ESTUDIO DE CASO EMPRESA “CONFECCIONES S.

A”
Actividad de apropiación del conocimiento

Aprendiz: Carlos Andres Varón Hernandez, 1121908165;

Tutor: Rodrigo Fernando Augusto Cuellar Martínez

Actividad: El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para

determinar la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la
fecha de emisión también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad,

es necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada,
pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido
formalizados para el sistema de gestión.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC ISO 9001

EMPRESA CONFECCIONES S.A

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de

control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

Es importante para la etapa de documentación, realizar de manera inicial el

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA,
porque en este se establecen los diferentes criterios de la información (diseño,
contenido, parámetros, descripción, soportes) para tener en cuenta al momento de
realizar la diferente documentación de la información de la organización.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

Este procedimiento corresponde al proceso estratégico de gestión de la calidad, porque

en este se encargan de trazar todas las directrices de fundamentación, planificación,
documentación, evaluación y mejora, y de auditorías, por lo tanto, este procedimiento
corresponde al área de calidad diseñarlo, aprobarlo, divulgarlo e implementarlo antes
de realizar la diferente documentación.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada

de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:

a. Creación; b. Revisión y aprobación; c. Identificación; d. Divulgación; e. Control de

cambios.

Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al

procedimiento mencionado en el punto anterior.
 Control de la información
PROCEDIMIENTO CÓDIGO PR-GC-001
documentada
Confecciones Control de la información
ACTIVIDAD VERSIÓN 01
S.A. documentada
Estratégico_Gestión de la
PROCESO FECHA 19-07-2019
calidad

CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para el control de información documentada del

Sistema Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A, conforme a los
requisitos definidos en la Norma ISO 9001:2015. Así mismo establecer los lineamientos
para el control de documentos y registros.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el control de registros, documentos internos y externos

del Sistema de Gestión de la Calidad y comprende desde la identificación de la
necesidad de crear o modificar el documento, hasta la divulgación, distribución,
implementación y disposición final del mismo.

Aplica sobre todos los documentos que forman parte del S.G.C.

3. DEFINICIONES

Información: Datos que poseen significado

Documento: Información y su medio de soporte

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo un proceso

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada de resultados

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Realización del sistema de gestión de la calidad: Proceso de establecimiento, documentación,
implementación, mantenimiento y mejora continúa de un sistema de gestión de la calidad.

Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan.

Sistema de gestión: Conjunto de elementos de una organización, interrelacionados o que
interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos.

Sistema de gestión de la calidad: Parte de un sistema de gestión relacionada con la calidad.

4. RESPONSABLE

• Representante de la organización.
• Líder del proceso de gestión de la calidad.
• Líderes de los procesos y coordinadores del área.

5. CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN

Encabezado: Estará presente en la parte superior de todas las hojas del documento y
será en este formato:
Confecciones
PROCEDIMIENTO B CÓDIGO E
S.A.
A
ACTIVIDAD C VERSIÓN F
A A
PROCESO D FECHA G
A

A. Logo de la empresa: Debe ser en lo posible en color con el NIT.

B. Título del procedimiento: Nombre de identificación del documento.
C. Actividad correspondiente: Mencionar la actividad a la que corresponde.
D. Proceso de la organización: Identificado dentro del mapa de procesos.
E. Código del documento: Número de identificación del documento.
F. Versión: Versión del documento. Si se modifica el documento, se actualiza la
versión
G. Fecha de emisión: Fecha desde la cual el documento entra en vigencia, a partir
de su aprobación.

La empresa CONFECCIONES S.A define el sistema de codificación para documentos

del SGC como se muestra a continuación:

Tipo de documento.

Sigla Tipo de documento

MC Manual de calidad
CA Caracterizaciones
PR Procedimientos
IN Instructivos
MA Manuales
FO Formatos
PL Plan
Proceso al que pertenece el documento.

Sigla Tipo de proceso

ESTRATÉGICOS
GG Gestión gerencial
GC Gestión de Calidad
MISIONALES
DP Diseño y patronaje
EMC Extendido, marcado y corte
CRE Confección, revisado y etiquetado
AC Acabados
APOYO
CL Clientes
CO Compras
MA Mantenimiento
TH Talento Humano

Al final del documento debe quedar registrada la participación del personal asignado
para Elaboración, Revisión y Aprobación, para cada fase del ciclo de vida de un
documento y como se presenta en el siguiente ejemplo:

ELABORO Carlos A. Varón REVISÓ APROBÓ

Profesional Universitario Profesional Especialista Jefe de Oficina de
CARGO Oficina de gestión de CARGO Oficina de gestión de CARGO gestión de calidad
calidad calidad o Gerencia
FIRMA FIRMA FIRMA
FECHA FECHA FECHA

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Actividad Descripción Responsable

Gerencia
Identificar la necesidad de elaborar, actualizar o eliminar un
Identificación Oficina SGC
documento
Líder del proceso
Aprobar la solicitud informando a la dependencia interesada
Aprobación y al elaborador designado por ésta para tal fin. Si la solicitud
Oficina SGC
solicitud es una eliminación, esta se realiza por parte del encargado
del SGC y del Plan de listado maestro
Elaborar o actualizar el documento de acuerdo a las bases
expuestas en la solitud anteriormente aprobada. Se deberá Líder de proceso
Elaboración
verificar los cambios o lo expuesto en el nuevo documento Coordinadores de área
para asegurar la veracidad de acuerdo a solicitud
Enviar el documento a los participantes del ciclo
correspondiente para someterlo a discusión y/o revisión. Es Profesional designado
Revisión
importan en la aprobación designar el comité que participa como revisor
en el ciclo del documento.
Elaborador del documento
Aprobación del Revisar la elaboración o actualización con base en las Comité de revisión
documento justificaciones expuestas en la solicitud Oficina SGC
Líder del proceso
 Enviar comunicación oficial a los líderes del proceso y
Oficina SGC
funcionarios involucrados e interesados en el nuevo
Divulgación Líder de proceso
documento, garantizado la divulgación por el encargado de
Coordinador de área
área
Siempre que se apruebe un nuevo documento, actualización
Control y o eliminación, se procederá a actualizar la base documental
Oficina SGC
cambios de cada proceso, sea medio físico o digital y en el listado
maestro de documentos