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Soit vous avez déjà créé un document Word (la lettre de motivation aux entreprises)
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Application n°1 : à l’aide de votre lettre de motivation en anglais ou du
modèle laissé dans « documents en consultation », réalisez un publipostage
pour contacter les entreprises de votre table « Pays préférés ».
Vous insérez les champs de fusion pour faire apparaître les coordonnées de l’entreprise
Enfin vous fusionnez, récupérez toutes vos lettres à envoyer à l’étranger et demandez à
votre professeur…des enveloppes !
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B. Utiliser les données ACCESS dans EXCEL :
1) Exporter les données dans un fichier Excel indépendant :
Toujours le même point de départ, avoir affiché la table (sans l’avoir ouverte) puis cliquez
sur l’icône Liaisons Office et choisir Exporter vers MS Excel
Dans ce cas il faut ouvrir la base de données Access et sélectionnez les éléments à copier
puis les collez dans une feuille Excel, vous obtenez ce résultat…
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II. Créer et modifier un formulaire :
Un formulaire est une présentation sous une autre forme des données provenant d’une table
pour en faciliter la saisie, la modification ou la consultation.
Pour vous décidez en toute connaissance, voici les différences entre ces différentes formes
de formulaires…
1) Formulaire instantané vous donne cette présentation
Toutes les fiches « entreprises à l’étranger » peuvent être visionnées en les faisant défiler.
Des modifications peuvent aussi être faites directement sur les données que vous pouvez
effacer, corriger…Vous obtenez autant de fiches que d’entreprises enregistrées.
Si vous voulez garder cette forme de formulaire, n’oubliez pas de l’enregistrer.
2) Etat instantané : liste continue d’entreprises
Toutes les entreprises sont les unes à la suite des autres sur une même page
Idem : pour garder cette forme, enregistrez-la.
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3) Formulaire vous offre plusieurs options…
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Formulaire instantané Tableau : reprend la présentation en tableau de la table.
Dans toutes les formes de formulaire, il vous sera toujours possible d’ajouter des
enregistrements en cliquant sur cette icône (l’étoile) ou d’en supprimer grâce à celle-là (la
croix) ou bien allez dans Edition / Supprimer l’enregistrement.
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2) Trier :
Là aussi vous pouvez trier vos données dans l’ordre croissant ou décroissant
Cliquez sur la colonne du champ à trier.
Faites votre tri en cliquant sur l’une de ces 2 icônes.
3) Filtrer :
Un filtre permet de rechercher et visualiser un ensemble d’enregistrements correspondant
à des critères de sélection. Il s’agit d’une consultation unique qui ne peut pas être
enregistrée lors de la fermeture du formulaire (contrairement à une requête qui peut être
enregistrée et transformée en table)
Par exemple vous voulez visualiser dans votre formulaire « entreprises à l’étranger » les
entreprises situées en Espagne.
Ouvrez le formulaire « entreprises à l’étranger » :
Cliquez sur Formulaire puis sélectionnez le formulaire voulu et enfin cliquez sur Ouvrir
Créez le filtre :
Cliquez sur l’icône Filtrer par formulaire ou Enregistrements/Filtre/Filtre par formulaire
Cliquez sur OU pour ajouter le critère Grande-Bretagne et saisissez ce nom dans le champ
Pays.
Appliquez le filtre : en cliquant sur cette icône (en forme d’entonnoir)
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Le résultat s’affiche alors et vous indique le nombre d’enregistrements trouvés. Vous
pouvez les faire défiler avec les petites flèches.
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Système de Gestion de Base de Données
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III. Relier entre elles plusieurs tables :
A. Créer une relation entre des tables :
Une fois que l’on a créé différentes tables dans une même base de données, il peut être utile
de les relier entre elles. Il sera alors possible de visualiser dans une même requête, un
même formulaire des données provenant de plusieurs tables.
