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PROCESOS EN LA
UNIVERSIDAD DEL
VALLE
Cartilla de Trabajo
1
Dirección Universitaria
Junio 2009
2
Area de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Tel: 321 22 23
Mail: gicuv@univalle.edu.co
PROCESOS
GESTIÓN POR
INSTRUCTIVO PARA LA
- PARTE 1. GENERALIDADES -
OBJETIVO
Brindar a la Comunidad
Universitaria, una guía
metodológica para
realizar una Gestión
eficaz de los Procesos y
Procedimientos.
4
CONTENIDO
1. ASPECTOS CONCEPTUALES
• Procesos
• Gestión por Procesos
• Mapa de Procesos
• Indicadores
5
INTRODUCCIÓN
Hoy en día las técnicas más actualizadas en
el control de la gestión reservan un lugar
especial a los conceptos de actividad y de
proceso. El éxito de toda organización
depende, cada vez más, de que sus
procesos estén alineados con sus
estrategias, misión y objetivos. Detrás del
cumplimiento de un objetivo, se encuentra
la realización de un conjunto de actividades
que a su vez, forman parte de un proceso.
Es por ello que el principal punto de análisis
en la organización lo constituye,
precisamente, la gestión basada en los
procesos que la integran. De ahí que el
enfoque de procesos, sea hoy una
herramienta tan poderosa por su capacidad
de contribuir de forma sostenida a los
resultados, siempre que la organización
diseñe y estructure sus procesos pensando
en sus usuarios.
6
ASPECTOS
CONCEPTUALES
7
¿QUÉ SON LOS PROCESOS?
En cada actividad que realizamos
utilizamos una serie de materias primas
o insumos, desarrollamos acciones y
como consecuencia obtenemos un
resultado. Estos son los tres
componentes básicos de un proceso. No
hay producto o servicio que no sea
el fruto de un proceso de trabajo.
PROCESO
ENTRADAS PRODUCTOS O
SERVICIOS
8
¿QUÉ SON LOS PROCESOS?
Otra connotación de proceso puede
definirse como el conjunto de pasos que
se realizan de forma sucesiva en
distintas dependencias, con el objeto de
transformar una serie de entradas
específicas en una salidas (bienes o
servicios) deseadas, añadiendo valor.
9
¿QUÉ SON LOS PROCESOS?
Todo proceso debe tener un
responsable designado que asegure su
cumplimiento, eficacia y control. Tiene
que ser capaz de satisfacer el ciclo
estratégico de mejoramiento PHVA
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
10
¿QUÉ SON LOS PROCESOS?
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QUÉ ES UN
PROCEDIMIENTO?
Conjunto o sucesión de pasos,
ampliamente vinculados y
cronológicamente dispuestos, realizados al
interior de la entidad por las personas y
dirigidos a precisar la forma de hacer algo,
incluyendo el qué, cómo y a quién
corresponde el desarrollo de una tarea.
12
QUÉ ES UN
PROCEDIMIENTO?
• Un Procedimiento es el documento que
contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de un
proceso.
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¿QUÉ ES LA GESTIÓN POR
PROCESOS?
• La gestión por procesos consiste en
administrar integralmente cada una de
las procesos que la organización realiza.
Los sistemas que constituyen un conjunto
de procesos, coordinan las funciones
independientemente de quien las realiza.
15
¿QUÉ ES LA GESTIÓN POR
PROCESOS?
• En la gestión por procesos concentra la
atención en el resultado de los éstos y no
en las tareas o actividades. Hay
información sobre el resultado final y
cada quien sabe como contribuye su
trabajo individual al proceso global, lo
cual se traduce en una responsabilidad
con el proceso y no con su tarea
personal.
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Objetivos Fundamentales de la
Gestión por Procesos
• Conseguir que los procesos sean más
eficaces, es decir, que produzcan los
resultados deseados.
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¿QUÉ ES EL MAPA DE
PROCESOS?
18
¿CLASIFICACIÓN DE LOS
PROCESOS?
