Manual de Procesos y Procedimientos de Seguimiento A Graduados

MANUAL DEL PROCESO
GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A
GRADUADOS
Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo
Institucional el 13/12/2017
[Versión 1.0]
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

GRADUADOS Página 2 de 14
Contenido
1. INFORMACIÓN BÁSICA ........................................................................................................................ 3
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ............................................................................................................. 4
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ........................................................................................ 4
4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ........................................................................................... 4
5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS .................................................................................................. 5
5.1. SUBPROCESO: ACTUALIZACIÓN DE ENCUESTA ....................................................................... 5
5.1.1. FICHA DEL SUBPROCESO ..................................................................................................... 5
5.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ............................................................................. 6
5.2. SUBPROCESO: APLICACIÓN DE ENCUESTA .............................................................................. 6
5.3. SUBPROCESO: EVENTO POR REENCUENTRO DE GRADUADOS ................................................ 8
5.4. SUBPROCESO: GESTIÓN DE FERIA LABORAL............................................................................ 9
5.4.2. DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................................ 10
5.5. INDUCCIÓN PARA INSERCIÓN LABORAL ................................................................................ 11
5.5.1. FICHA DEL SUBPROCESO ................................................................................................... 11
5.5.2. DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................................ 11
5.6. SUBPROCESO: PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUA...................................................... 12
5.6.1. FICHA DEL SUBPROCESO ................................................................................................... 12
5.6.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ........................................................................... 13
6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO ......................................................................................... 14
7. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A GRADUADOS ........................... 14
8. ANEXOS ............................................................................................................................................. 14

PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A GRADUADOS

1. INFORMACIÓN BÁSICA
Gestión de Seguimiento a Graduados
Proceso:
Código del Proceso: VIBE-IEG-SG
PROPÓSITO:
Descripción: ❖ Conocer la situación laboral de los graduados de la Universidad de
Guayaquil a través de la aplicación de encuestas, ferias laborales,
reencuentro de graduados, a fin de potenciar actividades que
permitan a los graduados tener mayores alternativas y
oportunidades al culminar su carrera.
DISPARADOR:
❖ Fecha de cumplimiento de eventos
❖ Necesidad Institucional
ENTRADAS:
❖ Planificación de actividades
SUBPROCESOS:
1. Actualización de encuesta
2. Aplicación de encuesta
3. Gestión de evento de reencuentro de graduados
4. Gestión de feria laboral
5. Inducción para Inserción laboral
6. Elaboración de propuesta de programa de educación continua
Productos/Servicios ❖ Informe de resultados de encuesta.
del Proceso: ❖ Informe de resultados por reencuentro de graduados
❖ Informe de resultados por feria laboral
❖ Informe de resultados por Inducción para inserción Laboral
❖ Propuesta de programas de educación continua
Tipo de Proceso: Sustantivo
Responsable del ❖ Jefe de Seguimiento a graduados

Proceso:
Tipo de cliente: Externo
Marco Legal: ❖ Ley Orgánica de Educación Superior, Art. 142

❖ Estatuto Orgánico de la Universidad de Guayaquil, Art. 116
❖ Reglamento de la Unidad de Bienestar Estudiantil

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Gestión de seguimiento a graduados requiere considerar los siguientes
lineamientos dentro de su proceso:
• Reglamento de seguimiento a graduados de la Universidad de Guayaquil
• Instrumentar el Sistema de seguimiento a los graduados, de acuerdo con el art.142
de la Ley y el art.26 del Reglamento General de aplicación a la LOES y al CEAACES.
• Las encuestas por realizar deben estar enfocadas a obtener la siguiente información:
o Tipo de trabajo desempeñado en relación con los años transcurridos desde la
graduación
o Relación del trabajo u ocupación en la que se desempeña con los estudios
realizados
o Ingreso mensual percibido
o Análisis de la situación actual de los graduados
o Establecer mejoras a la malla curricular que se puedan realizar al perfil de
egreso expresados en resultados de aprendizaje
• Los informes ejecutivos de seguimiento a graduados deben concluir en acciones de
mejora al desarrollo profesional de los estudiantes, y el documento final será
socializado por el Vicerrector de Bienestar Estudiantil.
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
Término Definición
LOES Ley Orgánica de Educación Superior
VIBE Vicerrectorado de Bienestar Estudiantil
G.S.C. Gestión Social del Conocimiento
S.I.U.G. Sistema Integrado de la Universidad de Guayaquil
4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS

A continuación, se presenta una visión general del proceso de Gestión de Seguimiento a
graduados.

Vicerrectorado de Bienestar Estudiantil

Macroproceso: Gestión de Seguimiento a graduados
Proceso: Gestión de Seguimiento a graduados
Actualización de
NO
encuesta
¿Encuesta
actualizada?
Encuesta de
SI seguimiento a
Interrelación de procesos
graduados
Cumplimiento de fecha
Propuesta de
Programa de
Educación
Planificación de Registro a Reencuentro de

evento evento graduados
Cumplimiento
de fecha
Inducción para Gestión de Feria

inclusión laboral Laboral
5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS

5.1. SUBPROCESO: ACTUALIZACIÓN DE ENCUESTA
5.1.1. FICHA DEL SUBPROCESO
Actualización de encuestas
Subproceso:
Código del
VIBE-IEG-SG -001
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción: ❖ Actualizar las preguntas de las encuestas a aplicarse a los graduados
con la finalidad que los resultados obtenidos puedan agregar valor
en la toma de decisiones.
DISPARADOR:
❖ Necesidad de actualización de encuesta
ENTRADAS:
❖ Encuesta borrador
❖ Oficio de actualización de preguntas específicas por carrera
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
❖ Elaborar borrador de encuesta
❖ Revisar y validar información de encuesta
❖ Aprobar modelo de encuesta
❖ Subir encuesta a página web
Productos/Servicios
❖ Encuesta actualizada
del Subproceso:

