Universidad Nacional de Piura Facultad de Ciencias Contables y Financieras

Prof. C.P.C. José Luis Rivera Espinoza Fecha: 24/10/2016

Curso: Presupuestos y Planes Empresariales.

CAPITULO 3: ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS DESVIACIONES PRESUPUESTALES

3.2. Control de Presupuesto

I. CONCEPTO
El control presupuestario es uno de los más importantes sistemas integrados de control de la actividad económico-
financiera de la empresa.

Constituye una fase fundamental dentro de la gestión presupuestaria y esta orientado a:

 - Comparar los datos reales con los objetivos fijados: La actividad de la empresa ocasiona unos resultados, que el
sistema de control debe poner de manifiesto. Estos resultados habrán de compararse con los objetivos
preestablecidos en el proceso de planificación, poniendo de manifiesto las desviaciones existentes entre
resultados reales y previstos.
 - Cuantificar e interpretar las posibles diferencias: Cualquier desviación debe ser siempre cuantificable, y las
mismas podrán ser tanto positivas como negativas. Además de su cuantificación será necesario analizar las
causas y responsables de las mismas.
 - Adoptar las medidas correctoras oportunas: Es necesario decidir las acciones correctoras que consigan reducir
las desviaciones y que mejor reconduzcan a la empresa nuevamente al logro de los objetivos establecidos.
 - Seguimiento y control de la implantación de las anteriores medidas: se produce, por tanto, una retroalimentación
del sistema que puede alcanzar todos los niveles de la empresa.
Esquema del Control Presupuestario

El informe de control presupuestario se realiza normalmente con una periodicidad semanal o mensual, aunque
siempre dependerá de la línea de negocio de cada empresa, y esta orientado a proporcionar una información
 suficientemente detallada, para controlar los ingresos, costes y resultados de las distintas actividades, clientes,
mercados, productos, servicios y departamentos de la empresa.

II. REQUISITOS
Todo sistema de control presupuestario debe cumplir una serie de requisitos:

 - La dirección debe estar comprometida con el sistema de control.

 - Debe adaptarse en la medida de lo posible a la estructura organizativa de la empresa.
 - Debe apoyarse en un eficiente sistema de información contable que proporcione datos fiables y oportunos.
 - Debe basarse en el principio de control por excepción, es decir solo las desviaciones de mayor entidad deben
centrar la atención preferente en cuanto al análisis de sus causas y la adopción de medidas correctoras.
 - Debe existir siempre un seguimiento pormenorizado de las medidas correctoras adoptadas.
III. VENTAJAS
Las ventajas de un sistema eficaz de control presupuestario son las siguientes:

 - Permite coordinar las actividades de las distintas áreas de la empresa.

 - Permite identificar problemas potenciales.
 - Da lugar a la existencia de una estructura claramente definida en lo referente a los niveles de responsabilidad.
 - Compara los resultados reales con los presupuestados, analizando desviaciones y tomando las medidas
correctoras necesarias.
 - Aprovecha las capacidades del conjunto de la organización a través de una gestión participativa.

Control de Presupuesto

El control presupuestal es un instrumento del que se valen las empresas para proyectar, estimar, dirigir y controlar todas
sus operaciones, lo anterior se logra a través de la comparación sistemática, del conjunto de previsiones establecidas
para cada una de las unidades, con los datos históricos que refleja la contabilidad durante el mismo período. Cuando se
habla de control presupuestal, se está indicando la coordinación de las actividades de las diversas unidades de la
empresa, por medio de la estructuración de un plan, cuyas partes forman un conjunto coherente e indivisible, en el que
la omisión de cualquiera de sus secciones afectaría el logro de los objetivos deseados.

