GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión documental

 Código del Programa de Formación: 521213
 Nombre del Proyecto: Intervención de los archivos de: gestión, central y fondos acumulados de las
entidades públicas y privadas del departamento del Atlántico
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Realizar diagnóstico integral de un fondo acumulado.
 Competencia: Organizar fondos acumulados de acuerdo con normatividad vigente y políticas
institucionales.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Recopilar la información requerida para planear de la
organización del fondo acumulado, de acuerdo con las normas establecidas y las políticas
documentales de la organización.
 Duración de la Guía: 30 horas

2. PRESENTACION

Los Fondos Acumulados son producto de la carencia de política archivística de las entidades estatales y de
los cambios constantes de la administración que conlleva a ubicar de forma desorganizada en sus
depósitos documentación producida por dependencias o entidades que la precedieron o de las cuales ha
asumido algunas funciones

Al identificarlos, organizarlos y ponerlos al servicio de la

comunidad estos archivos toman vida para las instituciones
y el Estado en general. Al organizar los fondos acumulados
se ataca la ineficiencia y la corrupción administrativa; se
agilizan las investigaciones de tipo administrativo,
disciplinario, civil y penal entre otros beneficios, como servir
de material de consulta para las generaciones actuales y
futuras.

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

El científico inglés William Thomson Kelvin (1824-1907)

resumió la importancia de la medición como parte esencial
del desarrollo de la ciencia, en el siguiente comentario: "Con
frecuencia digo que cuando se puede medir y expresar con
números aquello sobre lo cual se está hablando, se sabe
algo del tema; pero cuando no se puede medir, es decir, cuando no es posible expresarlo con
números, el conocimiento es insuficiente".

 Descripción de la(s) Actividad(es):

ACTIVIDAD 01. DESARROLLE EL SIGUIENTE CUESTIONARIO:

1) El fondo se denomina con el nombre completo de:

2) Complete: Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos ___ ningún
criterio de ____________archivística, ni las mínimas condiciones de _____________y sin la
posibilidad de ser fuente de _________ y __________
3) Complete: De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado, se forman con los documentos del
Archivo _________ o__________, que adquieren un valor permanente. No se laminan y se
protegen para la investigación, la academia, la ____________, la ____________ y la
______________. Por este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben
adelantar los procesos de organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser en un
principio la documentación que por su antigüedad supere los 30 años, o en segunda instancia
siguiendo el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), el cual contempla que
el conjunto de la de la Documentación producida ____________ de la aprobación y aplicación de
la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina técnicamente
fondo acumulado y será sometida a un proceso de organización y su resultado será la Tabla de
Valoración Documental (TVD).
4) ¿Qué constituye el ACUERDO No. 002 Enero 23 de 2004?
5) ¿Qué compromiso tiene el Estado según el art 8 de la Constitución Política de Colombia?
6) ¿Por qué se vuelven necesarios los documentos para la administración y la cultura?
7) ¿Cuándo puedo decir que los documentos son de patrimonio cultural y de la identidad nacional?
8) “La herramienta que nos permite codificar e identificar cada oficina con sus respectivas series,
subseries y tipologías documentales” (escriba su sigla) Es:____________________________
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9) El principio fundamental de la práctica archivística moderna que básicamente significa que “los
archivos de quien creó los documentos no deben ser mezclados con los creados por otros”. Recibe
el nombre de:_______________
10) Tal como fue formulado en Alemania, sostiene que los documentos “deben ser mantenidos en el
orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia
que los manejo”. Definido por el AGN como: conservación de los documentos dentro del fondo
documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo, “para efectos de
elaboración de TVD debe ser entendido como el principio que hace referencia a la secuencia
lógica, en la que se producen los documentos, en la ejecución de los trámites para la resolución de
los diferentes asuntos”. Según la información anterior responda: ¿A qué principio se referencia el
texto?

11) La organización de los fondos acumulados se desarrolla por etapas escriba cada una de ellas:
1. Etapa:
2. Etapa:
3. Etapa:
4. Etapa:
12) Escriba y defina tres campos que hacen parte del formato de TVD:
13) ¿Qué diferencias encuentra entre el formato de TVD y TRD?
14) ¿Qué actividad se desarrolla en la etapa de compilación de información institucional?
15) ¿Qué nombre recibe el conjunto de acciones, que se presentan en forma ordenada y cuyo objetivo
es responder a corto, mediano y largo plazo con actividades concretas, frente a la organización de
los fondos acumulados y en la elaboración y aplicación de las TVD?
16) Defina. ¿Qué es un diagnostico?
17) ¿Qué beneficios adquirimos al contar con la documentación debida mente organizada?
18) ¿Al momento de la creación de un archivo que se debe tener presente?