Responsable del
❖ Jefe de seguimiento a graduados
Subproceso:
5.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Macroproceso: Seguimiento a Graduados
Subproceso: Actualización de encuestas
Elaborar borrador
de encuesta
Seguimiento a
Realizar cambios
Actualizar encuesta en
Jefatura de
Graduados
Necesidad de sugeridos
Actualización el sistema de
seguimiento a
graduados
Elaborar el
Solicitar preguntas consolidado y
específicas a los encuesta final
gestores Encuesta
final
Director de Inclusión a Estudiantes y
¿Encuesta pasa
validación?
Revisar y validar
Solicitar cambios en
información de NO
la encuesta
encuestas
Enviar modelos de
encuesta al
Graduados
Vicerrector de Asignar responsable de

Bienestar SI ejecución
Modelo de Estudiantil
Encuesta
Solicitar Aprobación del

Vicerrectorado de
Bienestar Estudiantil
Vicerrector de
Estudiantil
Bienestar
Firmar y enviar Aprobar la actualización

solicitud a Decanos Solicitar actualización
del modelo de encuesta
de Facultad en el sistema
Memorando vigente
Decano
Sumillar
requerimiento
Seguimiento a
Graduados
(Facultad)
Gestor de
Elaborar preguntas
específicas de las
carreras de cada
facultad
Preguntas
específicas
5.2. SUBPROCESO: APLICACIÓN DE ENCUESTA

Aplicación de encuesta
Subproceso:
Código del
VIBE-IEG-SG-002
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción: ❖ Conocer la situación laboral del graduado y si las competencias
obtenidas en su carrera universitaria cumplen con las expectativas
del cargo que desempeña.

DISPARADOR:
❖ Fecha de cumplimiento
ENTRADAS:
❖ Encuesta vigente
❖ Comunicar inicio del proceso a los gestores de seguimiento a
graduados
❖ Enviar link para aplicación de encuesta a estudiantes y graduados
❖ Tabular datos
❖ Elaborar informes de resultados
Productos/Servicios ❖ Informe de resultados, documento que contiene el análisis de la
del Subproceso: tabulación de los datos y las respectivas recomendaciones
Responsable del ❖ Jefe de seguimiento a graduados

Subproceso:

Proceso: Aplicación de encuestas de Seguimiento a Graduados
Jefatura de Seguimiento a graduados
¿Encuesta
requiere
actualización?
Actualización de
SI
encuestas
Consolidar
Fecha de información y
cumplimiento realizar informe
ejecutivo al
NO Vicerrector de
Habilitar el sistema
para la realización
de encuestas
Estudiantes y
Director de
Graduados
Inclusión a
Socializar los
Comunicar inicio de resultados e
proceso al informe con los
Vicerrector interesados
Vicerrector de
Estudiantil
Bienestar
Firmar y enviar
comunicación a
Decanos de
Memorando Facultad
Comunicar inicio de
Decano
proceso a los
gestores de
seguimiento a
graduados
Seguimiento a
Graduados
(Facultad)
Elaborar Informe con

Gestor de
Gestionar Enviar el link de Socializar los

Tabular datos los datos obtenidos y
acercamiento con encuesta a los resultados a
obtenidos de enviar a jefe de
las personas a estudiantes y estudiantes de la
encuestas seguimiento a Informe de
encuestar graduados carrera
graduados Seguimiento a
graduados

5.3. SUBPROCESO: GESRTIÓN DE EVENTO DE REENCUENTRO DE

GRADUADOS
Subproceso: Gestión de evento de reencuentro de graduados
Código del
VIBE-IEG-SG-003
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción: ❖ Crear redes laborales a través de diferentes actividades que se realizan
en eventos por reencuentro de graduados y retroalimentar a las
autoridades de la carrera para las futuras propuestas en programas de
educación continua, entre otras.
DISPARADOR:
❖ Fecha de cumplimiento
ENTRADAS:
❖ Plan de actividades del evento
❖ Cronograma y registro de evento
❖ Solicitar plan de actividades para el evento de reencuentro por
carrera.
❖ Aprobar la planificación y fecha de eventos
❖ Ejecutar el evento
❖ Informar las actividades realizadas
Productos/Servicios ❖ Informe ejecutivo del evento, documento donde se notifica el
del Subproceso: desarrollo del evento, tanto de los puntos fuertes como sus
oportunidades de mejora.
❖ Informe ejecutivo de seguimiento de graduados, documento que
refleje el impacto del evento en los participantes y generar
estadísticas por carrera.
Subproceso:


Subproceso: Evento por Reencuentro de Graduados
Seguimiento a
Solicitar plan de Consolidar

Jefatura de
Graduados
Consolidar y revisar Consolidar

actividades para evento de información y
información para información y
reencuentro a los realizar informe
planificación de la realizar informe
Coordinadores de ejecutivo para el
fecha de cada ejecutivo para el
Bienestar Estudiantil conocimiento del
evento . Planificación de Informe Informe conocimiento del
(facultad). Vicerrector
Fecha de eventos Ejecutivo Ejecutivo Vicerrector
cumplimiento
Estudiantes y
Dirección de
Inclusión de
Revisar planificación
Graduados
y comunicar a cada
Enviar oficio de uno de los
requerimiento al coordinadores de
Vicerrector Bienestar Estudiantil
Oficio de las Facultades
Vicerrector de
Estudiantil
Bienestar
Recibir Socializar los

requerimiento y resultados e
enviar solicitud a informe con los
las Facultades interesados
Solicitar al
Coordinador de
Decano
Bienestar de la
facultad los planes
de eventos de los
gestores
Coordinador
de Bienestar
Estudiantil
(facultad)
Solicitar a los
gestores la
planificación anual
de cada evento
Seguimiento a
Graduados
Realizar un informe
Gestor de
Realizar Difundirr a los

planificación de Gestionar la Elaborar informe con el resultado de Informe de
graduados la Seguimiento a
eventos para ejecución del de las actividades seguimiento a los Seguimiento a
fecha de registro graduado
Graduados evento realizadas participantes del graduados
vía web evento
Informe del
evento
5.4. SUBPROCESO: GESTIÓN DE FERIA LABORAL

