MANUAL DE POLÍTICAS

Índice

Introducción
Objetivos del manual
Cómo usar el manual
Revisiones y actualizaciones
Declaraciones de políticas
Políticas generales
Políticas específicas
Gerencia
Área de producción
Ventas
Administración

Introducción

Nuestras políticas están enfocadas a los procesos del negocio y orientadas a la

calidad de nuestro servicio para que así brindemos la mejor experiencia a nuestros
clientes, con valores firmes que regirán nuestra conducta en lo ético y moral.
La finalidad de las políticas establecidas en esta empresa, son permitir a sus
integrantes fomentar el trabajo en equipo, en cual quiera de las diferentes áreas
ocupadas, de una manera justa y equitativa permitiendo así, la armonía y la facilidad
del trabajo ando e integrando los esfuerzos de todas las áreas hacia una misma
dirección.

Objetivos del manual

1. Servir de guía laboral al personal de la empresa.

2. Servir como un instrumento do apoyo definiendo y estableciendo la estructura y
responsabilidades de los empleados
3. Servir de guía para verificar que los procesos de la empresa estén alineados con
los objetivos de la misma.
4. Definir la estructura jerárquica de la empresa.
5 Ayudar a los empleados a detectar fácilmente su responsabilidad y líneas de
autoridad y de comunicación.
6. Servir como herramienta didáctica para la capacitación de los nuevos empleados
de la empresa.

Alcance

El presente manual será aplicable para todas las áreas de la empresa, permitiendo
la evaluación de los empleados y por consiguiente la calidad de la empresa.

Como usar el manual

El presente manual será de uso exclusivo de la empresa “Ecolmena”, atendiendo a

sus diferentes áreas y necesidades.
La dirección de la misma será la responsable de decidir la estrategia más
conveniente para hacer llegar el presente manual a las diferentes áreas para
garantizar de esa manera que los procedimientos y normas descritos en el presente
manual, sean aplicados de manera homogénea por todo el personal sin excepción.

Revisiones y actualizaciones

La dirección de la empresa será la responsable de difundir y modificar los

contenidos de este manual, así como de mantenerlo actualizado, atendiendo la
evolución de la empresa en el tiempo y sus retos.
La dirección de igual forma será la única facultada para asesorar y supervisar el
cumplimiento de lo establecido en el manual la misma revisará periódicamente,
cada año, la efectividad de las políticas establecidas, con la finalidad de
actualizarlas o modernizarlas.
El manual de políticas y normas entrara en vigencia a partir de la fecha de su
aprobación o en su caso de actualización.
 Declaraciones de Políticas

Facilitar la actuación del personal que participa en la consecución de los objetivos y

en el desempeño de las funciones de los diferentes puestos que tienen asignados,
evitando confusión en las tareas, eliminando la duplicidad y en consecuencia
mejorar la efectividad y productividad de la empresa, también apoyar a la inducción
y adiestramiento de los empleados de nuevo ingreso, facilitando la interacción de
las distintas unidades laborales y propiciar el correcto flujo de información,
facilitando al personal la implementación de estas políticas, procedimientos y
normas.

Políticas Generales:

1. Higiene en las áreas

Propósito:
Es necesario tener todas las áreas limpias, ya que es la presentación de nuestro
negocio hacia nuestros clientes, además que mantener las áreas limpias y
ordenadas evita accidentes laborales.
Definición:
Se debe evitar tener las áreas de la empresa sucias, o en desorden, se debe evitar
tener los cestos llenos de basura o los instrumentos de apicultura sucios, se debe
llevar a cabo un proceso riguroso de higiene en todas las áreas de la empresa
periódicamente de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Contenido:
Nuestros empleados y clientes deben sentirse a gusto en las instalaciones de
nuestra empresa, para ello la presentación y la higiene son indispensables.
Responsables de su observación:
Gerencia

2. Portar el gafete:
Propósito:
El uso del gafete es parte de la imagen del negocio y facilita la coordinación de las
líneas de mando, los empleados de la empresa deben estar identificados para evitar
posibles intrusiones a las instalaciones.
Definición:
Todos los empleados de la empresa tienen prohibido quitarse el gafete dentro de la
empresa, en el horario de trabajo tanto como en, ocasiones especiales como
eventos u horario de comida, y este debe ser portado de manera correcta, a fácil
vista para que el cliente pueda identificar cuál es su nombre y poder dirigirse a ellos
sin ningún problema.
Contenido:
Es necesario identificar a todos los empleados para facilitar las líneas de mando
dentro de la empresa, y tener un control de personal más eficiente, así también para
que la interacción con nuestros clientes sea de calidad.
Responsables de su observación:
Gerencia.

