Evo 125 y 150

SBU ANDES
CADENA DE SUMINISTROS
Revisión 04
POLÍTICA DE COMPRAS Ref.: COM-ABA-POL-01L
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BITACORA MODIFICACIONES
Revisado
Fecha Versión Descripción Aprobado por
por
Alejandro Izzo
Alexis Zeballos
Carlos Sforza
Febrero 2014 01 Establecimiento de política Norberto Corredor
Cristián Antúnez
Hernán Jijena
Laura Gamboa
Eliminación aprobación
Abril 2014 02 Carlos Sforza Tina Fink
CATS en SAP
Mayo 2014 03 Revisión & Agregados Carlos Sforza

Diciembre 04 Revisión general,
2014 actualización e inclusión de
aclaratoria sobre la Carlos Sforza Norberto Corredor
documentación soporte de
decisión de adjudicación
APROBACIONES
Actividad Elaborado por Revisado por Control Interno Aprobado por
Francisca Estay
Cristián Antúnez
Nombre Alejandro Izzo Pablo Iturralde Norberto Corredor
Carlos Sforza
Nenrod Morales
Fecha Febrero 2014 Diciembre 2014 Diciembre 2014 Diciembre 2014
Firma
Política de Compras
Contenidos
__________________________________________________________________
1 Objetivo .............................................................................................. 3
2 Alcance y fecha de entrada en vigencia .......................................... 3
3 Políticas y procedimientos aplicables ............................................. 3
4 Política y procedimientos ................................................................. 3
4.1 Solicitudes de pedido (solped) ...................................................................... 3
Estrategia de liberación de solicitudes de pedido ....................................................... 4
4.2 Cotizaciones, licitación competitiva y contratos ............................................ 5
Cotizaciones ................................................................................................................ 5
Licitación competitiva .................................................................................................. 6
Contratos ..................................................................................................................... 6
4.3 Pedidos de compra ....................................................................................... 6
Grupos de compra para el procesamiento de solicitudes de pedido, pedidos de
compra y contratos en SAP ......................................................................................... 7
Estrategia de liberación de pedidos de compra .......................................................... 8
Categorías exentas de la emisión de pedidos de compra .......................................... 8
Respaldos y documentación de pedidos de compra .................................................. 9
4.4 Modificaciones en los pedidos de compra .................................................. 10
4.5 Contratos .................................................................................................... 10
4.6 Pedidos de compra abiertos ....................................................................... 11
5 Excepciones ..................................................................................... 11
5.1 Proveedor nominado .................................................................................. 11
5.2 Proveedor único ......................................................................................... 12
5.3 Emergencias............................................................................................... 12
Procedimientos a seguir por el solicitante ................................................................. 12
Estrategia de liberación de solicitudes de pedido de emergencias .......................... 13
Estrategia de liberación de pedidos de compra de emergencias ............................. 13
6 Recepción de materiales ................................................................. 14
7 Devoluciones al proveedor ............................................................. 14
8 Recepción de servicios ................................................................... 14
9 Contabilización y Pago de facturas ............................................... 15
10 Limpieza de documentos de compra ............................................. 15
Limpieza de solicitudes de pedido ............................................................................ 15
Limpieza de pedidos de compra ............................................................................... 15
Limpieza de reservas ................................................................................................ 15
11 Limpieza datos maestros de proveedores .................................... 16
12 Anexos .............................................................................................. 17
12.1 Anexo n°1: Acuerdo de nivel de servicios (SLA) ......................................... 17
12.2 Anexo n°2: Formulario justificación compra nominada................................ 18
12.3 Anexo n°3: Formulario emergencias ........................................................... 20
12.4 Anexo n°4: Lista proveedores únicos.......................................................... 21
Versión Página Revisa Fecha

COM-ABA-POL-01L
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1 Objetivo
La siguiente política establece los lineamientos a seguir para la compra de bienes y servicios
requeridos por AES Argentina, AES Gener y sus filiales en Chile y extranjero, para el normal
desarrollo de sus actividades, teniendo en cuenta los valores de AES y los principios de
transparencia, ética, costo total, responsabilidad y calidad, a total satisfacción de los clientes
internos.
2 Alcance y fecha de entrada en vigencia

Esta política es válida para los negocios AES Argentina, AES Gener y sus filiales en Chile y
extranjero, todas ellas en adelante, la compañía. Deberán cumplir el propósito expresado en este
documento, todas las personas que tengan alguna relación con labores de compras.
Quedan excluidas de esta política las compras de cal, diésel, gas, biomasa y carbón junto a sus
costos indirectos, seguro, flete y liquidaciones de estadía, las cuales son gestionadas por la
Dirección de Combustibles así como las compras asociadas a la Dirección de Comercial tales
como energía, potencia y peaje.
La fecha de entrada en vigencia de esta política es Abril de 2014.
3 Políticas y procedimientos aplicables

