TIPOS Y CLASES DE DOCUMENTOS

Que es la Norma GTC 185

Este documento se plantea como una guía, lo cual se adapta a cualquier necesidad o ambiente.
Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos y
secretarios y todas aquellas personas que estén involucradas con el documento.

Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue
ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos

generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

Objetivo de la Norma GTC 185

Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos
generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen
corporativa.

Tiene una cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta un orden para las partes
de cada tipo de documentos , con base en el estilo y la presentación que demanda los
protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimiento de cada
organización , para la producción de documentos.

Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos,

secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar
su elaboración y presentación.

En base a la Norma GTC 185 los tipos de documentos son:

CARTA

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales;
igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se
denomina oficio.

MEMORANDO

Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir
información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. Regionales, nacionales, o
internacionales.

CIRCULAR

Circular tiene su origen en el vocablo latino circulares y permite nombrar a aquello perteneciente
o relativo al círculo. Como adjetivo, se utiliza para hacer referencia a cualquier objeto que tenga
forma redondeada, incluso aquellos que no sean perfectamente circulares, ya que principalmente
sirve para hacer alusión a la falta de esquinas o ángulos.
ACTAS

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en
la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así
también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Documento de carácter probatorio, público o privado. Que asegura la adversidad y la legalidad de

un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la
validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA:

Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no

requieren solemnidad

DOCUMENTO

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus

funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una
unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías,
etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un
soporte, dando lugar a una fuente archivista, arqueológica, audiovisual, etc.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos son todos aquellos
que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita sobre algún
aspecto. Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace
perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este tipo de documentos podemos
encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y académicos,
etc. Estos documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.
Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan en algún
soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo tanto, estamos hablando de
documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales.
Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como una grabadora de sonidos. Este tipo
de documentos pueden tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se pueden
almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos pueden ser
música, entrevistas, historias de vida, etc.

Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre, son todos
aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas.
Evidentemente se trata de vídeos donde se registra algún hecho o evento con ayuda de
una cámara de vídeo. En este caso podemos mencionar como ejemplos las películas,
la programación que emiten las televisoras, vídeos caseros, etc.

Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se refieren a fotografías
que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más
recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje
o información relacionada con algún evento o hecho concreto.
Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden almacenar
digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera. Hoy en día podemos crear
documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar sonidos a través de la
computadora y tomar fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de
almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos documentos es que no
ocupan espacio físico, por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes.

Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel Documento expedido

o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que da fe de su contenido
por sí mismo.
Documento Privado:Documento privado es aquel documento realizado entre particulares en el
que no ha intervenido ningún funcionario público.

CLASES DE DOCUMENTOS

• Según el mensaje informativo: O por la forma de expresión del contenido hablaríamos de

documentos textuales (libros, revistas, etc.) y documentos no textuales (gráficos como mapas,
planos, etc.; sonoros como cintas, discos, etc.; iconográficos como fotografías, carteles, etc.;
audiovisuales como películas, vídeos, etc.; informáticos como programas de ordenador;
tridimensionales como esculturas o juguetes; compuestos o multimedia cuando el documento
combina varios contenidos mencionados anteriormente); o por la transformación del contenido
hablaríamos de documentos primarios (originales, como libros y revistas, etc.), secundarios (que
hacen referencia a los documentos primarios, como bibliografías, catálogos, índices, sumarios,
boletines, bases de datos, etc.) y terciarios (tienen estructura formal de secundarios, pero
contenido primario, como los diccionarios, enciclopedias, léxicos, tesauros, etc.).

• Según la posibilidad o forma de transmisión o difusión: Desde el punto de vista social

hablaríamos de documentos públicos, reservados e inéditos; y desde el punto de vista temporal
hablaríamos de documento periódicos o no periódicos (de naturaleza monográfica).

• Según el soporte material: Hablaríamos de documentos de papel (libros, revistas, folletos, etc.),
material químico (películas), material magnético (cintas de vídeo, disquete de ordenador, casetes,
etc.),soportes ópticos (CDROM, DVD, vídeo-discos, etc.), etc.

REFLEXIÓN

El objetivo de las comunicaciones tanto escritas como empresariales y oficiales es dar un mensaje ,
a una o más personas, mediante todas las formas que son necesarias para ello , como lo son el
emisor , receptor , el mensaje , código etc.. En los tres tipos de comunicaciones ya nombradas el
objetivo claramente siempre va a ser dar un mensaje.