3. Trabajo en equipo:
Propósito:
Los empleados deben ser capaces de perseguir un mismo objetivo en conjunto,
funcionando en cohesión en las diferentes áreas y con los diferentes órdenes de
jerarquía.
Definición:
Los puestos de trabajo de la empresa son de carácter polifuncional todo trabajador
tiene la responsabilidad de cumplir con las actividades a su responsabilidad para
los que fue previamente capacitado.
Contenido:
Para que los miembros del equipo se conozcan y establezcan buenas relaciones
laborales, y esto ayude a mantener una buena y constante comunicación en las
diferentes áreas. De esta manera la confianza entre los empleados y sus líneas de
mando será fortalecida y se obtendrán así buenos resultados laborales.
Responsables de su observación:
Gerencia, jefe de cada área, socios.
4. Portar el uniforme debidamente:
Propósito:
Es necesario construir una imagen de marca que refleje compromiso, formalidad y
calidad, una herramienta para lograrlo es el uniforme laboral que ayuda a construir
esa imagen logrando que los empleados se vean como un grupo al vestir
homogéneamente.
Definición:
Deberá portarse el uniforme de forma adecuada, y cuidando la higiene personal.
Ningún trabajador podrá presentarse a laborar sin portar el uniforme sin excepción.

Contenido:
Los empleados de la empresa podrán ser identificados fácilmente cuando lleven un
uniforme laboral determinado. También ayuda a generar un ambiente más
agradable para los clientes y que estos puedan tener una fácil interacción con los
empleados, además de generar en los empleados un sentimiento de pertenencia de
con la empresa.
Responsable de su observación:
Gerencia

5. Higiene personal:
Propósito:
Los empleados son los responsables del manejo de nuestro producto, por lo que su
higiene personal repercute en la prevención de defectos en el mismo y además
asegura un control de calidad alto.
Definición:
Ningún empleado, especialmente los que están en contacto con la captación de la
miel, distribución de la misma o trato directo con nuestros clientes, puede laborar
sucio, deben estar presentables y con una higiene personal perfecta.
Contenido:
La higiene personal de nuestros empleados debe ser excelente para que la calidad
de nuestro producto también lo sea, además de que los empleados que tengan trato
con el cliente deben tener la mejor higiene posible para reforzar nuestra imagen de
marca, como una empresa de calidad.
Responsables de su observación:
Gerencia

6. Respeto entre el personal:

Propósito:
El respeto a las condiciones individuales de los empleados de la empresa es la clave
para un ambiente positivo y productivo.
Definición:
La religión, edad, limitaciones físicas, características particulares o cualquier otra
condición personal que haga destacar a algún empleado no debe convertirse en
blanco para burlas o desprecio.
Contenido:
Es prioridad crear un ambiente laboral agradable en el cual nos podamos
desenvolver, cooperando para que la convivencia personal que se desarrolla en las
instalaciones que compartimos sea lo más pacífica posible.
Responsables de su observación:
Gerencia, socios.

7. Uso de aparatos electrónicos:

Propósito:
El uso de teléfonos celulares, tablets, reproductores de música o cualquier aparato
electrónico en un horario de trabajo, provoca distracción de los empleados
afectando su productividad y comprometiendo la seguridad de los mismos.
Definición:
Están prohibidas las llamadas telefónicas y el uso de computadoras, para asuntos
no relacionados a los asuntos de la empresa. En casos especiales se deberá
solicitar permiso a la línea de mando inmediata.
Contenido:
Es necesario evitar el uso de estos aparatos para evitar la distracción de nuestros
empleados, procurando la productividad de los mismos, y su completa
concentración en el manejo de nuestro producto y la atención a nuestros clientes.
Responsables de su observación:
Gerencia.
8. Tolerancia:
Propósito:
Los retrasos demoran la producción y modifican la planeación de las actividades,
por lo que es fundamental llevar control de los mismos, priorizando las necesidades
de la empresa.
Definición:
Ningún empleado podrá acumular más de tres veces en la semana, el retardo
correspondiente, por haber llegado después de la tolerancia de 8 minutos. De ser
así la dirección tomará las medidas que considere pertinentes.
Contenido:
La puntualidad es necesaria para cumplir los planes de recolección de miel,
embotellado y almacenamiento, así como los envíos del producto, mantener una
postura estricta en este aspecto, fortalece nuestros valores y aumenta nuestra
productividad.
Responsables de su observación:
Gerencia

