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ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS EN LA POLICÍA NACIONAL.

ASPECTOS GENERALES

El Manual Logístico de la Policía Nacional tendrá las siguientes generalidades.

1. DEFINICIÓN. Es un instrumento que tiene como objetivo complementar la


información para el desarrollo de los procedimientos de orden administrativo que
aplican para el proceso de logística y abastecimiento de la Policía Nacional. Está
fundamentado sobre el propósito de mejorar el desempeño de la Institución como
respuesta al enfoque basado en los procesos, el cual consiste en identificar y hacer
gestión sobre un conjunto de actividades interrelacionadas que se realizan o
suceden con un fin determinado.

2. FINALIDAD. Es el resultado de las experiencias sobre el manejo de los bienes,


acatando las disposiciones vigentes sobre la materia y concordantes con la
Constitución Política. Tiene como propósito impartir lineamientos de orden
administrativo y contable, a fin de mejorar los procesos, salvaguardar y proteger el
patrimonio institucional y generar doctrina con relación a la administración y cuidado
de los bienes de la Policía Nacional. El Manual Logístico se convertirá en un
instrumento de permanente consulta y aplicación por parte de los servidores
públicos de la Policía Nacional, constituyéndose en la disposición administrativa
rectora sobre el manejo, conservación y uso de los bienes.

3.ÁMBITO DE APLICACIÓN. Será de aplicación en las unidades policiales que


estén involucradas en la administración, conservación y uso de los bienes que
apoyan la prestación del servicio de Policía.

4. ALCANCE LEGAL. Son responsables de la aplicación y observación todos los


servidores públicos pertenecientes a la Institución, que desempeñen tareas
administrativas en concordancia con la aplicación de los procedimientos
contemplados en los procesos de “Administración de recursos financieros” y
“Logística y abastecimiento”, y de conformidad con lo señalado en la Constitución
Política.

5. MARCO CONCEPTUAL. Se desarrollará sobre la base de los principios de


eficiencia, oportunidad, cobertura y transparencia de los recursos disponibles para
la Institución, para asegurar el alcance de los objetivos estratégicos y la utilización
óptima de los recursos que apoyan la prestación del servicio policial. Para tal fin se
requiere conocer de manera introductoria los siguientes conceptos.

Eficiencia. Cualquier componente logístico tiene que ser desarrollado bajo


esquemas eficientes de planeamiento, control y evaluación, con el fin último de
generar el impacto necesario que mejore las condiciones de los uniformados dentro
de todo el territorio nacional.

Oportunidad. Es medida en términos del tiempo mínimo requerido para cubrir la


necesidad y cuando esta es reemplazada de acuerdo con los requerimientos
técnicos especificados por el servicio. Se deben desarrollar todos los análisis de
prospectiva que guíen los conceptos de mejoramiento continuo, referidos a la
administración, conservación y uso de los bienes.

Cobertura. Entendida como la proporción de funcionarios policiales, con necesidad


de bienes servicios, a los que se le ha suplido su necesidad. La cobertura tiene que
ser un concepto integral y sobre ella se deben fundamentar los planes de
necesidades y de distribución de los elementos logísticos institucionales.

Transparencia. Este principio debe regir el quehacer de las actividades y acciones


derivadas de la administración, conservación y uso de los bienes. Se traduce en la
responsabilidad de los procesos logísticos frente a la ejecución de todos los
procedimientos; estos deben estar siempre ajustados a la normatividad y la ley,
deben ser visibles y de obligatorio cumplimiento por todas las unidades policiales.

Austeridad. Son estrategias que permitan mayor eficiencia en la utilización de los


recursos asignados al gasto público a través de un plan que a su vez permita
coadyuvar con la protección del medio ambiente y los recursos naturales, a través
del compromiso de todas unidades policiales, de una manera participativa,
transparente, leal y eficiente, con el fin de garantizar el cumplimiento de la función
de policía dentro de un marco constitucional. Aplicando los lineamientos de la
normatividad vigente para tal fin.

