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IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE MP VERSION 9 PARA CONTROL DE

INVENTARIOS Y MANTENIMIENTO EN SAEXPLORATION INC., SUCURSAL
COLOMBIANA

SERGIO LOZANO MONROY

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

FACULTAD DE INGENIERIA

PROGRAMA

ESPECIALIZACION EN GERENCIA EN LOGISTICA INTEGRAL

BOGOTA D.C.

2015
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IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE MP VERSION 9 PARA CONTROL DE

INVENTARIOS Y MANTENIMIENTO EN SAEXPLORATION INC., SUCURSAL
COLOMBIANA

IMPLEMENTATION OF MP SOFTWARE VERSION 9 FOR INVENTORY AND

MAINTENANCE SAEXPLORATION INC., BRANCH COLOMBIAN

Sergio, Lozano Monroy

Profesional en Ciencias Militares, Especialista en Administración de la seguridad
Gerente Logístico, SAExploration Inc., Sucursal Colombiana,
Universidad Militar Nueva Granada, Bogotá, Colombia, sergiodacris@yahoo.es

RESUMEN
El sistema de control de inventarios y mantenimiento que se lleva actualmente en las
bodegas de SAExploration Inc., sucursal Colombiana es deficiente, generando falta
de información sobre la ubicación y estado de cada uno de los elementos y activos
de la empresa, lo que repercute de manera negativa al momento de realizar la
planeación de la operación en cada uno de los proyectos.

El objetivo final de una buena administración radica en mantener la cantidad

suficiente de equipos y/o materiales para que no se presenten ni faltantes (stockouts)
ni excesos de existencias (overstocks).

Aunque en el mercado actual existen múltiples soluciones informáticas que podrían

corregir los inconvenientes mencionados anteriormente, este articulo hace un análisis
de factibilidad para la implementación del software MP versión 9, de tal manera que
se puedan subsanar los inconvenientes de SAExploration Inc., Sucursal Colombiana,
mejorando los métodos de la compañía sin afectar los procesos de calidad de la
misma y creando un factor diferenciador entre las empresas del sector.

Palabras Clave: Control, Inventarios, Mantenimiento, Software, Procesos.

ABSTRACT

The inventory control system and maintenance currently leads in the warehouse of
SAExploration Inc., Colombian branch is poor, and generating lost of information on
the location and status of each of the elements and assets of the company, which
results in negative at the time of planning the operation on each of the projects.

The ultimate target of good management is to maintain enough equipment and

materials not submitted or missing (stockouts) or overstocks.
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Although there are many solutions that would correct the aforementioned drawbacks
in the current market, this article aims to analyze the feasibility to implement the MP
software version 9, so that they can overcome the drawbacks of SAExploration Inc.,
Colombian branch improving the methods of the company without affecting quality
processes it and creating a differentiating factor between the companies.

Key Words: Control, Inventory, Maintenance, Software Processes.

INTRODUCCIÓN

SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, es una compañía de servicios geofísicos

que ofrece toda su experiencia para la adquisición de información sísmica en la
industria del gas y el petróleo, con operaciones en Norte América, Sur América,
Sureste de Asia. Inició operaciones en el año 2006 en Perú bajo la razón social
South American Exploration, a partir del año 2008 da comienzo a sus operaciones en
Colombia con la misma razón social. En el año 2011 South American Exploration
cambia su nombre por SAExploration, constituida en Delaware, Estados Unidos, en
ese mismo año ubica su oficina principal en Calgary, Alberta – Canadá.

Los activos fijos de SAExploration Inc., Sucursal Colombiana ascienden

aproximadamente a 12 millones de dólares, mientras que las compras de elementos
varios anuales pueden llegar a un estimado de 50 millones de dólares, siendo este
un punto de especial atención en el control del presupuesto.

Actualmente, SAExploration Inc., Sucursal Colombiana no cuenta con un sistema de

control de inventarios junto con el control de mantenimiento de equipos que le
permita tener una información oportuna acerca del estado de los activos fijos, bienes
de control o elementos de consumo, convirtiéndose esta situación en una debilidad
que finalmente se puede ver reflejada en sobrecostos generando riesgos de pérdidas
de materiales o económicas.

Adicional a lo anterior, la falta de información sobre los activos fijos o elementos de

consumo puede acarrear problemas de desabastecimiento en cada uno de los
proyectos, lo que genera pérdida de imagen ante los clientes de SAE, tanto los
activos como los potenciales, siendo este un alto riesgo considerando la situación
actual de la industria sumado al crecimiento que ha tenido Colombia en el campo de
exploración sísmica.

En el área de los hidrocarburos, el tiempo es una variable de suma importancia, por

tanto las empresas no se pueden dar el lujo de sufrir demoras en sus procesos
logísticos; una forma de mitigar este riesgo es mediante el suministro oportuno de la
información en todos los niveles de la cadena de abastecimiento, para esto es
importante realizar una adecuada selección de programas o software que se ajusten
a las necesidades de cada empresa.
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Para el caso de SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, a pesar de llevar 9 años

en el mercado, aún no se cuenta con este tipo de ayudas, lo que representa un
riesgo considerando el crecimiento vertiginoso que ha tenido la empresa desde su
formación hasta convertirse en 2013 en una compañía pública que cotiza en el
mercado NASDAQ en la bolsa de New York.

