Gestión de los Riesgos y de las Adquisiciones del Proyecto

MBA con Especialidad en Gerencia de Proyectos

Claudia Martínez Borja, PMP
Caso Práctico: Nuevas instalaciones de manufactura en China

DESCRIPCIÓN

En su junta del 15 de enero, el consejo de administración de Omega Consolidated Industries

tomó la decisión de construir nuevas instalaciones de manufactura en China y aprobó un
monto de hasta 180 millones de dólares para financiar la construcción y las actividades
iniciales. El consejo quiere que las instalaciones se terminen en dos años a partir de la fecha
en que se seleccione al contratista que las diseñará y construirá. Omega es una corporación
mundial con oficinas corporativas en Londres.

El consejo pidió a I. M. Uno, presidenta de Omega, que asigne un equipo para desarrollar una
solicitud de propuesta a los contratistas de modo que diseñen y construyan la empresa,
incluyendo la instalación de todo el equipo de producción, las oficinas y un sistema de
información integrado. El equipo también será responsable de monitorear el desempeño del
contratista seleccionado para asegurar que cumpla con todos los requerimientos y las
especificaciones de desempeño del contrato.

La señora Uno seleccionó a cuatro miembros de su equipo gerencial:

1. Alysha Robinson, quién será la gerente de la planta en las nuevas instalaciones.
2. Jim Stewart, Director de finanzas.
3. Olga Frederick, Vicepresidenta de ingeniería.
4. Willie Hackett, Gerente de adquisiciones.

El equipo eligió a Alysha como su líder. Para el 30 de abril, habían desarrollado ya una solicitud
de propuesta global que incluía:

5. Una definición de trabajo que describía las tareas principales que el contratista debe
completar, así como las especificaciones de desempeño para la capacidad de
producción de la instalación.
6. La solicitud de que el contratista complete el proyecto dentro de los 24 meses
siguientes a la firma del contrato.
7. Los criterios con los cuales el equipo debe evaluar las propuestas son los siguientes:
o Experiencia relacionada: 30 puntos
o Costo: 30 puntos
o Programa: 15 puntos
o Diseño innovador: 25 puntos
o El contrato, debe ser de precio fijo.

La solicitud de propuesta no establecía de cuánto dinero disponía Omega para el proyecto.

Adaptación de:
Administración Exitosa de proyectos / Gido, Jack. Clements, James
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El 15 de mayo, el equipo anunció la solicitud de propuesta en varias publicaciones y sitios web
de negocios y requirió que los contratistas interesados entregaran sus propuestas antes del 30
de junio.

El 30 de junio, el equipo Omega recibió 3 propuestas:

1. J&J, Inc., una empresa estadounidense, presentó una propuesta de 150 millones de
dólares. Sin embargo, la propuesta establecía que requería 30 meses para completar
el proyecto.

2. ROBETH Construction Company de Irlanda presentó una propuesta de 175 millones. La

empresa había construido en el pasado varias instalaciones para Omega, y sus
directivos consideraban que tenían una buena relación con la señora Uno, Jim
Stewart y la predecesora de Olga Frederick, quien recientemente había dejado
Omega para ocupar la presidencia de uno de los competidores de Omega, el cual
también estaba considerando construir instalaciones en China.

3. Kangaroo Architects and Engineers de Australia presentó una propuesta de $200

millones. A pesar de que Kangaroo nunca había hecho un proyecto para Omega, es
uno de los contratistas más importantes del mundo, ha diseñado y construido muchas
instalaciones de diversos tipos y tiene una sólida reputación por sus conceptos
innovadores, como sus diseños “verdes” que no dañan el ambiente, y la construcción
de instalaciones para exhibiciones que han recibido premios. Había construido
instalaciones para varios de los competidores de Omega.

El equipo se sintió decepcionado porque sólo recibieron tres propuestas; habían esperado
por lo menos ocho.

El 5 de julio recibieron una cuarta propuesta de Asia General Contractors, una empresa con
sede en China. La propuesta fue por $160 millones. La empresa había construido muchas
instalaciones en ese país para otras corporaciones globales y señalaba que tenían un buen
conocimiento de muchos subcontratistas comerciales confiables en China, necesarios para
realizar la obra. La propuesta también indicaba que terminarían la construcción en 20 meses.

