DOCUMENTACION INTERNA Y EXTERNA

Para hablar de Tipo documental hay que diferenciar primero entre caracteres
externos e internos de los documentos.
 Externos: hablamos de caracteres externos cuando nos referimos como
es el documento físicamente: clase y tipo documental, formato, etc.
 Internos: Que se refieren a las partes de las que consta un documento:
productor o entidad, fecha, etc.
Cuando se hace habla de tipo documental se refiriere a la clase de documento
es, es decir la forma, a las taxonomías de los documentos (contenido y
estructura física del documento). Es posible que haya infinidad de tipos
documentales tales como: informes, facturas, correspondencia, etc. y, por tanto.
son similares en cuanto sus caracteres internos.
Hay que aclarar otros conceptos como serie documental y Unidad documental
La serie documental: se refiere a un conjunto de documentos que tienen un
mismo origen, es decir, que responden a una misma función administrativa,
tienen el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite. Además,
estos documentos, tienen características similares en lo que se refiere a su
contenido. A veces también tienen similitudes en su aspecto externo.
Unidad Documental compuesta (expediente): es una unidad organizada de
documentos (varias unidades simples) que han sido reunidos por cualquiera de
estas razones:
 Por el productor, para su uso corriente
 Durante el proceso de organización archivística (porque se refiere al
mismo tema, actividad o asunto
Unidad Documental simple (documento): se refiere a la unidad documental
archivística más pequeña que existe, esta unidad no puede ser dividida en más
parte de lo que ya es, son por ejemplo una fotografía, un informe, etc. No todas
las unidades documentales simples tienen que estar dentro de un expediente,
pero todos los expedientes están formados por unidades documentales simples.
 Documentos internos
Aquellos documentos emitidos en la nuestra organización. Es el documento que
ha creado y aprobado la organización dentro del ámbito del sistema de gestión.
Tipos de documentos
1.Correspondencia comercial: cartas, memorandos, circulares, telegramas.
2.Documentos especiales: actas, informes, certificados, constancia,
escrituras.
3.Documentos contables: cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas,
cheques, letras, pagarés.
4. Documentos legales: decretos, leyes, resoluciones, hojas de vida,
solicitudes de empleo.
Características:
Internas: se refieren a la lengua empleada (latín, castellano), al autor, al
destinatario, al formulario y sus cláusulas y al contenido o mensaje.
Externas: corresponden a la materia o al soporte (pergamino, papel, cinta,
disquete, etc.), al medio utilizado para fijar el contenido del documento (escritura:
arial, itálica; dibujos y colores), formato (tamaño: cuadernillos, folio.), signos
especiales y visibles (sellos, ruedas, letras iniciales)
Clasificación de los documentos internos
Circular: Documento de uso interno que se dirige a una autoridad superior, con
el cual dan a conocer los temas más importantes de una empresa.
-Memorándum: Documento administrativo, público y comercial, de formato
pequeño y texto breve, utilizado en las comunicaciones interna de una entidad,
familiarmente llamado MEMO.
-convocatoria: Es un documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo
de personas para tratar en un lugar determinado, los temas figuran en la propia
convocatoria.
-Acta de junta (minuta): Es un documento escrito con una redacción muy breve
y escueta que servirá de base para elaborar, el acta formal.
-informes: Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más
simple hasta aquel que cubra requisitos más formales, ambos tienen como
propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a
la cual pertenecen o tienen algún vínculo, de igual manera son el material que
ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.
 Documentos externos
Se entiendo como todo aquel que es necesario para el sistema de gestión de la
calidad o que deriva de mismo. Pero no han sido elaborado por la empresa.
Los documentos externos son.
1.Los documentos de pago: Existen diferentes tipos de pago, con este
documento se hace más fácil adquirir un bien o servicio sin necesidad de pagar
de contado. Los documentos de pago son:
 Cheque: Es un documento mercantil por el que un banco o entidad de
crédito se obliga al pago de una determinada cantidad por orden de uno
de sus clientes y con cargo a su cuenta bancaria.
 Crédito: Facilitan la compra.
-Pagaré: El pagaré es el más importante de los títulos lineales o de obligación
directa; contiene la obligación cerrada que contrae el emisor de entregar al
acreedor o a su orden, una suma determinada de dinero a fecha cierta.
-Tarjetas de Crédito Permiten a su titular adquirir bienes y servicios sin efectuar
su pago inmediato.
 Orden compra.
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio convenido. de compra. La orden de compra es una
autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.
Cuando el proveedor acepta la orden de compra se configura un contrato de
compra vinculante.
 entre otros.