Esta falta de información sobre los inventarios unido al desconocimiento del estado
de mantenimiento de los equipos se ha visto agudizada en la actualidad en virtud a
que la empresa se ha visto en la obligación de prescindir de los servicios de muchos
de sus empleados, los cuales se llevan la información de ubicación o estado de los
mismos, de tal manera que las personas nuevas deben iniciar por conocer estos
componentes realizando una valoración detallada de cada uno de ellos, lo que
conlleva pérdidas de tiempo o dinero.

De igual manera, al ser SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, una empresa de

carácter público que cotiza en la bolsa de valores de Nueva York, está expuesta a
una constante auditoria por parte de organismos externos, los cuales requieren el
suministro de información actualizada de manera oportuna tanto de los estados
financieros como de los activos fijos de la empresa. La no presentación de la
información en los tiempos que la auditoría estime conveniente, puede acarrear
sanciones económicas a la empresa afectando el normal funcionamiento de la
misma.

Por otra parte, durante los procesos licitatorios en los que participa SAExploration
Inc., Sucursal Colombiana, los actuales o futuros clientes pueden requerir
información detallada de los equipos con que cuenta la empresa, así como su
ubicación y estado de mantenimiento, siendo este un punto crucial al momento de
asignar la licitación a uno de los proponentes. Si no se cuenta con la información de
manera real, se pueden perder oportunidades de negocio que finalmente se verán
reflejadas en el crecimiento de la empresa.

Ya en la ejecución de los proyectos, es un requerimiento específico de los clientes,

contar con las hojas de vida actualizadas de todos los equipos, los cuales pueden ser
exigidos por ellos en cualquier momento del proyecto. En estas hojas deben estar
consignadas de manera precisa, los mantenimientos que se le han realizado a los
equipos, especificando los repuestos que le han sido colocados, las fechas, lugar,
nombre de quien ha realizado el mantenimiento, etc.

Actualmente, estas fichas técnicas de mantenimiento son diligenciadas de manera

manual las cuales se guardan en las instalaciones de la bodega de SAExploration
Inc., Sucursal Colombiana en Bogotá, de tal manera que cada vez que son
requeridas por un cliente en un determinado proyecto, estas tienen que ser copiadas
para enviarse a campo evitando su perdida.

Se requiere la implementación de una ayuda tecnológica que le permita a

SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, conocer la ubicación exacta de sus bienes,
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ya sean activos fijos o de control, así como los consumibles que son enviados a cada
proyecto.

Así mismo, se necesita ver en tiempo real en todos los proyectos, las hojas de vida
de los equipos, con especificaciones tales como: mantenimientos efectuados con
fechas en que se hicieron, personas a cargo del mantenimiento, repuestos instalados
en cada uno de los equipos, fechas programadas de mantenimiento preventivo con
sus respectivas alarmas, imagen digital del equipo, hoja de datos técnicos, de tal
manera que se pueda planear de manera eficiente todo lo relacionado con este
campo, dando cumplimiento a las exigencias de los clientes de SAExploration Inc.,
Sucursal Colombiana, optimizando los recursos destinados por la empresa para tal
fin.

Por último, se requiere establecer los costos de mantenimiento de manera

individualizada por cada uno de los proyectos, contemplando todas las variables
como son repuestos, mano de obra, movilización de personas o equipos, gastos de
instalaciones, etc.

En este mundo globalizado en el que la tecnología ha ganado un espacio importante

al interior de las empresas, se hace necesario realizar un análisis detallado de la
forma actual en la que se aplican o no estas ayudas en pro del crecimiento
empresarial, como se podrían mejorar los procesos a través de software confiables
que le permitan a las empresas ser más competitivas a un menor costo con un mejor
rendimiento.

Es común ver actualmente como empresas que no involucran medios tecnológicos

en sus procesos se van quedando rezagadas hasta llegar a un punto final o de
desaparición del mercado, simplemente por el hecho de no ir al ritmo del mundo
actual o por mantener un pensamiento retrógrado que les impide ver su desarrollo a
futuro, siendo sobrepasadas por otras que si lo ven, adelantándose a estas
tecnologías.

Estos avances se presentan en diversos campos, sin embargo el presente artículo se

enfoca en el área específica del control de inventarios sumado al mantenimiento de
equipos, esto debido a que son áreas críticas para SAExploration Inc., Sucursal
Colombiana que maneja un alto volumen de activos fijos o bienes de control, además
del mantenimiento preventivo que debe realizar a sus equipos de manera oportuna a
fin de disminuir costos por daños o reparaciones de los mismos.

SAExploration Inc., Sucursal Colombiana tiene en la actualidad activos fijos y bienes

de control por un costo aproximado de 12 millones de dólares, los cuales son
fiscalizados de manera manual haciendo uso de una base en Excel por un analista
de inventarios el cual es a su vez revisado por un auditor interno junto con el
controller de la compañía, lo que no deja de ser una oportunidad para los
delincuentes o personas inescrupulosas que se quieran apoderar de uno que otro
elemento.
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En una operación tan dinámica como lo es la exploración sísmica, se debe garantizar

que los equipos o suministros necesarios para desempeñar las labores, se
encuentren en la cantidad, oportunidad, calidad requeridas. La falta de un elemento,
por insignificante que parezca, puede acarrear la suspensión de la operación,
generando sobrecostos elevados sumado a una pérdida de imagen ante los clientes.

