Universidad de Macuspana

Lic. en Administración y Dirección de Negocios

4. Responsabilidades y funciones
del área de adquisiciones

ó
Universidad de Macuspana
Lic. en Administración y Dirección de Negocios

Docente:
Patricia Estebania López Pérez

Integrantes del equipo:

 Alma Rosa García salazar
 Saira Janet reyes Pascual
 Blanca De La Cruz Peralta
 Fernando Chable López
 Olivia Fernanda Trujillo Días
 ó
La necesidad de crear e integrar un departamento o área de adquisiciones en una
estructura organizacional, representa el reconocimiento de las adquisiciones
como una gran actividad organizada, la cual debe enfocarse al logrado de los
objetivos de la empresa y del propio departamento

La finalidad del departamento de adquisiciones en realizar de forma eficiente su

función, tienen como propósito proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales
y servicios para la ejecución de los procesos del sistema de producción

El termino responsabilidad en este sentido, es la confiabilidad para la ejecución de

las obligaciones y la autoridad es el derecho formal para exigir la acción de otros,
ambos elementos son indispensables para el correcto funcionamiento dentro del
departamento de adquisiciones.
 4.2. Relaciones de la función de compras y
abastecimientos con la organización

Es importante destacar que las adquisiciones contribuyen en el éxito global del negocio

Canales de comunicación Director de adquisiciones Planeación y revisión Agente de adquisiciones

 Operación (manufactura)
 Ventas
 Planeación y programación Función Organización Función
 Almacenes
 Mantenimiento Responsabilidad y autoridad Personal
 Planeación y programación
 A quien le reportan la Operaciones
adquisiciones
 4.3. Importancia de la función de compras y
abastecimiento en la organización
En toda organización, la administración del proceso de adquisiciones se ocupa de decidir que suministros se
usara, negociar los contratos con los proveedores y planear hasta cuando es conveniente comprar al mismo
proveedor, con la finalidad de satisfacer las necesidades de suministro a largo plazo y solventar la capacidad de
la misma par la producción de bines y servicios

Producción ininterrumpida

Calidad especifica para eliminar mermas y costos excedentes y mantener la posición

Materiales y servicios a precios mínimos sin deteriorar el punto 1y 2

Optimizar su estructura organizacional al definir y asignar responsabilidades y

autoridades a los niveles jerárquicos.
 Políticas en el área de adquisiciones
Las políticas de adquisición que se deben seguir son:
 Tener en cuenta el impacto ambiental de los
materiales y suministro
 Ante todo considerar la calidad del material
 Preferir proveedores confiables y de capital nacional
 Honrar la relación con los proveedores, atendiéndoles
oportunamente
 Mantener buena relación con los proveedores
 Mantenerse permanentemente actualizado
 Capacitarte contantemente en el área de
adquisiciones
 Toda la información deberá mejerse en forma
confidencial.

Las políticas son enunciativas y no limitativas siendo que la organización debe de adoptar la o las políticas que mejor
beneficios le pueda presentar.
 4.4. Organización funcional de compras

La organización básica para una sola fabrica es el

fundamento de todos los departamentos de
adquisiciones, independientemente el tipo y tamaño de
la empresa.

Simplicidad deseada en el departamento de adquisiciones

El propósito principal del departamento de adquisiciones es el llenar
los requerimientos de materiales, abastecimientos y servicios de la
compañía, cuando estos se necesiten y a un precio que sea
competitivo
 4.4.1 Organigrama
Un organigrama es la representación grafica de la estructura funcional de una organización o un
área o departamento.

Gerente de
compras

Personal
Material de
Materia prima Misceláneos administrativo
empaque
o de oficina
 4.4.2. Funciones de compras

El personal del área de adquisiciones debe a través de un

adecuado entrenamiento y experiencia poder estudiar los
mercados.

El agente de compras utilizara herramientas que permitirá

negociar el punto de entrega, los descuentos por pronto pago,
los intangibles que dan calidad|, y los componentes sugeridos.
 la característica de formar parte de un
Adquisición y sistema de abasto cae bajo la supervisión del
abastecimiento gerente de adquisiciones basadas en la
naturaleza peculiar del negocio.