Créer une relation entre les tables n’est possible que s’il existe entre elles un champ
commun, c’est-à-dire un champ qui existe dans chacune des tables. Le champ utilisé pour la
liaison dans l’une des tables est la clé primaire (la table est appelée table mère), l’autre est la
clé étrangère (la table est appelée table fille)
- La relation entre 2 tables est matérialisée par ce qu’on appelle une ligne de jointure.
- Une fois la relation créée entre 2 tables, on pourra afficher leurs informations à toutes
deux comme s’il s’agissait d’une seule et même table.
Vous disposez dans « dossier en consultation » de deux tables, l’une appelée « Tab Fours »
recense les coordonnées des fournisseurs de la société BrikàBrak pour qui vous travaillez
et l’autre recense vos produits en stock et s’appelle « Tab Prods »
Vous souhaitez faire un lien entre ces 2 tables pour savoir quels produits propose chacun
des fournisseurs.
Access vous demande de désigner les tables que vous voulez relier. Cliquez sur vos 2 tables
(« Tab Fours » et « Tab Prods ») et Ajouter
Remarque :
Pour ajouter plusieurs tables à la fois, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur
chacune d’elles.
Pour sélectionner un bloc de tables, cliquez sur la première d’entre elles, maintenez la
touche MAJ enfoncée et cliquez sur la dernière
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A chaque ajout de table, sa structure s’affiche dans la fenêtre Relations
Une fois vos 2 tables affichées, vous pouvez fermer. Il reste à faire le lien entre les deux
champs communs : Fournisseur (champ de la table mère qui est clé primaire) et
ProdFournisseur (champ de la table fille muni d’une clé étrangère qui identifie le fournisseur
du produit).
Pour faire le lien, maintenez le bouton de la souris enfoncée, cliquez sur le champ
Fournisseur de la table « Tab Fours » et glissez-le sur le champ équivalent
ProdFournisseur de la table «TabProds ». Relâchez le bouton, la fenêtre suivante s’ouvre
et définit le type de relation
(Un-à-plusieurs s’affiche par défaut, c’est ce qu’il nous faut)
Relation plusieurs-à-plusieurs : cette relation ne sera pas étudiée, elle suppose une
table de jonction que nous n’étudierons pas dans un souci de simplicité.
Relation un-à-un : cette relation est assez rare. A un élément d’une table correspond
un seul élément de l’autre table.
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Une ligne de jointure relie désormais les 2 tables. Cliquez alors sur Enregistrer.
Vous venez d’établir une relation un-à-plusieurs entre la table « Tab Fours » et la table
« Tab Prods »
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B. Faire une requête entre plusieurs tables :
Application 3 : votre société souhaite savoir quels produits vous achetez auprès du
fournisseur Coroplast.
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3) Exécuter et enregistrez la requête :
Comme toujours pour faire une requête, vous cliquez sur l’icône ( !), le résultat de la requête
apparaît…
La société BrikàBrak voudrait savoir quel est le montant TTC de chacun de ses clients sur
l’année.
L’Analyse croisée sert à répondre à ce genre de question et de présentation
Une requête Analyse croisée permet de synthétiser les données dans un format de feuille de
calcul compact. Cela permet de présenter une grande quantité de données de synthèse sous
une forme très lisible, qui facilite les comparaisons et permet de mieux voir l’évolution des
données.
Faites alors le choix Assistant Requête analyse croisée puis cliquez sur OK. Vous obtenez…
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Sélectionnez la table sur laquelle vous ferez votre requête (ici Clients) puis cliquez sur
Suivant…
En cliquant sur cette flèche, le champ s’affiche et un aperçu du futur tableau vous est donné.
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3) Définir le titre des COLONNES du futur tableau croisé :
Pour désigner cette fois les titres des colonnes du tableau. Choisissez Date Facture
Il faut ensuite faire le choix de ce que vous voulez trouver à l’intersection de Client et Mois.
Faites le choix de la somme des montants TTC
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L’écran suivant apparaît...Donnez à votre tableau ce nom...
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