9. Visitas de carácter personal:

Propósito:
Es necesario evitar cualquier tipo de distracción en la empresa, manteniendo la
armonía en el ambiente laboral, y mantenerlo como tal, estrictamente laboral.
Definición:
Por la seguridad del personal y de la empresa, así como mantener el ambiente
laboral sin perturbaciones, no se permiten las visitas de carácter personal en las
instalaciones de la empresa, en ningún horario.
Contenido:
Es necesario crear un ambiente estrictamente laboral donde nuestros empleados
trabajen en armonía.
Responsables de su observación:
Gerencia
 Políticas específicas:

1. Gerencia:
1.1. Revisar el uniforme del personal:
Propósito:
Los uniformes deben reflejar la formalidad y calidad de nuestra empresa.
Definición:
Evitar que nuestros empleados usen ropa distinta a lo establecido por la empresa,
y de esta forma homogenizar la estética de los empleados y reforzar el ambiente
laboral, propiciando igualdad de condiciones.
Contenido:
El uniforme que llevan nuestros empleados debe permitir a nuestros clientes
identificarlos.
Responsables de su observación:
Asociados
1.2. Supervisar el trabajo del personal:
Propósito:
Es importante explorar la mejor manera para que todos los empleados trabajen en
conjunto para alcanzar las metas propuestas en la empresa. Así la empresa y
empleados crecen de manera junta.
Definición:
Evitar que las funciones delegadas están siendo ejecutadas de forma incorrecta.
Contenido:
Para verificar la marcha de los procesos.
Responsables de su observación:
Asociados.
1.3. Delega y asigna diversas tareas:
Propósito:
Cuando las responsabilidades son delegadas de manera adecuada, es decir, se
confiando las funciones que pueden ser resueltas por los puestos propicios y
aptitudes de cada empleado, haciendo que el rendimiento incremente.
Definición:
Evitar la excesiva multiplicidad de las tareas realizadas por cada empleado, priorizar
la especialización de las actividades de cada uno, mejorando así la eficiencia y
reduciendo el estrés de los empleados.
Contenido:
Al delegar ciertas funciones a los subordinados se puede priorizar las tareas que
requieren más atención en ese momento.
Responsables de su observación:
Asociados.

2. Área de producción:
2.1 Mantener limpia el área de trabajo:
Propósito:
Se debe mantener el área de trabajo independientemente del área, para cuidar la
calidad e higiene del producto así como su almacenamiento, para la organización y
presentación de las oficinas y lo más importante el área de atención al cliente para
reforzar nuestra imagen de marca como una empresa de calidad.
Definición:
Asegurando la calidad de nuestro producto, cuidar las normas de higiene para
productos alimenticios y cuidar nuestra imagen de marca.
Contenido:
Para mantener las áreas libres de suciedad, o plagas en la zona de
almacenamiento, se deberá realizar el aseo de las instalaciones periódicamente.
Responsables de su observación:
Gerencia y asociados.

2.2 La miel debe almacenarse previamente empacada y etiquetada.

Propósito:
Al ser un producto alimenticio debemos tener mucho cuidado en su correcto
almacenamiento sin descuidar nunca la higiene, y la presentación del producto,
cuidando que no se altere la imagen de calidad, y l producto pueda llegar en
perfectas condiciones a las manos del cliente.
Definición:
Cuidar el control de la producción de miel, en sus diferentes presentaciones,
cuidando no tener una sobre producción y tener en cuenta los productos con más
tiempo en inventario para poder venderlos primero, para no deteriorar la
presentación de los mismos.

