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Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno colombiano
ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo.
Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o Institución,
el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa
tiende a transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.
Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la importancia del
archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la
investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”, pero,
realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir,
falta alguno o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto
importante deduzco que el archivo es importante por que nos brinda el servicio para proceder
contra algún acto para hacerlo más simple daré un pequeño ejemplo:
Carlitos quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador desde que entró a la
Institución, desde un punto de vista archivístico Juanito debería enviar una carta donde
solicita aquello que quiere.
Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar
ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder
asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda
tener problemas.
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios
permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el
conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas,
organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y
competencias.
Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web,
que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los archivos.
Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para
aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los
servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada e
inmediata de que disponemos actualmente. Es enormemente útil para el trabajo del archivero,
pero también como medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para
encontrar información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio
más a nuestros usuarios.
Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay oportunidades
reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros que
sean estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para
sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en
un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras
herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales
en un futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de
eficacia probada que comprenda los desafíos de su compañía.