ACTIVIDAD 02. REPASO DE CÁLCULO PARA OBTENER VOLÚMENES DE FIGURAS GEOMÉTRICAS

2.1 Calculo para hallar el volumen de un cubo

Hallar el volumen de un cubo, si cada arista o lado mide 8 metros lineales

a= 8 metros

2.2 Calculo para hallar el volumen de un paralelepípedo recto

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Hallar el volumen de un paralelepípedo, si el largo de la base es: 3,50 metros, el ancho de la base es: 0,6
metros y la altura es: 1,95 metros

V= (B) X h

2.3 Calculo para hallar el volumen de un cono recto

Hallar el volumen de un cono recto si la altura es: 1,95 metros y el radio es 1,3 metros

2.4 Calculo para hallar el volumen de un cono recto truncado

Hallar el volumen de un cono recto truncado si: la altura es: 4 metros y el radio mayor es 3 metros, y el
radio menor es 2 metros

2.5 Calculo para hallar el volumen de un cono rectangular truncado

Hallar el volumen de un cono recto truncado: si la altura es: 3 metros y el radio mayor es 2 metros, y el
radio menor es 1,5 metros
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2.6 Calculo para hallar el volumen de un cono rectangular

Hallar el volumen de un cono recto rectangular (Cono oblicuo): si la altura es: 3 metros y el radio es 2
metros

ACTIVIDAD 03. DAR RESPUESTA A LOS SIGUIENTES INTERROGANTES

Ejercicio 3.1

a) Hallar el volumen de cubo cuya arista es 300 cms

b) Hallar el volumen de un cubo cuya arista es de 2,85 metros
c) Hallar el volumen de un cubo cuyo lado mide 1,3 metros
d) Hallar el volumen de un cubo cuyo lado mide 240 centímetros.
e) Si el volumen de un cubo es 27 centímetros cúbicos ¿cuánto mide la arista?

ACTIVIDAD 04. LEER Y CONTESTAR

Lea en el “Manual de Fondos acumulados del AGN, el capitulo dos (2): Organización documental y
organización de fondos acumulados, y basado en lo comprendido contestar las siguientes preguntas:

 ¿Qué fecha debe tomarse como punto central entre las tablas de valoración documental –TVD- y las
Tablas de Retención documental TRD, en el momento de abordar un fondo acumulados?.
 ¿Hacen parte del fondo acumulado La documentación producida por las entidades fusionadas o las
que antecedieron al ente que actualmente custodia?
 ¿Qué aspectos debe involucrar un diagnostico integral de Archivos según el documento : “Pautas
para diagnóstico integral de archivos” (JAIMES, GARCÍA, 2003).
 ¿Qué aspectos se deben analizar cuando se determina el nivel de organización de un archivo, al
abordar un fondo acumulado?
 ¿Cuáles son los nombres de los tres formatos que se deben diligenciar al determinar el nivel de
organización de un fondo acumulado?
 ¿Qué información se debe recoger al realizar la reconstrucción de la Historia institucional al organizar
un fondo acumulado?
 ¿Qué aspectos debe contemplar el Plan archivístico institucional?
 ¿Qué actividades deben realizarse al ejecutar el plan archivístico institucional?
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ACTIVIDAD 05. Analiza la siguiente imagen y en cinco líneas expresa tu opinión:

 Ambiente Requerido: Ambiente de formación 601 edificio Sena 43.

 Materiales: Calculadora, Block, Lápiz, Computador.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento:  Describe de manera

Respuesta a preguntas sobre las
normas técnicas y legales vigentes
para la intervención de un fondo
acumulado.
Evidencias de Desempeño:
Socialización Acuerdo 002
Manual de Fondo Acumulado.
Evidencias de Producto:
Desarrollo del cuestionario de
Acuerdo 002 y Manual de Fondo
Acumulado.
cuidadosa el contenido del
Técnica: Prueba Objetiva De
fondo documental y las
Conocimiento.
unidades de conservación,
utilizando los instrumentos Instrumento: Examen escrito con
de descripción documental múltiple escogencia,
requeridos, de acuerdo con completación, falso – verdadero,
sus características y apareamiento, etc.
y necesidades.
 Aplica objetivamente el
concepto, marco teórico y
normatividad, sobre
fondos acumulados y
tablas de valoración
documental.
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5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para

garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

FONDO ACUMULADO. Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin
ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad
de ser fuente de información y consulta.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales,

producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les
asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se

asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

 Barbadillo, A. J. (2011). Las normas de descripción archivística: qué son y cómo se aplican. Retrieved
from http://ebookcentral.proquest.com.bdigital.sena.edu.co
 Sánchez-Vigil, J., & Salvador-Benítez, A. (2013). Documentación fotográfica. Retrieved from
http://ebookcentral.proquest.com.bdigital.sena.edu.co
 Mena, M. M., & Pérez, H. M. E. (2005). Gestión documental y organización de archivos. Retrieved from
http://ebookcentral.proquest.com.bdigital.sena.edu.co
 Cermeno, M. L., & Rivas, P. E. (2010). Valorar y seleccionar documentos: qué es y cómo se hace.
Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com.bdigital.sena.edu.co
 Cruz, M. J. R. (2014). Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. Retrieved from
http://ebookcentral.proquest.com.bdigital.sena.edu.co
 RUA, Antonio Ángel. Manual de Archivística.. Editorial Síntesis. España.1995
 SALGADO, (DE) JARAMILLO Lilia. Curso Básico de Archivos. Editorial Mac Graw-Hill
 GONZÁLEZ, Beatriz y SÁNCHEZ (DE) LAGUNA Amparo. Organización de Archivos. Administración de la
información. Norma. 1996.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Guía para la implementación de un Plan de gestión Documental.
Bogotá Año 2005.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Arledis Hurtado Conde Instructora Servicios Febrero de 2018

Administrativo.
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8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)