Harvard 

Referencing 
System 
Tunku Abdul Rahman College 

Compiled by 
 
Dr Chook Ka Joo 
Quality Assurance Department 
Tunku Abdul Rahman College 
 
and 
 
Mr Johnny Chin Fui Chung 
School of Social Science and Humanities 
Tunku Abdul Rahman College 
 
2010

For Internal Circulation Only 
 CONTENTS                Page 

 
 
1.0  INTRODUCTION  1 
 
2.0  THE IMPORTANCE OF CITING REFERENCES  1 
 
3.0  REFERENCING SYSTEM  1 
 
4.0  THE HARVARD REFERENCING SYSTEM  2 
 
5.0  CITATION IN THE TEXT  2 
 
6.0  THE REFERENCE LIST  6 
 
7.0  EXAMPLES OF REFERENCING  9 
 
REFERENCES 
 
 
 
 
 
 

For Internal Circulation Only 
 TUNKU ABDUL RAHMAN COLLEGE 
 
HARVARD REFERENCING SYSTEM 
 
 
1.0   INTRODUCTION 
 
Referencing or citing means acknowledging the source of information and ideas 
you  have  used  in  your  assignments  (e.g.  essay,  report,  project,  research  paper, 
etc.).    This  is  a  standard  practice  at  all  institutions  of  higher  learning  including 
Tunku Abdul Rahman (TAR) College.  
 
This learning guide on Harvard referencing system was developed based on the 
following references: 
  
 Curtin University Library 2007, Harvard Referencing.  
 Fisher, D & Hanstock, T 1998, Citing References.  
 Saunders,  M,  Lewis,  P  &  Thornhill,  A  2005,  Research  Methods  for  Business 
Students.  
 University of Bournemouth 2005, Citing References. 
 University of South Australia 2006, Referencing using the Harvard author–date 
system.  
 
 
2.0 THE IMPORTANCE OF CITING REFERENCES 
 
The following are reasons why referencing is needed: 
 
 to acknowledge debts to other writers 
 to  demonstrate  the  body/scope  of  knowledge  upon  which  your  research  is 
based on 
 to enable all those who read your work to locate the sources easily 
 
More  importantly,  by  using  appropriate  references,  you  will  show  the  breadth 
and  quality  of  your  assignments  and  avoid  plagiarism.  For  further  details  on 
plagiarism, please refer to the TAR College guide on Avoiding Plagiarism.  
 
 
3.0  REFERENCING SYSTEM 
 
The two most common types of referencing systems used are: 
 
i. Author‐date  system  such  as  the  Harvard  referencing  system,  American 
Psychological  Association  (APA)  referencing  system  and  Modern  Language 
Association (MLA) referencing system 
ii. Numerical system such as the Chicago or Turabian, Vancouver and footnote. 

TAR College Harvard Referencing System  1
The  referencing  system  used  in  TAR  College  is  the  Harvard  referencing  system 
for all of the Schools except the School of Social Science and Humanities, which is 
using the APA referencing system. 
 
 
4.0  THE HARVARD REFERENCING SYSTEM  
 
In the Harvard referencing system, cited publications are referred to as citation 
in the text by giving the author’s family name and the year of publication, and the 
details are listed in the reference list at the end of the text/work (see page 9 for 
examples).  
 
The process of citing references consists of two inter‐related parts: 
 
i. Citing  ‐  the  way  a  writer  refers  from  the  text  to  the  sources  used  in  the 
assignment. 
ii. Referencing ‐ the process of creating a reference list of each source a writer 
has used in writing the assignment. 
 
All  statements,  opinions,  conclusion,  etc.  taken  from  another  writer’s  work 
should  be  cited,  whether  the  work  is  directly  quoted,  paraphrased  or 
summarised.  
 
 
5.0 CITATION IN THE TEXT 
 
When  writing  a  piece  of  work,  you  will  need  to  refer  to  materials  written  or 
produced  by  others.  This  procedure  is  called  citing  or  quoting  references.    The 
system that you have used to cite the sources must be consistent and accurate to 
enable readers to identify and locate the materials to which you have referred to. 
The same set of rules should be followed every time you cite a reference.   
 
When you cite references in the text of your assignment include: 
 
 the  author  or  editor’s  family  name  (or  organisation  responsible)  ‐  do  NOT 
include given names or initials 
 the year of publication 
 page(s) of publication (if appropriate and where available) 
 
5.1  In many cases, you just need to use the author’s family name and date.  
 
For example: 
   
Many  factors  are  known  to  affect  the  success  of  students  at  the  tertiary 
education level (Saunders 2005). 
 