Podemos decir que CONTROL PRESUPUESTAL tiene como reflejo el conjunto de presupuestos parciales,
correspondientes a cada una de las diferentes actividades de una entidad. La responsabilidad de la elaboración del
Control Presupuestal, se delega en una persona que habrá de fungir como Director del mismo. El Director del
Presupuesto, deberá ser alguien que posea amplios conocimientos y experiencia sobre la empresa y en este tipo de
trabajos, necesita estar compenetrado del Sistema Contable de la empresa, su organización, operaciones que practica,
problemas en la administración, por lo que normalmente se designa para dicho puesto a un Contador Público o a un
Licenciado en Administración o Licenciado en Economía, quien puede ocupar el puesto de Contralor o de Director de
Finanzas.

Sus funciones principales son:

 Formular el presupuesto general.
 Analizar y estudiar las variaciones o desviaciones, e investigar sus causas.
 Coordinar y supervisar los presupuestos parciales.
 Aprobar el diseño de las formas que se utilizarán.
 Elaborar manuales o instructivos claros, precisos, y suficientemente amplios.
 Pulsar continuamente lo presupuestado con lo realizado, hacer las correcciones pertinentes y a tiempo.
 Informar oportunamente a la Gerencia General y al Comité de Presupuestos.
 Centrar sobre él las aclaraciones o soluciones importantes presupuestales.

El Comité de Presupuestos, generalmente está conformado el Gerente General, el Director de Finanzas o Contralor, el
Gerente de Ventas y Mercadotecnia y el Gerente de producción; y cuyas funciones principales son:
 Examinar, aprobar y ajustar las estimaciones de gastos por unidades organizativas.
 Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales.
 Presentar los presupuestos a autorización al Gerente General y al Consejo de Administración.

Algunas consideraciones a los controles presupuestales:

La implantación de un mecanismo de control a través del presupuesto supone comparar los resultados con los
correspondientes programas, y si no coinciden deberán analizarse las causas de tales diferencias. En este contexto, pues,
para ejercer un control eficaz deben realizarse las siguientes consideraciones:
 Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de control.
 Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede
deberse a una falla en la programación, en la ejecución o a ambas.
 Toda desviación debe ser asignada a un responsable, que requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha
desviación.
Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin último del control presupuestario no es transmitir
temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias producidas y sugerirles acciones correctivas.
El control presupuestal ayuda a obtener un punto de vista general sobre la empresa, lo que es vital para el éxito de la
gestión administrativa. Es una herramienta importante de coordinación, ya que reúne, en un mecanismo, las diferentes
actividades de la empresa. Se pueden apreciar nítidamente las relaciones entre las actividades, cómo encajan unas en
otras (por ejemplo, compras y producción; producción y ventas, etc.). Pone énfasis en el uso del principio de excepción
(el control es apresurado e incrementado al concentrarse la atención en aquellas excepciones importantes de los
resultados esperados).
La atención se centra en aquellos puntos críticos en cuanto a la magnitud de las diferencias.
 Así, se pueden tomar acciones correctivas para solucionar tales problemas.
 Ayuda a fijar responsabilidades. Esta es una contribución vital. Mediante su uso, el administrador que es
responsable por una determinada tarea y resultado - queda claramente identificado. Bajo este tipo de control, se
espera que la persona a cargo de la actividad indicada en el presupuesto, cumpla de acuerdo con lo que en él se
señala o entregue una explicación razonable por las diferencias que se han producido respecto al objetivo fijado.
Además de estas ventajas, se pueden enumerar los siguientes beneficios, derivados del uso apropiado de los controles
presupuestarios:
 Se hacen conocidos los objetivos a aquellos que tienen la obligación de cumplirlos.
 Se logra atenuar las decisiones precipitadas, pues las acciones se basan en estudios y en consideraciones cuidadosas.
 Se ayuda a la toma de decisiones al proporcionar al ejecutivo hechos y cifras.