Una buena gestión de inventarios debe aminorar los requerimientos de

almacenamiento, disminuir la obsolescencia de los productos, reducir los daños por
manipulación, cumplir en un 100% con los requerimientos de los clientes, recortar los
tiempos del ciclo de pedido, optimizar los costos asociados a la cadena de
abastecimiento, ayudar en la organización de los almacenes internos de la
compañía, mantener un flujo de información en todos los niveles gerenciales o de
coordinación del proyecto de tal manera que se puedan optimizar los recursos
evitando caer en compras innecesarias.

Unido a todo lo anterior, es de vital importancia que el área financiera pueda disponer
en todo momento de la información correspondiente a los activos fijos de la empresa,
sus costos, depreciación, estado actual, ubicación, centro de costos al cual
pertenece cada elemento, en general todo lo que pueda influir de una u otra manera
en la información requerida por parte de los clientes en un proceso de licitación o por
parte de los accionistas de la compañía en los informes trimestrales.

Con respecto al mantenimiento se debe tener en cuenta que éste corresponde a

todas las acciones orientadas a la conservación de la maquinaria, equipo e
instalaciones, de tal manera que sirvan en óptimas condiciones, para alcanzar el
objetivo para el cual fueron adquiridas, evitando o minimizando las fallas durante su
vida útil.

Sin un adecuado mantenimiento, los equipos pueden llegar a interrumpir su

operación generando cambios considerables en los planes de producción que
finalmente se ven reflejados en un incumplimiento a los clientes, además de generar
mayores costos de producción, stand by de otros equipos, problemas de calidad en
la producción, personal desmotivado, desperdicio de materiales, afectando la
eficiencia, los costos, la calidad, la confiabilidad.

Teniendo en cuenta que la finalidad del mantenimiento no es otra que evitar, reducir
o reparar las fallas sobre los bienes de la organización, evitando retrasos inútiles,
paro de maquinaria que puedan ser generadores de accidentes o daños ambientales
además de lograr un uso eficiente de la energía, mejorando las funciones o la vida
útil de los bienes, es que se hace necesario tomar las medidas pertinentes para
implementar un buen plan de mantenimiento.

En este punto entran a jugar un papel importante los medios tecnológicos que
permitan generar una serie de alarmas para cada uno de los equipos con que cuenta
la organización, de tal manera que se le realicen las labores de mantenimiento
preventivo en los tiempos, con las condiciones estipuladas por el fabricante o
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distribuidor de cada elemento, logrando prolongar su vida útil generando rentabilidad

para la compañía, produciendo confianza para los clientes de la misma.

Para que los trabajos de mantenimiento sean eficientes se hace necesario ejercer un
buen control, una planificación adecuada del trabajo, una correcta distribución de la
mano de obra calificada o no calificada, logrando así reducir costos / tiempos,
optimizando los recursos que la organización ha destinado para ésta labor.

Unidos el tema de control de inventarios al plan de mantenimiento de maquinaria o

equipo, se puede evidenciar la necesidad latente que tiene SAExploration Inc.,
Sucursal Colombiana de combatir estas dos debilidades que se convierten en riesgos
con una alta potencialidad de materialización, por tanto este articulo busca dar a
conocer las bondades o beneficios que traería para la compañía la implementación
del software MP, así como la forma en que ayudaría a mejorar los ingresos de la
empresa, además de generar un valor diferenciador frente otras firmas del sector.

Por tal razón, el presente artículo implementa el software MP versión 9 al interior de

SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, como herramienta para mejorar el sistema
de control de inventarios y mantenimiento. Para lograr tal fin, se analiza la viabilidad
de la implementación del software MP versión 9 al interior de SAExploration Inc.,
Sucursal Colombiana, por medio de entrevistas con el departamento de soporte IT
para verificar que los equipos con los que cuenta la organización se ajusten a los
requerimientos especificados por el fabricante del software. Igualmente, Se realizan
pruebas del ancho de banda requerido por el sistema para soportar el nuevo
software, sin que éste afecte el normal funcionamiento de la compañía.

Por otra parte, se logra un mejoramiento en el sistema de control de inventarios junto

con los bienes de consumo de la empresa, realizando encuestas al personal
involucrado directamente en el control de inventarios, antes, durante o después de la
implementación del software, con el fin de evidenciar las mejoras que se puedan dar
al respecto, realizando cuadros comparativos que de manera gráfica puedan mostrar
los cambios que se presentan.

Por consiguiente, se obtiene la información detallada de todos los elementos con

imágenes, fichas de datos técnicos, planos digitales de los equipos con que
actualmente cuenta la compañía, lo que finalmente facilita el trabajo de los
empleados de la compañía al poder identificar equipos que desconocen en sus
generalidades básicas.