    OR 

TAR College Harvard Referencing System  2
 Saunders (2003, p. 21) claims that there are many factors that are known to 
affect the success of students at the tertiary education level. 
 
In these two examples, the sentences summarise the main view expressed 
in  an  article  written  by  Saunders.  Also  note  that  the  first  example 
highlights  the  information  but  the  second  example  highlights  or  gives 
prominence to the author of the article. 
   
i.   If the author’s name occurs naturally in the sentence, the year is given 
in parentheses: 
     
In  a  popular  study,  Harvey  (2005)  argued  that  we  have  to  teach  good 
practices… 
         
As Harvey (1992, p. 21) said, ‘good practices must be taught’ and so we… 
 
ii.   If  the  name  does  not  occur  naturally  in  the  sentence,  both  name  and 
year are given in parentheses: 
   
A  more  recent  study  (Stevens  2002)  has  shown  the  way  theory  and 
practical work interact… 
 
Theory  rises  out  of  practice,  and  once  validated,  returns  to  direct  or 
explain the practice (Stevens 2002). 
 
5.2  There  are  cases  when  you  need  to  include  a  page  number  in  the 
parentheses.  
 
For example: 
 
Ramli  (2006,  p.  7)  showed  that  63  percent  of  workers  was  found  to  be 
affected by work­related stress. 
 
You need to include the page number when you: 
 
i. use a direct quote from an original source 
ii. summarise an idea from a particular page 
iii. include  tables,  figures,  charts  or  illustrations  from  other  sources  in 
your work 
 
  Use  ‘p.’  when  you  are  citing  the  information  from  a  single  page  and  ‘pp.’ 
  when the information is cited from more than one page. 
 
 
5.3 When there are four or more authors for a reference, you need to include 
all their names in your first in‐text citation of their work. When the same 
source is cited again, use ‘et al.’ (which is Latin for ‘and the others’). 

TAR College Harvard Referencing System  3
  
Saunders, Jones, Cooper and Steinmark (2006, p. 7) postulate that 54 percent 
of  the  students  do  not  use  proper  referencing  system…  As  a  result  of  this, 
Saunders  et  al.  (2006)  listed  a  few  major  problems  that  students  face  in 
doing project work. 
 
The  names  of  all  the  authors  are  listed  in  the  reference  list  in  the  same 
order they are listed in the original reference. 
 
5.4 Personal  communication  such  as  interviews,  telephone  calls,  video 
conferencing and internet chat do not provide recoverable data; therefore, 
they are not included in the reference list. Cite personal communication in 
the text citation only. Provide initials as well as the family name (full name 
for Asians) of the communicator and provide the exact date. 
 
Many designers do not understand the needs of the young people according 
to Toi (2007, pers. comm. 19 April) because... 
 
5.5  Additional Information 
 
Quotations – As a rule, if the quote is less than a line, it may be included in 
the body of the text in quotation marks. 
 
Summaries or paraphrases – Give the citation where it occurs naturally or 
at the end of the relevant piece of writing. 
 
Tables,  charts,  diagrams  or  illustrations  –  These  should  be  referenced  as 
though  they  were  a  quotation  if  they  have  been  taken  from  a  published 
work. 
 
If details of particular parts of a document are required, e.g. page numbers, 
they should be given after the year within the parentheses. 
  
Rules  for  citation  in  text  for  printed  documents  also  apply  to  electronic 
documents  except  where  pagination  is  absent.  If  an  electronic  document 
does not include pagination or an equivalent internal referencing system, 
the extent of the item may be indicated in terms such as the total number 
of lines, screens, etc., e.g. “[21 lines]” or “[approx 8 screens]”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

TAR College Harvard Referencing System  4
5.6  Writing convention 
 
The following conventions are not prescribed by national or international 
standards but have been included because they are usually adhered to by 
the academic community. 
 
 
If you are quoting a few words, the usual practice is as follows: 
 
Example A: 
 
Saunders, Lewis and Thornhill (2003, p. 93) argued that grounded theory is 
best  defined  as  ‘theory  building’  compared  to  the  assertion  of  Glaser  and 
Strauss (1967) of inductive approach to research.   
         
Example B: 
 
Robson  (2002,  p.  178)  defines  case  study  as  ‘a  strategy  for  doing  research 
which  involves  an  empirical  investigation  of  a  particular  contemporary 
phenomenon [current issues] …using multiple sources of evidence.’ 
 
The quotation forms part of your text and is indicated by enclosing it using 
either single apostrophe ‘ ’ or double apostrophe  “  ”.  
 