Control Presupuestal
Consiste en la comparación de las cifras presupuestarias con las reales.
Las comparaciones en el presupuesto se realizan con:
 El presupuesto original anual
 El presupuesto ajustado realizado en períodos pre determinados
 El presupuesto ajustado realizado en períodos no pre establecidos

Las comparaciones permiten establecer si los desvíos o variaciones están o no bajo control o están sujetos a decisiones
propias de la gestión.

3.2.1. Principios del control.

Es la Vigilancia de las diferentes funciones de la empresa, a través de la comparación sistemática del conjunto de
previsiones establecidas por cada uno de los presupuestos funcionales y los datos correspondientes registrados
por el sistema contable para un mismo periodo.
• El control como el elemento principal ha dado el nombre a este sistema: Control presupuestario.
• Las técnicas de confrontación son:
 Por simple comparación directa
 Por métodos de porcentaje
El estudio de las diferencias deberá distinguir dos tipos de errores:
  Errores cometidos al realizar la previsión
 Errores cometidos al ejecutar el presupuesto.
Las condiciones que debe reunir el control son: Eficacia, rapidez y selectividad.
El control debe de ser rápido para evitar que las diferencias se agraven o se distorsionen.
La frecuencia del control es necesaria para prever una mala administración del presupuesto.
El control debe de ser selectivo, puesto que se representa tiempo y dinero por lo cual es recomendable que se
haga por muestreo incidiendo en los rubros más importantes.
El controlador y el comité del presupuesto deben de mantenerse informados. Los informes serán, unos
semanales y otros mensuales; pero siempre debe haber un reporte anual.
Cuando las cantidades reales difieren mucho de las presupuestadas se deben buscarse las causas.
Informes de Control
Comparación de Ventas y Utilidades
Se muestran las ganancias o pérdidas con respecto a los estándares y presupuestos de ventas, los márgenes de
beneficio, eficiencia de fabricación, costos fijos, gastos operativos y capital invertido.
Comparación de Ventas e ingresos
Indica cifras de los mismos periodos del ejercicio anterior. Se indica progreso o declinación que se ha producido
en las ventas y en los beneficios en el curso del tiempo
Análisis de Ventas por principales Grupos de Productos
Las Ventas netas son clasificadas por grupos principales de productos y el control se realiza a fin de permitir ver
con facilidad cuál de los productos o de las líneas de productos son más rentables para la empresa.
Costo Estándar
Los costos históricos son utilizados para determinar el importe real de los recursos necesarios para la adquisición
de materiales, mano de obra y algunos elementos de los gastos indirectos. Sin embargo, estos costos reales no
proporcionan información acerca de los costos en que debió incurrirse para producir estos productos.
Este aspecto desfavorable de los costos históricos ha alentado el desarrollo de una determinación de costos más
satisfactorios, llamados costos predeterminados.
En el sistema del costo estándar se utilizan valores predeterminados para registrar tanto los costos de los
materiales y mano de obra directa como los de los gastos indirectos de fabricación. Se establecen
comparaciones de las diferencias entre los costos estándar asignados para determinado nivel de producción y
los costos reales, con el fin de verificar si lo incorporado a la producción ha sido utilizado eficientemente.
Este proceso de comparación se conoce como Análisis de variaciones. El estudio de las variaciones en costos
tiene implicaciones importantes para la planeación, el control y la evaluación de los procesos de producción.
El control presupuestario, tal y como se conceptúa, es un proceso que permite evaluar la actuación y el
rendimiento o resultado obtenido en cada centro; para ello se establecen las comparaciones entre las
realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o
desviaciones.
La presupuestación y el control son por tanto procesos complementarios dado que la presupuestación define
objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecución (medios), mientras
que la característica definitoria del control presupuestario es la comparación entre la programación y la
ejecución, debiéndose realizar de forma metódica y regular.
El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información necesaria acerca del nivel deseado de
rendimiento, el nivel real y la desviación. Además es necesaria la acción para poner en marcha los planes y
modificar las actividades futuras. El control presupuestario, por tanto, va mucho más allá de la mera localización
de una variación.