El mapa de procesos esta compuesto
principalmente de tres tipos de procesos que
siguen una secuencia lógica.
Usuarios
Usuarios
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Procesos estratégicos.
Están vinculados a procesos de la dirección y
principalmente a largo plazo. Se refieren a
procesos de planificación.
Procesos operativos.
Están ligados directamente con la realización del
producto o la prestación del servicio. Tienen un
mayor impacto sobre la satisfacción del usuario.
Procesos de apoyo.
Proveen los recursos que necesitan los demás
procesos. Están relacionados con recursos.
19
¿CLASIFICACIÓN DE LOS
PROCESOS?
Tomando en cuenta estos tres tipos de procesos
deberán ser identificados los procesos y
representarlos tal como se muestra en el siguiente
diagrama.
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
20
INDICADORES DE LOS
PROCESOS
21
CLASES DE INDICADORES:
• DE EFICACIA: Grado en que se
logran las actividades planificadas.
Cuántos de los resultados esperados se
alcanzaron.
Disponibles a tiempo.
23
ANÁLISIS DE LOS
INDICADORES
24
DOCUMENTACIÓN DE
LOS PROCESOS
25
REPRESENTACIÓN DE LOS
PROCESOS
DIAGRAMAS DE FLUJO
La descripción de las actividades de un
proceso deberá llevarse a cabo de
manera gráfica a través de un
diagrama de flujo, donde se puedan
representar estas actividades de forma
secuencial y escalonada, tal como se
muestra a continuación:
26
SÍMBOLOS MÁS USADOS PARA LA
DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS:
27
CARACTERIZACIÓN DE LOS
PROCESOS
28
PLAN DE CALIDAD
30
HERRAMIENTAS
MEJORAMIENTO DE
PROCESOS
31
CICLO DE GESTIÓN BÁSICO
– CICLO PHVA
A P
Definir las
ACTUAR Metas PLANEAR
Actuar Definir
los métodos
Correctivamente que permitirán
alcanzar las metas
propuestas
Educar y
Verificar los Entrenar
resultados
de la tarea Ejecutar
ejecutada la tarea y
recoger
V los datos H
VERIFICAR HACER
32
LA RUTA DE LA CALIDAD
33
PASOS DE LA RUTA DE LA
CALIDAD
Existen 7 pasos para analizar y solucionar
problemas:
1. Problema:
Identificar el problema.
2. Observación:
Reconocimiento de las características del
problema.
3. Análisis:
Búsqueda de las principales causas.
4. Acción:
Acción para eliminar las causas.
5. Verificación:
Confirmación de la efectividad de la acción.
6. Estandarización:
Eliminar permanentemente las causas.
7. Conclusión:
Revisión de las actividades y planeación del
trabajo futuro.
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Area de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Tel: 321 22 23
Mail: gicuv@univalle.edu.co
PROCESOS
UNIVERSIDAD -
GESTIÓN POR
- PARTE 2. DOCUMENTOS DE LA
CONTENIDO
1. MAPA DE PROCESOS UNIVALLE
• Subsistemas
• Procesos
• Descripción de los Procesos
• Subprocesos
• Listado Maestro de Procesos y
Procedimientos
• Resumen Indicadores
2.DOCUMENTACIÓN DE LOS
PROCESOS.
PROCESOS
• Pasos para Documentar procedimientos
• Caracterización de Procesos
• Normograma
• Indicadores
• Plan de Calidad
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Mapa de Subsistemas
(Ver Anexo a la
Cartilla)
37
Mapa de Procesos
38
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
39
Estratégicos
Proceso de Planeación Institucional: A
través de éste se definen las estrategias y
objetivos de la Universidad, buscando
mejorar su desempeño y dar respuesta a las
necesidades de la Comunidad Universitaria y
la sociedad en general.
40
Misionales
41
Misionales
Proceso de Extensión y Proyección
Social: A través de éste proceso se busca
la interacción con la sociedad en la
búsqueda de alternativas de solución a sus
problemas, promoviendo la generación de
conocimiento en los ámbitos de la
consultoría, asesoría y articulación con el
sector productivo.