MANEJO DE BIENES

El manejo de los bienes de propiedad, planta y equipo están bajo la responsabilidad


de los entes públicos, a través de los funcionarios, los cuales han de ser claros,
precisos y metódicos ante los mecanismos de clasificación, valoración,
identificación, registro, orden, control y conservación que se adoptan en forma
permanente. Bajo este criterio se podrá medir el grado de organización, calidad de
la gestión, eficiencia, eficacia, economía y celeridad en el desarrollo de su actividad,
además de conseguir la confiabilidad y utilidad de la información contable.
Finalmente, facilitar el control fiscal administrativo y la evaluación del cumplimiento
para la toma de decisiones. Las instrucciones para el manejo administrativo y
contable de los bienes de propiedad, planta y equipo de la Policía Nacional se
describen a continuación:

1. Concepto de bien. Se define como todo artículo inventariable o activo de cualquier


clase incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de
producción. Para efectos el Manual Logístico de la Policía Nacional Resolución No.
4935 del 12 diciembre 2013, se consideran como tales únicamente los elementos
en depósito, los bienes que componen el grupo de propiedad, planta y equipo de la
Institución, intangibles y los recibidos para la administración uso y explotación
excluyendo el dinero, títulos valores y similares; estos se manejan y controlan de
acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas
establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública.

2. Finalidad de los bienes. Los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la


Policía Nacional tienen como finalidad apoyar logísticamente el desarrollo de las
actividades encaminadas al cumplimiento de la misionalidad Institucional.

3. Clasificación de los bienes. De acuerdo con sus características, se catalogan en


bienes inmuebles, aquellos que no se pueden mover de un lado a otro sin su
destrucción o deterioro y los elementos que, por su uso, destino o aplicación, forman
parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo de este, ejemplo:
edificios, tuberías, lotes, cableados, los CAD, centros de cómputo, entre otros. Y
bienes muebles, son los que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, sea
moviéndose ellos mismos como los animales manteniendo su integridad, sea que
solo se muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas; estos a su vez
se clasifican en:

3.1 Elementos de consumo. Son todos aquellos bienes no retornables, que por su
utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la entidad, tienen desgaste
parcial o total, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o
desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte
integrante o constitutiva de otros. No son objeto de depreciación, provisiones y
amortización.

3.1.1 Insumos. Son los que se extinguen con el primer uso que se hace de ellos o
que una vez utilizados se deben desechar. Se encuentran identificados en el
Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública.

3.1.2 Repuestos y accesorios. Son los que, al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a


otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a
formar parte integrante o constitutiva de otros. Se encuentran identificados en el
Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública.

3.1.3 Reparables. Son todos los componentes de equipos aéreos o marítimos, que
han cumplido su ciclo de vida o que se dañan por el uso, y cuya orden técnica acepta
reparación. Para lo anterior se deberá ejercer un control en el sistema de
información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos
disponibles en el desarrollo de su gestión “SILOG”.

3.1.4 Intangibles. Son todos aquellos bienes que no tienen forma física (derechos,
licencias, software, patentes, entre otros), pero que tienen un valor económico a
causa de los derechos o privilegios que confieren a la Policía Nacional. Los
intangibles deben registrarse por el costo histórico, entendiéndose como tal, el costo
de adquisición o el valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo
y amortizarse como lo establece el Régimen de Contabilidad Pública. Se encuentran
identificados en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad
Pública.

3.2 Elementos devolutivos. Son los bienes y equipos que por su naturaleza no se
extinguen con el uso y perecen por deterioro, obsolescencia, número de horas de
uso, término de su vida útil, o por razón de su naturaleza; cabe resaltar que estos
bienes deben ser devueltos por los funcionarios a quienes la administración se los
entregó para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas.

3.2.1 En bodega. Representa el valor de los bienes muebles, adquiridos a cualquier


título, que tienen las características de permanencia y cuya finalidad es que sean
utilizados en el futuro, en desarrollo de la función administrativa o en cumplimiento
de la misión. Es el conjunto de bienes nuevos tanto devolutivos como de consumo,
en los almacenes de la unidad. Identificados en el catálogo general de cuentas del
plan general de contabilidad pública; si el saldo de los bienes en bodega es
significativo, debe indicar al contador de la unidad, el motivo (ingreso de remesas,
cumplimiento a planes de distribución), en caso de no cumplir con la distribución de
los bienes, dar a conocer las razones a fin de ser reflejados en las notas a la
información contable.