Este documento tiene como referencia la política global de AES Corp. N° 000120 “Procure to Pay
Policy”.
La compañía podrá mantener procedimientos específicos para cada negocio que complementen
esta política. Se considerarán válidos sólo aquellos procedimientos enumerados y aprobados por
Control Interno.
4 Política y procedimientos
4.1 Solicitudes de pedido (solped)
Se requiere una solicitud de pedido en SAP para iniciar el proceso de adquisición a fin de comprar
todos los bienes y servicios de la compañía, salvo para los conceptos mencionados en el punto 4.3
de esta política.
Las solicitudes de pedido de materiales o servicios son creadas por los usuarios, excluyendo
aquellas solicitudes por materiales de stock, que son creadas desde un proceso automatizado de
Planificación de Requerimiento de Materiales (MRP) y deberán contener, como mínimo:
 Una especificación clara, completa y precisa de los materiales o servicios a comprar. La

especificación técnica no debe contener condiciones comerciales y debe considerar, toda vez
que aplique, las consideraciones de seguridad y medio ambiente que deben formar parte de
una posterior solicitud de cotización o licitación.
 Código del material o del servicio, si procede.
 La mejor estimación posible del valor del material o servicio, que puede estar basado en un
cálculo referencial, monto en presupuesto o en el máximo que el solicitante está dispuesto a
incurrir. No se procesarán requerimientos con valores no representativos (por ejemplo, valor
igual a USD 0)
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 Entrega requerida o cronogramas de cumplimiento que sean realistas y específicos, que

consideren tanto el tiempo de gestión de compra (anexo n°1) como los plazos de entrega por
parte del proveedor y las inspecciones técnicas, si procede.
 Requerimientos de calidad y métodos de inspección y entrega, incluyendo requisitos de la
documentación (certificados, protocolos, planos u otros) a suministrar por el proveedor.
 Correcta información de cuentas contables, centro de costo, elementos PEP, códigos de activo
fijo, grupos de artículo.
Las solicitudes de pedido deben autorizarse conforme a los límites de aprobación establecidos. En
ningún caso es aceptable fraccionar una solicitud de pedido para acceder a un límite de
aprobación menor.
Todas las solicitudes de pedido emitidas en SAP, distintas a las que se generan en el proceso
MRP mediante un pedido planificado, seguirán el proceso de aprobación automatizado definido en
las estrategias de liberación de cada negocio.
Estrategia de liberación de solicitudes de pedido
Las siguientes tablas corresponden a la estrategia de liberación de solicitudes de pedido:
AES Argentina, Termoandes, AES Gener y filiales en Chile:
Monto Aprobador
USD 0 - 100.000 Nivel 01
USD 100.000,01 - 1.000.000 Nivel 01 + Nivel 02
USD 1.000.000,01 - 6.500.000 Nivel 01 + Nivel 02 + Nivel 03
más de USD 6.500.000 Nivel 01 + Nivel 02 + Nivel 03 + Nivel 04
AES Chivor:
Monto Aprobador
USD 0 - 15.000 Nivel 01
USD 15.000,01 – 50.000 Nivel 01 + Nivel 02
más de USD 50.000 Nivel 01 + Nivel 02 + Nivel 03
Cada centro de costo deberá contar con un aprobador de cada nivel, que puede ser asignado
según los niveles de cargo antes descritos e incluirá sólo personal con contrato vigente. Personal
1
externo no deberá contar con perfiles de aprobador de solicitudes de pedido en SAP .
La función de aprobación de solicitudes de pedido debe estar separada a la función de emisión o

creación de solicitudes de pedido y/o de la emisión de orden de mantenimiento. Ningún aprobador
deberá autorizar una solicitud de pedido emitida por él mismo.
Adicionalmente, ningún usuario que realice actividades de pago a proveedores (Cuentas por
Pagar, Tesorería) o que pertenezcan a las áreas de Compras, deberá tener acceso a emitir
solicitudes de pedido.
1
Aprobaciones de solicitud de pedido por Centro de Costo se implementará gradualmente.
Mientras se realiza el cambio, las demás unidades mantendrán su estrategia de liberación de
solicitud de pedido por jerarquía organizacional (Recursos Humanos)

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Las solicitudes de pedido deben ser revisadas, para asegurar que contengan descripciones o
referencias técnicas adecuadas y suficientes para iniciar el proceso de cotización y compra.
El aprobador de solicitudes de pedido deberá revisar, al menos:
 La validez de los requisitos, tanto desde la perspectiva operativa como desde la

presupuestaria. Cualquier desembolso no presupuestado debe tener aprobaciones según las
políticas de la compañía.
 Cantidades solicitadas.
 Que la descripción de lo requerido sea clara y contenga toda la información necesaria para
iniciar el proceso de cotización y compra.
 Fecha de entrega dentro de los parámetros estándar.
 Que la información contable sea la adecuada y correcta.
El aprobador devolverá las solicitudes de pedido que no contengan suficiente información o que no
incluyan la documentación debida a fin de permitir el inicio de la acción de compra o que de otro
modo no cumplan con los requisitos reglamentarios.
La aprobación de la solicitud de pedido implica la aceptación de la necesidad de compra y

del monto asignado a la misma por parte del área solicitante.
Una vez que la solicitud de pedido está aprobada por el nivel máximo correspondiente, según su
monto total, el comprador dará comienzo a su tratamiento y deberá convertirse en pedido de
compra o eliminarse según se establece en el punto 10 de esta política.
Para compras no procesadas a través del MRP y de valor sobre el límite de Compliance (USD
50.000 o 100.000, según el negocio), la solicitud de pedido aprobada será retornada al usuario si
tiene una diferencia de precio respecto al que se indique en el pedido de compra que supere el
2
10% de valor de la SolPed o USD 25.000 .
4.2 Cotizaciones, licitación competitiva y contratos