2.Los comprobantes de pago: es un documento que acredita la transferencia

de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios. El comprobante de
pago es un documento formal que avala una relación comercial o de
transferencia en cuanto a bienes y servicios se refiere.
Puede ser entre otros:
Las facturas: Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una
compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la
operación. Podemos decir que es una acreditación de una trasferencia de un
producto o servicio tras la compra del mismo. Emitir una factura tiene carácter
obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la
operación comercial.
Boleta de venta: Este documento es viable para las personas que se consideran
consumidores finales. En pocas palabras los receptores (compradores) no
forman parte de una empresa o comercio, simplemente son personas naturales
que no tienen la obligación monetaria (suficientes ingresos anuales) como para
pagar impuestos al Estado por cada venta que realicen.
Liquidaciones de compra: En este particular son las empresas las que les
compran productos o servicios a personas naturales en pequeñas cantidades.
Estos receptores (compradores) no tienen la posibilidad de comprobar la
residencia del emisor (vendedor). El motivo es que son personas alejadas de la
vida urbana. Por ejemplo, mineros, recolectores de desechos, artesanos,
agricultores entre otros.
Cintas de máquinas registradoras: Este comprobante se entrega en ventas
comunes a consumidores finales, en el no se incluye el pago de impuestos a
menos que el receptor (comprador) exija factura fiscal, para este caso el emisor
(vendedor) debe incluir en ticket los datos personales del comprador (razón
social, dirección entre otras) para que así el documento tenga validación fiscal.
Recibo por arriendo de muebles o inmuebles: Este documento debe ser
emitido cuando una persona arrienda bien sea un inmueble (casa) o muebles
(carros, grúas entre otros) para dar fe de que el receptor tiene derechos y
garantías por un límite de tiempo.
Guía de remisión de transportista: Este caso es válido solo para transportistas
que se encargan de llevar de un lugar a otra mercancía, el mismo da fe de que
los bienes son propiedad de terceros y que el solo se limita a transportarlos.
Cada remitente (dirección) y cada carga (camión, carro entre otros) debe llevar
su documento correspondiente indicando la razón social de cada cliente.
Guía de remisión de remitente: En este caso en particular hablamos del
traslado de una mercancía, bien sea dentro de una empresa de un departamento
a otro o inclusive de un país a otro como por ejemplo la aduana. Cuando
hablamos de remitente entendemos que es el dueño del producto y por motivos
de préstamos, compra o venta desea trasladarlo. Dicho documento da fe de que
quiere trasladarlo y darlo en consignación a otra persona.
Boleto de viaje: Este documento es el que los transportistas deben realizar a
sus pasajeros para validar los costos de sus servicios de traslado, la validación
fiscal solo es posible si el comprador (receptor) lo solicita.

Material compilado por: Josefina Acuña Castellanos

Bibliografía
 Barbadillo Alonso, Javier [2011]: Las normas de descripción archivística:
qué son y cómo se aplican. Gijón. Trea.
 Cruz Mundet, J. R. [2011]: Diccionario de Archivística. Madrid. Alianza
 Duque Fuente leja, Belén. Conceptos básicos de Archivística. UNED y
Fundación Carlos Amberes.
 Heredia Heredia, Antonia [1995}: Archivística general: teoría y práctica.
Sevilla. Diputación provincial.
 López Hernández, Instructora de Archivística Sena Antioquia.
 Archivo general dela Nación, cartilla de ordenación documental.
 Pescador, M. C.: “El archivo. Instrumentos de trabajo.” Madrid: Norma,
1986
 Heredia, A.: “Manual de instrumentos de descripción documental.”
Sevilla: Diputación Provincial, 1982.

Web grafía
https://www.archivogeneral.gov.co/
https://www.r2docuo.com/es/gestion-documental