Introducción a Evaluación de proveedores

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Table of content

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 Table of content
1 Introducción a Evaluación de proveedores
1.1 Elementos de la evaluación de proveedores
1.1.1 Nota global
1.1.2 Criterio principal
1.1.3 Criterio parcial
1.1.4 Escala de notas
1.1.5 Ponderación de las notas
1.2 Determinación de notas
1.2.1 Determinación de la nota global
1.2.2 Determinación de notas de criterios principales
1.2.3 Determinación de notas de criterios parciales
1.2.3.1 Cálculo de notas manual
1.2.3.2 Cálculo de notas semiautomático
1.2.3.3 Cálculo de notas totalmente automático
1.2.4 Modificación manual de las notas

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 1 Introducción a Evaluación de proveedores
Las secciones siguientes presentan el concepto de la evaluación de proveedores.
Tratan de la función de los elementos individuales que debe conocer para evaluar un proveedor y le facilita una visión global del proceso del cómputo de notas.
Para obtener información más detallada acerca de los cálculos internos que el sistema realiza una vez llamada la función de evaluación de proveedores, consulte
el apartado
Cómo calcula las notas el sistema.
En el apartado
Evaluación de proveedores se describe el procedimiento para realizar una evaluación de proveedores.
Elementos de la evaluación de proveedores
Nota global
Criterio principal

Criterio parcial
Escala de notas
Ponderación de notas
Determinación de notas
Determinación de la nota global

Determinación de notas para los criterios principales

Determinación de notas para los criterios parciales
Modificación manual de notas

1.1 Elementos de la evaluación de proveedores

El gráfico siguiente muestra las notas en los distintos niveles de la evaluación de proveedores:

Los elementos más importantes de la evaluación de proveedores son:

Nota global
Criterio principal
Criterio parcial
Escala de notas
Ponderación de notas

1.1.1 Nota global

Definición
La nota global representa la evaluación general de un proveedor.
Es una combinación de las notas que ha obtenido el proveedor en todos los criterios principales.
Puede comparar proveedores distintos basándose en sus notas globales sin generar un análisis detallado de sus evaluaciones.

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 Proveedor Nota global sobre 100

Smith 85

Brown 83

Jones 69

Thompson 57

Wilson 40

A primera vista, puede ver que, de los cinco proveedores, Smith ha recibido la mejor nota global y Wilson la peor. Smith y Brown tienen casi los
mismos puntos.
Para obtener un análisis más detallado, puede comparar los criterios principales de Smith y Brown.

1.1.2 Criterio principal

Definición
Los criterios principales forman la base para la valoración del rendimiento de un proveedor.
El sistema calcula la nota global de un proveedor a partir de las notas obtenidas en los criterios principales.

Utilización
Se pueden evaluar proveedores según varios criterios que considere importantes.
Las notas de los criterios principales son una representación más precisa del rendimiento de un proveedor que la nota global.
Al comparar las notas a nivel de criterios principales, puede determinar que el proveedor Jones ha obtenido una nota global más baja que el proveedor Smith,
pero el proveedor Jones tiene mejor nota en el criterio principal "Precio". Si el precio del material fuera el factor decisivo para hacer pedidos, seleccionaría al
proveedor Jones (vea el ejemplo de
Nota global).

Estructura
Puede determinar el tipo y número de criterios principales.
El sistema admite un máximo de 99 criterios principales. Puede especificar el número de criterios principales para cada organización de compras y decidir qué
criterios principales están cubiertos por la nota global.
Los cinco criterios principales siguientes están disponibles en el sistema estándar:

Precio
Calidad
Entrega
Soporte/servicio general
Estos cuatro criterios principales sirven como base para la evaluación de los proveedores que suministren materiales.
Provisión de servicios externos
Este criterio principal sirve de base para la evaluación de los proveedores empleados como proveedores de servicios externos.
Puede definir los criterios principales adicionales que desee.
Alternativamente, puede realizar el cálculo de la nota principal basándose en menos de cinco criterios principales.

