14/08/2014

Metodología para el Estudio

de Los Sistemas de
Información

Dr. Jorge Horacio López Marquina

Gestión de Proyectos


Planeamiento (P.E.S.I.)

Análisis

Diseño

Construcción

Implementación

Gestión de
Proyecto

Gestión de Proyectos
 Que es un Proyecto

Un Proyecto es un emprendimiento temporario, con un plazo determinado

para cumplir un objetivo o lograr un producto único
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Gestión de Proyectos
 Que es Gestión de Proyectos

Dirigir / Administrar un Proyecto (Project Management)

 El Proceso Mediante el cual un Proyecto es

Definido, Planificado, Iniciado, Controlado y
Conducido hacia su Conclusión
 Aplicación de Conocimientos,
Habilidades, Herramientas y Técnicas
para Planificar y Administrar un
Proyecto a fin de cumplir con el
objetivo en forma efectiva, respecto
de Costos , Tiempo y Calidad

Gestión de Proyectos
 Cuales Son las Dificultades de la Gestión de Proyectos
 Que Hacer ?
 Procesos de Adm. De Proyectos
 Esquema de Tareas (W.B.S.)
 Como ?
 Tecnicas de Admininstracion y Trabajo
 Herramientas de Soporte
 Quien ?
 Organización del Proyecto
 Roles y Responsabilidades
 Donde, Cuando ?
 Planes – Guias - Estimaciones
 Problemas

 Oportunidades
 Riesgos

Gestión de Proyectos
 Objetivos
Optimizar Calidad y Productividad
Minimizar Riesgos e incertidumbres
Determinar que hacer, cuando, quien y como
Organizar y controlar Equipo de Trabajo
Evaluar y administrar cambios y expectativas
Evitar Conflictos
Mantener informado al nivel ejecutivo y gerencial

ASEGURAR QUE SE HAGA LO QUE SE DIJO

QUE SE IBA A HACER, CUANDO SE DIJO QUE
SE IBA A HACER Y DENTRO DEL
PRESUPUESTO

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Gestión de Proyectos
 Conocimientos Necesarios
 Conocimientos en TI (tecnologías y
metodologías asociadas).
 Conocimiento en los procesos, métodos y
técnicas/herramientas de administración de
proyectos.
 Conocimientos organizacionales y de su
administración.
–Conocer sobre la problemática a resolver.
–Conocer sobre el contexto en el cual hay
que actuar.
 Conocimiento, capacidades y habilidades
de liderazgo, motivación, negociación,
manejo político y comunicación (RRHH)
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Gestión de Proyectos
 Conocimientos Necesarios

 Conocimientos de la problemática
de Gestión de Cambios
“No hay nada más difícil de manejar, más
arriesgado de conducir, o de éxito más incierto, que
la introducción de un nuevo orden de cosas; porque
el innovador tiene por enemigos a aquellos a quienes
iba bien en las condiciones anteriores, y encuentra
defensores poco entusiastas en aquellos a quienes
podrá ir bien en la nueva situación”.
Maquiavelo(1513), “El príncipe”
 Conocimiento de administración de
Riesgos
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Gestión de Proyectos
 El Director de Proyecto (Perfil)
 Estudie cómo los
demás logran ser
exitosos
 Escuche a la gente
con experiencia
 Encuentre
colaboradores
inteligentes
 Organice buenos
equipos
 Aliente los diferentes
estilos cognitivos
 Comunique su trabajo
a los otros.
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Gestión de Proyectos
 El Director de Proyecto CIO (Chief Information Officer)
 The person responsible for planning, choosing, buying
and installing a company’s computer and information-
processing operation. Originally called data-
processing managers, then management information
system (MIS) directors, CIOs develop the information
technology (IT) vision for the company. They oversee
the development of corporate standards, technology
architecture, technology evaluation and transfer;
sponsor the business technology planning process;
manage client relations; align IT with the business;
and develop IT financial management systems. They
also oversee plans to reinvest in the IT infrastructure,
as well as in business and technology professionals.
They are responsible for leading the development of
an IT governance framework that will define the
working relationships and sharing of IT components
among various IT groups within the corporation

Definition according to Gartner – IT glossary - http://www.gartner.com/it-glossary/cio-chief-information-officer

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Gestión de Proyectos
 El Director de Proyecto (Responsabilidad)

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Gestión de Proyectos
 Ciclo de Vida

Planear

Ciclo
Ajustar de Hacer

Vida

Controlar

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Gestión de Proyectos
 Procesos de la Gestión de Proyectos

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Gestión de Proyectos
 Procesos de la Gestión de Proyectos