 The … indicates word or words from the original source have been left 
out. 
 Square brackets [ ] tell your reader you have added your own words to 
the quotation. 
 If  you  are  quoting  a  longer  quotation,  it  is  a  common  practice  for  the 
whole quotation to be indented: 
 
“There is no doubt that Internet technology has changed and is 
changing  the  way  organizations  do  business.  Using  the 
Internet,  companies  have,  for  instance,  (1)  created  knowledge 
bases  that  employees  can  tap  into  anytime,  anywhere;  (2) 
turned  customers  into  collaborated  partners  who  design,  test 
and  launch  new  products;  (3)  become  virtually  paperless  in 
specific  tasks  such  as  purchasing  and  filling  expense  reports; 
(4) managed logistics in real time; and (5) changed the nature 
of  numerous  work  tasks  throughout  the  organization  …” 
(Robbins & Coulter 2005, p. 197) 
 
 
 
 
 
 

TAR College Harvard Referencing System  5
6.0   THE REFERENCE LIST 
 
6.1   The reference list in the Harvard referencing system: 
 
 is titled ‘References’ 
 is arranged alphabetically by author’s family name 
 is a single list – books, journal articles and electronic sources are listed 
together and not arranged in a separate list 
 includes the full details of your citation in the text  
 is NOT a bibliography – you do not need to produce a bibliography for 
your assignments unless specifically asked to do so by your lecturer. A 
bibliography lists everything you may have read but did NOT use it in 
the  course  of  doing  the  assignment  while  a  reference  list  is  limited  to 
the citation in the text references used in your assignment. 
 
6.2  Steps involved in referencing 
 
a. Note  down  the  full  details  of  the  source  including  page  number  from 
which the information is taken. 
 
In  the  case  of  a  book,  the  details included  are  author(s)  of  the  book, 
year,  title,  edition,  publisher  and  place  of  publication  as  found  on  the 
front and back of the title page. 
 
In  the  case  of  a  journal  article,  the  details included  are  author(s)  of 
the  article,  date  of  publication,  title  of  article,  title  of  journal,  volume 
and issue number of journal and page numbers. 
 
For  all  electronic  information,  in  addition  to  the  above,  you  should 
note  the  date  you  accessed  the  information  and  database  or  website 
address (URL). 
 
b. Insert  the  citation  at  the  appropriate  place  within  the  text  of  the 
document. 
 
c. Provide a reference list at the end of your assignment. 
 
6.3  Whenever possible, elements needed for the reference list should be taken 
from the title page of the publication. 
 
 For place of publication, provide the city.  
 If more than one town/city is listed, list the first one or the location of 
the publisher’s head office.  
 If  the  town  is  not  well  known,  you  may  add  a  county,  region  or  state. 
Note that in the United States of America, states are denoted by a two‐
letter code, for example ‘Hillsdale, NJ’. 

TAR College Harvard Referencing System  6
  For the publisher’s name, omit superfluous terms such as ‘Publishers’, 
‘Co.’ or ‘Inc.’ but always retain the word ‘Books’ or ‘Press’. 
 Where the publisher is a university and the place or the location is not 
included  in  the  name  of  the  university,  do  not  repeat  the  place  of 
publication. 
 
6.4       Each  reference  should  use  the  elements  and  punctuation  given  in  the 
following  examples  for  the  different  types  of  work  you  may  have  cited. 
Underlining  is  an  acceptable  alternative  to  italics  when  references  are 
handwritten.  
 
6.5   The  reference  list  is  arranged  alphabetically  by  authors’  family  names. 
When  an  item  has  no  author  (e.g.  newspaper  report,  annual  company 
report, brochure), it is cited by its title and sequenced in the reference list 
by the first significant word of the title. 
 
6.6  The  Harvard  referencing  system  does  not  require  the  second  and 
subsequent lines of the reference to be indented. 
 
6.7  Setting  out  the  items  in  a  Reference  List  using  the  Harvard  referencing 
system 
 
The main elements required for a reference are set out in this order:   
 
6.7.1   Example of a book 
 
The  main  elements  required  for  referencing  a  book  are  set  out  in  this 
order: 
 
Author’s  family  name,  Initial(s)  year,  Title  of  book,  Publisher,  Place  of 
publication. 
 
 
Author’s  family  name  Year  of  publication  Title  of  the  book  in  italics 
  followed  by  a  comma,  followed  by  a  comma  ‐  followed by a comma ‐ upper 
  then initial(s)   no brackets  case  used  only  for  the  first 
  word
 
 
Cameron,  SK  2002,  Business  student’s  handbook:  Learning  skills  for  study 
and employment, Prentice Hall, Harlow. 
 
