NORMA TÉCNICA NTC

COLOMBIANA 4176

1997-06-25

DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS

E: DOCUMENTATION. PREPERED TO CERTIFICATE AND

CONSTANCY.

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES: documento técnico; documentación;

certificados; constancias.

I.C.S: 01.140.30

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)

Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435

Prohibida su reproducción
 PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional

de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.

La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica

está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.

La NTC 4176 fue ratificada por el Consejo Directivo el 97-06-25.

Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través
de su participación en el Comité Técnico 000010 “Elaboración de documentos”.

CADES SENA REGIONAL ANTIOQUIA - CHOCÓ

COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA SENA REGIONAL RISARALDA
ICONTEC SENA REGIONAL VALLE DEL CAUCA.
SENA DIRECCIÓN GENERAL

Además de las anteriores, en consulta pública el proyecto se puso a consideración de las

siguientes empresas:

UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA.

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4176

DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

1. OBJETO

Esta norma establece los requisitos para la elaboración de certificados y constancias.

2. DEFINICIONES

Para efectos de ésta norma se establecen las siguientes:

2.1 Certificado: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la

veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).

2.2 Constancia: documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o

circunstancias que no requieren solemnidad.

2.3 Cargo: título de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

2.4 Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, dirección
electrónica, teléfono, fax, télex y NIT de quien otorga la certificación.

2.5 Documento privado: el expedido por un representante de la entidad privada.

2.6 Documento público: el expedido por un funcionario público.

2.7 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

2.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.

2.9 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.

2.10 Línea especial: identificación del transcriptor.

2.11 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

2.12 Logotipo: símbolo que identifica a una empresa.

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2.13 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurídica.

2.14 Número o referencia: identificación consecutiva del documento.

2.15 Razón social: nombre que identifica a una empresa.

2.16 Remitente: nombre y apellidos del firmante autorizado.

2.17 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

2.18 Texto: contenido del documento.

2.19 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.

3. CLASIFICACIÓN

De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:

3.1 CONSTANCIA PARA:

- Tiempo de servicio

- Experiencia

- Salarios u honorarios

- Clase de trabajo

- Jornada laboral

- Cumplimiento de comisiones

- Comportamiento del trabajador

3.2 CERTIFICADO PARA:

- Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos

- Derecho de uso del Sello Icontec de conformidad con Norma Técnica Colombiana

- Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o

premio.

- Asistencia a congresos, cursos y seminarios.

- Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción.

- Documentos de identidad.

- Certificado de Aseguramiento de la Calidad.

- Certificado del Sistema de Administración Ambiental.

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- Becas, donaciones y exenciones.

- Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales.

- Relación de retenciones de impuestos.

- Paz y salvos.

- Resultados de exámenes médicos.

3.3 ESTILOS

3.3.1 Bloque extremo

Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo. (Véase la Figura 1).

3.3.2 Bloque

Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escrito hacia el margen
derecho. (Véase la Figura 2).

4. REQUISITOS

4.1 MÁRGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

4.2 PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS

Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos se
distribuyen de la siguiente manera: (véanse las Figuras 1 y 2).

4.2.1 Número (referencia)

Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres
interlíneas del margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de
dependencia determinado por cada empresa en particular.

Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma
secuencial.

4.2.2 Fecha

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlíneas del
número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma
completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.
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EJEMPLO.

Popayán, 15 de noviembre de 1997

4.2.3 Cargo

El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los

artículos EL o LA y de tres a cuatro interlíneas de la fecha.

EJEMPLO.

LA GERENTA DE TALENTO HUMANO

4.2.4 Identificación

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben de tres
a cuatro interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para
resaltar).

EJEMPLO.

EL DIRECTOR DE PERSONAL

HACE CONSTAR:

4.2.5 Texto

4.2.5.1 De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierdo se inicia el

texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:

- Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número

del documento de identidad.

- Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.

EJEMPLOS.

Que el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cédula de ciudadanía 70.048.946

de...

Que a INDUSTRIAS PLÁSTICAS S.A., con NIT 890.980.900-5 se le retuvo...

4.2.5.2 Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre párrafos.

4.2.5.3 Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona del
singular.

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4.2.5.4 Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de

puntuación.

4.2.5.5 La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia,

se incluye el destinatario.

EJEMPLOS.

Esta constancia se expide para ratificar su asistencia a la reunión.

Este certificado se expide para ser presentado al Inurbe, con el fin de solicitar crédito de
vivienda.

4.2.6 Firmante

El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis

interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.

En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso
de dos o más firmantes, si el número es impar, el último se centra.

4.2.7 Transcriptor

A dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula
inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se
recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir
uno de los dos.

4.2.8 Certificados y constancias expedidos por centros educativos

4.2.8.1 En centros educativos la responsabilidad la tienen dos personas, el director del

establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres a cuatro interlíneas de la
fecha, centrados, en mayúscula sostenida y precedidos por los artículos EL o LA, según
corresponda.

EJEMPLO.

LA RECTORA Y EL SECRETARIO GENERAL DEL COLEGIO SANTA TERESITA

4.2.8.2 Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, tales como
registro en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo,
de tres a cuatro renglones de los cargos y con interlineación sencilla. (Véase la Figura 3).