42
Apoyo
Gestión Financiera: Proceso a través del
cual la Institución garantiza la gestión
eficiente de los recursos financieros de la
Universidad del Valle.
44
Evaluación
Autoevaluación: Procedimientos que
permiten medir la efectividad de los controles
en los diferentes procesos y los resultados de la
gestión en tiempo real, verificando su
capacidad para cumplir las metas y resultados y
tomar las medidas correctivas que sean
necesarias al cumplimiento de los objetivos
previstos por la Institución.
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Mapa de Subprocesos
46
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
47
Listado Maestro de
Procesos y
Procedimientos
(Ver anexo a la
cartilla)
48
Resumen Indicadores
por Subproceso
(Ver anexo a la
cartilla)
49
Documentación de
los procesos
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Pasos para
Documentar
Mayor Información: http://procesos.univalle.edu.co
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1. Levantamiento de
Información:
Procedimientos, Responsable del Procedimiento
Políticas de
Operación
2. Aprobación del
procedimiento por
parte del Responsable del Subproceso
responsable del
subproceso
4. Elaboración de
documentos
Gestor de Calidad del Subproceso
5. Aprobación del
documento por parte Responsable del Subproceso
del Responsable del
subproceso
6. Revisión del
Documento
Área de Calidad y Mejoramiento
7. Publicación del
Documento Área de Calidad y Mejoramiento
8. Divulgación y
capacitación en el Responsable del Subproceso
documento
51
Manuales de
Procedimientos
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FORMATO PARA LEVANTAR PROCEDIMIENTOS
RECTORÍA PROCEDIMIENTO
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Código Manual
Área de Calidad y Mejoramiento No. Procedimiento
Versión
Fecha Implementación
PROCESO:
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO:
REFERENCIAS NORMATIVAS
DEFINICIONES
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
F - 04 – MP – 12 - 01- 02
V-01-2008
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FORMATO PARA DOCUMENTAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
54
F - 05 – MP – 12 - 01- 02
V-01-2008
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Caracterización de
Procesos
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RECTORÍA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Código:
Área de Calidad y Mejoramiento Versión: Fecha Implementación:
SUBSISTEMA: OBJETIVO:
PROCESO:
SUBPROCESO: ALCANCE:
RESPONSABLE:
DOCUMENTOS DE
PROVEEDOR ENTRADA ACCIÓN P H V A SALIDA USUARIO REGISTROS
REFERENCIA
F - 06 – MP – 12 - 01- 02
INDICADORES RECURSOS REQUISITOS
Económicos: Legislación:
Personal: Institución:
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS Equipos y Herramientas:
Norma:
F - 06 – MP – 12 - 01- 02
V-01-2008
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Normograma
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RECTORÍA NORMOGRAMA
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Código: Página:
Área de Calidad y Mejoramiento Versión: Fecha Implementación:
SUBSISTEMA: SUBPROCESO:
PROCESO: RESPONSABLE:
F - 07 – MP – 12 - 01- 02
V-01-2008
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Caracterización de
Indicadores
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RECTORÍA CARACTERIZACIÓN DE INDICADORES
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Código: Página:
Área de Calidad y Mejoramiento Versión: Fecha Implementación:
SUBSISTEMA: PROCESO:
SUBPROCESO:
INDICADOR MEDICIÓN
Tipo Nombre Fórmula Medida Responsable Periodicidad Base Meta
F - 08 – MP - 12 – 01 - 02
V-01-2008
61
Plan de Calidad
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RECTORÍA Código: PLAN DE CALIDAD
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Versión:
Área de Calidad y Mejoramiento
PROCESO:
F - 09 – MP – 12- 01- 02
V-01-2008
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Ejemplo 1
PROCESO: INVESTIGACIÓN Y
GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO
(Ver anexo a la
cartilla)
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Ejemplo 2
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
(Ver anexo a la
cartilla)
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