1. VIABILIDAD DE En la actualidad, la compañía no

IMPLEMENTACIÓN DEL cuenta con un software especializado
SOFTWARE MP VERSIÓN 9 que le permita efectuar un adecuado
control de sus inventarios así como
mantener un planeamiento de las

actividades propias de mantenimiento
de todos los equipos. Esto ha
ocasionado demoras en la reparación
de equipos por falta de repuestos
haciendo que en múltiples
oportunidades SAExploration dedique
su tiempo a realizar actividades de
mantenimiento correctivo porque no se
tiene un método adecuado de
planeación preventiva, lo que genera
sobrecostos y pérdidas considerables
de tiempo.
Antes de analizar la viabilidad para la
implementación del Software MP9, se
debe tener un claro conocimiento del
producto, sus bondades, requisitos de
los equipos, aplicabilidad al interior de
la organización, facilidad de
manipulación por parte del personal
operativo, etc .
El software MP9 básicamente es una
herramienta profesional diseñada para
realizar un control y administración del
mantenimiento de los equipos,
ayudando a la organización a
documentar la información de los
mismos incluyendo fotografías,
diagramas, planos, especificaciones,
localización, datos del proveedor, etc.
De igual manera, facilita la elaboración
de planes o rutinas de mantenimiento
logrando que la compañía pueda
destinar oportunamente los recursos
tanto humanos como materiales
necesarios para cumplir con estos
requerimientos.
En aras de cumplir con los exigentes
protocolos de seguridad de la industria
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petrolera, el software MP9 permite
llevar un historial minucioso de cada
uno de los equipos, especificando
trabajos realizados, recursos utilizados,
tanto materiales como humanos, con
fechas, horas detalladas, sitio de
mantenimiento.
De igual forma, el software MP9 se
convierte en una herramienta
importante para la toma de decisiones
gerenciales, debido a que permite
generar una gran cantidad de
consultas gráficas así como reportes
relacionados con la gestión de
mantenimiento, estado actual de los
equipos, ubicación, etc..
Para implementar el sistema MP se
requiere tener el levantamiento de
todos los equipos a controlar,
registrándolos en el catálogo de
equipos con sus respectivas
localizaciones, fotografías, planos,
diagramas, especificaciones, manuales
técnicos, datos del proveedor, entre
otros.
El sistema MP está compuesto por
módulos que interactúan entre sí para
brindar al usuario un panorama amplio
de la información requerida. El primer
módulo hace referencia a los planes de
mantenimiento, que es el sitio en el
cual el administrador del sistema
determina los planes o rutinas de
mantenimiento que deben realizarse a
los equipos con la frecuencia estimada
ya sea por horas de trabajo, días
laborados, kilómetros recorridos, etc.
Esta actividad la debe realizar el

usuario basado en su experiencia y en
las recomendaciones del fabricante de
cada equipo.
Es importante tener en cuenta que la
frecuencia se puede establecer con
base en lectura o en tiempo, incluso se
puede contemplar de manera
combinada en fechas o lecturas, lo que
suceda primero. Pero es fundamental
que el usuario registre de manera
periódica la lectura de uso para que el
sistema MP determine con base en
esa lectura, el mantenimiento que debe
realizarse. Este control se puede
ejercer mediante un odómetro,
instalado en el equipo, un reloj
contador de horas o cualquier otro
dispositivo similar.
Una vez alimentado el sistema con la
información mencionada
anteriormente, el MP genera de
manera automática un calendario en el
que se especifican todos los
mantenimientos que se requieren
hacer en el lapso de tiempo que el
usuario establezca.
En cuanto a los mantenimientos no
rutinarios como es el caso de mejoras
a equipos e instalaciones, trabajos de
apoyo a otras áreas, correctivos o
incluso trabajos de mantenimiento
preventivo que no se realicen de
manera rutinaria, el MP permite que
cualquier persona con acceso al
sistema pueda registrar su solicitud vía
internet las cuales llegaran al
coordinador de mantenimiento quien a
su vez las registrara en el sistema
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emitiendo las ordenes de trabajo
respectivas. El usuario que realizó la
solicitud podrá verificar en línea el
estado de la misma, es decir, si fue
leída, registrada en el MP o atendida.
En oportunidades hay necesidad de
programar mantenimientos predictivos
que consisten en relacionar una
variable física con el desgaste o estado
de una máquina. El mantenimiento
predictivo se basa en la medición,
seguimiento, monitoreo de parámetros
y condiciones operativas de un equipo
o instalación. A tal efecto, se definen
gestionando valores tanto de pre-
alarma como de actuación de todos
aquellos parámetros que se consideren
necesarios medir o gestionar. El
sistema permite incluir actividades que
impliquen la toma de una medición
para posteriormente graficar dichos
valores generando alarmas cuando
éstos lleguen cerca a los límites
establecidos, de tal manera que se
generen de manera oportuna las
ordenes de trabajo correspondientes a
su revisión o reparación.
El MP incluye además un programa de
control de inventarios, herramientas,
repuestos, consumibles, de tal manera
que los usuarios del sistema pueden
tener un conocimiento pleno de los
elementos requeridos para realizar el
mantenimiento o distribución no solo
de equipos sino también de los
consumibles. De esta manera, se
optimizan los recursos evitando
sobrecostos por compras de elementos
que se encuentren en existencias.