  Publisher  followed  Place  of  publication 
  by a comma followed by a full stop 
 
 
 
 

TAR College Harvard Referencing System  7
 6.7.2   Example of an academic journal 
 
The main elements required for referencing a journal article are set out in 
this order: 
 
Author’s  family  name,  Initial(s)  year,  ‘Title  of  article’,  Title  of  journal, 
volume number, issue number, page number.  
 
  Author’s  family  name  Year  of  publication  Title  of  the  article  in  single 
followed  by  a  comma,  followed  by  a  comma  ‐  inverted  comma  ‐  upper  case  for 
  then initial(s)   no brackets  the first word only, a comma after 
  the second inverted comma 
           
                 
Bilosvalavo,  RL  &  Lynn,  M  2006,  ‘Mission  statements  in  Slovene 
enterprises:  Institutional  pressures  and  contextual  adaptation’, 
Management Decision, vol. 45, no. 4, pp. 773‐788. 
 
 
    Title    of  the 
     
Volume  number  Issue  number  Page  number  (pp.)  of 
  journal  in  italics  followed  by  a  followed  by  a  the  article  followed  by 
  followed  by  a  comma comma  a full stop at the end 
  comma 
 
 
6.7.3   Example of an electronic publication 
 
The main elements required for referencing an electronic publication are 
set out in this order: 
 
Author’s  family  name,  Initial(s)    year,  Title  of  document  or  website,  date 
viewed, <URL address in full>. 
 
  Author’s  family  name  Year  of  publication  Title  of  the  article  in  italics, 
  followed  by  a  comma,  followed  by  a  comma  ‐  followed by a comma ‐ upper 
  then initial(s)   no brackets case used for first word  
 
 
Potter,  JB  2005,  The  big  five  personality  test,  viewed  11  July  2007, 
<http://www.outofservice.com/bigfive>. 
 
 
The  internet  address  (URL)  is  enclosed  in  <  Date  the  document  is 
and  >  with  the  full  address  and  followed  by  a  accessed  followed  by  a 
full stop  comma 

TAR College Harvard Referencing System  8
7.0   EXAMPLES OF REFERENCING 
 
7.1 Books 
 
Basic format for books:  
Author’s family name, Initial(s) year, Title of book, Publisher, Place of publication. 
 
Books  An example of citation in the text  The entry in the reference list 

Single author  An  important  factor  is…  (Cameron  Cameron,  SS  2002,  Business  student’s  handbook:  Learning  skills  for 
2002, p. 158)  study and employment, Prentice Hall, Harlow. 
   

Khoo (1977, p. 45) argues that…   Khoo,  KK  1977,  The  western  Malay  states,  Oxford  University  Press, 
Kuala Lumpur. 

Two or three  According  to  Kim  and  Mauborgne  Kim,  WC  &  Mauborgne,  R  2005,  Blue  ocean  strategy:  How  to  create 
authors  (2005), …  uncontested  market  space  and  make  the  competition  irrelevant, 
  Harvard Business School, Boston. 
 
 
Guelich,  S,  Gundavaram,  S  &  Birznieks,  G  2000,  CGI  programming 
  with    pel, O’Reilly, Cambridge. 

Four or more  As  suggested  by  Sandler  et  al.  (1995,  Sandler,  MP,  Patton,  JA,  Coleman,  RE,  Gottschalk,  A,  Wackers,  FJ  & 
authors  p. 14) …  Hoffere,  PB  1995,  Diagnostic  nuclear  medicine,  Williams  &  Wilkins, 
  Baltimore. 
   

The industry… (Leeders et al. 1996)  Leeders,  SR,  Dobson,  AJ,  Gibbers,  RW,  Patel,  NK,  Mathews,  PS, 
Williams,  A  &  Marriot,  DL  1996,  The  Australian  film  industry, 
Dominion, Adelaide. 

TAR College Harvard Referencing System  9
 Books  An example of citation in the text  The entry in the reference list 

Book with no  As  shown  in  Networking  Essential  Networking essential plus, 2000, 3rd edn, Microsoft Press, Redmond.  

author  Plus (2000), … 

Book with no  This  has  been  emphasized  by  Seah  Seah, R n.d., Micro­computer applications, Microsoft Press, Redmond. 

date  (n.d.) when…  . 

Electronic  Gottshalk  and  Solli‐sather  (2006)  Gottschalk,  P  &  Solli‐saether,  H  2006,  Managing  successful  IT 
book  contend that…  outsourcing  relationship,  viewed  30  July  2007, 
  <http://site.elibrary.com/lib/tarc/document/display.jsp?docID=100
8436&page=1>. 