1.1.3 Criterio parcial

Definición
Los criterios parciales son las unidades más pequeñas a las que se puede asignar notas en la evaluación de proveedores.
El sistema calcula una nota para el criterio principal superior basándose en las notas que un proveedor obtiene para los distintos criterios parciales.

Estructura
Hay tres tipos de criterio parcial:

Manual
El usuario introduce la nota en el sistema antes de efectuar la evaluación.
Semiautomático
El usuario introduce las notas de calidad y puntualidad en la entrega o rendimiento a nivel de registro info (de material), o en la hoja de entrada de servicios
(en el caso de los servicios externos).
Totalmente automático

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 El usuario no introduce datos. El sistema calcula las notas de los criterios parciales automáticos basándose en los datos obtenidos en otras áreas de la empresa
fuera del sistema de evaluación de proveedores (por ejemplo, Recepción de mercancías o Gestión de calidad). Los procedimientos de cálculo de notas cumplen
distintos fines e implican distintos tipos de actualizaciones. Para más información sobre este tema, consulte el apartado
Determinación de notas.
Criterios parciales necesarios
Los criterios parciales automáticos que proporciona el sistema estándar bastan para la evaluación de un proveedor que suministre materiales.
Es decir, para realizar evaluaciones, no es necesario que actualice las notas en los criterios parciales manuales o semiautomáticos.
El sistema proporciona un máximo de veinte criterios parciales para cada criterio principal. En la versión estándar del Sistema R/3, existen dos criterios
parciales automáticos para el criterio principal "Precio", tres para el criterio principal "Calidad" y cuatro para el criterio principal "Entrega". Esto significa que
puede determinar hasta 18, 17 y 16 criterios parciales adicionales respectivamente para cada uno de estos criterios principales.
No existe ningún criterio parcial automático para los criterios principales "Soporte/Servicio general" y "Provisión de servicio externo". Sin embargo, en la versión
estándar del Sistema R/3, se incluyen tres criterios parciales semiautomáticos para "Soporte/Servicio general" y dos para "Provisión de servicio externo". Esto
significa que puede determinar hasta 17 y 18 criterios parciales adicionales manuales o semiautomáticos respectivamente para cada uno de estos dos criterios
principales.
Al definir criterios parciales manuales, tenga en cuenta que obtendrá un resumen mejor si no aumenta demasiado el número de criterios.
De esta forma, también reducirá el esfuerzo de actualización.
Breve descripción de los criterios parciales automáticos
Esta sección describe brevemente los distintos criterios parciales automáticos:

Precio
-
Nivel de precios
-
Historial de precios
Calidad
-
Entrada de mercancías
-
Auditoría de calidad
-
Nivel de reclamaciones/rechazos
Entrega
-
Cumplimiento de fechas de entrega
-
Cumplimiento de cantidades
-
Cumplimiento de normas de envío
-
Fecha de confirmación
Nivel de precios

Este criterio parcial compara la relación del precio de un proveedor con el precio de mercado. Si el precio del proveedor es menor que el precio de mercado,
recibe una buena nota; si es más alto que el precio de mercado, se le asigna una mala nota.
Basándose en el criterio parcial "Nivel de precios", puede compararse el precio de un proveedor con el precio de mercado actual de una fecha determinada.
Historial de precios

Este criterio parcial compara el desarrollo del precio del proveedor con el precio de mercado.
Basándose en el criterio parcial "Historial de precios", puede determinarse si el precio de un proveedor ha aumentado o disminuido en un período de tiempo
determinado en comparación con la evolución del precio de mercado en el mismo período.
Entrada de mercancías

Este criterio parcial se utiliza para evaluar la calidad del material que entrega el proveedor. La inspección de calidad se realiza cuando entran las mercancías.
Auditoría de calidad

