REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO

Es obligación de todo comerciante inscribir en el Registro Mercantil todos los libros

respecto de los cuales la ley exija esa formalidad y sirven de prueba cuando se han
registrado previamente a su diligenciamiento, ante las entidades o autoridades
competentes y en el lugar del domicilio social. (Código de Comercio, artículo 19 y
Decreto Reglamentario 2649/93, artículo 126).

Igualmente, las entidades sin ánimo de lucro tienen obligación de inscribir los libros
respecto de los cuales la ley exija esa formalidad (Decreto 2150/95, artículo 42).

• NORMAS APLICABLES:

Artículos 28, 48 y siguientes del Código de Comercio. Ley 43 de 1990. Decreto

2649 de 1993. Decreto 2150 de 1995, artículo 42. Circular 10 de 2001 de la
Superintendencia de Industria y Comercio.

• SUJETOS DESTINATARIOS DEL REGISTRO DE LIBROS:

- Comerciantes Personas Naturales.

- Personas Jurídicas: Comerciales, Civiles, Entidades sin Ánimo de Lucro

inscritas en la Cámara de Comercio.

• LIBROS QUE DEBEN REGISTRARSE.

- Libros de Contabilidad: La norma no señala cuáles deben ser llevados por el

ente económico. En virtud de la integración normativa de los artículos 50, 51 y
52 del Código de Comercio y el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993 sería
necesaria la utilización del Libro Diario y del Libro Mayor y Balances. Los Libros
Auxiliares que se consideren indispensables para una mayor comprensión de la
contabilidad.

- Libro de Registro de Accionistas en sociedades anónimas y comanditas por

acciones y de socios en sociedades de responsabilidad limitada (artículo 28,
numeral 7 y artículo 361 del Código de Comercio).

- Libro de Actas del máximo órgano social (artículo 28, numeral 7 Código de
Comercio).

- Libro de Actas de junta directiva (artículo 28, numeral 7 Código de

Comercio).

- Libros de los establecimientos de comercio: Se registran a nombre del ente

económico, se identifican con la enseña del establecimiento y se deben registrar
en el lugar donde funcione el establecimiento (Decreto Reglamentario 2649/93,
artículo 126).

• REQUISITOS PARA SU INSCRIPCIÓN.

• Libros por primera vez:

- Solicitud escrita firmada por el comerciante, el representante legal o revisor

fiscal de la persona jurídica, con diligencia de presentación personal ante un
funcionario autorizado en Cámara, o diligencia de presentación personal y
reconocimiento de contenido ante Juez o Notario.
 - La solicitud debe contener: Nombre del propietario del libro, nombre del
libro, número de hojas útiles que integran el libro debidamente numeradas
en forma consecutiva, rango de las hojas.

- Si el libro está integrado por formas continuas, hojas removibles o series

continuas de tarjetas, deben identificarse mediante un código adoptado por
el solicitante para denominar los mismos, anotándolo en la parte superior de
cada una de las hojas a registrar.

• Nuevo libro:

- Presupuesto 1: Si al libro anterior le faltan pocos folios por utilizar:

a) Presentación del libro anterior,

b) O en su defecto certificación de revisor fiscal, cuando exista el cargo, o

contador público indicando la causa que genera la sustitución del libro.

c) Solicitud de inscripción conforme con los parámetros señalados para la

inscripción de libros por primera vez.

- Presupuesto 2: Si el libro debe ser sustituido por causas ajenas al ente

económico, tales como pérdida, extravío o destrucción:

a) Solicitud de inscripción conforme con los parámetros señalados para

la inscripción de libros por primera vez.

b) Certificación de revisor fiscal, cuando exista el cargo, o contador

público indicando la causa que genera la sustitución del libro.

c) Copia auténtica del correspondiente denuncio en que se exprese la

pérdida, extravío o destrucción.

IMPORTANTE:

El cambio en la denominación de la persona jurídica en modo alguno comporta una

mutación, por lo que ésta continúa siendo la misma pese a que tenga una
denominación distinta. Por ende, los libros oficiales pueden continuar
diligenciándose hasta que sean utilizados en su integridad.

Los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus
órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe
distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y
continúa para cada uno de ellos. (Decreto Reglamentario 2649/93, artículo 131).

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