Translated  Popularity  of  the  novel  ‘Les  Enfants  Cocteau,  J  1961,  Les  enfantrs  terribles,  trans.  R  Lehmann,  Penguin, 
book  Terribles’  increased  after  translation  London. 
(Cocteau 1961). 

Second edition  ...Jeremy (ed. 2001) states that...  Jeremy, H (ed.) 2001, Management today, 2nd edn, Century Learning, 

or later edition    London. 
of a book     
…Walpole  and  Evans  (eds  2001)  Walpole,  M  &  Evans,  C    (eds)  2001,  Tax  administration  in  the  21st 
question whether  century, 3rd edn, Prospect Media, St Leonards, New South Wales. 

One volume of  It  has  been  implied  (Einax  1995)  Einax, J 1995, Chemometrics in environmental chemistry: Application, 

a multi‐volume  that…  vol. 2, Handbook of environmental chemistry. Springer, Berlin. 
set of books 

Chapter in an  Ezhar (2001) notes that…   Ezhar,  T  2001,  ‘Working  with  foreigners’,  in  Understanding 

edited book  Malaysian  workforce,  eds  Asma  Abdullah  &  A  Low,  Malaysian 
Institute of Management, Kuala Lumpur, pp. 179‐196.  

TAR College Harvard Referencing System  10
 Books  An example of citation in the text  The entry in the reference list 

Encyclopaedia  Collins  Cobuild  English  Dictionary  No entry is required in the reference list because you have the name 

or dictionary ‐  (1995) defines ethics as…  and date of the dictionary as an in‐text citation. 
with no author 

Encyclopaedia  Hawkins (1997, p. 128) defines ethics  Hawkins,  JG  1995,  Kamus  dwibahasa  Oxford  Fajar,  2nd  edn,  Fajar 
or dictionary ‐  as…  Bakti, Kuala Lumpur, p.128. 
with author 

TAR College Harvard Referencing System  11
 7.2  Journal articles 
 
Basic format for journal articles:  
Author’s family name, Initial(s)  year,  ‘Title of article’,  Title of journal, volume number, issue number, page no.  
 
Journal  An example of citation in the text  The entry in the reference list 

Single author  Ho (2007, p. 2) argues tha …  Ho,  S  2007.  ‘Knowledge  sharing  ‐  a  fear  factor’,  Malaysian 

Management Review, vol. 42, no. 2, pp. 1‐22. 

Two or three  Bilosvalavo  and  Lynn  (2006,  p.  Bilosvalavo,  R  &  Lynn,  M  2006,  ‘Mission  statements  in  Slovene 
authors  774) acknowledge…  enterprises:  Institutional  pressures  and  contextual  adaptation’, 
  Management Decision, vol. 45, no. 4, pp. 773‐788. 
   

The  impact  of  IT…  (Li  &  Clifford  Li, G & Clifford, N 2007, ‘When a talking computer agent is half human 

2007, p. 163).  and  half  humanoid’,  Human  Communication  Research,  vol.  33,  no.  2, 
pp. 163‐193.  

More than four  2nd citation onwards  George,  B,  Sims,  P,  Mclean,  AN  &  Mayer,  D  2007,  ‘Discovering  your 
authors  George et al. (2007) claim that…    authentic leadership’, Harvard Business Review, vol. 85, no. 2, pp. 129‐
138. 

Journal article with  It  is  a  growing  problem  in  the  UK  ‘Anorexia  nervosa’  1969,  British  Medical  Journal,  vol.  10,  no.  2,  pp. 
no author  (‘Anorexia Nervosa’ p. 530)…   529‐536. 

Journal article from  …and  this  has  been  established  by  Eisend, M & Schucherta, P 2006, ‘Explaining counterfeit purchases: A 

an electronic  Eisend and Schucherta (2006).  review  and  preview’,  Academy  of  Marketing  Service,  vol.  2006,  no.  2, 
journal using  viewed  31  July  2007, 
electronic database  <http://www.amsreview.org/articles/eisend12‐2006pdf>. 

TAR College Harvard Referencing System  12
 7.3  Electronic publications 
 
Basic format for electronic publications:  
Author’s family name, Initial(s) year date, Title of document or website, date viewed, <URL address in full>. 
 
Electronic 
An example of citation in the text  The entry in the reference list 
publications 

A World Wide Web  The  result  of  the  test  can…  (Potter  Potter,  J  2005,  The  big  five  personality  test,  viewed  11  July  2007, 
site  2005).  <http:// www.outofservice.com/bigfive>. 