Subproceso: Gestión de Feria Laboral
Código del
VIBE-IEG-SG-004
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción: ❖ Establecer relaciones entre los estudiantes de últimos niveles,
egresados o profesionales de la Universidad de Guayaquil con los
representantes de diferentes instituciones o empresas participantes
a fin de lograr obtener una oportunidad de laboral.
DISPARADOR:
❖ Planificación de feria laboral
ENTRADAS:
❖ Convocatoria de feria laboral

❖ Elaborar Planificación de feria laboral
❖ Coordinar participación de las empresas
❖ Convocar a estudiantes de últimos niveles, egresados o
profesionales para el registro
❖ Ejecución de Feria Laboral
❖ Seguimiento e informe de participantes
Subproceso:

Proceso: Gestión de Feria laboral
Consolidar Informe
Seguimiento a
Realizar Informe
Jefatura de
Graduados
Comunicar a la información y Ejecutivo

Coordinar con Elaborar Gestionar la de actividades del
Dirección el inicio realizar informe
empresas planificación de la ejecución de la feria evento y solicitar
del proceso de la ejecutivo para
participantes feria laboral laboral seguimiento a los
Fecha de cumplimiento
Feria Laboral conocimiento del
participantes
Vicerrector
estudiantes y
Comunicar
Dirección de
Inclusión de
graduados
Enviar oficio al
vicerrectorado para
planificación de
comunicación de eventos a Gestores
inicio de feria de Seguimiento a
Oficio laboral Oficio graduados de la
facultad
Vicerrector de
Estudiantil
Bienestar
Socializar los
Comunicar el inicio
resultados e
de feria laboral a
informe con los
Decanos
interesados
Comunicar inicio
Decano
de feria laboral y
solicitar listado de
empresas a
participar a
Gestores
Gestor de Seguimiento a
Convocar a los Gestionar el registro Seguimiento a

estudiantes, de asistencia de participantes del
graduados y participantes evento
Graduados
egresados para el
(facultad)
Enviar el listado
de empresas a registro
Listado de
participar
empresas
participantes Informar la
asistencia de los Realizar el informe
Participantes a la de seguimiento a Informe de
Informe del participantes seguimiento a
Evento Feria
Laboral graduados

5.5. SUBPROCESO: INDUCCIÓN PARA INSERCIÓN LABORAL

Inducción para inserción laboral

Subproceso:
Código del
VIBE-IEG-SG-005
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción: ❖ Enseñar y orientar de manera eficaz como ingresar al mercado
laboral, a los estudiantes y graduados de la Universidad de
Guayaquil.
DISPARADOR:
❖ Cumplimiento de fecha
ENTRADAS:
❖ Presentación de la capacitación
❖ Manual de inducción
❖ Registro a capacitación
❖ Elaborar manual de inducción laboral y presentación
❖ Socializar el manual y la presentación con los gestores
❖ Convocar a registro a los estudiantes
❖ Ejecutar la capacitación
❖ Informar las actividades realizadas
❖ Seguimiento a los participantes
Subproceso:


Proceso: Inducción para inserción laboral
Manual de
Seguimiento a
Elaborar el manual Inserción Laboral Consolidar Informe Consolidar Informe

Jefatura de
Graduados
de inserción laboral información y Ejecutivo información y Ejecutivo

y respectiva realizar informe realizar informe
Socializar el manual ejecutivo para el
presentación ejecutivo para el
Cumplimiento de inserción laboral conocimiento del
y las actividades a conocimiento del
de fecha Vicerrector Vicerrector
realizar en la
capacitación
Vicerrectorado Dirección de Inclusión
de estudiantes y
Solicitar la
convocatoria a los
Graduados
Gestores de
Seguimiento a
graduados ,
coordinadores de
Bienestar
Estudiantil y
Analistas
de Bienestar
Estudiantil
Socializar los
Convocar a los resultados e
gestores e informar informe con los
Memorando a los Decanos interesados
Informar
convocatoria a los
Decano
Gestores de
Seguimiento a
Graduados,
Coordinadores de
Bienestar
Estudiantil
Coordinador de Bienestar Estudiantil/
Analista de Seguimiento a Graduados
Gestor de seguimiento graduado/
Convocar a registro
Realizar y enviar
de capacitación a
informe de
Correo los estudiantes de
capacitación a la Seguimiento a
Electrónico los últimos
Jefatura de graduados
semestres,
seguimiento a
egresados y
graduados
graduados
Realizar informe de
seguimiento a
Realizar la Informe de
estudiantes y
capacitación del Capacitación Informe de
remitir a Jefatura de
curso Seguimiento a Seguimiento
graduados a Graduados
5.6. SUBPROCESO: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE PROGRAMAS

DE EDUCACIÓN CONTINUA
Subproceso: Elaboración de propuesta de programas de educación continua
Código del
Subproceso: VIBE-IEG-SG-006
PROPÓSITO:
Descripción:
❖ Proponer programas de educación continua de acuerdo a la
demanda actual y a través de los diferentes estudios de seguimiento
a graduados