Todas las compras deben tener claramente documentado el proceso de la decisión de adjudicación
al proveedor incluyendo las excepciones de proveedor nominado o proveedor único según lo
establecido en esta política.
Cotizaciones
Una vez que la solicitud de pedido está aprobada por los niveles correspondientes, el comprador
dará comienzo al tratamiento de la misma.
2
Para AES Chivor, se retornarán al usuario todas las solicitudes de pedido cuya diferencia de
precio respecto al pedido de compras supere el 10% de valor de la SolPed o USD 10.000

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El número mínimo de cotizaciones de cada pedido de compra está definido de acuerdo a su monto:
Monto pedido de N° mínimo de

compra cotizaciones
Menor o igual a “A” 1

Mayor a “A” 3
Donde “A” equivale a:
AES Argentina y Termoandes: USD 5.000

AES Chivor, AES Gener y filiales en Chile: USD 10.000
Se deberá indicar en las peticiones de oferta el plazo máximo para la presentación de cotizaciones,
los contactos para consultas técnicas y la fecha para la visita técnica en los casos que aplique.
Licitación competitiva
Se requiere un proceso de licitación competitiva (RFXs) para todas las compras que superen los
USD 50.000.
Para la licitación aplica el mismo número de oferentes vs. monto de la compra, teniendo en
consideración que en caso de que un proveedor que haya participado de la licitación presenta al
momento de ofertar una carta escusa, esta será considerada como cotización en caso que existan
al menos dos oferentes válidos adicionales.
Una vez que el usuario analice las propuestas técnicas, este deberá notificar a Compras según se
establezca en los procedimientos locales. Luego, Compras considerará las ofertas económicas
sólo de los proveedores que hayan sido aprobados técnicamente.
Contratos
Los procesos de cotización y licitación competitiva deben formalizarse mediante un contrato bajo
los siguientes criterios:
Para servicios, toda contratación por servicios que tengan duración igual o superior a 3 meses, o
que por sus desembolsos individuales o acumulados supere la cantidad de USD 500.000, deberá
3
contar con la firma de un contrato .
Para materiales, toda compra de bienes cuyo costo sea mayor a USD 1.000.000 y que tenga
4
clasificación A dentro de la categorización ABC .
4.3 Pedidos de compra

Los pedidos de compra deben ser aprobados en SAP, para asegurar que las compras se realicen
de acuerdo a las políticas del negocio. Quienes participan de las aprobaciones de pedidos de
compra en SAP son los responsables de velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos
vigentes.
3
En AES Chivor, sobre USD 50.000
4
En AES Chivor, sobre USD 150.000

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La compañía faculta a quienes ocupan las posiciones que participan de las estrategias de
liberación para aprobar documentos SAP por los montos señalados. Esta configuración de montos
y aprobadores puede ser distinta a la estructura de poderes de la compañía.
Para la emisión de un pedido de compras, se deberá contar con cotizaciones de acuerdo a los
límites establecidos en el punto 4.2 de esta política, o cumplir con las aprobaciones a las
excepciones (punto 5 de este documento).
La función del aprobador de pedidos y la del emisor de pedidos de compra, debe estar separada
del encargado de la mantención de datos maestros de proveedores.
El pedido de compra deberá incluir la siguiente información:
 Una descripción breve, en lenguaje sencillo, de la naturaleza y el propósito de la compra

 Una especificación o descripción clara y precisa del trabajo, si procede
 Código de material o servicio, si procede
 Clase de valoración, si procede
 Nombre, dirección, punto de contacto y número de teléfono del proveedor
 Dirección de envío/términos de envío
 Dirección de facturación
 Condición de pago
 Tipo de embarque (aéreo, marítimo o terrestre) y lugar mencionado en el incoterm, si procede
 Fecha de entrega/terminación, si procede
 Número de ítem, si procede
 Descripción completa de los ítems o servicios que identifican todos los requisitos pertinentes, si
procede
 Cantidad, unidad de medida, precio unitario y total para cada ítem
 Firma(s) autorizada(s) y/o aprobación electrónica
 Cualquier cláusula sobre mano de obra, impuestos, seguridad, medioambientales o legales
requerida localmente
 Cláusula de compliance, si procede
Grupos de compra para el procesamiento de solicitudes de pedido, pedidos de compra y

contratos en SAP
Los grupos de compra en SAP definen la estrategia de liberación de la compra. Estos son:
Grupos de compra en SAP

AES Gener y
AES Argentina AES Chivor
Termoandes
Materiales 101 321 501
Servicios 102 322 502
Proyectos 103 329 -
No-SUMI 110 - -
Emergencias 130 300 555
Nominadas 131, 132 323, 324 504, 505

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Estrategia de liberación de pedidos de compra
A continuación, se muestra la estrategia de liberación de pedidos de compra:
AES Gener. Materiales y Servicios:
Monto Aprobador
USD 0 – 1.000 Comprador
USD 1.000,01 - 50.000 Jefe Compras
USD 50.000,01 - 100.000 Jefe Compras + Gerente Cadena de Suministros
USD 100.000,01 – 1.500.000 Jefe Compras + Gerente Cadena de Suministros + Compliance
Jefe Compras + Gerente Cadena de Suministros +
USD 1.500.000,01 - 6.500.000
Director Servicios Compartidos + Compliance
más de USD 6.500.000
Director Servicios Compartidos + VP de Operaciones + Compliance
AES Argentina, AES Chivor y Termoandes. Materiales y Servicios:
Monto Aprobador
USD 0 – 1.000 Comprador
USD 1.000,01 - 50.000 Jefe Compras
USD 50.000,01 - 1.500.000 Jefe Compras + Gerente Cadena de Suministros + Compliance
USD 1.500.000,01 - 6.500.000
Categorías exentas de la emisión de pedidos de compra
Las categorías de servicios exentas del proceso de compras (emisión de solicitud de pedido y
pedido de compra) son:
Categorías
Acuerdos extra judiciales (no incluye comisión abogados) Honorarios directores
Arreglos florales Impuestos municipales, patentes comerciales
Artículos de escritorio, fotocopias, plastificados, tarjetas de