3.2.2 En servicio. Representa el valor de los bienes muebles de propiedad de las


unidades policiales, adquiridas a cualquier título, para el desarrollo de su cometido
estatal y se encuentran prestando servicio en las diferentes dependencias,
asumiendo los jefes la responsabilidad de los mismos.

La depreciación de los bienes devolutivos se realiza por el método de línea recta y


los años de vida útil. Se toma la normatividad vigente, expedida por la Contaduría
General de la Nación; así mismo, su reconocimiento y revelación contable estará
determinada por la norma anual expedida por este órgano rector, la cual establece
las cuantías para llevarlos directamente al gasto y/o para realizar la depreciación
dentro del mismo periodo en el cual fueron adquiridos o según su vida útil. Se
encuentran identificados en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de
Contabilidad Pública.

3.2.3 Pólizas de seguros. Todos los bienes de la Policía Nacional deben estar
asegurados, de conformidad con las disposiciones legales vigentes; así mismo, los
empleados de manejo deben tener pólizas de seguros.

HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS : Se establece la obligatoriedad del uso de la


herramienta informática SAP, sistema de información adoptado por el sector
defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su
gestión, así mismo sistemas informáticos como son SIGEA, SIFAC, SIBIN, SIASE,
SINVE, SINCO Y SISAP, utilizados para el registro de todos los movimientos de los
bienes, clasificación, manejo de inventarios de la Policía Nacional, al igual servirán
de base para la aplicación de los mecanismos de control y seguimientos estipulados
en el Manual Logístico de la Policía Nacional Resolución No. 4935 del 12 diciembre
2013.
Si en el ámbito institucional surge una necesidad de información, previamente se
debe explorar si dicha necesidad es suplida por el sistema de información adoptado
por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el
desarrollo de su gestión antes de la implementación de una nueva herramienta, en
busca de optimizar los recursos y cumplir con los principios de oportunidad,
celeridad e integralidad entre otros.

OBLIGATORIEDAD DE MANTENER INVENTARIOS VALORIZADOS DE LOS


BIENES EN USO, CUSTODIA O ADMINISTRACIÓN :Las dependencias de la
Policía Nacional y los servidores que tengan, usen, custodien o administren bienes
muebles o inmuebles de propiedad de la entidad, deben mantener el inventario
valorizado de ellos, ciñéndose a las disposiciones, normas técnicas, índices,
codificación y reglamentación establecida en el Manual Logístico de la Policía
Nacional Resolución No. 4935 del 12 diciembre 2013, además en las providencias
complementarias que, sobre la materia, dicte la entidad.

CONTROL DEL KÁRDEX: Por cada elemento se debe elaborar un registro que
contenga la historia del mismo, desde su ingreso, permanencia en servicio y salida
definitiva. Este puede ser manual o sistematizado y debe indicar como mínimo:
procedencia, fecha de ingreso, descripción del elemento, cantidades, entradas,
salidas y saldo.

BIENES QUE DEBEN FIGURAR EN LOS INVENTARIOS: Los bienes en los


almacenes de las unidades policiales deben encontrarse ubicados y clasificados en
nuevos, reintegrados inservibles o reintegrados en buen estado; así mismo, los
inventarios deben estar clasificados teniendo en cuenta los sitios de
almacenamiento o de ubicación física que se relacionan a continuación:

1. Bodega

1.1 Principal de almacén. En esta bodega se encuentran los bienes muebles de


consumo y devolutivos nuevos, adquiridos a cualquier título, de utilización futura en
desarrollo del cometido estatal.