DISPARADOR:
❖ Recepción de Informes de seguimiento a graduados
ENTRADAS:
❖ Informes de resultados de las encuestas
❖ Elaborar propuestas de programa de educación continua
❖ Revisar cumplimiento de la documentación y de parámetros
❖ Aprobación de propuesta de educación continua
Productos/Servicios
❖ Propuesta de programa de educación continua
del Subproceso:
Subproceso:
Tipo de cliente: Interno

Proceso: Elaboración de propuesta de Programas de Educación Continua para Graduados
Coordinador de
Estudiantil
(facultad)
Bienestar
Elaborar propuesta Completar

del programa de documentación y
Educación Continua Propuesta de observaciones
Informes de programa levantadas
Seguimiento a
Graduados
Decano de la
Firmar y enviar
Facultad
requerimiento al
Vicerrector de
Bienestar
Estudiantil
de Bienestar
Sumillar
Vicerrector
Estudiantil
requerimiento al Enviar
Director de documentación del
Inclusión a Proceso a Dirección
Estudiantes y de G.S.C
graduados
Estudiantes y
Inclusión de
Director de
Graduados
Informar del Firmar Aprobación

requerimiento a la de la Propuesta y
Jefatura de Comunicar al
Seguimiento a Coordinador de Propuesta de
Graduados Facultad programa
Aprobada
Jefatura de Seguimiento a
Comunicar las
No observaciones
¿Documentos levantadas
Completos?
Graduados
Revisar el
cumplimiento de
documentación y
de los parámetros
Solicitar aprobación
Si
al Director
|PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Seguimiento a graduados
Nombre del
Actualización de encuestas Código: VIBE -IEG-SG-001
subproceso:
Actualizar las preguntas de las encuestas a aplicarse a los graduados con la
Propósito
finalidad que los resultados obtenidos pueda agregar valor en la toma de
del proceso
decisiones.
Descripción: Disparador: Necesidad de Actualización

Actividad Inicial: Elaborar borrador de encuesta / Jefe de Seguimiento a
Graduados
Alcance:
Actividad Final: Actualizar encuesta en el sistema de seguimiento a graduados
/ Jefe de Seguimiento a Graduados
Productos/Servicios
Encuesta actualizada
del Proceso:

Capacidad y ¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: N/A
formalidad del
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A
proceso:
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento

Elabora documento borrador de encuesta, para
el caso de encuestas dirigidas a graduados la
Jefe de
Elaborar borrador de la encuesta se realiza por carrera por lo que el Encuesta general
1 Seguimiento a
encuesta borrador contiene preguntas de tipo general en borrador
Graduados
para que luego en las facultades se elaboren las
preguntas específicas.
Solicita al gestor de seguimiento a graduados
Solicitar preguntas Jefe de
que realice preguntas específicas que ayuden a
específicas a los Seguimiento a Memorando
2 recolectar información acorde a la carrera que
gestores Graduados
estudio el graduado
Envía modelo de encuesta en borrador con las
Enviar modelos de Director de
preguntas generales con el modelo a seguir
encuesta a los Gestores Inclusión a Modelo de
para la elaboración de preguntas específicas
3 de Seguimiento a Estudiantes y encuestas
por parte de los gestores de seguimiento a
Graduados de facultad Graduados
graduados
Vicerrector de
Firmar y enviar solicitud Firma memorando y envía solicitud al Decano
Bienestar
4 a Decanos de Facultad de la Facultad
Estudiantil
Sumilla requerimiento a los gestores de

Sumillar requerimiento Decano
5 seguimiento a graduados
Página 1 de 2
Cada una de las carreras de cada facultad
Elaborar preguntas Gestor de elaboran por medio del gestor de seguimiento Preguntas
específicas de las Seguimiento a a graduados las preguntas específicas a específicas por
6 carreras de cada Graduados considerar para el seguimiento graduados y carrera para
facultad (Facultad) enviar a la Jefatura de Seguimiento a encuesta
Graduados
Consolida las preguntas específicas
Jefe de
Elaborar el consolidado desarrolladas por los gestores de seguimiento a
Seguimiento a
7 y encuesta final graduados de las facultades y elabora la
Graduados
encuesta final
Director de
Revisar y validar Revisa, analiza y valida la encuesta acorde a los
Inclusión a
8 información de objetivos planificados por el Vicerrectorado de
Estudiantes y
encuestas Bienestar Estudiantil.
Gradados
Director de
No está de acuerdo con la encuesta, continúa
¿Encuesta pasa Inclusión a
9 con el paso 10
validación? Estudiantes y
Caso contrario, continúa con el paso 12
Gradados
Director de
Comunica los cambios sugeridos a la jefatura de
Solicitar cambios en la Inclusión a
seguimiento a graduados para su oportuna
10 encuesta Estudiantes y
ejecución en los cambios
Gradados
Jefe de
Realizar cambios Elabora los cambios sugeridos en la encuesta.
Seguimiento a
11 sugeridos Regresa al paso 7
Graduados
Director de
Solicitar aprobación del
Inclusión a Solicita aprobación del Vicerrector de Bienestar
Vicerrector de Bienestar
12 Estudiantes y Estudiantil para difusión de encuesta
estudiantil
Graduados
Aprobar la actualización Vicerrectorado
Aprueba la actualización del modelo de
13 del modelo de encuesta de Bienestar
encuesta vigente
vigente Estudiantil
Vicerrectorado
Solicitar actualización en Solicita que se actualice en el sistema la
14 de Bienestar
el sistema encuesta a aplicar
Estudiantil
Director de
Asignar responsable de Inclusión a Delega al responsable de la ejecución de
15
ejecución Estudiantes y encuesta para el seguimiento a graduados
Graduados
Actualizar encuesta en
Jefe de Solo una persona tiene acceso para realizar la Encuesta
el sistema de
16 Seguimiento a actualización de la encuesta en la plataforma de actualizada en el
seguimiento a
Graduados seguimiento a graduados sistema
graduados
Página 2 de 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Seguimiento a Graduados
Nombre del Subproceso: Aplicación de encuestas de seguimiento a graduados Código: VIBE-IEG-SG-002
Conocer la situación laboral del graduado y si las competencias obtenidas en
Propósito
su carrera universitaria cumplen con las expectativas del cargo que
del proceso
desempeña.
Disparador: Fecha de cumplimiento
Descripción:
Actividad Inicial: Revisión de encuesta para actualización / Jefe de Seguimiento
a graduaos
Alcance:
Actividad Final: Socializar los resultados e informe con los interesados /
Vicerrector de Bienestar Estudiantil
Productos/Servicios del Informe de resultados, documento que contiene el análisis de la tabulación de los datos y
Proceso: las respectivas recomendaciones