Mensajería, Courier, estampillas
visita
Avisos junta, pago dividendo, publicitarios Multas
Beneficios de RRHH o a empleados, capacitación,

Pagos de impuestos
honorarios y gastos relacionados
Comisiones bancarias Payroll fees
Contribuciones bienes raíces Publicaciones legales
Conceptos asociados a gastos de Comercial (ISA, SIC, Rendición de gastos por avances a rendir (incluye caja chica
CND, FAZNI, PLIEGOS) – Sólo aplicable a Chivor y tarjetas de crédito)

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Categorías
Cuotas y membresías Reubicación personal
Derechos de agua Royalties, derechos de marca
Donaciones Seguros (ej.: responsabilidad civil)
Exámenes médicos, exámenes pre-ocupacionales, servicios

de medicina prepagada, póliza hospitalización y cirugía, Seminarios
planes complementarios de salud
Gastos alimentación (comidas, bebidas) Servicio head hunter, empresas selección personal
Gastos básicos (agua, luz, gas, TV por cable o satelital) Servidumbres
Gastos financieros, intereses Suscripciones (ej.: diarios y revistas)
Gastos notariales Transacciones confidenciales de empleados
Gastos viajes (pasajes, alojamiento, peajes)
Adicionalmente, aunque recomendada, es opcional la confección de orden de compra para las

transacciones menores a USD 1.000 (excepto MRP o materiales que deban ser guardados en
almacén).
En caso de no realizar la orden de compra, la factura deberá ser aprobada y firmada de acuerdo a
los lineamentos de aprobación de gastos, debiendo enviarse al área de cuentas por pagar, la que
será procesada bajo el procedimiento vigente de factura conformada (FI).
Respaldos y documentación de pedidos de compra
Los Departamentos de Compras deberán mantener archivada electrónicamente, en un único lugar

previamente establecido al menos la siguiente documentación:
 Copia de cotizaciones o licitación

 Criterio de selección de proveedor.
o Planilla comparativa con los parámetros o criterios de decisión definidos,
 Los criterios pueden ser cuantitativos y cualitativos. Cuando algún criterio de
adjudicación se base en aspectos no cuantitativos se deberá dar el puntaje
claro en la matriz de evaluación,
 Cuando exista un cambio en la recomendación de adjudicación entregada por
Cadena de suministro por parte del usuario, se deberán registrar por escrito los
motivos de su selección e incluir copia de cualquier documentación que
explique o justifique este cambio. Este cambio debe contar con la aprobación
del superior inmediato del solicitante y del gerente de compras respectivo.
 Para los procesos de licitación, se adjuntará Memo resumen que contenga el
análisis de los resultados de la matriz de evaluación. Como mínimo los
términos de cada propuesta, indicando claramente los descuentos y como se
producen los ahorros que serán informados, el proveedor adjudicado y los
motivos de adjudicación.

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 Formulario de compra nominada, si procede

 Copia del contrato firmado
 Formulario de aprobaciones gerenciales, si procede
 Toda correspondencia o correos asociados
 Documentación de cualquier cambio o actualización de precios
La documentación de pedidos de compra debe conservarse por un periodo de siete años y deberá
estar disponible para todos los aprobadores de pedidos de compra.
Los pedidos de compra deberán enviarse al proveedor seleccionado, salvo que se trate de
documentos emitidos para uso interno. El área de Compras tendrá la responsabilidad de enviar al
proveedor los pedidos de compra, para luego confirmar la recepción del pedido de manera
electrónica, según sea necesario.
4.4 Modificaciones en los pedidos de compra

Los Departamentos de Compras podrán hacer modificaciones a la información proveniente de la
solicitud de pedido al momento de la creación del pedido de compra en materias como: la cantidad
a comprar siempre cuando este cambio resuelva problemas de tamaño de lotes o cantidad óptima
de compra y corregir o complementar los textos asociados a la naturaleza de la compra. Estos
cambios siempre deben ser informados al usuario final al momento de realizarse.
Una vez aprobado el pedido de compras, los compradores podrán realizar cambios al documento
de compras siempre que la posición del pedido a modificar no haya sido recepcionada o no tenga
contabilizaciones de documentos tributarios. Estos cambios no generan una nueva liberación del
documento en SAP, por lo que el comprador deberá generar una nueva versión del documento.
Cuando el cambio realizado produzca una variación en el monto total de la compra, se reiniciarán
las aprobaciones del pedido de compra en SAP.
Si los cambios afectan las condiciones comerciales negociadas previamente, o cuando se trate de
cancelaciones a pedidos de compra emitidos, y siempre que esta cancelación no responda a
limpieza del sistema o errores administrativos, el Comprador enviará una notificación vía correo
electrónico al proveedor manteniendo informado al usuario en caso que afecte el normal desarrollo
de su trabajo.
4.5 Contratos
Los contratos, según los criterios mencionados en 4.2, deberán ser ingresados a SAP por un
5
Comprador, reflejando en exactitud las cantidades, precios y plazos negociados .
Los contratos cuentan con igual estrategia de liberación definida para los pedidos de compra en el
punto 4.3.
Para enviar el requerimiento al proveedor, será necesaria la emisión de un pedido de compras que
haga referencia al contrato SAP. Para esto se utilizará el tipo de documento NCT de pedido de
compra, cuya estrategia de liberación será:
Monto Aprobador
5
Los contratos de bienes podrán incluir cantidades referenciales, según lo determine el
Departamento de Compras de Materiales

