www.morlaix-communaute.bzh 66 000 HABITANTS – 27 COMMUNES
RECRUTE
UN ASSISTANT DE DIRECTION et PLUi (H/F)
PÔLE AMENAGEMENT – HABITAT – MER ET LITTORAL
Cadre d’emploi des Adjoints administratifs territoriaux
Sous l’autorité de la Directrice du pôle Aménagement de l’espace – Cadre de vie et p our les besoins du projet structurant PLU-i, vous êtes également en lien permanent et fonctionnel avec le-la Chef-fe de service Aménagement – Urbanisme :
Vous assurerez les missions suivantes :
1. Organiser la vie professionnelle de la Directrice et de la cellule PLU-i :
• Structurer, organiser et mettre à jour les agendas partagés (Directrice, cellule PLU-i, élus, services), • Rappeler les informations importantes et transmettre des messages (interne et externe), • Organiser les déplacements de la Directrice, de la cellule PLU-i et des élus, • Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction (recevoir, filtrer, orienter, renseigner), • Suivre et sécuriser les diffusions de courriers et courriels entrant après visa Direction
2. Suivre les projets de la Direction et de la cellule PLU-i :
Pour la Direction et la cellule PLU-i : • Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités d’assistance, • Réaliser une revue de presse hebdomadaire (lecture rapide et diffusion mail des articles essentiels en rapport avec les projets et activités de la Direction et cellule PLU-i)
Par délégation de la Directrice :
• assurer la saisie des engagements comptables, suivi et vérification des factures, valider les paiements, • développer et suivre les tableaux de bord : d’activités des services, de gestion RH à l’échelle de la Direction, de gestion financière et commande publique à l’échelle de la Direction • être référent auprès du service communication, participer à l’élaboration du plan de communication et suivre les actions de communication des services, assurer la veille des pages internet liées aux activités et projets de la Direction
Pour la cellule PLU-i
• Assurer la gestion et la préparation des instances de gouvernance du PLUi : logistique, accueil, supports, diffusion des comptes-rendus • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (rapport, note, support, dossiers d’enquête publique, certificat d’affichage...) • Respecter les délais des procédures réglementaires (transmission de documents, arrêtés, affichage) et assurer dans les meilleurs délais les opérations rendant exécutoires les documents d’urbanisme (notifications, parutions presse…), informer les communes de l’avancement • Assurer un relais permanent entre la Directrice de Pôle et le Chef de Service Aménagement sur les questions de planification, assurer la circulation de l’information (interne et externe) • Développer et suivre les tableaux de bord de gestion financière des marchés de planification • Assurer le classement des documents d’urbanisme au sein de la Direction du Pôle • Participer aux actions de communication en lien avec les documents de planification (supports internes + pages internet de la compétence) • Organiser et suivre les actions de concertation sur les documents d’urbanisme,
3. Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (rapport, note, support...) • Préparer des présentations, dossiers de séance pour les instances politiques, fiches liaisons hebdomadaires • Structurer, organiser, suivre le processus de visa des correspondances à l’échelle de la direction (entrant et sortant) et développer l’uniformisation du classement à l’échelle de la direction • Respecter les délais de diffusion
4. Participer aux suppléances nécessaires pour la continuité des missions prioritaires
de la Direction et de la cellule PLU-i • Dans le cadre du projet de Direction formalisé, porté et animé par la Directrice du pôle, vous participerez aux suppléances nécessaires permettant d'assurer la continuité des missions,
Spécificités du poste : • Bureau individuel ou partagé, • Horaires fixes mais pouvant être ajustés par anticipation et en fonction des contraintes (participer à des réunions à la demande de la Directrice (commission, réunion publique, concertation PLUi…) • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité • Disponibilité vis-à-vis de la Directrice et de la cellule PLU-i, • Gestion des congés en fonction des contraintes à l'échelle de la Direction, • Collaboration opérationnelle permanente avec les assistantes DGS/DGA et Cabinet/Président
Compétences requises :
Savoir : • Connaître la fonction publique territoriale, • Connaître le fonctionnement d'une collectivité locale, • Connaître l'environnement d'un établissement public de coopération intercommunale
Savoir-Faire : • Maîtriser les techniques de secrétariat et d'assistance administrative, • Maîtriser l'usage des logiciels bureautique et progiciels de gestion de courriers et gestion financière et RH, • Maîtriser les procédures et processus de gestion administrative, • Travailler pour plusieurs managers et prioriser les attentes en reformulant les sollicitations si nécessaires, • Travailler par délégation formalisée en autonomie dans l’organisation du travail, • Rendre compte et capacité à intégrer des priorités, • Maîtriser le vocabulaire professionnel couramment utilisé en Direction Aménagement – Habitat – Mer et Littoral • Maîtriser les techniques de recherche et veille documentaire,
Savoir-Être : • Faire preuve de respect, de constance, de loyauté, d'esprit d'équipe et d'engagement, • Capacité de travailler en équipe, Esprit d’initiative • Sens de l'écoute, des relations humaines, • Sens de la diplomatie, de la discrétion et de la confidentialité,
Organisation du travail : 5 jours / semaine, 39 heures + RTT
• Madame Dominique LE MOULLEC Directrice du Pôle Aménagement – Habitat – Mer et Littoral tél : 02 98 15 31 44 – Mail : dominique.lemoullec@agglo.morlaix.fr • Monsieur Tristan LE BARON , Chef de projet PLUI-H tél : 02 98 15 31 60 – Mail : tristan.le-baron@agglo.morlaix.fr • Madame Marie-Pierre GUILLERM, Chef du service Ressources Humaines, Morlaix Communauté - Tel : 02 98 15 31 18 – Mail : ressources.humaines@agglo.morlaix.fr
Candidature : Lettre de motivation et Curriculum Vitae à adresser pour le 29 mars 2017 au plus tard. À Monsieur Le Président de Morlaix Communauté 2b voie d'accès au port BP 97121 29671 Morlaix Cedex