Capacidad y formalidad ¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: N/A
del proceso: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A

Jefe de Si la encuesta necesita actualización,
¿Encuesta requiere
1 Seguimiento a continúa con el paso 2
actualización?
Graduados Caso contrario, continúa con el paso 3
Jefe de Ejecuta el subproceso de actualización de
Actualización de Encuesta
2 Seguimiento a encuesta VIBE-IEG-SG-001, continúa con
encuestas actualizada
Graduados el paso 3
Habilitar el sistema Jefe de
Habilita la plataforma de seguimiento a
3 para la realización de Seguimiento a
graduados para realización de encuesta
encuestas Graduados
Director de Inclusión a
Comunicar inicio de Comunica al Vicerrector de Bienestar
4 Estudiantes y
proceso al Vicerrector Estudiantil la habilitación del sistema
Graduados
Firmar y enviar
Vicerrector de Firma memorando y envía comunicado a
5 comunicación a
Bienestar Estudiantil Decanos de las facultades
Decanos de Facultad
Comunicar inicio de
Sumilla requerimiento y comunica inicio
proceso a los gestores
6 Decano del proceso a los gestores de seguimiento
de seguimiento a
a graduados
graduados
Gestionar Gestor de Determinar listado de los graduados a
Listado de
7 acercamiento con las Seguimiento a encuestar y gestionar el acercamiento con
graduados
personas a encuestar Graduados (Facultad) los mismos.
Enviar el link de Mediante correo se envía el link de la
Gestor de
encuesta a los encuesta para que los estudiantes
8 Seguimiento a
estudiantes y accedan a la plataforma de seguimiento a
Graduados (Facultad)
graduados graduados.
Página 1 de 2
Gestor de Elabora la tabulación de los resultados
Tabular datos
9 Seguimiento a obtenidos de la encuesta de seguimiento
obtenidos de encuestas
Graduados (Facultad) a graduados.
Socializa los resultados de la encuesta a
Socializar los resultados Gestor de
los estudiantes de la carrera, debe Actas de registro
10 a estudiantes de la Seguimiento a
registrar firmas de la socialización con de socialización
carrera Graduados (Facultad)
fines de evidencias para la acreditación
Elaborar Informe con
Elabora informe de resultados de la
los datos obtenidos y Gestor de Informe de datos
encuesta realizada a los estudiantes con
11 enviar a jefe de Seguimiento a obtenidos en la
las respectivas conclusiones y
seguimiento a Graduados (Facultad) encuesta
recomendaciones de ser el caso
graduados
Consolidar información Consolida y elabora informe ejecutivo del
Jefe de
y realizar informe desarrollo de la encuesta y las acciones a Informe
12 Seguimiento a
ejecutivo al Vicerrector tomar de acuerdo a los resultado ejecutivo
Graduados
de Bienestar Estudiantil obtenidos
Socializar los resultados Socializa los resultados finales e informes
Vicerrector de
13 e informe con los a los diferentes vicerrectorados
interesados interesados
Página 2 de 2
PROCEDIMIENTO
Proceso: Gestión de Seguimiento a Graduados
Nombre del Subproceso: Evento por Reencuentro de Graduados Código: VIBE-IEG-SG-003
Crear redes laborales a través de diferentes actividades que se realizan en
Propósito eventos por reencuentro de graduados y retroalimentar a las autoridades de la
del proceso carrera para las futuras propuestas en programas de educación continua, entre
otras.
Descripción: Disparador: Fecha de cumplimiento
Actividad Inicial: Solicitar plan de actividades para evento de reencuentro a los

Coordinadores de Bienestar Estudiantil / Jefe de Seguimiento a Graduados
Alcance
• Informe ejecutivo del evento, documento donde se notifica el desarrollo del evento, tanto
Productos/Servicios del de los puntos fuertes como sus oportunidades de mejora.
Proceso: • Informe ejecutivo de seguimiento de graduados, documento que refleje el impacto del
evento en los participantes y generar estadísticas por carrera.