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USD 0 - 50.000 Jefe Compras

más USD 50.000 Gerente de Cadena de Suministros
El pedido de compra NCT puede ser emitido por un Comprador, o por un usuario final. Si el emisor
es un Comprador, deberá contar con una solicitud de pedido aprobada en SAP. Por el contrario, si
el emisor es un usuario final, el pedido NCT puede ser emitido sin contar con una solicitud de
pedido previa. En este caso el pedido NCT reemplaza la solicitud de pedido SAP.
Los usuarios finales con acceso a emitir un pedido de compras NCT serán autorizados por el
Gerente de Cadena de Suministros, y Control Interno.
4.6 Pedidos de compra abiertos

Si el Departamento de Compras de Servicios considera necesario que algunas de las categorías
exentas al proceso de compras, listadas en el punto 4.3 de este documento, deben procesarse
mediante un pedido de compra, podrá emitir un pedido de compra abierto o tipo de documento
6
FO .
El documento de pedido de compra FO es de uso exclusivo del Departamento de Compras de

Servicios, y sólo está permitido para cubrir las categorías exentas al proceso formal de compras
(punto 4.3)
El documento de pedido FO no requiere de la emisión previa de una solicitud de pedido y su

liberación en SAP es equivalente a la de un pedido de compras de servicios, según punto 4.3.
5 Excepciones
5.1 Proveedor nominado
La compra nominada se refiere a la adjudicación directa de la compra a un proveedor seleccionado
por el usuario o por el comprador; que habiendo justificado dicha selección, la compra no tendrá
proceso de licitación o licitación competitiva.
Sólo se aceptarán nominaciones a aquellos proveedores para los cuales el usuario y Compras
determinen, en forma conjunta, que no existe alternativa posible.
Para procesar una compra dirigida a un proveedor nominado, Cadena de Suministros documentará
mediante el formulario de “Justificación compra nominada” (anexo n°2) y lo adjuntará al archivo de
la compra (en formato digital). Adicionalmente, se deberá procesar el pedido de compra mediante
los grupos de compra especiales creados para este propósito: grupos de compra 131, 132 (AES
Gener y Termoandes), 323,324 (AES Argentina) o 504,505 (AES Chivor)
6
Pedidos de compra FO sólo aplicable para Gener.

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La compra dirigida a un proveedor nominado puede tener dos orígenes:
a) Definida por el usuario; en este caso, el formulario de Justificación deberá contar con la
firma del máximo nivel que apruebe la solicitud de pedido correspondiente así como la
conformidad de la gerencia de Compras, o
b) Definida por el comprador al no poder conseguir la cantidad de ofertas indicadas
por el procedimiento; en este caso el formulario de Justificación deberá contar con la
firma del Jefe / Gerente de Compras de acuerdo al monto de la transacción.
Sin el formulario debidamente aprobado, los compradores no procesarán la compra.
5.2 Proveedor único

El negocio podrá mantener un listado de proveedores únicos vs. categorías de gasto, para aquellas
compras en donde no es posible encontrar más alternativas de abastecimiento por razones
técnicas, de calidad, seguridad o garantía. Este listado formará parte de esta Política (anexo n°4) y
su creación y modificación contará con la aprobación del Gerente de Cadena de Suministros.
Cada proveedor incluido en la lista de proveedores únicos deberá tener asociado un formulario de
proveedor nominado que tendrá validez por un año y deberá ser renovado a su vencimiento con la
participación de las áreas interesadas.
5.3 Emergencias
Definición de emergencia
Las compras que surgen para satisfacer necesidades críticas e imprevistas que requieren de una
solución inmediata por el impacto en la seguridad de las personas, el ambiente o el negocio son
tratadas como emergencias.
Se reconocen sólo los siguientes casos siempre que se requiera una solución inmediata:
 La salud o seguridad del personal / contratistas está afectada

 Hay peligro inminente de daño o perjuicio para el negocio
 Alguna fase de operación crítica puede experimentar una paralización
 El medioambiente o los alrededores de instalaciones pueden verse afectados o dañados
No ser capaz de anticipar las necesidades de compra no se considera una situación de

emergencia de buena fe. Si hay tiempo para notificar y dar algún tipo de aviso, entonces no existe
la situación de emergencia.
Procedimientos a seguir por el solicitante
Horario laboral normal: Toda las compras de emergencia que ocurren durante horas laborales
normales se procesan a través del Departamento de Compras correspondiente de la siguiente
forma:
1. El área usuaria notifica a Compras inmediatamente, con la mayor cantidad de información

posible sobre la necesidad de emergencia requerida, para que se pueda iniciar el proceso de
compra en forma inmediata.
2. Al mismo tiempo, se prepara una solicitud de pedido que sigue el proceso de aprobación
normal.
3. Compras o el encargado del área usuaria contacta el mayor número de proveedores posible
para coordinar la compra de emergencia. En caso que no haya tiempo suficiente para obtener
COM-ABA-POL-01L
la autorización en el sistema, la compra se puede coordinar por teléfono y después se envía el