1.2 Bienes reintegrados en buen estado. Se registran los bienes devolutivos o


activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén
para su guarda o custodia. La característica principal de estos bienes es que se
encuentran en buenas condiciones y pueden ser entregados nuevamente al
servicio. Cabe resaltar que estos bienes, una vez ingresados a la bodega, no podrán
permanecer en ella por más de (30) días, excepto el stock estratégico para
armamento. Se deben adelantar gestiones administrativas para determinar, en
forma oportuna, la destinación de los bienes. Cabe resaltar que cuando el bien es
reintegrado al almacén debe suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a
usarse nuevamente, remitirse al Manual de Lineamientos Contables para la Policía
Nacional.
En los eventos en que los suministros médicos que tiene a cargo la Dirección de
Sanidad su rotación serán de 90 días para su distribución y entrega teniendo en
cuenta el sistema de costeo.

Teniendo en cuenta que por características o circunstancias especiales el parque


automotor que se encuentre pendiente por asignación de placa de identificación
para su movilización se trasladará a propiedad planta y equipo no explotado
mientras se protocoliza o se realiza la entrega formal de la identificación por parte
de la entidad correspondiente, observando para ello los plazos o tiempos
establecidos del elemento en citada cuenta.

1.3 Bienes muebles en mantenimiento. Representa los bienes muebles que


requieren mantenimiento preventivo o correctivo, con el fin de recuperar y conservar
la capacidad normal de producción y utilización del bien. Cuando el bien es retirado
temporalmente del servicio, por mantenimiento, debe suspenderse la depreciación
hasta cuando empiece a usarse nuevamente.

1.4 Bienes reintegrados inservibles. Se registran los bienes devolutivos o activos


fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén por
encontrarse en mal estado o no se pueden colocar nuevamente al servicio por
figurar mediante peritaje técnico como obsoletos, inservibles e innecesarios al ente
público. Cabe resaltar que estos bienes, una vez ingresados a la bodega, no podrán
permanecer en ella por más de (90) días o de acuerdo con lo establecido en la
normatividad ambiental vigente, se deben adelantar gestiones administrativas y dar
aplicación al procedimiento de baja de bienes inservibles.

2. Servicio

2.1 Bienes devolutivos en servicio en las dependencias. Se registran los bienes que
se encuentran al servicio de los funcionarios o contratistas, prestando una función
o cometido estatal para el cual fueron adquiridos o recibidos en donación. El informe
de existencias físicas en servicio se debe disponer de tres formas:

- Por funcionario responsable

- Por dependencias (centro de costos o ubicación)

- Por cuenta contable -

2.2 Bienes recibidos en comodato. Representa los bienes recibidos en préstamo sin
contraprestación por parte de una entidad de naturaleza pública o privada, para su
uso o administración, mediante contrato suscrito entre las partes. En el caso que
haya bienes de esta naturaleza, el funcionario responsable llevará archivo físico,
organizado alfabéticamente, e informará y documentará al almacenista, quien
verificará los elementos recibidos, a fin de llevar el control de los mismos.
Bienes inmuebles. Las unidades policiales que tengan a su cargo el cuidado,
custodia o administración de bienes inmuebles en propiedad y/o ocupados por la
Institución, deberán a través del jefe del Grupo de Bienes Raíces o quien haga sus
veces elaborar un inventario de estos bienes, precisando con exactitud las
características físicas, jurídicas, económicas y fiscales, así como los pormenores de
su titulación (compra, cesión, donación, adjudicación, destinación definitiva y
sentencia) u ocupación (comodato o destinación provisional). El señor Director de
la Policía Nacional es la única persona con competencia para celebrar convenios y
comodatos de bienes inmuebles.

3. Presentación de inventarios

3.1 General. Los almacenistas realizaran la toma física del total de inventarios, con
corte 31 de diciembre de cada vigencia, de los elementos en bodega y en servicio
que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia. Para efecto de su
presentación a los entes de control internos y externos, estos deberán reposar en
forma impresa en los archivos de cada unidad, así mismo deberá ser anexado en
medio magnético y con la certificación del mismo en la cuenta fiscal del cierre de
cada vigencia, enviada a la Jefatura de Contaduría General. No obstante, se
dispondrán de verificaciones o revistas periódicas total o parcializadas a fin de
cumplir con las políticas de control interno contable de la unidad como criterio de
verificación y comprobación sistemática y física de los mismos, soportándose en los
listados actualizados que contenga el sistema de información adoptado por el sector
defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su
gestión” SAP ECC6.0”, y/o demás aplicativos implementados en la Policía Nacional.