Así mismo el MP cuenta con un
módulo para control de garantías que
permite hacer un seguimiento de cada
equipo indicando las que se
encuentren vigentes o las ya vencidas.
Finalmente, es importante destacar
que el sistema acepta cualquier tipo de
archivo, bien sea Word, Excel, Auto
Cad, Acrobat Reader, entre otros. De
igual manera, permite guardar
direcciones de internet que faciliten el
re direccionamiento desde el MP para
consultar dichas páginas.
Conocidas y analizadas todas las
ventajas que brinda el sistema MP, se
puede evidenciar que éste se ajusta de
manera adecuada a las necesidades
de SAExploration Inc., Sucursal
Colombiana, facilitando las tareas de
control de mantenimiento e inventarios,
no solo de los activos fijos sino
también de los repuestos además de
los consumibles que se manejan a
nivel nacional.
2. SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS Y BIENES DE
CONSUMO
Teniendo en cuenta que la base de
toda empresa comercial es la compra o
venta de bienes y servicios, se puede
deducir la importancia que tiene un
buen sistema de control de inventarios
en la satisfacción de las necesidades o
demandas del cliente al menor costo
posible, con el mínimo de inversión.
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Para el caso de SAExploration Inc.,
Sucursal Colombiana, no cuenta con
un sistema de control de inventarios o
bienes de consumo que le permita
proteger a la compañía ante factores
como son la inseguridad de la
demanda, el abastecimiento, la
obsolescencia de productos, daños,
averías a los bienes por manejo, entre
otros.
Es importante tener claro que el control
tiene por objeto cerciorarse que los
hechos estén acordes con lo planeado,
es decir, que éste existe para verificar
el logro de objetivos establecidos en la
planeación. Para esto, es
imprescindible medir y cuantificar los
resultados, de modo que se puedan
establecer desviaciones entre la
ejecución vs. la planeación; finalmente
el objetivo del control es prever o
corregir los errores.
Existen unos principios básicos para el
control de inventarios que vale la pena
tener en cuenta al momento de
implementar un sistema de control, los
cuales serán mencionados a
continuación:
Primero, está el equilibrio que debe
existir entre los grupos de trabajo con
el grado de control correspondiente,
verificando que se cumpla con la
responsabilidad conferida haciendo
que la autoridad delegada sea
debidamente ejercida.
En segundo lugar, es importante
destacar que ningún control será válido
si no se fundamenta en los objetivos
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de la organización, por este motivo hay Finalmente, es importante destacar

necesidad de establecer medidas que un buen control de inventarios
específicas o estándares que sirvan de debe ajustarse a las necesidades de la
patrón para la evaluación de los empresa, así como a su tipo de
mismos. actividad, estableciendo medidas
sencillas de entender para facilitar su
Posteriormente, en aras de alcanzar la aplicación.
eficacia, el control debe ser oportuno,
es decir, se debe aplicar antes que se Teniendo en cuenta las
presente el error, logrando que se consideraciones anteriores, se
tomen las medidas predictivas del evidencia que el sistema MP contiene
caso, evitando pérdidas para la un módulo de inventarios muy
organización. completo que le permite controlar en
forma eficiente las existencias tanto de
Al mismo tiempo se deben analizar los materiales como de los repuestos,
todas las desviaciones o variaciones incluyendo movimientos de entradas o
que se presenten con respecto a lo salidas, kardex, valuación del
planeado, logrando así conocer las inventario por diferentes métodos,
causas que lo originan, tomando cálculos de abastecimiento,
medidas para evitar la repetición de información de proveedores, registro
éstos hechos a futuro. de órdenes de compras, etc.

Figura 1. Módulo de inventarios MP

Fuente: Software MP versión 9

Dentro de las bondades del sistema se
puede encontrar un listado de
inventario de todos los productos en
los que se especifica el código, nombre
o descripción, tipo de unidades,
cantidad de existencias en el almacén,
costo unitario, costo total de los
productos, así como el costo total del
almacén.
El programa maneja diferentes
métodos de costeo como son: UEPS
(Últimos en entrar, Primeros en salir)
en el cual se le da salida a los
productos que se compraron
recientemente, con el objeto de hacer
que en el inventario final queden
aquellos productos que se compraron
de primero. Este es un método muy útil
cuando los precios de los productos
aumentan constantemente.
También, se maneja el método PEPS
(Primeros en entrar, Primeros en salir)
el cual consiste básicamente en darle
salida del inventario a aquellos
productos que se adquirieron primero,
por lo que en los inventarios quedarán
aquellos productos comprados más
recientemente.
De igual manera, el sistema utiliza el
método de costeo de Precios de
Reposición además del método de
promedio ponderado. Al iniciar cada
periodo contable el usuario podrá
indicar cuál de los cuatro métodos de
costeo se va a utilizar en dicho
periodo.
Del mismo modo, facilita la opción de
manejar múltiples almacenes, lo que
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para SAExploration Inc., Sucursal
Colombiana es fundamental si se tiene
en cuenta que por la razón comercial
de la compañía se deben abrir
almacenes en cada proyecto, los
cuales tienen un tiempo de vida muy
corto, estimado de 2 a 8 meses en
promedio, generando en la actualidad
una falencia sensible en el control de
los mismos.
Esta herramienta le permite al usuario
consultar las existencias en cada uno
de los almacenes de manera
individualizada, así como también le
permite realizar una consulta del
consolidado general de todos los
almacenes y un consolidado detallado
en donde se pueden apreciar las
existencias de cada elemento en los
diferentes almacenes que tenga el
sistema.
Igualmente, el sistema MP cuenta con
un módulo en donde se determinan los
niveles máximos, óptimos, mínimos,
así como la localización de cada
producto en el almacén. De esta
manera, la organización puede
establecer las cantidades de cada uno
de los productos optimizando sus
procesos de compra, almacenamiento
o distribución.
Con respecto a las entradas o salidas
de los almacenes, el sistema contiene
un módulo de movimientos al almacén
en el que se pueden registrar todos los
movimientos especificando la fecha,
orden de entrada o salida con su
respectivo número de referencia,