Document on  Harvard  referencing  is  a  format  of  Wikipedia  2007,  ‘Harvard  referencing’,  viewed  23  July  2007, 
World Wide Web  … (Wikipedia 2007).  <http://en.wikipedia.org/wiki/harvard_referencing>. 
with no author 

Electronic book  Holland (2004) maintains that…   Holland,  M  2004,  Guide  to  citing  internet  sources,  2nd  edn,  updated  2 
  November  2005,  viewed  10  July  2007,  
<http://www.bournemouth.ac.uk/library/using/guide_to_citing_inter
net_source.html>. 

Electronic thesis  Crain (2000) postulates that…  Crain, J 2000, ‘The effects of a formal induction program on newly hired 

teachers’  perceptions  on  self‐efficacy’,  Department  of  Teaching  and 
Leadership, PhD thesis, University of Kansas, viewed 30 July 2007, UMI 
Proquest  Dissertation  ATT990068, 
<http://proquest.umi.com.newdc.oum.edu.my/pqdweb?index=1&did=
728423791&TS=1185859215&clientId=56581>. 

Media releases on  Ong  (2007)  notes  that  sustainable  Ong, KT (Minister of Housing and Local Government) 2007, Sustainable 

the World Wide  living…  living in Malaysia, media release, 16 June, Ministry of Housing and Local 
Web  Government,  Kuala  Lumpur,  viewed  30  July  2007, 
<http://aplikasi.kpkt.gov. my/ucapan.nsf>. 

TAR College Harvard Referencing System  13
 Electronic 
An example of citation in the text  The entry in the reference list 
publications 

Discussion lists or  Marsh (2007) postulates that…   Marsh,  A  <marsha@gmail.com>  2007,  ‘Time  management’,  list  server, 

newsgroups    28  March,  Google  Recreational  Gardens,  viewed  30  July  2007, 
<http://groups.google.com/group/rec.gardens/browse_thread/thread
/e0ec899/2956944565b8e75c#2956944565b8e75c>. 

Email  Amir  confirmed  this  by  email  on  1  Personal  communications  such  as  conversations,  letters  and  personal 
July 2007…  email messages are not included in a reference list. 

Computer  A  programme  was  developed…  MathWorks  2001,  MATLAB,  ver.  6,  computer  programme,  The 
programme  (MathWorks 2001).  MathWorks Inc., Natick, MA. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TAR College Harvard Referencing System  14
 7.4  Special publications and materials 
 
Basic format:  
Author’s family name, Initial(s) year, Title of item, description of item, Publisher, Place of publication. 
 
Special publications 
An example of citation in the text  The entry in the reference list 
and materials 

Conference paper  It  has  been  shown  (Chang  2003)  Chang,  CC  2003,  ‘Malaysia’s  outline  perspective  plan  towards 
that…  prosperity in the trend of globalisation’, in Proceedings of the Seventh 
  World  Chinese  Entrepreneurs  Convention,  21‐26  July  2003,  Sunway 
Resort,  Petaling  Jaya,    The  Associated  Chinese  Chambers  of 
Chang (2003) contends that…  Commerce  and  Industry  of  Malaysia,  ACCIM,  Kuala  Lumpur,  pp.  28‐
38. 

Newspaper article  As  Fernandez  (2007)  notes  in  his  Fernandez, T 2007, ‘I didn’t make any threats: Kayveas’, Sun 31 July, 

with author  articles, …  p. 2. 
Note: ‘The’ in the English language newspaper titles is omitted. 

Newspaper article  …in the Sun (31 July 2007, p. 3).   Sun 2007, ‘Master plan boost for northern corridor’, 31 July, p. 3. 

with no author 

Publication from a  The plans include… (UNESCO  UNESCO  1995,  General  information  programme  and  UNISIST, 

corporate  body  1995).  UNESCO, Paris. 
 

Genting  Berhad  2007,  Genting  Berhad  annual  report  2006,  Genting 

Berhad, Kuala Lumpur. 

Government article  The strategic approaches include…  Ministry  of  Agriculture  1998,  The  third  national  agriculture  policy, 
(Ministry of Agriculture 1998).  Ministry of Agriculture, Kuala Lumpur. 

TAR College Harvard Referencing System  15
Special publications 
An example of citation in the text  The entry in the reference list 
and materials 

Patent  Tadayuki,  Kazuhsia  and  Atushi  Tadayuki, O, Kazuhsia, Y & Atsushi, N 1999, Hard butter composition 

(1999) show that…  and its production, Japanese Patent 99‐78710. 

Video or television  The process involves three stages…  Mild  steel  with  low  current  1987,  video  recording,  MIG  Welding 
recording  (Mild steel with low curren, 1987).  Institute, Cambridge, 5 January. 