4.4.3. Función  Planeación

La función global de  Control de inventarios
de abastecimiento son:  Almacenes
abastecimiento  estadísticas

 trafico y distribución
Funciones relacionadas  Cuentas por pagar o verificación de facturas
con la adquisiciones y  Control de calidad de adquisición
abastecimientos  Análisis de valor
 venta de desperdicio y sobrantes
 5. Relaciones con los proveedores
ó
Uno de los elementos claves de la función de Comoras son los relaciones con los
proveedores. si se mantiene una buena relación se facilita las transacciones que se van
a realizar.

El comprador y proveedor, ambos se complementan el uno al otro, porque una limpia

relación será de utilidad o beneficio para ambas partes. .
El comprador debe dar a tiempo al proveedor a que se le acerque, no
necesita el comprador salir de su lugar para estar en contacto con el
proveedor.

Debemos de conocer las fortalezas y debilidades, puesto a que estas

pasaran a ser nuestras ya que se evaluara tanto a los proveedores
actuales como a los que se integren.

Es recomendable no cerrar las puertas a ningún proveedor.

 5.2.Retroalimentación con la empresa
proveedor
En la relación con el proveedor el manejo de información es fundamental. Por lo tanto se recomienda que el
departamento de compras sea informado por el proveedor del crecimiento o estabilidad de su compañía, etc.
En general de su crecimiento.

Las fuentes de información: Son las que realizan las unidades de compras de
las diferentes organizaciones para recabar o recoger información de
proveedores los cuales pueden ser:

Publicas: buscan publicaciones y revistas especializados en el área

(catálogos) suministrados por los fabricantes y distribuidores
constituyéndose en fuentes importantes de información acerca de
proveedores potenciales.
Privadas: la fuente de información privada por excelencia la
constituye el registro de proveedores el cual suministra la
información acerca de cuales son y donde se encuentran ubicadas
las fuentes confiables de abastecimiento, tanto regionales,
nacionales e internacionales.

La selección de fuentes: es el proceso de

escoger entre una lista de proveedores potenciales y
reducirlas a unos pocos.
 5.3. La información, análisis de la
claridad y veracidad de la misma
Archivo de proveedores Evaluación de proveedores.
 Calidad
 Lista de todos los
 Referencias
proveedores y sus
 Historial
respectivas direcciones
 Capacidad técnica
postales.
 Capacidad financiera
 Simplifica el trabajo del
 Capacidad de producción
comprador.
 Capacidad humana
 Potencial de desarrollo
Características de un buen proveedor
 Actuar de forma responsable.
 Actualización de adquisiciones en el
mercado.
 Precios bajos, pero productos de calidad.
 Cumplir en tiempo y forma los
compromisos con los compradores.
 Capaz de ajustes imprevistos.
 Iniciativa de sugerencia a compradores.
 Notificar anticipadamente efectos de
cambios en el mercado que afecten
compras previas.
 Brindar asesoría técnica.
 5.4. Manejo de la información histórica

Es necesario establecer: un directorio o control de proveedores Nos permite:

 Contactarlos de forma rápida
 Conocer sus actuaciones anteriores.
Manejo de archivos
Su carpeta se integra por:

 La información de los proveedores y las transacciones se 1) Curriculum por empresa.

deben archivar de manera ordenada. 2) Muestra de información complementaria que sea
 El archivo más difícil en el departamento de compras es: necesaria
 Catálogo de proveedores, folletos y la correspondencia 3) Datos indispensables de la empresa proveedora
con los proveedores no clasificados. 4) Áreas funcionales
 No existe formato estándar para catálogos y folletos. 5) Almacén
 El tiempo adecuado para descartar catálogos es 6) Dirección general ubicación de plantas equipo de
responsabilidad del Departamento de Compras. reparto.
 Los folletos pueden archivarse en folders tamaño carta 7) Política de ventas
por diversas categorías: 8) Plan de capacitación
 Mercancía o articulo 9) Estados financieros
10) Procesos productivos
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Gracias por su atención…