Pedido de Compra al proveedor.
4. El comprador solicita una entrega rápida servicio o bien. Si es factible se coordina el retiro
desde bodegas del proveedor.
Noches, fines de semana y feriados: Cuando Compras no tiene personal disponible, el proceso de
compras de emergencia es el siguiente:
1. El encargado del área usuaria realiza los pasos que sean necesarios para conseguir la
compra.
2. Cuando se entregan los bienes o prestan los servicios, el encargado físicamente acusa recibo
y separa los documentos físicos de respaldo.
3. El primer día laboral después de la emergencia, el encargado deberá gestionar la emisión y
aprobación de la solicitud de pedido para luego enviar al área de compras toda la
documentación de respaldo con el fin de regularizar la emergencia en el sistema.
Estrategia de liberación de solicitudes de pedido de emergencias
Las solicitudes de pedido de emergencias serán liberadas en SAP como una compra normal.
Estrategia de liberación de pedidos de compra de emergencias
Los pedidos de compra de emergencias deberán realizarse utilizando el grupo de compras 130
(AES Gener y Termoandes), 300 (AES Argentina) o 555 (AES Chivor)
El responsable de la compra deberá enviar al comprador un detalle de la emergencia ocurrida,

según formulario “Emergencias” (anexo n°3)
Este formulario se hará llegar a los liberadores de pedido de compras, según la siguiente estrategia
de liberación:
AES Gener. Materiales y Servicios:
Monto Aprobador
USD 0 – 1.000 Jefe Compras
USD 100.000,01 – 1.500.000
AES Argentina, AES Chivor y Termoandes. Materiales y Servicios:
Monto Aprobador
USD 0 – 1.000 Jefe Compras
USD 50.000,01 - 1.500.000
Informe consolidado

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La Gerencia de Cadena de Suministros enviará al menos una vez al mes, un informe consolidado
de las emergencias ocurridas en un periodo determinado al Vicepresidente de Operaciones.
6 Recepción de materiales
Los encargados de la recepción de bienes son responsables de asegurar que los bienes sean
recibidos según lo que indican los pedidos de compra aprobados y de acuerdo a las políticas y
procedimientos vigentes.
Toda recepción de bienes deberá efectuarse a través de los almacenes de las diferentes
localidades, y estar asociada a un pedido de compras aprobado en SAP.
Los bienes sujetos a inspección técnica deberán ser recibidos y bloqueados en SAP a la espera de
la conformidad por parte del responsable. Esto permite llevar un registro de los bienes que se
encuentran en dependencias de la compañía a la espera de la inspección técnica correspondiente.
Se ha establecido como máximo un plazo de 5 días corridos para realizar la inspección técnica.
Una vez transcurridos los 5 días, Almacén asumirá que fueron recibidos conformes por parte del
usuario responsable.
Almacén enviará, una vez al mes, un informe de los bienes bloqueados que pasaron los 5 días de
plazo de inspección a cada Gerente de Complejo.
Toda recepción de bienes debe quedar registrada en SAP en el mismo día en que se recibe
físicamente, y el responsable en almacén deberá entregar al proveedor el número de documento
de material (recepción) para que este pueda incorporarlo en sus documentos tributarios.
En caso que la entrega ocurra fuera de horario de funcionamiento de almacén, quien reciba deberá
hacer llegar los documentos de la recepción al almacén el día hábil siguiente.
La tolerancia en la entrega física (o cantidad) no superará a la establecida en el maestro de

materiales. Si esto ocurre, el responsable de la recepción no podrá recepcionar en SAP, por lo que
deberá contactar al comprador para solucionar la diferencia dentro del mes en que se recibió
físicamente el bien.
Si se recibe menos cantidad de lo comprado, y si el saldo no será entregado por el proveedor, el

responsable de la recepción en SAP debe marcar una entrega final.
Los materiales rechazados o devueltos al proveedor deberán estar separados físicamente de los
materiales en inventario. Adicionalmente se deberá informar al Centro de Servicios Financieros y
devolver la factura en un plazo máximo de 8 días después de su recepción. Por otra parte, los
materiales recibidos a existencia deberán ser almacenados inmediatamente en la ubicación que
corresponda, en dependencias de almacén.
7 Devoluciones al proveedor
Se pueden devolver los productos al proveedor por una variedad de razones; por ejemplo,
entregas incorrectas, materiales fuera de especificación, límites excedidos o artículos enviados sin
un pedido de compra autorizado. Esta devolución deberá quedar reflejada en el sistema SAP.
8 Recepción de servicios

COM-ABA-POL-01L
El responsable de la recepción del servicio deberá asegurar que el servicio se prestó de acuerdo a
lo contratado y registrar oportunamente su recepción en SAP mediante la hoja de entrada de
servicios.
Toda recepción de servicios debe quedar registrada en SAP en el mismo periodo contable (mes)
en que se presta parcial o totalmente el servicio, independiente de su facturación. Esto quiere decir
que el usuario solicitante deberá realizar las hojas de entrada de servicios en SAP cada vez que
reciba por parte de un proveedor la ejecución conforme del servicio contratado. Además, el usuario
final deberá enviar la hoja de entrada de servicios (HES) al proveedor para que éste pueda incluirlo
en sus documentos tributarios.
9 Contabilización y Pago de facturas