Mediante memorando se solicita el plan
Solicitar plan de actividades
Jefe de de actividades para el evento de
para evento de reencuentro a
1 Seguimiento a reencuentro y la fecha tentativa a realizar Memorando
los Coordinadores de
Graduados a los coordinadores de Bienestar
Bienestar Estudiantil (facultad)
estudiantil de la facultad
Dirección de
Enviar oficio de requerimiento Inclusión de Revisa y envía oficio al Vicerrector de
2
al Vicerrector estudiantes y Bienestar Estudiantil
Graduados
Vicerrector de
Recibir requerimiento y enviar Revisa y envía oficio a los Decanos de las
3 Bienestar
solicitud a las Facultades Facultades
Estudiantil
Solicitar al Coordinador de
Solicita al Coordinador de Bienestar de la
Bienestar de la facultad los
4 Decano facultad los planes de eventos de los
planes de eventos de los
gestores de cada carrera
gestores
Coordinador de Solicita a los gestores de seguimiento a
Solicitar a los gestores la
Bienestar graduados la planificación por carrera de
5 planificación anual de cada
Estudiantil los respectivos eventos a ejecutar durante
evento
(facultad) el año
Gestor de Elabora la planificación de los eventos por
Realizar planificación de Planificación
Seguimiento a carrera con el aval del Decano de la
6 eventos para Graduados de evento por
Graduados facultad carrera
Página 1 de 2
Consolida la información elaborada por
los gestores de seguimiento a graduados,
Consolidar y revisar Jefe de
verificado que no exista cruce de fechas Cronograma de
7 información para planificación Seguimiento a
entre los eventos y elabora el cronograma eventos
de la fecha de cada evento. Graduados
de eventos de todas las carreras para
hacer seguimiento.
Revisar planificación y Dirección de Revisa la planificación de los eventos, y
comunicar a cada uno de los Inclusión de remite a los coordinadores de Bienestar
8
coordinadores de Bienestar Estudiantes y Estudiantil de la Facultades para su
Estudiantil de las Facultades Graduados conocimiento
Mediante correos electrónicos, página
Gestor de
Difundir a los graduados la web y fan page se comunica a los
9 Seguimiento a Memorando
fecha de registro vía web graduados de las facultades las fechas de
Graduados
registro de los eventos por carrera.
Gestor de Gestiona la ejecución de las actividades
Gestionar la ejecución del
Seguimiento a planificadas del evento con el respectivo
10 evento Memorando
Graduados seguimiento de los participantes
Realiza el informe de actividades
Gestor de realizadas durante el evento y de las Informe de
Elaborar informe de las
Seguimiento a posibles encuestas para actualización de actividades del
11 actividades realizadas
Graduados base de datos de seguimiento a evento
graduados.
Consolidar información y Consolida información para elaborar
Jefe de
realizar informe ejecutivo para informe ejecutivo y respectivas acciones
Seguimiento a
12 el conocimiento del a tomar de acuerdo a los resultados
Graduados
Vicerrector obtenidos del informe.
Transcurrido tiempo luego de la
Gestor de realización del evento, Se ejecuta el
Realizar seguimiento a
Seguimiento a proceso de aplicación de encuesta VIBE-
13 graduados
Graduados IEG-SG-002 para realizar el seguimiento a
los participantes del evento
Elabora informe con las conclusiones y los
resultados obtenidos del seguimiento a
Realizar un informe con el Gestor de
los graduados que participaron en el Informe de
14 resultado de seguimiento a los Seguimiento a
evento con el fin de establecer la seguimiento a
participantes del evento Graduados
efectividad de los eventos en relación a la participantes
creación de redes laborales
Consolidar información y
Jefe de Realiza informe ejecutivo con acciones a
realizar informe ejecutivo para Informe
15 Seguimiento a tomar para conocimiento del Vicerrector
el conocimiento del ejecutivo
Graduados de Bienestar Estudiantil
Vicerrector
Vicerrector de Socializa los resultados finales e informes
Socializar los resultados e
16 Bienestar a los diferentes vicerrectorados
informe con los interesados
Estudiantil interesados
Página 2 de 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Seguimiento a Graduados
Nombre del Subproceso: Gestión de Feria laboral Código: VIBE-IEG-SG-004
Establecer relaciones entre los estudiantes de últimos niveles, egresados o
Propósito profesionales de la Universidad de Guayaquil con los representantes de
del proceso diferentes instituciones y/o empresas participantes a fin de lograr obtener una
oportunidad de laboral.
Descripción: Disparador: Fecha de cumplimiento

Actividad Inicial: Comunicar a los Gestores el inicio del proceso de la Feria
Laboral / Jefe de seguimiento a graduados
Alcance


La jefatura de seguimiento a graduados
Comunicar a los Gestores el Jefe de
determina el inicio al proceso de la feria
1 inicio del proceso de la Feria seguimiento a Memorando
laboral de la universidad de Guayaquil, y
Laboral. graduados
pone a conocimiento a los gestores.
Director de
Enviar oficio al vicerrectorado Revisa y envia oficio al Vicerrector de
Inclusión a
2 para comunicación de inicio de Bienestar Estudiantil para comunicación
estudiantes y
feria laboral de inicio de feria laboral
graduados
Vicerrector de Revisa y envía oficio comunicando inicio

Comunicar el inicio de feria
3 Bienestar de feria laboral a los Decanos de las Oficio
laboral a Decanos
Estudiantil facultades
Comunicar inicio de feria
Comunica a los gestores el inicio de la feria
laboral y solicitar listado de
4 Decano laboral y solicita listado de empresas
empresas a participar a
participantes en la misma
Gestores
Gestor de
Gestionan el acercamiento con las Listado de
Enviar el listado de empresas a Seguimiento a
5 empresas y envían listado con las posibles empresas
participar Graduados
empresas a participar en la feria laboral participantes
(facultad)
Jefe de Establece fechas, compromisos y
Coordinar con empresas
6 seguimiento a acuerdos con las empresas a participar en
participantes
graduados la feria laboral
Página 1 de 2
Elabora la planificación de la feria laboral,
Jefe de Planificación
Elaborar la planificación de la en cuanto a actividades, control,
7 seguimiento a de feria
Feria Laboral. seguimiento, presupuesto, gestores y
graduados laboral
empresas participantes
Socializa a los gestores de seguimiento a
Comunicar planificación de Dirección de graduados de la facultad, por lo que es
evento a Gestores de Inclusión de necesario convocar tanto a gestores como
8
Seguimiento a graduados de la estudiantes y coordinadores de la facultad para definir y
facultad graduados asignar responsabilidades de las
actividades planificadas del evento.
Gestor de Mediante correo electrónico convoca a los
Convocar a los estudiantes,
Seguimiento a estudiantes graduados para que se
9 graduados y egresados para el
Graduados registren en el sistema de Bienestar
registro
(facultad) estudiantil
Jefe de Gestiona la ejecución de la feria laboral en