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Gestión de Proyectos

 Procesos: ESTRUCTURAR
 Definir y confirmar el Problema
 Definir Objetivos y Alcance
 Identificar y evaluar Riesgos
 Determinar Responsable Ejecutivo
 Estimar Estructura, Recursos, Duración y
Costos requeridos
 Desarrollar una Propuesta que contenga un
Plan Global
 Obtener la aprobación de la Propuesta (acuerdo
entre Sistemas y el Usuario)
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Gestión de Proyectos
 Procesos: ESTRUCTURAR
El Juego de las Limitaciones

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Gestión de Proyectos
 Procesos: ESTRUCTURAR
Propósito del Proyecto
 Sólo existe una razón por la que una
compañía debe gastar dinero en un
proyecto: éste generará o economizará
más dinero del que cuesta realizarlo.
 Desafortunadamente, existe siempre
alguna confusión entre el propósito de un
proyecto y su justificación.
 El propósito de un proyecto es una
definición general acerca de la razón
por la cuál se está llevando adelante el
proyecto.
Cita de 'Information Systems Project Management: How to Deliver Function and Value in
Information Technology Projects' -Amacon Books- de Jolyon Hallows . 17

Gestión de Proyectos
 Procesos: ESTRUCTURAR
Alcance del Proyecto
 Se define como “alcance” la descripción de todo aquello que el
proyecto deberá incluir; se recomienda asimismo explicitar lo
que NO se espera que incluya.
 Se pueden considerar dos tipos de “Alcance”:
- El alcance del SISTEMA: qué se espera que el sistema
“contenga”, cuáles son sus “bordes” o límites. Que está dentro y
que está fuera.
- El alcance del PROYECTO de Implementación: qué
actividades contendrá el proyecto y quiénes serán responsables
de su ejecución
 Todo proyecto debe contar con un alcance definido y
comunicado a todos los involucrados

La definición del proyecto en general y del alcance en

particular es ‘un acuerdo entre Sistemas y el usuario’

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Gestión de Proyectos
 Procesos: ESTRUCTURAR
Estudio de RIESGOS

RIESGO:
Evento incierto que si se produce tiene un impacto negativo
(amenaza) o positivo (oportunidad).
Propiedades: En General, no pueden ser controlados, se puede
minimizar su probabilidad de ocurrencia e impacto.

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Gestión de Proyectos
 Procesos: ESTRUCTURAR
Estudio de RIESGOS

FUENTES. CAUSAS Y EFECTOS

Externos no predecibles: fuera de control, impacto desconocido (gobierno,
fenómenos naturales)
Externos predecibles: fuera de control, impacto conocido (disponibilidad de
MP, riesgos financieros, riesgos de mercado, impacto social, inflación)
Internos técnicos: utilización de los sistemas, procesos, cambios en la
tecnología, en el diseño, complejidad
Internos no técnicos (organización): eventos de incertidumbre , dentro del
control (paro de actividades, mala definición de requerimientos, malas
estimaciones, poca planificación, cashflow, pobre comunicación)
Legales: derechos, patentes, contratos, fuerza mayor, otros
Identificación (tamaño, alcance, requerimientos, documentación, diseño
adecuado, cambios de personal, de presupuesto, impacto en negocio,
cliente, proceso, entornos, tecnología, experiencias anteriores, contexto,
inexperiencia, falta de comunicación)

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Gestión de Proyectos
 Procesos: ESTRUCTURAR Gestión de RIESGOS

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Gestión de Proyectos
 Procesos: ESTRUCTURAR
Estudio de RIESGOS

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Gestión de Proyectos
 Procesos: ESTRUCTURAR Matriz de Análisis de RIESGOS
 Determinar el Riesgo es una forma de Evaluar la Probabilidad de
Éxito

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Gestión de Proyectos
 Procesos: ESTRUCTURAR
Estudio de RIESGOS

PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS.

Enfoque: alto alta (evitar), alto baja

(asegurar), bajo alta (aceptar,
contingencia), bajo baja (no
considerar)
ESTRATEGIAS:

Evitar: cambiar acciones.

Mitigar/reducir: acciones para disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o el
impacto. Atacar origen, controlar.
Transferir: a 3eros. el impacto negativo (seguros, contrataciones a precio
fijo, etc.) Informar a todos los involucrados.
Aceptar: pasiva (hacer nada) o activa  Plan de Contingencia

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Gestión de Proyectos
 Procesos: ESTRUCTURAR Matriz de Análisis de RIESGOS

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR

 Verificar la Propuesta
 Determinar Tareas y Recursos
 Asociar Resultados con Tareas y
Objetivos con resultados
 Estimar Esfuerzo para Completar
cada tarea
 Desarrollar un Plan Detallado (Hoja
de Ruta del Proyecto)
 Comparar y validar el Plan
Detallado con la Propuesta

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
• QUE ? • Quien ?

Tareas Recursos

Costos Tiempo

• Cuanto • Cuando
? ?

