en primera medida
la información para la Unidad documental y en segunda medida
la información para el tipo documental extraído.

Nota 4: Para la eliminación de los documentos de apoyo se

debe registrar en el Formato Único de Inventario Documental-
FUID GAD-GDO-FM002 bajo el objeto de eliminación
documental y adicionalmente se debe dejar constancia en
Formato de Acta GDI-DIE-FM001 bajo el objeto de eliminación
de documentos de apoyo, esta deberá ir suscrita por el
respectivo jefe de oficina donde se mencione que dichos
documentos de apoyo se eliminan (mediante picado), debido a
que no hacen parte de las series documentales y perdieron su
utilidad, en cumplimiento del parágrafo del artículo 4 del
acuerdo 042 de 2002. GAD-GDO-IN003

Enumerar, iniciando de uno (1) y de manera consecutiva, los

folios de los documentos contenidos en la carpeta previamente
ordenados y depurados, en la esquina superior derecha en su
cara recta del sentido de la lectura o del texto del documento”,
lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ò B. Otra alternativa es el
uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble. Estos
lineamientos los debe determinar la Oficina productora.

A cada hoja le corresponde un único número de folio y “el

número uno (1) pertenece al primer folio del documento que dio Funcionarios o contratistas.
inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más De Secretaría General/
antigua.” El orden de la foliación debe relacionarse con el orden Grupo de Gestión
Foliar la cronológico de los documentos contenidos en la carpeta. Documental y
documentación Correspondencia/
previamente ordenada Direcciones Misionales/
Nota 1: Cada unidad documental deberá contener como
Oficinas/ Grupos internos
máximo 200 folios.
de trabajo/ Áreas de
Trabajo/
Nota 2: La foliación deberá realizarse dependiendo del tipo de
unidad documental o serie.

Para las unidades documentales simples (actas, acuerdos,

resoluciones, entre otros) deberá realizarse de manera
independiente de 1 a 200 y en la siguiente carpeta de nuevo 1 a
200.

Para las unidades documentales complejas (Contratos,

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Expedientes de Registro Sanitario, Historias Laborales,
Procesos Sancionatorios entre otros), la foliación deberá
realizarse de manera continua, de tal manera que la foliación de
la segunda unidad documental o carpeta corresponda al folio
201. Ejemplo. Expediente Registro Sanitario que consta de tres
tomos la foliación será: Primera carpeta (1/3) Folios 1-200;
Segunda carpeta (2/3) Folios 201-400 y la Tercera Carpeta
(3/3) Folios 401 al 600.

Nota 3: Cuando exista una carpeta que contenga 190 folios,

pero que al finalizar el año se produzcan o reciban 20 folios, no
se abrirá otra carpeta si no que se dejará la carpeta con 210
folios; máximo hasta 250 folios.

Nota 4: Para el caso de documentos que se encuentren

previamente foliados se deberá anular con una línea oblicua o
diagonal ( / ), evitando tachones. Por lo tanto es recomendable
foliar cuando este organizada y ordenada la unidad documental.
Se recomienda como máximo 3 anulaciones de foliación, en
caso que se presenten más re foliaciones se debe borrar por
integridad del documento y realizar un acta entre los
intervinientes y jefe del área de trabajo, explicando la condición.

Nota 5: Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos,

revistas.) que hagan parte del expediente, se numerarán como
un solo folio. En el área de notas del inventario, se debe dejar
constancia de título, año y número total de páginas.

Nota 6: Cuando existan fotografías, estas se deberán foliar al

respaldo indicando el folio consecutivo que les corresponde
según su ubicación dentro del expediente. Por consiguiente, se
ubicaran dentro de un sobre de manila indicando la cantidad de
folios en el sobre como en el área de notas del FUID, Ejemplo.
Contiene fotografías en los folios 9,10 y 11.

Nota 7: Cuando existan radiografías, diapositivas, negativos o

documentos en soportes similares, se deberá respetar su
ubicación dentro del expediente. Para el efecto se ubicarán
dentro de un sobre de manila, indicando la cantidad de folios
en el sobre como en el área de notas del FUID. Ejemplo.
Contiene negativos folios 25, 26 y 27

Nota 8: Los planos, mapas, dibujos, etc., se deberán foliar en la

cara recta indicando el folio consecutivo que les corresponde
(aún cuando estén plegados), según su ubicación dentro del
expediente. Entonces se ubicaran dentro de un sobre de manila
indicando la cantidad de folios en el sobre como en el área de
notas del FUID, Ejemplo. Contiene planos en los folios 10,11 y
12.

Nota 9: Para los documentos en soporte diferente al papel,

tales como, CDs, Disquetes etc., se deberá respetar su

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ubicación dentro del expediente. Para el efecto se ubicarán
dentro de un sobre de manila, indicando la cantidad de folios
en el sobre como en el área de notas del FUID (Cada CD
corresponderá a un folio). Ejemplo. Contiene Cds Folios, 29,30
y 31.

Nota 10: Para el caso que exista documentos en formato

menor a media carta (como las consignaciones o recibos de
caja), se deberá legajar alineada al centro. Adicionalmente se
realizará la enumeración a la cual corresponderá a un folio.

Nota 11: Para el caso de las unidades documentales que se

generan el número de folio por impresora, se dejará esta
foliación siempre y cuando en una unidad de conservación
“carpeta” no haya más de una, en caso contrario, cuando haya
más de una, deberá refoliarse toda la carpeta.