Gestionar la ejecución de la
10 seguimiento a conjunto con los gestores y coordinadores
feria laboral
graduados de bienestar estudiantil de la facultad
Gestor de
Gestiona y supervisa que los estudiantes
Gestionar el registro de Seguimiento a Registro de
11 registren la asistencia de acuerdo a la
asistencia de participantes Graduados participantes
empresa en donde se entreviste.
(facultad)
Consolida la información de los registros
Gestor de en el sistema, para conocer el número de
Informar la asistencia de los
Seguimiento a participantes a la feria laboral, cual es la
Participantes a la Feria
12 Graduados empresa que tuvo mayor acogida y los
Laboral
(facultad) cargos a los que más se postulan los
graduados.
Elabora informe de actividades realizadas
Realizar Informe de actividades Jefe de
durante la feria laboral programada, y Informe de
13 del evento y solicitar seguimiento a
solicita seguimiento para los estudiantes y actividades
seguimiento a los participantes. graduados
empresas que participaron en la misma
Gestor de Luego de un tiempo ejecuta el proceso de
Seguimiento a participantes del Seguimiento a aplicación de encuesta VIBE-IEG-SG-002
14
evento Graduados con el fin de realizar seguimiento a los
(facultad) participantes de la feria laboral.
Gestor de
Realiza el informe con los resultados Informe de
Realizar el informe de Seguimiento a
15 obtenidos del seguimiento a participantes seguimiento
seguimiento a participantes Graduados
de la feria laboral participantes
(facultad)
Consolida y elabora informe ejecutivo de
Consolidar información y Jefe de
la feria laboral con las recomendaciones y Informe
16 realizar informe ejecutivo para seguimiento a
acciones para conocimiento del ejecutivo
conocimiento del Vicerrector. graduados
Vicerrector de Socializa los resultados finales e informes
Socializar los resultados e
17 Bienestar a los diferentes vicerrectorados
informe con los interesados
Estudiantil interesados
Página 2 de 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de seguimiento a graduados
Nombre del Subproceso: Inducción para inserción laboral Código: VIBE-IEG-SG-005
Propósito Enseñar y orientar de manera eficaz como ingresar al mercado laboral, a los
del proceso estudiantes y graduados de la Universidad de Guayaquil
Disparador: Fecha de cumplimiento

Descripción:
Actividad Inicial: Elaborar el manual de inserción laboral y respectiva
presentación / Jefe de Seguimiento a Graduados
Alcance


Elaborar el manual de Elabora manual de inserción laboral con
Jefe de Seguimiento a Manual de
1 inserción laboral y el contenido del taller a impartir,
Graduados inserción
respectiva presentación actividades y la respectiva presentación
Convocar a los Gestores de Envía convocatoria de asistencia para la

Dirección de Inclusión
Seguimiento a graduados, socialización del manual de inserción
2 de estudiantes y Memorando
coordinadores de Bienestar laboral y de actividades del taller a
Graduados
Estudiantil y Analistas impartir
Convocar a los gestores e Vicerrector de Envía requerimiento de convocatoria a

3
informar a los Decanos Bienestar Estudiantil los Decanos de la Facultad
Informa convocatoria a los Gestores de

Informar a los involucrados a Seguimiento a Graduados y
4 Decano
participar en la socialización Coordinadores de Bienestar Estudiantil
de la Facultad
Socializar el manual de Realizar la socialización del manual de
inserción laboral y las Jefe de Seguimiento a inserción laboral a los gestores de
5
actividades a realizar en la Graduados seguimiento graduados y la planificación
capacitación. de las actividades del mismo
Gestor de seguimiento
Convocar a registro de Mediante correo electrónico comunica
graduados/Coordinador
capacitación a los a los estudiantes y graduados de las
6 de Bienestar
estudiantes de los últimos facultades las fechas de las
Estudiantil/Analista de
semestres, egresados y capacitaciones para que se registren en
Seguimiento a
graduados. el sistema de Bienestar Estudiantil.
Graduados
Página 1 de 2
graduados/Coordinador Controla el registro de los estudiantes,
Realizar la capacitación del de Bienestar realiza la capacitación de inserción
7
curso Estudiantil/Analista de laboral y las actividades descritas en la
Seguimiento a planificación
Graduados
graduados/Coordinador Realiza el informe con las
Realizar y enviar informe de Informe de
de Bienestar acontecimientos y actividades
8 capacitación a la Jefatura de taller de
Estudiantil/Analista de realizadas en el taller y lo remite al jefe
seguimiento a graduados inserción
Seguimiento a de seguimiento a graduados
Graduados
Consolidar información y Consolidar la información referente a los
realizar informe ejecutivo Jefe de Seguimiento a informes de capacitación para elaborar Informe de
9
para el conocimiento del Graduados informe ejecutivo para conocimiento ejecutivo
Vicerrector del Vicerrector de Bienestar Estudiantil
Luego de un tiempo ejecuta el proceso
graduados/Coordinador
de aplicación de encuesta VIBE-IEG-SG-
de Bienestar
10 Seguimiento a graduados 002 con el fin de realizar seguimiento a
Estudiantil/Analista de
los participantes de la capacitación por
Seguimiento a
inserción laboral
Graduados)
Realiza el informe con los resultados
Realizar informe de graduados/Coordinador
obtenidos del seguimiento a los
seguimiento a estudiantes y de Bienestar Informe de
11 participantes de la capacitación y lo
remitir a jefatura de Estudiantil/Analista de seguimiento
remite a la jefatura de seguimiento a
Seguimiento a graduados Seguimiento a
graduados
Graduados)
Consolida y elabora informe ejecutivo
Consolidar información y Informe
con las concusiones y acciones a tomar
realizar informe ejecutivo Jefe de Seguimiento a ejecutivo de
12 de acuerdo con los resultados para
para el conocimiento del Graduados seguimiento
conocimiento del Vicerrector de
Vicerrector a graduados
Socializa los resultados finales e
Socializar los resultados e Vicerrector de
13 informes a los diferentes
informe con los interesados Bienestar Estudiantil
vicerrectorados interesados
Página 2 de 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Seguimiento a graduados
Propuesta de Programas de Educación Continua para
Nombre del Subproceso: Código: VIBE-IEG-SG-006
Graduados
Propósito Proponer programas de educación continua de acuerdo a la demanda actual y a
del proceso través de los diferentes estudios de seguimiento a graduados
Disparador: Informes de Seguimiento a Graduados