centro de costos, nombre de la
persona que recibe el elemento,
cantidad, código del producto,
descripción, unidad, precio unitario,
valor total. Cada registro que se realice
generara un código consecutivo.
Se pueden generar los cierres
contables requeridos por el
departamento de finanzas. Al momento
de efectuar un cierre, todos los
movimientos de entradas o salidas
pasan a un historial de movimientos
generando un nuevo inventario inicial
para comenzar el nuevo periodo
contable. Estos cierres normalmente
se realizan al finalizar el año.
Por otra parte, se pueden visualizar las
tarjetas kardex de cada elemento en el
que se podrá observar el código del
producto, su descripción, el tipo de
unidad, el rango de fechas en forma
cronológica de movimientos del
producto, los documentos soportes con
que ocurrieron las entradas o salidas,
así como las cantidades incluidas las
existencias actuales. De esta manera,
la organización puede hacer un
seguimiento detallado de todos los
bienes.
Se pueden registrar o consultar
también los proveedores a quienes se
les ha comprado cada producto
especificando las fechas, el costo de
los elementos, convirtiéndose ésta en
una buena herramienta gerencial al
momento de tomar decisiones sobre
adquisición de bienes.
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Otra característica del sistema MP es
la opción de incluir marcas
equivalentes para un mismo producto,
es decir que le permite a la compañía
obtener la información de productos de
similares características pero de
diferentes marcas, lo cual puede
facilitar considerablemente las labores
de mantenimiento evitando cuellos de
botella por la no consecución de
repuestos específicos para equipos
especiales.
Así mismo, el sistema ofrece la
posibilidad de manejar lectores de
código de barras, lo que facilita la
captura de información maximizando
los tiempos de captura de datos, por
consiguiente, optimizando la operación
en cuanto a cargue / descargue de
equipos entre los diferentes
almacenes. Esto igualmente es
fundamental en las operaciones de
SAExploratión Inc., Sucursal
Colombiana, puesto que las
operaciones de sísmica requieren una
movilidad superior a cualquier otra
operación comercial.
De igual modo, el sistema MP le
permite al usuario generar en forma
automática las ordenes de salida de
material, ya sea para otros almacenes
o para el área de mantenimiento,
llevando un control de manera
detallada desde la salida del almacén
de origen hasta la llegada al almacén
de destino, incluso, hasta la entrega
del elemento al usuario final. Los
usuarios del sistema pueden realizar
en tiempo real la consulta de la

ubicación o estado actual (operativo,
no operativo) de cada equipo. Esto
facilita las operaciones evitando paros
en los proyectos por falta o daño de
equipos.
Finalmente, el sistema MP permite
determinar además de los repuestos
los elementos consumibles necesarios
para realizar las actividades de
mantenimiento a cada uno de los
equipos, generando alarmas previas
para la adquisición de los mismos, de
tal manera que antes de proceder a
realizar un trabajo de mantenimiento,
el personal pueda consultar si se
cuenta con las refacciones necesarias
para realizar el trabajo, optimizando así
los recursos con que cuenta la
organización.
Para terminar, el programa permite
registrar a los usuarios que podrán
acceder al sistema, definiendo las
funciones que cada uno podrá
ejecutar, de esta manera la
organización podrá limitar los accesos
a cada uno de los cargos establecidos
por ella.
3. CONTROL DE
MANTENIMIENTO
El mantenimiento se define como el
conjunto de técnicas y labores
destinadas a conservar equipos o
instalaciones industriales durante el
mayor tiempo posible, buscando una
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mayor disponibilidad con un máximo
de rendimiento.
A comienzos de la revolución
industrial, los operarios de cada equipo
eran los mismos encargados de
realizar su mantenimiento, pero a
medida que las maquinas se fueron
volviendo más complejas, las tareas de
reparación aumentaron, lo que llevo a
las empresas a crear departamentos
de mantenimiento con actividades
específicas diferentes a las producción.
Este mantenimiento era básicamente
correctivo dedicando todo su esfuerzo
a solucionar las fallas presentadas.
Posterior a las dos guerras mundiales
después de atravesar la crisis
energética de 1973, las empresas
avanzan en la implementación de
sistemas de mantenimiento
desarrollando uno basado en fiabilidad
o RCM, que está fundamentado en el
estudio de los equipos, análisis de los
modos de fallo, aplicación de técnicas
estadísticas unidas a una tecnología
de detección.
Desafortunadamente, muchas
empresas no le han dado la
importancia que se merece el tema de
mantenimiento, quedándose
simplemente con las reparaciones
urgentes de averías en los equipos sin
percatarse los altos costos que esto
genera.
Se pueden diferenciar cinco tareas de
mantenimiento, a saber: correctivo,
programado, Predictivo, preventivo,
Cero horas (Overhaul), mantenimiento