4.2.8.3 Las expresiones CERTIFICAN o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se
escriben centradas, en mayúscula sostenida y de tres a cuatro interlíneas de las anotaciones
jurídicas.

4.2.8.4 De tres a cuatro interlíneas de la identificación anterior, se inicia el texto con las mismas
características del numeral 4.2.5 de esta norma.

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4.2.8.5 Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlíneas del
último reglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margen izquierdo y el de menor jerarquía,
en la misma línea, contra el margen derecho.

4.2.9 Páginas subsiguientes

Si los certificados y constancias requieren más de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:

4.2.9.1 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón
social.

4.2.9.2 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

4.2.9.3 El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en

blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido
por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de página contra el margen
derecho.

La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.

EJEMPLOS.

Margen izquierdo Margen derecho

Certificado para Mundo Nacional Ltda. 2

Constancia para Aurelio Rojas Patiño 2

4.2.9.4 El primer párrafo se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.

4.3 ASPECTOS GENERALES

4.3.1 Papelería especial

4.3.1.1 Los títulos conferidos por universidades y colegios, así como los certificados de
asistencia a congresos, cursos y seminarios, se elaboran en papel o cartulina especiales,
diseñados para tal efecto.

4.3.1.2 Para certificados y constancias de rutina en empresas e instituciones, se puede utilizar

un formato impreso.

4.3.2 Registro de diplomas en entidades educativas

El Ministerio de Educación Nacional autorizó a las universidades y colegios para registrar

directamente en sus instituciones, los títulos académicos que confieren (Decreto 636 del 3 de
abril de 1996).

4.3.3 Recomendaciones

4.3.3.1 El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto.

4.3.3.2 La impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.

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4.3.3.3 El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se
utilice.

4.3.3.4 Todos los certificados y constancias se firman de manera autógrafa y con tinta negra
para garantizar la nitidez en el proceso de microfilmación.

4.3.3.5 El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y

conservación del documento.

4.3.3.6 El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro del documento.

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Entre 3 cm y 4 cm
MEMBRETE
2 a 3 interlíneas

0102 Número (opcional)

2a3
Barranquilla, 5 de octubre de 1997
3a4

LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES

3a4

HACE CONSTAR:
Entre Entre
3 cm y 3a4 2 cm y
4 cm 3 cm
Que la ingeniera DORIS BUITRAGO BOTERO, identificada con cédula de
ciudadanía 34.527.143 de Bucaramanga, trabaja en esta empresa desde el
10 de julio de 1994, y desempeña el cargo de Asistenta de Recursos
Humanos.

Esta constancia se expide para trámites de visa en el Consulado de los

Estados Unidos de América.
4a6

CECILIA RODRÍGUEZ OROZCO

2
Gloria U.

2 cm a 3 cm

Figura 1. Distribución de una constancia en estilo bloque extremo

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NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4176

Entre 3 cm y 4 cm
MEMBRETE
2 a 3 interlíneas

0102 Número (opcional)

2a3
Santafé de Bogotá, 23 de diciembre de 1997
3a4

EL CONTADOR GENERAL
3a4

CERTIFICA:
Entre Entre
3 cm y 3a4 2 cm y
4 cm 3 cm
Que a MUNDO NACIONAL S.A., con NIT 40901703-1, se le efectuó
retención en la fuente por el año gravable de 1996, según lo dispuesto por el
Artículo 381 del Estatuto Tributario.

Este certificado se expide para una transacción bancaria.

4a6

FERNANDO LOPERA URIBE

2
Sonia M.

2 cm a 3 cm

Figura 2. Distribución de un certificado en estilo bloque

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Entre 3 cm y 4 cm
MEMBRETE ENTIDAD EDUCATIVA
2 a 3 interlíneas

R-0215 Número (obligado)

2a3
Medellín, 1 de septiembre de 1997
3a4
LA RECTORA Y EL SECRETARIO GENERAL DEL
COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA

3a4
Institución universitaria de carácter oficial, creada por la Ley 48 de 1945, en
cumplimiento de las funciones que le atribuye el Artículo 67 del Acuerdo 002
de 1996.
3a4
CERTIFICAN:
Entre Entre
3 cm y 3a4 2 cm y
4 cm 3 cm
Que JULIO SERNA RUIZ, identificado con cédula de ciudadanía 71.631.676
de Medellín, está matriculado en el cuarto nivel del programa Tecnología en
Delineantes de Arquitectura e Ingeniería, durante el período de enero - junio
de 1997, tiempo completo, con el siguiente horario de clases: lunes,
miércoles y viernes de 08:00 a 11:00 y de 13:00 a 17:00 horas.

Se expide para ser presentado a Empresas Públicas de Medellín.

4a6
LUCÍA DUQUE DE VARGAS GILDARDO A. PÉREZ LOPERA
2
Cecilia A.

2 cm a 3 cm

Figura 3. Distribución de una certificación en entidad educativa.

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5. APÉNDICE

NORMAS QUE DEBEN CONSULTARSE

NTC 3393: 1996, Documentación. Elaboración de cartas comerciales.

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