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Procedimiento de para la elaboración y codificación de documentos.

Código - P-PR-01
Fecha - 25/04/17
Versión - 01

Objetivo: Establecer los controles necesarios para la elaboración, modificación,


anulación, aprobación, control de registros y documentos del Sistema Integrado de
Gestión en Kimberly Clark.

Alcance: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y aprobación de los


documentos del Sistema Integrado de Gestión y solo para los procesos de
Planeación y mejoramiento.

Glosario:

Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la


adecuación del documento revisado previamente.

Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un


documento. Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de
planillas de registros, entre otros.

Caracterización de proceso: documento usado para describir la estructura de


cada proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable,
entradas, salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA.

Cliente: Organización, entidad, proceso o persona que recibe un producto y/o


servicio.

Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación,


procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser
papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que


proporciona evidencia de una acción.

Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece recomendaciones,


sugerencias u orientaciones sobre un tema específico.

Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle
actividades u operaciones muy específicas.
Procedimiento de para la elaboración y codificación de documentos.
Código - P-PR-01
Fecha - 25/04/17
Versión - 01

Listado Maestro de Documentos: Lista en la cual se relacionan los documentos


controlados de Kimberly Clark.

Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y


externamente acerca del Sistema de Gestión de la Calidad.

Manual del Sistema Integrado de Gestión: es el documento que describe en


forma genérica el Sistema Integrado de Gestión, incluye entre otros la política
integrada del sistema y el alcance del mismo.

Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los


documentos. Pueden ser de forma o de fondo.

PHVA: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar.

Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos


en el Sistema Integrado de Gestión.

Política: Documento que define directrices.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.


Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué,
dónde, cuándo, porqué y cómo.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para


generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al


documento. La primera versión corresponde al número uno (1.0), para la segunda
versión correspondería al número dos (2.0).
Procedimiento de para la elaboración y codificación de documentos.
Código - P-PR-01
Fecha - 25/04/17
Versión - 01

Condiciones Generales:

-Conocimiento de la NTC. ISO 10013

-Tener Buen manejo de las herramientas de Microsoft

-Descripción del proceso: Se describe la secuencia de las actividades que se


documentan, indicando que se debe hacer, los responsables del mismo, los
registros resultantes y las observaciones necesarias para una fácil comprensión.

-Conocimiento sobre la metodología ANSI


Procedimiento de para la elaboración y codificación de documentos.
Código - P-PR-01
Fecha - 25/04/17
Versión - 01

Flujo/Actividad Descripción Responsable Registro

Inicio
Elaborar borrador del
documento y enviar
por correo al Gerente Líder del Correo electrónico
de la organización
proceso y
con copia al jefe de
Identificar necesidad de crear, corrector.
planeación para su
modificar o retirar documento. respectiva revisión.

Los responsables
elaborarán o
Revisa la adecuación de la
realizarán los ajustes
documentación. del documento.

El líder del proceso o


a quien se designe Corrector del Correo electrónico
revisa el documento
proceso
propuesto y de ser
necesario solicitara
los ajustes
pertinentes a los
SI responsables

Modifica
y envía al En caso de requerir
corrector ajustes en partes
problemáticas para la
interpretación el líder
La del proceso hará las
documentación modificaciones en las
requiere ajustes? partes indicadas por Líder del Correo electrónico
el corrector y le proceso
enviará nuevamente
el documento
NO modificado al
corrector de estilo.
Procedimiento de para la elaboración y codificación de documentos.
Código - P-PR-01
Fecha - 25/04/17
Versión - 01

Flujo/Actividad Descripción Responsable Registro

El líder del proceso


presentara el
documento al
responsable del
sistema para su Líder del Acta de reunión
Presentar documento al verificación y proceso
responsable de sistema. validación y mirar que
si cumpla con los
requisitos
establecidos.
Envía al
corrector
y líder La aprobación de los
documentos la realiza
el Representante de
NO la Alta Dirección.
Representante Acta de reunión.
¿Fue Lo anterior se valida
alta dirección
aprobado? con su firma en el
acta de reuniones

SI
La aprobación de los
documentos se valida
finalmente con el Correo electrónico,
comité operativo de reuniones y copias
Aprobar documentos antes de su calidad y con la Representante del documento.
emisión. publicación en la de la Dirección
página empresarial,
con protección contra
cambios.
Procedimiento de para la elaboración y codificación de documentos.
Código - P-PR-01
Fecha - 25/04/17
Versión - 01

Flujo/Actividad Descripción Responsable Registro

Se revisa si el
documento se
encuentra en el
listado maestro de
Incluir documento y/o actualizar su documentos Líder del Listado maestro de
actualizado de proceso. documentos.
versión.
acuerdo a lo
aprobado.

Una vez incluido el


documento en el
sistema procede su
difusión por medio de
Divulgar y entregar documento a correo electrónico o en
reuniones. Toda copia
Líder del Correo electrónico.
cargos involucrados.
en papel es un proceso.
¨Documento no
controlado¨ a excepción
del original.
fin

Para solicitar la
anulación de un
Mantener documento, el
documento. interesado debe
diligenciar el Solicitud
de elaboración,
Interesado en Correo electrónico
NO
¿Documento modificación y/o anular o o documento
requiere anulación de modificar
anulación? documentos y remitirlo.
documento.

Si la solicitud es
aceptada, el
SI responsable actúa de la
siguiente manera

Anular documento. Presentarlo en comité Líder del


de calidad para proceso.
aprobación, después de
ser aprobado se ajusta
versión y fecha y se
procede a eliminar el
fin documento en el listado
maestro.
Procedimiento de para la elaboración y codificación de documentos.
Código - P-PR-01
Fecha - 25/04/17
Versión - 01

Anexos:

-NTC ISO 10013