Pamphlet or  TAR  College’s  philosophy  is…  (TAR  TAR  College  Prospectus  2007/2008  2007,  Tunku  Abdul  Rahman 
brochure  College  Prospectus  2007/2008  College, Kuala Lumpur. 
2007). 

Audio cassette  The  original  broadcast  (War  of  the  War of the worlds 1999, Mercury Theatre on the air, audio CD, Radio 

Worlds  1999)  in  1938  is  said  to  Spirits, ASIN: B00002R145. 
have  caused  mass  panic  amongst 
listeners. 

CD ROMs and DVDs  Hawkings (1994) states that…   Hawking,  SW  1994,  A  brief  history  of  time:  An  interactive  adventure, 
CD‐ROM, London, Crunch Media. 

Standard  The standards set by SIRIM (2003)  SIRIM  2003,  Code  of  practices  for  access  of  disabled  persons  outside 
states that …   buildings (MS13311:2003), SIRIM Berhad, Shah Alam: 

Personal  It  has  been  confirmed  by  Seow  Personal communications such as conversations, letters and personal 

communication  (2007,  pers.  comm.  10  July)  that  email messages are not included in a reference list. 
this practice…. 

Thesis  Lee (1995) recommends that …   Lee,  CW  1995,  ‘Characteristics  of  rubber  products  for  mining 
applications’,  Unpublished  final  year  advanced  diploma  project, 
Tunku Abdul Rahman College.  

TAR College Harvard Referencing System  16
Special publications 
An example of citation in the text  The entry in the reference list 
and materials 

Document on  Ball,  Lee,  Phan  and  Ra  (2001)  Ball, K, Lee, YH, Phan, O & Ra, YS 2001, Adult retraining and reskilling 

microfiche  suggest that…   in  Australia  and  South  Korea,  microfiche,  National  Centre  for 
Vocational  Education Research, Leabrook, Australia, Korea Research 
Institute for Vocational Education and Training, Seoul, ED451368. 

Acts of Parliament  The  Service  Tax  (Amendments)  Service Tax (Amendments) 2002. 

(2000) states that …   
Industrial Relations Act 1967. 

TAR College Harvard Referencing System  17
7.5 Frequently Asked Questions (FAQs) 
 
Here are some of the FAQs on referencing. 
 
Question 1 
If I read a book or a journal article by one author (Author 1) and he 
mentions an idea by another author (Author 2), whose idea do I refer 
to?  How do I reference that? 
 
You  must  mention  both  authors  (Author  1  and  Author  2)  in  your  in‐text 
citations; and in your reference list, you only need to list the item you have 
read, that is Author 1.  
 
For  example,  if  you  read  about  an  idea  by  Lim  (Author  2)  in  a  book  by 
Saunders (Author 1), you need to mention both the authors in your in‐text 
citations. Your in‐text citations would appear as: 
 
Lim (Saunders 2003, p. 71) states that …     or 
Lim’s study (cited in Saunders  2003, p. 71) indicates that …   or 
Saunders (2003, p. 71), in reporting Lim’s study, emphasized the aspect …  
 
In the reference list, you list only Saunders’ (the source you read) and not 
Lim’s (whose idea you only read about in Saunders’). 
 
 
Question 2 
How do I cite the authors’ names if they have the same family name in 
the reference list? How do I show in my in­text reference which idea 
belongs to which author? 
 
You  distinguish  between  the  two  authors  in  your  assignment  by  adding 
their  initials  to  the  in‐text  reference  (which  usually  only  has  the  family 
name and date).  
 
For example: 
 
The theory was first suggested in 1970 (Johnson, HT 1971) but since then, 
many researchers, including DE Johnson (2001), have rejected the idea. 
 
 
Question 3 
How do I cite an author who has written more than one work in the 
same year? How do I show which idea comes from which reference? 
 
You  put  a  lower  case  letter  of  the  alphabet  next  to  the  year  or  date  and 
keep these letters in your reference list as well.  
 

TAR College Harvard Referencing System  18
 For example: 
 
In a recent publication, Bart (2004b) argued that mission statements of 
most  organization are underutilised and most organization had jumped 
on  the  bandwagon  of  creating  mission  statements  without  knowing  the 
true purpose of the statement (Bart 2004a). 
 
The  order  of  sequence  in  which  you  attach  the  letters  is  based  on  the 
alphabetical order of the title of the work by the author.  
 
 
Question 4 
How do I cite information from my lectures, tutorials or study guides?  
 