4. Responsables por pérdida o daño de los bienes. Las personas que tengan
asignados bienes muebles o inmuebles de propiedad de la Institución o en calidad
de comodato, para su utilización, administración o custodia, son responsables de la
pérdida o daño que sufran por causas diferentes al uso o desgaste natural, salvo
las ocasionadas por situaciones de desastre natural, fuerza mayor o caso fortuito.

5. Obligatoriedad de hacer entrega de inventarios individuales de los bienes. El ente


administrativo hará entrega a los empleados, trabajadores de cualquier categoría o
contratistas, de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio,
administración o custodia, o que les suministren para el desarrollo de su trabajo,
mediante inventarios individuales que ellos deben firmar en original y copia que
conservará cada uno y mediante actas de entrega de bienes que constituyan
verdaderos soportes para la ejecución de la reclamación, las cuales deberán
contener, entre otros:

- Identificación completa de los bienes

- El valor en libros

- La persona que está a cargo de los mismos


- Cláusula de responsabilidad en caso de pérdida o extravío distinto a causas
naturales.

CONTROL DE LOS BIENES: El control de los bienes es el registro ordenado,


completo, detallado y valorizado de toda clase de elementos (inventarios generales
y parciales de las unidades) que integran el patrimonio de la Policía Nacional. Estos
inventarios deben ser administrados por los almacenistas, con el objetivo de que las
existencias físicas concuerden con las cantidades y descripciones registradas en el
sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los
recursos disponibles en el desarrollo de su gestión, “SILOG” y/o demás aplicativos
implementados en la Policía Nacional.

1. Objetivos del control de bienes

- Clasificar, codificar, verificar y controlar los bienes de la Institución.

- Identificar claramente los bienes para los diferentes procesos de adquisición,


almacenamiento, administración y entrega.

- Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente cuando


señala que la adquisición de bienes que necesitan los órganos que hacen parte del
presupuesto general de la Nación, para su funcionamiento y organización, requieren
de un Plan de Compras.

- Permitir la elaboración del plan de compras de acuerdo con las necesidades reales
de la unidad, teniendo en cuenta los datos históricos de las compras realizadas y
consumos efectivos.

- Tomar decisiones para el normal abastecimiento de acuerdo con las necesidades


de la Institución.

- Cumplir las normas administrativas y fiscales vigentes, sobre el manejo de bienes.

2. Unidad funcional. Para ejercer un mejor control de los bienes en las unidades
policiales, de acuerdo con sus necesidades, complejidad y volumen de operaciones,
se deberá crear la unidad funcional (almacén), teniendo en cuenta la siguiente
organización administrativa:

- Almacenista

- Auxiliar(s) de Almacén

No obstante a lo anterior, las unidades policiales que por su complejidad y volumen


de operaciones, que así lo requieran, pueden crear los siguientes cargos en
concordancia con el manual de funciones así:
- Coordinador de inventarios.

- Responsables de los bienes raíces.

- Armero.

3. Puntos de control

- Aplicar los puntos de control definidos en la caracterización del proceso de


Logística y Abastecimientos, sus despliegues en segundo nivel y los contenidos en
sus procedimientos, dejando los registros necesarios que evidencien su aplicación.

- Conservación y seguridad del material que se encuentre en depósito.

- Los bienes que entrega el proveedor, deben ajustarse a la cantidad, calidad,


marca, unidad de medida, importe y fechas de vencimiento no sean inferiores con
las necesidades de consumo de la unidad, como lo estipule el contrato, para lo cual
debe haber recibido con anterioridad la copia del contrato, constatando el estado
físico, sin perjuicio de la recepción de materiales por parte del personal idóneo para
cada área.

- Los bienes recibidos por traslado, deben corresponder con la salida de almacén y
soporte de quien entrega.

- Contar con una base de datos de los contratos en comodato de los bienes muebles
e inmuebles, con su soporte documental.