Realizar la descripción documental en función de conocer y

controlar de manera exacta y precisa las series o unidades
documentales y los respectivos asuntos que conforman el Funcionarios o contratistas.
archivo y su vez con el fin de facilitar la consulta y recuperación De Secretaría General/
de los documentos. Esta actividad se deberá realizar cuando la Grupo de Gestión
información, ya se encuentra previamente clasificada, ordenada Documental y
Describir la
y foliada. Correspondencia/
documentación
Direcciones Misionales/
Para este caso se deberá tener en cuenta los siguientes, Oficinas/ Grupos internos
formatos: Formato Rotulo de caja GAD-GDO-FM003 ; Formato de trabajo/ Áreas de
Rotulo de Carpeta GAD-GDO-FM004; Formato único de Trabajo/
inventario documental GAD-GDO-FM002 y el Formato hoja de
Control de Documentos GAD-GDO-FM006.

Almacenar los documentos dentro de las unidades de

conservación-carpetas, de manera que el primer documento
sea el que registre la fecha más antigua y el último el que
registre la fecha más reciente (en forma de libro).
Funcionarios o contratistas.
De este modo para ubicar los documentos en la carpeta se
De Secretaría General/
debe tener en cuenta perforar la documentación a tamaño oficio
Almacenar la Grupo de Gestión
alineada a la parte superior y el uso del gancho legajador
documentación en las Documental y
plástico. Adicionalmente se debe proceder a desdoblar la
respectivas unidades Correspondencia/
documentación, con el fin de mejorar las condiciones de
de conservación Direcciones Misionales/
preservación y conservación documental.
“Carpetas” Oficinas/ Grupos internos
de trabajo/ Áreas de
Nota 1: Para la ordenación de las series y subseries
Trabajo/
documentales en estantería o cajas de archivo, se deberá
utilizar el sistema de ordenación más apropiado dependiendo
de la necesidad, estos pueden ser: numéricos (simples y
cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y
temáticos) y los mixtos o alfanumérico.

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Nota 2: Los documentos que se encuentren en AZ o anillados
deberán ser trasladados en carpetas, ya que estos sistemas de
almacenamiento afectan la integridad física de los documentos,
en cumplimiento del parágrafo del Art 27 del Acuerdo 002 del
2014.

Almacenar las carpetas debidamente organizadas en las cajas

de archivo. Estas deberán estar ubicadas de izquierda a
derecha dentro de las cajas (esto es, la primera carpeta se
encontrará en la parte izquierda y la última en el lado derecho).
Funcionarios o contratistas.
De Secretaría General/
Almacenar las Nota 1: Si se usa estantería esta se debe marcar con la
Grupo de Gestión
unidades de nomenclatura correspondiente con base al Formato Rótulo de
Documental y
conservación Mobiliario de Archivo GAD-GDO-FM015. Al interior del mueble
Correspondencia/
“carpetas”, en las las series se organizarán alfabéticamente.
Direcciones Misionales/
respectivas cajas de
Oficinas/ Grupos internos
archivo. Nota 2: Para el préstamo de documentos se debe tener en
de trabajo/ Áreas de
cuenta el correspondiente Instructivo de Préstamo de
Trabajo/
Documentos GAD-GDO-IN006 y los Formatos boleta de
préstamo de documentos al archivo central y/o Formato Boleta
de Préstamo de Documentos en Aérea de Gestión según sea
el caso.

6 TIEMPO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO

Tiempo para la organización documental. El tiempo máximo que se requiere para realizar dicho procedimiento, está
sujeto a la complejidad de la organización de las respectivas series o asuntos y a su vez en los respectivos tiempos de
retención establecidos en las Tablas de Retención Documental.

7 PUNTO DE CONTROL

CONTROL RESPONSABLE FRECUENCIA EVIDENCIA

Seguimiento de
Verificar la correcta organización documental a
Secretaría General/ Grupo
organización de los las oficinas productoras, Actas y/o listados de
de Gestión Documental y
documentos en sus dependiendo de la asistencia.
Correspondencia/
diferentes fases. necesidad manifiesta del
mismo.

8 REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

Manual de Archivo y correspondência GAD-GDO-MN001

Procedimiento de Creación, Actualización y Control de la Información Documentada SGI-PSI-PR001
Procedimiento de Preservación a largo plazo GAD-GDO-PR008
Instructivo Para Eliminación De Documentos En El Archivo De Gestión Y Central GAD-GDO-IN003
Instructivo de Préstamo de Documentos GAD-GDO-IN006

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Plan Institucional de Archivos – PINAR GAD-GDO-DI002

Formato único de inventario documental GAD-GDO-FM002
Formato Rótulo de caja GAD-GDO-FM003
Formato Rótulo de Carpeta GAD-GDO-FM004
Formato hoja de Control de Documentos GAD-GDO-FM006
Formato testigo de referencia cruzada GAD-GDO-FM010
Formato de Acta GDI-DIE-FM001
Formato Acta de Eliminación Documental GAD-GDO-FM014
Formato Rótulo de Mobiliario de Archivo GAD-GDO-FM015
Formatos Boleta de Préstamo de Documentos al Archivo Central GAD-GDO-FM016
Formato Boleta de Préstamo de Documentos en Archivo de Gestión GAD-GDO-FM017

9 ANEXOS

Resolución Vigente de las Tablas de Retención Documental

Política De Gestión Documental GDI-DIE-PL020

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