Contenido:
Prevenir productos en mal estado estético, y cumplir con las normas de higiene de
productos alimenticios.
Responsables de su observación:
Gerencia y asociados.
2.3 Usar el equipo especial para la captación y almacenamiento de la miel:
Propósito:
Definición:
Uso adecuado del equipo de apicultura para evitar problemas con las colmenas y
en el área de almacenamiento guantes y cubre bocas para evitar la contaminación
del producto.
Contenido:
Para prevenir una contaminación del producto, y a su vez incumplir las normas de
salubridad alimenticia.
Responsables de su observación:
Gerencia y asociados.
3. Área de Ventas:
3.1 Recepción del cliente:
Propósito:
Tener siempre una actitud amigable para con los clientes, orientarlo en sus dudas
acerca de nuestro producto, agradecer su visita e incentivar a que regrese.
Definición:
Es necesario evitar las malas actitudes en los empleados que tendrán trato directo
con nuestros clientes evitando así que se perjudique la imagen de nuestra marca y
en consecuencia perder clientes potenciales.
Contenido:
Los clientes buscan el mejor servicio y una experiencia de compra agradable, para
esto es necesario el mejor de los tratos hacia ellos, brindándoles de una experiencia
que les haga recordar y recomendar nuestra marca.

Responsables de su observación:
Gerencia.

3.2 Atención al cliente:

Propósito:
Responder eficazmente y oportunamente las peticiones de nuestros clientes, de
igual forma orientarlo en sus dudas, y resolver sus quejas y sugerencias.
Definición:
Es de suma importancia evitar dar malos tratos a nuestros clientes
independientemente si se encuentran comprando por primera vez o devolviendo
algún producto, siempre debemos priorizar la experiencia de compra.
Contenido:
Establecer como meta la excelencia en el trato a nuestros clientes, y
comprometernos a reforzar la imagen de nuestra empresa como una empresa
profesional.
Responsables de su observación:
Gerencia.
3.3 Registro de pagos y facturas
Propósito:
Realizar un cobro correcto al monto de la compra de nuestros clientes, así como
comunicar al área de administración cuando alguno de nuestros clientes requiera
un comprobante fiscal.
Definición:
Se debe dar siempre ticket de compra a nuestros clientes y manejar el tema de
cobros con claridad y exactitud.
Contenido:
Registrar correctamente los montos, descripciones y fechas de cada venta
realizada, así como capturar los datos de los clientes que requieran factura para
facilitar el trabajo del área de administración.
Responsables de su observación:
Gerencia.

4. Área de administración.

4.1. Respetar las áreas designadas de acuerda la función.

Propósito:
Delegar correctamente los espacios para la atención de los procesos de las
diferentes funciones, así como su documentación asociada para no confundir
procesos.
Definición:
Delimitar correctamente el área de trabajo y no invadir el área de los demás.
Contenido:
Propiciar un ambiente laboral donde, los empleados puedan realizar
adecuadamente cada una de sus funciones en armonía.
Responsables de su observación:
Gerencia.

4.2. Coordinación en los aparatos electrónicos compartidos.

Propósito:
Coordinar el uso de los aparatos electrónicos compartidos, como impresoras,
escáner, teléfonos, y gestionar el mantenimiento de los mismos, para el correcto
funcionamiento del área de oficinas,
Definición:
Mantener un rol de mantenimiento de cambio de hojas y tinta de la impresora, entre
los empleados, y respetar los aparatos que son de uso de todos, sin que nadie
pueda adueñarse del uso de los mismos bajo ninguna circunstancia.
Contenido:
Propiciar un ambiente laboral saludable, previniendo roses entre los empleados por
la mala gestión del uso de estos aparatos.
Responsables de su observación:
Gerencia.

4.3. Comida en el área de oficina

Propósito:
Controlar el acceso de alimentos al área de oficina, permitiendo únicamente agua
que tendrá que estar siempre lejos de los aparatos electrónicos y la documentación,
para así evitar percances.
Definición:
Evitar perturbar el ambiente laboral, con olores desagradables, o cualquier otra
consecuencia de la introducción de alimentos al área de oficina, quedando
estrictamente prohibido.
Contenido:
Mantener un ambiente de oficina cordial, en igualdad de condiciones para todos,
haciendo así que la productividad de los empleados aumente y los percances dentro
del área sean mínimos.
Responsables de su observación:
Gerencia.