Descripción:
Actividad Inicial: Elaborar propuesta del programa de Educación Continua /
Coordinador de Bienestar Estudiantil
Alcance
Actividad Final: Enviar documentación del Proceso a Dirección de G.S.C /
Productos/Servicios del
Propuesta de programa de educación continua
Proceso:
Tipo de cliente: Interno


Analiza los informes de seguimiento a
graduados y procede a elaborar propuesta Programa de
Elaborar propuesta del Coordinador de
de programa de educación continua educación
1 programa de Educación Bienestar Estudiantil
cumpliendo con los requisitos continua
Continua (facultad)
establecidos por el Vicerrectorado de (propuesta)
Bienestar Estudiantil.
Firmar y enviar al Vicerrector Decano de la Firma propuesta y envía requerimiento al

2
de Bienestar Estudiantil Facultad Vicerrector de Bienestar Estudiantil Memorando
Sumillar requerimiento al Vicerrector de Sumilla requerimiento al Director de

3
responsable del Proceso Bienestar Estudiantil Inclusión de estudiantes y graduados
Informar del requerimiento a Director de Inclusión Remite información del requerimiento a la

4 la Jefatura de Seguimiento a de Estudiantes y Jefatura de Seguimiento a Graduados para
Graduados Graduados atención del mismo.
Revisar el cumplimiento de
Jefe de Seguimiento Revisa la propuesta y verifica el
5 documentación y de los
a Graduados cumplimiento de los requisitos.
parámetros
Documentación no está completa,
Jefe de Seguimiento
6 ¿Documentos Completos? continúa con el paso 6
a Graduados
Caso contrario, continúa con el paso 8
Remite las observaciones levantadas al
Comunicar las observaciones Jefe de Seguimiento
7 Coordinador de Bienestar Estudiantil de la
levantadas a Graduados
facultad.
Página 1 de 2
Coordinador de Complementa la documentación faltante
Completar documentación y
8 Bienestar Estudiantil con el fin de cumplir todos los requisitos,
observaciones levantadas
(facultad) regresa al paso 4
Solicita aprobación a la propuesta de
Solicitar aprobación al Jefe de Seguimiento
9 educación continua al Director de
Director a Graduados
inclusión estudiantes y graduados.
Firmar Aprobación de la Director de Inclusión Realiza la aprobación de la propuesta al
10 Propuesta y Comunicar al de Estudiantes y programa de educación continua,
Coordinador de Facultad Graduados comunicando a la facultad.
Mediante memorando se envía la
documentación de la propuesta del
Enviar documentación del Vicerrector de
11 programa de educación continua a la
Proceso a Dirección de G.S.C Bienestar Estudiantil Memorando
Dirección de Gestión Social del
Conocimiento
Página 2 de 2

Manual de Procesos y Procedimientos de Seguimiento A Graduados

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MANUAL DEL PROCESO

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A GRADUADOS

Responsable del ❖ Jefe de Seguimiento a graduados

Marco Legal: ❖ Ley Orgánica de Educación Superior, Art. 142

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

Vicerrectorado de Bienestar Estudiantil

Planificación de Registro a Reencuentro de

Inducción para Gestión de Feria

5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

5.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Vicerrector de Asignar responsable de

Solicitar Aprobación del

Firmar y enviar Aprobar la actualización

5.2. SUBPROCESO: APLICACIÓN DE ENCUESTA

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

Responsable del ❖ Jefe de seguimiento a graduados

5.2.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Elaborar Informe con

Gestionar Enviar el link de Socializar los

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

5.3. SUBPROCESO: GESRTIÓN DE EVENTO DE REENCUENTRO DE

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

5.3.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Solicitar plan de Consolidar

Consolidar y revisar Consolidar

Recibir Socializar los

Realizar Difundirr a los

5.4. SUBPROCESO: GESTIÓN DE FERIA LABORAL

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

5.4.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Comunicar a la información y Ejecutivo

Convocar a los Gestionar el registro Seguimiento a

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

5.5. SUBPROCESO: INDUCCIÓN PARA INSERCIÓN LABORAL

Inducción para inserción laboral

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

5.5.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Elaborar el manual Inserción Laboral Consolidar Informe Consolidar Informe

de inserción laboral información y Ejecutivo información y Ejecutivo

5.6. SUBPROCESO: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE PROGRAMAS

Subproceso: Elaboración de propuesta de programas de educación continua

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A Versión: 1.0

5.6.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Elaborar propuesta Completar

Informar del Firmar Aprobación

Descripción: Disparador: Necesidad de Actualización

Tipo de cliente: Externo

Descripción detallada del proceso

No Actividad Rol Descripción Documento

Sumilla requerimiento a los gestores de

Tipo de cliente: Externo

Descripción detallada del proceso

No Actividad Rol Descripción Documento

Descripción: Disparador: Fecha de cumplimiento

Actividad Inicial: Solicitar plan de actividades para evento de reencuentro a los

Tipo de cliente: Externo