El equipo programó una junta para el 15 de julio con el propósito de comentar y, como
equipo, calificar cada una de las propuestas con respecto a los criterios de evaluación. Eso
proporcionó a los miembros del equipo dos semanas para leer las propuestas de manera
individual y desarrollar sus comentarios acerca de cada una, pero decidieron no calificar las
propuestas antes de la junta del 15 de julio.

En la junta del 15 de julio, Alysha abrió diciendo: “Me gusta la propuesta de Kangaroo porque
proporcionaría una instalación vanguardista para exhibiciones”.

Jim la interrumpió: “La propuesta de Kangaroo cuesta más de lo que el consejo ha asignado
a este proyecto; no creo que debamos considerarla. Para mí, está descartada”.

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Alysha respondió: “Aunque requeriría fondos adicionales al monto que el consejo aprobó
originalmente, estoy segura de que puedo persuadir a I. M. y al consejo de que autoricen la
suma adicional necesaria”.

Jim agregó: “Me gusta la propuesta de ROBETH. Hemos trabajado con ellos durante mis 30
años en Omega y el costo de su propuesta se aproxima bastante a lo que el consejo ha
asignado. Conozco a muchas personas en ROBETH”.

Olga mencionó: “Yo sólo he estado en Omega menos de un año, pero hice mi trabajo y revisé
los reportes finales de los proyectos anteriores que ROBETH hizo para Omega y encontré que
no cumplió sus programas propuestos en la mayoría de los proyectos y que algunos sistemas
de producción nunca satisficieron todas las especificaciones de desempeño”. Prosiguió:
“También me preocupa que continúe la relación de ROBETH con mi predecesora, quien
ahora es presidenta de uno de nuestros principales competidores, y el posible conflicto de
intereses si también los selecciona nuestro competidor para construir la planta que están
considerando en China. Podrían usar algunos de nuestros procesos para el diseño de la
instalación de nuestro competidor. Creo que sería demasiado riesgoso contratarlos”.

Y agregó: “Creo que la propuesta de Asia General Contractors debe considerarse seriamente
a pesar de que haya llegado unos días después de la fecha de entrega requerida”.

Willie habló: “Estoy totalmente en desacuerdo; sería injusto para los otros tres contratistas”.

Olga respondió: “Creo que nuestro trabajo es seleccionar al contratista que proporcione el
mejor valor y no preocuparnos por algunas reglas tontas como entregar con unos días de
retraso; ¡a quién le importa! Además, dicen que pueden concluir el proyecto en 20 meses, lo
que significa que tendremos la instalación completamente en operación antes que si lo
asignamos a cualquiera de los otros contratistas. Y eso se traduce en más productos antes en
el mercado, más ingresos y más flujo de efectivo antes y un mayor rendimiento de la inversión”.

Después de los comentarios iniciales de todos y cada uno, Alysha dijo: “Bueno, supongo que
tendremos que calificar estas cuatro propuestas contra los criterios de evaluación”.

Jim interrumpió: “Dirás tres propuestas”.

Olga replicó en voz alta: “Me parece que dijo cuatro propuestas, no tres. No nos enredemos
en juegos burocráticos; tenemos una decisión importante que tomar”.

I. M. Uno está esperando que el equipo le recomiende a un contratista para el 31 de junio de

modo que pueda revisar su propuesta y presentarla al consejo de administración en su junta
del 15 de agosto.

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Preguntas

1. ¿Qué debió hacer el equipo cuando recibió sólo tres propuestas el 30 de junio?

2. ¿El equipo debe considerar la propuesta de Asia General Contractors? ¿Por qué?

3. Después de compartir sus comentarios individuales al inicio de la junta del 15 de julio,

¿cómo debe proceder el equipo durante el resto de la junta y en otras juntas?

4. ¿Cómo podría haberse mejorado el proceso de selección? ¿Pudieron el consejo, I. M.

Uno, Alysha o el equipo haber hecho algo diferente?

5. Comente este caso y decida a cuál contratista deberían seleccionar para diseñar y
construir las nuevas instalaciones de manufactura en China. Proporcione las razones
que le llevaron a tomar esta decisión.

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