- Los bienes en el almacén deben estar organizados y clasificados de tal forma que
permita y facilite su movilización. La ubicación física debe coincidir con lo
especificado en el sistema de información.

- Las instalaciones del almacén deben ceñirse a las normas técnicas de almacenaje,
demarcaciones, equipos de seguridad y normas de seguridad industrial, norma de
bioseguridad y medio ambiente, concordantes con la normatividad vigente para el
mantenimiento semestral de los equipos de seguridad.

- Las novedades referentes a pérdidas, faltantes, sobrantes, hurto o daño, deben


reportarse al jefe inmediato.

- Los bienes en buen estado, que han sido reintegrados al almacén, deben ser
debidamente reubicados dentro de los 30 días siguientes, para ejercer el control
administrativo pertinente.

- Se debe llevar el archivo de correspondencia y documentos soporte del


movimiento de la dependencia, en concordancia con las normas de gestión
documental.
- Las entregas y cambios de elementos deben realizarse de acuerdo con la
normatividad establecida.

- Los documentos generados en el proceso de entrada y salida de bienes, que


soportan el movimiento de bienes, deben estar debidamente firmados.

- Por medio del sistema se reflejan los respectivos movimientos generados por los
almacenes el cual debe ser reportado a contabilidad, de acuerdo con los formatos
establecidos.

- Para control de los elementos y medicamentos veterinarios, en las unidades de


Carabineros y Guías Caninos, será el Grupo Remonta y Veterinaria el encargado
de estandarizar el sistema a emplear, debiendo permanecer actualizado en tiempo
real.

Los bienes en bodega deben ser verificados mensualmente, efectuando pruebas


selectivas, de cuyo resultado se dejará constancia por medio de un acta.

- El control y seguimiento de los bienes enviados se realizará hasta la recepción por


parte de la unidad de destino.

- Los bienes registrados en la cuenta contable 1637 “Propiedades, planta y equipo


no explotados” deberán ser verificados permanentemente, con el fin de dar de baja
los que se consideren inservibles.

- Los bienes muebles en servicio y en bodega, que se encuentren en estado de


obsolescencia, inservibles, reparación antieconómica y aquellos que generen
riesgos para los usuarios daño o deterioro deberán ser propuestos para realizar el
procedimiento de baja.

- No se podrán entregar bienes mediante autorizaciones verbales o vales


provisionales, aun cuando estos se cambien posteriormente por la salida de
almacén (exceptuando casos de siniestros o conmoción interior). Igualmente, no se
podrá exigir la firma de la salida del almacén por parte del destinatario, mientras
este no reciba los bienes, como tampoco se podrá solicitar la expedición de
constancias por excedentes o saldos pendientes de entrega.

- No se podrá variar el destinatario en la salida de almacén, ni cambiar o reemplazar


bienes por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor.

- Los inventarios asignados a la cuenta del almacén deberán ser sistematizados,


depurados y codificados en concordancia con el sistema de información adoptado
por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el
desarrollo de su gestión “SAP ECC6.0” y/o demás aplicativos implementados en la
Policía Nacional
4. Clasificación y codificación. Como se indicó, la clasificación y codificación de los
bienes en la Policía Nacional será la establecida en el presente manual. Además,
los devolutivos en servicio estarán identificados en cada dependencia con la
codificación interna, de acuerdo con el sistema de información adoptado por el
sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo
de su gestión, “SILOG” y/o demás aplicativos implementados en la Policía Nacional.

5. Control de bienes. El control de los bienes debe conformarse para todos los
elementos de consumo y devolutivos nuevos en depósito de almacén y reintegrados
en las bodegas que la institución determine.

Los controles de identificación y seguimiento (a lotes, clases de valoración,


fabricación, códigos de barras, números de partes, descripción, entre otros) se
realizarán teniendo en cuenta las recomendaciones del proveedor y/o fabricante,
las directivas y procedimientos del presente, y no podrán ser modificadas por las
unidades policiales sin la expresa autorización escrita del jefe de la dependencia,
manifestando los motivos en un documento anexo que soporte los movimientos.
Para efectos de control a los bienes que se encuentren en servicio o fuera de la
unidad policial.