Al contabilizar una factura, existirá una tolerancia de un 5% con un máximo de USD 2.500
respecto al valor de la recepción de la compra. La factura quedará en estado “bloqueado para el
pago” a la espera de la nota de crédito o aprobación de la diferencia por el jefe del área respectiva.
Por encima este umbral de tolerancia, Cuentas por Pagar no contabilizará el documento, sino que
solicitará la emisión del pedido de compras correspondiente a la diferencia.
La condición de pago es producto de las negociaciones con cada proveedor, el comprador deberá
buscar la opción más conveniente para la compañía usando como referencia el establecido como
estándar en esta política.
Se establece como estándar el pago a proveedores a 30 días desde la fecha de recepción de la

factura u otros documentos tributarios Toda vez que sea posible, se recomienda negociar el pago a
45 días desde la fecha de recepción de los documentos tributarios.
10 Limpieza de documentos de compra

Cadena de Suministros deberá realizar revisiones periódicas de las solicitudes de pedido, pedidos
de compra y reservas que se encuentren vencidos.
Esta revisión finalizará en la limpieza mensual de todos los registros, según los criterios que se
detallan a continuación:
Limpieza de solicitudes de pedido
Se eliminarán todas las posiciones de solicitudes de pedidos cuyo último movimiento, o fecha de
necesidad del requerimiento, tenga una antigüedad igual o superior a 90 días.
Limpieza de pedidos de compra
Se cerrarán todas las posiciones de pedido de compra nacional cuyo último movimiento o fecha de
entrega tenga una antigüedad igual o superior a 180 días.
Asimismo, se cerrarán todos los pedidos de compra de importación cuyo último movimiento o fecha
de necesidad tenga una antigüedad igual o superior a 1 año.
Limpieza de reservas
Se eliminarán todas las posiciones de reserva cuya fecha de necesidad supere los 30 días de
antigüedad.
COM-ABA-POL-01L
Los procesos de limpieza de solicitud de pedido, pedido de compras y reservas, se realizarán

mensualmente. En caso que un usuario final requiera la apertura de un documento borrado o
cerrado, deberá volver a procesarlo, emitiendo una nueva solicitud de pedido.
Cadena de Suministros no abrirá ni reactivará documentos que hayan sido cerrados o

eliminados producto de la limpieza de los documentos de compra en SAP.
11 Limpieza datos maestros de proveedores

Como parte del mantenimiento de los datos maestros de proveedores, el negocio bloqueará todos
aquellos proveedores que no hayan tenido movimientos en los últimos 2 años. Esta limpieza se
realizará anualmente (en diciembre)

COM-ABA-POL-01L
12 Anexos
12.1 Anexo n°1: Acuerdo de nivel de servicios (SLA)
Materiales SLA Servicios SLA

Nominadas 5 días Nominadas 5 días
Compras c/acuerdo 5 días - -
< 10 kUSD 5 días < 10 kUSD 5 días
10 kUSD - 50 kUSD 12 días 10 kUSD - 50 kUSD 12 días
50 kUSD - 100 kUSD 25 días 50 kUSD - 100 kUSD 25 días
> 100 kUSD 45 días > 100 kUSD 55 días

COM-ABA-POL-01L
12.2 Anexo n°2: Formulario justificación compra nominada

_______________________________________________________________________________
A: Cadena de Suministros:
Su aprobación es necesaria para iniciar la compra a una fuente única de suministro

(compra nominada):
Nombre solicitante:
Área y empresa AES
del solicitante:
N° solicitud de pedido
SAP:
Se recomienda la compra exclusiva con:

Nombre proveedor:
Nombre contacto:
Descripción del bien o

servicio:
Uso bien o servicio:
Costo estimado: $
Indicar con una “x” todas las que apliquen Para esta compra existe un proveedor
y entregue una breve explicación nominado por la(s) siguiente(s) razón(es):
Monopolio natural o regulado – El bien o servicio
está disponible en un monopolio natural o regulado.
Exclusividad del producto – El bien o servicio no
tiene competencia o alternativas disponibles en el
mercado.
Compatibilidad – Este bien o servicio debe
ajustarse a la marca o equipamiento existente en la
actualidad a modo de asegurar compatibilidad o
garantía del fabricante.
Reemplazo – Este bien es un reemplazo a un
repuesto de una marca específica de un equipo
existente.
Continuidad de proyecto o investigación – El
bien o servicio se requiere para la continuidad de
un proyecto en curso.
Estándar AES – El bien o servicio debe cumplir
con un estándar establecido en AES o el negocio.
Diseño único – El bien o servicio debe cumplir con
un requerimiento de diseño físico o calidad.
COM-ABA-POL-01L
Fecha de entrega – Sólo un proveedor puede

cumplir con el plazo de entrega requerido (adjuntar
documentación de plazos de entrega de los demás
proveedores que ofertaron)
Posible riesgo técnico – El proveedor es
reconocido en el Mercado por su conocimiento
específico en el campo tecnológico que compete a
esta compra.
Decisión estratégica – La relación comercial con
el proveedor es estratégica; se requiere establecer
alianzas, etc.
Otra – [Favor explicar acá]
Por favor explique que se ha contactado (o explorado) a un número suficiente de proveedores

antes de determinar que es válida solo una fuente de suministro:
¿Qué acciones ha tomado para buscar competencia en compras futuras?
Nombre y firma: Subgerente área responsable o Jefe de Compras Fecha
Gerente Cadena de Suministros Fecha
Decisión de Cadena de Suministros:

Aprobado
Rechazado

COM-ABA-POL-01L
12.3 Anexo n°3: Formulario emergencias

_______________________________________________________________________________
A: Cadena de Suministros:
CC: VP de Operaciones
Nombre solicitante:
Área y empresa AES del solicitante:
N° solicitud de pedido SAP:
Informo la siguiente situación de emergencia, que ha impedido el cumplimiento de la política de

compras:
[Entregue detalle de la emergencia

ocurrida]_______________________________________________________________________
Indicar con una “x” todas las que apliquen y La emergencia ocurrió por la(s) siguiente(s)
entregue una breve explicación razón(es):
Safety & Health: La salud o seguridad del
personal / contratistas estuvo afectada
Riesgo para el negocio: Hubo peligro inminente
de daño o perjuicio para el negocio
Riesgo de operación: Alguna fase de
operaciones críticas pudieron experimentar una
paralización si no se tomaban acciones
inmediatas
Medioambiente: El medioambiente o los
alrededores de instalaciones pudieron verse
dañados
Nombre y firma aprobador (máximo nivel de aprobación de la Solicitud Fecha

de pedido correspondiente):
Gerente Cadena de Suministros Fecha

COM-ABA-POL-01L
12.4 Anexo n°4: Lista proveedores únicos
(Esta lista debe ser preparada y validada al menos de forma anual, es mantenida por el área de
Cadena de Suministros)

COM-ABA-POL-01L

Evo 125 y 150

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SBU ANDES

POLÍTICA DE COMPRAS Ref.: COM-ABA-POL-01L

Mayo 2014 03 Revisión & Agregados Carlos Sforza

Versión Página Revisa Fecha

2 Alcance y fecha de entrada en vigencia

La fecha de entrada en vigencia de esta política es Abril de 2014.

3 Políticas y procedimientos aplicables

 Una especificación clara, completa y precisa de los materiales o servicios a comprar. La

 Entrega requerida o cronogramas de cumplimiento que sean realistas y específicos, que

Estrategia de liberación de solicitudes de pedido

Las siguientes tablas corresponden a la estrategia de liberación de solicitudes de pedido:

AES Argentina, Termoandes, AES Gener y filiales en Chile:

La función de aprobación de solicitudes de pedido debe estar separada a la función de emisión o

Versión Página Revisa Fecha

El aprobador de solicitudes de pedido deberá revisar, al menos:

 La validez de los requisitos, tanto desde la perspectiva operativa como desde la

La aprobación de la solicitud de pedido implica la aceptación de la necesidad de compra y

4.2 Cotizaciones, licitación competitiva y contratos

Versión Página Revisa Fecha

Monto pedido de N° mínimo de

Menor o igual a “A” 1

AES Argentina y Termoandes: USD 5.000

4.3 Pedidos de compra

Versión Página Revisa Fecha

El pedido de compra deberá incluir la siguiente información:

 Una descripción breve, en lenguaje sencillo, de la naturaleza y el propósito de la compra

Grupos de compra para el procesamiento de solicitudes de pedido, pedidos de compra y

Grupos de compra en SAP

Versión Página Revisa Fecha

Estrategia de liberación de pedidos de compra

A continuación, se muestra la estrategia de liberación de pedidos de compra:

AES Gener. Materiales y Servicios:

AES Argentina, AES Chivor y Termoandes. Materiales y Servicios:

Categorías exentas de la emisión de pedidos de compra

Acuerdos extra judiciales (no incluye comisión abogados) Honorarios directores

Arreglos florales Impuestos municipales, patentes comerciales

Artículos de escritorio, fotocopias, plastificados, tarjetas de

Avisos junta, pago dividendo, publicitarios Multas

Beneficios de RRHH o a empleados, capacitación,

Comisiones bancarias Payroll fees

Contribuciones bienes raíces Publicaciones legales

Versión Página Revisa Fecha

Cuotas y membresías Reubicación personal

Derechos de agua Royalties, derechos de marca

Donaciones Seguros (ej.: responsabilidad civil)

Exámenes médicos, exámenes pre-ocupacionales, servicios

Gastos básicos (agua, luz, gas, TV por cable o satelital) Servidumbres

Gastos financieros, intereses Suscripciones (ej.: diarios y revistas)

Gastos notariales Transacciones confidenciales de empleados

Gastos viajes (pasajes, alojamiento, peajes)

Adicionalmente, aunque recomendada, es opcional la confección de orden de compra para las

Respaldos y documentación de pedidos de compra

Los Departamentos de Compras deberán mantener archivada electrónicamente, en un único lugar

 Copia de cotizaciones o licitación

Versión Página Revisa Fecha

 Formulario de compra nominada, si procede

4.4 Modificaciones en los pedidos de compra

Versión Página Revisa Fecha

USD 0 - 50.000 Jefe Compras

4.6 Pedidos de compra abiertos

El documento de pedido de compra FO es de uso exclusivo del Departamento de Compras de

El documento de pedido FO no requiere de la emisión previa de una solicitud de pedido y su

Versión Página Revisa Fecha