en uso. Un buen mantenimiento es un
factor de éxito en el proceso de la
logística, porque las empresas no
pueden perder sus ventas porque el
producto no está listo. En este
contexto, el mantenimiento resulta
esencial para garantizar la calidad del
proceso.
En la actualidad, no se cuenta con
procesos de control de mantenimiento
al interior de la compañía, por tanto se
En las partes del equipo se contemplan
todos los componentes que conforman
el elemento al cual se le va a
programar el respectivo
mantenimiento.
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dedica gran parte de los recursos al
mantenimiento correctivo incurriendo
en sobrecostos.
El software MP está básicamente
creado como una solución al control de
mantenimiento. Una parte fundamental
para este control preventivo es la
formación de planes o rutinas, los
cuales se pueden realizar a través del
sistema con tres componentes básicos:
Partes, Actividades, Frecuencias.
Figura 2. Módulo de planes de mtto. MP
Fuente: Software MP versión 9
Las actividades hacen referencia a las
tareas que se deben ejecutar en cada
una de las partes del equipo.
La frecuencia permite establecer el
periodo de tiempo o lapso en que se

debe realizar cada una de las
actividades.
Aun cuando el sistema MP muestra los
planes de mantenimiento, es
importante destacar que es el usuario
quien determina los planes de cada
equipo basado a su experiencia
técnica junto con las recomendaciones
de los fabricantes de cada equipo. Este
se puede asesorar en la librería que
trae el sistema MP con planes de
mantenimiento prefabricados de varios
equipos que normalmente se
encuentran en las empresas.
Los planes pueden estar controlados
por regímenes de fechas o de lecturas,
es decir, éstas son las frecuencias con
las que se realizan las actividades en
función de tiempo transcurrido. En
caso de fechas se pueden dar en días,
semanas, meses, años. Para el caso
de lecturas se dan en función del uso
que tenga el equipo, es decir en
kilómetros, piezas fabricadas, horas.
Durante la elaboración del plan de
mantenimiento a través del sistema
MP, el usuario puede asignar la
persona que se encargará de la
actividad, así como el tiempo que
tomará, especificando si se requiere o
no detener el equipo, determinando los
días de paro que deba tener. Esto le
ayudará a la gerencia a optimizar los
recursos planificando mejor las
operaciones.
En oportunidades se encuentran
actividades que implican la toma de
una medición, por ejemplo,
16
temperatura, espesor, resistencia de
aislamiento, entre otras. Estas
actividades pueden ser incluidas
dentro del plan de mantenimiento,
indicando tanto los valores mínimos
como los máximos admisibles. En caso
que los valores de la medición se
encuentren fuera del rango
establecido, el sistema alertará al
usuario sobre tal situación.
Además de los planes para
mantenimiento de equipos, el sistema
permite generar también planes para
localizaciones o inmuebles como son
oficinas, bodegas, parqueaderos, lotes,
etc., logrando integrar el
mantenimiento locativo al de
operaciones.
Una vez estipulados los planes de
mantenimiento, el sistema permite que
se realice una programación de
mantenimiento ligando varios equipos
a un mismo plan, generando un
calendario de fechas programadas
asociadas a cada equipo. Al termino de
las actividades de mantenimiento, el
usuario debe indicar al MP la fecha en
que se realizó para que éste a su vez
reprograme las fechas de los próximos
mantenimientos de ese equipo.
4. EQUIPOS
En la actualidad, SAExploration Inc.,
Sucursal Colombiana cuenta con todos
los equipos necesarios para soportar la
operación de la compañía. Entre ellos
se cuentan servidores dedicados para

transmisión de voz / datos, equipos de
cómputo de última tecnología, tanto de
escritorio como portátiles, sistemas de
comunicaciones análogos / digitales,
tecnología de CCTV, equipos GPS
para control de vehículos, aeronaves,
botes o personas, biométricos para
control de instalaciones, software
dedicado para el control de compras
así como para los sistemas financieros.
En el primer caso se requiere un
sistema operativo de 32 a 64 bits que
puede ser Windows 2000, XP, Vista,
Windows 7, Windows 8 o Windows 8.1,
con un procesador Pentium III de 800
Mhz o superior, memoria RAM
Windows 2000/XP mínimo de 256 Mb
aunque se recomienda de 512 Mb,
debe tener un espacio en disco de 500
17
En cuanto a los requerimientos para la
implementación del sistema MP, el
fabricante establece tres tipos de
versiones básicamente, una inicial
monousuario, otra versión más para
red además de una versión final para
el servidor.
Figura 3. Módulo de conectividad MP
Fuente: Software MP versión 9
Mb si va a instalar los cursos en video
o de 130 Mb sin instalar los videos. En
cuanto al monitor, éste debe tener una
resolución de 1024 X 768 pixeles con
color de alta densidad.
En el segundo caso se requiere un
sistema operativo de 32 a 64 bits que
puede ser Windows 2000, XP, Vista,
Windows 7, Windows 8 o Windows 8.1,