6. Mecanismos de control.

- Debe realizarse la toma física de elementos de consumo, devolutivos en bodega


y en servicio (cuentas de propiedad, planta y equipo y cuentas de orden) por lo
menos una (1) vez al año en un porcentaje no inferior al 100%. Así mismo, se
realizarán revistas físicas selectivas mensuales tomando una muestra
representativa de los bienes de acuerdo con cada una de sus ubicaciones (bodega
principal, reintegrados en buen estado, reintegrados inservibles) de lo cual se dejará
constancia mediante acta. De encontrarse novedades deben actualizarse
inmediatamente en el “SAP ECC6.0” y/o demás aplicativos implementados en la
Policía Nacional, sin perjuicio de las investigaciones a que hubiere lugar.

- El almacenista, en coordinación con los contratistas, que tengan a su cargo bienes


de la Institución que le hayan sido suministrados para su servicio, uso, custodia o
administración, deberán verificar y firmar los inventarios.

- Dejar actas de las actividades de verificación y control que se realicen.

- Ejercer control de los bienes inmuebles, actualizando la base de datos del sistema
de información adoptado por el sector defensa para la administración de los
recursos disponibles en el desarrollo de su gestión “SAP ECC6.0” y/o demás
aplicativos implementados en la Policía Nacional

- Los documentos deben estar debidamente autorizados y legalizados por el (los)


funcionario(s) competente(s).
- Enviar los elementos y documento de salida por remesa de bienes mediante
(comunicación oficial, correo electrónico, etc.) en donde se informe a la unidad los
elementos remesados para diligenciarlo con un plazo no mayor a sesenta (60) días;
cabe resaltar que los elementos se consideran entregados, una vez sean recibidos
por el almacenista o su autorizado en el almacén o cuando sean entregados por
parte del proveedor en las dependencias de las unidades.

- Verificar información sistematizada y conciliar los saldos reflejados con la oficina


de contabilidad de cada unidad.

- Los bienes que se encuentren en depósito y servicio (cuentas de propiedad, planta


y equipo y cuentas de orden) deben cruzar con los reportes de los estados contables
que se rinden mensualmente al Grupo Contaduría General de la Dirección
Administrativa y Financiera, de tal manera que, al cotejar el análisis de movimiento
de bienes, con el balance general, la información sea razonable y confiable.

- Las unidades que tengan a su servicio semovientes equinos y caninos de


propiedad de la Institución, o en comodato, actualizarán en tiempo real la
información de los semovientes equinos y caninos asignados a su unidad en el
Sistema de Información administrativa de Semovientes SIASE.

- El Grupo Remonta y Veterinaria de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural


es la única unidad idónea para verificar la existencia, estado físico, sanitario y
empleo de los semovientes equinos y caninos, en las visitas de acompañamiento y
revistas que se programen anualmente a las unidades ordinarias y/o
extraordinarias. Para el caso de la aptitud y evaluación del desempeño de caninos
es la Escuela de Guías y Adiestramiento Canino quien tiene esta idoneidad.

6.1 Bienes en bodega. El almacenista ejercerá control de los bienes en depósito o


en bodega a través de los siguientes medios:

- Kárdex sistematizado individual de existencias.

- Control en forma ascendente de la numeración en las entradas y salidas.

- Realizar los registros con los comprobantes oficiales de entrada y salida de


elementos.

- Llevar un control de los bienes que tienen fecha de vencimiento como medicinas,
víveres, embutidos, lácteos, alimentos para animales, etc.

- Dejar actas de las actividades de verificación y control que se realicen.

- Por lo menos una vez al mes, el jefe logístico, o quien haga sus veces en las
unidades policiales, verificará las existencias del (los) almacén(es) o bodega(s),
mediante práctica de revistas selectivas.
- Los resultados de la verificación selectiva se registrará en el formato de “toma
física de inventarios”.

- Los originales de estas actas se remitirán al jefe administrativo o quien haga sus
veces, con copias al jefe logístico o quien haga sus veces, al almacenista y al Grupo
de Contabilidad de la unidad policial.