Este criterio parcial se utiliza para evaluar el sistema de gestión de calidad utilizado por una empresa que fabrica productos.
Nivel de reclamaciones/rechazo

Este criterio parcial se utiliza para evaluar si los materiales entregados por el proveedor suelen ser defectuosos después de la inspección de las mercancías
entradas (por ejemplo, en la fabricación) lo que conlleva un gasto adicional y pérdida de tiempo (debidos a la pérdida de producción, trabajo de repaso, etc.).
La nota (ratio de calidad QM) se calcula en la Gestión de calidad (QM) y los datos se pasan a la Evaluación de proveedores MM. Este ratio se convierte para la
utilización en el sistema de notas de la evaluación de proveedores.
Cumplimiento de fechas de entrega

Este criterio parcial se utiliza para determinar con qué precisión un proveedor se ha ajustado a las fechas de entrega especificadas.
Cumplimiento de cantidades

Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor ha entregado la cantidad especificada en el pedido.

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 El "Cumplimiento de fechas de entrega" y el "Cumplimiento de cantidades" siempre tienen que verse juntos. Puede especificar para cada material
(en el registro maestro de materiales) o para todos los materiales (en las opciones del sistema) la cantidad mínima de los materiales pedidos que
deba entregarse para que se incluya una entrada de mercancías en la evaluación. Esto permite evitar situaciones en las que una entrada de
mercancías puntual con sólo una pequeña cantidad de materiales pedidos se incluya en la evaluación con una buena nota en "Cumplimiento de
fechas de entrega". Si esta cantidad mínima no se entrega, el proveedor no recibe nota. Sin embargo, en este caso, el proveedor recibe una nota
mala en "Cumplimiento de cantidades".
Cumplimiento de normas de envío
Este criterio parcial se utiliza para determinar la precisión con la que un proveedor cumple las normas para los medios auxiliares de expedición o embalaje de
un material.
Fecha de confirmación
Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor se atiene a una fecha de entrega previamente confirmada (es decir, si las mercancías se reciben
realmente en la fecha que previamente ha confirmado el proveedor).

1.1.4 Escala de notas

Definición
Para comparar el rendimiento de un proveedor con otro, es necesario establecer una escala de notas posibles.
Puede definir su propia escala de notas desde la peor hasta la mejor nota posible.
Los ejemplos de esta documentación se basan en una escala de notas de 1 a 100 puntos.
Esta escala le proporciona un buen resumen y también le permite una clasificación bastante diferenciada de los proveedores individuales.

La escala de notas se define al configurar el sistema.

1.1.5 Ponderación de las notas

Definición
Las notas que recibe un proveedor por los criterios principales se pueden ponderar de forma distinta para reflejar las diferencias en el significado de los criterios.

Estructura
Factor de ponderación
Con el uso de factores de ponderación, puede aumentar o reducir la importancia de determinados criterios cuando se calcula una nota en el nivel más alto.

Suponga que un proveedor recibe 80 puntos por el criterio "Precio" y 80 puntos por el criterio "Servicio". Puesto que le da más importancia al precio del material
que al servicio que le ofrece el proveedor, puede asignar al criterio "Precio" un factor de ponderación de 3 y al criterio "Servicio" un factor de 1. Por lo tanto, los
80 puntos de Precio se valoran el triple que los 80 puntos de Servicio cuando se calcula la nota global.
Claves de ponderación
La clave de ponderación es un identificador en el que se pueden agrupar y grabar juntos los valores de ponderación para unos criterios principales.
Si sabe que va a realizar de forma repetida una evaluación con unos determinados criterios principales y unos determinados factores de ponderación, puede
grabar esta combinación en una clave de ponderación.
Cuando realice la siguiente evaluación de proveedores, sólo tiene que introducir la clave de ponderación en vez de introducir un factor de ponderación para cada
criterio individual.
A continuación, el sistema define automáticamente todos los factores de ponderación.
Hay dos tipos posibles de claves de ponderación en el sistema estándar:

Clave 01
Clave 02
La clave 01 permite la misma ponderación de todos los criterios.
La clave 02 le permite evaluar proveedores que suministren piezas pequeñas, por ejemplo.
Los factores de ponderación de esta clase se distribuyen como se indica a continuación:
Precio 5
Calidad 3
Entrega 2
Soporte/servicio general 1
Provisión de servicios externos 2

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 1.2 Determinación de notas
Las secciones siguientes le ofrecen un resumen de las fuentes de los datos utilizados en la evaluación de proveedores y explica cómo utiliza el sistema estos
datos para calcular notas para los criterios principales y parciales a fin de determinar una nota global del proveedor.

Determinación de la nota global

Determinación de notas para los criterios principales
Determinación de notas para los criterios parciales
Modificación manual de notas

1.2.1 Determinación de la nota global

Utilización
El sistema calcula la nota global de un proveedor a partir de las notas de los distintos criterios principales, teniendo en cuenta los factores de ponderación
asignados a cada criterio principal.

1.2.2 Determinación de notas de criterios principales

Utilización
El sistema calcula la nota de un proveedor para un criterio principal a partir de las notas de los criterios parciales en los que se ha subdividido éste.
Si no define ningún criterio parcial para un criterio principal, el sistema no puede calcular la nota. En este caso, debe introducir manualmente una nota para el
criterio principal.
Puede ponderar los criterios parciales de la misma forma que los criterios principales, pero los criterios parciales no tienen una clave de ponderación.

No hay criterios principales automáticos. Por ejemplo, si desea tener un criterio principal denominado "Cumplimiento de fecha de entrega" para el que
automáticamente se calcula la nota, deberá definirse el criterio parcial "Cumplimiento de fechas de entrega" como el único criterio parcial del criterio principal.
Así pues, la nota calculada para este criterio parcial se corresponde con la del criterio principal.

1.2.3 Determinación de notas de criterios parciales

Utilización
Las notas de los criterios parciales se pueden determinar de forma manual, semiautomática o totalmente automática.

Esta nota se refiere a los criterios parciales semi-automáticos:

Las evaluaciones de los materiales se introducen a nivel de registros info. No hay ningún campo en el registro info en el que se almacenen las
evaluaciones.
Cuando nos referimos a registros info, se hace referencia a los registros de evaluación a nivel de registros info.
Las evaluaciones de servicios se introducen en la hoja de entrada de servicios.
El gráfico siguiente proporciona un resumen de los tres procedimientos (con respecto a los criterios parciales semiautomáticos, la representación se restringe al
nivel de registros info):

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 Hay información disponible sobre los siguientes temas:

Cálculo de notas manual

Cálculo de notas semiautomático
Cálculo de notas completamente automático

1.2.3.1 Cálculo de notas manual

Utilización
Con este procedimiento, se introduce la nota del proveedor para un criterio parcial en el sistema de evaluación de proveedores antes de llevar a cabo una
evaluación. El sistema incluye esta nota en el cómputo de la nota para el criterio principal de nivel más alto.
El gráfico siguiente resume el procedimiento de cálculo de notas manual:

Si introduce una nota manual para el proveedor que le suministra materiales, la nota es una nota global para el proveedor, aplicable a todos los materiales
suministrados por éste.
Este procedimiento se recomienda para evaluaciones en las que no esté interesado en determinados materiales. No necesita mucha actualización, ya que no es
necesario que introduzca notas individuales durante largos períodos de tiempo.
Antes de cada nueva evaluación, debería verificar (y, si es necesario, modificar) las notas para los criterios parciales manuales.