You do NOT cite your lectures, tutorials or study guides as sources unless 
your  lecturer  has  particularly  said  this  is  acceptable.  This  is  because 
lectures,  tutorials  and  study  guides  are  intended  to  give  you  an 
introduction to a topic.  In assignments where you undertake research, you 
are  expected  to  read  widely  and  identify  for  yourself  the  main  ideas  that 
are relevant from various sources.  In addition, oral communication is not 
generally  referenced.  Your  lecturers  and  tutors  do  not  reference  their 
comments.  If  you  cite  them  as  your  source  of  an  idea,  it  could  be 
inaccurate,  possibly  even  plagiarism,  because  the  lecturers  might  be 
referring to someone else’s idea, not one of their own. 
 
 
Question 5 
What if I cannot find the author or a date in a website? 
 
 When there is no name on a webpage, look for a sponsoring body like 
an  organisation  or  a  government  department  responsible  for  the 
information.  
 Where  there  is  no  sponsoring  body,  use  the  title  of  the  article  or 
document on the screen as the ‘author’. 
 Where there is no date, use ‘n.d.’ (no date). 
 
If a resource has no author and no date, you need to consider whether it is 
a suitable source for academic work, as your work will suffer from lack of 
credibility. 
 
 
Question 6 
How do I reference a graph or a figure that I copy or adapt? 
 
A basic principle of Harvard referencing is providing the author and date 
as  an  in‐text  reference.  This  also  applies  when  you  use  other  people’s 

TAR College Harvard Referencing System  19
 pictures,  graphs  or  figures.  You  also  need  to  make  it  clear  if  you  have 
adapted the picture or graph for your own purposes. 
 
For example: 
 
 
  The Process
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
              (AACSB 2006, p. 6) 
 
 
Question 7 
How do I cite Malaysian or Asian names? 
 
You  will  need  to  be  aware  of  the  various  ways  to  cite  Asian  names.  For 
Chinese and Japanese names, use the writers’ family names when you are 
citing them in your text. As for your reference list, put the writers’ family 
names first followed by their initials.  
 
For example:  
 
Full name  In­text  Reference List 
citation 
Chinese Name  Sheng (2003)  Sheng,  YL  2003,  The  Chinese 
Sheng Ye Lin  dilemma, East West Ltd, New South 
  Wales. 
Japanese  Kimbara  Kimbara,  T  2007,  The  digital 
Name  (2007)  collapse, Penguin, London. 
Tatsyo   
Kimbara 
 

TAR College Harvard Referencing System  20
 
 
  However, for Malay and Indian names, use the writers’ full names in both 
  the in‐text citation and reference list. 
 
  For example: 
 
Full name  In­text  Reference List 
citation 
Malay Name  Mahathir  Mahathir  Mohammad  1982,  The 
Mahathir  Mohammad  Malay  dilemma,  Federal 
Mohammad  (1982)  Publications, Petaling Jaya. 
 
Indian Name  Bala  Bala  Ramasamy  2003,  ‘FDI  and 
Bala  Ramasamy  uncertainty:  The  Malaysian  case 
Ramasamy  (2004)  study’,  Journal  of  Asia  Pacific 
  Economy, vol. 20, no. 2, pp. 75‐79. 
 
 
For names of other Asian writers such as Thai names, Cambodian names, 
etc.,  you  need  to  find  out  how  other  writers  within  your  academic  world 
cite  these  names.  Always  refer  to  current  journals  or  publications  to  see 
how   these Asian names are cited. If you are still unsure about this, refer 
to various referencing guides which are available online. 
 
 
Question 8 
In  the  reference  list,  do  I  separate the various  sources  of references 
that I have used in my in­text citations? 
 
All  references  that  you  have  referred  to  in  your  assignment  or  project 
should be arranged in alphabetical order in one list with NO separation of 
the sources into categories like books, journals, etc. 

TAR College Harvard Referencing System  21
 REFERENCES 
 
 
Curtin  University  Library  2007,  Harvard  referencing,  viewed  4  July  2007, 
<http://library.curtin.edu.au/referencing/harvard.pdf>. 
 
Fisher,  D  &  Hanstock,  T  1998,  Citing  references,  Balckwell’s  Bookshops, 
Nottingham. 
 
Saunders,  M,  Lewis,  P  &  Thornhill,  A  2005,  Research  methods  for  business 
students, 3rd edn, Prentice Hall, Harlow. 
 
University  of  Bournemouth  2005,  Citing  references,  viewed  4  July  2007, 
<http://www.bournemouth.ac.uk/library/citing_references/ 
docs/Citing_Refs.pdf>. 
 
University  of  South  Australia  2006,  Referencing  using  the  Harvard  author­date 
system,  viewed  4  July  2007,  <http://www.unisanet.unisa.edu.au/ 
learningconnection/student/learningAdvisors/documents/harvardreferencing.p
df>. 

TAR College Harvard Referencing System  22