6.2 Bienes devolutivos en servicio. Los jefes de las dependencias de las diferentes
unidades policiales deben firmar el inventario parcial y al mismo tiempo ejercerán
control de los bienes devolutivos que se encuentran en servicio y que pertenecen a
la cuenta “Propiedad planta y equipo”, a través de los inventarios que se lleven en
las mismas. Estos registros deben estar actualizados por los coordinadores de
inventarios y soportados con los comprobantes de reintegros, pérdidas, entrada,
salida y demás movimientos que afecten su saldo.

Tales registros, además de medida de control, se utilizarán para las


comprobaciones que se requieran en la entrega de oficinas y la confrontación de
bienes al final del año.

Las dependencias tendrán en cuenta los siguientes aspectos para su organización


y control:

- En todas las dependencias de las unidades policiales se llevará un inventario


actualizado de los bienes que hayan sido entregados por el almacenista para el
buen funcionamiento de la Institución.

- El control será responsabilidad del jefe de la dependencia o centro de costo.

- Los jefes de las dependencias o centro de costo responsabilizarán a los


funcionarios subalternos de los bienes entregados en custodia, administración o
transporte para el desempeño de sus funciones, mediante inventarios individuales.

- Todas las dependencias de la Policía Nacional llevarán su inventario, el cual será


actualizado en el aplicativo “SAP ECC6.0” y/o demás aplicativos implementados en
la Policía Nacional cada vez que se produzcan movimientos de bienes recibidos del
almacén, de reintegros efectuados al almacén por diferentes conceptos o por
traslado de los mismos, previos cumplimientos de los procedimientos para cada
caso.

- Todos los jefes de las diferentes dependencias, en caso de ser trasladados,


deberán rendir el correspondiente inventario de su dependencia al almacenista, jefe
de inventarios o quien haga sus veces para su respectivo descargue o de lo
contrario se harán acreedores de las investigaciones disciplinarias, administrativas
y fiscales de acuerdo con la normatividad legal en cada caso.
7. Traslado interno de bienes en la unidad. Es el procedimiento mediante el cual se
cambia la ubicación física del bien dentro de la dependencia o fuera de ella,
ocasionando así la cesación de responsabilidad de quien los entrega y
transfiriéndola a quien la recibe, para tal fin se debe cumplir con los siguientes
requisitos:

- Solicitud por escrito del funcionario responsable al jefe administrativo, logístico o


quien haga sus veces, indicando el destino que les va a dar y su correspondiente
justificación.

- Autorización de traslado por parte del jefe administrativo, logístico o quien haga
sus veces y el almacenista.

- Allegar la documentación correspondiente al almacenista, para actualizar en el


aplicativo “SAP ECC6.0” y/o demás aplicativos implementados, los inventarios
individuales de los bienes correspondientes a las dependencias comprometidas,
indicando el nuevo responsable con su respectiva firma de aceptación.

8. Traspaso de bienes. Es la transferencia de bienes procedentes de entidades


oficiales del orden Nacional Colombiano a los inventarios de las Unidades de la
Policía Nacional. Se caracteriza porque la titularidad el bien cambia de la entidad
que traspasa a la Policía sin afectar el patrimonio de la Nación. Remitirse al Manual
de Lineamientos Contable para la Policía Nacional.

9. Procedimiento en caso de faltantes o sobrantes. Si como resultado de las


verificaciones sobre los bienes en bodega o en servicio, se encuentran diferencias
faltantes o sobrantes, se deberá seguir las siguientes instrucciones:

- El almacenista deberá informar al ordenador del gasto la novedad.

- El ordenador del gasto ordenará iniciar el proceso administrativo, de acuerdo con


la novedad presentada

- Con la apertura de la investigación, la autoridad competente enviará copia de este


documento al almacén para realizar su proceso (salida o entrada) según el caso.
Sujeto por aplicación de la ley 1476 de 2011, “Por la cual se expide el régimen de
responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al
servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o
la Fuerza Pública”.

- La autoridad competente enviará copia de la apertura de la investigación al Grupo


de Contabilidad, con el fin de realizar los registros o ajustes contables a que haya
lugar.

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