1.2.3.2 Cálculo de notas semiautomático

Utilización
El procedimiento de cálculo de notas semiautomático se aplica en la evaluación a nivel de registros info y en la evaluación a nivel de hoja de entrada de
servicios. En vez de otorgar una nota global única a un proveedor para todos sus materiales o servicios, se actualiza:
Una cantidad de notas (a nivel de registros info) para cada material que considere particularmente importante.
Las notas de la calidad y del cumplimiento de fechas de cada servicio externo realizado para usted. Estas notas se actualizan en el momento de aceptarse
el servicio.
En el gráfico siguiente se describe el método de cálculo de notas semiautomático. (Se limita al nivel de registro info.)

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 Este método permite calcular la nota de un criterio parcial a partir de una base de datos más amplia. Las notas obtenidas de esta forma son más significativas y
objetivas.

Actividades
Cuando se realiza una evaluación de proveedores después de un determinado período de tiempo, se produce lo siguiente:
Para determinar las notas, el sistema tiene en cuenta todas las notas introducidas previamente en el nivel de registros info y computa la media.
Al aceptarse el servicio, las notas introducidas en la hoja de entrada de servicios se incorporan (tras el alisamiento) a las notas existentes para el mes en
curso. El sistema determina ahora las notas del mes en curso para cada centro y computa la media. Véase también
Calidad del servicio, Cumplimiento de fechas del servicio (Criterio principal "Provisión de servicio externo").
Las evaluaciones específicas de materiales también ofrecen la ventaja de que puede ejecutar análisis para comparar los proveedores de un determinado
material.
Para más información sobre este tema, véase también el apartado
Informes y análisis de la evaluación de proveedores.

1.2.3.3 Cálculo de notas totalmente automático

Utilización
A diferencia de los procedimientos de cálculo de notas manual y semiautomático, en este procedimiento no se introduce ningún dato ni ninguna nota. Este
procedimiento no se utiliza para evaluar servicios externos.
El gráfico siguiente resume el procedimiento de cálculo de notas totalmente automático:

El sistema calcula las notas de los criterios parciales automáticos basándose en los datos obtenidos en otras áreas de la empresa (por ejemplo, Recepción de
mercancías o Gestión de calidad). Estos datos se introducen en la evaluación de proveedores cuando se actualizan automáticamente los archivos de
estadísticas.

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 Cada criterio parcial automático se basa en una aproximación del cálculo de notas.
Por ejemplo, el sistema verifica los pedidos y entradas de mercancías, y después calcula una nota de proveedor para el criterio parcial "Cumplimiento de las
fechas de entrega" basándose en la desviación media entre las fechas de entrega reales y las planificadas.
La tabla siguiente enumera los criterios parciales automáticos para los criterios principales "Precio", "Calidad" y "Entrega" en el sistema estándar.

Criterio principal Criterios parciales

Precio Nivel de precios

Historial de precios

Calidad Entrada de mercancías

Auditoría de calidad
Nivel de reclamaciones/rechazos

Entrega Cumplimiento de fechas de entrega

Cumplimiento de cantidades
Cumplimiento de normas de envío
Fecha de confirmación

Para el criterio principal "Soporte/Servicio general", los criterios parciales semiautomáticos disponibles son "Fiabilidad", "Innovación" y "Servicio al
cliente (posventa)". Para el criterio principal "Provisión de servicio externo" pueden utilizarse los criterios semiautomáticos "Calidad del servicio" y
"Cumplimiento del servicio".

1.2.4 Modificación manual de las notas

Utilización
En determinados casos, puede que desee modificar las notas.
Por ejemplo, suponga que un proveedor ha fallado en las fechas de entrega debido a una huelga larga. Con ello, el proveedor obtendría una nota muy baja para
el criterio parcial automático "Cumplimiento de fechas de entrega". Si no desea que esta situación excepcional suponga una diferencia significativa en la nota del
proveedor, puede sobrescribir la nota con otra mejor.

Condiciones previas
Antes de modificar una nota para un criterio parcial, el campo debe estar listo para aceptar entradas y debe estar autorizado para efectuar modificaciones.

Las autorizaciones y los atributos de campos se definen en el Customizing.

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