con un procesador Pentium III de 800
Mhz o superior, memoria RAM
Windows 2000/XP mínimo de 256 Mb
aunque se recomienda de 512 Mb,
debe tener un espacio en disco de 470
Mb si va a instalar los cursos en video
o de 100 Mb sin instalar los videos. En
cuanto al monitor, éste debe tener una
resolución de 1024 X 768 pixeles con
color de alta densidad.
Para el tercer caso se requiere un
sistema operativo de 32 a 64 bits que
puede ser Windows 2000 server, 2003
server, 2008 server o 2012 server, con
un procesador Pentium III de 500 Mhz
o superior, memoria RAM mínimo de
512 Mb aunque se recomienda de 2
Gb, debe tener un espacio en disco de
240.
El sistema MP soporta servicios de
virtualización de aplicaciones como
Go-Global, AppAnywhere, Citrix, Ms
Terminal Services.
Es importante destacar que para la
instalación monousuario y/o en
servidor, se requiere contar con unidad
de CD-ROM.
El sistema es compatible con bases de
datos de Microsoft Access, Microsoft
SQL Server 2000 / 2005 / 2008r2 /
2012.
En cuanto a la conectividad al sistema,
se puede realizar vía LAN, WAN, VPN
o Internet, pudiéndose obtener acceso
remoto al MP desde cualquier
dispositivo móvil o fijo como son
tabletas, celulares inteligentes,
18
computadoras portátiles o
computadoras de escritorio, aun sin
tener instalado el MP en dicho
dispositivo, lo que facilita su operación,
manipulación o aplicación.
5. CONCLUSIONES
En el área de control de inventarios, se
puede concluir que estos pertenecen a
recursos utilizables por la empresa, ya
sean muebles e inmuebles los cuales
se encuentran almacenados en un
punto específico. Es importante
mantener un control detallado de los
inventarios que le permitan a la
dirección tomar decisiones sobre
compras, ventas o baja de elementos.
El control del inventario es un elemento
muy importante para el desarrollo, de
toda empresa; una mala gestión en los
inventarios puede acarrear clientes
inconformes por el no cumplimiento de
la demanda, además de ocasionar
problemas financieros que pueden
llevar a la compañía a la quiebra.
Un control eficiente del inventario está
directamente relacionado a minimizar
las pérdidas de mercancía, ya sean por
hurtos, daños, averías, mala
manipulación, etc.
No obstante, la importancia que
presentan los inventarios al interior de
la organización, se debe tener en
cuenta otra área cuyo control es vital
para el desarrollo operacional de la
compañía, el mantenimiento.

Este es un aspecto un poco olvidado o
desatendido por las organizaciones,
pero cuya importancia se puede
evidenciar solamente al momento de
los paros por daños o deterioros de
equipos.
El mantenimiento de equipos puede
marcar la diferencia para que una
empresa llegue a ser rentable,
eficiente, competitiva, sostenible,
generadora de valores agregados al
punto de liderar el mercado en el cual
se desenvuelve.
Con relación al software MP versión 9,
se puede concluir que ésta es una
herramienta que puede llegar a
generar ese valor agregado que
requiere la compañía al facilitar los
procesos de mantenimiento y control
de inventarios.
Se presenta como un software
profesional para control y exigencias
administracion del mantenimiento que
se puede adaptar fácilmente para el
control de inventarios no solo de
equipos sino también de elementos de
consumo, logrando que la organización
pueda documentar los procesos de
una manera organizada cumpliendo
eficientemente con sus objetivos.
El software permite documentar toda la
información referente a los equipos
tales como planos, diagramas,
especificaciones, localización, datos
del proveedor, costos, etc., lo cual es
de gran importancia al interior de la
organización debido al alto volumen de
equipos que maneja en cada una de
19
sus áreas (Topografía, perforación,
registro, comunicaciones, sistemas,
equipos médicos, campamentos).
Además de lo anterior, el software
tiene la posibilidad de manejar
múltiples almacenes, por lo que se
ajusta a las necesidades operativas de
la compañía que llega en
oportunidades a tener 5 o más
almacenes al mismo tiempo,
convirtiéndose ésta en una dificultad
considerable para el control de los
inventarios.
En cuanto a la manipulación del
sistema, éste es de fácil acceso y
adecuado manejo por parte del
personal operativo, lo que facilita su
operación.
En lo que hace referencia a los
requerimientos de equipos, se puede
concluir que el software no tiene
mayores para su
funcionamiento, por lo que se ajusta
perfectamente a las necesidades de la
compañía.
Finalmente, evaluando todo el sistema
en concreto se puede concluir que la
implementación del software MP
versión 9 al interior de SAExploration
Inc., sucursal Colombiana, es viable
teniendo en cuenta que se ajusta
perfectamente a las necesidades de la
empresa, presentándose como una
herramienta eficiente para solucionar
los inconvenientes actuales de la
organización en las áreas específicas
de mantenimiento y control de
inventarios.
 20

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