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
Definir la Organización del Proyecto

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
E.D.T. Estructura de Descomposición de Tareas
W.B.S. (Work Breakdown Structure)
Funciones Resultados

FASES

ETAPAS

ACTIVIDADES

TAREAS

PASOS

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
 Interrelaciones

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR  Interrelaciones

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
 ESTIMACION DEL TRABAJO
 Esfuerzo

 Iteración

 Contingencia

 Utilización

 Productividad
 ESTIMACION DE COSTOS  DURACION
 Personal

 Capacitación

 Movilidad

 Tecnología

 Herramientas

 Insumos

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
 ESTIMACION DEL TRABAJO

 Esfuerzo: Cantidad de Horas de Trabajo estimadas para llevar a

Cabo una Tarea
 Iteración: (%) es el esfuerzo adicional para terminar completo el
trabajo
 Contingencia: (%) Utilizado como margen de seguridad (Riesgo) x
errores de estimación, tiempos, presupuesto.
 Utilización: (%) Porcentaje de un día normal de trabajo en el cual el
recurso puede ser asignado
 Productividad: (+-%) en relación a la capacidad y experiencia del
Recurso
 DURACION: Cantidad de Días de trabajo para cumplir una Tarea, de
acuerdo a las estimaciones de horas esperadas de esfuerzo total

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
 ESTIMACION DEL TRABAJO
 Dependencia entre Tareas
 Que actividades pueden ejecutarse concurrentemente y cuales
dependen de Otras ?
 Independiente
 Fin a Comienzo
 Comienzo a Comienzo
 Fin a Fin

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
 ESTIMACION DEL TRABAJO

 Diagrama de Dependencias y Camino Crítico

 PERT (Program -or Project- Evaluation and Review Technique)
 CPM (Critical Path Method) .

El método PERT es una técnica que le permite dirigir la programación de su proyecto. El método PERT
consiste en la representación gráfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una cadena,
permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.
Fue diseñada por la marina de los Estados Unidos para permitir la coordinación del trabajo de miles de
personas que tenían que construir misiles con cabezas nucleares POLARIS.

En su etapa preliminar, el método PERT incluye lo siguiente:

* Desglose preciso del proyecto en tareas,
* Cálculo de la duración de cada tarea,
* La designación de un director del proyecto que se haga cargo de asegurar la supervisión de dicho
proyecto, de informar, en caso de ser necesario, y de tomar decisiones en caso de que existan
variaciones de las proyecciones.

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
 ESTIMACION DEL TRABAJO

 PERT (Program -or Project- Evaluation and Review Technique)

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
 ESTIMACION DEL TRABAJO

 GANTT : El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es

una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo
de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo
largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio,
el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre
actividades

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
 ESTIMACION DEL TRABAJO

 GANTT: La posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan
identificar dichas relaciones e interdependencias . Fue Henry Laurence Gantt quien,
entre 1910 y 1915, desarrolló y popularizó este tipo de diagrama en Occidente. [ Por
esta razón, para la planificación del desarrollo de proyectos complejos (> a 25
actividades) se requiere además el uso de técnicas basadas en redes de
precedencia como CPM o PERT. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta útil para
la relación entre tiempo y carga de trabajo.

Software libre para

diagramas de Gantt
OpenProj
KMKey
KPlato
GanttProject
Planner
NavalPlan

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
 ESTIMACION DEL TRABAJO

 DEFINICION DE TAREAS (Criterios de Medición y control)

 Descripción Específica
 40 horas o menos de Esfuerzo
 1 a 5 días de Duración
 1 Persona x Tarea (si es posible)
 Identificar Dependencias
 Asignar Recursos
 Documentar:
 características
 objetivos
 resultados
 Supuestos

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Gestión de Proyectos
 ESTRUCTURAR Vs. PLANIFICAR
Estructurar el Proyecto, Definiendo Definir el Cronograma de Trabajo (Hoja
Alcance-Costo-Duración de Ruta del Proyecto)

Propuesta + Plan Global El Plan del Proyecto

Vender Trabajar

Estrategia Táctica

Que Como

General Particular

Duración Esfuerzo

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
Ejercicio Práctico


 Desarrollar un Plan de Trabajo (Gantt y Pert)

 Descripción: Cocinar una tortilla de papas a la española
para un nuevo Restaurante de Minutas.
 Documentar:
 características
 objetivos
 resultados
 Supuestos
 Insumos
 Costos
 Tiempos
 Tareas
 Técnicas

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Gestión de Proyectos
 Procesos: PLANIFICAR
 Ejercicio Práctico

 Desarrollar un Plan de Trabajo (Gantt y Pert)

 Descripción: Cocinar una Paella Valenciana para el mismo
restaurante.
 Documentar:
 características
 objetivos
 resultados
 Supuestos
 Insumos
 Costos
 Tiempos
 Tareas
 Técnicas

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Continuará…

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